2018 YILI FAALİYET RAPORU

1

2018 MALİ YILIBİRİM FAALİYET RAPORU

04.01.2019

BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU

Birimimiz 2547 Sayılı Kanunu’nun 51. Maddesine göre kurulan idari bir teşkilat olup, görev yetki alanı çerçevesinde hizmet etmektedir.

2018 yılı performans programının hedef ve beklentilerimiz hakkında önemli bilgiler açıklamalar sunacağına inanıyorum. Birimimizde yürütülen faaliyetler için idare bütçesinden birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanımız çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildirmek isterim.

Batman Üniversitesi Rektörlük Özel Kalem olarak hedefimiz; bugüne kadar süre gelen heyecanlı ve özverili çalışmamızı bugünden sonra da sergileyerek birimimizi daha ileriye taşımak olacaktır.

Prof. Dr. Aydın DURMUŞ Rektör

2

Tarihçe

Batman Üniversitesi, 28 Mayıs 2007 tarihinde 5662 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu'nda ve Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye Ekli Cetvellerde Değişik Yapılmasına Dair Kanunun Ek 88 Maddesi ile kurulmuştur.

1975-1976 Eğitim Öğretim yılında MEB Yaygın Yüksek Öğretim Kurumu, Örgün Yükseköğretim Dairesi Başkanlığı'na bağlı olarak kurulan Batman Meslek Yüksek Okulu; 1982 yılında 41 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile Dicle Üniversitesi'ne bağlanmıştır. 2007 yılında Batman Üniversitesi'ne dönüştürülmüş ve İnönü Üniversitesi rektörü tarafından tedviren yönetilmiştir. 09 Eylül 2008 tarihinde ilk rektörünün atanması ile öz yönetimine kavuşmuştur.

Vizyon Misyon Temel Değerler

Vizyon

Rektörlük Özel Kalem Birimi olarak şeffaf ve adil bir yönetim anlayışı ile Batman Üniversitesinin gelişmiş saygın Üniversiteler arasında yer almasına katkı sağlamak

Misyon

Batman Üniversitesi’nin misyon ve vizyonunu yerine getirilebilmesi için gerekli idari düzenlemelerin gerçekleştirilmesidir.

Temel Değerler: Tarafsızlık Şeffaflık Güvenilirlik Yenilikçilik Üretkenlik Çağdaşlık Paylaşımcılık

YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ

Rektör

Rektör; üniversitenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, gerekli zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin devlet kalkınma planı ilke ve hedefleri doğrultusunda planlanıp yürütülmesinde, bilimsel ve idari gözetim ve denetimin yapılmasında ve bu görevlerin alt birimlere aktarılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında birinci derecede yetkili ve sorumludur.

3

Görev, Yetki Ve Sorumluluklar

(1) Rektörün görevleri şunlardır;

      a) Çağdaş ve dinamik bir üniversite ortamı oluşturmak,

      b) Üniversitenin akademik performansını en üst düzeye ulaştırmak,

      c) Üniversitenin temel görevleri olan eğitim-öğretim ve araştırma çalışmaları yanında topluma hizmet çalışmalarını da etkin olarak yerine getirmek,

      ç) Hizmet standartlarının mükemmelleştirilmesi için akademik ve idari personeli teşvik etmek,

      d) Eğitim ve Öğretimde öğrencilerin Üniversiteye girişlerindeki başarı durumları yanında mezuniyette ulaşmaları hedeflenen çizgiye de önem vermek,

      e) Öğrencilerle onların sorunları ile yakından ilgilenmek,

      f) Derslerin etkin araç ve yöntemlerle ve öğrenci merkezli eğitim anlayışıyla işlenmesi için özen göstermek,

      g) Öğretim üyelerinin önemli konuların ülke gündemine girdiği günlerde televizyonlardaki açık oturum ve panellere katılıp sorunla ilgili bilimsel görüşlerini, çözüm önerilerini açıklamalarını ve halka açık konferanslar vermelerini, akademik yayınları ile gündemde kalmalarını sağlayacak destek, teşvik ortamı yaratmak,

      ğ) Nitelikli bir öğretim kadrosu oluşturmak,

      h) Yetenekli genç kadroların oluşturulması için çaba göstermek.

      (2) Rektör, Üniversitenin, bağlı birimlerinin bilimsel, idari gözetim, denetimlerinin yapılmasında ve bu görevlerin alt birimlere aktarılmasında, takip edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında birinci derecede sorumludur.

      (3) Rektörün diğer yetki ve sorumlulukları şunlardır:

      a) Üniversite kurullarına başkanlık etmek,

      b) Her öğretim yılı sonunda bölüm başkanlarınca dekanlara ve yüksekokul müdürlerine, onlar tarafından da Rektörlüğe sunulacak eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleriyle gelecek yılın çalışma planlarına ilişkin raporları değerlendirip gereğini yapmak,

      c) Üniversitenin Devlet yardımı alması için gerekli çalışmaları yapmak,

      ç) Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan denetimlere ait rapor suretlerinin gecikilmeden; raporda yerine getirilmesi istenen hususlar varsa bunlar için alınan önlemlerle yapılan çalışmaları da zamanında Mütevelli Heyete bildirmek,

4

      d) Her eğitim öğretim yılı sonunda ve gerektiğinde Üniversitenin bilimsel araştırma ve yayın faaliyetleri hakkında Mütevelli Heyete bilgi vermek,

      e) Üniversitenin bütçesini, akademik ve idari personel ihtiyaçlarıyla yatırım ihtiyaç ve programlarını, ilgili birimlerin ve Üniversite Yönetim Kurulu ile Senatonun görüş ve önerilerini aldıktan sonra hazırlayıp Mütevelli Heyete sunmak,

      f) Gerekli görülen hallerde Başkanın da onayıyla öğretim elemanlarının ve diğer personelin görev yerlerini değiştirmek veya bunlara yeni görevler vermek,

      g) Üniversitenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek,

      ğ) Mütevelli Heyet toplantılarına katılmak,

      h) İlgili diğer mevzuatla Rektöre verilen diğer görevleri yapmak.

Gerçekleştirme Görevlisi

5018 sayılı kanunun 33’üncü maddesi uyarınca gerçekleştirme görevlileri; harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.

Görev ve Sorumlulukları

• 5018 sayılı Kanun çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden,

• Belgelerin tamam olup olmadığı, hususlarında önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yapılmasından,

• Kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi ve kullanılmasından, kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından

• Ödeme emri belgesi ve ekli belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlenmesinden sorumludur.

5

Taşınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi

Görev ve Sorumlulukları

1. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,

2. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,

3. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,

4. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,

5. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,

6. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,

7. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,

8. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,

9. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,

10. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

Birime İlişkin Bilgiler

Rektörlük Özel Kalem biriminin yönetim ofisi Merkez Kampüs ve Batı Raman Kampüsünün Rektörlük Hizmet Binasının ikinci katında bulunmaktadır. Bağlı birimlerimiz de aynı kampüsler içerisinde bulunmaktadır. Rektörlük Özel Kalem Bünyesine bulunan Koordinatörlükler aynı zamanda harcama yetkilisi (bütçe İşlemlerinde Rektörlük Özel Kaleme bağlı) olduklarından ve birim faaliyet raporu düzenlediklerinden koordinatörlüklerle ilgili detaylı bilgilere yer verilmemiştir.

6

Rektörlük Özel Kalem Bünyesindeki Koordinatörlükler

1- Erasmus Koordinatörlüğü

2- Farabi Koordinatörlüğü

3- Proje Ofisi Koordinatörlüğü

4- Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü

5- BAP Koordinatörlüğü

6- Bölümler Koordinatörlüğü

7- Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü

8- ÜNİP Koordinatörlüğü

9- ÖYP Koordinatörlüğü

AMAÇ ve HEDEFLER

Batman Üniversitesi Rektörlük Özel Kalem Birimi;

İnsan hakları, ifade özgürlüğü ve demokrasiye saygılı, Her türlü görüş ve düşüncenin barış ve hoşgörü içinde dile getirilebildiği, özgür, çok

sesli, adil, şeffaf, akademik ve etik değerlere sahip, Bilimsel özgürlüğü, yaratıcılığı ve özgün düşünceyi yücelten, Mükemmelliğe ulaşmaya çalışan, Takım çalışması odaklı, Çevreye saygılı ve sosyal sorumluluğunun bilincinde, bir kurum olarak varlığını

sürdürmeyi hedefler. Üniversitenin başarılı akademik kimliğine ek olarak sosyal ve kültürel bir kimlik

oluşturmasına birim tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerle katkıda bulunmak. Üniversitenin dışa açılan penceresi olarak, kurum içi ve dışı birimlerle iletişim ve

işbirliğini en üst seviyeye çıkartıp halkla ilişkiler faaliyetlerini güçlendirmek. Birime etkili ve olumlu bir kimlik ve imaj oluşturmak.

7

İnsan Kaynakları

Rektörlük Özel Kalem Biriminin Örgüt Yapısı:

Sayı Kadro Unvanı Adı-Soyadı

1 Rektör Prof. Dr. Aydın DURMUŞ

2 Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Hasan TOĞRUL

3 Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Gülriz KOZBE

4 Sekreter (Batı Raman Kampüsü) Canan DOĞAN DEMİR

5 Sekreter (Merkez Kampüs) Ceylan EKİN

6 Şef İsmail DAĞAÇAR

7 Bilgisayar İşletmeni Merve CEYLAN OYAR

8 Koruma Memuru İsmail ALTUNBAŞ

9 Şoför Ali ŞENKAL

10 Sürekli İşçi Yaşar İCİL

11 Sürekli İşçi Cahit ZEROOĞLU

Akademik Personel Sayısı ve Cinsiyete Göre Dağılımı:

UNVAN BAY BAYAN TOPLAM

Öğretim Görevlisi 5 5 10

Fiziki Yapı

Üniversitemiz Rektörlük Birimi; Merkez Kampüs ve Batı Raman Kampüsü Rektörlük Makam odaları ve birer sekreter odası ile birimde faaliyet gösteren çalışma ofislerinden oluşmaktadır.

8

Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar:

SAYI TEKNOLOJİK KAYNAKLAR ADET

1 Bilgisayar 79

2 Fotokopi ve Yazıcı 8

3 Fotokopi ve Yazıcı/Faks 24

4 Telefon 56

5 Telsiz Telefon 4

6 Güç Kaynağı 1

Rektörlük Özel Kalem Biriminde Yapılan İş ve İşlemler

1. Rektörlüğün yazışmalarını yürütülmesi,

2. Rektörlüğün her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinin düzenlenmesi,

3. Yazışmaların dosyalanması ve arşiv haline getirilmesi,

4. Birimimize bağlı Koordinatörlük ve Müdürlüklerin harcama işlemlerinin yapılması,

5. Üniversitemiz Rektörünün geliştirme ödeneğinin yapılması,

6. Üniversitemiz adına yapılan faaliyetler için görevlendirilen öğretim elemanlarının yazılarının ve tahakkuk (yolluk) işlerinin yürütülmesi,

7. Rektörlüğümüz ajans aboneliği ve haberleşme ( telefon ve internet) hizmetlerine ait giderleri ve tüm dağıtım işlerinin yapılması,

8. Rektörlük ilan bedelleri ödenmesi,9. Rektörlük Özel Kalem Biriminin maaş ve SGK işlemlerinin yapılması,

10. Birimin iç ve dış evrak dağıtımının yapılması,

11. Birimin tahakkuk (satın alma, avans, yolluk, doğrudan temin) işlemlerinin yürütülmesi,

12. Birimin taşınır kayıt kontrol işlemlerinin yapılması.

9

2018 YILI BÜTÇE TERTİPLERİNİN ÖDENEK DURUM LİSTESİ

TERTİP KBÖ EKLENEN TOPLAM ÖDENEK

HARCAMA (AVANS DAHİL )

38.86.09.01-09.4.1.00-2-01.1Sosyal Haklar-Memurlar/Maaşlar 1.010.000,00 0,00 1.010.000,00 957.399,5538.86.09.01-09.4.1.00-2-02.1SGK Prim Ödemeleri 157.700,00 0,00 157.700,00 95.818,6338.86.09.01-09.4.1.00-2-03.3Yolluk Giderleri 13.000,00 1.300,00 14.300,00 14.248,7738.86.09.01-09.8.8.00-2-03.2BAP Özel Hesabı Tertibi 214.000,00 0,00 214.000,00 214.000,0038.86.09.01-09.8.8.00-2-03.3BAP Özel Hesabı Tertibi 29.000,00 0,00 29.000,00 29.000,0038.86.09.01-09.8.8.00-2-03.5BAP Özel Hesabı Tertibi 31.000,00 0,00 31.000,00 31.000,0038.86.09.01-09.8.8.01-2-03.2BAP Özel Hesabı Tertibi 26.000,00 48.616,04 74.616,04 74.616,0438.86.09.01-09.8.8.01-2-03.7BAP Özel Hesabı Tertibi 12.000,00 0,00 12.000,00 12.000,0038.86.09.01-09.9.9.00-2-01.1Sosyal Haklar-Memurlar 5.000,00 2.000,00 5.000,00 7.000,0038.86.09.01-09.9.9.00-2-01.5Yurtdışı Öğrenim Aylıkları 162.000,00 42.000,00 204.000,00 203.554,3638.86.09.01-09.9.9.00-2-03.2Tüketime Yönelik Mal Alımı 4.000,00 60.000,00 64.000,00 60.291,9238.86.09.01-09.9.9.00-2-03.3 Yolluk Giderleri 16.000,00 1.600,00 17.600,00 17.595,9938.86.09.01-09.9.9.00-2-03.5 Hizmet Alımları 19.000,00 90.000,00 109.000,00 95.658,0938.86.09.01-09.9.9.00-2-03.6 Temsil Ağırlama Giderleri 18.000,00 14.800,00 32.800,00 30.181,85

10

POLİTİKALAR

1- Hizmet konularını Üniversitenin menfaatlerini ön planda tutarak ele almak,

2- Fikir alışverişine ve üretimine uygun olacak şekilde hiyerarşik iletişimi açık tutmak,

3- Personelin verimliliği yüksek, yürütülen iş alanında bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine elverişli olanaklar sağlamak ve buna uygun ortamı yaratmak,

4- Çalışanların mesleki deneyim ve etik değerlerini geliştirmek ve hizmete yansıtmak temel politikalarımızdır.

ÖNCELİKLER

1- Rektörlük biriminde kurumsal anlayışı geliştirmek,

2- Üniversitemizi ilgilendiren güncel gelişmeleri takip edebilme olanaklarını geliştirmek,

3- Üniversitemizin hizmet kalitesini ve verimliliğini üst düzeyde sürdürebilmek amacıyla, çağdaş yönetim tekniklerinden yararlanılarak, çalışanların bilgi, beceri, motivasyon ve memnuniyetlerinin artırılacağı olanakları oluşturmak,

4- Üretken, yenilikçi ve demokratik bir yönetim anlayışıyla hizmet kalitesini yükseltmek, bilgi paylaşımı ve güvene dayalı çalışma ortamını sağlamak,

5- Birimimizin teknik donanımını, hizmet gereklerine ve çalışma koşullarına elverişli olarak geliştirmek önceliklerimizdir.

- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

- ÜSTÜNLÜKLER

1. Kanunlarla tanınmış hukuki etkinliğin olması,2. Teknolojik yeniliklere açık, genç ve dinamik bir kadromuzun bulunması,3. Kurum İçi Birimler ve diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla iyi iş ilişkilerin

kurulmuş olması,4. Personelimiz eğitiminin yükseköğrenim düzeyinde olması5. Personelimizin hoşgörülü ve özverili olması,

6. Personelin teknolojik gelişmelere açık ve bu konudaki taleplere sıcak bakması birimimizi daha da güçlendirmektedir.

11

-ZAYIFLIKLARIMIZ

1- Personel sayımızın yetersiz olması,

2- Eleman yetersizliğinden dolayı bir elemana birden çok görev ve sorumluluk yüklenmesi sonucu kendini belli bir alanda geliştirememesi,

3- Diğer birimlerde ani gelişen temsil ağırlama hizmetlerinin Rektörlük Özel Kalemden ödenmesi,

4-Yıllık ve dönemlik bazda organizasyonların planlı olarak yapılamaması,

5-Ulusal ve yerel bazda yapılan fuar ve organizasyonlarda Üniversitemizin yeterince tanıtılamaması,

* Birim içinde deneyimli, mesleki etik değerleri benimsemiş dinamik elemanların sayıca arttırılması,

* Mesleki alanda eğitimlerin yaygınlaştırılması, kamusal anlamda hizmet ve sorumluluk bilincinin daha fazla geliştirilmesi ile etik değerlere bağlı hizmet önceliğinin sağlanması beklentilerimiz içinde yer almaktadır.

-BEKLENTİLERİMİZ

-DEĞERLENDİRME

Birimimiz, Üniversitemizin ve bağlı birimlerinin hizmetlerini sorunsuz biçimde yürütebilmeleri için yürürlükteki mevzuat doğrultusunda her türlü hizmeti vermektedir. Hazırlanan raporun işlerliğini her zaman kontrol altında tutmak, takibini yapmak ve çalışan elemanların plan çerçevesinde hareket edip etmediklerinin denetimi ile kişisel bazda değerlendirmeleri yapılacaktır. Çalışmalar toplam kalite yönetimi çerçevesinde izlenecektir.

12

-ÖNERİ VE TEDBİRLER

İdare tarafından işlem tesisinden sonra ihtilafa düşülmemesi amacıyla işlem yapılmadan önce hukuki görüş alınması ve bu anlayışın Üniversitemiz genelinde benimsenmesi daha verimli sonuç alınmasını sağlayacağı düşünülmektedir.

Ayrıca uygulamada görülen aksaklıkların giderilmesi amacıyla, konulara özel genelgeler yoluyla kurumsallaşmaya katkı sağlanmasının yararlı olacağı öngörülmektedir.

-İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.

Adnan Selçuk ERGİNÖZ

Genel Sekreter Harcama Yetkilisi

13