21
Verksamhetsplan 2016-2018 1 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Verksamhetsplan 2016-2018 Byggnadsnämnden 2016

Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på [email protected]

  • Upload
    others

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 1 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Verksamhetsplan 2016-2018

Byggnadsnämnden 2016

Page 2: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 2 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning ......................................................................................................... 4

2 Vision och värdegrund ........................................................................................................... 6

3 Nämndens uppdrag ............................................................................................................... 7

4 Analys utifrån nämndens uppdrag ......................................................................................... 8

5 Kommunfullmäktiges mål..................................................................................................... 10

6 Nämndens mål ...................................................................................................................... 11 6.1 Kvalitet och service kring handläggningen av ärenden ska förbättras och alltid utföras i enlighet med

gällande lagstiftning. ........................................................................................................................................................................... 11

6.2 För att garantera en likabehandling ska all rådgivning och information från byggnadskontoret till

kunderna bygga på en gemensamt antagen samsyn. .................................................................................................................... 11

6.3 Klagomålshanteringen ska standardiseras och vidtagna åtgärder återkopplas till den som framfört

klagomålet. ........................................................................................................................................................................................... 11

6.4 Byggnadsnämnden ska aktivt bidra till att skapa bra förutsättningar för utvecklingen av en expansiv och

hållbar kommun, genom tidig medverkan i samhällsplaneringen .............................................................................................. 12

6.5 Byggnadskontoret inriktar sina krafter på att skapa en god och tillåtande arbetsmiljö, både fysiskt och

psykosocialt för alla medarbetare samt säkerställa att samverkan med de fackliga parterna präglas av öppenhet,

förtroende och effektivitet. ............................................................................................................................................................... 12

7 Prioriteringar ......................................................................................................................... 13 7.1 Prioriteringar .......................................................................................................................................................................... 13

8 Övriga nyckeltal .................................................................................................................... 16 8.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen .................................................................... 16

9 Internbudget.......................................................................................................................... 17

10 Bilagor ................................................................................................................................... 18 10.1 Jämställdhetsplan ................................................................................................................................................................... 18

10.2 Internkontrollplan ................................................................................................................................................................. 20

Page 3: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Anvisning

Vid frågor kontakta Peter Ljungman på [email protected] eller 072-224 47 77.

Verksamhetsplanering handlar om att på ett strukturerat sätt få fram vad verksamheten ska prioritera under kommande planperiod. Verksamhets- och affärsplaner kopplar den kortsiktiga verksamhetsstyrningen med den långsiktiga visionen. En samlad verksamhetsplanering är ett styrverktyg som ska ge god kontroll över resurser, resultat och prioriteringar i verksamheten. För den enskilde medarbetaren ger verksamhetsplaneringen en förståelse för vad som är prioriterat och placerar varje medarbetare i ett sammanhang.

Verksamhetsplanering i Halmstads kommun handlar om att skapa tydliga gemensamma mål på kommunfullmäktigenivå och därefter översätta dessa till praktisk verklighet via nämnder och bolagsstyrelser. Nämnderna och bolagsstyrelserna beskriver i sina planer vilka av kommunfullmäktiges mål de avser att arbeta med under kommande planperiod. Nämnder och bolagsstyrelser formulerar även verksamhetsspecifika mål som krävs för att styra den verksamhet som de ansvarar för.

Förvaltningar och bolag beskriver i verksamhets- och affärsplanerna hur de övergripande avser att arbeta för att nå de uppställda målen. De mer detaljerade aktiviteter som krävs för att nå målen beskriver förvaltningar och bolag därefter i arbetsplaner eller liknande.

Kommunfullmäktiges prioriteringar genom planeringsdirektiv med budget är styrande i planeringsprocessen. Övriga inspel är handlingsprogram och riktlinjer, egna prioriterade verksamhetsområden, utfall och analys av föregående planperiods resultat och resurser, nationella krav, verksamhetsförändringar etcetera.

Framgångsrik verksamhetsplanering bygger på tre ledord:

Fokus - koncentrera insatserna till de viktigaste områdena som därmed får bättre resurser och kan uppnå förändringar snabbare.

Delaktighet - innebär att samtliga enheter inom en förvaltning/bolag genom sin planering visar hur de bidrar till de övergripande målen för kommunen.

Ansvar - innebär ett personligt ansvar, för både chefer och medarbetare, att i varje läge genomföra verksamhet och göra val som stöder den långsiktiga visionen.

Page 4: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 4 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

1 Ordförandens inledning Anvisning

Denna text bör utgöra en sammanfattande inledning av verksamhetsplanen. Innehållet kan exempelvis vara:

De viktigaste utmaningarna under planperioden

Kända/förväntade händelser/projekt

Strategiska vägval

Anvisning Text som klistras in från Word eller andra program "tvättas" av Stratsys. Detta kan medföra att formateringar såsom fetstil, radbrytningar etcetera försvinner. Jämför därför den inklistrade texten i Stratsys med originalet.

Byggnadnämndens ansvarsområde omfattar bygglov, lantmäteri- och kartfunktion med GIS (geografiskt informationssystem). Verksamheten består i myndighetsutövande med starkt fokus på att leverera god service.

Plan- och bygglagstiftningen, PBL, som trädde i kraft den 2 maj 2011 medförde flera omfattande förändringar. Bland annat infördes en tidsbegränsning i handläggning av bygglovärenden med 70 dagar. Införandet av nya PBL som infördes i maj 2011 ställer krav på resurser i form av personal för att klara av den omfattande handläggning och administration som lagstiftningen kräver. I januari 2012 var handläggningstiden i genomsnitt 120 dagar att jämföra med cirka 30 dagar ( på helårsbasis) 2015.

Arbetet med att förbättra service och information till kunder har prioriterats för att byggnadskontoret ska fungera bra ur ett nöjdkundperspektiv. Under de senaste åren har flera viktiga åtgärder genomförts, bland annat bygglov över disk kan sökas och erhållas på onsdagar. Sedan april får samtliga sökande möjlighet att svara på en kundenkät. Enkäten omfattar tre frågor om bemötande, handläggningstid och helhetsintrycket av kontorets hantering av bygglovet. Betygen når goda resultatet. På en skala 1 till 4 får kontoret i genomsnitt betyget 3,3. Ytterligare fyra fokusområden pekas ut som prioriterade (se kapitel 7); stadens gestalning, tillsyn, överprövningar och kartstöd i ett affärsmässigt perspektiv.

Byggnadsnämnden utgör tillsynsmyndighet och är skyldig att planera tillsynen. Detta stadgas bl.a. i plan- och bygglagen PBL 2010:900 och miljöbalken MB 1998:808. Eftersom tillsynsbehovet överstiger resurserna måste prioriteringar göras. Idag styrs större delen av verksamheten utifrån inkommande händelser. För att ge byggnadsnämnden större möjlighet att styra sin egeninitierade aktiva tillsynsverksamhet görs en fortsatt satsning på information, vägledning via IT-utveckling/hemsida, mallar, beskrivningar, blanketter, informationsarbete med mera samt handläggningsrutiner inom förvaltningens olika verksamhetsområden. Under 2015 har resurser tillförts i form av en heltidstjänst för att bla arbeta med tillsynsärenden. Ytterligare en tjänst tillförs 2016.

Företagsklimatet i Halmstad blir allt bättre. Det visar Svensk Näringslivs ranking där kommunen utnämns till årets klättrare i Hallands län, plats 74 av 290. Företagsklimatet är summan av de attityder, regler, institutioner och kunskaper som möter företagaren i vardagen enligt Svenskt Näringsliv. Byggnadskontoret svarar för den största ökningen i undersökningen.

Under våren 2015 startade Halmstad Direkt som byggnadskontoretet nära samarbetar med, både som svarsfunktion och länk mellan kund och handläggare.

Page 5: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 5 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Året har fortsatt gått i friskvårdens tecken med tydliga satsningar på hälsofrämjande aktiviteter. Sjukfrånvaron är idag på en normaliserad nivå, 11 dagar årets åtta första månader. Sjukfrånvaron har sjunkit avsevärt från 26 dagar på helårsbasis 2013 vilket är effekten av en medveten satsning på friskvård, bl.a. har tre hälsoinspiratörer fortbildats i utvecklande ledarskap. Byggnadskontoret har tidgare under 2014, genomfört en egen mätning av nöjdheten på kontoret. Betyget ökade från 64 till 74 på en hundragradig skala. Nästa år genomförs den återkommande kommungemensamma medarbetarundersökningen.

Byggnadsnämnden har genom sina tjänstemän ett ansvar inom ramen för PBL, i kontakter med andra berörda förvaltningar, organisationer, myndigheter mfl samordna och bereda ärenden inom nämndens verksamhetsområde inför beslut.

Det är fortsatt nödvändigt att ytterligare öka samarbetet med berörda förvaltningar inom den så kallade samhällsbyggnadsprocessen. Under förra året har byggnadskontorets organisation på ledningsnivå förändrats genom att rollerna bygglovschef respektive stadsarkitekt renodlats i två tjänster. Samtidigt inrättades en tjänst som senior bygglovarkitekt för att sammantaget säkerställa kvalitet och fortsatt god service.

Byggnadskontorets tekniska plattform måste kontinuerligt utvecklas och uppdateras för att nå en effektiv kostnadskontroll och för att svara mot de krav som ställs på kontorets verksamhet. Byggnadskontoret har även huvudansvaret för kommunens hantering av geodata och GIS. På detta område pågår en kontinuerlig utveckling och under året har ett nytt system för webbaserad kartpresentation och analys testats. Den nya kartstödskomponenten kommer även att möjliggöra tillhandahållande av ett stort antal geodata- och GIS-tjänster i den kommunala verksamheten till självkostnadspris för beställaren. Byggnadskontoret deltar i dialoger kring ett kommungemensamt projekt, PM3, för att stärka kartstödet och samhällsbyggnadsprocessen i kommunen. I syfte att bredda möjligheten till dialog över förvaltningsgränserna vad gäller kartstödet har under 2015 etablerats ett nätverk på tjänstemannanivå i vilket bl a utvecklandet av olika geodata- och GIS-tjänster kan diskuteras och konkretiseras.

Såväl bygglovavdelningen som lantmäterimyndigheten inför 2015 en process för att fortlöpande arkivera digitalt. Nästa steg möjliggör digital signering. Byggnadskontorets arbetar aktivt med en ökad digitalisering genom så kallade e-tjänster. Som ett led i arbetet att öka andelen digitala bygglovansökningar ges en rabatt på 10 procent, en tidsbegränsad åtgärd som ska utvärderas.

Efter FSBS utbildningsdagar (Föreningen Sveriges bygglovgranskare och byggnadsnämndssekreterares förening) som lockade cirka 700 deltagare från hela Sverige till Halmstad har många kommuner tagit kontakt med byggnadskontoret för att ta del av förvaltningens arbetssätt och rutiner. Ett lärande och bra sätt att sprida kunskap och bygga nätverk.

Kjell Helgesson

Ordförande i byggnadsnämnden

Page 6: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 6 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

2 Vision och värdegrund Anvisning

Detta avsnitt innehåller en beskrivning av kommunens vision. Det går inte att lägga till eller ta bort text.

Halmstads vision har tre hjärtan

Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtana bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling.

Hemstaden

Vi är en kommun där människor möts – med trygghet, respekt och kärlek.

Kunskapsstaden

Vi är en kommun där människor växer och utvecklas – genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande.

Upplevelsestaden

Vi har en atmosfär som ger livslust – genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet.

Värdegrund

Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna.

I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter.

Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov.

Page 7: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 7 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

3 Nämndens uppdrag Anvisning

En kortfattad beskrivning av verksamheten ska göras som innehåller verksamhetens syfte, roll och uppdrag. Utgångspunkt bör tas i reglementet, men avsnittet kan kompletteras med exempelvis beskrivning av de statliga styrdokument som berör verksamheten.

Byggnadsnämnden är den del av kommunen som har ansvar för frågor om lov, besked och tillsyn, i enlighet med plan- och bygglagen och kommunens riktlinjer.

I byggnadsnämndens uppdrag ligger att verka för en god byggnadskultur samt en god och estiskt tilltalande stads- och landskapsmiljösamt ta de initiativ som behövs i frågor som gäller planläggning, byggande och fastighetsbildning (PBL 12:2 punkt 2).

Byggnadsnämnden ska genom sin verksamhet verka för en god byggnadskultur och stads- och landskapsbild som även ska vara estetiskt tilltalande. Nämnden ska följa den allmänna utvecklingen, samarbeta med andra och ge råd och upplysningar.

Byggnadsnämnden beslutar i ärenden om dispens från gällande strandskydd samt utövar tillsynen över sådana strandskyddsområden enligt förordningen om tillsyn enligt miljöbalken.

Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens grundläggande kartförsörjning, sätter kvartersnamn samt bereder gatunamn och adressnumrerar fastigheter.

Byggnadsnämnden ansvarar också för ajourförandet av byggnads- och lägenhetsregistren inom Halmstads kommun. Ansvaret för kommunens geodata- och GIS-verksamhet ligger hos byggnadsnämnden.

Byggnadsnämnden ansvarar för stadsmiljöfrågor i samverkan med andra berörda förvaltningar.

Den kommunala lantmäterimyndigheten är organisatoriskt inordnad under byggnadskontoret och byggnadsnämnden men har en självständig myndighetsroll. Myndigheten handlägger ändringar i fastighetsindelningen och ansvarar för fastighetsregistret inklusive plan-, adress- och byggnadsregister.

Page 8: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 8 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

4 Analys utifrån nämndens uppdrag Anvisning

Detta avsnitt lyfts med automatik in från vyn "Analys" i Verksamhetsplaneringen.

BYGGNADSNÄMNDENS OMVÄRLDSSPANING

HEMSTADEN

Stadsmiljöprogram – policy

Staden växer och förtätas

Ökad installation av braskamin utan startbesked (anmälan lämnas in i efterhand) – översyn rutiner, information

Ökat byggande i strandnära lägen

Ökad efterfrågan på vattennära boende

Ökad efterfrågan på energisnåla hus och designade hus

Ökat önskemål på ”bo på landet men nära staden”

Minskad respekt för regler och lagar

Ökade krav på service i kranssamhällena

Positivt till mindre lägenheter

KUNSKAPSSTADEN

IT-tekniken – sociala medier

Ökade krav på service – 24-timmars myndigheten, hemsidan

UPPLEVELSESTADEN

Utveckla stadsmiljöprogrammet - skyltprogram och ny parkeringsnorm arbetas fram

Ökat intresse för kulturmiljöer

ÖVRIGT

PBL – skärpt lagstiftning

Tillsynsfrågor – tillsynsplan, aktiv operativ tillsyn

Rättssäkerheten – överklagandetrend, likabehandling, gamla detaljplaner, ökad medborgardialog, förvaltning vs nämnd.

4.1 Omvärld

Den förändrade omvärldssituationen med ökade migrantströmmar från Mellanöstern, Afrika och Asien genom Europa ställer ökade krav på verksamheten och vår samverkan med andra myndigheter och organisationer. Det akuta behovet av boendeplatser kan komma att stå i konflikt med lagkraven gällande bostäder. Byggnadskontoret följer noggrannt den fortsatta utvecklingen och allmänna råd som ges på nationell nivå.

Utvecklingen mot det nationellt individanpassade samhället fortsätter, och ännu märks ingen tydlig mottrend. Detta kräver att byggnadsnämnden måste vara mer lyhörd för individens önskemål och vara beredd att låta detta påverka den egna organisationen så att den blir mer flexibel och bättre på att möta kommuninvånarnas behov och servicekrav.

Effekterna av klimatförändringar blir allt tydligare. En på sikt förhöjd havsnivå drabbar det kustnära

Page 9: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 9 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

byggandet och byggnation i riskområdet måste anpassas efter klimatförutsättningarna. Den ökande risken för ras, skred, översvämning och erosion som kan drabba bebyggelse, infrastruktur och jordbruk måste också beaktas i samband med bygglov.

Klimatförändringarna medför också tydligare krav på minskade koldioxidutsläpp. Detta påverkar arbetet med både planer och bygglov.

Regionala perspektiv blir allt viktigare att förhålla sig till, även för den enskilda kommunen. Halmstad är en del av Region Halland och det är därför viktigt att delta i uppbyggnaden av samspelet med regionen, inte minst för att synkronisera det lokala och det regionala tillväxtarbetet som på olika sätt kan beröra byggnadsnämndens ansvarsområden.

Intresset för utformningen av det offentliga rummet ökar hos allmänheten vilket märktes tydligt på Stadens dag 2015. Att delta i planeringen av hur gator, torg, parker, offentliga byggnader och stadsdelar ska utformas blir en allt viktigare uppgift för byggnadsnämnden.

4.2 Invärld

Allmänhetens respekt för regler och lagar tenderar att minska, vilket kan leda till fler tillsynsärenden. Följden kan bli att omprioriteringar måste genomföras inom de egna verksamheterna.

Sociala medier blir en allt viktigare kommunikationsplattform. Både medborgare och beslutsfattare använder sig av dessa medier för att diskutera och kommentera offentliga beslut. Halmstad kommun använder sig av sociala medier för att kommunicera samhällsviktig information.

Antalet överklaganden av byggnadsnämndens beslut över tid ökar. För att motverka denna trend mäter byggnadskontoret från och med årsskiftet 2013/14 antalet överklaganden och analyserar utvecklingen och hur den kan påverkar kontorets handläggning. En överprövning av komplicerade bygglovsärenden kan ge viktigt erfarenhet för framtida bedömningar.

.

Page 10: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 10 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

5 Kommunfullmäktiges mål Anvisning

Detta avsnitt hämtas med automatik i sin helhet från vyn "Mål och aktiviteter" i Verksamhetsplaneringen. Det är i den menyn som verksamhetsmål, mätetal och aktiviteter kopplade till kommunfullmäktiges konkretiserade mål registreras.

För hjälp med att formulera verksamhetsmål se skriften "Guide för verksamhetsplanering". En motsvarande skrift finns för mätetal, "Konsten att formulera nyckeltal".

Page 11: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 11 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

6 Nämndens mål Anvisning

I detta avsnitt finns verksamhetsinterna mål som saknar direkt koppling till kommunfullmäktiges mål i planeringsdirektivet. Dessa interna verksamhetsmål formuleras för att täcka ett behov som finns i den egna verksamheten inom olika utvecklings- och fokusområden.

Avser ni arbeta med mål utifrån jämställdhets- eller internkontrollplanen kan de lyftas in här. Det gäller även mål som ni avser att arbeta med utifrån riktlinjen för Halmstads kommuns personalpolitik (Human resources - riktning vision 2020).

Detta avsnitt hämtas med automatik i sin helhet från vyn "Mål och aktiviteter" i Verksamhetsplaneringen. Det är i den menyn som verksamhetsmål, mätetal och aktiviteter skrivs.

För hjälp med att formulera verksamhetsmål se skriften "Guide för verksamhetsplanering". En motsvarande skrift finns för mätetal, "Konsten att formulera nyckeltal".

6.1 Kvalitet och service kring handläggningen av ärenden ska

förbättras och alltid utföras i enlighet med gällande lagstiftning.

Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018

Antal medarbetare som genomgått utbildning

6.2 För att garantera en likabehandling ska all rådgivning och

information från byggnadskontoret till kunderna bygga på en

gemensamt antagen samsyn.

Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018

Antal medarbetare som genomgått utbildning.

Antal klagomål som relaterar till olik behandling.

6.3 Klagomålshanteringen ska standardiseras och vidtagna åtgärder

återkopplas till den som framfört klagomålet.

Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018

Antal anmälda klagomål.

Aktiviteter

Återkoppling sker alltid om anmälare inte är anonym.

Page 12: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 12 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

6.4 Byggnadsnämnden ska aktivt bidra till att skapa bra

förutsättningar för utvecklingen av en expansiv och hållbar kommun,

genom tidig medverkan i samhällsplaneringen

Mätetal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018

Antal gemensamma planeringsmöten

Aktiviteter

Regelbundna planeringsmöten mellan förvaltningar som inbegrips i samhällsbyggnadsprocessen.

6.5 Byggnadskontoret inriktar sina krafter på att skapa en god och

tillåtande arbetsmiljö, både fysiskt och psykosocialt för alla

medarbetare samt säkerställa att samverkan med de fackliga parterna

präglas av öppenhet, förtroende och effektivitet.

Aktiviteter

Fokus på ledarskapet genom att utbilda chefer i Utvecklandeledarskap, UL. Att leva ett utvecklande ledarskap i vardagen gäller alla anställda i varje situation varpå byggnadskontoret valt att sätta fokus på förlängningen av medarbetarskap till medledarskap. För att möjliggöra detta har verksamheten valt att låta nyckelpersoner inom verksamheten ta del av UL programmet under 2015.

Arbeta med implementeringen av nya HR-riktlinjen för att stärka den gemensamma kulturen.

Arbeta utifrån resultatet från den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM

Årlig skyddsrond

Genomföra samverkansmöten

Arbeta med att ta fram en handlingsplan kopplat till hot & våld.

Arbeta med att ta fram en handlingsplan kopplat till jämställdhet.

Uppdragstagning Previa

Så långt som det är möjligt erhåller medarbetare utvecklande och stimulerande arbete där tillfälle till omväxling och variation tas tillvara och ansvar ges efter medarbetarnas förutsättningar.

Fortsättning av friskvårdstimmen vilket innebär att medarbetare har möjlighet att på betald arbetstid utöva friskvård en timme i samband med lunch.

Genomföra aktiviteter initierade av medarbetarna exempelvis stressreducering, basal kroppskännedom med mera

Psykolog Hans Sjögren, Previa kommer att föreläsa för personalen i samband med friskvårdssatsning.

Utbildning i HLR för all personal

Utbildning hot & våld enligt föreskriften som ska vara en del i framtagandet av handlingsplan.

Page 13: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 13 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

7 Prioriteringar Anvisning

Detta avsnitt hämtas med automatik från vyn "Prioriteringar" i Verksamhetsplaneringen.

7.1 Prioriteringar

Beskrivning

Byggnadskontoret ska fortsätta det pågående arbetet med att öka tillgängligheten och servicen mot allmänheten. De begränsade handläggningstiderna på mellan 25 och 45 dagar ska ses som en normal genomsnittlig handläggningstid. Byggnadskontoret ska jobba för ett gott och professionellt bemötande i varje enskild fråga i kombination med snabb och rättssäker handläggning utifrån värdeorden; Engagemang, Ett kontor, Ansvar, Likabehandling och Bemötande. Byggnadskontoret ska vara en attraktiv arbetsplats. Att medarbetarna ska ha en god hälsa och en bra arbetsmiljö är grundförutsättningar för att kunna bedriva en effektiv och bra extern verksamhet. Det ska säkerställas genom ett strategiskt friskvårdarbete, bland annat genom kontorets hälsoinspiratörer och den avsatta friskvårdstiden (90 minuter/vecka). Kommunens kultur- och värderingsprojekt ska genomsyra verksamheten i kombination med Utvecklande ledar/medledarskap. Byggnadskontoret ska sträva mot en ökad effektivitet genom elektroniska tjänster till allmänheten genom en utbyggd teknisk plattform. Byggnadsnämnden pekar särskilt ut fem fokusområden som är prioriterade (se nedan) för verksamheten. Kundperspektiv Byggnadskontoret ska präglas av ett tydligt kundfokus med hög tillgänglighet och god service. Förvaltningens ”Öppet hus” på onsdags mellan kl 14 och 17 har varit framgångsrikt och erbjudit omedelbar service och vägledning samt ”bygglov över disk”. Mellan 10 och 45 ärenden hanteras per gång. Tillgängligheten till kontoret säkerställs även genom kommunens nya kontaktcenter som tar emot samtal och mejl till förvaltningen samt bokar in besök till handläggare. Framöver planeras nya informationskvällar och vägledning förkunder som ges vägledning att söka bygglov. För att öka dialogen och möjligheten till hjälp på egen hand ses förvaltningens hemsida över. Samtidigt tas en informativ film fram hur kunden enklast går till väga för att söka bygglov. Byggnadskontorets nöjdhet bland kundernas (samtliga avgjorda) bygglovsärenden mäts i en ständigt pågående kundundersökning. På en fyragradig skala mellan 1 och 4 är genomsnittsbetyget 3.3 (per den 30 november). Resultatet kan följas i realtid och får anses som mycket tillfredsställande. För att ytterligare öka tillgängligheten ska förvaltningen i ett försök flytta ut sin rådgivningsverksamhet utanför centralorten, för att komma kunderna ändå närmare och erbjuda service på ”hemmaplan”. Försöksverksamheten prövas initialt på en eller två större närförorter. Förvaltningen ges i uppdrag att ytterligare stärka sitt arbete med så kallade e-ärenden, bygglov som söks digitalt och ligger i linje med nämndens beslut om en tioprocentig kostnadsreducering. Under 2015 ökade antalet ärenden kraftig (se nyckeltal).

Page 14: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 14 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Överprövning av ärenden Den övervägande delen av byggnadsnämndens myndighetsbeslut går att överklaga. Med i de beslut som går att överklaga är byggnadskontoret skyldiga att meddela hur man går till väga för att göra detta. Detta görs genom att bifoga en så kallad besvärshänvisning. De allra flesta beslut är byggnadsnämnden skyldig att delge särskilt berörda eller genom kungörelse meddela andra berörda. I och med detta får de även reda på att de har möjlighet att överklaga beslutet under en kort tid. Sedan vinner beslutet laga kraft och kan inte längre överklagas. Av samtliga beslut överklagas bara cirka 3 procent (2015). Av de överklagade besluten är det knappt 10 % som överinstanserna upphävt i sin helhet eller upphävt och återförvisat för ny handläggning. Det går troligtvis inte att komma ner till noll överklagade eller noll upphävda beslut. Byggnadskontoret bör ändå sträva efter att så få ärenden som möjligt går denna väg. För sökanden kan det leda till stora olägenheter att plötsligt stå utan sitt bygglov. Byggnadskontoret har infört en mycket noggrann granskning av kontorets tjänsteskrivelser för byggnadsnämndsbeslut. Denna sker inför tjänstemannaberedningen och kvalitetssäkras av senior bygglovarkitekt. Syftet är att minimera antalet fel i underlagen för beslut och därmed även minska potentiella skäl för upphävande. För byggnadskontoret och byggnadsnämnden är den stora fördelen med så få upphävda beslut som möjligt att verksamheten får en bekräftelse på att bedömningsgrunder, och tolkningen av dessa, överensstämmer med överinstansernas. När verkamheten vet vad som gäller är det lättare att i tidigt skede ge råd till sökande. Byggnadskontorets service till allmänheten blir därmed mer kvalitetssäkrad. Stadens gestaltning I byggnadsnämndens uppdrag ligger att verka för en god byggnadskultur samt en god och estiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö samt ta de initiativ som behövs i frågor som gäller planläggning, byggande och fastighetsbildning (PBL 12:2 punkt 2). För en långsiktigt hållbar och estetiskt tilltalande stadsutveckling krävs samarbete. Stadsarkitekten (byggnadsnämndens byggnadsarkitektkompetens) ska i nära samverkan med övriga förvaltningar och intressenter inom samhällsbyggnadsprocessen bistå med kompetens redan i tidiga skeden vilket ger en större kontinitet från idé till genomförande. Den kulturhistoriskt intressanta bebyggelsen ska i största möjliga utsträckning tas tillvara och ges möjlighet att utvecklas. Stadsarkitektens konsultativa, rådgivande uppdrag som en prioriterad del av byggnadsnämndens verksamhet ska poängteras. En inventering och uppdatering av befintliga gestaltningsprogram och riktlinjer antagna av byggnadsnämnen ska påbörjas under året. För att ytterligare medverka till samförstånd och gott samarbete mellan byggnadskontoret och samhällsbyggnadskontoret ska en gemensam studieresa med fokus på arkitektur och stadsgestaltning anordnas på tjänstemannanivå. Tillsyn Byggnadsnämnden pekas ut som tillsynsmyndighet i plan- och bygglagen (PBL) 1 kap 3 §. Av bestämmelsen framgår det att byggnadsnämnden är skyldig att pröva förutsättningarna för och behovet av att ingripa eller besluta om en påföljd så snart det finns anledning att anta att någon inte har följt en bestämmelse eller föreskrifter, domar eller andra beslut som har meddelats med stöd av lagen. 11 kap 5 § PBL. Tillsyn är att betrakta som myndighetsutövning och det är därför viktigt att ha klart för sig att underlåtenhet att utöva tillsyn ytterst kan leda till straffansvar för tjänstefel enligt 20 kap 1§ brottsbalken. Tillsyn ska medverka till att demokratiskt beslutade lagar och bestämmelser följs och tillämpas i enlighet med lagstiftarens intentioner och på samma sätt i hela landet. Tillståndspliktiga åtgärder ska ha de tillstånd som krävs innan de utförs. Byggregler och kontrollplaner ska följas under byggprojekten och det ska finnas förutsättningar för att utfärda slutbesked. Byggnadsnämnden ska bevaka att samhällets krav är uppfyllda. Tillsyn sker vid anmälan samt genom kontroll av att byggherren har startbesked innan byggnationen påbörjas och slutbesked innan anläggningen tas i bruk 10 kap 3 § PBL. Byggnadsnämndens mål är att antalet tillsynsärenden ska sjunka genom positivt riktad information via

Page 15: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 15 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

kommunens webplats samt genom kommunens informationstidskrift ”Hjärtefrågor”. Kommunen som fastighetsägare bör föregå som gott exempel genom att se till att kommunala fastigheter och byggnader hålls i ett vårdat skick samt underhålls så att utformning och tekniska egenskaper bevaras. Ett lämpligt sätt att arbeta med tillsyn är genom att fortsätta i samma anda som innevarande år genom bla gemensamma tillsynskvällar på byggnadskontoret. Affärsmässigt kartstöd Under året har ett nytt system för webbaserad kartpresentation och analys testats. Om testverksamheten utfaller på önskat sätt och den nya kartstödskomponenten förvärvas, kommer de äldre kartprogrammen Solen och Kartago att successivt kunna fasas ut, kommunens webbkarta kommer att kunna förbättras och uppdatering med nya kartdata förenklas. Den nya kartstödskomponenten kommer även att möjliggöra tillhandahållande av ett stort antal geodata- och GIS-tjänster i den kommunala verksamheten till självkostnadspris för beställaren. Byggnadskontoret deltar i dialoger kring ett kommungemensamt projekt, PM3, för att stärka kartstödet och samhällsbyggnadsprocessen i kommunen. I syfte att bredda möjligheten till dialog över förvaltningsgränserna vad gäller kartstödet har under 2015 etablerats ett nätverk på tjänstemannanivå i vilket bl a utvecklandet av olika geodata- och GIS-tjänster kan diskuteras och konkretiseras. Byggnadskontoret ska också fortsätta prioritera samarbetet över förvaltningsgränserna och fullfölja implementeringen av webb- och intranätlösningar baserade på det nya kartstödssystem som testats under 2015. Med utgångspunkt från de möjligheter denna tekniska plattform ger, kan nya kartstödstjänster erbjudas till kommunens olika förvaltningar. Därmed ökas möjligheterna att tillhandahålla specialanpassad kartbaserad visualisering i verksamheterna till väsentligt lägre kostnader än om extern konsult anlitas av de olika aktörerna var för sig.

Page 16: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 16 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

8 Övriga nyckeltal Anvisning

Detta avsnitt lyfts med automatik in från vyn "Nyckeltal och resultat" i Verksamhetsplaneringen.

8.1 Nyckeltal/resultat som följs av

kommunfullmäktige/kommunstyrelsen

Nyckeltal Målvärde Målvärde 2017 Målvärde 2018

Handläggningstid bygglov (mätt i dagar med inkomna kompletta handlingar)

33

E-bygglovsärenden (i procent till det totala antalet ärenden)

20%

Handläggningstid nybyggnadskarta

23

Antal ändrade beslut i överinstans (i förhållande till samtliga beslut)

1%

Page 17: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 17 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

9 Internbudget Anvisning

Kommunstyrelsen ställer inga krav på detaljeringsgraden av internbudgeten i planerna. Det är nämndens behov av information som ska vara styrande. Förslagsvis bör internbudgeten redovisas på avdelnings-, enhets- eller områdesnivå. En beskrivning av resursfördelningen mellan anslagsområdena bör redovisas.

Internbudgeten kommer att vara tillgänglig för både allmänhet och kommunfullmäktige varför det är viktigt att den beskrivs på ett lättförståeligt och pedagogiskt sätt.

En detaljerad internbudget ska finnas inlagd i Agresso senast den 31 december.

Page 18: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 18 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

10 Bilagor Anvisning

Jämställdhetsplan och internkontrollplan är obligatoriska bilagor. För jämställdhet kan dock verksamhetsmål och aktiviteter formuleras som "Nämndens/styrelsens mål".

Bilagorna lyfts med automatik in under detta avsnitt.

I övrigt avgör nämnden vilka bilagor som behöver finnas i verksamhetsplanen.

10.1 Jämställdhetsplan

Anvisning

Jämställdhetsplanen sammanställs i menyn "Verksamhetsplan" i Stratsys och lyfts med automatik in under detta avsnitt. Om verksamhetsmål och aktiviteter i stället formulerats under "Nämndens/styrelsens mål" ska detta avsnitt döljas i enhetsanpassningen.

Enligt 3 kap 13 § Diskrimineringslagen ska arbetsgivaren upprätta en plan för sitt jämställdhetsarbete vart tredje år. Planen ska innehålla en översikt över de strategier som behövs på arbetsplatsen och en redogörelse för vilka av dessa strategier som arbetsgivaren avser att påbörja eller genomföra under de kommande åren.

Förvaltningschefen bär det yttersta ansvaret och ska verka för att utvecklingen av jämställdhetsarbetet sker kontinuerligt.

Jämställdhetsarbetet ska vara en prioriterad fråga i Halmstads kommun och ses som en naturlig del av vårt personalpolitiska arbete samt vår verksamhetsplanering. Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka i denna fråga och tillsammans arbeta aktivt för att uppnå lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter i arbetslivet, oavsett kön.

Övergripande mål för jämställdhetsarbetet i Halmstads kommun

Med jämställdhet menas att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter i fråga om arbete, anställnings- och utvecklingsmöjligheter samt andra arbetsvillkor. Kön ska inte vara ett hinder för personlig utveckling.

Vi främjar jämställdheten genom att…

Utveckla en organisation där människor oavsett kön möts och samverkar utifrån respekt och omtanke.

Utveckla ett tryggt och öppet arbetsklimat där mobbning, trakasserier och andra former av utanförskap relaterat till kön aktivt motverkas.

Erbjuda tydliga uppdrag med rimliga förväntningar, vilket möjliggör balans i livet för dig som individ samt i de fall verksamheten tillåter erbjuda en sysselsättningsgrad som matchar din livssituation och underlättar kombinationen föräldraskap och arbete.

Tillämpa individuell och differentierad lönesättning som speglar ditt ansvar och i vilken grad du bidrar till verksamhetens mål, oberoende av kön.

Säkerställa att vid rekrytering fokusera på kompetens som motsvarar verksamhetens behov och krav för att minimera riskerna för diskriminering.

Page 19: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 19 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Sträva efter att uppnå en jämn könsfördelning inom varje nivå och yrkeskategori.

Vi förväntar oss att du som medarbetare…

Känner till och arbetar i enlighet med kommunens värdegrund och i riktning mot kommunens vision.

Bidrar till att uppnå ett tryggt arbetsklimat där trakasserier och särbehandling på grund av kön inte förekommer.

Samverkar för att skapa en god arbetsmiljö där kön inte är ett hinder för lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter.

Stödjer dina arbetskamrater och behandlar alla människor i din omgivning oavsett kön med respekt.

10.1.1 Arbetsförhållanden (Diskrimineringslag, 3 kap 4§)

10.1.1.1 Kvinnor och män skall ha lika rätt och samma möjligheter att arbeta och trivas på

samtliga arbetsplatser i förvaltningen. Förvaltningen ska motverka diskriminering och på andra

sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller

uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning

eller ålder.

Aktivitet

Exempelvis ska arbetsbord, stolar maskiner och verktyg, m m, vara anpassade efter män och kvinnor.

Undvika monotona arbeten och skapa en varierande arbetsplats.

10.1.1.2 Arbetsplatsen och arbetsförhållandena ska vara anpassade för både män och kvinnor.

Aktivitet

Exempelvis ska arbetsbord, stolar maskiner och verktyg, m m, vara anpassade efter män och kvinnor.

10.1.1.3 Arbetsklimatet skall vara anpassat för både män och kvinnor

10.1.2 Föräldraskap och arbete (Diskrimineringslag 3 kap, 5§)

10.1.2.1 Både kvinnor och män ska på ett bra sätt kunna förena föräldraskap med arbete på

förvaltningen och samtidigt må bra

Aktivitet

Både kvinnor och män ska i samband med tillökning i familjen informeras om rätten till föräldraledighet.

Föräldralediga ska ges möjlighet att informera sig om vad som händer på arbetsplatsen samt bjudas in till personalaktiviteter.

Föräldralediga ska inte släpa efter vad gäller kompetens- och löneutveckling.

10.1.3 Sexuella trakasserier (Diskrimineringslag 3 kap, 6§)

10.1.3.1 Både kvinnor och män ska kunna känna sig behandlade med respekt av chefer och

arbetskamrater. Sexuella trakasserier får inte förekomma. S k nolltolerans gäller.

Aktivitet

Page 20: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 20 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Aktivitet

Vid kännedom om sexuella trakasserier ska detta omedelbart informeras om till närmaste avdelningschef eller förvaltningschefen.

Vid kännedom om sexuella trakasserier ska detta tas upp omedelbar med berörd personal. Trakasserierna skall utredas och klarläggas.

Bilder som kan upplevas som sexuellt kränkande får inte sättas upp på Byggnadskontorets arbetsplatser.

Attityder eller annat som kränker kvinnliga eller manliga medarbetare får ej förekomma.

10.1.4 Främja en jämn könsfördelning (Diskrimineringslag 3 kap, 7§)

10.1.4.1 I olika yrkesgrupper och på olika nivåer i organisationen ska könsfördelningen vara jämn

10.1.5 Rekrytering (Diskrimineringslag 3 kap, 9§)

10.1.5.1 Olika typer av arbete ska kunna sökas av både kvinnor och män

Aktivitet

Genom att både män och kvinnor anges som kontaktpersoner i anställningsannonser markeras att en jämn könsfördelning eftersträvas.

Vid rekrytering aktivt verka för det underrepresenterade könet i de fall kompetensen är lika och meriterna likartade.

10.1.6 Löneskillnader (Diskrimineringslag 3 kap, 10-11§)

Aktivitet

Handlingsplan för jämställda löner

10.1.6.1 Osakliga löneskillnader ska inte förekomma mellan kvinnor och män i samma, lika eller

likvärdiga yrken och arbetsuppgifter

Aktivitet

Löneskillnader inom förvaltningen ska varje år kartläggas och analyseras.

Vid lönerevisioner ska en del av löneutrymmet avsättas för att jämna till skillnader som i analysen har bedömts som omotiverade.

10.2 Internkontrollplan

10.2.1 Risk- och väsentlighetsanalys

10.2.1.1 Styrning

Risk Sannolikhet

Konsekvens

Risktal

Delegation

10.2.1.2 Ekonomi

Risk Sannolikhet

Konsekvens

Risktal

Page 21: Verksamhetsplan 2016-2018 · 2016-09-28 · Verksamhetsplan 2016-2018 3 Byggnadsnämnden Halmstads kommun Anvisning Vid frågor kontakta Peter Ljungman på peter.ljungman@halmstad.se

Verksamhetsplan 2016-2018 21 Byggnadsnämnden Halmstads kommun

Risk Sannolikhet

Konsekvens

Risktal

Ekonomisk uppföljning

- Månadsuppföljning - Delårsuppföljning

Attest

10.2.1.3 Administration/it

Risk Sannolikhet

Konsekvens

Risktal

Förteckning över avtal