SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o. Bakalářský studijní program: Ekonomika a management

Studijní obor: Účetnictví a finanční řízení podniku

Vnitropodnikové směrnice pro účtování, právní úprava, účetní dokumentace

BAKALÁ ŘSKÁ PRÁCE

Autor: Ivana Koukalová

Vedoucí bakalářské práce: Ing. Milada Dandová

Znojmo, duben 2009

Abstrakt

Bakalářská práce zpracovává téma "Vnitropodnikové směrnice pro účtování, právní

úprava, účetní dokumentace". První část je zaměřená na shrnutí teoretických poznatků

čerpaných především z platných legislativních předpisů a na vymezení základních pojmů

upravujících oblast tvorby vnitropodnikových účetních směrnic.

Obsahem praktické části je pak analýza vnitropodnikových směrnic pro účtování ve

společnosti ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o., porovnání jejich současného stavu s

legislativními požadavky, odhalení některých nedostatků a návrh konkrétních směrnic pro

tento podnik.

Klíčová slova:

vnitropodnikové směrnice, účetnictví, účetní doklad, legislativa, společnost, náležitosti

směrnic, odpovědnost, povinnost

Abstract

This Bachelor thesis processes topic "The Internal Guidelines for Invoicing, Legal

Regulations and Accounting Documentation." The first part is focused on the summary of

theoretical knowledge driven especially on valid legislative regulations and on definition

of basic terms which adjust the field of internal accounting guidelines.

The content of the practical part is the analysis of internal regulations for

accounting in ZNOJEMSKE STROJIRNY, Ltd, then comparison of their current condition

with legislative requirements, revelation of some deficiencies and suggestion of specific

guidelines for this company.

Keywords:

internal guidelines, accounting, accountancy document, legislative, company, directive

requirements, responsibility, obligation

Prohlášení

Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vytvořila samostatně pod vedením Ing. Milady

Dandové a že jsem v seznamu literatury uvedla všechny zdroje použité při zpracování

práce.

Poděkování

Na tomto místě bych chtěla poděkovat vedoucí mé bakalářské práce Ing. Miladě Dandové

za množství odborných i praktických rad, připomínky a metodické vedení práce.

Současně bych chtěla poděkovat ing. Ladislavu Kalovi, jednateli a ekonomickému řediteli

firmy ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. za zajištění potřebného zázemí pro vznik této

práce, za jeho ochotu, pomoc a trpělivost.

Obsah

Úvod ................................................................................................... 7

Cíl práce a metodika ........................................................................ 8

1. Teoretické poznatky ................................................................. 9

1.1 Význam a smysl vnitropodnikových směrnic ...................................... 9

1.2 Právní úprava účetních vnitropodnikových směrnic .......................... 11

1.3 Směrnice vyžadované jinými předpisy ............................................... 14

1.4 Tvorba vnitropodnikových směrnic ................................................... 16

1.5 Úprava vnitropodnikových směrnic ................................................... 18

1.6 Nejčastěji používané vnitropodnikové směrnice ................................ 21

2. Praktická část .............................................................................. 31

2.1 Znojemské strojírny, s.r.o. jako zkoumaná firma ................................. 31

2.2 Potřeba tvorby vnitropodnikových směrnic .......................................... 33

2.3 Analýza současného stavu směrnic ve firmě ........................................ 34

2.4 Vnitropodnikové směrnice v podmínkách firmy .................................. 36

2.5 Návrhy směrnic včetně účetních předpisů ........................................... 37

Závěr ................................................................................................ 73

Použité zdroje .................................................................................. 74

7

Úvod

Téma bakalářské práce Vnitropodnikové směrnice pro účtování, právní úprava a účetní

dokumentace jsem si zvolila proto, že tato oblast patří v mnohých účetních jednotkách

k těm, kterým není věnována dostatečná pozornost. Přitom existují takové směrnice,

jejichž vydání je právním předpisem přímo vyžadováno. Mezi právní normy, z nichž

vyplývá povinnost vést směrnice, patří zejména zákon o účetnictví, zákon o daních

z příjmů, obchodní zákoník a některé další předpisy. Opomíjením tvorby

vnitropodnikových směrnic se tak firma dopouští protizákonného jednání ať již úmyslně

nebo z neznalosti legislativních předpisů.

V této práci chci poukázat na všeobecnou potřebu vnitropodnikových směrnic ve firmě.

Vnitropodnikové účetní směrnice jsou písemné dokumenty popisující a usměrňující

činnosti v podniku, které se pravidelně opakují. Směrnice lze členit z různých hledisek,

podle činností, kterých se týkají, podle časového hlediska (směrnice dlouhodobého

charakteru nebo jednorázové směrnice). Všechny vnitřní předpisy společně tvoří soubor

pravidel každé účetní jednotky, jsou součástí vnitřního řídícího a kontrolního systému a

podnikové kultury vůbec. Tvoří oporu pro správné vedení účetnictví. Vhodné vymezení

odpovědností, povinností a pravomocí vede k odstranění neefektivních činností a

k zavedení pevného řádu uvnitř organizace. Proto je velmi důležité, aby s obsahem těchto

vnitropodnikových směrnic byli řádně a důkladně seznámeny všechny osoby, kterých se

daná oblast přímo týká. Neméně důležité je důsledné dodržování těchto předpisů a jejich

pravidelná aktualizace vyplývající z častých změn legislativních předpisů, ale také

z vnitřních potřeb organizace.

8

Cíl práce a metodika

Předmětem této bakalářské práce je tvorba vnitropodnikových směrnic pro účtování, které

jsou základní podmínkou správného vedení účetnictví. Vnitropodnikovými směrnicemi

jsou upravovány zásady obsažené v obecně platných účetních předpisech podle

konkrétních podmínek firmy. Tvorba některých vnitropodnikových směrnic vyplývá přímo

z těchto všeobecně závazných předpisů, tvorbu některých lze pak odvodit přímo

z podnikatelské praxe dané účetní jednotky.

Teoretická část vymezuje základní pojmy týkající se daného tématu, jsou zde uvedeny

názory odborníků zabývajících se problematikou vnitropodnikových směrnic včetně citací

z literatury uvedené v seznamu. Tato část obsahuje rovněž výčet nejčastěji používaných

vnitropodnikových směrnic pro účtování a přehled základních právních předpisů

závazných pro každou účetní jednotku, která by měla tyto směrnice vytvářet.

Základ praktické části tvoří zpracování poznatků získaných teoretickým studiem

příslušných podkladů a materiálů. Tyto poznatky jsou základem pro jejich aplikaci ve

zkoumané firmě ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Prostudování interních materiálů této

firmy je klíčem ke konkrétním návrhům vnitropodnikových směrnic vzhledem

k charakteru a specifickým aspektům činnosti, k cílům podnikatelských aktivit a dalším

požadavkům stanovených vedením firmy.

V této práci si kladu za cíl provést analýzu současného stavu vnitropodnikových směrnic

firmy ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Na základě získaných teoretických poznatků a

výsledků analýzy současného stavu pak doporučit vhodný systém pro tvorbu těchto

směrnic, navrhnout změny stávajících a tvorbu nových směrnic pro oblasti, které zatím

nebyly ve firmě popsány. Dále pak eliminovat směrnice, které nemusí být v této účetní

jednotce vytvářeny, protože pro ně neexistuje věcná náplň. Tyto návrhy tvořené

ZNOJEMSKÝM STROJÍRNÁM, s.r.o. „na míru“ by pak měly přispět k celkovému

zlepšení podnikového řízení. Kvalitně zpracovaný systém vnitropodnikových směrnic se

tak stane základem bezproblémového fungování podniku a jeho prezentace v tržním

prostředí.

9

1. Teoretické poznatky

1.1 Význam a smysl vnitropodnikových směrnic

Každá účetní jednotka je povinna respektovat ustanovení zákona o účetnictví, §8

ukládá účetním jednotkám povinnost vést účetnictví správně, úplně, průkazně,

srozumitelně a způsobem zaručujícím trvalost záznamu. Přitom účetnictví je správné

tehdy, jestliže je vedeno tak, že neodporuje tomuto zákonu a ostatním předpisům, ani

neobchází jejich účel. Toho dosahuje účetní jednotka dodržováním pravidel pevně

stanovených zákonem a pravidel vydaných v rámci vlastní působnosti účetní jednotky,

tato pravidla se nazývají vnitropodnikové směrnice (vnitřní směrnice, interní

směrnice).

Vnitropodnikové směrnice jsou ale jednou z nejvíce zanedbávaných oblastí v účetních

jednotkách. Jedním z důvodů je i to, že k jejich vypracování neexistují jasně dané a

závazné postupy. Nechuť řídících pracovníků zabývat se sepisováním, schvalováním a

vydáváním vnitropodnikových předpisů, a následným dodržováním stanovených

kritérií, často pramení i z neznalosti a nevědomosti. Povinnost vypracovat vnitřní

směrnice však vyplývá přímo (někdy i nepřímo) z textů některých ustanovení

příslušných zákonů a prováděcích předpisů, s odkazem na povinnost, nutnost či

potřebnost stanovit důležitá rozhodnutí, což lze interpretovat jako nařízení k vytvoření

směrnice. Základním předpokladem pro tvorbu těchto směrnic je tedy pouze

skutečnost, že mají být zpracovány v souladu se všemi platnými zákony a předpisy.

Např. podle § 12 odst. 2 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny provádět

účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým

způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K

účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho

provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování

účetního případu. Z toho je zřejmé, že v účetní jednotce musí být určitým předpisem

vymezeno, která osoba je odpovědná za konkrétní druhy účetních případů a která za

jejich řádné zaúčtování. Lze tedy konstatovat, že pokud v účetní jednotce

vnitropodnikové směrnice chybí, je možné to považovat za porušení zákona z hlediska

prokázání správnosti používaných účetních postupů.

10

Srovnáme-li zhodnocení významu vnitropodnikových směrnic různých autorů

zabývajících se touto oblastí, docházíme v podstatě ke shodným závěrům, které jsou

uvedeny v následujících odstavcích.

Smyslem vnitřních účetních směrnic je podle Cardové (2008) aplikace zákonných

norem podle konkrétních podmínek firmy. Z variantního řešení, které platné předpisy

umožňují, ale také předepisují, pak vybrat to nejvhodnější. Průkazně vedené účetnictví

je pak samozřejmě předpokladem úspěšného zvládnutí daňové kontroly.

Jak uvádí Louša (2006), úloha vnitropodnikových směrnic spočívá v zajištění

jednotného metodického postupu při sledování skutečností nastalých v různých

vnitropodnikových útvarech a mají napomáhat při sestavování vnitropodnikových

plánů. Tento jednotný postup musí být zajištěn i v čase, tj. vnitropodniková směrnice

by měla přispět k zachování stejného postupu a stejného řešení obdobných situací

v různých účetních obdobích. Kromě toho jednotný postup řešení stejných situací je

potřebný pro správné vyhodnocování těchto skutečností. Toto správné hodnocení

výsledků společnosti je nutným základem pro vytyčování dalších úkolů a pro

rozhodovací úlohy, kterými každý podnikatel zajišťuje ziskovost jeho podnikání. V

některých případech může takováto směrnice pomoci při prokazování správnosti

postupu vedoucího ke stanovení daňového základu při jednání se správcem daně nebo

ke zlepšení, zprůhlednění či zjednodušení auditu.

Dle Kovalíkové (2008) je hlavním významem vnitropodnikových směrnic zajištění

jednotného metodického postupu při sledování skutečností a zachycování

hospodářských operací v různých vnitřních útvarech, a to ve stejném čase. Jednotný

postup při řešení stejných operací je potřebný pro správné posuzování a hodnocení

daných skutečností v účetní jednotce jako celku. Dalším důvodem, proč mít dobře

zpracované vnitřní směrnice, je mnohem jednodušší postup při kontrole účetnictví

prováděné pracovníky finančního úřadu. Praxe potvrzuje, že právě takový soubor

vytvořených směrnic, kterými se organizace při své činnosti řídí, jim poskytuje

dostatek potřebných informací a kontrolní řízení tak probíhá mnohem snadněji, rychleji

a efektivněji.

11

Hruška (2002) doplňuje, že vnitropodnikové písemnosti nemají sloužit pouze k účelu

splnění povinností daných legislativou. Mohou (a měly by!) být především nástrojem

zkvalitnění vnitřního řízení účetní jednotky. To se následně promítne do průhlednější,

srozumitelnější a jednodušší vnitřní (bez ohledu na to, zda ve firmě působí vnitřní

kontrolor či auditor) i vnější kontroly. Následně pak mohou posloužit ke zlepšení,

zprůhlednění či zjednodušení auditu nebo daňové kontroly. Management může správně

formulovanou vnitropodnikovou směrnicí prosadit své cíle a záměry. Naplňováním

litery této písemnosti lze předejít obavám, že operace, které jsou jejím obsahem

popsány, budou uskutečňovány neorganizovaně, zmateně nebo zbytečně. Pak postačí

provádět namátkové kontroly, zda průběh případu odpovídá stanoveným pravidlům.

1.2 Právní úprava účetních vnitropodnikových směrnic

Základní pravidla účetnictví jsou vymezena zákonnou úpravou. Při výčtu legislativních

úprav lze tato pravidla seřadit podle významu následovně:

1 - Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů

2 - Vyhláška pro podnikatele č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů

3 - České účetní standardy vymezující účetní metodiku dle konkrétních typů účetních

jednotek (nejsou sice závazné, ale pokud budeme respektovat postupy v nich uvedené,

neměli bychom se dostat do rozporu se zákonem a vyhláškami)

Je třeba konstatovat, že pokud zákon stanoví vydání vnitřního předpisu

(vnitropodnikové směrnice), nemůže být účetnictví považováno za správné, jestliže

takováto směrnice není vydána. Rozhodující jsou samozřejmě konkrétní podmínky

účetní jednotky. Naprosto odlišné situace nastávají u drobných podnikatelů, kteří bez

větších problémů vše rozhodují sami a rychle nebo u velkých jednotek se složitými

organizačními strukturami, mnoha útvary a diferencovanými povinnostmi,

pravomocemi a odpovědnostmi za jednotlivé oblasti.

12

I když je úprava v oblasti účetnictví a daní velmi rozsáhlá připouští různá variantní

řešení. Zákonné normy v řadě případů výslovně stanoví: „postup stanoví účetní

jednotka ve svém vnitřním předpisu …“ nebo „kurs stanovený vnitřním předpisem

účetní jednotky …“ atd. Z některých předpisů lze však vhodnost či jistou povinnost

stanovit vnitropodnikové principy a zásady odvodit pouze zprostředkovaně. Ovšem jak

podotýká Louša (2006), lze se často setkat s takovými směrnicemi, ve kterých jsou

pouze citována ustanovení zákona, případně vyhlášky nebo standardů, někdy i se všemi

možnými alternativami, aniž by bylo stanoveno, která z nich má být použita. Takovéto

směrnice nenaplňují na ně kladené požadavky, protože opsání obecně platných

předpisů není a nemůže být vnitřní normou, a to ani když jsou tyto předpisy v poslední

platné právní úpravě. Vnitřní směrnice má upravovat postup stanovený pro tu kterou

konkrétní účetní jednotku, přičemž na pravidla daná obecným předpisem je možné

pouze poukázat.

Hruška (2002) dodává, že v účetních jednotkách často vznikají směrnice obsahující

formulace heslovitých zásad, které jsou v konečném důsledku nepoužitelné, anebo

naopak dlouhosáhlé citace ustanovení zákonů a opatření bez stanovení základních

zásad, kterými se účetní jednotka má řídit. Délkou a rozsahem se kvalita neprokazuje.

Vždyť není smyslem opisovat celé pasáže zákonů nebo vyhlášek, které se často mění a

jsou platné a závazné pouze obecně, bez jakékoliv možnosti stanovit konkrétní

podmínky pro danou účetní jednotku. Splnění povinnosti takovýmto způsobem je

krátkozraké, neúčinné a zbytečné.

Vnitropodnikové směrnice by měly být každoročně revidovány a kontrolovány.

Informace o použitých účetních metodách a zásadách, o kterých účetní jednotka

rozhodne svým interním předpisem, se zveřejňují v příloze k účetní závěrce a musí být

v souladu s platnou legislativou. Ta se, bohužel, každoročně mění, a proto je třeba

věnovat této oblasti zvýšenou pozornost a tyto změny včas do směrnic promítnout.

Pokud je směrnice napsána obecněji, se zřetelem na podmínky dané účetní jednotky,

zpravidla se tyto změny dotýkají samotných písemností jen okrajově. Záleží pak na

rozhodnutí účetní jednotky (podnikatele, firmy), zda stávající směrnice bude rušit a

nahrazovat novými nebo změny provádět číslovanými dodatky.

13

Vnitropodnikovou směrnicí je vyjádřena vůle odpovědných pracovníků účetní jednotky

postupovat v určitých konkrétních situacích tak a ne jinak. Takto stanovené postupy

plní úlohu pravidel, která jsou závazná pro všechny zaměstnance dané účetní jednotky,

případně i pro pracovníky, kteří zajišťují účetnictví společnosti a nejsou jejími

zaměstnanci. Schvalovány by měly být nejvyšším odpovědným pracovníkem pro daný

stupeň pravomocí. Obvykle bývá touto osobou majitel firmy, jednatel nebo ředitel.

Nepochybně je třeba rozlišovat i váhu jednotlivých písemností a rozhodnutí. Je-li

účetní jednotka většího rozsahu, pravomoci k rozhodování o některých aktivitách bývá

delegována na nižší vedoucí.

Nedodržení vnitřních pravidel a postupů může být považováno za závažné porušení

pracovní kázně. Je tedy nezbytně nutné zabezpečit v účetní jednotce seznámení

příslušných zaměstnanců s vydanými směrnicemi. Rozhodujícím se tak stává obsah a

uvedení pravidel a postupů do praxe. Není proto důležité jakým způsobem je směrnice

formálně napsána, na jakém médiu vydána. Jak tvrdí Hruška (2002), sebelépe graficky

a literárně dokonalé dílo je k ničemu, pokud se pracovníci účetní jednotky touto

směrnicí neřídí. Pokud si takovýto pokyn ani nepřečtou, potom myšlenka a záměr

vnitropodnikových směrnic pozbývá smyslu a významu.

V neposlední řadě je třeba podotknout, že vnitropodnikové směrnice působí také jako

ochrana vedení firmy v tom, že provedla vše pro to, aby bylo postupováno řízeným

způsobem a v souladu s platnou legislativou. Při tvorbě směrnic je třeba mít na mysli

krizovou situaci, kdy je tento dokument v rukou soudce, který rozhoduje o vině či

nevině zúčastněných stran na vzniklém sporu. Je vhodné mít na paměti, že protistrana

může usilovat o zpochybnění například v tom, že původně zněla směrnice jinak, nebo

že nebyla v inkriminované době vůbec vydána. Pokud je účetní jednotka dobře a

odpovědně řízena, dokáže předem vyloučit i takové alternativy.

14

1.3 Směrnice vyžadované jinými předpisy

Kromě vnitropodnikových směrnic, které jsou nařízeny Zákonem o účetnictví,

případně některým z Českých účetních standardů, kdy lze pouze podrobněji rozvádět

jejich ustanovení a stanovovat praktické zásady, termíny a osoby zodpovědné za jejich

naplňování, existuje řada dalších případů, které mohou v průběhu činnosti účetní

jednotky nastat, a které by měly vnitřní směrnice upravovat. Vzhledem k tomu, že

tématem této bakalářské práce jsou vnitropodnikové směrnice pro účtování, pro které je

základním předpisem Zákon o účetnictví, dále Vyhláška pro podnikatele a České účetní

standardy, budou zde následující legislativní předpisy, ze kterých lze čerpat při tvorbě

směrnic, uvedeny alespoň v takových souvislostech, které poměrně úzce souvisí s prací

účetních.

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, obsahuje některá

ustanovení, která lze kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem upravovat. Od roku

2008 jsou v zákoníku práce obsaženy i cestovní náhrady, které jsou upravovány vnitřní

směrnicí snad v každé organizaci. Zaměstnavatel zde určuje částky stravného, které

bude poskytovat svým zaměstnancům při služebních cestách. Pokud by však neměl

vypracovanou tuto vnitřní směrnici, musel by určovat výši stravného pro každou

služební cestu jednotlivě.

V zákoníku práce najdeme též §133, který ukládá zaměstnavateli poskytovat

zaměstnancům osobní ochranné pracovní prostředky, dále je jim povinen poskytovat

mycí, čistící a dezinfekční prostředky na základě rozsahu znečištění zaměstnanců při

práci a též ochranné nápoje. Zákoník práce konečně stanoví, že osobní ochranné

pracovní prostředky, mycí, čistící a dezinfekční prostředky a ochranné nápoje poskytne

zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně podle vlastního seznamu zpracovaného na

základě vyhodnocení rizik a konkrétních podmínek práce. Účetní pracovníci se pak

musí tímto seznamem řídit při směrování nákladů z hlediska daňové uznatelnosti.

Protože takový seznam musí být nějakým způsobem formálně vyhlášen, lze tvrdit, že

musí být vydán formou vnitropodnikové směrnice.

Zákon o daních z příjmů č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, §6 – tímto

ustanovením se dala zaměstnavateli možnost stanovit paušály pro poskytování náhrad

15

za udržování stejnokrojů, pracovního oblečení a ochranných pracovních prostředků,

dále za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce

podle § 131 zákoníku práce. Zákon o daních z příjmů tímto ustanovením stanoví

základní pravidla, která je nutno dodržet proto, aby použité paušální náhrady bylo

možno uplatnit v daňovém řízení.

Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Podle tohoto

předpisu jsou vytvářeny směrnice, kterými se řídí činnost podnikatelských jednotek,

právnických osob. Tato směrnice bývá často nazývána Status účetní jednotky a jejími

základními dokumenty mohou být některé z následujících listin:

- společenská smlouva

- zakladatelská smlouva, zakladatelská listina

- notářský zápis s usnesením ustavující valné hromady společnosti

- stanovy

V těchto listinách by mělo být upraveno:

- výše vkladů jednotlivých společníků

- ocenění případného nepeněžitého vkladu

- způsob náhrady nesplacené části nepeněžního vkladu

- rozhodnutí o stanovení výše vypořádacího podílu

- stanovení výše obchodního podílu

- splatnost a způsob výplaty vypořádacího podílu

- způsob jmenování likvidátora

- práva a povinnosti společníků

- výše úroku ze včas nesplaceného vkladu, případně jiné důsledky

- pověření společníků k vedení společnosti

- určení výše příplatků mimo základní kapitál

- rozdělení likvidačního zůstatku

- povinnost a způsob úhrady ztráty a rozdělení zisku

- termín splatnosti dividend a úhrada nákladů s tím spojených

- ovládací smlouva a smlouva o převodu zisku

- způsob tvorby rezervního (nedělitelného) fondu a jeho výše

- způsob tvorby ostatních fondů

16

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů,

ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 219/1995 Sb., devizový zákon, ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

České účetní standardy pro podnikatele

1.4 Tvorba vnitropodnikových směrnic

Směrnice lze uspořádat do jednoho uceleného souboru, nebo mohou být vytvářeny

samostatně. Pod jakým názvem budou vydávány není tak podstatné. Záleží na každé

účetní jednotce, jaké označení zvolí. Směrnice mohou být vydávány zejména jako:

- metodické směrnice

- organizační směrnice

- vnitřní /vnitropodnikové směrnice

- pokyny vedoucího pracovníka

- oběžníky

- příkazy, nařízení, rozhodnutí

Obvykle se ve větších podnicích vyskytuje několik názvů písemností, podle povahy a

důležitosti. Směrnice bývá vnitropodnikovým předpisem s nejvyšší vahou a delší

platností. Pokyn, rozhodnutí nebo nařízení jsou pak vydávány pro jednorázové a

nahodilé akce, které reagují na změny v kratším časovém úseku. Pokud si ale účetní

jednotka zvolí určitý název, měla by následně v tomto označení pokračovat. Nově

vydávané směrnice je vhodné číslovat vzestupně, s uvedením platného účetního

období. Ve větších podnicích bývá zavedena i jednotná grafická úprava. O tu se starají

specializovaná oddělení, která vydávají, kontroluji a ve spolupráci s odbornými

pracovníky aktualizují popisované písemnosti. Tento postup však není použitelný u

malé účetní jednotky. Té stačí zahrnout informace a postupy do jedné vnitropodnikové

směrnice.

17

Potřeba vnitropodnikových směrnic by měla vyplývat z vnitřní potřeby každé účetní

jednotky, která si jejich tvorbu přizpůsobí konkrétní činnosti, situaci a používaným

postupům. Není totiž možné vypracovat absolutně jednotný vzor vnitřních směrnic,

který by se dal použít stejně v každé organizaci.

Jak již bylo řečeno, podstatným je obsah vnitropodnikových směrnic. Obvykle to

znamená stanovení metodiky postupu a určení osob, které budou odpovídat za jejich

dodržování, osob odpovědných za udržování směrnic v aktuálním stavu, rozsah a dobu

jejich platnosti a určení odpovědnosti za kontrolu jejich dodržování. Je třeba, aby tyto

směrnice nezůstaly pouze na papíře, ale aby byly živým dokumentem, podle kterého je

postupováno, který je pro pracovníky vodítkem v situacích, kdy potřebují znát, jak je

v účetní jednotce pro určitý případ řešen metodický postup a je-li zjištěno, že potřebný

postup dosud neupravují, musí být zajištěno jejich doplnění nebo provedení případné

obměny, pokud již nevyhovují.

Kovalíková (2008) doporučuje, aby byla většina směrnic sestavena minimálně ze dvou

částí. V první obecné části je vhodné uvést předpisy, na základě kterých je směrnice

vytvořena, a současně je užitečné uvést i určitou citaci příslušných předpisů. To z toho

důvodu, aby každý, kdo v účetní jednotce bude postupovat podle příslušné směrnice,

měl tyto citace uvedené přímo a nemusel je pracně vyhledávat. Pokud budou citace

vztahujících se předpisů uvedeny přímo v konkrétní směrnici, pochopí každý mnohem

lépe její smysl a zároveň i důvod, proč je daná směrnice vytvořena.

Druhá část se má týkat již konkrétního postupu v účetní jednotce. Není na škodu

připomenout, že nikdy by směrnice neměla být pouze obecným konstatováním

právních předpisů.

Kovalíková (2008) též upozorňuje na skutečnost, že určité vnitřní směrnice by měla

mít vytvořena i fyzická osoba – podnikatel, a to za předpokladu, že je účetní jednotkou,

samozřejmě v rozsahu upraveném podle činnosti svého podnikání.

18

1.5 Úprava vnitropodnikových směrnic

Hruška (2002) uvádí ve své publikaci obecný návod pro tvorbu směrnic. Každý

takovýto písemný materiál by měl obsahovat jednotnou hlavičku či záhlaví. Tyto údaje

jsou důležité například z důvodu nezpochybnitelnosti platnosti či data účinnosti,

nemluvě o identifikaci toho, co materiál popisuje.

Údaje, které mohou být v hlavičce obsaženy:

- název účetní jednotky – musí být nesporné, že se daná směrnice týká vymezeného

podnikatelského subjektu a není možná záměna či jiné zpochybnění, např. při

kontrole finančního úřadu

- datum a místo vydání – den a místo, kdy a kde byla směrnice sepsána (pozor,

datum nemusí být shodný s dnem účinnosti!)

- název písemnosti a její číselné (jednoznačné) označení – název může být libovolný,

záleží na úvaze a zvyklostech každé účetní jednotky. Jedinečné číselné určení musí

být zcela nezaměnitelné. Např.:

= Směrnice č. 1/2009 ředitele společnosti

- název směrnice – jde o identifikaci a rozlišení, o čem směrnice hovoří

- schválení – na každé vnitropodnikové směrnici musí být podpis (podpisový

záznam) osoby schvalující danou směrnici. Tímto stvrzením se přikazuje dodržovat

daná pravidla. Touto osobou může být např. majitel, jednatel, ředitel firmy, hlavní

účetní atd., tedy osoba s přidělenou pravomocí přikázat a rozhodnout o dané

problematice.

- revize – každá směrnice během času zastará a je třeba vydat směrnici novou či

pozměněnou. Údaj pod tímto označením by měl udávat číslo revize, aby bylo

zřejmé, o kolikáté novelizované vydání se jedná. Bylo by asi nepraktické a

nepřehledné vydávat každou novelu pod zcela novým číslem.

- změněné stránky – v případě menších oprav a zásahů není nutné vydávat celou

směrnici znovu. Pokud dochází k úpravám například na jedné stránce, je jistě

ekonomičtější a jednodušší vyměnit pouze tuto jedinou stránku.

19

- účinnost – velice důležitý údaj, podle kterého se řídí například finanční kontrola či

auditor. Je samozřejmé, že změny vyvolané novelami zákonů musí být v souladu

s účinností vnitropodnikových směrnic každé účetní jednotky.

- vypracoval – informace, kdo danou směrnici vypracoval. Tato osoba by měla být

uvedena pro případ nejasností. Na ni se ostatní pracovníci budou obracet v případě

řešení problémů. Uvedený pracovník by měl mít na starosti tuto normu po celou

dobu její „životnosti“, tzn. sledovat legislativní i vnitropodnikové změny a iniciovat

(sám vypracovávat) aktualizace a revize.

- vydal – pokud má ve větších účetních jednotkách na starosti vydávání

vnitropodnikových směrnic jeden útvar (či jedna osoba), mělo by to být zde

uvedeno. Tento útvar (pověřený pracovník) by měl archivovat tyto písemnosti i po

skončení aktuální platnosti (stanovenou dobu).

- kontrola – tu provádí nadřízený pracovníka, který směrnici vypracoval (pokud to

není stejná osoba). Pokud směrnici připravuje například hlavní účetní (či účetní

metodik), před definitivním schválením ředitele společnosti by správnost

písemnosti měl schválit parafou např. finanční ředitel. Tato praxe ale může být

v každé jednotce odlišná a je třeba dodržovat zavedená interní pravidla.

- vyřizuje – zodpovídá – li za danou problematiku jiná osoba než ta, která směrnici

vypracovala, měla by zde být uvedena. Opět záleží na velikosti, organizační

struktuře a mechanismu každé účetní jednotky.

- rozdělovník – jde o informaci o tom, kdo danou směrnici obdrží, kolik exemplářů

se bude vydávat. Ve větších podnicích jsou tyto rozdělovníky vymezeny dle

důležitosti a významnosti dané písemnosti.

Výše uvedené skutečnosti nemusí být na každé vnitropodnikové směrnici, v každé účetní

jednotce

20

Vzor záhlaví (hlavičky) vnitropodnikové směrnice

Vzor záhlaví (hlavička) vnitropodnikové směrnice

ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Znojmo 1.1.2009

V N I T R O P O D N I K O V Á S M Ě R N I C E č. 1/2009

ředitele společnosti

Název: Oběh účetních dokladů

Schválil: Ing. Sigmund Josef ředitel společnosti

Revize: 1

Změněné stránky: revize celé směrnice

Účinnost: dnem vydání

Vypracoval: ekonomický úsek

Vyřizuje: Ivana Koukalová, hlavní účetní

Vydal: odbor informační soustavy

Kontrola: Ing. Kala Ladislav, ekonomický ředitel

Rozdělovník: ŘS,OÚ,EÚ, EIS, MTZ, VÚ

21

1.6 Nejčastěji používané vnitropodnikové směrnice

Srovnáme-li publikované materiály Kovalíkové (2008), Cardové (2008) a Louši

(2006), můžeme uvést výčet nejčastěji používaných vnitropodnikových směrnic pro

účtování, které podnikatelské subjekty vytvářejí. Všichni výše jmenovaní autoři tvrdí,

že právě tyto směrnice by měly tvořit základ metodiky účtování v každé účetní

jednotce a přispívat tak k dodržování legislativních požadavků kladených na vedení

účetnictví, ale i požadavků stanovených vedením firmy.

Nejčastěji používané účetní vnitropodnikové směrnice u podnikatelských subjektů:

1. Systém zpracování účetnictví, účetní metody

2. Účtový rozvrh

3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osob

4. Oceňování majetku a závazků

5. Cenné papíry a podíly

6. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovací

protokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace

7. Drobný majetek a jeho evidence

8. Zásoby – oceňování, evidence, účtování, stanovení norem přirozených úbytků a

ztratného zásob

9. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů

10. Zásady pro tvorbu dohadných položek

11. Zásady pro tvorbu a používání opravných položek

12. Zásady pro tvorbu a používání rezerv

13. Zásady pro vedení pokladny

14. Používání cizích měn, kurzy a kurzové rozdíly

15. Inventarizace majetku a závazků

16. Harmonogram účetní závěrky

17. Úschova účetních záznamů, archivace dokladů

Směrnice, které souvisí s nároky zaměstnanců podle zákoníku práce:

18. Pracovní cesty, cestovní náhrady

19. Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků

20. Stravování zaměstnanců

22

Cardová (2008) a Kovalíková (2008) uvádějí ve svých materiálech popis obecných částí

jednotlivých vnitropodnikových směrnic takto:

1. Systém zpracování účetnictví, účetní metody

Tento vnitřní předpis vytváří systém zpracování účetnictví v účetní jednotce a podmiňuje

úplnost a průkaznost účetnictví. Zpravidla je účetnictví zpracováno na základě

programového vybavení na počítači.

Obsahem předpisu by měly být zejména:

- používaný účetní program – název programu, uvedení autorské firmy, způsob

zabezpečení aktualizace a servisu

- projekčně programová dokumentace – alespoň uživatelská příručka, popisující

práci s programem z hlediska uživatele, algoritmy automaticky prováděných prací a

výpočtů, navazující agendy a jejich vzájemné propojení

- seznam účetních knih – deník (nebo deníky), hlavní kniha, knihy analytických a

podrozvahových účtů

- seznam ostatních počítačových sestav – rozvedení způsobu a účelu jejich

používání, případně uvedení odpovědné osoby

- dokladové řady – pro jednotlivé typy účetních dokladů (přijaté doklady-tuzemsko,

EU, zahraničí, vystavené doklady-tuzemsko, EU, zahraničí, bankovní doklady dle

jednotlivých bankovních účtů, pokladní doklady dle jednotlivých pokladen, vnitřní

doklady)

2. Účtový rozvrh

Účtový předpis zpracovává každá firma na základě směrné účtové osnovy vydané

Ministerstvem financí a může být buď samostatným vnitřním předpisem nebo součástí

předchozí směrnice. Při vytváření vhodných syntetických a analytických účtů je třeba

respektovat požadavky pro výkaznictví směrem navenek, ale i pro vlastní potřeby každé

firmy.

Hlavním hlediskem pro správné zachycení účetních operací je dělení účtů na:

- rozvahové – jedná se o účty pomocí nichž se zachycují a sledují stavy a pohyby

aktiv a pasiv

- výsledkové – na těchto účtech se sledují náklady a výnosy účetní jednotky

- závěrkové – slouží k uzavření a otevření účtů rozvahových a výsledkových

23

- podrozvahové – zde se sledují důležité skutečnosti jak pro účetní jednotky, tak i pro

třetí osoby

Operace na výše uvedených účtech zachycuje účetní jednotka na syntetických účtech

vytvořených k jednotlivým účtovým skupinám v rámci jednotlivých účtových tříd.

Syntetický účet – na těchto účtech se zachycuje stav a pohyb majetku a jiných aktiv,

závazků a jiných pasiv, nákladů a výnosů a výsledek hospodaření.

Tyto účty se dále dělí na účty analytické.

Analytický účet – jedná se o podrobnější rozvedení údajů uvedených na účtech

syntetických. Dalším kritériem pro stanovení analytických účtů je hledisko daňové.

3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osob

Oběh účetních dokladů:

- prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po jejich archivaci

- vymezuje oprávnění a odpovědnost osob za ověření věcné i formální správnosti

- uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi

jednotlivými pracovišti (pracovníky)

Součástí tohoto vnitřního firemního předpisu jsou:

- fáze oběhu konkrétních účetních dokladů – obdržení (vystavení) dokladů, třídění,

číslování (dle dokladových řad), ověření věcné správnosti a podpisový záznam

odpovědné osoby za věcnou správnost případu, ověření formální správnosti, určení

účtovacího předpisu, zaúčtování

- úschova účetních dokladů v běžném roce, archivace, skartace – místnost archivu,

případně objekt, osoba zodpovědná za vedení archivu, způsob uspořádání a

označení účetních záznamů předávaných do archivu, způsob a termíny pro

předávání účetních záznamů do archivu, způsob vypůjčování účetních záznamů

z archivu a jejich vracení do archivu, skartační řád

- vymezení odpovědnosti za oběh příslušných dokladů

- podpisový řád

- smlouvy o hmotné odpovědnosti

24

4. Oceňování majetku a závazků

Majetek a závazky se oceňují:

- k okamžiku uskutečnění účetního případu (v průběhu účetního období), ve vnitřním

předpisu je vhodné vymezit použitou cenu pro jednotlivý majetek a závazky –

zejména:

+ pořizovací cenu (složky pořizovací ceny)

+ vlastní náklady (skutečné nebo kalkulované a jejich strukturu)

+ reprodukční pořizovací cenu (její stanovení, zjištění)

+ jmenovitou hodnotu

+ ocenění při prodeji (úbytku) zásob, cenných papírů stejného druhu, tj. vážený

aritmetický průměr, FIFO apod.

+ ocenění reálnou hodnotou – způsob stanovení reálné hodnoty, její změny během

účetního období

+ přepočet cizí měny na českou – používaný kurz pro jednotlivé typy dokladů,

vymezení okamžiku pro přepočet dle jednotlivých typů dokladů

+ ocenění při nabytí více než jedné položky majetku (stanovení metody ocenění)

ke konci rozvahového dne – k tomuto okamžiku je třeba:

+ v souladu se zásadou opatrnosti vytvořit opravné položky k majetku, rezervy

+ provést ocenění reálnou hodnotou (popis použitého oceňovacího modelu)

+ provést ocenění ekvivalencí u podílů, které představují účast s rozhodujícím

vlivem nebo podstatným vlivem

+ přepočíst cizí měnu na českou pro vyjmenovaný majetek a závazky dle ZoÚ

5. Cenné papíry a podíly

Interně je třeba stanovit zejména:

- vymezení cenných papírů a podílů

- způsob stanovení reálné hodnoty příslušného majetku a závazků

- popis použitého oceňovacího modelu při ocenění cenných papírů a derivátů reálnou

hodnotou

- změny reálné hodnoty včetně změn v ocenění podílu ekvivalencí podle jednotlivých

druhů finančního majetku a způsob jejich zaúčtování

Pokud nebyl cenný papír, podíl a derivát oceněn reálnou hodnotou nebo ekvivalencí, uvede

účetní jednotka důvody a případnou výši opravné položky např. při znehodnocení.

25

6. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovací

protokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace

Vnitřní firemní předpis o dlouhodobém majetku je vhodné rozdělit na dva předpisy.

Samostatně řešit dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a samostatně uvést dlouhodobý

finanční majetek. Ve vnitřním předpisu o dlouhodobém hmotném a nehmotném majetku je

vhodné vymezit zejména ty oblasti, kde pravidla zákona připouštějí variantní řešení.

Základní bodová struktura:

- vymezení dlouhodobého majetku – u nehmotného i movitého hmotného majetku je

třeba stanovit cenovou hranici, od které se konkrétní majetek řadí do majetku

dlouhodobého

- pořízení dlouhodobého majetku – je třeba rozhodnout o použití účtů skupiny 04

- ocenění majetku – dle způsobu pořízení v souladu s vnitřním firemním předpisem o

oceňování

- technické zhodnocení – rozhodnutí, zda a na jakém účtu se budou sledovat náklady

na technické zhodnocení do výše limitu na jednom majetku za jedno období nebo,

zda budou veškeré náklady charakteru technického zhodnocení vždy zvyšovat cenu

příslušného majetku

- postup při zařazení a vyřazení dlouhodobého majetku – dlouhodobým nehmotným

a hmotným majetkem se stává pořizovaný majetek uvedený do stavu způsobilého

k užívání – je třeba rozhodnout o prokázání momentu zařazení do užívání,

například na základě protokolu o zařazení do užívání (obdobně je tomu při

prokázání momentu vyřazení majetku na základě protokolu o jeho vyřazení)

- odpisový plán – rozhodnout pro konkrétní majetek o jeho účetních a daňových

odpisech a o postupu při případném přerušení daňového odpisování

- případné změny ve způsobu oceňování a odpisování – z pohledu účetních předpisů

by k tomu mělo docházet pouze ve výjimečných případech, z pohledu daňových

předpisů se postupuje v souladu se změnami zákonů, vhodné je uvedení postupu při

změnách v daňovém odpisování již zařazeného majetku

- inventarizace dlouhodobého majetku musí probíhat v souladu s vnitřním předpisem

o inventarizaci jedenkrát ročně, v rámci inventarizace je ověřován nejen stav

majetku vykázaný v účetnictví se skutečností, ale posuzuje se i výše ocenění

majetku

26

7. Drobný majetek a jeho evidence

Pořízení drobného majetku nepodléhající zařazení jako majetek dlouhodobý. Pokud

cena jednotlivého pořizovaného kusu nepřevyšuje cenu stanovenou jako limitní pro

dlouhodobý majetek, bude se tento majetek účtovat přímo do spotřeby (na nákladové

účty). Je třeba přesně vymezit, jaký druh majetku bude považován za drobný.

8. Zásoby – oceňování, evidence, účtování

Ve vnitřním předpise o zásobách je třeba stanovit zejména:

- vymezení zásob – je vhodné uvést zásoby, o kterých firma účtuje, zejména

analytické členění skladového materiálu (základní suroviny, obaly, náhradní díly),

dále vymezit nedokončenou výrobu, případně i polotovary vlastní výroby, hotové

výrobky a také skladované zboží

- účtování o zásobách – zásoby je možno účtovat způsobem A (průběžným

způsobem), způsobem B (periodickým způsobem), případně je možné oba způsoby

zkombinovat, je proto nutné rozhodnout, které zásoby a jakým způsobem budeme

účtovat, u způsobu A o použití účtu pořízení (11, 13) a dále jak často a jakým

způsobem budeme účtovat o přírůstcích a úbytcích zásob vlastní výroby

- oceňování zásob při pořízení (pořizovací cena, vlastní náklady, reprodukční

pořizovací cena), při vyskladnění (FIFO, vážený aritmetický průměr, pevná

skladová cena a odchylky)

- inventarizace zásob musí probíhat v souladu s vnitřním předpisem o inventarizaci

jedenkrát ročně (inventarizace zásob může být periodická, průběžná, předcházející

inventura zásob může být fyzická nebo dokladová, termíny inventury fyzické

mohou být variantní dle zákona o účetnictví)

- stanovení norem přirozených úbytků zásob – pokud přichází ve firmě v úvahu, je

třeba stanovit pravidla pro zjištění norem přirozených úbytků, včetně jejich

aktualizace

9. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů

Vnitřním předpisem je vhodné:

- stanovit konkrétní tituly časového rozlišení nákladů a výnosů

+ náklady příštích období

+ komplexní náklady příštích období

27

+ příjmy příštích období

+ výdaje příštích období

+ výnosy příštích období

- rozhodnout o časovém rozlišení nevýznamných a pravidelně se opakujících výdajů,

popř. příjmů

10. Zásady pro tvorbu dohadných položek

Ve vnitřním firemním předpise je třeba:

- stanovit konkrétní tituly dohadných položek (např. nevyfakturované dodávky)

- rozhodnout o způsobu jejich účtování v běžném roce i roce následujícím

11. Zásady pro tvorbu a používání opravných položek

Předpis vymezuje zejména:

- tvorbu opravných položek

+ opravné položky u dlouhodobého majetku

+ opravné položky u zásob

+ opravné položky u pohledávek – s rozlišením na daňově účinné a neúčinné

- použití opravných položek

- účtování o opravných položkách

12. Zásady pro tvorbu a používání rezerv

V případě rezerv je třeba rozhodnout, zda firma bude tvořit:

- rezervy, jejichž tvorba a použití je stanovena zvláštním zákonem a zohledněna

zákonem o daních z příjmů = zákonné rezervy

- rezervy, jejichž tvorba a použití není zohledněna zákonem o daních z příjmů a o

nichž si rozhoduje účetní jednotka sama = ostatní rezervy

V prvním případě se jedná o daňově účinné rezervy, ve druhém případě pak o rezervy

daňově neúčinné, jejichž tvorba vyplývá ze zásady opatrnosti stanovené zákonem o

účetnictví. Každou rezervu je vhodné zaznamenat do vnitřního firemního předpisu

s uvedením účelu, stanovením rozpočtu, zahájením tvorby a použitím (rozpuštěním)

rezervy. Je třeba zdůvodnit každou změnu rezervy.

28

13. Zásady pro vedení pokladny

Vnitřním firemním předpisem je třeba vymezit zejména:

- funkci pokladníka

- pravidla pro přesuny hotovosti

- pravidla pro omezení plateb v hotovosti

- inventarizaci pokladní hotovosti

- hmotnou odpovědnost

Podoba vnitřního předpisu úzce souvisí se systémem zpracování účetnictví, záleží na tom,

zda pokladna bude zpracovávána ručně nebo počítačovým programem., který umožní

zpracování pokladních dokladů a jejich evidenci přímo na počítači.

14. Používání cizích měn, kurzy a kurzové rozdíly

Vnitřním předpisem je třeba rozhodnout o:

- způsobu účtování, tj. o způsobu současného zachycení české i cizí měny

v případech požadovaných zákonem o účetnictví

- kurzech pro přepočet cizích měn na českou

Majetek a závazky v cizí měně se přepočítávají na českou:

- v průběhu roku – k okamžiku uskutečnění účetního případu, je třeba rozhodnout o

dni uskutečnění účetního případu u konkrétních účetních operací a dále je třeba

rozhodnout o používání aktuálního nebo pevného kurzu podle jednotlivých typů

účetních dokladů (v souladu s předpisem o oceňování)

- ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní

závěrka

15. Inventarizace majetku a závazků

Při inventarizaci porovnáváme stav majetku a závazků a jejich ocenění uvedené

v účetnictví se skutečností. Interně (příkazem ředitele) je třeba rozhodnout o:

- postupu při inventarizaci, stanovení inventarizačních komisí

- náležitostech inventurních soupisů

- inventarizačních zápisech podle jednotlivých účtů majetku a závazků

- zúčtování inventarizačních rozdílů

- ověření, zda ocenění v účetnictví odpovídá tržním cenám

- zabezpečení uložení provedených inventarizací

29

Účetní jednotka může provádět inventarizaci majetku a závazků nejen ke konci účetního

období, ale také v jeho průběhu. Termíny si stanoví sama. U pokladní hotovosti se

doporučuje provádět inventarizaci častěji než jedenkrát ročně. Interval si opět účetní

jednotka stanoví sama.

Účetní jednotka jmenuje inventarizační komisi, která je minimálně dvoučlenná, a to

zpravidla 14 dní před provedením inventarizace. Současně určí osobu odpovědnou za

provedení inventarizace.

16. Harmonogram účetní závěrky

Účetní jednotka stanovuje postup při roční závěrce:

- přípravné práce – kontrola zůstatků z minulého roku, účetní a daňová analýza

- inventarizace (konkrétní postup je zpracován příkazem ředitele ve směrnici č. 15)

- účetní závěrka – uzavírání účetních knih

- účetní závěrka - sestavení účetních výkazů a přílohy

- výroční zpráva

- zveřejňování údajů z účetní závěrky

17. Úschova účetních záznamů, archivace dokladů

Účetní záznamy ukládá účetní jednotka odděleně od ostatních písemností do firemního

archivu a uschovává je po stanovenou dobu. Před uložením do archivu musí být záznamy

uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození a musí být řádně označeny.

Účetní záznamy se uchovávají takto:

- účetní závěrka a výroční zpráva - 10 let počínajících koncem účetního období,

kterého se týkají

- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,

přehledy - 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

- účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví - 5 let

počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

- daňové doklady - 10 let následujících po roce, kterého se týkají

- účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních

řízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají, účetní

záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků,

30

uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo

k jejich zaplacení nebo splnění

Účetní jednotka by měla dále vytvářet směrnice, které souvisí s nároky zaměstnanců podle

zákoníku práce a jiných předpisů, např. zákona o mzdě, upravující pracovněprávní nároky

zaměstnanců, zejména předpisy v oblasti cestovních náhrad, poskytování mzdy, odměny za

pracovní pohotovost a různé další předpisy jako je organizační řád, spisový řád, pracovní

řád apod.

Je dobré zde znovu připomenout, že účetní jednotka bude vytvářet pouze takové směrnice,

pro které má náplň, tedy podle charakteru své podnikatelské činnosti.

31

2. Praktická část

2.1 Znojemské strojírny, s.r.o. jako zkoumaná firma

Základní údaje o firmě

Obchodní jméno ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.

Sídlo: Tovární 11, Znojmo , 670 11

IČO: 46972315

DIČ: CZ46972315

Měsíční plátce DPH

Základní kapitál: 17 640 000,- Kč – splaceno 100%

Rozhodující podnikatelské

aktivity: Strojírenství, kovoobrábění

Registrace:

Obchodní rejstřík vedený Krajským soudem

v Brně,

oddíl C, vložka 7376

Bankovní spojení: KB Znojmo, ČS Znojmo, ČSOB Znojmo

Certifikáty: ČSN EN ISO 9001:2001 ..... č. C-64982

ČSN EN ISO 14001:2005 .....č. C-68833

32

Společníci : Jednatelé :

Ing. Blažek Luděk Ing. Kala Ladislav

Ing. Dvořák Jan Ing. Maška Zdeněk

Ing. Kala Ladislav Ing. Sigmund Josef

Ing. Maška Zdeněk Ing. Straka Antonín

Ing. Sigmund Josef

Ing. Straka Antonín

Tikovská Zdenka

Firma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. je soukromá firma střední velikosti podnikající

ve strojírenském oboru již od roku 1992. Šestnáctiletá tradice svědčí o její stabilní pozici

na českém trhu. Zabývá se obráběním kovů, je výrobcem a subdodavatelem strojírenských

dílců a sestav pro široký a odvětvově diverzifikovaný okruh finalistů strojů a zařízení.

Firma se specializuje na výrobu přesných a technicky náročných dílců vyráběných

v malých a středních sériích a používané v různých průmyslových odvětvích. Firma má

vybudováno široké zázemí spolehlivých odběratelů především ze západní Evropy a České

republiky. Jejími odběrateli jsou finalisté a výrobci textilních a tiskařských strojů, výrobci

vstřikovacích čerpadel, dodavatelé do leteckého a automobilového průmyslu. Pro výrobu

dílců jsou používány především CNC obráběcí stroje – soustruhy a obráběcí centra.

Management společnosti tvoří 7 společníků, z nichž 4 působí současně jako jednatelé

firmy. Společnost zaměstnávala 143 zaměstnanců (údaj k 31.12.2007). K 31.12.2008 byl

počet snížen na 110 zaměstnanců, v tomto roce došlo k propouštění výrobních dělníků i

administrativních pracovníků. V důsledku dopadu finanční krize bude propouštění i nadále

pokračovat.

Rozdělení podle pracovního zařazení: vedení společnosti, obchodní úsek, ekonomicko-

finanční úsek, příprava a řízení výroby, personální oddělení, zásobování a doprava.

33

Organizační struktura společnosti

personální odběratelé finance technická příprava

sekretariát objednávky účtárna a řízení výroby

řízení jakosti fakturace mzdy výroba-dílna

doprava

zásobování-sklad materiálu

2.2 Potřeba tvorby vnitropodnikových směrnic

Firma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY s.r.o. je středně velký výrobní podnikatelský subjekt

působící v oblasti strojírenství a kovoobrábění. I pro tuto firmu vyplývá ze zákona

povinnost tvořit tzv. povinné vnitropodnikové směrnice dle platné legislativní úpravy.

Vzhledem k rozsáhlejší organizační struktuře by firma měla tvořit i další směrnice

postihující všechny oblasti podnikání, které vyžadují jednotnou metodiku a postupy

zaručující jednoznačnost a jednotnost. Tyto směrnice by pak měly být tvořeny s vědomím

jejich významnosti a s důrazem na jejich co nejlepší vypovídací schopnost vzhledem ke

splnění svého účelu.

Při tvorbě vnitropodnikových směrnic má účetní jednotka možnost volby ze tří základních

přístupů pro vypracování těchto předpisů. Opět záleží na předmětu podnikání, velikosti či

organizační struktuře.

První přístup je založen na vypracování jedné komplexní směrnice pro vedení účetnictví,

která postihuje všechny povinné i nepovinné oblasti, ve kterých je nutno směrnice tvořit

tak, jak vyplývají z platných legislativních předpisů. Nevýhoda tohoto přístupu je v častých

legislativních změnách. Při jakékoli takové změně je pak nutné přepracovat celou směrnici.

Ředitel společnosti

Ředitel obchodní

Ředitel ekonomický

Ředitel technicko- výrobního úseku

VALNÁ HROMADA HHROMADAH

34

Naopak výhodou je existence jediného dokumentu, jehož součást tvoří i všechny směrnice

související. Tento přístup mohou využít spíše malé-rodinné podniky.

Druhý přístup spočívá ve vypracování samostatných směrnic zvlášť pro každou určenou

oblast. Nevýhodou může být případná nepropojenost až roztříštěnost směrnic v případě, že

jejich sestavováním je pověřeno více odpovědných osob. Výhodou je nenáročnost a

operativnost při zapracovávání změn.

Třetí přístup je kombinací obou předcházejících. Základem je hlavní směrnice, která

obsáhne relativně stálé předpisy (např. způsoby oceňování majetku a závazků, zásady pro

výkon inventarizací, systém zpracování účetnictví či účetní metody). Jako přílohy k této

směrnici sestaví účetní jednotka směrnice dílčí, které konkretizují a specifikují danou

oblast pro nejbližší účetní období. Příkladem může být právě oblast inventarizací ve firmě,

kdy hlavní směrnice uvádí zásady jejich konání a příloha konkretizuje termíny, složení

inventarizačních komisí apod. Tento systém spojuje výhody obou přístupů předcházejících,

a to ucelenost koncepce vedení účetnictví, ale i možnost operativně reagovat na změny

legislativních předpisů i firemních požadavků.

2.3 Analýza současného stavu směrnic ve firm ě

Firma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. je držitelem dvou certifikátů ISO. V rámci

splnění požadavků pro jejich získání bylo nutné vytvořit kvalitní systém označování a

evidence veškerých firemních písemností a také vnitřní firemní předpisy. Zde je však nutné

uvést, že tyto směrnice byly tvořeny na základě specifických požadavků certifikace, které

jsou odlišné od požadavků na vnitřní směrnice pro účtování. Tyto směrnice jsou vytvořeny

pro různé oblasti podnikatelské činnosti (řízení jakosti a kvality, interní audit, marketing,

bezpečnost práce, řešení reklamací apod.). Specifické směrnice pro účtování zde nejsou

obsaženy vůbec nebo ve formě, která nesplňuje požadavky na ně kladené. Pro zajištění

dodržení všech platných legislativních předpisů i předpisů souvisejících je nutné vytvořit

speciální soubor vnitropodnikových účetních směrnic, do kterého mohou být některé

„certifikační směrnice“ po určitých úpravách zakomponovány (např. oběh účetních

dokladů nebo úschova firemních dokladů a jejich archivace).

35

Na základě studia firemních materiálů a podkladů týkajících se oblasti vnitropodnikových

směrnic jsem zjistila, že účetní jednotka využívá druhého přístupu ke tvorbě

vnitropodnikových směrnic, to znamená, že pro každou určenou oblast tvoří samostatnou

směrnici. Domnívám se, že tento přístup je pro firmu vhodný. Vzhledem k tomu, že pro

tvorbu těchto vnitropodnikových účetních směrnic byla vedením společnosti pověřena

pouze jedna osoba (ekonomický ředitel firmy jako osoba nejlépe kvalifikovaná pro tuto

činnost), lze vyloučit nevýhodu nepropojenosti a roztříštěnosti těchto předpisů.

Ekonomický ředitel je zároveň majitelem, společníkem i manažerem firmy, jsou na něj

kladeny velké pracovní nároky v rozmanitých oblastech firemního podnikání, tedy

nejenom v řízení ekonomicko-finančního úseku a jemu podřízené finanční a mzdové

účtárny. Vnitropodnikové směrnice byly proto delší dobu okrajovou záležitostí, kdy byly

vytvořeny základní, povinné směrnice, které zůstávají od té doby prakticky nezměněny.

V současné době budou tyto směrnice aktualizovány podle příslušných legislativních

norem a přizpůsobeny současným potřebám společnosti. Vzhledem k vysoké vytíženosti

pověřené osoby jsem byla přizvána, jako hlavní účetní firmy, ke spolupráci při vytváření

nového systému tvorby vnitropodnikových směrnic, který umožní co nejefektivněji

zapracovávat časté změny legislativy. Tato bakalářská práce pak bude plně využita

společností a předložené návrhy posouzeny vedením firmy a následně aplikovány ve

firemní praxi.

V současné době má firma vytvořeny vnitropodnikové směrnice vycházející především

z předpisů upravujících pracovně-právní vztahy, nároky a povinnost zaměstnanců (tedy ze

zákoníku práce). Tyto směrnice jsou zpracovány kvalitním a srozumitelným způsobem

zaručujícím správné pochopení a následné využití interními i externími uživateli.

Seznam zpracovaných „pracovně-právních“ vnitropodnikových směrnic:

Cestovní náhrady

Mzdový předpis

Prémiové řády

Pracovní doba a doba odpočinku

Inventarizace majetku a závazků – (tato směrnice by měla být zařazena do souboru

vnitropodnikových směrnic pro účtování)

Poskytování pojistného na soukromé a životní pojištění

36

V oblasti vnitropodnikových účetních směrnic byly vytvořeny tyto:

Systém zpracování účetnictví

Úschova účetních písemností

Investiční majetek a jeho evidence

Oceňování investičního majetku

Odpisový plán

Zásoby a jejich evidence

Oceňování zásob

Oceňování majetku a závazků

Inventarizace majetku a závazků

Zásady pro účtování nákladů a výnosů, časové rozlišení, dohadné položky

Zásady pro tvorbu a používání rezerv

Zásady pro tvorbu a používání opravných položek

Kurzové rozdíly

Vnitropodnikové účetnictví

Harmonogram účetní závěrky

Tabulka termínů inventarizací

Ve firmě tedy existují všechny základní směrnice, které by měla mít účetní jednotka

vytvořeny pro svou potřebu. Rozbor současného stavu těchto směrnic však prokázal

některé jejich nedostatky a také potřebu jejich aktualizace, přepracování nebo v některých

případech pouze doplnění stávajícího znění. Je třeba zvolit jednotný systém formální

stránky (označení, číslování, název, schvalování, rozdělení), určit způsob zapracovávání

změn, evidence a archivace.

2.4 Vnitropodnikové směrnice v podmínkách firmy

Úsekem pověřeným tvorbou a zároveň aktualizacemi vnitropodnikových směrnic pro

účtování byl vedením společnosti schválen ekonomický úsek, odpovědnou osobou pak

ekonomický ředitel firmy, který na základě své pravomoci může zadat zpracování

některých oblastí další osobě – hlavní účetní. Vzájemnou spoluprací pak vznikne ucelený

soubor vnitropodnikových směrnic, který bude předán ke konečnému schválení vedení

37

společnosti a podepsán ředitelem firmy. Dle rozdělovníku uvedeném na titulní straně,

budou směrnice rozdány oproti podpisu všem osobám určeným. Celý soubor směrnic bude

evidován na ekonomickém oddělení, kde bude k dispozici všem případným zájemcům

k nahlédnutí či prostudování. Zároveň zde mohou kompetentní osoby (ekonomický ředitel,

případně hlavní účetní) podat informace v případě nepochopení předpisu či vysvětlení

možných nejasností.

2.5 Návrhy směrnic včetně účetních předpisů

Analýzou oblasti vnitropodnikových směrnic firmy ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. a

jejich porovnáním s požadavky legislativních předpisů jsem vypracovala návrh vnitřních

směrnic pro účtování, které v souboru již vytvořených směrnic zcela chybí a také návrh

změn stávajících směrnic, které nejsou zcela v souladu s platnou legislativou. Formální i

obsahová stránka vnitropodnikových směrnic pak vyplývá z konkrétních potřeb organizace

vzhledem k její velikosti (střední), podnikatelské činnosti (výroba - strojírenství,

kovoobrábění), způsobu vedení účetnictví (podvojné) i organizační struktuře. Každá

jednotlivá směrnice bude obsahovat ucelený popis řešené oblasti včetně účetních

předkontací, tam, kde si to vyžádá obsah předpisu.

Titulní strana (záhlaví, hlavička) každé vnitropodnikové směrnice bude odpovídat již

schválenému formátu pro certifikační směrnice. Tento formát obsahuje všechny nezbytné

údaje, které je potřeba uvést na titulním listu každého podnikového dokumentu vydaného

vedením společnosti či pověřenými osobami včetně příslušných podpisových záznamů

odpovědných osob. Každá směrnice bude opatřena pořadovým číslem, pod kterým bude

vedena v hlavním seznamu vnitropodnikových účetních směrnic.

Vnitropodnikové směrnice pro firmu ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.

Přehled zákonů a předpisů, podle kterých se řídí firma při vedení účetnictví:

- Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoÚ)

- Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991

Sb., pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného

účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška pro podnikatele)

38

- České účetní standardy pro podnikatele (dále jen ČÚS)

- pokyny a nařízení vlády

- Zákon o dani z příjmu č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP)

- Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen

ZDPH)

- Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů (dále jen ZoR)

- Zákoník práce č. 262/2002 Sb.

1. Systém zpracování účetnictví, účetní metody

Základní právní úprava:

• ZoÚ – Obecná ustanovení (část I), Rozsah vedení účetnictví, účetní doklady, účetní

zápisy a účetní knihy (část II)

• ČÚS č. 001, č. 002

Základní účetní zásady

Účetní jednotka bude dodržovat také další níže uvedené účetní zásady, které vyplývají

ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů:

1. Nepřetržitá doba trvání účetní jednotky – § 4, § 7 odst. 3

2. Věcná a časová souvislost – § 3

3. Komplexnost – § 4 odst. 9

4. Věrný a poctivý obraz účetnictví – § 7

5. Srovnatelnost – § 4 odst. 15, § 7 odst. 4

6. Správnost – § 7 odst. 2

7. Úplnost – § 8 odst. 3

8. Průkaznost – § 8 odst. 4, § 33a

9. Srozumitelnost – § 4 odst. 8 a 10, § 8 odst. 5

10. Princip historických cen – § 25

11. Opatrnost – § 25 odst. 2, § 26

12. Kompenzace – § 7 odst. 6

13. Tvorba rezerv a opravných položek – § 25 odst. 2, § 26

14. Zásada dodržování metod účetnictví – § 4 odst. 8

39

KOMENTÁŘ: tento vnitropodnikový předpis spolu s vnitřním předpisem č. 2 Účtový

rozvrh a předpisem č. 3 Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných

osob tvoří systém zpracování účetnictví ve firmě a podmiňuje úplnost a průkaznost

účetnictví.

Účetní jednotka vede nepřetržitě podvojné účetnictví ode dne zápisu do Obchodního

rejstříku 21.9.1992.

Účetním obdobím je kalendářní rok (12 nepřetržitě po sobě jdoucích měsíců).

Účetnictví je vedeno na počítači, v účetním programu SAFÍR (dodavatel programu je firma

ARCON Praha), dodavatel zároveň zabezpečuje pravidelné aktualizace účetního softwaru

včetně servisu a hot-line telefonické podpory. Součástí softwaru je i projekčně-programová

dokumentace popisující práci s programem z hlediska uživatele, algoritmy automatických

procedur – shromáždění údajů z jednotlivých subsytémů programu (faktury vydané,

faktury došlé, pokladny, banky, mzdy, sklad nákupů a prodejů, dlouhodobý hmotný a

nehmotný majetek, drobný majetek, změna stavu nedokončené výroby a skladu hotových

výrobků, vnitropodnikové účetnictví) a jejich přenos do subsystému hlavní účetní. Zde

jsou nastaveny algoritmy pro zpracování sestav pro uzávěrkové operace a propojení na

měsíční přiznání DPH a čtvrtletní souhrnné hlášení. Dále jsou výstupy ze systému

přizpůsobeny i požadavkům pro ty statistické výkazy, které musí účetní jednotka

pravidelně předávat ČSÚ.

(Tištěná podoba příručky je ve firmě přílohou této směrnice.)

V účetním programu SAFÍR využívá účetní jednotka pro zachycení účetních operací

a pro řádnou a přehlednou evidenci účetních dokladů následující účetní knihy a evidence:

- účetní deník

- hlavní kniha

- kniha pohledávek v české měně a cizí měně

- kniha závazků v české měně cizí měně

- evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku

- evidence krátkodobého hmotného majetku

- skladová evidence

- pokladní kniha korunová

- pokladní kniha valutová – EUR, USD, CHF, SKK (zrušena v roce 2009)

- pokladní kniha – evidence přijatých šeků

40

Účetní zápisy účetních případů se provádějí v českém jazyce jasně, srozumitelně,

přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Účetní zápisy jsou uspořádány

takovým způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů účetní

jednotky v účetním období tak, aby se zabránilo neoprávněným změnám a úpravám těchto

zápisů.

Účetní jednotka vyhotovuje tyto účetní sestavy:

- účetní deník - účetní zápisy jsou zde uspořádány z hlediska času (chronologicky),

prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období

- obratová předvaha

- hlavní kniha, ve které jsou zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky)

- rozvaha (bilance) po účtech

- rozvaha (bilance) pro finanční úřad

- výsledovka podniku – druhové členění

- výkaz zisku a ztráty pro finanční úřad

- cash flow

- saldo neuhrazené (závazky, pohledávky)

- sestava dlouhodobého majetku

- sestava krátkodobého majetku

- podrozvahová evidence

2. Účtový rozvrh

Základní právní úprava:

• Vyhláška (část III) – Směrná účtová osnova a příloha (k § 4 odst.8 ZoÚ)

KOMENTÁŘ: účtový rozvrh je zpracován ve smyslu vyhlášky pro podnikatele a ČÚS.

Obsahuje syntetické i analytické účty podle potřeb řízení a kontroly účetní jednotky

s ohledem na příslušná ustanovení ZDP, tj. analytické členění položek nákladů a výnosů

na daňově uznatelné a neuznatelné a s přihlédnutím na záznamní povinnost DPH v souladu

se ZDPH.

Tento dokument se vyhotovuje (resp. potvrzuje) pro každé účetní období na základě platné

směrné účtové osnovy.

41

Analytické účty mohou být doplňovány podle konkrétních potřeb účetní jednotky

vzniklých v průběhu účetního období. Účty, na kterých bylo v účetním období již účtováno

nesmí být zrušeny. Rozšiřování účtového rozvrhu o další analytické účty mohou provádět

pouze osoby odpovědné za tuto vnitropodnikovou směrnici.

(Konečný účtový rozvrh za dané účetní období je ve firmě uložen u závěrkových sestav.)

3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osob

Základní právní úprava:

• ZoÚ – Obecná ustanovení (část I), Rozsah vedení účetnictví, účetní doklady, účetní

zápisy a účetní knihy (část II), Úschova účetních záznamů (část VI), Ustanovení

společná, přechodná, závěrečná (část VII)

KOMENTÁŘ: oběh účetních dokladů v účetní jednotce je nutné organizovat tak, aby

ke schvalování účetních případů a zpracování účetních dokladů docházelo ve lhůtách co

nejkratších a odpovídajících jejich charakteru. Racionální řešení této směrnice vycházející

z organizačního uspořádání podniku je při jejím důsledném dodržování předpokladem

řádného chodu účtárny. Dále je nezbytně nutné, aby se příslušný doklad vrátil do účtárny

ještě před jeho splatností a v případě, že pracovník, který má účetní případ schválit, není

přítomen, je nutné další odpovědnou osobou (např. jeho nadřízený, případně statutární

orgán) provést odsouhlasení a schválení tohoto dokladu.

Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti:

- příjem a prvotní evidenci dokladů zabezpečuje sekretářka firmy, která má na

starosti evidenci veškerých písemností přijatých poštou či osobním doručením a písemností

odesílaných firmou (písemnosti týkající se ekonomického oddělení jsou předány k dalšímu

zpracování na účtárnu firmy)

- třídění účetních dokladů provádí hlavní účetní firmy, každý účetní doklad předá

osobě odpovědné za ověření věcné správnosti účetního případu

- odsouhlasení existence operace - po věcné stránce přezkušují účetní doklady

odpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech podle seznamu a pověřený zaměstnanec

potvrdí existenci operace, která je obsahem účetního dokladu a oprávněnost operace svým

podpisem

42

- přezkoušení formální správnosti, tedy kontrolu úplnosti náležitostí účetních případů

předepsaných ZoÚ § 11 odst. 1, provádí hlavní účetní nebo účetní firmy (uvedeno

v podpisových vzorech).

Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:

a) označení účetního dokladu

b) obsah účetního případu a jeho účastníky

c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené množství

d) okamžik vyhotovení účetního dokladu

e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem dle písmene d)

f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a osoby

odpovědné za jeho zaúčtování

- očíslování účetních dokladů podle jejich druhu provádí hlavní účetní nebo účetní

firmy, touto činností se rozumí rozdělení dokladů do skupin a dále jejich očíslování podle

vzestupných číselných řad podle obsahu

Pro jednotlivé typy účetních dokladů (přijaté faktury, vystavené doklady, bankovní a

pokladní doklady, vnitřní doklady) je zvolen takový způsob číslování, aby při postupném

přibývání dokladů byla vytvořena souvislá vzestupná řada.

Druhy dokladů, které bude účetní jednotka používat:

1. Přijaté faktury v české a cizí měně (EUR, GBP)

2. Vydané faktury v české a cizí měně (EUR,GBP)

3. Zálohové faktury vydané v české a cizí měně (EUR,GBP)

4. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu

5. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu – EUR

6. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu – USD

7. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu - CHF

8. Bankovní výpisy (KB, ČSOB, ČS)

9. Interní účetní doklady

10. Inventární karty dlouhodobého majetku

11. Inventární karty krátkodobého majetku

12. Skladové karty zásob hotových výrobků

13. Skladové karty zásob materiálu

43

14. Inventarizační zápisy (jsou součástí roční závěrky)

15. Cestovní příkaz a vyúčtování tuzemských pracovních cest

16. Cestovní příkaz a vyúčtování zahraničních pracovních cest

17. Evidence přijatých šeků

- určení účtovacího předpisu (předkontace) - každý prověřený účetní doklad musí být

opatřen účtovacím předpisem, který odpovědná osoba zapíše do předtisku na účetní

doklad, účtovací předpis zajišťuje spojitost mezi účetním dokladem a účetním zápisem

v příslušných účetních knihách

- zaúčtování se provádí v účetních knihách podle účtovacího předpisu (v účetním

programu firmy) odpovědnou osobou

- úschovu účetních písemností (založení dokladů do příslušných šanonů, složek)

Účetní doklady jsou po dobu běžného účetního období uloženy v účtárně firmy a pak

se předávají do hlavního archivu, kde zůstávají po dobu určenou zákonem o účetnictví

a ostatními příslušnými právními předpisy (viz. směrnice č. 17).

Opravy nebo doplnění účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních písemností

nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Při opravách účetních

zápisů postupuje účetní jednotka v souladu s ustanovením § 35 zákona o účetnictví.

Součástí této směrnice jsou vzory podpisových záznamů odpovědných osob.

Podpisovým záznamem podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví se rozumí takový účetní

záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zákona

č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů, anebo obdobný

průkazný účetní záznam v technické formě.

Č.1 - Podpisové záznamy osob, které jednají jménem firmy (4 jednatelé)

Způsob zastupování: jménem společnosti jedná a podepisuje kterýkoliv z jednatelů (údaj

uvedený v Obchodním rejstříku)

44

Osoby oprávněné jednat jménem firmy (jednatelé firmy)

Jméno Funkce Oddělení Podpisový záznam

Ing. Kala Ladislav ekonomický ředitel ekonomické

Ing. Maška Zdeněk výrobní ředitel příprava a řízení výroby

Ing. Sigmund Josef ředitel firmy KŘJ, personální

Ing. Straka Antonín obchodní ředitel obchodní

Č.2 – Podpisové záznamy osob oprávněných k disponování s bankovními účty

KOMENTÁŘ: jedná se pouze o seznam osob, které mají dispoziční právo k transakcím

s bankovními účty, nikoliv o konkrétní podpisové vzory uložené v příslušných bankách.

Příkazy k úhradě a výběrové šeky k účtům vedeným v české měně podepisují vždy 2

jednatelé společně (viz. podpisové záznamy č. 1).

Příkazy k úhradě a výběrové šeky vedené v cizích měnách může podepsat kterýkoliv z

jednatelů samostatně.

Č.3 – Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případy

KOMENTÁŘ: bez podpisového záznamu osob odpovědných za účetní případ není

přípustné provést zaúčtování příslušného dokladu.

Níže uvedené osoby schvalují účetní operace po věcné stránce (potvrzují existenci operace,

která je obsahem účetního dokladu) a oprávněnost operace.

Osoby odpovědné za účetní případy účetní jednotky

Jméno Funkce Středisko Oddělení Podpisový záznam

Č.4 – Podpisové záznamy osob odpovědných za náležitosti účetních a daňových

dokladů a za zaúčtování účetních případů

KOMENTÁŘ: účetní jednotka zajistí pro uvedené odpovědné osoby pravidelné informace

o změnách příslušných předpisů týkajících se náležitostí účetních a daňových dokladů,

případně zajistí proškolení těchto osob, odpovědnost za zaúčtování účetních případů se

45

vztahuje pouze na správnost zaúčtování účetních případů, tj. uvedení správného účtového

předpisu a správné zachycení částky uvedené na účetním dokladu.

Formulář pro podpisové záznamy těchto osob lze použít stejné jako pro č.3.

Č.5 – Podpisové záznamy osob odpovědných za vydání vnitřních směrnic

KOMENTÁŘ: na tvorbě směrnic v účetní jednotce měly spolupracovat všechny

zúčastněné osoby, tj. majitelé firem, společníci, případně osoby pověřené statutárním

orgánem.

Účetní jednotka vydává níže uvedené vnitropodnikové směrnice pro účtování a stanovuje

osoby odpovědné za vydání těchto směrnic, jejich úpravy a aktualizace.

Osoby odpovědné za vydání vnitřních směrnic

Poř. č. Název směrnice Termín vydání

Oddělení Odpovědná osoba Podpisový záznam

1 Systém zpracování účetnictví, účetní metody

Doklady, které nebudou obsahovat výše uvedené podpisové záznamy, nesplňují požadavky

§ 11 ZoÚ.

4. Oceňování majetku a závazků

Základní právní úprava:

• ZoÚ - Způsoby oceňování (část IV)

• Vyhláška – Účetní metody (část IV)

Při oceňování majetku a závazků a při účtování o výsledku hospodaření bere účetní

jednotka za základ:

a) veškeré náklady a výnosy, které se vztahují k účetnímu období bez ohledu na datum

jejich placení

b) rizika, ztráty a znehodnocení, které se týkají majetku a závazků a jsou účetní jednotce

známy ke dni sestavení účetní závěrky

Jednotlivé složky majetku a závazků v účetnictví a v účetní závěrce oceňuje účetní

jednotka těmito závaznými způsoby:

46

- hmotný a nehmotný majetek se oceňuje pořizovacími cenami (cena pořízení +

náklady související) nebo reprodukčními pořizovacími cenami (hmotný ani

nehmotný majetek vytvořený vlastní činností účetní jednotka nemá)

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, používá

pro případ ocenění hmotného a nehmotného majetku pojem vstupní cena.

- nakoupené zásoby se oceňují pořizovacími cenami (cena pořízení + náklady

související)

Zásoby materiálu a zboží na skladě jsou vedeny v průměrných cenách zjištěných jako

vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen.

(Zásoby vytvořené vlastní činností účetní jednotka nemá.)

- peněžní prostředky a ceniny se oceňují jejich jmenovitými hodnotami

- pohledávky při vzniku jmenovitou hodnotou, při nabytí za úplatu nebo vkladem

pořizovací cenou

- závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou

- majetek v případech bezúplatného nabytí anebo majetek v případech, kdy vlastní

náklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou tyto náklady vyšší

než reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovací

cenou (zatím nebylo účetní jednotkou použito)

5. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovací

protokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 19 odst., Způsoby oceňování (část IV) a Inventarizace majetku a závazků

(část V)

• Vyhláška § 6, §7, §47, § 56, §61, §61a, § 69

• ČÚS č. 013 a č. 017 bod 3.11.1

• ZDP – zejména § 24 odst. 2 písm. a, b, c, v, § 26 - § 33

• pokyn D – 300 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení ZDP

47

Zařazení majetku, evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku

Nehmotný majetek:

Účetní jednotka rozhodla, že dlouhodobým nehmotným majetkem je majetek, jehož

vstupní cena je vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok.

Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku je účtováno na základě účetního dokladu na

účet 041.000 a po zařazení do užívání (na základě zařazovacího protokolu) na účet

013.100. Přeúčtování 041.000 / 013.100 je provedeno automaticky programem po

zaevidování na kartu majetku v subsystému Nehmotný majetek.

Nehmotný majetek je oceněn v souladu se směrnicí č. 4 – Oceňování majetku a závazků.

Hmotný majetek:

Dále stanovila, že jako dlouhodobý hmotný majetek bude zařazen takový majetek, jehož

pořizovací cena je vyšší než 40 000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok (shodně se

ZDP § 26 odst. 2 písm. a).

Pořízení dlouhodobého hmotného majetku je účtováno na základě účetního dokladu na

účet 042.000 a po zařazení do užívání (na základě zařazovacího protokolu) na účet 022.A

(analytické členění podle odpisových skupin).

Přeúčtování 042.000 / 022.A je provedeno automaticky programem po zaevidování na

kartu majetku v subsystému Hmotný majetek.

Hmotný majetek je oceněn v souladu se směrnicí č. 4 – Oceňování majetku a závazků.

Na kartě je zaznamenán i způsob odpisování tohoto druhu majetku (viz. odpisový plán).

Řádná evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku se vede v knize majetku

na jednotlivých inventárních kartách v účetním softwaru.

Hmotný a nehmotný se zapisuje do inventární karty majetku v účetním softwaru firmy

na základě protokolu o zařazení majetku do používání, a to ihned při zařazení předmětu

do používání, resp. po uvedení předmětu do stavu způsobilého k obvyklému užívání.

Inventární karta obsahuje zejména:

- inventární číslo majetku / název majetku

- vstupní cenu

- zvýšenou vstupní nebo zůstatkovou cenu o technické zhodnocení, modernizaci,

rekonstrukci

48

- analytický účet účtového rozvrhu

- způsob pořízení / vyřazení

- datum pořízení / vyřazení

- datum uvedení předmětu do stavu způsobilého užívání

- odpisovou skupinu

- způsob odpisování a dobu odpisování

- roční daňový odpis

- účetní odpis

- rozdíl účetních a daňových odpisů

- zůstatkovou cenu

- rozdíl účetní a daňové zůstatkové ceny,

- umístění majetku, středisko

- případně osobu odpovědnou za majetek

Na kartě majetku v příslušném účetním softwaru je rovněž evidováno 10 % vstupní ceny

hmotného majetku, které lze uplatnit podle § 34 odst. 3 zákona ZDP a rok uplatnění tohoto

odpočtu. Toto již neplatí u majetku pořízeného od 1. 1. 2005.

Kopie dokladů o pořízení / vyřazení dlouhodobého majetku jsou součástí zařazovacího /

vyřazovacího protokolu.

Odpisový plán

Účetní odpisy jsou stanoveny pro každý předmět samostatně, a to vždy při zařazení

předmětu do používání, resp. uvedení předmětu do stavu způsobilého k používání. Pro

nehmotný majetek se doba a způsob odpisování stanovuje dle § 32a odst. 4 ZDP. Pro

hmotný majetek se doba a způsob odpisování stanovuje dle § 30 – 32 ZDP.

Evidence účetních a daňových odpisů je vedena na kartách v účetním softwaru.

Účetní odpisy se stanovují podle skutečné doby životnosti zařazovaného předmětu

rovnoměrně a to na počet měsíců. Účetně se předmět začíná odepisovat následující měsíc

po měsíci zařazení.

49

Odpisy se účtují ve prospěch analytických účtů účtové skupiny 073.100 – Oprávky

k dlouhodobému nehmotnému majetku a účtové skupiny 082.A – Oprávky

k dlouhodobému hmotnému majetku a na vrub analytických účtů 551.A – Odpisy

dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku.

Jednou ročně, k 31. prosinci, jsou vypočítány daňové odpisy a vyčíslena daňová zůstatková

cena majetku.

Rozdíly mezi účetními a daňovými odpisy jsou promítnuty v daňovém přiznání k dani

z příjmů právnických osob. Stejně tak je v daňovém přiznání zohledněn rozdíl mezi účetní

a daňovou zůstatkovou cenou při vyřazení majetku z používání.

Vyřazení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku

Účetní jednotka vyřazuje majetek na základě protokolu o vyřazení. Odpovědná osoba

pověřená statutárním orgánem určí způsob vyřazení (likvidace) majetku z používání

a zajistí jeho vyřazení (likvidaci).

Majetek, který je již plně odepsaný, ale účetní jednotka ho stále používá, není z účetnictví

vyřazován.

Vyřazení dlouhodobého majetku:

a) prodejem – je vystavena faktura (daňový doklad) a následně na základě protokolu je

proúčtováno vyřazení majetku z evidence

b) darováním – je sepsána darovací smlouva a následně na základě protokolu je

proúčtováno vyřazení majetku z evidence

c) likvidací – jde-li o majetek neopravitelný, nepoužitelný nebo opravitelný s neúměrně

vysokými náklady, je vystaven protokol o likvidaci, který je podkladem pro vyřazení

majetku z evidence

d) zcizením – na základě prohlášení od Policie České republiky je vystaven protokol

o vyřazení a majetek je následně vyřazen z evidence

Dojde-li v průběhu zdaňovacího období k vyřazení nehmotného a hmotného majetku

evidovaného v majetku účetní jednotky na počátku zdaňovacího období, účetní jednotka

uplatní daňový odpis ve výši jedné poloviny z vypočteného ročního odpisu za zdaňovací

období.

50

Účtový předpis s pro vyřazení majetku:

- analytické účty pro nehmotný majetek 073.100 / 013.100

- analytické účty pro hmotný majetek 082.A / 022.A

Technické zhodnocení a opravy

Definice pojmů dle legislativních předpisů jako pomůcka při rozhodování o tom, zda se

jedná o zhodnocení majetku či nikoliv.

Vyhláška č. 504/2002 Sb., § 32 odst. 2 písm. a):

- opravou se odstraňují účinky částečného fyzického opotřebení nebo poškození za

účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu

- uvedením do provozuschopného stavu se rozumí provedení opravy i s použitím

jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tím nedojde

k technickému zhodnocení

- údržbou se rozumí soustavná činnost, kterou se zpomaluje fyzické opotřebení a

předchází poruchám a odstraňují se drobnější závady

ZDP – § 33 zkráceno:

- technickým zhodnocením se pro účely tohoto zákona rozumí vždy výdaje na

dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace

majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období

částku 40 000 Kč (od roku 1998)

- rekonstrukcí se pro účely tohoto zákona rozumí zásahy do majetku, které mají za

následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů

- modernizací se pro účely tohoto zákona rozumí rozšíření vybavenosti nebo

použitelnosti majetku.

Pokyn D-300 k § 33 zákona (ZDP):

- za změnu technických parametrů podle zákona se nepovažuje jen samotná záměna

použitého materiálu, a to i v případě výměny oken s dřevěným rámem za okna

s rámem plastovým, pokud zůstanou zachovány původní rozměry oken a počet

vrstev skel oken

- za technické zhodnocení se rovněž nepovažuje vybavení motorového vozidla

zimními pneumatikami

51

KOMENTÁŘ: kritériem pro rozlišení technického zhodnocení a opravy je možno u budov

použít ustanovení stavebního zákona, které vymezuje „práce udržovací“, na které není

třeba stavebního povolení, neboť se jedná o drobné činnosti, které neovlivňují stabilitu

stavby (tyto činnosti je možno v převážné většině chápat jako opravy), a činnosti, na něž je

nutno získat stavební povolení, které se vyžaduje, jde-li o změnu stavby, zejména

o přístavbu, nástavbu a všechny úpravy, které zasahují do stability staveb (tyto úpravy je

možno chápat jako technické zhodnocení).

Pokud se provádějí nějaké změny na budově, určí odpovědná osoba účetní jednotky, o jaký

typ změny se jedná, zda o opravu, nebo o technické zhodnocení, rekonstrukci či

modernizaci.

Technické zhodnocení bude sledováno na analytických účtech k účtům skupiny 041.000 –

Pořízení dlouhodobého nehmotného a 042.000 – Pořízení dlouhodobého hmotného

majetku a pokud dokončené technické zhodnocení, které u jednotlivého majetku v úhrnu

za účetní období nepřevýší limit:

- u dlouhodobého nehmotného majetku 40.000 Kč, zaúčtuje se na analytický účet 518. A –

Ostatní služby

- u dlouhodobého hmotného majetku 40.000 Kč, zaúčtuje se na analytický účet 548. A –

Ostatní provozní náklady

V případě, že účetní jednotka bude provádět technické zhodnocení na majetku, který je

ve vlastnictví účetní jednotky, se vstupní cenou vyšší jak 40 000 Kč, dojde ke zvýšení

vstupní, případně zůstatkové ceny majetku již odpisovaného. Účetní odpisy budou

prováděny ze zvýšené vstupní ceny.

6. Drobný majetek a jeho evidence

Základní právní úprava (viz. směrnice č.5)

KOMENTÁŘ: základním kritériem pro zařazení majetku do kategorie „drobného“:

- doba použitelnosti delší než jeden rok

- nesplnění cenového kritéria v těch případech, kde je požadováno

52

Doba použitelnosti u této kategorie majetku musí být vždy delší než jeden rok, pokud je

předpoklad, že doba použitelnosti bude kratší než jeden rok, potom se jedná vždy o náklad

běžného účetního období (drobný krátkodobý majetek).

Cenovou hranici si určuje sama účetní jednotka podle svých podmínek, při respektování

účetních pravidel, tj. zejména principu významnosti a věrného a poctivého zobrazení

majetku.

Drobný hmotný majetek

Drobným hmotným majetkem je majetek s pořizovací cenou v rozmezí 20 000 Kč

až 39 999 Kč a dobou použitelnosti delší než 1 rok (např. PC, tiskárny, notebooky apod.).

Tento majetek se časově rozlišuje na 2 roky.

Pořízení tohoto druhu majetku je účtováno na analytické účty časového rozlišení 381.A

(pro každý takovýto majetek zvlášť). Každé účetní období je do nákladů na samostatný

analytický účet 501.450 odepsána poměrná část hodnoty majetku – 50%. Tento majetek je

až do svého vyřazení veden v operativní evidenci.

(Alternativní možností je zaúčtování tohoto druhu majetku na účet 022. a jeho následné

odpisování do daňově uznatelných nákladů poměrnou částí dle rozhodnutí účetní jednotky.

Takto účtovaný majetek je pak veden v majetkové evidenci stejně jako dlouhodobý

majetek, na rozdíl od předchozí varianty s časovým rozlišením, kdy se majetek vede

v evidenci operativní.)

Drobný krátkodobý majetek

Majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 20 000 Kč a doba použitelnosti kratší než 1

rok, zachycuje účetní jednotka v účetnictví prostřednictvím účtu 501 – Spotřeba materiálu

na samostatných analytických účtech dle druhu majetku (dle účtového rozvrhu) a dále ho

neeviduje v operativní evidenci.

Účetní jednotka se rozhodla takto účtovat majetek jako je např. vybavení kanceláří –

501.371, drobná kancelářská technika – 501.370 apod.

7. Zásoby – oceňování, evidence, účtování, stanovení norem přirozených úbytků

Základní právní úprava:

• ZoÚ – Způsoby oceňování (část IV), Inventarizace majetku a závazků (část V)

• Vyhláška - § 9, § 20, § 21, § 39, § 49

• ČÚS č. 007, č. 0015

53

O zásobách účtuje jednotka průběžně způsobem A. U způsobu A se v průběhu účetního

období účtuje s využitím účtů v účtové třídě 1 Zásoby.

Účetní jednotka vede skladovou evidenci v účetním softwaru firmy. Analytická evidence

se vede podle druhů zásob materiálu na skladových kartách a obsahuje zejména přesný

název materiálu, datum pořízení, datum naskladnění, datum vyskladnění, ocenění a údaje

o množství.

Zásobami jsou:

- skladovaný materiál - evidovaný na skladě (č. účtu)

základní materiál výrobní a režijní - 112.100

obaly - 112.005

- nedokončená výroba – 121.100

- hotové výrobky – 123.100

- skladované zboží – 132.100

Oceňování zásob

Zásoby se oceňují podle § 25 a § 27 ZoÚ a § 49 vyhlášky.

Zásoby materiálu a zboží na skladě účetní jednotky jsou vedeny v průměrných cenách

zjištěných jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen. Vážený aritmetický průměr

se přepočítává při každém skladovém pohybu (příjem, výdej).

Účetní jednotka oceňuje zásoby cenou pořízení a náklady souvisejícími s jejich pořízením.

Mezi tyto související náklady patří zejména clo a celní poplatky, pojistné, přepravné,

skladné, manipulace, poštovné, balné, provize, pojistné, apod.

Materiál nakupovaný pro výrobu, případně i pro potřebu uvnitř účetní jednotky, účtuje

jednotka v pořizovacích cenách (cena pořízení i náklady související) na vrub účtu 111.000

–Pořízení materiálu a souvztažně na příslušných účtech zúčtovacích vztahů,

popř. na finančních účtech. Náklady související s pořízením materiálu jsou rozpočítávány

přímo k materiálu, se kterým souvisejí.

Příjem materiálu na sklad na základě faktur nebo dodacích listů se účtuje příjemkou

v příslušném analytickém členění na vrub účtu 112.A – Materiál na skladě a ve prospěch

účtu 111.000 – Pořízení materiálu.

54

Spotřeba materiálu se účtuje výdejkou na vrub příslušného analytického účtu 501.A –

Spotřeba materiálu, u prodeje materiálu na vrub účtu 542.000 – Prodaný materiál

souvztažně na příslušném analytickém účtu 112.A – Materiál na skladě.

Zálohy poskytnuté na pořízení zásob materiálu a zboží účtuje účetní jednotka vždy

prostřednictvím účtu 151.000 – Poskytnuté zálohy na zásoby.

Nedokončená výroba a sklad hotových výrobků

V průběhu účetního období se přírůstky zásob oceněné vlastními náklady (materiál, služby,

mzdy, kooperace, zdravotní a sociální pojištění hrazené firmou za zaměstnance) zaúčtují

na vrub účtu 121.100 – Nedokončená výroba se souvztažným zápisem ve prospěch účtu

611.000 – Změna stavu nedokončené výroby.

Při úbytku nedokončené výroby se účtuje na vrub účtu 611.000 – Změna stavu

nedokončené výroby a ve prospěch účtu 121. 100 – Nedokončená výroba a zároveň

převzaté výrobky na sklad se zaúčtují na sklad výrobků, a to zápisem na vrub účtu 123.100

– Výrobky a ve prospěch účtu 613.000 – Změna stavu výrobků.

Při prodeji výrobků se účtuje úbytek výrobků na vrub účtu 613.000 – Změna stavu

výrobků a ve prospěch účtu 123.100 – Výrobky.

Manka a přebytky

Manka a přebytky zásob lze vzájemně vyrovnávat pouze tehdy, jedná-li se o manka

a přebytky zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelně

neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledem

k charakteru druhů zásob, například v důsledku různých rozměrů spojovacích materiálů

nebo podobného balení zásob. Převyšuje-li po tomto vyrovnání částka mank částku

přebytků, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko, převyšuje-li částka přebytků

částku mank, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek (jedná se o výjimku ze zákazu

vzájemného zúčtování podle § 58 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 500/2002 Sb.).

Při uzavírání účetních knih se inventarizační rozdíly, pokud se nejedná o přirozené úbytky

zásob, zaúčtují na vrub účtu 549.000 – Manka a škody. U přebytků zásob se účtuje

ve prospěch účtu 648.000 – Ostatní provozní výnosy.

55

Normy přirozených úbytků zásob

Úbytek zásob zjištěný při inventarizaci do výše stanovené normy přirozených úbytků

zásob se nezahrnuje do inventarizačních rozdílů a účtuje se obvyklým způsobem (na vrub

daňových nákladů) – analytického účtu 501.

Normy přirozených úbytků zásob je možné stanovit např. procenty z ročního obratu:

- skladovaný materiál (podle jednotlivých druhů) 0,05 %

Účetní jednotka (výrobní podnik) nemá stanovenou normu pro přirozený úbytek zásob.

Materiál ú čtovaný přímo do spotřeby

Účetní jednotka rozhodla, že bude účtovat pořízení některých zásob materiálu přímo

do nákladů na příslušné analytické účty dle účtového rozvrhu, a to i v případě,

že o zásobách účtuje způsobem A:

- kancelářské potřeby, firemní tiskopisy, tonery

- reklamní a propagační předměty

- pohonné hmoty

- náhradní díly

- ochranné a pracovní prostředky a pomůcky

- obaly

- odborná literatura a předplatné

Zmetky

Zmetky se nepovažují za škody v účetnictví ani z hlediska daně z příjmů. Považují se za

technologické a technické úbytky zásob, to znamená, že náklady na zmetky jsou daňově

uznatelné.

Náklady na vnitřní zmetky jsou součástí nákladů na výrobu (aniž by se pojímaly do

ocenění zásob vlastní výroby) – analytický účet 548.100.

Náklady na vnější zmetky – postupuje se podle uzavřených smluv v oblasti obchodně

závazkových vztahů. V případě, kdy z pozice dodavatele vznikají náklady na vnější

zmetky nejen ve výši dodávky (vyfakturovaných částek), ale i částek dalších náhrad

odběrateli (např. náklady odběratele na zpracování přijaté nekvalitní dodávky), účtují se na

vrub analytického účtu 548.200. V souvislosti se zmetky se uplatňují náhrady nákladů na

56

zmetky podle právních možností např. vůči zaměstnancům nebo dodavatelům. Uplatněné

náhrady se účtují ve prospěch účtu 648.000 - Ostatní provozní výnosy.

Likvidace zásob

Od roku 2008 je daňově uznatelným nákladem i hodnota likvidovaných zásob, včetně

dalších výdajů souvisejících s likvidací, za podmínky, že likvidace byla prokazatelně

provedena. V účetní jednotce se týká materiálu, zboží, nedokončené výroby, polotovarů a

hotových výrobků.

K prokázání likvidace se vypracovává protokol, kde se uvádí:

- důvod likvidace

- způsob likvidace

- čas a místo provedení likvidace

- specifikace předmětů likvidace

- způsob naložení se zlikvidovanými předměty

- pracovník zodpovědný za provedení likvidace

8. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 3, § 7 odst. 4, § 19 odst. 6

• Vyhláška - § 13, § 19

• ČÚS – č. 017 bod 3.11, č. 019 bod 6

• ZDP - § 23

• pokyn D – 300

KOMENTÁŘ: postup při časovém rozlišení stanovený v každé účetní jednotce vnitřním

předpisem se nesmí každoročně měnit, ke změně může dojít pouze dle § 7 odst. 4 ZoÚ.

Náklady příštích období – výdaje, které se týkají nákladů příštích účetních období:

- náklady na zařazení většího rozsahu drobného nehmotného nebo hmotného majetku

do používání

- nájemné placené předem

- předplatné

57

Zúčtování nákladů příštích období na příslušný účet nákladů se provede v účetním období,

s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisejí.

Komplexní náklady příštích období – obsahují položky, které se týkají nákladů příštích

účetních období a které se souhrnně vztahují k danému účelu:

- náklady na přípravu a záběh výkonů a náklady na výzkum a vývoj (pokud se časově

rozlišují)

- náklady na dlouhodobou propagaci

- náklady na předzásobení (na skladování)

Zúčtování komplexních nákladů příštích období se provede v účetním období, s nímž

časově rozlišené náklady věcně souvisejí, nejpozději však do čtyř let od zaúčtování

nákladů na příslušný účet časového rozlišení.

Příjmy příštích období obsahují částky účetní jednotkou nepřijaté, které časově a věcně

souvisejí s výnosy běžného účetního období a nejsou účtovány přímo na účtech

pohledávek za právnickými a fyzickými osobami:

- výnosové provize

- provedené a odebrané dosud nevyúčtované práce a služby

Účtuje se souvztažnými zápisy ve prospěch příslušných účtů účtové třídy 6.

Výdaje příštích období obsahují náklady, které souvisejí s běžným účetním obdobím,

avšak výdaj na ně nebyl dosud uskutečněn:

- nájemné placené pozadu

- prémie a odměny placené po uplynutí roku

Lze vyúčtovat pouze částky, u nichž je známo, že se v budoucích obdobích vynaloží na

příslušný účel a v určité výši.

Výnosy příštích období obsahují příjmy, které věcně patří do výnosů v příštích účetních

obdobích:

- nájemné přijaté předem

- částky přijatých paušálů předem na zajištění servisních služeb

- přijaté předplatné

Zúčtování výnosů příštích období se provede v období, s kterým věcně souvisejí.

58

Hlediskem pro účtování účetních případů časového rozlišení je skutečnost, že jsou známy:

- věcný titul, k němuž se vztahují

- částka vynaložená nebo získaná

- účetní období, kterých se týkají

Časově rozlišovat nelze pokuty, penále, manka a škody.

Stanovení konkrétních titulů časového rozlišení nákladů a výnosů

Náklady i výnosy bude účetní jednotka rozlišovat v každém případě, tedy bez ohledu na

výši časově rozlišovaných položek z hlediska jejich významnosti i opakovatelnosti.

381 – Náklady příštích období

381.108 – leasing 1: časově rozlišená první nerovnoměrná splátka Peugeot Boxer

381.A – časové rozlišení krátkodobého majetku s pořizovací cenou v rozmezí 20 000 Kč –

39 999 Kč

Časové rozlišení nevýznamných a pravidelně se opakujících výdajů, popř. příjmů

Účetní jednotka dále stanovila, že pravidelně opakující se platby a platby nevýznamného

charakteru nebude časově rozlišovat. Za položku nevýznamného charakteru jsou

považovány částky nepřesahující 10000 Kč. V případě, že níže uvedené položky překročí

tento limit, budou tyto položky časově rozlišované.

Jedná se zejména o:

- předplatné odborných časopisů a publikací

- nákup kalendářů a diářů

- nákup novoročenek

- zákonné pojištění odpovědnosti z provozu firemních vozidel

- pojištění podnikatelské činnosti

- pojištění majetku účetní jednotky

Výše uvedený postup nelze uplatnit v případech, které se řeší pomocí dohadných položek

(například platby za spotřebu elektrické energie, plynu, vody, tepla) nebo časovým

rozlišením (například přijaté a placené nájemné včetně finančního pronájmu s následnou

koupí najaté věci, náklady na technický rozvoj, přípravu a záběh výroby atd.).

Při roční inventarizaci účtů časového rozlišení se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.

59

9. Zásady pro tvorbu dohadných položek

Základní právní úprava:

• ZoÚ – zejména § 3

• Vyhláška - § 10 odst. 7, § 11 odst. 2, § 17 odst. 7, § 18 odst. 2

• ČÚS – č. 017 bod 3.11

• ZDP - § 23

• pokyn D – 300

KOMENTÁŘ: dohadné položky jsou náklady a výnosy (návazně závazky a pohledávky),

jejichž vznik věcně a časově patří do běžného účetního období, pro jejichž zaúčtování však

účetní jednotka neobdržela podklady (doklad).

V účetní jednotce je účtování dohadných položek součástí uzávěrkových účetních operací

běžného roku. Počátkem roku se dohadná položka stornuje, potvrzená pohledávka nebo

závazek se proúčtuje běžným způsobem.

U dohadných položek aktivních – účet 388. a pasivních – účet 389. neznáme všechny tři

nezbytné skutečnosti pro časové rozlišení, tzn. obvykle známe účel, ale neznáme přesně

částku či období čerpání. Při stanovení hodnotové výše se vychází z dostupných

skutečností, informací a podkladů, např. smlouvy, dohody, obvyklé ceny, předešlé

dodávky apod.

388 – dohadné účty aktivní

Případy, které se mohou v účetní jednotce vyskytnout:

- nepotvrzený nárok náhrady za škodu od pojišťovny ke konci rozvahového dne

- výnosové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běžné účetní

období, respektive toto bankovní vyúčtování bylo chybné

Výše uvedené případy se vyúčtují se souvztažným zápisem ve prospěch příslušného účtu

účtových skupin 64 – Jiné provozní výnosy nebo 66 – Finanční výnosy.

60

389 – dohadné účty pasivní

Případy, které se mohou v účetní jednotce vyskytnout:

- dodavatelem dodané nevyfakturované dodávky

- nevyúčtovaná spotřeba elektřiny, plynu, vody

- nákladové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za dané účetní

období, respektive toto bankovní vyúčtování je chybné

- a závazek k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu v případech, kdy není možno

ke konci rozvahového dne stanovit konečnou výši závazku

- náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou, pokud na ni vznikne

zaměstnanci nárok podle zvláštních právních předpisů, bude-li proplacena v příštím

účetním období

Výše uvedené případy se vyúčtují se souvztažným zápisem na vrub příslušného účtu

účtových skupin 56 – Finanční náklady a příslušného účtu účtové skupiny 54 – Jiné

provozní náklady, popřípadě na vrub příslušného účtu majetku, respektive nákladů

v případě nevyfakturovaných dodávek.

10. Zásady pro tvorbu a používání opravných položek

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 25 odst. 2, § 26 odst. 3

• Vyhláška - § 26, § 31, § 39, § 55

• ČÚS – č. 005

• ZDP - § 24 odst. 2 písm. i

• ZoR - § 1 - § 4, § 8, §8a, § 8b, § 8c

KOMENTÁŘ: Opravné položky se tvoří způsobem a k účelům stanoveným ZoR

a uplatňují se za zdaňovací období. Účetní jednotka je povinna v souvislosti s podáním

daňového přiznání prověřit odůvodněnost tvorby opravných položek a jejich skutečný stav

porovnat s výší, kterou může poplatník uplatnit v základu daně z příjmů.

Zákonné opravné položky se zahrnují do základu pro výpočet daně z příjmů.

Při inventarizaci se posuzuje výše a odůvodněnost těchto opravných položek.

61

Účetní jednotka může tvořit podle ZoR:

- opravné položky k pohledávkám za dlužníky v insolvenčním řízení a opravné

položky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31. prosinci 1994, jejichž rozvahová

hodnota v okamžiku vzniku nepřesáhne částku 200 000 Kč a bylo-li ohledně těchto

pohledávek zahájeno rozhodčí řízení nebo správní řízení, jehož se poplatník daně z příjmů

řádně účastní a řádně a včas činí úkony potřebné k uplatnění jeho práva za podmínky,

že od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo více než:

č. Doba % neuhrazené rozvahové hodnoty pohledávky

1. 12 měsíců 33 %

2. 18 měsíců 50 %

3. 24 měsíců 66 %

4. 30 měsíců 80 %

5. 36 měsíců 100 %

- opravné položky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31. prosinci 1994,

jejichž rozvahová hodnota v okamžiku vzniku je vyšší než 200 000 Kč a bylo-li ohledně

těchto pohledávek zahájeno rozhodčí řízení, soudní řízení nebo správní řízení, jehož

se poplatník daně z příjmů řádně účastní a řádně a včas činí úkony potřebné k uplatnění

svého práva za podmínky, že od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo více

než:

č. Doba

% neuhrazené rozvahové hodnoty pohledávky

1. 6 měsíců 20 %

2. 12 měsíců 33 %

3. 18 měsíců 50 %

4. 24 měsíců 66 %

5. 30 měsíců 80 %

6. 36 měsíců 100 %

62

- opravnou položku až do výše 100 % její neuhrazené rozvahové hodnoty bez

příslušenství, lze vytvořit v případě, že:

+ se nejedná o pohledávku vymezenou v § 8a odst. 3 ZoR

+ rozvahová hodnota pohledávky bez příslušenství v okamžiku jejího vzniku

nepřesáhne částku 30 000 Kč

+ od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo nejméně 12 měsíců

+ celková hodnota pohledávek bez příslušenství vzniklých vůči témuž

dlužníkovi, u nichž uplatňuje postup podle tohoto ustanovení, nepřesáhne

za zdaňovací období částku 30 000 Kč

Účtový předpis pro opravné položky k pohledávkám

558.100 (daňově uznatelné) / 391.A

558.200 (daňově neuznatelné) / 391.A

Tyto opravné položky se zruší, pokud pominou důvody pro jejich existenci.

Účetní opravné položky

Tyto položky, které se nezahrnují do základu pro výpočet daně z příjmů, se vytváří pouze

k účtům majetku v případech snížení jejich ocenění v účetnictví prokázaném na podkladě

údajů inventarizace majetku. Tyto opravné položky se vytvářejí jen v případech, kdy

snížení ocenění majetku v účetnictví není trvalého charakteru (pohledávky, zásoby,

dlouhodobý majetek, krátkodobý finanční majetek).

Tyto opravné položky zatím účetní jednotka nevytváří.

11. Zásady pro tvorbu a používání rezerv

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 25 odst. 2, § 26 odst. 3

• Vyhláška - § 16, § 26, § 31, § 39, § 57

• ČÚS - č. 004

• ZDP - § 24 odst. 2 písm. i

• ZoR - § 1 - § 4, § 7, § 9 - § 11

63

KOMENTÁŘ: rezervy tvořené dle zákona o rezervách (tvorba zahájena od r. 2009) jsou

daňově účinné, pokud budou peněžní prostředky v plné výši rezervy připadající na jedno

zdaňovací období převedeny na samostatný účet v bance, který je určen výhradně pro

ukládání prostředků rezerv tvořených podle zákona o rezervách, a to nejpozději do termínu

pro podání daňového přiznání. Nebudou-li peněžní prostředky v plné výši rezervy

připadající na jedno zdaňovací období převedeny na samostatný účet nejpozději do termínu

pro podání daňového přiznání, rezerva se zruší v následujícím zdaňovacím období.

Rezervy dle ZoR se nesmějí vytvářet na výdaje (náklady) na pořízení hmotného a

nehmotného majetku:

- který je určený k likvidaci

- u něhož jde o opravy v důsledku škody či jiné nepředvídané nebo nahodilé události

- u něhož jde o opravy, které se pravidelně opakují každý rok

- k němuž má vlastnické právo poplatník, vůči jehož majetku trvají účinky prohlášení

konkursu

Maximální doba tvorby rezervy je u hmotného majetku následující:

Odpisová skupina Počet zdaňovacích období

2 3

3 6

4 8

5 10

6 10

Zákonné rezervy

Pokud bude účetní jednotka vytvářet rezervu na opravu majetku, musí doložit oprávněnost

této tvorby rozpočtem nákladů na opravu, stanoví počet let, po které se bude rezerva

vytvářet a stanoví předpokládaný termín zahájení provádění opravy. V případě, že nebude

osoba odpovědná za tvorbu rezervy schopná zpracovat rozpočet sama, zajistí se zpracování

rozpočtu u odborné firmy.

64

Tvorba rezerv se účtuje na vrub nákladů, jejich použití ve prospěch nákladů účtu 552.000 –

Tvorba zákonných rezerv.

Zůstatky rezerv se převádějí do následujícího účetního období a nesmí mít aktivní zůstatek.

Způsob tvorby rezerv za zdaňovací období a jejich výše musí být prokazatelné.

Rezervy podléhají dokladové inventarizaci, při níž se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.

Rezervy se zruší ve prospěch nákladů ve stejném zdaňovacím období, kdy pominuly

důvody, pro které byly vytvořeny.

Každá vytvořená rezerva na opravu majetku bude evidována samostatně na inventární

kartě rezerv. V účetnictví budou pro každou rezervu zavedeny samostatné analytické účty.

K prokazování čerpání rezerv postačí běžné účetní doklady zachycené v účetnictví,

na základě kterých je čerpání rezerv také prokazováno.

Jestliže nastanou skutečnosti odůvodňující změnu výše rezervy, musí se provést její úprava

počínaje zdaňovacím obdobím, v němž byly tyto skutečnosti zjištěny.

Interní účetní doklady, na základě kterých se bude do účetnictví zachycovat účtování

tvorby i čerpání, resp. zrušení rezervy, budou vždy ještě před zaúčtováním podepsány

osobou odpovědnou za účetní případ.

V případě, že nebude provedena oprava hmotného majetku, zruší se rezerva ve prospěch

nákladů a současně zpracuje a předloží finančnímu úřadu dodatečné daňové přiznání, a to

za jednotlivá období, do kterých danou rezervu provedla a zaúčtovala jako daňový náklad.

Ostatní rezervy

Rezervy, jejichž tvorba a použití není zohledněna zákonem o daních z příjmů a o nichž

zpravidla rozhoduje účetní jednotka sama = rezervy na důchody a podobné závazky,

rezerva na daň z příjmů, ostatní rezervy.

V současné době účetní jednotka rezervy nevytváří.

12. Zásady vedení pokladny

Základní právní úprava:

• ZoÚ

• Zákon č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti

65

S osobou odpovědnou za nakládání s peněžními prostředky v hotovosti, ceninami a šeky

(dále jen pokladník) je uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti.

Pokladník:

- vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a šeků

- zhotovuje pokladní doklady a odpovídá za jejich formální správnost

- zajišťuje průběžné číslování pokladních dokladů

- ověřuje výši plateb v hotovosti

- zajišťuje doplňování pokladní hotovosti a cenin

- zajišťuje odvody pokladní hotovosti do banky

- zajišťuje příjem a výdej peněžních prostředků v hotovosti a výdej cenin

- připravuje pokladní doklady k zaúčtování

V účetní jednotce jsou zavedeny tyto pokladny:

- pokladna korunová – analytický účet 211.101

- pokladna EUR - analytický účet 211.103

- pokladna GBP - analytický účet 211.104

- pokladna CHF – analytický účet 211.105

- pokladna USD – analytický účet 211.106

- pokladna šeková – analytický účet 211.200

Pokladní vydává a přijímá peněžní prostředky pro potřeby zaměstnanců účetní jednotky

v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností.

Pro disponování s pokladní hotovostí je pověřen odpovědný zaměstnanec účetní jednotky.

Každá výplata musí být doložena paragonem, stvrzenkou apod. Současně k těmto

dokladům musí být vyhotoven výdajový pokladní doklad, případně vyúčtování firemních

výdajů nebo vyúčtování tuzemské (zahraniční) pracovní cesty. Tyto doklady budou před

výplatou předloženy k odsouhlasení odpovědné osobě, jinak nesmí být doklad proplacen.

Obdobně toto platí i pro příjmové pokladní doklady. Zaměstnancům je možno poskytnout

provozní jednorázovou nebo stálou zálohu, kterou jsou povinni vyúčtovat. O tom, komu

bude poskytnuta stálá provozní záloha, rozhoduje opět určená osoba.

66

Poskytnutí jakékoliv provozní zálohy bude zachyceno v účetnictví jako pohledávka

za zaměstnancem, případně za společníkem, nikdy nesmí být poskytnuta záloha bez

vyhotovení výdajového pokladního dokladu.

13. Používání cizích měn, kurzové rozdíly

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 4 odst. 12, § 24 odst. 6, 7, 8

• Vyhláška - § 39, § 58, §60

• ČÚS – č. 006

Majetek a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají na českou měnu kurzem

devizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou, a to k okamžiku ocenění.

Účetní jednotka rozhodla o používání kurzů následovně:

- pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně se použije pevný kurz

vyhlášený ČNB vždy k 1. dni kalendářního měsíce

- při každé operaci, tj. i při částečných úhradách pohledávek a závazků bude vyčíslen

a proúčtován kurzový rozdíl

- ke dni 31. 12. vyhotoví sestavu neuhrazených pohledávek a závazků v cizí měně,

vyčíslí kursové rozdíly a prostřednictvím interního účetního dokladu tyto rozdíly proúčtuje

v rámci uzávěrkových operací

- dále provede přepočet konečného zůstatku na valutových pokladnách a devizových

účtech, vyčíslí kursové rozdíly a prostřednictvím interního účetního dokladu tyto rozdíly

proúčtuje v rámci uzávěrkových operací

Rozdíly, které vznikly z důvodu jiného kurzu než jaký byl použit v okamžiku zaúčtování

pohledávky nebo závazku apod., se vyúčtuje do finančních nákladů na analytický účet

563.100 – Kurzové ztráty nebo do finančních výnosů 663.100 – Kurzové zisky. Dokladem

je bankovní výpis nebo příjmový pokladní doklad.

Kurzové rozdíly při postupném splácení pohledávek a závazků se účtují při platbě (inkasu)

na vrub finančních nákladů nebo finančních výnosů k okamžiku platby.

67

14. Inventarizace majetku a závazků

Základní právní úprava:

• ZoÚ - § 6, § 8, § 25, § 26, § 29, § 30

• ČÚS – č. 007

KOMENTÁŘ: účetní jednotky inventarizací zjišťují skutečný stav veškerého majetku

a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků

v účetnictví.

Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke dni účetní závěrky, lze

provádět v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsíci

následujícího účetního období.

Druhy inventarizace:

- fyzická – u majetku hmotné, popř. nehmotné povahy

- dokladová u závazků a pohledávek a ostatních složek majetku, u nichž nelze

provést fyzickou inventuru

- řádná – periodická a průběžná

- mimořádná – při namátkové kontrole, při mimořádných událostech

Tento vnitřní firemní předpis upravuje postup při inventarizaci majetku a závazků.

Inventarizaci provádějí inventarizační komise, které jsou jmenovány ředitelem společnosti

vždy na jedno účetní období.

Postup při inventarizaci:

- zjistit účetní stav a ocenění majetku a závazků

- zjistit skutečný stav, tj. provést fyzickou nebo dokladovou inventuru

Podkladem pro inventury jsou inventurní soupisy majetku a závazků. Povinné náležitosti

inventurního soupisu jsou stanoveny v § 30 ZoÚ:

- vypracovat inventarizační zápisy podle jednotlivých účtů majetku a závazků s

uvedením výsledků inventury:

+ inventarizační rozdíly (manko, schodek, přebytek)

+ příčina vzniku rozdílu

+ návrh na vypořádání rozdílu

+ podpisy odpovědných pracovníků

68

- zaúčtovat inventarizační rozdíly

Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací

ověřuje stav majetku a závazků.

15. Harmonogram účetní závěrky

Základní právní úprava:

• ZoÚ – Účetní závěrka (část III)

• Vyhláška - § 3 - § 44 a dále přílohy k vyhlášce č. 1 - 3

KOMENTÁŘ: pro správné zpracování daňového přiznání k dani z příjmů a roční závěrky

je nutné zabezpečit veškeré podklady a doklady, které účetní, auditor i daňový poradce

potřebují. Některé hospodářské operace mohou být v účetnictví zachyceny chybně nebo

vůbec. To vše může mít dopad na správné stanovení základu daně z příjmů a následné

daňové povinnosti a zobrazení věrného a poctivého obrazu účetní jednotky.

K zajištění uzávěrkových prací za období …….. je stanoven následující jednotný postup.

Z důvodu věrného a poctivého zobrazení stavu účetnictví v účetní závěrce zaúčtuje účetní

jednotka tyto účetní případy:

- v případě, že z objektivních důvodů nebude možné do 31. 12. vystavit za některá

plnění faktury, proúčtuje se výnos z nich prostřednictvím účtu 388.000 – Dohadné účty

aktivní

- dodavatelské faktury za všechna plnění týkající se uzavíraného roku , které budou

dodavatelem vystaveny v období od 1. 1. do 31.3., budou účtovány na účet 383.000 –

Výdaje příštích období, pokud faktury za některá z těchto plnění neobdrží účetní

jednotka do 31.3., vyúčtují se jako nevyfakturované dodávky prostřednictvím účtu

389.000 – Dohadné účty pasivní, a to na základě patřičných písemných podkladů

pro zaúčtování (viz. vnitřní předpis č. 9)

- proúčtovat výsledky všech inventarizací provedených podle směrnice „Inventarizace

majetku a závazků“- případně zjištěná manka a škody nebo přebytky, opravné položky

k majetku, trvalé snížení hodnoty majetku, popř. zvýšení hodnoty závazků (viz. vnitřní

předpis č. 14)

69

- kurzové rozdíly na účtech účtových skupin 21, 22, 25 a 26 do nákladů, popř. výnosů

(účty 563.100 a 663.100)

- vytvoření účetní opravné položky, daňové opravné položky k nepromlčeným

pohledávkám podle ZoR (viz. vnitřní předpis č. 10)

- tvorbu rezerv podle směrnice č. 11

- účetní případy časového rozlišování podle směrnice č. 8

Účetní závěrka, uzavření a zhodnocení výsledků za příslušný rok v souladu s ustanovením

§ 18 odst. 1 ZoÚ tvoří účetní závěrku podnikatelů:

- rozvaha

- výkaz zisku a ztráty

- příloha

Vzory rozvahy a výkazu zisku a ztráty včetně obsahového vymezení položek a jejich

uspořádání upravuje vyhláška č. 500/2002 Sb., v platném znění, stejně tak i obsah přílohy.

Účetní závěrka může zahrnovat i přehled o peněžních tocích nebo přehled o změnách

vlastního kapitálu.

Podle ZoÚ § 37 odst. 1 a 2 se účetní jednotce, která nesestaví účetní závěrku nebo

nevyhotoví výroční zprávu, uloží pokuta až do výše 6 % hodnoty aktiv celkem. V případě,

že účetní jednotka sestaví neúplnou účetní závěrku, neověří účetní závěrku nebo výroční

zprávu auditorem, ač jí zákon tuto povinnost stanoví, nezveřejní účetní závěrku nebo

výroční zprávu, uloží se jí pokuta až do výše 3 % hodnoty aktiv celkem.

16. Úschova účetních záznamů, archivace dokladů

Úschova účetních záznamů a archivování dokladů se řídí § 31 a § 32 zákona

č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 235/2004 Sb.,

o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 499/2004 Sb.,

o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Určité časové lhůty

vyplývají také ze zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších

předpisů.

70

Před uložením do firemního archivu jsou záznamy uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě,

zničení nebo poškození a řádně označeny. Účetní záznamy jsou ukládány odděleně

od ostatních písemností do firemního archivu a uschovány po níže stanovenou dobu.

V souladu s § 31 zákona o účetnictví a § 27 zákona o dani z přidané hodnoty se účetní

písemnosti, záznamy na technických nosičích dat nebo mikrografické záznamy

uschovávají s výjimkami uvedenými v § 32 zákona o účetnictví takto:

- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního

období, kterého se týkají

- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,

přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

- účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví, po dobu

5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

- daňové doklady po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají

- účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních

řízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají. Účetní

záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovává

účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo

splnění

Podle zákona ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na

státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, jsou plátci pojistného povinni

uschovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po

dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Podle zákona ČNR č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve

znění pozdějších předpisů, je zaměstnavatel povinen uschovávat účetní záznamy o údajích

potřebných pro účely důchodového pojištění uvedené v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví 30

kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Účetní záznamy jsou po uzavření účetního období uloženy ve firemním archivu.

Osobou odpovědnou za úschovu účetních záznamů a archivování dokladů je ………

71

17. Pracovní cesty, cestovní náhrady

Základní právní úprava:

• Zákoník práce (část VII)

• ZDP - § 24 odst. 2 písm. k, § 25 odst. 1 písm. j

• pokyn D – 300 k § 24

Firma má zpracován tento předpis v souboru „pracovně – právních“ směrnic dostatečným

způsobem. Je zde popsán způsob nařizování a schvalování pracovních cest, způsob

přepravy, ubytování, pravidla pro poskytování záloh (i zapůjčení platební karty), lhůty pro

předkládání vyúčtování pracovních cest, lhůty zaměstnavatele pro vyúčtování, náležitosti

cestovního příkazu, cestovní náhrady – sazby stravného pro tuzemské i zahraniční pracovní

cesty, náhrady cestovních výdajů, náhrady nutných vedlejších výdajů.

V této směrnici nejsou uvedeny účtovací předpisy. Proto je zde doplňuji:

- poskytnutí zálohy na služební cestu zaměstnanci 335.100 / 211.A

- poskytnutí zálohy na služební cestu společníkovi 355.100 / 211.A

- vyúčtování nákladů na služební cestu 512.110 / 335.100 (335.100)

- zúčtování zálohy na služební cestu – doplatek 335.100 (355.100) / 211.A

- zúčtování zálohy na služební cestu – vratka 211.A / 335.100 (355.100)

Veškeré náhrady cestovních výdajů a stravného jsou poskytovány dle příslušných zákonů

do výše limitů stanovených pro daňovou uznatelnost nákladů.

18. Stravování zaměstnanců

Základní právní úprava:

• ZDP - § 6 odst. 9 písm. b, § 24 odst. 2 písm. j) bod 4, § 25 odst. 1 písm. k

• pokyn D – 300 k § 24 odst. 2

KOMENTÁŘ: zaměstnanci je možné poskytnout za sníženou úhradu jedno hlavní jídlo v

průběhu jedné pracovní směny. V případě, že pracovní směna bude delší než 11 hodin je

možné (považuje se za daňový výdaj) poskytnout příspěvek na další jedno hlavní jídlo.

72

Forma stravování zaměstnanců ve firmě ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.:

- vlastní závodní jídelna

Firma provozuje vlastní kuchyň a jídelnu. Do daňových nákladů zahrnuje náklady na

provoz vlastního zařízení závodního stravování kromě hodnoty potravin.

Stanovení výše příspěvku zaměstnance a způsob jeho úhrady:

Na základě kalkulace na jedno hlavní jídlo byla stanovena cena: 30,- Kč

Z toho 20,- Kč uhradí zaměstnanec

16,80 + 19% DPH 3,20

9,20 Kč uhradí firma – jako ostatní sociální náklad nad rámec zákona

(firma tuto nákladovou položku účtuje jako daňově neuznatelnou)

Zaměstnanci nebude poskytován příspěvek na závodní stravování jestliže:

- odpracuje pouze část směny

- je vyslán na pracovní cestu a přísluší mu stravné podle zákoníku práce

73

Závěr

V této bakalářské práci jsem se zabývala problematikou potřeby tvorby vnitropodnikových

směrnic jako celku. V první části jsem uvedla charakteristiku a základní popis směrnic,

které jsou pro účetní jednotku závazné na základě platných právních předpisů. Teoretické

informace jsem čerpala z uvedené odborné literatury. Na základě studia těchto materiálů

jsem se pokusila o obecnou formulaci povinných i doporučených metod a postupů při

tvorbě vnitropodnikových směrnic pro účtování. Dále jsou zde shrnuty názory autorů

odborných publikací včetně citací a výčtu nejčastěji používaných vnitropodnikových

účetních směrnic.

Cílem této práce byla aplikace získaných teoretických poznatků v konkrétní firmě.

Zkoumanou firmou zde byla společnost s ručením omezeným ZNOJEMSKÉ

STROJÍRNY, s.r.o. Studiem interních materiálů této firmy v oblasti vnitropodnikových

směrnic jsem získala potřebné informace pro porovnání stávajícího stavu této oblasti se

stavem, který vyžadují zákonné normy. Zkoumaná firma má vytvořeny všechny povinné

směrnice i směrnice popisující specifické oblasti podnikatelské činnosti. Přesto jsem

zjistila určité nedostatky. V některých vnitřních předpisech chyběly účetní předpisy,

některé směrnice pouze citovaly paragrafy zákonů, další pak byly vytvořeny zbytečně,

protože pro ně podnik neměl obsahovou náplň (Cenné papíry a podíly). Tyto směrnice

nebyly delší dobu aktualizované a některé z nich obsahovaly odkazy na již neexistující

paragrafy zákonů. Proto jsem jednotce doporučila přepracování, doplnění a aktualizaci

souboru podnikových směrnic, navrhla jsem jednotný titulní list a formální úpravu, která

by měla být společná všem vnitřním předpisům. Pro firmu jsem vypracovala komplexní

soubor jednotlivých směrnic, které splňují legislativní požadavky a zachycují i další

potřeby organizace.

Závěrem mohu říci, že ještě před dokončením mé bakalářské práce došlo ve firmě

k zásadnímu přehodnocení přístupu ke zpracovávání vnitropodnikových účetních směrnic,

a to pozitivním směrem.

Jsem přesvědčena, že tato práce bude přínosem pro zkoumanou firmu a navrhované

změny, které jsem předložila k posouzení vedení firmy, budou efektivně využity v další

podnikatelské praxi.

74

Použité zdroje

CARDOVÁ, Zdenka. Vnitřní firemní předpisy - předpoklad bezproblémové daňové

kontroly. Praha: Verlag Dashöfer, 2008.

HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice. Praha: BILANCE, 2002. 349 s. ISBN

80-86371-32-8.

KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele. 6. aktualiz. vyd. Olomouc:

ANAG, 2008. 240 s. ISBN 978-80-7263-448-4.

LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 4. aktualizované vydání.

Praha: GRADA, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1259-8.

Zákon o dani z příjmů 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Zákon o účetnictví 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

České účetní standardy. Finanční zpravodaj. Praha: Ministerstvo financí ČR, 2003, č.

11 – 12, s. 294.