Oslo kommune Bydel Vestre Aker

Versjon 4.4 - 18.04.2013 - Jan Olsen Nytveit

Virksomhetsstyring i Bydel Vestre Aker

VViirrkkssoommhheettssssttyyrriinngg ii BByyddeell VVeessttrree AAkkeerr

Innhold 1 Innledning ............................................................................................................................................................................................................ 3

1.1 Virksomhetsstyring ....................................................................................................................................................................................... 3 2 Mål og resultatstyring .......................................................................................................................................................................................... 4

2.1 System for mål og resultatstyring ................................................................................................................................................................. 4 2.1.1 Strategisk plan ....................................................................................................................................................................................... 4 2.1.2 Personalpolitisk strategi ........................................................................................................................................................................ 4 2.1.3 Handlingsplaner .................................................................................................................................................................................... 4

2.2 Interne styringsdokumenter .......................................................................................................................................................................... 4 2.2.1 Oppfølging av resultatforventninger ..................................................................................................................................................... 4

3 Politisk styring og administrativ gjennomføring ................................................................................................................................................. 5 3.1 Bydelsutvalg og tilhørende styringsfunksjoner som politiske utvalg, komiteer og råd ............................................................................... 5 3.2 Saker til politisk behandling i lokale utvalg og råd ...................................................................................................................................... 5 3.3 Oppfølging av politiske vedtak ..................................................................................................................................................................... 5 3.4 Flertallsmerknader fra overordnet politisk nivå ........................................................................................................................................... 5 3.5 Oppfølging av bydelens tildelingsbrev ......................................................................................................................................................... 6

4 Myndighetsutøvelse ............................................................................................................................................................................................ 7 4.1 Bydelens organisering .................................................................................................................................................................................. 7 4.2 Fullmaktstruktur ........................................................................................................................................................................................... 7 4.3 Anskaffelser .................................................................................................................................................................................................. 7 4.4 Informasjonssikkerhet .................................................................................................................................................................................. 7

5 Internkontroll og risikostyring ............................................................................................................................................................................ 8 5.1 Kvalitetslosen ............................................................................................................................................................................................... 8 5.2 Krav til risikoanalyser innenfor definerte områder ...................................................................................................................................... 8 5.3 Intern- og kvalitetskontroll ........................................................................................................................................................................... 8 5.4 HMS .............................................................................................................................................................................................................. 9 5.5 Beredskapsplan ............................................................................................................................................................................................. 9

6 Ledelse og organisasjonsutvikling .................................................................................................................................................................... 10 6.1 Personalpolitisk strategi .............................................................................................................................................................................. 10 6.2 Verdibegreper ............................................................................................................................................................................................. 10 6.3 Tverrfaglig samarbeid ................................................................................................................................................................................. 10 6.4 Endring av arbeidsprosesser ....................................................................................................................................................................... 10 6.5 Lederutvikling ............................................................................................................................................................................................ 10 6.6 Organisasjonsutvikling, medarbeiderskap og enhetlig ledelse ................................................................................................................... 11

2

1 Innledning Dette dokumentet med referanser beskriver og gir retningslinjer for virksomhetsstyring i Bydel Vestre Aker. Sentrale og lokale styringsdokumenter, fastsatte rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell ligger som referanser i dokumentet og skal være retningsgivende for hvordan helhetlig virksomhetsstyring skal utøves og et grunnlag for internopplæring av ledere. Disposisjonen i dokumentet er bygget opp i henhold til byrådets prinsipper for virksomhetsstyring som beskrevet i «prinsippnotat for virksomhetsstyring». Prinsippnotatet er inntatt i denne planens kapittel 2-6 der dette er overførbart til bydel. Virksomhetsstyring i BVA skal årlig være gjenstand for risikovurdering i forbindelse med årlige årsplan- og budsjettprosesser. Risikovurdering skal sikre utvikling og forbedring av bydelens arbeid med styring og kontroll. Dokumentet rulleres årlig i forhold til endrede forutsetninger i bydelsdirektørens tildelingsbrev. 1.1 Virksomhetsstyring Dokumentet skal gi retningslinjer for hvordan Bydel Vestre Aker følger opp byrådets prinsipper for virksomhetsstyring i praksis. Det er utviklet verktøy og metoder for internkontroll, styringsdokumentasjon og avviksregistrering som skal gi tiltak til utvikling og forbedring. Oppfølging av prinsippnotat for virksomhetsstyring krever kompetente og endringsfokuserte ledere. Oslo kommunes personalpolitiske strategi og verdibegrepene er sentrale føringer som skal være basis for en kontinuerlig utvikling av ledere i Bydel Vestre Aker. Det er utarbeidet en applikasjon (APP) “Virksomhetsstyring i BVA” som er basert på dette dokumentet og berører alle deler av virksomhetsstyringen i bydelen innenfor politisk styring, administrativ ledelse og intern kontroll. Målgruppen er primært ledere, tillitsvalgte og lokale politikere. Dette produktet vil også gi god informasjon til bydelens innbyggere som vil sette seg inn i det lokalpolitiske styringssystem og aktivitet. 01.08.2012 Jan Olsen Nytveit bydelsdirektør

Referanser til dokumenter:

Presentasjon over planens mål og strategier

Referanser til dokumenter:

OK- Prinsippnotat for virksomhetstyring

3

2 Mål og resultatstyring 2.1 System for mål og resultatstyring Bydelen har etablert struktur og system for mål og resultatstyring i tråd med Oslo kommunes føringer basert på prinsipper og veiledningsmateriale som er utarbeidet for området. 2.1.1 Strategisk plan Innhold i bydelens strategisk plan er basert på styringssignaler gitt av overordnet myndighet i økonomiplanperioden tilpasset lokale utfordringer. Bydelens strategiske plan går over en 4 års- periode og er utarbeidet gjennom en bred prosess av bydelens ledere og hovedtillitsvalgte, og vedtatt av bydelsutvalget. Strategisk plan danner grunnlag for bydelens utfordringer, behov for tjenesteutvikling og er basisdokumentet for utarbeidelse av årsplan og budsjett innenfor bydelens ansvarsområder. Arbeidet rundt denne prosessen er forankret i det årlige arbeidet med årsplan og budsjett 2.1.2 Personalpolitisk strategi Oslo kommunes personalpolitiske strategi har vært styrende for utarbeidelse av Bydel Vestre Akers personalpolitiske strategi. Arbeidsgiver-, leder-, og medarbeiderprinsipper er basis for arbeidet med utvikling av organisasjonen og ansatte på alle nivåer. Bydelens personalpolitiske strategi ble utarbeidet første gang i 2007 av bydelens ledere i samarbeid og i dialog med de tillitsvalgtes organisasjoner. Planen rulleres årlig som følge av forutsetningene som vedtas på bakgrunn av årsplan og budsjettprosess 2.1.3 Handlingsplaner Innenfor prioriterte tjenesteområder og brukergrupper er det utarbeidet handlingsplaner. Handlingsplanene er forankret i strategisk plan og er et viktig verktøy for å oppnå bydelens oppsatte målsettinger innenfor prioriterte områder. 2.2 Interne styringsdokumenter Bydelen er organisert i en tonivåmodell bestående av 10 fagenheter og 3 stabsenheter som rapporterer direkte til bydelsdirektør. Basert på strategisk plan, vedtatt årsplan og budsjett har hver enhet sitt interne styringsdokument. 2.2.1 Oppfølging av resultatforventninger Fagenheter og stabsenheter følges opp løpende hver 3 uke og minst 4 ganger pr halvår av bydelsdirektør. I tillegg til resultatkrav i styringsdokumentene følges opp tiltak definert i lederkontrakter som sykefravær, økonomi, daglig drift og strategiske utfordringer. Leder for økonomi og HR følger opp enhetene månedlig særskilt innenfor økonomi og sykefravær.

Referanser til dokumenter:

BVA- organisering- styringsdokumenter – oppfølgingsstruktur

BVA- Strategisk plan 2012-2015

BVA- Personalpolitisk strategi 2013-2016

Oversikt over bydelens handlingsplaner

Eksempel på styringsdokument for enhet

4

3 Politisk styring og administrativ gjennomføring 3.1 Bydelsutvalg og tilhørende styringsfunksjoner som politiske utvalg, komiteer og råd Hver bydel har et direkte valgt bydelsutvalg og en bydelsadministrasjon som ledes av en bydelsdirektør. Reglement for bydelene sikrer en felles hovedstruktur i bydelene for nemndsordning, myndighetsfordeling, saksbehandlingsregler og rapporteringsrutiner. Bydelsutvalget har ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av de saker som er delegert det fra bystyret. Bydelsadministrasjonen er i denne sammenheng bydelsutvalgets sekretariat og gjennomføringsorgan. Bydelsdirektøren rapporterer regelmessig til bydelsutvalget. Bydelsdirektøren rapporterer derfor administrativt til byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester som følger opp bydelsdirektørene, bl.a. gjennom regelmessige direktørmøter og årlige ledersamtaler. Byrådsavdeling for kultur og utdanning har ansvar for barnehagene hvor det løpende rapporteres på status og utvikling. Byråd og bystyre gir styringssignaler for utviklingen på de ulike tjenesteområdene som bydelene har ansvaret for. Dette gjelder f.eks. målformuleringer vedrørende hvilke tjenesteområder som er høyest prioritert (f.eks. avveiningen mellom ressursinnsatsen i barneomsorgen og eldreomsorgen), sammensetningen av tjenestestrukturen på bestemte tjenesteområder (f.eks. avveiningene mellom institusjonsbasert eller åpen omsorg for eldre), eller standarder på tjenestene, f.eks. åpningstider og tilgjengelighet ved sosialsentrene. Bydelsutvalgene tar utgangspunkt i de sentrale styringssignalene, men har stor grad av frihet til å foreta lokale tilpasninger. 3.2 Saker til politisk behandling i lokale utvalg og råd I tillegg til reglement for politisk utvalg, komiteer og råd er det utarbeidet en prosedyre på hvordan politikerne kan fremme politiske saker til behandling. Prosedyrene beskriver retningslinjer i tråd med bydelsreglementet og kommuneloven og skal påvirke til at alle saker får et vedtak basert på et godt belyst saksfremlegg. 3.3 Oppfølging av politiske vedtak Til hvert BU-møte legges det frem en egen sak som angir status på saker som krever oppfølging fra administrasjonens side. For oppfølging av alle politiske vedtak blir det fremlagt egen sak på til hvert BU-møte om status på tidligere behandlede saker. Saken utkvitterer administrasjonens etterarbeid for politiske vedtak. 3.4 Flertallsmerknader fra overordnet politisk nivå Bydelene kvitterer ut flertallsmerknader fra overordnet politisk nivå i tråd med gjeldende rutiner. Utkvitteringen skjer i forbindelse med tertialrapporter og årsberetninger som behandles lokalt før innsendelse til byrådet/bystyret.

Referanser til dokumenter:

Bestemmelser for politiske utvalg, komiteer og råd i BVA

Oversikt over politiske utvalg, komiteer og råd i BVA

Prosedyre for å fremme saker til politisk behandling

Eksempel på oppfølgingsskjema for behandlede saker

5

3.5 Oppfølging av bydelens tildelingsbrev Etter at bystyret har vedtatt budsjettet mottar bydelsdirektøren tildelingsbrevet som angir hvilke mål og aktiviteter som bydelen skal følge opp. Det rapporteres på mål og aktiviteter i tildelingsbrevet gjennom tertialrapporter, årsberetninger og gjennom bydelsdirektørens lederkontrakt med kommunaldirektøren Bydelsdirektøren innarbeider aktiviteter lokale styringsdokumenter som følges opp løpende i individuelle samtaler som definert i kap. 2.

Referanser til dokumenter:

Tildelingsbrev 2013

6

4 Myndighetsutøvelse 4.1 Bydelens organisering Bydel Vestre Aker har en organisering og struktur som er i stand til å forvalte lovverk som er delegert til bydelen. Bydelen er organisert i en tonivåmodell hvor enhetsledere rapporterer direkte til bydelsdirektør. Organisasjonsmodellen skal sikre en rasjonell forvaltning og en god faglig tjenesteutøvelse. Bydelen sikrer riktig kompetanse til rett myndighetsperson ved å gi kompetansehevende tiltak gjennom bydelens årlige kompetanseplan. 4.2 Fullmaktstruktur Det er nødvendig å foreta delegasjoner i linjen for å kunne utøve en rasjonell forvaltning av myndighet og tjenesteutøvelse. Dette er satt i system og formalisert i dokumentet fullmaktstruktur og delegasjoner. Innenfor myndighetsområdene blir det ført kontroll med forvaltning og myndighet ved å utarbeide prosedyrer som følges opp løpende og gjennom avvik som registreres og utkvitteres. Dette er videre belyst i kap. 5 – Internkontroll og risikostyring. 4.3 Anskaffelser Anskaffelser er et prioritert område hvor bydelen har fokus på at alle anskaffelser skal utføres i henhold til regler om offentlige anskaffelser. I den sammenheng er det etablert en lokal anskaffelsesstrategi som er basert på regelverket og sentrale styringsdokumenter. Alle med myndighet innenfor anskaffelser skal ha kompetanse til å utføre delegerte fullmakter. Det foretas løpende opplæring innenfor temaet, og etablering av prosedyrer med avvikshåndtering skal sikre oppfyllelse av lovverk, etiske regler og god internkontroll. 4.4 Informasjonssikkerhet Bydelen har utarbeidet sikkerhetshåndbok som utgjør et felles rammeverk for det praktiske arbeid med informasjonssikkerhet i bydelen. Sikkerhetshåndboken fastlegger Bydel Vestre Akers krav til beskyttelse av informasjon som samles inn, lagres, bearbeides, overføres og formidles så vel manuelt som elektronisk. Håndboken er harmonisert med relevante krav i Oslo kommunes instruks for informasjonssikkerhet med veiledning og personopplysningsloven. Håndboken skal sikre at alle tjenestesteder i bydelen skal oppnå et riktig sikkerhetsnivå i sin daglige drift gjennom etablering av nødvendige fysiske, systemtekniske og organisatoriske sikringstiltak. Håndboken skal skape en felles sikkerhetskultur gjennom nødvendig opplæring og økt forståelse av behovet for informasjonssikkerhet i bydelen

Referanser til dokumenter:

Bydelens organisering

Fullmaktstruktur og delegasjoner

Lokal anskaffelsesstrategi

Sikkerhetshåndbok

7

5 Internkontroll og risikostyring 5.1 Kvalitetslosen Bydelen har innført «Kvalitetslosen», heretter definert som Losen, for å systematisere arbeidet med å sikre god tjenesteutøvelse og god internkontroll. Losen håndterer oversikt over bydelens ulike prosedyrer innenfor alle tjenesteområder og stabsfunksjoner. Avvik fra prosedyrer skal registreres, behandles og lukkes. I Losen er det etablert en modul for gjennomføring og dokumentasjon av risikoanalyser. Kvalitetslosen gir:

• ansatte tilgang til å melde avvik og mulighet for å følge videre behandling av avviket • ansatte tilgang til informasjon om lover og forskrifter, styrende dokumenter, prosedyrer og skjemaer • ledere oversikt over avvik i egen organisasjon slik at det raskt kan iverksettes tiltak • ledere mulighet for uttak av statistikk på avvik • mulighet for risikovurderinger og visualisering av effekt av tiltak for å redusere risikoer • mulighet for å sende dokumenter på leseliste til ledere og ansatte

5.2 Krav til risikoanalyser innenfor definerte områder I Losen benytter bydelen modulen ROS (risikostyring). Bydelsdirektøren har nedfelt krav til områder/oppgaver som skal være gjenstand for risikoanalyse utført av ledere med delegert myndighet. ROS er en viktig del av internkontrollen rundt bydelens ulike prosessarbeider og for målstyringen. 5.3 Intern- og kvalitetskontroll Operasjonalisering av dette dokumentet skal sikre BVA et godt rammeverk for intern- og kvalitetskontroll. Kvalitetslosen er bydelens viktigste verktøy for god intern- og kvalitetskontroll av bydelens tjenesteproduksjon I den forbindelse vil også dette kvalitetssystemet produsere objektive kvalitetsindikatorer i form av antall avvik ut ifra de prosedyrer som er etablert. Denne planens beskrivelse av mål og resultatstyring, myndighetsutøvelse, krav til risikostyring og bruk av Losen er krav som skal gjennomføres i alle enheter for å oppnå god internkontroll som en viktig del av virksomhetsstyringen. For å sikre at systemet er levende er det innarbeidet gode revisjonsrutiner hvor ansvaret ligger til ledere som er samsvarende med den myndighet og fullmakt som er delegert fra bydelsdirektør.

Referanser til dokumenter:

Presentasjon av Kvalitetslosen

Krav til Risiskoanalyse

8

5.4 HMS HMS-håndboken er lederens verktøy for å etterleve bestemmelser i arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften. Håndboken er i sin helhet nettbasert og utformet som prosedyrer i Losen hvor avvik blir registrert og fulgt opp. 5.5 Beredskapsplan Bydelen har en beredskapsplan som beskriver mulige kritiske hendelser, oversikt over ressurspersoner i beredskapsteam og samarbeidene parter når en krisesituasjon oppstår.

Referanser til dokumenter:

Presentasjon av HMS i Kvalitetslosen

Beredskapsplan

9

6 Ledelse og organisasjonsutvikling 6.1 Personalpolitisk strategi Oslo kommunes personalpolitiske strategi har vært styrende for utarbeidelse av Bydel Vestre Aker’s personalpolitiske strategi. Arbeidsgiver-, leder-, og medarbeiderprinsipper er basis for arbeidet med utvikling av organisasjonen og ansatte på alle nivåer. Bydelens personalpolitiske strategi rulleres årlig og utviklingstiltak innenfor området er en del av det løpende arbeidet i prosessene for årsplan og budsjett. Bydelens personalpolitiske strategi ble utarbeidet første gang i 2007 av bydelens ledere i samarbeid og i dialog med de tillitsvalgtes organisasjoner. 6.2 Verdibegreper Basert på Oslo kommunes verdibegreper BRER har Bydel Vestre Aker utarbeidet sine egne betraktinger rundt disse. Arbeidet med verdiene er utført i en bred prosess hvor alle ledere og tillitsvalgte har deltatt. Verdibegrepene er innarbeidet på alle tjenestesteder og settes på agendaen i de respektive personalgrupper minst en gang i året og ellers ved behov. Dette følges opp i leder- og medarbeidersamtaler og måles i årlige medarbeiderundersøkelser. 6.3 Tverrfaglig samarbeid Bydelens 10 fagenheter ledes av hver sin enhetsleder. Denne type organisering krever strukturert tverrfaglig samarbeid. Bydelen har etablert to tverrfaglige team av enhetsledere fordelt på henholdsvis voksne og barn/ungdom. Dette arbeidet sikrer gode prosesser rundt sammenfallende brukere og god kompetanseutveksling mellom ulike fagmiljøer. 6.4 Endring av arbeidsprosesser For å bedre bydelens økonomiske handlefrihet har bydelen satt fokus på effektive arbeidsprosesser i alle ledd og enheter. Dette er en operasjon som kjøres parallelt med årsplan og budsjettarbeidet og har som hensikt å øke effektiviteten ved å ta i bruk nye metoder og utnytte innført teknologi i balanse med nødvendige kompetansetiltak..

6.5 Lederutvikling Personalpolitisk strategi er gjenstand for årlig risikovurdering i forhold til om lederne besitter rett kompetanse til de utfordringene bydelen står ovenfor som er beskrevet til de ulike målsettinger. Risikovurderingen vil fokusere på områder med størst forbedringspotensiale innenfor lederutvikling på individ og systemnivå. En av strategiene er «Lederutvikling i BVA skal være en kontinuerlig prosess og tilpasses bydelens utviklingsbehov».

Referanser til dokumenter:

BVA -Personalpolitisk strategi 2013-2016

Bydelens verdibegreper

10

6.6 Organisasjonsutvikling, medarbeiderskap og enhetlig ledelse For oppfølging av virksomhetsstyringen har bydelen utviklet en applikasjon (App); «Virksomhetsstyring i BVA». Denne skal være retningsgivende for bydelens arbeid med styring og ledelse. Innenfor ledelse skal “Virksomhetsstyring i BVA” gi lederne en metodisk tilnærming til egenutvikling og utøvelse av enhetlig ledelse. Arbeidet med utvikling av medarbeiderskap og arbeidsmiljø vil være sentrale lederutviklingsoppgaver. For tilgang til app klikk på ikon!

Referanser til dokumenter:

Informasjonsvideor

11