1. Het congres

Het spreekt eigenlijk voor zich: hier beschrijf ik het klassieke congres. Welke rollen spelen de

betrokkenen? Tijdens het congres bestaat de organisatie uit meerdere personen. Functies

zoals de gastvrouwen, catering, baliemedewerkers en parkeerwachters zijn ook betrokken

om het congres in goede banen te leiden.

Organisatie

Gedrukte communicatie

Zoals de naam al doet vermoeden, staat de schriftcultuur vooral bekend om de gedrukte

tekst (Spoormans, 2005). Op het congres zijn dan ook veel gedrukte programmaboekjes te

vinden. De organisatie heeft er voor gezorgd dat de deelnemers goed op de hoogte zijn van

het programma, door overal boekjes te verspreiden. Alle andere praktische informatie, zoals

de zaalaanduiding gebeurt ook op de hard copy manier.

Structuur

Voor het congres heeft de organisatie een duidelijk plan opgesteld waarin de taken verdeeld

zijn. De gastvrouwen weten precies wat ze moeten doen, de coördinator doet een laatste

check voor de deuren open gaan en producer Herman zal de sprekers opvangen bij de

ingang. Doordat iedereen een eigen plek toegewezen heeft, is het voor de deelnemers en

sprekers overzichtelijk.

Deelnemers

Sessiekeuze

Tijdens het congres komen een aantal sprekers aan het woord. Deze sprekers zijn gevraagd

om te praten over hun specialisatie. De deelnemers mogen zelf bepalen welke sessie zij

willen bezoeken. De keuze is niet heel groot, vanwege het kleine aantal sprekers, maar de

deelnemer zal kiezen voor de sessie die het beste aansluit op de persoonlijke relevantie.

Kennis ontvangen

Het doel van de deelnemer is vooral het ontvangen van kennis. De sprekers vertellen over

hun expertise binnen een bepaald actueel fenomeen, waar de deelnemer graag op de

hoogte van wil zijn. Er wordt van de deelnemer niks anders verwacht dan te luisteren naar

de sessies.

Sprekers

Eenrichtingsverkeer

Net als in een 1.0 organisatie verloopt de communicatie vanuit één kanaal (Van den Hoff,

2011). De spreker vertelt namelijk zijn verhaal en de deelnemer luistert. Er is nauwelijks tot

geen sprake van een dialoog. Tijdens de voorbereiding is het de directeur die boven aan de

ladder staat en tijdens het congres is het de spreker.

Doel

Het doel van een congres is het overbrengen van informatie. De spreker is hierbij de

belangrijkste factor omdat die informatie uit zijn kennis en ervaring bestaat.

Daarnaast houdt de spreker zich aan het doel van een traditionele organisatie,

namelijk het in stand houden van de traditionele structuur waarin de interne grenzen en

relaties zijn vastgelegd (Van den Hoff, 2011). De spreker zal geen andere manier gaan zoeken

om zijn kennis over te brengen. Het podium is zijn vertrouwde plekje en het enige wat hij

nodig heeft is een microfoon en eventueel een flip over of een PowerPoint presentatie.

Specialisatie

Iedere spreker heeft een eigen specialiteit dat past bij het hoofdthema van het congres.

Deze deelaspecten zijn de belangrijkste onderwerpen van deze dag. De deelnemers kiezen

voor een bepaalde spreker die ze graag willen horen praten over hun eigen expertise.

Ervaring

Beleving = spreker

Zoals in de voorbereiding al duidelijk is geworden, wordt er nauwelijks aandacht besteed aan

de beleving voor de deelnemer. De deelnemer komt alleen voor de spreker en niet om zich

nog meer vermaakt te laten worden. Daarom kunnen we stellen dat de spreker de enige

vorm van beleving is (Conference Manager 2009, persoonlijke communicatie, 7 april 2015).

Onpersoonlijk

Het congres is er voor de deelnemer, maar er is niet meer moeite gedaan om de deelnemer

te vermaken. De aankleding zal vooral als ‘zakelijk’ geïnterpreteerd worden. De deelnemer

komt er ook alleen om kennis op te doen voor hun eigen werkplek.

Congres - Overzicht

‘Top-down kennis overdracht in een zakelijke omgeving.’ Zo zou het klassieke congres

gedefinieerd kunnen worden aan de hand van de bovenstaande beschrijving. De deelnemer

bezoekt het congres om informatie te verzamelen en de spreker kan in deze behoefte

voorzien. De organisatie staat tijdens het congres op de achtergrond. De deelnemer kan de

dag persoonlijk maken door zelf te kiezen tussen de sessies. Het gaat om de spreker en de

deelnemer dus wordt er geen aandacht besteed aan de verdere beleving.