Projekt

Zarządzenie Nr R-31/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie

z dnia 31 maja 2007 r.

w sprawie zasad rachunkowości na Politechnice Lubelskiej

Na podstawie art. 4 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. Nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.) z a r z ą d z a m, co następuje:

§ 1.

Wprowadzam zasady rachunkowości na Politechnice Lubelskiej zwane dalej „zasadami”.

§ 2.

Zasady, o których mowa w § 1, stanowią załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o zasadach finansowania nauki z dnia 8 października 2004 r. (Dz. U. Nr 238, poz. 2390, z późn. zm.), Krajowe lub Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, właściwe przepisy podatkowe oraz wewnętrzne zarządzenia Rektora.

§ 4.

Traci moc Zarządzenie Nr R-24/2006 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 22 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości w Politechnice Lubelskiej.

§ 5.

Bieżący nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Kwestorowi Politechniki Lubelskiej.

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2007 r.

R e k t o r

dr hab. inż. Józef Kuczmaszewski, prof. PL

1

Załącznik do Zarządzenia Nr R-31/2007

Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 31 maja 2007 r.

ZASADY RACHUNKOWOŚCI na Politechnice Lubelskiej

2

3

Spis treści WPROWADZENIE 5 I. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH 7 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 7 2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych 7 3. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 7 4. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 8 5. Metody inwentaryzowania składników majątkowych 10 II. OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO 13 1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów 13 2. Wycena środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 15 3. Umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 15 4. Wycena pozostałych aktywów i pasywów 16 5. Wycena materiałów i towarów 16 6. Należności i udzielone pożyczki 16 7. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania 17 8. Środki pieniężne w kasie 18 9. Wycena aktywów i pasywów wyrażanych w walutach obcych 18 10. Rozliczanie kosztów zagranicznej podróży służbowej 19 11. Rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów 19 12. Kapitały, fundusze 20 13. Ustalenie wyniku finansowego 21 14. Sprawozdania finansowe 21 III. SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH 22 1. Zakładowy Plan Kont 22 2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych 22 3. Programowe zasady ochrony danych 23 4. Opis algorytmów i parametrów 23 IV. ZASADY ROZLICZANIA KOSZTÓW I PRZYCHODÓW 24 1. Ogólne zasady rozliczania kosztów i przychodów 24 2. Zasady rozliczania kosztów 25 3. Zasady rozliczania przychodów 27

4

V. ZASADY ROZLICZANIA FUNDUSZY STRUKTURALNYCH I PROGRAMÓW RAMOWYCH 28 1. Fundusze strukturalne 28 2. Programy Ramowe 29

VI. SYSTEM OCHRONY DANYCH W POLITECHNICE LUBELSKIEJ 30

1. Zasady i sposoby zarządzania systemem informatycznym w zakresie ochrony danych 30 2. Ochrona i przechowywanie dokumentów księgowych 31

5

Wprowadzenie

Politechnika Lubelska, zwana dalej „Politechniką” (Uczelnią), jest publiczną szkołą wyższą utworzoną na podstawie uchwały Nr 341 Rady Ministrów z dnia 13 maja 1953 r. jako Wieczorowa Szkoła Inżynierska, przekształconą Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 kwietnia 1965 r. w Wyższą Szkołę Inżynierską, a następnie przekształconą Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 1977 r. w Politechnikę Lubelską (Dz. U. Nr 28, poz. 120), działającą na podstawie Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, innych przepisów dotyczących szkół wyższych, postanowień Statutu oraz aktów normatywnych wewnętrznych, wydanych przez organy Politechniki.

Podstawowym aktem prawnym normującym zasady rachunkowości w Politechnice Lubelskiej jest obowiązująca Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

Uczelnia sporządza sprawozdanie finansowe wymagane ustawą (art. 45) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, ze szczegółowością określoną w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Prowadząc księgi rachunkowe Uczelnia uwzględnia specyficzne warunki działalności szkół wyższych określone przepisami zawartymi w Ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 64, poz. 1365, z późn. zm.) oraz Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796).

Działalność Uczelni finansowana jest z: dotacji z budżetu państwa na zadania określone ustawowo, przychodów własnych, przychodów z tytułu darowizn, środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

Uczelnia prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo-finansowego uchwalonego przez Senat.

Uczelnia tworzy fundusze: − Fundusz zasadniczy, − Fundusz Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, − Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, − Inne fundusze, których utworzenie przewidują odrębne przepisy.

Uczelnia może tworzyć również: − Własny Fundusz Stypendialny, − Uczelniany Fundusz Nagród.

Uczelnia stosuje w pełni nadrzędne zasady rachunkowości określone ustawą o rachunkowości (art. 4-8): rzetelnego obrazu, przewagi treści nad formą, ciągłości, kontynuacji, memoriału, współmierności przychodów i kosztów, ostrożności, indywidualnej wyceny i zasadę istotności, a także przepisy dotyczące

6

ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacji oraz wyceny aktywów i pasywów.

Uczelnia jako państwowa osoba prawna zaliczana jest do sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialnym za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest Rektor jako kierownik Uczelni.

Sprawozdanie finansowe Politechniki Lubelskiej sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Rektor zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe podpisuje Rektor i Kwestor. Roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Biegły rewident wybierany jest w drodze wyboru najkorzystniejszej oferty

w trybie zatwierdzanym przez Senat. Roczne sprawozdanie finansowe, po zbadaniu przez biegłego rewidenta

podlega zatwierdzeniu przez Senat Uczelni, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Podział i pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania przez Senat.

Zatwierdzone przez Senat Politechniki Lubelskiej sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta i uchwałą Senatu podlega ogłoszeniu w Monitorze Polskim „B”.

Zasady rachunkowości mają na celu przedstawienie obowiązujących na Politechnice Lubelskiej: 1. ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych; 2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

a) Zakładowego Planu Kont, b) wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na kompute-

rowych nośnikach danych, c) opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego),

4. zasad rozliczania kosztów i przychodów; 5. zasad rozliczania funduszy strukturalnych i programów unijnych; 6. systemu służącego ochronie danych (w tym dowodów księgowych, ksiąg

rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów).

7

I. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Na Politechnice Lubelskiej obowiązują następujące ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:

1) Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. 2) Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu licencjonowanego

oprogramowania komputerowego. 3) Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego. 4) Księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z ustawą o rachunkowości

w sposób bieżący, rzetelny, bezbłędny i sprawdzalny. 5) Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. 6) Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne

wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Politechniki Lubelskiej prowadzone są w siedzibie Uczelni w Lublinie ul. Bernardyńska 13. 3. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów

sprawozdawczych 1) Okresem obrachunkowym dla Politechniki Lubelskiej jest rok kalendarzowy. 2) Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, który jest

dniem bilansowym. 3) Ustala się następujące okresy sprawozdawcze:

a) Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego. Sprawozdanie finansowe obejmuje: − bilans, − rachunek zysków i strat, − rachunek przepływów pieniężnych, − dodatkowe informacje i objaśnienia, − deklaracje podatku dochodowego od osób prawnych CIT-8, − zestawienie zmian w kapitale własnym.

b) Uczelnia sporządza sprawozdania o przychodach, kosztach i wyniku finansowym: − F-01/s – rocznie, − dla GUS – w terminach określonych przepisami, − dla własnych potrzeb – co kwartał.

8

4. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

1) Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera w zintegrowanym systemie kadrowo-płacowym i finansowo-księgowym HMS/efka firmy KALA SOFT z Poznania. Ewidencja materiałowa prowadzona jest w programie HMS/geem; ewidencja środków trwałych w programie HMS/este.

2) Program komputerowy stosowany w Politechnice Lubelskiej zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość, odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

3) Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia następujące zasady: a) zasadę podwójnego księgowania, b) systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach

księgi głównej, c) odnośnie do zapisów w dzienniku: zapewnienie chronologicznego ujęcia

zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

4) Szczegóły dotyczące systemu przetwarzania danych, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, zasady przechowywania i archiwizowania zawarte są w dokumentacji użytkownika, która również określa wersję oprogramowania.

5) Księgi rachunkowe na Politechnice Lubelskiej obejmują: a) Dziennik – urządzenie ewidencyjne dokonanych zapisów operacji

gospodarczych w ujęciu chronologicznym równolegle do zapisów na kontach księgi głównej. Numeracja zapisu jest ciągła, zapewnia powiązanie z numerem indentyfikacyjnym dowodu księgowego. Numeracja jest dwuczłonowa. Pierwszy człon to numer miesiąca, a drugi człon to kolejny w danym miesiącu numer pozycji zapisu w dzienniku. Dziennik zawiera następujące dane: − nazwę użytkownika, − nazwę zbioru, − numer strony, − datę wydruku, − numer grupy rodzajowej dokumentu, − numer pozycji kolejnej w obrębie dokumentów, − datę wprowadzenia, − numer konta analitycznego, − kwotę, − treść, − numer identyfikatora dla kont rozrachunkowych, − numer zespołu „4”.

9

Dziennik główny składa się z dzienników tworzonych według ustalonych numerów dla: − kasy, banku, − płac, − zaliczek, − rozrachunków, − materiałów, − środków trwałych i innych memoriałów.

b) Księgę główną – ewidencja według zasad podwójnego zapisu w porządku systematycznym w kolejności chronologicznej powiązane z dziennikiem. Wykaz kont księgi głównej można uzyskać w module HMS/efka KALA SOFT Poznań. Wydruk zawiera: − salda z bilansu otwarcia, − obroty miesiąca, − obroty narastająco od początku roku, − salda wynikowe na koniec okresu.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla: − środków trwałych, − wartości niematerialnych i prawnych, − środków trwałych w budowie, − inwestycji, − zapasów, − rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, − rozrachunków publicznoprawnych, − rozrachunków z pracownikami, − pozostałych rozrachunków, − operacji sprzedaży, − kosztów, − odpisów amortyzacyjnych, − ewidencji szczegółowej dla potrzeb VAT, − innych istotnych dla jednostki składników aktywów i pasywów.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i pomocniczej to urządzenie stanowiące zestawienie sald sporządzone na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienia obrotów i sald zawierają: − symbole i nazwy kont, − salda kont na dzień otwarcia, obroty za okres sprawozdawczy

i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego.

10

5. Metody inwentaryzowania składników majątkowych

1) Na Uczelni inwentaryzacja może być przeprowadzona metodą: a) pełnej inwentaryzacji okresowej-ciągłej (inwentaryzacja systematyczna), b) pełnej inwentaryzacji okresowej (inwentaryzacja doraźna), c) wyrywkowej inwentaryzacji okresowej, d) uproszczoną.

2) Inwentaryzację poszczególnymi metodami, w zależności od rodzajów inwentaryzowanych składników, przeprowadza się w drodze: b) spisu z natury, c) potwierdzenia sald z kontrahentami, d) weryfikacji prawidłowości stanu rzeczywistego wynikającego z ewidencji

księgowej tych składników, przez porównanie go z odpowiednimi dowodami.

3) Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na przeprowadzeniu zliczenia i zapisania ilości rzeczowych składników majątku oraz ustalenia drogą oględzin ich jakości. Przedmiotem inwentaryzacji tą drogą są: − gotówka w kasie, − depozyty w kasie (gotówka, papiery wartościowe, inne depozyty rzeczowe), − środki trwałe w eksploatacji, − wartości niematerialne i prawne, − środki trwałe dzierżawione i obce, − materiały oraz towary w magazynach, − inne rzeczowe składniki majątku.

4) Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnych informacji o stanie środków, kredytów i rozrachunków widniejących w ich księgach rachunkowych. W ten sposób są inwentaryzowane stany następujących aktywów i pasywów: − aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych

lub przechowywanych przez inne jednostki (w tym środków pieniężnych, udziałów),

− kredytów bankowych, − należności, − zobowiązań, − udzielonych i otrzymanych pożyczek, − powierzonych innym jednostkom własnych składników majątku. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda: − rozrachunki z osobami fizycznymi oraz podmiotami gospodarczymi

nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, − rozrachunki objęte powództwem sądowym lub postępowaniem

egzekucyjnym,

11

− należności i zobowiązania wobec pracowników, − rozrachunki z tytułów publicznoprawnych.

5) Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na ustaleniu prawidłowego i realnego stanu ewidencyjnego sald aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury lub uzgodnieniu. Dokonuje się jej poprzez porównanie sald aktywów lub pasywów z właściwymi dokumentami i realiami istniejącymi na określony dzień. Tym rodzajem inwentaryzacji obejmuje się: − środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, − grunty, − inne nieruchomości, − środki trwałe w budowie oraz inwestycje w obcych środkach trwałych, − środki trwałe wydzierżawione, − dostawy w drodze, − należności sporne i wątpliwe, − rozliczenia międzyokresowe kosztów, − kapitały, − rezerwy, − zobowiązania z tytułu dostaw niefakturowanych, − rozrachunki publicznoprawne, − zobowiązania wobec pracowników, − fundusze specjalne, − roszczenia z tytułu niedoborów i szkód, − inne składniki aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu

z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

6) Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w sposób następujący: a) nadwyżki przypisuje się na stan jednostki organizacyjnej, w której zostały

ujawnione; b) niedobory niezawinione podlegają odpisaniu w koszty operacyjne, są to:

− wielkości uznane za ubytki naturalne, − drobne różnice z błędów pomiarowych.

Różnice mogą być także odniesione w ciężar strat nadzwyczajnych, które są skutkami zdarzeń losowych, na konto roszczeń instytucji ubezpieczeniowych oraz na konto osoby odpowiedzialnej materialnie. Osobę odpowiedzialną materialnie obciąża się według aktualnych cen rynkowych uwzględniając stopień zużycia. Protokół weryfikacji różnic opiniowany jest przez Kwestora oraz zatwierdzany przez Kanclerza.

7) Terminy inwentaryzowania składników majątkowych a) Terminy inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych wynikają

z harmonogramu prac inwentaryzacyjnych opracowanego na podstawie

12

wieloletnich i rocznych planów inwentaryzacji, zatwierdzanych przez Rektora.

b) W procesie inwentaryzacji okresowej (ciągłej), w ramach ustalonego cyklu, poszczególne składniki majątkowe muszą być inwentaryzowane z następującą częstotliwością: − środki trwałe wg Klasyfikacji Środków Trwałych – nie rzadziej niż co 3

lata; − środki trwałe o niskiej wartości – nie rzadziej niż co 3 lata; − materiały, metale szlachetne i środki trwałe o niskiej wartości

na składzie, towary i opakowania, wyroby gotowe – 1 raz w roku, w kwartale kończącym rok sprawozdawczy;

− środki pieniężne w kasie, znaczki wartościowe oraz druki ścisłego zarachowania – 1 raz w roku, na dzień 31 grudnia.

c) Gotówka w kasie winna być dodatkowo inwentaryzowana: − przy zmianie kasjera, − w dowolnym czasie według decyzji kierownika działu finansowego,

co najmniej raz w miesiącu, − w sytuacjach losowych.

d) Pełną inwentaryzację okresową (doraźną) należy przeprowadzać na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, a także na dzień, w którym na skutek wypadków losowych lub innych (kradzież, pożar itp.) część składników majątkowych została zniszczona, uszkodzona lub przywłasz-czona.

e) Inwentaryzację mienia pozostawionego przez pracownika na skutek trwającej ponad 35 dni nieobecności w pracy (np. na skutek choroby, aresztowania itp.) lub w razie śmierci pracownika, zarządza Rektor.

13

II. OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO

1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów

Zasady ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: 1) Do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym

okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostek organizacyjnych Politechniki lub do oddania w używanie na podstawie najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

2) Składniki majątkowe, których cena nabycia lub koszt wytworzenia wynosi od 1.500 zł do 3.500 zł i okres użytkowania wynosi co najmniej 1 rok, zalicza się do środków trwałych o niskiej wartości.

3) Składników majątkowych o wartości od 100 zł do 1.500 zł i ze względu na przewidywany okres użytkowania równy lub krótszy niż 1 rok, nie zalicza się do środków trwałych a do kosztów materiałów.

4) Każdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT).

5) Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: a) autorskie prawa majątkowe, koncesje, b) prawa do wynalazków i patentów, c) nabyte na potrzeby jednostek organizacyjnych Uczelni licencje

do programów komputerowych o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością.

6) Za wartość początkową środka trwałego przyjmuje się: a) Cenę nabycia – w przypadku nabycia w drodze kupna – jest to rzeczywista

cena zakupu obejmująca: − kwotę należną sprzedającemu; − wszelkie koszty odsetek od zobowiązań rozłożonych na raty, jeżeli

zostały naliczone do dnia przyjęcia środka trwałego do używania; − opłaty notarialne, skarbowe, sądowe i inne naliczone w związku

z nabyciem środka trwałego do dnia przekazania do użytkowania, − koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka

trwałego do używania, w szczególności: koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, a także remontu wykonanego przed oddaniem środka trwałego do użytkowania;

− w przypadku importu – cło i podatek akcyzowy; − ewentualnie inne opłaty, upusty i rabaty.

b) Koszt wytworzenia – w przypadku wytworzenia we własnym zakresie, za który uważa się koszty pozostające w bezpośrednim związku

14

z wykonaniem (montażem, ulepszeniem) środka trwałego oraz koszty dostosowania budowlanego (montowanego, ulepszanego) środka trwałego do użytkowania, mogą to być m.in.: − wartość zużytych składników rzeczowych i usług obcych, − koszty wynagrodzeń za pracę wraz z narzutami na rzecz pracowników

i innych osób zatrudnionych przy budowie, − inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytwarzanych składników

majątkowych. Do kosztów wytworzenia nie zalicza się kosztów ogólnych Uczelni. W przypadku trudności w ustaleniu kosztu wytworzenia środka trwałego jego wartość początkową ustala biegły rzeczoznawca z uwzględnieniem cen rynkowych z dnia przekazania składnika do użytkowania.

c) Wartość rynkową – w przypadku nabycia środka trwałego w drodze darowizny lub w inny nieodpłatny sposób, za którą przyjmuje się wartość z dnia nabycia określoną na podstawie przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości w obrocie składnikami majątkowymi tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości. Jeżeli środki trwałe nabyte tą drogą wymagają montażu, to ich wartość powiększa się o wydatki poniesione na montaż. Wartość początkową środków trwałych podwyższa się, jeżeli uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, o sumę wydatków na ich ulepszenie.

7) Podstawowym narzędziem ewidencyjnym środków trwałych jest „Księga inwentarzowa środków trwałych” prowadzona w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Uczelni z podziałem na grupy i rodzaje środków trwałych. Ewidencja środków trwałych o wartości początkowej od 1.500 zł do 3.500 zł prowadzona jest w księgach inwentarzowych z oznaczeniem „Księga inwentarzowa środków trwałych o niskiej wartości”. Środki trwałe tej grupy amortyzowane są jednorazowo w momencie ich oddania do użytkowania. Dla składników majątkowych o wartości od 100 zł do 1.500 zł prowadzi się ewidencję pozabilansową w formie ksiąg inwentarzowych. „Księga inwentarzowa środków trwałych” obejmuje m.in. następujące pozycje: − numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer fabryczny

dla przedmiotów, które ten numer posiadają; − nazwę i charakterystykę środka trwałego umożliwiającą jego identyfikację; − wartość początkową i jej zmiany; − określenie rodzaju przychodu, datę i źródło nabycia lub wytworzenia,

numery i symbole dowodów, na podstawie których wpisano obiekt do książki;

− określenie rodzaju rozchodu oraz datę operacji;

15

− osoby materialnie odpowiedzialne i jednostki organizacyjne, w których znajdują się środki trwałe.

Jednostki organizacyjne Uczelni prowadzą ewidencję wartości niematerialnych i prawnych w księgach inwentarzowych według zasad określonych dla środków trwałych. Kwestura prowadzi ilościowo-wartościową ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni systemem ewidencji komputerowej.

2. Wycena środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

1) Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się metodami określonymi w punkcie 3.

2) Aparatura naukowo-badawcza zaliczana do środków trwałych obciąża w miesiącu zakupu koszty badań naukowych prowadzonych w ramach działalności statutowej, projektów badawczych, projektów celowych, uczestnictwa w międzynarodowych programach badawczych, jeżeli aparatura ta jest niezbędna do wykonywania zadań związanych z prowadzonymi badaniami i została ujęta w planie zadaniowym.

3) Aparatura naukowo-badawcza zakupiona do realizacji określonej pracy badawczej, jeżeli nie stanowi własności Uczelni, obciąża jednorazowo według ceny nabycia koszty pracy i do zakończenia pracy podlega ewidencji wartościowej na koncie pozabilansowym jako środek obcy. Dodatkowo podlega odrębnej ewidencji ilościowo-wartościowej w jednostce organizacyjnej Uczelni realizującej pracę badawczą. Po zakończeniu pracy niezużyta aparatura staje się własnością Uczelni i przyjmowana jest w cenie nabycia na stan środków trwałych jako całkowicie umorzona. Oznacza to, że w księgach rachunkowych Uczelni wartość przyjętych w ten sposób środków trwałych będzie równa wartości umorzenia.

4) Grunty otrzymane nieodpłatnie wycenia się w wartości rynkowej lub wartości godziwej. Wartość gruntów zakupionych stanowi cena nabycia.

3. Umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych

i prawnych 1) W Uczelni środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne z wyjątkiem

budynków i lokali podlegają amortyzacji na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Budynki i lokale są tylko umarzane.

2) Wartość początkową środków trwałych – z wyjątkiem gruntów – zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane w celu uwzględnienia

16

utraty ich wartości na skutek używania lub upływu czasu – art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

3) Odpisów amortyzacyjnych od składników majątkowych, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest wyższa od kwoty 3.500 zł dokonuje się metodą liniową zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

4) Odpisów dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały lub wartości niematerialne i prawne wprowadzono do ewidencji, przy czym wysokość odpisów ustala się na początku na cały okres ich dokonywania.

5) Zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową składników majątkowych lub postawienia ich w stan likwidacji, sprzedaży albo stwierdzenia niedoboru.

4. Wycena pozostałych aktywów i pasywów

1) Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Ponadto wartość środków trwałych w budowie zwiększają ujemne różnice kursowe oraz odsetki od kredytów za okres budowy środka trwałego.

2) Udziały w innych jednostkach wycenia się według ceny nabycia.

5. Wycena materiałów i towarów

Wycena materiałów i towarów prowadzona jest w ciągu roku w oparciu o cenę zakupu, zaś koszty zakupu zaliczane są w całości do kosztów okresu sprawozdawczego. Przyjmuje się zasadę, że towary i materiały bezpośrednio zakupione objęte są ewidencją magazynową ilościowo-wartościową, a przy wydaniu rozchód wycenia się w cenie zakupu według zasady FIFO „pierwsze weszło pierwsze wyszło”. Wyroby gotowe (skrypty) wycenia się według kalkulacji wystawionej przez Wydawnictwo Politechniki Lubelskiej. Rozchód wyrobów odbywa się po koszcie wytworzenia. 6. Należności i udzielone pożyczki

1) Należności i udzielone pożyczki na dzień powstania wycenia się w wartości nominalnej. Na dzień bilansowy należności i udzielone pożyczki wycenia się w kwotach wymaganej zapłaty z zachowaniem ostrożnej wyceny. Wartość należności podlega aktualizacji (ewidencja na odrębnym koncie) z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty na zasadzie dokonania odpisów aktualizacyjnych zaliczanych do pozostałych kosztów operacyjnych w przypadkach:

17

a) posiadania należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości do wysokości nieobjętych gwarancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonych likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

b) posiadania należności od dłużników, co do których oddalony został wniosek o ogłoszenie upadłości, a majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości należności;

c) dysponowania należnościami kwestionowanymi przez dłużników lub gdy dłużnicy zalegają z ich zapłatą, natomiast ocena sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika wskazuje, że ściągnięcie należności w kwocie umownej nie jest możliwe – do wysokości nie pokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem spłaty należności,

d) posiadania należności stanowiących równowartość kwot je podwyższa-jących, w stosunku do których dokonano uprzednio odpisów aktualizu-jących w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

e) posiadania należności przeterminowanych i nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności, w wysokości wiarygodnie oszacowanych kwot odpisów na nieściągalne należności.

2) Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych w zależności od rodzaju należności, której aktualizacja dotyczy. W przypadku ustania przyczyny powodującej dokonane uprzednio odpisy aktualizujące (zapłata, umorzenie należności, odpisanie należności przedawnionych i nieściągalnych) ulegają zwiększeniu jako pozostałe przychody operacyjne lub przychody finansowe, korygując uprzednio powstałe odpisy aktualizujące. Dla potrzeb prezentacji w bilansie wartość należną wycenioną w kwotach wymagających zapłaty pomniejsza się o dokonane odpisy aktualizujące. Na koniec każdego roku obrotowego obowiązkowo są dokonywane odpisy aktualizacyjne.

7. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

Zobowiązania wyceniane są na Uczelni w kwocie wymagającej zapłaty. Zobowiązania wyrażone w walutach obcych księguje się zgodnie z opisem wyceny aktywów i pasywów walut obcych.

Przyjmuje się zasadę odrębnego ewidencjonowania różnic kursowych dotyczących zobowiązań w walutach obcych, ponieważ różnice kursowe ujemne zwiększają koszty zakupionych aktywów, zaś różnice kursowe dodatnie zmniejszają.

Politechnika Lubelska nie tworzy rezerw na: − odroczony podatek dochodowy od osób prawnych – zwolniona ustawowo; − świadczenia emerytalne i podobne. Wypracowany zysk na Uczelni przeznaczony jest na działalność statutową.

18

8. Środki pieniężne w kasie

Środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym wycenia się według wartości nominalnej. 9. Wycena aktywów i pasywów wyrażanych w walutach obcych

1) Wycena operacji wyrażonych w walutach obcych w ciągu roku obrotowego. a) Wszystkie operacje wyrażone w walucie obcej podlegają przeliczeniu

w księgach rachunkowych na walutę polską. b) Do wyceny transakcji podlegającej na wewnątrzwspólnotowej dostawie

towarów, eksporcie towarów, świadczeniu usług za granicę stosuje się średni kurs NBP dla danej waluty z dnia wystawienia faktury.

c) Transakcje importu materiałów, środków trwałych wycenia się według średniego kursu NBP stosowanego przez urzędy celne do ustalenia wartości celnej towaru wg dokumentu SAD.

d) Operacje związane z wewnątrzwspólnotowym nabyciem materiałów, środków trwałych, importem usług, przelicza się na złote polskie po średnim kursie NBP obowiązującym dla danej waluty na dzień wystawienia faktury.

e) Wpływ walut obcych na rachunek bankowy walutowy Uczelni wycenia się według kursu kupna danej waluty stosowanego przez bank obsługujący Uczelnię.

f) Rozchód walut obcych z rachunku bankowego walutowego Uczelni wycenia się według kursu sprzedaży dla danej waluty stosowanego przez bank obsługujący Uczelnię.

g) Różnice kursowe powstałe w ciągu roku obrotowego na uregulowanych należnościach i zobowiązaniach stanowią zrealizowane różnice kursowe i obciążają koszty finansowe lub zwiększają przychody finansowe jednostki organizacyjnej Uczelni, której dotyczą.

2) Wycena bilansowa rozrachunków w walutach obcych. a) Rozrachunki (należności, zobowiązania) wyrażone w walutach obcych

wycenia się na koniec roku obrotowego według średniego kursu ogłaszanego przez NBP dla danej waluty na ten dzień.

b) Różnice kursowe powstałe na wskutek przeliczeń rozrachunków w walutach obcych stanowią niezrealizowane różnice kursowe i odnoszone są odpowiednio w ciężar kosztów finansowych lub na dobro przychodów finansowych jednostki organizacyjnej Uczelni, której dotyczą.

c) Pod datą 1 stycznia roku następnego po roku obrotowym ustalone różnice kursowe podlegają wyksięgowaniu (wystornowaniu), natomiast na bieżąco księgowane są różnice kursowe powstałe w dacie zapłaty zobowiązania lub należności.

19

3) Wycena bilansowa walutowych rachunków bankowych. a) Stan środków pieniężnych na rachunkach walutowych wycenia się

na koniec roku obrotowego według średniego kursu NBP dla danej waluty na ten dzień.

b) Różnice kursowe powstałe na ten dzień stanowią zrealizowane różnice kursowe i odnoszone są w ciężar kosztów finansowych lub na dobro przychodów finansowych jednostki organizacyjnej Uczelni, dla której otwarto rachunek bankowy.

10. Rozliczanie kosztów zagranicznej podróży służbowej

1) Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, w przypadku wypłacenia osobie odbywającej podróż zaliczkę w walucie obcej, dokonuje się po kursie, po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę tj. po kursie sprzedaży banku.

2) Zwrot niewykorzystanej zaliczki wycenia się według kursu kupna obowiązującego w banku w dniu wpłaty waluty na rachunek.

3) Zwrot waluty osobie odbywającej podróż, w przypadku gdy wydatki przekroczyły kwotę zaliczki, wycenia się według kursu sprzedaży banku z dnia wypłaty waluty.

4) Jeżeli wydatki na koszty podróży zostały poniesione w innej walucie niż wypłacona zaliczka, przeliczenia waluty wydatków na walutę zaliczki dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z dnia pobrania zaliczki.

11. Rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów

1) Rozliczenia międzyokresowe przychodów Rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane są z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują one w szczególności: a) otrzymane środki na sfinansowanie nabycia środków trwałych, b) otrzymane środki na działalność naukowo-badawczą, c) środki pozadotacyjne (odpłatność za studia niestacjonarne i podyplomowe

na sfinansowanie kosztów semestru na przełomie roku – rok akademicki a rok obrachunkowy),

d) otrzymane z Unii Europejskiej lub funduszy strukturalnych środki na realizację projektów,

e) otrzymane środki z dotacji na zabezpieczenie wypłat wynagrodzeń „z góry” dla dydaktyków,

f) środki pozadotacyjne z tytułu opłat za konferencje cykliczne, g) środki z opłat za postępowanie związane z przyjęciem na studia, h) środki z opłat za kursy dokształcające.

20

Przychody rozliczane okresowo w czasie wykazuje się w podziale na krótko i długoterminowe w zależności od planowanego terminu rozliczenia tych przychodów.

2) Rozliczenia międzyokresowe kosztów Rozliczeń międzyokresowych kosztów Uczelnia dokonuje w sposób: a) czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą przyszłych

okresów sprawozdawczych, a między innymi udokumentowanych: opłat za prenumeraty, dostęp do elektronicznych baz danych, opłacone ubezpieczenia majątkowe (ubezpieczenia samochodów i pozostałe ubezpieczenia majątkowe) itp.;

b) biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z rozliczania narzutów z działalności badawczej, programów studiów podyplomowych, konferencji, kursów dokształcających, na podstawie uchwały senatu.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonywane są stosownie do upływu czasu na jaki przeniesiono koszt, a bierne rozliczenia kosztów w momencie pojawienia się faktycznego zobowiązania.

12. Kapitały, fundusze

Kapitały (fundusze) są tworzone w ramach systemu funkcjonowania szkół wyższych. 1) Fundusz zasadniczy odzwierciedla wartość majątku

a) zwiększa się o: − odpis z zysku netto, − odpisy amortyzacyjne pozostające w Uczelni, − równowartość sfinansowanych z dotacji i środków z innych źródeł

zakończonych i oddanych do użytkowania inwestycji budowlanych w zakresie budynków i lokali;

b) zmniejsza się o: − umorzenia środków trwałych, − pokrycie straty netto.

2) Fundusz pomocy materialnej dla studentów i doktorantów tworzy się z: – dotacji, – opłat za korzystanie z domów studenckich, – opłat za korzystanie ze stołówki studenckiej, – innych przychodów (opłaty za wynajem pomieszczeń w domach

studenckich i stołówce).

3) Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który tworzony jest zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym w wysokości 6,5% planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe (art. 157 ust. 1 ustawy).

21

13. Ustalenie wyniku finansowego

Na Politechnice Lubelskiej sporządza się rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

Wynik finansowy stanowi różnicę między przychodami a kosztami ich uzyskania.

Wynik finansowy składa się z: − wyniku ze sprzedaży, − wyniku z działalności operacyjnej, − wyniku z działalności gospodarczej.

Dodatni wynik finansowy stanowi zysk netto Uczelni, który zwiększa fundusz zasadniczy, a ujemny – stratę netto, która obciąża fundusz zasadniczy. 14. Sprawozdania finansowe

1) Uczelnia sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości na ostatni dzień kończący rok obrotowy, obejmujące: a) bilans, b) rachunek zysków i strat – wariant porównawczy, c) sprawozdanie zmian w kapitale (funduszu) własnym, d) rachunek przepływów pieniężnych – sporządzany metodą pośrednią, e) informację dodatkową.

2) Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w języku polskim i polskiej walucie.

22

III. SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Zakładowy Plan Kont

1) Podstawą do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest Zakładowy Plan Kont, który obejmuje: − wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), − zasady tworzenia i działania kont analitycznych, − sposób powiązania kont analitycznych z kontami syntetycznymi, − zasady klasyfikacji powstałych zdarzeń gospodarczych. Ponadto plan kont obejmuje: − konta bilansowe, które służą do ewidencji aktywów i pasywów; − konta wynikowe ewidencjonujące przychody i koszty poszczególnych

działalności; − konta rozrachunkowe, umożliwiające ustalenie stanu należności

i zobowiązań według kontrahentów oraz tytułów rozrachunków; − konta pozabilansowe.

2) Kwestor dokonuje bieżącej aktualizacji Zakładowego Planu Kont zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bilansowego i podatkowego oraz wymogów sprawozdawczości.

3) Zakres kwalifikacji zdarzeń gospodarczych zawiera „Komentarz do planu kont” autorstwa Marii Augustowskiej, wydanie VII 2002 r., dostępny u Zastępcy Kwestora.

4) Zakładowy Plan Kont stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia i jest dostępny u Zastępcy Kwestora.

2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych

nośnikach danych 1) Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem udokumentowanego

programu HMS/efka firmy KALA SOFT Grzegorz Kaliński z Poznania. 2) System rachunkowości informatycznej Uczelni obejmuje następujące moduły:

− HMS/efka – księga główna, − HMS/este – środki trwałe, − HMS/geem – gospodarka materiałowa, − HMS/płace – wynagrodzenia osobowe, − HMS/kadry – ewidencja pracowników, − HMS/bfpł – wynagrodzenia z tytułu umów zleceń i umów o dzieło, − HMS/limity – budżety wydziałowe, − HMS/dziekanaty – sprawy studenckie.

23

3) Posiadana przez Uczelnię dokumentacja użytkownika jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera m.in.: − wykaz programów, − procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów, − opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody

zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, − wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych

nośnikach z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesie przetwarzania danych.

Dokumentacja użytkowa przechowywana jest u administratora bezpieczeństwa informacji.

3. Programowe zasady ochrony danych

Programowe zasady ochrony danych w jednostce, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, określone zostały w instrukcji użytkownika. 4. Opis algorytmów i parametrów

Opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów został zamieszczony w dokumentacji użytkownika systemów informatycznych.

24

IV. ZASADY ROZLICZANIA KOSZTÓW I PRZYCHODÓW

1. Ogólne zasady rozliczania kosztów i przychodów

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej na Uczelni wyróżnia się dwie grupy przychodów i kosztów podstawowej działalności operacyjnej:

− przychody i koszty działalności dydaktycznej, − przychody i koszty działalności badawczej.

1) Do przychodów z działalności dydaktycznej zalicza się w szczególności:

− dotacje budżetowe przyznane przez właściwego ministra; − odpłatności za studia niestacjonarne; − opłat za postępowanie związane z przyjęciem na studia; − jednorazowych opłat za wydanie dyplomu, świadectwa oraz innego

dokumentu związanego z tokiem studiów; − opłat za powtarzanie określonych zajęć na studiach stacjonarnych

i niestacjonarnych; − odpłatności za studia podyplomowe, konferencje oraz kursy dokształcające; − przychodów z działalności kulturalnej studentów; − środki pochodzące ze źródeł zagranicznych (w zakresie działalności

dydaktycznej); − umów najmu, dzierżawy lub innych; − sprzedaży wydawnictw; − sprzedaży składników własnego mienia; − darowizn, dziedziczenia, zapisów oraz ofiarności publicznej; − odsetek na rachunkach bankowych i lokatach.

2) Do kosztów działalności dydaktycznej zalicza się całość kosztów związanych z: − procesem dydaktycznym; − kształceniem i rozwojem kadr naukowych; − badaniami niezbędnymi do prowadzenia procesu dydaktycznego oraz

kształcenia i rozwoju kadr naukowych; − utrzymaniem Uczelni, łącznie z remontami budynków i budowli

niebędących domami studenckimi; − utrzymaniem obiektów służących prowadzeniu działalności kulturalnej

i usługowej realizowanej przez studentów i pracowników w ramach zespołów kulturalnych i artystycznych, kół naukowych i innych grup działających przy Uczelni;

− kosztem własnym pozostałej działalności, której przychody zaliczane są do przychodów działalności dydaktycznej.

25

3) Przychodami z działalności badawczej są: − dotacje budżetowe przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami i według

odrębnych zasad, − przychody z prac badawczych realizowanych na podstawie umów, − inne przychody.

Przychody z działalności badawczej rozliczane są do wysokości poniesionych kosztów w tej działalności. Działalność badawcza rozliczana jest bezwynikowo.

4) Przychody niezwiązane z podstawową działalnością stanowią pozostałe

przychody operacyjne. Zaliczamy do nich przychody z tytułu: − sprzedaży i likwidacji majątku trwałego; − otrzymanych kar i grzywien; − otrzymanych darowizn i ofiar; − rozwiązania rezerw i odpisania przedawnionych i umorzonych zobowiązań; − sprzedaży złomu; − zarachowania do przychodów równowartości odpisów amortyzacyjnych

od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie lub finansowanych z różnych źródeł (dotacji, środków zagranicznych i innych).

5) Koszty niezwiązane ze zwykłą działalnością podstawową zaliczane są

do pozostałych kosztów operacyjnych. Zaliczamy do nich koszty z tytułu: − sprzedaży i likwidacji majątku trwałego; − zapłaconych kar, grzywien i odszkodowań; − strat w środkach trwałych; − odpisania przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych należności, jeżeli

nie obciążają one uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego ich wartość;

− odpisu aktualizującego wartość należności; − inne koszty pośrednio związane z działalnością podstawową Uczelni.

Ewidencja kosztów prowadzona jest w układzie rodzajowym z wykorzystaniem konta „490 – Rozliczenie kosztów” oraz w układzie kalkulacyjnym w zespole „5”.

2. Zasady rozliczania kosztów

1) Ogólne zasady rozliczania kosztów: a) Konta zespołu „5” przeznaczone są do ewidencji i rozliczania kosztów

działalności eksploatacyjnej Uczelni.

26

b) Na odpowiednich kontach syntetycznych zespołu „5” ujmuje się poniesione koszty poszczególnych rodzajów działalności, tj.: − działalności dydaktycznej, − kosztów wydziałowych, − konferencji, studiów podyplomowych, kół naukowych, − działalności Zarządu Uczelni, − działalności statutowej, − badań własnych, − projektów celowych, − grantów imiennych, − projektów badawczych, − specjalnych programów i urządzeń badawczych, − działalności umownej, − funduszy strukturalnych, − programów ramowych.

c) Zasadą jest, że koszty, które można odnieść na poszczególne podstawowe działalności odnoszone są bezpośrednio na te działalności. Ewidencja analityczna do kont zespołu „5” prowadzona jest głównie na poziomie: − wydziału, katedry stosownie do podziału odpowiedzialności za gospodarkę

i poziom kosztów, − pionów i jednostek w pionach, − jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, − jednostek kalkulacyjnych, których koszty rozliczane są okresowo oraz

takich, których koszty rozliczane są po ich zakończeniu. d) Jednostkami kalkulacyjnymi mogą być:

− całość zadań dydaktycznych danej jednostki organizacyjnej, − całość zadań działalności badawczej danej jednostki organizacyjnej, − poszczególne studia podyplomowe, kursy dokształcające lub inne.

2) Rozliczenie kosztów działalności eksploatacyjnej (zamknięcie kont zespołu „5”) polega na przeniesieniu kosztu własnego: − działalności dydaktycznej; − działalności naukowej; − badań statutowych; − badań własnych; − prac wykonywanych na postawie umów z jednostkami, na rzecz których

czynności te są realizowane (umowna działalność badawcza); − umów finansowanych ze środków obcych, a niepodlegających fakturowaniu

(np. funduszy strukturalnych, programów ramowych); − działalności wspomagającej badania. Na Uczelni na koniec każdego kwartału następuje zamknięcie kont

zespołu „5”.

27

3. Zasady rozliczania przychodów

1) Przychody działalności dydaktycznej to przede wszystkim dotacje budżetowe, które Uczelnia otrzymuje na pokrycie kosztów działalności dydaktycznej oraz wpływy z odpłatności za studia niestacjonarne. Nie dotyczy to otrzymanych nieodpłatnie rzeczowych składników majątku, które są przeznaczone do używania jako środki trwałe lub stanowią inne składniki aktywów trwałych, które zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych, równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

2) Przychodami z działalności badawczej są dotacje otrzymane na te cele, wpływy uzyskane z tytułu prac badawczych realizowanych na podstawie umów oraz z innych źródeł.

3) Ewidencja środków pieniężnych otrzymanych na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, ujmowana jest na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one funduszy własnych. Następnie zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych aktywów trwałych sfinansowanych dotacją.

4) Środki otrzymane na dofinansowanie inwestycji budowlanych odnoszone są na zwiększenie funduszu zasadniczego.

5) Dotacje budżetowe otrzymane na działalność dydaktyczną zaliczane są do przychodów w momencie otrzymania.

6) Dotacja otrzymana na poczet następnego roku obrotowego ewidencjonowana jest na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. a) Pozostałe środki pieniężne pozabudżetowe ewidencjonuje się na koncie

„Rozliczenia międzyokresowe przychodów” w dniu otrzymania i równolegle do ponoszonych wydatków zwiększają przychody z działalności dydaktycznej. Na koncie tym ewidencjonuje się również odsetki od środków zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych, jeżeli z umowy wynika, że pozostają do dyspozycji dysponenta tych środków. Stan środków aktywowany jest również o różnice kursowe.

b) Dotacje otrzymane na działalność statutową i naukowo-badawczą ewidencjonuje się na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” w dniu otrzymania i równolegle do ponoszonych kosztów przenoszone są na przychody z działalności statutowej lub badawczej na odpowiednich kontach syntetycznych.

28

V. ZASADY ROZLICZANIA FUNDUSZY STRUKTURALNYCH I PROGRAMÓW RAMOWYCH

1. Fundusze strukturalne 1) W ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

realizowane są projekty, przy wykorzystaniu następujących funduszy strukturalnych: − Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, − Europejski Fundusz Społeczny.

2) Uczelnia prowadzi ewidencję księgową środków, dotyczących realizowanych projektów, w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym. Wyodrębnienie to umożliwia identyfikację dokumentacji środków wydatkowanych na poszczególne projekty. Ewidencję księgową projektów prowadzi się według: a) konta syntetycznego – fundusze strukturalne; b) konta analitycznego – nazwa funduszu; z podziałem na: − koszty kwalifikowane, − koszty niekwalifikowane, − tytuł projektu.

3) Koszty związane z realizacją projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego księguje się na rozliczeniach międzyokresowych kosztów w zespole „6”. Rozliczenie ich następuje w momencie otrzymania środków.

4) Środki otrzymane na realizację projektów księguje się na kontach w zespole „8” – „Przychody – Fundusze strukturalne”, z procentowym podziałem finansowania kosztów.

5) Środki przeznaczone na pokrycie amortyzacji zakupów inwestycyjnych dokonanych w ramach projektu księguje się na wyodrębnionym koncie w zespole „8” – „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

6) Środki na pokrycie umorzenia z tytułu zwiększenia wartości środków trwałych – budynki i budowle – księguje się w momencie zwiększenia środka wprost na „Fundusz zasadniczy Uczelni”.

7) Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów realizowanych w ramach ZPORR – Narodowy Plan Rozwoju 2004-2006: a) Dokumentacja związana z realizacją projektów z funduszy strukturalnych

winna być przechowywana zgodnie z zapisem w umowie o dofinansowanie projektu do dnia 31 grudnia 2013 roku.

29

2. Programy Ramowe

1) Projekty realizowane w Programach Ramowych Unii Europejskiej finansowane są przez Komisję Europejską. Wydatki w ramach Programów Ramowych finansowane są następująco: − wydatki kwalifikowane – 100 % KE, − wydatki niekwalifikowane – SPUB Budżet Państwa.

2) Wyodrębnia się ewidencję księgową środków, dotyczących realizowanych projektów, w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym. Wyodrębnienie to umożliwia identyfikację dokumentacji środków wydatkowanych na poszczególne projekty w ramach Programów Ramowych. Ewidencję księgową projektów prowadzi się według: a) konta syntetycznego – Program Ramowy, b) konta analitycznego – numer Programu Ramowego; z podziałem na: − koszty kwalifikowane, − koszty niekwalifikowane, − tytuł projektu.

3) Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów realizowanych w ramach Programów Ramowych: a) Dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach Programów

Ramowych finansowanych ze środków Komisji Europejskiej winna być przechowywana zgodnie z zapisem w umowie o dofinansowanie projektu z Komisji Europejskiej.

30

VI. SYSTEM OCHRONY DANYCH W POLITECHNICE LUBELSKIEJ 1. Zasady i sposoby zarządzania systemem informatycznym w zakresie

ochrony danych 1) Na Politechnice Lubelskiej pracownikiem odpowiedzialnym za administrację

i zarządzanie informatyczną bazą informacji jest administrator bezpieczeństwa informacji. Odpowiedzialność ta wynika z zakresu administratora.

2) Za informatyczną bazę danych zwaną dalej systemem HMS uważa się wszystkie moduły systemu informatycznego HMS firmy KALA SOFT.

3) Ochronę czynną pomieszczeń, w których obrabiane i przechowywane są dane do systemu stanowi portier (dyżur całodobowy), a bierną system alarmowy. Wstęp do pomieszczenia, w którym znajduje się serwer jest możliwy tylko za zgodą administratora bezpieczeństwa. Wszelkie prace modernizacyjne i naprawcze sprzętu oraz systemu HMS przez firmy serwisowe nadzoruje administrator bezpieczeństwa.

4) Zasady pracy użytkowników systemu HMS poza godzinami pracy ustala kierownik jednostki administracyjnej, który występuje do Kanclerza o zgodę na pracę w godzinach popołudniowych lub w dniach wolnych od pracy. W pomieszczeniach gdzie przebywają osoby postronne, monitory stanowisk dostępu do danych ustawione są w taki sposób, aby uniemożliwić tym osobom wgląd w dane.

5) Zasady dostępu do systemu HMS poprzez sieć komputerową: a) administrator bezpieczeństwa informacji dba o dobór technologii

eksploatacji systemu, który uniemożliwi dostęp do niego nieupoważnionym użytkownikom sieci;

b) osoby, które muszą łączyć się z systemem HMS z zewnątrz powinny do tego celu używać wyłącznie szyfrowych połączeń.

6) Zasady przyznawania i zmiany uprawnień oraz haseł dostępu do systemu HMS: a) nadania lub zmiany uprawnień do systemu HMS dokonuje administrator

bezpieczeństwa informacji; b) nowy użytkownik otrzymuje nazwę użytkownika oraz tajne hasło dostępu; c) użytkownik może zmienić hasło dostępu, które otrzymał od administratora

z pełną odpowiedzialnością służbową za zachowanie poufności i tajności hasła;

d) hasło dostępu do systemu informatycznego użytkownik powinien zmieniać co miesiąc;

e) jeżeli jest blokada systemu, użytkownik zgłasza to administratorowi bezpieczeństwa;

f) jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej zabiera uprawnienia użytkownikowi systemu, administrator bezpieczeństwa niezwłocznie blokuje dostęp do systemu w celu zapobieżenia dostępu tej osoby do danych.

31

7) Zasady okresowego archiwizowania i przechowywania baz danych systemu HMS oraz systemów pomocniczych: a) kopie awaryjne baz danych systemów wykonywane są codziennie

na taśmach magnetycznych; b) taśmy z kopiami baz danych systemów przechowywane są w sejfie

znajdującym się w innym pomieszczeniu; c) kopie awaryjne powinny być sprawdzane okresowo pod kątem dalszej

przydatności do odtworzenia danych, a po ustaniu użyteczności usunięte i zniszczone komisyjnie. Kopie należy zniszczyć tak, aby nie było możliwości odzyskania zapisanych na nich informacji.

2. Ochrona i przechowywanie dokumentów księgowych

1) Dokumenty księgowe, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przekazywane są do Archiwum Zakładowego. a) Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. b) Akta są opisane zgodnie z Zarządzeniem Nr R-4/2006 Rektora Politechniki

Lubelskiej z dnia 10 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji kancelaryjnej Politechniki Lubelskiej”, „Jednolitego rzeczowego wykazu akt Politechniki Lubelskiej” oraz „Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Politechniki Lubelskiej”.

2) Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu: a) dowody księgowe przez okres pięciu lat; b) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres

wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych.

3) Udostępnienie zbiorów osobom trzecim wymaga pisemnej zgody Rektora (art. 75 ustawy o rachunkowości).

32