Versión 1 – Octubre 2017

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1 INDICE

1 INDICE .................................................................................................... 2

2 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................... 4

++++ 2.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 4 ++++ 2.2 GLOSARIO .............................................................................................................................. 4 ++++ 2.3 CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS ....................................................................................... 6

2.3.1 Módulo de Contabilidad ............................................................................................... 6 2.3.2 Módulo de Control Presupuestario .............................................................................. 7 2.3.3 Módulo de Cuentas a Pagar ......................................................................................... 8

2.3.3.1 Formato de Facturas ............................................................................................... 8

2.3.3.2 Configuración de proveedores .............................................................................. 10

2.3.4 Módulo de Workflow.................................................................................................. 13

3 PEDIDO ................................................................................................. 14

++++ 3.1 ALTA DE PEDIDOS ................................................................................................................ 14 ++++ 3.2 MODIFICAR PEDIDOS ........................................................................................................... 20 ++++ 3.3 TRABAJAR CON PEDIDOS ..................................................................................................... 21 ++++ 3.4 TRANSITAR ESTADOS ........................................................................................................... 24 ++++ 3.5 AÑADIR ORDEN DE CAMBIO................................................................................................ 25 ++++ 3.6 CERRAR PEDIDO ................................................................................................................... 28 ++++ 3.7 PROVISIONAR PEDIDO ......................................................................................................... 35

4 UTILIDADES .......................................................................................... 38

++++ 4.1 CIERRE DE EJERCICIOS ......................................................................................................... 38 ++++ 4.2 CONFIGURAR PARTIDAS ...................................................................................................... 39 ++++ 4.3 MANTENIMIENTO GRUPOS DE USUARIOS .......................................................................... 44 ++++ 4.4 MANTENIMIENTO PERMISOS SOBRE PARTIDAS ................................................................. 45

5 CONSULTAS .......................................................................................... 49

++++ 5.1 CONSULTA DE PEDIDOS ....................................................................................................... 49 ++++ 5.2 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS ................................................................................................. 51 ++++ 5.3 INFORME PRIORIDADES DE PEDIDOS .................................................................................. 53

6 WORKFLOW DE COMPRAS ................................................................... 56

++++ 6.1 INTRODUCCION ................................................................................................................... 56 ++++ 6.2 ALTA WF de SOLICITUS DE COMPRAS ................................................................................. 56

6.2.1 Etapas ......................................................................................................................... 57 6.2.1.1 Descripción ............................................................................................................ 58

6.2.1.2 Usuario / Grupo de Usuarios ................................................................................. 58

6.2.1.3 Nº días máximo Inactivo ....................................................................................... 60

6.2.1.4 Exento de Firmar ................................................................................................... 60

6.2.1.5 Solicitar Motivo de Rechazo .................................................................................. 61

6.2.1.6 Limitar Acceso Usuario de Alta ............................................................................. 62

6.2.1.7 Obs Obligatorias en rechazo instancias ................................................................. 63

6.2.1.8 Soporte Documental ............................................................................................. 63

6.2.1.9 Códigos Propios vinculados al Workflow .............................................................. 64

6.2.1.10 Email fin ................................................................................................................. 66

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6.2.1.11 Salida alternativa, múltiple o final. ........................................................................ 66

6.2.1 Itinerarios ................................................................................................................... 67 6.2.1.1 Descripción en Pantalla ......................................................................................... 67

6.2.1.2 Descripción en el botón de Llamada ..................................................................... 67

6.2.1.3 Descripción en la Condición .................................................................................. 67

6.2.1.4 Mensaje ................................................................................................................. 68

6.2.1.5 Visado por importe ............................................................................................... 69

6.2.1.6 Transitar Estado .................................................................................................... 69

++++ 6.3 GESTION DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 70 6.3.1 Alta de documentos ................................................................................................... 70 6.3.2 Trabajar con documentos ........................................................................................... 71

6.3.2.1 Avanzar un documento ......................................................................................... 74

6.3.2.2 Rechazar un documento ....................................................................................... 78

6.3.2.3 Finalizar Workflow ................................................................................................ 80

6.3.3 Proceso de Cierre Manual con WF ............................................................................. 80

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2 CONCEPTOS GENERALES

2.1 OBJETIVOS

El módulo de Solicitud de Compras, está especialmente diseñado para gestionar las peticiones de

compra desde que se dan de alta en la sociedad y pasan por los distintos departamentos para su

control, hasta que se aprueban. Para el control de pedidos, el módulo permite el seguimiento de las

cantidades demandadas respecto a las presupuestadas con el fin de detectar desviaciones de manera

inmediata.

Se trata pues, de supervisar las solicitudes de compras para una vez aprobadas, permitir la imputación

de facturas contra el pedido hasta consumirlo en su totalidad. La imputación de facturas ya se llevará a

cabo desde la Recepción de Facturas del módulo de Cuentas a Pagar o a través del Workflow de

facturas, de modo que una vez se consuman las cantidades aprobadas en el pedido éste se cierre

automáticamente.

Debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad bien

porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final del

año, el módulo también prevé la gestión del cierre manual de pedidos permitiendo liquidar las

cantidades no consumidas o trasladándolas al años siguiente creando un nuevo pedido.

En lo que se refiere a la tramitación del pedido, aunque el módulo tiene entidad propia y no requiere de

procesos adicionales para trabajar con él, conviene señalar que se ha creado un nuevo flujo de trabajo

denominado “Compras” en el módulo de Workflow, con el fin de poder establecer rutas para la

aprobación y el cierre manual de pedidos.

2.2 GLOSARIO

Para un mejor entendimiento del módulo a continuación se describen los principales elementos con los

que va a trabajar:

• Pedido: Petición de compra realizada por la empresa.

• Línea de Pedido: Dentro del pedido, cada una de las solicitudes de compra individuales efectuadas.

• Orden de Cambio: Pedido que modifica el importe de otro existente incrementándolo o disminuyéndolo. Al igual que los pedidos originales podrán ser de individuales o remesas

• Ejercicio para creación de pedidos. Periodo de tiempo coincidente con el del ejercicio contable durante el cual se irán dando de alta los pedidos.

• Ejercicio del pedido. Año en el que se da de alta el pedido. El sistema asigna como ejercicio a cada línea de pedido, el año que se indique en la pestaña “Periodificación” de la partida presupuestaria a la que esté ligada la línea de pedido.

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• Cierre del Ejercicio para la creación de pedidos. Marca que se le asigna al ejercicio para impedir que se den de alta nuevos pedidos en ese periodo. El cierre para la creación de pedidos es independiente del cierre contable.

• Tipo de pedidos: o Individuales: Constan de una única línea de pedido o Remesas: Constan dos o más líneas de pedido

• Número de pedido: Número que identifica al pedido. El sistema lo asigna automáticamente en el momento en se da de alta en el sistema y el pedido adquiere el estado “Solicitado”. El número de pedido se forma con el código de sociedad, año, un contador correlativo y el tipo de pedido (individual, remesa, orden de cambio (individual o remesa), ajuste)

• Número de Autorización: Número que identifica cada línea del pedido y que se emplea en la imputación de facturas. El sistema lo asigna automáticamente en el momento en el que el pedido alcanza el estado “Solicitado”. El número de autorización se compone añadiendo al número de pedido y el número de orden de la línea dentro del pedido.

• Estados del Pedido: Situaciones por las que atraviesa el pedido a lo largo de su vida:

o Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.

o Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.

o Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.

o Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.

o Pre-Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando excepcionalmente se cierra de forma manual dejando de admitir imputaciones de facturas, hasta que se autoriza el cierre definitivo.

o Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.

• Cierre del Pedido: Proceso que permite dar por finalizado el pedido. Este proceso puede ser:

o Automático: Cuando lo efectúa el sistema de forma desasistida en el momento en que la cantidad facturada iguala la cuantía del pedido

o Manual: Cuando excepcionalmente lo realiza el usuario antes de que el importe facturado alcance al del pedido. En estos casos, el pedido queda cerrado provisionalmente (estado “Pre-cerrado”) hasta que alguien valida ese cierre admitiendo la diferencia entre lo facturado y lo pedido, que adquiere el estado “Cerrado”.

• Presupuesto Prinex: Previsión de gastos e ingresos por promoción. El presupuesto en Prinex admite dos versiones: origen y actual. La primera guarda los datos al inicio de la promoción. La segunda guarda la última modificación sobre el presupuesto efectuada.

• Etiqueta del Presupuesto: Nombre que se le asigna al presupuesto actual de cada promoción para identificarlo. En caso de que se hayan efectuado varias modificaciones sobre el presupuesto inicial, aunque en Prinex sólo se guarde la última con el nombre que se incluya en su etiqueta, el usuario puede extraer el presupuesto antes de modificarlo y guardarlo bajo una denominación que le permita ordenarlo en el tiempo. La etiqueta del presupuesto se da de alta en la pestaña “Económicos” de la Ficha de la Promoción.

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• Partida Presupuestaria: Cada uno de los conceptos de gasto o ingreso previsto en el presupuesto de la promoción. Cada línea de pedido se deberá relacionar con una partida del presupuesto del tipo gasto.

• Tipos de Partidas Presupuestarias según su periodo de vigencia, esto es, lo que dure su presupuesto:

o Anual: El presupuesto abarca un ejercicio contable. o Plurianual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables o Plurianual con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero el

sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio. En términos generales, las partidas presupuestarias anuales se emplearán para presupuestar gastos generales de la sociedad, mientras que las partidas presupuestarias plurianuales con o sin control, serán la que se destinen a presupuestar los gastos de promoción. Los pedidos podrán vincularse a partidas anuales o plurianuales con o sin control permitiendo así comparar las cantidades pedidas hasta el momento con el importe periodificado para el ejercicio en el que se da de alta el pedido.

2.3 CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS

El módulo de Solicitud de Compras mantiene conexiones con los módulos de Contabilidad, Control

Presupuestario, Cuentas a Pagar y Workflow.

2.3.1 Módulo de Contabilidad

La definición del ejercicio contable que se realiza en el menú “Maestros” del módulo contable va a

determinar también el inicio y fin del ejercicio del pedido durante el cual se irán dando de alta los

pedidos.

Para el caso de los pedidos anuales o los plurianuales que requieran un control anual se ha incluido

junto con el cierre del ejercicio contable, el cierre del ejercicio del pedido, que permite que se den de

alta pedidos mientras el ejercicio se mantenga abierto e impide la creación de pedidos nuevos cuando

esté cerrado.

Con independencia del alta de pedidos nuevos, la imputación de facturas a los pedidos existentes se

podrá seguir realizando este o no abierto el ejercicio para la creación pedidos nuevos.

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2.3.2 Módulo de Control Presupuestario

Los importes presupuestados por partida van a servir de referencia para el control de los pedidos. Este

control hace necesario que cada pedido se ligue a la partida del presupuesto que le corresponda.

Por otro lado, para que el sistema pueda mostrar el presupuesto para el ejercicio en el que se está

dando de alta el pedido, es necesario que la partida se haya periodificado.

Por su parte, las Partidas Presupuestarias se van poder clasificar según su duración en:

o Anuales: El presupuesto abarca un ejercicio contable. o Plurianuales: El presupuesto abarca varios ejercicios contables o Plurianuales con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero

el sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio.

Para ello debemos acudir al menú:

� Gerencial / Control Presupuestario / Gerencial / Gastos

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De esta manera,

• En el caso de pedidos ligados a partidas anuales el sistema mostrará la cantidad periodificada para el año para el que se cree el pedido.

• En el caso de pedidos ligados a partidas plurianuales, el sistema mostrará la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año.

• En el caso de pedidos ligados a partidas plurianuales con control anual, el sistema mostrará la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año, si bien mostrara avisos tomando como referencia los importes periodificados para cada año.

En cualquiera de los casos, siempre tendrá que haber un usuario que autorice o desestime el pedido

supere o no la cuantía presupuestada, pues ésta es tomada como una mera referencia o ayuda en la

toma de decisiones.

2.3.3 Módulo de Cuentas a Pagar

La comunicación a Prinex sobre la recepción de los materiales y/o servicios incluidos en un pedido se

realiza mediante la imputación de facturas a la línea del pedido correspondiente. Para ello es necesario

haber configurado el formato de factura tal y como se indica a continuación. Además es posible

establecer si el proveedor de la factura debe ser el mismo que el del pedido o puede ser otro diferente.

2.3.3.1 Formato de Facturas

Se ha creado un nuevo campo en la información de la factura denominado “Número de autorización”.

Para activar dicho campo debemos dar de alta un nuevo formato de factura desde el menú:

� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Utilidades / Formatos de Facturas.

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Posteriormente, al seleccionar el formato en la recepción de facturas que permite indicar a qué línea de

pedido corresponde la factura que se está recepcionando.

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En efectuar la imputación de la factura al pedido, se ha establecido un control que impide que el

importe de las facturas imputadas al pedido supere al importe disponible del pedido. En caso de que

ocurra, se impedirá la imputación. De esta manera se vigila que se efectúen pedidos no autorizados con

consecuencias adversas sobre el presupuesto.

2.3.3.2 Configuración de proveedores

Desde el menú:

� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras

Se ha establecido la posibilidad de determinar si la factura puede vincularse a pedidos donde:

- el proveedor de la factura sea necesariamente el mismo que el indicado en el pedido. - el proveedor de la factura pueda ser cualquiera de los existentes en el maestro de proveedores

y por tanto no tiene por qué coincidir con el del pedido. - el proveedor de la factura sea alguno que pertenezca al mismo grupo de proveedores que el del

pedido, para lo que será necesario definir previamente los grupos de proveedores.

En relación a los grupos de proveedores se definen desde el menú:

� Económica-Financiera / Cuentas a Pagar / Alta de Proveedores

Al posicionarnos en la pestaña “Grupo de Proveedores”, el sistema muestra una nueva pantalla desde la

que podemos dar de alta nuevos grupos, incluir al proveedor en un grupo existente o dar de baja al

proveedor del grupo en el que estuviera.

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• Grupo: desde este desplegable escogemos el grupo al que queremos vincular al proveedor.

• Crear Grupo: al pulsar añadir podremos crear un nuevo grupo. Este botón sólo aparece si el proveedor en el que estamos posicionados no está incluido en ningún grupo. El sistema habilita el campo “Grupo” para poder escribir el nombre del grupo y darlo de alta.

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• Modificar: Permite modificar el nombre de un grupo al que esté asignado el proveedor.

• Cambio de Grupo: Permite cambiar al proveedor a otro grupo existente.

Adicionalmente, estando en la ficha de un proveedor, el sistema permitirá empleando los botones:

• “Añadir Proveedor”: Añadir un proveedor al grupo

• “Suprimir Proveedor”: Eliminar un proveedor del grupo. Cuando se elimine al último proveedor incluido en el grupo, el sistema también borrará el grupo.

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2.3.4 Módulo de Workflow

El procedimiento para la autorización de un pedido de compra puede ser más o menos complejo

dependiendo de cada organización. Ante esta circunstancia se ha previsto un flujo de trabajo en el

módulo de Workflow denominado “Compras”.

El funcionamiento del Workflow de “Compras” es similar a cualquiera de los ya existentes (facturas,

incidencias, operaciones de venta,…) con la particularidad de que el objeto que se transita de una etapa

a otra es el pedido.

Las etapas e itinerarios de la ruta así como el/los responsables de visar el documento en cada etapa son

definidos por el usuario en función de sus necesidades. Así mismo, el tránsito del pedido de una etapa a

la siguiente permitirá que modifique su estado.

Además el Workflow de Compras, prevé que también que la finalización o cierre de un pedido de forma

manual se someta a un flujo de aprobación impidiendo así que se cancelen pedidos sin que se autorice

previamente.

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3 PEDIDO

Desde el menú “Pedido” podemos dar de alta, modificar, transitar el estado, cerrar o provisionar un

pedido.

El sistema permitirá además visualizar los pedidos dados de alta desde el Workflow de compras, si bien

la modificación, cambio de estado, cierre y provisión de estos últimos sólo podrá hacerse desde el

propio Workflow.

3.1 ALTA DE PEDIDOS

Desde este proceso el sistema permite crear un pedido nuevo. Al entrar el menú el sistema solicita que

se le rellenen obligatoriamente los datos de cabecera y posteriormente el detalle del pedido.

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� Datos de Cabecera:

Los datos de cabecera del pedido son obligatorios. El sistema no permitirá continuar si

previamente no se ha introducido la siguiente información:

� Sociedad: Sociedad que realiza el pedido. Cada pedido se da de alta en la sociedad que lo genera. En caso de que en el pedido haya solicitudes de varias sociedades, se deberá crear un pedido por sociedad.

� Fecha: Fecha de creación del pedido.

� Prioridad: Clasificación del pedido según su urgencia: Normal o Urgente.

� Descripción de cabecera: Texto para informar del motivo del pedido. � Tipo: Individual / Remesa: Permite indicar el número de líneas que compondrán el

pedido.

• Individual: El pedido sólo admitirá una línea

• Remesa. El pedido admitirá varias líneas

� Detalle del Pedido:

Los iconos que se emplean en el alta de las líneas de pedidos son:

“Añadir”. Permite dar de alta una nueva línea de pedido.

“Modificar”. Permite efectuar cambio sobre una línea previamente introducida.

“Eliminar”. Permite borrar una línea previamente introducida.

“Duplicar”. Permite duplicar la línea sobre la que estemos posicionados,

“Aceptar”. Permite grabar la línea que estamos introduciendo.

“Anular·. Permite cancelar la línea que estamos introduciendo.

Para comenzar a dar de alta una línea nueva de pedido debemos pulsar el botón “Añadir”. La

información que debemos incorporar es la siguiente:

� Disponibilidad: Código de colores que permite indicar si la cantidad pedida supera a la presupuestada para la partida con la que vinculemos el pedido.

o Verde: La suma de los pedidos aprobados es igual o inferior al importe total presupuestado.

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o Rojo: La suma de los pedidos aprobados es superior al importe total presupuestado.

o Amarillo: La suma de pedidos aprobados más los solicitados es superior al importe total presupuestado.

Los colores verde y rojo se apoyan en datos ciertos (pedidos aprobados) para dar a

conocer la disponibilidad. El color amarillo toma datos ciertos (pedidos aprobados) y

datos en vuelo (pedidos solicitados pendientes de aprobación) permitiendo conocer la

disponibilidad respecto a todos los pedidos existentes esté o no aprobados.

En el momento de añadir la línea al pedido aparecerá en color verde. Una vez que se

completen los datos, el sistema calculará la suma de los pedidos recibidos hasta el

momento y actualizará el color en función de los resultados.

� Número de autorización: Número que identifica cada línea del pedido. Se compone añadiendo al número de pedido y el número de orden de la línea dentro del pedido.

El sistema asigna automáticamente el número de autorización, cuando el pedido alcanza el estado “Solicitado”. En el alta y mientras el pedido permanezca en estado “Borrador” este campo aparece vacío. El número de autorización será empleado para imputar la factura al pedido permitiendo que se selecciones en el momento de efectuar la recepción de la factura.

� Descripción de la línea de pedido: Texto libre para informar del concepto de la línea. En caso de que no se complete, el sistema tomará el informado en la descripción de cabecera si lo hubiera.

� Importe del pedido. El sistema permite controlar el importe del pedido desde los parámetros generales del módulo de Solicitud de Compras ubicado en:

• Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras.

Para ello es posible completar:

- “Importe máximo de la remesa”, esto es, suma total de todas las líneas de pedido en el caso de pedidos de tipo “Remesa”.

- “Importe máximo de cada línea de pedido” tomada individualmente.

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� Facturado: Importe del pedido ya facturado. � Pendiente de Facturar: Importe del pedido pendiente de facturar. � Proveedor: Código del proveedor del bien o servicio. El proveedor debe de estar dado

de alta en el maestro de proveedores. � Promoción: Promoción a que se imputa el pedido � Presupuesto: Etiqueta que se le asigna al presupuesto actual de cada promoción para

identificarlo. El sistema lo mostrará automáticamente si lo tiene asignado.

� Apartado / Capítulo / Partida a la que se imputa el pedido. La imputación sólo será posible si el usuario tiene permiso para efectuar pedidos sobre la partida.

� Ejercicio: El sistema toma como ejercicio el año en curso pudiendo indicar otro. El

ejercicio tiene una doble utilidad:

• Controlar que la línea de pedido se esté dando de alta en un ejercicio para la creación de pedidos que no esté cerrado.

En caso de que estuviera cerrado el sistema al confirmar la línea el sistema mostraría el mensaje:

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• Controlar que se haya periodificado el importe del presupuesto actual de la partida presupuestaria a la que se vincule el pedido cuando esta haya sido declarada como “anual” o como “plurianual con control anual”. En el caso de partidas “plurianuales” el sistema no efectúa ningún control. En caso de que no exista periodificación y la partida sea anual, el sistema muestra un mensaje de aviso y no deja continuar:

En caso de que no exista periodificación y la partida sea plurianual con control anual, el sistema muestra un mensaje de aviso pero si permite continuar y grabar el pedido:

Tras introducir los datos de la línea de pedido, el sistema calcula el resto de columnas de forma

automática.

� Importe de la partida: En función de las clasificación de las partidas, el sistema mostrará:

• En partidas anuales, la cantidad periodificada para el año para el que se cree el pedido.

• En partidas plurianuales, la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año.

• En partidas plurianuales con control anual, la suma de todas las cantidades periodificadas con independencia del año, si bien mostrara avisos tomando como referencia los importes periodificados para cada año.

� Facturado Partida: Importe total de todas las facturas recibidas y contabilizadas

imputadas a la partida.

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� Comprometido Real: Suma de pedidos aprobados no facturados imputados a la partida.

� Comprometido Estimado: Suma de pedidos solicitados pendientes de aprobación imputados a la partida.

� Consumido Real: Suma del importe facturado y contabilizado y de los pedidos

aprobados no facturados.

“Facturado Partida” + “Comprometido Real”

� Consumido Estimado: Suma del importe facturado y contabilizado, de los pedidos aprobados no facturados y de los pedidos solicitados pendientes de aprobación.

“Facturado Partida” + “Comprometido Real” + “Comprometido Estimado”

� Disponible Real: Diferencia entre el importe total del presupuesto actual de la partida

presupuestaria y los pedidos aprobados no facturados.

Importe Partida” - “Comprometido Real”

� Disponible Estimado: Diferencia entre el importe total del presupuesto actual de la partida presupuestaria y los pedidos aprobados no facturados más los solicitados pendientes de aprobación.

Importe Partida” - (“Comprometido Real” + “Comprometido Estimado”)

Finalmente, tras cumplimentar los datos de la partida presupuestaria a la que se imputa el pedido, el

sistema comprobará:

1. Que el usuario tenga permiso para emplear la partida presupuestaria escogida. En caso de no tenerlo se impedirá grabar la línea empleando esa partida y aparecerá el mensaje:

2. Que el año indicado en la columna “Ejercicio” no pertenezca a un Ejercicio que esté “cerrado para la creación de pedidos” en cuyo caso mostraría un mensaje de aviso impidiendo su alta.

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3.2 MODIFICAR PEDIDOS

Desde este proceso el sistema permite modificar un pedido ya existente. La modificación de pedidos

también puede llevarse a cabo desde el menú “Trabajar con Pedidos”, pulsando el botón

“Modificar”.

Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser modificados desde el Workflow.

Tampoco podrán modificarse los pedidos que hayan recibido imputaciones de facturas en cualquiera de

sus líneas.

Para localizar el pedido que queremos modificar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,

partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,

descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u

orden de cambio).

Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Modificar”. El

sistema nos permitirá acceder al detalle del pedido completo y modificar cualquiera de las líneas que

contenga incluida aquella en la que nos hemos posicionado.

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3.3 TRABAJAR CON PEDIDOS

Desde este proceso el sistema permite la modificación, consulta, borrado, cambio de estado o cierre de

un pedido ya existente o introducir uno nuevo desde el inicio o una orden de cambio.

En el caso de pedidos generados en una ruta de Workflow, el sistema sólo permitirá duplicarlos y

consultarlos. La modificación, borrado, cambio de estado o cierre sólo podrá efectuarse desde la ruta de

Workflow correspondiente.

Al entrar en la parte superior de la pantalla, nos encontramos los filtros que permiten buscar un pedido.

La búsqueda se puede realizar atendiendo a estos criterios.

� Sociedad � Promoción � Proveedor � Partida presupuestaria � Ejercicio � Número de pedido � Número de autorización � Descripción de cabecera � Descripción de línea � Estado del pedido � Prioridad � Importe � Fecha � Tipo de pedido (individual, remesa u orden de cambio).

Al confirmar la búsqueda el sistema mostrará en pantalla los pedidos seleccionados. Aquellos que

procedan de una ruta de Workflow aparecerán identificados por el número de documento de Workflow.

Los que se hayan introducido directamente por el módulo aparecerán identificados por un “0”

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En la parte central de la pantalla, el sistema muestra los diversos iconos que nos permitirán trabajar con

el pedido:

“Añadir”. Permite dar de alta un nuevo pedido.

El alta de pedidos aparece detallado en el epígrafe 3.1 de este manual.

“Modificar”. Permite modificar un pedido.

La modificación del pedido sólo será posible si no están incluido en ningún flujo de Workflow y además

no tiene imputaciones de factura según lo explicado en el epígrafe 3.2 de este manual.

“Borrar”. Permite eliminar un pedido existente.

El borrado de pedidos sólo será posible si no están incluidos en ningún flujo de Workflow y además no

tiene imputaciones de factura. Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser

borrados desde el Workflow.

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“Duplicar”. Permite duplicar un pedido existente.

El sistema permite duplicar pedidos con independencia de que se hayan dado de alta por Workflow o se

hayan creado directamente desde el módulo. Al posicionarnos en una línea de pedido, el sistema

duplicará el pedido completo.

Esto es especialmente relevante en el caso de los pedidos tipo remesa, pues al posicionarnos en una

línea, el sistema duplica los datos de cabecera y todas las líneas de pedido al que pertenezca la línea en

la que estemos posicionados.

“Detalles”. Permite consultar el detalle del pedido.

El sistema permite consultar todos los datos del pedido al que pertenece la línea en la que estamos

posicionados.

Al igual que en el caso anterior, esto es, al posicionarnos en una línea, el sistema muestra los datos de

cabecera y todas las líneas de pedido al que pertenezca la línea en la que estemos posicionados.

“Transitar Estados”. Permite transitar el estado de un pedido.

El tránsito de estado de los pedidos sólo será posible si no están incluido en ningún flujo de Workflow y

además no tiene imputaciones de factura según lo explicado en el epígrafe 3.4 de este manual.

“Añadir Orden de Cambio”. Permite dar de alta un nuevo pedido que incremente o disminuya otro

existente.

Las órdenes de cambio sólo pueden darse de alta si el pedido al que modifican está en estado

“Aprobado” según se explica en el epígrafe 3.5 de este manual.

“Cerrar Pedido”. Permite dar por finalizado un pedido.

El cierre del manual pedido se explica en el epígrafe 3.6 de este manual.

“Enlace con Origen”. Permite acceder al pedido que original cuando se trabaja con órdenes de

cambio o con pedidos provisionados, esto es, procedentes de un cierre manual.

“Provisionar”. Permite generar un nuevo pedido en el ejercicio siguiente, a partir de otro

procedente de un cierre manual.

El proceso de provisionar pedidos, aparece explicado en el epígrafe 3.7 de este manual.

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3.4 TRANSITAR ESTADOS

Desde este proceso el sistema permite cambiar el estado del pedido. El cambio de estado también

puede llevarse a cabo del el menú “Trabajar con Pedidos”, pulsando el botón “Transitar Estados”.

Tal y como se dijo al inicio de este documento, los estados por los que puede atravesar un pedido son:

• Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.

• Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.

• Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.

• Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.

• Pre-Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando excepcionalmente se cierra de forma manual dejando de admitir imputaciones de facturas, hasta que se autoriza el cierre definitivo.

• Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.

Los pedidos que se incorporen en rutas de Workflow sólo podrán ser transitados desde el propio

Workflow.

Para localizar el pedido que queremos transitar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,

partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,

descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u

orden de cambio).

Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Transitar estados”.

El sistema permitirá:

- Transitar un pedido en estado “Borrador” a estado “Solicitado” o “Rechazado - Transitar un pedido en estado “Solicitado” a estado “Borrador”, “Aprobado” o “Rechazado - Transitar un pedido en estado “Aprobado” a estado “Borrador”, “Solicitado” o “Rechazado

El tránsito a los estados Cerrado y Pre-Cerrado lo hará el sistema automáticamente o a través del

proceso “Cierre de Pedidos” que se explica en el epígrafe 3.6 de este manual.

El cambio de estado se realiza para el pedido completo. Esto es, en el caso de los pedidos tipo remesa,

al posicionarnos en una línea para efectuar el tránsito, el sistema modifica el estado de todas las líneas

del pedido al que pertenezca aquella en la que estemos posicionados.

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3.5 AÑADIR ORDEN DE CAMBIO

El alta de las órdenes de cambio que permiten aumentar o disminuir el importe de un pedido existente

se realiza pulsando el botón “Añadir Orden de Cambio” del menú “Trabajar con Pedidos”.

Las órdenes de cambio sólo se pueden dar de alta a partir de pedidos que estén en estado “Aprobado”.

~ 26 ~

Para dar de alta una orden de cambio, debemos posicionarnos en el pedido que origina la modificación.

Al pulsar el botón “Añadir orden de Cambio” el sistema abre una nueva pantalla en la que podremos

incorporar para cada línea de pedido:

- en positivo, el importe que queremos aumentar y - en negativo, el importe que queremos disminuir.

En la propia pantalla, el sistema indicará que se trata de una orden de cambio.

Una vez, que confirmamos la pantalla, el sistema genera la correspondiente “Orden de Cambio” con

estado “Borrador”. Además en la columna “Pedido Origen” aparece el número de pedido al que se está

modificando. La información que se muestra para la orden de cambio es la misma que la que aparece

para cualquier otro pedido.

Seguidamente debemos transitar el estado de “Borrador” a “Solicitado”

~ 27 ~

Posteriormente, una vez autorizada la Orden de Cambio, debemos transitar el estado de la misma a

“Aprobado”.

En el momento del tránsito, el sistema:

1. Modifica las cantidades del pedido original según los datos que figuran en la Orden de Cambio. 2. Da por finalizada la Orden de Cambio, modificando automáticamente su estado a “Cerrado”

~ 28 ~

3.6 CERRAR PEDIDO

El sistema será el encargado de efectuar el cierre del pedido de manera automática cuando el importe

facturado iguala la cuantía del pedido. Sin embargo, puede ocurrir que de manera excepcional se

requiera finalizar un pedido antes de que el importe facturado alcance al del pedido.

Esto ocurre cuando por cualquier razón no se va a servir el pedido entero y por tanto no se van a recibir

más facturas o bien porque el ejercicio va a finalizar y se trata de un pedido anual. Para ello desde el

proceso “Cerrar Pedido” o desde el menú “Trabajar con Pedidos” pulsando el botón “Cierre”, el

sistema permite dar por finalizado el pedido.

Sólo los pedidos en estado “Aprobado” podrán ser cerrados, siempre que no provengan de una ruta de

Workflow en cuyo caso el cierre se hará desde la propia ruta.

Para localizar el pedido que queremos cerrar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,

partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,

descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u

orden de cambio).

Una vez localizado, debemos posicionarnos en la línea de pedido y pulsar el botón “Cerrar”.

~ 29 ~

El sistema comprobará si existen facturas procedentes del Workflow de Facturas vinculadas al pedido

que no están contabilizadas. En este caso, presentará un mensaje de aviso indicando que deben

contabilizarse. Una vez contabilizadas podremos continuar.

El sistema nos preguntará si estamos conformes con el cierre.

~ 30 ~

Seguidamente, y debido al hecho de que el cierre manual se produce cuando el importe facturado no ha

alcanzado al del pedido, el sistema va a generar automáticamente un nuevo pedido por el importe no

consumido, esto es, por la diferencia entre el importe facturado y el importe total del pedido. El pedido

tendrá importe negativo por tratarse de una disminución sobre el pedido original.

Adicionalmente nos presenta un nuevo mensaje en el que nos pregunta si se quiere generar un pedido

para consumir al año siguiente por esa esa misma diferencia con dos opciones de respuesta:

� Si la respuesta es NO, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”.

Sólo cuando se autorice el nuevo pedido con importe negativo y se transite al estado

“Aprobado” el sistema dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado

por la diferencia con importe negativo.

� Si la respuesta es SI, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-

cerrado” y al igual que en el caso anterior, da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”. Pero adicionalmente, cuando el nuevo pedido con importe negativo se autorice y alcance el estado “Aprobado”, el sistema:

1. Dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado por la diferencia

con importe negativo.

2. Generará un pedido nuevo en el ejercicio siguiente por esa misma diferencia, con importe positivo y con estado “Borrador” que quedará listo para su autorización.

En caso de que aún no se haya dado de alta el ejercicio siguiente indicándolo en la pantalla “Periodificación de la partida presupuestaria” el sistema dejará pendiente la generación del nuevo pedido hasta que se cree el ejercicio.

Una vez creado el ejercicio, se podrá dar de alta el pedido desde el proceso “Provisionar Pedidos Pendientes”.

Una vez ejecutado el cierre, podrá ser anulado desde esta misma pantalla pulsando el botón

“Anular cierre”

~ 31 ~

� Ejemplo 1: Cierre sin crear pedido por la diferencia para el año siguiente

Seleccionamos la línea de pedido y pulsamos el botón “Cerrar”. Tras confirmar el cierre indicamos que

no queremos traspasar la diferencia al ejercicio siguiente. El sistema crea un nuevo pedido por la

diferencia con estado “Solicitado” en el mismo ejercicio.

Seguidamente, desde “Trabajar con pedidos”, recuperamos el pedido con importe negativo creado por

la diferencia y lo pasamos a estado “Aprobado” para que el sistema cierre tanto el pedido original como

el que estamos aprobando con importes negativos.

~ 32 ~

Tras confirmar la aprobación el sistema actualiza los estados del pedido original y del pedido que

estamos aprobando a “Cerrado”.

~ 33 ~

� Ejemplo 2: Cierre creando pedido por la diferencia para el año siguiente

Seleccionamos la línea de pedido y pulsamos el botón “Cerrar”. Tras confirmar el cierre indicamos que si

queremos traspasar la diferencia al ejercicio siguiente. El sistema crea un nuevo pedido por la diferencia

con estado “Solicitado” en el mismo ejercicio.

Seguidamente, desde “Trabajar con pedidos”, recuperamos el pedido con importe negativo creado por

la diferencia y lo pasamos a estado “Aprobado” para que el sistema cierre tanto el pedido original como

el que estamos aprobando con importes negativos.

~ 34 ~

Tras confirmar la aprobación el sistema genera muestra una nueva pantalla con los datos del nuevo

pedido que se creará en el siguiente año al que debemos añadir la fecha de alta:

Tras confirmar, desde el sistema deja grabado el nuevo pedido con estado “Borrador” en el ejercicio

siguiente y además actualiza los estados del pedido original y del pedido que estamos aprobando a

“Cerrado”.

~ 35 ~

3.7 PROVISIONAR PEDIDO

Si en un cierre manual se ha indicado que se genere un pedido en el ejercicio siguiente por la cantidad

pendiente del pedido cerrado, pero el sistema se encuentra con que:

• No existe el ejercicio para creación de pedidos del año siguiente o el que existe está cerrado.

• En el caso de pedidos ligados a partidas anuales, no se ha indicado en la periodificación de la factura el año al que se refiere el importe total presupuestado de la partida vinculada al pedido.

Emite un mensaje de aviso:

~ 36 ~

Y deja el pedido con importe negativo en estado “Aprobado” y también deja pendiente la creación del

nuevo pedido por la diferencia en el ejercicio siguiente.

Posteriormente, y una vez que se completan los datos que faltan, desde el proceso “Provisionar

Pedidos” o desde el botón “Provisionar”, el sistema permitirá ejecutar las acciones que quedaron

pendientes, esto es, el cierre del pedido negativo y el alta del nuevo pedido en el ejercicio siguiente.

Para localizar el pedido que queremos modificar, podemos filtrar por sociedad, promoción, proveedor,

partida presupuestaria, ejercicio, número de pedido, número de autorización, descripción de cabecera,

descripción de línea, estado del pedido, prioridad, importe, fecha y tipo de pedido (individual, remesa u

orden de cambio).

Una vez localizado, debemos posicionarnos en una línea de pedido y pulsar el botón “Provisionar”. El

sistema generará el pedido completo en el ejercicio siguiente con estado “Borrador” para lo que será

necesario introducir una fecha de creación.

Una vez asignada la fecha al nuevo pedido el sistema además de crearlo con estado “Borrador”, cierra el

pedido que se había creado con signo negativo.

~ 37 ~

~ 38 ~

4 UTILIDADES

Desde el menú “Utilidades” podemos configurar algunos de los parámetros a los que hemos hecho

referencia anteriormente.

4.1 CIERRE DE EJERCICIOS

Desde esta opción de menú podemos dar por cerrado el ejercicio para la creación de pedidos lo que

impedirá dar de alta nuevos pedidos en ese periodo.

También podemos acceder a este proceso desde el menú “Contabilidad / Maestros / Ejercicio y

periodos”, que se encuentra en el Área Económico-Financiera.

El cierre del ejercicio para la creación de pedidos es independiente del cierre del ejercicio contable y

sólo lo podrá realizar un usuario autorizado.

En el momento de cerrar un ejercicio, el sistema comprueba si existen pedidos “en vuelo” y en caso

afirmativo muestra una pantalla de aviso. El usuario puede cancelar la acción y consultar los pedidos

desde la pantalla “Trabajar con Pedidos”.

Para efectuar el cierre del ejercicio para creación de pedidos, al entrar en el menú debemos

posicionarnos sobre el ejercicio a cerrar y marcar el check de la columna “Cerrado para pedidos”

~ 39 ~

4.2 CONFIGURAR PARTIDAS

Desde este proceso se podrán clasificar las partidas presupuestarias según su periodo de vigencia, esto

es, de acuerdo a lo que dure su presupuesto:

• Anual: El presupuesto abarca un ejercicio contable.

• Plurianual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables

• Plurianual con control anual: El presupuesto abarca varios ejercicios contables pero el sistema incorpora avisos que permiten el seguimiento por ejercicio.

En términos generales, las partidas presupuestarias anuales se emplearán para presupuestar gastos

generales de la sociedad, mientras que las partidas presupuestarias plurianuales con o sin control, serán

la que se destinen a presupuestar los gastos de promoción.

Los pedidos podrán vincularse a partidas anuales o plurianuales con o sin control permitiendo así

comparar las cantidades pedidas hasta el momento con el importe total presupuestado.

Al entrar en el proceso el sistema muestra una nueva pantalla en la que indicar la promoción cuyas

partidas se va a configurar.

Si incorporamos la promoción y pulsamos el botón buscar, el sistema mostrará la relación de partidas

vinculadas con la promoción seleccionada y las configuraciones que realicemos serán válidas

exclusivamente para esa promoción.

~ 40 ~

El sistema permite también seleccionar una promoción para que la configuración de sus partidas sirva

como modelo y se copie en el resto de promociones de manera que se agilice la parametrización de las

mismas.

Para ello, una vez decidida la promoción que servirá de modelo, debemos dirigirnos a los parámetros

generales del módulo de Solicitud de Compras ubicado en:

� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras

Y completar el parámetro “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas” introduciendo el

código de la promoción de referencia.

~ 41 ~

Volviendo a la tabla de configuración de partidas, si dejamos el campo promoción en blanco y pulsamos

el botón “Buscar”, el sistema completará el campo promoción con el código de la promoción de

referencia indicado en el parámetro “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas” y mostrará

las relación de partidas que tuviera asociadas.

Si el código se deja en blanco el sistema asumirá como valor la promoción 999 (promoción de

maniobra).

En caso de que en los parámetros generales, en campo “Promoción por defecto para la búsqueda de

partidas” se dejara en blanco, al pulsar el botón “Buscar” el sistema completa el campo promoción con

el valor 999 (Promoción de maniobra)

~ 42 ~

A continuación, una vez que se muestra el árbol de partidas presupuestarias, podemos seleccionar una o

más partidas y asignarlas:

• Asignarlas el periodo de vigencia que le corresponda con ayuda del check “Pedido Obligatorio”

• E indicar si es necesaria la existencia de un pedido para poder imputar una factura a la partida,

seleccionando el periodo y pulsando el icono “Aplicar Cambio”.

Al indicar que el pedido es obligatorio, si se recibe una factura y la partida a que se imputa el

gasto no tiene vinculada ninguno, el sistema no permitirá continuar. En ese caso se deberá

crear el pedido o cambiar la configuración de la partida para que no lo requiera.

También podemos asignar a única partida el periodo y la obligatoriedad de que exista un pedido para

poder imputar facturas, de manera individual posicionándoos en la línea correspondiente.

~ 43 ~

Una vez se concluya la configuración de partidas, si estamos posicionados sobre la promoción “modelo”

el sistema preguntará si se desea copiar la configuración al resto de promociones existentes. En caso

afirmativo se trasladará la misma configuración al resto de promociones.

Es necesario advertir que para mantener la coherencia de los datos, las estructuras presupuestarias del

resto de promociones debe ser la misma que la de la promoción modelo.

En caso de estar posicionados sobre una promoción que no es la modelo, los cambios sólo se guardaran

en esa promoción pero no se copian a las demás.

~ 44 ~

Por otro lado, la configuración de partidas también podrá llevarse a cabo desde el área Gerencial, menú:

� Seguimiento Presupuestario / Presupuestos / Costes y gastos, accediendo a la partida presupuestaria.

4.3 MANTENIMIENTO GRUPOS DE USUARIOS

Desde este proceso se pueden agrupar a los usuarios con el fin de posteriormente asignarles las partidas

presupuestarias que podrán seleccionar cuando trabajen con pedidos.

De esta manera se evita que los usuarios operen con todo el árbol presupuestario centrándose

exclusivamente en las partidas presupuestarias para las que tengan autorización.

Al entrar el sistema muestra una nueva pantalla en la que podemos dar de alta un nuevo grupo o

modificar o eliminar uno existente.

~ 45 ~

4.4 MANTENIMIENTO PERMISOS SOBRE PARTIDAS

Desde este proceso podemos asignar a cada grupo de usuarios creado anteriormente, las partidas

presupuestarias con las que podrán trabajar.

Al entrar al menú y seleccionar un grupo de usuarios el sistema, pulsando el botón “Modificar” el

sistema mostrará una nueva pantalla desde la que seleccionar las partidas que se van a asignar al grupo.

~ 46 ~

Con el botón “Añadir”, el sistema habilita una nueva línea en la que introducir la promoción y

partida presupuestaria a la que está autorizado el grupo.

Para agilizar el proceso, en caso de indicar promoción “0” en sistema asumirá que el grupo tiene

permiso a trabajar con esa partida en todas las promociones. En este caso, el sistema el árbol de

partidas de la promoción que se haya indicado en el campo “Promoción por defecto para la búsqueda

de partidas”, de los parámetros generales del módulo a los que se accede desde:

� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras

~ 47 ~

Si no se ha indicado ninguna mostrará la relación de partidas de la promoción 999.

En el caso de que se quiera autorizar un rango de partidas podemos hacerlo empleando el botón

“Asignar Rango”.

Al entrar el sistema solicita que se indique el rango de partidas:

~ 48 ~

SI queremos acceder a la ayuda de partidas, debemos cerrar abrir el desplegable de la partidas y la

promoción de la que queremos ver el árbol de partidas. Si se cancela sin haber seleccionado una

promoción, el sistema muestra la relación de partidas de la promoción de referencia indicada en el

campo “Promoción por defecto para la búsqueda de partidas”, de los parámetros generales del

módulo.

~ 49 ~

5 CONSULTAS

Desde el menú “Consultas” podemos editar lo informes del módulo.

5.1 CONSULTA DE PEDIDOS

Desde este menú podemos consultar los pedidos introducidos en el sistema seleccionándolos por:

� Sociedad � Promoción � Proveedor � Partida presupuestaria � Ejercicio � Número de pedido � Número de autorización � Descripción de cabecera � Descripción de línea � Estado del pedido � Prioridad � Importe � Fecha � Tipo de pedido (individual, remesa u orden de cambio).

~ 50 ~

Pulsando el botón impresora, el sistema editará en formato Excel la relación de pedidos seleccionados.

El sistema tendrá en cuenta los permisos de los usuarios sobre las partidas presupuestarias, mostrando

sólo permisos a partidas a las que tengan acceso.

En caso de que en los parámetros generales del módulo a los que se accede desde:

� Herramientas comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Compras

Se haya marcado el check “Aplicar permisos sobre partidas a las consultas”, el sistema permitirá

consultar todos los pedidos aunque estén vinculado a partidas a las que el usuario no tenga permiso.

~ 51 ~

5.2 SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

Desde este menú podemos efectuar el seguimiento del pedido y de las facturas que ya tiene imputadas.

Para ello el sistema presenta una nueva pantalla desde la que podremos filtrar por:

� Número de pedido � Número de autorización � Prioridad � Sociedad � Promoción � Proveedor � Tipo de pedido (individual, remesa).

Adicionalmente podremos seleccionar los pedidos atendiendo a su fecha de creación y la partida

presupuestaria que tenga asociada.

El informe muestra las facturas recibidas y contabilizadas, pero en caso de trabajar con Workflow,

también se podrá solicitar que se muestren las recibidas aunque todavía no están contabilizadas.

Adicionalmente el informe se podrá obtener:

• Desglosado, en cuyo caso el sistema proporciona no sólo el importe delas facturas imputadas sino además el detalle de las misma.

• Interactivo, en cuyo caso podremos acceder al detalla de pedios y registros, haciendo clic sobre cada registro.

• CSV, esto es, en hoja Excel sin formato.

~ 52 ~

Una vez efectuada la selección el sistema mostrará el resultado en pantalla.

� Ejemplo 1: Interactivo CON desglose

~ 53 ~

� Ejemplo 2: Excel CON desglose

5.3 INFORME PRIORIDADES DE PEDIDOS

Desde este menú podemos efectuar el seguimiento de las partidas del presupuesto a las que se les han

imputado pedidos. Para ello el sistema presenta una nueva pantalla desde la que podremos filtrar por:

� Sociedad � Promoción

Además las partidas del presupuesto se puesto podrán ser filtradas

� Periodo � Partida � Tipos de partida: costees, gastos generales y gatos de estructura

~ 54 ~

Adicionalmente podremos seleccionar los pedidos atendiendo a su fecha de creación y la partida

presupuestaria que tenga asociada.

Adicionalmente el informe se podrá obtener:

• Desglosado, en cuyo caso el sistema proporciona junto con el pedido el detalle de las facturas que tenga imputadas.

• Interactivo, en cuyo caso podremos acceder al detalle de pedios y facturas, haciendo clic sobre cada registro.

• Excluyendo importes cero, en cuyo caso el sistema no muestra partidas presupuestarias sin presupuesto.

• CSV, esto es, en hoja Excel sin formato.

• En caso de trabajar con Workflow, también se podrá solicitar que se muestren las recibidas aunque todavía no están contabilizadas cuando se solicite el informe desglosado.

• El sistema puede mostrar sólo las partidas o también los apartados y capítulos donde están incluidas

Al confirmar el sistema muestra el resultado del informe.

~ 55 ~

� Ejemplo 1: Interactivo SIN desglose

� Ejemplo 2: Excel CON desglose

~ 56 ~

6 WORKFLOW DE COMPRAS

6.1 INTRODUCCION

El Workflow de compras administra los distintos cauces que recorre una solicitud de compra o pedido

desde que se da de alta en la sociedad y pasa por los distintos departamentos para su control, hasta que

se aprueba.

Así mismo, debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad

bien porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final

del año, el módulo también prevé la gestión de flujos de trabajo que permitan controlar el cierre manual

de pedidos permitiendo liquidar las cantidades no consumidas o trasladándolas al años siguiente

creando un nuevo pedido.

El usuario será el encargado de diseñar las rutas de Workflow, tanto para el seguimiento de las

solicitudes de compra como para el seguimiento del cierre manual de pedidos, con el fin de adaptarlas a

los procedimientos de su empresa. En cada sociedad se pueden definir tantas rutas como se desee.

6.2 ALTA WF de SOLICITUS DE COMPRAS

Para poder trabajar con un Workflow es necesario empezar por dibujar la ruta con los itinerarios y

etapas por los que va a pasar el documento. Para ello debemos dirigirnos al menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Alta de Rutas

Al entrar el sistema nos muestra la siguiente pantalla en la que elegiremos el tipo de Workflow para el

que vamos a diseñar la ruta.

~ 57 ~

Una vez efectuada la selección, entraremos en una nueva pantalla desde la que podremos empezar a

diseñar la ruta de Workflow.

6.2.1 Etapas

Para crear la ruta, debemos primero asignarla un nombre. Posteriormente, con el botón izquierdo del

ratón pulsado y arrastrándolo sobre la pantalla, podremos dibujar una etapa. Para cada etapa se nos

abrirá en la derecha las opciones que se pueden configurar.

~ 58 ~

Las opciones que podemos cumplimentar son:

6.2.1.1 Descripción

En este campo debemos indicar el nombre con el que se va a visualizar la etapa y que va a permitir

reconocerla e identificarla frente a otras.

6.2.1.2 Usuario / Grupo de Usuarios

Completando uno de los dos campos indicaremos quien o quienes son los responsable del visado y

supervisión del documento cuando éste llega a la etapa.

El responsable de la etapa debe estar dado de alta en el sistema como usuario Prinex. Adicionalmente

debe tener permisos de acceso a las opciones de menú de Workflow. Para dar de alta un usuario en

Prinex debemos acudir al menú:

� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios

En el caso de que sean varias las personas que pueden supervisar el documento, podemos crear un

grupo de usuarios desde el menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Grupos de Usuarios

~ 59 ~

Por otro lado, en el caso de que al usuario se le haya marcado la opción “Administrador Workflow”

desde el menú:

� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios

Podrá visualizar el documento en cualquier etapa aunque no figure como usuario responsable ni forme

parte del grupo de usuarios responsables.

~ 60 ~

6.2.1.3 Nº días máximo Inactivo

Permite determinar el número máximo de días que un documento puede permanecer en la etapa.

Posteriormente en la consulta:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Consultas / Historia de un documento

Podremos ver cuantos días ha permanecido el documento en la etapa y los días excedidos respecto a lo

indicado en este campo.

6.2.1.4 Exento de Firmar

Permite determinar si será o no necesario introducir la contraseña de visado para transitar el

documento a la siguiente etapa.

En caso de que el check esté marcado, pero el usuario tenga marcada la opción “Exento de Firmar

Workflow” en su ficha de usuario del menú:

� Herramientas Comunes / Configuración / Seguridad / Usuarios

No será necesario introducir la contraseña de visado.

~ 61 ~

Este parámetro también se puede configurar a nivel de toda la aplicación desde el menú:

� Herramientas Comunes / Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Workflow

6.2.1.5 Solicitar Motivo de Rechazo

Permite determinar, en el caso de que un documento que esté en esta etapa se rechace, si se solicitará

al usuario que informe del motivo del rechazo. En caso de que se marque el check aparecerá una nueva

opción para indicar de entre todos los motivos de rechazo que se hayan configurado en el menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Utilidades / Motivos de rechazo

Cuáles podrían ser empleados si el rechazo se efectúa desde esta etapa.

~ 62 ~

6.2.1.6 Limitar Acceso Usuario de Alta

Permite determinar si el documento que se encuentre en la etapa inicial, puede verlo sólo el usuario

que lo dio de alta o todos los usuarios con acceso a esa etapa.

Aunque este parámetro sólo limita el acceso en la etapa de alta, estará visible en todas las etapas dado

que hasta la confirmación total de la ruta no se valida cuál es la etapa inicial.

Si se activase en una etapa distinta a la inicial, al confirmar la ruta el sistema mostrará un mensaje de

aviso al usuario indicando además que la ruta está incompleta.

~ 63 ~

Una vez activado el parámetro, el documento que se encuentre en la etapa inicial sólo podrá verlo el

usuario que dio de alta dicho documento además del usuario administrador de WF

6.2.1.7 Obs Obligatorias en rechazo instancias

Permite determinar, en el caso de que un documento que esté en esta etapa se rechace, si se solicitará

al usuario que anote de manera obligatoria en la pantalla de observaciones algún comentario

aclaratorio sobre la circunstancia que dio lugar al rechazo.

6.2.1.8 Soporte Documental

Permite determinar los documentos que deben asociarse al soporte documental de Prinex cuando el

documento esté en esta etapa.

El parámetro presenta un desplegable con las siguientes opciones:

• Completo: El sistema permitirá asociar soporte documental a cualquier característica de las existentes. Es el comportamiento actual que en ningún caso obliga a trabajar con el soporte documental.

• Sin acceso: El sistema no permite asociar soporte documental a ninguna de las características existentes, por los que en ningún caso se podrá subir soporte documental, tan sólo se podrá consultar.

Si llegado el momento, se intenta adjuntar soporte documental desde la etapa, el sistema mostraría el mensaje “Esta etapa no permite soporte documental”.

• Controlado: El sistema permite configurar a qué características se les puede adjuntar soporte documental mientras se está en la etapa y si es obligatorio hacerlo o por el contrario es opcional.

Para ello, desde el momento en que se selecciona la opción “controlado”, se habilita un nuevo botón que permite informar sobre qué características vinculadas al objeto GENERWF se validará la existencia del soporte documental. En ese mismo panel se indicará si es opcional u obligatorio adjuntar soporte documental en la característica seleccionada.

~ 64 ~

6.2.1.9 Códigos Propios vinculados al Workflow

Permite determinar qué códigos propios relacionados con el documento de Workflow deben

completarse en esta etapa de entre los que se tuvieran configurados.

Los códigos propios son campos de información adicional que pueden ser configurados por el usuario

desde el menú:

� Flujos de trabajo / Utilidades / Códigos propios / Mantenimiento de códigos propios

Los códigos podrán agruparse por familia y aparecer dentro de cada familia en el orden que se estipule.

Además se podrán configurar como obligatorios. Los valores del código propio pueden ser:

• Único: Se establece un desplegable del que sólo podemos seleccionar una opción

• Múltiple: Se establece un desplegable del que podemos seleccionar más de una opción

• Libre: Se podrá escribir un texto, un numero con o sin decimales o una fecha

Adicionalmente podemos establecer si el código es o no obligatorio y si estará disponible para todas los

Workflows con los que se trabaje.

~ 65 ~

Una vez que el código está dado de alta, es necesario determinar en qué rutas van a poder emplearse,

bien indicándolo en el alta de códigos o bien desde el menú:

� Flujos de trabajo / Utilidades / Códigos propios / Códigos Propios por Ruta

Si ya tenemos definidos los códigos propios, podremos definir en cada etapa cuáles visualizarán y

podrán completar los usuarios.

~ 66 ~

6.2.1.10 Email fin

El parámetro permite que cuando el documento llega a la etapa final de la ruta y se avanza para

archivarlo, se envíe un mail a todos los usuarios que hayan intervenido en las etapas del mismo.

El modelo de mail se puede elegir de entre los configurados para las rutas de facturas desde el menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Modelos de Mensajes

6.2.1.11 Salida alternativa, múltiple o final.

Las etapas múltiples permiten que al avanzar el documento éste pueda pasar a dos o más etapas de

manera paralela. A partir de ese momento el mismo documento recorrerá caminos diferentes que

deberán acabar uniéndose en algún momento antes de la finalización del Workflow.

El parámetro “salida” permite determinar si cuando el documento avance de esa etapa a la siguiente:

- Sigue por uno sólo de los caminos o itinerarios que tiene disponibles (salida alternativa) - Se desdobla y sigue de manera simultánea por varios caminos o itinerarios al mismo tiempo

(salida múltiple). - Por considerar que se está en la última etapa del recorrido (salida final), avanza para ser

archivado.

~ 67 ~

6.2.1 Itinerarios

Los itinerarios permiten indicar el orden de las etapas marcando así el recorrido que podrá tener el

documento desde que se da de alta en una ruta hasta que se archiva.

Para dibujar un itinerario basta con pinchar con el ratón en una etapa y arrastrarlo hasta llegar a otra.

En cada itinerario el sistema marca la etapa origen y la de destino y además modifica el estado del

pedido si así se indica. Los campos que se requieren para configurar un itinerario son:

6.2.1.1 Descripción en Pantalla

Es el nombre que aparece en la pantalla mantenimiento de rutas cuando dibujamos una ruta.

6.2.1.2 Descripción en el botón de Llamada

Es el nombre que aparece en el botón que permite transitar un documento de una etapa a otra.

6.2.1.3 Descripción en la Condición

Es un campo que permite ampliar la descripción del “botón de llamada” debido a que éste sólo admite

15 caracteres.

~ 68 ~

6.2.1.4 Mensaje

Cuando un documento pasa de una etapa a otra por este itinerario, se puede indicar que envíe un

mensaje a los usuarios responsables de la etapa de destino.

El modelo de mail se puede elegir de entre los configurados para las rutas de facturas desde el menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Rutas / Modelos de Mensajes

Una vez seleccionado el mensaje, es posible indicar que además de enviar el mensaje a los usuarios de

la siguiente etapa cuando se avance el documento, también se envíe el correo al usuario que realizó el

alta del mismo e incluso a todos los intervinientes en la ruta.

~ 69 ~

6.2.1.5 Visado por importe

Este parámetro permite configurar la ruta que debe seguir un pedido o solicitud de compra en función

del importe de la misma. Con ello se pretende acotar el posible error de transitar un documento por un

camino que no le corresponda.

Al activarse el check podemos incorporar los importes máximos y mínimos que debe tener el pedido

para que pueda recorrer ese itinerario. Parar ello, es necesario tener en cuenta las siguientes

consideraciones:

- No se admiten importes negativos.

- El usuario debe incluir entre los distintos itinerarios todos los rangos de importes posibles. Si no lo hace el sistema avisará cuando se concluyan las configuraciones.

Una vez finalizadas las configuraciones, cuando se transite un documento por este itinerario, el sistema

mostrará activo el botón para avanzar el documento por el aquel que se ajuste al importe de la factura.

6.2.1.6 Transitar Estado

Este parámetro permite configurar el estado que alcanzará el pedido cuando el documento transite por

el itinerario.

Los posibles estados del pedido son:

• Borrador: Estado que adquiere el pedido desde que se da de alta en el sistema hasta que se solicita su aprobación.

• Solicitado: Estado que adquiere el pedido desde que se pide su aprobación hasta que realmente se autoriza.

• Aprobado: Estado que adquiere el pedido cuando se autoriza y por tanto puede empezar a recibir imputaciones de facturas.

• Rechazado: Estado que adquiere el pedido cuando se desestima y por tanto se da por concluido.

• Cerrado: Estado que adquiere el pedido cuando finaliza de forma automática o en el caso de los cierres manuales, cuando se autoriza el cierre definitivo.

~ 70 ~

En caso de indicar “Ninguno” al pasar por el itinerario el pedido mantendrá el estado que tuviera y no se

producirá ninguna actualización.

6.3 GESTION DE DOCUMENTOS

Una vez que hemos creado una ruta y la hemos relacionado con las sociedades que la van a empelar

podemos comenzar a dar de alta documentos para que viajen por la misma.

6.3.1 Alta de documentos

Para dar de alta un documento debemos dirigirnos al menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Documentos / Recepción de Documentos / Compras

Los usuarios que podrán dar de alta documentos serán los que estén definidos en la etapa. En el

momento del alta, el sistema muestra la pantalla de alta de pedidos y solicita que además de los datos

habituales se Incorpore la ruta por la que debe viajar el documento.

Una vez confirmemos el sistema asigna al documento un número para su identificación en el Workflow.

~ 71 ~

6.3.2 Trabajar con documentos

Una vez que el documento se ha dado de alta podremos empezar a trabajar con él desde el menú:

� Herramientas Comunes / Flujos de Trabajo / Gestión de Documentos / Trabajar con documentos

Para ello nos posicionaremos en la pestaña COMPRAS.

Al entrar el sistema mostrará al usuario las facturas que estén en las etapas de las que es responsable.

En el caso de que el usuario no sea responsable en esta etapa pero si se le haya definido como

“Administrador Workflow”, podrá acceder al documento pulsando las opciones “Habilitar funciones de

administrador”.

~ 72 ~

En la parte superior de la pantalla podremos buscar documentos atendiendo a los siguientes filtros:

� Número de documento Workflow � Ruta, etapa de la ruta y grupo de usuarios � Sociedad, promoción y proveedor � Parida presupuestaria vinculada al pedido � Nº de pedido � Etapa y tipo de etapa (contabilidad y pago) � Estado del pedido � Tipo de pedido: individual, remesa u órdenes de cambio. � Prioridad

En la parte central de la pantalla aparecen una serie de botones con diversas opciones:

� “Trabajar con rutas”, permite acceder al mantenimiento de la ruta � “Suprimir”, permite borrar un documento en una etapa siempre que el pedido esté en estado

borrador. � “Cambiar de ruta”, permite cambiar un documento de ruta siempre que se encuentre en la

primera etapa y el usuario sea Administrador Workflow. � “Expediente”, permite consultar los datos del documento, las observaciones introducidas desde

los botones “Observaciones contacto” y Observaciones Gestión” y los códigos propios vinculados a la etapa donde esté posicionado el documento.

~ 73 ~

� “Reservo / Libero la tarea”, permite que el usuario retenga el documento para sí mismo hasta que acabe de trabajar con él en cuyo caso lo liberará para permitir el acceso al resto de usuarios. Mientras un usuario tenga reservado un documento, los demás sólo lo podrán consultar pero no modificar.

� “Ruta del documento”, permite consultar esquema gráfico de la ruta. � “Enlace con origen”, permite acceder al pedido que original cuando se trabaja con órdenes de

cambio o con pedidos provisionados, esto es, procedentes de un cierre manual. � “Observaciones contacto” y “Observaciones gestión” campos de observaciones que podrán

visualizarse desde el botón expediente. � “Añadir”, permite añadir un pedido nuevo a una ruta de Workflow. � “Añadir Orden de Cambio”, permite añadir un pedido que incremente o disminuya otro

existente. � “Modificar”, permite modificar el documento. � “Consultar”, permiten abrir el documento en modo consulta. � “Observaciones”, recoge las observaciones que se introducen en el momento de transitar un

documento a la siguiente etapa. � “Historia del documento - Gráfico”, permite consultar el recorrido efectuado por el documento

en formato gráfico. � “Historia del documento - Texto”, permite consultar el recorrido efectuado por el documento

en formato texto.

~ 74 ~

6.3.2.1 Avanzar un documento

Desde el menú “Trabajar con documentos” podremos avanzar el documento a la etapa siguiente”. Para

ello debemos pichar sobre documento y pulsar la doble flecha verde. El sistema en ese momento

controlará que se haya cumplido con todos los parámetros establecidos en la etapa (incorporación de

soporte documental, códigos propios, actualización del pedido a un nuevo estado,…)

~ 75 ~

Si al transitar la etapa el sistema detecta que faltan datos por completar, aparecerán mensajes de aviso

como los que se muestran a continuación:

� Si el sistema detecta que faltan documentación por incluir al soporte documental aparecerán mensajes de aviso en los que se indica si se trata de datos opcionales u obligatorios:

~ 76 ~

� En el caso de que se hayan establecido códigos propios obligatorios el sistema no permitirá avanzar a la etapa siguiente si previamente no se han completado y muestra el mensaje:

Sólo si se completan todos los datos obligatorios se podrá continuar. Si el usuario no está exento de

firma deberá poner su contraseña para poder transitar el documento. Si lo está, le bastará con pulsar la

opción que más le convenga de entre las disponibles.

Además, podremos incorporar observaciones relativas a este documento.

~ 77 ~

Por otro lado, si en la etapa se han establecido visados por importe, el sistema automáticamente dirigirá

el documento por el itinerario que se adapte al importe de la factura.

Adicionalmente, si en la etapa se indicó que el pedido debía cambiar de estado, el sistema actualiza el

estado del mismo en el momento de visar el documento. En estos casos el sistema presenta un mensaje

de aviso.

~ 78 ~

6.3.2.2 Rechazar un documento

Desde el menú “Trabajar con documentos” podremos rechazar un documento a la etapa anterior. Para

ello debemos pichar sobre él y pulsar la doble flecha roja.

En caso de que el documento se rechace y en la etapa se hayan marcados las opciones:

- “Solicitar motivo de rechazo” y/o - “Observaciones obligatorias en rechazo de instancias”,

El sistema solicitará que se complete el motivo de rechazo así como que se complete el campo

observaciones en el momento de rechazar el documento.

~ 79 ~

Una vez incluidas las observaciones, estas se podrá consultar desde el icono que tiene asociado al

documento.

~ 80 ~

6.3.2.3 Finalizar Workflow

El Workflow de Solicitud de Compras finaliza cuando se alcanza la última etapa siempre que el pedido

haya alcanzado el estado “Aprobado”. Sólo así el usuario puede transitar el documento para su archivo.

Por su parte, desde el momento que el pedido alcance el estado “Aprobado”, la imputación de facturas

al mismo, se llevará a cabo desde la Recepción de Facturas del módulo de Cuentas a Pagar o a través del

Workflow de Facturas, de modo que una vez se consuman las cantidades aprobadas en el pedido éste se

cierre automáticamente alcanzando el estado “Cerrado”.

Por tanto, el cierre del pedido una vez aprobado es independiente de la finalización del Workflow salvo

en el caso de que se efectúe un cierre manual en cuyo caso el pedido podrá alcanzar el estado “Cerrado”

desde el Workflow de Compras según se explica en el epígrafe 3.3.2. Proceso de Cierre Manual con WF.

6.3.3 Proceso de Cierre Manual con WF

Debido a que existe la posibilidad de que un pedido aprobado no se consuma en su totalidad bien

porque no se vaya a servir o bien porque tenga carácter anual y falten cantidades por recibir al final del

año, el módulo prevé la gestión del cierre manual de pedidos permitiendo liquidar las cantidades no

consumidas o trasladándolas al años siguiente creando un nuevo pedido.

En caso del cierre manual, es necesario prever la existencia de un itinerario donde se marque el tránsito

de estado a “Cerrado”.

~ 81 ~

Sólo los pedidos en estado “Aprobado” podrán ser cerrados. Para ello, desde la pantalla “Trabajar con

Documentos” debemos localizarlo y avanzarlo por el itinerario donde se configuró el tránsito a

“Cerrado”

Seguidamente el sistema muestra una nueva pantalla con los datos de un nuevo pedido creado

automáticamente por el sistema por el importe no consumido, esto es, por la diferencia entre el

importe facturado y el importe total del pedido. El pedido tendrá importe negativo por tratarse de una

disminución sobre el pedido original.

Al tratarse de una situación excepcional de cierre, la tramitación del nuevo pedido negativo, requiere de

un proceso de autorización, por lo que el sistema solicita que se le informe de la ruta por la que viajará

este nuevo pedido para su aprobación.

~ 82 ~

En caso de no informar de la ruta que se debe emplear, el sistema presentará un mensaje de error no

permitiendo continuar hasta que se complete la información.

La ruta para la aprobación del cierre manual del pedido podrá ser la misma que viajó el pedido original,

o el usuario podrá crear otra específica para este tipo de situaciones.

En cualquier de los casos, se requiere que el nuevo pedido viaje por un itinerario donde se marque el

tránsito de estado a “Aprobado”.

~ 83 ~

Tras confirmar, el sistema generar un nuevo documento en el Workflow de Compras.

Seguidamente, el sistema pregunta si adicionalmente, se quiere generar un pedido para consumir al año

siguiente por esa esa misma diferencia con dos opciones de respuesta:

� Si la respuesta es NO, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”.

Sólo cuando se autorice el nuevo pedido con importe negativo y se transite al estado

“Aprobado” el sistema dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado

por la diferencia con importe negativo.

~ 84 ~

� Si la respuesta es SI, el sistema cierra el pedido provisionalmente actualizando su estado a “Pre-cerrado” y al igual que en el caso anterior, da de alta en el mismo ejercicio un pedido por el importe de la diferencia con signo negativo en estado “Solicitado”. Pero adicionalmente, cuando el nuevo pedido con importe negativo se autorice y alcance el estado “Aprobado”, el sistema:

3. Dejará definitivamente cerrado tanto el pedido original como el creado por la diferencia

con importe negativo.

4. Generará un pedido nuevo en el ejercicio siguiente por esa misma diferencia, con importe positivo y con estado “Borrador” que quedará listo para su autorización.

En caso de que aún no se haya dado de alta el ejercicio siguiente indicándolo en la pantalla “Periodificación de la partida presupuestaria” el sistema dejará pendiente la generación del nuevo pedido hasta que se cree el ejercicio.

Una vez creado el ejercicio, se podrá dar de alta el pedido desde el proceso “Provisionar Pedidos”.

Para finalizar, el sistema:

1. Genera un nuevo pedido por la diferencia que tendrá importe negativo y que viajará por la ruta indicada, con el correspondiente número para su identificación.

2. Transita el pedido original al estado “Pre- Cerrado”, hasta que el pedido por la diferencia negativa que se acaba de crear se Cierre, momento en el que también se cerrará definitivamente el pedido original.

~ 85 ~

De esta manera, al concluir el proceso el sistema nos encontraremos 2 pedidos:

1. El original, con estado “Pre Cerrado” 2. El nuevo, por importe negativo, y estado “Solicitado”

En caso de que se requiera anular el cierre, debemos posicionarnos sobre el pedido original y pulsar la

flecha roja.

~ 86 ~

Por último, para que el pedido original quede definitivamente cerrado, debemos aprobar el nuevo

pedido que minora su importe. Para ello nos posicionaremos sobre él y pulsaremos el botón siguiente:

Al confirmar, el sistema actualiza tanto el pedido original como el generado por la diferencia al estado

“cerrado” pudiendo finalizar el documento si se ha llegado a la última etapa del Workflow.

~ 87 ~

En los casos donde se haya indicado que se cree un nuevo pedido por la diferencia en el ejercicio

anterior, el sistema también lo crea, no sin antes solicitar la ruta por la que debe viajar el nuevo pedido

y la fecha de creación del mismo.

De esta manera, además de actualizar tanto el pedido original como el generado por la diferencia al

estado “cerrado”, crea un nuevo pedido en el ejercicio siguiente con estado “borrador”.