Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten · 2018-11-20 · Datenzugriff von überall per Browser oder Mobile App Gemeinsame Informationsplattform => => =>

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Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten

▪ Unser weltweites Umfeld▪ Handlungsbedarf▪ Exkurs: Führung

▪ Veränderung gestalten▪ Arbeitswerkzeug▪ Arbeitsorganisation▪ Führungskultur unmittelbar

communication infomation organisation

Ludger Grevenkamp, teamS GmbH


Unser weltweites Umfeld

▪ Technologie▪ Gesellschaft▪ Demografie▪ Globalisierung


▪ Technologie



15,4%

11,4%

17,2%

5,2%

0,0%

2,0%

4,0%

6,0%

8,0%

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Anteil an der Weltbevölkerung in Prozent

USA – EU – China: Handelsanteile 2015 in %

Weltweiter Warenexport (ohne Intra-EU-Export)

▪ Globalisierung

Welthandelsvolumen 2000: 4.837 Mrd. $

Indien 2015

21. Jahrhundert = eurasisch-asiatisches Jahrhundert

2 %

USA

EU

China

Welthandelsvolumen 2015: 13.193 Mrd. $in 15 Jahren knapp verdreifacht


Handlungsbedarf


Der Veränderungsdruck für Unternehmen und Beschäftigte ist enorm.

In der sich schnell verändernden Welt geht es vor allem um Wettbewerbsfähigkeit, um Leistungsfähigkeit und –bereitschaft.

Allerdings haben sich unsere Erfolgsfaktoren geändert.

Wir wollen Attraktiv seinfür Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Eigentümer,

Geldgeber, Medien und Gesellschaft

Wir wollen Effektiv & Effizient sein

Wir wollen, dass alle möglichst Gesund sindund bleiben und sich wohl fühlen


Image, Reputation, Führungskultur, Erfolg, Stabilität, Region/Ort/Lage usw.,

Arbeitsorganisation,

effiziente Kommunikation & Zusammenarbeit,

kurze Entscheidungswege, Kompetenz der

Kollegen & Führungskräfte usw.

Leistungsfähigkeit, Rendite, Unternehmenswert, Gehaltsniveau, Arbeitsplatzsicherheit usw.

Arbeitsschutz &-sicherheit,

Ergonomie, gesunde Ernährung,

betriebliche Gesundheitsangebote,

Wertschätzung, Spaß, Work-Life-Blending usw.

Tieferer Unternehmenssinn, ökologische Orientierung,Soziales Umfeld, Fairness, Führung auf Augenhöhe,

Vertrauen usw.

Arbeitsplatz, Arbeitswerkzeug, individueller Freiraum, selbstbestimmtes Arbeiten usw.

ErfolgsfaktorenFührungskultur A

E G


58%

51%

44%

38%

37%

29%

24%

Kultur

Struktur

Innovationsfähigkeit

Prozessdesign

Tools

Technologie

Kompetenzen

Interne Digitalisierungs-Herausforderungen aus Sicht der Unternehmen?

Mehrfach-Antworten möglich

Untersuchung von BearingPoint in 280 Unternehmen – veröffentlicht Januar 2017

Wo setzen die befragten

Unternehmen an – in %?

40 %

6 %


Wir haben uns gewöhnt an

Ineffiziente Büroarbeit

▪ Studie: AKAD University Leipzig, tempus GmbH 2013:

„Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient.“

▪ Lean Office 2006, Fraunhofer Institut, Kaizen Institute„In Übereinstimmung mit einer früheren Studie des KAIZEN Institute gaben die Teilnehmer der Studie einen Verschwendungsanteil von rund einem Drittel der Arbeitszeit an.“

Krankheit und Frühverrentung aus psychischen UrsachenZeitdruck / Führung / Kollegen / etc. → ungesunder Stress – Überlastung – Burnout - Depression

82 Mio. AU-Tage*) pro Jahr / durchschnittlich 34,5 Tage krank geschrieben > 75.000 Frühverrentungen pro Jahr – Durchschnittsalter 49 Jahre (Stand 2014)

*) AU = Arbeitsunfähigkeit


Attraktiv + Effektiv/Effizient + Gesund


Exkurs: Führung

Klassisches Führungsbild

Führung: „Die Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, die unterschiedlichen

Verhaltensweisen der Mitglieder einer Organisation auf die Zielsetzung der

Gesamtorganisation auszurichten und zu koordinieren […]“

Jeuschede 1994

Ents

chei

du

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spie

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hef

s

Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter

Demokratisch

Partizipativ

Kooperativ

Beratend

Patriarchalisch

Autoritär

Management by Objectives2. Hälfte 20. Jahrhundert

Moderne Management Techniken

Befehl & Gehorsam2. Hälfte 19. Jahrhundert

Beginn der industriellen Entwicklung

Heutige Führungsstile

und ihre Rolle im Team

Führungsstil:

„typische Art und Weise des Verhaltens von Vorgesetzten

gegenüber einzelnen Mitarbeitern und Gruppen von Mitarbeitern“

Gabler Wirtschaftslexikon

Kontrollieren Koordinieren Delegieren

Dirigieren

Anleiten

Lenken

Kollaborieren

Motivieren

Partizipieren

Situative Führung

Kontrollieren Koordinieren Delegieren

Dirigieren

Anleiten

Lenken

Kollaborieren

Motivieren

Partizipieren

unter Einbeziehung der

▪ Rahmenbedingungen,▪ Situation des Mitarbeiters▪ Beziehung zu ihm


Planungs- und Steuerungssysteme▪ Strategien entwickeln▪ Organisation gestalten▪ Prozesse optimieren▪ Kennzahlensysteme anwenden▪ …

Führungsverhalten▪ Vorbildhandeln▪ Inspirieren▪ Vertrauen schaffen▪ Fähigkeiten fördern & entwickeln▪ …

„Bekanntes Umfeld“

Gelernte anerkannte Methoden auf bekannte/wiederkehrende Herausforderungen anwenden

Orientiert an bewertbaren Ergebnissen

Kreatives Lösen von ProblemenOptimieren des Bestehenden

„Neuland“

Entdecken neuer Möglichkeiten und die Fähigkeit, diese umzusetzen

bzw. umsetzen zu lassen

Prozess, der zu einem Ergebnis führt

Mitarbeiter inspirieren & motivieren & befähigen für die gemeinsamen Ziele und Aufgaben

Management Leadership

„Hard Skills“ „Soft Skills“

Führung 4.0

Ents

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Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter

Demokratisch

Partizipativ

Kooperativ

Beratend

Patriarchalisch

Autoritär

Führung 4.0

Die Fähigkeit, andere zu inspirieren, zu motivieren und zu befähigen für die gemeinsamen Ziele und Aufgaben


Agile Organisation

Agile Führung

Ausrichten des Handels an Zieldefinitionen

Verfügungswissen:Welche Handlungsstrategien sind wirksam?

Gestaltungsmacht über Strukturen

Führungskraft als Vordenkerund Verantwortlicher

Reduktion von Komplexitätdurch Mustererkennung

Orientierungswissen:Welche Rahmenbedingungen sind bedeutsam und wichtig?

Gestaltungsmacht über Resonanz

Führungskraft als Teilnehmer und als Impulsgeber

Ein agiles Unternehmen ist kein Tanker mit fester Route und Zielhafen, mit ausreichend

Treibstoff und erfahrenem Kapitän,

sondern wie ein Segelschiff in unbekannten Gewässern mit häufig wechselnden Winden

ohne gültige Seekarte.

Das Team kann jederzeit den Kurs ändern –schnell, effizient und risikobewusst.

*) in Anlehnung an „Strategie und Führung“, Juni 2018,von Sanjiv Singh

Führung in der ZukunftFazit: Wir brauchen

eine neue Führungskultur!


Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten

▪ Unser weltweites Umfeld▪ Handlungsbedarf▪ Exkurs: Führung

▪ Veränderung gestalten▪ Arbeitswerkzeug▪ Arbeitsorganisation▪ Führungskultur unmittelbar


Veränderung gestalten

„Wer will, findet Wege.Wer nicht will, findet Gründe.“

Willy Meurer (* 1934)

Heute Zukunft

DauerhaftNachhaltig

„Pflegebedürftig“Disziplin-abhängig

Un

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Macht derGewohnheit

Veränderung gestalten

Veränderungen kosten Kraft(und verursachen Stress)

„Culture eats strategy for breakfast“Peter Drucker

Kriterien von Veränderungen

Führungskultur verändernKulturwandel gestalten

… aber unter Nutzung des „Systems Büro“ geht es wesentlich einfacher und schneller.

„System Büro“

Kulturwandel gestaltengilt als schwierig.

Übliche Veränderungsprozesse dauern und sind „ergebnisoffen“.

Sich selbst zu ändernist besonders schwierig, …


ArbeitswerkzeugVeränderung gestalten


Gut strukturierbare Prozesse Buchhaltung, Vertriebsabwicklung, … Kaum strukturierbare Prozesse

Kommunikation, Zusammenarbeit, …

Arbeitswerkzeug: Computer, Software, Internet

Dieser Bereich wird üblicherweise fast komplett an die IT-Abteilung oder an externe Dienstleister delegiert. Das ist zum einen historisch gewachsen, zum anderen gilt die IT als technisch komplex/kompliziert.

▪ Entwicklung, Pflege, Implementation von Anwendungen

▪ Funktionsfähigkeit der IT-Systeme

▪ Datensicherheit

▪ Effizienz in Kommunikationund Zusammenarbeit

▪ Schnelle Abläufe▪ Unterstützung zeitgemäßer

Arbeitsorganisation

Führungskultur 4.0


Aufwand für E-Mails durchschnittlich

20-25 % der ArbeitszeitHaufe: „Lesen Sie noch E-Mails,

oder arbeiten Sie schon?“

Einzelgängertum„Abkapselung“

Einfluss des Arbeitswerkzeugs auf Kommunikation und Zusammenarbeit

Absicherungsdenken (Cc:)Schriftliche Rechtfertigung

Interne E-Mails statt Telefon und persönlichen Gesprächs / Zusammenarbeit per E-Mail

LangsamereAbläufe

Mehr Meeting Zeit

20001981 2018Markteinführung

des IBM-PC

Gespräche persönlich oder per Telefon

Sekretariat Fax

PC & Internetzunehmend flächendeckend

Beginn der intensivenE-Mail Kommunikation

5 Mails / Tag / Nutzer

E-Mail Flut: 50 Mails / Tag / Nutzerdavon 30-70 % intern

DAS ArbeitswerkzeugPC-basierte Bürosoftware

DAS ArbeitswerkzeugPC-basierte Bürosoftware

Zeitverlust/Zeitverschwendung


PC-basierteBürosoftware

Datenbank-basierteBürosoftware

▪ Individual-PC mit seiner Software und lokalemSpeicher im Mittelpunkt

▪ E-Mail als zentrales Kommunikationsmedium▪ Diverse weitere „Single-User-Apps“ / Medienbrüche▪ Komplexe Server- & Share-Lösungen▪ …



Kommunikation & Informationsverarbeitung

in Echtzeit

Datenzugriff von überallper Browser oder Mobile App

Gemeinsame Informationsplattform=> => => =>

Share-Lösung & Intranet überflüssigKein „Informationsversand“

Nur 1 x DatenpflegeImmer aktuell

Transparenz

Interne E-Mails überflüssig durch Business Chat

MeetingManager → effiziente kürzere Meetings

Selbstorganisation, Aufgaben im Team bis zu Projekt Management

Kinderleichte Bedienung / Kein Download notwendig

EINE Gesamtanwendung fürALLE Funktionen / integriert

Bessere Zusammenarbeit + Effiziente Kommunikation + Zeitgewinn + Schnellere Abläufe

Organisation/Marketingaller Kontakte & Kunden

Verwaltung von Ressourcen (Kfz, Räume, Geräte, …)

Zentrale Organisation und Sicherung der Daten

Weniger Hierarchie + Unterstützung/Förderung zeitgemäßer Arbeitsorganisation

Zentrale Wissensbank Vertragsmanagement


Wenn Sie eine Datenbank-basierte Bürosoftware einsetzen, verändern Sie auch die Führungskultur

z. B. bezogen auf

▪ Zeitgewinn

▪ Zusammenarbeit

▪ Weniger Hierarchie

▪ Effiziente Kommunikation

▪ Unterstützung & Förderung

zeitgemäßer Arbeitsorganisation


ArbeitsorganisationVeränderung gestalten


Persönliche Arbeitsorganisation➔ ermöglichen, fördern

▪ persönliche Arbeitseinteilung (selbstbestimmt, vorgangsorientiert)

▪ Eigenes Zeitmanagement▪ Vertrauensvereinbarungen▪ …

Extremes Fallbeispiel / Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH) in schwieriger wirtschaftlicher Lage

bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklimainnerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100ISO 9000 zertifiziert, QS-Handbuch völlig überdimensioniert

QS-Leiter: hohe technische Kompetenz / graue Eminenz u. a mit Hilfe des QS-Handbuchs als Machtinstrument

Maßnahmen nach drei Wochen (= Bewusstes Chaos): Erweitertes Führungskräftemeeting“ mit ca. 30 Mitarbeitern

„Alle Anwesenden berichten ab sofort ausschließlich direkt an michAlle bisherigen Regeln sind aufgehoben – auch das QS-Handbuch

Jede(r) macht, was er für richtig hält und einigt sich ggfs. mit den KollegenEs gilt das Motto:

Der gesunde Menschenverstand ist der wichtigste Teil der Intelligenz.“

Arbeitsorganisation

Aufgaben / Inhalte➔ Veränderungen sinnvoll ?

Richtlinien / Regeln / Vereinbarungen➔ Überprüfen, ob noch passend, zeitgemäß, etc.

Arbeitsplatz Arbeitswerkzeug

Extremes Fallbeispiel / Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH) in schwieriger wirtschaftlicher Lage

bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklimainnerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100ISO 9000 zertifiziert, QS-Handbuch völlig überdimensioniert

QS-Leiter: hohe technische Kompetenz / graue Eminenz u. a mit Hilfe des QS-Handbuchs als Machtinstrument

Maßnahmen nach drei Wochen (= Bewusstes Chaos): Erweitertes Führungskräftemeeting“ mit ca. 30 Mitarbeitern

„Alle Mitarbeiter berichten ab sofort ausschließlich direkt an michAlle bisherigen Regeln sind aufgehoben – auch das QS-Handbuch

Jede(r) macht, was er für richtig hält und einigt sich ggfs. mit den KollegenIm Zweifelsfalle gilt:

Der gesunde Menschenverstand ist der wichtigste Teil der Intelligenz.“


Flexible Arbeitsstrukturen➔ einführen (?), unterstützen, begleiten

▪ Mobiles Arbeiten vs. Büro ▪ Homeoffice▪ Projektarbeit (auch virtuell)▪ Teamarbeit▪ Jobsharing▪ Mitarbeit Externer▪ Agile Strukturen▪ …

Arbeitsorganisation

Aufgaben / Inhalte➔ Veränderungen sinnvoll ?

Strukturen / Abläufe / Schnittstellen➔ Ständige Optimierung

Arbeitsplatz Arbeitswerkzeug

Richtlinien / Regeln / Vereinbarungen➔ Überprüfen, ob noch passend, zeitgemäß, etc.


Persönliche Arbeitsorganisation➔ ermöglichen, fördern

▪ persönliche Arbeitseinteilung (selbstbestimmt, vorgangsorientiert)

▪ Eigenes Zeitmanagement▪ Vertrauensvereinbarungen▪ …


Je nachdem, wie Sie die Arbeitsorganisation ändern, verändern Sie auch die Führungskultur

z. B. bezogen auf

▪ Eigenverantwortung

▪ Selbstorganisation

▪ Motivation

▪ Flexibilität

▪ Leistung

▪ …


Führungskultur unmittelbarVeränderung gestalten

„Wer eine helfende Hand sucht, findet sie immer am unteren

Ende seiner Arme.“Reinhard K. Sprenger

Physische Merkmale der Führung

▪ „Visuelle“ Statussymbole, z. B. Firmenfahrzeug, separater Parkplatz, Titel, besonderer Bereich in der Cafeteria/Kantine

▪ Kleidung / Outfit / usw.

Führungskultur

▪ Ort des Führungskräfte-ArbeitsplatzesOffene Bürolandschaft / Nähe zu den Mitarbeitern / separate Führungsetage / usw.

▪ Ausstattung des Führungskräfte-Arbeitsplatzes: Wie alle Mitarbeiter / Abgetrenntes Büro: Bürogröße & -einrichtung, Vorzimmer /„Prinzip der offenen Tür“ / usw.

Daumenregel:

Je mehr physische Merkmaleder Führung für die Mitarbeiter

erkennbar sind,desto hierarchischer ist meistens

die Führungskultur.

1

VorbildhandelnFührungskultur

Handle selbst, wie Du es von anderen erwartest!

Sonst nennt man es Dressur.

▪ Pünktlichkeit▪ Ordnung▪ Höflichkeit▪ Zuverlässigkeit▪ Direktheit/Offenheit▪ Diskretion▪ …

Weitere persönliche Tugenden

2

Fehlerkulturist ein wichtiger Teil der Führungskultur

und trägt wesentlich zum Erfolgdes Unternehmens bei.

Führungskultur

Die Beschäftigung mit Fehlerkultur kannüberwiegend sachlich-rational erfolgen.

Umgang mit

▪ Fehlern selbst▪ dem Risiko, dass Fehler

auftreten ▪ den Folgen eingetretener

Fehler

Unter Fehlerkultur verstehtman den

Warum ist die Fehlerkultur besonders geeignet, die Führungskultur zu verändern?

3

Fehlerkulturist ein wichtiger Teil der Führungskultur

und trägt wesentlich zum Erfolgdes Unternehmens bei.

Führungskultur

„Fehler darf man nicht machen!“Umgang mit

▪ Fehlern selbst▪ dem Risiko, dass Fehler

auftreten ▪ den Folgen eingetretener

Fehler

Unter Fehlerkultur verstehtman den

Die Beschäftigung mit Fehlerkultur kannüberwiegend sachlich-rational erfolgen.

3

Fehlerkultur ist ein mächtiges Werkzeug,um die Führungskultur zu verändern.


Prozessoptimierung, Klare Regeln, strenge

Disziplin, ständige Fehlerursachen-

Analyse, usw.

Das Gegenteil des oben Gesagten, bürokratisches,

kompliziertes oder realitätsfremdes Regelwerk, usw.

Akzeptanz von Fehlern bis hin zu Risikokultur, Offenheit gegenüber

Querdenkern, kreativen Lösungsansätzen

Wertschätzung des Erkenntnis-Potentials

gemachter Fehler, usw.

Konformitätsdenken, Gruppendruck, „Jasagertum“,

vorzeitiger Perfektionismus, usw.

Offenes Feedback, wohlwollende Kritik

und deren selbstbewusste, selbstkritische

Akzeptanz durch die Betroffenen

Stigmatisierung von Fehlern, Angst vor

Fehlern und vor dem Scheitern, Auslachen, Spott, Ausgrenzung

oder andere Nachteile

In-Kauf-Nehmen größerer Fehlerrisiken,

gemachte Fehler, Beinahe-Fehler / Beinahe-Unfälle

Keine Fehlerkeine Beinahe-Fehler/

Beinahe-Unfälle, immer risikobewusstes

Handeln

Pro

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Feh

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Vertuschen, Verschweigen, Abstreiten, Nicht-zugeben-Wollen von Fehlern

Keine Fehler Fehler zulässig

FehlerlosigkeitExtremrisiken

FehlervermeidungProduktion, Logistik,

Service, Dienstleistung, Personalwesen, usw.

FehlerfreundlichkeitInnovation, Startups

Agile Organisation, usw.

FehleroffenheitAus- und Weiterbildung

Kalkuliert ErwünschtTeuer, schädlich Feh

lers

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Niemals!

TransparenzFührungskultur

Richtiges Handeln

Offenheit – Ehrlichkeit – Verlässlichkeit

Glaubwürdigkeit & Respekt

Zusammenarbeit

Motivation

Vertrauen

Transparenz

Gute Führung

Richtiges Handeln

Zusammenarbeit

Motivation

Vertrauen

4

Führungskultur

4

Fallbeispiel Fortsetzung

Transparenz

Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH)in schwieriger wirtschaftlicher Lage

bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklima innerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100

Transparenz-Maßnahmen der ersten Wochen

▪ „Prinzip der offenen Tür“

▪ Monatliche Mitarbeiterinformation (ca. 15-20 min.) über alles Wichtige im Unternehmen

▪ Gratis Kaffee-Ecke mit Stehtischen(Abschaffen der zahlreichen dezentralen Kaffeemaschinen)

▪ Tagesaktueller detaillierter Aushang von Auftragseingang und Umsatz

Betroffene zu Beteiligten machenFührungskultur

Wer möchte, dass jemand etwas akzeptiertoder sogar gut findet,

sollte ihn so früh wie möglich einbinden.

Denn wer an der Problemdiskussion und Lösungssuche beteiligt war,

wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch hinter dem gefundenen Ergebnis stehen.

ERFOLG=

Güte der Entscheidung

XMotivation der Mitarbeiter

X

5

Nutzen Sie die Tatsache, dass das Büroein System ist, und verändern Sie die

Führungskultur!

Zusammenfassung

Statt Individual-PC: eine integrierteDatenbank-basierte Bürosoftware

Der zukünftigen Führungskultur angepasste Arbeitsorganisation

…

✓

✓

Nutzen Sie die Tatsache, dass das Büroein System ist, und verändern Sie die

Führungskultur!

Zusammenfassung

✓ Abbau physischer Führungsmerkmale

✓ Vorbildhandeln

✓ Produktive Fehlerkultur

✓ Transparenz / Glaubwürdigkeit & Respekt

✓ Betroffene zu Beteiligten machen

Der beste Weg zu einerneuen Führungskultur ist,

das System Büro zu ändern,dessen Teil Sie sind!

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