VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ VYKDYMO FUNK IJA · VPC Viešųjų pirkimų centras VPĮ Viešųjų pirkimų įstatymas VPT Viešųjų pirkimų tarnyba VšĮ Viešoji įstaiga ŽI Žmogiškieji

1

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ VYKDYMO FUNKCIJA:

KONSOLIDAVIMO VEIKSMŲ PLANAS IR GAIRĖS

Parengta įgyvendinant Europos Sąjungos fondų finansuojamą projektą

„Pasirengimas bendrųjų funkcijų viešajame sektoriuje konsolidavimui“

Galutinė ataskaita 2018 m. liepos mėn.

2

Ataskaitos tikslas – pateikti VPC veiklai reikalingus sprendinius ir įrankius

Atlikta (atskiras dok.)

Projekto tikslas

Sudaryti VP pertvarkos strategiją, kuri užtikrintų konkurencingą , ekonomišką ir efektyvų VP vykdymą Vyriausybei atskaitingose įstaigose

Projekto uždaviniai

1. Esamos situacijos analizė

2. Pertvarkos alt. parengimas ir veiklos modelio sukūrimas

3. Veiksmų plano parengimas

4. VP centro veiklos procesų ir įrankių sukūrimas

Ataskaitos dalis Atsakomi klausimai / temos

I. Pertvarkos etapiškumas ir principai VP pertvarkos principai, etapai ir veiksmų planas, VPC / PO funkcijos ir atsakomybės

II. Kompetencijos centrai Kompetencijos centrų vystymo(-si) vizija, siūlomas VšĮ CPO LT veiklos modelis

III. VPC modelis ir procesai Org. VPC struktūra, KNA rezultatai, VPC ŽI poreikis ir valdymas, VP proceso valdymas ir kontrolė, KPI‘s, VPC veiklos tvarkos ir procesai

IV. Komunikacijos planas Pertvarka suinteresuotos šalys, komunikacijos tikslai ir priemonės

V. IT sistemos poreikis IT įrankio VPC veiklai reikalingumas ir pagrindiniai funkcionalumai

VI. Siūlomi pakeitimai teisės aktams Pertvarkai reikalingi / papildomi pokyčiai VPĮ ir kt. teisės aktuose

VII. Priedai Pridedami tvarkų / procesų / kt. dokumentai VPC veiklai

3

Turinys

Pertvarkos etapiškumas ir principai

VPC modelis ir procesai

Siūlomi pakeitimai teisės aktams

IT sistemos poreikis

Kompetencijos centrai

I.

II.

III.

V.

VI.

Komunikacijos planasIV.

PriedaiVII.

4

Ataskaitoje naudojamos sąvokos ir santrumpos

1/1 „Vienas iš vieno“ sąlygomis vykdytas viešasis pirkimas

BĮ Biudžetinė įstaiga

CPO Centrinė perkančioji organizacija

DU Darbo užmokestis

IS Informacinė sistema

KC Kompetencijų centras

LR Lietuvos Respublika

LRS Lietuvos Respublikos Seimas

LRV(K) Lietuvos Respublikos Vyriausybė (-ės kanceliarija)

MPP Metinis pirkimų planas

NBFC Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras

NT Nekilnojamasis turtas

PO Perkančioji organizacija

P.o.d. Pirkimo objekto dalis

Projektas „Pasirengimas vykdyti Vyriausybei atskaitingų institucijų bendrųjų funkcijų pertvarką (konsolidavimą)“, vykdomas pagal 2018 m. sausio 16 d. sudarytą sutartį Nr. LRVK-5/18

TCO Angl. Total cost of ownership įvertis

TVŪD Turto valdymo ir ūkio departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos

VĮ Valstybės įmonė

VP Viešasis pirkimas

VPC Viešųjų pirkimų centras

VPĮ Viešųjų pirkimų įstatymas

VPT Viešųjų pirkimų tarnyba

VšĮ Viešoji įstaiga

ŽI Žmogiškieji ištekliai

Centralizavimas | Daugiau nei vienos įstaigos atliekamų procedūrų vykdymo perkėlimas į vieną tam skirtą organizacinį vienetą (šiame kontekste –Viešųjų pirkimų centrą).

Konsolidavimas | Daugiau nei vienos įstaigos inicijuojamų pirkimų poreikio valdymo ir suformavimo perkėlimas vienam įgaliotam organizaciniam vienetui (šiame kontekste, jei neapibrėžta kitaip – kompetencijų centrui).

VP pertvarka | Esamos VP vykdymo sistemos reforma derinant centralizavimo ir konsolidavimo priemones.

Centralizuota ilgalaikio tiekimo sutartis | Prekių, paslaugų arba darbų pirkimo sutartis, kurioje nurodomas pirkimo objektas, laiko tarpas ir (arba) tiekiama apimtis; sudaroma tarp centralizuotai viešuosius pirkimus atliekančio subjekto ir vieno arba kelių tiekėjų.

5

I. Pertvarkos etapiškumas ir principai






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

6

Rekomenduojamas VP pertvarkos modelis: santrauka

VP pertvarkos modelis

VPC – BĮ NBFC dalis

Inicijuojamas VPC ir VPT bendradarbiavimas

• BĮ NBFC prie LR FM sukuriamas naujas padalinys – Viešųjų pirkimų centras (VPC).

• VPC, pagal sudarytus bendradarbiavimo susitarimus su PO, atlieka VP procedūras.

• Pasirinkta ir (teisiškai) galima forma VPT dalyvauja metodiniame VPC valdyme, teikia rekomendacijas.

• VPT išlieka nešališka VPC veiklą kontroliuojanti institucija.

Pertvarka vykdoma laipsniškai

Sudaromas mišriais principais paremtas pertvarkos planas:

• Pradedama nuo greitą ekonominį poveikį sukursiančių VP pertvarkos visai įstaigų imčiai (I etapas: „Greitas poveikis“),

• Tęsiama su aukštu 1/1 VP paplitimu pasižyminčių įstaigų sričių tarptautinių VP pertvarka (II etapas: „Didelis poveikis“),

• Plečiama konsoliduojamų VP imtis: pertvarkomi visos įstaigų imties tarptautiniai VP (III etapas: „Didinamas poveikis“),

• Plečiama konsoliduojamų VP imtis: pertvarkomi visos įstaigų imties supaprastinti VP (IV etapas: „Plėtra“),

• Prijungiami mažos vertės (10 tūkst. Eur ir didesnės vertės) VP visai įstaigų imčiai (V etapas: „Pilna apimtis“).

Įkuriami kompetencijos centrai

Poreikiui specifikuoti, derinti ir standartizuoti įkuriami kompetencijos centrai:

• „Horizontalūs“ kompetencijos centrai specifikuoja tam tikrų kategorijų VP poreikį visai PO imčiai.

• „Vertikalūs“ kompetencijos centrai tam tikrai įstaigų grupei (pagr.: pagal įstaigų sritis) veikia temos ekspertų komisijų / projektiniu / instituciniu pagrindu ir specifikuoja tam tikrus (specifinius) įstaigų srities pirkimus (derina su standartu, kitųįstaigų inicijuotais pirkimais) nuo nustatytos VP apimties. Pirkimo procedūras atlieka VPC.

• VP, kurie nepatenka į kompetencijos centrų apimtį, specifikuoja pačios PO.

Tikslas: VP konkurencingumas , ekonomiškumas ir efektyvumas

7

VP funkcijos centralizavimas leistų per metus sutaupyti nuo 200 mln. Eur iki 300 mln. EurCentralizavimo rezultatas Prielaidos Metiniai sutaupymai

Ekonomiškumas:

Masto ekonomija ir ekonominio tikslo nustatymas

Sutaupoma 10–15% visų tarpt. / supaprastintų VP vertės.

Santykis grįstas užsienio šalių moksliniais tyrimais (žr. apačioje) ir šalies pirkimų centralizavimo praktika.

118,2–177,3mln. Eur

Konkurencingumas:

VP proceso skaidrinimas, prielaidų 1/1 VP mažinimas

Sutaupoma 20–30% 1/1 sąlygomis vykdytų VP vertės.

Santykis grįstas užsienio šalių moksliniais tyrimais (žr. apačioje) ir šalies pirkimų centralizavimo praktika.

81,7–122,5mln. Eur

Efektyvumas:

Centralizuojamos ir standartizuojamos VP procedūros

• VP procedūrų skaičiaus mažėjimas dėl skirtingų įstaigų VP poreikio konsolidavimo: 10– 20% (lieka 2,9–3,3 tūkst. VP).

• Standartizuotos procedūros leidžia 1 VP specialistui atlikti 20–25 VP per metus (tarpt. irsupapr. VP įvykdyti reikalingi 119–168 etatai).

• VP specialistų veiklą papildo 1 aptarnaujančio personalo etatas, tenkantis 3 VP specialistų etatams (reikalingi 40–56 etatai).

8,3–10,3mln. Eur

Pastabos

• Pasirinktos sutaupymų prielaidos laikytinos konservatyviomis.

• Galimų sutaupymų skaičiavimas apima supapr. ir tarpt. VP vykdymą (be mažos vertės VP).

• Centralizavus VP procedūras, numatomi sutaupymai (8,3–10,3 mln. Eur) skirtini (i) IT įrankių diegimui / tobulinimui, (ii) VP specialistų DU fondo didinimui.

‒ Skaičiuojama, kad VP specialistų skaičius visoje įst. imtyje sumažės nuo dabartinių 714 etatų iki 53 etatų.

‒ Ilguoju laikotarpiu VPC numatomas specialistų poreikis: 224 etatai.

‒ KNA rezultatų pristatymas su tiksliomis prielaidomis: sk. „VPC modelis ir procesai“.

NB: neįtraukta nauda, sukuriama gerinant VP poreikio valdymą (vykdant KC f-jas, VP konsoliduojant). Skirtingų šaltinių teigimu, pažangus poreikių valdymas (angl. demand management) kuria keletą kartų didesnį poveikį sutaupymams nei masto ekonomija / konkurencingumo užtikrinimas.

2.3.1.3.

Informacijos šaltiniai ir prielaidų pagrįstumas:

• S. Baldi, D. Vannoni „The Impact of Centralization, Corruption and Institutional Quality on Procurement Prices: An Application to Pharmaceutical Purchasing in Italy“ (2014 m.)

• EBPO „Centralised Purchasing Systems in the European Union“, Nr. 47 (2011 m.)

• EBPO „Centralized and Decentralized Public Procurement“, Nr. 29 (2000 m.)

• C. Calabrese et al. „Centralization and Networking in Italian NHS, European Benchmarking and Performance Evaluation“ (2010 m.)

8

Rekomenduojami VP pertvarkos etapai

Pastabos:

• VPC iš PO perima tik naujai pradedamas VP procedūras.

• Į konsolidavimo apimtį neįtraukiama Lietuvos kariuomenė (dėl VP vykdymo pagal LR Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įst. taikymo).

• I etapas „Greitos pergalės“: pasirinktos prekės ir paslaugos, kurių konsolidavimas leidžia pasiekti (i) masto ekonomijos efektą (kuras, biuro popierius) / (ii) sutaupymus diegiant pilnų kaštų modelį (transporto priem.) / (iii) standartizuotą (iki šiol problematišką) VP procesą (tarnybinės kelionės).

• II etapas „Didelis poveikis“: pasirinktos rizikingos (pagal 1/1 VP apimtį Eur) įst. sritys.

Siūloma rinktis 2 įst. sritis

2019 2020 2021 2022 2023

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

2022-07-01

III etapas: „Didinamas poveikis“– Visos likusios įst. sritys (559 įst.)Apimtis: tarptautiniai VP

2021-01-01

VPC veiklos pradžia

IV etapas: „Plėtra“– Visos įst. sritys (559 įst.)Apimtis: tarpt. + supaprastinti VP

– 3 732 VP– 1,1 mlrd. Eur

V etapas: „Pilna apimtis“– Visos įst. sritys (559 įst.)Apimtis: tarpt. + supapr. + mažos vertės VP (>10 tūkst. Eur)

– 6 271 VP– 1,1 mlrd. Eur

Centralizuotų VP apimtis(vnt. ir mln. Eur)

2019-07-01VP nuo 10 tūkst. Eur:– 79 VP– 44 mln. Eur

2019-07-01

I etapas: „Greitos pergalės“– Tarnybinės kelionės (6350 ir 6351)– Kuras (0910)– Biuro popierius (30197630-1)– Transporto priemonės (34100000-8)Apimtis: 559 įst., VP nuo 1 Eur

2020-01-01

2022-01-01

II etapas: „Didelis poveikis“– Sveikatos apsaugos srities įst. investiciniai VP (3310), 60 VP už 12 mln. Eur– Susisiekimo srities įst., 76 VP už 197 mln. Eur– Vidaus reikalų srities įst., 91 VP už 146 mln. Eur– Švietimo srities įst., 133 VP už 73 mln. EurApimtis:– Tarptautiniai VP

– 215–303 VP– 129–387 mln. Eur

–

– 1 018 VP– 775 mln. Eur

2.3.2.1.1.3.3.

9

Veiksmų planas VPC steigimui ir I etapo įgyvendinimui

2018 2019

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

BĮ NBFC vad. | VPC vad.

12. Vykdyti I etapo VP procedūras VPC vad.

2. Parengti ir priimti LRV protokolinį nutarimą dėlVP pertvarkos vykdymo

13. Vykdyti pasirengimą kitiems pertvarkos etapams VPC vad.

Uždaviniai:

8. Įrengti VPC darbo vietas

BĮ NBFC vad.

2018-08-01

VPC vad.

Suformuota starto komanda:2018-11-01

Veiklos pradžia: 2019-07-01

5. Pakeisti BĮ NBFC struktūrą ir nuostatus

BĮ NBFC vad. | LRV

9. Vykdyti komunikaciją su PO

3. VPĮ pataisos projekto rengimas, derinimas ir VPĮ pakeitimas LRS*

7. Pasirašyti bendradarbiavimo susitarimus su PO (+ PO įgaliojimai VPC)

LRV

1. Paskirti VP pertvarkos projekto vadovąir suformuoti veiklos uždavinius

2018-09-014. Parengti ir priimti LRV nutarimą dėl VP f-jos centralizavimo(bendradarbiavimo susitarimas ir jų sudarymas su PO,BĮ NBFC biudžeto suformavimas su VPC skirtomis lėšomis)

6. Suformuoti VP pertvarkos projekto starto komandą

BĮ NBFC vad. | LRV

BĮ NBFC vad.

VPC vad.

BĮ NBFC vad.

10. Parengti IT ir kt. priemones VPC darbui (proceso valdymoIT sistema, vidinės tvarkos ir stand. dokumentai, VP organizavimo gairės,procesų aprašymas, kt.)

VPC vad.

11. Surengti konkursą į VP specialistų ir VPC veiklą aptarnaujančiųspec. darbo vietas ir pasirašyti DS

VPC vad.

Atsakingas

Pastabos:

• Detalesnį uždavinių įgyvendinimo veikslų planą rengs suformuota starto komanda.

• * – Laikoma, kad VPĮ pakeitimas nėra būtina sąlyga tolimesniam veiksmų planui vykdyti.

2.3.1.6., 2.3.2.1.1.3.3.

10

VP valdymo principai

Aiškus veiklų ir atsakomybių atskyrimas

Veiklos rezultatų vertinimas ir kontrolė

Profesionalumas, etika ir atvirumas

Orientacija į rinką

Pirkimų ir procedūrų ekonomiškumas

• Pirkimų poreikio formavimas (PO / kompetencijų centrai) atskirtas nuo pirkimo procedūrų vykdymo (VPC).

• Apibrėžtas pirkimo procesas ir jo dalyvių atliekamos užduotys:

‒ Įstaiga (PO) visais atvejais atsakinga už pirkimo inicijavimą ir biudžeto vykdymą,

‒ VPC atsakingas už efektyviai atliekamas pirkimo procedūras ir metodinę lyderystę,

‒ VPC atsakingas už PO palankiausio ekonominio rezultato siekimą.

• Pagal nustatytus objektyvius, kiekybinius rodiklius periodiškai atliekami:

‒ VPC (atskirai: padalinių ir darbuotojų) veiklos rezultatų vertinimai,

‒ Nuolat: PO / kompetencijų centrų paraiškų (specifikacijų) vertinimai pagal 1/1 kriterijų ir kitus VPC nustatytus, EK šiuo metu sekamus VP kriterijus,

‒ Nuolat: PO teikiamų paraiškų atitikimas metiniam pirkimų planui ir procedūrų skubumas.

• Vykdydamas pirkimus, VPC siekia skaidrumo ir konkurencingumo.

• VPC darbuotojai yra nepriekaištingos reputacijos ir aukštos kompetencijos.

‒ Tam užtikrinti vykdoma griežta darbuotojų atranka.

• Pagal nustatytas taisykles nuolat tiriami galimi interesų konfliktai.

• Visuomenei ir įstaigoms teikiami atviri duomenys.

• VPC pozicija – aktyvus rinkos dalyvis ir formuotojas.

• VPC užtikrina VP rinkos analizę, proaktyvų konkurencijos skatinimą, bendravimą su tiekėjais ir rinkos konsultacijų vykdymą.

• Visi pirkimai atliekami siekiant geriausio kainos ir kokybės santykio rinkoje.

• VP procedūros atliekamos laiku ir efektyviai:

‒ Naudojamos standartizuotos VP dokumentų formos,

‒ Pirkimo procesas ir komunikacija su PO vykdoma el. erdvėje,

‒ Kaupiami ir sistemingai analizuojami duomenys apie pirkimų procesą ir rezultatus.

VP valdymo diegimo, rizikų mažinimo ir valdymo bei VP f-jos matavimo ir kontrolės gairės

2.3.2.1.1.2.2.

Valdysenos (angl.governance) modelio kūrimas

• Naujai kuriamas ir prie VP konsolidavimo eigos pritaikomas teisiškai privalomų taisyklių rinkinys VP įgaliojimams suteikti (autorizuoti).

• Įteisinami VP vykdymo / autorizavimo lygiai (pagal institucinį pavaldumą ir VP vertę).

• NB: diegiamos taisyklės pavyzdys: įstaiga be ministro ar jo įgalioto asmens patvirtinimo negali užbaigti VP procedūrų, kai sutartiesvertė viršija nustatytą santykį su įstaigos metiniu biudžetu (pavyzdys iliustruojamas Esamos situacijos analizės ataskaitoje, žr. 95 sk.).

Siū

lom

asp

apild

om

as p

oky

tis

11

Funkcijų ir atsakomybių pasiskirstymas (1/4): planavimas ir inicijavimas

VP procesas PO Kompetencijų centras / PO VPC

Metinio pirkimų plano (MPP) parengimas

• Formuoja, tvirtinta ir skelbia MPP.

• Esant poreikiui, atlieka MPP patikslinimus.

V (paskutiniame) etape:

• Formuoja ir tvirtina MPP.

• Esant poreikiui, inicijuoja MPP patikslinimus.

• MPP pagrindu konsoliduoja savo koordinuojamos srities pirkimus.

• Atlieka pirminius rinkos tyrimus (numatomos pirkimų vertės planavimo tikslais).

• Susipažįsta su MPP informacija.

• Konsoliduoja pirkimus (apie tai informuoja PO).


• Koordinuoja MPP formavimą.

• Skelbia MPP.

Pirkimo inicijavimas

• Suformuoja poreikį.

• Užpildo pirkimo paraišką ir nurodo esminius reikalavimus pirkimo objektui.

• Atlieka detalų rinkos tyrimą (konkurencijos užtikrinimo tikslais).

• Pagal PO pateiktą informaciją ir taikomus standartus parengia ir su PO suderina tiekėjų konkurenciją užtikrinančią techninę specifikaciją (TS), kitus spec. reikalavimus tiekėjų kvalifikacijai ir sutarties vykdymui.

• Užtikrina, kad būtų palaikomas minimalus / leistinas pirkimų iš vienintelio tiekėjo lygis kuruojamoje srityje.

• Rengia atsakymus į tiekėjų pateiktus klausimus / pasiūlymus dėl TS.

• Organizuoja rinkos konsultacijas.

• PO vardu skelbia TS.

• Atlieka TS ir kitų spec. reikalavimų kontrolę: vertina, ar nėra perteklinių reikalavimų, ar neribojama konkurencija (jei taip, grąžina PO tikslinimui).

Siūlomas atsakomybių ir funkcijų tarp PO – Kompetencijų centro / PO – VPC pasiskirstymas

2.3.2.1.1.2.1., 2.3.2.1.2.

Bendradarbiavimo susitarimo tarp VPC ir PO projektas pateikiamas ataskaitos prieduose.

12

Funkcijų ir atsakomybių pasiskirstymas (2/4): pirkimų vykdymas


Pirkimo vykdymas

• Pasirašo pirkimo sutartį.

• Teikia VP vykdymui reikalingą informa-ciją.

• Parengia atsakymus į tiekėjų pateiktus klausimus / pasiūlymus dėl TS ir kitų spec. reikalavimų.

• Vertina tiekėjų pasiūlymų atitikimą TS ir kitiems spec. reikalavimams.

• Dalyvauja derybose su tiekėjais (TS ir spec. reikalavimų klausimais).

• Vertina tiekėjo, kurio pasiūlymas gali būti pripažintas laimėjusiu, kvalifikacijos atitikimą spec. reikalavimams.

• Jei tiekėjo pasiūlyta neįprastai maža kaina, pateikia išvadą dėl kainos pagrindimo tinkamumo.

• Atstovai įtraukiami į VP komisijos sudėtį, priima sprendimus.

• Parengia pirkimo sąlygas (PS) ir pirkimo sutarties projektą.

• Skelbia apie pirkimą.

• Kviečia tiekėjus teikti pasiūlymus.

• Bendrauja su tiekėjais, administruoja tiekėjų klausimus ir atsakymus į juos, rengia atsakymus į tiekėjų klausimus dėl bendrųjų reikalavimų.

• Vertina tiekėjų pasiūlymus (ekonominę dalį) ir jų kvalifikacijos atitikimą bendriesiems reikalavimams.

• Turi teisę inicijuoti VP sustabdymą / nutraukimą, esant reikšmingiems konkurencijos ribojimo požymiams.

• Organizuoja ir veda derybas su tiekėjais.

• Organizuoja tiekėjo, kurio pasiūlymas gali būti pripažintas laimėjusiu, kvalifikacijos tikrinimą, vertina atitikimą bendriesiems reikalavimams.

• Rengia Viešųjų pirkimų komisijos protokolus.

• Parengia pirkimo sutartį pasirašymui.

• Atstovai įtraukiami į Viešųjų pirkimų komisijos sudėtį, priima sprendimus.

Sprendimą dėl pasiūlymų vertinimo kriterijų ir pirkimo būdo priima VP komisija, tačiau:

• Pasiūlymų vertinimo kriterijus ir pirkimo būdą siūlo PO, jei yra – KC.

• VPC, vadovaudamasi vidinėmis ir su VPT suderintomis VP organizavimo gairėmis ir lygindama panašios apimties / turinio VP, rekomenduoja PO pasiūlytus kriterijus ir būdą priimti / koreguoti.


2.3.2.1.1.2.1., 2.3.2.1.2.


13

Funkcijų ir atsakomybių pasiskirstymas (3/4): pretenzijų nagrinėjimas


Pretenzijų nagrinėjimas

• Teikia komentarus / informaciją, susijusią pradiniu poreikiu.

• Nagrinėja pateiktas pretenzijas (dėl TS ir kitų spec. reikalavimų).

• Teikia komentarus / informaciją, susijusią su TS ir kitais spec. reikalavimais.

• Atstovai įtraukiami į Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisijos sudėtį, priima sprendimus.

• Nagrinėja pateiktas pretenzijas dėl VP proceso.

• Rengia atsakymo į pretenziją projektą.



2.3.2.1.1.2.1., 2.3.2.1.2.


14

Funkcijų ir atsakomybių pasiskirstymas (4/4): ataskaitų / skelbimų teikimas

Ataskaita / skelbimas PO Kompetencijų centras / PO VPC

Pirkimo procedūrų ataskaitos (VPĮ 96 str. 2 d. 1 p.)

• Teikia ataskaitas apie savo vykdytų pirkimų procedūras.

Visų per kalendorinius metus sudarytų pirkimo sutarčių ataskaita (VPĮ 96 str. 2 d. 2 p.)

• Teikia ataskaitą.


• Teikia informaciją VPC apie savo įvykdytus mažos vertės pirkimus.

– V (paskutiniame) etape:

• Teikia ataskaitas.

Skelbimai apie pirkimo sutarčių sudarymą ir jų pakeitimus (VPĮ 33 str.)

Laimėjusio dalyvio pasiūlymas, sudaryta pirkimo sutartis ir jų pakeitimai (VPĮ 86 str. 9 d.)

• Teikia informacija VPC apie VPC vykdytų VP metu pasirašytas sutartis ir apie pasirašytus VPC rengtus sutarčių pakeitimus.

• Skelbia informaciją apie savo vykdytų VP metu pasirašytas sutartis ir savo rengtus pasirašytus sutarčių pakeitimus.

– • Skelbia informaciją apie savo vykdytų VP metu PO pasirašytas sutartis, laimėtojo pasiūlymus ir apie savo rengtus PO pasirašytus sutarčių pakeitimus.


2.3.2.1.1.2.1., 2.3.2.1.2.


15

II. Kompetencijos centrai






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

16

Siūloma kompetencijos centrų funkcija – pirkimo poreikio specifikavimas

Viešųjų pirkimų centras

(837 mln. Eur ir 2,5 tūkst.VP)

→ Tarn. kelionių aptarnavimas

Poreikio inicijavimas / sutarties vykdymas Poreikio specifikavimasVP procedūrų vykdymas

Visi tarptautiniai, supaprastinti ir mažos vertės VP:

‒ 559 įst.

‒ 198 tūkst. VP (3,7 tūkst. VP –tarptautiniai ir supaprastinti)

‒ 1,4 mlrd. Eur (1,2 mlrd. Eur –tarpt. ir sup. VP)

Pastabos

• Viršuje nurodyti bendrųjų ir specifinių VP dydžiai (vertė ir skaičius) apima tarptautinius ir supaprastintus VP.

Bendri daugeliuiįst. VP

Specifiniai VP

Biuro ir veiklos aptarnavimo VP[10% vertės ir 14% VP sk.]

NT ir su NT susiję VP[10% vertės ir 8% VP sk.]

Tarnybinės kelionės ir susiję VP[4% vertės ir 0,5% VP sk.]

IT[9% vertės ir 11% VP]

Transporto priemonės[0,1% vertės ir 0,4% VP sk.]

Susisiekimas[25% vertės ir 4% VP sk.]

Sveikatos apsauga[15% vertės ir 43% VP sk.]

Krašto apsauga[7% vertės ir 1% VP sk.]

Vidaus reikalai[8% vertės ir 3% VP sk.]

Švietimas[3% vertės ir 6% VP sk.]

Kt.[9% vertės ir 11% VP sk.]

VĮ (→ AB) „Turto bankas“

VšĮ CPO LT

BĮ NBFC

BĮ TVŪD prie LR VRM / kt. įst.

LR SM

LR SAM

GRA / IPD prie LR KAM (esami KC)

TVŪD

LR ŠMM

‒ TB tampa centralizuoto turto valdytoju‒ Apribojamas PO biudžetas, skirtas NT (siejant su NT centralizavimo planu)

‒ Harmonizuoja biuro ir veiklos aptarnavimo VP poreikį‒ Pildo VP specifikacijų katalogą‒ Aptarnauja visas PO ir vykdo VP procedūras

‒ Specifikuoja poreikį‒ Atsakingas už tarn. kelionių aptarnavimą

‒ Valdo ir konsoliduoja transporto ūkio poreikį

‒ Instituciniu / projektiniu pagrindu

‒ Instituciniu / projektiniu pagrindu

‒ Esamų kompetencijos / procedūrų vykdymo centrų pagrindu

‒ Plečiamos funkcijos ir apimtis

‒ Instituciniu (UPC, ŠAC ar kt.) / projektiniu pagrindu

‒ Specifikuoja PO arba projektiniai kompetencijų centrai

PO / projektiniai komp. centrai

Esama įst. / CIO‒ Priklausomai nuo valstybinės IT konsolidavimo

strategijos

→ <10 tūkst. vertės VP vykdo PO

2.3.2.1.1.5.2–3

17

Kompetencijos centrų vizija ir veikla

Kompetencijos centrų vystymo (2 m., 5 m., 10 m.) vizija

Instituciniu pagrindu kuriami „vertikalūs“ ir „horizontalūs“ kompetencijų centrai (KC).

KC funkcijos:

• Poreikio standartizavimas,

• Techninių specifikacijų rengimas,

• Rinkos tyrimų vykdymas,

• Metodinės pagalbos teikimas PO.

VP inicijuoja PO, procedūras vykdo PO / VPC.

Formuojama naujos KC funkcijos (kompetencijos):

• Srities valdysena,

• Poreikio valdymas.

Veikimas pilna apimtimi.

KC yra toliau adaptuojami ir modifikuojami pagal PO poreikius.

Tarpusavyje derinami ir valdomi įstaigų poreikiai, ištekliai.

2 m. 5 m. 10 m.

Kompetencijos centrų veikla

Pirkimo objektas / veikla Kompetencijų centras / pavaldumas

„Horizontalūs“ KC(pagal pirkimo objektą)

NT ir su NT susiję VP VĮ (→ AB) „Turto bankas“ (taip pat ir pirkimų vykdytojas)

Biuro ir veiklos aptarnavimo VP VšĮ CPO LT (taip pat ir pirkimų vykdytojas)

Tarnybinės kelionės ir susiję VP BĮ NBFC (kelionių organizavimas vykdomas pasirinktu modeliu)

IT įranga, priežiūra ir paslaugos CIO ar kita įstaiga (valstybinės IT konsolidavimo strategijos lyderis)

Transporto priemonės ir jų priežiūra BĮ TVŪD prie LR VRM ar kita įstaiga

„Vertikalūs“ KC(pagal įstaigų sritis)

Susisiekimo srities specifiniai VP LR SM

Sveikatos apsaugos srities specifiniai VP LR SAM

Krašto apsaugos srities specifiniai VP GRA / IPD prie LR KAM pagrindu (esami KC)

Vidaus reikalų srities specifiniai VP BĮ TVŪD prie LR VRM

Švietimo srities specifiniai VP LR ŠMM

Projektiniai KC Specifinės sritys, pvz., mokslinė įranga Formuojama projektiniu pagrindu

2.3.2.1.1.5.2–3

18

Kompetencijų centrų poveikis ir veiklos kaštai priklausys nuo jų formos ir atliekamų f-jų

2.3.2.1.1.5.2–3

Esamo VP poreikio valdymo problematika ir rekomenduojama KC veikla bei kaštai

• Sprendimai dėl poreikio VP turiniui ir apimtims yra priimami ir tvirtinami organizacijų / jų padalinių viduje.

‒ Paprastai remiamasi vien PO sukaupta patirtimi ir žiniomis.

‒ Jų ne visada pakanka tinkamam poreikiui suformuoti.

• Trūksta sistemos grandies, kuri užtikrintų suformuoto VP poreikio aktualumą ir reikalingumą.

• Pagrindinė paskata ir VP įgyvendinimo kokybės matmuo – paskirto biudžeto įvykdymas.

• Trūksta veiksnių, skatinančių taupyti VP numatytą biudžetą ir perskirstyti sutaupymus kitoms naudoms.

• Tarp Projekto imties PO skiriasi VP procedūrų vykdymo brandos lygis.

• Procedūrų efektyvumui trūksta „srautavimo“ ir nuoseklaus požiūrio į jų vykdymą.

I. Poreikio suformavimas

II. Biudžeto suformavimas ir

tvirtinimas

III. VP procedūrų įvykdymas

Kompetencijų centrai:

• Kuriama nauda:

‒ Žinios | Kompetencijos, reikalingos tinkamam tam tikro tipo VP poreikiui suformuoti, yra kaupiamos ir sutelkiamos.

‒ Konsolidavimas | Skirtingi VP derinami tarpusavyje, konsoliduojami.

‒ Kontrolė | PO suformuotas VP poreikis (turinys, apimtys) tikrinami racionalumo ir tinkamumo atžvilgiu; prireikus, poreikį siūloma koreguoti.

‒ Apimtys | Bendras VP skaičius mažėja (dėl konsolidavimo ir poreikio koordinavimo, kontrolės).

‒ Poveikis | VP pertvarkos nauda (žr. 8 sk.) didėtų 2–3 kartus, VP procedūrų centralizavimą papildant VP poreikio valdymo gerinimu.

• Reikalingi kaštai:

‒ Forma | Priklauso nuo pasirinktų KC formų, apimties, priskirtų f-jų (projektiniai / instituciniai / ministerijų lygmeniu, kt.).

‒ Specialistai | Pagr. kaštai: aukštų kompetencijų specialistai.

‒ Kaštai mažėja, diegiant praktiką suburti projektinius KC (panašaus tipo investicijų konsolidavimui, derinimui; pvz.: LR SAM medicininės įrangos VP).

VPC:

• Centralizavimas | Procedūrų vykdymas centralizuojamas ir standartizuojamas.

• Nauda | Poveikis kuriamas dėka papildomos suformuoto VP poveikio kontrolės, nuoseklaus procedūrų vykdymo ir tobulinimo (žr. 8 sk.).

19

CPO LT išlieka VP vykdančiu „horizontaliu“ kompetencijos centru; pilnam poveikiui pasiekti reikalinga tolimesnė plėtra (1/3)

2.3.2.1.1.5.2

CPO LT šiandien: siekis katalogo įvairovei

• Privalumas: platus tiekėjų ir prekių / paslaugų / darbų pasirinkimas, pvz.:

‒ A4 formato biuro popierius: 7 tiekėjai, 32 skirtingos rūšys:

‒ 9 rūšys balto (nuo ekologiško iki eksliuzyvinio, nuo 75 g/m2 iki160 g/m2).

‒ 4 rūšys spalvoto (pastelinis ir ryškiaspalvis, 80 g/m2 ir 160 g/m2).

‒ 13 rūšių A4 formato.

‒ 6 rūšys A3 formato.

‒ 8 rūšys ruloninio (skirtingų išmatavimų).

• Privalumas: katalogas patogus vienkartiniams pirkiniams.

• Trūkumas: sudaromos prelim. sutartys su dauguma ar visais pasiūlymuspateikusiais tiekėjais; visas kiekis padalinamas skirtingiems tiekėjams(taip neišnaudojama masto ekonomija daugiausiai / dažniausiaiužsakomoms, kiekio nuolaidai jautrioms prekėms), pvz.:

‒ Degalų į talpyklas pristatymo paslaugos:

‒ A-95 benzinas ir dyzelinis kuras: 9 tiekėjai.

‒ Suskystintos naftos dujos į talpyklas: 5 tiekėjai.

‒ Kataloge nėra stambiųjų tiekėjų (pvz., Circle K, Lukoil, Neste).

• Trūkumas: individuali analogiškų katalogo prekių kaina priklauso nuokonkretaus užsakymo ir perkamo kiekio, pvz.:

‒ B klasės A4 formato biuro popieriaus kaina skiriasi 16%:

‒ nuo 2,5531 Eur su PVM (perkant 2 085 vnt.)

‒ iki 2,9645 Eur su PVM (perkant 20 vnt.)

‒ Segtuvo su svertiniu prispaudimo mechanizmu kaina skiriasi 270%:



‒ Acetilsalicilo rūgšties (Asprino) (100mg, tabletė) kaina skiriasi 283%:

‒ nuo 0,002465 Eur be PVM (perkant 5 000 vnt.)

‒ iki 0,009435 Eur be PVM (perkant 600 vnt.)

‒ Paracetamolio (500mg, tabletė) kaina skiriasi 56%:



20


2.3.2.1.1.5.2

VP pertvarkos tikslas – masto ekonomija

• Konsoliduojamas (sujungiamas) poreikis, bendras kelioms PO.

• Pirkimo objektas skaidomas į dalis taip, kad būtų užtikrinama aukštatiekėjų konkurencija.

• Perkant bendrą prekių / paslaugų / darbų kiekį iš 1 / 2 tiekėjų:

‒ Derimasi dėl metinių apimčių, o ne dėl kiekvieno konkretausužsakymo; tokiu būdu pasiekiama masto ekonomija irkonkurencingiausia rinkos kaina.

‒ Geriausia rinkos kaina taikoma visoms įstaigoms, nepriklausomai nuojų perkamo kiekio.

• Masto ekonomijai jautrios prekių grupės: kuras, biuro popierius,tarnybiniai automobiliai (žr. VP pertvarkos etapą „Greitos pergalės“),pvz.:

‒ Konsolidavus VP poreikį, įstaiga, pirkusi 600 vnt. aspirino tablečių,mokėtų ~3 kartus mažesnę kainą.

‒ Degalų į talpyklas pristatymo paslaugų pirkime dalyvaujantdidiesiems kuro tiekėjams, kaina, tikėtina, būtų žemesnė.

‒ Vertinant bendrai, sujungus metinius kiekius ir pasirinkus 1 ar 2tiekėjus, prekių / paslaugų / darbų kaina būtų ženkliai mažesnė ne tikmažesnius (keliasdešimt vnt.) bet ir vidutinius kiekius (tūkst. vnt.)užsakančioms PO.

CPO LT šiandien: siekis katalogo įvairovei

• Privalumas: platus tiekėjų ir prekių / paslaugų / darbų pasirinkimas, pvz.:

‒ A4 formato biuro popierius: 7 tiekėjai, 32 skirtingos rūšys:

‒ 9 rūšys balto (nuo ekologiško iki eksliuzyvinio, nuo 75 g/m2 iki160 g/m2).

‒ 4 rūšys spalvoto (pastelinis ir ryškiaspalvis, 80 g/m2 ir 160 g/m2).

‒ 13 rūšių A4 formato.

‒ 6 rūšys A3 formato.

‒ 8 rūšys ruloninio (skirtingų išmatavimų).

• Privalumas: katalogas patogus vienkartiniams pirkiniams.

• Trūkumas: sudaromos prelim. sutartys su dauguma ar visais pasiūlymuspateikusiais tiekėjais; visas kiekis padalinamas skirtingiems tiekėjams(taip neišnaudojama masto ekonomija daugiausiai / dažniausiaiužsakomoms, kiekio nuolaidai jautrioms prekėms), pvz.:

‒ Degalų į talpyklas pristatymo paslaugos:

‒ A-95 benzinas ir dyzelinis kuras: 9 tiekėjai.

‒ Suskystintos naftos dujos į talpyklas: 5 tiekėjai.

‒ Kataloge nėra stambiųjų tiekėjų (pvz., Circle K, Lukoil, Neste).

• Trūkumas: individuali analogiškų katalogo prekių kaina priklauso nuokonkretaus užsakymo ir perkamo kiekio, pvz.:

‒ B klasės A4 formato biuro popieriaus kaina skiriasi 16%:



‒ Segtuvo su svertiniu prispaudimo mechanizmu kaina skiriasi 270%:



‒ Acetilsalicilo rūgšties (Asprino) (100mg, tabletė) kaina skiriasi 283%:



‒ Paracetamolio (500mg, tabletė) kaina skiriasi 56%:



21


2.3.2.1.1.5.2

Rekomendacijos CPO LT plėtrai ir tolimesnei veiklos apimčiai:

• Kompetencijos centras | CPO LT funkcija – harmonizuoti, specifikuoti biuro ir veiklos aptarnavimo VP poreikį PO (kitų sričių VP Projektoimties įstaigoms rekomenduojama nespecifikuoti ir nevykdyti). Taip CPO LT tampa „horizontaliu“ kompetencijos centru.

• VP vykdymas | CPO LT vykdo VP procedūras apibrėžtoje PO ir VP apimtyje.

• VP ir PO apimtis | CPO LT vykdo VP biuro ir veiklos aptarnavimo srityje (kitų sričių VP laipsniškai konsoliduojami ir vykdomi VPC).

‒ Įgaliojančių PO apimtis – Vyriausybei atskaitingos BĮ ir VšĮ (Projekto apimtis, 559 įst.).

‒ Biuro ir veiklos aptarnavimo srities VP vykdymas per CPO LT PO tampa privalomas.

Rekomendacijų įgyvendinimas priklauso nuo strateginio požiūrio į VPC įkūrimą ir susijusių įstaigų veiklą:

• CPO LT veiklos apimtis didele dalimi priklauso nuo sprendimo „VPC steigimas: vieta institucinėje sistemoje“ (žr. ataskaitą „1. Situacijosanalizė ir alternatyvos“):

‒ Viena galimų alternatyvų – VPC steigimas esamos įst. pagrindu; tarp galimų įst. – VšĮ CPO LT.

‒ Ši alternatyva vertintina ne taip palankiai, kaip naujos įst. įkūrimas / BĮ NBFC veiklos plėtimas:

‒ CPO LT tikslai ir veiklos aprėptis skiriasi nuo VPC tikslų ir veiklos aprėpties.

‒ VP konsoliduojant VšĮ CPO LT pagrindu, prarandama galimybė kurti naują organizacinę kultūrą ir įvaizdį (reputacija, įpročiai ir įgūdžiai).

• Pateiktos rekomendacijos CPO LT veiklos plėtrai skirtos ne riboti CPO LT veiklą, bet ją stiprinti ir plėsti pasirinktose srityse, specializuojantis tikslinėse VP grupėse ir kuriant kuo didesnę naudą Projekto imties įstaigoms.

22

III. VPC modelis ir procesai






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

23

Siūloma VPC organizacinė struktūra

BĮ NBFC

Bendrųjų f-jų ir kt. padaliniai:

• Bendrųjų reikalų grupė

• Informacinių sistemų grupė

• Vidaus audito skyrius

• Duomenų apsaugos pareigūnas

• Žmogiškųjų išteklių valdymo grupė

• Komunikacijos grupėViešųjų pirkimų

departamentas (VPC)Preliminarus FTE sk. pagal etapus:

(I) 15 (II) 29–33 (III) 79 (IV) 184 (V) 224

Pirkimų vykdymo skyrius Pirkimų valdymo skyrius

Veiklos sritys:

• VP planavimas ir pirkimų skirstymas: (V etapo FTE) 8

• Metodinė veikla, procesų ir įrankių standartizavimas: (V) 3

• Teisinės konsultacijos: (V) 8

• Kontrolė: (V) 5 (rizikingi pirkimai, pirkimai iš vienintelio tiekėjo, tarptautinės vertės pirkimai, pretenzijų nagrinėjimas)

• Analitinė veikla ir ataskaitų rengimas: (V) 1

Bendrųjų pirkimų grupė

Spec. įrangos pirkimų grupė

Vaistų, med. ir lab. priemo-niųpirkimų grupė

IT pirkimų grupė

Statybos pirkimų grupė

Trans-porto ir energe-tikospirkimų grupė

Pirkimų saugumo ir gynybos srityje grupė

Veiklos sritys:

• VP vykdymas: nuo paskelbimo iki sutarties sudarymo bei pirkimo procedūrų ataskaitos pateikimo.

• TS kontrolė ir rinkos konsultacijų vykdymas.

Mažos vertės (MV) VP pogr.

MV VP pogr.

MV VP pogr.

MV VP pogr.

MV VP pogr.

MV VP pogr.

MV VP pogr.

Preliminarus etatų sk. pagal etapus:(I) 8 (II) 11–15 (III) 55 (IV) 156 (V) 196

Preliminarus etatų sk. pagal etapus:(I) 6 (II) 15 (III) 21 (IV) 25 (V) 25

Organizacinė VPC (BĮ NBFC departamento) schema

2.3.2.1.1.2.3.

24

Reikalinga žmogiškųjų išteklių apimtis

Etapas I etapas: „Greitos pergalės“

II etapas: „Didelis poveikis“

III etapas: „Didinamas poveikis“

IV etapas: „Plėtra“ V etapas: „Pilna apimtis“

Konsoliduotų VP apimtis (VP nuo 10 tūkst. Eur)

VP vnt. 79 VP 215–303 VP 1 018 VP 3 732 VP 6 271 VP

VP vertė mln. EUR 44 mln. Eur 129–387 mln. Eur 775 mln. Eur 1,1 mlrd. Eur 1,1 mlrd. Eur

Viešųjų pirkimų departamentas (VPC)

Departamento direktorius 1 1 1 1 1

Skyriaus vadovai – 2 2 2 2

Pirkimų vykdymo skyrius

Grupės vadovai – – 4 7 7

Vyr. specialistai 6 9–12 41 119 151

Specialistai 2 2–3 10 30 38

Pirkimų valdymo skyrius

Vyr. specialistai 5 12 17 20 20

Specialistai 1 3 4 5 5

Viso: 15 19–33 79 184 224

Žmogiškųjų išteklių poreikis VPC nuo I iki V etapo pagal pareigybių hierarchiją

2.3.2.1.1.2.4.

25

Kaštų-naudos analizės rezultatai: VP f-jos valdymo kaštai prieš ir po pertvarkos

2.3.1.5., 2.3.2.1.1.2.5.

DUF 2019 m. DUF 2021 m. DUF 2023 m. IS

PO VPC PO VPC PO VPC Investicijos Met. palaikymas(nuo 2022 m.)

Status quo 15,2 – 15,2 – 15,2 – – 0,09

Kaštai vykdant pertvarką

15,2 0,2 11,3 1,6 1,0 4,5 4,0 0,007

Nominalus metinis sutaupymas nuo 2022 m.: 9,8 mln. Eur

Status quo ekonominė grynoji dabartinė vertė (EGDV, 2018–2026 m.): -107,8 mln. Eur

Pertvarkos alternatyvos EGDV (2018–2026 m.): -77,6 mln. Eur

DUF ir IS palaikymo išlaidos VPC ir PO nuo I iki V etapo, mln. Eur, 2019–2023 m.

Prielaidos VP funkcijos valdymo kaštų skaičiavimui:

• Vidutinis bruto DU (nuo 833 Eur/mėn. iki 1 853 Eur/mėn. priklausomai nuo pareigybės) ir darbo vietai tenkančios kintamos sąnaudos (31,7%): reprezentatyvi į Projekto apimtį patenkančių PO imtis, faktiniai DU ir darbo vietų kaštai 2017 m.

• PO dirbančių VP specialistų skaičius:

‒ I ir II etapai (2019–2020 m.): išlieka esamas darbuotojų skaičius PO.

‒ III ir IV etapai (2021–2022 m.): VP specialistų PO mažėja centralizuojant tarptautinius ir supaprastintus VP. Darbų apimties mažėjimas paremtas esamo VP specialistų darbo krūvio įverčiu (8 tarpt./supaprastinti VP per metus).

‒ V etapas ir tolimesnė VPC veikla (nuo 2023 m.): įstaigose, kuriose 2018 m. dirba daugiau nei 500 darbuotojų (ir visose LR ministerijose) toliau dirba 1 VP specialisto etatas.

• IS diegimo (investicijos 2019 m.) kaštai (4,0 mln. Eur): įvertis pagal numatomą sistemos sudėtingumą ir vartotojų skaičių (analogija faktinei stambios organizacijos DVS įdiegimo kainai).

• Metinės IS palaikymo išlaidos: 2012–2016 m. duomenų apie faktines DVS palaikymo išlaidas vidurkis.

26

VPC padalinių atsakomybės ir funkcijos (1/2)

Padalinys Atsakomybės Atskaitingas

Pirkimų departamentas

• Efektyvus centralizuotų / konsoliduotų VP proceso vykdymas, siekiant ekonomiškai naudingiausio rinkos sandorio.

NBFC direktoriui

Pirkimų vykdymo skyrius

• Organizuoja rinkos konsultacijas.

• PO vardu skelbia TS.

• Atlieka TS kontrolę: vertina, ar nėra perteklinių reikalavimų, ar neribojama konkurencija (jei taip, grąžina PO tikslinimui).

• Parengia pirkimo sąlygas (PS) ir pirkimo sutarties projektą.

• Skelbia apie pirkimą.

• Kviečia tiekėjus teikti pasiūlymus.

• Bendrauja su tiekėjais, rengia atsakymus į jų klausimus dėl VP proceso.

• Vertina tiekėjų pasiūlymų (ekonominės dalies) ir jų kvalifikacijos atitikimą bendriesiems reikalavimams.

• Turi teisę inicijuoti VP sustabdymą / nutraukimą, esant reikšmingiems konkurencijos ribojimo požymiams.

• Teikia užklausas tiekėjams dėl pasiūlymo atitikimo reikalavimams ir kvalifikacijos tikslinimo.

• Organizuoja ir veda derybas su tiekėjais.

• Rengia Viešųjų pirkimų komisijos protokolus.

• Atstovai įtraukiami į Viešųjų pirkimų komisijos sudėtį, priima sprendimus.

• Teikia ataskaitas apie savo vykdytų pirkimų procedūras.

• Skelbia laimėtojo pasiūlymą ir sudarytą sutartį.

Pirkimų departamento direktoriui

Bendrųjų pirkimų grupė

Spec. įrangos pirkimų grupė

Vaistų, medicininių ir laboratorinių priemonių pirkimų grupė

Pirkimų vykdymo skyriaus vadovui

IT pirkimų grupė

Statybos pirkimų grupė

Transporto ir energetikos pirkimų grupė

Pirkimų saugumo ir gynybos srityje grupė

2.3.2.1.1.2.3., 2.3.2.1.1.2.4., 2.3.2.1.3.3.2.

VPC padalinių nuostatų ir VPC centro darbuotojų pareigybių aprašymų projektai pateikiami ataskaitos prieduose.

27

VPC padalinių atsakomybės ir funkcijos (2/2)

Padalinys Atsakomybės Atskaitingas

Pirkimų valdymo skyrius

• Susipažįsta su MPP informacija (V etape – koordinuoja MPP sudarymą ir skelbia MPP).

• Konsoliduoja pirkimus (apie tai informuoja PO).

• Nagrinėja pateiktas pretenzijas dėl VP proceso.

• Rengia atsakymo į pretenziją projektą.


• Teikia visų per kalendorinius metus sudarytų pirkimo sutarčių ataskaitą.

• Skelbia apie sudarytas pirkimo sutartis ir atliktus jų pakeitimus.

• Teikia ataskaitą dėl sutarties įvykdymo.

• Standartizuoja VP procesą ir dokumentus, siekiant užtikrinti VP proceso atitiktį teisės aktams bei didinti jo efektyvumą.

• Teikia juridines konsultacijas, siekiant užtikrinti VP proceso atitiktį teisės aktams; atstovauja VPC ir PO ginčuose su tiekėjais.

• Vykdo vidinę viešųjų pirkimų vykdymo kontrolę.

• Vykdo analitinę veiklą ir rengia ataskaitas.

Pirkimų departamento direktoriui

Pirkimų valdymo skyriaus vadovui

2.3.2.1.1.2.3., 2.3.2.1.1.2.4., 2.3.2.1.3.3.2.

VPC padalinių nuostatų ir VPC centro darbuotojų pareigybių aprašymų projektai pateikiami ataskaitos prieduose.

28

VP valdymo ir kontrolės sistema (1/3)Veiklos rodiklių ir individualių VP kontrolės sistema: pareigos, valdymas ir I–III patikrų etapai

Veiklos rodiklių valdymas:

• VPC veiklos rodiklius kartą į metus nustato BĮ NBFC + LR FM* + VPT grupė.

‒ Už VPC veiklos rodiklius VPC vadovas atsiskaito BĮ NBFC + LR FM* + VPT grupei.

• Informaciją apie veiklos rodiklių reikšmes kaupia ir teikia VPC Pirkimų valdymo skyrius.

• PO užtikrina, kad VPC teikiamoje VP paraiškoje nėra techninių kliuvinių ar konkurenciją apribojančių perteklinių reikalavimų.

Įpareigojimas PO:

I-oji patikra: II-oji patikra: III-oji patikra:

• PO, inicijuodama pirkimą, pateikia su pirkimu susijusią informaciją (paraišką) VPC.

• VPC grąžina VP paraišką tobulinti PO, jei yra techninių kliuvinių arba konkurenciją apribojančių perteklinių reikalavimų.

• Tikrintina | Techninė specifikacija, kiti specialieji VP reikalavimai.

• Atsakingas | Pirkimo dokumentus rengiantis VPC specialistas.

• Būdai | VPC specialisto profesinė patirtis ir lyginimas su anksčiau įgyvendintais VP, rinkos tyrimas, rinkos konsultacija.

Pirkimų valdymo skyriaus kontrolės specialistai ir Pirkimų kontrolės komitetas tikrina:

• Pirkimus iš vienintelio tiekėjo (gautas 1 pirkimo sąlygas atitinkantis pasiūlymas).

• Kitus pirkimus, jiems atitinkant nustatytus kontrolės kriterijus (žr. kitą psl.).

• Tikrintina | Techninė specifikacija, kiti specialieji VP reikalavimai ir VP specialisto komentaras.

• Atsakingas | Patikrą vykdo Pirkimų valdymo skyriaus kontrolieriai irPirkimų kontrolės komitetas, tačiau atsakomybė už VP tęsimą po kontrolierių ir komiteto rekomendacijų – VP specialisto.

• Būdai | VPC specialistų profesinė patirtis ir lyginimas su anksčiau įgyvendintais VP, rinkos tyrimas, rinkos konsultacija.

• „Horizontali“ (atsitiktinė ar tikslinė) VPT pirkimo procedūrų teisėtumo kontrolė.

• Atsakingas | VPT.

2.3.2.1.3.2.1.

* VPC veiklos rodiklių valdyme LR FM dalyvauja kaip VPC (BĮ NBFC padalinį) koordinuojanti ministerija. Priėmus sprendimą VPC įkurti kita pasirinkta forma, veiklos rodiklių valdyme / kontrolėje dalyvautų įst. steigėjas.

Į VP pertvarką taip pat įtraukiama LR ŪM: (i) tobulindama valstybinę VP politiką per teisės aktų rengimą ir korekcijas, (ii) naudodama kitus viešosios politikos įrankius, pvz., diegdama valdysenos (angl. governance) modelį (žr. kitą sk.).

29

VP valdymo ir kontrolės sistema (2/3)

LR ŪM, LR FM ir VPT dalyvavimas VPC veikloje


Į VP pertvarką taip pat įtraukiama LR ŪM: (i) tobulindama valstybinę VP politiką per teisės aktų rengimą ir korekcijas, (ii) naudodama kitus viešosios politikos įrankius, pvz., diegdama valdysenos (angl. governance) modelį.

BĮ NBFC steigėjas*

Nepriklausoma VP teisėtumo priežiūros institucijaValstybinės VP politikos formuotoja

PO: VPC klientai

Tiekėjai, rinka

LR Finansų ministerija

• Kartu su VPT nustato VPC veiklos rodiklius

• Atlieka VPC veiklos rodiklių stebėseną

LR Ūkio ministerija Viešųjų pirkimų tarnyba

• Inicijuoja reikiamus teisės aktų pakeitimus

• Harmonizuoja valstybinę VP politiką

• Inicijuoja valdysenos (angl. governance) modelio rengimą ir koordinuoja periodinius jo atnaujinimus

‒ PO vykdomų VP apimčių prekėms / paslaugoms / darbams (pagal BVPŽ klasifikaciją) ribos

‒ VP už kitas PO vykdančių / tvirtinančių institucijų nurodymas

• Vykdo nuo VPC veiklos nepriklausomą VP teisėtumo kontrolę

• Kartu su LR FM nustato VPC veiklos rodiklius

• Atlieka VPC veiklos rodiklių stebėseną

• Teikia strateginę / metodinę pagalbą VPC veiklai

• VPC veiklą vykdo atsižvelgdama į PO poreikius, rinkoje stebimas tendencijas

• VPC renka klientų grįžtamąjį ryšį ir koordinuoja atitinkamus pokyčius

VPC(BĮ NBFC padalinys)

30

VP valdymo ir kontrolės sistema (3/3)

2.3.2.1.3.2.1.

II-osios patikros vykdymo kriterijai (pirkimų valdymo skyriaus kontrolieriaus arba pirkimų kontrolės komiteto vykdoma kontrolė)

Kontrolės kriterijai:

Kontrolę vykdo:

Pirkimų valdymo skyriaus kontrolierius Pirkimų kontrolės komitetas

Pirkimas „1/1“ ≤ 100 tūkst. Eur (p.o.d.) > 100 tūkst. Eur (p.o.d.)

Pirkimo (p.o.d.) vertė, Eur > 500 tūkst. Eur

≤ 1 mln. Eur

> 1 mln. Eur

Pastabos

• VP laikomas „1/1“ ir kontrolė vykdoma, kai:

‒ VP pirkimo paraiškoje nurodyti konkurenciją ribojantys reikalavimai (tikėtina, pritaikyti vienam tiekėjui),

‒ Gauta tik viena reikalavimus atitinkanti paraiška, t. y., tik vienas tiekėjas atitinka keliamus kvalifikacijos reikalavimus,

‒ Gautas tik vienas pasiūlymas,

‒ Gautas tik vienas reikalavimus atitinkantis (jei vykdomos derybos – galutinis) pasiūlymas.

• Pirkimų kontrolės komiteto sudėtis:

‒ Pirkimų vykdymo skyriaus vadovas,

‒ Pirkimų valdymo skyriaus vadovas,

‒ Šio VP kontrolę atliekantis pirkimų valdymo skyriaus kontrolierius.

31

Specialistų, padalinių ir VPC veiklos rodikliai (1/2)Europos Komisijos taikomi ir kt. VPC specialistų / padalinių / instituciniai veiklos rodikliai

Nr. Pavadinimas Tikslas Matavi-mo vnt.

Siekiama reikšmė Matavimo dažnis

Taikoma

Spec. Padal. VPC

1. Pirkimai iš vieno tiekėjo* (žr. kitą psl.)

Konkurencingumas ir ekonomiškumas

VP vnt., %

≤10% Suminis, kas mėn.

✓ ✓ ✓

2. Neskelbiami pirkimai Konkurencingumas ir skaidrumas

VP vnt., %

≤5% Suminis, kas ketv.

✓ ✓ ✓

3. Konsoliduoti pirkimai Ekonomiškumas, poreikio valdymas, masto ekonomija

VP vnt., %

≥10% Suminis, kas ketv.

✓ ✓

4. Mažiausios kainos kriterijus Ekonomiškumas VP vnt., %


✓ ✓ ✓

5. Sutaupymas, kaštų išvengimas:• Pirkimų• Derybų

Ekonomiškumas Eur, % Priklauso nuo padalinio pirkimų apimties

Suminis, kas mėn.

✓ ✓ ✓

6. Pirkimai laiku:• Vėlavimai <1 sav.• Vėlavimai >1 sav.

Nustatytų pirkimo terminų laikymasis, efektyvumas

VP vnt., %

≥ 80% laiku<10% vėlavimas <1 sav.<10% vėlavimas >1 sav.

Suminis, kas mėn.

✓ ✓ ✓

7. Ilgalaikių sutarčių diegimas(nuo IV etapo)

Tiekėjų „parko“ valdymas, masto ekonomija

VP vnt. Priklauso nuo padalinio pirkimų apimties

Suminis, kas ketv.

✓ ✓

8. Pirkimų ROI Efektyvumas % Atsiperkamumo matavimas:metinis taupymas / VPC operaciniai kaštai

Kas metus ✓

9. Klientų (PO) pasitenkinimas Kokybiškas paslaugų teikimas

% Vertinimo gerėjimas („(labai) gerai“), lyginant su ankstesniais metais

Po VP ir kas metus

✓ ✓ ✓

Veiklos rodiklių matavimo ir raportavimo įrankis pateikiamas ataskaitos prieduose.

Šaltinis: http://ec.europa.eu/internal_market/scoreboard/performance_per_policy_area/public_procurement/index_en.htm

• Rodikliai matuojami bendrai visiems vykdytiems pirkimams (vienkartinėms ir ilgalaikėms sutartims). Pirkimo rezultatas tvirtinamas kontrolės metu.

• Pirkimų veikla vertinama už kompleksinį rodiklių įvykdymą (vieno atskiro rodiklio neįvykdymas ar perviršis daro tik dalį įtakos bendram vertinimui).

• Pagrindinis duomenų šaltinis yra VPC pirkimų registras, kuriame pildoma informacija pagal pasiūlymų palyginimo lentelėse patvirtintus pirkimo rezultatus.

2.3.2.1.3.2.2.Se

kam

ipir

kim

ų r

egis

tre

Pap

ildo

mi

32

VPC sekami PO veiklos rodikliai (2/2)

Europos Komisijos taikomi ir kt. VPC sekami PO veiklos rodikliai

Nr. Pavadinimas Tikslas Matavimo vnt. Siekiama reikšmė

Matavimo dažnis

1. Pirkimai iš vieno tiekėjo* Konkurencingumas ir ekonomiškumas

VP vnt., % ≤10% Suminis, kas mėn.

2. Neskelbiami pirkimai Konkurencingumas ir skaidrumas

VP vnt., % ≤5% Suminis, kas ketv.

3. Pirkimai, atliekami skubostvarka

VPC veiklos nuoseklumas, efektyvumas

Pateiktų prašymų dalis nuo visų PO VP paraiškų, % ≤10% Suminis, kas ketv.

4. Pirkimų planavimas: VP numatytas pradiniame MPP


Pradiniame MPP nenumatytų VP dalis nuo visų PO VP, %


4.1. Pirkimų planavimas: MPP numatytų VP įvykdymas


MPP numatytų ir įvykdytų VP dalis nuo visų MPP numatytų VP, %

≥70% Suminis, kas metus

5. Pirkimų planavimas: VP paraiškos VPC pateikimas MPP numatyta data


VP, kurių paraiškų pateikimo data atitinka MPP numatytai datai (± 30 k. d.), dalis nuo visų MPP numatytų VP, %


Veiklos rodiklių matavimo ir raportavimo įrankis pateikiamas ataskaitos prieduose.

Šaltinis: http://ec.europa.eu/internal_market/scoreboard/performance_per_policy_area/public_procurement/index_en.htm

• PO rodikliai pradedami matuoti nuo VPC veiklos pradžios, tačiau rodiklių nevykdymas suteikia VPC teisę nevykdyti VP procedūrų nuo IV etapo pradžios (2022 m. sausio 1 d.).

• Rodikliai matuojami bendrai visiems PO vykdytiems pirkimams (vienkartinėms ir ilgalaikėms sutartims). Pirkimo rezultatas tvirtinamas kontrolės metu.

• PO vertinama už kompleksinį rodiklių įvykdymą (vieno atskiro rodiklio neįvykdymas ar perviršis daro tik dalį įtakos bendram vertinimui).

• Pagrindinis duomenų šaltinis yra VPC pirkimų registras, kuriame pildoma informacija pagal pasiūlymų palyginimo lentelėse patvirtintus pirkimo rezultatus.

• * – Pirkimas iš vieno tiekėjo yra:

‒ VP, kurio atveju gautas tik vienas VP reikalavimus atitinkantis (jei vykdomos derybos – galutinis) pasiūlymas;

‒ Kai pirkimo objektas skaidomas į dalis, vertinamos tik tos pirkimo objekto dalys, kurių vertė sudaro daugiau nei 20% viso viešojo pirkimo vertės.

2.3.2.1.3.2.2.

33

Rekomenduojami VP įvykdymo terminaiVP procedūra Mažos

vertės VP(>10 tūkst. Eur)

Supaprastintas pirkimas Tarptautinis pirkimas

Atviras konkursas

Skelbiamos derybos

Atviras konkursas

Skelbiamos derybos

Pirkimo paraiškos peržiūra ir pastabų pateikimas, TS paskelbimas(TS ir spec. reikalavimams tiekėjų kvalifikacijai ir sutarties vykdymui)

3 5

Suderinama ir PO patvirtinama Pirkimo paraiška Terminas neribojamas

Pirkimo sąlygų parengimas ir suderinimas (įskaitant Sutarties projektą) 5 10 15

Skelbimo išsiuntimas VPT ir paskelbimas 2 4

Paraiškų / pirminių pasiūlymų pateikimas 5 7 (9 k.d.) 8 (10 k.d.) 25 (30 k.d.) 25 (30 k.d.)

Tiekėjų kvalifikacijos vertinimas(EBVPD įvertinimas, galimo pirkimo laimėtojo kvalifikaciją įrodančių dokumentų prašymas, jų vertinimas, tiekėjų informavimas)

10

Pirminių pasiūlymų pateikimas(taikoma, kai vykdomos skelbiamos derybos)

– – 5 (7 k.d.) – 20 (25 k.d.)

Pirminių pasiūlymų vertinimas 3 10

Derybų vykdymas, patikslintų / galutinių pasiūlymų pateikimas 5 – 10 – 15–25

Galutinių pasiūlymų vertinimas (pasiūlymų eilės, laimėtojo nustatymas) 2 5

Sutarties sudarymo atidėjimo terminas – 5 8 (10 k.d.)

Sutarties parengimas pasirašymui 3

Viso (nuo Pirkimo paraiškos patvirtinimo): 35 54 70 80 110–120

Nurodyti terminai pratęsiami atitinkamam darbo dienų skaičiui, kai pirkimo etapas užtrunka ilgiau dėl priežasčių, nepriklausančių nuo VPC, pvz.:

• Gaunama tiekėjo pretenzija,

• Nusprendžiama pratęsti tiekėjų paraiškų ir (ar) pasiūlymų pateikimo terminus,

• Tiekėjų prašoma patikslinti savo kvalifikaciją ir (ar) pasiūlymą,

• PO viršija nustatytą tiekėjų kvalifikacijos ir pasiūlymų atitikimo nustatytiems spec. reikalavimams terminą,

• Gaunamas vienintelis reikalavimus atitinkantis pasiūlymas.

2.3.2.1.3.1.5.

Numatyti VP terminai galioja visiems PO pirkimams (iš anksto numatytiems / nenumatytiems, atliekamiems įprasta / skubos tvarka), išskyrus atvejus, kai rodikliai dėl pirkimų, atliekamų skubos tvarka (≤10%), ir pirkimų, nenumatytų pradiniame MPP (≤30%), individualiai PO yra viršijami.

34

VPC žmogiškųjų išteklių valdymas turi derėti su centro vizija ir pagrindiniais veiklos tikslais

2.3.2.1.1.2.4.

VPC vizija ir jos lemiami privalumai / iššūkiai žmogiškųjų išteklių valdymui

Konkurencingiausio ekonominio rezultato siekiantis, efektyviai ir skaidriai VP procedūras atliekantis centras, kurio pagrindiniai ištekliai yra aukštos kompetencijos, profesionalūs ir nešališki specialistai

Raktiniai žodžiai:

• Konkurencingumas,

• Ekonomiškumas,

• Efektyvumas

Privalumai Iššūkiai

• Dėmesys darbuotojų veiklos skaidrumui dera su esama VP problematika ir iššūkiais.

• Darbuotojų veiklos ir VPC procesų našumui užtikrinti numatytos pareigybės metodinei veiklai, procesų ir įrankių standartizavimui.

• Skiriamas dėmesys ir resursai darbuotojų kompetencijų vystymui:

‒ VPC taps vienu pažangiausių šalies VP vykdytoju, formuos gerąją praktiką.

• Formuojant VPC specialistų komandą, privaloma užtikrinti, kad priimami specialistai yra aukštos kompetencijos ir tinkamai motyvuoti.

• Suburtos VPC specialistų komandos nariai turi atitikti aukštus veiklos skaidrumo standartus ir jų laikytis vykdydami paskirtas funkcijas.

• VPC darbuotojams numatytas DU ir kitos naudos turi būti konkurencingos lyginant su panašios kompetencijos darbuotojų DU ir naudomis rinkoje.

‒ DU ir naudos turi būti konkurencingos vidiniu (tarp skirtingų VPC pareigybių) ir išoriniu (VPC – rinka) atžvilgiu.

35

VPC žmogiškųjų išteklių valdymo modelis

Žmogiškųjų išteklių valdymo modelis: skirtingų elementų sąsajos

Karjeros planavimas / talentų valdymas

Atrankos kriterijaiKompetencijų

vertinimas

Darbuotojų ugdymo programa

Darbuotojų ugdymo priemonės

Grįžtamasis ryšys / koučingas / mentorystė

Individualaus ugdymo(-si) planas

Veiklos valdymasKompetencijų

modelis (bendrosios ir funkcinės komp.)

Funkcijos ir atsakomybės

Atlygis

Pastabos

• Žmogiškųjų išteklių valdymo modelis yra integralus – kiekviena modelio dalis yra neatskiriama nuo likusių jo elementų.

• Kuriant / koreguojant modelį, būtina kurti / koreguoti susijusias jo dalis (bendrame kontekste ir kiekvieną dalį detaliai).

• Toliau pateikiamos pagrindinės šio modelio gairės.

2.3.2.1.1.2.4.

36

ŽI valdymo modelis | Atlygis

Atlygio politika. Parengiamas VPC atlygio politikos dokumentas, orientuotas į kiekvienos VPC specialisto pareigybės kuriamą pridėtinę vertę organizacijai ir ilgalaikę viziją (VPC dirba aukštos kompetencijos, profesionalūs ir nešališki specialistai).

Atlygio politikos dalys:

• Paskirtis,

• VPC specialistų atlygio (DU + papildomų naudų) struktūra,

• VPC specialistų atlygio skyrimo principai ir taisyklės,

• Atsakomybė už atlygio politikos įgyvendinimą.

Atlygio struktūra. VPC specialistų atlygis susideda iš šių dalių:

• Pareiginės algos pastovi DU dalis – bazinis DU (priklauso nuo darbuotojo pareigybės lygio / kvalifikacinės kategorijos),

• Kintama dalis (priklauso nuo metinio darbuotojo veiklos vertinimo rezultatų),

• Finansinės ir nefinansinės papildomos naudos (pvz., kvalifikacijos ir kompetencijų kėlimas).

Atlygio skyrimo principai:

• Išorinis konkurencingumas | VPC darbuotojams nustatyti atlygio rėžiai yra konkurencingi lyginant su kitomis darbovietėmis.

• Vidinis konkurencingumas | pareigybėms skiriami atlygio rėžiai „kalibruojami“ tarp skirtingų VPC padalinių / pareigybių.

• Individualus konkurencingumas | kasmet atliekamas veiklos ir kompetencijų vertinimas susietas su karjeros valdymu ir atlygio pokyčiu.

Esama VP specialisto DU struktūra

Siūloma VP specialisto DU struktūra

Kitos atlygio dalys

Priedai ir priemokos

Pareiginė alga

Pastovi Kintama

Bazinis algos dydis ×kategorijos koeficientas

Darbo stažas, kvalifikacinė klasė / kategorija, kt.

Papildomos užduotys, darbo krūvis, kt.

Viršvalandžiai, poilsio, švenčių dienos, kt.

Kitos atlygio dalys

Kintama dalis

Bazinis DU

Pastovi Kintama

Pagal komp. vertinimo rezultatus, pareigybės lygį

Pagal metinio veiklos vertinimo rezultatus

Papildomos finansinės naudos

2.3.2.1.1.2.4.

37

ŽI valdymo modelis | Kompetencijų modelis

VPC kompetencijų modelio sudėtis

Bendrosios kompetencijos

Lyderystės AsmeninėsSocialinės

Funkcinės kompetencijos

+

• Kompetencijų modelis nurodo, kokio tipo / lygio specialistų reikia kiekviename VPC padalinyje / grupėje.

• Iš bendro VPC kompetencijų modelio formuojamos kiekvienai pareigybei reikalingos (bendrosios ir funkcinės) kompetencijos.

‒ Kiekvienai pareigybei nustatomas skirtingas bendrųjų ir funkcinių kompetencijų lygis.

Bendrosios VPC specialistų kompetencijos ir vertinimo skalė

Funkcinių VPC specialisto kompetencijų pavyzdys: vyr. VP specialisto pareigybė

Socialinės

Lyderystės

Asmeninės

1. Nedemon-struoja elgesio, skatinančio bendradar-biavimą >>

2. Kooperuojasi>>

3. Užtikrina bendradar-biavimąkomandos viduje >>

4. Aktyviai bendradar-biauja, padrąsina ir paskatina kitus>>

5. Sukuria bendradar-biavimo dvasią >>

1. Bendravimo įgūdžių stoka>>

2. Bendravimo įgūdžių pagrindai >>

3. Geri bendravimo įgūdžiai >>

4. Labai geri bendravimo įgūdžiai >>

5. Puikiai bendrauja

1. Nepripažįsta lankstumo poreikio >>

2. Pripažįsta lankstumo poreikį >>

3. Priima ir supranta lankstumo poreikį >>

4. Pritaiko taktiką>>

5. Adaptuoja savo strategiją >>

• Išmano teisinius reikalavimus VP procesui.

• Geba vykdyti tikslinę komunikaciją su rinkos dalyviais ir organizuoti rinkos konsultacijas.

• Išmano derybų organizavimą ir vedimą.

• Geba analizuoti, kontroliuoti pirkimų dokumentų turinį.

2.3.2.1.1.2.4.

38

ŽI valdymo modelis | Funkcijos ir atsakomybės | Veiklos valdymas (metinis kompetencijų ir veiklos vertinimas)

Funkcijos ir atsakomybės

Bendrosios kompetencijos

Lyderystės AsmeninėsSocialinės

Funkcinės kompetencijos

+

Sąsaja su kompetencijų modeliu. Kiekvienai VPC pareigybei apibrėžiami atrankos kriterijai (reikalavimai), bendrųjų kompetencijų ir funkcinių kompetencijų lygiai.

Bendrosios ir funkcinės kompetencijos glaudžiai siejasi su pareigybei priskirtomis funkcijomis ir atsakomybėmis.

VPC funkcijos ir atsakomybės → padalinio funkcijos ir atsakomybės → pareigybės funkcijos ir atsakomybės.

Specifikavimas. Funkcijos ir atsakomybės specifikuojamos vienos pareigybės lygmeniu pareigybės apraše.

2.3.2.1.1.2.4.

Metinis kompetencijų ir veiklos vertinimas. Kartu su kompetencijų vertinimu(atliekamu priimant darbuotoją į paskirtą pareigybę ir vėliau kartą per metus)atliekamas darbuotojo veiklos vertinimas (kartą per metus), paremtas veiklosrodiklių (KPI‘s) stebėsena ir nustatymu.

Kompetencijų vertinimo tikslas – įvertinti, ar darbuotojo gebėjimai atitinkapareigybei keliamus reikalavimus.

Veiklos vertinimo tikslas – periodiškai tikrinti, ar darbuotojas pasiekė / nepasiekėnumatytus individualius veiklos rezultatus; pagal tai formuoti veiklos rodikliusateinančiam periodui.

Abiejų tipų vertinimai atliekami pagal kompetencijų ir veiklos vertinimo taisykles.

Sąsaja su atlygiu. Kompetencijų vertinimas skirtas nustatyti bazinį DU, metinisveiklos vertinimas – nustatyti kintamą DU dalį.

Siūloma:

• Darbuotojui, nepasiekusiam individualių metinių rezultatų, nustatomas 0%kintamos dalies koeficientas,

• Pasiekusiam individualius metinius rezultatus – 10%,

• Viršijusiam individualius metinius rezultatus – 15%.

Gali būti taikomos išskirtys pagal atskiras pareigybių grupes.

Veiklos rodiklių nustatymas. Darbuotojo veiklos rodikliai turi derėti su VPC vizija(konkurencingumas, ekonomiškumas, efektyvumas) ir siekiamais metiniaisorganizacijos tikslais (nustatomais VPC vadovo + LR FM* + VPT).

Veiklos rodiklių nustatyme dalyvauja vertinamas specialistas, tiesioginis jovadovas ir ŽI valdymo grupės specialistai.

Vertinimo vykdymas. Darbuotojų veiklos vertinimą organizuoja BĮ NBFC ŽIvaldymo grupės specialistai, o vykdo tiesioginiai vertinamo specialisto vadovai.


39

ŽI valdymo modelis | Atrankos kriterijai | Karjeros planavimas

Atrankos kriterijai ir VPC specialistų atrankai reikalinga informacija

Atrankos kriterijai sudaromi vienos VPC pareigybės lygmeniu ir yra susieti su VPC kompetencijų modeliu → reikalavimais individualios pareigybės bendrosioms ir funkcinėms kompetencijoms.

Pagrindiniai atrankos kriterijai:

• Pareigybę atitinkanti kvalifikacija (išsilavinimas arba patirtis):

‒ Aukštasis universitetinis išsilavinimas (magistro / bakalauro laipsnis) arba jam prilygintinas išsilavinimas.

‒ Patirtis VP, teisinio konsultavimo, organizacijos veiklos valdymo arba analitikos srityse.

• Bendrosios kompetencijos (socialinės / lyderystės / asmeninės):

‒ Priklausomai nuo pareigybės, nustatomas bendrųjų kompetencijų lygis (pvz.: socialinės komp. – 4 lygis, lyderystės komp. – 3 lygis, asmenines komp. – 3 lygis).

‒ Kompetencijos įvertinamos atranką vykdančio specialisto atrankos procedūrų metu.

• Funkcinės kompetencijos (nustatomos individualiai pareigybei: (viešųjų) pirkimų vykdymas, vadovavimas, teisinis konsultavimas, analitika, kt.):

‒ Pagal pareigybės pobūdį (skyriaus vadovas, grupės vadovas, vyr. specialistas, specialistas, kt. skirtinguose VPC padaliniuose) pritaikomas kompetencijų sąrašas.

‒ Kompetencijos įvertinamos atranką vykdančio specialisto atrankos procedūrų metu.

• Nepriekaištinga reputacija ir interesų konfliktų nebuvimas:

‒ Tikrinama įdarbinamų specialistų reputacija; užtikrinama, kad specialistai atitinka keliamus reikalavimus.

Karjeros planavimas

Vienas VPC ŽI valdymo tikslų – užtikrinti individualų organizacijos darbuotojo konkurencingumą (atlygio atžvilgiu ir profesinio tobulėjimo galimybėmis).

NBFC ŽI valdymo grupės atsakomybė – parengti karjeros planavimo VPC vadovą, nurodantį, kaip:

• Atpažinti išskirtinai gerai veiklą vykdančius darbuotojus,

• Skatinti individualų šių darbuotojų tobulėjimą organizacijoje,

• Orientuojantis į situaciją darbo rinkoje, valdyti ir tinkamai užpildyti esamas ir potencialias (ypač –VPC plėtros metu) darbo vietas, užtikrinti jų konkurencingumą,

• Įgyvendinti lankstaus karjeros organizacijos viduje planavimo principą.

2.3.2.1.1.2.4., 2.3.2.1.3.3.1.

40

ŽI valdymo modelis | Individualaus ugdymo(-si) planas | Grįžtamasis ryšys | Darbuotojų ugdymo programa ir priemonės

Individualaus ugdymo(-si) planas Grįžtamasis ryšys Darbuotojų ugdymo programa ir priemonės

Veiklos vertinimas

Kompetencijų vertinimas

Individualaus ugdymo(-si)

planas

• VPC parengiamas individualaus ugdymo(-si) plano šablonas ir rengimo vadovas (gairės):

‒ Nurodomi periodo pabaigoje siekiami veiklos rodikliai –pirkimų iš vieno tiekėjo dalis, laiku įvykdyti pirkimai, sutaupymai, kt.

‒ Nurodomos priemonės, skirtos šiems rodikliams pasiekti –mokymai, kt.

‒ Detalizuojami karjeros planavimo žingsniai: reikalingidarbuotojo veiksmai.

• Individualaus plano rengimo klausimais konsultuoja ŽI valdymo grupės specialistai ir tiesioginiai vadovai.

• Po kasmetinio (i) kompetencijų vertinimo ir (ii) veiklos vertinimo darbuotojui suteikiamas grįžtamasis ryšys.

‒ Įskaitant specialisto aptarnautų PO grįžtamąjį ryšį.

• Grįžtamąjį ryšį darbuotojui suteikia tiesioginis jo vadovas.

• Grįžtamojo ryšio pagrindu darbuotojas rengia individualaus ugdymo(-si) planą.

• Skatinamas tarpinis dalijimasis grįžtamuoju ryšiu:

‒ Inicijuojami darbuotojų ir tiesioginių vadovų (ne)formalūs pokalbiai apie individualaus ugdymo(-si) plano vykdymą kas ketvirtį.

‒ Jų metu darbuotojui suteikiamas reikalingas paskatinimas, pagalba, pasiūlymai, kt.

• Pagal VPC viziją (aukštos kompetencijos, profesionalūs ir nešališki specialistai) parengiama darbuotojų kompetencijų ugdymo programa.

• Kompetencijų ugdymo priemones parenka ŽI valdymo grupės specialistai su VPC vadovu (departamento direktoriumi) ir VPC padalinių vadovais.

‒ Ugdymo programa rengiama orientuojantis ne tik į techninius įgūdžius (atitikimas teisės aktams, IS įrankio naudojimas, kt.), bet ir į kitas darbui reikalingas kompetencijas (klientų santykių valdymas, projektų valdymas, derybos, kt.).

• Periodiškai organizuojant kvalifikacijos kėlimo, darbo proceso tobulinimo, kt. kursus ir paskaitas, bendradarbiaujama su VPT.

2.3.2.1.1.2.4., 2.3.2.1.3.3.4.

Karjeros planavimas

Kompetencijų kėlimo užtikrinimo priemonės

• Kvalifikacijos kėlimo kursai – periodiškai rengiami mokymai VPC darbuotojams, siekiant užtikrinti aukštus techninius ir bendruosius gebėjimus.

• Darbo proceso tobulinimo kursai – supažindinama su naujausiais procesų optimizavimo, vadybos, projektų valdymo principais ir taisyklėmis.

• Kita: pagal esamus poreikius ŽI valdymo grupė rengia kt. paskaitas ar mokymus.

41

VP komisijų formavimo principai: rekomenduojama VP komisijų sudėtis

2.3.2.1.3.1.3., 2.3.2.1.3.1.4., 2.3.2.1.3.3.3.

VP komisijos pirmininkas (1)

VP komisijos nariai (3–4)

VP komisijos sekretorius (1)

• VPC pirkimų grupės vadovas (pagal pirkimo objektą)

• VPC pirkimų grupės vyr. specialistas (VP specialistas, vykdantis pirkimą)

• Perkančiosios organizacijos / Kompetencijų centro atstovas

• VPC teisininkas

• Išorės ekspertas (esant poreikiui)

• VPC pirkimų grupės specialistas

Kiti VPC veiklos modelio ir procesų dokumentai / įrankiai pateikiami ataskaitos prieduose.

42

IV. Komunikacijos planas






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

43

VPC komunikacijos tikslai ir principai

2.3.2.1.1.4.

I etapas: Pasirengimas VP pertvarkai(iki 2019 m. liepos 1 d.)

II etapas: „Greitų pergalių“ įgyvendinimas nuo 2019 m. liepos 1 d.

III etapas: Centralizuotų VP vykdymas ir tolimesnės plėtros planavimas nuo2020 m. sausio 1 d.

Pagrindiniai komunikacijos etapai, intensyvumas ir uždaviniai

Komunikacijos kiekis / intensyvumas

Laikas2019 m. liepos 1 d. 2020 m. sausio 1 d.

• Informacijosnutekėjimo kontrolė

• Komunika-cijos įrankių organiza-vimas

• Informavimas

• Dėmesio telkimas į kasdienių operacijų vykdymą

• Suinteresuotų šalių lūkesčių valdymas

• Koordinuota reakcija ir PO aptarnavimas

• Dėmesio telkimas į kasdienių operacijų vykdymą

• Rizikų valdymas

• Dėmesio telkimas į ilgalaikę viziją ir poveikį

• Sėkmės istorijų sklaida

• Rizikų valdymas

• Tęstinė komunikacija ir tipinė informacijos sklaida (integruota į organizacijos veiklą)

• Dėmesio kreipimas į ilgalaikę viziją ir poveikį

Komunikacijos tikslai:

• Informuoti suinteresuotas šalis apie VP pertvarkos eigą, poveikį, progresą, taip suformuojant bendrą supratimą apie vykdomus pokyčius.

• Kritinių, netipinių situacijų valdymas.

• Formuoti aiškias ir nuoseklias komunikacijos „žinutes“:

‒ Kas yra ir ką apima VP centralizavimas ir konsolidavimas?

‒ Pertvarkos dėka siekiama VP vykdymo skaidrumo ir ekonomiškų, konkurencingų VP rezultatų.

‒ Pertvarkos dėka VP procedūros taps efektyvesnės.

• Išryškinti pertvarkos sukurtas sėkmės istorijas, taip įgaunant pokyčių „pagreitį“ ir kaupiant išorinę paramą laipsniškai vykdomai pertvarkai.

Vykdymas | Už komunikacijos plano įgyvendinimą atsakinga VPC komunikacijos grupė (padalinių vadovai ir BĮ NBFC Komunikacijos grupė).

Toliau šiame skyriuje detalizuojamas

komunikacijos planas

44

VPC komunikacija nukreipiama į 8 pagrindines suinteresuotas šalis (1/3)

Suinteresuotašalis

Komunikacijos uždaviniai Pagr. komunikaciniai kanalai

Pertvarkos įgyvendinimo starto komanda

• Koordinuoti pertvarkos įgyvendinimą

• Koordinuoti išorinę komunikaciją

• Skatinti motyvaciją ir įsitraukimą į organizacijos plėtrą

• Nuolat priminti VP centralizavimo tikslą ir siekiamą poveikį

• Kassavaitiniai (vėliau: kas mėnesiniai) pertvarkos proceso, statuso aptarimai (angl. standing meets)

• Susitikimai darbo grupėse ir pildomos susitikimų atmintinės su už užduočių įvykdymą atsakingais asmenimis ir terminais

• Užduočių registras darbo grupėse

• Pertvarkos „kalendorius“ su siekiamais proceso ir poveikio rodikliais

VPC darbuotojai

• Užtikrinti sklandų VPC procesų vykdymą

• Kurti bendradarbiavimu ir skaidrumu grįstą organizacijos kultūrą

• Skatinti VPC procesų tobulinimą ir įsitraukimą į organizacijos plėtrą

• Valdyti procesų nesklandumų, netikėtų iššūkių rizikas

• Periodiniai (kas ketvirtį) VPC vadovo laiškai el. paštu

• Visuotiniai VPC darbuotojų ir vadovybės susitikimai (angl. town halls)

• Mokymai

• VPC veiklos rodiklių sekimas ir viešinimas vidaus IS

• Specialistų susitikimai su tiesioginiais vadovais (grįžtamasis ryšys, organizacijos plėtra, specialisto indėlis)

• Metinės VPC veiklos ataskaitos

Vidinė VPC komunikacija starto komandoje ir VPC darbuotojams

2.3.2.1.1.4.

45


Suinteresuotašalis


Projekto imtiesPO vadovybės(vadovai → likę PO specialistai, VP paraiškų teikėjai)

• Informuoti apie numatomas pokyčių datas ir PO pasirengimą

• Informuoti apie ilgalaikę VPC viziją ir VP specialistų (ir kitų PO darbuotojų) funkcijas, atsakomybes

• Sukurti paramą vykdomai pertvarkai

• Grupiniai ir individualūs darbo susitikimai (pristatymai ir klausimų-atsakymų sesijos) prieš pertvarką

• Vidinėje IS teikiama informacija: instrukcijos ir procesų aprašymai, D.U.K.

• Periodiniai (kas ketvirtį) naujienlaiškiai el. paštu

• Kontaktinis VPC el. pašto adresas ir tel. numeris

• VPC veiklos rodiklių viešinimas

VP specialistai, dirbantys PO (Projekto imties)

• Informuoti apie numatomas pokyčių datas ir būsimą VP procesą, reikalingą pasirengimą

• Užtikrinti sklandų VP proceso vykdymą ir VP f-jų pasidalijimą tarp PO ir VPC

• Valdyti procesų nesklandumų, netikėtų iššūkių rizikas

• Informuoti apie ilgalaikę VPC viziją ir VP specialistų funkcijas, atsakomybes

• Grupiniai ir individualūs darbo susitikimai (pristatymai ir klausimų-atsakymų sesijos) prieš pertvarką

• Mokymai (nuotoliniai ir „gyvi“)

• Vidinėje IS teikiama informacija: instrukcijos ir procesų aprašymai, standartinių dokumentų, šablonų „biblioteka“, D.U.K.

• Grįžtamojo ryšio rinkimas po VP įvykdymo

• Periodiniai (kas ketvirtį) naujienlaiškiai el. paštu

• Kontaktinis VPC el. pašto adresas ir tel. numeris

VPT • Sukurti pasitikėjimą VPC ir vykdomapertvarka

• Periodiniai darbo susitikimai (VPC plėtra, veiklos rodiklių pristatymas)


Išorinė VPC komunikacija PO vadovybei ir VP specialistams, VPT

2.3.2.1.1.4.

46


Suinteresuotašalis


Potencialūs VPC darbuotojai rinkoje

• Suformuoti tinkamaskompetencijas turinčiųspecialistų komandą

• Sukurti VPC (BĮ NBFC), kaip konkurencingos ir pažangios darbovietės, įvaizdį

• Komunikacija soc. tinkluose (Facebook, LinkedIn)

• Komunikacija kt. interneto portaluose

• Dalyvavimas tiksliniuose renginiuose (karjeros dienos, kt.)

• Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. ir karjeros skiltį)

VP dalyviai (verslo įmonės, organizacijos)

• Informuoti apie pertvarkos datas ir pasikeitimus VP procese

• Sukurti paramą centralizuotų VP vykdymui

• Kaupti pasitikėjimą VPC, kaip VP vykdytoju

• Komunikacija CVP IS

• Tiesioginė komunikacija su tiksliniais VP dalyviais (el. paštu, telefonu ir „gyvi“)

• Tiksliniai pranešimai žiniasklaidoje

• Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. skiltį)



• Atviri duomenys

Visuomenė (įskaitant į Projekto imtį nepatenkančias PO)

• Sukurti paramą vykdomai pertvarkai

• Kaupti pasitikėjimą VPC, kaip VP vykdytoju

• Komunikacija soc. tinkluose (Facebook, Twitter, LinkedIn)

• Periodiniai ir tiksliniai pranešimai žiniasklaidoje

• Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. skiltį)



• Atviri duomenys

Išorinė VPC komunikacija potencialiems VPC darbuotojams, VP dalyviams ir visuomenei

2.3.2.1.1.4.

47

I etapo komunikacijos planas (1/4)Suinteresuota šalis: pertvarkos įgyvendinimo starto komanda ir VPC darbuotojai

2.3.2.1.1.4.

Komunikacijos kanalas Tikslas / „žinutė“ Dažnumas Atsakingas

Pertvarkos proceso, statuso aptarimai • Kokia yra pertvarkos eiga ir jos atitikimas planui?

• Kokios yra pertvarkos vykdymo rizikas ir kaip jas valdyti / priimti?

• Komandos narių veiksmų ir organizacinių išteklių koordinavimas

• Komandos narių motyvacijos ir įsitraukimo skatinimas

• Kas savaitę • VPC vadovas

• Komunikacijos ir koordinavimo funkciją atlieka PVK (angl. Project ManagementOffice)

Susitikimai darbo grupėse ir pildomos susitikimų atmintinės su už užduočių įvykdymą atsakingais asmenimis ir terminais

• Periodiškai pagal poreikį

Užduočių registras darbo grupėse • Nuolat

Pertvarkos „kalendorius“ su siekiamais proceso ir poveikio rodikliais

• Nuolat, didesnis dėmesys: prieš / po numatytos laukiamų rezultatų datos (angl. milestone)

Visuotiniai VPC darbuotojų ir vadovybės susitikimai (angl. townhalls)

• Kokia yra pertvarkos eiga ir jos atitikimas planui?

• Koks darbuotojų indėlis reikalingas pertvarkai įgyvendinti pagal planą?

• Kas ketvirtį (kovo mėn. ir birželio mėn.)

• VPC vadovas

Periodiniai VPC vadovo laiškai el. paštu

• Pertvarkos įgyvendinimo statusas

• Darbuotojų motyvacijos ir įsitraukimo skatinimas

• Kas mėnesį • VPC vadovas

Mokymai • Suteikti / stiprinti reikalingas žinias ir kompetencijas

• Pagal poreikį nuo kovo iki birželio mėn.

• VP vadovas

• ŽI valdymo grupė

Per

tvar

kos

įgyv

end

inim

o s

tart

o

kom

and

aV

PC

dar

bu

oto

jai

48

I etapo komunikacijos planas (2/4)Suinteresuota šalis: Projekto imties PO vadovybė, VP specialistai, dirbantys PO

2.3.2.1.1.4.


Grupiniai ir individualūs darbo susitikimai (pristatymai ir klausimų-atsakymų sesijos)

• Pristatyti VP pertvarkos tikslus ir viziją

• Informuoti apie pertvarkos statusą ir tolimesnius žingsnius

• Informuoti apie f-jų ir atsakomybių pasiskirstymą tarp VPC – KC – PO

• Atsakyti į PO kylančius klausimus

• Grupiniai susitikimai Vilniuje ir kt. miestuose: du kartus iki 2019 m. liepos 1 d.

• Individualūs darbo susitikimai: pagal poreikį

• VPC vadovas

• PVK

Periodiniai naujienlaiškiai el. paštu • Pristatyti VP pertvarkos statusą ir tolimesnius žingsnius

• Kas ketvirtį • VPC vadovas

Kontaktinis VPC el. pašto adresas ir tel. numeris

• Atsakyti į PO kylančius klausimus • Nuo 2019 m. balandžio 1 d.: nuolat

• NBFC Komunikacijos grupė

Grupiniai ir individualūs darbo susitikimai (pristatymai ir klausimų-atsakymų sesijos)

• Pristatyti VP pertvarkos tikslus ir viziją

• Informuoti apie pertvarkos statusą ir tolimesnius žingsnius

• Atsakyti į VP specialistams kylančius klausimus

• Grupiniai susitikimai Vilniuje ir kt. miestuose: du kartus iki 2019 m. liepos 1 d.

• Individualūs darbo susitikimai: pagal poreikį

• VPC vadovas

• PVK

Mokymai (nuotoliniai ir „gyvi“) • Detalizuoti f-jų ir atsakomybių pasiskirstymą tarp VPC – KC – PO

• Suteikti žinias ir įrankius centralizuotų VP vykdymui

• 2019 m. gegužės–birželio mėn.

• PVK

Periodiniai (kas ketvirtį) naujienlaiškiai el. paštu

• Pristatyti VP pertvarkos statusą ir tolimesnius žingsnius


Kontaktinis VPC el. pašto adresas ir tel. numeris

• Atsakyti į PO kylančius klausimus • Nuo 2019 m. balandžio 1 d.: nuolat


Pro

jekt

o im

ties

PO

vad

ovy

bė

VP

sp

ecia

lista

i, d

irb

anty

s P

O

49

I etapo komunikacijos planas (3/4)Suinteresuota šalis: VPT, potencialūs VPC darbuotojai rinkoje, VP dalyviai

2.3.2.1.1.4.


Periodiniai darbo susitikimai • Aptarti VP pertvarkos eigą irpertvarkos rezultatus


Komunikacija soc. tinkluose ir kt. interneto portaluose

• Platinti darbo skelbimus

• Formuoti VPC, kaip pažangios ir konkurencingos darbovietės, įvaizdį

• Nuo 2019 m. kovo 1 d.: nuolat


Dalyvavimas tiksliniuose renginiuose (karjeros dienos, kt.)

• Nuo 2019 m. kovo 1 d.: pagal galimybes

Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. ir karjeros skiltį)

• Informuoti apie esamas ir būsimas karjeros galimybes, darbo VPC standartus ir reikalavimus

• Nuo 2019 m. sausio 1 d.: nuolat

Komunikacija CVP IS • Informavimas apie galimus procedūrų pasikeitimus, vykstančią pertvarką



Tiesioginė komunikacija su tiksliniais VP dalyviais (el. paštu, telefonu ir „gyvi“)

• Formuoti VPC, kaip pažangaus ir patikimo VP vykdytojo, įvaizdį ir kurti pasitikėjimą

• Valdyti VP dalyvių lūkesčius

• Valdyti pasipriešinimo pertvarkai rizikas

• Nuo 2019 m. balandžio 1 d.: pagal poreikį

• PVK

Tiksliniai pranešimai žiniasklaidoje • Kurti rinkos dalyvių paramą pertvarkai

• Informuoti apie pertvarkos tikslus ir statusą

• Kas ketvirtį ir prieš bei po 2019 m. liepos 1 d.


Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. skiltį)

• Informuoti apie pertvarkostikslus ir statusą


VP

TP

ote

nci

alū

sV

PC

d

arb

uo

toja

i rin

koje

VP

dal

yvia

i

50

I etapo komunikacijos planas (4/4)Suinteresuota šalis: visuomenė

2.3.2.1.1.4.


Komunikacija soc. tinkluose • Kurti visuomenės paramą ir pasitikėjimą vykdoma pertvarka

• Informuoti apie pertvarkos statusą

• Valdyti komunikacijos rizikas ir užtikrinti reakciją į nenumatytus iššūkius



Periodiniai ir tiksliniai pranešimai žiniasklaidoje

• Kurti visuomenės paramą vykdomai pertvarkai

• Informuoti apie pertvarkos tikslus ir statusą

• Kas ketvirtį ir prieš bei po 2019 m. liepos 1 d.


Informacija BĮ NBFC interneto puslapyje (įsk. D.U.K. skiltį)

• Informuoti apie pertvarkostikslus ir statusą


51

Turinys






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

52


2.3.2.1.4.

IT sistemos poreikis detalizuojamas ataskaitos prieduose.

Poreikis

• Visas VP vykdymo procesas (nuo metinio VP planavimo iki ataskaitų rengimo ir teikimo) dalinamas tarp PO, kompetencijų centrų ir VPC:

‒ Sistemingam VP atlikimui, priežiūrai, dalijimuisi informacija ir jos kaupimui reikalinga visus proceso dalyvius jungianti dokumentų ir procesų valdymo IT sistema.

VPC veiklai vykdyti reikalingo IT sprendinio bruožai

• Sistemos tikslas – užtikrinti efektyvų centralizuoto VP proceso vykdymą ir valdymą, dalinantis dokumentais ir informacija su proceso dalyviais ir užtikrinant VPC funkcijų atlikimą PO nuotolinio valdymo būdu.

Tikslas

I funkcinė sritis:VP planavimo ir inicijavimo

• Paskirtis: rengti skirtingų PO metinius pirkimų planus, juos konsoliduoti, derinti ir tvirtinti, stebėti jų vykdymą, jų pagrindu inicijuoti VP, rengti, derinti, vizuoti ir tvirtinti VP paraiškas ir technines specifikacijas.

II funkcinė sritis:VP duomenų valdymo

• Paskirtis: valdyti informaciją apie vykdomus VP, jų apimtis ir resursus, analizuoti duomenis apie VP eigą, matuoti VP veiklos rodiklius ir rengti ataskaitas.

III funkcinė sritis:VP dokumentų rengimo

• Paskirtis: rengti, derinti, vizuoti, tvirtinti, pasirašyti elektroniniu parašu sistemoje ir registruoti įvairius VP procese naudojamus dokumentus (įskaitant, bet neapsiribojant):

‒ VP sąlygas, atsakymus į tiekėjų klausimus, VP komisijų protokolus, derybų su tiekėjais protokolus, tiekėjų apklausos pažymas, ekspertų išvadas dėl tiekėjų kvalifikacijos ir pasiūlymų vertinimo, atsakymus į tiekėjų pretenzijas.

IV funkcinė sritis:VP komisijų posėdžių organizavimo

• Paskirtis: organizuoti skirtingų sudėčių VP komisijų darbą: sudaryti darbotvarkę, informuoti VP komisijų narius apie organizuojamą posėdį ir darbotvarkę, pateikti svarstytinus klausimus (sąsaja su VP dokumentų rengimo moduliu), organizuoti balsavimą.

Investicija • Sistemai įsigyti numatoma investicija negali viršyti 4 mln. Eur.

53

VI. Siūlomi pakeitimai teisės aktams






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

54

Siūlomi pakeitimai teisės aktams / rekomendacijoms (1/2)

Siūlomas keisti TA Esamos nuostatos Siūlymas ir argumentacija

VPĮ pakeitimai, reikalingi VPC veiklai vykdyti rekomenduojamu modeliu

83 str.: „Perkančiojiorganizacija pirkimamsorganizuoti, pirkimoprocedūroms iki pirkimosutarties ar preliminariosiossutarties sudarymo atlikti <...>gali įgalioti kitą perkančiąjąorganizaciją“

Nesudarytas atskiras įst. pagrindas kompetencijos centrų veiklai

Nesukonkretintas pagrindasnutraukti VP procedūras dėl nesudarytų konkurencingų sąlygų

Siūloma 82 str. papildyti atskira dalimi dėl:

• LR Vyriausybės nutarimo, kuris leistų įgalioti nutarime nurodytas institucijas vykdyti VP procedūras kitų PO naudai.

‒ Šiame nutarime nurodytos institucijos gali vykdyti VP procedūras kitų PO naudai be atskiro PO įgaliojimo. Taip pat šiuo nutarmu LRV suteikiami įgaliojimai nustatyti viešųjų pirkimų, kuriuos atlieka VPC, apimtis ir terminus.

VPĮ (prieš VPC steigimą ar vėlesniais etapais) numatomos papildomos nuostatos, kad:

‒ LR Vyriausybė turi teisę įgalioti ministerijas steigti kompetencijos centrus.

‒ LR ministerija, kuriai suteiktas LR Vyriausybės įgaliojimas, steigiakompetencijos centrus arba paveda pavaldžiai institucijai atlikti kompetencijoscentro funkcijas.

‒ Kompetencijos centro veikla reglamentuojama atsakingos srities LR ministro įsakymu.

VPĮ 29 str. 3 d. papildyti: „... ir privalo tai padaryti, jeigu buvo pažeisti šio įstatymo 17 straipsnio 1 dalyje ir 3 dalyje nustatyti principai ir atitinkamos padėties negalima ištaisyti.“

LR Viešųjų pirkimų įstatymo 35 str. 5 d.

Pirkimo dokumentai rengiami lietuvių kalba. Papildomai pirkimo dokumentai gali būti rengiami ir kitomis kalbomis.

Pirkimo dokumentai rengiami lietuvių kalba. Supaprastinto pirkimo atveju, papildomai pirkimo dokumentai gali būti rengiami ir kitomis kalbomis. Tarptautinio pirkimo atveju, pirkimo dokumentai privalo būti parengti ir bent viena užsienio kalba.

LR Viešųjų pirkimų įstatymo 2 str.

Į pagr. įstatymo sąvokas neįtraukta centralizuota ilgalaikio tiekimo sutartis

Į pagr. įstatymo sąvokas įtraukti terminą „centralizuota ilgalaikio tiekimo sutartis“:

‒ Prekių, paslaugų arba darbų pirkimo sutartis, kurioje nurodomas pirkimo objektas, laiko tarpas ir (arba) tiekiama apimtis; sudaroma tarp centralizuotai viešuosius pirkimus atliekančio subjekto ir vieno arba kelių tiekėjų.

Naujas teisės aktas, numatantis kelionių organizavimo paslaugų viešojo pirkimo procedūras

Kelionių organizavimo paslaugų viešojo pirkimo rekomendacijos, parengtos VPT (2015 m. gruodžio 31 d. Nr. 1S-220)

Siekiant suvienodinti PO vykdomą praktiką ir siekti ekonomiško rezultato / efektyvių procedūrų, siūloma parengti naują atsakingos srities LR ministro įsakymą, į jį perkeliant VPT parengtų kelionių organizavimo paslaugų viešojo pirkimo rekomendacijų turinį.

2.3.1.7., 2.3.2.1.1.3.2, 2.3.2.1.3.1.3

55

Siūlomi papildomi pakeitimai teisės aktams / rekomendacijoms (2/2)

Siūlomas keisti TA Esamos nuostatos Siūlymas ir argumentacija

Dėl nepagrįstų pretenzijų teikimo / piktnaudžiavimo teise pateikti pretenziją

PO pasiūlymo užtikrinimo (mokesčio) dažniausiai reikalaujama didelės apimties VP.

Įprastai užtikrinimu pasinaudojama, kai tiekėjas atsiima pasiūlymą, nepateikia sutarties įvykdymo užtikrinimo ar pan.

• PO, remdamasi VPT parengtomis rekomendacijomis, turi teisę pirkimosąlygose nurodyti konkrečius atvejus, vertintinus kaippiktnaudžiavimas savo teise pateikti pretenziją ir trukdančiusefektyviam viešojo pirkimo procedūrų vykdymui. Tuo atveju, jeitiekėjas piktnaudžiauja savo teise pateikti pretenziją:

‒ Tiekėjas turi sumokėti baudą, kurios dydis yra nustatyta dalispateikto pasiūlymo kainos (tokią nuostatą pirkimo sąlygosenumato PO).

‒ PO turi teisę reikalauti užtikrinimo (t. y., PO, pirkimo sąlygosereikalaudama pateikti pasiūlymo galiojimo užtikrinimą, kaip vienąiš sąlygų įvardina tiekėjo piktnaudžiavimą teise pateiktipretenziją).

• PO įtarus, kad pretenzijos teise tiekėjas naudojasi piktnaudžiaudamas,kreipiamasi į Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisiją.

• Sprendimą dėl to, ar piktnaudžiaujama pretenzijos teise, priimaViešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisija. Prireikus, toks sprendimastoliau skundžiamas teismui.


LR Viešųjų pirkimų įstatymo VII skyrius


LR Viešųjų pirkimų įstatymo VI skyrius

VPĮ 101 str. 1 d.: Nurodyta, kad manydamas, jog jo teisės pažeistos, tiekėjas gali kreiptis į apygardos teismą, kaip pirmosios instancijos teismą.

VPĮ VII skyrius, reglamentuojantis ginčų nagrinėjimą (reglamentuojamas tik ginčų nagrinėjimas PO ir teisme).

VPĮ 92 str. 3 d. nustatytas pirkimų priežiūrą vykdančių institucijų sąrašas.

VPĮ VI skyrius: reglamentuojamas pirkimų valdymas, jame dalyvaujančios institucijos ir jų funkcijos bei kompetencija.

VPĮ 101 str. 1 d.: papildyti nuostata, kad tiekėjas įstatymo nustatytais atvejais gali kreiptis į Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisiją (numatomas pirminis ginčo nagrinėjimas neteismine tvarka).

VPĮ VII skyrius: įtraukti nuostatas, jog pirmiausia ginčai nagrinėjami PO komisijoje, tik po to Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisijoje. Teisminis ginčo nagrinėjimas būtų numatomas tuo atveju, jei ginčijamas Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisijos sprendimas.

VPĮ VI skyrius: įtraukti nuostatas, reglamentuojančias Komisijos funkcijas ir kompetenciją.

2.3.1.7., 2.3.2.1.1.3.2, 2.3.2.1.3.1.3

56

VII. Priedai






I.

II.

III.

V.

VI.


PriedaiVII.

57

Pridedamų dokumentų / formų sąrašas

• Priedas 1 | Bendradarbiavimo susitarimas

• Priedai 2.1 ir 2.2 | VPC padalinių nuostatų projektas

• Priedai 3.1 ir 3.2 | VPC centro darbuotojų pareigybių aprašymų projektai

• Priedas 4 | Veiklos rodiklių matavimo ir raportavimo įrankis

• Priedas 5 | VP veiklos vadovas (metodika)

• Priedas 6 | VP vykdymo VPC procesas (schema)

• Priedas 7 | Metinio VP planavimo tvarka

• Priedas 8 | VP komisijų darbo reglamentas

• Priedas 9 | VP paraiškos ir techninės specifikacijos formos

• Priedas 10 | Kvietimo tiekėjams sąlygų forma, esminės sutarčių sąlygos

• Priedas 11 | VP komisijos protokolo forma (VP komisijos susipažinimo su paraiškomis ir pasiūlymais protokolų formos pateiktos VPT puslapyje: nuoroda)

• Priedas 12 | Tiekėjų apklausų pažymos forma

• Priedas 13 | Pasiūlymų palyginimo lentelės forma

• Priedas 14 | Viešųjų pirkimų ginčų nagrinėjimo komisijos darbo reglamentas

• Priedas 15 | Tipinė VPC darbo sutartis

• Priedas 16 | IT sistemos poreikio aprašymas

http://vpt.lrv.lt/lt/teisine-informacija/viesieji-pirkimai-2/komisijos-susipazinimo-su-paraiskomis-ar-pasiulymais-proceduros-protokolu-formos

Documents

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ VYKDYMO FUNK IJA · VPC Viešųjų pirkimų centras VPĮ Viešųjų pirkimų įstatymas VPT Viešųjų pirkimų tarnyba VšĮ Viešoji įstaiga ŽI Žmogiškieji