İl Faaliyet Planı Web Uygulaması

Kullanım Kılavuzu

Sürüm 1.1

İçindekiler Sayfa

1. Sürüm Bilgisi 3

2. İl Faaliyet Planı Web Uygulaması 4

3. Rollerin ve görevlerin tanımlanması 5

4. Kullanıcı işlemleri

a. Hangi rol kimleri ve nasıl davet edebilir?

b. Kullanıcı daveti

c. Kullanıcı listeleme ve filtreleme

5-7

5. Faaliyet Planı İşlemleri

a. Kullanıcılara göre görev tanımları

b. Kullanıcılar bazında yapılacak işlemler

7-22

6. Faaliyet Gerçekleştirme kaydı işlemleri

a. Kullanıcılara göre görev tanımları

b. Kullanıcılar bazında yapılacak işlemler

22-36

2

1. Sürüm Bilgisi

Sürüm Tarihi Açıklama

1.1 18.02.2015 2, 3 ve 4. Bölümlerine İl Sağlık Müdürlerinin İl Koordinatörleri tarafından davet edilmesi eklendi. Bölüm 5’de Planlama yetkilisine faaliyetleri silebilme yetkisi verildi, faaliyetlere tarih ekle butonu açıklandı. Bölüm 2’ye Chrome ya da Firefox’un kullanılması tavsiyesi eklendi.

1.0 12.02.2015 İlk Sürüm

3

2. İl Faaliyet Planı Web Uygulaması

Bakanlığımız 2013-2017 Stratejik Planının illerde faaliyet düzeyinde takip edilmesi kapsamında, İl Sağlık Müdürlüğü koordinasyonunda Halk Sağlığı Müdürlüğü ve Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterlikleri ile birlikte İl Faaliyet Planları hazırlanmaktadır.

İl Faaliyet Planının il düzeyinde daha etkin bir şekilde takibi için Bakanlığımızca web tabanlı İl Faaliyet Planı programı geliştirilerek illerin kullanımına hazır hale getirilmiştir. İllerde il faaliyet planının hazırlanması ve gerçekleşmeler ile ilgili ildeki tüm birimler arasında koordinasyonu sağlayacak İl Sağlık Müdür Yardımcısı düzeyinde İl Koordinatörleri belirlenmiştir.

Programa http://www.ilfaaliyet.saglik.gov.tr/Account/Login adresinden ulaşılabilecektir. İnternet tarayıcısı olarak Chrome ya da Firefox’un son sürümlerinin kullanılması tavsiye olunur.

İl Sağlık Müdürleri tarafından İl Koordinatörü olarak belirlenen kullanıcılar Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından sisteme tanımlanarak davet edilmişlerdir. İl koordinatörleri e-posta adreslerine iletilmiş olan linke tıklayarak sisteme kayıtlarını yapıp erişim sağlayabileceklerdir. İl Sağlık Müdürlerinin kullanıcı olarak tanımlanması da İl Koordinatörü tarafından gerçekleştirilecektir.

Planlama yetkilisi il düzeyindeki her kurumdan istenilen sayıda belirlenebilecektir. Planlama yetkilisi daveti İl Koordinatörleri tarafından gerçekleştirilecektir.

Faaliyetler sisteme planlama yetkilisi tarafından girilerek taslak onayı için İl koordinatörüne iletilir, il koordinatörü taslağı onayladıktan sonra İl Sağlık Müdürünün onayına sunar. Müdür onayından sonra faaliyet kabul edilmiş olur. Onaylı faaliyet planlama yetkilisine gelir. Planlama yetkilisi faaliyetin gerçekleştirilme tarihi gün, ay ve yıl olarak netleşince tarihi sisteme gün olarak girer ve faaliyeti yeniden İl koordinatörünün onayına gönderir(Tarihin onaylanması amacıyla). İl Koordinatörü tekrar İl Sağlık Müdürünün onayına sunar. Müdür onayladıktan sonra planlama yetkilisinin “onaylanan” kutusunda onaylı faaliyet olarak görülür.

Faaliyetler gerçekleştirildiğinde planlama yetkilisi sisteme gerçekleşme girişini yapar. İl Koordinatörüne gönderir, koordinatörün onayından sonra İl Sağlık Müdürü onaylar.

2015 yılı için planlanan faaliyetlerin İller tarafından programa girişi Şubat ayı sonu itibariyle tamamlanmış olacaktır. Gerçekleşmeler ise faaliyetlerin uygulanmasını takip eden 3 gün içerisinde programa girilecektir. Faaliyet ve gerçekleşmeler Strateji Geliştirme Başkanlığı, Bakanlık Merkez Birimleri ve Bağlı Kuruluşlar tarafından izlenip raporlanabilecektir. Raporlamalar 3’er aylık dönemler halinde (Mart, Haziran, Eylül, Aralık) gerçekleştirilecektir.

4

3.       Rollerin ve görevlerin tanımlanması

Programda; Yönetici, İl Sağlık Müdürü, İl Koordinatörü ve Planlama Yetkilisi kullanıcıları tanımlanmıştır.

Yönetici: Programın yönetiminden sorumludur. İl Sağlık Müdürü ve İl Koordinatörü kullanıcılarını davet eder. Programın takibi ve raporların alınmasından sorumludur.

İl Sağlık Müdürü: İl düzeyindeki faaliyet planlarının ve gerçekleşmelerinin onaylanmasından sorumludur. İl Koordinatörünün göndermiş olduğu taslakları onaylar ya da reddeder.

İl Koordinatörü: İl düzeyinde programın koordinasyonundan sorumludur. İl Sağlık Müdürlüğü, Halk Sağlığı Müdürlüğü ve Genel Sekreterlikler tarafından sisteme girilmiş olan faaliyetlerin ve gerçekleşmelerinin taslak onayını yapar. Birimlerin faaliyetlerinin koordinasyonu ve programa zamanında giriş yapılmasından, İl Sağlık Müdürü ve planlama yetkililerinin kullanıcı davetini yapmakla sorumludur.

Planlama Yetkilisi: İl Sağlık Müdürlüğü, Halk Sağlığı Müdürlüğü ve Genel Sekreterliklerden faaliyetler ve gerçekleşmelerin sisteme girişini yapacak olan kişi/kişilerdir. İstenilen sayıda görevlendirilebilir.

4.       Kullanıcı işlemleri

a.       Hangi rol kimleri ve nasıl davet edebilir?

Yönetici: Yönetici, İl Sağlık Müdürü, İl Koordinatörü ve Planlama Yetkilisini davet edebilir.

İl Sağlık Müdürü: İl Koordinatörü ve Planlama Yetkilisini davet edebilir.

İl Koordinatörü: İl Sağlık Müdürü ve Planlama Yetkilisini davet edebilir.

b.      Kullanıcı daveti

İl Koordinatörü İl Sağlık Müdürü ve Planlama yetkilisini davet edebilir.

Ekranın solunda yer alan Kullanıcılar butonuna tıklanır.

5

Çıkan ekranın sağında yer alan “Kullanıcı Davet Et” butonuna tıklanarak kullanıcı tipi seçilir.

Planlama yetkilisi davet edilirken İldeki Birim tipi seçilir. (İl Sağlık Müdürlüğü. Halk Sağlığı Müdürlüğü ya da Genel Sekreterlik)

Çıkan ekranda e-posta, T.C. numarası ve ilk ad yazılarak davet et butonuna basılır.

Davet edilen kişinin e-postasına bilgilendirme postası gider. Gelen e-postadaki link’e tıklanarak kullanıcı tanımlaması tamamlanır.

6

Programa www.ilfaaliyet.saglik.gov.tr adresinden ulaşılarak kullanılmaya başlanır.

c. Kullanıcı listeleme ve filtreleme

Kullanıcılar butonuna tıklandığında İl Sağlık Müdürü ve İl Koordinatörü ildeki tüm kullanıcıları görebilir. Kullanıcılar filtreleme yöntemi ile de aranabilir.

5.       Faaliyet Planı İşlemleri

a.       Kullanıcılara göre görev tanımları

Planlama Yetkilisi: İl Sağlık Müdürlüğü, İl Halk Sağlığı Müdürlüğü ve Genel Sekreterlikler bünyesinde ayrı ayrı planlanan ilgili alt faaliyetlerini sisteme girmekle sorumludur. Stratejik Plandaki hedefe yönelik stratejiler altında yer alan faaliyetler sistemde tanımlanmıştır. Bu faaliyetler içinde İl düzeyi olarak belirtilmiş olan faaliyetler ile ilgili alt faaliyetler planlama yetkilileri tarafından sisteme girilecektir.

Planlama yetkilisi, ilgili alt faaliyetleri sisteme tek tek tanımlar ve taslak onayı için İl Koordinatörüne gönderir. İl Koordinatörü tarafından faaliyet bazında düzeltme yapılması istenirse planlama yetkilisine geri gönderilir. Planlama yetkilisi düzeltme yaparak il koordinatörü taslak onayına tekrar gönderir.

7

İl Koordinatörü: Planlama yetkilisi tarafından taslak olarak gönderilen faaliyetleri onaylar. Düzeltme isterse açıklama yazarak planlama yetkilisine geri gönderebilir. Taslak faaliyeti onaylayarak İl Sağlık Müdürüne gönderir.

İl Sağlık Müdürü: İl koordinatörü tarafından onaylanmış olan plan taslaklarını onaylar. Düzeltme isterse açıklama yazarak il koordinatörüne geri gönderebilir.

b.      Kullanıcılar bazında yapılacak işlemler

Planlama Yetkilisi:

Planlama yetkilisinin sisteme ilk girdiğinde açılacak ekran aşağıda yer almaktadır.

Arama ekranına Faaliyetin numarası ya da içinde yer alan herhangi bir kelime yazılarak faaliyet aranır. İlgili faaliyetin üzerine tıklanır.

8

İstenilen faaliyetin altında bulunan “ilgili alt faaliyetler” butonuna tıklanır.

Planlanan faaliyeti sisteme girmek için ekranda sol üstte yer alan “yeni alt faaliyet” butonuna tıklanır.

9

Alt Faaliyet Ekle ekranı açılır.

10

Alt faaliyet ekranı açılınca öncelikle faaliyetin kategorisi seçilir. Yapılacak faaliyetin konusu ve açıklama yazılır. Faaliyetin planlanan tarihi ay ve yıl olarak belirtilir.

Tarih ekle butonu ile aynı faaliyet için istenilen sayıda değişik tarihler girilebilir. Faaliyetin gerçekleştirileceği tarih belirlenmiş ise gün olarak da belirtilir. Belirli değil ise Taslak onaylandıktan sonra gün belirlendiğinde faaliyet yeniden onaya sunulur.

11

Tarihler de girildikten sonra oluştur butonuna basılır ve faaliyetlerin sıralandığı listeye ulaşılır. Her farklı tarih ayrı bir faaliyet olarak listeye girer. Her biri ayrı taslak olarak işlem görür.

12

Faaliyetin sol sütununda yer alan “göz” simgesine tıklanarak alt faaliyet detayına ulaşılır. Bu ekranda alt faaliyet için eklenti eklenebilir, düzeltme yapılabilir, silinebilir ya da taslak onayı için İl Koordinatörüne iletilir.

13

Taslak onay talebine tıklandığında çıkan ekranda gerek görülürse açıklama eklenebilir.

Gönder butonuna basılınca İl Koordinatörüne iletilmiş olur ve alt faaliyet ekranı açılır. Bu ekranda faaliyetin hangi aşamada olduğu görülebilir. İstenilirse faaliyet silinebilir.

14

“Listeye dön” butonuna tıklayarak sisteme girilmiş olan alt faaliyetlerin listesine ulaşılır. Her faaliyetin yanında yer alan “göz” butonuna tıklanarak detaya ulaşılır ve faaliyetin onaylanıp onaylanmadığı ya da hangi aşamalardan geçtiği görülebilir. Taslak faaliyetler ayrı ayrı tıklanarak onaya gönderilir. Bu ekranda sol tarafta yer alan butonlara tıklanarak “Giden, Onaylanan, Gerçekleşen ve Reddedilen” faaliyetlerin listelerine ulaşılarak takip yapılabilir.

15

İlk sayfada yer alan “Tüm Alt Faaliyetler” butonuna tıklanarak da “Taslak Alt Faaliyetler” ekranına ulaşılarak takip yapılabilir.

İl Koordinatörü:

İl Koordinatörü kullanıcısının ilk girişteki ekranı aşağıda görülmektedir. Kullanıcılar butonu ile ildeki tüm kullanıcıları görebilir.

Solda yer alan Stratejik Plan butonuna tıklayarak faaliyetlere ulaşılabilir.

16

“Tüm alt faaliyetler” butonuna tıklanarak Planlama yetkilisi tarafından İl Koordinatörüne gönderilen alt faaliyetlere ulaşılır.

Faaliyetlerin solunda yer alan “göz” butonuna tıklayarak detaylara ulaşılır.

17

Taslak faaliyeti onaylamak için “Taslağı onayla” butonuna tıklanır ve onay almış faaliyet İl Sağlık Müdürüne ulaşır. Giden kutusundan faaliyetin onaylanma durumu takip edilir.

Koordinatör taslağı reddederse açıklama yazarak planlama yetkilisine gönderir.

18

Reddedilen listesinden faaliyet takip edilir.

İl Sağlık Müdürü

Sisteme girildiğinde ekrana kullanıcılar listesi gelecektir.

19

Stratejik Plana tıklanarak gelen ekranda Stratejik Planda yer alan amaçlar görülür. Ekranın sağında yer alan “Tüm Alt Faaliyetler” butonuna tıklanır.

20

Gelen, onaylanan, gerçekleşen ve reddedilen tüm faaliyetlere bu ekrandan ulaşılır. Gelen kutusuna tıklanarak İl Koordinatörü tarafından onay için gönderilen faaliyetler listelenir.

Faaliyetin yanında bulunan “göz” işaretine tıklanarak “Alt Faaliyet Detayı”na ulaşılır.

21

“Taslağı Onayla” butonuna tıklanarak açılan pencerede istenilirse açıklama yazılarak “Gönder” butonuna basılır.

Onaylanan faaliyete “Onaylanan” kutusundan ulaşılarak “Alt Faaliyet Detay” bilgisine ulaşılır.

22

6.       Faaliyet gerçekleştirme kaydı işlemleri

a.       Kullanıcılara göre görev tanımları

Planlama Yetkilisi: Öncelikle onaylanmış faaliyetin gerçekleşme tarihini (taslak hazırlanırken belirtilmemiş ise) gün ve ay olarak yeniden sisteme tanımlar ve taslak onayına yeniden sunar. Sistemde tanımlanmış olan faaliyetler gerçekleştirildiğinde 3 gün içerisinde sisteme gerçekleştirilmenin yapıldığı bilgisinin girilmesinden planlama yetkilisi sorumludur. Planlama yetkilisi, faaliyet gerçekleşmelerini sisteme tek tek tanımlar ve gerçekleştirme taslak onayı için İl Koordinatörüne gönderir. Varsa dosya eklenir. İl Koordinatörü tarafından düzeltme yapılması istenirse planlama yetkilisine geri gönderilir. Planlama yetkilisi düzeltme yaparak gerçekleşmeyi taslak onayına yeniden gönderir.

İl Koordinatörü: Planlama yetkilisi tarafından taslak olarak gönderilen faaliyet gerçekleşmelerini onaylar. Düzeltme isterse açıklama yazarak planlama yetkilisine geri gönderebilir. Planlama yetkilisi tarafından düzeltme yapılarak geri gönderilen faaliyet gerçekleşmesini onaylayarak İl Sağlık Müdürüne gönderir.

İl Sağlık Müdürü: İl koordinatörü tarafından onaylanmış olan faaliyet gerçekleşmelerini onaylar. Düzeltme isterse açıklama yazarak il koordinatörüne geri gönderebilir.

b.      Kullanıcılar bazında yapılacak işlemler

23

Planlama Yetkilisi:

İl Sağlık Müdürü tarafından onaylanan faaliyet planlama yetkilisinin onaylanan kutusuna gelir. “Göz” işaretine tıklanarak “Alt Faaliyet Detayı” na ulaşılır. Faaliyet planlanırken başlangıç ve bitiş tarihi gün olarak belirtilmemiş ise “Taslağı Düzelt” butonunun altında “Başlangıç ve Bitiş Günlerini Belirlemelisiniz” uyarısı çıkacaktır. “Taslağı Düzelt” butonuna tıklanarak tarihler gün olarak belirlenir.

24

Alt faaliyeti düzelt ekranı açılır ve burada başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenir.

Tarih girilip “Düzelt” butonuna basılır. Çıkan ekranda tekrar taslak onayına gönderilir.

“Taslak Onayına Gönder” butonuna basılır.

25

Gerekirse açıklama yazılır ve “Gönder” butonuna basılarak İl Koordinatörü onayına iletilir.

İl Koordinatörü ve İl Sağlık Müdürünün tarih onayından sonra “Onaylı faaliyet” Planlama yetkilisinin “Onaylanan” kutusuna gelir.

Onaylanan faaliyetin yanındaki göz işaretine tıklanır ve “Alt Faaliyet Detayı”na ulaşılır.

26

“Gerçekleştirme Onayına Gönder” butonuna tıklanarak İl Koordinatörünün onayına gönderilir.

Eğer düzeltme yapmak istenilirse gönderilmeden geri çekilebilir.

27

Geri çekilince gerekçe yazılır ve taslak onayına yeniden gönderilir.

İl Koordinatörü:

28

Planlama yetkilisi tarafından tarihi gün olarak belirtilip gönderilen faaliyet Koordinatörün Gelen kutusuna düşer.

İl Koordinatörü tarafından “Taslağı Onayla” butonuna basılarak tarih onaylanır.

29

Koordinatör “Gönder” butonu ile İl Sağlık Müdürüne iletir.

30

İl Sağlık Müdürünün onayına gönderilen faaliyet İl Koordinatörünün Giden kutusundan takip edilebilir.

“Onaylı faaliyet” gerçekleştirildikten sonra Planlama Yetkilisi tarafından “Gerçekleştirme onayı” için gönderilen faaliyet İl Koordinatörünün gelen kutusuna ulaşır.

31

İl koordinatörü “Gerçekleşmeyi Onayla” butonuna basarak onaylar.

Gönder butonuna basılarak İl Sağlık Müdürünün Gerçekleştirme onayına gönderilir.

32

İl Sağlık Müdürü:

İl Koordinatörünün onay için gönderdiği tarihi gün olarak belirlenmiş faaliyet İl Sağlık Müdürünün Gelen kutusuna ulaşır.

33

İl Sağlık Müdürü Taslağı onaylar ya da reddeder.

İlk taslak onayındaki gibi Alt Faaliyet detayından faaliyetin onaylanıncaya kadar hangi süreçlerden geçtiği izlenebilir.

34

İl Sağlık Müdürü tarafından tarihi de onaylanan faaliyet kendisinin “onaylanan” kutusunda yer alır. Aynı şekilde İl Koordinatörü ve Planlama Yetkilisinin de “Onaylanan” kutusunda yer alır.

Planlama yetkilisinin “Onaylanan” kutusundaki faaliyetler planlama yetkilisi tarafından İl Koordinatörünün gerçekleştirme onayına gönderilir. İl Koordinatörü gerçekleştirmeyi onaylayarak İl Sağlık Müdürünün gerçekleşme onayına iletir. “Gerçekleştirme onayı” için gönderilen faaliyetler İl Sağlık Müdürünün gelen kutusuna düşer.

35

İl Sağlık Müdürü göz işaretine tıklayarak “Alt Faaliyet Detayı” na ulaşır.

İl Sağlık Müdürü “Gerçekleşmeyi Onayla” butonuna basarak Gerçekleşme Onay İşlemini yapar.

36

İl Sağlık Müdürünün onayından sonra tüm kullanıcıların gerçekleşen kutusunda görüntülenebilir.

37