Version A 2013-04-22

UtformningsprinciperBeställning till betalning i Winst

Version A2013-04-22

Innehåll – Version A

Kontering i Winst 2.0 Bild 3 - 24Roller i Winst 2.0 Bild 25 - 32Attest och Delegering Bild 33 - 49Beställnings och fakturaflöde i Winst 2.0 Bild 50 - 71Tillgång att se fakturor och sekretesshantering Bild 72 - 80

2NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A

Kontering i Winst

3

Övergripande kodstruktur i Winst


Kodsträngen i Winst innehåller följande koddelar:

• Kodstängen är gemensam för alla och alla koddelar visas även om förvaltningen inte använder vissa av dem. Konto och Ansvar är alltid obligatoriska. Motpart ingår ej.

• Koddelsvärden (exkl ansvar) för respektive förvaltning läses över från Horisonten varje natt via integration mellan Horisonten och Winst.

• För konto och verk kan förvaltningen genom underkoder i Horisonten styra vilka koddelsvärden som skall föras över till Winst. (Samma som för Gasell)

• För övriga lokala koddelsvärden (exkl ansvar) förs alla giltiga värden över. (Särskilda regler vid månads/årsskiften – se vidare på bilder om bokföringsdatum.)

• Koddelsvärden för ansvar förs över till Winst varje natt genom en integration mellan Winst och Nekksus, tillsammans med attestreglerna.

• Period fr o m och Antal perioder används för periodisering, giltiga värden för dessa läggs upp direkt i Winst av central systemadministration.

• För lokala koddelar visas koddelsvärdena utan prefix för alla koder förutom för ansvar. För ansvar ingår prefixet som en inledande del av koden.

Konto Ansvar Verk Objekt Projekt Aktivitet Spec Period fr o m

Antal perioder

Övergripande kodstruktur i Winst

Koddelsvärdena i Winst anges med beteckningarna F1-F7 och H1. F anger att det är en ”flat” struktur och H att det är en ”hierarkisk” struktur.För varje organisation = förvaltning är F1-F7,H1 översatta till ”riktiga” koddelsnamn. Dessa är gemensamma för alla förvaltningar och motsvarar kodsträngen i GemHB förutom koddelen Motpart som ej visas utan alltid sätts vid inläsning i Horisonten. (Hämtas där från leverantörsuppgifter.)I vissa fall, t ex vid sambandskontroller kommer begreppen F1-F7,H1 att visas istället för det riktiga namnet.”Obligatorisk” anger om koddelen är obligatorisk i samtliga konteringar. Dessa inställningar kan vara olika för förvaltningen men konto och ansvar skall vara obligatoriska för samtliga. 5NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A

Övergripande struktur i Winst

• Alla förvaltningar ligger i samma ”installation” av Winst 2,0. • Leverantörsregistret är gemensamt för alla förvaltningar (precis som i Horisonten).

Eventuella regler kopplade till en leverantör kommer därför att beröra alla förvaltningar.

• Varje förvaltning (prefix) är en egen ”Organisation” i Winst.• Varje lokal användare är kopplad till en organisation och kommer bara att se denna

medan centrala systemadministratör kommer att se alla organisationer och även de bolag som använder Winst.

• Koddelslistorna för de olika koddelarna är unika per organisation, dvs varje förvaltning äger sin egen kontoplan, aktivitetslista etc. och användaren kommer bara att se dessa värden vid kontering.

• När en beställning skickas till leverantör blir den en order. Ordrar numreras löpande med en gemensam nummerserie för hela installationen. Ordernummer inleds med AA och därefter ett löpnummer på 7 siffror.


Kontering och verifikationsnummerAnkomstkontering • Sker när en faktura har passerat ankomsthanteringen, (när fakturan har passerat status

”Leverantör ej angiven” och ”Fakturainformation måste kontrolleras”). Fakturan åsätts ett verifikationsnummer (en serie per organisation) som är ett löpnummer som inleds med respektive förvaltnings prefix.

• Kontering sker av moms (1677), levskuld (2511) och okonterat (1621) • Vid inläsning i Horisonten sker komplettering med motpart utifrån leverantör.


Kontering och verifikationsnummerSlutkontering• Slutkontering sker när en faktura blir ”Klar”, (efter beslutsattest). • Verifikationsnummer vid slutkontering blir samma som vid ankomstkontering. • Vid slutkontering bokas beloppet på 1621 bort och ersätts med korrekt kontering från fakturan.• Vid inläsning i Horisonten sker komplettering med motpart utifrån leverantör.• I textfält i Horisonten anges samma text som idag.• En eventuell förändring av förfallodag som gjorts i Winst går över till Horisonten i samband

med slutkontering.• Information om att en faktura är makulerad skickas till Horisonten tillsammans med

slutkonteringarna.• En faktura får aldrig byta leverantör eller organisation när den är inläst första gången.

Makulering och ny inläsning i korrekt förvaltning och på korrekt leverantör skall alltid ske. Se vidare i rutinbeskrivning.


Hantering av momsKontering av moms• Fakturans moms syns som en konteringsrad på fakturan, konto 1677. Raden är låst och kan

inte ändras. Konteringen innehåller endast konto – inga andra koddelar kan förekomma.• Om momsbeloppet skall ändras – för att t ex endast halva momsen är avdragsgill skall

användaren som konterar lägga in en minusrad på konto 1677 på den belopp som momsen skall minskas med.

• När en manuell kontering av moms gjorts (bokning på 1677) kommer fakturan att skickas till administratör för kontroll innan den blir Klar för slutbokning och betalning.

• En beställning som avser kostnader där momsen inte är fullt avdragsgill skall aldrig leveranskvitteras innan fakturan ankommer. Leveranskvittensen måste också göras så att ordermatchning inte uppstår för att momsen skall kunna omkonteras.


Hantering av momsKontroll vid inläsning• Till varje leverantör kan en högsta och lägsta moms-% anges. En faktura som avviker mot

denna kommer då att stoppas i ankomsthanteringen för kontroll. Dessa gränsbelopp är gemensamma per leverantör för hela installationen. Vid start har samtliga leverantörer gränserna lägst = 0% och högst = 26% angivna.

• Avvikande gränser kan läggas in för specifika leverantörer om det är möjligt att identifiera regler som gäller för samtliga förvaltningar..

• En faktura med 100% moms kommer att stanna vid inläsningen för kontroll, den skickas därefter till granskning hos den som är referens på fakturan och är därefter klar – ingen attest krävs på moms.

• Det är också möjligt att för en leverantör ange att endast en viss andel av momsbeloppet skall läggas ut som moms, dvs om det finns en leverantör vars moms alltid är avdragsgill till 50% skulle detta kunna läggas som en regel vid inläsningen. Gemensamma regler måste dock gälla för samtliga förvaltningar.


Kommentarer till beställning och faktura• I beställningar kan interna kommentarer göras i ett fält för beskrivning av beställningens syfte.

Det går dock inte att bifoga en fil till en beställning.• På ordern – när den visas under leveranskvittens – går det att lägga till en kommentar. Denna

kommentar kommer att vid fakturahanteringen.• På en faktura kan kommentarer lämnas - tryck på knappen ”Kommentar” och en

kommentarsruta öppnas. I kommentarsfältet till en faktura kan också en fil bifogas. • En kommentar som är gjord kan inte tas bort – kommer att synas genom hela fakturaflödet.

(En fil kan tas bort). • Kommentaren skall användas för information till konteringen och fakturan men också som en

flödeskommentar för att skicka meddelanden/frågor mellan personerna som hanterar en faktura. När en faktura skickas till annan person utanför det egentliga flödet eller bakåt i flödet är det obligatoriskt att skriva en kommentar. Systemet kräver det inte när man skickar till annan granskare eller returnerar till annan granskare.


Kommentar till vissa konton• För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte,

deltagare etc. Den kommentar som görs på en beställning följer inte med till fakturan och det är inte heller möjligt att bifoga en fil till en beställning som blir synlig tillsammans med fakturan.

• Detta innebär att beställningar som görs för den typ av kostnader som skall konteras på dessa konton (representation, etc) aldrig skall leveranskvitteras innan fakturan kommer så att automatisk ordermatchning undviks. I samband med att fakturan då hanteras kan kommentar och/eller fil bifogas till fakturan. Det är också möjligt för betsällarenatt efter att orderna har skickats till leverantör (efter attest), gå in och göra en kommentar på ordern (under leveranskvittens). Denna kommentar kan då fungera som påminnelse när fakturan skall hanteras.

• För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren om att kommentar måste lämnas när han/hon använder kontot vid kontering av en beställning eller faktura.

• Det finns ingen möjlighet att ange en radtext vid konteringen.


Principer för bokföringsdatum i WinstHuvudregel• Fakturor ankomstbokförs när formaliakontroll av fakturan har gjorts.• Fakturor slutbokförs när fakturan är ordermatchad/attesterad (klarmarkerad) och

konteringskontroll har gjorts i Winst.• I normalfallet blir fakturadatum på fakturan bokföringsdatum både för ankomstbokföring och

för slutbokföring, gäller både för e-fakturor och scannade fakturor. (Undantag kan uppstå vid månadsskiften för fakturor som ankommer eller slutkonteras efter att Winst stängts).

ARBETSMATERIAL


Principer för bokföringsdatum i Winst, forts

.Vid månads/årsbokslut blir hanteringen enligt följande:• Ankomstbokföring av fakturor i Winst utgår från fakturadatum och kopplas till kalendermånad.

Detta innebär att fakturor med fakturadatum i gammal månad i normalfallet ankomstbokförs i gammal månad medan fakturor med fakturadatum i ny månad alltid ankomstbokförs i den nya månaden. En faktura som har fakturadatum i ny månad kommer alltså alltid att slutbokföras i ny månad – om kostnaden avser tidigare månad, måste en upplupet-bokning göras.

• I Winst finns en stängningstabell där man för varje månad definierar vilken dag Winst stänger. Datumet anger:

• vilken som är sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad

• vilken som är den sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum före månadsskiftet, måste ordermatchas/attesteras för att slutkonteringen skall komma med i bokföringen i den gamla månaden.

• Stängningstabellen är gemensam för samtliga förvaltningar och datum för respektive månad bestäms centralt. I följande exempel är antagandet att stängning sker den 3:dje. (Horisonten kan vara öppen längre än detta datum). De stängningsdatum per månad som kommer att gälla för respektive år anges av koncernredovisning i ekonomihandboken.


Principer för bokföringsdatum i Winst, forts

Vid månads/årsbokslut blir hanteringen enligt följande, forts:• Leverantörsfakturor som har ett fakturadatum i den gamla månaden kommer att

ankomstbokföras på den gamla månaden fram till dess Winst stänger, därefter kommer ankomstbokföring att ske i maj trots att fakturan har ett fakturadatum i april.

• Fakturor som ankomstbokförts i gammal månad och som slutkonteras innan Winst stänger kommer att slutbokföras på gammal månad. En faktura med fakturadatum i april som attesteras senast 3:e maj kommer att bokföras i april. Sker attestering den 4:e eller senare kommer denna istället att bokföras i maj.

• Sker ankomst- eller slutkontering av en faktura med fakturadatum i gammal period efter att Winst har stängts blir bokföringsdatum alltid den första dagen, som Winst öppnar i ny månad, dvs. dag 4. De datum som Winst är öppen i ny månad kommer alltså aldrig att användas som bokföringsdatum.

• Bokföringsdatum på fakturan i Winst (syns i fliken fakturahuvud) sätts till fakturadatum när fakturas läses in. När sista attestant accepterar fakturan (när den blir klarmarkerad), uppdateras datumet utifrån stängningstabell enligt reglerna ovan.

• Detta innebär också att konteringskoder som stängs vid ett månads/årsskifte måste skickas till Winst även under de dagar i ny månad som bokföring kan ske på gammal månad. Detta kan i sin tur innebära att användaren konterar på dessa koder på en faktura som avser ny månad. En sådan faktura kommer då att felfällas vid inläsningen i Horisonten och måste rättas där.


Principer för bokföringsdatum i Winst, fortsÖverföring till Horisonten:• Överföring till Horisonten av ankomst och slutkonterade fakturor kommer att ske en gång varje

natt. Detta gäller även för de dagar i ny månad som det är möjligt att bokföra på den gamla månaden. Dvs om en faktura attesteras under dessa dagar kommer kostnaden inte att finnas bokförd i huvudboken förrän nästkommande dag.

• Fakturor kommer att läsas in till Winst varje natt och 2 ggr under dagen.

FörfallodatumFörfallodatum kommer att sättas enligt följande:• Scannande fakturor – Fakturans ankomstdatum + 30 dgr blir förfallodatum – sätts vid

scanningen.• E-fakturor – Det förfallodatum som angetts av leverantören blir förfallodatum blir förfallodatum• Utbetalningsuppdrag (PC-lev, Bida, ProCapita) – Förfallodag = angiven utbetalningsdag från

försystemet.


Skillnad mot idag Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum• I Gasell finns möjlighet att välja bokföringsdatum i samband med utanordningen – I Winst styrs

detta av fakturadatum och stängningstabell. Detta innebär att förvaltningen inte kan styra bokföringsdatum på en faktura även om Huvudboken i Horisonten är öppen.

Bokföringsdatum för ankomstbokföring är fakturadatum• I Gasell styrs bokföringsdatum för ankomstbokföring av fakturans registreringsdatum, förutom

de tre första arbetsdagarna i ny månad då fakturan tillbakadateras till gammal månad. I Winst styrs detta av fakturadatum och det gemensamma regelverket för stängning.

Samma tidplan för alla• I Gasell kan förvaltningen ha avvikande tidplan för stängning. I Winst gäller samma

stängningstabell för samtliga förvaltningar.



Exempel bokföringsdatumStängningstabell i Winst

Sista fakturadatum på respektive månad

130430 130531 Styrs av WINST och är alltid den sista dagen i respektive månad.

Winst stängs 130503 130603 Styrs av parameter som beslutas av staden. (Datum för respektive månad anges).Antalet dagar kan variera vid månad- resp årsskifte utifrån fastställd tidplan

Bokföringsdatum för ankomst och slutbokföring är samma om inte Winst är stängd.

Viktigaste skillnad mot idag

NormalfallFaktura mitt i månaden.

Fakturadatum i slutet av månaden, attest innan Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månaden, attest efter att Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månden, anländer på ny månad. Attest innan Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månaden, anländer/attest på ny månad innan stängning skett i Winst.

Fakturadatum i slutet av månden, anländer/attest efter att Winst stängts.

Fakturadatum i början på ny månad.

Ex 1 Ex 2 Ex 3 Ex 4 Ex 5 Ex 6 Ex 7Fakturadatum (från leverantör) 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-04-29 2013-05-01Ankomstdatum WINST, (fysisk dag för inläsning) 2013-04-15 2013-04-30 2013-04-30 2013-05-01 2013-05-03 2013-05-05 2013-05-02Fakturadatum i WINST - (samma som från leverantören) 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-04-29 2013-05-01Bokf.datum ankomstbokning 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-05-04 2013-05-04Attest/ordermatch av faktura 2013-04-25 2013-05-03 2013-05-05 2013-05-03 2013-05-03 2013-05-10 2013-05-02Bokf.datum slutkonterad faktura 2013-04-15 2013-04-29 2013-05-04 2013-04-30 2013-04-29 2013-05-04 2013-05-04

Förfallodatum för scannade fakturor kommer att räknas fram utifrån ankomstdatum.

Periodisering i Winst• Periodisering beskrivs i Winst genom koddelarna ”Startperiod” och ”Antal månader”.

Startperioden anges som 00 =Start i innevarande månad, 01=Start nästa månad, 02=Start om två månader. Antal anges som antal 1-12. Periodisering kan maximalt göras över 12 månader.

• Översättning till Fper kommer att ske i Winst innan överföring till Horisonten. Denna teknik innebär att det inte går att styra flera andelar till samma månad (ange att en månad skall ta en större del av kostnader) för samma konteringsrad. I så fall måste konteringen delas upp på flera rader.

• Vid översättningen tar Winst hänsyn till bokföringsdatum enligt reglerna i stängningstabellen vilket innebär att en faktura aldrig kan få en ogiltig startperiod. (Varken i konteringskontrollen i Winst eller på vänteregistret.). Detta innebär att utfallet av periodiseringen är beroende av bokföringsdatumet och alltså inte alltid blir som man har tänkt.

• I samband med varje stängningsdatum kan lokal systemadministratör ta ut rapporten ”Fakturatransaktioner totalt” där ej klarmarkerade fakturor vid stängning kan sökas ut och åtgärdas i de fall de har felaktig periodisering.

• Sambandskontroller kan skapas mellan Konto och Startperiod så att vissa konton alltid kräver att periodisering sker när kontot används. Denna kontroll kommer att gälla både beställning och faktura. Respektive förvaltning avgör om detta behov finns.


Periodisering i Winst• En gemensam sambandskontroll läggs in som förbjuder startmånad 00 i kombination med

Antal perioder = 1. . Det är inte heller tillåtet att använda periodisering på en faktura som konteras på ett I-projekt.

• Om en faktura inte kunnat ordermatchas kan beställaren (i sin roll som fakturagranskare) komplettera konteringen (från beställningen) med korrekt periodisering. För en vild faktura görs kontering på from/tom av fakturagranskaren. Attestanten skall i normalfallet inte ändra ”startperiod” när han/hon gör beslutsattest (men har möjlighet att göra detta).

• Det finns också utrymme för startperiod och antal perioder i konteringen för beställning. Periodisering bör endast fyllas i för en beställning när beställaren är säker på att fakturan kommer att anlända så att startperioden inte blir i en kommande månad om leverantören inte fakturerar i tid. Attestanten kan ändra/lägga till periodisering om beställaren inte gjort detta. (Rutinen bör dock vara att skicka tillbaka för felrättning).



Fakturadatum Avser Start Antal perioder Slutkontering = Klar Översätts till2013-04-xx april och maj 00-Start i Innevarande månad 2 <2013-04-30 04,052013-04-xx april och maj 00-Start i Innevarande månad 2 2013-05-01-2013-05-03 04,052013-04-xx april och maj 00-Start i Innevarande månad 2 >2013-05-03 05,06 Fakuran kommer ej att stanna i konteringskontroll eller

på vänteregister. Ännu ej klara fakturor med fakturadatum i gammal månad kan spåras 2013-05-03 via rapport och lokal fakturaadministratör kan ta bort periodiseringen helt. Kostnad i april måste skapas med bokföringsorder för upplupen kostnad (om Horisonten fortfarande är öppen).

2013-04-xx maj - juni 01-Start i kommande månad + 1 2 <2013-04-30 05,062013-04-xx maj - juni 01-Start i kommande månad + 1 2 2013-05-01-2013-05-03 05,062013-04-xx maj - juni 01-Start i kommande månad + 1 2 >2013-05-03 06,07 Fakuran kommer ej att stanna i konteringskontroll eller

på vänteregister. Ännu ej klara fakturor med fakturadatum i gammal månad kan spåras 2013-05-03 via rapport och lokal fakturaadministratör kan ändra startperiod till 00.

2013-05-xx april och maj 2013-05-01-2013-05-03 Kan ej periodiseras till april, måste hanteras som upplupen kostnad.

2013-05-xx april och maj >2013-05-03 Kan ej periodiseras till april, måste hanteras som upplupen kostnad.

2013-05-xx maj - juni 00-Start i Innevarande månad 2 2013-05-01-2013-05-03 05,062013-05-xx maj - juni 00-Start i Innevarande månad 2 >2013-05-03 05,06

Teknik för periodisering i Winst

Vilken information kan säkerställa rätt periodisering

I samband med stängning av Winst (och tidigare) bör ett antal utdatarapporter tas ut som stöd för att avgöra om bokslutet har belastats med rätt kostnader.• Beställning/order som är leveranskvitterade men ej matchade mot faktura. • Ankomstbokförda ( i gammal månad) men ej slutkonterade fakturor. – Påminnelse/uppbokning

av kostnader.• I Winst finns rapporter för att söka ut alla fakturor och alla ordrar per förvaltning. Denna

information kan tas över i excel och användaren kan sedan selektera utifrån sina behov.• Beställning/order som ej är leveranskvitterad – Kommer inte att vara så användbar eftersom

den kommer att visa alla ej leveranskvitterade beställningar/order – inte bara de som är aktuella för bokslutet.

• Rensningsrutin för beställningar/ordrar som ej leveranskvitterats – där fakturan har hanterats i manuellt flöde måste tas fram.

• Dessutom måste kontroller/uppföljning göras i Horisonten/Nekksus, bl a kontoanalys för att hitta kostnader som avser framtida perioder.

NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A 22

Hur säkerställa krav på korrekt kontering?


Beställaren - Kontrollattestant

• Tryck ”fakturera ej” vid leveranskvittens, vilket gör att faktura går manuellt flöde istället för att ordermatchas.

• Om leveranskvittens inte gjorts eller om ordermatchning ej är OK kommer fakturan tillbaka till beställaren som då 1. kan skicka fakturan för extrakontroll till någon som kan hjälpa till med kontering eller 2. överlåta kontrollattesten till någon annan

Fakturagranskare - faktura utan order- Kontrollattestant• Favoriter – varje användare kan ange de

koddelsvärden som skall vara favoriter. Dessa läggs högst upp i listan.

• Senast använda kod - de senast använda koderna syns tillsammans med favoriter överst i listan för respektive koddel

• Förval – varje användare kan lägga upp en förvalt värde för respektive koddel som läggs ut i konteringen som förslag.

• Sambandskontroller – endast giltiga kombinationer, kodkomplettering etc. (Definieras av respektive förvaltning)

• Urval - endast de konton och verk som förvaltningen vill visa i Winst är synliga.

• Påminnelse om att fylla i kommentar för vissa konton - säkerställer korrekt hantering av uppgifter kring representation etc.

• Skicka fakturan på extrakontroll hos någon annan för att fråga om kontering

• Överlåta kontrollattesten på någon annan granskare som gör konteringen.

• Fakturan går till automatisk konteringskontroll efter beslutsattest om momskonteringen ändrats.

• Kopia av tidigare order kan användas för de vanligaste inköpen som innehåller korrekt kontering.

• Mappning mellan konto och artikel (UNSPSC-koppling)

• Favoriter – varje användare kan ange de koddelsvärden som skall vara favoriter. Dessa läggs högst upp i listan.

• Senast använda kod - de senast använda koderna syns tillsammans med favoriter överst i listan för respektive koddel

• Förval – varje användare kan lägga upp en förvalt värde för respektive koddel som läggs ut i konteringen som förslag.

• Sambandskontroller – endast giltiga kombinationer, kodkomplettering etc. (Definieras av respektive förvaltning)

• Urval - endast de konton och verk som förvaltningen vill visa i Winst är synliga.

• Påminnelse om att fylla i kommentar för vissa konton. (önskemål)

Beslutsattestant• Beställaren/granskaren har haft

konteringshjälp när de konterat beställningen/fakturan.

• Skicka fakturan till annan person för extrakontroll - vid osäkerhet.

• En attestant kan ändra en kontering (inkl. periodisering) som beställare eller fakturagranskare har gjort i samband med attesten. Bör dock som huvudregel skicka tillbaka fakturan.

Alla involverade måste ha god förståelse för kontering/periodisering! Inte bara ekonomiavdelningen.

Best

älln

ing

Fakt

ura

Hur fungerar sambandskontrollerna?


Sambandskontroller i Winst:• Unika per förvaltning• Alltid mellan två dimensioner• Kan ej utgå från ”underkoder” i Horisonten

Tre regler• Förbjuder – spärrar ogiltig kombination• Kräver – om ”ett till ett” värde ger denna regel en

automatkontering, t ex ansvar ger verk.• Begränsar – ”får bara kombineras med”• * - anger obligatorisk koddel

• Motpart ej med i kodsträng i Winst

• Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll• Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8

Roller i Winst 2.0

25

”Vanliga användare” på förvaltningen

•Skapar och konterar beställning

•Leveranskvitterar*•Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan order och faktura

•Vissa utsedda beställare kan genomföra förnyad konkurrensutsättning

Beställare

•Granskar, konterar och hanterar en faktura, som ej föregås av en beställning/order (vild faktura)

•Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan abonnemang och faktura

Fakturagranskare

• Attesterar beställning• Attesterar faktura utan order• Attesterar faktura vid avvikelse mot order/abonnemang.

•Attesterar abonnemang (ej i Winst)

Attestant

•Den som har gjort beställningen får hantera fakturan vid avvikelse

•Beställare är också fakturagranskare

•Kan se sina beställningar/ordrar och tillhörande fakturor**

• Faktura utan order styrs med mottagarkod

•Fakturagranskaren kan skicka faktura vidare till annan användare för kontroll innan godkännande eller överlåta rätten att godkänna.

•Kan se sina fakturor**

•Styrs utifrån ansvaret enligt attest- och organisationsträd i Nekksus

•Om kontering sker på flera ansvar så sker attest i sekvens

•Kan se sina attesterade fakturor**


Beställning eller faktura med avvikelse mot order

Faktura utan order eller abonnemang med avvikelse

* En normal beställare leveranskvitterar sina ordrar.Extra leveranskvitterare kan utses som kan leveranskvittera andras ordrar.

** En användare ser alltid de ordrar/fakturor som man skall/har hanterat. Det finns också möjlighet att ge användaren tillgång till samtliga förvaltningens fakturor.

Lokal fakturaadministratör


Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste

kontrolleras)• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven) • Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant.• Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid konteringen, (Kontering ej kontrollerad).• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och beställningar som skickats till attest • Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen.)• Kunna hantera andras fakturor –(ej attest)* och ordrar (leveranskvittens)

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev

Lokal fakturaadministratör – A41 (alla /merparten på ekonomiavdelningen)

*Skall ha delegation att hantera andras fakturor.

Lokal systemadministratör


Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste

kontrolleras)• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven) • Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant.• Kontollerar fakturor där moms har justerats vid konteringen – (Kontering ej kontrollerad)• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla beställningar som skickats till attest.• Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen.)• Kunna hantera andras fakturor och ordrar (leveranskvittens).

Administration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll** • Administration av mottagarkoder• Lägger upp lokala avtal, kataloger och forumlär• Lägger upp och underhåller abonnemang• Registrerar delegeringar• Skapar rapporter i rapportgenerator?

Lokal systemadministratör A-43Fåtal personer per förvaltning (ekonomiavdelning/upphandlingsavdelning)

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Anmäler ärenden till central

systemförvaltning• Underhåller attestträdet i Nekksus –

separat behörighet i Nekksus

*Skall ha delegation att hantera andras fakturor**En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har.

Central fakturaadministratör


Fakturahantering i Winst• Hanterar fakturor som inte kan kopplas till en leverantör (Leverantör ej vald)• Kan se hela stadens fakturor.

• Skapar rapporter i rapportgenerator.

Övriga uppgifter•Upplägg av nya leverantörer/betalningsmottagare i Horisonten/Scannit

Central fakturaadministratör (Levgruppen)

Central systemadministratör


Central systemadministratör - Systemadministration

För samtliga• Underhåller stängningstabell• Administration av gruppstruktur och roller enligt gemensamma principer• Underhåller grunddata för organisation (samtliga) enligt gemensamma principer• Lägger upp centrala och lokala sambandskontroller• Administrera fakturaleverantörsregister enligt gemensamma principer*• Underhåller grunddata för ordermatchning• Registrerar och tilldelar nya adresser.• Uppdaterar systemmeddelanden, genvägar och välkomsttext• Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto

Kan göra men skall normalt utföras av respektive förvaltning• Användaradministration, nyupplägg och underhåll• Administration av mottagarkoder• Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär• Lägger upp och underhåller abonnemang Kan registrera delegeringar – görs normalt av

förvaltningens administratör* T ex sekretessmarkering på uppdrag av XX

Central systemadministratör, forts


Fakturahantering i Winst (Behörighet men skall inte löpande göras.)• Kunna se och hantera alla andras fakturor*

Övriga uppgifter• Felsökning/Felhantering av integrationer• Felsökning av kommunikation med leverantör (EDI)• Support till lokala systemförvaltare

Central systemadministratör -, forts

Skall ha delegation att hantera andras fakturor.

CSFadmingroup

LEVGRUPP Central fakturaadministratör

FÖRVALTNING

Standard

Begränsad

Lokala systemadministratörer

Lokala fakturaadministratörer För alla Ser endast egen förvaltning, ser alla förvaltningens koder

Ser alla förvaltningens faktura och leveransadresser

Ser alla gemensamma giltiga avtal och ev lokala avtal

Tillval Sekretess

FKU-användare

Extra leveranskvitterare (ser alla ordrar)

Se alla förvaltningens fakturor

Vanliga användare• Beställare• Attestanter• Fakturagranskare

Tittare• Controllers • Revisorer • etc

För alla Ser endast egen förvaltning

Kan se alla fakturor men ej hantera

Generell gruppstruktur i Winst 2.0Central systemadministratör


Gruppindelning skall ej användas för att kontrollera användarnas organisationstillhörighet.Istället skall fältet ”Tillhör H1” på användarkortet användas 40 tecken.OBS – Använd ej kod som står för ansvar eller organisationsnivå då detta kommer att ge denna kod som förval för användaren.

Attest och delegering i Winst

33

Nytt regelverk för attest

Begrepp i förslag till nytt regelverk:• Kontrollattest• Beslutsattest• Betalningsattest (tidigare benämnt utanordning)Ur Winst´s perspektiv innebär detta: • Kontrollattest – görs av den som gör beställning, leveranskvitterar eller granskar

faktura. Kan ske vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest.• Beslutsattest – görs av den som attesterar beställning/faktura• Betalningsattest – görs av den som verkställer betalningen (görs i Horisonten av

Intraservice). Ersätter utanordning och är begränsad till attest kring betalningen, ej till kontering/förenligt med verksamheten eller liknande.

• Både kontrollattest (”skicka beställning”, ”leveranskvittens OK” och ”acceptera faktura”) och beslutsattest (”godkänna beställning” och ”acceptera faktura”) är aktiva funktioner i flödet (knapptryckningar) kopplade till en viss person. Dessutom kommer ett antal kontrollmoment både avseende kontrollattest och beslutsattest att vara inbyggda i systemet och granskare/attestant kan begära hjälp av annan person för att kunna utföra sitt uppdrag.


Tre olika attester i nya regler


Kontrollattest• varan är mottagen eller att tjänsten är

utförd enligt den beställning som gjorts• fullständiga uppgifter har lämnats på

fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera

• utgiften inte tidigare har belastat verksamheten

• fakturan/motsvarande är rätt beräknad• händelsen är rätt konterad • uppgifterna på fakturan eller motsvarande

underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet

• lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer.

Beslutsattest• händelsen stämmer överens med

verksamhetens uppdrag• personen som har beställt varan

eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet

• underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling

• händelsen är rätt konterad• händelsen belastar rätt

redovisningsperiod• fakturan/motsvarande är granskad

och kontrollattesterad.

Betalningsattest• behörig person har

beslutsattesterat händelsen

• rätt betalningsmottagare angivits

• fatta beslut om utbetalning.

BeställareSkapa

BeställningElektroniskrekvisitionKontering(Skicka)

Kontrollattest

Attest av Beställning(Godkänn)

Beslutsattest

Vara/tjänst levereras

BeställareLeverans-Kvittens

Kontrollattest

Fakturaankomst Automatisk

MatchningOK

BetalningsGodkännande

Betalningsattest

Betalningshantering (Intraservice, Horisonten)

Förvaltning (WINST)

Styrs av ”Ansvar” i kontering


BeslutsattestVara/tjänst levereras


Kontrollattest

Fakturaankommer Automatisk

Matchning/Slutkontroll

Ej OK

Betalnings-Godkännande

Betalningsattest

BeställareAvvikelsehantering

Granskningav faktura

(Acceptera)Kontrollattest

Attest avFaktura

(Acceptera)Beslutsattest

Styrs av ”Ansvar ” kontering

Styrs av ansvar i kontering

Fakturan går till beställare.

Fakturaankommer


Betalningsattest

FakturagranskareGranskning/

Konteringav faktura


Attest avFaktura


Styrs av ”Ansvar ”i konteringStyrs av beställarreferens

Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Attester i BtB-flödet – beställning/faktura

Beställare och beslutsattestant alltid olika personer

Granskare och beslutsattestant alltid olika personer

BeställareSkapa


Kontrollattest

Autoslutkontroll

MomskontrollGiltiga koderSambandskontroller

Auto slutkontroll

Auto slutkontroll

Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura

Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK


Registrera abonnemang Faktura

ankommer

AutomatiskMatchning


Betalningsattest


Förvaltning (Winst)

Registrera abonnemang

Fakturaankommer

EjAutomatiskMatchning


Betalningsattest


Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Styrs av regler i abonnemang

Beslutsattest

Beslutsattest

Styrs av ansvar i kontering.

Attester i BtB-flödet Abonnemang

Registrera abonnemang Faktura

ankommerAutomatiskMatchning


Betalningsattest


Kontrollattest

Styrs av regler i abonnemang

Beslutsattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Styrs av ansvar i kontering.

Alt 1

Alt 2

Varianter på ovanstående – Abonnemanget till för att ge förslagskontering

Inställningar kan göras så att fakturan går till kontrollattest och/eller beslutsattest även om matchning är ok.

Samma hantering som för avvikelsehantering vid ordermatchning (Alt 2)

Autoslutkontroll

Autoslutkontroll

Autoslutkontroll


Används ej innan attest på abonnemang är elektronisk

Betalningshantering (Horisonten)

Registrering/Kontering

Beslutsattest av

Utbetalningsunderlag PC-lev

Attest kon-trolleras mot

Gasellsattestregister Automatisk

MatchningOK


Betalningsattest

Attester i BtB-flödet-Utbetalningsunderlag Försystem och applikationer

Överföring till WINST som 1.Konterad order2.Faktura

Registrering/kontering av Utbetalnings

underlagBIDA (IoFF)

Registrering av Utbetalnings

underlagProcapita

Attest

Beslutsattest

AutomatiskMatchning

OK


AttestBida

Beslutsattest

Om attest är gjord

Om attest inte är gjord



Attesterat underlagBeslutsattest

80%Styrs av Gasells attestregler

Auto slutkontroll


Förvaltningen gör valet om attest görs i Pc-lev som tidigare eller om man vill gå över till attest i Winst. De utbetalningsorder som inte är attesterade i PC-lev kommer att gå ut för attest i Winst.

Beslutsattest i Winst - Utformning - sammanfattning

Beslutsattesträtt per ansvar och i enlighet med organisationsträd• ”Ansvar” i konteringen styr till beslutsattestant – innebär att ”Ansvar” blir en obligatorisk koddel

för samtliga konteringar i Winst (även balanskonton). (Gäller ej momskonto)• Organisationsträdet i Nekksus styr attestflödet automatiskt och ansvar/organisationsträd och

attesträtt hämtas från Nekksus varje natt.• Eskalering används för eskalering till beloppsgräns, för att hitta avvikande beslutsattestant

(tvåhandsprincip) eller som påminnelse när ordinarie attestant ej attesterat inom givna tidsintervall

• Beloppsgränser (begränsade eller obegränsade) skall definieras per attestant – avgörs av respektive förvaltning.

• Attest av belopp som överstiger attestantens beloppsgräns går vidare till attestant med rätt belopp, men attest måste göras på varje nivå på vägen dit.

• En beställning/faktura som avser flera attestanter går till dessa i beloppsordning (störst belopp går först) – ej parallellt.

• Parallell attesträtt löses genom delegering (stående eller tillfällig). Delegering måste vara godkänd och kan endast registreras i Winst av lokala systemförvaltare.

• En inmatning skapas i Nekksus där utsedda personer inom respektive förvaltning uppdaterar attestant per ansvar och nivåbegrepp, from/tomdatum och beloppsgränser.

• Utbetalningsunderlag som attesteras i PC-lev följer attestregler i Gasell. (Dessa måste alltså finnas kvar så länge PC-lev används). NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A 39

AnsvarNamn på konteringsvärde:1341211 Beskrivning: Hallandsgatans förskolaAktiv godkännare: Anna AnderssonHögsta kostnadsgräns: 80 000

AnsvarNamn på konteringsvärde:1341212 Beskrivning: Skånegatans förskolaAktiv godkännare: Bertil BertilssonHögsta kostnadsgräns: 40 000

AnsvarNamn på konteringsvärde:1341222 Beskrivning: Rudedamsgatans förskolaAktiv godkännare: Karl KarlssonHögsta kostnadsgräns: 80 000

Enhet = nivå 3 Namn på nivå:134100 Beskrivning: Johanneberg 1Aktiv godkännare: Anna AnderssonHögsta kostnadsgräns: 80 000

Enhet = nivå 3 Namn på nivå:134101 Beskrivning: Johanneberg 2Aktiv godkännare: Per PerssonHögsta kostnadsgräns: 200 000

Område = Nivå 2 Namn på nivå:13410 Beskrivning: Johanneberg/BuråsAktiv godkännare: Jan JanssonHögsta kostnadsgräns: 500 000

Sektor = Nivå 1Namn på nivå:1341 Beskrivning: UtbildningAktiv godkännare: John JohanssonHögsta kostnadsgräns: 1 000 000

Förvaltning = Nivå 0Namn på nivå:134Beskrivning: CentrumAktiv godkännare: Axel AxelssonHögsta kostnadsgräns: obegränsat

Attest – ansvar/nivå Möjlighet finns att delegera attesträtt enligt särskild rutin.Detta sker inte per ansvar utan från person till person.


Beslutsattesträtt per ansvar

• Det finns olika sätt att bygga beslutsatteststrukturer i Winst. Den modell som valts innebär att beslutsattest och attestordning skall vara uppbyggd kring organisationsträdet. Organisationsstrukturen för attest kommer därmed att överensstämma med organisationsträdet som används för uppföljning av verksamheten. Det kan vara så att nya ansvar måste skapas för att kunna hantera beslutsattest. Viktigt tänka på konsekvenser för Nekksus där flera ansvar kräver budget/prognos.

• Det innebär att det till varje ansvar och till varje nivå i organisationsträdet skall anges en beslutsattestant. Samma person kan finnas både på ansvarsnivå och på överliggande nivå.

• För varje attestant skall också anges ett maxbelopp, som är den gräns per beställning/faktura som personen har rätt att attestera. Detta kan vara ett angivet belopp eller ett värde som anger obegränsad attesträtt. Det är totalbeloppet per ansvar och beställning/faktura som testas mot attesträtt.

• I Winst finns ingen from/tomdatum för attesträtt utan regelverket i Winst speglar alltid det för dagen (kalenderdagen) gällande. Hantering av tom och fromdatum måste därför ske i Nekksus. I Nekksus kommer alla nyupplägg och förändringar av attesträtt att loggas och vara möjlig att ta ut i rapporter.

• ”Ansvar” i konteringen styr beställningen/fakturan till rätt attestant. Om en beställning/faktura avser flera olika ”ansvar” skickas fakturan till de olika ansvaren i beloppsordning.


Beslutsattesträtt per ansvar, forts

• Om ett ansvar byter attestant vid ett månadsskifte kommer den nya attestanten att anges som attestant redan från första dagen i månaden. Det innebär att även de fakturor som ännu inte skickats till den gamla attestanten och som avser den gamla månaden skall attesteras av den nya attestanten.

• Vem som skall attestera en faktura avgörs av Winst när fakturan skickas från godkännaren till attestanten. (När beställaren skickar beställningen eller när fakturagranskaren ”accepterar fakturan”.) Även om attestanten ändras efter detta kommer den som stod angiven som attestant när fakturan skickades att vara den som kan attestera beställningen/fakturan. En utveckling är beställd av Winst som innebär att fakturor som ligger hos en attestant med status ”att attestera” skall flyttas till ny attestant om attestanten för ansvaret ändras. I avvaktan på att denna genomförs måste rutin finnas där lokal systemadministratör skickar tillbaka fakturor som finns hos denna attestant till granskare för att de istället skall kunna hanteras av den nya attestanten.

• Eftersom attestreglerna är kopplade till organisationshierarkin innebär detta att alla ändringar av ansvar/attestanter bör planeras och göras med försiktighet och eftertanke.


EskaleringOrganisationsträdet/attesthierarkin har flera funktioner • Hierarki på beloppsgränser: Om en attestant på ett ansvar har en begränsad beloppsgräns

angiven kommer en beställning/faktura med högre belopp att eskaleras uppåt i organisationsträdet till dess en person med tillräcklig beloppsgräns hittas. Attestering måste dock göras av alla i flödet, även de som har lägre belopp än vad fakturan anger. Om samma person finns både på ansvar och överliggande nivå behöver inte denne attestera på varje nivå utan endast på den högsta beloppsgränsen. (Om eskalering enligt punkt 3 nedan träder in utgår krav på attest på alla nivåer.)

• Tvåhandsprincipen: Om den person som gjort beställningen/granskat fakturan är attestant på det ansvar som finns i konteringen kommer beställningen/fakturan att eskaleras uppåt i hierarkin till dess en annan person återfinns som skall göra attesten.

• Eskalering vid ej åtgärdad aktivitet: Om en attestant (eller den som han/hon har delegerat till) inte attesterat i linje med åsatta tidsgränser kommer fakturan att skickas vidare uppåt i hierarkin. Ordinarie attestant kan attestera beställningen/fakturan även efter det att eskaleringen är gjord. (beställning 1 dag (24 timmar) / faktura 10 dagar (arbetsdagar vilket innebär att lördag/söndag ej räknas). Samma antal dagar gäller för alla förvaltningar. Tidräkningen för eskalering utgår från när attestanten fick beställningen/fakturan för attest. (Se vidare angående påminnelser.)

• En faktura som är markerad som ”under utredning” kommer ej att eskaleras eller påminnas. (önskemål om utveckling så att även dessa omfattas av påminnelse).

• Viktigt att löpande attestera för att undvika eskalering.NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A 43

Delegering

• Med delegering avses att överlåta rättigheter från en person till en annan person – Ej avgränsat till visst ansvar. Den person som man delegerar till måste finns upplagd som användare i Winst.

• Rätten att attestera kan delegeras till någon annan person under den ordinarie attestantens frånvaro (eller som stående delegation). Delegering kan göras och ärvs alltid vidare i flera led. Om attesträtten är delegerad får både ordinarie attestant och den/de delegerade, uppgift om att det finns beställning/faktura att beslutsattestera, och båda kan göra beslutsattesteringen. Om en attestant har öppnat beställningen/fakturan kan inte någon annan attestant öppna den samtidigt. En användare som öppnat en beställning/faktura och sedan varit inaktiv i 60 minuter blir automatiskt utloggad och låser inte längre beställningen/fakturan.

• Det framgår i attestantens ”beställnings- /fakturaöversikt” om attestanten är ordinarie attestant eller om man har fått beställningen/fakturan via delegering.

• Delegeringen avser alltid en period (from/tom).• Delegeringar registreras i Winst, inte i Nekksus. Användarens aktuella delegeringar visas på

startsidan. Alla aktiva, tidigare och kommande delegeringar loggas och kan tas ut i rapporter.• Användaren kan inte själv delegera utan detta sker centralt på respektive förvaltning (av lokal

systemadministratör). Projektet skall ta fram förslag till rutin för att administrera begäran om registrering av delegering.


Delegering

• Delgeringen kan avse 4 olika funktioner: - Attestera faktura (beslutsattest)- Attestera beställning (beslutsattest)- Leveranskvittera (kontrollattest)- Granska faktura (kontrollattest)

• Delegeringen av dessa 4 funktioner kan göras för en eller för flera funktioner oberoende av varandra.

• Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor.

• Delegering av beslutsattest av faktura och beställning skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer innan lokal systemadministratör skall registrera dessa.

• Delegering av leveranskvittera och granska faktura skall också godkännas enligt fastställd rutin och skall registreras av lokal systemadministratör.

• Möjligheterna till delegering ger stora möjligheter men måste göras på ett planerat sätt för att bibehålla kvalitet i kontrollerna och en kontrollerad atteststruktur.


BeställareSkapa


Kontrollattest


Beslutsattest



Kontrollattest


MatchningOK


Betalningsattest







Kontrollattest



Ej OK


Betalningsattest




Attest avFaktura





Fakturaankommer


Betalningsattest


Konteringav faktura


Attest avFaktura




Formaliakontroll

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Attester i BtB i flödet – beställning/faktura



BeställareSkapa


Kontrollattest

Autoslutkontroll

MomskontrollGiltiga koderSambandskontroller

Auto slutkontroll

Auto slutkontroll




Beslutsattest


Beslutsattest


Kontrollattest


Kontrollattest


Beslutsattest


Beslutsattest


Kontrollattest


Kontrollattest







Attest avFaktura


Attest avFaktura



Konteringav faktura


FakturagranskareGranskning/Konteringav faktura


Attest avFaktura


Attest avFaktura


DELEGERINGAR


Beslutsattest – skillnader mot idag

Beslutsattest kopplas enbart till ansvar, övriga koddelar kan inte användas för begränsning.• I Gasell kan attesterna begränsas med hjälp av alla koddelar. • I praktiken i många fall ett sätt att uttrycka sambandskontroller; dessa kan i Winst ersättas av

lokala sambandskontroller, urval av konton, etc.Beslutsattestflödet styrs av organisationshierarkin – inte möjligt att själv välja attestant. Möjlighet till delegering och en styrd eskalering införs. Utanordning ersätts med betalningsattest • Betalningsattest kopplas till utbetalningen och görs centralt i Horisonten av Intraservice.

Betalningsattesten skall omfatta kontrollmoment som t ex stickprovskontroll av stora belopp eller leverantörsuppgifter

Andra kontrollmoment som ingått i utanordning såsom kontroll av periodiseringar och momsändringar läggs in i fakturaflödet eller får ersättas av efterkontroller i Horisonten/Nekksus. .Attesträtt per ansvar/organisationsnivå för Winst skall registreras i Nekksus Attest av beställning/attest av abonnemang ersätter attest av faktura där så är möjligt.Attestregler för PC-lev kvarstår i Gasell.


Beslutsattest av ”egna kostnader”Hantera förbud mot att attestera egna kostnader • Där denna typ av kostnader uppstår frekvent bör det finnas unika ansvar som någon annan

person alltid skall attestera. T ex separat ansvar för förvaltningschefens kostnader som nämndordförande skall attestera.

• Hanteringen styrs delvis av Winst genom att beställare och attestant måste vara olika personer.

En utveckling av Winst är beställd* som skall möjliggöra för en attestant, som bedömer att han/hon inte skall attestera för att beställningen/fakturan avser egna kostnader, att kunna ”trycka på en knapp – Egna kostnader” vilket flyttar beställningen/fakturan uppåt i attesthierarkin (direkt eskalering).I avvaktan på denna utveckling gäller följande:Attest av beställning: • Om någon annan beställt varor/tjänster som avser den som är attestant på ett ansvar skall

attestanten avvakta med attest (1 dag) och låta beställningen eskalera till nästa attestant i kedjan.

• Om man inte kan avvakta eskalering finns möjligheten att inte göra leveranskvittens, vilket leder till att fakturan inte ordermatchas och måste hanteras manuellt enligt rutinen för faktura.

:* Skall finnas tillgänglig vid driftsättning.


ARBETSMATERIAL

Beslutsattest av ”egna kostnader”, forts Attest av faktura: 1. Om attestanten får en faktura för attest som avser egna kostnader skall han skicka tillbaka

fakturan till granskaren, genom att ”returnera till granskare” och samtidigt skriva en kommentar om att fakturan avser ”egna kostnader”. Granskaren väljer i sin tur attestanten som granskare, genom att använda knappen ”ange annan granskare”. Fakturan kommer då att gå tillbaka till attestanten med status ”granskning ej utförd”. Attestanten blir då istället granskare och den som gör kontrollattest.(Attestanten accepterar fakturan = granskning utförd/kontrollattest.) Eftersom granskare och attestant inte kan vara samma person kommer fakturan då att skickas för attest uppåt i attestträdet.Om fakturagranskaren uppmärksammar förhållandet redan vid granskningen kan han/hon välja att direkt överlåta kontrollattesten till attestanten genom att använda knappen ”välj annan granskare”. Attestanten gör då kontrollattest och nästa nivå i attesthierarkin gör beslutsattest.

2. Attestanten kan också välja att avvakta med attest av fakturan (10 dagar) och vänta på att eskalering inträffar. (Kan endast användas om förfallodatum tillåter detta.)


ARBETSMATERIAL

Beställnings och fakturaflöde i Winst

50

BeställareSkapa


Kontrollattest


Beslutsattest



Kontrollattest


MatchningOK


Betalningsattest







Kontrollattest



Ej OK


Betalningsattest




Attest avFaktura





Fakturaankommer


Betalningsattest


Konteringav faktura


Attest avFaktura




Formaliakontroll

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Attester i BtB-flödet– beställning/faktura



BeställareSkapa


Kontrollattest

Autoslutkontroll

Auto slutkontroll

Auto slutkontroll




Attest av Beställning

Beslutsattest Vara/tjänst levereras

Leverans-Kvittens

(Beställaren)Kontrollattest


MatchningOK


Betalningsattest

Autoslutkontroll

..

Beslutsattest - Styrs till rätt attestant utifrån ”ansvarskod” i konteringenBeställare och attestant alltid olika personer.Eskalering/DelegeringBeslutsattest (Godkänna) av beställning innebär:• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet• underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling• händelsen är rätt konterad

Beställaren ansvarar för att göra en korrekt beställning/rekvisition med korrekt kontering.Vid elektronisk rekvisition måste även leverantör och priser säkerställas manuellt.

Kontrollattest Att intyga att varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts

KontrollattestUppgifterna på fakturan överensstämmer med ordern/leveranskvittens avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet

KontrollattestLeverantör valideras med Giro och VATnr (factoringleverantör).Datum, Valuta (SEK)Fakturabelopp>0, Netto + Moms = BruttoMoms%-satserFakturanummer unikt för leverantör

KontrollattestMomskontroll (ändring av moms)Om moms ändrad->lokal administratör som granskar eller skickar tillbaka till ny attest.

BetalningsattestBehörig person har beslutsattesterat händelsen.

BeställareSkapa


Kontrollattest

Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura – Vilka är de huvudsakliga kontrollerna?

Beställning på ramavtal i Winst kan endast göras på godkända avtal till avtalade priser


Rätt betalningsmottagare angivits (stickprov)Fatta beslut om utbetalning.

Manuell

I systemet

AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest


Granskning/Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto Slut-

kontroll

Kontrollattest = Acceptera faktura• varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den

beställning som gjorts• fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till

exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera

• utgiften inte tidigare har belastat verksamheten• fakturan/motsvarande är rätt beräknad• händelsen är rätt konterad • uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag

överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet

Styrs till rätt attestant utifrån ”ansvarskod” i konteringen om ny attest krävs – om belopp eller ansvar i konteringen har ändrats.Beställare och attestant alltid olika personer.Eskalering/DelegeringBeslutsattest (Acceptera) av faktura innebär:• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har

hållit sig inom ramen för sin behörighet• underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation

vid direktupphandling• händelsen är rätt konterad

LeveranskvitteringKontrollattest

Om moms ändrad eller felaktig kod->lokal administratör som granskar/rättar

Alt 2 – Ordermatch ej OK - Huvudflöde

Om leveranskvittens ej gjorts

Beställaren får uppgift om varför ordermatchning ej kunnat göras.

Om ny attest krävsÄndrat belopp/kontering av ansvar.


AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto Slut-

kontroll






Styrs till rätt attestant utifrån ”ansvarskod” i konteringen om ny attest krävs.Beställare och attestant alltid olika personer.Eskalering/DelegeringBeslutsattest (Acceptera) av faktura innebär:• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har










AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto Slut-

kontroll










Alt 2 – Ordermatch ej OK - Huvudflöde - Delegeringar för granskning och attest finns




Kontrollattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Alla kan se uppgiften – den som har möjlighet gör den.





AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto. Slut-

kontroll









Alt 2 – Ordermatch ej OK - Hur kan beställaren/attestanten få hjälp att kontera? Skicka på extrakontroll

Konterings-expert eller

likn. Kommentar


likn. Kommentar

Aktivt val av beställare – styrs ej av flöde.

Aktivt val av attestant – styrs ej av flöde.





AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

AutoSlut

kontroll










Alt 2 – Ordermatch ej OK - Huvuvdflöde




AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest

Annan granskareAvvikelsehantering


Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Slutkontroll











Aktivt val av beställare – styrs ej av flödet (Skicka till annan granskare)Skriver kommentar etc

Alt 2 – Ordermatch ej OK – Hur kan beställaren/attestanten få hjälp att kontera? Överlåt - skicka vidare uppgiften att göra kontrollattest till annan. granskare



AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto Slut-

kontroll
















AutomatiskMatchning

Ej OK


Betalningsattest



Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto Slut-

kontroll










Alt 2 – Ordermatch ej OK – Hur kan beställaren/attestanten få hjälp att kontera? Attestanten skickar till ytterligare granskare (kontrollattest)








Konteringav faktura

Kontrollattest


Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

AutoSlut

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura - huvudflöde

Fakturaankommer

Formaliakontroll

Fakturan styrs till granskare utifrån mottagarkod/namn




Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Autoslut

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura

Fakturaankommer

Formaliakontroll





Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto.Slut-

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura- Delegering av rätt att granska och beslutsattestera

Fakturaankommer

Formaliakontroll



Kontrollattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Alla kan se uppgiften – den som har möjlighet gör den.




Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto. Slut-

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura – Hur kan fakturagranskaren /attestanten få hjälp med kontering? Skicka på extrakontroll


likn. Kommentar


likn. Kommentar

Aktivt val av fakturagranskare – styrs ej av flöde.


Fakturaankommer

Formaliakontroll





Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto. Slut-

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura

Fakturaankommer

Formaliakontroll





Betalningsattest

Annan granskareAvvikelsehantering


Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto. Slut-

kontroll










Aktivt val av granskare – styrs ej av flödet – välj annan granskare

Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura – Överlåt kontrollattest till annan.Denna modell kan användas för att styra fakturan till gemensam 1:e konterare som sedan fördelar fakturan till rätt granskare.

Fakturaankommer

Formaliakontroll





Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

AutoSlut

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura - huvudflöde

Fakturaankommer

Formaliakontroll





Betalningsattest


Konteringav faktura

Kontrollattest

Attest avFaktura

Beslutsattest

Auto. Slut-

kontroll









Alt 3 – Faktura utan order – Vild faktura – Hur kan fakturagranskaren /attestanten få hjälp med kontering? Attestanten skickar till ytterligare granskare (kontrollattest)


Fakturaankommer

Formaliakontroll




Konteringav faktura

Kontrollattest



Betalningsattest

Granskare 4Sista granskare


Kontrollattest

Attest 1 avFaktura

Beslutsattest Auto. Slut-

kontroll






Styrs till rätt attestant utifrån ”ansvarskod” i konteringen, beloppsordning om flera ansvar på samma faktura.Eskalering/DelegeringBeslutsattest (Acceptera) av faktura innebär:• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har



FakturaGranskare 1Granskning/Konteringav faktura

Aktivt val av granskare – styrs ej av flödet – välj annan granskare

Alt 3 Samlingsfaktura

Fakturaankommer

Formaliakontroll

Fakturan styrs till förste granskare utifrån mottagarkod/namn


Attest 2 avFaktura

BeslutsattestAttest 3 avFaktura

Beslutsattest

FakturaGranskare 2Granskning/

Konteringav faktura

FakturaGranskare 3Granskning/

Konteringav faktura

Om attestant 2 skickar tillbaka till granskare så kommer fakturan inte att behöva gå via attestant 1 igen.

Granskare konterar och kontrollerar sin del av fakturan och skickar sedan vidare till annan granskare. Winst kontrollerar att hela fakturan är konterad innan den kan accepteras.

Påminnelser till användare från WinstAnvändaren får ett mail varje gång en faktura skickats för granskning eller attest.Påminnelser kommer att skickas till användaren enligt nedan. Påminnelser utgår från fakturans förfallodatum.Samma tider gäller för alla förvaltningar.• Fakturagranskare – Påminnelse skickas ut 10 dagar före förfallodatum.• Beslutsattestant Faktura Påminnelse skickas ut 5 dagar (kalenderdagar/arbetsdagar) före

förfallodatum. • Påminnelse om leveranskvittens skickas till beställaren om leveranskvittens ej är gjord 5 dagar

efter att fakturan har anlänt. (Parameter på fakturaleverantör)• Eftersom fakturan kan ankomma innan varorna levererats kommer en faktura att falla ut för

avvikelsehantering först efter 7 dagar efter att fakturan anlänt. (Parameter på fakturaleverantör). Leveranskvittensen finns dock tillgänglig så snart ordern är skickad.

• Påminnelser om att lev.avtal utgår enligt av UHB uppsatta parametrar


Hur kan en faktura ändras efter inläsning /ankomstkontroll?

Makulering av faktura • Skall göras av lokal administratör, (fakturastatus Fakturainformation måste kontrolleras).• Granskare/attestant skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar tillbaka

fakturan till lokal administratör (”inte min faktura”) – status blir ”granskare ej angiven”. Lokal administratör ”skickar tillbaka” fakturan till ankomsthantering (status blir ”Fakturainformation måste kontrolleras).

• Lokal administratör makulerar fakturan genom att ändra ”flöde” till makulerad. Ändra förfallodag• Skall göras av lokal administratör, (fakturastatus Fakturainformation måste kontrolleras).• Granskare/Attestant skriver kommentar om att förfallodatum skall ändras och skickar tillbaka

fakturan till lokal administratör (”inte min faktura”) – (status blir ”granskare ej angiven”). Lokal administratör ”skickar tillbaka” fakturan till ankomsthantering (status blir ”Fakturainformation måste kontrolleras) Förfallodatum kan nu ändras. Nytt förfallodatum skickas till Horisonten vid slutkontering..

• OBS När fakturan skickas tillbaka kommer den kontering som gjorts att försvinna. Fakturan måste konteras och attesteras igen. Den ursprungliga konteringen kan återfinnas under ”Visa utökad logg”.

• Huvudregel är därför att användaren kontaktar Intraservice som gör ändring direkt i Horisonten.

. NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A 71

Tillgång till fakturor i Winst och sekretesshantering

72

Tillgång till fakturor i Winst• I standardversionen av Winst kan rätten att se fakturor begränsas till sina egna fakturor eller

till hela förvaltningens.• En ”vanlig användare” i Winst (beställare, fakturagranskare, attestant) ser i

grunduppsättningen endast sina egna fakturor. Med se menas:• ser fakturorna i sin ”listvy” över fakturor, där man kan söka fakturor utifrån status, eller

med filter (avvaktande, hanterade osv). • eller kan söka i Winst’s funktion för avancerad sökning av fakturor. (Leverantör,

vernummer, konteringsinformation (en koddel, valfri).• Med sina egna fakturor menas de fakturor som man själv har hanterat eller borde ha

hanterat, (granskat, attesterat, haft för granskning men skickat vidare, fått för extra kontroll). = Hanterade fakturor Dessutom ser man de fakturor som man skall åtgärda (granska eller attestera eller svara på förfrågan om extrakontroll) = Avvaktar hantering.

• Om en användare delegerar sin rätt att ”granska fakturor” eller att ”attestera fakturor” så kommer den som användaren delegerat till, att utöver sina egna fakturor, också se de fakturor som man fått delegerat till sig. De kommer att vara synliga i ”listvyn” till dess de är klara. När den ordinarie användaren attesterat kommer den som har attesträtten delegerad inte längre att kunna se fakturorna. Om istället den som var delegerad utför uppgiften att attestera kommer både den delegerade och den ordinarie att se fakturorna när de är klara.


Tillgång till fakturor i Winst

• En faktura som är matchad mot en order med automatik kan ses av den som gjorde beställningen/ordern. Attestanten av beställningen anses inte ha hanterat fakturan och kan därför inte se en sådan faktura. – Däremot kan man se ordern.

• En lokal fakturaadministratör/systemförvaltare ser alla organisationens = förvaltningens fakturor (både de som är klara och de som avvaktar åtgärd).

• Den lokala fakturaadministratören/systemförvaltaren måste bistå med att vid behov söka fram fakturor för en viss leverantör etc.

• Det finns också möjlighet att ge en användare möjligheten att se hela förvaltningens fakturor.• Rätten att se sekretessfakturor följer samma mönster som ovan, dvs en ”vanlig användare”

kan se de sekretessfakturor som han/hon har eller ska hantera. En användare med sekretessbehörighet som ser alla fakturor ser därmed samtliga förvaltningens sekretessfakturor.

• Det pågår också ett utvecklingsarbete tillsammans med Winst för att möjliggöra att en användare kan se alla fakturor som konterade på ett ansvar eller en nivå i organisationen. En användare skulle då kunna se alla fakturor som är konterade på en sektor eller avdelning.


Sekretessmarkering av fakturor i Winst

• En faktura kan sekretessmarkeras i Winst på 3 olika sätt:1. En fakturaleverantör kan markeras som ”Sekretessleverantör” vilket innebär att alla

fakturor som kommer från den leverantören blir sekretessmarkerade redan vid inläsningen. Gäller samtliga leverantörens fakturor för samtliga förvaltningar.

2. En märkning kan läggas i referenstabellen, (mottagarregistret), vilket innebär att alla vilda fakturor som skickas till denna mottagarkod kommer att bli sekretessmarkerade.- I normalfallet skall denna variant ej användas eftersom det kan innebära att för många sekretessfakturor blir markerade.

3. En faktura kan sekretessmarkeras av en användare i flödet t ex när den når beställaren - vid avvikelsehantering (ordermatchning ej ok) eller när den når fakturagranskaren - vild faktura.

• För en faktura som är sekretessmarkerad via 1-3 ovan kan markering tas bort av en användare i flödet som har behörighet att hantera sekretessfakturor.

• För att en användare skall kunna göra denna sekretessmarkering krävs att den har behörighet (rollen) att hantera sekretessfakturor. Denna roll kommer aktivt att tilldelas en användare vid uppläggning av ny användare eller vid behov (av lokal systemförvaltare).


Sekretessmarkering av fakturor i Winst

Behörigheten (Rollen) att hantera sekretessfakturor innebär: • Att se en sekretessfaktura – enligt förutsättningarna på tidigare bilder• Att kunna göra en faktura till sekretessfaktura• Att kunna ta bort sekretessmarkeringen på en faktura.

Tänk på:En användare som skall vara attestant måste ha rollen (sekretesshantering) för att kunna attestera en sekretessmarkerad faktura.


Övrigt, visning av fakturor i Winst

Sekretessgrupper• I Winst finns inte möjligheten att skapa sekretessgrupper på samma sätt som i Gasell.• Om flera fakturagranskare (som inte är lokala fakturaadministratörer eller lokala

systemförvaltare) skall kunna se varandras sekretessfakturor så är lösningen att dessa delegerar rätten att ”granska fakturor” till varandra. Möjligheten för den delegerade att se fakturorna gäller dock endast fram till dess någon har granskat eller attesterat fakturan. Därefter kan endast den/de som hanterat fakturan se den.

• Den utveckling som pågår att kunna koppla användare till nivå i organisationen skulle kunna möjliggöra motsvarigheten till sekretessgrupper

Åtkomst från andra system• Man kommer inte att kunna titta på en Winst-faktura i Horisonten.• I Nekksus kan en användare titta på fakturor (som visa underlag) för den del av

verksamheten som han/hon har behörighet till, dvs minst för förvaltningen. Vid denna visning ser man precis som idag endast fakturabilden – inte fakturans fullständiga kontering, bilagda filer eller kommentarer.

• Sekretessmarkerade fakturor kan inte visas i Nekksus.


Listvy för visning av fakturor i Winst


Avancerad visning av fakturor i Winst


NEKK BtB |Utformningsprinciper Version A

Avvaktar hantering Användarens egna avvaktande fakturor (inkl delegerade)

Hanterade fakturor Användarens egna hanterade fakturor

Orderfakturor Användarens egna orderfakturor (hanterade)

Abonnemangsfakturor Användarens egna abonnemangsfakturor (hanterade)

En användare som endast ser sina egna fakturor kan se följande filter.

Alla fakturor Organisationens samtliga fakturor (inkl. order och abonnemangsfakturor)

Avvaktar användare + val av användare ger möjlighet att se avvaktande fakturor för en utvald användare.

Användarhistorik + val av användare ger möjlighet att se klara fakturor för en utvald användare.

En användare som ser alla fakturor kan dessutom se följande filter.

80

Documents

Version A 2013-04-22