Verlorenes Geld kann man ersetzen

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Verlorenes Geldkann man ersetzen.

Verschwendete Zeitist für immer verloren.


Mit mehr Aufwand an Planungspart man Zeit bei der Durchführung.

Es kann ein Optimum erreicht werden.Dann wird weitere Planung ineffektivund kostet nur noch Zeit.


Die Dokumentation der eigenenZeitverwaltung und -verwendung isteine Vorbedingung für (klassisches)Zeitmanagement.

Überblick über Verbrauch erhalten Erfahrungswerte für Schätzungen Ansatzpunkte für Verbesserungen Zeitdiebe fassen und eliminieren


Man listet alle Tätigkeiten eines Tagesauf und analysiert alle einzelnen Postennach vier Kriterien

Musste ich das tun, war‘s notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?

Antwort

immer nur

mit ja

oder nein


Zeitdiebe machen effektives Arbeitenteilweise unmöglich:

Besucher/innen

Telefon unklare Zielsetzung

keine Übersicht

schlechte Tagesplanung

keine Prioritäten

nicht nein sagen könnenPapierkram & Lesen

keine Motivation

Unorganisiertheitkeine Selbstdisziplin

lange Besprechungen

keine oder schlechte Kommunikation

Aufschieberitis

Perfektionismus

schlechte Vorbereitung

Wartezeiten


Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennenund anhand von Leitfragen bearbeiten:

Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Was sind die schlimmsten Zeitdiebe? Welche Besuche/Telefonate hätten nicht oder kürzer sein müssen? Wie reagiere ich auf Störungen? Was mache ich ab heute?


Machen Sie sich eine Tabelle:

Zeitdieb Ursachen, Gründe Maßnahmen


Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin.

ca. 60% für geplante Aktivitäten ca. 20% für unerwartete Aktivitäten ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten

... rechnen Sie auch mit dem, was Sie nichtverplanen können!

Verplanen Sie nicht jede Stunde ...

60:40


Schaffen Sie sich „To-do-Listen“

Listen Sie alle Tätigkeiten auf Setzen Sie Prioritäten Erstellen Sie eine Reihenfolge Schätzen Sie die Zeiten Erfassen Sie Beginn und Ende Delegieren Sie (wenn möglich) Kontrollieren Sie (abzeichnen!)

!


Ruhe bewahren! Und schaffen!

Reservieren Sie stille Stunden störungsfrei für größere Aufgaben

Planen Sie Pausen für die Regeneration zur Erholung vom & zum Denken

Und planen Sie Pufferzeiten ein


Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun

Pufferzeiten kann man füllen mit Tagesplan prüfen bzw. korrigieren neue Infos ablegen, bewerten usw. Telefonate erledigen Termine vor- u. nachbereiten Schreibtisch aufklaren, Ablage B- und C-Aufgaben erledigen Absprachen treffen „Verspätungen“ einarbeiten


Mehrjahrespläne für langfristige Ziele (> 3 Jahre)

Planungszeiträume sind

Jahrespläne für mittelfristige Ziele (< 3 Jahre)

Quartalspläne für kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate)

Monats-, Wochen- u. Tagespläne für die laufenden Ziele/Aktivitäten


Der Tagesplan – die wichtigste Stufeder Zeitplanung

Tagesplan bedeutet Realisierung Das wichtigste Prinzip:

Der Tagesplan ist ein Schriftstück!


Tagesplanung mit der ALPEN-Methode:

Aufgaben, Aktivitäten und Termine

Länge schätzen

Pufferzeit reservieren (60:40-Regel)

Entscheidung über Prioritäten

Nachsorge: Kontrolle, Übertragungen

ALPEN


Nutzen Sie Abkürzungen undandere Methoden

B – für Besuche, BS – für Besprechung,E – für eMail, K – Kontrolle, P – für Post, R – für Reise,

T – für Telefon, ! – wichtig, ? – klären ...


Das Pareto-Prinzip

Wir glauben, dass zwischen Aufwandund Ergebnis ein proportionalesVerhältnis besteht.

Irrtum!

20% der strategisch richtig eingesetztenZeit und Energie bringen80% der Ergebnisse!


Prioritäten setzen!

Nach der A-B-C-Methode:

A: sehr wichtigB: wichtigC: Kleinkram, unwichtig

Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!


Einige Fragen zur ABC-Analyse:

Wie teile ich meine Tätigkeiten ein?

Welche Aufgaben – welche Ziele?

Welche Aufgaben = größter Nutzen?

Bei welcher Aufgabe habe ich im Falle der Nichterfüllung die negativsten Folgen?


Das Eisenhower-Prinzipw

ichti

gnic

ht

wic

hti

g

nicht dringend dringend

B-AufgabenWichtig, aber nicht sodringend: Strategisch

planen (selbst tun)

A-AufgabenWichtig und dringend:

Sofort selbst tun

Andere AufgabenWeder wichtig noch

dringend:Ignorieren ... später ...

C-Aufgaben Nicht so wichtig,

aber dringend:Erledigen, mögl. delegieren


Das Eisenhower-Prinzip

A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen

B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, noch nicht so dringlich – terminieren C-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit, aber dringlich – mögl. delegieren Der Rest: wenn‘s geht – Papierkorb


10 Telefonsünden

1. Zielsetzung ist unklar2. improvisierte Vorbereitung3. schlechter Zeitpunkt4. Telefonnummer suchen (auch die eigene)5. Unterlagen nicht parat6. vorher keine Stichworte notiert7. keine Erklärung der Gesprächsabsicht8. Monolog statt Zuhören und Fragen9. keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel)10.keine konkreten Verabredungen


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