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San José, 02 de setiembre de 2015DGAI-INF-011-2015

MasterPriscilla Piedra CamposDirectora General de Hacienda

ASUNTO: Informe parcial de control interno de sobre la custodia de los expedientes en el Departamento de Cobro Judicial.

Estimada señora:

Le remitimos informe parcial de control interno de los resultados obtenidos en la inspección realizada sobre la ubicación de los expedientes, que ingresan a la División de Adeudos Estatales para su respectiva gestión de cobro, como parte del estudio especial de suscripciones de arreglo de pago en la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda.

1. Resultados obtenidos.

Producto de la inspección realizada, se determinó lo siguiente:

1.1 Sobre la custodia de los expedientes nuevos y pendientes de asignar:

Según la Directriz DGH-DAE-D-001-2013 "Lineamientos para el ingreso de casos al Departamento de Cobros Judiciales", indica que los funcionarios de la Unidad Administrativa del Departamento de Cobros Judiciales, deben verificar que los casos remitidos al Departamento para su gestión de cobro, cuenten con todos los requisitos de admisibilidad.

Al respecto, se determinó que los expedientes nuevos que provienen de la Dirección General de Tributación, Dirección General de Aduanas, Dirección General de Hacienda, o cualquier otra dependencia o institución Estatal y que todavía tiene pendiente el proceso de depuración y su registro en el Sistema de Expedientes Digitales "SIED", no están debidamente custodiados, ya que se encuentran archivados en cajas y ubicados en los pasillos o en las estaciones de trabajo que están desocupados en la Unidad Administrativa, tal como se muestran en las siguientes fotografías:

Fotografías: Cajas con expedientes nuevos apiladas en los escritorios desocupados, muy cerca de donde se atiende público.Además, se determinó que al 29 de junio del 2015 había 292 expedientes pendientes de asignar, los que se encontraban en la Unidad Administrativa debido a que no pueden ser trasladados a la Unidad Legal hasta que no se disponga de la orden superior para ejecutar la respectiva asignación.

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Estos expedientes se mantiene en cajas y no cuenta con ninguna seguridad lo que eventualmente pone en riesgo el resguardo de dicha documentación, debido a que no se dispone de un espacio que se puedan custodiar bajo llave y por tal razón se mantienen detrás de la Unidad de Trabajo de la Coordinadora de la Unidad Administrativa, tal como se muestran en las siguientes fotografías:

Fotografía: Hacinamiento que tienen los funcionarios, expedientes pendiente de asignar archivados en cajas detrás de la estación de trabajo de la Coordinadora.

1.2 Sobre el registro y manejo de los expedientes en gestión de cobro:

Debido a la cantidad de expedientes nuevos que son digitados por la Unidad Administrativa en el sistema de expedientes digitales (SIED), se crean planes especiales para depurar esos expedientes, debido a que cada uno debe cumplir con lo señalado en la Directriz DGH-DAE-D-001-2013 de cita.

A pesar que el Departamento de Cobro Judicial dispone del Sistema Consecutivo Numérico que permite tramitar las solicitudes de pedidos de expedientes de parte de los funcionarios, para que el encargado del archivo mediante un consecutivo haga la entrega formal y de esa forma quede registrado en el sistema el nombre de la persona de quien lo recibió por última vez, esto con el propósito de llevar un control por expediente, sin embargo, no se actualiza el registro en el citado sistema, ya que no en todos los casos se llena el consecutivo por parte de los funcionarios que llevan los casos y cuando se ejecutan esos planes especiales, sacan los expedientes de las cajas y solo hacen una anotación informal pegado en la caja de quien lo tiene o solo indican que se sacó un expediente de la caja, tal como se muestra en las siguientes fotografías:

Fotografías: Caja con expedientes ubicados en la Unidad Administrativa, el cual cuenta con anotaciones informales para indicar que se sacó varios expedientes de la caja y están en proceso de depuración.

1.3 Sobre la seguridad del archivo general del Departamento de Cobro Judicial:

El archivo general de expedientes del Departamento de Cobro Judicial está bajo la responsabilidad de la Unidad Administrativa, según información consignada en correo del 24 de febrero del 2015 de r Darling Castro Campos, Directora División de Adeudos Estatales, que indica lo siguiente:




"Con instrucciones superiores y en aplicación de las medidas necesarias para el debido resguardo de los expedientes en el Departamento de Cobros Judiciales, a partir de este momento se designa la custodia, resguardo y administración de los expedientes que se encuentran en el archivo de Cobros Judiciales, a los funcionarios de la Unidad Administrativa, quienes serán los únicos que podrán entregar y recibir expedientes para ser guardados en dicho archivo. Para el cumplimiento de lo anterior, se implementarán todas las medidas necesarias para el adecuado control y resguardo de dicho archivo".

Entre las diversas tareas que le corresponde ejecutar a la Unidad Administrativa ahora tiene el recargo y la custodia de un archivo general que se encuentran en diferentes ubicaciones de la División de Adeudos Estatales.

Este archivo no está visible para ninguno de los funcionarios de la Unidad Administrativa, además, no cuenta con llave, con el atenuante de que están contiguo al pasillo que sirve de entrada al lugar de trabajo de los funcionarios de ese Departamento y con la ejecución de los planes especiales para la revisión de expedientes, hace que todos los demás funcionarios tengan acceso a los archivos, esta situación poner en riesgo la seguridad suficiente en el archivo, tal como se muestra en las siguientes fotografías:

Fotografías: archivadores en mal estado y sin llavines. Archivador principal con espacio pero no tienen la llave para cerrar el llavín.

Las condiciones expuestas en los apartados anteriores denotan que no se tiene un apropiado control interno, en los términos que dispone la norma 4.3.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, que disponen lo siguiente:

Norma 4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad, indica lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos”.

Lo anterior, constituye una condición de riesgo de pérdida o sustracción de documentación imprescindible para poder realizar las gestiones de cobro que realiza el Departamento de Cobro Judicial, lo cual repercutiría en las acciones de recuperación de adeudos a favor del Estado, mas considerando que se presentan casos con montos significativos.

El tema de los expedientes ha sido señalado en forma reiterada en informes anteriores emitidos por la Contraloría General de la República y por esta Dirección General de Auditoría Interna en los informes DFOE-SAF-IF-15-2014, INF-DGAI-027-2011 y INF-DGAI-024-2012; por lo que se considera necesario y pertinente, que en el marco del ordenamiento de control interno vigente, en el componente de “actividades de control”, se tomen, por parte de los responsables, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno, las acciones debidas para el mejoramiento..




2. Conclusión

Conforme con los resultados obtenidos, se concluye en el momento de la inspección realizada por esta Auditoría Interna, la existencia de una serie de debilidades de control interno que afectan el registro, custodia y seguridad de los expedientes de nuevo ingreso y los pendientes de asignar, así como, los expedientes que se conservan en el archivo general; también se presentan debilidades en la entrega y devolución de los expedientes, unos archivos verticales están en mal estado y otros no pueden ser cerrados debido a la falta de la llave, todas estas debilidades afectan el resguardo de la información y permite visualizar riesgos de pérdida o sustracción de dichos expedientes.

3. Recomendaciones

Para colaborar con la administración en el fortalecimiento del control interno sobre la custodia de los expedientes en el Departamento de Cobro Judicial, se recomienda lo siguiente:

3.1 Tomar las acciones correspondientes para que los expedientes nuevos y pendientes de asignar sean traslados a un lugar seguro y bajo medidas de seguridad suficiente que garanticen su respectivo archivo, custodia y conservación. Asimismo, se elimine la práctica de mantener estos expedientes en cajas a la par del pasillo, en estaciones de trabajos desocupados, encima de archivadores verticales, y detrás de la unidad de trabajo de la Coordinadora de la Unidad Administrativa.

3.2 Elaborar y oficializar una directriz que estandarice la entrega y devolución de los expedientes que tiene la División de Adeudos Estatales y a su vez se establezca la obligación en registrar en el Sistema Consecutivo Numérico el traslado de cualquier expediente, a fin de que se lleve un control de registro y archivo en forma centralizada, sistemática y actualizada de los expedientes que están en el proceso de gestión de cobro; todo lo cual permitirá dar una rendición de cuentas en momento que se requiera.

3.3 Establecer los mecanismos de control necesarios para que el archivo general de expedientes de la División de Adeudos Estatales, cuente con mecanismos de seguridad suficientes para asegurar el archivo y custodia adecuada de los expedientes que se mantienen en el Departamento de Cobro Judicial.

Los resultados del presente informe, fueron comunicados por nuestros auditores Lic. Oldemar Murillo Arce, Coordinador de Auditoría de Ingresos, Lic. Moises Mejías Cubero, Auditor encargado, con su persona el 1 de setiembre del 2015, y con sus colaboradoras, la Licda. Darling Castro Campos, Directora División de Adeudos Estatales, la Licda. Marta Monge Salazar, Jefe Departamento de Cobros Judiciales y la Licda. Marlene Cascante Rodríguez, Coordinadora de la Unidad Administrativa del Departamento de Cobros Judiciales, en términos generales se indicó que estaban de acuerdo con las situaciones señaladas por esta Auditoría Interna, y que se estará gestionando las acciones necesarias con la Dirección Administrativa Financiera para contar con los recursos necesarios para ampliar y mejorar el archivo general del Departamento de Cobro Judicial.

Las recomendaciones emitidas están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones y si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna para nuestro estudio.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean, así como el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento.

Dejándola informada para la toma de decisiones, se suscribe:

Atentamente,




Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

JDAN/OMA/mcc

Ce: Lic. Fernando Rodriguez Garro. Viceministro de Ingresos Estudio Especial N°006-2015




ANEXO DE NORMATIVA

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO.

“4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

“4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. “

4.1 Actividades de control

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.

El ámbito de aplicación de tales actividades de control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institución. En ese sentido, la gestión institucional y la operación del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas. Lo anterior, debe hacer posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios

ARTICULADO DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

1. Sobre la responsabilidad sobre el sistema de control interno:

“Artículo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

2. Sobre la identificación y valoración de riesgos:

“Artículo 14.-Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:




a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.

d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

3. Sobre la autoevaluación del sistema de control interno:

“Artículo 17.-Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:

a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones.b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.”



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