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1 VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08 + 05.-07.01.09 Virtua Consortium Présentation succincte décembre 2008 GROUPE PRÊT ET OPAC DU RBNJ Complétée pour le catalogage ATC

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08 + 05.-07.01.09 Virtua Consortium Présentation succincte décembre 2008 GROUPE PRÊT ET OPAC DU RBNJ Complétée

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1VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08 + 05.-07.01.09

Virtua Consortium

Présentation succinctedécembre 2008

GROUPE PRÊT ET OPAC DU RBNJComplétée pour le catalogage ATC

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Table des matières

Avertissement 2Généralités sur la version consortiale 3Prêt à domicile 11Prêt entre bibliothèques 20OPAC: nouveaux accès 22Catalogage ATC: - Nouveautés 31

- Rappel Dual model 50Le mot de la fin 57

VirtuaConsortium / rbnj, 30.12.2008

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AvertissementCe document présente les nouveautés avec Virtua Consortium telles qu’elles sont connues le vendredi 19 décembre 2008. Il n’est pas exclu que des aménagement soient apportés d’ici au 5 janvier 2009.

L'accent et mis sur le prêt et prêt entre bibliothèques, les accès et l'opac et sur le catalogage ATC.

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08

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Il y a du changement dans l’air …

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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5VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08

Le 5 janvier, le « client » Virtua aura changé, un tout petit peu

• Il y a des changements profonds dans « l’architecture » de RERO

• Mais, par exemple, les manières de se connecter restent les mêmes : vous utilisez vos login et mot de passe locaux (3XXX, 4XXX ou 5XXX et nenomp) ; il n’y a plus qu’une seule connexion à faire

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6VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

POUR SE CONNECTER:

AVANT (situation actuelle)APRES (avec Virtua Consortium)

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7VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08

Pour faire un testil faut que la version du logiciel Virtua Consortium soit déjà installée sur votre poste

de travail, ce qui est très facile (sauf s’il y a des problèmes de firewall) !

Virtua.test.rero.ch

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8VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

Les notices ont toujours la même apparence …

• Mais tous les exemplaires d’un même ouvrage qui se trouvent dans le Réseau romand des bibliothèques sont visibles, rattachés à une seule notice

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9VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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10VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

Avec des adaptations régionales :

• Si vous êtes connecté avec un login vaudois par exemple, les exemplaires vaudois apparaissent en premier

• Et on ne peut pas faire de dégâts ailleurs:

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Il n’y a plus qu’un fichier de lecteurs-trices

• Les dossiers des personnes inscrites dans plusieurs institutions avec un numéro de carte identique sont fusionnés dans le cadre de la migration.

• Les données uniques, communes (le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse, le courriel) seront récupérées depuis le dossier où aura été effectuée la transaction la plus récente.

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Fichier de lecteurs-trices

• Les autres données, comme par exemple le type de lecteur ou les notes, seront dédoublées avec un suffixe $5 sigle de l’institution ($5 nj pour nous)

• Les dossiers des personnes inscrites dans plusieurs institutions avec des numéros de carte différents sont aussi fusionnés. On ne sait pas encore si tous les numéros seront conservés dans le dossier fusionné.

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08

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Fichier des lecteurs-trices

• Les dossiers de lecteurs-trices qui n’auront pas été fusionnés automatiquement le seront a posteriori manuellement, et ceux à double tendront à disparaître

• Il faut toujours vérifier, dans le cas d’inscription d’une nouvelle personne, si elle n’est pas déjà présente « ailleurs », en cherchant avec ses nom et prénom

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Changement de mot de passe

• Le mot de passe n’est plus visible dans la version Consortium. Si une personne a oublié son mot de passe, il faudra effacer en zone 015 le $c et le mot de passe codé se trouvant à la suite du numéro du lecteur et ajouter un $b avec un mot de passe bidon que le lecteur changera dès sa prochaine connexion.

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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On voit les dates de naissance pour différencier les personnes

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Pour une nouvelle notice de lecteur-trice, c’est comme avant, sauf que …

• Les types de lecteurs s’écrivent désormais 030 nj-ba ; 030 nj-ca ; 030 nj-ui ; 030 nj-la ; 030 nj-la (etc., cf. la liste dans le manuel en ligne sur le site du RBNJ)

• La zone 247 (mention de la bibliothèque qui fait la nouvelle carte = bibl. d’attache) doit être «signée à la main»: 247 bpun $5 nj ; ou: 247 bvcf $5 nj (cf. le manuel cité ci-dessus)

• Une éventuelle note 500 aussi : $5 nj • Les autres zones nécessitant un $5 nj l’obtiennent

automatiquement (015, 042 par exemple)

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Un lecteur d’une institution de réro est par défaut …

• … un lecteur bibliopass dans une autre institution de réro (une lectrice aussi, bien entendu)

• il n’y a donc même pas besoin s’il vient dans votre bibliothèque, de compléter sa carte avec une zone 030 nj-bo

• mais on peut le faire si on le veut ; on vérifiera éventuellement les données communes

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Mutualisation des amendes

• On peut encaisser des amendes d’autres institutions

• Les amendes sont à considérer au sens strict : pas d’encaissement de caution, de frais, de frais pour ouvrage perdu, de frais administratifs, etc.

• Noter les cas problématiques afin qu’on puisse adapter les pratiques

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Blocage d’une carte

• On ne sait pas trop si les blocages ou quels blocages sont répercutés sur l’ensemble des institutions : un blocage valaisan empêcher-t-il un prêt dans l’institution neuchâteloise ? (à vérifier, cela dépend peut-être de la « sorte » de blocage, il y a des blocages forts et des blocages plus faibles)

• Noter les cas problématiques afin qu’on puisse signaler ce qui ne va peut-être pas

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Prêt entre bibliothèques (peb)• Les demandes se font toujours à travers ill-réro• La bibliothèque propriétaire (A) du document le

prête à la bibliothèque (B) qui fait la demande• A réception du document, la bibliothèque B avise la

personne qui a fait la demande et lui prête le document

• La date de retour est celle fixée par A sur le bon de commande ill-réro

• Pour les prêts on utilise le code barres du document

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + correction 05.01.2009

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Prêt entre bibliothèques (peb)• Dans ill-réro, la demande reste avec le statut:

lecteur avisé• Le document peut être rendu dans de

nombreuses bibliothèques du rbnj, notamment les principaux lieux participant à la navette, ainsi qu’ailleurs dans réro (sera précisé plus tard)

• Le prêt du document peut être prolongé à travers le dossier de lecteur-trice

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + correction 05.01.2009

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22VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

Changement pour le public: Le Vocabulaire RERO

• Devient pleinement un outil de recherche et permet désormais de lancer directement une recherche à partir d’un terme:

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23VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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24VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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25VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

• Il y a des accès supplémentaires ou différents dans les menus:– Le Vocabulaire RERO est désormais

disponible à partir de la liste déroulante «autres catalogues RERO»

– Il y a un nouvel onglet « ressources électroniques », dont le contenu est différent selon qu’on se trouve au catalogue collectif ou bien dans la page d’une institution locale

– L’onglet « Autres ressources » varie aussi d’une institution à l’autre

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L’onglet ressources électroniques

Au catalogue collectif Dans le RBNJ

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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27VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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28VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

Le catalogue public en ligne

• n’affiche plus de bibliothèque précise, mais seulement le réseau qui possède le document :-/

• affiche les zones sujets avant les zones de notes • dans le dossier lecteur, la case « Prolonger » s’affiche

même si on ne peut pas prolonger le document. La prolongation sera refusée, mais la case s’affiche néanmoins

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29VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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30VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

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Catalogage ATCCe qui ne change pas:• le client: la version consortiale 48.1.10 présente toujours

les mêmes fonctionnalités que l’ancienne 48.1.1.• les règles de catalogage récaro • les localisations (mais à terme RERO prévoit de les

éliminer)• les items, holdings (mais attention aux localisations des

holdings !)• les listages • etc.

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2+07.01.09

Cat. ATC 1

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Catalogage ATCCe qui change: a) le CL n’existe plusb) toutes les notices locales ont été remontées au

catalogue consortial …c) … de même les notices d’exemplaire, d’état de

collection …d) … et les champs de gestion locaux (9xx etc.) qui

subissent, en plus, un changement d’étiquettee) il faudra masquer les ouvrages non disponibles dans

REROf) nouveaux codes de localisation (important pour les

holdings)

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2+07.01.09

Cat. ATC 2

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a) le CL n’existe plus• On ne se connecte plus qu’au catalogue consortial mais en utilisant le log-

in de l’ancien CL• On ne bascule plus la notice dans la base locale• Il n’a y plus d’EDIS hebdomadaire; les corrections sont immédiates

Cat. ATC 3

VirtuaConsortium / rbnj, 29.12.2008

CC

CLNotice

EDISCC

Notices et données locales récupérées

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b) Toutes les notices locales ont été remontées au catalogue consortial

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 4

Il s’agit notamment de notices « bidon » pour le prêt, de notices « poubelle » pour les états d’acquisition inutiles … mais aussi des notices GEAC de la BPUN et des notices de BD de la BVCF et de la BPUN.

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35

c-1) Les notices d’exemplaire et d’état de collection (holdings) ont été remontées au catalogue consortial

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 5

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c-2) Préfixes et ordre d'affichage des notices d’exemplaire et d'état de collection

Les dépôts sont regroupées par des préfixes correspondant aux "institutions" (= sites): FR…; GE…; IF… (« Instiution fédérale », par ex. l’ISDC); NE… (désolé pour le Jura …); VD…; VS…

Les exemplaires ou holdings correspondant au login de chaque opérateur sont affichées en premier.

Opérateur vaudois

Opérateur neuchâtelois

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 6

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37

c-3) Les notices d’exemplaire et d'état de collection des autres "institutions" (= sites) sont

protégées

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 7

Affichage possible

Modification impossible

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38

d-1) Les champs locaux de gestion ont été remontés au catalogue consortial

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 8

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d-2) Les champs locaux de gestion en affichage Marc et dans l'éditeur

Dans l’affichage Marc, tous les champs sont visibles. Une notice éditée n’affiche par contre que les champs qui concernent l'"institution"

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 9

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d-3) Champs de gestion: 019 et 9xx :changements des étiquettes

Il s'agit de l’un des deux seuls changements du format ! Le principe est simple:

• les étiquettes des champs contenant des données de valeur générale se

terminent par le chiffre 0.

• les étiquettes des champs contenant des données d'importance locale se terminent toujours pas le même chiffre, propre à l'"institution" concernée. Pour le RBNJ, il s’agit du 4.

FR: XX1 GE: XX2 IF: XX3

RBNJ: XX4 VD: XX5 VS: XX6

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 10

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41

Champ Fonction Avant Nouveau

019 Note interneCC 019 __

019 __CL 019 1_

909 Code de sélection CC 909 __ 900 __

CL 909 1_ 904 __

995Données pour

produits

CC 995 __ 900 __

CC 995 _7 900 _7

CL 995 1_ 904 __

d-4) Champs de gestion locale: 019 et 9xx :changements des étiquettes

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 11

N.B.: les anciens codes 909 et 995 ont été fusionnés en 90x !

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42

d-5) Champs de gestion: 019 et 9xx :changements des étiquettes

980 Classification

CC 980 __ 980 __

CL 980 1_984 __

CL 980 2_

990Données de

gestion

CL 990 __

994 __CL 990 00

950-979 LocalisationsCC (JU) 960 __

inchangé CC (NE) 962 __

N.B.: les localisations sont désormais en principe superflues, étant donné qu'il y a les exemplaires et les notices d'état de collection. Mais pour le moment, il faut toujours les saisir puisqu'elles servent encore à des fins statistiques de RERO.

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 12

Champ Fonction Avant Nouveau

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d-6) Champs de gestion: 019 et 9xx :changements des étiquettes

Champ Fonction Avant Nouveau

983 Traitement PACCC ---

583 __CL 983 __

Cat. ATC 13

Le second changement du format concerne la zone 983

Les champs suivants ne font donc plus partie du format RERO:019 1_ 909 __ 995 __ 980 1_ 990 __ 983 __

909 1_ 995 _7 980 2_ 990 00995 1_

VirtuaConsortium / rbnj, 29.12.2008+07.01.09

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d-5) Champs de gestion: 019 et 9xx :changements des étiquettes

ATTENTION: • Si une notice contient une erreur dans un champ local appartenant à une

autre « institution » que RBNJ, il est possible que VERICAT détecte cette erreur sans qu’on puisse la corriger (déjà parce qu’il ne s’affiche pas dans la grille !). Signalez de tels cas à votre responsable du catalogage ATC.

• Par contre, il n’y a aucun avertissement lorsqu’on se trompe en créant un champ local appartenant à une autre « institution »! Par exemple, il ne faudra plus créer des 995: ce n’est plus un code de sélection pour des listes d’acquisitions récentes, mais un champ contenant les données de gestion vaudois !

Cat. ATC 14

VirtuaConsortium / rbnj, 29.12.2008

Page 45: VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008 + 22.12.08 + 05.-07.01.09 Virtua Consortium Présentation succincte décembre 2008 GROUPE PRÊT ET OPAC DU RBNJ Complétée

45

e-1) Masquer les ouvrages non disponibles dans RERO

Lors de la création de la base consortiale, certaines notices ont été « masquées » pour éviter qu’elles n’apparaissent dans l’OPAC.

Il s’agit des• notices 979 $a zzzzzz (« CE DOCUMENT N’EST PLUS DANS RERO »)• notices « de gestion » pour le prêt et les notices « poubelles ».

Lors de la destruction du dernier exemplaire au CC et du remplacement de la dernière localisation par un champ 978 $a zzzzzz

ou lorsqu’on crée des notices de gestion pour le prêt ou des notices « poubelles »,

il ne faudra donc désormais pas oublier de cocher la case réservée à cet effet.

Cat. ATC 14

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

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46

e-2) Masquer les ouvrages non disponibles dans RERO

Cat. ATC 15

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

N.B.: Il est possible de masquer aussi des notices qui ne devraient pas l’être. Il faudra donc faire très attention lors de l’utilisation de cette nouvelle fonction !

Bien entendu, pour réactiver une notice avec 979 $a zzzzzz, il ne faudra pas seulement supprimer ce champ, mais aussi décocher la case de masquage.

N.B.: Dans l’OPAC local, les notices sans exemplaires et sans notices c’état de collection ne sont de toute manière pas visibles !

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47

f) Nouveaux codes de localisation Lors de la création des notices d’état de collection (holdings), il faut

désormais utiliser les nouveaux codes de localisation à 9 ou 10 chiffres. Ils se composent de l’ancien code complété d’un « préfixe consortial » qui est, suivant les bibliothèques, 3100 ou 310 (exception: c’est 313 pour le Glossaire).

Exemples: Avant: Nouveau:NE BPUN FE Magasins 20006 310020006NE BVCF Salle de lecture 40051 310040051NE SES: salle lecture 140002 310140002JU BiCJ: Libre-accès 410001 310410001NE SFM: Bibliothèque 12200001 3102200001NE Glossaire des patois 700000 313700000

La liste complète de ces codes se trouve sur RBNJPRO

VirtuaConsortium / rbnj, 07.01.2009

Cat. ATC 16

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48

Quelques problèmes résolus par rapport à la version 48.1.1.0:

• Le tri des cotes avec numérus currens est amélioré: Avant: Nouveau:

• Dans les grilles, il n’y a plus le phénomène étrange d’écrasement involontaire de caractères.

• La saisie du dépôt et du dépôt temporaire se font maintenant sans problèmes.

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 17

Client version consortial (48.10.1)

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49

... et un nouveau problème qui concerne les exemplaires à rattacher à une notice d’état de collection: (RTS 1408):

• Si on essaye de rattacher un exemplaire qui contient une première et une seconde cote, mais que le holdings ne contient que la première cote, il y a un message d’erreur:

• Pour contourner le problème: soit saisir un « blanc » à la fin de la première cote, soit créer l’exemplaire sur la notice bibliographique, puis le détacher et le rattacher à la holdings.

• A signaler aussi dans ce contexte: si on saisit dans une holdings un champ 852 $h …, tous les exemplaires sans cote rattachés à cette holdings « héritent » de la cote de la holdings (ce qui peut surprendre, mais en soi, c’est logique).

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 18

Client version consortial (48.10.1)

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Nouvelles grilles de catalogage RERO

8 nouvelles grilles spécifiques à RERO ont été créées et ajoutées aux grilles existantes. Elles concernent les supports suivants :

• Carte imprimée• Carte postale ou affiche• CD de musique• DVD-vidéo• Ensemble multi-supports• Partition• Périodique électronique• Texte sur CD-ROM

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat ATC 19

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51

Rappel: « Dual model » des périodiques

Notice bibliogr.

Holdings A Holdings B

Exemplaire A 1 Exemplaire B 1

Exemplaire A 3

Exemplaire A 4

Exemplaire B 2

Exemplaire B 3

Exemplaire A 2

Exemplaire B/p

Exceptionnellement, un "exemplaire de gestion de pério- dique" peut être rattaché à la notice bibliographique

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 20

Résultat de la migration de septembre 2008: les exemplaires sont rattachés aux notices d’état de collection (holdings)

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52

Rappel: « Dual model » des périodiques

Exceptionnellement, des « exemplaires de gestion de périodique » peuvent cohabiter avec des notices d’état de collection: ils sont utilisés par certaines bibliothèques et permettent d'utiliser la cotation automatique, de faire des recherches sur la 2e cote, etc.)

Dans le RBNJ, cela concerne les Bibliothèques de Droit et des Sciences économiques et sociales. Caractéristiques: cotes suivies de … /p ou précédées d’un Y supplémentaire.

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 21

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53

Rappel: « Dual model » des périodiques

Notice bibliogr.

Holdings A Holdings B

Exemplaire A 1 Exemplaire B 1

Exemplaire A 3

Exemplaire A 4

Exemplaire B 2

Exemplaire B 3

Exemplaire A 2

Exemplaire A 5

Exemplaire B/p Exemplaire C 1

Attention: rattacher un exemplaire supplémentaire à sa holdings, pas à la notice bibliographique !

Un exemplaire d'une nouvelle série nécessite la création d'une notice d'état de collection

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008-2

Cat. ATC 22

Faux !

Holdings C

Faux !

Rattachement de nouveaux exemplaires:

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Rappel: « Dual model » des périodiques

Attention: lors de l’ajout des exemplaires à une holdings, il faut d'abord afficher la holdings !

Sélectionner

Afficher

NON !!!

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 23

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55

Si la holdings est affichée, on peut ajouter le ou les exemplaires !

Ajouter exemplaires

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 24

Rappel: « Dual model » des périodiques

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Rappel: « Dual model » des périodiques

Voici le résultat si on se trompe …

Faux !

Faux !

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 25

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Attention• Rattacher un exemplaire

– Le système permet l’action de rattacher (relink) un exemplaire attaché à un état de collection sur un état de collection appartenant à une autre institution, ce qui n’est pas souhaitable. Il faut être très prudent lors des opérations de « relink ».

• Imprimer la liste des exemplaires– Il est possible d’imprimer la liste des exemplaires attachés

à une notice bibliographique, par contre– le système ne le permet pas quand les exemplaires sont

attachés à un état de collection.

VirtuaConsortium / rbnj, 22.12.2008

Cat. ATC 26

Rappel: « Dual model » des périodiques

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58VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008

En bref et/ou en gros

Pas de quoi s’affoler, on peut voir venir tranquille

Ni nos collègues, ni le public n’auront d’immenses changements à affronter

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Alors joyeux noël et bonne année

Et on se réjouit de Virtua 49, qui nous amènera peut-être des nuages de mots, des

affichages à facettes, des recherches lancées à partir des chaînes matières,

plein de réels changements!!!

VirtuaConsortium / rbnj, 19.12.2008