Web de Profesionalesweb.multiasistencia.com/w3multi/documentos/cat3/WEB.pdf · 2013-05-09 · • Conceptos a facturar agrupados por tipos de reparaciones con el número de servicios

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Documento estrictamente confidencial y de uso exclusivo del Grupo Multiasistencia. Este documento es soporte de una presentación oral, el Grupo Multiasistencia se reserva el derecho a modificar el contenido a lo largo de la presentación oral

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Conexión

Vídeo 01_Web conexión_recados

Introducción:

La web del profesional les permite acceder a información de interés, consultar los servicios que ha gestionado y sus liquidaciones y realizar

gestiones sobre las reparaciones que tiene en curso.

Para conectarse a la web del profesional tenemos que introducir en el buscador de internet la dirección de la página:

http://web.multiasistencia.com/w3multi/acceso.php

Identificarnos a través del:

Código de usuario

Password

que se le facilitará nos facilitará

http://web.multiasistencia.com/w3multi/acceso.php

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Pantalla principal


Una vez conectados, accedemos a la pantalla principal, en el que podemos diferenciar las siguientes zonas:

1, Recados: Entrando en esta opción podremos leer todos los recados

que nos hayan dejado.

2, Notas informativas: En esta zona se colgará todas aquellas

notas informativas o comunicados que tengan un especial

interés para nosotros como proveedores

3, Noticias: Este panel recoge información sobre las últimas cinco noticias más relevantes.

Promociones disponibles.

Requerimientos técnicos para navegar por la web

4, En este árbol tenemos

diferentes opciones de

consulta (facturas emitidas,

servicios cerrados) y otras

que nos permitirán realizar

algún tipo de gestión

(solicitud de material,

agenda y servicios en curso)

Buscador por número de

servicio

Principales opciones de

gestión de las reparaciones

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Recados


Empecemos revisando los Recados: Junto al literal “tiene recados pendientes” nos muestra el número total de recados, en este ejemplo, 16.

Pulsando sobre Revisar accederemos a nuestro listado de recados pendientes

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Recados


El número de recados que se muestra en la pantalla es limitado, por lo que para revisar

todos tendremos que paginar con las opciones Página anterior y página siguiente.

Los recados urgentes aparecerán sombreados en rojo para distinguirlos de los demás.

La primera columna nos informa de si el recado está o no leído, en este caso no hemos leído ninguno

La 2ª columna muestra el código interno de recado

La 3ª columna en nº de servicio al que hace referencia el recado

La 4ª el nombre del profesional

Las 5ª y 6ª columnas nos muestran la fecha y la hora en que nos han dejado el recado respectivamente

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Menú izda.: servicios cerrados

02_Web servicios cerrados

Servicios cerrados: accedemos a esta opción pulsando sobre el literal servicios cerrados.

A través de esta opción podremos visualizar los servicios cerrados mensualmente.

Los datos mostrados para cada servicio son:

• Nº servicio

• Nombre del cliente

• Teléfono contacto principal del cliente

• Dirección del cliente

• Fecha de cierre

• Fecha de asociación del albarán

• Fecha de liquidación: en caso de que la liquidación del mes que estemos consultando no se haya cerrado aún este campo aparecerá vacío.

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Menú izda.: Facturas emitidas

03_Web facturas emitidas

Facturas emitidas. Seleccionar el mes cuya factura queremos consultar. En esta pantalla se muestran la fecha de emisión de la factura, nº de

factura, importe de factura, impuestos e importe total.

Pulsando sobre el nº de factura accedemos al documento factura.

• Datos del profesional y de Sigma reparaciones

• Número de factura

• Fecha de emisión de la factura

• Conceptos a facturar agrupados por tipos de reparaciones con el número de servicios realizados de cada tipo y el importe total a facturar por

cada uno de ellos.

• Cálculo del importe total factura

• En las siguientes páginas se incluye el desglose de los importes, detallándose para cada: el número de servicio, el importe a cobrar

(distinguiendo en este caso entre el importe correspondiente a los servicios estándar y servicios especiales y el correspondiente a las

asistencias que se incluye en la columna pago contado) y la dirección del cliente

• Al final del documento se efectúa el cálculo del importe a transferir.

Si queremos imprimir una copia de la factura sólo tenemos que pulsar sobre el icono impresora.

Para volver a la web cerramos el documento pdf.

Si queremos volver a la pantalla principal pulsamos sobre inicio.

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Menú izda.: solicitud de material

04_Web solicitud de material

Solicitud de material: accedemos a un formulario de petición de material en el que se muestran ordenados los diferentes artículos disponibles

Ponemos a vuestra disposición este servicio, si bien la decisión de hacer uso del mismo es del profesional.

En caso de desear solicitar material el proceso a seguir es el siguiente:

• En el artículo deseado incluimos las unidades que solicitamos

• Y pulsamos sobre enviar pedido.

• La aplicación nos pedirá que confirmemos la orden de pedido con los datos actuales

El material solicitado será enviado por mensajería a la dirección de contacto que hemos facilitado a y el abono de la factura correspondiente se

realizará mediante un ajuste en la liquidación.

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Menú izda.: Servicios en curso

05_Web servicios en curso.1

Servicios en curso: Desde esta acción podremos ver y gestionar todos los servicios que tenemos asignados. Para acceder pulsamos sobre

el literal “Servicios en Curso”, situado en el menú de la izda.

Muestra el listado de servicios en curso que tenemos asignados en el momento del acceso

Para ver todos los servicios tendremos que paginar con los botones pagina anterior y página siguiente

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La información mostrada para cada servicio es:

• Número de servicio

• Iconos que identifican alguna característica especial del servicio

• Nombre del profesional

• Gremio de la reparación

• Caducidad, este concepto es uno de los que mayor impacto tienen en la percepción de calidad del cliente. Desde la apertura hasta el cierre de un

servicio, éste puede pasar por diferentes estados.

Cada uno de los estados está asociado a una fecha de finalización. Cuando la fecha de finalización es superada el servicio pasa a estar caducado.

El número que aparece en esta casilla indica, si es negativo, los días que faltan para que el servicio caduque y si es positivo, los días que lleva el

servicio caducado. Si aparece 0 significa que el servicio pasará a estar caducado a partir de hoy

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• Duración: el primer número indica la duración del siniestro al que pertenece el servicio y el 2º la duración del servicio

• Nº de llamadas: por servicio que hemos recibido del cliente.

• Código del estado: todos los posibles estados por los que pasa una reparación están codificados.

• Finalmente, para agilizar la gestión de los servicios se incluyen las 4 acciones del menú de gestión de una reparación que se usan

con más frecuencia:

• Servicio: nos permite acceder al historial del servicio y desde él al resto de acciones de gestión de la reparación.

• Repaso: seleccionando esta acción accedemos a la pantalla de actualización del estado de los servicios.

• Presupuesto: nos lleva a la pantalla de introducción del presupuesto de la reparación.

• Cierre: como su propio nombre indica accederemos directamente a la pantalla de cierre del servicio

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1. Búsqueda mediante filtros: pulsamos sobre el botón Mostrar filtros, situado sobre el listado de servicios para acceder a la pantalla

correspondiente. La aplicación nos muestra los distintos filtros disponibles:

a) Estados de la reparación: nos permite filtrar por los estados asociados a nuestras reparaciones en curso. Para cada uno de ellos

muestra: el código del estado, el nombre del estado y, entre paréntesis, el número de reparaciones que tenemos en ese estado.

b) Gremio: muestra el número de reparaciones que tenemos de cada uno de los gremios que trabajamos. Este filtro es muy útil cuando

trabajamos más de 1 gremio, por ejemplo, realizamos trabajos de fontanería y albañilería.

c) Procedencia o compañía de seguros: en este caso muestra el código de la compañía y el número de reparaciones que tenemos de

cada una de ellas. Es el filtro menos intuitivo ya que debemos conocer el código de las compañías

d) Urgentes: nos permite filtrar por servicios no urgentes y servicios urgentes.

e) Caducadas: nos permite filtrar por reparaciones caducadas, no caducadas o que caducan hoy.

f) Comarcas: nos permite filtrar por las diferentes comarcas en las que trabajamos.

g) Color del servicio: una forma muy intuitiva de controlar las duraciones de los servicios es mediante el sistema semáforo, que consiste

en asignar un color al servicio a medida que éste va alcanzando una duración determinada respecto a la duración media por gremio

establecida. Cuando se apertura un servicio, éste «nace» en color verde, a medida que va pasando el tiempo cambia a color amarillo y,

si alcanzamos la duración media del gremio o la superamos pasa a color rojo. De esta manera podemos de una manera sencilla y muy

visual localizar los servicios a los que debemos prestar especial atención.

2. Búsqueda por número de servicio: podemos introducir el número de servicio sobre el que queremos realizar alguna gestión o consulta

directamente en él. Podemos buscar tanto servicios abiertos como cerrados

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La información mostrada en el listado de servicios es muy reducida. Para ampliarla y acceder al menú completo deberemos entrar en el servicio. pulsar sobre el icono

Lupa.

En la siguiente pantalla nos muestra agrupados en bloques la siguiente información:

1. Datos del servicio:

• Nº servicio

• Nº póliza

• Nombre del cliente

• Dirección

• Baremo aplicable

• Código postal

2. Más información del servicio:

• Procedencia

• Forma de pago

• En caso de servicios de siniestros, si tiene franquicia

• Descripción de la reparación en la que se incluye tanto la información de la apertura como los comentarios incluidos posteriormente

• Si el servicio es urgente o no

• Fecha de realización

• Fecha y hora de apertura

• Fecha y hora de asignación

• Los siguientes campos sólo se cumplimentan al cierre de la reparación, mientras tanto muestran N/D, siglas de no hay datos. Estos campos son:

Fecha y hora de cierre, Fecha de revisión del albarán, fecha de liquidación del servicio y fecha en la que se efectúa la transferencia

• Nombre del tramitador del siniestro

3. Teléfono de contacto del cliente.

4. Teléfono del perjudicado: en caso de que existan perjudicados también se incluirán en esta zona.

5. Factura devuelta / fecha y motivo: este campo sólo estará cumplimentado en servicios cerrados cuya factura haya sido devuelta, en este caso, se incluirá la

fecha de devolución y el motivo

6. Igualmente cuando el servicio esté cerrado nos podremos descargar el albarán imprimible pulsando sobre el icono situado a la derecha de Descargar pdf

A la derecha tenemos los siguientes campos:

7. Si para realizar el trabajo necesitamos alguna especialidad, como el carnet de instalador

8. Alguna herramienta especial como martillo compresor

9. O algún certificado

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Servicios en curso: confirmación

06_Web confirmación

Confirmación: Es cuando trasladamos la información necesaria para verificar la cobertura del siniestro. Únicamente tendremos que ir

respondiendo a una serie de preguntas que nos muestra el sistema.

• ¿ Está usted en disposición de confirmar de confirmar la cobertura del siniestro?

• Responsable del siniestro: en este caso tendremos que indicar si el causante del siniestro es el propio asegurado o su vivienda o un

tercero (vecino, comunidad de propietarios, etc)

• Avería en vivienda asegurada.

• Daños propios.

• Daños a terceros.

• ¿Es necesario aplicar estética?.

• ¿Existe corrosión?, para siniestros de “Daños Agua”

• ¿Considera que será necesaria la intervención de perito?

• Introducimos la descripción de la avería

• Describimos los daños en la vivienda asegurada.

• Y los ocasionados en la vivienda perjudicada: daños en techo de salón de vecino del piso inferior.

• A continuación cumplimentamos los daños del perjudicado. Es muy importante conseguir, al menos, el teléfono de contacto del

perjudicado ya que facilitaremos el contacto de los siguientes profesionales.

• Pulsamos en continuar y pasamos a la pantalla de apertura de nuevos gremios.

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Servicios en curso: Historial y Siniestro

07_Web Historial y otros

Historial: Histórico de los mensajes que nos ha enviado en relación a la reparación que llevamos en curso y nos muestra la siguiente

información:

• Tipo de mensaje: urgente o normal

• Emisor

• Fecha de generación del mensaje

• Fecha de entrega del mensaje, fecha en la que el profesional ha leído el mensaje

• Cuerpo del mensaje

Siniestro: muestra todas las reparaciones que se han efectuado o que deberán realizarse dentro del siniestro. Los datos mostrados son:

• Nº de servicio

• Si la reparación está dormida o no

• Gremio del servicio

• Código del profesional

• Nombre del profesional

• Teléfono del profesional

• Estado en que se encuentra el servicio

• Fecha del vencimiento del estado actual

• Fecha en la que se abrió el servicio

• Fecha en la que se cerró; si el servicio está abierto no mostrará ningún dato

La información contenida en esta pantalla nos puede ser muy útil para coordinarnos con los profesionales que restan por intervenir..

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Servicios en curso: Su gestor / tramitador


Su gestor / tramitador: mediante esta acción podremos enviar mensajes a Multiasistencia.

Estos mensajes serán recibidos por el tramitador del siniestro o por el gestor que tengamos asignado en función del motivo seleccionado.

Si seleccionamos los motivos Consulta / comentario servicio abierto o cerrado recientemente o Consulta / comentario no cerrado

recientemente el mensaje se enviará al tramitador, ya que nuestro mensaje estará relacionado con un servicio o siniestro concreto.

Cuando seleccionemos Ausencias / problemas atención citas u Otros el mensaje se enviará al gestor, ya que en estos casos la circunstancia

que comunicamos afecta a varios servicios o guardan relación con otros aspectos de nuestra actividad diaria.

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Servicios en curso: Terceros


Terceros: Siempre que en un siniestro exista un perjudicado, en esta opción tendremos sus datos de contacto.

Alta de una reparación: Esta opción nos permite abrir una nueva reparación dentro del mismo siniestro. El proceso a seguir es el siguiente:

1. Seleccionamos el tipo de reparación que deseamos abrir (asistencia, reparación en el mismo siniestro o reparación en siniestro nuevo). Por

defecto el sistema selecciona la opción mismo siniestro. En caso de localizar un nuevo siniestro diferente al que tenemos en curso es

obligatorio contactar con el tramitador, en lugar de abrirlo desde la web.

2. Indicamos si la nueva reparación debe ser atendida como urgente o no. Al igual que en el caso anterior, en caso de reparaciones urgente es

hay contactar directamente con el tramitador para que lo agilice.

3. Seleccionamos la fecha de realización de esta reparación, por defecto trae la fecha actual pero podemos cambiarla desde los desplegables

situados junto al día, mes y año o a través del calendario

4. Seleccionamos el gremio

5. Describimos el trabajo a realizar

6. Indicamos si seremos nosotros quienes realizaremos este trabajo

7. Finalmente pulsaremos sobre continuar para finalizar el proceso.

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Servicios en curso: Documentos

08_Web Documentos y fotografía

Documento: Podemos adjuntar todos aquellos documentos que sean requeridos por el siniestro (partes meteorológicos, denuncias policiales, facturas

de material, etc.). El proceso para adjuntar documentos es el siguiente:

• Pulsamos sobre “Nuevo Documento”.

• A continuación “clicamos” en examinar para buscar el documento en nuestro equipo y lo seleccionamos.

• Y finalmente pulsamos en guardar documento, nos aparece una entrada nueva con los datos del documento asociado.

Podemos visualizar el documento adjuntado pulsando sobre el icono “Documento”.

Fotografía: Sirve para adjuntar fotografías al servicio. Es conveniente adjuntar un mínimo de 2 fotografías, una de antes de realizar la reparación y otra

de después, no obstante se podrán adjuntar tantas fotografías como consideremos pertinente para justificar la reparación.

Indicar si es de antes o de después de efectuar la reparación, incluir un breve comentario, examinar para buscar la fotografía deseada y clicar en

“Añadir fotografía”.

Es conveniente no guardar las fotografías en la máxima resolución, ya que la aplicación tiene un límite para el tamaño.

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Servicios en curso: Repaso

09_Web repaso

Repaso: Relacionado con la caducidad de los servicios. A través de esta acción vamos a actualizar el estado de las reparaciones que tenemos

en curso.

• Vamos a seleccionar el estado correcto

• Incluimos un breve comentario

• Introducimos la fecha de la cita ( lo podemos hacer con los desplegables que se encuentran junto al día, mes y año o a través del

calendario) y la hora de la cita

• Finalizamos el repaso clicando sobre Cambiar estado

La aplicación nos confirma que el servicio se ha revisado correctamente. El servicio estará “no caducado” hasta la fecha introducida de visita.

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Servicios en curso: presupuesto

10_Web presupuesto

Presupuesto: El siniestro debe estar confirmado, si el siniestro no lo está, la aplicación no nos permitirá presupuestar la reparación

En el presupuesto tendremos que incluir todas las partidas de código base que describen el trabajo que vamos a realizar

Procedamos a introducir el presupuesto:

• Seleccionar el código de baremo base y buscamos el cód. correspondiente. Una forma más rápida de buscar el código es introduciendo la primera

letra del baremo del gremio. El cursor nos posicionará en el primer código de este baremo.

• Indicar si la partida corresponde a trabajos necesarios para localizar y reparar la avería o a trabajos para la reparación de los daños.

• Introducir un comentario a la partida.

• Y, si lo consideramos necesario, alguna observación.

• Información de medidas

• Introducimos el detalle de la partida.

• Y finalizamos pulsando sobre Añadir. La partida aparece en la parte inferior de la pantalla en la zona de “Listado de partidas”, en estado pendiente

de autorización.

Nunca pulsaremos Envío valoración hasta que no hayamos introducido todas las partidas que conforman el presupuesto, ya que en caso

de hacerlo el sistema rechazará estas últimas.

Por tanto, sin pulsar sobre enviar valoración vamos a seguir introduciendo el resto de partidas del presupuesto…

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Servicios en curso: Presupuesto - aceptación de presupuesto

11_Web cierre

Para cerrar el servicio entramos en la opción cierre y cumplimentamos los campos mostrados en la pantalla:

• Introducimos el tipo de impuesto que corresponda a aplicar

• Seleccionamos el gremio de la siguiente reparación

• Dejamos marcado el check correspondiente a la pregunta ¿necesita el cliente algún otro servicio?, si va a intervenir un gremio más

• Incluimos, si lo consideramos oportuno, algún comentario al cierre de nuestra reparación.

• Al “clicar” en cerrar el sistema nos lleva a la pantalla de apertura de una reparación para que procedamos a dar de alta el servicio de pintura.

• Esta pantalla es la misma que vimos en la acción Alta de una reparación:

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