Sociocratische regels van toepassing op vergadergroepen:

Waarom met sociocratie experimenteren: Je hebt talloze besluitvormingsmethodieken: magische, chaotisch, anarchistische, autoritaire, democratische....en sociocratische. Binnen de sociocratie kan men kiezen voor welke vorm van besluitvorming dan ook. Sociocratie is in principe een lege huls, een middel om een groep mensen te verbinden in en in verbinding te blijven bij het bepalen van wat men met elkaar wil bereiken, de koers (beleid), de uitvoering en de onderlinge afstemming, corrigeerbaarheid van het proces. Vaak als we weten dat we samen met anderen van a naar b willen of moeten, dan klooien we maar wat aan met menselijke samenwerking. Een methode zoals sociocratie, geeft de ruimte om in verbinding te leren samenwérken. We kunnen veel op papier zetten, echter de “proof of the pudding is in the eating”. Dus het aardige is, ga ermee aan de slag, en al doende het ervaren hoe de sociocratie de ruggengraat waardoor mensen echt betrokken worden bij hun organisatie en bijeenkomsten. Hoe kan je doelgerichter werken en vergaderen: Herkent u dit:

- mensen komen (ambtshalve) regelmatig bijeen rondom een thema - het is vaak onduidelijk wat het doel is van de bijeenkomst, echter je

weet maar nooit, wellicht zit er informatie voor jou tussen - een voorzitter (leidinggevende) die vooral tactisch is en eerder het

proces bewaakt, hetgeen zelden tot daadkracht van de groep komt - agenda’s en achterliggende stukken die alle kanten op kunnen gaan - een paar deelnemers die wel willen trekken aan een onderwerp,

echter blijven steken in inertie van het grotere geheel - frustratie en vrijblijvende deelname, hetgeen tot nog meer frustratie

leidt omdat dingen van vorige vergaderingen herhaald moeten worden omdat die mensen toen niet aanwezig waren

- mensen die nog heel veel punten willen inbrengen bij de rondvraag - etc.

U kunt deze lijst vast zelf met veel voorbeelden aanvullen. Hoe dit te keren? Kies voor sociocratische uitgangspunten als vergadermethodiek. De (vergader)groep? De vraag is hoe groot de groep kan zijn om effectief te vergaderen. De effectiviteit hangt nauw samen met het doel van de groep, de voorbereiding, de onderlinge taakverdeling, het vergaderproces, monitoring en

terugkoppeling. Hiervoor biedt de sociocratie een aantal handvatten. Hieronder worden er kort drie beschreven, te weten:

- doel en proces van de vergadergroep - de bijeenkomsten/vergaderingen - de 4 basis regels van sociocratie

Doel en proces van de vergadergroep: Alhoewel onderstaande basis regels voornamelijk gehanteerd worden voor het inrichten van organisaties kunnen deze ook op hoofdlijnen toegepast worden op vergader groepen van verschillende organisaties rondom een bepaald thema. Belangrijke voorwaarde is dat men het eens moet worden over:

- het doel van de vergadergroep - de inputstromen (thema’s, ideeën, kansen, bedreigingen, etc) - de verwerking hiervan door de groep (throughput bijv kennisdelen

en tot standpunten komen) - de outputstroom (kennis inbreng in de eigen organisatie of

achterban, invoeren en testen) - de terugkoppel/leerstroom voor de groep (leerervaringen of evt te

kunnen be- en bijsturen) De bijeenkomsten/vergaderingen: Standaard kent de agenda van elke kring de volgende punten:

1. Welkom en toelichting op de agenda (afspraken over de gespreksleider, dat is niet de per se de voorzitter)

2. Openingsronde: hoe zit iedereen hier nu? En mogelijkheden om vragen in te brengen (rondvraag niet aan het eind)

3. Huishoudelijk deel: - Punten voor de rondvraag - Mededelingen - Notulen: nagaan van verloop eerder gemaakte afspraken - Vaststellen gespreksonderwerpen

4. inhoudelijk deel: bespreken van de vastgestelde onderwerpen (waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen zaken die we echt samen willen beslissen en zaken die we wel willen delegeren.)

5. Slotronde (wat zou je aan anderen straks willen zeggen over deze vergadering?)

xxx uur: Afsluiting Werkwijze bij het inhoudelijk deel. We hanteren hierbij 3 fasen die van belang zijn, te weten:

- Beeldvorming; wat heb je nodig om je een mening te vormen over het onderwerp (bijv. informatie)

- Meningsvorming: wat vind jijzelf en los van jezelf wat is jouw mening over dit onderwerp om tot uitvoering te komen, argumenten

- Besluitvorming: formuleer zo zorgvuldig mogelijk op basis van de argumenten een voorstel

- Consentronde: in hoeverre kan iedereen zijn consent aan het voorstel geven om tot uitvoering te komen. Bij geen consent, terug naar meningsvorming.

Sociocratie kent 4 basis regels: 1. Consent, het principe van geen bezwaar - Het is geen ja of nee, niet 5 tegen 2 –meerderheid/minderheid, het

is “op dit moment geef ik consent of heb ik geen overwegend bezwaar (ik kan allerlei bezwaren hebben, maart ze zijn niet overwegend) voor deze keuze” (en tegelijkertijd weet ik dat als het ooit wel gaat knellen, ik mijn bezwaar in kan trekken. Met argumenten gaan we dan opnieuw kijken hoe het wel werkt (voor mij en dus voor het geheel)

- een ieder is gelijkwaardig in de besluitvorming, dus we zijn verschillend en niet gelijk, wel gelijkwaardig

- verschillende eigenschappen en inzichten worden gerespecteerd en gewaarborgd zodat nergens de werkelijkheid van de ander wordt ontkend

- men is vrij elke vorm van besluitvorming te kiezen (dus soms ook autoritair als dat volgens de groep op dat moment het best past, en binnen een afgesproken bandbreedte kan het heel goed werken om iemand autoritair te laten sturen), let wel op het consent hiervoor kan als het gaat knellen ook ingetrokken worden

- binnen de verbondenheid van het systeem is iedereen –gelijkwaardig- verantwoordelijk voor het proces: een ieder wordt zichtbaar en we zijn voor elkaar corrigeerbaar

- Consent gebeurt op basis van argumenten, dus het proces van besluitvorming kan alleen op argumenten berusten, en elk argument is van waarde. Doordat alle argumenten worden gehoord, kan de kring pas tot besluit met consent komen als het argumentatieproces op basis van de beschikbare kennis en inzichten optimaal heeft plaatsgevonden. Het principe van geen bezwaar is dus: ik heb geen gerede argumenten om de gemaakte keuze/voorstel niet te steunen (op dit moment), dus het proces kan van start of voortgaan. Geen overwegend bezwaar=ik kan ermee leven.

2. Een kring - we werken met elkaar omdat we een gezamenlijk doel hebben - willen we dit doel bereiken dat ontstaat een dynamisch proces van

mensen in verbinding om iets tot stand te brengen - hiervoor is een leiding/sturing -> uitvoering ->

monitoring/leren/terugkoppeling nodig, een kringproces dus. - Al deze drie elementen zijn van elkaar wederkerig afhankelijk, dus

geen baas-knecht, macht of bevel structuur - door verschillende deel taken (arbeidsverdeling) ontstaan

verschillende kringen ook afdelingen of kennis kringen genoemd - Omdat niet alles met iedereen uitgediept kan worden, worden

thema-groepen of kennis kringen benoemd. Hierin worden een aantal specialisten gezet die een thema kunnen verdiepen. De voorzitter en een gekozen afgevaardigde van deze kennisgroep rapporteren hun bevindingen en adviezen aan de basis kring.

3. Een dubbele koppeling van de kringen/afdelingen/groepen Het doel dat een organisatie/werkverband/vergadergroep wil bereiken zal uitgevoerd moeten worden. Elke groep heeft een voorzitter voor de sturing, daarnaast een aantal andere leden voor de uitvoering. Uit hun midden wordt iemand gekozen (monitoring en vertegenwoordiger van de uitvoering) die naast de voorzitter gelijkwaardig participeert in de besluitvorming van de naast hogere kring. Hierdoor is de kennis van de uitvoering verankerd en vertegenwoordigd in het naast hogere echelon. De stroom tussen beleid en uitvoering en realisatie en optimalisatie (is dus niet maximalisatie) komt hier tot uitdrukking. De groep als het systeem wordt zo dynamisch (leren, corrigeren, in verbinding blijven, etc.)

4. Verkiezing van een afgevaardigde met openbare roddel/empowerment Elke kring kiest een afgevaardigde die als een soort “geweten” van de uitvoerenden van de kring optreed om het systeem gezond te houden. Dat kan telkens een ander zijn, maar veelal wordt iemand voor een bepaalde tijd gekozen. Deze verkiezing gaat via de opbouwende methode van ‘openbare roddel’. Dit gebeurt via de naam van iemand en beargumenteren van de keuze voor iemand op een kaartje te zetten. In feite is dit de ultieme vorm van empowerment, de gekozen afgevaardigde is bekrachtigt in door de leden van de groep ervaren kwaliteiten. Meer weten en direct ervaren?

Wilt u meer weten, bel of mail me en ik kom graag een keer het uitleggen op een manier zodat u het ook meteen ervaart. Een keer een test met uw team? dat kan hiervoor is een zeer geschikte speel/ervarings-vorm beschikbaar. Het duurt tussen de 2-3 uur en dan heeft u en uw team goed in de gaten hoe het werkt. Een extra toevoeging kan zijn: Inbreng van punten van de deelnemers: Hiervoor biedt de Zweedse synegy methode een handvat. In het kort komt het hierop neer;

- degene die een punt wil inbrengen, meld zich en wordt de eigenaar wordt van zijn/haar punt

- hij/zij bepaald of hij beeldvorming, meningsvorming of besluitvorming nodig heeft aangaande het punt

- tevens hoeveel tijd hij/zij denkt dit voor dit punt nodig is - de groep bepaald met elkaar alle ingebrachte onderwerpen en

onderhandeld over de tijd die de onderwerpen nodig hebben (proces tijd) en de kloktijd van de vergadering

- op basis van de sociocratische regels wordt de definitieve agenda dan vastgesteld en de tijd

In de praktijk blijkt dat “eigenaarschap” geven aan iemand rondom een punt, een uitstekend middel is om heel doelgericht en kwalitatief hoogwaardig dit punt te behandelen. Pvl/sociocratie/vergadergroepen