Veranderingsanalyse

IT in Bedrijfhoofdstuk 2

1

IT in bedrijf – Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

 

H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat?

 

H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen?

 

H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgevingH4 Workflow management

Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1)

Maatschappij (inter-organisatie)

Organisatie/Afdeling(inter-werkplek)

Werkplek

Veranderingsanalyse

Reikwijdte en leeraccenten 

 

 Reikwijdte

Schaal

Leer-accenten

 IndividuPersoonlijke informatie-verzorging

 Werkgroep (afdeling) 

 Organi-satie   

 Maat-schappij(e-business) 

 Technologie

  

  

  

  

 Gebruik

   X

  

  

 Mana-gement

  

  

  

  

Veranderingsanalyse: een definitie

Veranderingsanalyse

Een fase binnen de ISAC-methode. Veranderingsanalyse houdt in dat men eerst duidelijk maakt welke problemen men ondervindt bij de huidige activiteiten en vervolgens passende maatregelen voorstelt ter oplossing van deze problemen. De partiële denkwijze wordt daarbij gehanteerd.

Synoniemen veranderingsanalyse

Veranderingsanalyse

Business Area Analyse

Definitiestudie

Projectvooronderzoek

ISAC

IE

SDM

??

Methode

Doel veranderingsanalyse

Nagaan welke veranderingen er nodig zijn ter verbetering van een bepaalde bedrijfssituatie

of anders gezegd

Eerst bestaande problemen binnen bedrijfsactiviteiten verduidelijken en vervolgens voorstellen doen voor goede veranderingsmaatregelen

(Fig 2-1) Van ‘ist’ naar ‘soll’

‘ist’

+

+ +

+

‘SOLL’

De start van de veranderingsanalyse

Succes = f (Kwaliteit * Acceptatie)

[Fig 2-2] De expertstrategie

Wie heeft de handen over elkaar?

Strategie waarbij de systeemontwikkelaars / informatici de problemen formuleren en een oplossing uitwerken. Externe experts, mensen die niet direct met het probleem te maken hebben, lossen het probleem op.

[Fig 2-3] De processtrategie

Wie heeft de handen over elkaar?

Strategie waarbij gebruikers in een veranderingsproces zelf hun problemen formuleren en oplossen.Specialisten op het terrein van veranderingsprocessen kunnen als 'katalysatoren' bij dit werk worden ingeschakeld. Deze strategie staat als het ware voor zelfbediening, waarbij de gebruikers het geheel in eigen hand houden, de veranderingsanalyse zelf uitvoeren.

[Fig 2-4] Verankeringsstrategie

Niemand heeft de handen over elkaar!

(2.1.4) Resultaattabel veranderingsanalyseprodukten Deelstappen veranderingsanalyse

5 Bepalen van de veranderingsaanpak

4 Maken model van gewenste situatie

3 Aangeven veranderingskader

2 Maken model van huidige situatie

1 Situatieanalyse 1 2 3 4 5

Resultaten van activiteiten

- Problemenlijst X

- Belangengroepentabel X

- Globaal gegevensmodel (kortweg ER-diagram genoemd) X X

- Data Flow Diagrams X X

- Doelstellingenlijst X

- Veranderingsbehoeftentabel X

- Lijst van veranderingsmaatregelen X

- Samenstelling veranderingsalternatieven X

- Besluit veranderingsaanpak X

- Tijdsplanning X

- Middelenplan X

[Fig 2-5] Pad van ‘ist’ naar ‘soll’

“Ist” pad “Soll”

Aanpak en resultaten van een veranderingsanalyse

•Vijf deelstappen

(2.2) Deelstappen Veranderingsanalyse

2. Model HS

3. Veranderingskader

4. Model GS

5. Veranderingsaanpak

Veranderingsanalyse

1. Situatieanalyse

(2.2) Stap 1 Algemeen VA

Veranderingsanalyse

1. Situatieanalyse

Producten

Situatieanalyse: een definitie

Situatieanalyse

Verkennende deelstap bij veranderingsanalyse die betrekking heeft op de huidige situatie. Naast het uitvoeren van een probleeminventarisatie, vindt analyse van de belangengroepen plaats en worden problemen uit de problemenlijst gegroepeerd in een aantal probleemgroepen.

(2.2) Probleeminventarisatie

Probleemeigenaar (==> Belangengroep)

Ernst en urgentie

Groeitendens

Zorg voor een ‘problematische’ probleemaanduiding !

(2.2) Analyse van belangengroepen

Belangengroepen binnen en buiten de organisatie

Benoem bij projectgroepen de projectleiding

Wijze van betrekken niet vergeten!

Indicatie inspanningsverplichtingen

(2.2) Belangengroepen

Informatie- systeem

Bedrijfsleiding

OntwikkelaarsGebruikers

Systeem-beheerdersOmgeving

Ondernemings-raad

[Fig 2-6] Wijzen van betrekken

Leiding & sturing

Interviews/ enquêtes/ adviezen

Informatie over voortgang

Facilitering

Participatie in projectgroep

Leiding & sturing

Interviews/ enquêtes/ adviezen

Informatie over voortgang

Facilitering

Participatie in projectgroep

(2.2) Wijzen van betrekken

I OP

b

(2.2) Voorselectie (voorafgaand aan probleemgroepering)

Het probleem

is klein, onmiddellijk oplosbaar kan niet wachten op een oplossing is van dien aard dat men moet leren ermee

te leven valt buiten de orde is reeds opgelost

(2.2) Stap 2 Algemeen VA

Producten

2. Model HS

Veranderingsanalyse

1. Situatieanalyse

Geen commentaar !

Modelleren

Hoever detailleren?

(2.2) Stap 3 Algemeen VA

Producten

3. Veranderingskader

Veranderingsanalyse

2. Model HS

1. Situatieanalyse

(2.2) Classificatie doelstellingen

Financieel / economisch Sociaal/ personeel Organisatorisch/management Externe relaties betreffend Maatschappelijk

Vergroot inzicht in de variëteit

(2.2) SMART - controle doelstellingen

Specifiek

Meetbaar

Aanwijsbaar

Realistisch

voorzien van een Tijdsindicatie

(2.2) P’n, D’n en Veranderingsbehoeften

Problemen realiteit

Doelstellingen normstellend

Huidige situatie ‘ist’

Gewenste situatie ‘soll’

Veranderingsbehoeften: Begin van de beoordeling van de huidige situatie

De weg naar veranderingsbehoeften

Evaluatie

Doelen

Problemen

ActiviteitenVeranderings-behoeften

Belangengroepen

(2.2) Stap 4 Algemeen VA

Producten

4. Model GS

Veranderingsanalyse

2. Model HS

3. Veranderingskader

1. SituatieanalyseGeen commentaar !

Nogmaals modelleren

(2.2) Stap 5 Algemeen VA

5. Veranderingsaanpak

Veranderingsanalyse

2. Model HS

3. Veranderingskader

4. Model GS

1. Situatieanalyse

Producten

Beoordeling alternatieven

(2.2) Beoordeling Veranderingsalternatieven

Bedrijfseconomisch Probleemoplossend

vermogen Sociale factoren

Mankracht Tijd Cultuur

BE - kosten/baten Standaard -

veranderingsbehoeften Gedragswetenschappen

PZ AO ..

Maak per situatie een passende keuze

Pragmatiek

(Fig 3-5) Informatieaspecten in de tijd (ICT in bedrijf, deel I)

Mediaal

Syntactisch

Semantisch

Pragmatisch

Systeem-

Ontwikkeling Systeem-

Invoering

Aspecten

Tijd

(Fig 3-6) Vier informatieaspecten (ICT in bedrijf, deel I)

Keuze veranderingsalternatief

VRAAG

Wat volgt er na de veranderingsanalyse ?

[Fig 2-7] Ontwikkelingsmaatregelen voor verbetering van bedrijfsactiviteiten

Slechts ÉÉN van de mogelijke ontwikkelingsmaatregelen

[Fig2-8] Fasen die mensen doorlopen tijdens een veranderingsproces

(2.4.2) Stap 1 Casus Fysiotherapiepraktijk VA

Veranderingsanalyse

1. Situatieanalyse

Producten

(2.4.2) Probleeminventarisatie

Tips

Gebruik unieke referentiecodes voor problemen, doelen, veranderingsbehoeften etc

Probleemaanduiding: Cursief en maximaal één regel problematisch laten klinken

(2.4.2) Belangengroepentabel

Niet vergeten !

Geen probleem zonder belangengroep !

(2.4.2) Probleemgroepentabel

(2.4.3) Stap 2 Casus Fysiotherapiepraktijk VA

Producten

2. Model HS

Veranderingsanalyse

1. Situatieanalyse

[Fig2-9] DFD / Nulschema fysiotherapeutenpraktijk [HS]

Grens[object]systeem

[Fig 2-10] ERD fysiotherapeutenpraktijk

(2.4.4) Stap 3 Casus Fysiotherapiepraktijk VA

Producten

3. Veranderingskader

Veranderingsanalyse

2. Model HS

1. Situatieanalyse

(2.4.4) Veranderingsbehoeften - doelen - problemen

VeranderingsbehoeftenV7 Integratie Fysiotherapie en Acupunctuur

V6 Meer inzicht in solvabiliteit, liquiditeit en andere MIV5 Minder tijd besteden aan administratieve werkzaamheden

V4 Betrouwbaarder registratiesysteemV3 Tijdiger signaleren vervolgbehandelingen

V2 Effectiever factureren, aanmanen en declarerenV1 Betere patiëntadministratie V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7

ProblemenP1 Te veel administratieve werkzaamhedenP2 Nota’s aanmaken kost te veel tijd X XP3 Invullen ziekenfondsformulieren is tijdrovend X XP4 Administratieve werkzaamheden vallen buiten

hoofdactiviteit fysiotherapieP5 Te laat aangevraagde vervolgbehandelingen XP6 Declaraties soms niet vergoed XP7 Declaraties soms te laat ingediend XP8 Rekeningen particuliere patienten soms niet verstuurd XP9 Rekeningen particuliere patienten soms niet geïnd XP10 Bijwerken patiëntkaarten kost te veel tijd X XP11 Het dubbel registreren van patiënten X XP12 Een onbetrouwbaar kaartsysteem XP13 Aanmaken aanmaningen gebeurt onregelmatig en soms

zelfs nietX

P14 Patiëntkaarten niet up-to-date XP15 Dagstaat niet up-to-date XP16 Patiëntgegevens meerdere keren invullen XP17 Factureren acupunctuurpatiënten kost te veel tijd X X

DoelstellingenD1 Streven naar winst en continuïteit X X X X XD2 Patiëntentevredenheid X X XD3 Minimalisatie van aan administratieve werkzaamheden

bestede tijdX X

Prioriteit veranderingsbehoeften 2 1 2 1 1 3 3

V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7

Aan geen enkel probleem gerelateerde veranderings-behoefte!

(2.4.5) Stap 4 Casus Fysiotherapiepraktijk VA

Producten

4. Model GS

Veranderingsanalyse

2. Model HS

3. Veranderingskader

1. Situatieanalyse

[Fig 2-11] DFD fysiotherapeutenpraktijk [GS]

(2.4.6) Stap 5 Casus Fysiotherapiepraktijk VA

5. Veranderingsaanpak

Veranderingsanalyse

2. Model HS

3. Veranderingskader

4. Model GS

1. Situatieanalyse

Producten

(2.4.6) Veranderingsmaatregelen en -alternatieven

Alternatief: een MIX van maatregelen

(2.4.6) Alternatieven versus veranderingsbehoeften [Probleemoplossend vermogen]

(2.4.6) Sociale beoordeling alternatieven

Tweedeling

(2.4.6) Bedrijfseconomische beoordeling alternatieven

Tweedeling