Venezia, 17 febbraio 2009 European Commission Enterprise and Industry Cooperazione Territoriale Europea LATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE Michela Bergamin Eurosportello

Venezia, 17 febbraio 2009

European CommissionEnterprise and Industry

Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONEMichela Bergamin

Eurosportello - Unioncamere del Veneto




Argomenti trattati

La rendicontazione finanziaria di un progetto Il budget del progetto Ammissibilità delle spese Voci di spesa Giustificativi di spesa e documentazione di supporto Il controllo di primo livello Richieste di pagamento Alcuni suggerimenti e raccomandazioni



LA RENDICONTAZIONEFINANZIARIA DI UN PROGETTO



Una definizione di rendicontazione

• La rendicontazione è l’attività riassuntiva di tutti gli aspetti di un progetto

• Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata delle attività svolte per il raggiungimento degli obiettivi del progetto

• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamenti rispetto all’idea progettuale



….. il rendiconto finanziario rispecchia le

azioni previste dal progetto e approvatenel relativo budget.

PROJECT MANAGER (gestione attività progettuali) e FINANCE MANAGER (gestione finanziaria del progetto)dovrebbero lavorare in sinergia



Il Logical Framework

OBIETTIVO GENERALE

OBIETTIVI SPECIFICI

RISULTATI ATTESI

ATTIVITÀRISORSE BUDGET

Project Manager

Finance Manager



Diverse regole di rendicontazione

Diversi programmi di cooperazione

Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria



IMPLEMENTAZIONE ATTIVITÀ

RENDICONTAZIONE FINANZIARIA

COSTRUZIONE DEL BUDGET

Financial Manager

Progettista Project Manager



IL BUDGET DEL PROGETTO:



Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria• Qual è l’ammontare del budget approvato per

il progetto?• Quali sono le tipologie di spesa previste dal

progetto?

cfr. Voci di spesa – Macro Azioni• Quali attività devono essere portate avanti?

cfr. Cronogramma – Piano di lavoro



%

Preparation activities

CP1

0,00

Sub-projects

0,00

0,00

0,00

Equipment (see 4.4)

0,000,00 0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

TOTAL per CP

0,00 0,00

0,00 %

0,00 100 %

0,00 %

0,00 0,000,00

0,000,00

0,000,00

0,00

0,00

Travel and accommodation

CP3

0,00

Staff

0,00 0,00 0,00 %

CP2Field depends on Type of intervention (cover sheet), please select

Management and coordination

Communication and dissemination

CP5

0,00 %

0,00

0,00

0,00

Administration

0,000,00

External expertise and services (see 4.3)

EUR

0,00

CP4

0,00

0,00

TOTAL per budget line

EUR

0,000,00

0,00 %% 0,00 % 0,00 %

0,00 %

0,00 %

0,00 %0,00

100 %0,00 %

0,00

0,00 %0,00

Esempio di Budget – AF Interreg IVC



no

v-08

dec

-08

jan

-09

feb

-09

mar

-09

apr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

aug

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-09

dec

-09

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

3.1.1 Detailed WP3 Work plan X

3.1.2 Development of overall WP3 methodology X

3.1.3 Refinement of Scope for all Outputs X

3.1.4 Key Lessons Learned from WP3

3.1.5 Work package technical coordination

3.2.1Consolidating common results and experiences from previous projects

X

3.2.2Characterization and development of SoNorA

base transport network X

3.2.3Key interconnections in the EU and extra EU

multimodal transport network X

3.2.4 Traffic Model Update X

3.2.5Future transport infrastructure scenarios:

2020 and 2030 X

3.2.6Case Study: Analysis of Railway Axis Rostock-

Berlin-Trieste X

3.3.1Intermodal network: definition of development

priorities for deployment X

3.3.2Consolidated intermodal network deployment

priorities X

3.3.3 Ten-T 2010 recommendations X

3.3.4Intermodal platforms network: identification

and national strategy updates X

3.3.5Strategic intermodal sections: localization and

national strategy update

3.3.6Identifying deployment mechanisms and

innovative solutions in intermodality

3.3.7 Intermodality recommendations

Lev

erag

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In

term

od

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WP Action Activity

Meeting in Italy ….

Technical meeting during Consortium meeting 1

Consortium meeting …...

3.3.3 meeting led by CZR in Prague - final report draft

Technical meeting during Consortium meeting 2

Esempio di Cronogramma

Piano di lavoro



Previsioni di Spesa

Preparation costs to be added in first reporting period

4.2 Payment forecast

Jul-Dec 2011

0,00 % 0,00 %0,00 %0,00 %

0,00 %

0,00 % 0,00 %

EUR%

0,000,00

Jul-Dec 20100,000,00 0,00

0,00

%

Total

0,00

Jan-Jun 2011Jan-Jun 2008

Jan-Jun 2013

EUR 0,00Jan-Jun 2009Jul-Dec 2008

0,00Jul-Dec 2009 Jan-Jun 2010

Jul-Dec 2013Jul-Dec 2012

0,000,00

0,00 %

0,00 %

Jan-Jun 2014Jan-Jun 2012 Jul-Dec 2014

Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.

0,000,000,00 %

0,00

0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %0,00

REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI



Le fasi del progetto

- Presentazione AF

- Selezione proposta progettuale- Firma del Subsidy Contract

- Implementazione attività

- Monitoraggio: progress report - Valutazione finale : final report

• Costruzione budget

• Convalida budget

Elevata attenzione: • Corretta gestione finanziaria

• Rendicontazione periodica• Certificazione delle spese• Richieste di pagamento



AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE



Corretta gestione finanziaria – criteri di base

• Ogni spesa deve avere attinenza ed essere congruente con gli obiettivi del progetto

• Deve essere temporalmente funzionale con gli obiettivi del progetto e temporalmente effettuata nell’arco di tempo di vita del progetto

• Deve essere comprovata da documenti probanti• Deve inoltre essere pagata entro i termini stabiliti nel

contratto di finanziamento (Subsidy Contract)



Corretta gestione finanziaria – principi di base

• Principio di economicità: le risorse usate dall’ente per perseguire le attività dovrebbero essere disponibili a tempo debito, nella quantità e qualità appropriate e al miglior prezzo.

• Principio di efficienza: migliore relazione tra risorse impiegate e risultati raggiunti.

• Principio di efficacia: raggiungimento degli obiettivi specifici e dei risultati attesi.

(1605/2002 §27.2)



Ammissibilità delle spese – le fonti

• Regolamenti CE• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56

• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7

• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53

• Regole nazionali

• Regole di programma



Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo

Le spese sono considerate ammissibili solo se rispettano i seguenti principi

Spese effettivamente sostenute Spese riferite ad un progetto debitamente approvato dal

Comitato di Monitoraggio Ammontare delle spese adeguato per il raggiungimento

dell’obiettivo del progetto Spese non in contraddizione con specifici criteri di

ammissibilità



Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo

NON sono ammissibili

L’IVA recuperabile Gli interessi passivi Ammende, penali, spese per controversie legali



Ammissibilità delle spese – Regolamento CE 1083/2006

Art. 56 § 4“Le norme in materia di ammissibilità delle

spese sono stabilite a livello nazionale, fatte

salve le eccezioni previste dai regolamenti

specifici per ciascun Fondo.”



Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano

• Art.2 – Spese effettivamente sostenute• Art.3 – Oneri finanziari e di altro genere e spese legali• Art.4 – Acquisto di materiale usato• Art.5 – Acquisto di terreni• Art.5 – Acquisto di edifici• Art.7 – IVA• Art.8 – Locazione finanziaria• Art.9 – Spese di assistenza tecnica• Art.10 – Spese connesse alle singole operazioni

DPR N. 196 DEL 03/10/2008



Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008

• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.” principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del doppio finanziamento, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.



Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma

• Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario

NOTA BENE:Normalmente le spese sono ammissibili se

sostenute entro l’area di programma.



Costi ammissibili – principi generali

• Tenere a mente i criteri di base generali

• Verificare di volta in volta nei manuali finanziari di ogni singolo programma prima di procedere ad assumere impegni di spesa !



VOCI DI SPESA



Tipologie di spesa finanziabili• Personale• Consulenze• Spese generali / costi di amministrazione• Promozione / Informazione e pubblicità• Organizzazione incontri / eventi• Viaggi• Attrezzature• Investimenti

• Costi preparatori• Controllo di primo livello



Costi di Personale (1/4)

• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro)

• Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partner ufficialmente incluso nell’AF del progetto



Costi di Personale (2/4)• I costi del personale includono il costo aziendale (lordo

+ oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge)• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto

lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico).

• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.

• NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.




Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orarioin genere si calcola nel seguente modo:




Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmenteindicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / leore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti ilProgetto.

Il timesheet deve essere firmato dal personale econtrofirmato dal responsabile del progetto.



Esempio di timesheet

Employee Hours/working day

PARTNER CODE Month Year_______

In Europe

Outside Europe

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10111213141516171819202122232425262728293031

0 0 00 0 0

Date, signature of staff/expertinde/pp1/ts

Contract Number3B017 INDE

LocationDAY

Number of hours

workedWP ACTION Activity description Comments

Date, signature of employer

Total hours

Total hours per wp-action

Total days

TIMESHEET



Costi di amministrazione (1/4)Includono, normalmente:• Spese di cancelleria• Fotocopie• Spese postali• Canoni di affitto• Telefono, fax, internet• Riscaldamento, elettricità• Oneri bancari per operazioni transnazionali• Altre spese amministrative assolutamente necessarie al

raggiungimento degli obiettivi progettuali

NOTA BENE: NON devono includere costi che possono rientrarein altre voci di spesa!



Costi di amministrazione (2/4)

• Costi diretti: derivano esclusivamente dal progetto (es. spese di spedizione corriere)

• Costi indiretti: legati alle attività progettuali e calcolati pro-rata (è necessario stabilire e giustificare il metodo di calcolo utilizzato)



Costi di amministrazione (3/4)

• Metodo di calcolo suggerito per l’imputazione di costi indiretti (se non indicato diversamente da altre disposizioni)

tot. ore lavorate sul progetto dallo staff di progetto tot. ore lavorate dal personale dell’ente/dipartimento

Non utilizzare mai importi forfettari, ma evidenziare criterio trasparente e scegliere costi reali ed effettivamente utili per l’implementazione del progetto!



Costi di amministrazione (4/4)• Limite massimo di imputazione al

progetto: è buona norma consultare i manuali riferiti al singolo programma

• es per SEE / Interreg IVC non devono superare il 25% dei costi del personale del progetto

• per il programma Italia-Slovenia 2007-2013 la percentuale massima ammissibile è pari al 5% dei costi totali del progetto



Consulenze esterne e servizi (1/2)• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni

per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche)

• Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF

• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi.

NB. I partner di progetto non possono essere assunti inqualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi apagamento



Consulenze esterne e servizi (2/2)

Regole in materia di evidenza pubblicaDecreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 inattuazione delle Direttive 2004/17/CE e2004/18/CE

La scelta deve essere motivata da criteri tecnicied economici



Viaggi e alloggio• Solo per il personale che lavora effettivamente nel progetto

(spesso le spese di viaggio/alloggio sostenute dai consulenti esterni rientrano direttamente nella voce di spesa “Consulenze”.

• Nella scelta del mezzo di trasporto valutare il miglior rapporto costo-efficienza

• Viaggi in seconda classe o economy / Alberghi ***• Durata della missione chiaramente in linea con lo scopo: un

giorno prima e un giorno dopo in genere sono consentiti se si dimostra la convenienza economica

• I costi devono essere direttamente pagati dall’ente partner (se anticipati dallo staff, occorre provare l’effettivo rimborso spesa, di norma nel cedolino paga).

• Per diem e/o le indennità di missione in genere sono considerati costi ammissibili ma devono essere debitamente ridotti se il partner ospitante offre il pranzo o la cena.



Incontri - eventiIncludono, normalmente:• Spese di noleggio della sala• Spese di noleggio attrezzature (es. videoproiettori, cabine di

interpretariato)• Servizio di catering • Servizio di interpretazione e traduzione• Rimborso spese relatori / “gettoni presenza”

Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia dievidenza pubblica e norme in materia di comunicazione epubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.



Costi di promozione

Includono, normalmente:• Articoli di giornale / comunicati stampa / inserzioni in giornali• Volantini• Brochure • Pubblicazioni• Newsletter

Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia dievidenza pubblica e norme in materia di comunicazione epubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.



AttrezzatureIncludono, normalmente:

• Attrezzature informatiche e software solo per uso interno all’ufficio (es. pc, stampanti)

• Attrezzature d’ufficio ove strettamente necessario (es. proiettori)

L’acquisto di attrezzature, ad ogni modo, deve essere strettamentefunzionale alla corretta implementazione del progetto e deveessere specificato nell’AF formalmente approvata.

Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per ilperiodo di utilizzo delle attrezzature.

Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenzapubblica.



InvestimentiIncludono, normalmente:• Acquisto di terreni• Acquisto di immobili• Acquisto di infrastrutture

Sono ammissibili solo se previste nell’AF, direttamente collegati agliobiettivi del progetto e se è chiaramente dimostrata l’utilitàdell’investimento (anche a livello transfrontaliero/transnazionale)

Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periododi utilizzo delle attrezzature.

Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenzapubblica.



Ulteriori costi ammessi

• Costi preparatori (con un limite prefissato dal programma)

• Costi per il controllo di primo livello



GIUSTIFICATIVI DI SPESA E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO



Giustificativi di spesa e documentazione di supporto

Tutti i giustificativi di spesa e tutta la

documentazione di supporto deve essere

trasmessa in copia conforme all’originale.

In genere si invia una apposita dichiarazione delresponsabile legale e si appone un timbro di copiaconforme su tutta la documentazione inviata



Costi di PersonaleGiustificativi di spesa includono:

• Elenco del personale• Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)• Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.• Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal resp.le)• Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo

usato) • Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto

(timbro)• F24 con indicazione degli oneri sociali a carico del progetto• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Timesheet mensili



Esempio di elenco del personale impiegato nel progetto



Costi di amministrazione

Giustificativi di spesa includono:

• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto)

• Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti

• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati



Consulenze esterne e serviziGiustificativi di spesa includono:

• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)

• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale /

fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Relazione attività svolte • Output di progetto realizzati



Viaggi e alloggioGiustificativi di spesa includono:

• Copia della autorizzazione alla missione• Nota spese della persona che ha effettuato la missione• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus, treno,

carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar - ristorante – fattura albergo)

• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga)• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per

prenotazione aerea / alberghiera • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Rapporto di missione



Incontri - eventiGiustificativi di spesa includono:

• Copia dell’invito • Copia dell’agenda/programma dell’incontro• Verbale della riunione• Lista dei partecipanti con elenco firme • Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle

procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati



Costi di promozioneGiustificativi di spesa includono:

• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)

• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento

quietanzati• Copia del materiale prodotto



AttrezzatureGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto

norme evidenza pubblica) • Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Bolla di consegna o fattura di installazione• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Copia del registro dei beni capitalizzati

NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi delprogetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebberoriportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nelregistro degli inventari.



InvestimentiGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di appalto (nel rispetto

norme evidenza pubblica) • L’atto di aggiudicazione dell’appalto• Copia del contratto di compravendita / costruzione*• Perizia giurata di stima redatta da soggetti autorizzati e indipendenti

che attesti che il valore del terreno e dell’immobile non superi il valore di mercato / stato di avanzamento o finale dei lavoro con relativo certificato di collaudo*

• Fattura o ricevuta fiscale o altri documenti di valore probatorio• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Altri documenti previsti obbligatoriamente dalla normativa vigente a

livello nazionale



IL CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO



Controllo di primo livello

Solamente le spese certificate dai controllori di primo livello possono essere formalmente incluse nelle richieste di

pagamento, predisposte periodicamente dal Lead Partner (in conformità con le

regole dei singoli Programmi).



Controllo di primo livelloArt.16 EC 1080/2006

“Al fine di convalidare le spese, ciascun Stato Membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura di beni e servizi co-finanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio, e la conformità di tali spese e delle relative operazioni o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali.”



Art.13 EC 1828/2006

• “Le verifiche (…) riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari , tecnici e fisici delle operazioni.’’ = TUTTO

• “(…) consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali.’’

• “Esse comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali e o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione.’’





Il controllo di primo livello riguarda tutti i partner beneficiari ed è condotto dai controllori designati dallo Stato Membro (in grado di interpretare correttamente la documentazione e giustificativi di spesa e tenendo a mente le regole nazionali).

Ciascuno dei beneficiario è responsabile per la corretta imputazione e rendicontazione delle spese e si assume la responsabilità in caso di eventuali irregolarità riscontrate nelle spese da esso dichiarate.



RICHIESTE DI PAGAMENTO



Sistema di controllo e reporting



Pagamenti quote FERS

• Cadenze periodiche (report attività e finanziari ogni 6 mesi in genere con scadenza prefissata per presentazione report e conseguenti richieste di pagamento)

• Trasferimento fondi ai PPs• Problema a livello italiano: non ancora

definito sistema di controllo di primo livello



L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONEALCUNI SUGGERIMENTI PRATICI



La gestione finanziaria del progetto

• Registrare ogni impegno di spesa• Tabella excel con avanzamento di spesa

costantemente aggiornata• Rendiconto finanziario con cadenza periodica

(ogni 3/6 mesi)• Evitare variazioni di budget o contenerle

entro il limite prefissato dallo specifico programma, con l’autorizzazione del LP



La contabilizzazione delle spese

• Gestione contabile analitica e separata in alcuni casi (per il LP)

• Chiara indicazione della tipologia di spesa imputata al progetto (riferimento progetto, annullamento con timbro…)

ATTENZIONE AL DOPPIO FINANZIAMENTO !



Archiviazione giustificativi di spesa

Documentazione amministrativo-contabile• Fatture di fornitori• Fatture di consulenti / Note di accredito• Note spese con pezze giustificative (biglietti bus,

treno, scontrini fiscali, …)• Cedolini paga del personale

Documentazione a supporto(cfr. elenco per singole voci di spesa)



Come organizzare la rendicontazione

• Produrre la documentazione necessaria conformemente a quanto richiesto dal Programma (giustificativi di spesa e documentazione di supporto

• accertarsi di seguire le procedure richieste!• costante dialogo e collaborazione tra Financial

Manager e Project Manager ! • Sistema trasparente di contabilità del progtto

• attenzione al doppio finanziamento !• Archiviazione funzionale della documentazione



GRAZIE DELL’ATTENZIONE!

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