publications.europa.eupublications.europa.eu/documents/10530/676542/ao... · Web viewCT 10226 - Diseño gráfico, suministro de imágenes y procesamiento de imágenes. PLIEGO DE CONDICIONES

CONVOCATORIA DE LICITACIÓN

Nº 10226

CT 10226 - DISEÑO GRÁFICO, SUMINISTRO DE IMÁGENES Y PROCESAMIENTO DE IMÁGENES

PLIEGO DE CONDICIONES

(Parte 1)

Convocatoria de licitación n° 10226 Parte 1 1 / 86

ÍNDICE

ÍNDICE...............................................................................................................................................................2

1. INFORMACIÓN PRELIMINAR......................................................................................................5

1.1. INFORMACIÓN PRELIMINAR ACERCA DE LA CONVOCATORIA DE LICITACIÓN................................51.2. PRESENTACIÓN DE LA OFICINA DE PUBLICACIONES.....................................................................51.3. NATURALEZA DEL CONTRATO.........................................................................................................61.4. OBJETO Y CONTEXTO DEL CONTRATO............................................................................................71.5. INICIO Y DURACIÓN DE LAS TAREAS / DEL CONTRATO.................................................................71.6. PRECIOS...........................................................................................................................................7

1.6.1. DECIMALES...........................................................................................................................71.6.2. OTROS GASTOS...................................................................................................................7

1.6.2.1. Precio por días trabajados durante las misiones..........................................81.6.2.2. Dietas diarias y gastos de hotel..............................................................................81.6.2.3. Gastos de viaje...................................................................................................................8

1.7. MODALIDADES DE PAGO.................................................................................................................81.7.1. PREFINANCIACIÓN..............................................................................................................81.7.2. PAGOS INTERMEDIOS.........................................................................................................81.7.3. PAGO DEL SALDO................................................................................................................9

1.8. GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN U OTRAS GARANTÍAS FINANCIERAS.........................................91.9. LUGAR DE EJECUCIÓN......................................................................................................................91.10. CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS.......................................91.11. DERECHOS DE AUTOR................................................................................................................91.12. CASO ESPECÍFICO DE LAS FOTOS, IMÁGENES E ILUSTRACIONES...........................................101.13. RETRASOS EN LA EJECUCIÓN...................................................................................................101.14. EVOLUCIÓN PREVISTA Y PREVISIBLE DURANTE EL CONTRATO...............................................111.15. PERIODO DE VALIDEZ DE LA OFERTA......................................................................................111.16. VISITA DE LOS LOCALES...........................................................................................................111.17. FECHA Y LUGAR DE APERTURA DE LAS PLICAS.......................................................................111.18. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE PRESENTACIÓN DE MUESTRAS Y MODELOS.........................12

2. LA OFERTA Y SU EVALUACIÓN..............................................................................................13

2.1. EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO...........................................................................132.2. FORMA Y CONTENIDO DE LA OFERTA...........................................................................................132.3. ESTRUCTURA DE LA OFERTA.........................................................................................................142.4. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.......................................................................14

2.4.1. EMPRESAS PRIVADAS......................................................................................................152.4.2. PERSONAS FÍSICAS...........................................................................................................162.4.3. ENTIDADES PÚBLICAS......................................................................................................16

2.5. SEGUNDA PARTE: CRITERIOS DE EXCLUSIÓN...............................................................................162.5.1. DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN..................................162.5.2. MOTIVOS DE EXCLUSIÓN................................................................................................172.5.3. SANCIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.........................................................18

2.6. TERCERA PARTE: CRITERIOS DE SELECCIÓN................................................................................182.6.1. SOLVENCIA FINANCIERA Y ECONÓMICA DEL LICITADOR...........................................19

2.6.1.1. Documentos sobre la solvencia económica y financiera que deben presentarse...................................................................................................................................................192.6.1.2. Evaluación de la solvencia económica y financiera...................................19

2.6.2. CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL DEL LICITADOR.............................................192.6.2.1. Documentos que deben presentarse sobre la capacidad técnica y profesional del licitador.........................................................................................................................192.6.2.2. Evaluación de la capacidad técnica y profesional......................................21

2.7. CUARTA PARTE: CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN – OFERTA TÉCNICA...........................................212.7.1. DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE ADJUDICACIÓN........212.7.2. EVALUACIÓN CON ARREGLO A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE ADJUDICACIÓN.....21


2.8. QUINTA PARTE: CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN – OFERTA FINANCIERA.......................................222.8.1. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE EN RELACIÓN CON LOS CRITERIOS FINANCIEROS DE ADJUDICACIÓN.......................................................................................................222.8.2. EVALUACIÓN CON ARREGLO LOS CRITERIOS FINANCIEROS DE ADJUDICACIÓN. .24

2.9. EVALUACIÓN FINAL........................................................................................................................242.10. INFORMACIÓN PARA LOS LICITADORES....................................................................................242.11. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO................................................................................................25

3. OFERTAS CONJUNTAS Y SUBCONTRATACIÓN..............................................................26

3.1. PRESENTACIÓN DE UNA OFERTA EN COLABORACIÓN CON OTRAS EMPRESAS..........................263.1.1. OFERTA CONJUNTA...........................................................................................................263.1.2. SUBCONTRATACIÓN..........................................................................................................27

3.2. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE: OFERTA CONJUNTA.................................................273.2.1. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y PRUEBAS NECESARIAS PARA OBTENER EL CONTRATO...........................................................................................................273.2.2. SEGUNDA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN 283.2.3. TERCERA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN. .283.2.4. CUARTA Y QUINTA PARTES: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN.......................................................................................................................................28

3.3. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE: SUBCONTRATACIÓN................................................283.3.1. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y PRUEBAS NECESARIAS PARA OBTENER EL CONTRATO...........................................................................................................283.3.2. SEGUNDA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN 293.3.3. TERCERA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN. .293.3.4. CUARTA Y QUINTA PARTES: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN.......................................................................................................................................29

3.4. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS EN CASO DE OFERTAS CONJUNTAS O DE SUBCONTRATACIÓN 293.4.1. CRITERIOS DE EXCLUSIÓN..............................................................................................293.4.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN...............................................................................................30

3.4.2.1. Oferta conjunta................................................................................................................303.4.2.2. Subcontratación...............................................................................................................30

3.4.3. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN........................................................................................30

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS...............................................................................................31

4.1. DISEÑO GRÁFICO DE MAQUETAS/PLANTILLAS..............................................................................324.2. DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES, GRÁFICOS, ILUSTRACIONES Y FOTOGRAFÍAS...........................34

4.2.1. DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES......................................................................................344.2.2. GRÁFICOS...........................................................................................................................344.2.3. ILUSTRACIONES.................................................................................................................344.2.4. FOTOGRAFÍAS....................................................................................................................35

4.3. MAQUETACIÓN/PREIMPRESIÓN......................................................................................................364.3.1. MAQUETACIÓN/PREIMPRESIÓN......................................................................................364.3.2. FORMATOS DE FICHEROS COMUNES............................................................................37

4.3.2.1. Entrada..................................................................................................................................374.3.2.2. Salida......................................................................................................................................37

4.3.3. FICHEROS PDF.................................................................................................................374.3.3.1. Especificaciones para los ficheros PDF optimizados para la impresión ....................................................................................................................................................374.3.3.2. Ficheros PDF optimizados para la web..............................................................384.3.3.3. Especificaciones de los ficheros PDF optimizados para la web.........38

4.3.4. OTROS FORMATOS DE FICHERO....................................................................................394.4. ENTREGA DE PRUEBAS EN COLOR................................................................................................394.5. ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES EN POWERPOINT, FLASH O SIMILARES...........................394.6. DISEÑO GRÁFICO DE LOGOTIPOS.................................................................................................394.7. LIBROS DE ESTILO GRÁFICOS........................................................................................................40

4.7.1. PUBLICACIONES (EN VERSIÓN IMPRESA Y ELECTRÓNICA)......................................414.7.2. PRODUCTOS DE PAPELERÍA............................................................................................414.7.3. PUBLICACIONES (EN VERSIÓN IMPRESA Y ELECTRÓNICA) Y PRODUCTOS DE PAPELERÍA..............................................................................................................................................42

4.8. PLAZOS DE REALIZACIÓN DE LAS LABORES OBJETO DE ESTE CONTRATO.................................42


4.9. INDEMNIZACIÓN POR DAÑOS Y PERJUICIOS..................................................................................434.10. CONTRATOS ESPECÍFICOS CON CONVOCATORIA DE LICITACIÓN...........................................434.11. ARTÍCULOS O MERCANCÍAS QUE NO FIGURAN EN LA LISTA DE PRECIOS..............................43

5. ANEXOS...............................................................................................................................................45

5.1. FORMULARIOS................................................................................................................................455.2. ANEXOS TÉCNICOS........................................................................................................................455.3. DOCUMENTO 1 - OFERTA FINANCIERA, LISTA DE PRECIOS Y FORMULARIO DE ESTIMACIÓN...465.4. DOCUMENTO 2A – FICHA DE IDENTIFICACIÓN FINANCIERA.......................................................475.5. DOCUMENTO 2B – FORMULARIO DE «ENTIDAD LEGAL»...........................................................485.6. DOCUMENTO 2C – ACUERDO / PODER DE REPRESENTACIÓN...................................................495.7. DOCUMENTO 3 – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL LICITADOR.........................................535.8. DOCUMENTO 4 – CUESTIONARIO RELATIVO A LAS OFERTAS CONJUNTAS Y LA SUBCONTRATACIÓN......................................................................................................................................565.9. DOCUMENTO 5 – LISTA DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE..............................595.10. DOCUMENTO 6 - DECLARACIÓN RELATIVA A LOS MOTIVOS DE EXCLUSIÓN........................615.11. DOCUMENTO 7 – FICHA TÉCNICA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN....................645.12. DOCUMENTO 8 – FICHA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN..............................755.13. Documento 9 – Dietas de misión..................................................................................79


1. Información preliminar

1. INFORMACIÓN PRELIMINAR

1.1. INFORMACIÓN PRELIMINAR ACERCA DE LA CONVOCATORIA DE LICITACIÓN

El presente pliego de condiciones viene precedido de la publicación del aviso de contrato en el DO S (véase la referencia en la carta de invitación).

1.2. PRESENTACIÓN DE LA OFICINA DE PUBLICACIONES

Editorial de las instituciones europeas

La Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (2, rue Mercier, L - 2985 Luxembourg) es la editorial de las instituciones europeas en sentido amplio y es responsable de la elaboración y distribución, en cualquier soporte y por cualquier medio, de todas las publicaciones de la Unión Europea. La Oficina de Publicaciones, cuya organización y funcionamiento están establecidos en la Decisión 2009/496/CE, CECA, Euratom (Diario Oficial de las Comunidades Europeas L 168 de 30.6.2009, pp. 41-47), está gestionada por un Comité de Dirección en el que cada institución está representada por su Secretario General. La Oficina depende administrativamente de la Comisión Europea. Puede obtenerse más información en el sitio web de la Oficina de Publicaciones:

http://publications.europa.eu/

Como editorial, la Oficina de Publicaciones tiene el deber de ofrecer un servicio de la máxima calidad a sus clientes (los servicios autores de las instituciones y otros órganos de la Unión Europea) y a su público (los ciudadanos de la Unión Europea y cualquier persona del mundo interesada en los asuntos europeos). En el ámbito de las nuevas tecnologías, debe estar a la vanguardia del mundo editorial.

En virtud de los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas, la publicación de determinados títulos, como el Diario Oficial de la Unión Europea o el Informe General sobre la actividad de la Unión Europea, constituye un imperativo legal.

Direcciones útiles

Oficina de Publicaciones http://publications.europa.eu

EU Bookshop: Las publicaciones de la UE http://bookshop.europa.eu

Eurovoc: Tesauro multilingüe de la UE http://eurovoc.europa.eu

Cordis: Servicio de información comunitario sobre I+D

http://cordis.europa.eu

EUR-Lex: El acceso al Derecho de la Unión Europea http://eur-lex.europa.eu

Whoiswho: El anuario oficial de la Unión Europea http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

TED: Suplemento al Diario Oficial de la Unión Europea

http://ted.europa.eu

SIMAP: Información sobre contratación pública europea

http://simap.europa.eu

DG MARKT: DG Mercado Interior y Servicios http://europa.eu/comm/internal_market


http://europa.eu/comm/internal_market

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/




Otros enlaces útiles http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

1.3. NATURALEZA DEL CONTRATO

El presente procedimiento de contratación se refiere a un contrato marco múltiple de servicios titulado:

CT 10226 - DISEÑO GRÁFICO, SUMINISTRO DE IMÁGENES Y PROCESAMIENTO DE IMÁGENES

La licitación consiste en un (1) lote.

Dado que no es posible indicar de antemano las condiciones de ejecución, las cantidades o los plazos de entrega, la Comisión tiene previsto celebrar un contrato marco de servicios por encargo que establecerá las condiciones básicas de una serie de formularios de pedido que se determinarán durante el periodo de ejecución. Los contratos marco no generan ninguna obligación directa para la Comisión y solo su aplicación mediante contratos específicos o formularios de pedido es vinculante para ella.

Los «contratos marco múltiples» comprometen de manera recíproca a ambas partes en cuanto a los elementos establecidos de forma inalterable e inequívoca en el momento de su celebración, como el precio, el objeto del contrato, las condiciones básicas de ejecución y su duración.

El contrato marco se celebrará por separado, pero en idénticas condiciones, con un máximo de ocho (8) agentes económicos, siempre que haya suficientes agentes económicos que cumplan los criterios de selección y ofertas admisibles que cumplan los criterios de adjudicación.

Una vez evaluadas las ofertas, se elaborará una lista alfabética de los ocho (8) licitadores que hayan presentado las ofertas económicamente más rentables.

Antes de hacer un pedido, la Oficina de Publicaciones hará estimaciones para cada uno de los contratistas que cumplan las condiciones de adjudicación. Estas estimaciones se calcularán de acuerdo con los artículos incluidos en las listas de precios pertinentes para las tareas en cuestión.

La Comisión adjudicará el pedido al contratista que ofrezca la estimación más baja. Si ese contratista no esta disponible, por motivos distintos de la anulación del contrato, el pedido se adjudicará al contratista que haga la oferta más baja entre los restantes (véase la cláusula I.4.2 del proyecto de contrato marco).

Si son necesarias tareas qui están relacionadas, pero que no figuren en la lista de precios del contrato marco, se volverá a convocar una licitación entre los contratistas disponibles (véase el detalle de las disposiciones en el punto 4.10 y la cláusula I.4.3 del proyecto de contrato marco).

La cantidad estimada del contrato es de 1,5 millones EUR.


http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm




1.4. OBJETO Y CONTEXTO DEL CONTRATO

La presente convocatoria de licitación tiene por objeto encontrar contratistas dentro de un contrato múltiple general para la externalización de pedidos de diseño gráfico, suministro de imágenes y labores de procesamiento de imágenes.

(En el punto 4 —Especificaciones técnicas— se ofrecen más detalles de las tareas que deben realizarse).

1.5. INICIO Y DURACIÓN DE LAS TAREAS / DEL CONTRATO

La firma del contrato está prevista, como muy tarde, para octubre/noviembre de 2009.

El trabajo no podrá iniciarse antes de la firma del contrato. El periodo de ejecución de las tareas solo podrá ampliarse mediante un acuerdo escrito de las partes contratantes celebrado con anterioridad al vencimiento del periodo estipulado inicialmente en el contrato.

El contrato entrará en vigor el día de su firma por la parte contratante que lo haga en último lugar (véase la cláusula I.2.1 del proyecto de contrato marco). La duración del contrato inicial será de veinticuatro (24) meses. El contrato podrá renovarse dos veces, por sendos periodos de doce (12) meses (véanse las condiciones de renovación en la cláusula I.2.5 del proyecto de contrato marco).

1.6. PRECIOS

Los precios serán globales y se expresarán en euros.

Para los licitadores de países que no formen parte de la zona euro, el importe de la oferta no podrá revisarse en función de las variaciones del tipo de cambio.

Los precios cubrirán todos los gastos del contratista en el marco de los servicios prestados, como los gastos de gestión y coordinación y los gastos generales.

Los precios solo pueden revisarse con arreglo a la cláusula I.3 del proyecto de contrato marco. Téngase en cuenta que la revisión de los precios está supeditada a la presentación de una solicitud al menos tres meses antes de la fecha de aniversario de la entrada en vigor del contrato. Si la solicitud está justificada y se ha presentado a tiempo, los precios revisados se aplicarán a partir de la fecha de aniversario de la entrada en vigor del contrato.

1.6.1. DECIMALES

Los precios se expresarán con un máximo de dos (2) decimales.

Las revisiones de precios se calcularán con el número de decimales aceptado en la lista de precios inicial, y los precios revisados tendrán el mismo número de decimales (véase el punto 2.8.1).

1.6.2. OTROS GASTOS

La Oficina de Publicaciones reembolsará los gastos directamente relacionados con la ejecución de las tareas, de acuerdo con las cláusulas I.3 y II.7 del proyecto de contrato marco.



Estos gastos consistirán principalmente en aquellos de viaje y estancia derivados de las reuniones celebradas con los servicios autores o los representantes de la Oficina de Publicaciones. Normalmente, la reunión inaugural se celebrará en los locales de los clientes al inicio de cada gran proyecto.

1.6.2.1. Precio por días trabajados durante las misiones

Se pide a los licitadores que indiquen en su oferta una cantidad a tanto alzado por día/persona para las misiones (véase también la Parte 2 - Oferta financiera - CD-ROM). La reunión inaugural se limitará a un (1) día. Los días de viaje no se considerarán días de trabajo.

Los detalles y los aspectos financieros de toda futura misión estarán recogidos en el formulario de pedido del proyecto.

1.6.2.2. Dietas diarias y gastos de hotel

Las dietas diarias y los gastos de hotel se reembolsarán de acuerdo con las cantidades a tanto alzado y los topes mencionados en el punto 5.13 – Documento 9 – Dietas de misión, y de acuerdo con las cláusulas I.3.3 y II.7.4 del proyecto de contrato marco.

1.6.2.3. Gastos de viaje

Los gastos de viaje se reembolsarán de acuerdo con las cláusulas I.3.4, II.7.2 y II.7.3 del proyecto de contrato marco.

En el punto 2.8.1 se explica en detalle cómo presentar la oferta financiera en la lista de precios y el formulario de estimación.

1.7. MODALIDADES DE PAGO

Los pagos se efectuarán de acuerdo con las cláusulas I.5, II.4 y II.5 del proyecto de contrato marco.

Los pagos relacionados con el contrato marco se efectuarán de acuerdo con las cláusulas indicadas. Los pagos se efectuarán únicamente si el contratista ha cumplido todas sus obligaciones contractuales en la fecha de presentación de la factura. Las solicitudes de pago no se atenderán si no se han efectuado otros pagos adeudados por pedidos o contratos específicos anteriores como consecuencia de un error o de negligencia del contratista.

1.7.1. PREFINANCIACIÓN

No se aplica.

1.7.2. PAGOS INTERMEDIOS

Las solicitudes de pago intermedio del contratista se aceptarán de acuerdo con las instrucciones estipuladas en la cláusula I.5.1 del proyecto de contrato marco, hasta un máximo del 30 % de los servicios solicitados.

Solo se harán pagos intermedios cuando el importe del / de los pedidos supere los 50 000 EUR y los productos suministrables puedan identificarse claramente en un informe intermedio que presentará el contratista.



1.7.3. PAGO DEL SALDO

El pago del saldo se efectuará de acuerdo con las condiciones establecidas en la cláusula I.5.2 del proyecto de contrato marco.

1.8. GARANTÍA DE BUENA EJECUCIÓN U OTRAS GARANTÍAS FINANCIERAS

No se aplica.

1.9. LUGAR DE EJECUCIÓN

Las tareas se realizarán en los locales del contratista o en cualquier otro lugar de Europa donde estén presentes instituciones europeas, agencias europeas o servicios autores de la Oficina de Publicaciones. Las reuniones entre el contratista y la Oficina de Publicaciones podrán celebrarse en los locales de esta última o de los servicios autores, o bien por videoconferencia.

Como las lenguas más utilizadas en estas reuniones serán el francés y el inglés, los representantes del contratista en estas reuniones deberán demostrar el conocimiento de ambas lenguas.

1.10. CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Podrán concurrir, en igualdad de condiciones, todas las personas físicas y jurídicas pertenecientes al ámbito de aplicación de los Tratados y todas las personas físicas y jurídicas de cualquier tercer país que haya celebrado con las Comunidades un acuerdo particular sobre contratación pública, según las condiciones previstas en dicho acuerdo.

La presentación de una oferta implica que el licitador acepta la totalidad de los términos y las condiciones que figuran en la carta de invitación, en el presente pliego de condiciones (incluidos sus anexos) y en el proyecto de contrato marco, y que renuncia a cualquier otra condición. La presentación de una oferta vincula al licitador adjudicatario del contrato durante la ejecución del mismo.

Una vez que acepta la oferta, la Oficina de Publicaciones se convierte en su propietaria y le garantiza un trato confidencial.

La Oficina de Publicaciones no reembolsará los gastos de preparación y presentación de las ofertas.

El Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades o, en su caso, la Convención de Viena de 24 de abril de 1963 sobre las relaciones diplomáticas o las relaciones consulares serán aplicables a la presente convocatoria de licitación.

1.11. DERECHOS DE AUTOR

Independientemente de su formato, el producto final que resulte de la ejecución del contrato será propiedad de las Comunidades Europeas.

El contratista especificará cualquier material, como fotos, imágenes o ilustraciones, que ya esté sujeto a derechos de autor u otros derechos de propiedad, y afirmará que ha obtenido la autorización del titular o de los titulares de dichos derechos o de sus representantes legales para su utilización según las necesidades y el uso que determine la Oficina de



Publicaciones o el servicio autor. El contratista pagará toda compensación por los derechos obtenidos y la detallará claramente en la factura que presente a la Oficina de Publicaciones.

1.12. CASO ESPECÍFICO DE LAS FOTOS, IMÁGENES E ILUSTRACIONES

Principio general: se recomienda el uso de material libre de derechos de explotación para evitar la carga de la gestión financiera.

La Oficina de Publicaciones, o el servicio autor en cuestión, podrá decidir qué fotos, imágenes o ilustraciones utilizará, en cuyo caso tendrá la responsabilidad de obtener los derechos necesarios y de indicar el reconocimiento de los correspondientes derechos de autor.

El contratista, previa solicitud, suministrará a la Oficina de Publicaciones, o al servicio autor en cuestión, las fotos, imágenes o ilustraciones que se incluirán en el producto para su difusión mundial, en cualquier edición, formato o medio (por ejemplo, en formato impreso o electrónico, en sitios web, en libros electrónicos, etc.) y en cualquier idioma.

La Oficina de Publicaciones, o el servicio autor en cuestión, preparará una hoja de instrucciones dirigida al contratista en la que describirá el uso específico de las fotos, imágenes e ilustraciones que se incluirán en un producto determinado (por ejemplo, el número de ejemplares impresos, la difusión en internet, la reproducción autorizada en el contexto del producto sujeto al reconocimiento de la fuente, etc.). En la hoja de instrucciones se detallarán todos los derechos relevantes que se necesiten.

El contratista se compromete a buscar, identificar y proponer tres (3) fotos para cada artículo pedido. Las fotos se presentarán a la Oficina de Publicaciones, o el servicio autor en cuestión, indicando el importe de los «royalties» por cada una de ellas, para que proceda a la elección final.

N.B.: La Oficina de Publicaciones, o el servicio autor, no estará obligada a utilizar ninguna de las fotos, imágenes o ilustraciones presentadas por el contratista.

En función de la elección de la Oficina de Publicaciones, o del servicio autor, y de la hoja de instrucciones, el contratista entregará el producto al mismo tiempo que la documentación que especifique el alcance de los derechos concedidos por los titulares de los derechos de las fotos, imágenes e ilustraciones, así como los reconocimientos que deberán indicarse.

Cuando facture a la Oficina de Publicaciones la cantidad que le ha sido cobrada, incrementada en un cinco por ciento (5 %), el contratista presentará las copias de las facturas del titular de los derechos. A falta de esos justificantes, el contratista no podrá facturar a la Oficina de Publicaciones los costes relacionados con esta parte de su trabajo.

1.13. RETRASOS EN LA EJECUCIÓN

Si el contratista no cumple los plazos de entrega contemplados en el punto 4.8, la Oficina de Publicaciones exigirá una indemnización por daños y perjuicios, salvo si el retraso en la ejecución se debe a un caso de fuerza mayor.



Tras el rechazo de un producto, la Oficina de Publicaciones podrá conceder un nuevo plazo de entrega.

El importe de la indemnización por daños y perjuicios se establece en las cláusulas I.11.12 y II.16 del proyecto de contrato marco y se calculará para cada formulario de pedido (véase también el punto 4.9).

1.14. EVOLUCIÓN PREVISTA Y PREVISIBLE DURANTE EL CONTRATO

La Oficina de Publicaciones se reserva la posibilidad de pedir cambios en el trabajo que debe efectuar el contratista y, en particular, de añadir cuantas tareas resulten necesarias para las prestaciones contractuales previstas.

Tales cambios pueden corresponder, en particular, a la introducción de nuevas lenguas oficiales de la Unión Europea, de nuevos formatos que deben tratarse o de las publicaciones suministrables y de cambios en el libro de estilo de la Oficina de Publicaciones o en el Libro de Estilo Interinstitucional.

1.15. PERIODO DE VALIDEZ DE LA OFERTA

El periodo de validez de la oferta será de nueve (9) meses a partir de la fecha límite de su presentación (véase la carta de invitación). El licitador deberá mantener todas las condiciones de su oferta durante ese periodo.

1.16. VISITA DE LOS LOCALES

No se aplica.

1.17. FECHA Y LUGAR DE APERTURA DE LAS PLICAS

La apertura de las ofertas tendrá lugar el 17/09/2009 a las 10.00 horas, en la dirección siguiente:

Dirección de la Oficina de Publicaciones:

Oficina de Publicaciones

2, rue Mercier

2985 Luxemburgo

LUXEMBURGO

Podrá asistir a la apertura de las ofertas un representante autorizado de cada licitador. Las empresas que deseen asistir a la apertura deberán notificarlo por fax o correo electrónico, con un mínimo de 48 horas de antelación, en la dirección indicada a continuación. La notificación irá firmada por un responsable autorizado del licitador e indicará el nombre de la persona que representará al licitador en la apertura de las plicas.

Fax: +352 2929-42672



E-mail: [email protected]

1.18. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE PRESENTACIÓN DE MUESTRAS Y MODELOS

Las eventuales muestras de materiales o modelos de productos que se presenten se producirán a cargo del licitador.

La Oficina de Publicaciones podrá considerar la oferta incompleta y descartarla si no recibe las muestras solicitadas en los plazos requeridos, o si recibe muestras o modelos defectuosos o de mala calidad.


mailto:[email protected]

2. La oferta y su evaluación

2. LA OFERTA Y SU EVALUACIÓN

2.1. EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

La evaluación de los licitadores y de las ofertas se efectuará en tres fases principales:

Su objetivo es:

comprobar, en la primera fase (criterios de exclusión), si los licitadores pueden participar en el procedimiento de adjudicación del contrato y, en su caso, ser adjudicatarios del mismo;

comprobar, en la segunda fase (criterios de selección), la solvencia económica y financiera, así como la capacidad técnica y profesional de cada licitador que haya superado la primera fase;

por último, evaluar, sobre la base de los criterios de adjudicación, cada oferta que haya superado la primera y segunda fases.

El procedimiento de evaluación podrá dar lugar a la adjudicación del contrato.

La evaluación se basará en la oferta del licitador. Con respecto a los criterios de exclusión y selección, la Oficina de Publicaciones se reserva el derecho de solicitar la presentación, en un plazo precisado en su petición, de cualquier otro documento relativo a la oferta presentada, con fines de aclaración o comprobación. Toda la información será evaluada de acuerdo con los criterios especificados en este capítulo.

En lo que respecta a los criterios de adjudicación, téngase en cuenta que la Oficina de Publicaciones solo podrá ponerse en contacto con el licitador si se le solicita una aclaración o si es necesario corregir errores de redacción evidentes. Dicho contacto solo podrá referirse a la aclaración de puntos ya mencionados en la oferta, sin que ello pueda dar lugar al cambio de las condiciones de esta última. Solo las ofertas que cumplan los criterios de una fase de evaluación pasarán a la siguiente.

2.2. FORMA Y CONTENIDO DE LA OFERTA

Las ofertas deberán ser claras y concisas y presentarse de forma coherente (por ejemplo, encuadernadas o grapadas, etc.). El licitador deberá proporcionar también una lista completa que indique dónde se encuentran los documentos requeridos (véase el punto 5.9 - Documento 5). Si la oferta se divide en varios ficheros, se aconseja hacer un índice para cada uno ellos.

Dado que se evaluará a los licitadores en función del contenido de sus ofertas escritas, estas deberán demostrar claramente el cumplimiento de los requisitos del pliego de condiciones.

En la carta de invitación se dará información sobre los requisitos generales y la forma de presentar la oferta.

Téngase en cuenta que la oferta deberá ir firmada por una o varias personas habilitadas para representar al agente económico en virtud de sus estatutos o de un extracto del registro mercantil, o por la(s) persona(s) que haya(n) recibido un poder de representación



de la(s) persona(s) mencionada(s) en dichos documentos. Los documentos que acrediten que una persona está habilitada para representar al agente económico se presentarán de la manera indicada en el punto 2.4.

La misma norma se aplica a la(s) persona(s) designada(s) para firmar el contrato.

2.3. ESTRUCTURA DE LA OFERTA

Toda oferta deberá comprender las cinco partes siguientes:

Primera parte: Información administrativa

Segunda parte: Criterios de exclusión

Tercera parte: Criterios de selección

Cuarta parte: Criterios de adjudicación (oferta técnica)

Quinta parte: Criterios financieros (oferta financiera)

Las partes primera a cuarta, por un lado, y la quinta, por otro, deberán presentarse en dos sobres sellados distintos, y ambos juntos en doble plica, tal como se indica en la carta de invitación. Los sobres internos deberán indicar claramente su contenido («oferta técnica» y «oferta financiera»).

Obsérvese que toda la documentación debe presentarse por triplicado (original y dos copias) y que este requisito se aplica también a cualquier disquete, CD o soporte similar que forme parte de la oferta.

2.4. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

En la primera parte, el licitador debe presentar los elementos siguientes:

una carta de presentación debidamente firmada;

El formulario de identificación del licitador que figura en el punto 5.7 – Documento 3, debidamente cumplimentado con la información siguiente:

el nombre y los apellidos o la denominación social del licitador;

una indicación precisa de su forma jurídica;

la dirección del domicilio social del licitador;

los números de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico y, en su caso, la dirección de internet del licitador;

los nombres y apellidos de los representantes legales del licitador (directores, etc.) autorizados a firmar contratos con terceros;

el nombre y los apellidos, la dirección y los números de teléfono y fax de una persona de contacto en el marco de la presentación de la oferta;

el NIF-IVA y el número de registro mercantil del licitador;



los datos de la cuenta bancaria;

las personas de contacto;

una declaración firmada que confirme la validez de la oferta;

una ficha de identificación financiera cumplimentada y firmada por un representante autorizado del licitador, con el sello del banco y la firma de un representante del banco; si se adjunta una copia de un extracto de cuenta reciente, puede prescindirse del sello del banco y de la firma de su representante; el formulario estándar que figura en el punto 5.4 – Documento 2A; en la siguiente dirección de internet está disponible un modelo específico para cada Estado miembro:

http://europa.eu/comm/budget/execution/ftiers_en.htm

el formulario de «entidad legal», que deberá firmar un representante del licitador autorizado a firmar contratos con terceros; existe un formulario para personas físicas, otro para empresas privadas y otro para entidades públicas; se ofrece un modelo en el punto 5.5 - Documento 2B; en la siguiente dirección están disponibles formularios específicos en las lenguas oficiales de los Estados miembros:

http://europa.eu/comm/budget/execution/legal_entities_en.htm

El formulario de «entidad legal» debe ir acompañado de los documentos indicados a continuación para acreditar la información administrativa relativa al licitador:

2.4.1. EMPRESAS PRIVADAS

Una copia legible de la escritura de constitución y una copia de los estatutos, si no figuran en la escritura, o una copia de la publicación de dicha constitución en el Boletín Oficial del Estado o en otra publicación oficial, si así lo exige la legislación aplicable al licitador.

Una copia legible de las últimas modificaciones de los instrumentos mencionados en el punto anterior, incluidos los referentes a todo cambio de domicilio social de la entidad legal, o una copia de la publicación de dicha modificación en el Boletín Oficial del Estado o en otra publicación oficial, si así lo exige la legislación aplicable al licitador.

Si en ninguno de los documentos anteriores figura el número de registro, una prueba de la inscripción en uno de los registros profesionales o mercantiles, de acuerdo con las disposiciones del país donde estén establecidas las empresas, o cualquier otro documento oficial en el que figure el número de registro.

Si el documento más reciente presentado con arreglo a este párrafo o a los dos anteriores tiene una antigüedad superior al año en el momento del envío de la oferta, deberá añadirse una confirmación por escrito, firmada por un representante legal del licitador, de que no ha habido ninguna modificación ni traslado del domicilio social desde la emisión del documento más reciente.





Si en los documentos anteriores no figura el NIF-IVA, una copia del documento de registro del IVA, si procede.

Una copia legible del nombramiento de las personas autorizadas para representar al licitador en las relaciones con terceros y en los procedimientos jurídicos, si no se ha incluido en los documentos anteriores, o una copia de la publicación de dicho nombramiento si la legislación aplicable a la entidad legal en cuestión así lo exige. Si la(s) persona(s) que firma(n) la oferta o la persona designada para firmar el contrato están habilitadas para representar al agente económico en virtud de un poder de representación por parte de las personas mencionadas anteriormente, deberá presentarse también dicho poder.

2.4.2. PERSONAS FÍSICAS

Una copia legible del documento nacional de identidad o del pasaporte.

En su caso, una prueba de la inscripción en uno de los registros profesionales o mercantiles, según las disposiciones del país donde estén establecidas, o cualquier otro documento oficial en el que figure el número de inscripción.

Si en los documentos anteriores no figura el NIF-IVA, una copia del documento de registro del IVA, si procede.

2.4.3. ENTIDADES PÚBLICAS

Una copia de la resolución, la ley, el decreto o la decisión por la que se crea la entidad en cuestión o, en su defecto, cualquier otro documento oficial que certifique su creación.

El nombre y los apellidos y la función de los representantes legales del licitador (directores, etc.) autorizados a firmar contratos con terceros (debe presentarse una copia del documento que designa a las personas autorizadas para representar al licitador).

Si la entidad pública ha introducido un número de registro de IVA en el formulario de «entidad legal», un documento oficial que muestre el NIF-IVA.

2.5. SEGUNDA PARTE: CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

2.5.1. DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

En la segunda parte, el licitador deberá proporcionar una declaración relativa a los motivos de exclusión (punto 5.10 – Documento 6) y los siguientes documentos y certificados correspondientes:

un certificado reciente de antecedentes penales o equivalente, como prueba de que no se ha encontrado en ninguna de las situaciones enumeradas en las letras a), b) o e) del punto 2.5.2, o, en su defecto, un documento reciente equivalente emitido por una autoridad judicial o administrativa competente



del país de origen o de residencia que acredite el cumplimiento de ese criterio;

un certificado reciente expedido por las autoridades competentes del Estado en cuestión que acredite que ha cumplido sus obligaciones en lo referente al pago de las cotizaciones a la seguridad social, o un documento equivalente;

un certificado reciente expedido por las autoridades competentes del Estado en cuestión que acredite que ha cumplido sus obligaciones fiscales, o un documento equivalente.

Cuando el país en cuestión no expida tales documentos o certificados, podrá sustituirlos una declaración jurada o, en su defecto, una declaración solemne del licitador ante instancias judiciales o administrativas, notarios u organismos profesionales cualificados de su país de origen o de residencia.

2.5.2. MOTIVOS DE EXCLUSIÓN

De acuerdo con el artículo 93 del Reglamento financiero nº 1605/2002, modificado (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1), quedarán excluidos de los procedimientos de selección y adjudicación los licitadores:

a) que estén incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;

b) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por cualquier delito que afecte a su ética profesional;

c) que hayan cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el órgano de contratación por cualquier medio a su alcance;

d) que no estén al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estén establecidos, del país del órgano de contratación o del país donde deba ejecutarse el contrato;

e) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de las Comunidades;

f) que sean objeto en ese momento de una sanción administrativa con arreglo al artículo 96, apartado 1, del Reglamento financiero (Reglamento nº 1605/2002 del Consejo, de 25.6.2002, modificado).

Asimismo, con arreglo al artículo 94 del Reglamento financiero, quedarán excluidos de la adjudicación de un contrato los licitadores que, durante el procedimiento de adjudicación:

g) se hallen en una situación de conflicto de intereses;



h) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por el órgano de contratación para poder participar en el procedimiento de contratación o no hayan facilitado dicha información.

La Oficina de Publicaciones se reserva el derecho a comprobar esta información.

2.5.3. SANCIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

Además, los licitadores deberán tener en cuenta los puntos siguientes:

La Comisión creará y gestionará una base de datos central, de conformidad con las normas comunitarias sobre la protección de los datos personales. En ella figurarán los detalles de los candidatos y licitadores que se encuentren en una de las situaciones indicadas en el punto 2.5.2 y de aquellos que hayan sido excluidos de los contratos o las subvenciones que financia el presupuesto de las Comunidades Europeas.

De acuerdo con el artículo 96 del Reglamento financiero nº 1605/2002, modificado (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1), la Comisión podrá imponer sanciones administrativas o financieras a los licitadores que se hallen en alguno de los supuestos previstos en el punto 2.5.2, letra h), o que hayan sido declarados culpables de incumplimiento grave de las obligaciones contraídas en virtud de un contrato financiado por el presupuesto de las Comunidades Europeas, después de haber tenido la oportunidad de presentar sus observaciones.

Las sanciones podrán consistir en:

a) la exclusión del licitador o del contratista en cuestión de los contratos y subvenciones que financie el presupuesto de las Comunidades Europeas, durante un periodo máximo de diez años;

b) la imposición de sanciones financieras al licitador o contratista de un importe no superior a la cuantía del contrato en cuestión.

Las sanciones impuestas serán proporcionales a la importancia del contrato y a la gravedad de las faltas cometidas.

El detalle de estas sanciones se fija en el artículo 133, letra a), del Reglamento (CE, Euratom) nº 2342/2002 de la Comisión, sobre normas de desarrollo del Reglamento financiero, modificado (DO L 357 de 31.12.2002, p. 1).

2.6. TERCERA PARTE: CRITERIOS DE SELECCIÓN

La selección de los licitadores admisibles para la adjudicación del contrato se basa en la evaluación de:

la solvencia económica y financiera; y

la capacidad técnica y profesional.

En su caso, un licitador podrá recurrir a la capacidad de otras entidades, con independencia de la naturaleza jurídica de su relación. En ese caso, deberá demostrar al órgano de contratación que dispondrá de los medios necesarios para la ejecución del contrato, por



ejemplo, presentando un compromiso de las entidades en cuestión de que pondrán dichos medios a su disposición.

2.6.1. SOLVENCIA FINANCIERA Y ECONÓMICA DEL LICITADOR

2.6.1.1. Documentos sobre la solvencia económica y financiera que deben presentarse

La tercera parte deberá incluir, en su primer capítulo, información sobre la sovencia económica y financiera del licitador. Concretamente, deberá comprender los justificantes siguientes:

1. los balances y las cuentas de resultados auditadas de los tres últimos ejercicios;

2. el volumen de negocios global y el volumen de negocios correspondiente a los servicios objeto del contrato de los tres últimos ejercicios del licitador;

3. la prueba de disponer de un seguro de indemnización por riesgos profesionales.

2.6.1.2. Evaluación de la solvencia económica y financiera

La solvencia económica y financiera de los licitadores se evaluará a partir de los documentos indicados anteriormente, que los licitadores deberán presentar con arreglo al punto 2.6.1.1.

Deberá tenerse, como mínimo, la solvencia económica y financiera siguiente:

el importe del volumen estimado del contrato en un año no podrá superar el 60 % del volumen de negocios global anual del licitador en el último ejercicio o la media de su volumen de negocios global anual en los tres últimos ejercicios.

Para conocer el volumen estimado del contrato para cuatro años, véase el punto 1.3 del presente pliego de condiciones.

2.6.2. CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL DEL LICITADOR

2.6.2.1. Documentos que deben presentarse sobre la capacidad técnica y profesional del licitador

En el segundo capítulo de la tercera parte, el licitador deberá proporcionar información sobre su capacidad técnica y profesional mediante la ficha técnica (véase el punto 5.11 - Documento 7).

La prueba de la capacidad técnica y profesional de los proveedores asociados a la oferta se aportará mediante documentos relativos a los aspectos siguientes:

1. El personal del licitador y, en particular, los estudios, la experiencia y la formación de los responsables del diseño, el grafismo y la maquetación.



El licitador deberá emplear a un mínimo de:

cinco (5) diseñadores gráficos, de los cuales al menos dos (2) deberán ser miembros permanentes del personal del licitador y tres (3) podrán ser autónomos;

cinco (5) componedores o maquetistas, de los cuales al menos dos (2) deberán ser miembros permanentes del personal del licitador y tres (3) podrán ser autónomos;

dos (2) ilustradores, que podrán ser ambos autónomos.

2. La prueba de la capacidad de trabajar en un mínimo de cinco lenguas oficiales de las Comunidades Europeas, entre ellas el alemán, el inglés y el francés. La empresa deberá mostrar también cómo podría trabajar en las demás lenguas comunitarias, las lenguas de los países candidatos y otras grandes lenguas mundiales, como el ruso, el chino, el japonés, el árabe, etc.

3. Una descripción completa de los programas informáticos y sistemas operativos del licitador, en particular:

el número de terminales de trabajo;

el sistema de escáner y procesamiento de imágenes y texto y la autoedición;

la capacidad de crear y procesar ficheros electrónicos, por ejemplo, Postscript, Adobe InDesign (o equivalente), PDF, TIFF y PNG, (o similares).

4. La disponibilidad de enlaces de comunicación electrónica (correo electrónico, FTP u otros sistemas);

5. La lista de contratos comparables suscritos en los cinco (5) últimos años. Los licitadores deberán proporcionar la información indicada a continuación para un mínimo de cuatro (4) ejemplos de proyectos en papel y dos (2) ejemplos de proyectos de diseño en la web para otros clientes:

ejemplos de los seis (6) proyectos;

una descripción técnica por escrito de cada proyecto, indicando si se ha seguido un libro de estilo gráfico;

referencias completas (nombre del cliente, tipo, etc.), la duración del proyecto, los costes totales y si los clientes pertenecían al sector público o al sector privado.

(Véase también el punto 5.11 – Documento 7 - Ficha técnica relativa a los criterios de selección)



Al presentar una oferta, toda entidad legal asociada a ella acepta que la Oficina de Publicaciones compruebe su capacidad técnica y, si es preciso, sus medios de investigación y sus medidas de control de la calidad.

Se advierte a los licitadores de que, en caso de omisión total o parcial de información imputable a una o varias entidades legales participantes en la oferta, la Oficina de Publicaciones podrá excluir la oferta del resto del procedimiento.

2.6.2.2. Evaluación de la capacidad técnica y profesional

La capacidad técnica y profesional se juzgará sobre la base de la pericia del licitador pertinente para los servicios que deberá prestar, especialmente en lo que respecta a sus conocimientos prácticos, su eficiencia, su experiencia y su fiabilidad.

2.7. CUARTA PARTE: CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN – OFERTA TÉCNICA

El contrato se adjudicará al licitador que presente la oferta económicamente más rentable, habida cuenta de los criterios expuestos a continuación.

2.7.1. DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE ADJUDICACIÓN

Esta parte deberá incluir los documentos que muestren las cualidades de la oferta, de manera que pueda evaluarse en función de los criterios técnicos de adjudicación.

Los licitadores deberán incluir en sus ofertas toda la documentación que permita a la Oficina de Publicaciones evaluar su calidad.

2.7.2. EVALUACIÓN CON ARREGLO A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE ADJUDICACIÓN

La Oficina de Publicaciones concede especial importancia a la presentación gráfica y artística de las publicaciones.

Por ello, los licitadores deben demostrar su creatividad y su capacidad para lograr una ejecución de alta calidad en las condiciones establecidas.

La finalidad de los criterios de adjudicación es hacer una elección entre las ofertas de los licitadores que no se encuentren en ningún caso de exclusión y cumplan los criterios de selección.

Los criterios de adjudicación sirven para valorar la calidad de la oferta a partir de la propuesta del licitador. En la evaluación con arreglo a los criterios de adjudicación no se aplicarán los relativos a la aptitud o capacidad de los licitadores, como la experiencia, la formación profesional y las referencias, puesto que ya se aplicaron en el momento de la selección.



La evaluación técnica se hará sobre la base de los elementos siguientes:

Nº Criterios técnicos de adjudicación Ponderación (puntuación máxima)

1.

Calidad del proceso de producción propuesto para la realización del trabajo objeto de la presente convocatoria de licitación (40 puntos) (véase también el punto 5.12 - Documento 8 - Ficha relativa a los criterios de adjudicación - 1/3)

40

2.

Entrega de dos (2) proyectos.

Se asignará una puntuación máxima de 20 puntos a cada uno de los subcriterios siguientes:

la originalidad;

la creatividad;

la pertinencia con el asunto para el que se prepararon.

(véase también el punto 5.12 - Documento 8 – Ficha relativa a los criterios de adjudicación - 2/3)

60

3.Medidas propuestas para cumplir los plazos (véase también el punto 5.12 - Documento 8 - Ficha relativa a los criterios de adjudicación - 3/3)

30

Puntuación total 130

El resultado de la evaluación técnica es la suma de los puntos obtenidos en la evaluación con arreglo a cada criterio. Solo se seleccionarán para la adjudicación del contrato las ofertas que hayan obtenido al menos la mitad de la puntuación máxima asignada a cada criterio y un resultado total de al menos 80 puntos.

Dado que la evaluación de las ofertas girará esencialmente en torno a la calidad de los servicios propuestos, los licitadores deberán desarrollar todos los aspectos abordados en el presente pliego de condiciones para obtener la puntuación más alta posible. La mera repetición de los requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones, sin aportar más detalles o valor añadido, recibirá una puntuación muy baja.

2.8. QUINTA PARTE: CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN – OFERTA FINANCIERA

2.8.1. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE EN RELACIÓN CON LOS CRITERIOS FINANCIEROS DE ADJUDICACIÓN

Para la oferta financiera, el licitador utilizará la lista de precios y el formulario de estimación adjuntos.

La oferta financiera deberá cumplir los requisitos siguientes:

los precios deberán expresarse en euros;



los precios tendrán un máximo de dos (2) decimales;

los precios se indicarán libres de tasas, impuestos, derechos y otras cargas, incluido el IVA, puesto que, en la UE, las Comunidades están exentas del pago de tales derechos con arreglo a los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de las Comunidades Europeas, de 8 de abril de 1965 (DO L 152 de 13.7.1967). Los gobiernos de los Estados miembros conceden esta exención a la Comisión mediante reembolso, previa presentación de los justificantes, o exención directa.

En los países en los que la legislación nacional establezca una exención mediante reembolso, el importe del IVA se indicará por separado. En caso de duda sobre el régimen de IVA aplicable, será responsabilidad del licitador ponerse en contacto con las autoridades nacionales de su país para aclarar cómo se exime a la Comunidad Europea del pago del IVA.

Conviene seguir las indicaciones siguientes para cumplimentar la lista de precios y el formulario de estimación:

En la lista de precios deberá figurar el nombre de la empresa, y cada página deberá estar debidamente cumplimentada y firmada por un representante autorizado de la empresa (véase el punto 5.3 – Documento 1 – Oferta financiera, lista de precios y formulario de estimación). No se aceptará ninguna modificación de la lista de precios y deberá darse una respuesta completa a cada pregunta.

La ausencia de respuesta se considerará negativa. Cualquier omisión o modificación de la lista de precios original implicará la nulidad de la oferta.

Los formularios de estimación deberán estar completos y firmados (véase el punto 5.3 – Documento 1 – Oferta financiera, lista de precios y formulario de estimación). El contenido se basará en los precios por unidad que figuran en la lista de precios, que prevalecerá sobre el formulario de estimación en caso de divergencia entre ambos. El formulario de estimación solo tiene carácter indicativo y no se tendrá en cuenta en caso de litigio. Solo deben facturarse los trabajos realmente efectuados, sobre la base de los precios por unidad que figuran en la lista de precios.

N.B.: Para completar los formularios, se remite a los licitadores al punto 5.3 y al CD-ROM, que constituye la parte 2 del procedimiento.

La lista de precios y el formulario de estimación están también disponibles en ficheros Excel y pueden descargarse en la dirección siguiente:

http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm




2.8.2. EVALUACIÓN CON ARREGLO LOS CRITERIOS FINANCIEROS DE ADJUDICACIÓN

La evaluación con arreglo a los criterios financieros de adjudicación se basará en el precio final total indicado en el formulario de estimación («Total general» del formulario de estimación).

2.9. EVALUACIÓN FINAL

Solo se tendrán en cuenta para la evaluación final las ofertas que hayan superado las etapas previas.

El contrato se adjudicará a los ocho (8) licitadores que presenten la oferta económicamente más rentable. Las licitaciones se clasificarán por orden de rentabilidad. La oferta económicamente más rentable se clasificará primera; le seguirá la segunda más rentable, y así sucesivamente.

Para determinar cuál es la oferta más rentable, la calidad y el precio tendrán ambos una ponderación del 50 %, de acuerdo con la fórmula siguiente, utilizando únicamente los datos de las ofertas que han alcanzado la fase de evaluación final:

R = (50 xQ

) + (50 xPmín.

)Qmáx. P

donde:

R es la rentabilidad

Q es la puntuación de la calidad de la oferta en cuestión

Qmáx. es la puntuación de la calidad de la oferta que ha obtenido la puntuación más alta

Pmín. es el importe total final del presupuesto hipotético de la oferta más baja

P es el importe total final del presupuesto hipotético de la oferta en cuestión

2.10. INFORMACIÓN PARA LOS LICITADORES

La Oficina de Publicaciones informará a los licitadores de las decisiones adoptadas acerca de la adjudicación del contrato o de los motivos por los que haya decidido no adjudicarlo o repetir el procedimiento.

Si se le solicita por escrito, la Oficina de Publicaciones notificará el motivo del rechazo a los licitadores cuyas ofertas hayan sido rechazadas, así como las características y ventajas de la oferta seleccionada y el nombre del adjudicatario a todos los licitadores que hayan presentado ofertas admisibles.



No obstante, podrán omitirse determinados datos cuya transmisión pudiera ser contraria al cumplimiento de la ley, afectar al interés público, perjudicar los intereses comerciales legítimos de empresas públicas o privadas o ir en detrimento de una competencia leal entre estas.

2.11. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

El procedimiento de contratación concluye con la firma de un contrato por ambas partes o la decisión de no celebrarlo.

Una vez vencido el plazo de validez de la oferta, la celebración del contrato estará sujeta al acuerdo escrito del licitador.


3. Ofertas conjuntas y subcontratación

3. OFERTAS CONJUNTAS Y SUBCONTRATACIÓN

Este capítulo solo se aplica a las ofertas conjuntas o que incluyan una subcontratación. Si no es su caso, pase al siguiente capítulo (véase el punto 4 – Especificaciones técnicas).

3.1. PRESENTACIÓN DE UNA OFERTA EN COLABORACIÓN CON OTRAS EMPRESAS

Cuando una oferta proceda de varias entidades legales, estas podrán elegir entre:

la presentación de una oferta conjunta, en cuyo caso todos los participantes se considerarán licitadores y, si la oferta es elegida, contratistas (deberá proponerse a uno de los licitadores como coordinador para la gestión del contrato); y

la presentación de una oferta en nombre de un solo licitador, que será el único contratista si la oferta es elegida, en cuyo caso las demás entidades legales se considerarán subcontratistas.

En ambos casos (oferta conjunta u oferta con un solo licitador), los licitadores deberán precisar la función, las cualificaciones y la experiencia de cada prestador de servicios y, en su caso, los acuerdos de control existentes entre ellos.

3.1.1. OFERTA CONJUNTA

Los licitadores que propongan una oferta conjunta serán conjunta y solidariamente responsables ante la Oficina de Publicaciones de la ejecución del contrato en su totalidad. Por tanto, las declaraciones que precisen, por ejemplo:

que uno de los socios de la oferta conjunta será responsable de una parte del contrato y otro socio, de la otra, o

que debe firmarse más de un contrato si se selecciona la oferta conjunta,

son incompatibles con el principio de la responsabilidad conjunta y solidaria.

La Oficina de Publicaciones no tendrá en cuenta las declaraciones de este tipo que puedan figurar en una oferta conjunta y se reserva el derecho de rechazar tales ofertas sin otro tipo de evaluación, por incumplimiento del pliego de condiciones.

En el caso de una oferta conjunta, uno de los socios (el coordinador) deberá estar habilitado para representar a las otras partes a efectos de la firma y la gestión del contrato.

Si se selecciona su oferta conjunta, se podrá pedir a los licitadores que adopten una forma jurídica determinada después de la adjudicación del contrato si ello es necesario para su buena ejecución.



3.1.2. SUBCONTRATACIÓN

Si se subcontratan algunas de las tareas previstas en el contrato, el contratista seguirá siendo plenamente responsable de la ejecución de la integralidad del contrato ante la Oficina de Publicaciones. En consecuencia:

el contratista será el único interlocutor de la Oficina de Publicaciones para tratar todas las cuestiones contractuales (por ejemplo, los pagos), independientemente de que realice las tareas un subcontratista;

en ningún caso el contratista podrá eludir sus responsabilidades ante la Oficina de Publicaciones alegando una falta del subcontratista.

En el caso de contratos marco múltiples, un licitador, independientemente de que presente una oferta solo o en el marco de un consorcio, no podrá actuar como subcontratista de otro licitador o consorcio. Por tanto, la Oficina de Publicaciones excluirá esas ofertas.

Los licitadores deberán informar a sus subcontratistas de que estarán sujetos a la cláusula II.13 del contrato. Una vez firmado el contrato, la subcontratación se regirá por la cláusula II.10 del citado proyecto de contrato marco de servicios. Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá solicitar la autorización de la Oficina de Publicaciones para sustituir a un subcontratista por otro o subcontratar tareas cuya subcontratación no estaba prevista en la oferta inicial.

3.2. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE: OFERTA CONJUNTA

En el caso de una oferta conjunta, deberán presentarse los documentos siguientes:

3.2.1. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y PRUEBAS NECESARIAS PARA OBTENER EL CONTRATO

1. Una declaración, establecida de acuerdo con el modelo de poderes de representación que figura en el punto 5.6 – Documento 2C – Acuerdo / Poder de representación, firmada por los representantes legales de todos los socios de la oferta conjunta, en la que:

se reconozca la responsabilidad conjunta y solidaria de todos los socios de la oferta conjunta para la ejecución del contrato;

se confieran poderes a uno de los socios de la oferta conjunta (el coordinador) para representar a las otras partes a efectos de la firma y gestión del contrato.

2. Si los licitadores ya han formado un consorcio o una entidad similar a tal efecto, deberán indicarlo en su oferta, mencionando cualquier otra información y documento pertinente en este contexto.

3. El cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación (véase el punto 5.8 - Documento 4 – Cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación), deberá presentarse firmado por un representante legal del coordinador.



4. Cada socio de la oferta conjunta deberá presentar el formulario de identificación del licitador.

5. Cada licitador deberá presentar el formulario de «entidad legal», acompañado de todos los justificantes indicados en el punto 2.4.

Solo el coordinador deberá entregar la ficha de identificación financiera.

3.2.2. SEGUNDA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

6. Cada licitador deberá cumplimentar y devolver la declaración relativa a los motivos de exclusión (véase el punto 5.10 - Documento 6 – Declaración relativa a los motivos de exclusión) y proporcionar los justificantes indicados en el punto 2.5.

3.2.3. TERCERA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

7. Cada una de las partes de una oferta conjunta deberá proporcionar los documentos relativos a su solvencia económica y financiera:

los balances y las cuentas de resultados auditadas de los tres últimos ejercicios;

el volumen de negocios global y el volumen de negocios correspondiente a los servicios objeto del contrato prestados por el licitador en los tres últimos ejercicios;

la prueba de disponer de un seguro de indemnización por riesgos profesionales.

La ficha técnica relativa a los criterios de selección solo tendrá que cumplimentarse una vez para todos los socios de una oferta conjunta, pero deberá indicar quién posee las capacidades descritas.

3.2.4. CUARTA Y QUINTA PARTES: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

El coordinador que representa al grupo de licitadores deberá presentar los documentos relativos a los criterios de adjudicación.

3.3. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE: SUBCONTRATACIÓN

Si la oferta prevé recurrir a la subcontratación, deberá incluir los siguientes documentos:

3.3.1. PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y PRUEBAS NECESARIAS PARA OBTENER EL CONTRATO

1. El cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación del punto 5.6 —Documento 4 – Cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación— firmado por un representante legal del licitador. Cada subcontratista deberá presentar la tercera página de este cuestionario, con la información siguiente:

los motivos de la subcontratación;



las funciones, las actividades y las responsabilidades de cada subcontratista; y

el volumen o la proporción de las tareas de cada subcontratista.

2. Una carta de declaración de intenciones de cada subcontratista en la que se comprometa a colaborar con el licitador si obtiene el contrato.

3.3.2. SEGUNDA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

3. Los subcontratistas deberán presentar la declaración relativa a los motivos de exclusión (véase el punto 5.10 - Documento 6 – Declaración relativa a los motivos de exclusión) debidamente firmada. Si el valor de los servicios de una oferta que vayan a subcontratarse es superior o igual al 20 % del valor del contrato, el subcontratista deberá estar en condiciones de acreditar su declaración con todos los justificantes especificados en el punto 2.5. Si esos servicios representan menos del 20 % del contrato, no tendrá que proporcionar dichos justificantes. No obstante, la Oficina de Publicaciones se reserva el derecho de pedirlos si lo estima necesario.

3.3.3. TERCERA PARTE: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

4. Si el valor de los servicios de una oferta que vayan a subcontratarse es superior o igual al 20 % del valor del contrato, el subcontratista deberá estar en condiciones de facilitar los documentos relativos a la solvencia económica y financiera que se especifican en el punto 2.6. Si esos servicios representan menos del 20 % del contrato, no tendrá que facilitarlos. No obstante, si el licitador depende de la capacidad de los subcontratistas para cumplir los criterios de selección y así lo indica en el cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación, la Oficina de Publicaciones solicitará dichos documentos (véase el punto 5.8 – Documento 4 – Cuestionario relativo a las ofertas y la subcontratación). La Oficina de Publicaciones se reserva también el derecho de pedirlos si lo considera necesario.

5. El subcontratista deberá responder a las preguntas de la ficha técnica que se refieran a los servicios que se propone subcontratarle.

3.3.4. CUARTA Y QUINTA PARTES: DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

Solo el licitador deberá presentar los documentos relativos a los criterios de adjudicación.

3.4. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS EN CASO DE OFERTAS CONJUNTAS O DE SUBCONTRATACIÓN

3.4.1. CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

Cada licitador o subcontratista será evaluado individualmente con arreglo a los criterios de exclusión.



3.4.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN

3.4.2.1. Oferta conjunta

Si varios licitadores presentan una oferta conjunta como socios, cada uno de ellos deberá demostrar que posee la solvencia económica y financiera exigida. Sin embargo, si estos criterios consisten en superar un nivel determinado, se hará una evaluación global.

En el caso de los criterios de selección relativos a la capacidad técnica y profesional se evaluará el grupo en su conjunto.

3.4.2.2. Subcontratación

Los criterios de selección relativos a la solvencia económica y financiera se aplicarán individualmente al licitador y a cada subcontratista propuesto si la Oficina de Publicaciones lo considera necesario en función del papel del subcontratista y del volumen de la subcontratación. No obstante, si los criterios consisten en superar un nivel determinado se hará una evaluación global en la medida en que el subcontratista ponga sus recursos a disposición del licitador para la ejecución del contrato.

Los criterios de selección relativos a la capacidad técnica y profesional se aplicarán a cada subcontratista propuesto únicamente en lo que respecta a los servicios subcontratados.

Solo si el licitador tiene previsto recurrir a la capacidad del subcontratista para cumplir los criterios de selección y así lo indica en el cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación (véase el punto 5.8 – Documento 4 – Cuestionario relativo a las ofertas y la subcontratación), se evaluarán las capacidades combinadas del licitador y del subcontratista en su conjunto con arreglo a los criterios de selección relativos a la capacidad técnica y profesional, en la medida en que el subcontratista ponga sus recursos a disposición del licitador para la ejecución del contrato.

3.4.3. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

Los criterios de evaluación (adjudicación) se aplicarán a la oferta en su conjunto.


4. Especificaciones técnicas

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

N.B.: Todos los precios se calcularán teniendo en cuenta que los productos se entregarán a la Oficina de Publicaciones, en Luxemburgo.

El trabajo y las labores objeto de este contrato incluyen el diseño gráfico, la maquetación, la creación gráfica y el trabajo de preimpresión de las publicaciones de las instituciones y otros organismos de la Unión Europea.

Las tareas pedidas son:

1. Diseño gráfico de maquetas/plantillas

2. Digitalización de imágenes, gráficos, ilustraciones y fotografías

3. Maquetación/preimpresión

4. Entrega de pruebas en color

5. Elaboración de presentaciones en PowerPoint, Flash o similares

6. Diseño gráfico de logotipos

7. Libros de estilo gráficos

Para todos los proyectos:

La Oficina de Publicaciones nombrará a un responsable de producción asistido por un diseñador gráfico para que gestione cada proyecto y actúe de intermediario entre el contratista y el cliente / servicio de origen / servicio autor.

La Oficina de Publicaciones entregará al contratista una hoja de instrucciones, preparada por el cliente / servicio de origen / servicio autor y validada por la Oficina de Publicaciones, acerca del trabajo que deberá efectuar.

Podrá organizarse una reunión inicial entre el contratista, un representante de la Oficina de Publicaciones y el cliente / servicio de origen / servicio autor.

Podrán organizarse otras reuniones si son necesarias.

Las reuniones podrán celebrarse por videoconferencia.

Todos los productos suministrables elaborados durante la realización de las tareas, así como la versión final y definitiva, deberán enviarse a la Oficina de Publicaciones para su validación. Después de la validación, y si se acepta el producto entregado, la Oficina de Publicaciones lo enviará al cliente / servicio de origen / servicio autor.


4.1. DISEÑO GRÁFICO DE MAQUETAS/PLANTILLAS

Este trabajo comprende el diseño y la entrega de una maqueta/plantilla que materialice el contenido gráfico —de acuerdo con lo hablado y explicado en la reunión mencionada anteriormente— expuesto por el cliente / servicio de origen / servicio autor.

La maqueta se finalizará con imágenes aportadas por el contratista. La principal función de estas imágenes será la de presentar el contenido determinado de manera clara y directa. Deberán ser capaces de despertar el interés del lector. Para lograr un resultado de calidad es esencial disponer de cualidades creativas.

El trabajo solicitado puede limitarse a la entrega de una plantilla que utilizará otro contratista para finalizar la producción o continuar con la maquetación de toda la publicación en una o varias lenguas.

En lo que respecta a las maquetas, el trabajo podrá incluir:

la concepción de la idea de base: el diseño gráfico;

la búsqueda, la selección y el suministro de imágenes (fotos, gráficos o dibujos);

la elaboración de cubiertas y páginas de muestra (maquetas/plantillas), que contengan los distintos estilos, los valores de los títulos y los elementos gráficos que pueden encontrarse en el original.

En caso de que el cliente / servicio de origen / servicio autor cambie su hoja de instrucciones inicial, esto es, el contenido que debe representarse, se considerará que la hoja de instrucciones es totalmente nueva y dará lugar a la preparación y emisión de un nuevo formulario de pedido.

El precio se fijará por página de maqueta/plantilla y comprenderá la producción de dos propuestas en el formato pedido y dos juegos de pruebas para integrar cualquier modificación/corrección que pida el cliente / servicio de origen / servicio autor.

Los derechos de autor, otros derechos de propiedad intelectual o industrial y cualquier otro derecho de propiedad pertenecerán a la Comunidad Europea, salvo cuando ya exista previamente uno o varios de esos derechos. Cada producto será propiedad de las Comunidades, con inclusión de los ficheros electrónicos, web y de impresión.

El contratista deberá especificar qué partes de los servicios prestados están sujetas a derechos de autor u otros derechos de propiedad. El contratista confirmará que ha obtenido la autorización del titular de los derechos para el uso de esas partes. Todo coste derivado de la obtención de dicha autorización correrá a cargo del contratista y estará claramente identificado en su factura.

Principio general: se recomienda el uso de productos libres de derechos de explotación.


El servicio autor / la Oficina de Publicaciones podrá imponer la foto, imagen o ilustración que elija. En ese caso, el servicio autor / la Oficina de Publicaciones será responsable de la adquisición de los derechos y de la fórmula relativa a los derechos de autor.

Ahora bien, el contratista, previa solicitud, facilitará al servicio autor o a la Oficina de Publicaciones las fotos, imágenes o ilustraciones que vayan a incluirse en las publicaciones, impresas o en formato electrónico (por ejemplo, en PDF), para su difusión en cualquier edición, forma o medio y en cualquier idioma.

El servicio autor especificará sus necesidades para un proyecto concreto, con inclusión de las fotos, imágenes o ilustraciones, en una hoja de instrucciones que se enviará al contratista.

La hoja de instrucciones especificará qué derechos concretos son necesarios para las fotos, imágenes e ilustraciones (es decir, el número de copias impresas, su publicación en internet, etc.).

El contratista deberá buscar, identificar y proponer tres fotos para cada solicitud que reciba. El precio de cada foto propuesta deberá estar incluido. A continuación, el servicio autor elegirá la foto que desee.

N.B.: El servicio autor / la Oficina de Publicaciones no tiene obligación de elegir una (1) de las fotos, imágenes o ilustraciones propuestas.

Sobre la base de esa elección, el contratista negociará los derechos descritos en la hoja de instrucciones con los titulares de los derechos y proporcionará los productos solicitados y todos los documentos que muestren los derechos adquiridos, con inclusión de los costes.

El contratista tendrá la plena responsabilidad de seguir los trámites oportunos para comprar los derechos necesarios a los titulares de los derechos de autor, o sus representantes legales, para la utilización de las fotos, imágenes o ilustraciones de la forma prevista en la hoja de instrucciones.

El contratista deberá proporcionar toda la documentación relativa a los derechos de autor y los derechos de cada foto, imagen o ilustración entregada y aceptada.

El contratista presentará copias de las facturas relativas a la obtención de los citados derechos y facturará a la Oficina de Publicaciones la cantidad que le haya sido cobrada incrementada en un cinco por ciento (5 %). Si no presenta las copias de dichas facturas, no podrá facturar esa parte del trabajo a la Oficina de Publicaciones.

Maqueta/plantilla tipo 1: cubierta (delantera y trasera);

Maqueta/plantilla tipo 2: página solo texto;

Maqueta/plantilla tipo 3: página de texto + ilustraciones/fotos, gráficos o tablas;

Maqueta/plantilla tipo 4: página compleja con texto, ilustraciones, dibujos, mapas, gráficos y tablas;


Maqueta/plantilla tipo 5: funda (etiqueta, inlay, folleto) para CD-ROM o DVD-ROM;

Maqueta/plantilla tipo 6: Carteles.

Las plantillas deberán seguir todo libro de estilo gráfico pertinente u otras instrucciones que dé la Oficina de Publicaciones.

En caso de que el cliente / servicio de origen / servicio autor introduzca cambios importantes en las especificaciones técnicas de la hoja de instrucciones inicial, esto es, el contenido que debe representarse, se considerará que la hoja de instrucciones es totalmente nueva y dará lugar a la preparación y emisión de un nuevo formulario de pedido.

El precio incluirá la entrega de la maqueta/plantilla en el formato de fichero indicado en la hoja de instrucciones, con todos los vínculos.

4.2. DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES, GRÁFICOS, ILUSTRACIONES Y FOTOGRAFÍAS

Este apartado incluye las tareas siguientes:

4.2.1. DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES

La digitalización de imágenes con calibración de color para una calidad óptima (300 ppp) en un formato aún por decidir. El precio se fijará por imagen.

4.2.2. GRÁFICOS

Elaboración de gráficos a partir de datos facilitados (impresos o en soporte electrónico) por la Oficina de Publicaciones. Se fijará un precio para el diseño de la primera versión lingüística (incluidos los textos y las leyendas) y otro para la realización de las demás versiones lingüísticas. El precio se fijará por carta gráfica.

4.2.3. ILUSTRACIONES

En lo que respecta a la creación y producción de ilustraciones o iconos, se especificará

un precio para las ilustraciones simples; y

un precio para las ilustraciones más complejas y técnicas.

El precio deberá cubrir tanto el diseño (identificación de la imagen más adecuada para representar el contenido propuesto) como el acabado de la imagen final que aprobará la Oficina de Publicaciones. Por tanto, debe establecerse un precio global por imagen que cubra también cualquier cambio que la Oficina de Publicaciones pueda solicitar al contratista. Dichos cambios no podrán ser objeto de costes adicionales.


4.2.4. FOTOGRAFÍAS

Podrá solicitarse al contratista que busque y facilite imágenes que mejoren la estética de las herramientas informativas. Para ello, el contratista deberá disponer del equipo y los recursos apropiados. Será él quien archive las imágenes. El precio se fijará por imagen e incluirá la búsqueda de la imagen entregada.

Los derechos de autor, otros derechos de propiedad intelectual o industrial y cualquier otro derecho de propiedad pertenecerán a la Comunidad Europea, salvo cuando ya exista previamente uno o varios de esos derechos. Cada producto será propiedad de las Comunidades, con inclusión de los ficheros electrónicos, web y de impresión.

El contratista deberá especificar qué partes de los servicios prestados están sujetas a derechos de autor u otros derechos de propiedad. Deberá confirmar que ha obtenido la autorización del titular de los derechos para el uso de esas partes. Todo coste derivado de la obtención de dicha autorización correrá a cargo del contratista y estará claramente identificado en su factura.

Principio general: se recomienda el uso de productos libres de derechos de explotación.

El servicio autor / la Oficina de Publicaciones podrá imponer la foto, imagen o ilustración que elija. En ese caso, el servicio autor / la Oficina de Publicaciones será responsable de la adquisición de los derechos y de la fórmula relativa a los derechos de autor.

Ahora bien, el contratista, previa solicitud, facilitará al servicio autor o a la Oficina de Publicaciones las fotos, imágenes o ilustraciones que vayan a incluirse en las publicaciones, impresas o en formato electrónico (por ejemplo, en PDF), para su difusión en cualquier edición, forma o medio y en cualquier idioma.

Las necesidades del servicio autor para un proyecto concreto, con inclusión de las fotos, imágenes o ilustraciones, se especificarán en una hoja de instrucciones elaborada por el servicio autor que se enviará al contratista.

La hoja de instrucciones especificará qué derechos concretos son necesarios para las fotos, las imágenes y las ilustraciones (es decir, el número de copias impresas, su publicación en internet, etc.).

El contratista deberá buscar, identificar y proponer tres fotos para cada solicitud que reciba. El precio de cada foto propuesta deberá estar incluido. A continuación, el servicio autor elegirá la foto que desee.

N.B.: El servicio autor / la Oficina de Publicaciones no tiene obligación de elegir una (1) de las fotos, imágenes o ilustraciones propuestas.

Sobre la base de esa elección, el contratista negociará los derechos descritos en la hoja de instrucciones con los titulares de los derechos y proporcionará los


productos solicitados y todos los documentos que muestren los derechos adquiridos, con inclusión de los costes.

El contratista tendrá la plena responsabilidad de seguir los trámites oportunos para comprar los derechos necesarios a los titulares de los derechos de autor, o sus representantes legales, para la utilización de las fotos, imágenes o ilustraciones de la forma prevista en la hoja de instrucciones (véase el punto 4 – Especificaciones técnicas).

Deberá proporcionar toda la documentación relativa a los derechos de autor y los derechos de cada foto, imagen o ilustración entregada y aceptada.

El contratista presentará copias de las facturas relativas a la obtención de los citados derechos y facturará a la Oficina de Publicaciones la cantidad que le haya sido cobrada incrementada en un cinco por ciento (5 %). Si no presenta las copias de dichas facturas, no podrá facturar esa parte del trabajo a la Oficina de Publicaciones.

4.3. MAQUETACIÓN/PREIMPRESIÓN

4.3.1. MAQUETACIÓN/PREIMPRESIÓN


la composición (incluida la integración, en su caso, de elementos no suministrados por el servicio autor);

la integración y el procesamiento de ilustraciones, fotos, gráficos y tablas (sobre la base de los datos suministrados);

la compaginación;

el control de calidad por parte del contratista;

las correcciones de autor en la primera prueba (estas correcciones, hasta un 30 % del contenido, deben incluirse en el precio por unidad propuesto);

en caso de cambios, deberá entregarse un segundo juego de pruebas.

El contratista deberá poder componer en todas las lenguas oficiales de la Unión Europea, y ocasionalmente en otras, concretamente las de los futuros países adherentes a la Unión Europea después del proceso de ampliación (Croacia, Turquía, etc.), así como en otras lenguas importantes del mundo, como el ruso, el chino, el japonés, el árabe, etc.

Deberá compaginar los distintos textos redactados y aceptados por la Oficina de Publicaciones, teniendo en cuenta las pautas editoriales u otras instrucciones, y estar preparado para sugerir innovaciones creativas.

Estas tareas incluyen:


la presentación de maquetas/plantillas o de publicaciones finalizadas en el formato electrónico solicitado por la Oficina de Publicaciones.

El precio incluirá la entrega de la maquetación en el formato de fichero indicado en la hoja de instrucciones, con todos los vínculos por versión lingüística.

4.3.2. FORMATOS DE FICHEROS COMUNES

El contratista deberá poder aceptar ficheros en los formatos siguientes:

4.3.2.1. Entrada

Los programas de Microsoft Office, Word, Excel y PowerPoint, QuarkXPress, 3B2, Adobe InDesign, Adobe Illustrator, Corel Draw, Adobe Photoshop, TIFF (imágenes), JPEG (imágenes), PDF, XML, SGML, HTML, Postscript y RTF.

4.3.2.2. Salida

Ficheros editables (InDesign, Illustrator, Photoshop con capas) PDF, Flash, XML, SGML, HTML y RTF.

N.B.: Formatos de los ficheros de uso más común en la actualidad (lista no exhaustiva que podrá cambiar durante el periodo de validez del contrato en función de los avances tecnológicos)

Cuando el contratista presenta su trabajo en InDesign o equivalente:

las ilustraciones deberán presentarse en alta resolución (300 ppp) o en formato vectorial;

el fichero deberá haber superado el control previo a la impresión;

deberán incluirse las fuentes y disponer de las autorizaciones de utilización necesarias.

4.3.3. FICHEROS PDF

El contratista, previa solicitud, presentará un fichero PDF de la publicación completa optimizado para la impresión.

4.3.3.1. Especificaciones para los ficheros PDF optimizados para la impresión

El fichero PDF optimizado para la impresión:

deberá contener el campo del título, que se rellenará con el título del documento en la lengua del mismo;

deberá contener los campos «Author», «Subject» y «Keywords», que se rellenarán de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Publicaciones o se dejarán en blanco;


no podrá contener mención alguna a la empresa que realiza el trabajo (por ejemplo, «generado por…»), ni en el fichero ni en la información que lo identifica;

deberá contener marcas de corte;

deberá contener páginas individuales;

deberá contener tiras de control de color;

deberá contener fuentes incrustadas;

deberá estar en versión 1.4, o PDF Profiles suministrada por la Oficina de Publicaciones.

4.3.3.2. Ficheros PDF optimizados para la web

También se podrá pedir al contratista que presente ficheros PDF optimizados para la web.

4.3.3.3. Especificaciones de los ficheros PDF optimizados para la web

a) Conformidad con el original

La publicación deberá corresponder al 100 % con el original (impreso) en cuanto a texto, gráficos, colores, etc.

El texto deberá aparecer como texto y no como imagen escaneada.

b) Opciones para la generación de documentos PDF

El campo del título se rellenará con el título del documento en la lengua del mismo.

Los campos «Author», «Subject» y «Keywords» deberán rellenarse de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Publicaciones o dejarse en blanco.

En los ficheros y en la información que los identifica no podrá figurar ninguna indicación sobre la empresa que realiza el trabajo (por ejemplo, «generado por…»).

Los ficheros PDF deberán estar en versión 1.4 o la que solicite la Oficina de Publicaciones.

Las fuentes deberán estar incrustadas en los ficheros PDF.

Las opciones de seguridad serán:

Security and open password: «no»;


Printing: «allowed»;

Select text and graphics: «allowed».

c) Un fichero por versión lingüística.

4.3.4. OTROS FORMATOS DE FICHERO

La Oficina de Publicaciones podrá pedir ficheros electrónicos en otros formatos, por ejemplo: HTML/XML o un fichero Word de la versión del texto que ha recibido el «visto bueno para imprimir» (después de la conversión de los programas utilizados para la maquetación).

4.4. ENTREGA DE PRUEBAS EN COLOR


la elaboración y el suministro de pruebas en color, con tira de control de color, solo para las páginas que tengan color:

Cromalin, prueba Iris, Kodak Approval o equivalente con tira de control de color.

El contratista deberá suministrar un juego de primeras y segundas pruebas que se enviarán a la Oficina de Publicaciones.

El precio se fijará por página.

4.5. ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES EN POWERPOINT, FLASH O SIMILARES


el diseño y la elaboración de presentaciones, es decir, la creación de una ilustración que se combinará con el texto del departamento autor, lo que incluye el suministro del producto final en forma de fichero PowerPoint, Flash, PDF interactivo, u otro similar.

El precio se fijará por página.

4.6. DISEÑO GRÁFICO DE LOGOTIPOS


La creación de un logotipo para los servicios de origen de las instituciones y otros organismos de la Unión Europea o de programas comunitarios.

El precio cubrirá todo el proceso de creación, incluidas la presentación de tres (3) propuestas iniciales y la entrega de los ficheros finales del logotipo elegido, así como un manual que describa su aplicación.

El logotipo deberá presentarse en:


blanco y negro, positivo y negativo;

cuatro (4) colores (CMYK), positivo y negativo;

PMS, positivo y negativo.

y en todas las versiones lingüísticas solicitadas.

Los ficheros del logotipo entregados deberán incluir las versiones siguientes:

Vectorial (.ai);

JPEG en alta resolución y alta calidad;

GIF;

png.

4.7. LIBROS DE ESTILO GRÁFICOS

Un libro de estilo gráfico es un conjunto de normas relativas al diseño y a la redacción de documentos, de uso general o aplicado a una publicación concreta, para los servicios de origen de las instituciones y otros organismos de la Unión Europea, así como los programas comunitarios.

La creación de un libro de estilo gráfico puede comprender la incorporación de un logotipo.

El contratista deberá crear una identidad coherente, que facilite la identificación de los servicios de origen de las instituciones y otros organismos de la Unión Europea, así como de los programas comunitarios. El libro de estilo gráfico deberá ser armonioso y atractivo y satisfacer las necesidades del servicio autor.

El libro de estilo gráfico deberá entregarse en formato impreso y electrónico.

El número de copias impresas será como máximo de veinticinco.

El contratista deberá entregarlo en el formato electrónico siguiente:

PDF optimizado para la web y la impresión;

InDesign o equivalente, con todos los enlaces.

El precio cubrirá todo el proceso de creación, con inclusión de la presentación de dos (2) propuestas iniciales y los ficheros finales del libro de estilo gráfico. El manual debería incluir ejemplos de cómo aplicarlo.

El precio debería cubrir tres productos suministrables distintos:

4.7.1. Publicaciones (versión impresa y electrónica)


4.7.2. Productos de papelería

4.7.3. Publicaciones (en versión impresa y electrónica) y productos de papelería

4.7.1. PUBLICACIONES (EN VERSIÓN IMPRESA Y ELECTRÓNICA)

(LISTA DE PUBLICACIONES NO EXHAUSTIVA)

informes (cubierta y texto en formatos A4, B5 y A5);

folletos (cubierta y texto en formatos A4, B5 y A5);

prospectos;

octavillas;

carteles;

carpetas;

CD/DVD (funda y etiquetas);

boletines;

anuncios en internet;

páginas splash;

portales de internet;

casetas de exposición;

artilugios;

etc.

4.7.2. PRODUCTOS DE PAPELERÍA

papel con membrete;

sobres;

tarjetas de visita profesionales;

tarjetas de cortesía;

blocs;

firmas electrónicas para correo electrónico;


comunicados de prensa;

publicidad;

presentaciones en PowerPoint, Flash o similares;

etc.

4.7.3. PUBLICACIONES (EN VERSIÓN IMPRESA Y ELECTRÓNICA) Y PRODUCTOS DE PAPELERÍA

El contratista debe entregar plantillas para los tipos de ficheros siguientes:

informes en formato A4, cubierta y texto (plantilla en Adobe InDesign);

Folletos en formato B5, cubierta y texto (plantilla en Adobe InDesign);

CD/DVD (funda y etiquetas) (plantilla en Adobe InDesign);

papel con membrete (plantilla en Word);

tarjetas de visita profesionales (plantilla en Word);

tarjetas de cortesía (plantilla en Word);

comunicados de prensa (plantilla en Word);

PowerPoint (plantilla en PowerPoint).

4.8. PLAZOS DE REALIZACIÓN DE LAS LABORES OBJETO DE ESTE CONTRATO

Maqueta/plantilla

La Oficina de Publicaciones deberá recibirla el quinto día laborable siguiente a la recepción de todos los elementos de producción. Este plazo podrá reducirse en función de la urgencia de algunos proyectos.

Compaginación y pruebas 1ª prueba

La Oficina de Publicaciones deberá recibir un mínimo de setenta páginas por día laborable a partir del cuarto día laborable siguiente a la aprobación de la maqueta y la recepción de los diferentes elementos de producción.

A iniciativa de la Oficina de Publicaciones, podrá concederse una extensión del plazo en función de la complejidad del trabajo y del número de versiones lingüísticas.

Compaginación y pruebas 2ª prueba La Oficina de Publicaciones deberá recibir, en su caso, un mínimo de ciento veinte páginas por día laborable a partir del tercer día laborable siguiente a la recepción de la


primera prueba.

Entrega de ficheros electrónicos:

Tres días laborables después de la recepción del visto bueno para imprimir.

Entrega de ficheros para CTP (directo a plancha):


Entrega de ficheros PDF u otros para la web u otros medios:


En otros casos, los plazos deberán acordarse en cada caso con la Oficina de Publicaciones en función de la complejidad y la urgencia de los trabajos.

4.9. INDEMNIZACIÓN POR DAÑOS Y PERJUICIOS

En caso de que el contratista no pueda cumplir sus obligaciones en los plazos establecidos en el punto 4.8, la Oficina de Publicaciones podrá exigir una indemnización por daños y perjuicios por un valor equivalente al 1 % del importe del pedido en cuestión por día natural de retraso. La indemnización por daños y perjuicios no podrá superar el 20 % del valor de los servicios solicitados (véase también la cláusula II.16 del proyecto de contrato marco).

4.10. CONTRATOS ESPECÍFICOS CON CONVOCATORIA DE LICITACIÓN

Para servicios que conlleven tareas que no figuren en la lista de precios del contrato marco pero sí estén relacionadas con el objeto de dicho contrato, la Oficina de Publicaciones pedirá a todos los contratistas que hagan una oferta financiera basada en la descripción de los servicios solicitados. Los contratistas dispondrán de cinco (5) días laborables para preparar sus ofertas financieras, salvo que se especifique un periodo distinto en la descripción de los servicios solicitados. Los contratos específicos en cuestión se adjudicarán al contratista que proponga la oferta más baja conforme con la descripción de los servicios solicitados.

La Comisión deberá recibir una oferta específica debidamente cumplimentada, firmada y fechada, dentro de los cinco (5) días laborables después de enviar al contratista una convocatoria de licitación específico. Si no se cumplen estas condiciones, se considerará que el contratista renuncia a participar en la convocatoria. La Comisión podrá firmar un contrato específico con el contratista que haya presentado la mejor oferta específica con arreglo a los criterios de adjudicación. El contrato específico podrá precisar los términos del presente contrato marco o modificarlos ligeramente, sobre todo en lo que respecta a los precios (véase la cláusula I.4.3 del proyecto de contrato marco).

4.11. ARTÍCULOS O MERCANCÍAS QUE NO FIGURAN EN LA LISTA DE PRECIOS

A petición de la Oficina de Publicaciones, se podrá encargar al contratista uno o varios artículos o productos que no figuren de manera específica en la lista de precios. A tal fin, el contratista negociará con su proveedor, junto con la Oficina de


Publicaciones si es necesario, para obtener el mejor precio posible. Para sufragar sus gastos administrativos, suministrará esos artículos o productos al precio de mercado obtenido al que añadirá un margen comercial del cinco por ciento (5 %) (véase la cláusula I.4.4 del proyecto de contrato marco).

5. Anexos

5. ANEXOS

5.1. FORMULARIOS

1 LISTA DE PRECIOS Y FORMULARIO DE ESTIMACIÓN

2A FICHA DE IDENTIFICACIÓN FINANCIERA

2B FORMULARIO DE «ENTIDAD LEGAL»

2C ACUERDO / PODERES DE REPRESENTACIÓN (MODELOS 1 Y 2)

3 FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL LICITADOR

4 CUESTIONARIO RELATIVO A LAS OFERTAS CONJUNTAS Y LA SUBCONTRATACIÓN

5 LISTA DE DOCUMENTOS

6 DECLARACIÓN RELATIVA A LOS MOTIVOS DE EXCLUSIÓN

7 FICHA TÉCNICA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

8 FICHA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

5.2. ANEXOS TÉCNICOS

9 DIETAS DE MISIÓN

5. Anexos

5.3. DOCUMENTO 1 - OFERTA FINANCIERA, LISTA DE PRECIOS Y FORMULARIO DE ESTIMACIÓN

Para completar los formularios, se remite a los licitadores al CD-ROM adjunto, que constituye la parte 2 del procedimiento.

La lista de precios y los formularios de estimación constituirán un anexo de los contratos que se firmarán al concluir el procedimiento de adjudicación.

La lista de precios resulta de un análisis de los procesos de producción, desglosado en unidades de trabajo. No está permitido modificarla.

La lista de precios y los presupuestos hipotéticos se suministran en el CD adjunto al presente pliego de condiciones, en formato Excel.

N.B.: Se pide a los licitadores que completen los cuadros de la lista de precios en la versión INGLESA («Price Schedule») en formato ELECTRÓNICO, escribiendo únicamente en las celdas grises (nombre de la empresa, fecha y precios por unidad).

A continuación, el sistema calculará automáticamente los distintos presupuestos hipotéticos.

A final, los licitadores deberán imprimir obligatoriamente en papel todas las páginas de la lista de precios y de los presupuestos hipotéticos, fecharlos, firmarlos, sellarlos e incluirlos en la oferta.

La lista de precios irá acompañada de un formulario de estimación para:

- poder comparar las ofertas;

- comprobar que se han interpretado correctamente las especificaciones técnicas.

Se recuerda a los licitadores que la lista de precios y el formulario de estimación están también disponibles en ficheros Excel electrónicos en la siguiente dirección de internet: http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm


5. Anexos

5.4. DOCUMENTO 2A – FICHA DE IDENTIFICACIÓN FINANCIERA

Modelo de ficha de identificación financiera(deben completarla el licitador y su banco)

El presente documento es un modelo. En la siguiente dirección de internet tienen a su disposición un formulario específico para cada Estado miembro:



5. Anexos

5.5. DOCUMENTO 2B – FORMULARIO DE «ENTIDAD LEGAL»

Modelo de formulario de «entidad legal»(debe rellenarlo y firmarlo el licitador)

El presente documento es un modelo. En la siguiente dirección de internet tienen a su disposición un formulario específico para cada Estado miembro:



5. Anexos

5.6. DOCUMENTO 2C – ACUERDO / PODER DE REPRESENTACIÓN

Acuerdo / Poder de representación

Modelo 1

(POR EL QUE SE NOMBRA LÍDER A UNA DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO Y SE LE DA UN MANDATO)

Los abajo firmantes,

– Firmante 1 (nombre y apellidos, función, empresa, domicilio social, NIF-IVA)


– …..

– Firmante N (nombre y apellidos, función, empresa, domicilio social, NIF-IVA),

cada uno de ellos con la capacidad jurídica requerida para actuar en nombre de su empresa,

CONVIENEN EN LO SIGUIENTE:

1) La Comisión Europea ha adjudicado el contrato marco 10226 («el contrato») a la empresa 1, la empresa 2, ………, la empresa N («los miembros del grupo»), sobre la base de la oferta conjunta presentada el ……….. ……………….. para el suministro de ………….... o la prestación de servicios de ………… («los suministros o servicios»).

2) Como cofirmantes del contrato, todos los miembros del grupo:

a) serán conjunta y solidariamente responsables ante la Comisión Europea de la ejecución del contrato;

b) cumplirán los términos y las condiciones del contrato y velarán por la buena ejecución de sus partes respectivas de los suministros o servicios.

3) A tal efecto, los miembros del grupo nombran líder del grupo a la empresa X:[N.B.: el líder del grupo debe ser uno de sus miembros]

4) Los pagos de la Comisión Europea por los suministros o servicios se harán a la cuenta bancaria del líder del grupo:[indíquese el nombre del banco, la dirección, el número de cuenta, etc.].

5) Los miembros del grupo confieren a su líder los poderes necesarios para actuar en su nombre por lo que respecta a los suministros o servicios. Este mandato implica, en particular, las siguientes tareas:

a) el líder del grupo firmará todos los documentos contractuales (incluidos el contrato marco, los contratos específicos y las cláusulas adicionales) y emitirá todas las facturas relativas a los suministros o los servicios en nombre de los miembros del grupo;

b) el líder del grupo será el único punto de contacto de la Comisión Europea en lo que respecta a los suministros o servicios objeto del contrato; coordinará la entrega de los suministros o la prestación de los servicios a la Comisión Europea por parte de los miembros del grupo y velará por la buena gestión del contrato.

Toda modificación del presente acuerdo o poder de representación estará sujeta a la aprobación explícita de la Comisión Europea.

El presente acuerdo o poder de representación expirará cuando dejen de existir todas las obligaciones contractuales de los miembros del grupo con la Comisión Europea acerca de los suministros o servicios objeto del contrato. Las partes no podrán rescindirlo antes de esa fecha sin el consentimiento de la Comisión.

Firmado en …………………………………. el ……………….. ………………

Nombre y apellidos

Nombre y apellidos

Función Función

Empresa Empresa

Nombre y apellidos

Nombre y apellidos

Función Función

Empresa Empresa

Acuerdo / Poder de representación

Modelo 2

(POR EL QUE SE CREA EL GRUPO COMO ENTIDAD SEPARADA, SE NOMBRA A UN ADMINISTRADOR DEL GRUPO Y SE LE DA UN MANDATO)

Los abajo firmantes,



– …..

– Firmante N (nombre y apellidos, función, empresa, domicilio social, NIF-IVA),

cada uno de ellos con la capacidad jurídica requerida para actuar en nombre de su empresa,

CONVIENEN EN LO SIGUIENTE:

1) La Comisión Europea ha adjudicado el contrato marco ………….. («el contrato») a la empresa 1, empresa 2, ………, empresa N («los miembros del grupo»), sobre la base de la oferta conjunta presentada el ……….. ……………….. para el suministro de ………….... o la prestación de servicios de ………… («los suministros o servicios»).

2) Como cofirmantes del contrato, todos los miembros del grupo:

a) serán conjunta y solidariamente responsables ante la Comisión Europea de la ejecución del contrato;

b) cumplirán los términos y las condiciones del contrato y velarán por la buena ejecución de sus partes respectivas de los suministros o servicios.

3) A tal efecto, los miembros del grupo, con arreglo a la legislación de …………….…. , han constituido el grupo …………………….. («el grupo»). Su forma jurídica es ………………………[indíquense los detalles del registro del grupo: NIF-IVA, registro mercantil, etc.].

4) Los pagos de la Comisión Europea por los suministros o servicios se harán a la cuenta bancaria del grupo.[indíquese el nombre del banco, la dirección, el número de cuenta, etc.].

5) Los miembros del grupo nombran administrador del grupo a……………………….….

6) Los miembros del grupo conceden al administrador del grupo los poderes necesarios para que actúe solo en su nombre con relación a los suministros o servicios. Este mandato implica, en particular, las siguientes tareas:

a) El administrador del grupo firmará todos los documentos contractuales (incluidos el contrato marco, los contratos específicos y las cláusulas adicionales) y emitirá en nombre de los miembros del grupo todas las facturas relativas a los suministros o servicios.

b) El administrador del grupo será el interlocutor único de la Comisión Europea en lo que respecta a los suministros o servicios objeto del contrato. Coordinará la entrega de los suministros o la prestación de los servicios a la Comisión Europea por parte de los miembros del grupo y velará por la correcta gestión del contrato. Toda modificación del presente acuerdo o poder de representación estará sujeta a la aprobación explícita de la Comisión Europea.

El presente acuerdo o poder de representación expirará cuando dejen de existir todas las obligaciones contractuales de los miembros del grupo con la Comisión Europea acerca de los suministros o servicios objeto del contrato. Las partes no podrán rescindirlo antes de esa fecha sin el consentimiento de la Comisión.

Firmado en …………………………………. el ……………….. ………………

Nombre y apellidos

Nombre y apellidos

Función Función

Empresa Empresa

Nombre y apellidos

Nombre y apellidos

Función Función

Empresa Empresa

5.7. DOCUMENTO 3 – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL LICITADOR

Identificación del licitador (cumpliméntese)

En calidad de:

miembro de un consorcio (especifíquese la función……………………………)

(Los miembros de un consorcio distintos del coordinador cumplimentarán únicamente el primer apartado [identidad, persona de contacto] y el último [declaración]).

licitador único

Información que deberá indicarse en el contrato en caso de adjudicación

Identidad Respuesta

Nombre oficial completo del licitador

Forma jurídica oficial

País de registro

Número de registro legal

Dirección oficial completa del licitador

Dirección de internet (en su caso)

NIF-IVA

Persona(s) designada(s) para firmar el contrato (nombre completo y función)

Indíquese si están autorizadas a firmar solas o si deben hacerlo juntas*

Cuenta bancariaEsta información debe ser coherente con la ficha de

identificación financiera del documento 2ARespuesta

Nombre de la entidad bancaria

Dirección completa de la sucursal

Designación exacta del titular de la cuenta

Número de cuenta completo, incluidos los códigos bancarios

Código IBAN

Código BIC

Persona de contactopara asuntos administrativos

Respuesta

Nombre completo y tratamiento

Función

Nombre de la empresa

Dirección completa

Número de teléfono

Número de fax

Correo electrónico

Persona de contactopara cuestiones técnicas

Respuesta


Función

Nombre de la empresa

Dirección completa


Número de fax

Correo electrónico

Declaración de un representante autorizado*

El abajo firmante declara que la información proporcionada en la presente oferta es exacta, que acepta las condiciones expuestas en la carta de invitación, el pliego de

condiciones y el proyecto de contrato y que esta oferta es válida.


Función/cargo (p. ej. «director»)


Número de fax

Correo electrónico

FECHA

FIRMA

* En la oferta deberán figurar documentos que demuestren que la(s) persona(s) designada(s) para firmar el contrato o la oferta está(n) realmente autorizada(s) para ello.

5.8. DOCUMENTO 4 – CUESTIONARIO RELATIVO A LAS OFERTAS CONJUNTAS Y LA SUBCONTRATACIÓN

El presente cuestionario solo debe rellenarse en caso de oferta conjunta o de subcontratación.

Oferta conjunta

1. ¿Participan varios licitadores en su oferta? Sí No

Responda a las preguntas 2 a 4 únicamente si la respuesta es afirmativa.

2. Indique el nombre de la empresa que ostenta el poder de representación del grupo de licitadores y que actúa en calidad de coordinador:

3. Indique los nombres de las demás empresas que participan en la oferta conjunta:

4. Si existe un consorcio o una entidad similar, indique su nombre y su forma jurídica:

Subcontratación

5. ¿Está prevista una subcontratación en su oferta? Sí No

En caso afirmativo, responda a la pregunta 6 y complete las páginas siguientes para cada uno de los subcontratistas.

6. Lista de los subcontratistas:

Justificación de la subcontratación y funciones, actividades y responsabilidades de los subcontratistas

Complete estas páginas para cada subcontratista

Nombre del subcontratista:

Forma jurídica oficial:

País de registro:

Número de registro legal:

Dirección de internet (en su caso):

Dirección oficial completa:

Persona de contacto:

Número de teléfono:

Justificación de la subcontratación:

Función, actividades y responsabilidades del subcontratista:

Volumen o proporción de la subcontratación:

¿Tiene intención de recurrir a las capacidades del subcontratista para cumplir los criterios de selección? En caso afirmativo, especifique qué criterio de selección —solvencia financiera y económica o capacidad técnica y profesional— y tenga en cuenta que el licitador deberá aportar documentos que permitan comprobar el cumplimiento de los criterios de selección en la medida en que el subcontratista ponga sus recursos a disposición del licitador.

Fecha, sello y firma:

5.9. DOCUMENTO 5 – LISTA DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE

DOCUMENTO

Anexo del

pliego de

condiciones

Lugar en la oferta

Primera parte: información administrativa y pruebas necesarias para obtener el contrato

* Carta de presentación firmada (deberá presentarse)

* Ficha de identificación financiera (deberán rellenarla y firmarla uno o varios representantes de la empresa debidamente autorizados)

2A

* Formulario de «entidad legal» (cumplimentado) acompañado de los justificantes indicados en el punto 2.4

Estatutos

Prueba del número de registro y del NIF-IVA

Documentos que muestren que la(s) persona(s) que firma(n) la oferta y designada(s) para firmar el contrato está(n) habilitada(s) para ello

2B

* Formulario de identificación del licitador (cumplimentado) 3

Cuestionario relativo a las ofertas conjuntas y la subcontratación (cumplimentado, si procede)

4

* En caso de oferta conjunta, una declaración (acuerdo / poder de representación) firmada por los representantes legales de todos los socios de la oferta conjunta:

en la que reconozcan la responsabilidad conjunta y solidaria de todos los socios de la oferta conjunta para la ejecución del contrato;

en la que concedan un poder de representación a uno de los socios de la oferta conjunta (el coordinador) para representar a las otras partes a efectos de la firma y gestión del contrato.

2C

* Si se prevé una subcontratación, una carta de declaración de intenciones de cada subcontratista en la que confirmen su intención de colaborar con el licitador si este obtiene el contrato.

* La presente lista de documentos que deben presentarse (cumplimentada)

5

Segunda parte: documentos relativos a los criterios de exclusión

* Declaración relativa a los motivos de exclusión (deberá cumplimentarse) con los siguientes justificantes:

6

DOCUMENTO

Anexo del

pliego de

condiciones

Lugar en la oferta

un certificado reciente del registro de antecedentes penales o un documento equivalente;

un certificado reciente de que ha cumplido sus obligaciones de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social, o un documento equivalente;

un certificado reciente de que ha cumplido sus obligaciones fiscales, o un documento equivalente.

Tercera parte: documentos relativos a los criterios de selección

a) solvencia financiera y económica

* Balances y cuentas de resultados de los tres últimos ejercicios

* Volumen de negocios global y volumen de negocios relativo a los servicios objeto del contrato de los tres últimos ejercicios (deberá presentarse)

* La prueba de disponer de un seguro de indemnización por riesgos profesionales que indique el valor cubierto (deberá presentarse)

b) capacidad técnica y profesional

* Breve descripción de la actividad económica del licitador relacionada con la oferta propuesta en respuesta a la presente convocatoria de licitación (deberá presentarse)

* Ficha técnica (5 documentos) 7

Cuarta parte: documentos relativos a los criterios técnicos de adjudicación

* Ficha relativa a los criterios de adjudicación (3 elementos) 8

Quinta parte: documentos relativos a los criterios financieros de adjudicación

* Lista de precios debidamente cumplimentada y firmada (deberá rellenarse)

Parte 2

* Formulario de estimación debidamente cumplimentado y firmado (deberá rellenarse)

Parte 2

5.10. DOCUMENTO 6 - DECLARACIÓN RELATIVA A LOS MOTIVOS DE EXCLUSIÓN

DECLARACIÓN

1. De acuerdo con el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1), modificado, declaro por mi honor que ni la empresa u organización que represento ni yo mismo (si el licitador o subcontratista es una persona física) nos hallamos en ninguna de las situaciones de exclusión que se exponen a continuación:

a) estar incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;

b) haber sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por cualquier delito que afecte a nuestra ética profesional;

c) haber cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el órgano de contratación por cualquier medio a su alcance;

d) no estar al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estamos establecidos, del país del órgano de contratación o del país donde deba ejecutarse el contrato;

e) haber sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de las Comunidades;

f) haber sido objeto de sanción administrativa por haber incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por el órgano de contratación para poder participar en el procedimiento de contratación o no haber facilitado dicha información, o por haber sido declarados culpables de incumplimiento grave de las obligaciones contraídas en virtud de un contrato financiado por el presupuesto.

Para la letra d), el candidato deberá presentar certificados recientes, expedidos por la autoridad competente del Estado miembro en cuestión, de que su situación está en regla.

La Comisión aceptará como prueba suficiente de que este último no se halla en ninguna las situaciones mencionadas en las letras a), b) o e) un certificado reciente del registro de antecedentes penales o, en su defecto, un documento equivalente expedido por una autoridad judicial o administrativa del país de origen o de residencia y del que se desprenda el cumplimiento de esos requisitos.

Cuando el país en cuestión no expida estos documentos o certificados, podrá sustituirlos una declaración jurada o, en su defecto, una declaración solemne del interesado ante una autoridad judicial o

administrativa, un notario o un organismo profesional cualificado del país de origen o residencia del licitador.

2. De acuerdo con el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1), modificado, declaro por mi honor que:

- ni la empresa u organización que represento ni los miembros de su plantilla, de su consejo de administración o de su personal directivo se encuentran en una situación de conflicto de intereses a efectos del presente procedimiento de contratación;

- notificaré a la Comisión, sin demora, toda situación constitutiva de conflicto de intereses o que pueda conducir a un conflicto de intereses;

- no he incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por el órgano de contratación para poder participar en el presente procedimiento de contratación;

- la información proporcionada a la Comisión en el marco del presente procedimiento de contratación es exacta, sincera y completa.

La Comisión se reserva el derecho de verificar la información.

Hecho en el

Firma:

Nombre del firmante o los firmantes de este formulario (representantes) con capacidad jurídica para representar al licitador ante terceros y para actuar en nombre de la empresa u organización mencionada anteriormente.

Nombre de la empresa u organización representada (en su caso):

Domicilio social:

5.11. DOCUMENTO 7 – FICHA TÉCNICA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

Ficha técnicaConvocatoria de licitación nº 10226

Información relativa a los criterios de selección - (1/5)

Empresa (plantilla, experiencia y formación)(véase el punto 2.6.2.1-1)

Plantilla media anual

Función2006 2007 2008

Puestos permanent

esAutónomo

sPuestos

permanentes

Autónomos

Puestos permanent

esAutónomo

s

Personal de gestión

Preimpresión – maquetistas

Diseñadores gráficos

Ilustradores

Otro (especifíquese)




TOTAL

- Formación/experiencia:

Diseñadores gráficos:

Maquetistas:

Ilustradores:

Nombre:

Fecha:

Firma:

Ficha técnica

Convocatoria de licitación nº 10226


Lenguas(véase el punto 2.6.2.1-2)

¿Es capaz de componer en al menos cinco (5) lenguas oficiales de las Comunidades Europeas, entre ellas el alemán, el inglés y el francés?

SÍ NO

¿Es capaz de componer en las demás lenguas comunitarias, las de los países candidatos y otras principales lenguas mundiales, como el ruso, el chino, el japonés, el árabe, etc.?

SÍ NO

En caso afirmativo, ¿en cuáles?

Programa de partición de palabras en: SÍ NO

1) ALEMÁN

2) INGLÉS

3) DANÉS

4) ESPAÑOL

5) ESTONIO

6) FINÉS

7) FRANCÉS

8) GRIEGO

9) HÚNGARO

10) ITALIANO

11) LETÓN

12) LITUANO

13) MALTÉS

14) NEERLANDÉS

15) POLACO

16) PORTUGUÉS

17) ESLOVACO

18) ESLOVENO

19) SUECO

20) CHECO

21) IRLANDÉS

22) BÚLGARO

23) RUMANO

OTRAS VERSIONES LINGÜÍSTICAS

En caso afirmativo, ¿cuáles?

Nombre:

Fecha:

Firma:

Ficha técnica



Descripción de los programas informáticos y sistemas operativos de que dispone el licitador

(véase el punto 2.6.2.1-3)

SÍ NO

¿Puede crear ficheros Adobe Illustrator?

¿Puede crear ficheros PDF optimizados para la impresión?

¿Puede crear ficheros Adobe InDesign?

¿Puede crear ficheros PowerPoint?

¿Puede crear ficheros Flash?

¿Puede crear otros tipos de ficheros?

En caso afirmativo, ¿cuáles (que sean pertinentes para la presente licitación)?

¿Puede crear ficheros con el «visto bueno para imprimir» para su difusión en la web?

SÍ NO

Ficheros PDF

Ficheros (páginas) HTML o XML

En caso afirmativo, precise el procedimiento (programas informáticos) utilizado:

Indique de qué sistemas informáticos dispone:

Número de terminales de trabajo:

Sistemas operativos SÍ NO

Windows

Apple Macintosh

Unix

Linux

Sistemas informáticos SÍ NO

Adobe InDesign

QuarkXpress

Adobe Illustrator

Adobe Photoshop

Adobe Acrobat

Dreamweaver

Flash

Otros:

¿Qué tipos de escáner, sistema de tratamiento de imágenes o de texto y sistema de autoedición utiliza?

Escáner:

Procesamiento de imágenes:

Diseño iconográfico:

Autoedición:

Otros:

Nombre:

Fecha:

Firma:

Ficha técnica



Comunicación electrónica(véase el punto 2.6.2.1-4)

SÍ NO

¿Dispone de correo electrónico y FTP?

En caso afirmativo, indique sus direcciones:

Otros:

Nombre:

Fecha:

Firma:

Ficha técnica



Contratos y proyectos comparables(véase el punto 2.6.2.1-5)

A) Lista de contratos comparables

Año Nombre del proyecto Cliente Valor

1

2

3

4

5

6

N.B.: Adjúntense las hojas suplementarias necesarias, claramente numeradas.

B) Ejemplos de los seis (6) proyectos

Se pide a los licitadores que añadan aquí los justificantes (copias, fotocopias, etc.) relativos a los ejemplos mencionados anteriormente.

C) Descripción técnica


Nombre:

Fecha:

Firma:

5.12. DOCUMENTO 8 – FICHA RELATIVA A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN


(véase el punto 2.7.2)

Información relativa a los criterios de adjudicación - (1/3)

Calidad del proceso de producción propuesto para prestar los servicios objeto de la presente convocatoria de licitación. El licitador deberá describir con exactitud los procesos que pretende aplicar (40 puntos).


Nombre:

Fecha:

Firma:




Presentación de dos proyectos (60 puntos)

Descripciones de los proyectos

Los licitadores deberán preparar y presentar dos proyectos que se evaluarán sobre la base de los subcriterios siguientes:

su originalidad;

su creatividad; y

su pertinencia con el asunto para el que se elaboraron.

Se dará una puntuación sobre 20 para cada subcriterio.

Proyecto nº 1, folleto «Buenas prácticas»

- Folleto de dos pliegues

- Formato cerrado: 21 cm x 21 cm (formato impreso: 21 cm x 63 cm)

- Cuatro colores por ambas caras

El folleto ilustrará las «Buenas prácticas» de los programas de investigación científica financiados por la Comisión Europea. No se proporcionará ningún texto, por lo que deberá utilizarse un texto que ocupe el espacio (máximo 10 000 caracteres, incluidos los espacios).

El folleto deberá incluir como mínimo:

- dos (2) imágenes que representen la investigación científica;

- un (1) gráfico de columnas, con un mínimo de 27 columnas;

- un gráfico circular, con un mínimo de 10 valores; y

- una o varias ilustraciones con el texto.

Proyecto nº 2, pancarta de la «Semana europea de la alimentación»

- Una pancarta, 1 024 pixeles x 88 pixeles.

La pancarta promoverá la «Semana europea de la alimentación».

Incluirá como mínimo:

- el título (Semana europea de la alimentación)

- el lugar y la fecha de la Semana (Luxemburgo, 25.8.2009); y

- un símbolo europeo

Las funcionalidades de la pancarta se indicarán en la descripción.

Para ambos proyectos, el licitador deberá describir el proceso creativo y cómo tratará el aspecto multilingüístico.

Los proyectos deberán presentarse en soporte impreso en formato / a escala 1:1.

N.B.: Todos los documentos presentados en el contexto de los actuales criterios de adjudicación deberán numerarse claramente y llevar en el dorso la información siguiente:

Nombre:

Fecha:

Firma:




Medidas propuestas para garantizar el respeto de los plazos (30 puntos)


Nombre:

Fecha:

Firma:

5.13. DOCUMENTO 9 – DIETAS DE MISIÓN

Documents

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