1

VERGADEREN …

Pfffffffft

23 februari 2019 - Geel

2

Dirk van Nimwegen

Docent

Drs. Gezondheidswetenschappen

Toegepaste taalkunde

Consultant – bvba van Nimwegen

dirk@vannimwegen.be

De titel

• VERGADEREN … Pfffffft

3

Het belang van overleg

• Zaken om over na te denken

• Besluiten te nemen

• Besluiten hebben gevolgen

• Gevolgen hebben op hun beurt consequenties

• Weerstand

• Ondersteuning

• Evaluatie

4

Het belang van overleg

• Dit brengt soms zorgen met zich mee

• Wat is ‘gelijk’ en ‘ongelijk’? – botsende meningen

• Vermoeiend

• Onzekerheid

• Uit de weg gaan van verantwoordelijkheden (vb. uitstellen)

5

Term

Wat is een ‘vergadering’?

‘Vergadering’

“Georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten (van

een agenda) worden besproken en (eventueel) beslissingen worden genomen”

(Van Dale, Groot Woordenboek der Nederlandse Taal, 1999)

6

‘Vergadering’

“Georganiseerdebijeenkomst van personen waarop

verschillende punten (van een agenda) worden besproken

en (eventueel) beslissingen worden genomen”

7

SMART-principe

Opbouw

Belangrijk: Doelen stellen! (Zie SMART- principe!)

Hangt nauw samen met aard vergadering/punten van de vergadering

• Informatief

• Meningsvormend

• Besluitvormend

8

• De efficiëntie van je vergadering verhoogt als van elk agendapunt

afzonderlijk de doelstelling vastligt.

• En natuurlijk zijn de verschillende soorten agendapunten te onderscheiden,

maar lang niet altijd van elkaar te scheiden

Opbouw

• Een licht agendapunt zal in principe snel afgehandeld moeten worden, de voorzitter moet dit inschatten. Het is belangrijk met een eenvoudig agendapunt te beginnen, want dan kunnen de mensen enigszins in het vergaderritme komen.

• Een moeilijk agendapunt moet in principe midden in de vergadering besproken worden. Wanneer er bijv. twee zware agendapunten zijn, één voor en één na de pauze. Als men tijdens een vergadering niet uit een agendapunt dreigt te komen, dan kan het verstandig zijn een pauze in te lassen, men kan dan afkoelen en overleg plegen met elkaar. Het is goed om bij een moeilijk agendapunt een vergaderprocedure

af te spreken.

9

Uitnodiging bevat :

• de datum, het aanvangsuur en het vermoedelijke einduur van de vergadering

• de plaats waar de vergadering doorgaat met eventueel eenwegbeschrijving

• agendapunten met een korte beschrijving van de bedoeling van elk agendapunt

• geschatte timing van elk onderwerp

• eventuele stukken met achtergrondinfo

• eventueel een deelnemerslijst (zo kan je mensen aansporen om te carpoolen)

• zorg ervoor dat je uitnodiging er aantrekkelijk uitziet

Fuikmodel

Bij ieder te bespreken punt moet van tevoren duidelijk zijn wat het probleem is,

wat er bereikt moet worden met dit punt.

1. Belicht het punt van alle kanten, inventariseer gezichtspunten

2. Orden deze gegevens, combineer ze en formuleer het op te lossen

probleem opnieuw. Haal norm en feitvragen uit elkaar. Verzamel eerst

vooral feiten.

10

Fuikmodel

3. Met alle informatie meningen peilen van alle deelnemers en trachten

standpunten duidelijk te krijgen.

4. Oplossingen naast elkaar zetten met voor en nadelen.

5. Het besluit kan genomen worden

Voorbereiding:Probleem definiëren

Inzicht verwerven

Richting bepalen

Bespreken:Brainstorm

(Nieuwe) benadering

Analyse:Organiseer ideëen

Synthese:Besluit

Beslissing

11

1. Inventariseer gezichtspunten

• Zet de verschillende standpunten op een rijtje

• Te snel tot een besluit willen komen belemmert juist inventarisatie

• Bekijk ALLE factoren

2. Orden de gegevens

• Papier helpt!

12

23

PMI – Plus / Min / Interessant

Plus Min Interessant

3. Standpunten/ideeën duidelijk krijgen

• Voorzitter!

• Leden!

13

25

Zwart

Logisch-negatiefPessimismeKritischRisico’sJa … maar

Wit

NeutraalObjectiefeersterangsfeiten

Rood

Geen rechtvaardigingIndrukken, intuïtieGeen redenenGevoelens

Probleem

Groen

Nieuwe ideeënAlternatievenCreativiteitVoorwaartse effectenProvocatieOmkering

Geel

Positief denkenOptimismeVoordelenConstructiefToekomstgericht

Blauw

Organisatie / dirigentJuiste vragen stellenProbleem afbakenenStappen voorstellenOverzicht / conclusies

4. Oplossingen naast elkaar zetten

• Brainstormen maar: laat iedereen ideeën spuien zonder dat ze al beoordeeld

of besproken worden. Misschien brengen dwaze ideeën de groep op nieuwe,

vruchtbare denkpaden.

• Weiger alle ideeën die niets met de zaak te maken hebben.

• Noteer!

14

4. Oplossingen naast elkaar zetten

• Voorstellen toetsen

• Nu pas mag er kritiek komen. Ga na welke van de voorgestelde oplossingen het best is. Dit kan eventueel gebeuren aan de hand van vooraf vastgestelde criteria.

• Hoeveel tijd en geld willen we investeren in de oplossing? Over hoeveel man- en vrouwkracht beschikken we? Wat zijn de voor en nadelen? M.a.w. wat is de meest haalbare, realistische oplossing? Vat regelmatig het gesprek samen om niet van je doel (de beste oplossing voor het probleem vinden) af te dwalen.

5. Besluit nemen

• Neem nooit te snel een besluit, mensen die zich niet herkennen zullen gaan

mokken, zich bekocht voelen, hetgeen zich later vaak wreekt.

• Loop niet te vlug over minderheidsstandpunten heen. Probeer ze, indien

mogelijk, te verwerken in het besluit.

• Toch moet er een beslissing genomen worden. Spreek daarom af of er een

meerderheid of consensus (algemene instemming) moet zijn

15

5. Besluit nemen

• effect van het besluit = kwaliteit van het besluit + de bereidheid om het uit te

voeren

5. Besluit nemen

• Maak afspraken over zaken als het vereiste aantal aanwezigen, wat te doen als de

stemmen staken, openlijke of geheime stemming, etc.

• Bij meerderheid van stemmen (De helft +1, het 'democratisch' model),

• Bij afgesproken meerderheid (bijv. 2/3),

• Bij consensus (=alleen besluiten nemen waar iedereen het mee eens is).

16

Vergaderprocedures

• Vb.: een rondje voor een persoonlijke reactie waarin men niet op elkaar mag reageren, een tweede ronde voor vragen naar elkaar toe ter verduidelijking van de meningen en om het standpunt te bepalen en een derde ronde om een beslissing te nemen.

• Vb.: er wordt een tijd afgesproken, bijv. binnen 5 minuten moeten we besluiten.

• Vast te leggen in fuikmodel?

• Gulden regel: als je een procedure hebt bedacht en afgesproken: houdt je er ook aan.

Voorzitter/Voorzitster

• Streef naar neutraliteit;

• Wees voorzichtig met uw persoonlijke mening;

• Kom zelf zo min mogelijk aan het woord;

• Vermijd directe gesprekken en bevorder het kruisgesprek;

• Begin en eindig op tijd;

• Wees tactvol;

• Pas op voor autoritair optreden en demonstratie van eigen deskundigheid;

• Wees het 'geduld – in – eigen - persoon';

• Verhinder onderlinge gesprekken;

• Druk u in begrijpelijke taal uit.

17

Voorbereiding vergadering: de agenda

• Een goede agenda is op tijd voor iedereen beschikbaar. De agenda moet met

zorg worden samengesteld. Vaak werkt het goed om een agenda van een

volgende vergadering aan het einde van een vergadering samen te stellen. Zo

nodig het doel van de afzonderlijke punten (kort) uit te leggen op de agenda.

De toelichting kan bij de agenda worden gevoegd, dit bespaart tijdens de

vergadering tijd in het uitleggen.

• Maak in verband met de beperkte vergadertijd een tijdsraming, een

vergadering die langer dan 2 … 21/2 uur duurt zal niet zinvol meer zijn.

18

Rollen deelnemers

• Uiterst belangrijk

• Gevarieerd

• Ieder voelt zich best in zijn rol

• Gevaren!

19

Rollen deelnemers

• Aanmoedigen:

• luisterende houding,

• bijdragen van andere aspecten,

• anderen mogelijkheden geven,

• erkenning geven.

• Gevoelens naar voren brengen:

• duidelijk maken wat er leeft bij de groep en de afzonderlijke leden.

Rollen deelnemers

• Goede harmonie bewaren:

• meningsverschillen verzoenen,

• spanningen verhinderen,

• mensen uitnodigen tot een opnieuw bekijken van de zaak.

• Relativeren:

• eigen ideeën ter discussie stellen,

• vergissingen toegeven,

• zichzelf beperken t.b.v. samenhang in de groep,

• plezierige stijl van vergaderen aangeven, zo praten we wel of niet met elkaar

20

Rollen deelnemers

• Domineren:

• bazig en gelijkhebberig reageren,

• Onderbreken:

• iemand telkens onderbreken, zodat de ander onzeker wordt.

• Minachting

• standpunten van de anderen en de inbreng van anderen minderwaardig vinden of zelfs

belachelijk maken.

Rollen deelnemers

• Terugtrekken:

• niets meer zeggen,

• afhaken zodat de ander erg onzeker wordt

• Niet luisteren:

• alleen zelf iets willen zeggen en niet ingaan op wat de ander zegt.

21

Wat is jouw rol?

• Op gang brengen:

• taak of doel aangeven,

• ideeën leveren hoe er over het probleem gepraat kan worden,

• aanzetten geven voor het gesprek.

• Informatie geven en vragen:

• hoe zit de zaak in elkaar,

• wat is er gebeurd,

• wat zit er allemaal aan vast?

Wat is jouw rol?

• Verhelderen:

• uitleggen van voorstellen en ideeën,

• ophelderen van verwarring,

• de stand van zaken openen,

• moeilijke begrippen uitleggen.

• Het geven en vragen van voorstellen:

• we kunnen dit doen,

• wat zouden jullie willen?

22

Wat is jouw rol?

• Opinies vragen en geven

• toetsen van overeenstemming: zijn we het met elkaar eens?

• Samenvatten:

• afronden,

• informatie op een rijtje zetten,

• wat denken we ervan?

http://www.slideshare.net/isabellelangeveld1/de-teamrollen-van-belbin-in-makkelijk-te-onthouden-steekwoorden

23

Teamrollen zijn complementair

• Een team moet bestaan uit verschillende rollen om tot prestaties te komen. De rollen zijn in principe complementair. Ze vullen elkaar aan en versterken elkaar, maar ze kunnen ook tegenstrijdig zijn en rivaliseren. De teamrol zegt veel over de stijl van samenwerken van een teamlid en komt voort uit de persoonlijkheid van het individu.

• In de praktijk hebben we allemaal twee à drie teamrollen die ons goed passen, een paar die we, als is het maar voor een tijdje en met wat goede wil, wel kunnen opbrengen, en een aantal die ons echt niet liggen of die zelfs ronduit tegen onze natuur ingaan.

Vierdeling

• Doen (Bedrijfsman en Brononderzoeker)

• Denken (Plant en Monitor)

• Willen (Vormer en Voorzitter)

• Voelen (Zorgdrager en Groepswerker)

24

Actief Reactief

Doen Brononderzoeker Bedrijfsman

Denken Monitor (Waarschuwer) Plant

Willen Voorzitter Vormer

Voelen Zorgdrager Voeler

25

Aantekeningen/verslag

• ook voor de niet-aanwezigen

• geheugensteun voor alle deelnemers

• bewijsstuk van gemaakte afspraken

• de basis voor nieuwe vergadering of acties

• archief of documentatie

Waarom aantekeningen maken?

• Het is moeilijk om alles wat gezegd en gevraagd wordt te onthouden,

• Als je wat hoort, nog eens opschrijft, dan maak je gebruik van twee ingangen

naar je geheugen (je gehoor en je ogen). Daardoor kun je beter onthouden.

• Als je aantekeningen maakt blijf je actief betrokken bij wat er gezegd wordt. Je

moet geconcentreerd luisteren om aantekeningen te kunnen maken

26

Goede aantekeningen

• zijn kort

• Schrijf geen hele zinnen op maar trefwoorden

• geven alleen het allerbelangrijkste weer

• zijn leesbaar

• zijn overzichtelijk

• geven aan wat moeilijk te onthouden is

• moeten zo snel mogelijk worden uitgewerkt

• worden zo snel mogelijk bezorgd

• zijn geholpen bij een (goede) voorbereiding

Aantekeningen worden een verslag

27

Stoorzenders!

• Woordenbrij, verbaal geweld, veelpraterij

• Verduidelijk bedoeling van tussenkomst

• Afdwalingen, zijsporen en uitwijdingen

• Negeren, bedoeling vragen

• Voorbarige opmerkingen

• Herinner aan agendastructuur

• Misplaatste principiële discussies

• Vat samen, benadruk concrete aspecten

• Losse flodders

• Niet negeren, probeer te plaatsen

28

Problemen met de hele groep

• De discussie valt stil

• Stel vragen, confronteer

• Onderhuidse conflicten

• Niet negeren, naar boven halen en uitpraten

• Niet ernstig of niet-taakgericht gedrag

• = vergadermoeheid!

Deelnemen aan vergadering

• Bereid je voor

• Luister naar de anderen

• Aanvaard de andere deelnemers met al hun ideeën, gedachten, meningen en gevoelens

• Neem zelf ook de ruimte om te zeggen wat je wil zeggen

• Selecteer in wat je wil zeggen en structureer je inbreng

• Beargumenteer

• Wijk niet af van de hoofdzaak van de discussie

29

Vergadering evalueren?

• Evalueren = terugkijken naar

• Wat was goed?

• Wat kon beter?

• Hoe inbouwen in (volgende) vergadering?

30