VERSIÓN - Novell · 2000-06-22 · La Lista de carpetas a la izquierda de la ventana principal le permite organizar los elementos que envía y recibe. TambiØn puede crear carpetas

GUÍA DE USUAR IOPARA WINDOWS 32 -B I T

TM

V E R S I Ó N

Contenido 1

Novell, Inc. no otorga ninguna garantía respecto al contenido y el uso de este manual, y específicamenterenuncia a cualquier garantía expresa o implícita de posibilidad de comercialización o adecuación para un findeterminado. Asimismo, Novell, Inc. se reserva el derecho a revisar esta publicación y a realizar cambios en sucontenido en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones ycambios.

Del mismo modo, Novell, Inc. no otorga ninguna garantía respecto al contenido y el uso de ningún programa deNovell, y específicamente renuncia a cualquier garantía expresa o implícita de posibilidad de comercialización oadecuación para un fin determinado. Por otra parte, Novell, Inc. se reserva el derecho a realizar cambios encualquiera de los programas de Novell en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona nientidad tales cambios.

Novell y GroupWise son marcas registradas de Novell, Inc. en Estados Unidos y en otros países.

C3P0, Client 32, Envoy y GroupWise 5 son marcas comerciales de Novell, Inc.

WordPerfect y WordPerfect Office son marcas registradas de Corel Corporation en Estados Unidos y otrospaíses. Menú rápido es una marca comercial de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner es una marcaregistrada de Franklin Quest Co. Word Pro es una marca comercial de Lotus Development Corporation.Windows es una marca registrada de Microsoft Corporation. Excel y Windows 95 son marcas comerciales deMicrosoft Corporation. Xerox es una marca registrada de Xerox Corporation.

Versión 5.2© 1993-1997 Novell, Inc.

Reservados todos los derechos.Impreso en EE.UU.

100-004124-001

Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, fotocopiada, almacenada en un sistema derecuperación, transmitida ni traducida a idioma alguno sin el consentimiento expreso y por escrito del editor:

Novell, Inc.1555 N. Technology Way • Orem, Utah 84097 EE.UU.

2 Contenido

ContenidoBienvenido a GroupWise....................................................................................2Un breve recorrido por GroupWise ....................................................................7

Enviar y recibir elementos.................................................................................16Adjuntar archivos..............................................................................................24Gestionar los elementos enviados......................................................................27Gestionar los elementos recibidos .....................................................................30

Programar citas .................................................................................................39Programar citas periódicas.................................................................................47

Utilizar el Calendario diario..............................................................................56Definir alarmas para los elementos del Calendario ............................................59

Utilizar la Lista de carpetas ...............................................................................62Utilizar carpetas compartidas ............................................................................64Ejecutar Notify .................................................................................................66Respaldar los elementos de su buzón.................................................................69Imprimir elementos de su buzón.......................................................................71Crear reglas.......................................................................................................73Dar a otras personas acceso a su buzón..............................................................80Abrir y vaciar la Papelera...................................................................................84Suprimir elementos de su buzón .......................................................................86Guardar elementos de su buzón........................................................................87Propiedad de los recursos..................................................................................89

Utilizar Marcar remitente .................................................................................93Utilizar Lugar de conversación..........................................................................93

Utilizar GroupWise Remoto: Descripción general ............................................98Prepararse para utilizar Remoto ......................................................................101Enviar y recuperar elementos en Remoto ........................................................105Configurar sus conexiones remotas .................................................................115

Cómo empezar

Trabajar con loselementos del Buzón

Programar citas degrupos y personas

Utilizar el Calendario

Gestionar el buzón

Utilizar su teléfono conGroupWise

Utilizar GroupWisefuera de la oficina

Contenido 3

Gestionar sus documentos en GroupWise ...................................................... 123Crear documentos.......................................................................................... 125Importar documentos a una biblioteca de GroupWise.................................... 129Integrar GroupWise con sus aplicaciones ....................................................... 133Almacenar varias versiones de un documento ................................................. 134Compartir documentos .................................................................................. 136Ver la historia de un documento .................................................................... 140Control de salida de documentos.................................................................... 141Control de entrada de los documentos ........................................................... 145Suprimir documentos..................................................................................... 149Copiar documentos........................................................................................ 151Guardar documentos...................................................................................... 152Abrir documentos .......................................................................................... 153

Definir opciones de GroupWise..................................................................... 156Asignar contraseñas a su buzón....................................................................... 161Personalizar la barra de herramientas.............................................................. 163Personalizar los ajustes de la biblioteca............................................................ 164Utilizar las opciones de Inicio......................................................................... 165

Buscar elementos............................................................................................ 170Buscar texto en los elementos ......................................................................... 174Filtrar............................................................................................................. 175

Utilizar el flujo de trabajo: Descripción general .............................................. 190

Utilizar la Guía de direcciones: Descripción general ....................................... 197Buscar usuarios y recursos .............................................................................. 197Utilizar grupos para dirigir elementos............................................................. 199Crear guías de direcciones personales.............................................................. 202Mover direcciones de una Guía de direcciones a otra...................................... 206Mostrar distintas informaciones en la Guía de direcciones.............................. 208Utilizar la Guía de direcciones para enviar mensajes ....................................... 211Utilizar Contactos frecuentes.......................................................................... 213Ver grupos, organizaciones o recursos en la Guía de direcciones..................... 215

Crear y trabajar condocumentos

PersonalizarGroupWise

Buscar elementosen el Buzón

Enviar y recibirelementos de flujode trabajo

Utilizar la Guía dedirecciones

4 Contenido

Utilizar Imaging: Descripción general.............................................................218Utilizar anotaciones ........................................................................................219Explorar..........................................................................................................221Abrir una imagen existente .............................................................................222Enviar una imagen por correo electrónico.......................................................222

Conectarse a GroupWise ................................................................................224

Índice .............................................................................................................228

Utilizar GroupWiseImaging

Conectarse aGroupWise

Índice

Contenido 1

Cómo empezar♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

2 Bienvenido a GroupWise

Bienvenido a GroupWiseGroupWise® es un software que le servirá para todas sus necesidades demensajería, planificación, agenda y gestión de documentos.

-

Antes de empezar a usar GroupWise, deberá ejecutar el programa deconfiguración de GroupWise. El asistente del programa de configuración leguiará paso a paso en el proceso de configuración.

Ejecutar el programa de configuración

1 Póngase en contacto con el administrador del sistema para saber cuál es laubicación del programa de configuración de GroupWise, SETUP.EXE. Debeconocer la ubicación del programa antes de seguir adelante.

2 Asegúrese de que entra con su identificación correspondiente en sucomputador.

3 Haga clic en ,QLFLR X (MHFXWDU.

4 Escriba la vía de acceso al programa SETUP.EXE de GroupWise X Haga clicen $FHSWDU�

5 Siga las instrucciones del programa de configuración.

Iniciar GroupWise

1 Haga doble clic en en su escritorio.

Aparecerá la ventana principal de GroupWise. Consulte Un breve recorridopor GroupWise en Cómo empezar si desea más información acerca de laventana principal.

-

Si tiene problemas utilizando GroupWise, puede obtener ayuda de varias fuentes.La ayuda en línea puede consultarse en cualquier lugar de GroupWise. Ademásde la ayuda en línea, podrá tener respuesta a sus dudas en la revista CoolSolutions que encontrará en la Web.

Cómo utilizar la ayuda en líneaLa documentación de Cliente de GroupWise también puede consultarse en línea.Hay varios métodos de acceso a la ayuda en línea: elija el que mejor se adapte asus necesidades.

3URFHGLPLHQWRV�SDUD�♦�Muestra los temas de ayuda organizados por tareasrelacionadas.

Iniciar GroupWise

Obtener ayuda

Bienvenido a GroupWise 3

1 Haga clic en $\XGD X 7HPDV�GH�D\XGD X &RQWHQLGR X haga doble clic en3URFHGLPLHQWRV�SDUD�

ÌQGLFH�♦�Muestra las palabras clave que le ayudarán a encontrar información,como si fuera el índice de un libro.

1 Haga clic en $\XGD X 7HPDV�GH�D\XGD X en la pestaña ÌQGLFH.

*XtDV�♦�Le orienta en una serie de tareas que le ayudarán a conocer lascaracterísticas de GroupWise. Si prefiere no seguir estos pasos, consultesencillamente las instrucciones de las guías.


1 Haga clic en $\XGD X *XtDV.

$\XGD�VHQVLEOH�DO�FRQWH[WR�♦�Muestra una breve explicación sobre cualquieropción de un cuadro de diálogo.

1 En un cuadro de diálogo, haga clic en X haga clic en una opción.

%XVFDU�♦�Le permite escribir palabras o frases y muestra los temas de ayudaque contienen esas palabras o frases.

1 Haga clic en $\XGD X 7HPDV�GH�D\XGD X en la pestaña %XVFDU�

Bienvenido a GroupWise 5

Utilizar la revista Cool SolutionsCool Solutions es una revista Web en línea que le ayudará a saberlo todo deGroupWise. En la revista encontrará consejos útiles y artículos periódicos contodos los detalles sobre la utilización de GroupWise. Además, encontrará recursoscomo tutoriales que podrá descargar y demostraciones que le ayudarán a conocermejor GroupWise. Aquí tiene un ejemplo de lo que puede encontrar.

$EULU�&RRO�6ROXWLRQV�♦

1 En su explorador de Web, escriba ZZZ�JZPDJ�FRP�

(QYtH�VXV�SUHJXQWDV�D�ORV�H[SHUWRV�GH�*URXS:LVH�♦Ask the Experts es un foro donde podrá plantear sus dudas sobre GroupWise.Si no sabe cómo hacer algo en GroupWise, por ejemplo compartir carpetas,imprimir un calendario, etc. y no encuentra la respuesta en ladocumentación, envíe su consulta a los expertos.

Haga clic en Basics paraaprender los conceptosbásicos de GroupWise.

Haga clic en The Vaultpara leer los númerosanteriores de la revista. Haga clic en Talk to Us para

enviarnos sus opiniones sobreGroupWise.

Haga clic en Notify Mepara recibir notificacióncada vez que haya unanueva característicadisponible.



2 Haga clic en $VN�WKH�([SHUWV X $VN�8V�

3 Haga clic en $VN�WKH�&RRO�6ROXWLRQV�([SHUWV.

Dependiendo del tamaño de su monitor, tal vez tenga que desplazarse por lapantalla para encontrar el enlace Ask the Experts de Cool Solutions.

4 Escriba la información y la pregunta.

5 Haga clic en (QYLDU.

'HVFDUJDU�UHFXUVRV�GH�&RRO�6ROXWLRQV�♦�En la página Downloadablesencontrará numerosos recursos que puede descargar y utilizar en suorganización. Hay demostraciones que le muestran cómo utilizar GroupWise,artículos de la revista y un tutorial, por nombrar algunas posibilidades.


2 Haga clic en 'RZQORDGDEOHV.

3 Haga clic en el elemento que desee descargar y siga las instrucciones.

Un breve recorrido por GroupWise 7

Un breve recorrido por GroupWiseGroupWise integra todas sus necesidades de mensajería, planificación, calendariosy gestión de documentos en un único lugar.

-

La ventana principal es su "base" para trabajar en GroupWise. Desde la ventanaprincipal puede leer mensajes, programar citas, ver su calendario, abrirdocumentos y muchas cosas más.

En GroupWise puede abrir más de una ventana principal. Es útil si delega en otrousuario. Puede ver su propia ventana principal y la ventana principal de lapersona en la que ha delegado. También puede abrir una carpeta de una ventanay consultar su calendario en otra. Puede abrir tantas ventanas Principales comopermita la memoria de su computador.

A continuación se explican los componentes básicos de la ventana principal.

Barra de herramientasLa barra de herramientas le permite realizar rápidamente tareas comunes enGroupWise, como abrir la Guía de direcciones, enviar mensajes de correo y ver sucalendario. Coloque el ratón sobre cualquier botón de la barra de herramientas yaparecerá una información con el nombre de la característica.

Lista de carpetasLa Lista de carpetas a la izquierda de la ventana principal le permite organizar loselementos que envía y recibe. También puede crear carpetas nuevas para guardarsus elementos. Esto es lo que encontrará en cada una de las carpetas por defecto:

La ventana principal

Lista de carpetas.

Lista de elementos.

Barra de herramientas.

El Visor rápido permite leer losmensajes del Buzón sin abrirlosen una ventana separada.

Un indicador en la barrade título que describecada item.

8 Un breve recorrido por GroupWise

Su carpeta de usuario (con su nombre) representa labase de datos de GroupWise. Su carpeta de usuariocontiene otras carpetas y también elementos.

Su buzón contiene todos los elementos enviados yrecibidos. Utilice los botones de la barra de botonespara ver sólo los elementos enviados o los recibidos.

El Archivador es un contenedor para todas suscarpetas personales y compartidas.

Trabajo en curso contiene los mensajes noterminados. Puede trabajar en un mensaje y enviarlomás tarde. Esta carpeta contiene también referenciasa documentos que se hayan abierto o revisado.

La Papelera contiene todos los elementos ydocumentos que haya suprimido.

Lista de elementosLa Lista de elementos, a la derecha de la ventana principal, muestra su correo ylos mensajes telefónicos, citas, notas, tareas y referencias de documentos. Utilicelos botones de la barra de herramientas para ver los elementos entrantes, salientesy personales.

Visor rápidoEl Visor rápido se abre debajo del cuadro Lista de elementos. Puede examinarrápidamente los elementos del Visor rápido en lugar de abrir cada uno de ellos enotra ventana.

-

Todos los elementos, tanto enviados como recibidos, se almacenan en su buzónde GroupWise en la red. Puede ver rápidamente sólo los elementos entrantes, lossalientes, los personales o los borradores haciendo clic en los botones de la barrade herramientas. También puede limitar los elementos que aparecen en su buzónutilizando Filtro. Consulte Filtrar en Encontrar elementos en el buzón si deseamás información.

Puede organizar sus mensajes moviéndolos a las carpetas de su Archivador.

Comprender su buzón


Iconos que aparecen junto a los elementos en su buzónJunto a cada elemento que reciba hay un icono que le ayuda a saber algo delelemento incluso antes de leerlo. Por ejemplo, puede saber qué tipo de elementoes (mensaje, cita, etc.) y su prioridad. También puede ver si tiene un archivoadjunto, si un elemento que envió no pudo entregarse a algunos destinatarios yotros datos.

,FRQR 'HVFULSFLyQ

Aparece junto a un elemento enviado.Indica que GroupWise no pudo entregarese elemento a uno o varios destinatarios.

Aparece junto a una tarea o una citaenviada. Junto a una tarea, indica que almenos un destinatario suprimió la tareasin marcarla como Terminada. Junto auna cita, indica que al menos undestinatario la suprimió o rechazó sinaceptarla.

Aparece junto a un elemento enviado.Junto a una cita, indica que no todos losdestinatarios han aceptado la cita. Junto auna tarea, indica que no todos losdestinatarios han terminado la tarea. Juntoa elementos de otro tipo, indica que notodos los destinatarios han abierto elelemento o no todos lo han suprimido.

Mensajes de correo no abiertos, conprioridad baja, normal o alta.

Mensajes de correo abiertos, con prioridadbaja, normal o alta.

Citas no abiertas, con prioridad baja,normal o alta.

Citas abiertas, con prioridad baja, normalo alta.


Tareas no abiertas, con prioridad baja,normal o alta.

Tarea no abierta, con prioridad baja,normal o alta.

Nota no abierta, con prioridad baja,normal o alta.

Nota abierta, con prioridad baja, normal oalta.

Mensaje telefónico no abierto, conprioridad baja, normal o alta.

Mensaje telefónico abierto, con prioridadbaja, normal o alta.

Documento no abierto, con prioridadbaja, normal o alta.

Documento abierto, con prioridad baja,normal o alta.

El remitente ha solicitado respuesta a esteelemento. El elemento puede tenerprioridad baja, normal o alta.

Ver opciones en su buzónPuede ver los elementos de su buzón de tres formas distintas, dependiendo decómo desee organizar la información. Detalles, Hilos de discusión y Comocalendario se encuentran en el menú Ver.

'HWDOOHV�♦�Detalles muestra una lista de los elementos e información sobre losmismos en columnas, por Tema, Fecha, CC, Prioridad, Tipo de documento,Fecha de vencimiento, Tamaño, Número de versión y muchas otrascategorías. Detalle es la vista del buzón por defecto si no ha modificado laspropiedades del mismo.


1 Haga clic en en la barra de herramientas para ver Detalles.

+LORV�GH�GLVFXVLyQ�♦�Hilos de discusión muestra la discusión en correoelectrónico de un elemento original y todas las respuestas agrupadas pororden jerárquico.

1 Haga clic en en la barra de herramientas para ver Hilos de discusión.

&RPR�FDOHQGDULR�♦�Como calendario muestra todos los elementosprogramados archivados en una carpeta determinada. Es útil si organiza todassus citas y demás elementos para un proyecto concreto en una misma carpeta,manualmente o con reglas.

1 Haga clic en en la barra de herramientas para ver Como calendario.


-

La Lista de elementos de la ventana principal está dividida en dos columnas. Cadauna muestra información sobre los elementos de la lista. Por ejemplo, indican el temade los elementos, la fecha, etc. Puede personalizar la presentación de las columnas detodas las carpetas de su ventana principal cambiando la anchura, añadiendo oquitando columnas y alterando su orden. Incluso puede definir una presentacióndistinta para las columnas de cada carpeta personal de su Lista de carpetas.

Añadir columnas al buzón

1 En la ventana principal, abra la carpeta a la que desee añadir columnas.

2 Haga clic con el botón derecho en el título de una columna X haga clic en eltítulo de una columnao bien,haga clic con el botón derecho en el título de una columna X haga clic en 0iVFROXPQDV X en una columna del cuadro de lista Columnas disponibles X$xDGLU�

Sugerencias

♦ Puede �seleccionar �varias �columnas �para�añadirlas �pulsando �&WUO�mientrashace �clic�en�las�columnas.

Cambiar el orden de las columnas

1 En la ventana principal, abra la carpeta en la que desee cambiar lasespecificaciones de las columnas.

2 Haga clic con el botón derecho en el título de una columna X haga clic en0iV�FROXPQDV.

3 Haga clic en el nombre de una columna en el cuadro Columnas disponibles.

4 Haga clic en $EDMR o $UULED.

5 Haga clic en 2.�

Sugerencias

♦ También �puede �arrastrar �las�columnas �a�otro�lugar �de�la�ventana �principal. ♦ Puede �definir �distintas �especificaciones �para�las�columnas �de�cada �una�de

las�carpetas �de�su�buzón �en�Propiedades.

Utilizar las columnasde su buzón


Cambiar el tamaño de las columnas de su buzón

1 En la ventana principal, haga clic en la carpeta en la que desee cambiar eltamaño de las columnas.

2 Coloque el puntero del ratón sobre el borde del título de una columna hastaque aparezca una flecha de dos puntas X arrastre para cambiar el tamaño de lacolumna.

Clasificar los elementos de las columnas de su buzón

1 Haga clic en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar.

2 Haga clic en 9HU X &ODVLILFDU.

3 Haga clic en la categoría por la que desee clasificar en el cuadro de lista.

4 Haga clic en $VFHQGHQWH para clasificar de la A a la Zo bien,haga clic en 'HVFHQGHQWH para clasificar de la Z a la A.


Eliminar columnas de su buzón

1 En la ventana principal, abra la carpeta de la que desee eliminar columnas.

2 Arrastre el título de la columna fuera de la barra de columnas.-

Utilice la barra de herramientas para acceder a muchas de las características yopciones de GroupWise. Cuando utilice determinadas características (porejemplo, cuando esté en el calendario), aparecerá la barra de herramientas de esacaracterística.

Para conocer datos sobre un botón de la barra de herramientas, mueva el punterodel ratón y lea la información que aparecerá.

Puede personalizar las barras de herramientas añadiendo y suprimiendo botones,eligiendo el orden de los mismos y colocando separadores entre ellos. ConsultePersonalizar la barra de herramientas en Personalizar GroupWise.

Utilizar la barra deherramientas


Cambiar la presentación de la barra de herramientas

1 Si no aparece la barra de herramientas, haga clic en 9HU X %DUUD�GHKHUUDPLHQWDV.

2 Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas X haga clic en3URSLHGDGHV.

3 Haga clic en la pestaña 0RVWUDU.

4 Elija la presentación de la barra de herramientas X haga clic en 2..


Trabajar con loselementos del Buzón♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

16 Enviar y recibir elementos

Enviar y recibir elementosCada día usted se comunica por distintos medios. Para dar respuesta a estasnecesidades, GroupWise® entrega sus elementos utilizando distintos tipos deelementos. A continuación se explica cada tipo de elemento.

CorreoUn mensaje de correo es para correspondencia básica. Puede utilizarlo para cosascomo un memorándum o una carta.

Mensaje telefónicoUn mensaje telefónico le permite informar a alguien de una llamada telefónica ode una visita. Puede incluir datos como abonado, número de teléfono, empresa,urgencia de la llamada, etc.

CitaUna cita le permite invitar a personas a reuniones o actividades o programarrecursos para ambas. Puede programar la fecha, hora y lugar de la reunión, asícomo utilizar citas personales para programar actividades personales, como unavisita al médico, un aviso de una llamada telefónica a una hora determinada, etc.Consulte Programar citas.

TareaUna tarea le permite colocar un elemento en su Lista de tareas o en la de otrapersona. Puede programar una fecha de vencimiento para la tarea e incluir suprioridad (por ejemplo, A1). Las tareas no terminadas se trasladan al día siguiente.

NotaUna nota es un aviso que coloca en una fecha concreta en su calendario o en el deotra persona. Puede usar las notas para recordar fechas límites, vacaciones, díaslibres, etc. Las notas personales son útiles como avisos de cumpleaños, vacaciones,días de pago, etc.

-

Un mensaje de correo es como un memorándum interno: tiene un destinatarioprincipal, un tema, una fecha y pueden enviarse "copias carbón" o copias ocultasa otros usuarios. También puede adjuntar archivos, sonidos y películas.

CC (Copia carbón)Envía copias de un elemento a los usuarios que deben conocer la información,pero que no son directamente responsables de la misma o de las instrucciones quecontiene. Todos los destinatarios pueden ver que se envió una "copia carbón".

Enviar mensajes decorreo

Enviar y recibir elementos 17

CO (Copia oculta)Envía una copia del elemento a un destinatario sin que lo sepa ningún otrodestinatario. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se envió.

1 Haga clic en en la barra de herramientas.

2 En el cuadro $, escriba un nombre de usuario X pulse ,QWUR. Repita el pasocon los demás usuarios.

Para seleccionar nombres de usuarios de una lista, haga clic en 'LUHFFLyQ Xhaga doble clic en cada usuario X y en 2..

3 Escriba un tema.

4 Escriba un mensaje.


Sugerencias

♦ Puede �especificar �una�vista �por�defecto �distinta �para�el�correo �en�lasopciones �de�visualización �por�defecto. �Consulte �Definir�opciones�deGroupWise�en�Personalizar�GroupWise.

♦ Puede �especificar �muchas �opciones, �como �marcar �un�mensaje �con�prioridadalta,�solicitar �una�respuesta �de�los�destinatarios, �etc.�Consulte �Definiropciones�de�GroupWise�en�Personalizar�GroupWise.

-

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otrosusuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina uocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el buzón del destinatario.

Enviar mensajestelefónicos


Mensaje telefónico es sencillamente una vista, como Tarea o Correo. No puedecontestar el teléfono a través de un mensaje telefónico. Utilice Lugar deconversación para contestar directamente el teléfono desde el escritorio deGroupWise. Consulte Utilizar Lugar de conversación en Utilizar su teléfono conGroupWise.

Puede cambiar los mensajes telefónicos que reciba en tareas, notas u otras vistasde los elementos personales. De este modo podrá dejar un registro de laconversación en la fecha en que se produjo (Nota) o crear un elemento de tareapara terminarla en una fecha posterior (Tarea). Consulte Cambiar los tipos deelementos en Gestionar los elementos recibidos, en Trabajar con los elementos delBuzón.

1 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 0HQVDMH�WHOHIyQLFR�

2 En el cuadro de texto $, escriba el nombre del usuario.

A medida que escribe el nombre del usuario, la función Finales de nombresbusca el nombre en la guía de direcciones. Cuando se encuentra unacoincidencia, se coloca en el cuadro A.

3 Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

4 Haga clic en las casillas de verificación que correspondan a este mensajetelefónico.

5 Escriba el mensaje en el cuadro 0HQVDMH.


Sugerencias

♦ Puede �colocar �un�botón �Nuevo �mensaje �telefónico �en�la�barra �deherramientas. �Consulte �Personalizar�la�barra�de�herramientas�enPersonalizar�GroupWise.


-

Una tarea es un elemento que debe terminarse en una fecha y hora determinada.Puede asignárselo a usted mismo, a otro usuario de GroupWise o a un grupo deusuarios.

Por ejemplo, si ha asignado a alguien que escriba un informe para la semanasiguiente, puede asignar el informe a ese usuario como tarea. El usuario puedeaceptar o rechazar la tarea, pero, mientras no lo haga, la tarea aparecerá en suLista de tareas todos los días.

Una vez aceptada, la tarea aparece en el calendario en la fecha de inicio. Cuandoha pasado la fecha de vencimiento, la tarea aparece en rojo en el calendario.Cuando marque una tarea como Terminada, ya no se trasladará al día siguienteen el Calendario.

Cuando haya terminado la tarea, puede marcarla como Terminada. Comocreador de una tarea asignada, puede hacer que GroupWise le envíe unanotificación cuando la tarea haya sido marcada como Terminada (deberá tenerinstalado Notify para recibir la notificación). En la ventana Propiedades secolocará un estado Terminado, que incluye la fecha y la hora en que la tarea fuemarcada como Terminada.

Asignar una tarea a otro usuarioCuando asigna una tarea a otro usuario, en su buzón aparecerá una copia de latarea. Puede asignar un grado de prioridad opcional a la tarea. Hay dos niveles deprioridad: alfabética y numérica. Por ejemplo, las prioridades de las tareas puedenser A, A1, A2, B, B1, 1, 2, etc.

Además del grado de prioridad, puede asignar una prioridad de envío (alta,normal o baja) en la pestaña Tarea de Opciones de envío. La prioridad de envíodetermina cómo se mostrará la tarea en el buzón del destinatario. Por ejemplo, siasigna a una tarea una prioridad de envío alta, el icono de la tarea será rojo en elbuzón del destinatario.


2 Escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

Enviar tareas


3 Escriba la fecha en la que desea que comience la tarea.

4 Escriba la fecha en la que desea que finalice la tarea.

5 Escriba el tema.

6 Escriba una prioridad para la tarea.

7 Escriba una descripción de la tarea.


Asignarse a sí mismo una tarea

1 Haga clic en la flecha que hay a la derecha de en la barra deherramientas X haga clic en 7DUHD�SHUVRQDO.

2 Escriba un tema.

3 Escriba una prioridad para la tarea.

4 Escriba una fecha de inicio.

5 Escriba una fecha de vencimiento.

6 Escriba un mensaje.


Sugerencias

♦ También �puede �especificar �fechas �de�inicio �y�de�vencimiento �utilizandolos�botones �Definir �fecha �que�hay�a�la�derecha �de�los�cuadros �de�textoFecha �de�inicio �y�Fecha �de�vencimiento.

♦ Las�tareas �personales �se�colocan �en�su�Calendario. �No�se�colocan �en�subuzón �ni�en�el�de�ningún �otro�usuario.


Marcar tareas como TerminadasCuando haya terminado la tarea, puede marcarla como Terminada. Las tareas quemarque como Terminadas no se trasladarán al día siguiente en el Calendario. Lastareas terminadas se distinguen por una marca de verificación en el Calendario.Las tareas retrasadas aparecen en rojo.

Si marca una tarea como Terminada, y luego se da cuenta de que queda una parteincompleta, puede desmarcarla. Las tareas desmarcadas aparecen en la fechaactual en el Calendario.

Cuando marque una tarea como Terminada, GroupWise envía una notificaciónal creador de la tarea si ha seleccionado Aviso de recepción en Opciones de envío.En la ventana Propiedades se colocará un estado Terminado, que incluye la fechay la hora en que la tarea fue marcada como Terminada.

9HULILFDU�HO�HVWDGR�GH�ILQDOL]DFLyQ�GH�XQD�WDUHD�♦


2 Haga clic en la tarea cuyo estado desee verificar.

3 Haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV.

'HVPDUFDU�XQD�WDUHD�WHUPLQDGD�♦

1 Haga clic en 9HQWDQD X 9LVWD�GHO�FDOHQGDULR.

2 Haga clic en la casilla de verificación marcada que hay junto a la tarea.-

Una nota es un aviso que coloca en una fecha concreta en su calendario o en el deotra persona. Puede usar las notas para recordar fechas límites, vacaciones, díaslibres, etc. Las notas personales son útiles como avisos de cumpleaños, vacaciones,días de pago, etc.

Escribir una Nota personal

1 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 1RWD�

Enviar notas


2 Para cambiar a una vista personal, haga clic en (GLWDU X &DPELDU�D X 0iV Xhaga clic en el botón circular 3HUVRQDO X haga clic en 2..

3 En el cuadro )HFKD�GH�LQLFLR, escriba la fecha en la que desea que la notaaparezca en su Calendario.

4 Escriba un tema (opcional) y la nota.


Sugerencias

♦ Para �acceder �más�tarde �a�la�información, �abra�el�Calendario �y�seleccionela�fecha �en�la�que�aparece �la�información. �Haga �doble �clic�en�la�nota �enla�Lista �de�notas.

♦ Puede �hacer �que�la�vista �Nota �personal �sea�la�vista �de�notas �por�defecto,en�lugar �de�la�vista �Nota �de�grupo. �Consulte �Definir�opciones�de�GroupWiseen�Personalizar�GroupWise.

Enviar una nota a otros usuarios

1 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 1RWD�

2 Rellene los cuadros de direcciones. Si no sabe el nombre de un usuario, hagaclic en 'LUHFFLRQHV.

3 En el cuadro )HFKD�GH�LQLFLR, escriba la fecha en que debe aparecer la nota enlos Calendarios de los destinatarios.

4 Escriba un tema (opcional) y el mensaje de la nota.



-

Utilice Ortografía para comprobar si en el texto hay palabras mal escritas orepetidas o algún error en las mayúsculas. Puede revisar la ortografía de unapalabra, de varias o de todo el mensaje. Mientras realiza la revisión, puede elegirentre las opciones siguientes:

ReemplazarReemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Parareemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra o haga clic en lapalabra X 5HHPSOD]DU� Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra enel cuadro Reemplazar por X haga clic en 5HHPSOD]DU.

Omitir una vezOmite la palabra una vez. La revisión ortográfica se detendrá cuando vuelva aencontrar la palabra.

Omitir siempreOmite todas las ocasiones en que aparezca la palabra en el documento. Se pasarápor alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

AñadirAñade la palabra al diccionario actual del usuario, que almacena palabras nuevaspara que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

1 Haga clic en el cuadro 7HPD o 0HQVDMHo bien,seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

2 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2UWRJUDItD.

3 Haga clic en 6t cuando haya terminado la revisión ortográfica.

Revisión ortográfica delos elementos queenvíe

24 Adjuntar archivos

Adjuntar archivosPuede adjuntar archivos y referencias de documentos a mensajes de correo, citas,notas, tareas y mensajes telefónicos. Puede utilizar Adjuntar para enviar uno ovarios archivos o referencias de documentos a otros usuarios. Por ejemplo, puedeenviar un informe de gastos a otro usuario. Puede adjuntar un archivo de su discoduro, de un disquete o de una unidad de red. Los destinatarios puede abrir elarchivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjuntodespués de haberlo enviado, los destinatarios no verán los cambios.

Si el archivo que desea adjuntar es un documento almacenado en una Bibliotecade GroupWise, puede adjuntar una referencia de documento. El destinatariopuede usar la referencia para abrir el documento, verlo, editarlo o imprimirlo,dependiendo de sus derechos. Si desea más información sobre compartir derechosconsulte Compartir documentos en Crear y trabajar con documentos.

Si quiere abrir o ver un archivo adjunto protegido con contraseña, tendrá que escribir lacontraseña del archivo. Si no conoce la contraseña, no podrá abrir el archivo adjunto.

-


2 Rellene los cuadros $, 7HPD y 0HQVDMH.

3 Haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Adjuntos.

4 Haga clic en 6HOHFFLRQDU�DUFKLYR.

5 Haga clic en el archivo que desea enviar X $EULU X &HUUDU.

Para adjuntar varios archivos, pulse &WUO y haga clic en los demás archivos.


Sugerencias

♦ Los�destinatarios �verán �en�sus�buzones �el�icono �pequeño �de�un�clip�

junto �al�elemento, �para�indicarles �que�el�elemento �tiene �un�adjunto. ♦ Mover �o�suprimir �un�archivo �de�un�disco �o�de�una�unidad �de�red�no�afecta

al�archivo �que�haya �adjuntado �a�un�elemento �y�enviado.

Adjuntar un archivo aun elemento

Adjuntar archivos 25

-


2 Rellene los cuadros $, 7HPD y 0HQVDMH.

3 Haga clic en X 5HIHUHQFLD�GHO�GRFXPHQWR.

4 Especifique la biblioteca en la que está almacenado el documento.

5 En el cuadro de texto Documento, escriba el número del documento.

6 Especifique qué versión (actual, oficial o específica) desea que indique lareferencia del documento X haga clic en 2..

7 Haga clic en (QYLDU.-

1 Haga clic con el botón derecho en el adjunto que desee suprimir X haga clicen 6XSULPLU.

Sugerencias

♦ Si�no�ve�un�icono �que�represente �el�adjunto �en�su�vista, �haga �clic�en �X

haga �clic�en�el�adjunto �que�desea �suprimir �X�6XSULPLU�X�&HUUDU. ♦ Si�suprime �un�archivo �adjunto, �no�se�suprimirá �del�disco �o�de�la�unidad

de�red:�únicamente �se�eliminará �de�la�lista�de�adjuntos. ♦ Puede �suprimir �un�archivo �adjunto �si�es�usted �el�remitente, �pero �no�si�es

el�destinatario.

-

Si sólo quiere explorar rápidamente un adjunto, puede verlo en lugar de abrirlo.Cuando ve un adjunto, no se abre en una aplicación distinta. En vez de ello, semuestra en un visor. Este sistema es normalmente más rápido que abrir eladjunto, pero éste no recibe el formato correcto.

Adjuntar unareferencia dedocumento a unelemento

Suprimir un archivoadjunto de unelemento

Ver archivos adjuntos

26 Adjuntar archivos

1 Haga clic con el botón derecho en el adjunto X haga clic en 9HU�DGMXQWR.

Sugerencias

♦ Si�no�ve�un�icono �que�represente �el�adjunto �en�su�vista, �haga �clic�en$UFKLYR��X�$GMXQWRV�X�9HU�DGMXQWR.

♦ Si�el�elemento �que�está�leyendo �contiene �varios �adjuntos, �aparecerán �comoiconos �en�la�parte �superior �de�la�ventana �Ver�adjunto. �Puede �ver�los�demásadjuntos �haciendo �clic�en�ellos.

-

Al abrir un archivo adjunto, GroupWise determina la aplicación adecuada paraabrirlo. Puede aceptar la aplicación sugerida o escribir la vía y el nombre dearchivo de otra aplicación. Si sólo desea examinar el contenido del adjunto, puedeverlo en lugar de abrirlo. Consulte Ver archivos adjuntos más atrás, en estamisma sección.

1 Abra el elemento que contiene el adjunto.

2 Haga clic con el botón derecho en el adjunto X haga clic en $EULU.

3 Si quiere abrir el adjunto en otra aplicación, escriba la vía y el nombre delarchivo ejecutable.

Este paso puede no ser necesario si ya aparece la aplicación correcta.


Sugerencias

♦ Si�no�ve�un�icono �que�representa �el�adjunto �en�su�vista, �haga �clic�en$UFKLYR��X�$GMXQWRV�X�$EULU.

-

Puede añadir archivos de voz o de sonido en grabación digital a un elemento. Porejemplo, puede dictar una carta y hacer que el destinatario escuche y escriba lacarta. Sin embargo, para hacer anotaciones en un elemento con sonido deberátener instalados los correspondientes controladores de hardware y software.

1 En la vista del elemento, arrastre desde la barra de estado a cualquierlugar de la vista, fuera de los cuadros de texto.

2 Haga clic en el círculo para empezar a grabar el sonido.

3 Haga clic en el cuadrado para dejar de grabar el sonido.

4 Haga clic en $UFKLYR X 6DOLU�\�YROYHU�D�*URXS:LVH para cerrar el cuadro dediálogo Grabadora de sonidos.

Abrir archivos adjuntos

Adjuntar archivos desonido a un elemento

Gestionar los elementos enviados 27

Gestionar los elementos enviadosEn su buzón puede mostrar los elementos que ha enviado. A continuaciónencontrará algunas razones para mostrar los elementos enviados:

LeerPuede leer un mensaje enviado para comprobar que incluyó la informacióncorrecta o para recordar lo que escribió.

ReenviarPuede enviar un elemento por segunda vez, tal vez con correcciones o a otrosusuarios que no lo recibieron la primera vez.

Seguimiento de estado (Propiedades)Puede ver quién recibió el elemento, quién lo abrió, quién lo suprimió y otrosdatos.

RetraerSi observa que cometió un error y ya ha enviado el elemento, puede retraerloantes de que los destinatarios lo lean.

-


2 Haga clic en .

Sugerencias

♦ Para �mostrar �los�elementos �recibidos �y�los�enviados, �pulse �&WUO�y�haga �clic

en ��o�en� �,�dependiendo �del�botón �que�no�esté�seleccionado.

-

GroupWise ofrece varios métodos para que pueda confirmar que el elemento seentregó.

Seguimiento de un elemento enviadoPuede hacer un seguimiento del estado en la ventana Propiedades de cualquierelemento que haya enviado. Haga clic con el botón derecho en el elemento Xhaga clic en 3URSLHGDGHV. La ventana Propiedades muestra cuándo se entregó y seabrió el elemento, junto con otras informaciones.

Recibir notificación cuando se abre o se suprime el elemento.Puede recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprima el mensaje,rechace una cita o termine una tarea. Mientras compone el mensaje, haga clic en$UFKLYR X 3URSLHGDGHV X en la lista emergente $YLVR�GH�UHFHSFLyQ, seleccione $ODEULUOR o $O�VXSULPLUOR X elija cómo desea recibir la notificación.

Mostrar los elementosenviados

Confirmar la entregade los elementosenviados

28 Gestionar los elementos enviados

Requerir una respuestaPuede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta.GroupWise añade una oración al elemento para indicar que se requiere unarespuesta y convierte el icono del buzón del destinatario en una flecha doble.Mientras compone un elemento, haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV X seleccionecuándo quiere la respuesta en el cuadro Se solicita respuesta.

-

Utilice Reenviar para enviar un elemento por segunda vez, tal vez concorrecciones. Reenviar le permite enviar un elemento sin volver a escribir toda lainformación.

Cuando reenvía un elemento, puede retraer el elemento original. Los mensajes decorreo y telefónicos no pueden retraerse si ya han sido abiertos. Las citas, las notasy las tareas pueden retraerse en cualquier momento.

1 Haga clic en en la barra de herramientas para mostrar los elementos queha enviado.

2 Haga clic en el elemento que desee reenviar X haga clic en 5HHQYLDU.

3 Haga los cambios necesarios en el elemento X haga clic en (QYLDU.

4 Haga clic en 6t para retraer el elemento original.O bien,Haga clic en 1R para dejar el elemento original.

Sugerencias

♦ Puede �revisar �las�Propiedades �del�elemento �original �para�comprobar �siGroupWise �pudo �retraerlo. �Si�en�Propiedades �no�aparece �Retraído, �esque�el�elemento �ya�ha�sido�abierto.

-

Utilice Suprimir para retraer un elemento que haya enviado. Por ejemplo, siobserva que cometió un error y ya ha enviado el elemento, puede suprimirlo antesde que los destinatarios lo lean.

1 Haga clic en el elemento del buzón que desea retraer.

Para ver los elementos enviados de su buzón, haga clic en en la barra deherramientas.

2 Haga clic en (GLWDU X 6XSULPLU.

3 Seleccione la opción adecuada.

Reenviar elementos

Retraer elementosenviados

Gestionar los elementos enviados 29


Sugerencias

♦ Puede �retraer �un�mensaje �de�correo �o�telefónico �de�aquellos �destinatariosque�aún�no�han�abierto �el�elemento. �Puede �retraer �una�cita,�nota, �o�tareaen�cualquier �momento.

♦ Para �ver�qué�destinatarios �han�abierto �el�mensaje, �haga �clic�con�el�botónderecho �en�el�buzón �X�haga �clic�en�3URSLHGDGHV.

-

La ventana Propiedades le permite verificar el estado de cualquier elemento quehaya enviado. Por ejemplo, puede ver cuándo se entregó un elemento y cuándo loabrió o suprimió el destinatario. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita eincluyó un comentario, verá el comentario en la ventana Propiedades. Tambiénverá si un destinatario marcó una tarea como Terminada.

Asimismo, muestra información sobre los elementos que usted recibe. Puede verquién más recibió el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), eltamaño y fecha de creación de los ficheros adjuntos y otros datos. Si deseainformación sobre un documento, utilice el Registro de actividad en Propiedades.Consulte Ver la historia de un documento en Crear y trabajar con documentos.

1 Haga clic o abra el elemento cuyo estado desea verificar.


Sugerencias

♦ También �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�un�elemento �de�subuzón �y�hacer �clic�en�Propiedades �para�ver�la�información �de�estado.

♦ Los�iconos �que�hay�junto �al�elemento �también �le�darán �información �deestado �útil.�Consulte �Un breve recorrido por GroupWise�en�Cómo�empezar.

Verificar el estado desus elementos

30 Gestionar los elementos recibidos

Gestionar los elementos recibidosGroupWise almacena todos los elementos, mensajes de correo, citas, etc. quereciba en su buzón.

Desde su buzón puede leer elementos, contestarlos y remitir los que hayarecibido. Además, puede delegar tareas y citas en otros usuarios. Incluso puedeconvertir un elemento, por ejemplo un mensaje de correo, en otro tipo deelemento, por ejemplo una cita.

-

Puede leer los elementos entrantes en el buzón o el Calendario. Su buzón muestrauna lista de todos los elementos recibidos de otros usuarios. Las citas personales,las notas y las tareas aparecen en el Calendario, no en el buzón.

En el buzón puede abrir y leer todos los tipos de mensajes nuevos. Sin embargo,tal vez desee leer las citas, las tareas y las notas en el Calendario, para ver losmensajes nuevos mientras consulta su programación. Los mensajes telefónicos yde correo permanecen en el buzón hasta que los suprima. Las citas, notas y tareaspermanecen en el buzón hasta que las acepte, rechace o suprima. Cuando acepteuna cita, nota o tarea, pasará a su calendario.

Todos los elementos de su buzón están marcados con un icono. La tabla siguienteincluye todos los iconos que aparecen en su buzón. Los iconos cambiandependiendo de si se ha abierto o no el elemento.

Leer los elementos quereciba

Haga clic para visualizar loselementos que ha recibido.

Gestionar los elementos recibidos 31

7LSR�GH�LFRQR 6LQ�DEULU $ELHUWR

Mensaje de correo

Mensaje telefónico

Tarea

Cita

Nota

Leer los elementos de su buzón

1 Haga doble clic en el elemento que desea leer.

Sugerencias

♦ Si�no�aparece �su�buzón, �haga �clic�en� ��en�la�Lista �de�carpetas.

Leer elementos en el Visor rápidoUtilice el Visor rápido para explorar el contenido de los elementos. El Visorrápido ahorra tiempo porque no es necesario abrir cada elemento, basta con hacerclic en un elemento o pulsar )OHFKD�DEDMR para leer los elementos. Si hace clic enuna referencia de documento, éste se mostrará en el Visor rápido. Los adjuntos,sin embargo, no aparecen en el Visor rápido.

Al leer un elemento en el Visor rápido, el icono pasa a estado abierto. Porejemplo, el sobre cerrado que representa un mensaje de correo pasa a ser un sobreabierto.



2 Ajuste el tamaño del Visor rápido arrastrando una esquina de la ventana obien la línea divisoria horizontal hacia arriba o hacia abajo.

3 En el buzón, haga clic en cada uno de los elementos que desea leer.

Sugerencias

♦ Para �cerrar �el�Visor �rápido, �repita �el�paso �1�anterior. ♦ Haga �clic�con�el�botón �derecho �en�la�ventana �Visor �rápido �para�elegir �otras

opciones, �como �Imprimir.

Marcar un elemento como No leídoSi abre un elemento para leerlo y decide hacerlo más tarde, puede marcarlo comono leído. Al hacerlo, el icono del elemento pasará a no abierto, para que sepa quetiene que leerlo.

1 En la ventana principal, haga clic en el elemento, en la Lista de elementos.

2 Haga clic en $FFLRQHV X /HHU�PiV�WDUGH.

Sugerencias

♦ Al�marcar �un�elemento �abierto �como �no�leído �no�varía �el�estado �de�eseelemento �en�Propiedades. �Por�ejemplo, �si�abre�un�elemento �y�luego �marcacomo �no�leído, �el�remitente �seguirá �viendo �el�estado �del�elemento �comoabierto �en�la�ventana �Propiedades.


-

Utilice Respuesta para responder a un elemento. Puede responder a todos losusuarios que recibieron el elemento original o sólo al remitente sin tener que crearun nuevo mensaje. También puede incluir en su respuesta una copia del mensajeoriginal. Su respuesta incluirá Re: delante del texto original del tema. Puedemodificar el texto del tema si lo desea.

Responder a un elemento

1 Abra o haga clic en el elemento al que desea responder.

2 Haga clic en $FFLRQHV X 5HVSXHVWD.

3 Haga clic en 5HVSXHVWD�DO�UHPLWHQWH.O bien,Haga clic en 5HVSXHVWD�D�WRGRV��UHPLWHQWH�\�GHVWLQDWDULRV�.


5 Escriba el mensaje X haga clic en (QYLDU.

Sugerencias

♦ Si�responde �a�todos �los�destinatarios �de�un�elemento �y�el�mensaje �originalincluía �destinatarios �CO�o�CC,�su�respuesta �incluirá �a�los�destinatariosCC,�pero �no�a�los�CO.

Incluir el texto del mensaje en una respuesta

1 Abra el elemento al que desea responder.

2 Haga clic en 5HVSXHVWD.

3 Haga clic en ,QFOXLU�HO�PHQVDMH�UHFLELGR�GHO�UHPLWHQWH X 2..

4 Escriba el mensaje X haga clic en (QYLDU.

Sugerencias

♦ Puede �que�desee �mezclar �sus�comentarios �con�el�texto �incluido, �a�fin�demantener �un�flujo �de�conversación. �En�este�caso, �puede �escribir �en�negritao�cursiva �o�subrayar �el�texto, �para�distinguirlo �del�texto �original.

Responder a loselementos que reciba


Responder a un elemento en una Carpeta compartidaAl responder a un elemento de una carpeta compartida tiene dos opciones derespuesta adicionales. Si está leyendo la respuesta de otra persona, puederesponder al tema de la discusión original, en lugar de al elemento que estáleyendo. O puede responder a cualquier elemento que esté leyendo, sea un temade discusión original o la respuesta de otra persona. En ambos casos, estasrespuestas se envían a la carpeta compartida, no a cada persona.

1 Abra o seleccione un elemento de la carpeta compartida.

2 Haga clic en $FFLRQHV X 5HVSXHVWD.

3 Haga clic en una opción de respuesta X 2..

Para ver la descripción de cada opción de respuesta, haga clic en X en laopción.

4 Escriba la respuesta X 2..

Sugerencias

♦ Si�no�elige �la�opción �Respuesta �de�forma �privada, �su�respuesta �se�enviaráa�la�carpeta �compartida, �no�a�cada �persona.

-

Cuando recibe un mensaje, cita o tarea, puede remitirlo a uno o varios usuarios.También puede remitir una referencia de documento. Por ejemplo, si ya no espresidente de un comité pero sigue recibiendo mensajes de correo relacionadoscon las actividades del comité, puede remitir los elementos que reciba al nuevopresidente.

Cuando remite un elemento, éste se envía como adjunto a un mensaje de correo.El mensaje de correo incluye su nombre y los comentarios adicionales que hayarealizado.

Si reciba una cita, nota o tarea que desea asignar a otro usuario, utilice Delegar.Al delegar un elemento, el remitente del mismo recibe una notificación de que laresponsabilidad del elemento ha sido asignada a otro usuario.

Remitir elementos aotros usuarios


1 Haga clic en el elemento de su buzón que desea remitir.

2 Haga clic en $FFLRQHV X 5HPLWLU.

3 Haga clic en 'LUHFFLyQ X haga clic en la pestaña de la guía de direcciones quedesea utilizar.

4 Haga doble clic en el usuario o grupo al que desea remitir el elemento X hagaclic en 2..

5 Escriba un mensaje en el cuadro 0HQVDMH (opcional).


Sugerencias

♦ Si�no�puede �aceptar �una�cita,�tarea �o�nota, �puede �delegar �el�elemento �enlugar �de�remitirlo. �Al�delegar �se�coloca �el�estado �de�delegado �en�la�ventanaPropiedades �del�remitente, �para�que�éste�sepa�que�se�ha�transferido �laresponsabilidad �del�elemento �a�otra�persona.

-

Puede utilizar Cambiar a para convertir un elemento de su buzón en otro tipo deelemento. Por ejemplo, puede convertir un mensaje de correo de su buzón en unacita de su Calendario. La nueva cita contiene toda la información del mensaje decorreo (A, CC, CO, tema y texto del mensaje) que sea de aplicación a la cita. Pordefecto, todos los elementos nuevos creados utilizando Cambiar a son elementospersonales, aunque puede convertir un elemento personal en un elemento degrupo en el cuadro de diálogo Cambiar a.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (comouna cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade elnuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

Al cambiar un elemento, GroupWise muestra la vista de elementos por defectoseleccionada en Opciones de entorno.

Cambiar los tipos deelementos


Cambiar un elemento de su buzón a otro tipo de elemento

1 Haga clic en el elemento de su buzón que desea cambiar.

2 Haga clic en (GLWDU X &DPELDU�D.

3 Haga clic en un tipo de elemento.

4 Escriba la información necesaria.


Sugerencias

♦ Puede �hacer �clic�en�(GLWDU�X�&DPELDU�D�X�0iV�para�cambiar �el�elementoseleccionado �y�convertirlo �de�elemento �personal �en�elemento �de�grupo �oviceversa.

Cambiar un elemento del Calendario a otro tipo de elemento

1 Haga clic en 9HQWDQD X 9LVWD�GHO�FDOHQGDULR para abrir el Calendario.

2 Haga clic en el elemento que desee cambiar en la Lista de citas, de tareas o denotas.

3 Arrastre el elemento a la lista correspondiente al tipo de elemento en quedesea convertirlo.

Por ejemplo, arrastre una tarea a la Lista de citas para convertirla en una cita.

4 Especifique la información adicional en la vista del elemento X haga clic en2..

Sugerencias

♦ También �puede �pulsar �&WUO�mientras �arrastra �el�elemento �para�copiarlo.


Cambiar un elemento personal a elemento de grupo

1 En el Calendario, haga clic en un elemento personal.

2 Haga clic en (GLWDU X &DPELDU�D X 0iV.

3 Haga clic en *UXSR X 2..

4 Escriba cualquier información adicional X haga clic en (QYLDU.-

Utilice Delegar si recibe citas, tareas u otros elementos que no puede aceptar. Porejemplo, puede recibir una cita para una reunión sobre algo de lo que ya no esresponsable. En vez de rechazar la cita, puede delegarla. Puede delegar citas, tareaso notas. El remitente puede saber en quién delega el elemento consultando laventana Propiedades del elemento.

1 En la ventana principal, haga clic en una tarea, nota o cita.

2 Haga clic en $FFLRQHV X 'HOHJDU.

3 Escriba los nombres de los usuarios en los cuadros de direcciones. Si no estáseguro de cómo se escribe, haga clic en 'LUHFFLyQ.

4 Escriba sus comentarios al destinatario.


6 Haga clic en 6t si desea que el elemento permanezca en su Calendario.O bien,Haga clic en 1R si desea que el elemento sea suprimido de su Calendario.

Delegar elementos


Programar citasde grupo y personas♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Programar citas 39

Programar citasProgramar citas, tareas y notas con GroupWise® es muy cómodo. Puede utilizarBúsqueda en el horario para buscar una hora en la que estén libres todas laspersonas y recursos que necesita en la reunión. Puede utilizar Fecha automáticapara programar citas, tareas o notas que se repiten de forma rápida y sencilla.Puede consultar información sobre esta función en Programar citas periódicas.También puede reservar un bloque de tiempo para una cita personal. Si quieresaber si alguien ha aceptado una tarea o asistirá a una reunión, puede verificar elestado de aceptada o rechazada.

-


2 En los cuadros $��&& y &2, escriba los nombres de las personas a las quedesea invitar. Incluya también los ID de los recursos en el cuadro A. Si nosabe el ID de un recurso, haga clic en 'LUHFFLyQ.

3 Escriba la descripción del lugar en el cuadro /XJDU.

4 Especifique la fecha y hora de inicio y la duración.

5 Escriba un tema y el mensaje.

Programar una cita

40 Programar citas


Sugerencias

♦ Si�seleccionó �un�recurso �de�ubicación �en�la�Guía �de�direcciones, �sudescripción �se�mostrará �en�el�cuadro �Lugar �y�su�ID�en�el�cuadro �A.

♦ Si�quiere �asegurarse �de�que�las�personas �y�recursos �están �libres �para�lareunión, �puede �hacer �una�Búsqueda �en�el�horario. �Consulte �Comprobar�ladisponibilidad�de�los�asistentes,�más�adelante �en�esta�misma �sección.

♦ Si�va�retrasado �en�un�trabajo �con�fecha �de�vencimiento, �se�encuentra �devacaciones �o�por�otra�razón �no�puede �acudir �a�las�reuniones, �programe �unacita�personal �para�esas�horas. �Cuando �otro�usuario �le�incluye �en�una�cita�yhace �una�Búsqueda �en�el�horario, �ese�usuario �podrá �ver�que�no�está�libre �aesas�horas.

♦ Para �mostrar �una�vista �de�citas�distinta �(por�ejemplo, �la�vista �Citas �personales)

siempre �que�haga �clic�en� �,�utilice �las�Opciones �de�visualización �pordefecto.

-

1 En la barra de herramientas, haga clic en si su buzón no muestralos elementos salientes.

2 Haga clic en la cita que desea reprogramar.

3 Haga clic en $FFLRQHV X 5HHQYLDU.

4 Haga los cambios X haga clic en (QYLDU.

5 Haga clic en 6t para retraer el elemento original.

Sugerencias

♦ Puede �reprogramar �una�cita�si�programó �la�cita�original �o�si�tiene �losderechos �de�delegación �necesarios �sobre �el�buzón �de�quien �la�programó.

♦ Para �reprogramar �una�cita�a�otra�hora �el�mismo �día,�abra�el�Calendario �yarrastre �la�cita�a�la�nueva �hora.

-

1 En la barra de herramientas, haga clic en si su buzón no muestralos elementos salientes.

2 Haga clic en la cita que desea cancelar.


Reprogramar una cita

Cancelar una cita

Programar citas 41

4 Haga clic en 7RGRV�ORV�EX]RQHV X 2..

Sugerencias

♦ Puede �cancelar �una�cita�si�la�programó �o�si�tiene �los�derechos �de�delegaciónnecesarios �sobre �el�buzón �de�quien �la�programó.

♦ Si�desea �ayuda �sobre �una�opción �del�cuadro �de�diálogo, �haga �clic�en

��X��la�opción.

-

1 En la barra de herramientas, haga clic en la flecha que hay a la derecha de

X haga clic en &LWD�SHUVRQDO.

2 Escriba un tema, un lugar (opcional) y un mensaje (opcional).

3 Especifique la fecha y hora de inicio y la duración.


Sugerencias

♦ Si�va�retrasado �en�un�trabajo �con�fecha �de�vencimiento, �se�encuentra �devacaciones �o�por�otra�razón �no�puede �acudir �a�las�reuniones, �programe �unacita�personal �para�esas�horas. �Cuando �otro�usuario �le�incluye �en�una�cita�yhace �una�Búsqueda �en�el�horario, �ese�usuario �podrá �ver�que�no�se�halladisponible �a�esas�horas.

♦ La�vista �Citas �personales �no�tiene �cuadros �A,�CC�ni�CO. �La�cita�personalse�coloca �automáticamente �en�su�Calendario.

♦ La�duración �puede �expresarse �en�minutos, �horas �o�días. �Si�se�toma �dossemanas �de�vacaciones, �puede �programar �una�cita�personal �con�unaduración �de�dos�semanas �para�que�abarque �todo �el�período.

♦ Para �citas�de�grupo �y�personales, �programarlas �para�un�cierto �período �noimpide �que�se�programe �otra�cita�al�mismo �tiempo, �únicamente �crea�unconflicto �de�programación. �Los�usuarios �que�realicen �una�búsqueda �en�elhorario �evitarán �que�las�citas�coincidan, �pero �pueden �hacerlo �si�lo�desean.

Programar una citapersonal

42 Programar citas

-


2 Haga clic en la fecha que desee X haga doble clic en la hora en el cuadro Citas.

3 Escriba un tema, un lugar (opcional) y un mensaje (opcional).

4 Especifique la duración X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ La�Vista �de�citas�personales �no�tiene �cuadros �A,�CC�ni�CO. �La�cita�secoloca �automáticamente �en�su�Calendario. �Si�ha�cambiado �las�opcionesFecha �y�Hora �para�que�el�cuadro �de�la�lista�de�citas�no�aparezca �en�el�modocontorno, �tendrá �que�añadir �la�hora �a�la�cita�una�vez�abierta �la�vista �de�cita.

♦ Para �visualizar �la�vista �de�citas�personales �cuando �programe �citas�desde �elmenú �Archivo, �utilice �las�Opciones �de�entorno.

-

Utilice Búsqueda en el horario para buscar una hora en la que estén libres todaslas personas y recursos que necesita en la reunión. También puede utilizarBúsqueda en el horario en GroupWise Remoto.

1 En la cita que está creando, especifique los nombres de los usuarios y los IDde los recursos en el cuadro $. Si no sabe los ID de los recursos, haga clic enGXtD�GH�GLUHFFLRQHV.

2 Especifique el primer día posible para la reunión en el cuadro )HFKD�GH�LQLFLR.

3 Especifique la duración de la reunión.

Programar una citapersonal desde elCalendario

Comprobar ladisponibilidad de losasistentes

Programar citas 43

4 Haga clic en 2FXSDGR.

Un espacio vacío en el nombre del usuario o el recurso, en la pestaña Programasindividuales indica que el usuario o el recurso está libre a esa hora. Un espaciovacío en una hora de la pestaña Tiempos disponibles indica que no hay ningúnusuario programado para esa hora.

5 Haga clic en $XWRVHOHFFLyQ para seleccionar la primera hora libre para lareunión, o haga clic en $XWRVHOHFFLyQ hasta que se visualice la hora que deseaX haga clic en 2. para transferir los usuarios, recursos, hora y duraciónseleccionados a la cita que estaba programando.O bien,Haga clic en la pestaña 7LHPSRV�GLVSRQLEOHV para ver horas posibles para lareunión X haga clic en una hora para seleccionarla X haga clic en 2. paratransferir los usuarios, recursos, hora y duración seleccionados a la cita queestaba programando.

44 Programar citas

6 Complete y envíe la cita.

Sugerencias

♦ Puede �hacer �clic�en�una�hora �programada �en�el�nombre �del�usuario �o�elrecurso �en�la�pestaña �Programas �individuales �para�visualizar �más�informaciónsobre �la�cita�en�el�cuadro �inferior. �No�obstante, �para�que�pueda �hacerlo,el�usuario �o�propietario �del�recurso �deberá �darle �derechos �de�Lectura �de�lacita�en�la�Lista �de�acceso.

♦ Para �eliminar �un�usuario �o�un�recurso �de�la�lista�Invitar �a�la�reunión �despuésde�la�búsqueda, �haga �clic�en�la�pestaña �7LHPSRV�GLVSRQLEOHV�X�haga �clic�enel�nombre �del�usuario �o�recurso �para�eliminarlo �X�pulse �6XSULPLU.�Es�útil�siincluye �varias �salas�de�conferencia �en�la�búsqueda �para�encontrar �una�librey�eliminar �las�que�no�desee.

♦ Para �excluir �el�nombre �de�un�usuario �o�un�recurso �de�la�búsqueda �sineliminarlo �del�cuadro �A,�haga �clic�en�la�pestaña �7LHPSRV�GLVSRQLEOHV�Xhaga �clic�en�la�casilla �de�verificación �situada �junto �al�usuario �o�recursoque�desea �excluir. �Excluir �a�una�persona �o�recurso �de�la�lista�es�útil�si�unusuario �(como �un�destinatario �CC) �debe �ser�invitado �a�una�reunión �perono�es�imprescindible �que�asista. �Para �incluir �a�un�usuario �o�un�recurso �queha�sido�excluido, �haga �clic�en�la�casilla �de�verificación �situada �junto �a�éste.Si�hace �clic�en�una�hora �programada �en�la�pestaña �Tiempos �disponibles,se mostrará �un�cuadro �sombreado �junto �a�los�usuarios �de�la�lista�Invitar �ala�reunión �que�ya�tienen �reservada �esa�hora.

♦ Si�quiere �hacer �una�Búsqueda �en�el�horario �antes �de�abrir �una�cita,�hagaclic�HQ�+HUUDPLHQWDV�X�%~VTXHGD�HQ�HO�KRUDULR.�Especificará �la�informaciónen�un�cuadro �de�diálogo �en�lugar �de�una�vista �de�cita,�y�luego �haga �clic�en2.�para�hacer �una�Búsqueda �en�el�horario. �Cuando �encuentre �una�horaadecuada �para�la�reunión, �haga �clic�en�el�botón �,QYLWDU�D�OD�UHXQLyQ�paratransferir �la�información �a�una�vista �de�nueva �cita�y�complete �la�cita�comolo�haría �normalmente.

♦ Si desea ayuda sobre una opción del cuadro de diálogo, haga clic en�X�la opción.

-

Cuando recibe una cita, tarea o nota, puede aceptarla o no. En GroupWise puedehacer que el destinatario sepa si la acepta o rechaza, así como los comentarios.También puede delegar el elemento en otro usuario. El remitente puede ver surespuesta verificando el estado del elemento.

Aceptar o rechazarelementosprogramados

Programar citas 45

1 Haga doble clic en el elemento del buzón para abrirlo.

2 Haga clic en $FHSWDU o en 5HFKD]DU.

3 Escriba un comentario (opcional) X haga clic en 2..

4 Si el elemento es un elemento de Fecha automática, se le indicará después deaceptarlo o rechazarlo. Haga clic en (VWD�YH] para aceptar o rechazar esteelemento de Fecha automática. Haga clic en 7RGDV�ODV�YHFHV para aceptar orechazar todas las veces del elemento Fecha automática.

Sugerencias

♦ Como �propietario �de�un�recurso, �puede �aceptar �o�rechazar �solicitudes �delrecurso. �El�propietario �de�un�recurso �también �utiliza �Reglas �para�contestarautomáticamente �a�las�peticiones �del�recurso. �Consulte �Crear�reglas�enGestionar�el�buzón.

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La característica Zona horaria le permite programar una reunión con destinatariosde distintas zona horarias que se vayan a reunir en una misma ubicación.

Normalmente, GroupWise ajusta automáticamente las horas de las reunionesbasándose en las zonas horarias de los destinatarios. Por ejemplo, en EstadosUnidos, una reunión programada por un usuario de Utah a las 10:00 aparecería alas 9:00 para un usuario de California y a las 12:00 para un usuario de NuevaYork, porque estos usuarios están en zonas horarias distintas. Como GroupWiseajusta la hora, todos los usuarios programados para una conferencia telefónicamúltiple llamarían en el mismo momento, aunque las horas locales sean distintas.

Utilice la función de Zona horaria si no quiere que GroupWise se ajuste a la zonahoraria de cada destinatario. Por ejemplo, si se encuentra en la zona horaria deSaskatchewan e incluye a usuarios con el horario de la zona de las montañas(EE.UU. y Canadá), debe usar la característica Zona horaria si estos usuarios vana ir a Saskatchewan a la cita. Esta característica garantiza que la cita que apareceen sus calendarios y buzones indique la hora correcta de Saskatchewan.

Especificar la zonahoraria de una cita

46 Programar citas


2 Rellene los cuadros $� && y &2 con los nombres de los usuarios o recursosque deban ser incluidos en la cita.

3 Especifique el lugar, tema y mensaje en los cuadros de texto correspondientes.

4 Haga clic en $FFLRQHV X 6HOHFFLRQDU�]RQD�KRUDULD X haga clic en la listadesplegable =RQD�KRUDULD y seleccione la zona horaria a que pertenece laubicación de la cita X haga clic en 2..

5 Especifique la fecha de inicio y finalización y la duración de la cita.


Sugerencias

♦ Cuando �los�usuarios �programados �con�la�característica �Zona �horariareciben �la�cita,�ven�una�información �de�hora �a�continuación �del�tema �alabrirla �en�sus�buzones. �Por�ejemplo, �si�el�tema �de�la�cita�es��Conferenciade�marketing ��y�la�zona �horaria �es�la�de�Saskatchewan, �los�usuarios �veránun�tema �e�información �de�hora �similares �a�esto: �Conferencia �de�marketing(Saskatchewan). �En�el�Calendario �de�los�usuarios, �el�lugar �figura �anotadojunto �a�la�zona �horaria, �no�con�el�tema.

Programar citas periódicas 47

Programar citas periódicasUtilice Fecha automática para programar citas, tareas o notas que se repiten. Porejemplo, si es responsable de programar una reunión de departamento cada dossemanas, puede crear una cita con fecha automática que programe la reunión paratodo el año. También puede reservar una sala y un proyector con la misma cita.

Las Fechas automáticas pueden ser el mismo día todas las semanas (por ejemplo,todos los lunes), el mismo día del mes (por ejemplo el 15 y el último) o cualquierotra serie de fechas definida. También puede utilizar Fecha automática paraprogramar eventos irregulares o infrecuentes, como las vacaciones.

Cuando envíe un elemento con fecha automática, GroupWise copia el elementoy coloca una de las fechas definidas en cada una de las copias del elemento. Porejemplo, si define cinco fechas para el evento, GroupWise hace cinco copias delelemento y programa una copia para cada fecha. Si enviara el elemento a otrosusuarios, tendría cinco elementos salientes con una fecha automática cinco vecesrepetida. Si recibiera el evento, encontraría cinco copias del elemento entrante ensu buzón, cada una programada para una fecha distinta.

Hay tres maneras de crear una fecha automática. El método Ejemplo le permiteprogramar eventos el mismo día todas las semanas, el mismo día todos los meseso periódicamente. El método Fechas le permite seleccionar días específicos delaño. El método Fórmula le permite introducir la información de programaciónen formato de texto.

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1 En una cita, tarea o nota que esté programando, haga clic en $FFLRQHV X)HFKD�DXWRPiWLFD.

2 Haga clic en la pestaña (MHPSOR.

3 En el cuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha definalización.O bien,Para especificar un cierto número de veces en lugar de un rango, especifiquela fecha de inicio X haga clic en el menú emergente )LQ X 9HFHV X especifiqueel número de veces.

4 Haga clic en la lista desplegable 'tDV�GH�OD�VHPDQD X haga clic en una opción.

5 Haga clic en los meses que desea programar. Para programar todos los meses,haga doble clic en cualquier mes.

Programar fechasautomáticas porEjemplo

48 Programar citas periódicas

6 Si ha hecho clic en Días del mes, haga clic en la lista desplegable (O X en unaopción X haga clic en los días numerados para programarlos (por ejemplo,1 y 15).O bien,Si ha hecho clic en Días de la semana, haga clic en el número ordinal quecorresponda al día de la semana que va a programar (por ejemplo, 2º Mar).O bien,Si ha hecho clic en Periódico, especifique un período (por ejemplo, cada 15 días).


Sugerencias

♦ Utilice �Ejemplo �o�Fórmula �para�programar �eventos �que�ocurren �el�mismodía�de�la�semana �(por�ejemplo, �todos �los�lunes), �los�mismos �días�del�mes(por�ejemplo, �el�15�y�el�último) �o�en�un�período �de�tiempo �definido �(porejemplo, �cada �14�días).

♦ Si�ha�utilizado �Fórmula �o�Fechas �y�decide �cambiar �a�Ejemplo, �haga �clic�enla�pestaña �(MHPSOR.

♦ Para �despejar �el�cuadro �de�diálogo �Fecha �automática, �haga �clic�en�5HLQLFLDU�

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1 En un elemento que esté programando, haga clic en $FFLRQHV X )HFKDDXWRPiWLFD.

2 Haga clic en la pestaña )HFKDV.

3 Haga clic en los días que desea programar X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Utilice �la�pestaña �Fechas �para�programar �un�elemento �en�fechas �específicasdel�año.�Asimismo, �es�útil�para�programar �eventos �que�no�ocurrennormalmente, �como �las�vacaciones.

♦ Para �pasar �rápidamente �a�otro�año,�haga �clic�en�el�botón �año�X�escriba �elnuevo �año�X�haga �clic�en�2..

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2 Haga clic en la pestaña )yUPXOD.

Programar Fechasautomáticas porFechas

Programar Fechasautomáticas porFórmula


3 En el cuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha definalización.O bien,Para especificar un cierto número de veces en lugar de un rango, especifiquela fecha de inicio X haga clic en el menú emergente )LQ X 9HFHV X especifiqueel número de veces.

4 Escriba el texto de la fórmula X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Si�desea �información �sobre �cómo �introducir �el�texto �de�las�fórmulas,consulte �Utilizar�las�funciones�y�operadores�de�fórmulas�de�Fecha�automáticamás�adelante �en�esta�misma �sección.

♦ Para �ejemplos �adicionales �más�adelante, �cree�una�fecha �automáticautilizando �Ejemplo �X�haga �clic�en�la�pestaña �)yUPXOD.

♦ Fórmula �utiliza �la�misma �sintaxis �que�WordPerfect ��Office��3.1.

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Utilice el Ajuste de días para programar una cita, nota o tarea un númeroespecificado de días antes o después de un día de la semana especificado.

1 En una cita, tarea o nota que esté programando, haga clic en�$FFLRQHV X)HFKD�DXWRPiWLFD.


3 En el cuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha definalización.

4 Haga clic en los meses que desea incluir. Para incluir todos los meses, hagadoble clic en cualquier mes del cuadro de grupo Meses.

5 Haga clic en un día de la semana (por ejemplo, Mié).

6 Especifique el número de días que desea ajustar X haga clic en 2. dos veces.

Sugerencias

♦ Por�ejemplo, �puede �programar �una�reunión �el�lunes �siguiente �al�primerdomingo �de�cada �mes�(que �puede �o�no�ser�el�primer �lunes �del�mes). �Paraello,�abra�el�cuadro �de�diálogo �Fecha �automática �X�haga �clic�en�'tDV�GH�ODVHPDQD�X�haga �clic�en��en�la�fila�del�domingo �X�haga �clic�en�el�botón'RPLQJR�X�escriba �1�X�haga �clic�en�2.�dos�veces.

Programar el Ajuste dedías de la semana


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Utilice el Ajuste de días para programar una cita, nota o tarea un númeroespecificado de días antes o después de un día del mes especificado.



3 En el cuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha definalización.

4 Haga clic en los meses que desea incluir.

Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del cuadro degrupo Meses.

5 Haga clic en la lista emergente 'tDV�GH�OD�VHPDQD X 'tDV�GHO�PHV.

6 Haga clic en el botón ÔOWLPR.

7 Especifique el número de días que desea ajustar X haga clic en 2. dos veces.

Sugerencias

♦ Aquí�tiene�un�ejemplo �de�cómo �utilizar �el�Ajuste �de�días�del�mes.�Si�desea�queaparezca �un�aviso�en�su�lista�Notas �el�penúltimo �día�de�cada�mes,�abra�el�cuadrode�diálogo �Fecha �automática �y�haga�clic�en�'tDV�GHO�PHV.�Haga�doble �clic�encualquier �día�para�seleccionarlos �todos �(Dom, �Lun,�Mar,�etc.)�Haga�clic�enÔOWLPR�X�haga�clic�en�el�botón �ÔOWLPR.�Escriba �-1�X�haga�clic�en�2..

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Puede utilizar funciones y operadores para crear una fórmula de fechaautomática. Asimismo, puede crear el mismo tipo de fechas automáticas fácil yrápidamente con la pestaña Ejemplo. La pestaña Fórmula sirve para proporcionarcontinuidad y para quienes prefieren crear fechas automáticas con fórmulas.

Operadores de fórmula de fecha automáticaUn operador es un carácter o una palabra que se inserta en una fórmula para realizaruna operación específica. A cada operador se le asigna una prioridad, lo cual significaque cuando se evalúa una fórmula algunas operaciones se realizan antes que otras.

Puede utilizar operadores de agrupamiento para agrupar los operadores en función desus prioridades. La tabla siguiente muestra los operadores y sus prioridades. Acontinuación de la tabla encontrará otros datos sobre los operadores.

Programar el Ajuste dedías del mes

Utilizar las funciones yoperadores defórmulas de Fechaautomática


)XQFLyQ 3ULRULGDGEspacio en blanco (Y de prioridad alta) 1Más o + 2Menos o - 2A o : 3Cada. . Inicio 4Cada. . Fin 4Antes 5En/Antes 5Después 5En/Después 5Próximo a 5Cerca/Después 5O ó , 6No o ! 6Y o & (Y de prioridad baja) 7

2SHUDGRUHV�GH�DJUXSDPLHQWR�♦�Utilice paréntesis como operadores deagrupamiento para cambiar la prioridad de los operadores o para agruparfunciones con el fin de darles mayor claridad.

Por ejemplo, debido a que el operador de alta prioridad Y (un espacio) tieneuna prioridad más alta que el operador O (coma), la fórmula que se muestra acontinuación significa que todos los días programados han de ser martes ojueves, y han de pertenecer al mes de julio o al mes de agosto.

mar,jue jul, ago

En otras palabras, la fórmula se ejecuta como si se hubieran insertado lossiguientes paréntesis:

(mar,jue) (jul, ago)

Ahora examine la siguiente fórmula:

(mar),(jue jul),(ago)

Esta fórmula programaría todos los martes, todos los jueves de julio y todoslos días del mes de agosto. Observe cómo cambia el significado cuando seincluyen paréntesis como en la fórmula siguiente.

(mar,jue) (jul, ago)

Con esta fórmula, todos los días programados han de ser martes o jueves yhan de pertenecer al mes de julio o agosto. El resultado final es que sólo seprograman los martes y jueves de julio y agosto.


<�GH�SULRULGDG�DOWD�♦�Un espacio entre dos funciones actúa como operador Y,lo cual significa que ambas funciones han de ser verdaderas. Por ejemplo, 25significa el día 25 de todos los meses de todos los años. Pero 25 oct significaque todos los días programados han de ser el día 25 del mes de octubre. Y 25oct 1997 significa que todos los días programados han de ser el día 25, en elmes de octubre y en el año 1997.

2SHUDGRUHV�GH�DMXVWH�♦�Puede utilizar un operador de ajuste positivo (+ o lapalabra más) o un operador de ajuste negativo (- o la palabra menos) paraañadir un ajuste relativo a una función o instrucción.

Por ejemplo, para programar un evento tres días antes del primer jueves defebrero de todos los años, puede introducir la siguiente fórmula:

jue(1) feb-3

5DQJR�♦�El operador de rango (: o A) funciona como una serie de operadoresO (consulte O en esta sección) entre cada elemento (día, mes, etc.) del rango.

Por ejemplo, si desea programar el día 15 de cada mes pero sólo si el 15 eslaborable, puede introducir cualquiera de las fórmulas siguientes:

15&lun:vie

15(lun:vie)

Esta fórmula significa que todos los días programados deben ser el 15 del mesy deben ser de lunes a viernes. Otra forma de describir la fórmula es quetodos los días programados deben ser el 15 del mes y deben ser lunes, martes,miércoles, jueves o viernes.

2SHUDGRUHV�SHULyGLFRV�♦�Los tres operadores periódicos son Cada, Inicio yFin. Utilice Cada en combinación con Inicio y Fin para programar días aintervalos regulares, comenzando y terminando en una fecha específica.Porejemplo, suponga que desea programar una reunión cada siete días, desde el 3de marzo de 1997 hasta el 11 de junio de 1997. Puede utilizar la fórmulasiguiente:

cada 7 inicio 3 mar 1997 fin jun 11 1997

Esta fórmula programará la reunión cada siete días, desde el 3 de marzo de1997 hasta el 11 de junio de 1997. La fecha de inicio siempre se programacomo primer día, y la fecha de finalización sólo se programa si cae de formanatural en el intervalo Cada. Si no utiliza los dos operadores, Inicio y Fin, lafecha de inicio o de finalización será la primera o la última fecha del archivode Calendario.


Por ejemplo, observe la siguiente fórmula:

cada 7 inicio 3 mar 1997

Esta fórmula programa cada siete días, desde el 3 de marzo de 197 hasta laúltima fecha del archivo de Calendario. El comando Cada funciona connúmeros hasta el 30. Por ejemplo, cada 45 inicio 3 mar 1997 no es unafórmula válida.

2SHUDGRUHV�UHODWLYRV�♦�Los seis operadores relativos son Antes, En/Antes, Después,En/Después, Próximo a y En/Cerca.Utilice estos operadores para programar díasrelativos a una fecha específica. Por ejemplo, para programar el lunes más próximoal 6 de noviembre de todos los años, puede introducir la siguiente fórmula:

lun en/cerca 6 nov

Si necesita programar el primer martes posterior al 6 de noviembre de 1997,puede introducir la fórmula siguiente:

mar después 6 nov 1997

2�♦�Puede utilizar el operador O (, o la palabra O) para indicar que una uotra función o instrucción ha de ser verdadera para programar días.

Por ejemplo, para programar una cita el día 15 de cada mes del año 1997,pero sólo si cuando el 15 caiga en martes o jueves, introduzca esta fórmula:

15 1990 (mar,jue)

1R�♦�Cuando se coloca delante de una función, el operador No (! o la palabrano) anula esa función.

Por ejemplo, si quiere programar todos los días de enero de 1997 menos losmartes y los jueves, puede utilizar la fórmula siguiente:

ene 1997 !mar !jue

<�GH�EDMD�SULRULGDG�♦�Al igual que el espacio, el operador Y de prioridad baja (& o lapalabra Y) entre dos funciones indica que ambas deben ser verdaderas. No obstante,Y de prioridad baja tiene la prioridad más baja de todos los operadores.

Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:

mar,jue jul, ago


Significa que los días programados deben ser martes o jueves y debenpertenecer a los meses de julio o agosto. Sin embargo, suponga que sustituyeel Y de prioridad alta (espacio) por el Y de prioridad baja, como en la fórmulasiguiente:

mar,jue y jul,ago

Esta fórmula significa que los días programados deben ser martes o jueves ydeben ser de los meses de julio o agosto. En la primera fórmula, el operador Yse evalúa antes que los operadores O. En la segunda fórmula, el operador Y seevalúa después que los operadores O.

Funciones de fórmula de fecha automáticaUtilice las funciones de la fecha automática que se enumeran a continuación paraprogramar días específicos de una semana, mes o año. Debe utilizar la grafíaexacta de las funciones. Por ejemplo, GroupWise reconoce �mar�, pero no"mart.�. GroupWise no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

'tD�GH�OD�VHPDQD�♦��Por ejemplo, mar programaría todos los martes.

'tD�GHO�PHV�♦��Por ejemplo, el número 3 programaría el día 3 del mes.Además, la palabra último programaría el último día del mes.

'tD�GHO�DxR�♦��Por ejemplo, 35 programaría el día 35 del año.

0HV�GHO�DxR�♦��Por ejemplo, ene programaría todos los días de enero.

$xR�♦��Por ejemplo, 1997 programaría todos los días de 1997.

'tD�GH�OD�VHPDQD�\�GHO�PHV�♦��Por ejemplo, mar(1). Así se programaría elprimer martes del mes. Además, dom(último) programaría el último domingodel mes y vie(último-1) programaría el penúltimo viernes del mes.


Utilizar el Calendario♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

56 Utilizar el Calendario diario

Utilizar el Calendario diarioUtilice el Calendario para gestionar su programación. Puede ver las citas, tareas ynotas en distintos formatos, leerlas desde el Calendario, guardarlas e imprimirlasen varios formatos.

Incluso puede imprimir su programación en formatos de la agenda Franklin DayPlanner® para ahorrarse tiempo y trabajo en la coordinación de la programaciónde GroupWise® con la agenda Franklin Day Planner. Consulte Imprimirelementos de su buzón en Gestionar el buzón si desea información sobre cómoimprimir la programación.

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GroupWise ofrece tres estructuras organizativas en el Calendario con variasmodalidades para ver citas, tareas y notas. Estos cómodos métodos para ver loselementos programados le ayudarán a organizarse y a centrarse en la informaciónmás importante.

Vista del CalendarioPuede ver todos los elementos programados de GroupWise en un día, semana oaño, o bien otro formato especializado que especifique. Consulte Cambiar la vistadel calendario más adelante en esta misma sección. También puede especificaruna vista del Calendario por defecto distinta en Opciones. Consulte Definiropciones de GroupWise en Personalizar GroupWise.

1 Haga clic en 9HQWDQD X 9LVWD�GHO�FDOHQGDULR para abrir otra ventana con unavista del Calendario.

Ver el Calendario

Utilizar el Calendario diario 57

Carpeta del CalendarioPuede encontrar todos sus elementos programados de GroupWise en estaubicación sin abrir otra ventana.

1 Haga clic en &DOHQGDULR en el cuadro Lista de carpetas.

2 Haga clic en 9HU X 'HWDOOHV si quiere ver los elementos programados enuna lista.

Como CalendarioEste método de ver el Calendario es útil si almacena todas sus citas u otroselementos de un proyecto o cliente específico en una sola carpeta y quiere ver sólola programación de ese proyecto.

1 Haga clic en la carpeta de un proyecto en la Lista de carpetas.

2 Haga clic en 9HU X FRPR�&DOHQGDULR para mostrar todos los elementosprogramados y aceptados guardados en esa carpeta.

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2 Haga doble clic en el elemento que desea leer.

Sugerencias

♦ Puede �cambiar �la�vista �del�Calendario �a�un�formato �distinto, �como �día,semana �o�año.�Consulte �Cambiar�la�vista�del�calendario�más�adelante �en�estamisma �sección. �Puede �leer�un�elemento �en�todas �las�vistas �del�Calendarioexcepto �la�vista �Año.

Leer un elemento delCalendario

58 Utilizar el Calendario diario

-

1 Haga clic en 9HQWDQD X 9LVWD�GHO�FDOHQGDULR para abrir el Calendario.

2 Haga clic en el elemento que desea guardar X haga clic en $UFKLYR X *XDUGDUFRPR.

3 En el cuadro de texto *XDUGDU�DUFKLYR�FRPR, escriba un nombre de archivopara el elemento.

4 Para guardar el elemento en un directorio que no sea el que se muestra en elcuadro de texto Directorio actual, haga clic en ([DPLQDU X haga clic en unaunidad X haga clic en una carpeta X 2..

5 Si quiere que GroupWise le pregunte si debe reemplazar un archivo existentecon el mismo nombre, haga clic en la casilla de verificación &RPXQLFDUFRQIOLFWRV�HQ�HO�QRPEUH�GH�DUFKLYR.

6 Haga clic en *XDUGDU X &HUUDU.

Sugerencias

♦ Al�guardar �un�elemento �del�Calendario, �GroupWise �proporciona �unnombre �de�archivo �utilizando �la�línea �de�tema �con�la�extensión �.MLM.Puede �usar�este�nombre �o�escribir �un�nombre �de�archivo �distinto �en�elcuadro �de�texto �*XDUGDU�DUFKLYR�FRPR�

♦ Para �guardar �los�elementos �también �puede �hacer �clic�con�el�botón �derechoen�el�elemento �X�haga �clic�en�*XDUGDU�FRPR�para�abrir �el�cuadro �de�diálogoGuardar.

-

1 Haga clic en la flecha que hay a la derecha de en la barra deherramientas X haga clic en una vista.

Sugerencias

♦ Cambie �la�vista �del�Calendario �para�ver�un�calendario �del�año,�unaprogramación �semanal, �un�vista �de�agenda �de�proyecto, �etc.

♦ Puede �especificar �una�vista �del�Calendario �por�defecto �distinta �en�Opciones.Consulte �Definir�opciones�de�GroupWise�en�Personalizar�GroupWise.

-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV.

2 Haga doble clic en )HFKD�KRUD X haga clic en la pestaña &DOHQGDULR.

3 Seleccione un día X haga clic en 2..

Guardar un elementoen el Calendario

Cambiar la vista delcalendario

Cambiar el primer díade la semana en elcalendario

Definir alarmas para los elementos del Calendario 59

-

1 Haga clic en 9HQWDQD X 9LVWD�GHO�FDOHQGDULR para abrir una vista delCalendario.

2 Para ver una fecha distinta a las mostradas en la vista del Calendario, haga clicen la fecha.

3 Haga clic en 9HU X ,U�D�IHFKD X especifique una fecha X haga clic en 2..

4 Si quiere volver a la fecha de hoy, haga clic en 9HU X ,U�D�KR\.

Sugerencias

♦ Utilice �Ir�a�fecha �para�ver�la�programación �de�un�día�no�visible �en�elCalendario.

♦ Ir�a�una�fecha �distinta �no�es�posible �en�algunas �vistas. �Por�ejemplo, �unavista �que�muestra �una�Lista �de�tareas �sólo�no�está�conectada �con�una�fechaespecífica.

Definir alarmas para los elementos del CalendarioGroupWise puede activar una alarma para recordarle una cita próxima. Tambiénpuede abrir un archivo o ejecutar un programa cuando se dispara la alarma. Porejemplo, puede fijar una cita para hacer una copia de seguridad de sus archivoscuando no esté en el trabajo y el computador esté encendido.

En Opciones puede especificar un defecto que fije automáticamente una alarmacada vez que acepte una cita.

IMPORTANTE: Notify debe estar abierto o minimizado para que suene laalarma.

-

1 En el buzón o en el Calendario, haga clic en una cita.

2 Haga clic en $FFLRQHV X 'HILQLU�DODUPD.

Ver una fecha distintaen el calendario

Definir una alarma

60 Definir alarmas para los elementos del Calendario

3 Especifique el número de horas o minutos antes de la cita en que desea quesuene la alarma X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ También �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�la�cita�y�hacer �clic�en'HILQLU�DODUPD�para�fijar�una�alarma.

♦ Si�esta�opción �aparece �atenuada, �compruebe �que�no�ha�pasado �la�hora �dela�cita.

♦ En�Opciones �puede �definir �automáticamente �una�alarma �cada �vez�queacepte �una�cita.�Consulte �Definir�opciones�de�GroupWise�en�PersonalizarGroupWise.

♦ Puede �especificar �la�vía�de�acceso �a�una�aplicación �para�abrirla �cuando �seactive �la�alarma.

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2 Haga doble clic en )HFKD�KRUD X haga clic en la pestaña &DOHQGDULR X 'HILQLUDODUPDV�DO�DFHSWDU.

3 Especifique con cuántos horas y minutos de antelación sonará la alarmadel evento.


Sugerencias

♦ Si�desea �ayuda �sobre �una�opción �del�cuadro �de�diálogo, �haga �clic�en� ��X

la�opción.

Especificar laantelación con quesonará la alarma

Definir alarmas para los elementos del Calendario 61

Gestionar el buzón♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

62 Utilizar la Lista de carpetas

Utilizar la Lista de carpetasUtilice las carpetas para guardar y organizar los elementos entrantes y salientes,como citas, notas, tareas, referencias de documentos y mensajes de correo otelefónicos de su buzón. Esto le permite agrupar todos los elementos relacionadoscon una tarea concreta. Una Lista de carpetas típica de un usuario puede tenereste aspecto:

Todas las carpetas de su ventana principal son subcarpetas de la carpeta de usuario.La carpeta de usuario representa su base de datos de usuario y contiene toda suinformación de GroupWise

®. Dentro de la carpeta de usuario se encuentran el

buzón, la carpeta Elementos enviados, el Calendario, la carpeta Lista de tareas, lacarpeta Trabajo en curso, el Archivador (que contiene todas sus carpetas personales) yla Papelera. Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos oenlazándolos. Cuando mueve un elemento a una carpeta, se retira de una ubicación yse coloca en otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúaexistiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuandocambia un elemento enlazado, también se cambia en las otras carpetas.

Puede definir una serie distinta de propiedades para cada carpeta de la Lista decarpetas. Estas propiedades incluyen qué columnas aparecen en la Lista deelementos, el orden y tamaño de las mismas, el orden de clasificación y si loselementos se muestran por detalles o por hilo de discusión.

Puede crear tantas especificaciones de visualización como desee, y aplicarlas acualquier carpeta de la Lista de carpetas. Por ejemplo, puede usar unavisualización para la mayoría de sus carpetas, y otra específica para algunascarpetas personales.

Puede almacenar los elementos no terminados en una carpeta predefinida llamadaTrabajo en curso. Consulte Guardar elementos de su buzón en Gestionar el buzón.También puede hacer que las carpetas sean públicas compartiéndolas. ConsulteUtilizar carpetas compartidas en Gestionar el buzón.

Utilizar la Lista de carpetas 63

-

1 En la ventana principal, haga clic con el botón derecho en la carpeta quedesea renombrar X haga clic en 5HQRPEUDU.

2 Escriba un nuevo nombre para la carpeta.

Sugerencias

♦ No�es�posible �renombrar �las�carpetas �Calendario, �Buzón, �Trabajo �encurso �o�Papelera.

-

1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee suprimir X haga clic en6XSULPLU.

2 Seleccione 6yOR�HOHPHQWRV�o &DUSHWDV�\�HOHPHQWRV X 2..

Sugerencias

♦ No�puede �suprimir �las�carpetas �Calendario, �Buzón, �Trabajo �en�curso �niPapelera.

♦ Para �suprimir �una�carpeta �compartida, �haga �clic�con�el�botón �derecho �enla�carpeta �X�haga �clic�en�6XSULPLU�X�6t.

-

1 En la Lista de carpetas, haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X &DUSHWD.

2 Escriba un nombre para la nueva carpeta.

3 Haga clic en $UULED, $EDMR, 'HUHFKD o ,]TXLHUGD para colocar la carpeta en ellugar de la Lista de carpetas que desee X haga clic en 6LJXLHQWH.

4 Escriba una descripción para la carpeta X haga clic en )LQDOL]DU.

Sugerencias

♦ Si�crea�una�carpeta �y�luego �prefiere �colocarla �en�otro�lugar, �arrástrela �auna�nueva �posición �de�la�Lista �de�carpetas.

-

1 Arrastre un elemento desde la Lista de carpetas hasta la carpeta que desee.

Sugerencias

♦ Para �eliminar �todos �los�enlaces �de�un�elemento �al�tiempo �que�lo�mueve,pulse �$OW�mientras �arrastra �el�elemento �a�una�carpeta. �El�elemento �seeliminará �de�todas �las�carpetas �a�las�que�estaba �enlazado �y�se�colocará �sóloen�una�carpeta.

♦ Para �enlazar �un�elemento �con�otra�carpeta �y�dejar �una�copia �en�la�carpetaoriginal, �pulse �&WUO�mientras �arrastra �el�elemento �hasta �otra�carpeta.

Renombrar carpetas

Suprimir carpetas

Crear carpetas

Mover un elemento aotra carpeta

64 Utilizar carpetas compartidas

-

1 Haga clic en un elemento del buzón.

2 Haga clic en (GLWDU X 0RYHU�(QOD]DU�FRQ�ODV�FDUSHWDV.

3 Haga clic en la casilla de verificación que hay junto a cada carpeta en la quedesee colocar el elemento.

4 Haga clic en (QOD]DU.

Sugerencias

♦ Aunque �suprima �un�elemento �original, �se�conservarán �las�copias �de�lasdemás �carpetas.

♦ Haga �clic�en�6XSULPLU�HQODFHV�DQWLJXRV�para�suprimir �un�elemento �de todaslas�carpetas �a�las�que�estaba �enlazado �y�para�moverlo �a�una�carpeta �nueva.

♦ En�la�ventana �principal, �pulse �$OW�mientras �arrastra �un�elemento �a�unacarpeta �para�moverlo �a�esa�carpeta. �El�elemento �se�eliminará �de�todas �lascarpetas �a�las�que�estaba �enlazado �y�se�colocará �sólo�en�una�carpeta.

♦ En�la�ventana �principal, �pulse �&WUO�mientras �arrastra �un�elemento �a�unacarpeta �para�enlazarlo �a�esa�carpeta.

Utilizar carpetas compartidasPuede hacer que las carpetas personales de su Archivador sean públicascompartiéndolas. Por ejemplo, si quiere tener un lugar en el que todos losmiembros de su departamento puedan poner y ver elementos de GroupWise,como mensajes de correo, documentos, etc., puede compartir una carpeta. Ustedelige con quién compartir la carpeta y qué derechos conceder a cada usuario. Acontinuación, los usuarios pueden enviar mensajes a la carpeta compartida,arrastrar los elementos existentes a la carpeta y crear hilos de discusión. Éste es elcontenido de una carpeta compartida típica:

Si utiliza GroupWise Remoto, los cambios en las carpetas compartidas seactualizarán siempre que se conecte al sistema GroupWise maestro. Por ejemplo,si añade un elemento a una carpeta compartida desde su buzón Remoto, elpersonal de su oficina verá ese elemento en la carpeta compartida sólo después demarcar el sistema GroupWise maestro.

Colocar elementos enmás de una carpeta

Utilizar carpetas compartidas 65

-

1 En la ventana principal, haga clic con el botón derecho en la carpeta quedesea compartir X haga clic en &RPSDUWLPLHQWR.

2 Seleccione &RPSDUWLGR�FRQ.

3 En el cuadro 1RPEUH, escriba el nombre de un usuario.

4 Cuando el nombre del usuario aparezca en el cuadro, haga clic en $xDGLUXVXDULR para mover el usuario a la lista de elementos compartidos.

5 Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

6 Repita los pasos 3 a 5 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.


Sugerencias

♦ Si�quiere �que�la�carpeta �tenga �una�función �específica, �puede �crear �unnuevo �ajuste �de�visualización. �Por�ejemplo, �si�la�carpeta �es�para�discusionescompartidas, �debe �crear �una�especificación �que�muestre �los�elementos �porhilo�de�respuesta �y�que�contenga �los�elementos �enviados �y�los�recibidos.Haga �clic�con�el�botón �derecho �en�la�carpeta �X�haga �clic�en�3URSLHGDGHV�X9LVXDOL]DU.

-

1 Haga clic en la carpeta compartida de su Lista de carpetas para abrirla.

2 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 'LVFXVLyQ.

3 Escriba un tema para el nuevo elemento.

4 Escriba el mensaje.

Compartir una carpetacon otros usuarios deGroupWise

Enviar un elemento auna carpetacompartida

66 Ejecutar Notify


Sugerencias

♦ Para �responder �a�un�elemento �existente �de�una�carpeta �compartida, �abrael�elemento �X�haga �clic�en�5HVSXHVWD�X�seleccione �una�opción �de�respuestaX��haga �clic�en�2..

♦ Para �enviar �una�referencia �de�documento �a�una�carpeta �compartida �debeser�el�autor �del�documento, �o�éste�debe �haberle �concedido �derechos �paracompartirlo.

♦ Puede �adjuntar �archivos �a�temas �compartidos �para�que�otros �usuariospuedan �acceder �fácilmente �a�esos�archivos. �Consulte �Adjuntar�archivos�enTrabajar�con�los�elementos�de�su�buzón.

Ejecutar NotifyNotify le avisa cuando tiene elementos entrantes, cuando se abren los elementossalientes o cuando se acerca la fecha de una cita. Notify puede avisarle de cuatroformas: sonido, cuadro de diálogo, icono pequeño o lanzando una aplicación.

Puede recibir alarmas y notificaciones de otro usuario si éste le da esos derechosen la Lista de acceso. Ver Dar a otras personas acceso a su buzón en Gestionar elbuzón.

Notify se instala en la misma carpeta que GroupWise cuando se ejecuta laconfiguración de GroupWise. Notify se ejecuta minimizado en el fondo mientrasusted ejecuta otros programas. Cuando Notify está ejecutándose, aparece el icono

del globo terráqueo en la barra de tareas de Windows®.-

1 Haga clic en ,QLFLR en la barra de tareas de Windows X 3URJUDPDV X*URXS:LVH�� X 1RWLI\�GH�*URXS:LVH.

Sugerencias

♦ Para �facilitar �el�acceso, �cree�un�acceso �directo �a�Notify �en�el�escritoriode�Windows.

-

1 Cuando aparezca el cuadro de diálogo de Notify, haga clic en /HHU.

Iniciar Notify

Leer un elemento deNotify

Ejecutar Notify 67

Sugerencias

♦ Si�no�aparece �un�cuadro �de�diálogo �de�Notify �al�recibir �una�notificación,

haga �clic�con�el�botón �derecho �en� ��en�el�icono �de�la�barra �de�tareas �deWindows �X�haga �clic�en�/HHU�FRUUHR.

♦ Si�quiere �que�se�muestre �un�cuadro �de�diálogo �de�Notify �cuando �reciba �una

notificación, �haga �clic�con�el�botón �derecho �en� ��en�la�barra �de�tareas �deWindows �(Notify �debe �estar �ejecutándose) �X�haga �clic�en�2SFLRQHV�X�hagaclic�en�la�pestaña �1RWLI\.�Compruebe �que�está�seleccionado �0RVWUDU�GLiORJRpara�los�tipos �de�elementos �y�prioridades �que�desee.

-

1 Compruebe que Notify está ejecutándose.

2 Haga clic con el botón derecho en en la barra de tareas de Windows Xhaga clic en 6DOLU.

-


2 Haga clic con el botón derecho en en la barra de tareas de Windows Xhaga clic en 2SFLRQHV.

3 Escriba el número de minutos debajo de Revisar correo cada.-



3 Haga clic en la pestaña (VWDGR�GH�UHJUHVR.

4 Haga clic en 8VDU�ORV�PLVPRV�DMXVWHV�SDUD�WRGRV�ORV�WLSRV, para desactivar estaopción.

5 Haga clic en la lista desplegable $MXVWHV�SDUD X seleccione el tipo de elementopara el que desea hacer selecciones.

6 Seleccione la forma en que desea ser notificado de los distintos cambios deestado de ese tipo de elemento.

Sugerencias

♦ Deje �seleccionado �8VDU�ORV�PLVPRV�DMXVWHV�SDUD�WRGRV�ORV�WLSRV�si�quiereser�notificado �de�la�misma �forma �para�todos �los�tipos �de�elementos.

Desactivar lanotificación

Definir con quéfrecuencia Notifycomprueba loselementos nuevos

Definir cómo recibirnotificación cuandolos mensajes salientescambien de estado

68 Ejecutar Notify

-



3 Haga clic en la pestaña 1RWLI\.

4 Haga clic en 8VDU�ORV�PLVPRV�DMXVWHV�SDUD�WRGRV�ORV�WLSRV, paradeseleccionarlo.

5 Haga clic en la lista desplegable $MXVWHV�SDUD haga clic en el tipo de elementopara el que desea hacer selecciones.

6 Haga clic en cómo quiere ser notificado para distintos grados de prioridad deese tipo de elemento.

Sugerencias

♦ Deje �seleccionado �8VDU�ORV�PLVPRV�DMXVWHV�SDUD�WRGRV�ORV�WLSRV�si�quiereser�notificado �de�la�misma �forma �para�todos �los�tipos �de�elementos.

-

Cuando inicie GroupWise ya estará suscrito a Notify. Para suscribirse a lanotificación de otra persona, siga estos pasos:

1 En la ventana principal, haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV.

2 Haga doble clic en 6HJXULGDG X haga clic en la pestaña 1RWLILFDU.

3 Escriba el nombre de un usuario del cual sea delegado.

4 Haga clic en $xDGLU�XVXDULR.

5 Compruebe que están seleccionadas 6XVFULELUVH�D�QRWLILFDFLyQ�y�6XVFULELUVH�DDODUPDV.

Definir cómo recibirnotificación de loselementos de su buzón

Recibir notificación delos mensajes de otrapersona

Respaldar los elementos de su buzón 69


Sugerencias

♦ Notify �debe �estar �ejecutándose �para�que�usted �reciba �notificación �dealarmas, �elementos �entrantes �o�cambios �en�el�estado �de�regreso �deelementos �salientes.

♦ Sólo �podrá �recibir �notificación �de�otra�persona �si�le�ha�dado �derechosde�delegación �y�los�derechos �correspondientes �en�su�Lista �de�acceso.Consulte �Dar�a�otras�personas�acceso�a�su�buzón�en�Gestionar�el�buzón.

♦ No�puede �recibir �notificación �de�alguien �que�pertenezca �a�otra�oficinapostal.

Respaldar los elementos de su buzónUtilice Respaldar (la función de GroupWise para copias de seguridad) cuandodesee guardar sus mensajes de correo o telefónicos, citas, notas o tareas en unabase de datos designada de una unidad local. Respaldar los elementos ahorraespacio en la red y mantiene ordenado su buzón. Por ejemplo, si tiene en subuzón elementos importantes que en ese momento no necesita para su trabajo,puede respaldarlos. Puede ver los elementos respaldados siempre que lo necesite.También puede anular el respaldo de cualquier elemento respaldado. Si respaldaun elemento enviado, no podrá hacer un seguimiento de su estado. Estacaracterística no está disponible GroupWise Remoto.

1 Si antes no lo ha hecho, especifique la vía de respaldo en Ubicación dearchivo, en el cuadro de diálogo Entorno.

2 Seleccione los elementos de su buzón que desea respaldar.

3 Haga clic en $FFLRQHV X 5HVSDOGDU.

Sugerencias

♦ Si�respalda �un�elemento �enviado, �no�podrá �hacer�un�seguimiento �de�su�estado. ♦ El�respaldo �no�existe �en�Remoto.

Respaldar un elementode su buzón

70 Respaldar los elementos de su buzón

-

1 En la ventana principal, haga clic en $UFKLYR X $EULU�OD�FRSLD�GH�UHVSDOGR.

-

1 Haga clic en $UFKLYR X $EULU�UHVSDOGR.

2 Haga clic en el elemento cuyo respaldo desee anular X $FFLRQHV X 5HVSDOGDU.

3 Haga clic en $UFKLYR X $EULU�UHVSDOGR para volver a la ventana principal.

Sugerencias

♦ Los�mensajes �con�respaldo �anulado �se�devuelven �a�la�carpeta �desde �la�cualfueron �respaldados. �Si�la�carpeta �ha�sido�suprimida, �GroupWise �crearáuna�nueva.

-


2 Haga doble clic en (QWRUQR X haga clic en la pestaña /LPSLH]D.

3 Seleccione $XWRUUHVSDOGDU�GHVSXpV�GH para el tipo de elemento que desee.

4 Especifique el número de días después de que el elemento se entregó ocompletó en el que desea que sea respaldado.


Ver elementosrespaldados

Anular respaldo deelementos

Respaldar elementosautomáticamente

Imprimir elementos de su buzón 71

Imprimir elementos de su buzónUtilice Imprimir para imprimir uno o varios elementos de su buzón o Calendarioy sus adjuntos. También puede imprimir un elemento que esté leyendo ocreando. Configure su impresora utilizando el Panel de control de impresoras deWindows.

Utilice Imprimir Calendario para imprimir citas, tareas y notas en diversosformatos y tamaños de página. Por ejemplo, puede imprimir un calendario diariocon todas sus citas o un calendario semanal con todas sus citas y tareas.

Puede coordinar su Agenda Diaria Franklin con su Calendario de GroupWise dedos formas. Puede imprimir su programación en papel en blanco con variosformatos y tamaños que puede recortar para que quepan en su agenda, oimprimir su programación de GroupWise en las páginas preimpresas que incluyesu agenda.

También puede imprimir su programación en una lista sencilla de sólo texto consus citas, tareas y notas.

Puede utilizar la característica multiusuario para imprimir los calendarios devarios usuarios. Consulte Imprimir su programación más adelante.

Puede imprimir un archivo adjunto desde la aplicación en la que fue creado sitiene acceso a esa aplicación. O puede imprimir un archivo adjunto deGroupWise. Imprimir desde GroupWise puede ahorrar tiempo, ya que no esnecesario abrir ninguna otra aplicación; no obstante, el archivo adjunto puedeimprimirse con un formato ligeramente distinto.

-

1 En la Lista de elementos de su buzón, haga clic o abra el elemento que deseaimprimir. Pulse &WUO�FOLF para seleccionar varios elementos.

2 Haga clic en $UFKLYR X ,PSULPLU.

3 Haga clic en los elementos que desea imprimir.

4 Haga clic en ,PSULPLU.

Sugerencias

♦ Puede �imprimir �adjuntos �desde �GroupWise. �También �puede �imprimiradjuntos �de�la�aplicación �asociada.

Imprimir elementos deGroupWise

72 Imprimir elementos de su buzón

-


2 Haga clic en una opción de la lista desplegable Tipo de calendario.

3 Haga clic en una opción de la lista desplegable Tamaño de papel. Lasopciones posibles dependen del tipo de calendario seleccionado.

4 Haga clic en una opción de la lista desplegable Estilo de papel.

5 Haga clic en un tipo de diseño de página en la lista desplegable Diseño de página.

6 Especifique la primera pestaña que desea imprimir en el cuadro )HFKD�GH�LQLFLR.

7 Especifique el número de días que desea imprimir en el cuadro 1~PHUR�GH�GtDV.

8 Si desea excluir citas, tareas y notas marcadas como confidenciales (privados),haga clic en 2FXOWDU�HOHPHQWRV�SULYDGRV�GHO�FDOHQGDULR.

9 Haga clic en la pestaña 2SFLRQHV�GH�FDOHQGDULR X especifique las opciones quedesee.

Estas opciones pueden variar dependiendo del tipo de calendario seleccionado.

10 Haga clic en &RQILJXUDFLyQ�GH�LPSUHVRUD X seleccione una impresora en lalista desplegable Nombre.

11 Si va a imprimir en formularios preimpresos que se alimentarán manualmenteen la impresora y no desde una bandeja de papel, haga clic en 3URSLHGDGHV Xen una opción de la lista desplegable 2ULJHQ�GHO�SDSHO X haga clic en 2. dosveces.

12 Haga clic en ,PSULPLU.

Sugerencias

♦ Utilice �Imprimir �calendario �para�imprimir �su�programación �en�uno�de�losformatos �posibles �o�para�imprimir �páginas �para�su�agenda �diaria �Franklincon�citas, �tareas �y�notas �de�su�Calendario �de�GroupWise.

♦ Haga �clic�en�el�botón �9LVWD�SUHYLD�para�ver�el�aspecto �de�la�programacióncon�las�opciones �seleccionadas.

Imprimir suprogramación

Puede ver la apariencia quetendrá el calendario impresoen el cuadro de Vista previa.

Crear reglas 73

-

1 Abra o haga clic en el elemento que contiene el archivo adjunto.


3 Haga clic en el archivo adjunto que desea imprimir.

Pulse &WUO�FOLF en otros archivos para imprimir más de un adjunto.

4 Haga clic en ,PSULPLU.-

1 Abra o haga clic en el elemento que contiene el archivo adjunto.


3 Haga clic en el archivo adjunto que desea imprimir.

&WUO�FOLF en otros archivos para imprimir más de un adjunto.

4 Haga clic en ,PSULPLU�DGMXQWR�FRQ�OD�DSOLFDFLyQ�DVRFLDGD X ,PSULPLU.-

1 Haga clic con el botón derecho en la ventana Propiedades X haga clic en,PSULPLU.

La información se envía inmediatamente a la impresora.

Crear reglasUtilice Reglas para definir una serie de condiciones y acciones que se realizaráncuando un elemento cumpla esas condiciones. Puede especificar acciones comomover elementos a carpetas, remitir y responder elementos y otras cosas. Lasreglas le ayudarán a organizar su buzón, a automatizarlo cuando esté en otro lugary a suprimir los elementos que no desee.

Para crear una regla debe hacer lo siguiente:

♦ Dé un nombre a la regla.♦ Seleccione un evento. El evento es lo que inicia la regla.♦ Seleccione los tipos de elementos que se verán afectados por la regla.♦ Añada una acción. La acción es lo que usted desea que haga la regla al

activarse.♦ Guarde la regla.

Puede especificar muchas más opciones para limitar los elementos a los que afectauna regla. Por ejemplo, puede aplicar una regla sólo a las citas aceptadas, a loselementos con una cierta palabra en el cuadro Tema o a los elementos conprioridad alta.

Imprimir un archivoadjunto desdeGroupWise

Imprimir un archivoadjunto desde otraaplicación

Imprimir informaciónde estado de unelemento

74 Crear reglas

Utilice Definir condiciones para limitar más los elementos afectados por unaregla. Por ejemplo, puede especificar que quiere que la regla afecte a las citas quehan sido aceptadas, o a los mensajes de correo con ciertas palabras en la líneaTema y muchas otras posibilidades.

Si ha creado una regla y no desea que actúe continuamente en los elementos,puede ejecutarla manualmente según sea necesario. Por ejemplo, en lugar de queuna regla mueva siempre algunos elementos a una carpeta, puede hacer que seacumulen en su buzón hasta que esté listo para moverlos todos al mismo tiempo.

Las reglas deben activarse para que se inicien. Cuando una regla está activada,aparece con una marca. Si desactiva una regla, no podrá iniciarla. Sin embargo,seguirá apareciendo en el cuadro de diálogo Reglas para que pueda activarlacuando la necesite de nuevo.

-

Todas las reglas deben tener una acción asignada. La acción es lo que hace la reglacuando se cumplen los criterios. Por ejemplo, si ha sido reasignado a un nuevoproyecto, puede crear una regla que remita todos los elementos nuevos que tratendel proyecto antiguo a la persona que lo ha sustituido. La lista siguiente explicatodas las acciones de las reglas.

$FFLyQ 5HVXOWDGREnviar mensaje Envía un mensaje de correo preparado a los destinatarios

que especifique cuando se cumplan las condiciones de laregla. Por ejemplo, suponga que necesita informar a sujefe cada vez que reciba un informe personal de otrogrupo de personas. Es posible que su jefe no quiera leer elinforme y sólo necesite saber que usted lo recibió.

Remitir Remite elementos a uno o varios usuarios cuando secumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo,suponga que un compañero va a encargarse de su correomientras usted está fuera. Usted decide qué tipo deelementos entrantes quiere que su compañero gestione ycrea una regla para remitir esos elementos.

Delegar Delega una cita, nota o tarea a otro usuario cuando secumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo,imagine que alguien va a hacer su trabajo mientras ustedno está en la oficina. La regla puede delegar citas, tareas onotas en esa persona. El remitente original puede saber enquién delega el elemento consultando la ventanaPropiedades.

Asignar acciones alas reglas

Crear reglas 75

$FFLyQ 5HVXOWDGRRespuesta Envía una respuesta preparada al remitente cuando se

cumplan las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tieneque faltar varios días a la oficina, la regla puede enviaruna respuesta a los elementos entrantes indicando dóndeestá, cuándo volverá y a quién dirigirse en casos urgentes.

Al enviar respuestas automáticas, normalmente sólo secontestan los elementos de prioridad alta y aquéllos en losque el remitente solicita respuesta. Así, las respuestas nose envían a grupos de listas de correo ni al correo de todala empresa.

Aceptar Acepta una cita, nota o tarea cuando se cumplen lascondiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede aceptartodas las citas de una persona concreta.

Suprimir /Rechazar Suprime o rechaza un elemento cuando se cumplen lascondiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puederechazar las citas programadas para un día determinadode la semana si nunca puede asistir ese día a reuniones.

Vaciar elemento Suprime los elementos de la Papelera cuando se cumplen lascondiciones de la regla. Los elementos no podránrecuperarse una vez vaciados de la Papelera.

Mover a la carpeta Mueve elementos a una carpeta cuando se cumplen lascondiciones de la regla. Por ejemplo, si desea que todos loselementos con ciertas palabras en el cuadro Tema seantrasladados a una carpeta común.

Enlazar a la carpeta Enlaza elementos a una o varias carpetas cuando secumplen las condiciones de la regla. Enlazar un elementoa una carpeta le permite ver el elemento desde más deuna carpeta. Por ejemplo, si tiene un elementorelacionado con marketing y personal, puede colocarlo enla carpeta Marketing y enlazarlo a la carpeta Personal.Luego podrá abrir el elemento desde cualquiera de las doscarpetas.

Marcar confidencial Marca como confidenciales todos los elementos quecumplan las condiciones de la regla. Cuando se marca unelemento como confidencial, puede restringir el acceso desus delegados al elemento.

76 Crear reglas

$FFLyQ 5HVXOWDGRRespaldar Respalda los elementos en una carpeta cuando se

cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la reglapuede respaldar todos los elementos que traten sobre untema determinado.

Marcar comono leído

Marca como si no hubieran sido leídos todos loselementos que cumplan las condiciones de la regla.Normalmente hará clic en $FFLRQHV X /HHU�PiV�WDUGH paramarcar un elemento como no leído. También hay unaacción de regla por si desea automatizar este proceso oaplicar el estado de no leído a varios elementos a la vez.

Detener elprocesamientode reglas

Detiene otras reglas para que no actúen sobre elementosque cumplen las condiciones de la regla. Recuerde que lasreglas se ejecutan en el orden en que aparecen en elcuadro de diálogo Reglas. Si hay otras reglas quenormalmente afectarían a estos elementos, esta acción deregla evitará que se ejecuten otras reglas.

-

Un evento es lo que inicia la regla. A continuación se explican los distintos tipos.

(YHQWR 5HVXOWDGR

Elementonuevo

La regla se activa al colocar un nuevo elemento en su buzón deGroupWise. Al hacer clic en 5HFLELGR hará que sólo activen la reglalos elementos entrantes. Al hacer clic en (QYLDGR hará que sóloactiven la regla los elementos que envíe. Al hacer clic en 3HUVRQDO, laregla se activará cada vez que cree una cita, nota o tarea personales.Al hacer clic en %RUUDGRU, sólo los elementos marcados como noterminados, o borradores, activarán la regla.

Elementoarchivado

La regla se activa al colocar un elemento en una carpetadeterminada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará almover un elemento a cualquier carpeta.

Abrircarpeta

La regla se activa al abrir una carpeta determinada. Si no especificaninguna carpeta, la regla se activará al abrir cualquier carpeta.

Cerrarcarpeta

La regla se activa al cerrar una carpeta determinada. Si no especificaninguna carpeta, la regla se activará al cerrar cualquier carpeta.

Inicio La regla se activa al iniciar GroupWise.

Salir La regla se activa al salir de GroupWise.

Activadopor elusuario

La regla sólo puede activarse manualmente seleccionándola en elcuadro de diálogo Reglas y haciendo clic en (MHFXWDU.

Seleccionar loseventos que activanuna regla

Crear reglas 77

-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 5HJODV X 1XHYR.

2 Escriba un nombre en el cuadro 1RPEUH�GH�UHJOD.

3 Haga clic en la lista emergente &XDQGR�HO�HYHQWR�HV X haga clic en un eventopara activar la regla.

4 Si hizo clic en (OHPHQWR�QXHYR��,QLFLR��6DOLU�o $FWLYDGR�SRU�HO�XVXDULR, hagaclic en una o varias fuentes para el elemento. Por ejemplo, haga clic enRecibido y Personal.O bien,Si hizo clic en (OHPHQWR�DUFKLYDGR, $EULU�FDUSHWD, o &HUUDU�FDUSHWD, haga clicen el icono de la carpeta X en una carpeta X 2. para mostrar el nombre de lacarpeta.

5 Haga clic en uno o varios tipos de elementos sobre los que desee que actúe laregla, en la lista Clases de elementos.

6 Si desea restringir más los elementos afectados por la regla, haga clic en'HILQLU�FRQGLFLRQHV X haga clic en las opciones correspondientes X 2..

7 Haga clic en $xDGLU�DFFLyQ X haga clic en la acción que desea que realice la regla.

Algunas acciones, como Enviar correo y Respuesta exigen que faciliteinformación adicional.

8 Haga clic en *XDUGDU.

Sugerencias

♦ Si�Guardar �está�atenuado, �es�posible �que�haya �olvidado �escribir �elnombre de �la�regla �o�añadir �una�acción.

Crear una regla

78 Crear reglas

-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 5HJODV.

2 Haga clic en la regla que desea copiar X &RSLDU.

3 Escriba el nombre de la nueva regla.

4 Realice los cambios oportunos en la regla.

5 Haga clic en *XDUGDU.-


2 Haga clic en la regla que desea editar X (GLWDU.

3 Realice los cambios oportunos en la regla.

4 Haga clic en *XDUGDU.-


2 Haga clic en la regla que desee suprimir X 6XSULPLU.

3 Haga clic en 6t.-

1 En el cuadro de diálogo Nuevo o Editar reglas, haga clic en 'HILQLUFRQGLFLRQHV.

2 Haga clic en la flecha abajo del primer cuadro X haga clic en un campo.

3 Haga clic en la lista desplegable de operadores X haga clic en un operador.

4 Introduzca los criterios de la regla o haga clic en la flecha abajo si la hay, yluego haga clic en un criterio existente.

Si introduce criterios, como el nombre de una persona o un tema, puedeincluir caracteres globales de búsqueda, como un asterisco (*) o unainterrogación (?). El texto que escriba no es sensible a la variación entremayúsculas y minúsculas.

5 Haga clic en la última lista desplegable X haga clic en )LQ.O bien,Haga clic en <�u�2 para limitar más los elementos afectados por la regla.

Copiar una regla paracrear una regla nueva

Editar una regla

Suprimir una regla

Limitar los elementosafectados por unaregla

Crear reglas 79

-

1 Haga clic en los elementos o carpetas a los que desee que afecte la regla.


3 Haga clic en la regla que desee ejecutar manualmente.

4 Haga clic en (MHFXWDU X &HUUDU.

Sugerencias

♦ Las�acciones �de�la�regla�tienen �lugar�después �de�cerrar �el�cuadro �de�diálogoReglas.

-


2 Haga clic en la regla que desee activar o desactivar.

3 Haga clic en $FWLYDU o 'HVDFWLYDU.

Este botón conmuta entre Activar y Desactivar.

Sugerencias

♦ Una �regla �activada �tiene �una�marca �de�verificación �en�el�cuadro. ♦ También �puede �hacer �clic�en�el�cuadro �que�hay�junto �al�nombre �de�la

regla �para�activarla �o�desactivarla.

Ejecutar una reglamanualmente

Activar o desactivaruna regla

80 Dar a otras personas acceso a su buzón

Dar a otras personas acceso a su buzónDelegado permite a un usuario gestionar o actuar como delegado en el buzón y elCalendario de otro usuario. Un delegado puede realizar varias acciones, comoleer, aceptar y rechazar elementos en nombre de otro usuario, con las restriccionesque éste haya establecido.

-

Antes de actuar como delegado de otra persona, son necesarios dos pasos previos.Primero, la persona para la cual desee actuar como delegado debe concederlederechos en la Lista de acceso, en Opciones. Segundo, debe añadir el nombre deese usuario a su Lista de delegados para poder acceder fácilmente a su buzón o asu Calendario.

Cuando haya terminado los preparativos para actuar como delegado, haga clic enel nombre de la persona, en la lista emergente Delegado, siempre que tenga queGestionar el buzón o Calendario.

-

Utilice la Lista de acceso en Opciones de seguridad para dar a otros usuariosderechos de delegado. Puede asignar a cada usuario unos derechos distintos sobrela información de su calendario y mensajería. Si desea que los usuarios veaninformación específica de sus citas cuando realicen una Búsqueda en el horario ensu Calendario, deles acceso de Lectura para las citas. La tabla siguiente describelos derechos que puede conceder a los usuarios:

(VWH�GHUHFKR OH�SHUPLWH�GHOHJDU�SDUD�HVWRLeer Leer los elementos que reciba.

Escribir Crear y enviar elementos en su nombre.

Suscribirse a mis alarmas Recibir las mismas alarmas que usted.

Suscribirse a misnotificaciones

Recibir notificación cuando usted recibaelementos.

ModificarPreferencias/Reglas/Grupos

Cambiar las opciones de su buzón. Eldelegado puede editar cualquiera de susopciones, incluido el acceso dado a otrosusuarios. Si el delegado tiene tambiénderechos de Correo, podrá crear o modificarreglas y grupos personales.

Respaldar elementos Almacenar y leer sus elementos en su carpetade respaldo. Si da a un delegado derechos deRespaldo, los elementos respaldados por esedelegado podrán almacenarse en su discoduro y usted no tendrá acceso a ellos.

Recibir derechos dedelegado

Conceder derechos dedelegado

Dar a otras personas acceso a su buzón 81

-


2 Haga doble clic en 6HJXULGDG X haga clic en la pestaña $FFHVR�GHOHJDGR.

3 Para añadir usuarios a la lista, haga clic en X haga clic en el usuario queactuará como delegado X haga clic en 2..

Para seleccionar a varios usuarios, pulse &WUO mientras hace clic en cadausuario.

4 Haga clic en un usuario en la /LVWD�GH�DFFHVR.

5 Seleccione los derechos que quiere dar al usuario.

6 Repita los pasos 4-5 para asignar derechos a cada usuario de la Lista deacceso.

7 Para suprimir a un usuario de la Lista de acceso, haga clic en el usuario X(OLPLQDU�XVXDULR.


Sugerencias

♦ Puede �seleccionar �$FFHVR�PtQLPR�GHO�XVXDULR�en�la�Lista �de�acceso �paraasignar �una�serie �de�derechos �por�defecto �a�todos �los�usuarios �de�la�Guíade�direcciones. �Por�ejemplo, �si�quiere �que�todos �los�usuarios �tengan �accesode�lectura �a�su�correo, �debe �asignar �derechos �de�Lectura �a�Acceso �mínimodel�usuario. �Normalmente, �a�menos �que�quiera �que�todos �los�usuariostengan �al�menos �un�cierto �acceso �a�su�buzón, �en�Acceso �mínimo �del�usuariono�debe �haber �derechos.

Editar su lista deacceso

82 Dar a otras personas acceso a su buzón

-

1 En la venta Principal o en el Calendario, haga clic en para acceder a lalista emergente Delegado.

2 Haga clic en el nombre de la persona a cuyo buzón quiere acceder.

3 Haga clic en X haga clic en su propio nombre para volver a su propiobuzón cuando haya terminado de trabajar en el buzón de la otra persona.

Sugerencias

♦ Recuerde �que�para�actuar �como �delegado �de�alguien, �esa�persona �debedarle �derechos �de�delegado �en�la�Lista �de�acceso, �en�Opciones. �Antes �dehacer �clic�en�el�nombre �de�esa�persona �en�su�lista�emergente �Delegado,deberá �añadirlo �a�esta�lista.

♦ Puede �tener �acceso �limitado �al�buzón �de�la�otra�persona, �dependiendo �delos�derechos �que�el�usuario �le�haya �asignado �en�la�Lista �de�acceso, �enOpciones.

♦ Puede �actuar �como �delegado �de�cualquier �usuario �de�su�oficina �que�le�déderechos. �Si�quiere �actuar �como �delegado �de�un�usuario �de�otra�oficinapostal, �el�cliente/servidor �debe �estar �activado �en�la�oficina �postal �de�destino.

♦ Puede �trabajar �con�varios �Buzones �abiertos �al�mismo �tiempo. �Puedediferenciar �los�Buzones �marcando �el�nombre �de�sus�propietarios, �queaparece �como �etiqueta �de�usuario �en�cada �buzón.

-

1 En la venta Principal o en el Calendario, haga clic en .

2 Haga clic en 'HOHJDGR.

3 Especifique la persona a cuyo buzón desea acceder X haga clic en 2..

4 Haga clic en otra vez para ver el nombre de la persona en su listaemergente Delegado.

Sugerencias

♦ Ahora �que�ha�añadido �el�nombre �de�la�persona �a�su�lista�emergenteDelegado, �puede �hacer �clic�en�él�siempre �que�desee �acceder �al�buzón.Para �volver �a�su�propio �buzón, �haga �clic�en�su�propio �nombre �en�la�listaemergente �Delegado.

♦ Recuerde �que�debe �tener �derechos �de�delegado �en�la�Lista �de�acceso, �enOpciones, �para�poder �actuar �como �delegado �de�otro�usuario.

Gestionar el buzón o elCalendario de otrapersona

Añadir un usuario a sulista emergenteDelegado

Dar a otras personas acceso a su buzón 83

-

1 En la venta Principal o en el Calendario, haga clic en .

2 Haga clic en 'HOHJDGR.

3 Haga clic en el nombre que desea eliminar X haga clic en (OLPLQDU.


Sugerencias

♦ Al�eliminar �a�un�usuario �de�su�lista�emergente �Delegado �no�eliminarálos�derechos �que�usted �tiene �para�actuar �como �delegado �de�ese�usuario.El�usuario �a�cuyo �buzón �acceda �deberá �cambiar �sus�derechos �en�la�Listade�acceso �en�Opciones.

Puede limitar quién tiene acceso a elementos individuales de su buzón oCalendario marcándolos como Confidencial.

Al marcar un elemento como Confidencial, evita que lo abran delegados noautorizados. Los delegados no autorizados son delegados a los cuales no ha dadoderechos para abrir los elementos marcados como Confidencial. Los delegados nopueden acceder a estos elementos a menos que les conceda los derechoscorrespondientes en la Lista de acceso.

Si marca un elemento como Confidencial al enviarlo, ni sus delegados ni losdelegados del destinatario podrán abrir el elemento sin derechos. Si marca unelemento como Confidencial al recibirlo, no podrá ser leído por sus delegados noautorizados, pero sí por los delegados del remitente.

1 Para marcar como Confidencial un elemento de la Lista de elementos, hagaclic en el elemento X haga clic en $FFLRQHV X 0DUFDU�FRQILGHQFLDO.O bien,

2 Para marcar como Confidencial un elemento de su Calendario, haga clic enun elemento en la lista &LWDV��1RWDV�o�7DUHDV X haga clic en $FFLRQHV X0DUFDU�FRQILGHQFLDO.

Suprimir a un delegadode su lista emergenteDelegado

Marcar un elementocomo Confidencial

84 Abrir y vaciar la Papelera

Abrir y vaciar la PapeleraTodos los mensajes de correo y telefónicos, citas, tareas, documentos y notas quehaya suprimido se almacenan en la Papelera. Los elementos suprimidos puedenverse, abrirse o devolverse a su buzón hasta que se vacíe la Papelera (se eliminarándel sistema los elementos que contenga). Puede vaciar toda la Papelera o sólo loselementos seleccionados. Los elementos de la Papelera se vacían según los días enlos que se introdujeron en la pestaña Limpieza en Opciones de entorno, o bienpuede vaciar la Papelera manualmente.

-

1 En la Lista de carpetas, haga clic en .

Sugerencias

♦ Puede �abrir, �guardar �y�ver�la�información �de�los�elementos �de�la�Papelera.También �puede �eliminar �los�elementos �del�sistema �o�devolverlos �a�su�buzón.Haga �clic�con�el�botón �derecho �en�un�elemento �de�la�Papelera �para�ver�unMenú �rápido TM�de�estas �opciones.

-


2 Seleccione los elementos que desea restaurar.

3 Haga clic en (GLWDU X 5HVWDXUDU.

Sugerencias

♦ El�elemento �restaurado �se�coloca �en�la�carpeta �de�la�que�fue�suprimidooriginalmente. �Si�la�carpeta �original �ya�no�existe, �el�elemento �se�colocaen su �buzón.

♦ También �puede �restaurar �un�elemento �arrastrándolo �desde �la�carpetaPapelera �a�cualquier �otra�carpeta.

-

1 Haga clic en en la Lista de carpetas.

2 Haga clic en el elemento que desea guardar.

3 Haga clic en $UFKLYR X *XDUGDU�FRPR.


5 Haga clic en ([DPLQDU�para guardar el elemento en un directorio distinto delque se muestra en el cuadro de texto Directorio actual, X haga clic en 2..


Abrir la Papelera

Eliminar un elementode la Papelera ydevolverlo al buzón

Guardar un elementoque está en laPapelera

Abrir y vaciar la Papelera 85

Sugerencias

♦ Al�guardar �un�elemento �de�la�Papelera, �GroupWise �proporciona �un�nombrede�archivo �utilizando �la�línea �de�tema �con�la�extensión �.MLM. �Puede �usareste�nombre �o�escribir �un�nombre �de�archivo �distinto �en�el�cuadro �de�texto*XDUGDU�DUFKLYR�FRPR�

♦ Para �guardar �los�elementos �también �puede �hacer �clic�con�el�botón �derechoen�el�elemento �X�haga �clic�en�*XDUGDU�FRPR�para�abrir �el�cuadro �de�diálogoGuardar.

♦ Para �que�GroupWise �comunique �conflictos �en�los�nombres �de�archivos,haga �clic�en�la�casilla �de�verificación �&RPXQLFDU�FRQIOLFWRV�HQ�HO�QRPEUHGH�DUFKLYR�

-

1 Haga clic en (GLWDU X 9DFLDU�OD�SDSHOHUD X 6t.

Sugerencias

♦ No�es�necesario �abrir �la�carpeta �Papelera �para�vaciarla.

-


2 Seleccione uno o varios elementos.

Para seleccionar más de un elemento, pulse &WUO mientras hace clic en loselementos.

3 Haga clic en (GLWDU X 6XSULPLU X 6t.

Sugerencias

♦ Para�seleccionar �un�rango �de�elementos, �haga�clic�en�el�primer �elemento �delrango ��X�pulse�la�tecla�Mayús �mientras �selecciona �el�último �elemento �del�rango.

Vaciar la Papelera

Vaciar elementosseleccionados de laPapelera

86 Suprimir elementos de su buzón

-


2 Haga doble clic en (QWRUQR X haga clic en la pestaña /LPSLH]D.

3 Haga clic en el botón $XWRPiWLFR�GHVSXpV�GH en el cuadro Vaciar la papeleraX especifique el número de días entre supresiones automáticas.


Suprimir elementos de su buzónUtilice Suprimir para eliminar uno o varios elementos seleccionados de su buzón.O bien, utilícelo para eliminar el texto seleccionado de un elemento. Tambiénpuede utilizarlo para suprimir carpetas, documentos, conexiones y más cosas, asícomo para retraer (recuperar) elementos ya enviados. Puede retraer mensajes decorreo y telefónicos si los destinatarios no los han leído. En cambio, puede retraerlas citas, notas y tareas en cualquier momento.

-

1 En la ventana principal, haga clic en el elemento que desee suprimir. Paraseleccionar varios elementos, pulse &WUO mientras hace clic en cada elemento.

Vaciar la Papeleraautomáticamente

Suprimir un elementode su buzón

Guardar elementos de su buzón 87


Sugerencias

♦ Cuando �suprima �elementos �salientes, �aparecerá �el�cuadro �de�diálogoSuprimir �elemento. �Seleccione �la�Opción �de�borrar �correspondiente.

♦ También �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�los�elementos �de�laventana �principal �y�hacer �clic�en�6XSULPLU.

♦ Si�suprime �una�referencia �de�documento �de�su�buzón, �sólo�se�suprimirála�referencia. �El�documento �permanece �en�la�Biblioteca.

♦ Los�elementos �suprimidos �pasan �a�la�Papelera, �donde �permanecen �hastaque�ésta�se�vacíe. �Puede �ver�o�restaurar �los�elementos �de�su�Papelera.

Guardar elementos de su buzónPuede guardar elementos y adjuntos como archivos en su disco duro, en unacarpeta personal de la red o en un disquete.

Al guardar un elemento de su buzón, GroupWise deja el elemento en el buzón yguarda una copia como archivo de texto en la ubicación que usted especifique.

Utilice la carpeta Trabajo en curso para guardar los mensajes que hayaempezado y desee terminar más tarde.

Una vez guardado un elemento, podrá recuperarlo en otra aplicación, comoWordPerfect®.

-

1 Haga clic en el elemento que desea guardar X haga clic en $UFKLYR X *XDUGDUFRPR.


Al guardar un elemento del Calendario, GroupWise utiliza la línea del temacomo nombre de archivo con la extensión .MLM. Puede usar este nombre oescribir un nombre de archivo distinto en el cuadro de texto 1RPEUH�GH�DUFKLYR.

3 Haga clic en ([DPLQDU�para guardar el elemento en un directorio distinto delque se muestra en el cuadro de texto Directorio actual.

4 Para que GroupWise le pregunte si debe reemplazar un archivo existente con elmismo nombre, haga clic en &RPXQLFDU�FRQIOLFWRV�HQ�HO�QRPEUH�GH�DUFKLYR.

Guardar un elementode su buzón

88 Guardar elementos de su buzón


Sugerencias

♦ Puede �guardar �adjuntos �seleccionándolos �en�el�cuadro �de�lista�Guardar. ♦ También �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�el�elemento �X�haga

clic�en�*XDUGDU�FRPR�para�abrir �el�cuadro �de�diálogo �Guardar.

-

1 Haga clic en el elemento que contiene el adjunto que desea guardar.

2 Haga clic en $UFKLYR X *XDUGDU�FRPR X haga clic en el adjunto que deseaguardar.

3 En el cuadro de texto *XDUGDU�DUFKLYR�FRPR, escriba un nombre de archivopara el adjunto.

4 Para guardar el elemento en un directorio que no sea el que se muestra en elcuadro de texto Directorio actual, haga clic en ([DPLQDU X haga clic en unaunidad X haga clic en una carpeta X 2..

5 Si quiere que GroupWise le pregunte si debe reemplazar un archivo existentecon el mismo nombre, haga clic en la casilla de verificación &RPXQLFDUFRQIOLFWRV�HQ�HO�QRPEUH�GH�DUFKLYR.

6 Haga clic en *XDUGDU X &HUUDU.-

1 Haga clic en un elemento X $UFKLYR X 3URSLHGDGHV para mostrar lainformación de estado.


3 Escriba un nombre de archivo.

4 Si desea que el archivo tenga una extensión, escríbala: GroupWise no la añadepor defecto.

Guardar un adjunto

Guardar informaciónde estado

Propiedad de los recursos 89


Sugerencias

♦ El�texto �se�guarda �en�formato �WordPerfect �6.1.

-

1 En la vista del elemento, haga clic en $UFKLYR X *XDUGDU�ERUUDGRU.

2 Seleccione la carpeta en la que desea guardar el elemento X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ El�borrador �del�mensaje �se�coloca �en�la�carpeta �elegida �en�el�paso �2.�Lacarpeta �por�defecto �para�mensajes �no�terminados �es�la�carpeta �Trabajo �encurso.

♦ También �puede �guardar �un�elemento �haciendo �clic�en�&DQFHODU�en�la�vistadel�elemento. �Haga �clic�en�6t�cuando �se�le�pregunta �si�quiere �guardar �elmensaje. �El�mensaje �se�colocará �en�la�carpeta �que�especifique.

Propiedad de los recursosLos recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos.Los recursos pueden incluir salas, proyectores de diapositivas, automóviles y otrascosas. El administrador del sistema define un recurso dándole un nombreidentificativo y asignándolo a un usuario. Un usuario asignado a un recurso es elpropietario de éste y tiene plenos derechos de delegado para recibir notificacioneso citas y aceptar o rechazar éstas.

Los recursos pueden incluirse en una Búsqueda en el horario, al igual que losusuarios. Los ID de los recursos se escriben en el cuadro A.

El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar las citas de eserecurso. El propietario puede hacerlo teniendo plenos derechos de delegado sobremismo. El propietario de un recurso debe pertenecer a la misma oficina postalque éste.

Como propietario de un recurso, puede aceptar o rechazar solicitudes del recurso.Puede suscribirse a una notificación para que se le notifique cada vez que sesolicite el recurso.

Guardar un elementono terminado

90 Propiedad de los recursos

-

1 En la venta Principal o en el Calendario, haga clic .

2 Haga clic en el recurso del que es propietario.

3 Si el recurso del que es propietario no aparece en la lista emergente Delegado,haga clic en 'HOHJDGR X escriba el nombre del recurso del cual es propietarioen el cuadro de texto 1RPEUH X haga clic en 2..

4 Haga doble clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

5 Haga clic en $FFLRQHV X $FHSWDU�R�5HFKD]DU.

Sugerencias

♦ Sólo �puede �aceptar �o�rechazar �peticiones �de�recurso �si�es�usted �el�propietarioy�se�le�han�concedido �derechos �de�acceso �de�lectura �y�escritura. �Usted �y�elrecurso �del�que�es�propietario �deben �pertenecer �a�la�misma �oficina �postal.

-

1 En la ventana principal, haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga dobleclic en 6HJXULGDG X haga clic en la pestaña 1RWLI\.

2 En el cuadro de lista Notificación, haga clic en el recurso.

3 Compruebe que 6XVFULELUVH�D�1RWLILFDFLyQ está seleccionado X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Si�no�ve�el�recurso �indicado �en�el�paso �2�anterior, �haga �clic�en�$xDGLUXVXDULR�X�haga �doble �clic�en�el�recurso �que�posee �X�haga �clic�en�2..

-

Como propietario del recurso tiene plenos derechos de delegado sobre eserecurso, incluido el de crear reglas. Los pasos siguientes muestran cómo crear unaregla que acepte todas las peticiones de un recurso. Éste es un ejemplo de unaregla útil para un recurso. Puede crear muchas otras reglas que realicen distintasacciones. Por ejemplo, puede crear una regla que rechace las peticiones de unrecurso que ya está programado. Consulte Crear reglas en Gestionar el buzón.

1 En la esquina inferior izquierda de la ventana principal o en la superior

izquierda del calendario, haga clic en .

2 Haga clic en el recurso del que es propietario.

3 Si el recurso del que es propietario no aparece en la lista emergente Delegado,haga clic en 'HOHJDGR X escriba el nombre del recurso en el cuadro de texto1RPEUH X haga clic en 2..

Aceptar y rechazarpeticiones de unrecurso

Recibir notificacióncuando un usuariosolicita un recurso

Crear una regla paraun recurso

Propiedad de los recursos 91

4 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 5HJODV X 1XHYR.

5 Escriba un nombre para la regla.

6 Haga clic en &LWD. Compruebe que los otros tipos de elementos no estánseleccionados.

7 Haga clic en la lista desplegable +D\�FLWDV�VXSHUSXHVWDV X haga clic en 1R.

8 Haga clic en $xDGLU�DFFLyQ X $FHSWDU X escriba un comentario si lo desea Xhaga clic en 2..

La regla acepta la cita para el recurso sólo si éste está libre.


92 Propiedad de los recursos

Utilizar su teléfonocon GroupWise♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Utilizar Marcar remitente 93

Utilizar Marcar remitenteUtilice Marcar remitente para llamar al remitente de un elemento. Cuandoselecciona Marcar remitente, se inicia Lugar de conversación y se completa sullamada telefónica.

-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 0DUFDU�UHPLWHQWH.

Se abre Lugar de conversación y completa la llamada telefónica.

Sugerencias

♦ El�remitente �debe �tener �un�número �de�teléfono �para�que�Lugar �deconversación �complete �la�llamada.

Utilizar Lugar de conversaciónLugar de conversación le permite gestionar su teléfono directamente desde elescritorio. Puede responder al teléfono, poner en espera a los abonados, utilizar elteléfono con altavoz, establecer conferencias con otros abonados, etc. Así mismo,desde el Lugar de conversación puede buscar y marcar números de teléfonodirectamente.

Lugar de conversación es un componente del entorno GroupWise. Facilita ysimplifica muchas características corrientes aunque poco utilizadas del teléfono.La Guía de direcciones está estrechamente integrada con Lugar de conversaciónpara proporcionar un acceso rápido y sencillo a cualquier información de usuarioincluida en las guías de direcciones corporativa y personal.

Lugar de conversación puede controlar los teléfonos mediante los protocolos detelefonía TAPI o TSAPI. TAPI requiere un módem o un proveedor de serviciosTAPI y el archivo TAPI32.DLL instalados en los computadores cliente.TAPI32.DLL se instala por defecto cuando se realiza la instalación de Windows®.TSARI requiere un servidor TSAPI funcionando, CSTA32.DLL y Novell® Client32TM instalado en los computadores clientes.

Llamar al remitente deun elemento

94 Utilizar Lugar de conversación

-

1 En la ventana principal de GroupWise, haga clic en +HUUDPLHQWDV X /XJDU�GHFRQYHUVDFLyQ.

-

1 Empiece escribiendo el nombre de la persona en el cuadro ,QWURGX]FD�HOQRPEUH hasta que aparezca el nombre que desea.

2 Haga clic en 0DUFDU.

Sugerencias

♦ Si�la�persona �a�la�que�desea �llamar �no�se�encuentra �en�la�Guía �de�direccionesde�GroupWise, �escriba �el�número �al�que�desea �llamar �en�el�cuadro,QWURGX]FD�HO�Q~PHUR�GH�WHOpIRQR.

♦ Para �marcar �uno�de�los�diez�números �entrantes �o�salientes �más�recientes,haga �clic�en�/ODPDGDV�UHFLHQWHV�X�en�el�número.

♦ Para �buscar �nombres �y�números �en�la�Guía �de�direcciones �de�GroupWise,

haga �clic�en��

-

1 Haga clic en 5HWHQHU.

Sugerencias

♦ Para �reactivar �una�conversación, �haga �clic�en�5HWHQHU�de�nuevo. �Tambiénpuede �hacer �clic�en�el�botón �que�representa �la�conversación �que�deseareactivar �en�la�Barra �de�llamadas, �en�la�parte �inferior �de�la�ventana �Lugarde�llamada.

-

1 Haga clic en &ROJDU.

Iniciar Lugar deconversación

Llamar a una persona

Poner unaconversación enespera

Colgar

Utilizar Lugar de conversación 95

-

1 Haga clic en 7UDQVIHULU.

2 Empiece escribiendo el nombre de la persona en el cuadro ,QWURGX]FD�HOQRPEUH hasta que aparezca el nombre correcto.

3 Para anunciar la nueva llamada a la persona a la cual la va a transferir, hagaclic en 0DUFDU X anuncie la llamada X haga clic en 7UDQVIHULU.O bien,Para transferir inmediatamente, haga clic en 7UDQVIHULU.

Sugerencias

♦ Si�la�persona �a�la�que�desea �llamar �no�se�encuentra �en�la�Guía �de�direccionesde�GroupWise, �escriba �el�número �que�desee �en�el�cuadro �,QWURGX]FD�HOQ~PHUR�GH�WHOpIRQR�


haga �clic�en�� .

-

1 Haga clic en /ODPDGDV�UHFLHQWHV X en el número de teléfono o en el nombre.

Sugerencias

♦ Los�diez�números �entrantes �y�salientes �más�recientes �aparecen �en�la�listaLlamadas �recientes.

-

1 Mientras esté manteniendo una conversación o tenga una llamada en espera,haga clic en &RQIHUHQFLD.

2 Escriba el nombre de la persona con la cual desea realizar la conferencia en elcuadro ,QWURGX]FD�HO�QRPEUH hasta que aparezca el nombre correcto.

3 Haga clic en 0DUFDU.

Sugerencias


haga �clic�en��

Transferir una llamada

Marcar un númeroutilizadorecientemente

Realizar unaconferencia

96 Utilizar Lugar de conversación

-

Utilice Fusionar para conectar dos conversaciones. Por ejemplo, si está hablandocon una persona mientras tiene a otra en espera y se da cuenta de que los tresnecesitan mantener la misma conversación, en lugar de poner en espera a unabonado y volver a llamar a conferencia, sencillamente puede fusionar lasllamadas. Si tiene más de dos conversaciones activas, Lugar de conversación lepermite elegir las conversaciones que desea fusionar. Para añadir a un nuevoabonado a una conversación, utilice Conferencia.

1 Mientras tiene a un abonado en espera y una conversación activa, haga clic en)XVLRQDU.

-

Utilice la Información de ubicación para indicar a Lugar de conversación cómofunciona su sistema telefónico, con el fin de que las llamadas se marquencorrectamente. Puede seleccionar sistemas telefónicos, rangos de extensiones,métodos de acceso y códigos de ciudad por defecto. Puede crear variasespecificaciones y seleccionar la apropiada para su lugar de trabajo.

Ajustar la ubicación

1 Haga clic en (GLWDU X 8ELFDFLRQHV.

2 Haga clic en una ubicación en la lista desplegable Nombre de la ubicación.

Crear un ajuste de ubicación

1 Haga clic en (GLWDU X 8ELFDFLRQHV.

2 Especifique las opciones de ubicación que desee para esa ubicación.

3 Haga clic en 1XHYR.

4 Escriba un nombre para la nueva especificación X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �crear �tantos �ajustes �de�ubicación �como �desee �y�utilizarlos �luegodonde �quiera �que�se�halle.

Fusionarconversaciones

Especificarinformación acercade su ubicación

Utilizar Lugar de conversación 97

Utilizar GroupWisefuera de la oficina♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

98 Utilizar GroupWise Remoto: Descripción general

Utilizar GroupWise Remoto: Descripción generalGroupWise® Remoto le permite acceder a su buzón y enviar y recibir correo,entre otras funciones, cuando no está en la oficina.

Para que GroupWise Remoto funcione debe disponer de un buzón maestro enun sistema GroupWise en red.

Buzones maestro y remotoPara utilizar GroupWise cuando no está en la oficina debe tener un buzón deGroupWise, llamado buzón maestro, en el sistema GroupWise maestro. Puedeefectuar una copia de su buzón maestro en su portátil o el PC de su casa. Estacopia se denomina buzón remoto.

Remoto intercambia elementos e información entre el buzón maestro y el buzóndel computador remoto. Cuando utiliza GroupWise en la oficina, el buzón queabre es su buzón maestro. Cuando utiliza GroupWise fuera la oficina, el buzónque abre es el buzón remoto.

Cuando envía un elemento desde el buzón remoto, Remoto enviará el elemento asu sistema GroupWise maestro la próxima vez que se conecte. Desde allí,GroupWise lo distribuye a los destinatarios. Cuando alguien de su sistema deGroupWise maestro le envía un elemento, se le entrega en su buzón maestro. Acontinuación puede emplear Remoto para recuperar el elemento en su buzónremoto.

Enviar y recuperar elementosCada vez que realiza una acción, como enviar un mensaje de correo, que exigeenviar información a su buzón maestro, Remoto crea una petición. Por ejemplo,se crean peticiones cada vez que realiza alguna de las acciones siguientes:

♦ Enviar, remitir o responder a un elemento♦ Crear un elemento personal, carpeta, grupo o regla♦ Abrir, suprimir, retraer o restaurar un elemento, o vaciar la Papelera♦ Petición para descargar elementos, carpetas y otras cosas desde su buzón

maestro♦ Mover un elemento de una carpeta a otra♦ Cambiar, activar o desactivar una regla♦ Suprimir una carpeta o una regla

Todas las peticiones se presentan en Peticiones pendientes en el cuadro de diálogodel buzón maestro. Al conectarse a su sistema GroupWise, las peticiones seenvían a su buzón maestro. Por ejemplo, si efectúa una petición de todos losmensajes de correo no abiertos, esa petición de recuperación se envía a su buzónmaestro. El buzón maestro recoge los elementos solicitados y GroupWise losrecupera en su buzón remoto.

Utilizar GroupWise Remoto: Descripción general 99

Tipos de conexiónPara acceder a su buzón maestro debe conectarse a su sistema GroupWise a travésde una conexión de módem, de red o TCP/IP.

Lo más probable es que utilice Remoto cuando no esté en la oficina, con uncomputador que no disponga de acceso a red. En estas situaciones puede usar unaconexión TCP/IP o una conexión de módem para conectarse a su sistemaGroupWise maestro. Las conexiones de módem llaman a un gateway de susistema GroupWise. Las conexiones TCP/IP usan una información de dirección ypuerto IP (protocolo de Internet) única para conectarle a su sistema GroupWisemaestro.

También puede usar Remoto en la oficina y conectarse a su sistema GroupWisemaestro a través de una conexión TCP/IP o una asignación de unidad de red.Estas conexiones son útiles para descargar grandes cantidades de información,como la Guía de direcciones del sistema.

-

Después de instalar su buzón remoto en un portátil o en un computador deescritorio situado fuera de su oficina, podrá utilizar GroupWise aunque no estéen la oficina.

Cuando utilice las siguientes características comunes de GroupWise en su buzónremoto, las acciones se guardarán como peticiones. La siguiente vez que seconecte a su sistema GroupWise maestro, las peticiones serán procesadas por subuzón maestro.

♦ Leer, editar o suprimir un elemento♦ Responder a un elemento♦ Remitir, delegar o reenviar un elemento♦ Mover o enlazar un elemento♦ Aceptar, rechazar o completar un elemento♦ Vaciar la Papelera♦ Crear carpetas o mover elementos en las carpetas♦ Crear o editar reglas♦ Crear o editar Guías de direcciones personales

Otras características comunes de GroupWise continúan siendo específicas de laconfiguración de su buzón remoto y nunca se envían ni recuperan desde el buzónmaestro.

♦ Definir opciones♦ Crear, suprimir o guardar vistas♦ Fijar alarmas♦ Imprimir♦ Filtrar o clasificar elementos♦ Ortografía

Utilizar lascaracterísticas deGroupWise en Remoto

100 Utilizar GroupWise Remoto: Descripción general

Las siguientes características de GroupWise no están disponibles en el buzónremoto porque no son aplicables a una ubicación de trabajo remota.

♦ Lista de acceso♦ Respaldar♦ Delegación

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GroupWise procesa automáticamente las peticiones pendientes de Remoto alejecutar GroupWise en su computador portátil de anclaje cuando regresa a laoficina. Por ejemplo, si envió un elemento cuando estaba fuera de la oficina perono se conectó con el sistema GroupWise maestro para procesar esa petición.Cuando vuelve a la oficina y ejecuta GroupWise, se le pregunta si desea procesarlas peticiones pendientes. Para ver qué peticiones están sin procesar, haga clic en3HWLFLRQHV.

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El buzón remoto y el buzón maestro son casi idénticos. No obstante, puede saberqué buzón está utilizando observando la barra de menús. Si ésta incluye el menúRemoto, estará ejecutando GroupWise con el buzón remoto.

Utilizar Smart Docking

Comprobar que estáusando el buzónremoto

El menú Remoto aparece alutilizar el Buzón remoto.

Prepararse para utilizar Remoto 101

Prepararse para utilizar RemotoAntes de salir de la oficina tendrá que utilizar el asistente De viaje para configurary actualizar su buzón remoto. Si ejecuta GroupWise desde un portátil de anclaje,ejecute De viaje para crear su buzón remoto en la misma máquina. Tambiénpuede usar De viaje para crear archivos de configuración en disquete con el fin deconfigurar su buzón remoto en un portátil o en un computador que no estéconectado a la red, como el computador de su casa.

La primera vez que utilice el asistente De viaje, éste efectúa lo siguiente:

♦ Le pide que asigne una contraseña a su buzón maestro si aún no lo hahecho

♦ Configura su buzón remoto en el portátil anclado que está conectado enred con su sistema GroupWise maestro, o copia archivos de configuraciónen un disquete para que pueda instalarlo en un computador sin accesodirecto a la red

♦ Crea una conexión de red (directa) si se halla conectado a la oficina postal através de una asignación de unidad, o crea una conexión TCP/IP si estáejecutando GroupWise en modo cliente/servidor

♦ Crea conexiones de módem para todos los gateways asíncronos detectadosen su sistema GroupWise maestro

Utilice De viaje para actualizar su buzón remoto con mensajes, reglas, guías dedirecciones y documentos de su buzón maestro. Si actualiza su buzón remotoantes de dejar la oficina, ahorrará tiempo y dinero, y tendrá garantizada lainformación necesaria. Cuando no esté en la oficina, utilice Enviar/Recuperarpara recuperar los elementos del buzón maestro.

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1 Ejecute GroupWise en su oficina X haga clic en +HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH.

2 Escriba la contraseña de su buzón X haga clic en 2..

3 Si ha configurado antes un buzón remoto y quiere crear más disquetes deconfiguración, haga clic en $WUiV X $WUiV.

Configurar el buzónremoto

102 Prepararse para utilizar Remoto

4 Para crear su buzón remoto en el portátil anclado que está conectado en esemomento mediante la red a su sistema GroupWise maestro, haga clic en (VWDPiTXLQD X 6LJXLHQWH.O bien,Para copiar archivos de configuración en un disquete y poder configurar elbuzón remoto en un computador que no esté conectado a la red (porejemplo, el de su casa), haga clic en 2WUD�PiTXLQD X 6LJXLHQWH. Tenga undisquete preparado. Cuando haya creado el disquete de configuración, vaya alpaso 6.

Si hace clic en (VWD�PiTXLQD y GroupWise no está instalado en el portátilanclado, se le pedirá que lo instale. Para usar GroupWise fuera de la oficina,haga clic en 6t para instalar GroupWise en el computador con el que viaja.

5 Escriba la vía de acceso a su buzón remoto X haga clic en 6LJXLHQWH.

6 Seleccione los elementos que desea copiar a su buzón remoto X haga clic en)LQDOL]DU.

7 Si va a configurar su buzón remoto en otro computador, De viaje crea undisquete de instalación. Insértelo en el computador X ejecute SETUP.EXEdesde el disquete. Compruebe que GroupWise está instalado en elcomputador. Después de configurar su buzón remoto puede empezar aenviar/recuperar elementos e información de la Guía de direcciones desde subuzón maestro.

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1 Si ejecuta GroupWise en la oficina, en un computador que tiene conexión ared o conexión TCP/IP, haga clic en +HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH X escriba lacontraseña de su buzón maestro X haga clic en 2..O bien,Si ejecuta GroupWise fuera de la oficina, haga clic en 5HPRWR X(QYLDU�5HFXSHUDU para recuperar los elementos del buzón maestro a través deuna conexión de módem o TCP/IP.

Actualizar el buzónremoto

Prepararse para utilizar Remoto 103

2 Para recuperar mensajes, compruebe que está seleccionada la opción(OHPHQWRV��&RUUHR��FLWDV��HWF�� X haga clic en $YDQ]DGDV X haga clic en lasopciones posibles de las pestañas Elementos, Rango de fechas, Límites detamaño y Carpetas X haga clic en 2..

3 Para recuperar las reglas, haga clic en 5HJODV.

4 Para recuperar direcciones de la Guía de direcciones del sistema, haga clic en*XtD�GH�GLUHFFLRQHV�GHO�VLVWHPD X )LOWUR X especifique las direcciones que desearecuperar X haga clic en 2..

5 Para recuperar sus guías de direcciones personales, haga clic en *XtDV�GHGLUHFFLRQHV�SHUVRQDOHV.

6 Para recuperar copias de documentos de su buzón maestro, haga clic en lacasilla de verificación 'RFXPHQWRV X haga clic en 'RFXPHQWRV X seleccionesus documentos X marque los documentos que corresponda como En uso Xhaga clic en 2..

Marcar un documento como En uso evita que otras personas lo modifiquen.Si no tiene previsto editar un documento, no lo marque como En uso.Cuando salga de un documento en uso se le pedirá que lo envíe a laBiblioteca maestra y lo marque como Disponible. Si ha terminado con eldocumento, haga clic en 6t. También puede anular el estado En uso de undocumento haciendo clic con el botón derecho en su buzón X 5HVWDEOHFHUHVWDGR�GHO�GRFXPHQWR.

7 Haga clic en )LQDOL]DU.-

Cuando utilice De viaje para configurar su buzón remoto, la información sobreconexión, módem, usuario y sistema se configurará en Opciones de remoto. Sicambia algún dato o desea configurar conexiones adicionales, introduzca la nuevainformación en Opciones de Remoto. La información sobre su ID de usuario,dominio y oficina postal se encuentra en la Guía de direcciones del sistema. Sinecesita ayuda para obtenerla, pregunte al administrador del sistema.

Si va a estar fuera de su zona horaria mucho tiempo, puede cambiar la zonahoraria de Windows® para que refleje la hora local. Las Opciones de Remoto lepermiten acceder al cuadro de diálogo Propiedades de fecha y hora de Windowspara cambiar los ajustes de la zona horaria.

Especificar los ajustes de zona horariaLos elementos de su Calendario están programados conforme a la zona horariadefinida en Propiedades de Fecha y hora de Windows. Puede acceder a estecuadro de diálogo en Opciones de Remoto. Si utiliza GroupWise en otra zonahoraria, puede cambiar a la nueva zona horaria, de forma que los elementosprogramados reflejen la diferencia de hora.

Especificar opcionesde Remoto

104 Prepararse para utilizar Remoto

Normalmente, si va a estar varios días fuera de la oficina, utilizará la informacióndel Calendario para asistir a las citas y programarlas. Por ello, tendrá que usar lazona horaria local. Pero si va a estar fuera de la oficina poco tiempo (por ejemplo,un día), probablemente sea conveniente conservar la misma zona horaria que elsistema GroupWise maestro.

IMPORTANTE: Si cambia los ajustes de zona horaria, no olvide cambiar el reloj delcomputador para que se corresponda con la nueva zona. Para obtener más informaciónsobre las Propiedades de Fecha y hora, consulte la documentación de Windows.

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en 5HPRWR.

2 Haga clic en =RQD�KRUDULD X en la zona horaria actual X haga clic en 2..

Puede hacer clic en su zona horaria en el mapa o en la lista desplegable.

3 Cambie el reloj del computador para que se corresponda con la nueva zona horaria.

Sugerencias

♦ Para �obtener �más�información �sobre �Propiedades �de�fecha �y�hora, �consultela�documentación �de�Windows.

Especificar información del usuario y el sistema para el buzón remoto


2 En el cuadro 1RPEUH�FRPSOHWR, escriba su nombre y su apellido.

Este nombre aparece en el cuadro �De� de un elemento que envía a alguien.También se emplea como nombre de su carpeta de usuario.

3 Escriba su ID de usuario de GroupWise.

4 Haga clic en &RQWUDVHxD X escriba la contraseña de su buzón maestro X vuelvaa escribir la contraseña X haga clic en 2..

El buzón maestro debe tener una contraseña para poder usar Remoto.

5 Escriba el nombre del dominio de su buzón maestro.

6 Escriba el nombre de la oficina postal de su buzón maestro.

Sugerencias

♦ Si�no�ha�asignado �contraseña �a�su�buzón �maestro, �hágalo �en�las�opcionesde�seguridad �mientras �ejecuta �GroupWise �en�su�oficina. �No�puede �usarRemoto �para�asignar �ni�cambiar �la�contraseña �de�su�buzón �maestro. �Parautilizar �contraseña �sólo�en�su�buzón �remoto, �ejecute �GroupWise �con�elbuzón �remoto ��X�haga �clic�en�+HUUDPLHQWDV�X�2SFLRQHV�X�haga �doble �clicen�6HJXULGDG�X��escriba �la�contraseña �X�escriba �de�nuevo �la�contraseña �X

haga �clic�en�2..

Enviar y recuperar elementos en Remoto 105

Enviar y recuperar elementos en RemotoUtilice Enviar/Recuperar para intercambiar elementos e información entre elbuzón maestro y el buzón remoto.

Cuando se conecte al sistema GroupWise maestro, los elementos que envió desdeel buzón remoto se entregarán a los destinatarios. Remoto también envía unapetición al buzón maestro para recuperar los elementos, como el correo. Elsistema GroupWise maestro procesa la petición, envía los elementos al buzónremoto, restringe los elementos conforme a los límites fijados en el cuadro dediálogo Opciones de Recuperar. Además del correo, puede recuperar citas, tareas,notas, reglas, documentos y guías de direcciones.

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1 En la barra de herramientas, haga clic en .

2 En el cuadro de texto $� escriba los nombres de los destinatarios.

También puede usar la Guía de direcciones para seleccionar los nombres delos destinatarios.

3 Escriba el tema y el mensaje X haga clic en (QYLDU.

Remoto coloca el correo en la lista Peticiones pendientes. Al conectarse alsistema GroupWise maestro, se envían todos los elementos de la listaPeticiones pendientes. Si desea más información, vea Ver Peticiones pendientesmás adelante en esta misma sección.

Enviar correo desde elbuzón remoto

106 Enviar y recuperar elementos en Remoto

4 Para enviar este mensaje de correo y las demás peticiones pendientes, haga clicen 5HPRWR X (QYLDU�5HFXSHUDU.

5 Para especificar desde dónde está marcando, haga clic en &RQILJXUDU X enla lista desplegable &RQHFWDQGR�GHVGH X la ubicación remota.

6 Para seleccionar una conexión con su buzón maestro, haga clic en la listadesplegable &RQHFWDQGR�D X la conexión de módem, red o TCP/IP a su buzónmaestro X haga clic en 2..

7 Haga clic en &RQHFWDU.

Sugerencias

♦ Además �de�correo �puede �enviar �otros �elementos, �incluidas �las�citas,notas, �etc.

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Siempre que realice una acción que exija enviar información desde el buzónremoto al buzón maestro, Remoto crea una petición que se coloca en la listaPeticiones pendientes. Al conectarse a su sistema GroupWise maestro, todas laspeticiones se envían a su buzón maestro. Utilice Peticiones pendientes paraverificar las peticiones pendientes.

1 Haga clic en 5HPRWR X 3HWLFLRQHV�SHQGLHQWHV.

Ver Peticionespendientes


Sugerencias

♦ Para �evitar �que�se�procese �una�petición, �haga �clic�en�ella�X�6XSULPLU.Sólo �pueden �suprimirse �las�peticiones �que�no�han�sido�enviadas �al�sistemaGroupWise �maestro �y�cuyo �estado �es��En�espera �de�ser�enviado �.�Si�ya�haenviado �una�petición �al�sistema �GroupWise �maestro, �no�podrá �cancelar �lapetición.

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1 Si se encuentra fuera de su oficina y ejecuta GroupWise con el buzón remoto,haga clic en 5HPRWR X (QYLDU�5HFXSHUDU X $YDQ]DGDV.O bien,Si se encuentra en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón maestro, hagaclic en +HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH X escriba la contraseña del buzón maestro Xhaga clic en 2. X $YDQ]DGDV.

2 Para especificar los elementos que se van a recuperar, haga clic en las opcionescorrespondientes de las pestañas Elementos, Rango de fechas, Límites detamaño y Carpetas X haga clic en 2..

3 Para recuperar elementos específicos, haga clic en )LOWUR X especifique loscriterios de la recuperación X haga clic en 2..

4 Para especificar desde dónde está marcando, haga clic en &RQILJXUDU X en lalista desplegable &RQHFWDQGR�GHVGH X la ubicación remota.

5 Para seleccionar una conexión con su buzón maestro, haga clic en la listadesplegable &RQHFWDQGR�D X haga clic en la conexión de módem, red oTCP/IP a su buzón maestro X haga clic en 2..

6 Haga clic en &RQHFWDU.

Sugerencias

♦ Por�defecto, �GroupWise �transfiere �todas �las�referencias �de�documentosdel�buzón �maestro �al�buzón �remoto. �Si�no�necesita �las�referencias �de�losdocumentos, �haga �clic�en�la�lista�emergente �'RFXPHQWRV�X�1LQJXQR.

Recuperar elementosdel buzón maestro


Recuperar documentos en el buzón remoto

1 Si no está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón remoto, haga clicen 5HPRWR X (QYLDU�5HFXSHUDU X 'RFXPHQWRV.O bien,Si está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón maestro, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH X escriba la contraseña del buzón maestro X haga clicen 2. X 'RFXPHQWRV.

2 Haga clic en los documentos que desee del cuadro de lista superior.

3 A medida que aparecen los documentos seleccionados en el cuadro de listainferior, haga clic en los documentos que desee editar para marcarlos como(Q�XVR X 2..

Sugerencias

♦ Marque �un�documento �como �En�uso�sólo�si�quiere �impedir �que�otrosusuarios �lo�modifiquen. �Para �anular �el�estado �En�uso�de�un�documento,haga �clic�en�6t�cuando �se�le�pregunte �si�desea �enviar �el�documento �a�laBiblioteca �maestra �y�márquelo �como �Disponible.

♦ Si�se�suprime �un�elemento �de�la�Biblioteca �maestra �mientras �está�utilizandoRemoto, �se�suprimirá �del�buzón �remoto �la�próxima �vez�que�se�conecte �alsistema �GroupWise �maestro.


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Puede ahorrar tiempo y espacio en disco restringiendo los elementos que recuperade su buzón maestro. Puede recuperar elementos de un tamaño específico o deuna carpeta determinada. Además, puede recuperar sólo la línea de tema de loselementos, para poder revisar un elemento antes de recuperarlo en su totalidad.

Recuperar sólo elementos de un tamaño específico

1 Si no está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón remoto, haga clicen 5HPRWR X (QYLDU�5HFXSHUDU X $YDQ]DGDV.O bien,Si está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón maestro, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH X escriba la contraseña del buzón maestro X haga clicen 2. X $YDQ]DGDV.

2 Haga clic en la pestaña /tPLWHV�GH�WDPDxR.

3 Haga clic en 2EWHQHU�HO�FRQWHQLGR�VL�HV�PHQRU�GH.

4 Especifique los límites de tamaño (en kilobytes) de los campos texto delmensaje, adjuntos y dirección.

Sugerencias

♦ Si�recupera �un�elemento �que�sobrepasa �uno�de�los�límites �de�tamaño, �laparte �del�elemento �que�supere �los�límites �no�se�recuperará. �Por�ejemplo,si�un�adjunto �supera �el�límite �de�tamaño, �sólo�se�recuperará �la�informaciónde�los�campos �texto �del�mensaje �y�dirección.

Limitar los elementosrecuperados


Recuperar sólo la línea del tema de los elementos


2 Haga clic en la pestaña /tPLWHV�GH�WDPDxR X 2EWHQHU�VyOR�OD�OtQHD�GH�WHPD X 2..

Recuperar elementos de carpetas específicas


2 Haga clic en la pestaña &DUSHWDV X en las carpetas X 2..

Una marca de verificación indica que la carpeta está seleccionada. Paraseleccionar elementos de todas las carpetas, deje las carpetas sin seleccionar.

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Si utiliza las opciones Obtener sólo la línea de tema y Obtener el contenido si esmenor de para recuperar elementos de su buzón maestro, puede explorar loselementos recuperados y decidir cuáles recuperar en su totalidad. UtiliceRecuperar elementos seleccionados para recuperar el resto de un elementoseleccionado, incluido el mensaje completo y los adjuntos, independientementede los criterios anteriores de tamaño y filtro.

1 Seleccione los elementos de su buzón remoto.

2 Haga clic en 5HPRWR X 5HFXSHUDU�HOHPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV.

3 Para conectarse inmediatamente a su buzón maestro, haga clic en &RQHFWDU�DKRUD.O bien,Para crear la petición pero no enviarla, haga clic en &RQHFWDU�PiV�WDUGH. Deesa forma, podrá esperar hasta tener varias peticiones y conectarse más tarde.

Sugerencias

♦ Para �recuperar �un�elemento, �también �puede �hacer �clic�con�el�botón �derechoen�el�elemento �X�haga �clic�en�5HFXSHUDU�HOHPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV.

Recuperar elementosseleccionados


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1 Si no está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón remoto, haga clicen 5HPRWR X (QYLDU�5HFXSHUDU X (QYLDU�5HFXSHUDU.O bien,Si está en la oficina y ejecuta GroupWise con el buzón maestro, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH X escriba la contraseña del buzón maestro X haga clicen 2..

2 Haga clic en *XtDV�GH�GLUHFFLRQHV�SHUVRQDOHV X &RQHFWDU.

Sugerencias

♦ Como �recuperar �una�guía�de�direcciones �puede �llevar �mucho �tiempo, �lerecomendamos �que�la�recupere �a�través �de�una�conexión �de�red�o�TCP/IPmientras �está�en�la�oficina.

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1 En la barra de herramientas, haga clic en .

2 Para seleccionar a los participantes y los recursos de la reunión, haga clic en'LUHFFLyQ.

Si va a escribir varios ID de usuarios y recursos en el cuadro $� pulse ,QWURentre una entrada y la siguiente.

3 Para seleccionar la primera fecha disponible para la reunión, haga clic Xen una fecha.

4 Haga clic en ¢2FXSDGR".

Recuperar una Guía dedirecciones personales

Utilizar Búsqueda enel horario en Remoto


5 Para conectarse inmediatamente a su sistema GroupWise maestro y buscarhoras posibles, haga clic en &RQHFWDU�DKRUD.O bien,Para buscar horas posibles más adelante, haga clic en &RQHFWDU�PiV�WDUGH.

Si hace clic en &RQHFWDU�PiV�WDUGH crea una petición de Búsqueda en elhorario pero no envía la petición al sistema GroupWise maestro. Puedeguardar la cita como elemento borrador en la carpeta Trabajo en curso hastaque esté dispuesto a enviarlo. Cuando esté dispuesto para comprobar las horasde la cita más tarde, haga clic en ¢2FXSDGR" X $FWXDOL]DU�DKRUD.

6 Cuando aparezca la ventana Elegir hora de cita, haga clic en 6HOHFFLyQDXWRPiWLFD para hallar la primera hora disponible para la reunión. Haga clicen 6HOHFFLyQ�DXWRPiWLFD hasta que aparezca la mejor hora X haga clic en 2.�O bien,En vez de utilizar Selección automática, haga clic en la pestaña 7LHPSRVGLVSRQLEOHV X en una hora disponible X 2..

7 Complete la cita X haga clic en (QYLDU.

Sugerencias

♦ Si�está�desconectado �antes �de�que�vuelva �toda�la�información �deprogramación �de�una�búsqueda �en�el�horario, �al�hacer �clic�en�¢2FXSDGR"otra�vez�podrá �actualizar �la�información �de�la�petición �original �de�Búsquedaen�el�horario.

♦ Para �eliminar �un�usuario �o�un�recurso �de�la�lista�Invitar �a�la�reunióndespués �de�la�búsqueda, �haga �clic�en�la�pestaña �7LHPSRV�GLVSRQLEOHV�Xhaga �clic�en�el�nombre �del�usuario �o�recurso �X�pulse �la�tecla �6XSULPLU.

♦ Para �especificar �desde �dónde �está�marcando, �haga �clic�en�&RQILJXUDU�X�enla�lista�desplegable �&RQHFWDQGR�GHVGH�X�la�ubicación �remota �X�2..

♦ Para �seleccionar �una�conexión �con�su�buzón �maestro, �haga �clic�en&RQILJXUDU�X�en�la�lista�desplegable �&RQHFWDQGR�GHVGH�X�la�conexiónde�módem, �red�o�TCP/IP �a�su�buzón �maestro �X�2..


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La Guía de direcciones del sistema generalmente es grande, porque contieneinformación de toda la organización. Si no necesita toda la información de laGuía cuando utiliza GroupWise fuera de la oficina, utilice el Filtro de la Guía dedirecciones del sistema para recuperar sólo las direcciones de usuarios, direccionesde recursos y grupos públicos que necesite del sistema GroupWise.

Por ejemplo, la instrucción del filtro Depto. [] Marketing indica a GroupWiseque recupere todas las direcciones en las que figure �Marketing� en la columnaDepartamento de la Guía de direcciones. De esa forma podrá ponerse encontacto con cualquier miembro del equipo de marketing mientras se encuentrede viaje.

1 Antes de salir de su oficina, haga clic en +HUUDPLHQWDV X 'H�YLDMH.

2 Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña de su buzón X haga clic en2..

3 Haga clic en *XtD�GH�GLUHFFLRQHV�GHO�VLVWHPD X )LOWUR.

4 Haga clic en una columna de la Guía de direcciones en la primera listadesplegable.

Por ejemplo, haga clic en 'HSWR para buscar direcciones de un departamentoespecífico.

5 Haga clic en la lista emergente de operadores X haga clic en un operador Xescriba los criterios de búsqueda en el cuadro de texto o haga clic en un valor,si lo hubiera.

Por ejemplo, haga clic en >@ X escriba Contabilidad para buscar direccionesdel departamento de contabilidad. Los criterios de búsqueda, como el nombrede la persona o un tema, pueden incluir caracteres comodín, como el asterisco(*) o la interrogación (?). La función Filtro no es sensible a la diferencia entremayúsculas y minúsculas en los criterios introducidos.

6 Para añadir más condiciones al filtro, haga clic en la última lista emergente X <.

7 Después de especificar todas las condiciones del filtro, haga clic en 2..

Filtrar la Guía dedirecciones delsistema para su buzónremoto


8 Lea el texto que comienza por �Incluir entradas donde�� a medida que creael filtro. Esto resume cómo actúa el filtro.

Sugerencias

♦ Para �filtrar �la�Guía �de�direcciones �del�sistema �desde �fuera �de�la�oficina,haga �clic�en�5HPRWR�X�(QYLDU�5HFXSHUDU�y�siga�los�pasos �3�a�7.

♦ Si�desea �más�información �sobre �los�operadores, �vea Filtrar�en�Buscarelementos�en�el�buzón.

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Utilice Suprimir y Vaciar la papelera para eliminar elementos de su buzón yliberar espacio en disco. Si envió un elemento con información antigua o errónea,o si necesita reprogramar una cita, utilice Suprimir para retraer ese elementoobsoleto de los Buzones de los destinatarios. Puede retraer mensajes de correo ytelefónicos de los Buzones de los destinatarios que no los hayan abierto. Las citas,las notas y las tareas pueden retraerse en cualquier momento.

La próxima vez que se conecte al sistema GroupWise maestro, los cambios de losBuzones remoto y maestro se sincronizarán automáticamente.

1 Haga clic en el elemento de su buzón.


3 Si está suprimiendo un elemento saliente, haga clic en una de las opcionesposibles.

4 Para liberar espacio en disco, haga clic en (GLWDU X 9DFLDU�3DSHOHUD.

Así se eliminarán permanentemente todos los elementos suprimidos delbuzón remoto.

5 Para sincronizar sus Buzones remoto y maestro, conéctese al sistemaGroupWise maestro.

Sugerencias

♦ Puede �ahorrar �tiempo �esperando �hasta �tener �varias �peticiones �de�envío �yrecuperación �antes �de�conectarse �a�su�buzón �maestro.

Suprimir elementosdel buzón remoto

Configurar sus conexiones remotas 115

Configurar sus conexiones remotasPara acceder a su buzón maestro con el fin de enviar o recuperar información,debe conectarse a su sistema GroupWise a través de una conexión de módem, dered o TCP/IP. Cuando utiliza De viaje para configurar su buzón remoto,GroupWise crea las conexiones apropiadas basándose en cómo está ejecutandoGroupWise.

Por ejemplo, si utiliza una asignación de unidad para conectarse a su oficinapostal de GroupWise, éste crea una conexión de red y las conexiones de módempara todos los gateways asíncronos detectados en su sistema GroupWise maestro.Si está ejecutando GroupWise en modo cliente/servidor, GroupWise crea unaconexión TCP/IP en lugar de una conexión de red. Puede crear nuevasconexiones y cambiar o suprimir las existentes. Cuando cree una nueva conexión,puede copiar una conexión existente y editar las especificaciones duplicadas paracrear la nueva conexión sin tener que rehacer todas las especificaciones.-

Conexiones de módemEn la mayoría de los casos utilizará un módem para conectarse a su sistemaGroupWise maestro a través de un gateway cuando no esté en la oficina.

Su módem utiliza la información del cuadro de diálogo Configuraciónde conexión para conectarse a su buzón maestro.

116 Configurar sus conexiones remotas

Una conexión de módem es similar a una llamada telefónica. Necesitará elnúmero de teléfono del sistema GroupWise maestro, que forma parte de lainformación Conectar a. Los otros datos de Conectar a son el ID y la contraseñadel gateway al que va a conectarse.

Igual que en una llamada telefónica, los prefijos pueden cambiar cuando seconecta desde una ubicación distinta. Por ejemplo, en un hotel es frecuente tenerque marcar el 0 para acceder a una línea exterior. Si está en casa no necesita esteprefijo. Tendrá que configurar la información de marcado para cada ubicaciónremota. Después de configurar las propiedades de marcado de sus ubicacionesremotas, utilice Conectar desde, en el cuadro de diálogo Configuración deconexión, para seleccionar una ubicación remota cuando se conecte a su buzónmaestro. Si desea más información sobre cómo configurar las propiedades demarcado para cada ubicación remota, vea la documentación de Windows.

Conexiones TCP/IPLas conexiones TCP/IP usan una dirección y un puerto IP (protocolo deInternet)para conectarle a su sistema GroupWise maestro.

Si utiliza un proveedor de Internet mientras está fuera de la oficina, puede evitarel gasto de teléfono empleando una conexión TCP/IP. Tampoco necesitará unasalida para conexión a Internet ni colgar el teléfono para conectarse a su sistemaGroupWise maestro a través de una conexión por módem. Puede utilizar lamisma conexión a Internet para conectarse al sistema GroupWise maestro. Si estáconectado a su buzón maestro en modo cliente/servidor y utiliza De viaje paraconfigurar su buzón remoto, GroupWise detecta la información IP y la utilizapara crear la conexión TCP/IP. Si necesita la información IP, pregunte aladministrador del sistema.


Conexiones de redCuando esté en la oficina puede ejecutar GroupWise con su buzón remoto yconectarse al sistema GroupWise maestro a través de la red.

La conexión de red es útil para recuperar grandes cantidades de información,como la Guía de direcciones del sistema, ya que transfiere la información másrápidamente que una conexión de módem y ahorra el gasto de las conferenciastelefónicas.

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2 Haga clic en &RQH[LRQHV X &RQHFWDU�D X 1XHYR.

3 Haga clic en 7&3�,3 X 2..

4 Escriba un nombre descriptivo para la conexión TCP/IP.

5 Escriba la información de puerto y dirección IP que le haya proporcionadoel administrador del sistema.

Crear una conexiónTCP/IP


En lugar de una dirección IP, también puede escribir el nombre del hostDNS en el cuadro 'LUHFFLyQ�,3. Pregunte al administrador del sistema.

6 Haga clic en un método de desconexión X 2. X &HUUDU.

Sugerencias

♦ También �puede �hacer �clic�en�5HPRWR�X�(QYLDU�5HFXSHUDU�X�&RQILJXUDUpara�crear �una�conexión �TCP/IP.

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3 Haga clic en 5HG X 2..

4 Escriba un nombre descriptivo para la conexión de red.

5 Escriba la vía de acceso a cualquier directorio de oficina postal de su sistemaGroupWise maestro.

Pregunte al administrador del sistema la vía de su oficina postal. Tambiénpuede conectarse a cualquier oficina postal de su sistema GroupWise maestropara acceder a su buzón maestro. No es necesario que se conecte a la oficinapostal que contiene su buzón maestro.

6 Haga clic en un método de desconexión X 2. X &HUUDU.-



Crear una conexiónde red

Crear una conexiónde módem


3 Compruebe que 0yGHP está seleccionado X haga clic en 2..

4 En el cuadro 1RPEUH�GH�OD�FRQH[LyQ, escriba una descripción.

Para los pasos 5, 6 y 7 siguientes, consulte al administrador del sistema elnúmero de teléfono, el ID de acceso y la contraseña de su gateway.

5 Escriba el número de teléfono del gateway de su sistema GroupWise maestro.

6 Escriba el ID de acceso del gateway.

7 Haga clic en &RQWUDVHxD X escriba la contraseña del gateway X haga clic en 2.X vuelva a escribir la contraseña X haga clic en 2..

8 Si su módem tiene guión de comandos, haga clic en (GLWDU�JXLyQ.

9 Especifique los comandos necesarios en Al recibir y Responder con.

10 Para guardar el guión sin cambiar el nombre de archivo, haga clic en*XDUGDU.O bien,Para guardar el guión con otro nombre de archivo, haga clic en *XDUGDUFRPR.

11 Haga clic en un método de conexión.

12 Haga clic en ,QWHQWRV X especifique el número de veces que se debe volver amarcar si la línea está ocupada.


13 Haga clic en /DSVR�GH�UHLQWHQWR X especifique el lapso de espera para elsiguiente reintento.

14 Haga clic en 2. X &HUUDU.

Sugerencias

♦ Si�su�módem �necesita �un�guión �de�comandos �para�acceder �a�su�buzónmaestro, �póngase �en�contacto �con�el�administrador �del�sistema. �Para

recuperar �un�archivo �de�guión �existente, �haga �clic�en� ��X�seleccioneel�archivo �de�guión �X�haga �clic�en�$EULU.

-


2 Haga clic en &RQH[LRQHV X &RQHFWDU�D X en una conexión X &RSLDU.

3 Modifique la conexión X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ En�vez�de�los�pasos �1�y�2,�también �puede �hacer �clic�en�5HPRWR�X(QYLDU�5HFXSHUDU�X�&RQILJXUDU�X�&RQHFWDU�D�X�una�conexión �X

&RSLDU�

-


2 Haga clic en &RQH[LRQHV X &RQHFWDU�D X en una conexión X (GLWDU.

3 Haga los cambios necesarios X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ En�vez�de�los�pasos �1�y�2,�también �puede �hacer �clic�en�5HPRWR�X(QYLDU�5HFXSHUDU�X�&RQILJXUDU�X�&RQHFWDU�D�X�una�conexión �X

(GLWDU�

-


2 Haga clic en &RQH[LRQHV X &RQHFWDU�D X la conexión.

3 Haga clic en 6XSULPLU X 6t.

Copiar una conexiónde módem, red oTCP/IP

Editar una conexión demódem, red o TCP/IP

Suprimir una conexiónde módem, red oTCP/IP


-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga clic en &RQH[LRQHV.

2 Para seleccionar su ubicación remota, haga clic en la lista desplegable&RQHFWDU�GHVGH X en la ubicación remota.

3 Para cambiar las propiedades de marcado de su módem, haga clic en&RQHFWDU�GHVGH X especifique los cambios en el cuadro de diálogo Propiedadesde marcado X haga clic en 2..

Especificar laubicación remota


Crear y trabajarcon documentos♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Gestionar sus documentos en GroupWise 123

Gestionar sus documentos en GroupWiseLa biblioteca de GroupWise® le permite gestionar todos sus documentos, ya seaninformes o archivos de programas, desde su buzón.

En GroupWise, los documentos se muestran como elementos del buzón y comocarpetas, junto con los demás mensajes de correo, tareas, citas, etc.

Puede seleccionar una referencia de documento para crear, suprimir, copiar osometer a un control de salida el documento correspondiente.

Asimismo, la biblioteca de GroupWise facilita mantener varias versiones de undocumento, determinar quién tiene acceso a un documento y compartirlo conotros.

-

En GroupWise, todos los documentos se almacenan en una biblioteca.GroupWise asigna un número único a cada documento. Este número identifica eldocumento y facilita su localización. Puede buscarlo en la biblioteca deGroupWise por su número de documento, de forma simular a como buscaría unlibro en una biblioteca por su número de catálogo.

En cada biblioteca los documentos se hallan comprimidos y cifrados. Así seahorra espacio en el disco y se preserva la seguridad de los documentos, porque esimposible ver su contenido fuera de GroupWise.

Para acceder a cualquiera de los documentos de una biblioteca deberá tenerderechos sobre ésta. El administrador del sistema decide qué personas tienenacceso a cada biblioteca.

Cuando haya importado o creado un documento en la biblioteca de GroupWise,sólo podrá acceder al mismo dentro de GroupWise. Así, sus documentos estaránseguros. Si necesita compartir el documento con un usuario que no disponga deacceso a GroupWise, puede hacer clic en $UFKLYR X *XDUGDU�FRPR para guardar eldocumento en un archivo externo, al margen de la biblioteca. Este archivo no seactualiza con los cambios realizados en GroupWise ni está controlado por losderechos de compartimiento asignados en GroupWise.

Almacenar documentosen bibliotecas

Haga doble clic en la referenciadel documento para abrirlo. Elicono de documento muestra enqué aplicación se creó.

124 Gestionar sus documentos en GroupWise

-

Los elementos de documento que aparecen en su buzón (y en otras carpetas) sedenominan referencias de documento, las cuales representan enlaces con losdocumentos reales de la biblioteca.

Las referencias de documento se generan al crear un documento nuevo, alimportar un documento, copiarlo o seleccionarlo en los resultados de unabúsqueda, o al seleccionar $UFKLYR X 1XHYR X 5HIHUHQFLD�GHO�GRFXPHQWR.

Puede seleccionar una referencia para abrir, ver, copiar, suprimir o someter eldocumento correspondiente a un control de entrada o salida. Puede haber variasreferencias que correspondan al mismo documento. Por ejemplo, cada empleadode la empresa podría crear una referencia a la nómina de empleados.

Compartir referencias de documentos con otros usuariosSi es usted el creador de un documento o posee derechos de compartimientosobre el documento, puede enviar la referencia del documento a una carpetacompartida para que lo utilicen todos los usuarios que tengan acceso a la carpeta.También puede remitir la referencia del documento o adjuntarla a mensajes decorreo.

Referencias de documentos y RemotoSi utiliza Remoto, al actualizar su buzón remoto siempre tendrá todas lasreferencias de los documentos, a menos que indique lo contrario. Puede utilizarlas referencias de documento para recuperar copias de los documentos en subuzón remoto.

-

Todos los documentos de GroupWise deben tener asociada una serie de atributos,como el nombre del autor, la fecha de creación y el tipo de documento. Estosatributos se denominan propiedades del documento. La información de propiedadesdel documento se utiliza para encontrar y clasificar los documentos.

Puede usar la pestaña Documento de Propiedades para ver la información deversión de un documento, las estadísticas del mismo y controlar sucompartimiento con otros usuarios.

Comprender lasreferencias dedocumentos

Especificar laspropiedades de losdocumentos

Crear documentos 125

Puede determinar qué campos desea visualizar en la pestaña Documento, enPropiedades, y personalizar su tamaño y orden utilizando las opciones del cuadrode diálogo Propiedades de configuración de biblioteca. Para abrirlo, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en 'RFXPHQWRV X haga clic en3URSLHGDGHV.

Crear documentosAl crear un documento en GroupWise, también lo añade a la biblioteca.También puede añadir documentos a la biblioteca importando, copiando osometiendo al control de entrada un documento existente.

Cuando cree un documento nuevo utilizando $UFKLYR X 1XHYR X 'RFXPHQWR,GroupWise le pedirá que seleccione una plantilla para ese documento. Puedeutilizar una plantilla de una aplicación, una plantilla de GroupWise o un archivoen disco como base para el nuevo documento.

Plantillas deaplicación

Puede seleccionar una aplicación para crear un documentobasado en el archivo de plantillas de esa aplicación. El cuadrode lista Aplicaciones muestra todas las aplicaciones registradascomo contenedoras de plantillas en el Registro deconfiguraciones de Windows®.

Plantillas deGroupWise

Puede seleccionar plantillas de GroupWise para utilizar undocumento de la biblioteca como base para otro nuevo. Puedealmacenar documentos (como memorándums o informes degastos) en GroupWise y asignarles un tipo de documento ouna plantilla. Todos los documentos de la biblioteca quetengan un tipo de plantilla de documento (sobre el que ustedtenga derechos) aparecen en la lista Biblioteca de plantillas.

126 Crear documentos

Archivos comoplantillas

Las plantillas de archivo son documentos que no están en labiblioteca. Puede seleccionar un archivo de cualquier parte delsistema y utilizarlo como base para un nuevo documento.

-

1 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 'RFXPHQWR.

2 Haga clic en 6HOHFFLRQDU�XQD�SODQWLOOD�GH�*URXS:LVH X seleccione unaplantilla en el cuadro de lista.

3 Para seleccionar una plantilla de otra biblioteca, haga clic en ésta en la listadesplegable.

4 Haga clic en 2..

5 Escriba el tema del documento.

Para especificar información adicional sobre el documento, como el nombredel autor o el tipo de documento, haga clic en 3URSLHGDGHV cuando hayaescrito el tema y después haga clic en 2..

6 Haga clic en 2..

7 Haga clic en la referencia del documento en la carpeta actual para abrir elnuevo documento.

Sugerencias

♦ Puede �hacer �clic�en�$EULU�HO�GRFXPHQWR�DKRUD�para�abrir �inmediatamenteel�documento.

Crear un documentoutilizando una plantillade GroupWise

Crear documentos 127

-


2 Haga clic en 6HOHFFLRQDU�XQ�DUFKLYR.

3 Escriba el nombre del archivo que desee utilizar como plantilla para el nuevodocumento.

También puede hacer clic en el botón ([DPLQDU para buscar el archivo.

4 Haga clic en 2..

5 Escriba un tema.

Para especificar información adicional sobre el documento, como el nombredel autor o el tipo de documento, haga clic en 3URSLHGDGHV cuando hayaescrito el tema y haga luego clic en 2..

6 Haga clic en 2..-


2 Haga clic en 6HOHFFLRQDU�DSOLFDFLyQ X haga clic en la aplicación que deseeutilizar como plantilla en el cuadro de lista Aplicaciones X haga clic en 2..

3 Escriba un tema para el documento.

Para especificar información adicional sobre el documento, como el autor o eltipo de documento, haga clic en 3URSLHGDGHV cuando haya escrito el tema yhaga luego clic en 2..

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ El�cuadro �de�lista�Aplicaciones �contiene �todas �las�aplicaciones �registradascomo �contenedoras �de�plantillas �en�el�Registro �de�configuraciones �deWindows ®.

Crear un documentoutilizando un archivocomo plantilla

Crear un documentoutilizando una plantillade una aplicación

128 Crear documentos

-

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento.


3 En el cuadro de texto &ODVH�GH�GRFXPHQWR, escriba la plantilla X haga clic en2..

Sugerencias

♦ Con �un�tipo�de�documento �de�Plantilla, �el�documento �se�mostrará �en�elcuadro �de�diálogo �Nuevos �documentos �y�podrá �seleccionarlo �como �basepara�otros �documentos.

-

Si el documento existe ya en la biblioteca, sólo tiene que crear la referencia en subuzón.

1 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 5HIHUHQFLD�GH�GRFXPHQWR.

2 Especifique la biblioteca que contiene el documento al que desea acceder.

3 Escriba el número del documento.

4 En el cuadro de grupo Versión, haga clic en la versión a la que desea queacceda la referencia del documento.

5 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Si�no�sabe�el�número �del�documento, �utilice �Buscar �para�encontrar �eldocumento. �Para �añadir �el�documento �mostrado �en�Resultados �de�labúsqueda �a�su�buzón, �haga �clic�en�el�documento �X�(GLWDU�X�0RYHU�(QOD]DUFRQ�ODV�FDUSHWDV.

♦ También �puede �utilizar �Buscar �para�localizar �un�documento �y�arrastrarloal�buzón �o�carpeta.

Marcar un documentode GroupWise comoplantilla de documento

Crear una referenciade documento

Importar documentos a una biblioteca de GroupWise 129

Importar documentos a una biblioteca de GroupWisePuede importar documentos creados fuera de GroupWise a la biblioteca deGroupWise. Por defecto, GroupWise realiza una Importación rápida y copia losdocumentos especificados en la biblioteca por defecto. Si quiere tener más controlsobre cómo se importan los documentos, haga clic en la casilla de verificaciónImportación rápida para anular la selección. Así podrá realizar una importaciónpersonalizada.

Cuando realice una importación personalizada podrá especificar la siguienteinformación:

♦ Si quiere copiar o mover los documentos a la biblioteca.♦ El nombre del archivo y la ubicación de un archivo de registro para mensajes

de estado de la importación y errores.♦ La biblioteca en la que desea almacenar los documentos.♦ Si desea o no crear referencias de documentos en una carpeta. Al crear

referencias de documento, puede especificar la carpeta en la que sealmacenarán.

♦ Si quiere especificar las propiedades de cada documento por separado o queGroupWise cree propiedades de documento utilizando los valores pordefecto.

♦ Si los nombres de archivo actuales se utilizarán como parte del tema deldocumento.

-

1 Haga clic en $UFKLYR X ,PSRUWDU�GRFXPHQWR.

2 Haga clic en $xDGLU�DUFKLYRV X seleccione los archivos que desea importar Xhaga clic en 2..

Para seleccionar varios archivos para importar, pulse &WUO mientras hace clicen cada uno de los documentos.

Importar documentosutilizando Importaciónrápida

130 Importar documentos a una biblioteca de GroupWise

3 Haga clic en 6LJXLHQWH.

4 Si desea que GroupWise cree referencias de documentos para cadadocumento, haga clic en 9LVXDOL]DU�GRFXPHQWRV�HQ�OD�FDUSHWD X haga clicen la carpeta en la que desee almacenarlos.O bien,Si no desea crear referencias de documentos, haga clic en ,PSRUWDU�VLQPRVWUDU�ORV�GRFXPHQWRV�HQ�XQD�FDUSHWD.

5 Haga clic en )LQDOL]DU�para iniciar la importación.

GroupWise copia los documentos en la biblioteca especificada y crea unareferencia de documento para cada documento de la carpeta Archivador.

Sugerencias

♦ También �puede �importar �un�documento �arrastrándolo �desde �una�ventanao�desde �su�escritorio �a�una�carpeta �de�GroupWise.

♦ Para �eliminar �un�archivo �de�la�lista�Archivos �para�importar, �haga �clic�enel�archivo �X�haga �clic�en�(OLPLQDU�DUFKLYRV.

-

1 Haga clic en $UFKLYR X ,PSRUWDU�GRFXPHQWR.

2 Haga clic en $xDGLU�DUFKLYRV X seleccione los archivos que desea importar Xhaga clic en 2..

Para seleccionar varios archivos para importarlos, pulse &WUO mientras hace clicen cada uno de los documentos.

3 Compruebe que no está seleccionada ,PSRUWDFLyQ�UiSLGD.

Importar documentosutilizando laimportaciónpersonalizada

Importar documentos a una biblioteca de GroupWise 131


5 Haga clic en &RSLDU�DUFKLYRV�D�*URXS:LVH para poner una copia de losarchivos en la biblioteca y dejar los archivos originales en la ubicación origen.O bien,Haga clic en 0RYHU�DUFKLYRV�D�*URXS:LVH para mover los archivos a labiblioteca y suprimir los archivos originales en la ubicación origen.

6 Para guardar los errores de importación en un archivo de registro, haga clicen $OPDFHQDU�WRGRV�ORV�PHQVDMHV�GH�HUURU�\�HVWDGR�HQ�XQ�DUFKLYR�GH�UHJLVWUR Xespecifique un nombre de archivo.


8 Haga clic en la biblioteca en la que desea almacenar los documentos.

132 Importar documentos a una biblioteca de GroupWise


10 Si desea que GroupWise cree referencias de documentos para cadadocumento, haga clic en 9LVXDOL]DU�GRFXPHQWRV�HQ�OD�FDUSHWD X haga clic enla carpeta en la que desee almacenarlos.O bien,Si no desea crear referencias de documentos, haga clic en ,PSRUWDU�VLQPRVWUDU�ORV�GRFXPHQWRV�HQ�XQD�FDUSHWD.


12 Para especificar propiedades de cada documento que está importando, hagaclic en $YLVDU�LQGLYLGXDOPHQWH�GH�ODV�SURSLHGDGHV�GH�FDGD�GRFXPHQWR.O bien,Para que GroupWise especifique las propiedades basándose en los valores depropiedades por defecto especificadas en Opciones del documento, haga clicen 'HILQLU�ODV�SURSLHGDGHV�DO�XVDU�ORV�YDORUHV�SRU�GHIHFWR.

13 Si desea especificar otros valores por defecto sólo para esta sesión deimportación, haga clic en 0RGLILFDU�YDORUHV�SRU�GHIHFWR X especifique losvalores X haga clic en 2..


15 Haga clic en )LQDOL]DU�para iniciar la importación.

Integrar GroupWise con sus aplicaciones 133

Integrar GroupWise con sus aplicacionesSi utiliza una aplicación integrada, como WordPerfect® 7, Word 7, ExcelTM oWord ProTM, puede integrar las características Abrir y Guardar de la aplicacióncon GroupWise. Si integra una aplicación, podrá acceder a los documentos de subuzón y sus carpetas al seleccionar Abrir en la aplicación. También podrá guardarlos cambios realizados en el documento como nueva versión, utilizando lacaracterística Guardar como de la aplicación.

GroupWise puede integrarse con las aplicaciones de dos formas: a través delcomponente ODMA suministrado por la aplicación o a través de una macro deintegración punto a punto que se suministra con GroupWise.

-

Si el programa de instalación detecta que tiene WordPerfect 7, Word 7, o Excelcorrectamente instalados, le preguntará si desea que GroupWise se integre con laaplicación. Por defecto, Configuración integrará WordPro. Si integra lasaplicaciones y luego quiere desactivar la integración, puede hacerlo enPropiedades de Configuración del documento.

-

Si utiliza aplicaciones no integradas (todas las aplicaciones de Windows 3.1, MSDOS y muchas de Windows 95TM), puede integrar GroupWise con su aplicación.

-

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en 'RFXPHQWRV.

2 Haga clic en +DELOLWDU�OD�LQWHJUDFLyQ�FRQ�RWUDV�DSOLFDFLRQHV.

Sugerencias

♦ Para �integrar �sus�aplicaciones �con�GroupWise �debe �seleccionar �lasaplicaciones �que�desee �integrar �durante �la�instalación. �Para �obtener �másinformación, �póngase �en�contacto �con�el�administrador �del�sistema.

Integrar aplicacionesdurante laconfiguración

Utilizar aplicacionesno integradas

Desactivar laintegración conGroupWise

134 Almacenar varias versiones de un documento

Almacenar varias versiones de un documentoEn GroupWise puede almacenar varias versiones de un documento. Cada referenciade documento de su buzón corresponde a una única versión del documento. Puedever información sobre una versión específica de un documento en la pestaña Versiónde Propiedades. Puede gestionar las versiones de los documentos (abrir, control desalida y de entrada, etc.) en el cuadro de diálogo Lista de versiones. En GroupWisehay tres categorías de versiones de documentos:

Versión actualEs la revisión más reciente del documento.

Versión oficialLa versión que designe como oficial. Al designar una versión oficial puedeconceder a los usuarios unos derechos de acceso distintos a los que les concedepara las demás versiones del documento. Por ejemplo, puede conceder a todos losusuarios el derecho de visualizar la versión oficial de la nómina de empleados,pero sólo usted podrá ver y editar todas las demás versiones de la nómina. Si noespecifica una versión oficial del documento, se considerará que la versión actuales la versión oficial. En la Lista de elementos, aparece una estrella junto a laversión oficial de referencia del documento.

Versión específicaUna versión del documento determinada directamente por su número de versión.En la Lista de elementos, el símbolo del número (#) aparece junto a la referenciadel documento. Puede conceder derechos de acceso distintos para cada versióndel documento. Por ejemplo, puede conceder a todos los usuarios del sistemaderechos para visualizar la versión oficial y, a unos usuarios específicos, paravisualizar para ver la versión actual.

-

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento del cual desee crear unanueva versión.

2 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X 9HUVLyQ�GHO�GRFXPHQWR.

3 Escriba una descripción para esta versión del documento X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ La�versión �seleccionada �y�sus�propiedades �se�copian �a�una�nueva �versión.

Crear una nuevaversión de undocumento

Almacenar varias versiones de un documento 135

-


2 Haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV X 9HUVLyQ.

-


2 Haga clic en $FFLRQHV X /LVWD�GH�YHUVLRQHV.

3 Haga clic en la versión que desee marcar como oficial.

4 Haga clic en $FFLRQHV X 0DUFDU�YHUVLyQ�RILFLDO.

Sugerencias

♦ Para �establecer �la�versión �oficial �debe �tener �derechos �para�modificar �losajustes �de�seguridad, �y�el�administrador �del�sistema �debe �concederlederechos �para�establecer �la�versión �oficial �de�un�documento.

Ver información sobrela versión de undocumento

Especificar la versiónoficial de undocumento

136 Compartir documentos

Compartir documentosAl crear o importar un documento en GroupWise puede especificar si deseacompartir el documento con otros usuarios. Si comparte un documento puedeespecificar con qué usuarios o grupo desea compartirlo y qué derechos tendrácada usuario.

Al crear un nuevo documento, GroupWise inserta <Usuario general> y<Creador> en la lista compartir. Por defecto, los usuarios generales (todos losusuarios con acceso a la biblioteca) no tienen ningún derecho sobre eldocumento, mientras que el autor y el creador tienen plenos derechos sobre elmismo. Puede utilizar la entrada <Usuario general> para conceder los mismosderechos a todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca, y la entrada<Creador> para limitar los derechos del creador.

-

Puede utilizar las opciones de la pestaña Compartimiento en Propiedades paradar derechos de compartimiento sobre un documento. Puede utilizar uno de lossiguientes métodos para dar derechos de compartimiento:

♦ Puede hacer clic en 1R�FRPSDUWLGR para evitar que otros usuarios vean,editen o supriman el documento.

♦ Puede hacer clic en &RPSDUWLGR�FRQ para seleccionar usuarios y grupos yespecificar los derechos de compartimiento de cada usuario o grupo.

Cuando un usuario trate de acceder a un documento, GroupWise verificalos derechos de ese usuario. Si no posee derechos sobre el documento,GroupWise comprueba los derechos que el usuario tenga como miembro deun grupo. Si tampoco tiene derechos sobre el documento como miembro deun grupo, GroupWise comprueba sus derechos como <Usuario general>.

♦ Puede hacer clic en &RPSDUWLGR�FRQ y luego en 6HJXULGDG�GHO�QLYHO�GHYHUVLyQ para dar a los usuarios distintos derechos para cada versión deldocumento.

-

Puede dar a los usuarios derechos para ver, editar, suprimir o compartir undocumento. Cuando dé a los usuarios derechos para compartir un documento,los usuarios podrán poner el documento en una carpeta compartida, remitir lareferencia del documento o adjuntarla a un mensaje de correo. También puededar a los usuarios derechos para modificar los ajustes de seguridad de undocumento. Para tener derechos de modificación, el usuario debe tener tambiénderechos de edición. Los derechos que especifique son para todas las versiones deun documento. Si desea especificar distintos derechos para cada versión de undocumento, haga clic en el botón 6HJXULGDG�GHO�QLYHO�GH�YHUVLyQ.

Especificar quéusuarios puedencompartir eldocumento

Especificar losderechos de losusuarios sobre eldocumento

Compartir documentos 137

Cuando conceda a los usuarios derechos para editar o suprimir, GroupWise lesdará automáticamente derechos de visualización sobre el documento. Si losusuarios no tienen derechos de visualización, no pueden ver el documento en losresultados de una búsqueda.

-



3 Haga clic en la pestaña &RPSDUWLPLHQWR.

4 Haga clic en &RPSDUWLGR�FRQ.

5 En el cuadro de texto 1RPEUH, escriba el nombre del usuario o grupo al quedesea conceder derechos X haga clic en $xDGLU�XVXDULR.

6 Haga clic en las casillas de verificación correspondientes a los derechos quedesea conceder al usuario seleccionado.

7 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Debe �ser�el�creador �de�un�documento �para�conceder �derechos �de�acceso,o�bien �el�creador �del�documento �debe �concederle �derechos �para�modificarla�seguridad �del�documento.

♦ Los�usuarios �deben �tener �derechos �de�compartimiento �de�un�documentopara�colocar �la�referencia �del�documento �en�una�carpeta �compartida,remitirla �o�adjuntarla �a�un�mensaje �de�correo.

Dar a un usuarioderechos sobre todaslas versiones de undocumento

138 Compartir documentos

-





5 En el cuadro de texto 1RPEUH, escriba el nombre del usuario o grupo al quedesea conceder derechos X haga clic en $xDGLU�XVXDULR.

6 Haga clic en 6HJXULGDG�GHO�QLYHO�GH�YHUVLyQ.

7 Haga clic en la casilla de verificación de cada derecho que desee que el usuariotenga sobre ese tipo de versión X haga clic en 2.

Sugerencias

♦ Debe �ser�el�creador �de�un�documento �para�conceder �derechos �de�acceso,o�bien �el�creador �del�documento �debe �concederle �derechos �para�modificarla�seguridad �del�documento.

♦ Los�usuarios �deben �tener �derechos �para�compartir �un�documento �paraponer �la�referencia �del�documento �en�una�carpeta �compartida, �remitirla �oadjuntarla �a�un�mensaje �de�correo.

-





5 En el cuadro de texto 1RPEUH, escriba el nombre del usuario o grupo al quedesea conceder derechos de modificación X haga clic en $xDGLU�XVXDULR.

6 Haga clic en 0RGLILFDU�VHJXULGDG.

Sugerencias

♦ Para �conceder �derechos �de�modificación �de�los�ajustes �de�seguridad,debe ser �el�creador �del�documento.

Dar a un usuarioderechos sobre unaversión específica deun documento

Dar a los usuariosderechos paramodificar los ajustesde compartimiento deun documento

Compartir documentos 139

-




4 Haga clic en 1R�FRPSDUWLGR.-


2 Haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV X 5HJLVWUR�GH�DFWLYLGDG.

Se añade una entrada cada vez que el documento es colocado en una carpetacompartida o remitido a otro usuario.

Sugerencias

♦ Para �compartir �las�referencias �de�documentos, �debe �ser�el�creador �o�el�autordel�documento, �o�bien �el�creador �o�autor �debe �darle �derechos �decompartimiento �sobre �el�documento.

Evitar que otrosusuarios accedan a sudocumento

Ver quién abrió undocumento

140 Ver la historia de un documento

Ver la historia de un documentoPuede utilizar el registro de actividad para ver si un documento se abrió, visualizó,sometió a un control de salida, etc. También puede ver quién lo ha abierto yeditado. El registro de actividad muestra la fecha y hora en que se produjo laactividad, el nombre del usuario que la realizó, el tipo de actividad (abrir, controlde salida, suprimir, compartir, etc.) y la versión del documento afectada por laactividad.

Puede visualizar las actividades asociadas con la versión seleccionada de undocumento o visualizar las actividades asociadas con todas las versiones de undocumento. Las actividades más recientes de un documento aparecen al principiode la lista.

-



3 Haga clic en la pestaña 5HJLVWUR�GH�DFWLYLGDG.

Las actividades que se han producido en la versión (control de salida, controlde entrada, etc.) se muestran en el cuadro de lista.

Ver la actividad deun documento

Control de salida de documentos 141

-



3 Haga clic en la pestaña 5HJLVWUR�GH�DFWLYLGDG para ver quién lo tiene abierto oen control de salida.

Sugerencias

♦ También �puede �ver�quién �tiene �un�documento �abierto �en�la�pestañaVersión. �Para �ello,�haga �clic�en�la�referencia �del�documento �X�$UFKLYR�X3URSLHGDGHV�X�9HUVLyQ.

♦ Para �ver�la�actividad �del�documento �debe �tener �derechos �de�visualizaciónsobre �la�versión �seleccionada �del�documento.

Control de salida de documentosUtilice el control de salida cuando desee bloquear los documentos con los queestá trabajando durante largos períodos de tiempo. Por ejemplo, puede usar elcontrol de salida para bloquear documentos en los que desee trabajar en casa ofuera de la oficina.

Cuando se efectúa el control de salida de un documento, éste se bloquea en labiblioteca y los demás usuarios no pueden modificarlo, aunque sí visualizarlo sitienen derechos de visualización. GroupWise copia el documento en la ubicaciónde control de salida que especifique. El documento permanece bloqueado en labiblioteca hasta que se registre la entrada.

IMPORTANTE: No es necesario utilizar el control de salida para bloquear unarchivo cada vez que lo edite. Al abrir un documento, GroupWise lo marca comoEn uso, por lo que no podrá ser editado por otros usuarios mientras no se cierre.

Puede seleccionar uno o varios documentos para el control de salida en la ventanaprincipal, y especificar un nombre de archivo distinto para cada documento parael que haga un control de salida.

Comprobar quién abrióun documento o losometió a un controlde salida

142 Control de salida de documentos

-

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento cuyo control de salidadesee realizar.

2 Haga clic en $FFLRQHV X &RQWURO�GH�VDOLGD.

3 En el cuadro de texto 1RPEUH�GHO�DUFKLYR�VRPHWLGR�D�FRQWURO�GH�VDOLGD,escriba un nombre de archivo para el documento.

Por defecto, GroupWise inserta el número del documento como nombre delarchivo. Si no especifica un nombre de archivo distinto, tome nota delnombre de archivo numerado para poder localizar el documento sometido alcontrol de salida.

4 En el cuadro de texto 8ELFDFLyQ�VRPHWLGD�D�FRQWURO�GH�VDOLGD� escriba la vía deacceso a la ubicación donde desee almacenar el documento sometido acontrol de salida.

5 Haga clic en &RQWURO�GH�VDOLGD.

Sugerencias

♦ Los�usuarios �pueden �ver�el�documento �sometido �a�control �de�salida �en�labiblioteca �si�tienen �derechos �de�visualización.

♦ Los�cambios �que�haga �en�el�documento �sometido �a�control �de�salidano�aparecerán �en�el�documento �en�la�biblioteca �hasta �que�someta �eldocumento �a�control �de�entrada �o�lo�actualice.

♦ Los�usuarios �que�tengan �derechos �de�edición �no�podrán �editar �eldocumento �mientras �esté�sometido �a�control �de�salida.

Control de salida de undocumento

Haga clic en Comunicarconflictos en el nombrede archivo si desea queGroupWise le avise siexiste otro archivo en laubicación del control desalida conel mismo nombre.

Control de salida de documentos 143

-

1 En el buzón, pulse &WUO mientras hace clic en las referencias de losdocumentos que desee someter a un control de salida.

2 Haga clic en $FFLRQHV X &RQWURO�GH�VDOLGD.

3 Haga clic en &RPXQLFDU FRQIOLFWRV�HQ�HO�QRPEUH�GH�DUFKLYR si desea queGroupWise le avise si existe otro archivo del mismo nombre en la ubicaciónde control de salida.

4 En el cuadro de lista 'RFXPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV, haga clic en una referenciade documento.

5 En el cuadro de texto 1RPEUH�GHO�DUFKLYR�VRPHWLGR�D�FRQWURO�GH�VDOLGD,especifique un nombre de archivo para el control de salida.

Por defecto, GroupWise inserta el número, la versión y la extensión deldocumento como nombre del archivo sometido al control de salida. Si noespecifica un nombre de archivo distinto, tome nota del número de archivopara poder localizar el documento sometido al control de salida.

6 Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya especificado nombres de archivosometidos a control de salida para todos los documentos.

7 En el cuadro de lista 'RFXPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV, pulse &WUO y haga clic entodos los documentos que desee someter a control de salida.

8 Haga clic en &RQWURO�GH�VDOLGD.

Sugerencias

♦ Mientras �el�documento �esté�sometido �a�control �de�salida, �los�usuariosque�tienen �derechos �de�visualización �podrán �ver�la�copia �del�documentoen�la�biblioteca.

Control de salida devarios documentos

144 Control de salida de documentos

-


2 Haga clic en $FFLRQHV X &RQWURO�GH�HQWUDGD.

3 Haga clic en 0RVWUDU�WRGRV�ORV�GRFXPHQWRV�VRPHWLGRV�D�FRQWURO�GH�VDOLGDHQ�OD�ELEOLRWHFD�VHOHFFLRQDGD.

Sugerencias

♦ Puede �seleccionar �una�biblioteca �distinta �en�la�lista�desplegable �Seleccionarbiblioteca �para�ver�los�documentos �de�esa�biblioteca �que�estén �sometidos �acontrol �de�salida.

-

Puede hacer que GroupWise actualice un documento de la biblioteca con loscambios que haya realizado en el documento sometido a control de salida sinsometer el documento a control de entrada. Utilice Actualizar sin someter acontrol de entrada si continúa editando un documento pero desea que otrosusuarios vean los cambios que ha efectuado.

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento que desee actualizar enla biblioteca.


Ver todos losdocumentos sometidosal control de salida

Actualizar undocumento sometido acontrol de salida sinsometerlo a control deentrada

Control de entrada de los documentos 145

3 Haga clic en la lista desplegable 0pWRGR�GH�FRQWURO�GH�HQWUDGD X haga clicen $FWXDOL]DU�VLQ�VRPHWHU�D�FRQWURO�GH�HQWUDGD.

4 Haga clic en &RQWURO�GH�HQWUDGD.

Sugerencias

♦ Para �actualizar �varios �documentos, �pulse �&WUO�mientras �hace �clic�en�lasreferencias �de�los�documentos �de�su�buzón.

Control de entrada de los documentosUtilice el control de entrada para someter a control de entrada los documentosque anteriormente haya sometido a control de salida. Al someter un documento acontrol de entrada, éste se desbloquea en la biblioteca y los demás usuariospodrán modificarlo.

Puede realizar un control de entrada de documentos aislados o de varios al mismotiempo. Los documentos que someta al control de entrada pueden hallarse encualquier ubicación.

Si uno o varios documentos sometidos a control de salida se encuentranseleccionados al hacer clic en Control de entrada, GroupWise muestra losdocumentos seleccionados en el cuadro de lista Documentos que deben pasar elcontrol de entrada. Si no se selecciona ningún documento sometido a control desalida, GroupWise muestra un aviso y presenta todos los documentos sometidos acontrol de salida en la lista.

146 Control de entrada de los documentos

Hay cuatro métodos de control de entrada:

Someter al control deentrada y trasladardocumento

Mueve el documento a la biblioteca y lo suprime dela ubicación sometida a control de salida.

Someter al control deentrada y copiar eldocumento

Vuelve a copiar el documento en la biblioteca y dejauna copia en la ubicación sometida a control desalida.

Someter sólo a controlde entrada

Realiza el control de entrada del documento, perono lo actualiza en la biblioteca con los cambios quehaya efectuado en la versión sometida a control desalida.

Actualizar sin someter acontrol de entrada

Actualiza el documento en la biblioteca con loscambios que haya efectuado, pero no lo desbloquea.

Al realizar el control de entrada de un documento, puede especificar qué versióndel documento desea someter al control de entrada . Hay tres versiones posibles:

Versión sometida alcontrol de salida

Actualiza la versión del documento que estásometiendo al control de entrada.

Nueva versión Crea una nueva versión del documento.

Nuevo documento Crea un documento y le permite especificar suspropiedades.

Control de entrada de los documentos 147

-



3 Haga clic en la lista desplegable 0pWRGR�GH�FRQWURO�GH�HQWUDGD X haga clicen 6RPHWHU�DO�FRQWURO�GH�HQWUDGD�\�FRSLDU�HO�GRFXPHQWR.

4 Haga clic en la lista desplegable &RQWURO�GH�HQWUDGD X haga clic en una versión.

5 En el cuadro de texto 1RPEUH�\�XELFDFLyQ�GHO�DUFKLYR�FRQ�VDOLGD�UHJLVWUDGD,especifique la vía de acceso y el nombre de archivo del documento que estásometiendo a control de entrada.


Sugerencias

♦ Para �someter �varios �documentos �a�control �de�entrada, �pulse �Ctrl�mientrashace �clic�en�los�documentos, �en�el�cuadro �de�lista�Documentos �que�debenpasar �el�control �de�entrada.

♦ Para �eliminar �un�documento �de�la�lista�Documentos �que�deben �pasar �elcontrol �de�entrada, �haga �clic�en�el�documento �X�haga �clic�en�(OLPLQDU.

-



3 Haga clic en la lista desplegable 0pWRGR�GH�FRQWURO�GH�HQWUDGD.

4 Haga clic en 6yOR�FRQWURO�GH�HQWUDGD.

Realizar el control deentrada de undocumento y dejar unacopia en la ubicaciónsometida a control desalida

Control de entrada deun documento nomodificado

148 Control de entrada de los documentos


Sugerencias

♦ GroupWise �realiza �el�control �de�entrada �del�documento �sin�guardar �loscambios �efectuados �mientras �el�documento �estuvo �sometido �al�control �desalida.

♦ Para �someter �varios �documentos �a�control �de�entrada, �pulse �&WUO�mientrasselecciona �los�documentos �en�el�cuadro �de�lista�Documentos �que�debenpasar �el�control �de�entrada.

-

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento cuyo control de entradadesee hacer.


3 Haga clic en la lista desplegable 0pWRGR�GH�FRQWURO�GH�HQWUDGD X haga clic en6RPHWHU�DO�FRQWURO�GH�HQWUDGD�\�WUDVODGDU�GRFXPHQWR.

4 Haga clic en la lista desplegable &RQWURO�GH�HQWUDGD X haga clic en una versión.

5 En el cuadro de texto 1RPEUH�\�XELFDFLyQ�GHO�DUFKLYR�FRQ�VDOLGD�UHJLVWUDGD,especifique la vía de acceso y el nombre de archivo del documento al que estésometiendo a control de entrada.


Sugerencias

♦ Para �realizar �el�control �de�entrada �de�varios �documentos, �pulse �&WUOmientras �selecciona �las�referencias �de�los�documentos �de�su�buzón.


-

1 En el buzón, haga clic en la referencia del documento que desee someter alcontrol de entrada y hacer una nueva versión.


3 Haga clic en la lista desplegable 0pWRGR�GH�FRQWURO�GH�HQWUDGD X haga clic enun método.

4 Haga clic en la lista desplegable &RQWURO�GH�HQWUDGD X haga clic 1XHYD�YHUVLyQ.

5 En el cuadro de texto 1RPEUH�\�XELFDFLyQ�GHO�DUFKLYR�FRQ�VDOLGD�UHJLVWUDGD,especifique la vía y el nombre de archivo del archivo que está sometiendo acontrol de entrada.

Realizar el control deentrada de undocumento ysuprimirlo de laubicación sometida acontrol de salida

Realizar el control deentrada de undocumento yconvertirlo en nuevaversión

Suprimir documentos 149


Sugerencias


Suprimir documentosAl suprimir un documento de GroupWise puede especificar si desea eliminar lareferencia del documento, la versión seleccionada o todas las versiones. Puedesuprimir cualquier referencia de documento de su buzón o carpetas, pero parasuprimir una versión seleccionada o todas las versiones de un documento debetener derechos de supresión. Consulte Compartir documentos en Crear y trabajarcon documentos si desea más información sobre los derechos de los documentos.

Al borrar la referencia del documento, se elimina la referencia de su buzón o lacarpeta correspondiente, pero el documento permanece en la biblioteca. Al borrarla versión del documento, la versión seleccionada se elimina de la biblioteca y lareferencia de la carpeta. Al borrar todas las versiones del documento, se eliminantodas de la biblioteca, así como su referencia de la carpeta correspondiente.

Suprimir documentos por tipo de documentoPuede eliminar documentos de sus carpetas o dejar que GroupWise elimineautomáticamente los documentos que hayan sobrepasado la duración fijada.GroupWise elimina los documentos basándose en el tipo de documento asignadoal documento en la pestaña Documento, en Propiedades. Cada tipo dedocumento tiene una fecha de vencimiento y una acción de vencimientoasociada. El administrador del sistema define la fecha y acción de vencimiento(suprimir o respaldar) cuando crea la biblioteca.

-



Suprimir un documentode su buzón

150 Suprimir documentos

3 Haga clic en (OLPLQDU�GRFXPHQWR�GH�OD�FDUSHWD X 2..

Sugerencias

♦ No�se�suprime �el�documento �de�la�biblioteca, �por�lo�que�los�usuarioscon�referencias �al�documento �podrán �verlo, �abrirlo, �editarlo �o�suprimirlo,conforme �a�sus�derechos.

-



3 Haga clic en la versión que desee suprimir.


-



3 Haga clic en 6XSULPLU�WRGDV�ODV�YHUVLRQHV�GHO�GRFXPHQWR�GH�OD�ELEOLRWHFD Xhaga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �hacer �clic�en�(OLPLQDU�GRFXPHQWR�GH�OD�FDUSHWD�para�eliminar �lareferencia �del�documento �sin�suprimir �el�documento �correspondiente.

Suprimir una versiónespecífica de undocumento

Suprimir todas lasversiones de undocumento

Copiar documentos 151

Copiar documentosPuede copiar documentos y sus propiedades para crear documentos similares. Alcopiar un documento se crea un nuevo documento en la biblioteca.

Cuando copie un documento puede especificar cómo desea crear las propiedadesdel nuevo documento. Puede especificarlas manualmente o hacer que GroupWiselas cree utilizando los valores del documento origen.

-

1 En el buzón, haga clic en una referencia de documento.

2 Haga clic en $FFLRQHV X &RSLDU�GRFXPHQWR.

3 Seleccione el método que desea emplear para crear la hoja de propiedades deldocumento.

4 Haga clic en 2..-


2 Haga clic en $FFLRQHV X &RSLDU�GRFXPHQWR.

3 Seleccione la biblioteca a la que desea copiar el documento, en la listadesplegable 6HOHFFLRQDU�ELEOLRWHFD�SDUD�FRSLDU.

4 Seleccione el método que desea utilizar para crear las propiedades deldocumento X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ La�información �de�los�campos �del�sistema �(tipo �de�documento, �autor �ytema) �se�copia �junto �con�el�documento �en�la�nueva �biblioteca.

Copiar un documento

Copiar un documento aotra biblioteca

152 Guardar documentos

Guardar documentosPuede usar Guardar como para guardar documentos fuera de la biblioteca deGroupWise. Guardar como le permite crear una copia del documento fuera de labiblioteca, pero cuando lo haga no se actualizarán en la biblioteca los cambiosque realice en el documento guardado.

-

Para guardar los cambios realizados en el contenido de un documento, utilice lafunción Guardar de la aplicación correspondiente.

La característica Guardar de su aplicación funcionará de distinta formadependiendo de si está utilizando una aplicación integrada o no integrada.

Guardar documentos en aplicaciones no integradasSi utiliza aplicaciones no integradas (todas las aplicaciones de Windows 3.1 ymuchas aplicaciones de Windows 95), no podrá guardar el documento comonueva versión desde la aplicación. Para crear una nueva versión de un documentodeberá crear la nueva versión antes de abrir el documento. Para asegurarse de quelos cambios se guardarán en la biblioteca, no renombre el documento cuando loguarde.

Guardar documentos en aplicaciones integradasSi utiliza una aplicación integrada (como WordPerfect® 7 o Word 7), GroupWisepuede integrar las características de gestión del documento con la característicaGuardar como de la aplicación. Cuando seleccione Guardar como en laaplicación, puede guardar el documento como nueva versión en la biblioteca deGroupWise. También puede seleccionar la carpeta de GroupWise en la que deseaguardar el documento.

-



3 En el cuadro de texto *XDUGDU�DUFKLYR�FRPR, especifique un nombre parael documento.

Guardar cambios en elcontenido de undocumento

Guardar documentosfuera de la bibliotecade GroupWise

Abrir documentos 153

4 Haga clic en ([DPLQDU X especifique la vía a la ubicación en la que deseaguardar el documento X haga clic en 2..


Sugerencias

♦ Para �compartir �documentos �con�usuarios �que�no�tienen �acceso �aGroupWise, �utilice �Guardar �como �para�hacer �una�copia �del�documentofuera �de�la�biblioteca.

Abrir documentosAl hacer doble clic en la referencia de un documento en su buzón o carpeta,GroupWise abre el documento en la aplicación asociada. Entonces puede editar eldocumento. Si no tiene derechos para editar el documento, no podrá abrirlo,aunque sí verlo en el Visor rápido.

GroupWise asigna el estado En uso a la versión seleccionada del documentomientras lo tenga abierto. Este estado bloquea la versión seleccionada deldocumento y evita que otros usuarios lo editen mientras usted lo tenga abierto.Cuando salga del documento, el estado En uso se elimina y se desbloquea laversión.

Si desea bloquear una versión de un documento para varias sesiones de edición,realice un Control de salida. Control de salida le permite copiar la versiónseleccionada de un documento en otra ubicación. La versión permanecebloqueada hasta que se realice un control de entrada.

Abrir documentos en GroupWise RemotoSi está utilizando GroupWise Remoto deberá marcar manualmente la versión deldocumento como En uso cuando la recupere de su buzón maestro. Cuando salgadel documento, Remoto le pedirá que anule el estado En uso.

Abrir documentos en aplicaciones no integradasSi utiliza aplicaciones no integradas (todas las aplicaciones de Windows 3.1,aplicaciones de MS DOS y muchas aplicaciones de Windows 95), GroupWisehace un seguimiento de la aplicación, no del documento, y lo devuelve a labiblioteca cuando se cierra la aplicación, no cuando se cierra el documento.

Abrir documentos en aplicaciones integradasSi utiliza una aplicación integrada (como WordPerfect 7 o Word 7), GroupWisepuede integrar las características de gestión del documento con las característicasAbrir y Guardar como de la aplicación.

154 Abrir documentos

Cuando seleccione $EULU en la aplicación, el diálogo muestra todas las referenciasdel documento que hay en el buzón y en las carpetas. Puede seleccionar unareferencia de documento para abrir el documento, o hacer clic en el botónSeleccionar documento mediante el diálogo de aplicación para utilizar el cuadrode diálogo estándar Abrir de la aplicación.

-

1 En el buzón, haga doble clic en la referencia del documento.

Sugerencias

♦ Cuando �abra�un�documento, �estará �marcado �como �En�uso,�lo�cual�impideque�otros �usuarios �lo�editen �mientras �lo�tiene �abierto.

♦ Si�no�dispone �de�acceso �a�la�aplicación �en�la�se�creó�el�documento,GroupWise �le�pedirá �que�especifique �una�aplicación. �Tal�vez�pueda �abrirloen�una�aplicación �relacionada.

-



3 Seleccione las versiones que desea abrir en el cuadro de lista Versiones.

4 Haga clic en $FFLRQHV X $EULU.

Abrir documentos

Abrir varias versionesde un documento

Abrir documentos 155

Personalizar GroupWise♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

156 Definir opciones de GroupWise

Definir opciones de GroupWiseUtilice Opciones para personalizar GroupWise® estableciendo unas opciones quese utilizarán siempre que inicie GroupWise. Puede definir opciones que hagan sutrabajo más eficaz, cambien el aspecto de GroupWise y ejecuten tareas específicas.

Por ejemplo, puede utilizar Opciones de entorno para cambiar el idioma deinterfaz que utiliza GroupWise u Opciones de Enviar para especificar que deseaun aviso de recepción por cada mensaje que envíe. También puede usar Opcionespara suscribirse a Notify, especificar una carpeta de respaldo, cambiar el rótulo deseguridad de los elementos que envíe, etc.

-

1 Para retrasar la entrega de un elemento, abra una vista del elemento X hagaclic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV X y en la pestaña 2SFLRQHV�DYDQ]DGDV�SDUDHQYLDU.O bien,Para retrasar la entrega de todos los elementos que envíe, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en (QYLDU X haga clic en la pestaña$YDQ]DGDV.

2 Haga clic en la casilla de verificación (QWUHJDU�HOHPHQWR�GHVSXpV�GH.

3 En el cuadro de texto (QWUHJDU�HOHPHQWR�GHVSXpV�GH, especifique cuántos díasdespués desea que se entregue el elemento.

4 Haga clic en 2..

Retrasar la entrega deun elemento

El día y la hora de entregadel elemento aparecen en elcuadro Activo.

Definir opciones de GroupWise 157

-

1 Para obtener un aviso de recepción de un único elemento, abra una vista delelemento X haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV.O bien,Para obtener siempre un aviso de recepción de los elementos que envíe, hagaclic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en (QYLDU X haga clic en lapestaña del elemento que desea modificar.

2 En el cuadro de grupo Aviso de recepción, especifique el tipo de aviso derecepción que desea.

3 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Para �obtener �un�aviso �de�recepción �a�través �de�Notify, �primero �debesuscribirse �a�Notify. �Consulte �Ejecutar�Notify, en�Gestionar�el�buzón.

-

1 Para solicitar una respuesta a un único elemento, abra una vista del elementoX haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV.

2 Para solicitar una respuesta a todos los elementos que envíe, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en (QYLDU X haga clic en la pestaña&RUUHR�7HOpIRQR.

3 En el cuadro de grupo Se desea una respuesta, especifique cuándo desearecibir la respuesta.

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ El�destinatario �ve� ��al�principio �del�mensaje. �Si�selecciona �&XDQGR�VHDSRVLEOH,�aparece �el�texto ��Se�desea �una�respuesta: �Cuando �sea�posible ��alprincipio �del�mensaje. �Si�selecciona �'HQWUR�GH�[�GtDV,�aparece �el�texto ��Sedesea �una�respuesta: �Para �el�xx/xx/xx �·al�principio �del�mensaje.

Obtener un aviso derecepción de loselementos que envíe

Solicitar una respuestaa los mensajes decorreo y telefónicosque envíe


-


2 Haga doble clic en (QWRUQR X haga clic en la pestaña 8ELFDFLyQ�GH�DUFKLYR.

3 Especifique la ubicación de su directorio de respaldo en el cuadro de texto'LUHFWRULR�KLVWyULFR.

4 Haga clic en 2..-

1 Para cambiar la prioridad de un único elemento, abra una vista del elementoX haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV.O bien,Para cambiar la prioridad de todos los elementos que envíe, haga clic en+HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV. Haga doble clic en (QYLDU X haga clic en la pestañadel tipo de elemento que desea cambiar.

2 En el cuadro de grupo Prioridad, seleccione $OWD��(VWiQGDU�o %DMD.

3 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ El�icono �pequeño �que�hay�junto �al�elemento �en�el�buzón �es�rojo�cuandola�prioridad �es�alta,�blanco �cuando �es�normal �y�gris�cuando �es�baja.

Especificar dónde sealmacenan loselementos respaldados

Cambiar la prioridadde los elementos queenvíe

Definir opciones de GroupWise 159

-


2 Haga doble clic en (QWRUQR X haga clic en la pestaña *HQHUDO.

3 Haga clic en un idioma en la lista desplegable Idioma de interfaz.

-


2 Haga doble clic en (QWRUQR X haga clic en la pestaña 9LVWDV.

3 Seleccione un tipo de elemento.

4 Si el tipo de elemento seleccionado es Tarea, Cita o Nota, seleccione 3HUVRQDOo *UXSR.

5 Haga clic en la vista que desee como defecto en el cuadro de lista Vistas.

6 Haga clic en 'HILQLU�SRU�GHIHFWR.

GroupWise marca el elemento como vista por defecto colocando un asterisco(*) junto al nombre de la misma en el cuadro de lista.

7 Repita los pasos 3-6 hasta que haya seleccionado una vista por defecto paracada tipo de vista.

8 Haga clic en 2..

Cambiar el idioma deinterfaz de GroupWise

Cambiar las vistas pordefecto


-

1 Para cambiar el rótulo de seguridad de un único elemento, abra una vista delelemento X haga clic en $UFKLYR X 3URSLHGDGHV X y en la pestaña 2SFLRQHVDYDQ]DGDV�SDUD�HQYLDU.O bien,Para cambiar el rótulo de seguridad de todos los elementos que envíe, hagaclic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en (QYLDU X haga clic en lapestaña $YDQ]DGDV.

2 En el cuadro de grupo seguridad, seleccione el rótulo de seguridad que desee.

3 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Las�opciones �de�seguridad �sólo�colocan �el�rótulo �al�principio �del�cuadroMensaje, �no�cifran �el�texto �del�elemento. �Cuando �esté�seleccionada �laopción �Normal, �no�aparecerá �ningún �rótulo �de�seguridad �en�los�elementosque�envíe.

-


2 Haga doble clic en )HFKD�KRUD X haga clic en la pestaña &DOHQGDULR.

3 Haga clic en 'HILQLU�DODUPDV�DO�DFHSWDU.

4 Especifique las horas y minutos antes de un evento en que desea que suenela alarma.

5 Haga clic en 2..

Cambiar el rótulo deseguridad de unelemento

Especificar cuántotiempo antes de unevento sonará unaalarma

Asignar contraseñas a su buzón 161

Asignar contraseñas a su buzónPuede asignar una contraseña a su buzón para evitar que otros usuarios accedan asus elementos de GroupWise sin permiso. Las contraseñas son sensibles a lavariación entre mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, Martes no es lo mismoque MARTES). Cuando haya asignado una contraseña, se le pedirá cada vez queabra GroupWise. Si decide que no desea que le pidan la contraseña, puedeeliminarla. Si quiere que Windows® recuerde la contraseña la siguiente vez queentre como usted mismo en una máquina, haga clic en Recordar contraseña. Siolvida la contraseña no podrá acceder a ningún elemento.

Definir una contraseña para su buzón no afecta al acceso de sus delegados albuzón. El acceso de un delegado al buzón está determinado por los derechos quele asigne en su Lista de acceso.

Para utilizar GroupWise Remoto deberá asignar una contraseña a su buzónmaestro. Si asigna una contraseña mientras está ejecutando Remoto, la contraseñaque cree sólo afectará a su buzón remoto. Por ejemplo, si está ejecutandoGroupWise Remoto desde casa y crea una contraseña en Opciones de seguridad,esa contraseña sólo se aplicará a su buzón remoto. La contraseña no afecta a subuzón maestro de la oficina.

-


2 Haga doble clic en 6HJXULGDG X haga clic en la pestaña &RQWUDVHxD.

3 En el cuadro de texto &RQWUDVHxD�QXHYD, escriba la contraseña.

Crear una contraseñapara el buzón

162 Asignar contraseñas a su buzón

4 En el cuadro de texto &RQILUPDU�FRQWUDVHxD, escriba la contraseña X haga clicen 2. X &HUUDU.

Sugerencias

♦ Las�contraseñas �son�sensibles �a�la�variación �entre �mayúsculas �y�minúsculas(por�ejemplo, �Martes �no�es�lo�mismo �que�MARTES).

♦ Si�utiliza �GroupWise �Remoto �deberá �asignar �una�contraseña �a�su�buzónmaestro. �Para �crear �una�contraseña �para�su�buzón �remoto �únicamente,ejecute �Remoto �antes �de�realizar �los�pasos �anteriores.

-



3 Escriba la antigua contraseña X haga clic en 2..

4 Haga clic en %RUUDU�FRQWUDVHxD.

5 Haga clic en 2. X &HUUDU.-



3 En el cuadro de texto &RQWUDVHxD�DQWLJXD, escriba la contraseña que deseacambiar.

4 En el cuadro de texto &RQWUDVHxD�QXHYD, escriba la nueva contraseña.

5 En el cuadro de texto &RQILUPDU�FRQWUDVHxD, escriba la nueva contraseña denuevo X haga clic en 2. X &HUUDU.

Sugerencias

♦ Si�olvida �la�contraseña �no�podrá �acceder �a�GroupWise. �Pida �ayuda �aladministrador �del�sistema.

♦ Las�contraseñas �son�sensibles �a�la�distinción �entre �mayúsculas �y�minúsculas.

Eliminar la contraseña

Cambiar la contraseña

Personalizar la barra de herramientas 163

Personalizar la barra de herramientasUtilice la barra de herramientas para acceder a muchas de las características yopciones de GroupWise. Cuando utilice determinadas características (porejemplo, cuando esté en el calendario), aparecerá la barra de herramientas de esacaracterística.

Para conocer datos sobre un botón de la barra de herramientas, mueva el punterodel ratón y lea la información que aparecerá.

Puede personalizar las barras de herramientas añadiendo y suprimiendo botones,eligiendo el orden de los mismos y colocando separadores entre ellos.


2 Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas X haga clic en3URSLHGDGHV.

3 Haga clic en la pestaña 3HUVRQDOL]DU.

4 Para añadir un botón, haga clic en una categoría del cuadro de listaCategorías X haga clic en un botón del cuadro Controles X haga clic en $xDGLUERWyQ.

Las categorías son títulos de menús de la ventana principal. Los botones delcuadro Controles corresponden a características que se encuentran debajo deltítulo del menú. Por ejemplo, los botones de la categoría Archivo son accionesdel menú Archivo (abrir vista, imprimir, guardar, etcétera).

5 Para eliminar un botón, arrástrelo fuera de la barra de herramientas.

6 Para cambiar el orden de un botón en una barra de herramientas, arrástrelohasta la ubicación deseada.

7 Para añadir o eliminar espacio entre botones, arrastre un botón para acercarloal otro o para alejarlo.

164 Personalizar los ajustes de la biblioteca

5 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Las�barras �de�herramientas �cambian �dependiendo �de�la�vista �en�la�queesté.�Para �personalizar �una�barra �de�herramientas �debe �estar �en�la�vistaque�muestra �esa�barra �de�herramientas.

♦ Para �cambiar �la�vista �por�defecto �de�los�mensajes �de�correo, �citas�y�tareasde�la�barra �de�herramientas, �haga �clic�en�la�flecha �abajo �que�hay�a�la�derechadel�botón �X�seleccione �la�nueva �vista �por�defecto.

♦ También �puede �añadir �botones �arrastrándolos �desde �el�cuadro �Controleshasta �la�barra �de�herramientas.

♦ Si�desea �ver�una�descripción �de�un�botón, �selecciónelo �en�el�cuadroControles ��X�lea�la�descripción �del�botón �en�el�cuadro �Descripción.

♦ Puede �elegir �que�las�barras �de�herramientas �muestren �sólo�las�imágenes �o�las�imágenes �y�el�texto. �También �puede �elegir �visualizar �los�botones �enuna�sola�fila�o�en�varias, �dependiendo �del�número �de�botones.

Personalizar los ajustes de la bibliotecaGroupWise le permite personalizar los ajustes de las bibliotecas en las quealmacena y crea los documentos. Puede especificar una biblioteca por defecto, eldiseño por defecto de las propiedades de los documentos (como el orden y eltamaño de los campos) y valores por defecto para las propiedades de losdocumentos. También puede especificar si desea utilizar la forma corta o larga dela hoja de propiedades. Los ajustes de la biblioteca y de las propiedades queespecifique sólo afectan a la configuración de la biblioteca. No podrá modificarlos ajustes de otros usuarios.

Valores por defecto de las propiedadesPuede especificar valores por defecto para los campos de propiedades de losdocumentos que pueden editarse. Los valores por defecto se utilizan cuando creaun nuevo documento o importa un documento a la biblioteca seleccionada. Si noha especificado valores por defecto para el autor y el tipo de documento,GroupWise utilizará el nombre del creador como autor y Documento como tipode documento. Consulte Gestionar sus documentos en GroupWise, en Crear ytrabajar con documentos.

Configuración de la pestaña DocumentoPuede personalizar la visualización de la pestaña Documento en Propiedades.La pestaña Documento aparece cada vez que cree, importe, copie o seleccionePropiedades para un documento. Puede especificar qué campos desea mostrar enla pestaña Documento. También puede especificar el número de líneas de cadacampo, el orden del campo en el cuadro de diálogo e insertar líneas en blanco yseparadores en el cuadro de diálogo.

Utilizar las opciones de Inicio 165

Hojas de propiedades del documentoCuando crea un nuevo documento o una nueva versión de un documento,GroupWise le pide que especifique sus propiedades. Puede especificar si quiereque GroupWise le pida sólo el tema del documento o bien todas sus propiedades.

Puede cambiar la biblioteca por defecto. Al crear, importar o copiar undocumento en GroupWise, se guarda en la biblioteca por defecto a menos queespecifique otra. Asimismo, la búsqueda se realiza primero en los documentos dela biblioteca por defecto.

1 Haga clic en +HUUDPLHQWDV X 2SFLRQHV X haga doble clic en 'RFXPHQWRV.

2 Haga clic en la biblioteca que desee utilizar por defecto.

3 Haga clic en 'HILQLU�SRU�GHIHFWR X 2..

Utilizar las opciones de InicioGroupWise tiene comandos adicionales que puede utilizar cuando inicie elprograma. Algunas de estas opciones son para su comodidad y otras sonnecesarias para ejecutar GroupWise en su hardware concreto.

Opciones de Inicio de GroupWise

(VWD�RSFLyQ�GH�,QLFLR 5HDOL]D�OR�VLJXLHQWH

/bl Evita que se visualice la pantalla del logotipo deGroupWise al entrar en el programa.

/c Comprueba si hay elementos sin abrir. Si los hay,GroupWise los abre de la forma habitual. De locontrario, no se inicia GroupWise.

/cm Comprueba si hay elementos sin abrir. Si los hay,GroupWise se abre minimizado y se oye unsonido. De lo contrario, no se inicia GroupWise.

Definir la bibliotecapor defecto

166 Utilizar las opciones de Inicio

(VWD�RSFLyQ�GH�,QLFLR 5HDOL]D�OR�VLJXLHQWH

/ipa-<dirección IP> Le permite especificar la dirección IP. Escriba ladirección en lugar de <dirección IP>.

/ipp-x Le permite especificar el puerto IP. Escriba elnúmero del puerto en lugar de x.

/l-xx Sólo es de aplicación si tiene dos o más versionesde idiomas o módulos de idiomas. Esta opciónindica a GroupWise que utilice el idiomaespecificado por el código de idioma (xx)en lugardel idioma de entorno por defecto (en Entornogeneral, en Opciones). Más adelante se indican loscódigos de idioma.

/la-<ID de red> Le permite entrar en el computador de otro usuariousando su ID de red. El otro usuario permanececonectado a la red. Escriba su ID de red en lugar de<ID de red>.

/nu Desactiva la actualización automática. Si estáseleccionada esta opción, haga clic en 9HU X5HQRYDU cada vez que desee actualizar la pantallacon los elementos que haya en ese momento en subuzón.

/ph-nombre de la víade acceso

Le permite especificar la vía de acceso a la oficinapostal.

/ps-vía de acceso a labase de datos remota

Abre GroupWise en modo Remoto. Esta opciónde inicio sólo puede usarse en el cuadro de textoDestino.

/@u-? Muestra un cuadro de diálogo de entrada cada vezque se abre GroupWise y le permite suministrartoda la información de entrada necesaria.

/@u- ID de usuario Le permite utilizar su ID de usuario deGroupWise para entrar en GroupWise comousted mismo en el computador de otro usuario.El otro usuario permanece conectado a la red.


En la tabla siguiente encontrará los códigos de idioma que utilizan todos losproductos Novell®. Es posible que GroupWise aún no esté disponible en algunosde estos idiomas. Para obtener información actualizada, comuníquese con sudistribuidor local.

,GLRPD &yGLJR�GH�LGLRPD

Afrikaans AF

Árabe AR

Catalán CA

Croata HR

Checo CZ

Danés DK

Holandés NL

Inglés-Australia OZ

Inglés-Canadá CE

Inglés-Gran Bretaña UK

Inglés-EE.UU. US

Finlandés SU

Francés-Canadá CF

Francés-Francia FR

Gallego GA

Alemán-Alemania DE

Alemán-Suiza SD

Griego GR

Hebreo HE

Húngaro MA

Islandés IS

Italiano IT

Japonés JP

Noruego NO

Polaco PL

168 Utilizar las opciones de Inicio

,GLRPD &yGLJR�GH�LGLRPD

Portugués-Brasil BR

Portugués-Portugal PO

Ruso RU

Eslovaco SL

Español ES

Sueco SV

Turco TK

Ucraniano YK-

1 Haga clic con el botón derecho en el icono *URXS:LVH del escritorio X hagaclic en 3URSLHGDGHV.

2 Haga clic en la pestaña $FFHVR�GLUHFWR.

3 En el cuadro de texto 'HVWLQR, después del ejecutable de GroupWise, escribaun espacio X escriba las opciones de inicio X haga clic en 2..

4 Reinicie GroupWise.

Sugerencias

♦ En�el�ejemplo �anterior, �/ph- �es�la�opción �de�inicio �para�especificar �la�víade�acceso �a�la�oficina �postal. �Las�letras �x:\po�son�la�vía�de�acceso �a�la�oficinapostal. �La�opción �/@u-? �se�usa�para�visualizar �un�cuadro �de�diálogo �en�elque�el�usuario �suministra �información �de�entrada �cada �vez�que�abreGroupWise. �Esta�opción �es�útil�cuando �dos�o�más�usuarios �compartenuna�estación �de�trabajo �pero �poseen �Buzones �de�GroupWise �distintos.

Utilizar una opción deInicio de GroupWise

Separe varias opciones deinicio mediante espacios.


Buscar elementosen el Buzón♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

170 Buscar elementos

Buscar elementosUtilice Buscar para encontrar elementos que cumplan los criterios queespecifique. Puede indicar dónde buscar (en carpetas o bibliotecas dedocumentos, por ejemplo) y qué documentos o mensajes buscar. Puede guardarlos resultados en una carpeta de búsqueda.

Si utiliza GroupWise® Remoto, podrá buscar elementos en el buzón remoto y enel maestro.

-


2 En el cuadro %XVFDU, escriba el texto que está buscando.

3 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Los�resultados �de�la�búsqueda �se�muestran �en�la�carpeta �Resultados �de�labúsqueda �de�GroupWise, �que�se�abre�cuando �se�ha�completado �labúsqueda.

♦ Buscar �busca �en�todas �las�carpetas �y�bibliotecas �seleccionadas �en�la�pestañaBuscar �en.�Para �reducir �la�búsqueda, �haga �clic�en�la�pestaña �%XVFDU�HQ�yanule �la�selección �de�carpetas �y�bibliotecas �que�no�sean�necesarias.

♦ Utilice �Búsqueda �avanzada �para�hacer �la�búsqueda �más�específica. �Porejemplo, �para�buscar �mensajes �de�dos�o�tres�usuarios �al�mismo �tiempo.

♦ Utilice �%XVFDU�WH[WR�en�lugar �de�Buscar �para�buscar �el�texto �en�un�elementoque�tiene �abierto �en�ese�momento. �Consulte �Buscar�texto�en�los�elementos�enBuscar�elementos�en�el�buzón.

♦ Si�desea �más�información �sobre �cómo �buscar �elementos, �haga �clic�en$\XGD��X�7HPDV�GH�$\XGD�X�haga �clic�en�la�pestaña �ÌQGLFH�X�escriba �lassugerencias �en�el�cuadro �de�texto �para�abrir �el�tema �de�Ayuda �6XJHUHQFLDVde�Búsqueda �rápida.

Buscar un elemento

Buscar elementos 171

-


2 Haga clic en la pestaña %XVFDU�HQ.

3 Haga clic en las carpetas y bibliotecas en las que desea buscar.

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Las�carpetas �y�bibliotecas �están �marcadas �para�la�búsqueda �por�defectocon�una�marca �de�verificación �en�el�cuadro. �Las�carpetas �que�no�estánmarcadas �contienen �cuadros �atenuados.

♦ Para �agilizar �la�búsqueda, �anule �la�marca �de�las�carpetas �en�las�que�nodesee �buscar.

-


2 Realice una búsqueda.

3 En el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda de GroupWise, haga clicen $UFKLYR X *XDUGDU�FRPR�FDUSHWD.

4 Escriba un nombre para la carpeta X haga clic en $UULED, $EDMR, 'HUHFKD o,]TXLHUGD para colocar la carpeta X haga clic en 6LJXLHQWH.

Especificar dóndedesea buscar

Guardar los resultadosde una búsqueda

Puede ser necesario hacerclic junto a su carpetade usuario para expandirla estructura de carpetas.

172 Buscar elementos

5 Escriba una descripción para la carpeta X haga clic en )LQDOL]DU.

Sugerencias

♦ Puede �actualizar �la�carpeta �Buscar �cada �vez�que�la�abra. ♦ La�carpeta �Buscar �está�en�el�Archivador, �en�la�Lista �de�carpetas. ♦ Para �ver�en�cualquier �momento �los�resultados �de�la�búsqueda, �seleccione

la�carpeta. �Las�carpetas �Buscar �se�distinguen �fácilmente �en�la�Lista �decarpetas �por�la�lupa �que�hay�en�el�icono �de�la�carpeta.

-


2 Haga clic en %~VTXHGD�DYDQ]DGD.

3 Seleccione un campo en la lista desplegable de la izquierda X haga clic en unoperador X escriba o seleccione una condición.

4 Haga clic en 2. si el filtro está completo.O bien,Haga clic en la última lista desplegable X haga clic en <, 2, ,QVHUWDU�ILOD o en1XHYR�JUXSR para añadir más criterios de filtro X añada más criterios para elfiltro X haga clic en )LQ en la última lista desplegable X 2..

Sugerencias

♦ Los�resultados �de�la�búsqueda �se�muestran �en�el�cuadro �de�diálogoResultados �de�la�búsqueda �de�GroupWise, �que�se�abre�cuando �se�hacompletado �la�búsqueda.

♦ Buscar �busca �en�todas �las�carpetas �y�bibliotecas �seleccionadas �en�la�pestañaBuscar �en.�Para �reducir �la�búsqueda, �haga �clic�en�la�pestaña �%XVFDU�HQ�yanule �la�selección �de�carpetas �y�bibliotecas �que�no�sean�necesarias.

♦ Utilice �Buscar �texto �en�lugar �de�Buscar �para�buscar �el�texto �en�un�elementoque�tiene �abierto �en�ese�momento.

♦ Haga �clic�en�6XSULPLU�ILOD�en�la�lista�desplegable �Parámetro �para�eliminar �unafila�de�la�definición �de�filtro. �No�es�posible �suprimir �un�filtro �de�una�sola�fila.

♦ Haga �clic�en�,QVHUWDU�ILOD�en�la�lista�desplegable �Parámetro �para�hacer �elfiltro �más�específico. �Las�filas�adicionales �reducen �más�los�criterios �debúsqueda. �Por�ejemplo, �para�buscar �elementos �de�John �Smith �que�seenviaron �con�copia �a�Mary �Jones, �la�primera �fila�busca �John �Smith. �Lasegunda �fila�busca �Mary �Jones.

Buscar varias palabrasen los elementosutilizando Búsquedaavanzada

Buscar elementos 173

-

Al hacer clic en Búsqueda avanzada aparece el cuadro de diálogo Búsquedaavanzada. Seleccione el operador en el cuadro de lista desplegable situado a laderecha del primer cuadro. La lista de operadores cambia dependiendo de laselección que haga en el primer cuadro. Algunos operadores, como [], tienen doso más nombres distintos. Aunque el nombre cambie, el propósito del operadorsigue siendo el mismo. Por ejemplo, el operador [] de la tabla siguiente buscatodos los elementos que contengan John en el cuadro De o que incluyan unarchivo de sonido en la Lista de adjuntos.

Tabla de operadores

2SHUDGRU ,QFOX\H (MHPSORV

[] Contiene Todos los elementos quecontengan la condición

De[]John, Listade adjuntos[]Sonido

|-> Comienza con Todos los elementoscuyo texto comiencecon la condición

Autor|->Karen

-> Dentro de Todos los elementos quequeden dentro deun rango que empiezaa partir de cierto día

Creado->5 días (creado enlos 5 días siguientes a hoy)

<- Anterior Todos los elementos quequeden dentro de unrango de tiempo anteriora un determinado día

Creado <-5 días (creado 5días o menos antes de hoy)

= Coincide, Igual a,Igual al campo, El

Todos los elementos quecumplan la condición

CC=Jill, Creador deldocumento=JFerguson,Fechade recuperación=Mañana

! No incluye, Noes igual a, Noes igual al campo

Todos los elementosexcepto la condición

Estado de elemento!Abierto,Número aceptado!5

Reducir una búsquedaavanzada utilizandooperadores de filtro

174 Buscar texto en los elementos

2SHUDGRU ,QFOX\H (MHPSORV

< Antes,Menor que,Menor que el campo

Todos los elementosmenores que la condición

Fecha de recuperación<Hoy,Número dedocumento<1000

<= En o antes del,Menor o igual que,Menor o igualque el campo

Todos los elementosmenores o igualesque la condición

Fecha derecuperación<=Ayer, Totaldestinatarios<=10

> Después, Mayor que,Mayor que el campo

Todos los elementosmayores que la condición

Fecha de recuperación>Estasemana,Número deversión>4.0

<= En o después del,Mayor o igual que,Mayor o igual queel campo

Todos los elementosmayores o igualesque la condición

Fecha de recuperación>=Estemes,Número conrespuesta>=7

Buscar texto en los elementosUtilice Buscar texto para buscar una cadena de texto en un elemento que estéleyendo o enviando. GroupWise busca sólo el texto en el cuadro Mensaje o en unadjunto que esté abierto en el Visor. También puede buscar texto en el Visorrápido. Para encontrar varias palabras o en varios elementos, utilice Buscar en elmenú Herramientas.

-

1 Abra un elemento.

2 Haga clic en (GLWDU X %XVFDU�WH[WR.

3 Escriba el texto que desee buscar en el cuadro %XVFDU.

Buscar texto en unelemento

Filtrar 175

4 Haga clic en %XVFDU�SUy[LPR para buscar el texto que escribió.

Sugerencias

♦ Para �buscar �elementos �que�contengan �texto �específico, �utilice �Buscar �enel�menú �Herramientas. �Consulte �Buscar�elementos�en�Buscar�elementosen�el�buzón.

FiltrarSi su buzón contiene muchos elementos, puede tener dificultad para encontrarciertos elementos. Filtro le permite mostrar elementos conforme a criteriosespecíficos. Por ejemplo, un filtro puede mostrar sólo los elementos que tenganuna palabra determinada en el tema.

También puede utilizar un filtro para ocultar elementos que no necesita. Filtro nomueve ni suprime elementos: muestra ciertos elementos basándose en los criteriosque usted especifique. Los filtros que cree afectarán a todas las carpetas. Cuandoanule el filtro volverán a aparecer todos los elementos.

-

1 Haga clic en una carpeta (como buzón, Papelera o una carpeta que hayacreado).

Los filtros afectan a todas las carpetas. Se le pedirá que haga clic en unacarpeta para ver los resultados del filtro inmediatamente.

2 En la esquina inferior derecha de la ventana principal, haga doble clic en

.

3 En el primer cuadro, haga clic en el campo que desee filtrar. Por ejemplo,haga clic en De si quiere filtrar los elementos recibidos de una persona enconcreto.


Mostrar u ocultarelementos de su buzónutilizando Filtro

176 Filtrar

5 Escriba los criterios del filtro o haga clic en la flecha abajo si la hay, y luegohaga clic en un criterio existente.

Si escribe criterios, como el nombre de una persona o un tema, puede incluircaracteres globales de búsqueda, como un asterisco (*) o una interrogación (?).El texto que escriba no es sensible a la variación entre mayúsculas yminúsculas.

6 Haga clic en la última lista desplegable X haga clic en )LQ.O bien,Haga clic en < o en 2 para reducir el filtro añadiendo más criterios al filtro.

Sugerencias

♦ Lea�el�texto �del�cuadro �de�diálogo �que�comienza �por��Incluir �entradasdonde� ��a�medida �que�crea�el�filtro. �Esto �resume �cómo �funcionará �el�filtro.

♦ El�icono �del�filtro �cambia �a�� para�indicar �que�hay�un�filtro �activo.

♦ Para �cancelar �el�filtro, �haga �clic�en� ��X�'HVSHMDU�ILOWUR.

-

1 Haga clic en la lista &LWDV��1RWDV o 7DUHDV en una vista del calendario.

2 En la esquina inferior derecha de la vista del calendario, haga doble clic en

.

3 En el primer cuadro, haga clic en el campo que desee filtrar. Por ejemplo,haga clic en De si quiere filtrar los elementos recibidos de una persona enconcreto.


5 Escriba los criterios del filtro o haga clic en la flecha abajo si la hay, y luegohaga clic en un criterio existente.

Si escribe criterios, como el nombre de una persona o un tema, puede incluircaracteres globales de búsqueda, como un asterisco (*) o una interrogación (?).El texto que escriba no es sensible a la variación entre mayúsculas yminúsculas.

Mostrar u ocultarelementos delCalendario utilizandoFiltro

Filtrar 177

6 Haga clic en la última lista desplegable X haga clic en )LQ.O bien,Haga clic en < o en 2 para reducir el filtro añadiendo más criterios al filtro.

Sugerencias

♦ Lea�el�texto �del�cuadro �de�diálogo �que�comienza �por��Incluir �entradasdonde� ��a�medida �que�crea�el�filtro. �Esto �resume �cómo �funcionará �el�filtro.

♦ El�filtro �se�aplica �a�todas �las�listas �de�la�vista �del�calendario. �Por�ejemplo, �sihace �clic�en�la�Lista �de�notas �en�el�paso �1�anterior, �las�listas �de�citas�y�tareastambién �quedarán �afectadas �por�el�filtro.

♦ El�icono �del�filtro �cambia �a�� para�indicar �que�hay�un�filtro �activo.

♦ Para �cancelar �el�filtro, �haga �clic�en� ��X�'HVSHMDU�ILOWUR.

-


.

2 Haga clic en el menú desplegable )LOWUR X $EULU.

3 Haga clic en el filtro que desee utilizar X 2..

Sugerencias

♦ Si�utilizó �un�filtro �recientemente, �puede �seleccionarlo �en�el�menú �9HU�X)LOWUR.�GroupWise �presenta �los�cuatro �filtros �usados �más�recientemente.

♦ Si�nunca �guardó �un�filtro, �no�podrá �abrir �un�filtro �existente, �pero �puedecrear �un�filtro �y�guardarlo.

Utilizar un filtroexistente

178 Filtrar

-

1 En la esquina inferior derecha de la ventana principal, haga doble clic en X 'HVSHMDU�ILOWUR.

Sugerencias

♦ También �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�el�tema �de�un�elementoen�la�vista �filtrada �y�luego �hacer �clic�en�'HVSHMDU�ILOWUR.

♦ Cuando �haya �despejado �el�filtro, �el�icono �de�la�esquina �inferior �derecha �de

la�ventana �principal �vuelve �a�convertirse �en� �

♦ Si�el�filtro �está�guardado, �puede �usarlo �otra�vez�haciendo �clic�en�)LOWUR�X$EULU�en�el�cuadro �de�diálogo �Filtro.

-


.

2 Haga clic en el menú desplegable )LOWUR X $EULU.

3 Haga clic en el filtro que desee suprimir X 6XSULPLU.-


.

2 Especifique los criterios del filtro.

3 Haga clic en el menú desplegable )LOWUR X *XDUGDU.

4 Escriba un nombre en el cuadro *XDUGDU�FRPR X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Para �acceder �a�un�filtro �guardado, �haga �clic�en�)LOWUR�X�$EULU�en�el�cuadrode�diálogo �Filtro.

♦ El�cuadro �Nombre �enumera �todos �los�filtros �que�haya �guardado. �Puedehacer �clic�en�el�nombre �de�un�filtro �existente �y�ver�su�descripción �a�laderecha.

Despejar un filtro

Suprimir un filtro

Guardar un filtro

Filtrar 179

-

Puede limitar el filtro especificando criterios adicionales. Cada criterio del filtro semuestra en una fila independiente. A continuación se explican las cuatro formasde añadir filas y reducir el filtro. Las siguientes opciones se encuentran en elúltimo menú emergente de cada fila del filtro.

YCrea una fila nueva. El filtro mostrará los elementos que coincidan con lascondiciones de cada fila unida por Y.

OCrea una fila nueva. El filtro mostrará los elementos que coincidan con lascondiciones de una de las dos fila unidas por O. Los elementos no tienen quecoincidir con las condiciones de ambas filas.

Insertar filaInserta una nueva fila donde esté ubicado el punto de inserción y empuja haciaabajo las demás filas. Insertar fila es útil si ya ha creado un filtro y desea añadirmás criterios en el medio.

Nuevo grupoComienza un nuevo grupo de filas. Luego puede unir los grupos con Y o con O.Si hay dos grupos unidos por Y, los elementos deben coincidir con todas lascondiciones de ambos grupos. Si hay dos grupos unidos por O, los elementosdeben coincidir con todas las condiciones de uno de los dos grupos, pero nonecesariamente de ambos.

Sugerencias

♦ Lea�el�texto �del�cuadro �de�diálogo �que�comienza �por��Incluir �entradasdonde� ��a�medida �que�crea�el�filtro. �Esto �resume �cómo �funcionará �elfiltro.

-

Puede utilizar los siguientes caracteres comodín y modificadores para reducir elfiltro o especificar las condiciones de la regla. Aparecerán en el cuadro de diálogoFiltro y en el cuadro de diálogo Definir condiciones sólo cuando hayaseleccionado ciertos campos en los que debe escribir texto adicional. Por ejemplo,si selecciona el campo Tema, tendrá que escribir el texto que aparece en la líneaTema. Por otra parte, estos caracteres comodín y modificadores sólo puedenutilizarse cuando seleccione el operador [] Contiene.

Reducir el filtro

Utilizar caracterescomodín ymodificadores enfiltros y reglas

180 Filtrar

Lista de caracteres comodín y modificadores

&DUDFWHUHVFRPRGtQ�\PRGLILFDGRUHV

5HVXOWDGRV�GHO�ILOWUR�R�OD�UHJOD

Y, &, o unespacio

Todos los elementos que reúnan dos o más condiciones.Por ejemplo,�cabra & montés, cabra Y montés, y cabramontés encuentran elementos que contengan las palabras�montés� y �cabra�.

O o | Todos los elementos que reúnan una condición de dos omás. Por ejemplo, cabra|montés y cabra O montésencuentran elementos que contengan �cabra� o �montés�o ambas palabras.

NO o ! Todos los elementos que cumplan una condición pero nola otra. Por ejemplo, cabra ! montés y cabra NO montésencuentran elementos que contengan la palabra �cabra�pero no la palabra �montés�. No se incluyen loselementos que contengan ambas.

� Todo el texto que se encuentre dentro de las comillas.Por ejemplo, "cabras monteses" encuentra todos loselementos que contengan la frase �cabras monteses�. Estono sirve para documentos ni referencias de documento.

? Encuentra cualquier carácter. Por ejemplo, pe?o buscatodos los elementos que contengan las palabras �pero�,�pelo�, �pego�, etc.

* Encuentra con cero o más caracteres. Por ejemplo,montañ* busca todos los elementos que contengan laspalabras �montaña�, �montañero�, �montañoso�, etc.

/NOCASE(por defecto)

Elementos que contenga los términos de la búsqueda,sean mayúsculas o minúsculas. Por ejemplo, /NOCASEZOO busca �Zoo� y �zoo�.

/CASE Elementos en los que coincidan las mayúsculas yminúsculas de los términos de la búsqueda. Por ejemplo,/CASE Zoo encuentra "Zoo" pero no "zoo."

Filtrar 181

&DUDFWHUHVFRPRGtQ�\PRGLILFDGRUHV

5HVXOWDGRV�GHO�ILOWUR�R�OD�UHJOD

/WILDCARD(por defecto)

Elementos que contengan los términos de la búsqueda,donde * y ? se consideran caracteres comodín. Porejemplo, /WILDCARD pe?o encuentra "pero", �pego� y�pelo�.

/NOWILDCARD(por defecto)

Elementos que contengan los términos de la búsqueda,donde * y ? se consideran caracteres. Por ejemplo,/NOWILDCARD pe?o busca "pe?o."

-

La siguiente tabla explica los operadores que puede utilizar cuando cree un filtroo una regla. Los operadores dependen del campo que haya seleccionado en laprimera lista desplegable.

2SHUDGRU (MHPSOR 5HVXOWDGR�,QFOX\H

= Igual a Tipo de elemento= Correo

Sólo mensajes de correo

! No es igual a Tipo de elemento !Cita

Todos los tipos de elementomenos las citas

< Menor que Número aceptado <4 Elementos en los que aceptaronmenos de 4 destinatarios

<= Menor o igualque Númeroaceptado <=4

Número aceptado <=4 Elementos en los que aceptaronmenos de 4 destinatarios

>Mayor que Número leído > 6 >Mayor que Número leído > 6

>= Mayor o igualque Número leído

Número leído >= 6 Elementos que leyeron 6destinatarios o más

Utilizar operadores defiltros y reglas

182 Filtrar


= Igual al campoNúmero aceptado

Número aceptado =Total destinatarios

Elementos en los que elnúmero de destinatarios queaceptaron es igual al total dedestinatarios

! Es igual al campo Número leído !Número aceptado

Elementos en los que elnúmero de destinatarios queleyeron el elemento no es igualal número de destinatarios queaceptaron

< Menor que el campo Número abierto <Total destinatarios

Elementos en los que el númerode destinatarios que abrieron elelemento es menor que elnúmero total de destinatarios

<= Menor o igualque el campo

Número abierto <=Total destinatarios

Elementos en los que elnúmero de destinatarios queabrieron el elemento es menoro igual que el número total dedestinatarios

> Mayor queel campo

Número abierto >Número suprimido

Elementos en los que elnúmero de destinatarios queabrieron el elemento es mayorque el número de destinatariosque lo suprimieron

>= Mayor o igualque el campo

Número abierto >=Número suprimido

Elementos en los que elnúmero de destinatarios queabrieron el elemento es mayoro igual que el número dedestinatarios que losuprimieron

[] Incluye Estado del elemento[] Completado

Elementos que han sidocompletados

! No incluye Estado del elemento !Aceptado

Elementos que no han sidoaceptados

Filtrar 183


[] Contiene Desde [] bill Elementos en los que el campoDe contiene �bill�, por ej.elementos enviados por BillJones, Bill Smith, etc.

¦-> Comienza con A ¦-> cli Elementos en los que el campoA comienza con "cli", como"Clientes del grupo" o "CliveWinters"

= Coincide Tema = informes declientes

Elementos en los que en lalínea del tema aparece�Informes de clientes�

= El Creado = Hoy Elementos que fueronenviados hoy

>= El o después Creado >= Ayer Elementos que fueron enviadosayer o más tarde

>Después Creado > Ayer Elementos que fueronenviados con posterioridad a,pero sin incluir ayer

< Antes Fecha deVencimiento/Fin <Mañana

Tareas cuyo vencimiento esantes de mañana

<= El o antes Fecha deVencimiento/Fin< Mañana

Tareas cuyo vencimiento esmañana o antes

-> Dentro de Fecha deVencimiento/Fin3 días

Tareas cuyo vencimiento esentre hoy, inclusive, y los tresdías posteriores a hoy

184 Filtrar


<- Anterior Fecha deVencimiento/Fin<- 3 días

Tareas que tenían elvencimiento entre hoy,inclusive, y tres días antesde hoy

= El fecha Creado = 29/5/97 Elementos que fueron creadosel 29 de mayo de 1997

> Después de fecha Creado > 29/5/97 Elementos que fueron creadosdespués del 29 de mayo de1997

>= El o despuésde fecha

Creado >= 29/5/97 Elementos que fueron creadosel 29 de mayo de 1997 odespués

< Antes de fecha Creado < 29/5/97 Elementos que fueron creadosantes del 29 de mayo de 1997

<= El o antes de fecha Creado <= 29/5/97 Elementos que fueron creadosel 29 de mayo de 1997 o antes

-

La tabla siguiente explica cada uno de los campos para crear un filtro o una regla.

1RPEUH�GHO�FDPSR +DFH�UHIHUHQFLD�D�

Anotación Todas las notas personales que haya Creado. Puedehaber puesto notas personales en mensajes de correo,referencias de documentos, etc.

Fecha asignada Fecha de inicio de una tarea. Es la fecha en que latarea empieza a aparecer en el Calendario. Esta fechano cambia al adelantar un día la tarea.

Lista de adjuntos Tipos de adjuntos, como archivos, sonidos, películasu objetos OLE.

Comprender loscampos de los filtros ylas reglas

Filtrar 185


Adjuntos Adjuntos que contengan determinado texto o frasesque especifique.

Autor El nombre de la persona que creó un documento.

CO Texto que aparece en el cuadro de texto CO de unelemento.

Empresa delabonado

Texto que aparece en el cuadro de texto Empresa deun mensaje telefónico.

Nombre delabonado

Texto que aparece en el cuadro de texto Abonado deun mensaje telefónico.

Número de teléfonodel abonado

Número de teléfono aparece en el cuadro de textoTeléfono de un mensaje telefónico.

CC Texto que aparece en el cuadro de texto CC de unelemento.

Tipo de copia Tipo de copia que recibe un usuario (A, CC o CO).

Creado Fecha en que se envió un elemento a sus destinatarios.En otras palabras, la fecha en la que el remitente hizoclic en el botón Enviar. También hace referencia a lafecha en que usted envió un elemento personal a sucalendario.

Archivo actual Nombre de un documento en el directorio del flujo detrabajo cuando se abre el documento o se realiza uncontrol de salida.

Ubicación actual Nombre de la vía de acceso al directorio del flujo detrabajo cuando se abre el documento o se realiza uncontrol de salida.

Fecha de apertura Fecha en que un documento fue abierto por última vez.

186 Filtrar


Entregado Fecha en que se entregó un elemento a susdestinatarios. Éstas son la fecha y hora en que elelemento apareció en los Buzones de los destinatarios.

Creador del documento El nombre de la persona que creó el documento.

Número de documento El número de un documento.

Tipo de documento El tipo de un documento de la biblioteca, como unformulario, un informe de gastos, un memorándum,etc.

Fecha deVencimiento/Fin

La fecha de vencimiento de la tarea, o la fecha y horafinales de una cita.

Extensión del archivo La extensión del nombre del archivo de undocumento de una biblioteca.

De El nombre de una persona en el cuadro de texto �De�de un elemento.

Origen del elemento Dónde se originó un elemento. En otras palabras, si elelemento fue recibido, enviado, personal o borrador.

Estado del elemento Si un elemento ha sido aceptado, completado,abierto, leído, marcado como confidencial o estáoculto.

Tipo de elemento Tipos de elementos, como mensajes de correos, citas,tareas, etc.

Biblioteca La biblioteca en la que se almacenan los documentos.

Mensaje Texto que aparece en el cuadro Mensaje de unelemento.

Clase de mensaje Otros elementos, como formularios, mensajespersonalizados y C3POTM.

Número aceptado El número de destinatarios que han aceptado unelemento que usted envió.

Filtrar 187


Número completado El número de destinatarios que han completado unelemento que usted envió.

Número suprimido El número de destinatarios que han suprimidoun elemento que usted envió.

Número abierto El número de destinatarios que han abierto unelemento que usted envió.

Número respondido El número de destinatarios que han respondido aun elemento que usted envió.

Abierto por El nombre de la última persona que abrió esta versiónde un documento.

Lugar Texto que aparece en el cuadro de texto Lugar deuna cita.

Prioridad La prioridad de un elemento. La prioridad puede serbaja, normal o alta.

Opciones de Enviar Elementos con la opción de enviar en la que se solicitarespuesta.

Tamaño El tamaño de un elemento, incluidos sus adjuntos.

Iniciado La fecha de inicio de una cita o tarea. Cuando unatarea se traslada al día siguiente, la fecha de iniciose convierte en la nueva fecha.

Tema Texto que aparece en el cuadro Tema de un elemento.

Categoría de tarea La prioridad alfabética de una tarea (A, B, C,etcétera).

Prioridad de tarea La prioridad numérica de una tarea (1, 2, 3, etcétera).

A El nombre de una persona que aparece en el cuadrode texto A de un elemento.

188 Filtrar


Total de destinatarios El número total de destinatarios de un elemento.

Fecha de creaciónde la versión

La fecha en que se creó una versión específica de undocumento.

Creador de la versión El nombre de la persona que creó esta versión de undocumento.

Descripción de laversión

La descripción de la versión del documento.

Número deversión

El número de versión del documento.

Estado de la versión Informa si un documento ha sido sometido a controlde entrada, a control de salida, si está abierto ocerrado.

Nombre dela vista

El nombre de la vista en la que está creando o leyendoun elemento. Los nombres de las vistas correspondena los nombres mostrados al hacer clic en la flechaabajo que hay junto a los botones de vistas de loselementos, en la barra de herramientas.

Filtrar 189

Enviar y recibirelementos de flujode trabajo♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

190 Utilizar el flujo de trabajo: Descripción general

Utilizar el flujo de trabajo: Descripción generalUn flujo de trabajo es una serie de pasos o tareas realizados por varias personaspara alcanzar un objetivo. Normalmente, un flujo de trabajo contiene un archivoadjunto que los destinatarios pueden abrir en su aplicación de origen. Porejemplo, en lugar de imprimir, copiar y entregar un archivo para su revisión oaprobación, puede distribuirlo electrónicamente como parte de un flujo detrabajo.

El destinatario de un flujo de trabajo puede ser cualquier persona de la Guía dedirecciones. Puede enviar un flujo de trabajo para su difusión a todos losdestinatarios al mismo tiempo. También puede enviar un flujo de trabajosecuencial a los destinatarios en el orden en que los seleccionó en la Guía dedirecciones, dependiendo de cómo desee que se complete el trabajo.

Un flujo de trabajo puede tener un solo adjunto. El adjunto puede ser un archivoo un enlace. En los flujos de trabajo secuenciales, los cambios realizados por losdestinatarios en los archivos adjuntos pueden ser vistos por los siguientesdestinatarios. Cada destinatario recibe un elemento de trabajo en su buzón.Cuando un destinatario abre el elemento de trabajo, puede abrir o editar elarchivo adjunto. En la tabla siguiente se explican los cuatro tipos de adjuntos.

7LSR�GH�DGMXQWR 'HVFULSFLyQ

Archivo (enviado conel flujo de trabajo)

Una copia de un archivo de su unidad local o de red.Cada destinatario del flujo de trabajo recibe una copiadistinta del archivo.

Archivo (enlace) Un enlace con un archivo almacenado en unaubicación de red o compartida. Cada destinatario delflujo de trabajo abre el mismo archivo desde laubicación enlazada. Utilice el formato\\SERVIDOR\VÍA\NOMBRE DE ARCHIVO paraespecificar un enlace de archivo, como\\NETWORK\DATA\RESUMEN.DOC.

Utilizar el flujo de trabajo: Descripción general 191

7LSR�GH�DGMXQWR 'HVFULSFLyQ

Documento DMS Un enlace con un documento de su biblioteca deGroupWise®. Los destinatarios del flujo de trabajopueden realizar un control de entrada o de salida de lareferencia del documento adjunto, visualizarlo o abrirloen la aplicación que se utilizó para crearlo, dependiendode los derechos de seguridad que se les hayan concedido.

Dirección deInternet

Un enlace con una ubicación de Internet que utiliza unlocalizador de recursos universal (URL), comohttp://www.novell.com/products.html. Cuando losdestinatarios del flujo de trabajo abren un adjunto deInternet, su explorador de Internet se abre en la direcciónde Internet adjunta.

A medida que progresa el flujo de trabajo, podrá utilizar su buzón o su Central deflujo de trabajo para verificar el estado del flujo de trabajo. El estado se actualizacada vez que un destinatario completa un elemento de trabajo. Cuando se hayancompletado todos los elementos de trabajo, recibirá un informe de flujo detrabajo que muestra los resultados del mismo.

-

Como originador de un flujo de trabajo, usted decide qué tipo de flujo detrabajo desea enviar (difusión o secuencial). Debe incluir instrucciones paraque los destinatarios sepan que tienen hacer. Para verificar el progreso de unflujo de trabajo, vea Realizar el seguimiento del estado de un flujo de trabajo,más adelante en esta misma sección.

1 En GroupWise, haga clic en $UFKLYR X 1XHYR X )OXMR�GH�WUDEDMR.

2 Escriba un tema para identificar el flujo de trabajo.

Crear un flujo detrabajo


3 Para añadir destinatarios, haga clic en X haga clic en sus nombres en laGuía de direcciones.

4 Para enviar el flujo de trabajo a los destinatarios de uno en uno, asegúrese deque está seleccionado 6HFXHQFLDO.O bien,Para enviárselo a todos los destinatarios al mismo tiempo, haga clic en'LIXVLyQ.

5 Para adjuntar un archivo, haga clic en $GMXQWDU X haga clic en la listadesplegable 7LSR X en un tipo de adjunto X ([DPLQDU X haga clic en el archivoque desea adjuntar X $EULU X 2..O bien,En el cuadro $GMXQWR, escriba el nombre del archivo, la vía o la dirección deInternet X haga clic en 2..

6 Escriba las instrucciones para los destinatarios.

7 Haga clic en ,QLFLR.

Sugerencias

♦ Para �añadir �un�destinatario �a�un�flujo �de�trabajo, �puede �escribir �ladirección �de�correo �electrónico �en�el�cuadro �'HVWLQDWDULRV�X�pulse �,QWUR�

♦ Para �cambiar �el�orden �de�los�destinatarios �en�un�flujo �de�trabajo �secuencial,haga �clic�en�un�nombre �X�6XELU�R�%DMDU�

♦ Para �eliminar �a�un�destinatario �de�la�lista, �haga �clic�en�un�nombre �X(OLPLQDU��Para �eliminar �a�todos �los�destinatarios, �haga �clic�en�(OLPLQDU�WRGRV�

-

Como participante en un flujo de trabajo recibirá un elemento de trabajo quedebe completar para que el flujo de trabajo continúe. Puede abrir los elementosde trabajo en su buzón o en su Central de flujo de trabajo.

Un elemento de trabajo debe contener instrucciones del originador del flujo detrabajo en las que se explique qué hacer. Normalmente, un elemento de trabajocontiene también un archivo adjunto que puede abrir en su aplicación de origen.La información de estado muestra el tipo de tipo de trabajo (secuencial odifusión) y la información del destinatario.

1 En su buzón o Central de flujo de trabajo, abra un elemento de trabajo.

2 Lea las instrucciones.

3 Escriba sus comentarios.

Participar en un flujode trabajo


4 Para abrir el adjunto o ir a la dirección de Internet adjunta, haga clicen $EULU.O bien,Para abrir un documento desde su biblioteca de GroupWise, haga clic en&RQWURO�GH�VDOLGD. Cuando haya terminado con el documento, haga clic en&RQWURO�GH�HQWUDGD.

5 Para ver los comentarios de un destinatario, haga clic en la pestaña (VWDGR Xhaga clic en un nombre de la lista Nombre.

6 Para enviar un mensaje de correo a otro destinatario, haga clic en la pestaña(VWDGR X en un nombre X 5HVSXHVWD.

7 Para completar el elemento de trabajo y enviarlo al siguiente destinatario,haga clic en 7HUPLQDGR.

Sugerencias

♦ Cuando �abra�un�archivo �adjunto �de�Internet, �el�explorador �de�Internetse�abrirá �en�la�dirección �de�Internet �adjunta.

♦ Para �cerrar �el�elemento �de�trabajo �sin�completarlo, �haga �clic�en�Cerrar.�Elflujo �de�trabajo �no�llegará �al�destinatario �siguiente �hasta �que�usted �abra�denuevo �el�elemento �de�trabajo �y�haga �clic�en�7HUPLQDGR�

♦ Para �enviar �un�mensaje �de�correo �a�la�persona �que�inició �el�flujo �de�trabajo,haga �clic�en�5HVSRQGHU��Esto �es�útil�cuando �necesite �más�información �paracompletar �el�elemento �de�trabajo.

-

1 Haga clic en la pestaña (VWDGR.

2 Para ver los comentarios de un destinatario, haga clic en un nombre de la listaNombre.

3 Para enviar un mensaje de correo a un destinatario, haga clic en nombre X5HVSXHVWD.

-

Un mensaje de estado de un flujo de trabajo muestra información sobre un flujode trabajo que haya enviado. Se actualiza cada vez que un destinatario completaun elemento de trabajo. Puede abrir los mensajes de estado en su buzón o en suCentral de flujo de trabajo.

Un mensaje de estado recoge los destinatarios, sus comentarios y las fechas de loselementos de trabajo completados. Una marca de verificación indica que eldestinatario ha completado su elemento de trabajo.

1 En su buzón o Central de flujo de trabajo, haga doble clic en un mensaje de estado.

2 Para ver los comentarios de un destinatario, haga clic en un nombre de la listaNombre.

Ver la información deestado de un elementode trabajo

Realizar elseguimiento del estadode un flujo de trabajo


3 Para enviar un mensaje de correo a un destinatario, haga clic en nombre X5HVSXHVWD.

4 Haga clic en &HUUDU.-

Si envió un flujo de trabajo secuencial, una vez completado el último elemento detrabajo recibirá en su buzón un informe del flujo de trabajo. Si envió un flujo detrabajo difundido, recibirá un informe cuando el primer destinatario complete unelemento de trabajo. El informe se actualiza cada vez que otro destinatariocompleta un elemento. Puede abrir los informes en su buzón o en la Central deflujo de trabajo.

El informe muestra la fecha en que se completó cada elemento de trabajo y loscomentarios de los destinatarios. Puede abrir el archivo adjunto o responder a undestinatario desde un informe.

1 En su buzón o Central de flujo de trabajo, haga doble clic en un informe.

2 Para abrir o editar el archivo adjunto, haga clic en $EULU.

3 Para ver los comentarios de un destinatario, haga clic en la pestaña (VWDGR Xhaga clic en un nombre de la lista Nombre.

4 Para enviar un mensaje de correo a otro destinatario, haga clic en la pestaña(VWDGR X en un nombre X 5HVSXHVWD.

5 Haga clic en 7HUPLQDGR.

Ver un informe de unflujo de trabajo


-

La Central de flujo de trabajo efectúa un seguimiento de los flujos de trabajo quecreó y en los que participó. Utilice la Central de flujo de trabajo para ver, abrir,guardar o suprimir elementos de trabajo, mensajes de estado e informes.

La Central de flujo de trabajo toma la información directamente de la carpetaDATA, la ubicación en la que se almacena la información de los mensajes de losflujos de trabajo, normalmente C:\GWWF\DATA. Si suprime un mensaje deflujo de trabajo de su buzón, podrá abrirlo en la Central de flujo de trabajo. Sisuprime un mensaje de flujo de trabajo en la Central de flujo de trabajo, sesuprimirá también en su buzón.

Cuando se entrega un nuevo mensaje de flujo de trabajo en su buzón, aparece unicono de Central de flujo de trabajo en la barra de tareas de Windows®, cerca delreloj. Haga doble clic en el icono para iniciar la Central de flujo de trabajo o paravisualizarla encima de las otras ventanas. Cuando haya abierto el mensaje, elicono desaparecerá.

1 Desde su escritorio, abra la Central de flujo de trabajo.O bien,En GroupWise, haga clic en +HUUDPLHQWDV X &HQWUDO�GH�IOXMR�GH�WUDEDMR.

2 En Central de flujo de trabajo, haga doble clic en un elemento de trabajo, unmensaje de estado o un informe.

3 Para suprimir un elemento, haga clic en él X (OLPLQDU.

Sugerencias

♦ Al�borrar �elementos �aparece �un�mensaje �de�conformación �si�el�elementono�ha�sido�completado.

♦ Para �suprimir �varios �elementos, �&WUO�FOLF�en�cada �elemento �X�haga �clicen�(OLPLQDU.

♦ Para �suprimir �un�rango �de�elementos, �haga �clic�en�el�primer �elemento �X

Pulse �0D\~V�FOLF�en�el�último �elemento �X�haga �clic�en�(OLPLQDU.

Ver, gestionar ysuprimir los flujos detrabajo


Utilizar la Guía dedirecciones♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Utilizar la Guía de direcciones: Descripción general 197

Utilizar la Guía de direcciones: Descripción generalUtilice la Guía de direcciones como guía de teléfonos y centro de informaciónpara sus necesidades de direccionamiento. La Guía de direcciones puedealmacenar nombres y direcciones, direcciones de correo electrónico, números deteléfono y otros datos. También puede marcar el teléfono desde la Guía dedirecciones.

Puede crear varias guías de direcciones para uso personal. Las guías de direccionesabiertas están representadas por pestañas en la ventana principal Guía dedirecciones. Las guías de direcciones sólo pueden visualizarse de una en una.

Las guías de direcciones pueden almacenar direcciones de correo electrónico y deInternet. Una dirección de correo electrónico es el nombre que utiliza el sistemade correo para identificar a una persona. Las direcciones de Internet se parecen alas direcciones de correo electrónico normales, pero corresponden a Internet, locual significa que puede enviar y recibir correo de ubicaciones de fuera de suorganización.

Buscar usuarios y recursosPuede buscar rápidamente entradas de la guía de direcciones mostrada utilizandoBuscar lista. También puede especificar los criterios de búsqueda definiendo unoo varios filtros. Por ejemplo, puede definir un filtro que muestre sólo las entradascon apellidos que empiecen por �D�.

Cuando empiece a escribir un nombre en los cuadros A, CC o CO de unelemento que esté creando, Finales de nombre trata de completar el nombre.Busca en la guía de direcciones Contactos frecuentes, en la guía de direccionesutilizada más recientemente y en la guía de direcciones del sistema las entradasque coincidan con lo que está escribiendo (suponiendo que estén abiertas estasguías de direcciones).

Si Finales de nombre encuentra el nombre que usted busca, puede dejar deescribir. Si no lo encuentra, continúe escribiendo: Finales de nombre busca otravez después de cada nuevo carácter que escriba. Si Finales de nombre encuentraun nombre parecido pero que no coincide exactamente con el que usted busca,puede utilizar las flechas arriba o abajo para desplazarse a los nombres adyacentesde la Guía de direcciones. Puede indicar a Finales de nombre que busque en lasguías de direcciones en un orden específico.

198 Buscar usuarios y recursos

-


2 Haga clic en la pestaña de la guía de direcciones donde desee buscar lasdirecciones.

3 En un cuadro %XVFDU�OLVWD, empiece a escribir lo que está buscando.

Sugerencias

♦ Muchas �columnas �de�la�Guía �de�direcciones �tienen �un�cuadro �Buscarlista. �Puede �buscar �las�direcciones �utilizando �cualquier �cuadro �Buscar �lista.Para �reducir �más�la�búsqueda �puede �crear �un�filtro �que�indique �a�la�Guíade�direcciones �qué�está�buscando.

-


2 Haga clic en 9HU X 'HILQLU�ILOWUR.

3 Haga clic en la flecha abajo del primer cuadro X especifique la columna por laque desea filtrar.

4 Haga clic en la lista desplegable del operador X especifique un operador.

Buscar direcciones deusuarios, recursos,organizaciones ygrupos

Utilizar filtros parareducir una búsquedade dirección

Especifique un operador. Especifique un parámetro.

Especifique opciones adicionales de filtros.Especifique una columna.

Utilizar grupos para dirigir elementos 199

5 Escriba el parámetro por el cual desea clasificar las entradas X haga clic en2..

Sugerencias

♦ Un�operador �es�un�símbolo �que�representa �una�operación �matemática.Un�parámetro �es�una�variable �que�se�utiliza �con�un�comando �para�indicarun�valor �o�una�opción �específicos. �Por�ejemplo, �para�crear �un�filtro �quepresente �sólo�los�usuarios �cuyo �apellido �sea�Davis, �haga �clic�en�la�columna$SHOOLGRV,�haga �clic�en�=�y�escriba ��Davis�.�En�este�ejemplo, �=�(Igual �a)�esel�operador �y�Davis �es�el�parámetro.

♦ Una �vez�definido �un�filtro �para�una�guía�de�direcciones, �puede �habilitarlootra�vez�más�tarde �visualizando �la�guía�de�direcciones �en�la�que�desee �activarel�filtro �y�haciendo �clic�en�9HU�X�)LOWUR�DFWLYDGR�

♦ Seleccionando �otras �opciones �de�filtro �en�la�lista�desplegable �Parámetropuede �añadir �y�suprimir �filas�del�filtro. �También �puede �utilizar �losoperadores �Y�u�O�o�Nuevo �grupo �para�reducir �más�el�filtro.

Utilizar grupos para dirigir elementosUn grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes.Utilice los grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendoel nombre del grupo en los cuadros de texto A, CO o CC. Hay dos tipos degrupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistemaque pueden utilizar todos los usuarios de GroupWise®. Por ejemplo, puede haberun grupo público para el departamento de contabilidad. En el grupo estánincluidos todos los empleados de contabilidad. Los grupos públicos están listadosen la Guía de direcciones del sistema. Un grupo personal es un grupo creado porusted. Por ejemplo, si suele enviar una cita a su grupo de trabajo, puede incluir ladirección o el nombre de los compañeros y un lugar para la reunión (un recurso)

en un grupo personal. Los grupos están marcados con el icono .

200 Utilizar grupos para dirigir elementos

Las guías de direcciones personales y los grupos personales son distintos. Las guíasde direcciones personales se crean desde la Guía de direcciones, y los grupos seguardan empleando los nombres ya introducidos en la Lista de direcciones. Unaguía de direcciones personales puede ser más pequeña que una guía de direccionesdel sistema. Puede enviar elementos a todos los usuarios de una guía dedirecciones personales haciendo clic en (GLWDU X 6HOHFFLRQDU�WRGRV X el cuadro $.Con un grupo tiene que seleccionar el nombre del grupo en una guía dedirecciones y hacer clic en $ o escribir el nombre del grupo en el cuadro $.

-


Si no está visible la Lista de direcciones, haga clic en /LVWD�GH�GLUHFFLRQHV.

2 Haga clic en $, && o &2 X haga doble clic o &WUO�FOLF y arrastre usuarios yrecursos para su grupo a la Lista de direcciones.

3 Haga clic en *XDUGDU�JUXSR.

4 Especifique un nombre y una guía de direcciones personal para el grupo Xhaga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �incluir �a�usuarios �de�varias �guías �de�direcciones �en�un�mismo �grupo.

Los�grupos �están �marcados �con�el�icono � . ♦ Los�grupos �sólo�puede �guardarlos �en�guías �de�direcciones �personales. ♦ Puede �guardar �un�grupo �con�el�nombre �que�desee. �En�el�nombre �del�grupo

puede �usar�espacios �o�cualquier �carácter.

Crear y guardarun grupo personal

Lista de direcciones.

El botón Guardar grupo apareceatenuado si se encuentra en laGuía de direcciones del sistema.

Utilizar grupos para dirigir elementos 201

-

1 En una vista de elementos, haga clic en 'LUHFFLyQ.

2 Seleccione un grupo X haga clic en $, && o &2.

3 Repita según sea necesario.

4 Haga clic en 2. para volver a la vista de elementos.

Sugerencias

♦ Finales �de�nombre �busca�en�la�guía�de�direcciones �Contactos �frecuentes, �en�laguía�de�direcciones �actual�y�en�la�guía�de�direcciones �del�sistema �si�están�abiertas.

♦ Los�grupos �públicos �están �ubicados �en�la�Guía �de�direcciones �del�sistema.

-

1 Haga clic en X la pestaña de la guía de direcciones en la que está ubicadoel grupo.

2 Seleccione el grupo X haga clic en (GLWDU X (GLWDU�JUXSR.

3 Modifique el grupo en la Lista de direcciones X haga clic en *XDUGDU�JUXSR X2..

Sugerencias

♦ Para �editar �un�grupo �también �puede �hacer �clic�con�el�botón �derecho �en�laentrada �del�grupo �dentro �de�la�guía�de�direcciones �X�haga �clic�en�(GLWDU

JUXSR��Los�grupos �están �marcados �con�el�icono � . ♦ Las�entradas �de�grupos �aparecen �en�la�Lista �de�direcciones. �Puede �hacer

doble �clic�en�los�nombres �de�usuario �de�las�guías �de�direcciones �paramoverlos �al�grupo, �o�bien �en�la�Lista �de�direcciones �para�eliminarlosdel�grupo.

-


2 Para ver los miembros de un grupo, haga clic en un grupo X haga clic en(GLWDU X (GLWDU�JUXSR.

Dirigir elementos aun grupo

Añadir y suprimirnombres de un grupopersonal

Ver información degrupos

202 Crear guías de direcciones personales

El grupo se muestra en la Lista de direcciones, donde puede ver los nombresde los usuarios. Si se trata de un grupo personal, puede editarlo. ConsulteCrear guías de direcciones personales en Utilizar la Guía de direcciones.

3 Para ver una descripción del grupo, selecciónelo X haga clic en ,QIRUPDFLyQ.

Crear guías de direcciones personalesUna guía de direcciones personales son las que crea para uso personal y según susnecesidades concretas. Puede crear, editar y guardar cualquier número de guías dedirecciones personales. Tiene plenos derechos para añadir y suprimir informaciónde nombres y direcciones de cualquier persona, empresa o recurso que desee ensus guías de direcciones personales.

Cuando cree una guía de direcciones personal, se añadirá una pestaña a la ventanaprincipal Guía de direcciones. Si crea varias guías de direcciones, puede incluir elmismo nombre y la misma dirección en ellas. Si se copia la entrada de una guíade direcciones y edita la información de la entrada en una guía, se actualizará entodas.

Crear guías de direcciones personales 203

Las guías de direcciones personales agrupan las direcciones según sus preferencias.Puede incluir una dirección de Internet o ninguna para las personas que añada asus guías de direcciones personales. Puede enviar elementos a todas las entradas deuna guía de direcciones personales haciendo clic en el cuadro A que hay encimade la Lista de direcciones, haciendo clic en Editar X Seleccionar todos, o bien crearun grupo personal. Si guarda una lista de personas como grupo, sólo tendrá queescribir el nombre del grupo en el cuadro A de una vista de enviar abierta paraenviar el mensaje a todo el grupo.

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2 Haga clic en $UFKLYR X 1XHYD�JXtD.

3 Escriba un nombre para la nueva guía X haga clic en 2..

4 Para añadir nombres a la nueva guía de direcciones, haga clic en $xDGLU.

5 Haga clic en el Tipo de entrada X haga clic en 2..

6 Rellene los campos de la entrada.

7 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �copiar �nombres �de�guías �de�direcciones �existentes �en�su�nueva �guíade�direcciones. �Consulte �Editar

�

una�

Guía�

de�

direcciones�

personales, másadelante �en�esta�misma �sección.

♦ Puede �añadir �y�modificar �registros �de�sus�guías �de�direcciones �personales.Sin�embargo, �sólo�el�administrador �del�sistema �puede �añadir �y�modificarregistros �de�la�guía�de�direcciones �del�sistema.

Crear una guía dedirecciones personal

204 Crear guías de direcciones personales

-


2 Haga clic en $UFKLYR X 6XSULPLU�JXtD.

3 Haga clic o &WUO�FOLF en las guías que desee suprimir X haga clic en 2. X 6t.

Sugerencias

♦ Sólo �puede �suprimir �guías �de�direcciones �personales. ♦ No�puede �restaurar �desde �la�Papelera �una�guía�de�direcciones �suprimida.

Una �vez�suprimidas, �las�guías �de�direcciones �no�pueden �recuperarse.

-

En una guía de direcciones personales puede añadir o suprimir entradas, editarinformación existente, copiar nombres de una guía a otra o renombrar una guía.También puede crear sus propios campos de información.

Editar nombres y direcciones de una Guía de direcciones personal


2 Haga clic en la pestaña de una guía de direcciones X haga clic en el nombreque desea editar.

3 Haga clic en (GLWDU X (GLWDU.

4 Edite la información X haga clic en 2..

Suprimir una guía dedirecciones personales

Editar una Guía dedirecciones personales

Crear guías de direcciones personales 205

Copiar nombres a una nueva Guía de direcciones personales


2 Abra la guía de direcciones que desee copiar.

3 Haga clic en $UFKLYR X *XDUGDU�FRPR�JXtD.

4 Escriba un nombre para la guía de direcciones en el cuadro de texto X hagaclic en 2..

La nueva guía de direcciones está representada por una pestaña con el nombreespecificado. También figura en la lista de guías de direcciones.

Eliminar nombres de una guía de direcciones personales


2 Haga clic en la pestaña de una guía de direcciones X haga clic o pulse &WUO�FOLFen los nombres que desea eliminar.

3 Haga clic en (OLPLQDU X 6t.

Cuando haya seleccionado los nombres, también puede arrastrarlos fuera dela guía de direcciones para eliminarlos, pulsar la tecla 6XSU o hacer clic en(GLWDU X (OLPLQDU.

206 Mover direcciones de una Guía de direcciones a otra

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Puede utilizar Sincronizar para estar seguro de que las entradas de su guía dedirecciones personales coinciden con las entradas correspondientes de la guía dedirecciones del sistema. Puede sincronizar una guía de direcciones personalesentera o sólo las entradas seleccionadas.

Por ejemplo, puede tener una guía de direcciones personales que contenga losnombres de sus contactos en el departamento de marketing. Si éste se traslada deedificio y cambia de número de teléfono, la sincronización le evitará tener quecrear una guía de direcciones personales nueva.

1 Haga clic en la pestaña de la guía de direcciones personales que deseasincronizar.

2 Para sincronizar una guía de direcciones, haga clic en $UFKLYR X 6LQFURQL]DU X*XtD�DFWXDO.O bien,Para sincronizar las entradas seleccionadas, haga clic en las entradas X hagaclic en $UFKLYR X 6LQFURQL]DU X (OHPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV.

Mover direcciones de una Guía de direcciones a otraSi otro usuario ha creado una guía de direcciones personales que podría serle útil,ese usuario puede exportar una copia y enviársela. Luego usted puede importar lacopia de la guía de direcciones personales del otro usuario en lugar de volver acrear la guía partiendo de cero. Los grupos incluidos en una guía de direccionespersonales no pueden exportarse.

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1 Si ha recibido una guía de direcciones personales Novell® como adjunto, hagaclic con el botón derecho en el adjunto X haga clic en *XDUGDU�FRPR Xseleccione la carpeta o el disquete en el que desea guardarlo X haga clic en*XDUGDU.

2 Abra la guía de direcciones a la que desee importar direcciones. Para elprocedimiento, vea Mostrar distintas informaciones en la Guía de direccionesen Utilizar la Guía de direcciones.O bien,Cree una nueva guía de direcciones personales para importar a ella lasdirecciones. Para el procedimiento, vea Crear guías de direcciones personales.

3 Haga clic en $UFKLYR X ,PSRUWDU.

Sincronizar entradasde Guías dedirecciones

Importar direcciones auna guía dedirecciones personales

Mover direcciones de una Guía de direcciones a otra 207

4 Seleccione el archivo de la guía de direcciones X haga clic en $EULU.

Sugerencias

♦ Los�archivos �de�la�Guía �de�direcciones �Novell �tienen �la�extensión �.nab.Son�archivos �ASCII �con�un�formato �específico. �Si�desea �importar �unarchivo �de�guía�de�direcciones �no�perteneciente �a�Novell, �examine �unarchivo �de�extensión �.NAB �para�conocer �su�formato �y�aplíquelo �a�lainformación �de�su�propia �guía�de�direcciones.

♦ Para �cambiar �carpetas, �haga �clic�en�una�carpeta �en�el�cuadro �Carpetas.No�puede �importar �direcciones �a�la�Guía �de�direcciones �del�sistema.

-

1 Abra la guía de direcciones desde la que desea exportar nombres.

2 Seleccione las direcciones que desea exportar.

Si quiere exportar una guía de direcciones entera, no necesita seleccionarningún nombre.

3 Haga clic en $UFKLYR X ([SRUWDU.

4 Haga clic en 7RGD�OD�JXtD�si desea exportar toda la Guía de direcciones.O bien,Haga clic en (OHPHQWRV�VHOHFFLRQDGRV si desea exportar las direcciones que haseleccionado.

5 Haga clic en una carpeta para guardar en ella el archivo X escriba el nombredel archivo exportado X haga clic en *XDUGDU.

Sugerencias

♦ El�archivo �exportado �se�guarda �con�extensión �.nab �(Guía �de�direccionesde�Novell). �Los�grupos �de�la�guía�de�direcciones �no�se�exportan.

♦ Pulse �&WUO�FOLF�para�seleccionar �varias �direcciones.

Exportar direccionesde la Guía dedirecciones

208 Mostrar distintas informaciones en la Guía de direcciones

Mostrar distintas informaciones en la Guía de direccionesPuede controlar qué pestañas de la guía de direcciones se muestran en la ventanaprincipal Guía de direcciones abriendo y cerrando las guías de direcciones. Porejemplo, puede tener una guía de direcciones personales para un cliente con elque sólo trata seis meses al año. Puede cerrarla cuando no la necesite y volver aabrirla seis meses después.

También puede controlar la información que se muestra en una única guía dedirecciones. Para cambiar la información mostrada en una guía de direcciones,debe abrirla.

Las guías de direcciones contienen más información de la que puede mostrarse deuna vez. Puede cambiar la información que se muestra en cualquier momentoseleccionando marcadores de distintas columnas. También puede cambiar elorden de las columnas, clasificarlas o cambiar su ancho.

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2 Haga clic en $UFKLYR X $EULU�JXtD.

Si están abiertas todas las guías de direcciones, Abrir guía aparece atenuado.

3 Haga clic o pulse &WUO�FOLF para seleccionar una o varias guías de direcciones Xhaga clic en 2..

Abrir y cerrar Guías dedirecciones

Mostrar distintas informaciones en la Guía de direcciones 209

4 Para cerrar una guía de direcciones, haga clic en su pestaña X $UFKLYR X&HUUDU�JXtD.

Sugerencias

♦ Cuando �una�guía�de�direcciones �está�abierta, �su�nombre �aparece �en�unaficha �en�la�ventana �Guía �de�direcciones.

♦ Al�cerrar �una�lista�de�direcciones �no�se�suprime: �puede �volver �a�abrirla �encualquier �momento.

♦ Puede �abrir �tantas �guías �de�direcciones �como �desee. �Si�tiene �abiertas �másguías �de�direcciones �de�las�que�pueden �mostrarse �en�una�línea, �haga �clicen�las�flechas �que�hay�a�la�derecha �de�las�pestañas �para�visualizarlas.

♦ Si�están �cerradas �las�guías �de�direcciones �del�sistema �y�Contactos �frecuentes,no�se�buscará �en�ellas�cuando �empiece �a�escribir �un�nombre �en�los�cuadros$,�&&�o�&2�de�la�vista �de�un�elemento.

-


2 Haga clic en la pestaña de la guía de direcciones en la que desee cambiar lascolumnas visualizadas.

3 Haga clic en (GLWDU X &ROXPQDV X haga clic en el nombre de una columna enel menú para mostrarla o eliminar su visualización.

Especificar lascolumnas que sevisualizarán en unaguía de direcciones

210 Mostrar distintas informaciones en la Guía de direcciones

4 Si el nombre de la columna que desea no aparece, haga clic en 0iV�FROXPQDVX haga clic en la columna en el cuadro de lista Columnas seleccionadas X hagaclic en $xDGLU� o (OLPLQDU.

Sugerencias

♦ Para �mostrar �otra�columna �de�información �también �puede �hacer �clic�conel�botón �derecho �en�el�marcador �de�una�columna �y�luego �hacer �clic�en�elnombre �de�la�columna. �Para �organizar �las�columnas, �arrastre �el�marcadorde�una�columna �a�otra�posición.

♦ Para �eliminar �el�marcador �de�una�columna, �arrastre �hacia �fuera �el�marcador. ♦ Puede �seleccionar �distintos �diseños �de�columna �para�cada �guía�de�direcciones.

-


2 Haga clic en la pestaña de la guía de direcciones en la que desee cambiar lascolumnas visualizadas.

3 Haga clic en (GLWDU X &ROXPQDV X 0iV�FROXPQDV.

4 En el cuadro de lista Columnas seleccionadas, haga clic en el nombre de unacolumna X haga clic en $EDMR o $UULED.

Cambiar el orden delas columnas de laguía de direcciones

Utilizar la Guía de direcciones para enviar mensajes 211

5 Para añadir una columna, haga doble clic en el nombre de una columna en elcuadro de lista Columnas disponibles.O bien,Para eliminar una columna, haga doble clic en el nombre de una columna enel cuadro de lista Columnas seleccionadas.

Sugerencias

♦ Para �mostrar �otra�columna �de�información �también �puede �hacer �clic�conel�botón �derecho �en�el�marcador �de�una�columna �y�luego �hacer �clic�en�elnombre �de�la�columna.

♦ Para �organizar �las�columnas �puede �arrastrar �el�marcador �de�una�columnaa�otra�posición.

♦ Para �eliminar �el�marcador �de�una�columna �puede �arrastrar �el�marcador. ♦ Puede �seleccionar �distintos �diseños �de�columna �para�cada �guía�de

direcciones. ♦ Pulse �&WUO�FOLF�en�los�nombres �de�las�columnas �de�cualquiera �de�los�dos

cuadros �de�lista�y�hacer �clic�en�$xDGLU�o�(OLPLQDU�para�mover �variascolumnas �al�mismo �tiempo.

Utilizar la Guía de direcciones para enviar mensajesLa Guía de direcciones hace más sencillo y rápido enviar mensajes de correo,citas, tareas, notas y mensajes telefónicos, porque le ayuda a buscar las direccionesde correo electrónico de los usuarios a los que desee enviar un elemento.

Puede abrir la vista de un elemento y luego abrir la Guía de direcciones parabuscar direcciones, o abrir primero la Guía de direcciones y abrir un elemento dela misma.

-

1 En una vista de elementos, haga clic en 'LUHFFLyQ.Utilizar la Guía dedirecciones paradirigir un elemento

212 Utilizar la Guía de direcciones para enviar mensajes

2 Haga clic en la pestaña de una guía de direcciones.

3 Si no ve los cuadros A, CC y CO, haga clic en /LVWD�GH�GLUHFFLRQHV, enla parte inferior de la Guía de direcciones.

4 Haga doble clic en los nombres que desee como destinatarios principales (A)del mensaje X haga clic en && X haga doble clic en los nombres que deseecomo destinatarios con copia carbón X repita el paso para los destinatarios concopia oculta X haga clic en &HUUDU.

Sugerencias

♦ Si�no�conoce �el�nombre �de�un�destinatario, �empiece �a�escribirlo �en�elcampo �A�de�la�vista �del�elemento. �La�función �Finales �de�nombre �busca �enla�guía�de�direcciones �Contactos �frecuentes, �en�la�guía�de�direcciones �actualy�en�la�guía�de�direcciones �del�sistema �si�están �abiertas; �cuando �encuentrala�persona �a�la�que�Ud.�desea �enviar �el�mensaje, �puede �dejar �de�escribir.Si�se�encuentra �un�nombre �parecido �pero �que�no�coincide �exactamentecon el �que�usted �busca, �utilice �las�flechas �arriba �o�abajo �para�desplazarsea�los�nombres �adyacentes �de�la�Guía �de�direcciones.

♦ Para �buscar �una�entrada �en�una�guía�de�direcciones, �haga �clic�en�el�cuadrode�texto �Buscar �lista�y�empiece �a�escribir. �Por�ejemplo, �empiece �a�escribirun�nombre �en�la�columna �1RPEUH.

♦ También �puede �arrastrar �nombres �a�la�Lista �de�direcciones �después �de�hacerclic�en�$��&&�o�&2.�Para �seleccionar �una�entrada, �haga �clic�en�ella.�Paraseleccionar �varias �entradas, �pulse �&WUO�mientras �hace �clic�en�ellas. �Paraseleccionar �todas �las�entradas �de�la�guía�de�direcciones �actual �(hasta �1.000),haga �clic�en�(GLWDU�X�6HOHFFLRQDU�WRGDV.

Este botón cambia entreCerrar lista y Lista dedirecciones.

Utilizar Contactos frecuentes 213

-

Utilice Correo para enviar elementos desde una guía de direcciones. Si ha abiertola Guía de direcciones desde la ventana principal, la Guía de direcciones yGroupWise no están conectados. Correo le permite abrir una vista de unelemento desde la Guía de direcciones.


2 Si no está visible la Lista de direcciones, haga clic en /LVWD�GH�GLUHFFLRQHV.

3 Haga doble clic en los usuarios a los que desee enviar correo.

4 Para abrir una vista de un mensaje de correo, haga clic en &RUUHR.

Sugerencias

♦ Los�usuarios �que�especificó �aparecen �en�los�cuadros �A,�CC�y�CO�en�lavista �del�elemento.

Utilizar Contactos frecuentesUtilice la pestaña Contactos frecuentes de la Guía de direcciones par acceder a lasentradas utilizadas más frecuente o más recientemente. Cuando utilice unaentrada en un mensaje, la entrada se copia en la guía de direcciones Contactosfrecuentes si está abierta. Puede ver la fecha y la hora en que utilizó por última vezuna entrada, así como el número de veces que la ha utilizado.

Cuando se coloca una entrada en Contactos frecuentes, permanece allí hasta queusted la borre. También permanece en la guía de direcciones original. Si la guíade direcciones Contactos frecuentes está cerrada, no se copiarán en ella nombresni información de acceso.

Enviar correo desde laGuía de direcciones

Haga clic para abrir una nuevavista de mensaje de correo.

Este botón cambia entre Cerrarlista y Lista de direcciones.

214 Utilizar Contactos frecuentes

-

1 Abra una vista de un elemento.

2 Haga clic en 'LULJLU.

3 Si no ve la pestaña Contactos frecuentes, haga clic en $UFKLYR X $EULU�*XtDGH�XVR�IUHFXHQWH.

4 Si no ve los cuadros A, CC y CO, haga clic en /LVWD�GH�GLUHFFLRQHV, en laparte inferior de la Guía de direcciones.

5 Haga clic en $ X haga doble clic en los nombres que desee como destinatariosde su mensaje X haga clic en �&& X haga doble clic en los nombres que deseecomo destinatarios con copia carbón X repita para los destinatarios con copiaoculta X haga clic en &HUUDU.

Sugerencias

♦ Cuando �empiece �a�escribir �un�nombre �en�los�cuadros �$��&&�o�&2,Finales �de�nombre �busca �en�la�guía�de�direcciones �Contactos �frecuentes,en�la�guía�de�direcciones �actual �y�en�la�guía�de�direcciones �del�sistema �siestán �abiertas. �Cuando �Finales �de�nombre �encuentre �a�la�persona �a�la�quedesea �enviar �el�mensaje, �puede �dejar �de�escribir.

♦ Puede �eliminar �columnas �de�la�guía�de�direcciones �o�visualizar �otrascolumnas �con�información �sobre �las�entradas. �Consulte �Mostrar

�

distintasinformaciones

�

en�

la�

Guía�

de�

direcciones�

en�Utilizar�

la�

Guía�

de�

direcciones. ♦ La�guía�de�direcciones �Contactos �frecuentes �puede �cerrarse �pero �no�puede

suprimirse.

Utilizar Contactosfrecuentes para dirigirelementos

Este botón cambia entre Cerrarlista y Lista de direcciones.

Ver grupos, organizaciones o recursos en la Guía de direcciones 215

-

1 Si aún no ha abierto la Guía de direcciones, abra una vista de un elemento Xhaga clic en 'LUHFFLyQ.

2 Haga clic en la pestaña &RQWDFWRV�IUHFXHQWHV.

3 Si no encuentra la pestaña Contactos frecuentes, deberá abrir la guíaContactos frecuentes. Para el procedimiento, vea Mostrar distintasinformaciones en la Guía de direcciones en Utilizar la Guía de direcciones.

4 Haga clic en 9HU X )LOWURV�SUHGHILQLGRV X )LOWUDU�SRU�OR�PHQRV�WUHV�UHIHUHQFLDV.O bien,Haga clic en &RQILJXUDU�ILOWUR�GH�UHIHUHQFLDV X escriba un número X haga clicen 2..

Sugerencias

♦ El�número �que�escriba �será�el�número �mínimo �de�referencias �que�debetener �una�entrada �para�ser�incluida �en�el�filtro. �Una �referencia �es�el�númerode�veces �que�ha�enviado �o�recibido �elementos �de�una�entrada.

Ver grupos, organizaciones o recursos en la Guía de direccionesUtilice Filtros predefinidos para visualizar sólo grupos, usuarios, organizaciones orecursos en una guía de direcciones.

Las guías de direcciones muestran todas las entradas por defecto. Aunque losgrupos, empresas y recursos están marcados con iconos, buscar entradasespecíficas en guías de direcciones grandes puede resultar difícil. Un filtropredefinido muestra sólo el tipo de entradas que esté buscando.

Hay dos filtros predefinidos que sólo se aplican en la guía de direccionesContactos frecuentes. Puede usarlos para filtrar todas las entradas que tengan almenos el número de referencias que especifique.

Para ver grupos, organizaciones o recursos en una guía de direcciones:


Utilizar filtrospredefinidos para laGuía de direccionesContactos frecuentes

216 Ver grupos, organizaciones o recursos en la Guía de direcciones

2 Haga clic en 9HU X )LOWURV�SUHGHILQLGRV X haga clic en el filtro que deseevisualizar.

3 Para volver a la vista de la guía de direcciones no filtrada, haga clic en 9HU X)LOWUR�DFWLYDGR o 6XSULPLU�ILOWUR.

Sugerencias

♦ Cuando �se�ha�activado �un�filtro, �aparece �una�marca �de�verificación �junto

a la opción �Filtro �activado �en�el�menú �Ver�y�aparece �el�símbolo � �de�coloramarillo �en�la�esquina �superior �izquierda �de�una�pestaña �de�guía�dedirecciones.

♦ Los�filtros �Filtrar �por�lo�menos �tres�referencias �y�Configurar �filtro �dereferencias �sólo�se�aplican �a�la�guía�de�direcciones �Contactos �frecuentes.Le�permiten �filtrar �entradas �con�menos �de�tres�referencias �y�establecer �elnúmero �mínimo �de�referencias �que�debe �tener �una�entrada �para�quedarincluida �en�el�filtro.

♦ La�guía�de�direcciones �sin�filtrar �muestra �todos �los�usuarios, �recursos,grupos �y�organizaciones.

♦ La�Guía �de�direcciones �dispone �los�iconos �por�recursos, �grupos �yorganizaciones �en�todas �las�guías �de�direcciones:

�Recursos

�Grupos

�Organizaciones

Ver grupos, organizaciones o recursos en la Guía de direcciones 217

Utilizar GroupWiseImaging♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

218 Utilizar Imaging: Descripción general

Utilizar Imaging: Descripción generalLa posibilidad de convertir información en papel en un formato electrónicopuede ahorrarle tiempo y aumentar su productividad. Imaging de GroupWise®

es una aplicación que le permite convertir esta información (por ejemplo,fotografías, dibujos y documentos de texto) en imágenes exploradas ydigitalizadas que se pueden cambiar de tamaño y mover, así como anotar, enviarpor correo electrónico o fax e imprimir.

Dependiendo del formato del archivo, los archivos de imágenes pueden conteneruna o varias imágenes en blanco y negro, en escala de grises o en color. Al cargar yguardar archivos de imágenes, el rendimiento del sistema variará según elhardware utilizado y el tamaño de la imagen.

-

Los tipos de archivo soportados pueden visualizarse, manipularse y guardarsecomo un mismo tipo de archivo o similar. Se admiten los siguientes tipos dearchivo:

7LSR�GH�DUFKLYR 'HVFULSFLyQEVY Imagen de EnvoyTM

BMP Mapa de bitsJPG Joint Photographic Experts Group (JPEG)AWD FaxDCX PC PaintbrushPCX PC PaintbrushXIF Formato de imagen Xerox®

TIF Tagged Image File Format (formato de archivosde imágenes exploradas)

Sugerencias

♦ Si�quiere �convertir �una�imagen �a�otro�tipo�de�archivo, �haga �clic�en$UFKLYR�X��*XDUGDU�FRPR�X�haga �clic�en�un�tipo�de�archivo �de�la�listadesplegable �*XDUGDU�FRPR�WLSR.

Tipos de archivosoportados

Utilizar anotaciones 219

Utilizar anotacionesLas anotaciones son versiones electrónicas de las marcas que suelen emplearse enlos documentos en papel, como por ejemplo el texto resaltado, los sellos decaucho y las notas de texto. Sin embargo, dado que las anotaciones deGroupWise Imaging se hallan digitalizadas, añadir, mover y suprimir marcas deedición sea mucho más sencillo. Además, los atributos de las anotacionesdigitalizadas (como el color, el tamaño, el texto y la visibilidad) puedenmodificarse más fácilmente que en papel.

,FRQR�GH�OD�DQRWDFLyQ 1RPEUH�GH�OD�KHUUDPLHQWD

Selección de anotación

Línea recta

Línea a mano alzada

Rectángulo vacío

Texto de un archivo

Rectángulo relleno

Lápiz para resaltar

Texto

Adjuntar una nota

Sello

220 Utilizar anotaciones

-

1 Haga clic en en la barra de herramientas principal.

Sugerencias

♦ También �puede �hacer �clic�en�9HU�X�en�0RVWUDU�EDUUD�GH�KHUUDPLHQWDV$QRWDFLyQ.

♦ La�barra �de�herramientas �Anotación �sólo�puede �visualizarse �si�el�tipode�archivo �soporta �anotaciones.

-


2 Haga clic en en la barra de herramientas Anotación.

Visualizar la barra deherramientasAnotación

Seleccionar unaanotación existente

Explorar 221

3 Haga clic en una anotación.

Sugerencias

♦ Cualquier �anotación �que�desee �mover, �modificar �o�suprimir �debe �serseleccionada �primero �utilizando �esta�herramienta. �Una �vez�seleccionadala�anotación, �vuelve �a�visualizarse �con�controles �de�tamaño. �Para �reajustarel�tamaño �de�una�anotación, �haga �clic�en�un�control �y�arrastre �el�puntero.

♦ La�barra �de�herramientas �Anotación �sólo�puede �visualizarse �si�el�tipo�dearchivo �soporta �anotaciones.

ExplorarLa exploración le permite capturar datos en papel como imágenes electrónicas.El escáner se conecta a un PC o a una red y se controla mediante un programade aplicación. La aplicación se comunica con el escáner a través de una interfazdenominada fuente de datos (controlador) del escáner, que normalmentesuministra el fabricante del escáner. La fuente de datos de escáner más común esTWAIN. TWAIN es una especificación estándar de la industria para la capturade imágenes compatible con la mayoría de los escáneres.

-


2 Haga clic en (VFiQHU.

3 Haga clic en 6HOHFFLRQDU�HVFiQHU X en el nombre del escáner X 2..

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Si�utiliza �la�versión �mejorada �de�Imaging, �haga �clic�en�ISIS�o�en�TWAINdespués �de�seleccionar �el�escáner.

-

1 Haga clic en ([SORUDU X 1XHYR�DUFKLYR.

2 Haga clic en ([SORUDU.

3 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ No�se�activarán �las�características �del�escáner �hasta �que�haya �un�escánerseleccionado.

♦ Si�su�escáner �utiliza �un�controlador �TWAIN, �es�conveniente �esperar �hastaque�se�le�pida �que�inserte �la�página.

Seleccionar unescáner

Iniciar la exploración

222 Abrir una imagen existente

Abrir una imagen existente1 Haga clic en en la barra de herramientas principal.

2 Haga clic en la carpeta en la que desea buscar.

3 Haga clic en el nombre del archivo.

4 Haga clic en $EULU.

Sugerencias

♦ También �puede �abrir �un�archivo �registrado �haciendo �clic�en�él�con�elbotón �derecho �y�después �haciendo �clic�en�$EULU.

Enviar una imagen por correo electrónicoGroupWise Imaging le permite enviar imágenes por correo electrónico a otrosusuarios para que las vean, añadan cambios y anotaciones, etc.


2 Escriba su contraseña. (Sólo se requerirá contraseña si se asignó una durantela creación del buzón.)

3 Haga clic en 2..

4 En el cuadro de texto $, escriba los nombres de las personas a las que deseaenviar la imagen. Si necesita buscar los nombres en la Guía de direcciones,haga clic en 'LUHFFLyQ.

5 Haga clic en el cuadro de texto 7HPD X escriba un tema.

6 Haga clic en el cuadro 0HQVDMH X escriba su mensaje.


Sugerencias

♦ Si�el�botón �de�herramienta �Enviar �está�desactivado, �se�debe �que�el�sistemade�mensajería �de�Windows ®�no�fue�instalado �en�su�estación �de�trabajo.

♦ También �puede �enviar �un�archivo �por�correo �electrónico �registradohaciendo �clic�en�él�con�el�botón �derecho �y,�después, �haciendo �clic�en�(QYLDU.

Enviar una imagen por correo electrónico 223

Conectarse a GroupWise♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

224 Conectarse a GroupWise

Conectarse a GroupWiseCuando inicie GroupWise®, un cuadro de diálogo le dará la oportunidad deconectarse a GroupWise. El cuadro de diálogo Inicio cambia dependiendo de lainformación que GroupWise necesite para abrir su buzón. Por ejemplo, si tieneuna contraseña en su buzón y se conecta a la red e inicia GroupWise desde supropia máquina, puede aparecer un cuadro de diálogo que le pida su contraseña.

No obstante, si GroupWise no encuentra la oficina postal (por ejemplo, si laubicación de la oficina postal ha variado o el servidor que contiene la oficinapostal se encuentra fuera de servicio en ese momento), puede aparecer un cuadrode diálogo que le pida especificar la vía de acceso a la oficina postal o la direcciónTCP/IP del agente de oficina postal, su nombre de usuario y su contraseña.

Puede utilizar una opción de inicio para que aparezca el cuadro de diálogo Iniciocuando inicie GroupWise.

-

1 Compruebe que está conectado a la red.

2 Inicie GroupWise.

Si no especificó una contraseña para su buzón y GroupWise no necesitaninguna información adicional, no aparecerá el cuadro de diálogo Inicio yse visualizará GroupWise.

3 Si se le pide una contraseña o alguna otra información, escriba la contraseñao la información en el cuadro adecuado X haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Las�otras �informaciones �que�GroupWise �puede �requerir �son�la�direccióny�el�puerto �TCP/IP �del�Agente �de�oficina �postal, �la�vía�de�acceso �a�la�oficinapostal �de�la�red�o�la�vía�de�acceso �a�la�base�de�datos �remota. �Si�no�conocela�información, �póngase �en�contacto �con�el�administrador �del�sistema.

-

1 Conéctese a la red con su ID de usuario.O bien,Para que se visualice el cuadro de diálogo Inicio de GroupWise, haga clic conel botón derecho en el icono de GroupWise del escritorio X haga clic en3URSLHGDGHV X haga clic en la pestaña $FFHVR�GLUHFWR X en el cuadro de textoDestino, después del ejecutable de GroupWise, escriba un espacio y /@u-? Xhaga clic en 2..

Conectarse a su buzón

Conectarse a su buzóndesde la estación detrabajo de otro usuario

Conectarse a GroupWise 225

2 Inicie GroupWise.

3 Escriba su ID de usuario si no aparece en el cuadro de texto correspondiente.

4 Haga clic en el cuadro de texto &RQWUDVHxD X escriba su contraseña X haga clicen 2..

Sugerencias

♦ Deberá �estar �en�la�misma �oficina �postal �que�el�otro�usuario �para�conectarsea�su�propio �buzón �desde �la�estación �de�trabajo �de�ese�usuario.

-

1 Inicie GroupWise.

2 Haga clic en el cuadro de texto &RQWUDVHxD X escriba su contraseña.

3 Haga clic en la casilla de verificación 5HFRUGDU�PL�FRQWUDVHxD X haga clic en2..

Sugerencias

♦ El�administrador �del�sistema �puede �desactivar �la�opción �Recordar �micontraseña �para�los�usuarios �del�sistema.

♦ Esta�opción �es�específica �de�la�máquina, �lo�cual�significa �que�si�usted �indicaa�GroupWise �que�recuerde �su�contraseña �en�una�máquina �y�luego �seconecta �desde �otra, �GroupWise �puede �volver �a�pedirle �la�contraseña. �Siselecciona la �casilla �de�verificación �Recordar �mi�contraseña �en�la�nuevaestación �de trabajo, �GroupWise �también �la�recordará �en�esa�estación �detrabajo.

♦ También �puede �seleccionar �5HFRUGDU�PL�FRQWUDVHxD�en�2SFLRQHV�GHVHJXULGDG.

-

1 Inicie GroupWise en modo remoto.

2 En el cuadro de diálogo Inicio de GroupWise, escriba su contraseña.

Hacer que sucontraseña se apliquesólo a otros

Especificar la vía deacceso a la base dedatos remota


3 Haga clic en el cuadro de texto 9tD�GH�DFFHVR�D�OD�EDVH�GH�GDWRV�UHPRWD Xescriba o examine para saber la vía de acceso a la base de datos remota. Porejemplo, puede escribir c:\remote.O bien,Si no tiene base de datos remota, escriba la vía de acceso a donde deseetenerla. Al hacer clic en 2., se le pedirá que cree la base de datos remota.

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ GroupWise �se�inicia �en�modo �remoto �si�no�tiene �conexión �de�red,�siGroupWise �falla�después �de�varios �intentos �de�conectarse �al�buzón �maestro(por�ejemplo, �si�el�servidor �que�contiene �la�oficina �postal �está�fuera �deservicio �en�ese�momento) �o�si�utiliza �la�opción �de�inicio �/ps-<path>.

-

1 Inicie GroupWise.

2 En el cuadro de diálogo Inicio, haga clic en la pestaña 'LUHFFLyQ�7&3�,3.

3 Escriba la dirección TCP/IP del agente de oficina postal.

Si no sabe la dirección TCP/IP o el puerto del agente de oficina postal,póngase en contacto con el administrador del sistema.

4 Especifique el puerto del agente de oficina postal.

5 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �especificar �la�vía�de�acceso �a�la�oficina �postal �de�red�o�la�direcciónTCP/IP �del�agente �de�oficina �postal. �Si�especifica �ambos, �GroupWiseverifica �primero �la�dirección �TCP/IP. �Si�GroupWise �no�puede �conectarsecon�la�dirección �TCP/IP �especificada, �trata�de�conectarse �a�la�oficina �postalde�red�con�la�vía�de�acceso �especificada.

Especificar ladirección TCP/IP delagente de oficinapostal

Conectarse a GroupWise 227

-

1 Inicie GroupWise.

2 En el cuadro de diálogo Inicio de GroupWise, haga clic en la pestaña 2ILFLQDSRVWDO�GH�UHG.

3 Escriba o busque la vía de acceso a la oficina postal de red. Por ejemplo,puede escribir X:\PO.

Si no conoce la vía de acceso a la oficina postal de red, póngase en contactocon el administrador del sistema.

4 Haga clic en 2..

Sugerencias

♦ Puede �especificar �la�vía�de�acceso �a�la�oficina �postal �de�red�o�la�direcciónTCP/IP �del�agente �de�oficina �postal. �Si�especifica �ambos, �GroupWiseverifica �primero �la�dirección �TCP/IP. �Si�GroupWise �no�puede �conectarsecon�la�dirección �TCP/IP �especificada, �trata�de�conectarse �con�la�oficinapostal �de�red�con�la�vía�de�acceso �especificada.

Cambiar la vía deacceso a la oficinapostal de red


Índice♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Índice 229

Índice

/

/@u-?, opción de inicio, 166

/@u-usuario, opción de inicio, 166

/bl, opción de inicio, 165

/c, opción de inicio, 165

/cm, opción de inicio, 165

/ipa-<IP, opción de inicio, 166

/ipp-x, opción de inicio, 166

/la-<red, opción de inicio, 166

/l-xx, opción de inicio, 166

/nu, opción de inicio, 166

/ph-nombre de la vía de acceso,opción de inicio, 166

/ps-vía de acceso a la base de datosremota, opción de inicio, 166

A

Abrir

adjuntos, 26

Central de flujo de trabajo, 195

documentos, 154

documentos, varias versiones, 154

elementos del Calendario, 57

guías de direcciones, 208

imágenes existentes, 222

Papelera, 84

Acciones para las reglas, 74

Aceptar

citas, notas y tareas, 44

peticiones de recursos, 90

Activar reglas, 79

Actividad del documento, ver, 140

Actualizar documentos, sometidos acontrol de salida, 144

Adjuntar

archivos, 24

archivos de sonido, 26

referencias de documento, 25

adjunto del flujo de trabajo, 190

Adjuntos

abrir, 26

flujo de trabajo, 190; 191

guardar, 88

imprimir, 73

suprimir, 25

ver, 25

Agenda diaria Franklin

coordinar con GroupWise, 71

Agente de oficina postal, 226

Ajuste de días, 49; 50

Ajuste de días del mes, 50

Alarmas, 59; 60

especificar, 160

Notify, 66

alarmas antes de las citas, 60

Anotaciones

adjuntar una nota, 219

Imaging, 219

lápiz para resaltar, 219

línea a mano alzada, 219

línea recta, 219

rectángulo relleno, 219

rectángulo vacío, 219

seleccionar existentes, 220

sello, 219

texto, 219

Anular respaldo de elementos, 70

Añadir

nombres a guías de direccionespersonales, 203

usuarios a la lista Delegado, 82

Año

calendario, 58

Aplicaciones

documentos, guardar, 152

integrar con GroupWise, 133

no integradas, utilizar, 133

Archivos

abrir adjuntos, 26

adjuntar, 24

distribuir, 190

documentos, guardar como, 152

enviados con el flujo de trabajo, 190

imprimir, 73

sonido, adjuntar, 26

ver adjuntos, 25

Avisar de citas, 59

Avisos de recepción, obtener, 157

Avisos

alarmas antes de las citas, 59

elementos enviados, 157

Ayuda

obtener, 2

Ayuda sensible al contexto, 4

B

Barra de botones

ver Barra de herramientas, 163

Barras de herramientas, 13

Anotación, visualizar, 220

añadir y eliminar botones, 13, 163

personalizar, 163

visualizar anotación, 220

Base de datos, remota, 225

Biblioteca de GroupWise, 123

Bibliotecas

almacenar documentos, 123

documentos, copiar a, 151

documentos, guardar fuera de, 152

enlazar documentos con flujos detrabajo, 191

personalizar ajustes, 164

Bloquear

documentos, 139

una hora, 41; 42

Buscar

avanzado, 172

buscar con filtros, 198

carpetas Resultados, 171

direcciones, 198; 211

elementos, 170

especificar ámbito, 171

filtrar, 175

filtros, 198

guardar resultados, 171

horas libres para reuniones, 42

reducir con operadores, 173

texto en elementos, 174

Búsqueda en el horario, 42

propiedad de los recursos, 89

utilizar en Remoto, 111

Buzón

actualizar el buzón remoto, 102

añadir columnas, 12

230 Índice

cambiar el tamaño de las columnas,13

cambiar elementos, 36

cambiar orden de columnas, 12

clasificar columnas, 13

conectarse, 224

conectarse desde la estación de otrousuario, 224

contraseñas en Remoto, 104

dar acceso como delegados a otraspersonas, 80

eliminar columnas, 13

iconos, 9; 31

suprimir documentos, 149

ver opciones, 10

Buzón maestro, 98

recuperar elementos en Remoto,107

C

Calendario, 59

cambiar elementos, 36

cambiar vistas, 58

conceptos, 56

elementos, leer, 57

filtrar, 176

guardar elementos en, 58

primer día de la semana, 58

ver, 56

ver buzón como, 11

ver otra fecha, 59

Cambiar

contraseñas, 162

prioridad de los elementos, 158

tipos de elementos, 35

Campos para filtros y reglas, 184

Cancelar citas, 40

Caracteres comodín, 179

Cargar elementos desde Remoto, 105

Carpeta Trabajo en curso, guardarelementos, 89

Carpetas

compartir, 64; 65

crear, 63

crear subcarpetas, 62

definir propiedades, 62

enlazar elementos, 64

enviar a carpetas compartidas, 65

mover elementos, 63

renombrar, 63

suprimir, 63

Carpetas compartidas

enviar elementos, 65

responder a los elementos, 34

utilizar, 64

Central de flujo de trabajo, abrir, 195

Cerrar guías de direcciones, 208

Citas

cambiar tipo de elementos, 35

cancelar, 40

confirmar la entrega, 27

definir alarmas, 59

delegar, 37

destinatarios en diferentes zonashorarias, 45

dirigir, 211

guardar, 58

leer, 57

periódicas, 47; 48; 50

personales, 41; 42

programar, 39; 42

recibir, 44

recordar, 60

reenviar, 28

reprogramar, 40

revisión ortográfica, 23

ver, 56

verificar estado, 29

Citas de grupo, programar, 39

Cliente/servidor, 226

Códigos, idioma, 167

Columnas

añadir al buzón, 12

cambiar el orden, 12; 210

cambiar el tamaño, 13

clasificar, 13

eliminar, 13

visualizar, 209

Columnas de direcciones, visualizar,209

Compartir

carpetas, 65

derechos sobre documentos, 136

documentos, 136

Conceder derechos de delegado, 80

Conceptos de los finales de nombre,197

Conceptos sobre la ventana principal,7

Condiciones, buscar direcciones, 198

Conectarse, 224

a la oficina postal de red, 227

cliente/servidor, 226

conceptos, 224

recordar contraseñas, 225

vía de acceso a la base de datosremota, 225

Conexiones

configurar para Remoto, 115

módem, 115; 118

red, 117; 118

TCP/IP en Remoto, 117

tipos de Remoto, 99

Conferencias, 95

Confidencial, marcar elementoscomo, 83

Configuración

ejecutar, 2

integrar la gestión de documentos,133

Configurar

Remoto, 101

Contactos frecuentes, 213

dirigir elementos, 214

utilizar filtros predefinidos, 215

Contraseñas, 161; 224; 225

buzón, 161

cambiar, 162

eliminar, 162

Control de entrada

documentos, 145

documentos no modificados, 147

métodos, 146

nuevas versiones de documentos,148

Control de salida

documentos, 141

documentos, actualizar, 144

documentos, ver, 144

estado del documento, 141

varios documentos, 143

Copia carbón (CC), 16

Copia oculta (CO), 17

Copiar

conexiones de Remoto, 120

documentos, 151

guías de direcciones de otrosusuarios, 206

reglas, 78

Índice 231

Crear

carpetas, 63

conexiones remotas TCP/IP, 117

contraseñas, 161

documentos, 125

fechas automáticas, 47; 48

flujos de trabajo, 191

grupos, 200

guías de direcciones personales, 202

hilos de discusión, 65

referencias de documento, 128

reglas, 73; 77

reglas para recursos, 90

versiones de documentos, 134

D

Dar acceso a su buzón, 80

de modificación, 138

De viaje, 101

Definir

alarmas, 59

opciones de Notify, 67

Delegación

suscribirse a notificación pordelegación, 68

Delegado, 80

conceder derechos, 80

editar la lista de acceso, 81

gestionar los buzones de otrapersona, 82

marcar elementos comoConfidencial, 83

recibir derechos, 80

Delegar elementos, 37

Derechos

conceder a un delegado, 80

documento, versiones específicas,138

documentos, dar, 136

de modificación, documentos, 138

recibir un delegado, 80

Descargar, elementos del buzónmaestro, 107

Descripción general, Imaging deGroupWise, 218

Despejar filtros, 178

Destinatarios, flujo de trabajo, 192

Detalles, ver elementos por, 10

Días

buscar, 42

calendario, 58

cambiar el primero de la semana, 58

de la semana, fecha automática, 47

del mes, fecha automática, 47

Direcciones

buscar, 198

exportar, 207

importar, 206

mover, 206

Documentos

abrir, 154

abrir varias versiones, 154

actividad, ver, 140

almacenar en bibliotecas, 123

compartir, 136

con historia, ver, 140

conceptos, 123

control de entrada, 145

control de salida, 141

control de salida de varios, 143

copiar, 151

copiar a otra biblioteca, 151

crear, 125

crear referencias, 128

dar derechos sobre versiones, 138

derechos, todas las versiones, 137

DMS, adjuntos del flujo de trabajo,191

especificar propiedades, 124

estado de control, 141

guardar, 152

importar, 129

integración, activar, 133

integrar con aplicaciones, 133

limitar el acceso, 139

nuevas versiones, 134

permiso para cambiar derechos, 138

plantillas, 128

quién lo sometió a control de salida,ver, 141

recuperar en Remoto, 108

referencias, 124

Remoto, abrir en, 153

sometidos a control de salida, 144

suprimir, 149

ver los compartidos, 139

versiones, 134

versiones oficiales, especificar, 135

versiones, suprimir todas, 150

E

Editar


grupos en guías de direcciones, 201

guías de direcciones personales, 203;204

Lista de acceso, 81

reglas, 78

Ejecutar

Notify, 66

reglas manualmente, 79

Elementos

buscar, 170

cambiar el tipo de, 35


crear documentos, 128

delegar a otros, 37

dirigir con contactos frecuentes, 214

distribuir, 190

documentos, 124

enviar desde Remoto, 105

guardar, 87

imprimir, 71

leer, 30; 57

leer en el Visor rápido, 31

marcar como no leídos, 32

mostrar los enviados, 27

obtener avisos, 157

reenviar, 28

remitir, 34

responder, 33

retraer, 28

retrasar la entrega, 156


suprimir, 86

suprimir en Remoto, 114

utilizar las guías de direcciones paraenviar, 211


Elementos de grupo, cambiar aelementos personales, 37

Elementos de trabajo, 192

Elementos entrantes, leer en elCalendario, 57

Elementos enviados


retraer, 28

232 Índice

ver, 27

verificar estado de, 29

Elementos pendientes

aceptar o rechazar, 44

Elementos personales

cambiar a elementos de grupo, 37

programar, 39; 41; 42

Elementos recibidos, leer, 30

Eliminar

nombres de guías de direcciones,205

su contraseña, 162

Enlazar

elementos a carpetas, 64

Entrega, retrasar, 156

Enviar

elementos desde guías dedirecciones, 213

elementos utilizando la guía dedirecciones, 211

mensajes telefónicos, 17

tareas, 19

Enviar a carpetas compartida, 65

Enviar elementos de nuevo, 28

Enviar mensajes de correo, 16

Enviar notas, 21

Escáneres, seleccionar, 221

Especificar columnas de las guías dedirecciones, 209

Espera, poner llamadas en, 94

Estado, 21

controlar el documento, 141

información, flujos de trabajo, 193

información, guardar, 88

información, imprimir, 73

mensajes, 193

Eventos, activar reglas, 76

Existentes

anotaciones, seleccionar, 220

imágenes, abrir, 222

Exploración

iniciar, 221

Explorar

Imaging, 221

Exportar direcciones, 207

F

Fecha, 59

Fechas automáticas, 47; 48; 49; 50

aceptar, 44

ejemplos, 47; 49; 50

funciones y operadores, 50

rechazar, 44

Fijar citas, ver programa

Filtrar

campos, 184

guía de direcciones del sistema enRemoto, 113

mostrar u ocultar elementos, 175

Filtros, 175

buscar direcciones, 198

caracteres comodín y modificadores,179

crear, 175

despejar, 178

guardar, 178

operadores, 181

predefinidos, 215

reducir, 179

suprimir, 178

utilizar los existentes, 177

Filtros de direcciones, buscardirecciones, 198

Filtros predefinidos, 215

conceptos, 215

contactos frecuentes, 215

Flujo de trabajo secuencial, 192

Flujos de trabajo, 190

Central de flujo de trabajo, 195

crear, 191

difusión, 192

elementos de trabajo, 192

enviar respuesta al originador, 193

icono de la barra de tareas, 195

información de estado, 193

informe, 194

participar en, 192

secuenciales, 192

seguimiento, 193

tipos de adjuntos, 190

Fórmulas, funciones y operadores defecha automática, 50

Funciones, fecha automática, 50; 54

Fusionar llamadas telefónicas, 96

G

Gestionar los buzones de otra persona,82

GroupWise

conectarse, 224

descripción general, 2

iniciar, 2

integrar con aplicaciones, 133

Grupos


crear, 200

dirigir, 201


editar, 201

personales, 199

públicos, 199

recuperar, 201

seleccionar direcciones, 211

Grupos personales, 201

editar, 201

Grupos públicos, 201

Guardar

adjuntos, 88

documentos, 152

elementos de su buzón, 87


elementos no terminados, 89

filtros, 178

grupos, 200

información de estado, 88

nombres de usuarios en guías dedirecciones, 205

Guías de direcciones

abrir y cerrar, 208

cambiar la visualización, 208

cerrar, 208

conceptos, 197

contactos frecuentes, 213

copiar de otros usuarios, 206

copiar nombres a las personales, 205

creadas por el usuario, 203

crear personales, 203


editar, 204

eliminar nombres de las personales,205

enviar correo, 213

especificar las columnas visualizadas,209

Índice 233

exportar direcciones, 207

filtros predefinidos, 215

importar direcciones, 206

mover, 206

orden de las columnas, cambiar,210

recuperar en Remoto, 111

seleccionar direcciones, 211

sincronizar entradas, 206

suprimir, 204

utilizar en Remoto, 113

utilizar para enviar elementos, 211

ver información de grupos, 201

Guías de direcciones personales

añadir nombres, 203

conceptos, 202

copiar, 206

copiar nombres a, 205

crear, 202; 203

eliminar nombres, 205

sincronizar entradas, 206

suprimir, 204

Guías de direcciones, orden de lascolumnas, cambiar, 210

H

Hilos de discusión

crear, 65

ver elementos por, 11

Historia de documentos, ver, 140

Hojas de propiedades del documento,165

Hora

reservar, 41; 42

zona horaria, 45

zona horaria, especificar en Remoto,103

Hoy, ir a, 59

I

Iconos

buzón, 31

elemento, 9

Lista de carpetas, 7

Idiomas

cambiar la interfaz, 159

códigos, 167

de interfaz, cambiar, 159

Imágenes

enviar por correo electrónico, 222

Imágenes de correo electrónico, 222

Imaging

abrir imágenes, 222

anotaciones, 219

descripción general, 218

explorar, 221

imágenes de correo electrónico, 222

seleccionar escáneres, 221

tipos de archivo soportados, 218

Imaging de GroupWise, descripcióngeneral, 218

Importación

personalizada, 130

rápida, 129

Importar

direcciones, 206

documentos, 129

Imprimir

archivos adjuntos, 73

programaciones, 72

Información

direcciones, cambiar visualización,210

empresas, ver, 215

grupos, ver, 215

grupos, ver en guías de direcciones,201

mostrar distinta información en laguía de direcciones, 208

Informes, flujo de trabajo, 194

Iniciar

Flujo de trabajo, 191

GroupWise, 2

Lugar de conversación, 94

Notify, 66

Inicio

cuadro de diálogo, conceptos, 224

opciones, 165; 168

Instalar

GroupWise, 2

Remoto, 101

Integración, desactivar, 133

Integrar GroupWise con lasaplicaciones, 133

Internet

adjuntos del flujo de trabajo, 191

enviar mensajes, 16

Ir a una fecha, 59

L

Lanzar aplicaciones con alarmas, 59

Leer



elementos más tarde, 32

elementos recibidos, 30

Lista de acceso

dar derechos a otros, 80

editar, 81

Lista de carpetas

iconos de la, 7

utilizar, 62

Lista de elementos

filtrar, 175

Lista Delegado

añadir usuarios, 82

suprimir usuarios, 83

Listar grupos, 199

Llamar

al remitente de elementos, 93



colgar, 94

conferencias, 95

especificar ubicación, 96

fusionar llamadas, 96

iniciar, 94

llamar a una persona, 94

marcar números recientes, 95

poner llamadas en espera, 94

retener llamadas, 94

transferir llamadas, 95

M

Marcar números usadosrecientemente, 95

Marcar remitente

llamar, 93

utilizar, 93

Marcar tareas como terminadas, 21

Mensajes

imprimir, 71

leer en el Calendario, 57

Mensajes de correo

cambiarlos a otros tipos deelementos, 35


dirigir, 211

234 Índice

distribuir, 190

enviar, 16

enviar desde Remoto, 105

incluir en la respuesta, 33

reenviar, 28

remitir, 34

responder a, 33



Mensajes de correo electrónico

enviar desde guías de direcciones,213

Mensajes telefónicos

cambiarlos a otros tipos deelementos, 35

dirigir, 211

enviar, 17

Módem, crear conexiones en Remoto,118

Modificadores, 179

Mostrar

distintas informaciones de la guía dedirecciones, 208


Mostrar información sobre las citas,42

Mover

elementos de las carpetas, 63


N

Nombres de usuarios, copiar a guíasde direcciones, 205

Nombres, añadir a guías dedirecciones personales, 203

normales, 48

Notas

aceptar, 44

cambiar por otros tipos deelementos, 35

dirigir, 211

enviar, 21; 22

guardar, 58


personal, 21

rechazar, 44

ver, 56

Notify, 67

definir opciones, 67

desactivar, 67

ejecutar, 66

iniciar, 66

leer elementos de, 66

notificación por delegación, 68

Nuevas guías de direcciones, crear,202

O

Ocultar elementos utilizando Filtro,175

ODMA, 133

Oficina postal, 227

de red, 227

Opciones

alarmas, 160

avisos de recepción, 157

carpeta de respaldo por defecto, 158

definir, 156

idioma de interfaz, 159

prioridad de los elementos, 158

Remoto, 103

respuestas a los elementos enviados,157

rótulos de seguridad, 160

vistas por defecto, 159

Operadores

Buscar, 173

fecha automática, 50

filtros y reglas, 181

Orden, cambiar en columnas, 210

Organizaciones, buscar direcciones de,198

P

Papelera

abrir y vaciar, 84

guardar elementos suprimidos, 84

restaurar elementos, 84

Participar en flujos de trabajo, 192

Pendientes

ver Tareas, 19

periódicas, 48

Pestañas Documentos, configuración,164

Peticiones pendientes, 106

Plantillas

aplicación, utilizar, 125

archivos, usar como, 126

crear GroupWise, 128

GroupWise, utilizar, 125

POA, 226

Preferencias

ver Opciones, 156

Primer día de la semana, especificar,58

Prioridades

cambiar, 158

operadores de fecha automática, 50

Programación periódica, fechasautomáticas, 47; 48

Programaciones

imprimir, 72

ver, 56

Programar

citas, 39

citas personales, 41

reuniones en diferentes zonashorarias, 45

Programas, iniciar con alarmas, 59

Propiedad de los recursos, 89

Propiedades

especificar documento, 124

imprimir, 73

valores por defecto, 164

verificar estado de los elementos, 29

R

Rango, fechas automáticas, 47

Rechazar

citas, tareas y notas, 44

peticiones de recursos, 90

Recibir derechos de delegado, 80

Recordar la contraseña, 225

Recuperar

documentos, 154

elementos de un tamaño específico,109

elementos específicos, Remoto, 110

elementos, Remoto, 107

grupos en guías de direcciones, 201

guías de direcciones personales,Remoto, 111

Recursos

aceptar y rechazar peticiones, 90


crear reglas para, 90

notificaciones, 90

Índice 235

propiedad, 89

ver información, 215

Reenviar elementos, 28

Referencias

crear, 128

documentos, 124

Referencias de documento, adjuntar,25

Reglas, 79

acciones, 74

activar o desactivar, 79

campos, 184

copiar, 78

crear, 73; 77

editar, 78

ejecutar manualmente, 79

eventos, 76

limitar el ámbito, 78

recursos, 90

suprimir, 78

remitir elementos, 34

Remota

base de datos, 225

especificar ubicación, 121

Remoto

actualizar el buzón, 102

buzón, 98

conceptos, 98

conexiones, 115

configurar, 101

copiar conexiones, 120

crear conexiones de módem, 118

crear conexiones de red, 118

crear conexiones TCP/IP, 117

documentos, abrir, 153

editar conexiones, 120

enviar elementos, 105

especificar la zona horaria, 103

filtrar la guía de direcciones delsistema, 113

información de usuario y delsistema, 104

opciones, 103

recuperar documentos, 108

recuperar elementos específicos,109; 110

recuperar guías de direccionespersonales, 111

recuperar sólo temas, 110

Smart Docking, 100

suprimir conexiones, 120

suprimir elementos, 114

tipos de conexión, 99

utilizar Búsqueda en el horario, 111

ver peticiones pendientes, 106

verificar que está en, 100

Renombrar carpetas, 63

Reprogramar, 40

Reservar una hora, 41; 42

Respaldar

anular respaldo de elementos, 70

automáticamente, 70

utilizar, 69

ver, 70

Respaldo

especificar carpeta por defecto, 158

Responder

elementos de carpetas compartidas,34

elementos recibidos, 33

incluir el texto del mensaje, 33

Responder al originador del flujo detrabajo, 193

Respuestas, solicitar, 157

Restaurar elementos de la Papelera, 84

Retraer elementos, 28

Retrasar la entrega de elementos, 156

Reuniones

aceptar, 44

cancelar, 40

destinatarios en diferentes zonashorarias, 45

programar, 39

rechazar, 44

reprogramar, 40

Revisión ortográfica de elementos, 23

Revista Cool Solutions, 5

enviar preguntas, 5

tutoriales, descargar, 6

Ruta de distribución, 190

S

Salas de conferencias, programar, 89

Seguimiento

estado de los flujos de trabajo, 193

Seguridad

cambiar rótulos de elemento, 160

contraseñas, 161

Seleccionar

anotaciones existentes, 220

escáneres, 221

Semana

ajuste días, 49

calendario, 58

primer día de la, 58

Sincronizar

entradas de guías de direcciones,206


Smart docking, 100

Solicitar respuestas a los elementosenviados, 157

Sonidos

adjuntar, 26

alarmas, 59

Suprimir

adjuntos, 25

carpetas, 63

citas, 40


documentos, 149

elementos de Remoto, 114



filtros, 178

guías de direcciones personales, 204

mensajes de flujos de trabajo, 195

reglas, 78

usuarios de su lista Delegado, 83

T

Tareas

aceptar, 44

asignar, 19

cambiarlas a otros tipos deelementos, 35

delegar, 37

desmarcar las terminadas, 21

dirigir, 211

distribuir, 190

enviar, 19

guardar, 58

leer, 57

marcar como terminadas, 21


personales, 20

rechazar, 44

ver, 56

236 Índice

verificar el estdo de finalización, 21

TCP/IP, 226

crear una conexión en Remoto, 117

Teléfono, utilizar con GroupWise, 93

texto de un archivo, 219

Texto, buscar en elementos, 174

Tipos de archivo, soportados porImaging, 218

Tipos de archivos soportados, 218

Tipos de documento, suprimir, 149

Transferir llamadas, 95

U

Ubicación, especificar informacióntelefónica, 96

Usuarios, direcciones, 198

V

Vacaciones, programar, 48

Vaciar su Papelera, 85

Valores por defecto, alarmas, 60

Varios documentos, control de salida,143

Ventana del examinador

ver ventana principal, 7

Ver

actividad del documento, 140

adjuntos, 25

calendario, elementos como, 11

detalles, elementos por, 10

distintas fechas del calendario, 59

documentos, compartidos conotros, 139

documentos, sometidos a control desalida, 144

elementos en el Visor rápido, 31


elementos respaldados, 70

hilos de discusión, elementos por,11

historia del documento, 140

información de grupos en guías dedirecciones, 201

peticiones pendientes, 106

programaciones, 56

Versión

actual, documentos, 134

específica, 134

oficial, 134

Versión oficial, 135

Versiones

abrir varias, 154

derechos para todas, 137

derechos sobre específicas, 138

documentos, almacenar, 134

documentos, crear, 134

oficial, especificar, 135

suprimir documento, 150

suprimir todas, 150

ver, 135

versiones de un documento, todas,137

Vía de acceso

a la base de datos remota, 225

al host, 227

Visor rápido, leer elementos, 31

Vista distinta del Calendario, 58

Vistas

cambiar, 58

cambiar por defecto, 159

Visualizaciones de carpetas, crear, 62

Visualizaciones, filtrar, 175

Visualizar

barra de herramientas Anotación,220

columnas de direcciones, 209

Z

Zona horaria, 45

Documents

VERSIÓN - Novell · 2000-06-22 · La Lista de carpetas a la izquierda de la ventana principal le permite organizar los elementos que envía y recibe. TambiØn puede crear carpetas