1

Web Based Reporting System Project

TUGAS 1 MANAJEMEN KINERJA PROYEK

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kinerja Proyek

Disusun Oleh :

ALFONSUS SRI AGSEYOGA

NIM. 126060100111013

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

FAKULTAS TEKNIK PASCASARJANA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2012

2

PEMBAHASAN

1.1. Contoh Kasus Proyek Pembangunan Hotel Hyatt Regency Bandung

Sebagai contoh kasus akan dipilih proyek pembangunan Hotel HyattRegency, Bandung.

1.1.1. Kondisi Proyek

Proyek telah lama berhenti karena mengalami kesulitan keuangan, akhirnya akan

dilanjutkan lagi.

Operator hotel yang akan menangani sekarang berubah dariPullman ke Hyatt.

Pihak manajemen pemilik memutuskan untuk memulai pekerjaan dengan segera,

waktu pelaksanaan selama 18 bulan maksimum.

Karena perubahan tersebut, maka banyak perubahan pada desain tata ruang, interior,

fungsi organisasi, dan manajemen hotelnya sendiri.

Akhirnya kontraktor lama dipanggil kembali agar membuat proposal untuk

menyelesaikan proyek tersebut.

Setelah melalui proses yang cukup panjang, akhirnya diputuskan untuk melakukan

kontrak secara lump sum price dan pihak kontraktor lama dijadikan main

kontraktor (kontraktor utama).

Selain perjanjian no.6, pihak kontraktor juga berkewajiban untuk melakukan

koordinasi pekerjaan terhadap semua sub kontraktor, baik yang langsung

ditentukan oleh kontraktor utama, maupun sub kontraktor yang ditunjuk oleh pemilik

(nominated sub kon). Soal harga dan perjanjian nominated sub kontraktor dilakukan

oleh pemilik, sedangkan tanggung jawab pelaksanaan, jadwal, kontrol, dan progres

ditangani oleh kontraktor utama, dengan mendapatkan coordination fee.

1.1.2. Struktur Organisasi Proyek Sebelum Proyek Hotel Dimulai

Selama ini pembangunan perluasan gedung BIP dikoordinir oleh seorang PM yang juga

dirangkap oleh salah satu bagian dari struktur organisasi operasional gedung.

Struktur organisasi operasional BIP adalah organisasi fungsional yang mengelola

gedung BIP setiap harinya.

Tugas Building Operation selain mengelola operasi gedung BIP sehari-hari, juga

merangkap sebagai PM untuk proyek perluasan gedung BIP II yang sudah selesai

pelaksanaannya.

3

Di sini ada perangkapan tugas pada Building Operation dan PM, yang dirangkap

oleh satu orang.

Untuk proyek perluasan yang tidak terlalu besar dan kompleks, jabatan rangkap

seperti di atas masih memungkinkan untuk dilaksanakan sehingga dapat mengurangi

penambahan sumber daya manusia (tenaga kerja) baru, yang berarti

mengurangi pengeluaran biaya.

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Sebelum Proyek Hotel Hyatt Regency (Bandung) Dimulai

1.1.3. Struktur Organisasi Proyek Saat Proyek Hotel Dimulai

Sehubungan dengan adanya rencana perubahan operator dari Pullman ke operator

Hyatt dan pelaksanaan pembangunan hotel harus segera dimulai, maka pihak manajemen

pemilik memutuskan untuk melepaskan tugas PM yang fungsional dengan menunjuk PM yang

baru dari luar dan PM yang lama menjadi CM proyek hotel. Selain itu, penggantian PM yang

lama dengan yang baru didasarkan pada pertimbangan sebagai berikut :

Perlu seorang PM yang berpengalaman dan bertanggung-jawab penuh terhadap

kelangsungan dan keberhasilan proyek tanpa diganggu dalam tugas rutin manajer lini

(tidak ada tugas rangkap).

4

Penanggung jawab proyek dirangkap oleh manajer lini, sehingga tidak ada

penanggung jawab tunggal.

Kurang adanya penekanan kepentingan proyek disebabkan oleh perangkapan

kegiatan fungsional tadi.

Setelah mempelajari data diatas, maka pihak manajemen memutuskan untuk

membentuk tim khusus guna menangani proyek ini. Akhirnya ditunjuk seorang

projek manajer yang didatangkan dari luar untuk menangani proyek ini. Di mana

project manager harus melapor ke dewan direktor di Jakarta yang sudah ditentukan,

memang khusus menangani proyek - proyek.

PM yang baru memutuskan untuk mengambil langkah-langkah sebagai berikut;

Mengubah struktur organisasi yang lama menjadi struktur organisasi proyek

murni.

Membentuk tim yang terdiri dari, project administration, project design coordination,

construction manager, serta diperlukan main contractor.

Mengajukan usulan untuk menempatkan perwakilannya di lapangan kepada

operator Hyatt di Amerika.

Mengusulkan kepada pihak manajemen pemilik untuk menyediakan biaya

kontingensi sebagai antisipasi terhadap perubahan desain.

Mewajibkan kepada main-contractor untuk menyediakan divisi khusus engineering

yang berfungsi untuk melakukan koordinasi dengan project design coordination yang

di dalamnya ada hubungan fungsional antara nominated sub-kontraktor dan

desain intern pemilik dengan pihak main-kontraktor selama berlangsungnya proyek.

5

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Saat Proyek Hotel Hyatt Regency (Bandung) Dimulai

6

1.1.4. Responsibility Matrix

Gambar 1.3 Responsibility matrix

7

aA

nal

yzin

g th

e p

roje

ct n

ee

ds

in m

eas

ure

able

goal

sA

li

bFi

nan

cial

an

alys

is o

f th

e c

ost

an

d b

en

efi

ts

incl

ud

ing

a b

ud

get

Ris

ka

cst

ake

ho

lde

r an

alys

is, i

ncl

ud

e u

sers

, an

d

sup

po

rt p

ers

on

ne

l fo

r th

e p

roje

ctR

iska

dP

roje

ct c

har

ter

incl

ud

ing

cost

s, t

asks

,

de

live

rab

les,

an

d s

che

du

leIw

an

eSe

lle

ctin

g th

e p

lan

nin

g te

amIw

an

fId

en

tify

ing

de

live

rab

les

and

cre

atin

g th

e w

ork

bre

akd

ow

n s

tru

ctu

reIw

an

ge

stim

atin

g th

e r

eso

urc

e r

eq

uir

em

en

ts f

or

the

acti

viti

es

Iwan

he

stim

atin

g ti

me

an

d c

ost

fo

r ac

tivi

tie

sIw

an

id

eve

lop

ing

the

sch

ed

ule

Ali

jsi

te s

urv

eys

Ali

kC

reat

e d

esi

gn c

on

cep

t &

De

tail

Arc

h. S

tr. M

EP.

Ali

lR

isk

Pla

nn

ing

Iwan

mG

ain

ing

form

al a

pp

rova

l to

be

gin

wo

rkR

iska

nEx

ecu

te t

he

pro

ject

Rim

ba

oC

on

du

ct P

rocu

rem

en

tR

iska

pM

eas

uri

ng

the

on

goin

g p

roje

ct a

ctiv

itie

s

('w

he

re w

e a

re')

Rim

ba

q

Mo

nit

ori

ng

the

pro

ject

var

iab

les

(co

st, e

ffo

rt,

sco

pe

, etc

.) a

gain

st t

he

pro

ject

man

age

me

nt

pla

n a

nd

th

e p

roje

ct p

erf

orm

ance

bas

eli

ne

(wh

ere

we

sho

uld

be

)

Rim

ba

r

Ide

nti

fy c

orr

ect

ive

act

ion

s to

ad

dre

ss is

sue

s

and

ris

ks p

rop

erl

y (H

ow

ca

n w

e g

et o

n t

rack

ag

ain

)

Rim

ba

s

Infl

ue

nci

ng

the

fac

tors

th

at c

ou

ld c

ircu

mve

nt

inte

grat

ed

ch

ange

co

ntr

ol s

o o

nly

ap

pro

ved

chan

ges

are

imp

lem

en

ted

Rim

ba

t

Fin

aliz

e a

ll a

ctiv

itie

s ac

ross

all

of

the

pro

cess

gro

up

s to

fo

rmal

ly c

lose

th

e p

roje

ct o

r a

pro

ject

ph

ase

Iwan

u

Co

mp

lete

an

d s

ett

le e

ach

co

ntr

act

(in

clu

din

g

the

re

solu

tio

n o

f an

y o

pe

n it

em

s) a

nd

clo

se

eac

h c

on

trac

t ap

pli

cab

le t

o t

he

pro

ject

or

pro

ject

ph

ase

Ris

ka

Pla

nn

ing

and

De

sign

Exe

cuti

on

Mo

nit

ori

ng

& C

on

tro

llin

g

Clo

sin

g

12

34

56

2324

2514

1516

1718

19

4956

2021

228

910

1112

137

GA

NT

CH

AR

T fo

r W

eb-B

ase

d R

epo

rtin

g S

yste

m P

roje

ct

147

154

161

168

175

182

105

112

119

126

133

140

6370

7718

9

Da

ys/W

eek

Wo

rkfl

ow

Act

ivit

ies

Per

son

Res

po

nsi

ble

Init

iati

ng

8491

98

2627

714

2128

3542

1.1.5. Gant Chart for Web Based Reporting System Project

Gam

bar

1.4

Gan

t C

har

t

8

1.1.6. List of Activities and Immediate Predecessor

Gambar 1.5 List of Activities and Immediate Predecessor

aAnalyzing the project needs in measureable

goalsAli -

bFinancial analysis of the cost and benefits

including a budgetRiska a

cstakeholder analysis, include users, and

support personnel for the projectRiska a

dProject charter including costs, tasks,

deliverables, and scheduleIwan c

e Sellecting the planning team Iwan d

fIdentifying deliverables and creating the work

breakdown structureIwan e

gestimating the resource requirements for the

activitiesIwan f

h estimating time and cost for activities Iwan g

i developing the schedule Ali h

j site surveys Ali i

k Create design concept & Detail Arch. Str. MEP. Ali j

l Risk Planning Iwan j

m Gaining formal approval to begin work Riska k , l

n Execute the project Rimba m

o Conduct Procurement Riska m

pMeasuring the ongoing project activities

('where we are')Rimba m

q

Monitoring the project variables (cost, effort,

scope, etc.) against the project management

plan and the project performance baseline

(where we should be )

Rimba m

r

Identify corrective actions to address issues

and risks properly (How can we get on track

again )

Rimba m

s

Influencing the factors that could circumvent

integrated change control so only approved

changes are implemented

Rimba m

t

Finalize all activities across all of the process

groups to formally close the project or a project

phase

Iwan n , o , p , q , r , s

u

Complete and settle each contract (including

the resolution of any open items) and close

each contract applicable to the project or

project phase

Riska n , o , p , q , r , s

List of Activities and Immediate Predecessors

Immediate Predecessor

Closing

Workflow Activities Person Responsible

Initiating

Planning and Design

Execution

Monitoring & Controlling

9

DAFTAR PUSTAKA

http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-gunawannim-

21570&q=gunawan (diakses 24 September 2012).

Setriyarto, Djoko, 2010. Manajemen Konstruksi. elib.unikom.ac.id. Bandung : UNIKOM

http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-djokosetri-

23633&q=djoko (diakses 24 September 2012).

10