14
Realisatie Visualisatie van het informatiebeleid Praatplaat informatiebeleid Stappenplan

Visualiseren Informatiebeleid-stappenplan praatplaat · Stappenplan . 2 ... Bijvoorbeeld een project dat geen samenhang heeft, of ontwikkelingen waar geen activiteiten voor gepland

Embed Size (px)

Citation preview

Realisatie

Visualisatie van het informatiebeleid

Praatplaat informatiebeleid Stappenplan

2

Implementatieondersteuning VNG Realisatie

Handreiking bij het maken van een visuele weergave van de informatievoorziening

©Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, in samenwerking met gemeente Zwolle versie 1.0 maart 2018

3

Inhoudsopgave Inleiding..........................................................................................................................................4

Dekrachtvanvisualisatie.......................................................................................................................................................4Watiseenpraatplaatinformatiebeleid?...............................................................................................................................4Watlevertgebruikvaneenpraatplaatop?...........................................................................................................................4Wieontwikkelteenpraatplaat?.............................................................................................................................................4

Aanleiding......................................................................................................................................5RoadmapVNGrealisatie........................................................................................................................................................5VandoelstellingenDA2020naarvierdigitalethema’s..........................................................................................................5PilotgemeenteZwolle............................................................................................................................................................5

Projectaanpak.................................................................................................................................6STAP1:devoorbereiding.......................................................................................................................................................6

Instrumentenvandeprojectleider...................................................................................................................................6Creëerdejuistecondities..................................................................................................................................................6Verzamelinputenbeschrijfdoelenenambities...............................................................................................................6Kieseenaanpakdiepast...................................................................................................................................................6

STAP2:kennismaken.............................................................................................................................................................7Voerkennismakingsgesprekken........................................................................................................................................7Richteentaskforcein........................................................................................................................................................7Maakeensamenvatting....................................................................................................................................................7

STAP3:Projectenendoeleninkaart.....................................................................................................................................8STAP4:Eersteversiespraatplaten.........................................................................................................................................8

Visualisatiemetlandelijkeontwikkelingen.....................................................................................................................11STAP5:vervolggesprekkenmetpraatplaten.......................................................................................................................13

Vervolggesprekmanagement.........................................................................................................................................13Vervolggesprekafdelingshoofden...................................................................................................................................13Gesprekkenmetanderegremia......................................................................................................................................13

Onderhoudpraatplaten.......................................................................................................................................................13Meerinformatie...................................................................................................................................................................13

Bijlagen.........................................................................................................................................14Bijlage1:voorbeeldmanagementsamenvatting.................................................................................................................14

4

Inleiding De kracht van visualisatie Visueel maken van het informatiebeleid helpt de organisatie bij het concretiseren van beleidsdoelen en de strategische agenda. De informatiemanager kan deze visualisatie gebruiken als praatplaat: een instrument om het gesprek aan te gaan met management en directie over de verbinding van organisatiedoelen met de projecten van het informatiebeleid. Het maken van een visualisatie is géén verplichting voor gemeenten. Net zomin als de geschetste aanpak in dit document. Elke gemeente is vrij hierin een eigen afweging te maken.

Wat is een praatplaat informatiebeleid? De informatiemanager gebruikt de visualisatie als praatplaat om op een toegankelijke manier de activiteiten van het informatiebeleidsplan binnen de organisatie te kunnen toetsen met enerzijds de gemeentelijke strategische opgaven en anderzijds de projecten die bijdragen aan de organisatie-doelstellingen. Het doel is immers om breed draagvlak te krijgen voor de uitvoering van het informatiebeleid. De plaat biedt overzicht van lopende en geplande projecten binnen het informatiebeleid. Deze zijn gekoppeld aan de organisatiedoelen, landelijke ontwikkelingen en de landelijke digitale thema’s. De praatplaat kan uitgewerkt worden in twee visuele overzichten: 1. Per domein of aandachtsgebied een overzicht met informatievoorzienings-projecten die elk verbonden zijn

met strategische doelen van de organisatie, landelijke digitale thema’s en landelijke ontwikkelingen. 2. Een overzicht van landelijke ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, maatschappelijke trends en

technologie; initiatieven van VNG realisatie die hierop aansluiten, en initiatieven van de eigen organisatie hieromtrent.

Wat levert gebruik van een praatplaat op? Visualiseren van het informatiebeleid helpt bij het concreet maken ervan. Door de samenhang in beeld te brengen van projecten, thema’s en ontwikkelingen wordt duidelijk wat er ontbreekt. Bijvoorbeeld een project dat geen samenhang heeft, of ontwikkelingen waar geen activiteiten voor gepland zijn. Dit heeft onmiddellijk effect op het inplannen, prioriteren en budgetteren van activiteiten. Het wordt duidelijk wat er mist én wat er nodig is. Een praatplaat maakt daarnaast inzichtelijk welke projecten een bijdrage leveren aan dezelfde ontwikkeling. Zo kan er besloten worden of een of meer projecten voortgezet moeten worden per aandachtsgebied, of juist beter bij elkaar gebracht kunnen worden. Maar misschien is de grootste winst wel dat de hele organisatie betrokken raakt bij informatiebeleid en dit als essentieel onderdeel gaat ervaren om eigen doelstellingen te bereiken.

Wie ontwikkelt een praatplaat? Het maken van een praatplaat informatiebeleid is een project op zich. Het is geen taak die een (informatie)manager er even bij doet. Ambities op landelijk en gemeentelijk niveau in kaart brengen vraagt serieuze betrokkenheid van managers, directie en beleidsmedewerkers. Een projectleider heeft gemiddeld drie maanden nodig om op strategisch niveau, per domein, per afdeling en per manager betrokkenheid tot stand te brengen. Kies, bij voorkeur ,voor een onafhankelijk projectleider die in staat is objectief met mensen met (historisch gegroeide) voorkeuren samen te werken. Dit document is voor de projectleider opgesteld. De projectleider werkt in elke fase nauw samen met de informatiemanager.

5

Aanleiding Digitalisering op alle domeinen Informatievoorziening kan niet meer los gezien worden van de kernactiviteiten binnen de gemeente. Alle activiteiten zijn meer en meer gericht op digitalisering. Dienstverlening neemt een vlucht met digitale transacties; data moeten steeds beter beschermd worden tegen cybercrime; het papieren archief wordt een zeldzaamheid; robotisering verovert de zorg en de fysieke ruimte wordt digitaal toegankelijk. Het is maar een kleine greep uit het grote aantal voorbeelden van de digitalisering van de samenleving. Gemeenten staan in het centrum van al deze ontwikkelingen. Data en informatietechnologie zijn geen ‘losgezongen’ bètagebieden meer. Ze zijn steeds meer verweven met de inhoud, vervlochten met de opgaven waar gemeenten zich voor gesteld zien. Als beleid samenkomt met informatievoorziening en ICT, ontstaat er een samenhangend geheel van strategie en executie, van plannen en uitvoering, van het wat en het hoe. Het visueel maken van het informatiebeleid is een ondersteuningsmiddel voor informatiemanagers om dit te bereiken.

Roadmap VNG realisatie Het ontstaan van de praatplaat informatiebeleid valt samen de ontwikkeling van een nieuwe roadmap op het platform da2020.nl. Met nieuwe functionaliteit kunnen gemeenten eigen selecties maken en als input gebruiken voor informatiebeleid en het samenstellen van een lokale digitale agenda. Landelijke ontwikkelingen en ondersteuningsmiddelen die hiermee samenhangen kunnen geëxporteerd worden naar documenten die de basis leggen voor informatiebeleid.

Van doelstellingen DA2020 naar vier digitale thema’s De beweging Samen Organiseren die in 2017 door gemeenten is ingezet, heeft als gevolg dat de Digitale Agenda 2020 (DA2020) als programma is beëindigd. Het portfolio van VNG Realisatie verbreedt zich door intensivering van de samenwerking met VNG beleidsdomeinen. Dit heeft geresulteerd in een herbenoeming van de landelijke DA2020 doelstellingen in vier landelijke, digitale thema’s. Deze thema’s zijn eind maart 2018 doorgevoerd op het platform da2020.nl bij de lancering van de nieuwe roadmap. De vier thema’s zijn gebaseerd op het portfolio van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) dat zijn beslag kreeg in de Algemene Ledenvergadering van de VNG in juni 2017. De huidige thema’s zijn:

• Collectieve infrastructuur en collectieve inkoop

• Informatiebeveiliging en privacy

• Dienstverlening en bedrijfsvoering

• Stuurinformatie

Pilot gemeente Zwolle Tegelijkertijd met de ontwikkeling van een nieuwe roadmap initieerde de gemeente Zwolle een pilot om samen met VNG Realisatie een lokale digitale agenda te ontwikkelen die de executie van hun informatiebeleidsplan op een hoger niveau kon tillen. Dat resulteerde in de visualisatie van een ‘Roadmap Digitale Agenda 2022’ waar zowel lokale ambities, doelen en iv-projecten, als landelijke ontwikkelingen, thema’s en ondersteuningsmiddelen samenkomen. De ervaringen, opgedaan in Zwolle voor het maken van een eigen roadmap zijn verwerkt in dit document. Ten tijde van de pilot waren de digitale thema’s nog niet bekend en is er uitgegaan van de doelstellingen en ontwikkelingen zoals die golden voor de Digitale Agenda 2020. De grote kracht van de praatplaat informatiebeleid is de visualisatie van landelijke thema’s, ontwikkelingen en ambities, gecombineerd met gemeentelijke ambities, projecten en strategieën. Het succes van Zwolle was reden genoeg om deze praatplaat informatiebeleid als ondersteuningsmiddel aan te bieden aan alle gemeenten.

6

Projectaanpak STAP 1: de voorbereiding Met een degelijke voorbereiding zet je het project direct goed op de rails. In deze fase leg je het fundament voor het verdere verloop van het traject.

Instrumenten van de projectleider Zorg er als projectleider voor dat als je aan de taak begint om alle stakeholders te informeren, je beschikt over: 1. Een strategie van de gemeente die antwoord geeft op de vraag: ‘wat voor een gemeente willen wij zijn?’ 2. Een informatiebeleid dat aansluit bij de strategie van de gemeente en tot stand gekomen is met alle

stakeholders (afdelingsmanagers, beleidsverantwoordelijken, informatie-adviseurs etc.). 3. Inzicht in de lokale agenda van de gemeente en de mensen die hierin een sleutelrol vervullen.

Creëer de juiste condities Organiseer je mandaat via het bestuur, de gemeentesecretaris en/of de CIO. Zorg dat zij weten wat je doel is en hoe je dat wil bereiken, én zorg voor een juiste opdracht en commitment. Koppel periodiek terug. Bij de start van het project is het noodzakelijk om te weten of alle betrokkenen op de hoogte zijn van de landelijke beweging op digitale thema’s. Deze zijn te vinden via www.da2020.nl.

Verzamel input en beschrijf doelen en ambities Verzamel zoveel mogelijk informatie die voor het project relevant is. Dat betreft niet alleen feitelijke informatie over projecten, maar ook de meer ongrijpbare informatie, over de organisatiecultuur bijvoorbeeld. Beschrijf de strategische doelen van de organisatie en benoem de doelstellingen en ontwikkelingen van de Digitale ambitie.

Kies een aanpak die past Je aanpak hangt nauw samen met de cultuur van de gemeente. Breng eerst de karakteristieken van de gemeente in kaart en bepaal dan welke communicatievorm je kiest.

• Is de sfeer erg informeel? Communiceer dan niet alleen via officiële kanalen.

• Wordt er veel gemaild en worden (daardoor) e-mails slecht gelezen? Beperk dan je eigen e-mailverkeer en stuur geen mails waar antwoord op vereist is.

• Is er een gewoonte elkaar te ontzien en niet erg kritisch te zijn? Stuur dan niet al te veel documenten, maar organiseer vooral veel interactieve sessies.

Input verzamelen Wat speelt er? Welke projecten lopen er? Welke projecten lopen niet goed? Wat staat er aan activiteiten gepland? Welke zaken missen er nog? Wat is de match van eigen doelen met landelijke doelen? Is de organisatie formeel of informeel? Hoe verlopen de processen op hoofdlijnen? Hoe verloopt de besluitvorming? Wat wil de gemeente bereiken? Wat is de organisatiecultuur?

Tip Is kennis over de landelijke digitale thema’s ondermaats bij de stakeholders, zorg er dan voor dat ze bijgespijkerd worden. Dat kan bijvoorbeeld in etappes. Praat eerst met iedereen individueel en plan daarna een sessie waardoor iedereen inhoudelijk een volwaardig gesprekspartner kan zijn.

Tip Houd er rekening mee dat misschien niet iedereen gewend is mee te denken met de mensen van informatievoorziening over projecten of informatievoorziening bij de business. Betrokkenheid creëren vergt dan meer inspanning. Betrekken van de directie bij bijeenkomsten op thema’s kan goed werken.

7

STAP 2: kennismaken Het afstemmen met alle betrokkenen, het creëren van draagvlak en maken van afspraken, gebeurt in een aantal gespreksrondes.

Voer kennismakingsgesprekken In de eerste bilaterale gesprekken met het managementteam is het van belang commitment te krijgen voor het project. In de eerste gesprekken met afdelingshoofden staat de aanpak voorop. Schets duidelijk hoe de verbinding tot stand moet komen tussen afdelingen en informatiemanagement. Bijvoorbeeld door een business-analist of informatie-adviseur van elk domein een brugfunctie te laten vervullen.

Richt een taskforce in Stel een taskforce samen van de informatie-adviseurs of business-analisten. Plan gezamenlijk en frequent overleg met de betrokkenen. Informatie-adviseurs komen dan beter in hun rol en het management haakt eerder aan. Iedereen gaat zich dan eigenaar voelen van het project. Dit helpt om oude patronen van ‘silo-denken’ te doorbreken en stimuleert een nieuwe, gezamenlijke aanpak.

Maak een samenvatting Maak een samenvatting (één A4) met antwoord op de volgende vragen:

• waarom doen we dit?

• wat gaan we doen?

• hoe gaan we het doen?

• wie doen er mee?

• wat willen we bereiken

• wanneer willen we welke resultaten boeken? Gebruik deze teksten voor een managementsamenvatting en verwerk ze in een (PowerPoint)presentatie waarmee je later het project kunt toelichten. Zie bijlage 1 voor een voorbeeld.

Afstemmen besluitvorming en draagvlak (iteratief)

Managers

Informatie-adviseur / businessanalisten

Directeuren

Proceseigenaren

Afdelingshoofden

Medewerkers Informatiemanagement

(Projectsecretaris informatiemanagement)

(Multifunctionele teams)

(Netwerkteams)

(Managementteams)

Tip Faciliteer de business-analisten of informatie-adviseurs in het samenwerken door bijvoorbeeld samen de stand van zaken (IST) en de gewenste situatie (SOLL) door te nemen. Aansluitend kun je samen bepalen hoe je daar komt en wat daar voor nodig is. Als deze samenwerking ook tot uiting komt in bijvoorbeeld gezamenlijke presentaties, wordt het ook voor het management duidelijk dat dit niet louter een project van de informatiemanager is.

Tip Maak élke week een agenda voor de lokale taskforce, laat het altijd doorgaan, ook al ben je maar met z’n tweeën, en zet alle afspraken voor iedereen achteraf op de mail.

AANDACHTSPUNT

Uiteraard moeten er afspraken gemaakt worden als je besluit samen te werken. Wie gaat waarover? Wie beheert het budget? Wie heeft het laatste woord? Op deze vragen komt binnen het project om te komen tot een praatplaat waarschijnlijk geen antwoord. Wacht daar ook niet op. Dit kan een ernstig vertragende factor worden omdat betrokkenen dan eerst afspraken over de regie willen maken.

8

STAP 3: Projecten en doelen in kaart Maak een overzicht van alle lopende iv-projecten (informatievoorziening-projecten), bijvoorbeeld in een spreadsheet. Doorloop dan in interactieve sessies met de taskforce de volgende stappen: 1. Geef bij de lopende projecten aan waar ze een bijdrage aan leveren:

A. aan de strategische doelen van de organisatie. B. aan de landelijke digitale thema’s (gebruik het actuele overzicht op da2020.nl).

2. Geeft de ICT-projecten weer die komend jaar gaan lopen en een bijdrage leveren aan A en B.

STAP 4: Eerste versies praatplaten Nu worden de overzichten die in stap 2 gemaakt zijn visueel gemaakt. Dit geeft vorm en richting aan de inhoudelijke gesprekken die gaan volgen. Een praatplaat per domein helpt het individuele gesprek met afdelingshoofden. Een overzichtsplaat van alle projecten kan nodig zijn voor het gesprek met het management. Een praatplaat kan gemaakt worden in bijvoorbeeld Visio (SaaS-software). Let op de volgende zaken:

• zet er geen lappen tekst in (het is een visualisatie)

• maak liefst geen onderscheid door louter kleurgebruik (wie kleurenblind is ziet het verschil niet)

• print de platen uit op A0- formaat (het is niet altijd productief om samen naar een scherm te turen)

De praatplaat bevat:

• gemeentelijke (strategische) doelen, uit bijvoorbeeld de gemeentelijke begroting en de informatiestrategie

• gemeentelijke iv-doelen (uit het informatiebeleidsplan)

• landelijke digitale thema’s (zie voor een actueel overzicht de roadmap op da2020.nl)

• landelijke ontwikkelingen (zie voor een actueel overzicht de roadmap op da2020.nl)

• gemeentelijke iv-projecten

• status van de iv-projecten

fig 1. Fictief voorbeeld van een visualisatie eerste fase voor het domein dienstverlening Je kunt ervoor kiezen alle verbindingen die al in stap 2 gelegd zijn door de informatiemanager en de lokale taskforce, nog niet allemaal in te vullen op de praatplaat en deze oefening gezamenlijk met de afdelingshoofden te doen. Je kunt ook de praatplaat invullen met alle verbindingen die al gelegd zijn en van daaruit het gesprek aangaan om de verbindingen te verifiëren en de plaat verder aan te vullen (fig. 2).

Opgaven gemeente

Landelijke ontwikkelingen

internet of things – ggi –

blockchain – gdi – avg –pllatformsamenleving – samen

organiseren – common ground –

kei– wet digitale overheid – wet

hergebruik overheidsinformatie –

omgevingswet

! circulaire economie " omgevingswet in 2020 # klimaatneutraal in 2030 $ betaalbare dienstverlening % &

Implementatie eIDAS

' &

eHerkenning

( &

Pilot rijbewijzen

' & Toegankelijke website

(on hold %gepland ' lopend

status

IV PROJECTEN DIENSTVERLENING

%

MOVO & MOBB $

?

&werken vanuit klant- perspectief )snelheid dienstverlening verhogen *voldoen aan regelgeving bij verwerken persoonsgegevens +tijdige afhandeling klachten en bezwaren

IV- doelstellingen

Landelijke thema’s

Collectieve infrastructuur en collectieve inkoop

Informatiebeveiliging en privacy

Dienstverlening en bedrijfsvoering

Stuurinformatie

9

fig 2. Fictief voorbeeld van een visualisatie inclusief verbanden met thema’s, ontwikkelingen en opgaven Alle activiteiten voor elk domein op deze manier in kaart brengen, maakt zichtbaar:

• welke thema’s over- of juist ondervertegenwoordigd zijn met iv-activiteiten,

• welke projecten een bijdrage leveren aan dezelfde ontwikkeling. De blokken waar vraagtekens blijven staan, of blokken die erbij gekomen zijn voor projecten die mogelijk opgepakt moeten worden, zijn later onderwerp van gesprek met het management.

Opgaven gemeente

Landelijke ontwikkelingen

internet of things – ggi –

blockchain – gdi – avg –pllatformsamenleving – samen

organiseren – common ground –

kei– wet digitale overheid – wet

hergebruik overheidsinformatie –

omgevingswet

! circulaire economie " omgevingswet in 2020 # klimaatneutraal in 2030 $ betaalbare dienstverlening % &

Implementatie eIDAS D–we–gdi

' &

eHerkenning C-D

( &

Pilot rijbewijzen D–sa

' & Toegankelijke website D–we

(on hold %gepland ' lopend

status

IV PROJECTEN DIENSTVERLENING

%

MOVO & MOBB C–D–gdi $

?

&werken vanuit klant- perspectief )snelheid dienstverlening verhogen *voldoen aan regelgeving bij verwerken persoonsgegevens +tijdige afhandeling klachten en bezwaren

IV- doelstellingen

Landelijke thema’s

Collectieve infrastructuur en collectieve inkoop

Informatiebeveiliging en privacy

Dienstverlening en bedrijfsvoering

Stuurinformatie

10

fig 3. Praktijkvoorbeeld gemeente Zwolle met iv-projecten per domein als uitgangspunt en ingezoomd op een aantal onderdelen. Deze visualisatie heeft een looptijd van een jaar. Per kwartaal bekijkt de gemeente deze plaat opnieuw en brengt waar nodig wijzigingen aan in de status van de projecten.

11

Visualisatie met landelijke ontwikkelingen Neem voor een andere visualisatie de landelijke ontwikkelingen als uitgangspunt. Geef eventueel ook aan of er ondersteuningsmiddelen beschikbaar zijn vanuit VNG Realisatie (te vinden via de roadmap da2020.nl). Maak dan de verbinding met de afgeronde en lopende activiteiten van de gemeente. Zo wordt inzichtelijk of er activiteiten missen die het wel verdienen opgepakt te worden. Dit vergemakkelijkt het gesprek met het management om te bekijken:

• wat er opgepakt kan worden,

• hoe dat moet gebeuren, en

• hoeveel het kost om dit te realiseren door hiervoor een businesscase op te stellen.

fig 4. Fictief voorbeeld van een visualisatie eerste fase voor 4 ontwikkelingen

≥ lopend !gestopt ✓afgerond ¤wachtstand ⏏ gepland

Gemeente

o = (deels) in ontwikkeling g = gereed dd-mm-jj = inwerkingtreding

status VNG R ✓ = biedt ondersteuning - = ondersteuning elders

12

fig 5. Praktijkvoorbeeld overzichtsplaat gemeente Zwolle met ontwikkelingen als uitgangspunt en ingezoomd op een deel van de GDI. Deze visualisatie heeft een lange houdbaarheidsdatum en wordt alleen aangepast als er sprake is van een nieuwe ontwikkeling (bijvoorbeeld nieuwe wetgeving) of als de gemeente activiteiten opstart of heeft afgerond. De gemeente Zwolle heeft de visualisaties gebruikt als input voor de coalitie-onderhandelingen van 2018. De visualisaties met ambities, doelstellingen en ontwikkelingen zijn voor nu aangepast aan de looptijd van de regeerperiode van het college. De iv-projecten worden per jaar bepaald.

13

STAP 5: vervolggesprekken met praatplaten

Vervolggesprek management Reserveer voldoende tijd voor vervolggesprekken met het management. Neem de praatplaten mee en stel de volgende onderwerpen aan de orde:

• De visie: schets het belang van de verbinding van business (afdelingen) met informatievoorziening en laat zien dat landelijke digitale thema’s een middel zijn om de organisatie te betrekken bij vraagstukken die er liggen.

• Doelstellingen van de business. Informatievoorziening is immers niet leidend, maar dienend aan de doelstellingen van de organisatie (afdelingen of domeinen).

• Toets op volledigheid van de vraagstukken die leven bij de business.

Vervolggesprek afdelingshoofden Na de vervolggesprekken met het managementteam wordt de visualisatie verder ingevuld. Om deze samenwerking goed te laten verlopen zijn er frequent gesprekken nodig tussen de business en informatievoorziening om samen te bepalen welke projecten en activiteiten prioriteit (moeten) krijgen. Het gaat erom gezamenlijk een roadmap samen te stellen.

Gesprekken met andere gremia Als er nog andere gremia zijn waar afdelingshoofden of management in vertegenwoordigd zijn, is het goed ook hen te informeren. Onderhoud praatplaten De praatplaten weerspiegelen uiteindelijk de digitale agenda van de gemeente en zijn allesbehalve statisch. Ontwikkelingen staan niet stil en er zullen dan ook voortdurend nieuwe projecten aan het portfolio van VNG toegevoegd worden. Het is dan ook belangrijk zelf termijnen te stellen voor het updaten van de praatplaten. Bespreek deze wijzigingen in de managementteams.

Meer informatie Vragen over het maken van een praatplaat? Neem dan contact op met een van de accountmanagers via https://www.da2020.nl/contact

Tip Begin met enthousiaste mensen. Zij zijn de beste ambassadeurs en kunnen de eerste wegbereiders zijn voor verandering. (Dat hoeven niet perse degenen te zijn met de zwaarste portefeuille in een managementteam).

Tip Mensen een gezamenlijke opdracht geven, betekent niet dat er vanaf dat moment vanzelf goed samengewerkt wordt. Er moet een gezamenlijk beeld zijn over de landelijke beweging op digitale thema’s, de (technologische) ontwikkelingen en de door de organisatie te bereiken resultaten.

14

Bijlagen

Bijlage 1: voorbeeld managementsamenvatting Onderwerp Ontwikkelingen Digitale Ambitie [looptijd] inventarisatie en visualisatie Doel Inzichtelijk maken van de strategische opgaven van onze gemeente in relatie tot doelen en ontwikkelingen van onder andere de landelijke beweging op digitale thema’s, uitgezet in de tijd naar [looptijd]. De initiatieven die hiervoor uitgevoerd moeten worden weer te geven op een praatplaat Roadmap Digitale Ambitie [looptijd] [naam gemeente]. Proces en producten Digitale Ambitie 20… Opgeleverde en op te leveren producten: - Inventarisatie welke projecten al uitgevoerd zijn in [jaar] en die een bijdrage leveren aan het bereiken van

de strategische opgaven van [naam gemeente] en de ambities en ontwikkelingen van de landelijke beweging op digitale thema’s.

- Inventarisatie welke projecten in [looptijd] uitgevoerd worden. - Inventarisatie van alle overige activiteiten in [looptijd] die contextgerelateerd zijn - Uitwerking ontwikkelingen [looptijd] en inventarisatie van activiteiten [naam gemeente] voor de komende

jaren (fit/gap – analyse) Proces en planning • Instellen van een taskforce van informatie-adviseurs [dd-mm-jj]. Informatie-adviseurs zijn medewerkers van het team informatiebeleid die de business helpen hun behoeften

op het gebied van Informatievoorziening te definiëren en deze te vertalen naar businesscases. Per jaar worden businesscases gemaakt en beoordeeld. Dit leidt tot een investeringsoverzicht van de ICT-investeringen van enig jaar van de gehele gemeente. Trekker taskforce: [naam]

• Inventarisatie gemeentelijke projecten [looptijd] en de visualisatie hiervan. Uitgevoerd door de leden van de taskforce op basis van het investeringsprogramma [looptijd] waarbij de

relatie is gelegd naar landelijke, digitale thema’s en doelen. Visualisatie door [naam] in overleg met [naam].Gereed [dd-mm-jj].

• Visualisaties bespreken in de domeinen. In teams per domein het proces, de aanpak en de visualisatie bespreken. De resultaten worden

weergegeven in de platen. Uitvoering: [naam] met de individuele taskforceleden. Gereed: [dd-mm-jj].

• Voorbereiding bespreking managementgroep. Aanpak en programma voorbespreken met afdelingshoofden. Gereed: [dd-mm-jj].

• Visualisatie bespreken in de managementgroep. In de managementgroep zijn alle [aantal] afdelingshoofden en [aantal] MT-leden van [naam gemeente]

vertegenwoordigd en komen maandelijks bijeen om relevante ontwikkelingen voor de organisatie te bespreken. Gereed [dd-mm-jj].

• Voorbereiden verdiepingssessies [dd-mm-jj]. Verwerken opbrengsten gesprekken management [dd-mm-jj]. Afspraken maken, deelnemers en sprekers uitnodigen. Gereed [dd-mm-jj]

• Inloopsessies op [dd-mm-jj]

• Verdiepingssessies op [dd-mm-jj]

• Awareness-sessies op thema’s en ontwikkelingen[dd-mm-jj] [dd-mm-jj]Aanleveren aandachtspunten Digitale Ambitie [looptijd] voor bestuur eind [dd-mm-jj].

• In kaart brengen financiële en personele consequenties [dd-mm-jj].