VENTANILLA ÚNICA

MTRO. IGNACIO FUNES MADEREYTitular de la UTIC SCT

Abril-2015

Diseñar e implementar una estrategia de digitalización estandarizada de trámites y servicios (internos y externos) del Sector Comunicaciones y Transportes para cumplir con lo establecido en la estrategia digital del portal Gob.Mx y Datos Abiertos, para mantener el liderazgo en el tema de servicios digitales, garantizando el cumplimiento de los marcos normativos siguientes:

• Decreto para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos• Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (2013-2018)• Estrategia Digital Nacional (EDN)• Marco normativo de la SCT• MAAGTICSI• Marco normativo de adquisiciones y contrataciones de la APF

La digitalización estandarizada de trámites y servicios se realizará mediante: Una metodología base, que integre mejores prácticas entre ellas la Arquitectura

Empresarial (AE), de acuerdo a lo establecido en la EDN y a las políticas de TIC Capacitación multinivel Administración del cambio Alineado a las plataformas tecnológicas establecidas por la SCT y la Estrategia

Digital de Gob.mx

MARCO LEGAL 2013-2018

MARCO LEGAL DECRETO FEBRERO DE 2015

Decreto por el que se establece la Ventanilla Única Nacional para los Trámites e Información del Gobierno

Dirigido a toda la APF

Dependencias

Entidades

Empresas productivas del estadoGenera la obligación

para que:

● Los sistemas electrónicos de los trámites de toda la APF interoperen

con la Ventanilla Única Nacional gob.mx;

● Se integre a gob.mx la información de comunicación de los sitios de

internet de toda la APF;

● Se proporcione información de los trámites de manera homologada,

estandarizada e integrada,

● Se opere con los recursos con los que hoy cuentan.

EVOLUCIÓN DEL PROYECTO 2013-2018

TRAMITES Y SERVCIOS DIGITALES

CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Transparencia

MAAGTICSI

Tramite y Servicios Digitales

Metodología de Digitalización TyS

SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

Análisis de

Procesosy Mejora

Análisis de Trámites yPriorización

PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO

ESTRATEGIA DIGITAL NACIONAL

Rendición de cuentas

MARCO NORMATIVO DE LA APF Y SCT

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Determinar iniciativas

Alineadas a la estrategia y de valor a la SCT

Ejecuta Proyectos

administrados y controlados

Desarrolla soluciones de acuerdo a los

requerimientos de la SCT

Garantiza Servicios de valor a la institución y a la

ciudadanía

ARQUITECTURA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS DE LA UTIC

ServiciosProyectosIniciativas

Mejora continua

2013

• Número de trámite único a nivel SCT• Módulo de Control de Gestión (primera versión)

• Motor de seguimiento de estatus de los trámites

• Pago por terminal punto de venta en el Sistema de Ingresos

• Solicitud de citas al EPI (examen psicofísico integral)• Servicio de firmado con FIEL

• Pagos electrónicos (e5) en el Sistema de Ingresos

• Trámites de ventanilla única a través del Portal

• Módulo de Gestión de Trámites y Servicios (Nueva versión)

¿QUÉ SE HIZO EN LA SCT?

RESULTADO CENSO SCT 2013

Posición de acuerdo a Gob.Mx2º 7º 1º 2º

3%

2014

Compromiso de 156 trámites se concluyó exitosamente.

1. Se tiene funcionando el módulo de trámites y servicios en:• Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal• ASA • SENEAM • SEPOMEX • Dirección General de Aeronáutica Civil• Dirección General de Autotransporte Federal• Dirección General de Marina Mercante• Dirección General de Medicina Preventiva

2. Los proyectos no manejados desde UTIC: • AICM, API’s, CAPUFE, FIDENA, FIT y Telecomm, concluyeron su compromiso

de digitalización.

3. Se desarrollo e implementó una metodología para la digitalización de trámites.

4. Se analizaron 15 trámites de DGAC y 15 de DGTFM en adelanto de los proyectos 2015.

RESULTADO 2014, DESPUÉS DEL CENSO

Desarrollar una metodología estandarizada para la digitalización de trámites y servicios

Realizar el diagnóstico de la situación actual de los trámites y servicios

Llevar a cabo la simplificación administrativa

Priorizar la digitalización de trámites y servicios

Mejorar y modelar los procesos

Administración del cambio organizacional

Mejora Continua

Desarrollo de Aplicaciones

Asegurar la operación de procesos en la UTIC

2

9

8

7

6

5

4

3

1

RETOS

INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

Liderazgo. Identificar y alinear a las personas con un rol de influencia o patrocinio para el proyecto de Ventanilla Única.

Comunicación. Informar, preparar y comprometer a los grupos identificados y priorizados para los cambios y eventos clave creados por el proyecto que afectarán su forma de trabajar.

Capacitación. Elaborar el Plan de formación para personal de la Institución sobre el uso de la Ventanilla Única con todos los trámites/procesos que la integran.

Organización. Descripción de roles del equipo de administración de cambio requerido para soportar el éxito de la implantación del proyecto.

ACCIONES

• Se desarrolló una metodología estandarizada para la digitalización de trámites y servicios

• Se integraron equipos de trabajo multidisciplinarios (analistas de negocio, abogados y consultores de administración del cambio)

• Se mejoró el módulo de trámites y servicios

• Se integró un equipo de Arquitectura Empresarial

• Se implementó un Centro de Excelencia de Procesos

• Se implementó una plataforma de interoperabilidad y control de trámites

• Se desarrolló la gráfica base en el módulo de trámites y servicios

• Se coordinaron los proyectos del Sector que no utilizaban el módulo de trámites y servicios

• Se implementaron herramientas de administración del cambio

• Se realizaron campañas de sensibilización y comunicación

MOTIVADORES DE LA METODOLOGÍA

QUÉ:

¿Qué se hace? ¿Por qué? ¿Es necesario? ¿Puede simplificarse?

Simplificación y Mejora de Procesos

QUIÉN: ¿Cuál es la unidad encargada? ¿Qué personal interviene? ¿Cuál es su formación? ¿Cómo se motiva?

CUÁNDO:

¿Cuándo se tramita?¿Es obligatorio?¿Se puede agilizar?¿Se generan datos?

CÓMO:¿Cómo se hace?¿Se puede simplificar?¿Cómo se mide?

ARQUITECTURA PARA VENTANILLA ÚNICA EN LA SCT

Motor Integral de Gestión del Trámite ComponentesIntegrados

(Citas, pago electrónico,

Notificación electrónica, resolución en línea con

FIEL)

Ciudadano

Portal SCTPortal

Gob.mx

Control de Gestión (Actual)

BPMS(máquina de estados nativa)

BPMS (Máquina de Estados)

Sector central

Aeronáutica Civil

Transporte Ferroviario

MM

Autotransporte Federal

Marina Mercante

OrganismosDescentralizadosDesconcentrados

Bus de Interoperabilidad con Gob.mx y dependencias

MOTOR DE GESTIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS

• Visión de la AE

Negocio

Procesos

Datos

Aplicativos

Infraestructura

• Implementación en la UTIC

Trámites y servicios

Centro de excelencia de procesos

Gobierno de Datos

Gobierno de servicios de TIC

CMDB

Continuum (MAAGTICSI)

ARQUITECTURA EMPRESARIAL

Es el establecimiento de un conjunto de directrices, estándares y procedimientos para medir, alinear y mejorar la gestión de procesos a través de la:

• Investigación y desarrollo de las mejores prácticas

• Programas de aprendizaje organizacional

• Asesorar y acompañar toda iniciativa interna relacionada con los temas y procesos centrales

• Normar y mantener las reglas básicas que SCT requiere

• Modelar procesos

• Gestión y mejora de proceso

• Uso de tecnología de información

• Automatización de procesos

• Adopción de metodologías y herramientas de gestión

CENTRO DE EXCELENCIA DE PROCESOS “CEP”

Beneficios

• Homologación e integración de procesos

• Mejora operativa

• Visibilidad de problemas a nivel de tareas

• Metodología y repetitividad para la mejora de procesos

• Ejecución ágil para los cambios

• Establece objetivos e indicadores para cada proceso.

• Ser una dependencia vanguardista en la materia.

• Establece responsables de cada proceso.

• Orientación hacia resultados en contraposición a “cumplir el

expediente”.

• Todo lo que no aporta valor es eliminado.

CENTRO DE EXCELENCIA DE PROCESOS “CEP”

2015

1. Creación del “Programa anual de digitalización y mejora de trámites y servicios del Sector Comunicaciones y Transportes” en el PETIC en el cual se establece el uso de la metodología de trámites y servicios para tener un análisis de mejora continua de los trámites de la Secretaría.

2. Por requerimientos de Cofemer, realizamos el análisis normativo de los trámites de la DGAC y DGTFM comprometidos para este año.

3. Replicar el modelo para los trámites internos

ACCIONES SCT 2015

SCT 2015PROGRAMA ANUAL DE DIGITALIZACIÓN Y MEJORA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL SECTOR COMUNICACIONES Y TRANSPORTES

¿CUÁL ES EL IMPACTO DE LA VENTANILLA ÚNICA?

INDICADORES DE EFICIENCIA DE TRÁMITES

1. Viajes (número, costo, tiempo, salarios perdidos)

2. Tiempo de resolución

3. Disminución de Costos

4. Simplicidad

5. Gastos de papelería e impresión

6. Gastos de Electricidad

7. Personal de atención al público

8. Almacenamiento de papeles

FACTORES CLAVES DE ÉXITO

Integración de un equipo

Multidisciplinario

Coordinación entre el equipo

multidisciplinario y el equipo de TI

de la SCT

Integración de:RH

TecnologíaProcesos

Mejora de Procesos

DigitalizaciónControl de

GestiónArquitectura Empresarial

Administración del Cambio y Mejora Continua

Trámites y Servicios Digitales

Gobernabilidad

GRACIAS