Virksomhetsstyring

ved Vidar Valvik

STATENS BYGNINGSTEKNISKE ETAT!

Traineesamling ved Difi – 19.10.2011

Disposisjon

•  Økonomireglement •  Overordnet styringsprinsipp •  Budsjettprosessen •  Styringsdialog •  Virksomhetsstyring •  Tildelingsbrev •  Kontroll – risiko •  Effekt

Vertikalt styringsperspektiv

Regelverk

Reglement for økonomistyring i statenBestemmelser om økonomistyring i statenFastsatt 12. desember 2003 med endringer, senest 8. juni 2010

Utgitt av:FinansdepartementetPublikasjonen finnes på Internett:http://www.dep.no/fin under “statlig økonomistyring”

Flere eksemplarer kan bestilles fra:Departementenes servicesenterPost og distribusjonE-post: publikasjonsbestilling@dss.dep.nowww.publikasjoner.no

Oppgi publikasjonskode: R - 0564BISBN 82-91092-39-7

Trykk: Departementenes servicesenter - 06/2010 - 500

M

ILJØMERKET

Trykkeri 241-446

Overordnet styringsprinsipp i staten

Mål- og resultatstyring

Mål- og resultatstyring

•  Mål- og resultatstyring skal sikre at; -  ressursane vert brukte til aktivitetar som gir gode

resultat -  verksemda når dei måla som er sette -  tiltak og verkemiddel er i samsvar med politiske

vedtak og mål -  dei politiske styresmaktene får eit godt grunnlag for

å revurdere verkemiddelbruken St.meld. nr. 19 (2008-2009) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap Kap.6.2.1

Årshjulet

Statsbudsjettet Virksomhetsstyringen

Rapporter

Budsjettprosessen

Kontroll / evaluering

Tildelingsbrevet

Busjettprosessen i staten •  Januar Innspill til statsregnskapet forrige år •  Mars Innspill til tilleggstildelinger og

opprioriteringer i RNB •  Mai Innspill til førsteutkast til Prop. 1S

(2011-2012) •  August Utkast til Prop. 1S for oppdatering/

merknader fra direktoratet •  Oktober Statsbudsjettet (Prop.1S) offentliggjøres •  November Innspill til innsparingstiltak og nye store

satsinger for to år framover •  Desember Innspill til konsekvensjustering av budsjettet

for to år framover

Etatsstyring

•  Etatsstyring er betegnelsen på et departements styring av underliggende virksomheter som for eksempel direktorater.

•  Målet med etatsstyringen er å påvirke og følge

opp underliggende virksomheters oppgaveløsning og resultater.

Forventninger til virksomheten fra dept.

•  Kjenner og beskriver målene •  Kjenner og har oversikt over arbeidsoppgavene •  Forutser utfordringer i oppgaveløsningen og vurderer

grad av risiko •  Kjenner utfordringene og dimensjonerer kontroll •  Informerer om store utfordringer og justerer risiko

•  Evaluerer løsningen av oppgavene og måloppnåelsene

Departe-mentets

styring av virksomheter

Styrings-dialog

Til- delings-

brev

Rappor-tering

Kontroll

Eva-luering

Styringsdialogen

•  Statsbudsjettet (Prop.S1) •  Tildelingsbrev •  Rapporter •  Informasjonsmøter •  Alle styringssignaler gis skriftlig

Styringsdialogens hensikt

Sikre - •  - god kommunikasjon • - forankring i ledelse og hele organisasjonen • - forståelse av samme felles mål • - forståelse av roller og oppgaver • - at virksomheten har støtte og tillit hos departementet • - effektiv ressursutnyttelse

Rapportering og oppfølging

•  Styringsdialogen baseres på rapporteringen •  Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og

forsvarlig beslutningsgrunnlag

•  Mål, strategier og tiltak vurderes med spesielt fokus på avvik i forhold til resultatkrav.

Definisjon av virksomhetsstyring

1.  Fastsette mål og resultatkrav 2.  Planlegge oppnåelse 3.  Rapportere status 4.  Analysere situasjon 5.  Iverksette tiltak

Hvordan oppnå god virksomhetsstyring

•  Klar organisering med fordeling av ansvar •  Et verdigrunnlag og et målhierarki som grunnlag for

produksjon og utvikling •  Kultur og metoder for dynamisk målstyring dvs.

Løpende og aktiv samfunnsledelse

Tildelingsbrevet

•  Ved tildelingsbrevet stilles bevilgningen fra Stortinget til disposisjon for virksomheten.

•  Der fastsettes utgifts- og inntektsrammer, budsjettfullmakter og rapporteringskrav.

•  En årlig instruks fra ansvarlig departement til underliggende virksomhet

•  En viktig del av departementets samlede virksomhetsstyring.

Tildelingsbrevets disposisjon

•  Mål og resultat for 2011 •  Andre føringer fra departementet •  Budsjettildeling for 2011 •  Kalender for styringsdialogen og plan for

rapportering •  Relevante dokumenter

Tildelingsbrevets føringer for mål og resultat 2011

Arbeidsmål 3.1: Meir brukarvenleg og målretta byggjesakshandsaming Styringsparametrar Søknader laga på ByggSøk-bygning.

Måltalet i 2011 er 70 000 Søknader laga på Bygg-Søk-bygning som er sendt inn elektronisk.

Måltalet for er 2011 er 20 000. Delen av byggesaker totalt handsama i Bygg-Søk.

Måltalet for 2011 er 60 %. Talet på kommunar som tek imot byggjesøknader elektronisk.

Måltalet for 2011 er 300.

Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen

Kilde: KPMG

Risikostyring •  Kritiske suksessfaktorer (KSF) •  Risiko (negasjon av KSF) •  Risikovurdering

(sannsynlighet x konsekvens = risiko) •  Risikoreduserende tiltak

32

Figur 3: Risikokart som viser iboende og gjenværende risiko

Figur 3 illustrerer et risikokart for risikoen for ikke å tiltrekke seg nødvendig kompetanse, hvor A representerer iboende risiko og B gjenværende risiko etter å ha tatt hensyn til effekten av alle tiltak og kontrollaktiviteter som er iverksatt.

Fordelen med å vurdere gjenværende risiko på et overordnet nivå, er at ledelsen får informasjon om risiko gitt de tiltakene og kontrollaktivitetene som allerede er iverksatt. Dette samsvarer med det som ledergrupper normalt forholder seg til når de diskuterer og vurderer om det skal foretas endringer i noen deler av virksomheten. Et risikokart basert på en vurdering av gjenværende risiko utgjør derfor et viktig beslutningsgrunnlag når ledelsen skal vurdere videre håndtering av risikoen.

En sentral utfordring er å vurdere risiko med utgangspunkt i hvordan tiltak og kontrollaktiviteter faktisk etterleves og virker – og ikke med utgangspunkt i hvordan de er ment å virke eller ideelt sett skulle ha virket. Se nærmere om hvordan ledere kan skaffe seg informasjon om hvordan tiltak og kontrollaktiviteter etterleves og virker i kapittel 3.9 oppfølging av risikoer.

I det følgende utdypes sannsynlighet og konsekvens i et gjenværende risikoperspektiv. Det vil si der en vurderer risikoen når en har tatt hensyn til effekten av tiltak og kontrollaktiviteter som er iverksatt (ikke iboende risiko).

Vurdering av sannsynlighetNår gjenværende risiko skal plasseres langs sannsynlighetsaksen i et risikokart, gjøres en vurdering av hvor sannsynlig det er at risikoen inntreffer når man tar hensyn til de tiltakene og kontrollaktivitetene som er iverksatt for å redusere sannsynligheten.

Sann

synl

ighe

t

Meget liten

Liten

Stor

Moderat

Svært stor

Kritisk

Høy

Risiko

Moderat

Lav

KonsekvensUbetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært

alvorlig

Iboende risiko

Gjenværende risiko

Effekten av tiltak

B

A

Evaluering

•  Mange fasetter i evaluering •  Kontinuerlig gjennom rapportering og

vurdering av risiko.

•  Riksrevisjonen, gjennom regnskap- og forvaltningsrevisjon, fører virksomheten inn i revisjon av egen praksis vs. arbeidsmålene.

Effekter i tre tidsfaser

•  Output – produkter/tjenester; de umiddelbare resultatene av organisasjonenes aktiviteter, prosesser og tjenester som det produserer, for eksempel veiledninger, utredninger, arbeidsgrupper etc.

•  Outcome – brukereffekt; endring i policy eller praksis eller begge deler, over 3 til 10 år, hos aktørene i målgruppen

•  Impact – samfunnseffekt; langsiktig og bærekraftig forandring i betingelsene for aktørene i målgruppen slik at de strategiske målene nås. Kilde: OECD

•  som følge av organisasjonens aktiviteter og output.