Upload
duongnhu
View
215
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA DHARMA MEDAN
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Observasi Jasa Perpustakaan
O L E H :
INTAN PERMATA SARI (120709003)
SITI MASITAH (120709004)
SUSILAYATI (120709007)
KEMALA SARI (120709009)
MARTUA RAJA DANIEL (120709031)
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI S-1
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini semakin
membawa pengaruh dan perubahan dalam semua aspek kehidupan. Hal ini terlihat jelas
bahwa manusia setiap waktu membutuhkan informasi tentang banyak hal, dan untuk
memenuhi akan hasrat informasi tersebut maka manusia membutuhkan sumber informasi.
Salah satu lembaga yang memiliki wewenang dalam penyelenggaraan kegiatan yang
berhubungan dengan penyediaan informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan
pusat informasi di mana bahan-bahan perpustakaan dikumpulkan, diolah dan kemudian
disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh penggunanya. Perpustakaan
menyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, maka dengan ini
peranan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting dalam memberikan jasa layanan
kepada sivitas akademik untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani pengguna secara tepat dan tepat
sehingga pengguna dapat dengan mudah memperoleh informasi yang di butuhkan. Karena itu
pelayanan pengguna sangat penting pada suatu perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan
bagian dari pelayanan pengguna. Kegiatan layanan sirkulasi meliputi peminjaman,
pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi, dan lain-lain. Dengan
demikian, layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting di perpustakaan,
mengingat bagian ini berhubungan langsung dengan pengguna yang memberikan citra positif
bagi perpustakaan jika hasil kerja sirkulasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah salah satu perpustakaan yang
menggunakan sistem pelayanan terbuka. Dimana semua pengguna perpustakaan bebas untuk
berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung koleksi-koleksi bahan pustaka
yang ada pada perpustakaan tersebut. Pengguna yang dilayani pada pepustakaan Stmik
Triguna Dharma Medan terdiri dati dosen, mahasiswa, dan pegawai sivitas akademik dalam
menambah ilmu pengetahuan nya, juga berperan sebagai penunjang perkuliahan, membangun
bidang penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi. Untuk itu
dibutuhkan pelayanan sirkulasi yang efektif dan efisien agar perpustakaan dapat
memanfaatkan perpustakaannya semaksimal mungkin.
Berdasarkan uraian diatas penulis merasa tertarik untuk memilih judul penelitian
“PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA
DHARMA MEDAN”.
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimanakah pelayanan sirkulasi pada
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?
1.3. Tujuan Penulisan
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses kegiatan pelayanan sirkulasi pada
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan.
1.4. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan, agar dapat menerapkan
pelayanan sirkulasi semaksimal mungkin.
2. Bagi praktisi ilmu pengetahuan, sebagai referensi dan untuk menambah ilmu
pengetahuan di bidang pelayanan sirkulasi perpustakaan.
3. Bagi penulis sendiri dapat menambah wawasan, menambah ilmu, serta memahami
ilmu tentang pelayanan pengguna suatu perpustakaan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu sarana penyebar informasi di
lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para
penggunanya. Oleh sebab itu perpustakan perguruan tinggi harus benar – benar melaksanakan
fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dengan fungsi
perpustakaan tersebut.
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang
bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan
tercapainya visi dan misi perguruan tinggi” (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi
2004:3).
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh
lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam
mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan
kampus” (Sutarno 2003:35).
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan
pendidkan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas,
perpustakaan akademik, dan perpustakaan perguruan tinggi (Syahrial – Pamuntjak 2000:5).
Dari ketiga pendapat diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi merupakan salah satu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggi dan lembaga-
lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus serta tugas dan fungsi
utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.3 Tujuan Dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.3.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 6) “Tujuan
perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan sebutan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.”
Tujuan pepustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo – Basuki (1991:15) adalah:
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar
dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya
mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan
pengajar.
c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan
tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Berdasarkan kedua pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan
perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang ada
dalam lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta
memberikan jasa informasi untuk mendukung serta mempertinggi kualitas program kegiatan
perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.3.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah membuat suatu kebijakan
dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta
mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.
Dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
(1994) fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan
2. Pusat belajar dan mengajar
3. Pusat penelitian
4. Pusat penyebaran informasi bagi masyarakat luas.
Oleh sebab itu sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapainya visi dan
misinya, perpustakaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan sudah seharunya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah
terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu dalam
melakukam dharmanya
2. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu
koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaia pembelajaran,
pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi
belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
3. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang sangat mudah diakses oleh
pencari dan pengguna informasi
4. Fungsi Riset
Perpustakaan menyediakan informasi dan sumber – sumber penyediaan informasi dan
sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna. Informasi yang di
peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian
5. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun
dan mengembangkan kreatifitas untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas,
minat dan daya inofasi pengguna perpustakaanu
6. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publukasi karya yang dihasilkan
oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika
7. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang
dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan
Tinggi,2004:3)
2.4. Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris yaitu ”circulation” yang berarti perputaran,
peredaran, seperti pada kata sirkulasi udara uang dan sebagainya. Dengan demikian
pengertian pelayanan sirkulasi menurut (1994) adalah ”Mencakup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna
jasa perpustakaan”. Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang
mengedarkan koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan yang dikatakan
berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi.
Kegiatan sirkulasi ini merupakan suatu kegiatan pekerjaan perpustakaan dalam usaha
jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan
perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, journal, CD, atau bahan
perpustakaan lainnya.
Kelancaran proses layanan sirkulasi bergantung pada hal – hal berikut:
a. Sistem peminjaman yang dipilih
b. Petugas yang terampl
c. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut:
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Posedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan
4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur
Bahan perpustakaan yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan
pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan dapat dibedakan atas:
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan
2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang dgunakan untuk menambah dan
meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
a. Keanggotaan
b. Peminjaman
c. Pengembalian
d. Perpanjangan masa pinjam
e. Penagihan
f. Pemberian sanksi
g. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.
Semua kegiatan diatas harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui
dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.4.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan
perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak/pengguna perpustakaan,
serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan
dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.
Menurut Sulystyo – Basuki (1991:257) menyatakan bahwa:
”Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi
formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas
sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan
masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy
tanda pengenal.”
2.4.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi.
Menurut Syahrial – Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan
(2000:97) dinyatakan bahwa: ”Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran
koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa ke luar
perpustakaan”.
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan
menjadi tiga bagian:
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampa 3 hari
3. Peminjaman jangka penjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74) prosedur
meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a) Pada perpustakaan yang mengantu sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung
sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.
b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung
sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya
ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang telah
tersimpan pada katalog buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan
pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat koda bahan perpustakaan dan tanggal kembal
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan.
ii. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode
bahan perpustakaan.
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna,
kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:
a. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul
buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem perpustakaan tertutup ;
katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
b. Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun
c. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh
administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
2.4.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman
bahan perpustakaan dalam sebuah perpustakaan. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan
perpustakaan telah habis maka peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang
dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian
peminjaman, akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan
adalah:
a. Memeriksa kebutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan
perpustakaan yang akan dikembalikan
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera
pada kartu buku
d. Membutuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu
pinjam
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak buku
h. Memilih buku:
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk di kirim ke
unit perawatan
2. Yang rusak dan yang tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.4.4 Perpanjangan Masa Pinjam
Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan menambah batas waktu peminjaman
yang sudah berakhir, biasanya perpanjangan bahan pustaka hanya dapat dilakukan satu kali.
Proses perpanjangan yaitu dengan cara mengembalikan terlebih dahulu buku yang dipinjam
sebelumnya, kemudian pustakawan mengubah kembali tanggal peminjaman dan tanggal
pengembalian bahan pustaka berikutnya.
Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
b. Petugas memeriksa formulir pemesanan
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada
lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga
dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
d. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan (Buku Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59).
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:
1. Kartu pinjam
2. Kartu buku
3. Stempel tanggal kembali.
2.4.5 Penagihan
Penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh petugas perpustakaan apabila pengguna
tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, dan perpustakaan akan
menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahap:
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan buku yang dipinjam tidak juga
dikembalikan, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberi tahu nilai kuliah, tidak
diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya
dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi
pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan
perpustakaan, pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
b. Petugas memuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada
peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
c. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses
pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.4.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi diberikan pada pengguna perpustakaan yang sering melanggar
jangka waktu pengembalian bahan pustaka. Pemberian sanksi ini biasanya bersifat mendidik
agar pengguna menyadari bahwa bahan pustaka itujuga diperlukan oleh orang lain. Berat
ringannya sanksi bergantung pada jenis pelanggarannya. Sanksi dapat berupa denda,
peringatan penggantian maupun sanksi administrasi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2008:83) dinyatakan bahwa
sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar
4. Menghilangkan bahan perpustakaan
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Prosedur yang ditempuh, yaitu:
a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna tersebut, petugas menetapkan
sanksinya
b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan
sanksinya
c. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
d. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan
perpustakaan
e. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan
tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
2.4.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia
tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat
keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan
perpustakaan.
Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (2004:84), fungsi surat keterangan
bebas pinjam bagi mahasiswa adalah untuk:
a. Ujian akhir
b. Yudisium
c. Penerimaan ijazah
d. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Prosedur pembrian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai
berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera di tanda
pengenal
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dekembalikan pada kartu
peminjaman
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna bebas pustaka,kartu peminjaman
distempel pada” Bebas pustaka ”
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri rangkap dua. Fotocopy
pertama diberikan kepada pengguna, fotocopy kedua untuk pertinggal (Buku Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Pedoman Observasi
Observee/subjek : Pelayanan sirkulasi perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Observer/peneliti : Intan permata, Siti masitah, Kemala sari, Susilayati, Martua raja
Tanggal observasi : 13 April 2015
Petunjuk : Berikan tanda cek ( ) pada kolom yang tersedia jika pelayanan
sirkulasi yang tercantum dalam kolom indikator pelayanan sirkulasi,
dimunculkan oleh observee/subjek
No Indikator pelayanan sirkulasi Check ()
1. Menggunakan katalog perpustakaan
2. Peminjaman dan pengembalian menggunakan barcode
3. Peminjaman buku menimbulkan antrian ---
4. Sikap pustakawan sirkulasi sangat ramah kepada pengguna ---
5. Waktu penyelesaian pelayanan sirkulasi seperti peminjaman,
pengembalian, dan perpanjangan, cepat.
6. Kecepatan petugas dalam memberikan pelayanan sirkulasi dalam waktu 5menit
7. Jumlah peminjaman koleksi minimal 2eksemplar 8. OPAC selalu digunakan pengguna saat akan mencari sumber informasi 9. Pengguna dikenakan denda keterlambatan jika terlambat mengembalikan
bahan pustaka
10. Ruangan sirkulasi bersih dan nyaman ---
3.2. Pedoman Wawancara
Dalam melakukan wawancara, penulis telah mempersiapkan beberapa pertanyaan
kepada pustakawan sebagai narasumber tentang pelayanan pengguna, yaitu sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sejarah Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?
Jawab:
Perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) Triguna
Dharma Medan, sebelumnya bernama Perpustakaan Amik Triguna Dharma Medan yang
berdiri sejak tahun 2001, lokasinya berada di Jl.A.H.Nasution.
Awalnya Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan memiliki ruangan yang
berukuran 4x4 m, sehingga ruangan ini kurang nyaman dan meyebabkan pengguna enggan
untuk datang dan berkunjung ke perpustakaan. Pada tahun 2003 Stmik Triguna Dharma
berubah nama dari Amik Triguna Dharma Medan menjadi Stmik Triguna Dharma Medan.
Kemudian seiring perkembangan waktu pada tahun 2007 dilakukan perbaikan
perpustakaan. Gunanya agar user tertarik untuk berkunjung keperpustakaan, pada bulan maret
tahun 2010 perpustakaan melakukan perbaikan kembali dengan menambah ukuran ruangan
menjadi 8x5 m.
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan dikelola oleh 3 orang petugas
perpustakaan yang mana selain bertugas di Perpustakaan merangkap tugas lain dari Stmik
Triguna Dharma. Kepala Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan pertama sekali adalah
Ir.Sitanggang Julkarnaen.S.Kom kemudian setelah empat tahun menjabat digantikan oleh
bapak Hendryan Winata.S.Kom selaku puket 1 di Stmik Triguna Dharma Medan, dan saat ini
kepala perpustakaannya adalah Elfinawati, A.md. Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan juga mengolah, merawat, mengoleksi, dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki
untuk keperluan pengguna (user) yang berada di Stmik Triguna Dharma Medan.
2. Apa yang menjadi visi dan misi Perpustakaan STMIK Triguna Dharma medan?
Jawab:
VISI Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah:
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas
akademikanya”
MISI Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah:
“Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan
efektif untuk mendukung fungsi Tridharma STMIK Triguna Dharma Medan melalui pengadaan
dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil
dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”
3. Bagaimanakah Struktur organisasi di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma
Medan?
Jawab:
4. Apasajakah peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna perpustakaan?
Jawab:
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna Perpustakaan Stmik Triguna
Dharma Medan adalah sebagai berikut :
1. Jika ingin masuk ke dalam perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tas harus
diletakan di tempat tas
2. Pengunjung wajib mengisi buku tamu bila ingin memasuki ruangan perpustakaan.
3. Tidak dibenarkan merokok di dalam ruangan perpustakaan.
4. Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan.
5. Mohon tidak berisik di ruangan perpustakaan.
6. Harap susun kembali bahan pustaka ke rak bila anda telah selesai menggunakannya.
7. Jika ingin meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan.
8. Jika buku terlambat di kembalikan akan di kenakan denda
5. Apasajakah jenis koleksi dan berapa jumlah koleksi, serta sistem lasifikasi di
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?
Jawab:
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan adalah sekitar 9000 eksemplar. Koleksi yang terdapat pada perpustakaan yaitu koleksi
buku standar, koleksi referensi, jurnal, e-book, surat kabar, dan skripsi.
Koleksi yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak
dapat membantu pengguna dalam penelusuran informasi.Setiap buku dibuat call numbernya
Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke - 22. Penjajarannya dalam
rak disususn berdasarkan nomor kelas.
Bahan perpustakaan yang ada di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berasal
dari:
1. Pembelian
2. Hadiah dan sumabangan
3. Uang pendaftaran mahasiswa baru
4. Mahasiwa / mahasiswi yang akan mau tamat kuliah
5. Penerbitan sendiri
6. Bagaimanakah sistem pelayanan di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma
Medan (terbuka/tertutup)?
Jawb:
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan sama seperti perpustakaan perguruan
tinggi lainnya dalam memberikan pelayanan kepada penggunanya menetapkan sistem dan
kegiatan pelayanan. Sistem yang diterapkan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan adalah sistem pelayanan terbuka, dimana pengguna dapat secara langsung menuju dan
mencari koleksi yang diinginkan sesuai kebutuhannya.
7. Jam buka pelayanan di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?
Jawab:
Senin s/d Jum’at : Jam 07.30 s/d 18.00 wib
Jam 19.00 s/d 21.00 wib
Sabtu : Jam 08.00 s/d 18.00 wib
8. Bagaimanakah pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma
Medan?
Jawab:
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika Stmik Triguna
Dharma Medan dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk
setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon
anggota.
Pada umumnya pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah
mahasiswa, dosen, pegawai, dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan hanya diperkenankan untuk melihat – lihat
koleksi yang terdapat di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tetapi tidak
diperbolehkan untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan.
Pelayanan sirkulasi yang ada di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma yaitu:
1. Keanggotaan
Syarat utama untuk menjadi anggota Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan adalah berstatuskan sebagai mahasiswa, dosen dan pegawai Stmik Triguna
Dharma Medan. Pengguna dari luar perpustakaan tidak diperkenankan menjadi
anggota, jika pengguna dari perguruan tinggi lain ingin menggunakan fasilitas yang
ada di Perpustakaan maka yang bersangkutan harus membawa surat pengantar dari
universitas masing-masing dan menunjukkan KTM.
Persyaratan untuk menjadi anggota Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan adalah : Persyaratan untuk mahasiswa;
a) Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah disediakan
b) Mahasiswa yang akan menjadi anggota perpustakaan menunjukan fotocopy kwitansi
tanda pembayaran SPP/ uang kuliah
c) Melampirakan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar dan 2 ×3
sebanyak 1 lembar
d) Melampirkan fotocopy KTM yang masih berlaku
Persyaratn untuk dosen dan pegawai;
a. Mengisi formulir yang telah disediakan
b. Melampirkan pas foto 3×4 sebanyak 2 lembar dan ukuran 2 ×3 sebanyak 1 lembar.
c. Khusus untuk dosen dan pegawai tidak dipungut biaya keanggotaan atau biaya
administrasi.
2. Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
sudah menggunakan barcode. Untuk setiap buku diberi label buku, sehingga jika ada
mahasiswa yang ingin meminjam buku, petugas sirkulasi tinggal scan KTM dan barcode
buku. Otomatis data buku dan peminjam telah masuk kedalam database peminjaman di dalam
komputer. Peminjaman bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan
yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan perpustakaan yang boleh dipinjam
berbeda-beda, untuk mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 2 buah buku dan jangka
waktunya hanya 1 minggu.
3. Pengembalian
Dalam pelayanan pengembalian bahan perpustakaan di perpustakaan, merupakan
kelanjutan dari pelayanan peminjaman suatu bahan perpustakaan. Pada Perpustakaan Stmik
Triguna Dharma Medan lamanya peminjaman hanya satu minggu. Setelah habis masa
peminjaman maka si peminjamn wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang
dipinjamnya, jika tidak maka dapat diberikan ketentuan dengan dikenakan denda.
4. Perpanjangan Masa Pinjam
Apabila bahan perpustakaan yang dipinjam telah habis masa peminjamannya, maka si
peminjam berkewajiban untuk mengembalikan bahan perpustakaan tersebut ke perpustakaan.
Jika peminjam masih ingin tetap menggunakan bahan perpustakaan tersebut maka si
peminjam harus melakukan perpanjangan dengan melapor kepada petugas/pustakawan. Dan
perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan hanya dapat dilakukan satu kali saja baik
untuk para mahasiswa maupun dosen/pegawai.
5. Penagihan dan denda
Penagihan bahan bahan perpustakaan yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan
Stmik Triguna Dharma Medan adalah kepada anggota yang meminjam bahan perpustakaan
setelah batas waktu pengembalian yang ditentukan sudah lewat/terlambat dan bahan
perpustakaan tersebut belum juga dikembalikan.
Prosedur penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh Perpustakaan Stmik Triguna
Dharma Medan terhadap pengguna yang meminjam bahan perpustakaan telah terlambat batas
waktu dari pengembalian dan bahan perpustakaan tersebut belum juga dikembalikan. Dalam
cara tersebut, biasanya si peminjam akan mengembalikan bahan perpustakaan tersebut dan
petugas tidak perlu mengirimkan surat penagiahan kepada si peminjam.
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan
yang telah ditetapkan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan perpustakaan,
mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian sanksi
yang sering terjadi di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah keterlambatan
pengembalian bahan perpustakaan yang dipinjam pengguna dan karena menghilangkan bahan
perpustakaan.
6. Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pinjam ini wajib diurus seorang mahasiswa apabila akan
menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi pinjamanya di
perpustakaan tersebut.
Pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, mahasiswa yang ingin mengurus
surat keterangan bebas pinjam harus melapor kepada petugas, kemudian petugas memeriksa
ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan. Jika tidak ada lagi pinjaman maka kartu anggota diberi stempel “bebas pinjam”.
Anggota yang telah mendapat surat keterangan bebas pinjaman tidak boleh meminjam bahan
perpustakaan hanya boleh melihat dan membaca saja di tempat dan tidak boleh dibawa
pulang.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, maka penulis membuat beberapa kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma
Medan adalah sistem pelayanan terbuka.
2. Sistem pelayanan sirkulasi yang ada di Stmik Triguna Dharma meliputi: keanggotaan,
peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian
denda, dan surat keterangan bebas pustaka.
3. Pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, hanya kepala perpustakaan yang
memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan, tetapi staf perpustakaan belum memiliki
latar belakang Ilmu Perpustakaan.
4. Pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah Mahasiswa, Dosen,
Karyawan dan Pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang ada tentang pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan
Stmik Triguna Dharma Medan, maka penulis memberikan saran yang mungkin bermanfaat
untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:
1. Untuk efektifitas dan efisien para pengguna dalam menggunakan perpustakaan dan
juga petugas /pustakawan didalam melakukan tugasnya maka perlu dipikirkan suatu
perencanaan menuju ke depan mengenai tata ruang yang lebih baik dengan aturan –
aturan yang berlaku untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi
2. Sebaiknya semua petugas perpustakaan yang bekerja pada Perpustakaan Stmik
Triguna Dharma Medan memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan. Hal ini dilakukan
untuk meningkatkan mutu Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan