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Dirección Corporativa de FinanzasSubdirección de Sistemas de Información

Gerencia de Soporte y Operación Financiera

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1Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006



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Objetivo del documentoSAP como empresaGeneralidades del sistema SAP R/3

ConceptosCaracterísticasConfiguración

Soluciones y componentes SAPSolucionesComponentesFuncionalidad SAP R/3Funcionalidad SAP BW y SAP SEMEjemplo de soluciones mySAP

Entorno de Operación del Sistema SAPCuentas de usuarioDueño de ProcesoMesa de Ayuda

Utilización en el grupo PEMEX

Contenido



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Objetivo del documento

El objetivo del presente documento es el de proporcionar a los usuarios del sistema SAP en el Corporativo, los conocimientos básicos acerca de las soluciones, los componentes de aplicación y la terminología en SAP.

Esto les permitirá tener una visión general de la solución y podrán ubicar sus actividades en el contexto general de funcionamiento del sistema SAP en el Corporativo.



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SAP como empresa

S A P significa, Systems, Aplications and Products in Data Procesing

SAP AG, es una empresa alemana con mas de 30 años de experiencia y ofrece una serie de productos para una amplia variedad de empresas y distintas soluciones de negocio para empresas de diversos tamaños.

Actualmente cuenta con más de 36,000 clientes en el mundo y es la compañía de software de negocio más grande a nivel mundial teniendo presencia en mas de 120 países.

SAP es un “software”, es decir, un sistema desarrollado por la compañía SAP AG y comercializado en México por la compañía SAP México S.A. de C.V.

SAP R/3 es una solución de negocio implementada en Pemex Corporativo desde febrero de 1997, sustituyendo a los Sistemas Institucionales de aquella época (SIC Sistema Institucional de Contabilidad, SICEP, Sistema Institucional de Control del Ejercicio Presupuestal, SIPAT Sistema Institucional de Pago a terceros), entre otros.



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Conceptos

Versiones:Debido a cambios en las Leyes, Lineamientos, Normas, Reglamentos, etc., tanto internas como externas, así como también por la evolución tecnológica e integración de las mejores practicas, a todo software se le realizan adecuaciones y/o mejoras, para asícontinuar apoyando la operación de las empresas. Por lo tanto SAP AG libera periódicamente nuevas versiones a fin de mantenerse a la vanguardia en lo que al ERP respecta. La versión con la que hoy día se realizan las operaciones en el Corporativo se conoce como SAP R/3 Enterprise 4.7.200. Siendo “R/3” la tercera generación del sistema y “Enterprise 4.7.200” la versión.

ERP:SAP R/3 es un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que procesa datos en tiempo real y los graba en una base de datos central, para que la empresa pueda acceder con rapidez a su información y así alcanzar un elevado nivel de control, transparencia y eficacia.

Mejores practicas:SAP R/3 ha integrado, a lo largo de los 30 años de desarrollo, las mejores prácticas, experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. Esto es, la forma mas optima de realizar un proceso a nivel mundial.

Generalidades del sistema SAP R/3



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Características

Seguridad:Permite el acceso específico a los procesos de información que demanda un usuario en el sistema, por medio de la definición de autorizaciones, roles y la asignación de estos a claves de usuario.

Integral:SAP R/3 tiene como objetivo la integración de la información de los diversos procesos de negocio en la empresa y el registro de operaciones a nivel de origen, de manera que las diversas operaciones de la empresa están relacionadas y son afectadas o afectan a otras funciones siguiendo un modelo de procesos integral.

Compatible:SAP R/3 ha evolucionado de manera que es un sistema abierto a la interacción con diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su buen funcionamiento, con una adecuada interacción e integración con aplicaciones empresariales y servicios Web independientes de la plataforma SAP, pues el Sistema SAP R/3 está basado en estándares de la industria.




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Características

No modificable:Contractualmente se establece que la funcionalidad estándar no se modifica dentro del sistema para así asegurar la garantía del producto.

Configurable:Permite definir dentro del estándar del sistema SAP R/3, los procesos de negocio de nuestra empresa, incorporando la normatividad correspondiente, por medio de registros maestros, catálogos, validaciones y la selección de la funcionalidad propuesta.




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Configuración

A continuación mostramos los conceptos básicos en los que se basa el sistema SAP R/3 a fin de ser utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales que se realizan en el sistema. Estos son: elementos de organización, datos maestros y transacciones.

Elementos de organización:Definen la estructura organizacional de una empresa dentro de SAP y se emplean en las aplicaciones SAP mediante elementos de organización tales como la sociedad, centro, almacén, entre otros.

Datos maestros:Creados en forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados, tales como datos maestros de proveedores, acreedores, clientes y materiales entre otros. Los datos maestros permiten definir, dentro de la funcionalidad estándar del sistema, las características y comportamiento de los procesos de negocio apoyados.

Transacciones:Son programas de aplicación que ejecutan específicamente un proceso empresarial en el sistema SAP, tales como la creación de un pedido, una cuenta por pagar ó cobrar entre otras.




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SAP ofrece una amplia gama de productos para diversos sectores y empresas de todos los tamaños, los cuales son escalables, es decir, se pueden ajustar al tamaño de los procesos de una empresa y a sus cambios constantes. Así, al conjunto base de productos o soluciones se le llama mySAP Business Suite y es la forma en que se comercializa.

Soluciones y componentes SAP

SAP

R/3

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SAP

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SAP

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SAP Componentes de Aplicación

mySAP CRM

mySAP SCM

mySAP SRM

mySAP ERP

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Suite

SAP Componentes Tecnológicos

mySAP Business Suite, se integra de soluciones y estas a su vez por componentes. Soluciones y componentes se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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Soluciones:

Una solución permite realizar procesos y funciones de negocio y se integra por un conjunto organizado de componentes, para su identificación se le antepone el prefijo mySAP. Algunas de ellas son:


Enterprise PortalmySAP EP

Enterprise Resource PlanningmySAP ERP

Product Lifecycle ManagementmySAP PLM

Corporate Finance ManagementmySAP CFM

Real State ManagementmySAP REM

Logistics Execution SystemmySAP LES

Business IntelligencemySAP BI

Supplier Relationship ManagementmySAP SRM

Supply Chain ManagementmySAP SCM

Customer Relationship Management mySAP CRM



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Componentes:

Los componentes son la parte técnica del software de SAP y se les antepone el prefijo SAP. Algunos de ellos son:


Portal EmpresarialSAP EP

Administración Empresarial EstratégicaSAP SEM

Base de Información de NegociosSAP BW

Enterprise Resource PlanningSAP R/3

Operando en el Corporativo:

Administración de relación con proveedoresSAP SRM

Infraestructura de Intercambio de InformaciónSAP XI

Administración Financiera CorporativaSAP CFM

En proyecto de implantación en el Corporativo:



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Componentes:


Compras de Negocio a NegocioSAP B2B

Planeación y OptimizaciónSAP APO

Seguridad e Higiene AmbientalSAP EHS

Administración de Bienes InmueblesSAP REM

Administración de Relación con el ClienteSAP CRM

Administración del ConocimientosSAP KM

Otros componentes:



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ISSoluciones

deIndustria

Funcionalidad SAP R/3

Módulos:SAP R/3 es un componente transaccional, que opera mediante la ejecución de transacciones y esta integrado por módulos y sub-módulos, los cuales realizan una función especifica, y se interrelacionan entre si para proporcionar u obtener información. Algunos de ellos son:


MMMateriales

PPProducción

SMServicios

FIFinanzas

QMGestión de

Calidad

COCostros

TRTesorería

PSProyectos

REInmuebles

IMInversiones

ECControl

Empresarial

PMMantenimiento

de PlantasSD

Ventas yDistribución

HRRecursosHumanos

SAP R/3

WFWorkflow



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A continuación se presenta una breve explicación de la funcionalidad de algunos de los módulos.


MM Administración de Materiales

Apoya la parte de Adquisiciones y Almacenes en tareas como requisiciones, peticiones de oferta, evaluación de proveedores, pedidos, recepción de bienes o servicios, anticipos, facturación, planificación de necesidades, control de stocks, valoración de materiales e inventarios físicos, así como en la administración interna de un almacén.

Gestión de inventariosComprasFacturaciónGestión de serviciosPlanificación necesidadesGestión de almacenes

MMAdministración

Materiales

FI Contabilidad Financiera

Integra la funcionalidad del control centralizado de cuentas; control de acreedores, deudores, del registro de operaciones, del cierre y la consolidación. La administración del activo fijo. Interactúa con los mecanismos de presupuestación y control del ejercicio ahora ubicados en el módulo IS-PS (Public Sector). Permite la definición de libros especiales, así como la gestión de viajes.

Libro Mayor Cuentas por PagarCuentas por CobrarControl PresupuestalActivos FijosConsolidación Ledgers especialesGastos de viaje (1)

FIContabilidadFinanciera

HR Recursos Humanos

Integra los procesos de administración de la organización y de los recursos humanos, la administración y control de tiempos, el cálculo de nómina, así como la administración de eventos, administración de tiempos, nómina y gastos de viaje.

HRRecursosHumanos

Gestión de personalGestión de tiemposNómina personal (2)Capacitación y eventos

No implantado(1) En proceso de implantación(2) Proyecto futuro de implantación



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CO Costos

Incluye la funcionalidad de contabilidad de costos de operación, de producción, de centros de beneficios y análisis de rentabilidad. La contabilidad de costos de operación tiene tres niveles; contabilidad de centros de costo, contabilidad por órdenes de costo y contabilidad de costos por actividad.

Costos de gastos generalesCostos de Operación

Contabilidad de centros de costos Contabilidad ÓrdenesContabilidad costos por actividad

Costos de Producción Análisis de rentabilidad Cont. de centros de beneficio

COContabilidad

Costos

TR Tesorería

Integra la funcionalidad de posición y proyección de caja para administración del flujo de efectivo. También contiene la administración de inversiones y de riesgos financieros, así como de préstamos.

TRTesorería

Control de fondos

Gestión de fondos

Admón. Inversiones. Financieras.

Gestión de riesgos financieros.

Gestión de préstamos

No implantado



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WF Workflow (Automatización de flujos de trabajo)

Es un componente de servicio que involucra varios módulos, su funcionalidad está en automatizar y controlar electrónicamente el flujo de los procesos de la empresa que han sido implementados en SAP. La funcionalidad de este componente resuelve procesos, por lo tanto puede cruzar a lo largo de varios módulos del Sistema.

En el corporativo esta habilitado en la parte de compras dentro del proceso concursal.

Se implantarán escenarios de workflow con la entrada de la solución de Finanzas Corporativas.

WFWorkflow

IS Soluciones de Industria

En esta parte se ubican soluciones específicas para diversos ramos de la industria. Se trata de funcionalidades completas que fortalecen a las empresas con una herramienta escalable, flexible e integrada al mundo SAP.

En este concepto encontramos soluciones como: IS-Healthcare, IS-Pharmaceuticals, IS-Oil & Gas, IS-Aerospace, IS-Telecommunications y varias más.

En el Corporativo dada la entrada a la versión 4.7 Enterprise del sistema R/3, la funcionalidad presupuestaria ya se considera como una solución de industria (IS Public Sector) más que una parte del módulo FI, la cual tenemos operando en el Corporativo.

ISSoluciones de

Industria



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BWBusiness

Warehause

Funcionalidad SAP BW y SAP SEM

SEM Administración Empresarial Estratégica

Tomando como base el almacén de datos empresarial Institucional permite realizar funciones de para la administración estratégica como lo son la consolidación financiera, planeación, monitoreo del desempeño y monitoreo de la estrategia empresarial.

SEM BCS Consolidación de información financieraSEM BPS Planeación y SimulaciónSEM CPM Monitor de desempeño corporativoSEM SRM Relación con inversionistas

SEMStrategicEnterprise

Mangement

BW Almacén de Datos Empresarial

El almacén de datos empresarial es la base para la Inteligencia de Negocio (Business Intelligence BI), permite establecer una plataforma de información sólida que asegura precisión y oportunidad en la integración y homologación de datos de las diversas fuentes de información del negocio, para que desde esta capa intermedia de información se detonen acciones de análisis, planeación y estrategia de negocio. El reporteo flexible permite realizar análisis desde diferentes perspectivas, presentación de gráficas desde el componente mismo como de portales corporativos.

BW Workbench Administración y modelado BW Explorer Herramienta de análisisBW Content Estructuras de datos predeterminadas

asociadas a los procesos de negocio



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SAP R/3 SAP SRM SAP BW SAP XI SAP SEM

Ejemplo de soluciones mySAP

mySAP CFM Corporate Finance Management :

La Administración de Finanzas Corporativas es una solución financiera que optimiza el flujo de fondos, la gestión de riesgos y la tesorería, cuentas electrónicas y visualización de facturas, además de pagos por Internet. Acelerando los procesos financieros mientras se reduce el capital de trabajo y se mejora la liquidez de los negocios. Mitiga riesgos, reduce el plazo de los atrasos promedio y administra los fondos y la liquidez de manara mas eficiente.

La implementación del CFM incluye entre otros los siguientes componentes principales:



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Cuentas de usuario

Para el acceso al sistema SAP R/3 es necesario contar con una cuenta de usuario, la cual se integra por:

Usuario:Que está formada hasta por 12 caracteres alfanuméricos (Letras, números y guiones).

Contraseña:Que está formada desde 6 hasta 8 caracteres alfanuméricos.

Roles:Que están integrados por una serie de autorizaciones que deberán corresponder a las funciones a desarrollar en el sistema, las cuales deberán estar previamente autorizadas tanto por el Gerente del usuario como por el dueño del proceso.

Responsiva:Documento que emite el sistema en donde se estipulan los derechos y deberes que se adquieren al tener una cuenta de usuario de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas.

Puntos de interés a considerar:Las cuentas se bloquean cuando no se emplean durante 45 días. Se tienen tres oportunidades para el acceso correcto al sistema, de ser erróneos, en formaautomática se bloqueará la cuenta.

Entorno de Operación del sistema SAP



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Dueño de Proceso

Es el área/persona experto y responsable desde el punto de vista negocio ó funcional (usuario), de identificar y definir la funcionalidad más adecuada del Sistema SAP para los propósitos de los procesos de negocio de PEMEX. Con base a ello, se determinan los desarrollos y configuraciones, que implementen nueva funcionalidad así como mejoras en el Sistema SAP para el soporte y apoyo a los procesos de negocio.

Cada proceso de negocio en el Corporativo tiene un dueño de proceso quién en conjunto con el personal especialista en el Sistema SAP de la Gerencia de Soporte y Operación Financiera, procuran el desempeño y funcionalidad más adecuada del Sistema acorde a las necesidades de los procesos de negocio.

De esta manera las actualización y/o modificaciones al Sistema SAP son validados y autorizados invariablemente por un experto de negocio denominado dueño de proceso.

Entorno de Operación del sistema SAP



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Entorno de operación del Sistema SAP

Mesa de Ayuda

Permite optimizar el registro y seguimiento de incidentes y problemas de los Sistemas y Servicios administrados por la Gerencia de Soporte y Operación Financiera (GSOF), así como de las solicitudes de Cambios en la Infraestructura en que están soportados, para los usuarios del Corporativo y Organismos Subsidiarios.

El Sistema SAP es uno de estos Sistemas administrados por la GSOF.

El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensión 270-70 y a través del buzón [email protected].



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En el grupo PEMEX se han implementado, según sus necesidades, algunos componentes y soluciones de SAP en los siguientes organismos:

Pemex Corporativo

Pemex Exploración y Producción

Pemex Refinación

Pemex Gas y Petroquímica Básica

Instituto Mexicano del Petróleo

Utilización de SAP en el grupo PEMEX

Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo interconectadas a nivel central (dentro del Corporativo) para efectos de consolidación institucional.



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