Anskaffelse av standard KGVBehovsveileder for anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy

20170406_versjon Beta 3

Innholdsfortegnelse1 Innledning......................................................................................................................................3

1.1 Om konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)....................................................................3

1.2 Behov for systemstøtte..........................................................................................................3

1.3 Om veilederens innhold.........................................................................................................4

2 Strategiske vurderinger.................................................................................................................4

2.1 Virksomhetens overordnede behov......................................................................................4

2.1.1 Minimumskrav til systemstøtte for konkurransegjennomføring..................................5

2.1.2 Mulige krav utover minimumskrav...............................................................................5

2.2 Markedskartlegging...............................................................................................................6

2.3 Valg av prosedyre og standardavtale (SSA)...........................................................................6

2.4 Prismodell og avtaleperiode..................................................................................................6

3 Støtte i KGV for standardisert og effektiv arbeidsflyt...................................................................7

4.1 Lage anskaffelsesprotokoll....................................................................................................7

4.2 Lage anskaffelsesdokumenter...............................................................................................7

4.3 Spørsmål og svar, endringer..................................................................................................8

4.4 Mottak av tilbud og forespørsel om deltakelse i konkurranse.............................................8

4.5 Velge tilbud og inngå avtale..................................................................................................9

3.1.1 Kvalifisering og utvelgelse av leverandører...................................................................9

3.1.2 Evaluering av tilbud – valg av leverandør......................................................................9

3.1.3 Innhenting av endelig kvalifikasjonsdokumentasjon....................................................9

3.2 Avslutning av konkurransen................................................................................................10

3.3 Kontraktsoppfølgingsperioden............................................................................................10

3.3.1 Funksjonalitet for kontraktsadministrasjon................................................................10

3.3.2 Behov for integrasjon med, eller dataoverføring til, KAV...........................................10

4 Bruk av KGV i heldigitale innkjøpsprosedyrer.............................................................................11

4.1 Parallelle rammeavtaler......................................................................................................11

4.2 Dynamiske innkjøpsordninger (DPS)...................................................................................11

4.3 Elektronisk auksjon..............................................................................................................11

5 Generelle krav til løsningen.........................................................................................................11

5.1 Samsvar med gjeldende regelverk.......................................................................................11

5.2 Brukervennlighet.................................................................................................................12

5.3 Brukere, roller og tilganger..................................................................................................12

5.4 Virksomhetsspesifikke maler...............................................................................................13

5.5 Statistikk og styringsdata.....................................................................................................131

5.6 Dokumentasjon, opplæring og brukerstøtte.......................................................................13

5.7 Eierskap og overføring av data ved bytte av KGV-leverandør............................................14

6 Tekniske krav...............................................................................................................................14

6.1 KGV som tjeneste (SaaS)......................................................................................................14

6.2 Integrasjon mot sak- og arkivsystem...................................................................................15

6.3 Felles europeisk transportinfrastruktur..............................................................................15

6.3.1 Oppdragsgiver og leverandør – hver sin løsning.........................................................15

6.4 Sikkerhet..............................................................................................................................16

6.4.1 Sikkerhet under overføring av tilbud og forespørsler om deltakelse.........................16

6.4.2 Sikkerhet under lagring av informasjon i KGV-løsningen............................................16

6.4.3 Andre sikkerhetskrav...................................................................................................17

6.5 Standardisert format for offentlige anskaffelser.................................................................17

6.5.1 EHF egenerklæringsskjema for kvalifisering av leverandøren....................................17

6.5.2 EHF Katalog som støtte i anskaffelsesprosessen.........................................................17

7 Oppsett, drift, vedlikehold og utvikling.......................................................................................18

8 Andre bestemmelser...................................................................................................................18

8.1 Levering og godkjenning......................................................................................................18

8.1.1 Art og omfang av godkjenningsprøven........................................................................18

8.2 Administrative bestemmelser.............................................................................................19

9 Noen tips for gjennomføring av konkurransen...........................................................................19

2

Veileder for behovsvurdering ved anskaffelse av standard KGV

1 Innledning Denne veilederen er en del av en helhetlig veiledningspakke for offentlige oppdragsgivere som skal anskaffe et standard konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), eventuelt også med funksjonalitet for kontraktsadministrasjon. Den komplette veiledningspakken har følgende dokument: Veileder for behovsvurdering ved anskaffelse av KGV (dette

dokumentet) Forslag til konkurransegrunnlag. SSA-K med veiledende bilag tilpasset anskaffelse av KGV. Mal for spesifikasjonsskjema som skal være vedlegg til SSA-K, Bilag 1.

Skjemaet har forslag til krav for anskaffelse av KGV.

Veiledningpakken er utarbeidet for anskaffelse av standard KGV som skal brukes til anskaffelser som er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser (LoA) av 17.06.2016 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) av 18.08.2016

1.1 Om konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre en konkurranse fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. KGV støtter brukerne i alle prosesstegene i gjennomføringen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene foregår ved bruk av KGV, og løsningen bør være integrert mot Doffin. KGV har dynamiske maler for de vanligste aktivitetene, i tillegg kan virksomhetene ofte selv legge inn sine egne maler til bruk i gjennomføring av kunngjøring og konkurranse.Mange integrerer KGV mot sak/arkivsystem for å sikre at arkivverdig materiell fra den enkelte konkurranse blir aktivert automatisk og fortløpende gjennom konkurransen. (Se mer om integrasjon md arkiv i kapittel 6.2) Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) en betegnelse som benyttes for verktøy som understøtter aktivitetene i kontraktsforvaltningen. KGV kan også ha funksjonalitet som understøtter kontraktsadministrasjonen. Normalt vil dette være informasjon om inngåtte avtaler med for eksempel data om kontrakters varighet, kontaktpersoner internt og hos leverandør samt andre nøkkeldata om kontrakten.

1.2 Behov for systemstøtteVeilederen legger vekt på virksomhetens forutgående behovsvurdering når det skal anskaffes KGV. Det følger av regelverket for offentlige anskaffelser at oppdragsgiverne må ha tilgang til systemløsninger som gjør at det støtter:

Kravet om elektronisk fritt tilgjengelig og oppdatert konkurransegrunnlag Etablering og mottak av elektronisk egenerklæringsskjema i den enkelte anskaffelse Mottak av tilbud og forespørsler om deltakelse i konkurranse Sikker lagring av mottatte tilbud og forespørsler både før og etter tilbudsfrist

Dette representerer minimumskravene for elektronisk funksjonalitet som virksomhetene må ha når nytt regelverk trer i kraft. Maksimumsfristene for implementering av e-bestemmelsene er som følger:

3

Elektronisk egenerklæringsskjema:o 1. januar 2017 for alle offentlige virksomheter

Gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgjengelig konkurransegrunnlag:o 1. januar 2017 for alle offentlige virksomheter

Elektronisk mottak av tilbud og forespørsler om deltakelse i konkurranse:o 1. april 2017 for innkjøpssentralero 1. januar 2018 for statlige myndighetero 1. juli 2018 for andre offentlige virksomheter

De fleste offentlige virksomheter vil ha stor nytte av et standard KGV som har integrert funksjonalitet for disse tre elementene. I tillegg vil en bredere digital støtte i hele konkurranseprosessen utovere-bestemmelsene i nytt regelverk, gi virksomheten merverdi gjennom å legge til rette for bedre, enklere og sikrere anskaffelser.

1.3 Om veilederens innholdKapittel 2 peker på sentrale vurderingspunkter med utgangspunkt i virksomhetens overordnede behov for effektive arbeidsprosesser, styring og kontroll. Videre omtales i kapittel 2 markedskartlegging, valg av prosedyre, standardavtale og kontraktens lengde.Kapittel 3 fokuserer på funksjonelle krav til digital støtte gjennom en standardisert arbeidsflyt som samsvarer med øvrig veiledningsmateriale på Anskaffelse.no.Kapittel 4 beskrives bruk av KGV i de heldigitale innkjøpsprosedyrene elektronisk auksjon og dynamiske innkjøpsordninger siden disse prosedyrene forutsetter digital støtte.Kapittel 5 går igjennom øvrige krav som samsvar med regelverk, maler, dokumentasjon, opplæring, statistikk og tilgangsstyring.Kapittel 6 er tekniske krav knyttet til integrasjon mot arkiv, sikkerhet, transportinfrastruktur og standardisert format (EHF)Kapittel 7 behandler spørsmål knyttet til oppsett, vedlikehold og videreutvikling av løsningenKapittel 8 omtaler leveransetidspunkt, godkjenning og administrative bestemmelser.Kapittel 9 gir avslutningsvis noen tips til gjennomføring av selve konkurransen.

I de enkelte kapitlene i veilederen ligger det en henvisning til hvor i malen for kravspesifikasjon forslag til aktuelle krav står. Det er merket på følgende måte:

2 Strategiske vurderinger2.1 Virksomhetens overordnede behovFor de fleste offentlige virksomheter vil det være tilstrekkelig å anskaffe en standard KGV-løsning. Et standard KGV vil, i tillegg til å ivareta lovens minimumskrav, både bidra til å effektivisere gjennomføringen av anskaffelsene, og gi grunnlag for uthenting av statistikk om virksomhetens anskaffelser, leverandører og gjennomføringen av arbeidet.Virksomheter med meget få anskaffelser pr. år bør vurdere om det er mer kostnadseffektivt å gå sammen med andre virksomheter om anskaffelse av KGV. Statlige virksomheter vil få dekket en del av sine anskaffelser gjennom Statens Innkjøpssenter. Det er også mange innkjøpssamarbeid i Norge, både på kommunale, fylkeskommunale og samarbeid som dekker både statlige og kommunale virksomheter hvor det vil være hensiktsmessig med felles KGV.

4

Forslag til krav finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane X - del y.z

For virksomheter som ønsker å strekke seg lenger enn standard funksjonalitet er økt standardisering av innholdet (strukturert format – ikke fritekst) grunnlag for mer automatiserte arbeidsprosesser som raskt gir effektiviseringsgevinster. Videre bør integrasjon med øvrige sentrale IKT-system i virksomheten og organisering av selve anskaffelsesarbeidet være tema i et endrings- og effektiviseringsarbeid.

2.1.1 Minimumskrav til systemstøtte for konkurransegjennomføringRegelverket for offentlige anskaffelser stiller en del sentrale krav til funksjonalitet som må inngå i et fagsystem(KGV). Dette er bl.a. krav om systemet må sikre:

At det til enhver tid er i overenstemmelse med gjeldende regelverk At all kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiver og leverandørene

skal, som hovedregel, skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. At oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til

konkurransegrunnlaget At tilbudets integritet og konfidensialitet blir ivaretatt under transport, mottak og

oppbevaring Tilgangsstyring under saksbehandling og lagring At krav til dokumentasjon blir ivaretatt Ivaretakelse av de grunnleggende prinsipper, særlig prinsippet om likebehandling

Denne veilederen legger til grunn at systemløsningen uansett skal understøtte disse grunnleggende kravene, og de er i Mal for kravspesifikasjon allerede markert som «Skal-krav (S)».

2.1.2 Mulige krav utover minimumskravFor å legge til rette for gode anskaffelser anbefaler Difi at virksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre virksomheter, anskaffer et KGV med standard funksjonalitet som, i tillegg til minimumsfunksjonalitet, understøtter effektive arbeidsprosesser, styring og kontroll, samt heldigitale innkjøpsprosedyrer.Basert på denne behovsvurderingen kan virksomheten definere ytterligere krav til KGV-løsningen som «S-krav». Fire perspektiv er nyttig å ha med i en slik vurdering:Systemløsningen kan bidra til effektive arbeidsprosesser gjennom følgende funksjonalitet:

Hel- eller delautomatiserte arbeidsprosessesser Standard maler og skjema, for eksempel virksomhetens egne og Difis maler Varslinger for frister og uventede avvik Gjenbruk av data/informasjon som allerede er lagt inn i systemet

Systemløsningen kan bidra til styring og kontroll gjennom følgende funksjonalitet: Autoriserte godkjenninger av den enkelte anskaffelse Enkelt tilgjengelige rapporter og styringsdata Enkelt tilgjengelig logg- og sporingsfunksjonalitet

Systemløsningen kan tilrettelegge for heldigitale innkjøpsprosedyrer gjennom å støtte: Parallelle rammeavtaler Elektroniske auksjoner Dynamiske innkjøpsordninger

Systemløsningen kan tilrettelegge for likebehandling og standardisering gjennom: Digitale kataloger i forespørsels-, tilbuds- og kontraktsfasen (EHF) Knytning mot felles europeisk infrastruktur (CEF eDelivery)

2.2 MarkedskartleggingDet er et fungerende og oversiktlig marked innen KGV-løsninger i Norge, og det er flere leverandører å velge imellom. Markedet høyst sannsynlig modnes og utvikles i tiden som kommer når KGV-løsningene videreutvikles for å tilpasse seg både regelverk og behovene til oppdragsgiverne. Siden

5

KGV effektiviserer virksomhetens anskaffelsesarbeid er der likevel gode grunn for å allerede nå å vurdere anskaffe dette, men det er da er det viktig å sikre seg tilgang til ny funksjonalitet som utvikles etter kjøpstidspunktet. Dette kan legges inn som et kontraktskrav. De fleste KGV-systemene er web-baserte løsninger der du kjøper et gitt antall lisenser som du logger deg på via din nettleser. Dersom virksomheten har spesielle behov med tanke på sikkerhet eller brannmur, så kan det være en løsning å ha en åpen dialog med leverandørmarkedet rundt hvordan disse behovene kan løses. Da sikrer du deg mot å stille krav som ingen av leverandørene kan innfri, eller at du stiller unødvendig strenge krav til sikkerhet. Det kan også være greit å invitere til dialog dersom du ønsker integrasjon for eksempel mot sak/arkivsystem eller økonomisystem.

2.3 Valg av prosedyre og standardavtale (SSA)Dersom du skal anskaffe en standard KGV uten særlig tilpasning, så vil anskaffelsen antas å være under terskelverdi, og det mest effektive er å gjennomføre dette som en åpen tilbudskonkurranse. Et standard KGV er å anse som hyllevare med noen tilpasningsmuligheter. Det vil være mest aktuelt å bruke kjøpsavtalen (SSA-K) så lenge KGV og KAV er regnet for å være standard hyllevare. SSA-K er også egnet for kjøp av tilpasning av KGV-løsningen dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal tilpasses. For de som ønsker at KGV-løsningen skal utvikles eller tilpasses (og der kunden ikke på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal utvikles/tilpasses), vil SSA-T være bedre egnet (du har behov for leverandørens ekspertise)

Denne veiledningen omfatter kun bruk av SSA-K. For mer informasjon om de ulike SSAene, se anskaffelser.no for hvordan velge SSA.

Dersom virksomheten skal anskaffe KGV med mer kompleks funksjonalitet, eksempelvis støtte for dynamisk innkjøpsordning (DPS), auksjoner, tett integrasjon mot sak/arkivløsning, særskilte krav til sikkerhet e.l. kan det gjennomføres ved bruk av andre prosedyrer som konkurranse med forhandling eller innovasjonspartnerskap. Det vil gi rom for leverandørene til bedre å vise hva de kan tilby, samt gi mulighet for diskusjon og spørsmål til hvordan utnytte løsningen best mulig. Er du usikker på om de tilpasningene du trenger er å regne som «standard» eller må utvikles spesielt, ha en ytterligere markedskartlegging i dialog med leverandørmarkedet.

2.4 Prismodell og avtaleperiode Behovene til din virksomhet må fremgå i tabellen med kostelementer i SSA Bilag 7 (prisbilaget). I mal for Bilag 7 er det lagt inn en eksempel-tabell med de mest vanlige kostelementene knyttet til anskaffelse av KGV.Et KGV har vanligvis 3 hovedtyper kostnader. Kostnader knyttet til implementering vil typisk være nødvendig tilpasning til kundens øvrige løsninger, grunnopplæring og tilpasning til virksomhetsspesifikke maler og arbeidsflyt.Brukskostnader er den årlige kostnaden virksomheten har for å ha tilgang til en fungerende og oppdatert KGV-løsning. Kostnaden omfatter løpende drift og alle oppgraderinger leverandøren gjør i sin standardløsning. Det vanligste er at markedet tilbyr ulike brukerlisenser til en årlig kostnad. Virksomhetens behov for de ulike lisenstypene vil da være avgjørende for den årlige totale kostnaden. Enkelte leverandører kan tilby en generisk pakkeløsning for hele virksomheten, såkalt ELA (Enterprise License Agreement. For store virksomheter med innkjøp organisert mange steder kan dette være en alternativ prismodell. De fleste KGV-leverandører opererer ikke med åpne priser/prismodeller på nettsidene sine, slik som for eksempel Windows og andre standardprogram-leverandører. For at leverandøren skal kunne gi et best mulig tilbud, så må du beskrive din virksomhets behov og organisering av innkjøpsvirksomheten godt, og la leverandøren komme med sitt pristilbud.

6

Den siste gruppen kostnader er knyttet til videreutvikling av løsningen som er initiert/bestilt av din virksomhet. Avhengig av hvor godt beskrevet bestillingen er, og dermed enklere å estimere, vil dette enten bli ved fastpris eller med løpende konsulenttimer. Les mer om videreutvikling i kapittel 7.Det er viktig å tenke gjennom skalerbarheten av løsningen i fremtiden, for eksempel ved eventuelle sammenslåinger av virksomheter (eks. kommunereformen), og hvordan dette vil reflekteres i pris og kontraktsvilkår. En løsning kan være å sørge for opsjoner som ivaretar fremtidige endringer i organiseringen av virksomhetens innkjøp.

Basert på hvilke behov din virksomhet har og hvilke krav som anses viktige, må du vurdere hvilke tildelingskriterier du skal bruke og hvordan disse skal vektes. Tildelingskriterier skal fremgå i konkurransegrunnlagets punkt 4. Malen har laget et forslag til tildelingskriterier. Dersom løsningen kun skal oppfylle obligatoriske krav, så kan pris veie tungt. Selv om pris vektes tungt, vil det være hensiktsmessig også å ta med kriterier knyttet til generiske kvalitetselementer som for eksempel brukervennlighet, best støtte for virksomhetens anskaffelsesprosess, oppetid, kurs og lignende. Dersom du ber om integrasjoner og har særskilte krav til funksjonalitet, så bør det være en vekting mellom pris og de viktigste kvalitetselementene som gjenspeiler dette.

En anvendelig kontraktsperiode vil kunne være 2 + 1+1 år. Det vil være naturlig å ta i betraktning: Planlagte endringer i organisatoriske forhold (eks inngåelse i innkjøpssamarbeid, mulig

sammenslåing e.l.). En løsning kan være å legge inn mulige opsjoner i avtaleperioden. Hvilke andre systemer er KGV-løsningen integrert mot, og hvor enkelt er det å bytte ut

integrasjonen? En kompleks og tett integrasjon kan være et argument for en lengre kontraktsperiode. Samtidig bør man så langt det er mulig, unngå integrasjoner som er kostbare og tidkrevende å bytte.

Siden markedet forventes å være i sterkt utvikling bør en oppdatert markedskartlegging gjøres før utløsning av eventuelle opsjon på forlengelse i kontrakten.

3 Støtte i KGV for standardisert og effektiv arbeidsflyt Kapittel 3 i veilederen tar utgangspunkt i aktiviteter i anskaffelsesprosessen som bør kunne understøttes av et elektronisk verktøy.

4.1 Lage anskaffelsesprotokollAnskaffelsesprotokollen bør etableres tidlig i konkurransen. Et standard KGV bør ha integrert funksjonalitet for elektronisk å kunne etablere, redigere og arbeide med protokollen. En del virksomheter ønsker å kunne utvide protokollen med informasjon utover det FoA krever, for eksempel om det stilt eksplisitte miljøkrav.

4.2 Lage anskaffelsesdokumenterFølgende dokumentene er i FoA definert som en del av anskaffelsesdokumentene:

Konkurransegrunnlaget Egenerklæringsskjemaet Kunngjøringen

Difi har laget standard maler for konkurransegrunnlag for de ulike prosedyrene med en generell beskrivelse av virksomheten,

7

Forslag til krav for anskaffelsesdokumenter finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 1 - del 1.1.

regler for konkurransen, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det anbefales å anskaffe et KGV hvor disse malene er/blir integrert.Løsningen bør tilrettelegge for en effektiv arbeidsflyt ved utarbeiding av konkurransegrunnlag tilpasset virksomhetens innkjøpsorganisering. Virksomhetsspesifikke maler basert på Difis maler med gjenbruk av informasjon, en samarbeidsplattform i løsningen som sikrer at flere kan arbeide samtidig på konkurransegrunnlaget og god orden på de ulike versjonene er elementer som forenkler arbeidsflyten.Egenerklæringsskjemaet er pålagt elektronisk for anskaffelser over EØS-terskel, men kan også brukes under terskel. Den europeiske online ESPD-tjenesten kan brukes til utfylling av skjemaet. Siden denne tjenesten ikke har noen lagringsfunksjonalitet er muligheten for gjenbruk av tidligere brukte og mottatte skjema noe begrenset.Skjemaet er standardiser i hele EØS-området, og for å sikre kunnskap om hva som er definert som dokumentasjonsbevis for fravær av avvisningsgrunner og oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i det enkelte EØS-land, er det etablert en annen web-tjeneste – eCertis, som viser dette. Webtjenesten er åpen for alle, men siden oppslaget må gjøres i en egen manuell operasjon er det lite ressurseffektivt å bruke den løsrevet. Fullintegrert funksjonalitet for egenerklæringsskjemaet knyttet til eCertis anbefales derfor å sette som et skal-krav i et standard KGV. Doffin har standard skjema for kunngjøringer. Gjenbruk av informasjon fra tidligere kunngjøringer kan bidra til å effektiviser arbeidet med etablering av konkurransemalen og utfylling av kunngjøringsskjemaet. Leverandører skal ha gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget samme dag som det er kunngjort i TED. Doffin sender kunngjøringen til TED, og dersom

oppdragsgiver ønsker oversettelse til engelsk er dette et valg i Doffin. De fleste KGV-løsningene er integrert med Doffin på en slik måte du kan fylle ut, sende og administrere kunngjøringene i løsningen.

4.3 Spørsmål og svar, endringerDet er vanlig at leverandører har spørsmål knyttet til utlyste konkurranser, og spørsmål stilt til oppdragsgiver pr. telefon eller på mail kan besvares. Det er imidlertid krav om at all muntlig kommunikasjon skal dokumenteres i tilstrekkelig grad, og et godt KGV bør ha funksjonalitet for at leverandørene kan legge inn sine spørsmål (uten at andre ser hvem som har stilt spørsmålet) og at spørsmålene kan besvares på en måte som er elektronisk åpent tilgjengelig. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til leverandører som allerede har mottatt konkurransegrunnlaget, og løsningen bør ha funksjonalitet for dette. Sporing og versjonskontroll av kunngjorte endringer er en forutsetning.

4.4 Mottak av tilbud og forespørsel om deltakelse i konkurranseHovedregelen et at all kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiver og leverandørene skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler over nasjonal terskel. Forskriften definerer noen unntak, men i praksis er mottak av tilbud og forespørsler å delta i konkurranse omfattet av plikten til bruk av elektronisk kommunikasjon.Kravet om elektronisk kommunikasjon utløser i tillegg flere sikkerhetskrav, se kapittel 7 hvor sikkerhet behandles utdypende.

8

Forslag til krav for kommunikasjon finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 1 - del 1.3

Forslag til krav for kunngjøring finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 1 - del 1.2.

4.5 Velge tilbud og inngå avtaleLøsningen må ha funksjonalitet som guider oppdragsgiver gjennom flyten og varsler når dokumenter og/eller aktiviteter er utestående. Kritiske aktiviteter, som for eksempel utløp av vedståelsesfrist må varsles i god tid før de utløper, eventuelt også med påminnelser dersom de fortsatt står som utestående. Oppdragsgivere som vil strekke seg litt lenger kan vurdere om de også skal stille krav om funksjonalitet knyttet til forhandlinger. Det kan være aktuelle maler, logging av alle aktiviteter i forhandlingsfasen og funksjonalitet for god logistikk på oppdaterte versjoner frem til endelig tilbud. Dagens løsninger har begrenset funksjonalitet for dette, så spesifikasjonen inneholder ikke et slik krav, men det kan for eksempel inngå som en del av et tildelingskriterium eller være et kontraktskrav som skal være på plass i løpet av kontraktsperioden.

3.1.1 Kvalifisering og utvelgelse av leverandørerFørste steg i valg av kontraktspart vil være en kvalifisering av leverandører. For anskaffelser over EØS-terskel er egenerklæringsskjemaet obligatorisk som foreløpig dokumentasjon. Siden alle felt i skjemaet er standardisert egner det seg svært godt for automatisk validering av leverandørenes svar i skjemaet. Skjemaet forventes tatt i bruk av mange oppdragsgivere under terskel, slik at automatisk validering også vil effektivisere disse anskaffelsene. Fullt integrert egenerklæringsskjema bør være et skal-krav til løsningen.God systemstøtte for utvelgelse av leverandører i anskaffelser med begrensede prosedyrer forenkler arbeidet, og gir god sporbarhet på beslutninger om utvelgelse.

3.1.2 Evaluering av tilbud – valg av leverandørMange løsninger har hel- eller delautomatisert evaluering av innkomne tilbud. Grunnlaget for dette er standardiserte, strukturerte tilbudsskjema (se kapittel 6 om EHF), som også forebygger innlåsing ved ny konkurranse om kjøp av KGV.Automatisering av evalueringen med påfølgende dokumentasjon er ressurseffektivt for innkjøpsenheten. Tilsvarende er det å ha kontroll på at det gis beskjed om eventuelle avviste tilbud, samt meddelelse og begrunnelse for eventuell reduksjon av kvalifiserte leverandører. Ved anskaffelse av KGV bør du, i tillegg til å kravspesifisere bruk av EHF, vektlegge at leverandøren viser frem hvor gode de er på å automatisere det som kan automatiseres knyttet til evaluering, avvisning, reduksjon og tildeling.

3.1.3 Innhenting av endelig kvalifikasjonsdokumentasjonOppdragsgiver skal ikke be leverandøren levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Difi har et oppdrag for Nærings- fiskeridepartementet om utredning og eventuelt etablering en tjeneste hvor offentlige oppdragsgivere elektronisk kan hente etterspurte dokumentasjonsbevis kostnadsfritt i nasjonale databaser. Tjenesten planlegges å være tilgjengelig i en første versjon i 2018. Difi anbefaler å anskaffe en løsning som har god funksjonalitet for å lagre, og ha kontroll på gyldigheten, av tidligere innlevert dokumentasjon. Oppdragsgivere som vil strekke seg litt lenger kan også stille kontraktskrav om integrasjon mot den elektroniske dokumentasjonsbevistjenesten for eksempel senest 6 måneder etter at det er tilgjengelig. Velger dere å stille det siste kravet vær oppmerksom på at det kan medføre et risikopåslag i prisen siden KGV-leverandørene pr. i dag ikke har oversikt over hva dette vil medføre av merarbeid.

9

Forslag til krav for konkurransefasen finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 1 - del 1.4

3.2 Avslutning av konkurransenAvslutning av konkurransen omfatter aktiviteter som meddelelse til berørte leverandører om valg av leverandør, angivelse av karensperiode og sluttføring av protokoll. Disse aktivitetene bør støttes av integrerte maler. Integrert og helt eller delvis automatisert funksjonalitet for kunngjøring på Doffin om kontraktsinngåelse og avlysning av konkurransen, bør inngå i KGV-løsningen.Dersom virksomheten ønsker å også kunne signere kontrakten elektronisk tilbyr ID-porten en løsning for dette. Krav om funksjonalitet i KGV for dette kan stilles.

3.3 Kontraktsoppfølgingsperioden Det er ønskelig at løsningen gir støtte til effektiv oppfølging av inngåtte kontrakter som gir:

Reduserte administrasjonskostnaden ved forvaltning av kontrakter Bedre tilgang til informasjon/dokumenter knyttet til kontraktene Bedre etterlevelse av kontrakter - redusert risiko for ikke-planlagte kostnader Økt gjennomsiktighet og sporbarhet Bedre kontroll med muligheter for terminering og fornyelser

Dette kan ivaretas ved at løsningen selv inneholder funksjonalitet for å registrere, lagre og rapportere relevant informasjon om inngåtte kontrakter, eller at løsningen har et enkelt grensesnitt som gjør det mulig å overføre relevant og strukturerte data fra konkurransegjennomføringen til systemløsningene som benyttes i kontraktsadministrasjon.

3.3.1 Funksjonalitet for kontraktsadministrasjon Kontaktinformasjon hos leverandør Avtaleansvarlig i egen virksomhet Nøkkeldata om løpende og avsluttede kontrakter Avtalte produkt/leveranser og priser (pris- og produktkatalog) Varslinger for sentrale hendelser, eksempelvis utløp av kontrakt eller opsjoner Kunngjøring av endringer i inngått kontrakt

3.3.2 Behov for integrasjon med, eller dataoverføring til, KAVUlike virksomheter vil ha ulike behov knyttet til kontraktsoppfølgingen. Dette kan for eksempel for bygge- og anleggsanskaffelser være ulike prosjektstyringsverktøy, mens enkelte IKT-avtaler er mer rettet mot administrasjon av lisenser og tjenestenivå. Videre kan det være systemer for elektroniske avrop på rammeavtaler og annen funksjonalitet for digital samhandling i avtaleperioden som for eksempel elektronisk fakturering og elektronisk registrering av varemottak.Virksomheten må således selv vurdere eksisterende behov for informasjonsoverføring fra KGV til KAV-løsninger, samt vurdere hvilke ytterligere data de kanskje har behov for i fremtiden. Kort oppsummert er dette en øvelse i å identifisere hvilken informasjon i KGV virksomheten ønsker at andre systemløsninger tilgang til. Dersom virksomheten har andre løsninger for kontraktsperioden bør det vurderes om KGV-anskaffelsen bør inneholde et krav om integrasjon mot virksomhetens øvrige løsning. Spesifikasjonen har ikke forslag til et slikt krav da markedet er svært forskjellig, men det anbefales å legge kravet inn i fane 3, tekniske krav.

10

Forslag til krav for kontraktsperioden finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 1 - del 1.7.

4 Bruk av KGV i heldigitale innkjøpsprosedyrer4.1 Parallelle rammeavtalerFor mange oppdragsgivere vil det være nyttig å ha et KGV som støtter minikonkurranser i parallelle rammeavtaler. Noen system gjenbruker annen funksjonalitet for dette, mens andre kan tilby mer avansert støtte.

4.2 Dynamiske innkjøpsordninger (DPS)Dynamisk innkjøpsordninger kan sammenlignes med en åpen markedsplass der en rekke leverandører gjør sine varer og tjenester tilgjengelige for oppdragsgiver etter å ha kvalifisert seg inn i gruppen. Ordningen er vesentlig forenklet i nytt regelverk.

1. Oppdragsgiver kunngjør en dynamisk innkjøpsordning etter reglene i FoAs kapittel 26. 2. Leverandør søker opptak i ordningen gjennom egenerklæringsskjemaet, eventuelt også

etterspurt kvalifikasjonsdokumentasjon dersom oppdragsgiver finner det formålstjenlig å etterspørre denne allerede her

3. Oppdragsgiver benytter sitt system til fortløpende å kvalifisere leverandører gjennom deres innsendte egenerklæringsskjema og annen kvalifikasjonsdokumentasjon.

4. For hver anskaffelse under ordningen inviteres alle leverandører som er tatt oppi ordningen til å inngi tilbud. Invitasjonen anbefales sterkt å inneholde en forespørselkatalog.

5. I den enkelte anskaffelse under ordningen leverer leverandøren sin tilbudskatalog som grunnlag for oppdragsgivers valg av tilbud.

Pr. i dag er ikke funksjonalitet som fullt ut støtter dynamiske innkjøpsordninger standard funksjonalitet i KGV. DPS er imidlertid en meget effektiv prosedyre ved anskaffelse av standardiserte varer og tjenester, og representerer i mange sammenhenger et godt alternativ til rammeavtaler. Virksomheter som vil strekke seg litt lenger i sitt forbedringsarbeid anbefales å vurdere å spesifisere dette som et kontraktskrav. Bruk av EHF katalog er en forutsetning for DPS, se mer om EHF kataloger i punkt 6.5 veilederen.

4.3 Elektronisk auksjonKonkurransen gjennomføres etter reglene i FoAs kapittel 27. Prosedyren er en meget effektiv, forutsigbar og gjennomsiktig prosedyre for både oppdragsgiver og leverandør når det kun gjenstår å forhandle prisen. I en elektronisk auksjon inviterer oppdragsgiver alle kvalifiserte leverandører til å presentere sine varer og tjenester med en foreløpig pris. Neste steg er at oppdragsgiver benytter et system der deltakerne oppfordres til å gi bedre priser for de foreslåtte varer og tjenester. Alle deltakende leverandører ser hvilke priser konkurrentene gir. Når siste runde er gjennomført vil den leverandør med bekreftet beste tilbud være den som tildeles kontrakten.Pr. i dag er ikke støtte for elektronisk auksjon en standard funksjonalitet i KGV, men implementering av EHF Forespørsels og Tilbudskataloger vil tydeliggjøre varens og tjenestens egenskaper, og dermed tilrettelegge for elektronisk auksjon gjennom KGV. Krav om funksjonalitet som støtter elektronisk auksjon kan eventuelt settes som kontraktskrav. Se mer om EHF kataloger i punkt 6.5 i veilederen.

5 Generelle krav til løsningen5.1 Samsvar med gjeldende regelverkDet er vanlig å kreve at løsningen til enhver tid skal ha funksjonalitet som er i samsvar med krav i gjeldende regelverk. Dette er et krav med visse nyanser, noen endringer må gjøres for at systemet skal fungere korrekt, andre endringer kan med fordel gjøres slik at de understøtter ny arbeidsflyt. Nye

11

fristbestemmelser, nye kunngjøringsskjema eller nye elementer i protokollen er eksempler på det første og må inngå som «Skal»-krav. Innføring av en ny prosedyre er et eksempel på de det andre, - systemet fungerer fortsatt korrekt, men understøtter ikke lenger alle arbeidsflyter. Denne typen endringer kan i spesifikasjonen ivaretas enten som tildelingskriterium eller gjennom avtale om videreutvikling.

5.2 BrukervennlighetBrukervennlighet er et krav som er vanlig å stille, men oppleves som vanskelig å etterprøve ved

evaluering av tilbud. Det er viktig at anskaffelsesdokumentene gir leverandørene tilstrekkelig informasjon om hva oppdragsgiver legger i et brukervennlighetskrav dersom dette inngår som tildelingskriterium.Brukervennlighet handler om intuitiv arbeidsflyt, antall klikk gode ledetekster og eventuelt funksjonalitet for single-sign-on. Responstid kan også inkluderes her.

En relativt oversiktlig test av brukervennlighet er en kombinasjon av: Det defineres et utvalg sentrale arbeidsflyter og disse testes av en gruppe erfarne innkjøpere

som ikke kjenner systemet. Den enkelte tester gir en score, hvor både flyt, antall klikk og antall feil-klikk inngår i vurderingen. Siden dette er en individuell kvalitativ vurdering, vil en slik test ikke være et objektivt resultat, men kunne indikere «brukervennlighet».

Sentrale arbeidsoperasjoner får en maksimum responstid, for eksempel «Åpne tilbud», «valider egenerklæringsskjema» eller sentrale rapporter

Test-gruppen «jobber seg gjennom» løsningens brukerdokumentasjon ved å faktisk gjøre alle operasjoner beskrevet der, på den måten utførelsen er beskrevet. Mengden feilklikk, re-oppslag i dokumentasjonen, gå tilbake å gjøre en oppgave på nytt etc. indikerer brukervennlighet.For effektivitet kan denne siste testen også gjenbrukes i godkjenningsprøven. Godkjennings-prøven er beskrevet i standardavtalens (SSA) punkt 2.2.2 med eventuelle tillegg i bilag 5.

5.3 SpråkFor å legge til rette for konkurranse på tvers av landegrenser kan det være relevant å stille krav om at løsningens brukergrensesnitt skal være på engelsk i tillegg til norsk.

5.4 Brukere, roller og tilgangerSom vist til i kapittel 3 er antall og type brukere ett av priselementene i anskaffelsen. Virksomheten må vurdere hvor mange og hva slags brukerbehov de har. Ofte har virksomheten en innkjøpsenhet med medarbeiderne som bør være faste brukere. Videre har mange virksomheter medarbeidere som gjør eller deltar i anskaffelser nå og da hvor det ikke er naturlig å betale en full lisens for alle sammen, dette kalles ofte flytende lisenser. Mange virksomheter ønsker også lesetilgang for et gitt antall medarbeidere, eksempelvis ledere eller representanter fra fagenheten som skal bruke det som anskaffes. Som grunnlag for leverandørens pristilbud må dette behovet beskrives. Det er viktig at systemet er i stand til å sette rettigheter og tilganger i tråd med virksomhetens rutiner for hvem som har rettighet og ansvar for hva i anskaffelsesarbeidet. Dette vil variere en del mellom virksomhetene, men vanlig rettigheter er:

Saksbehandler (opprette konkurranse i systemet, tilgang og/eller skriverettigheter til anskaffelsesdokumenter før publisering, besvare spørsmål, etc.)

Publisere konkurranse Endre anskaffelsesdokumenter etter publisering

12

Forslag til krav for brukervennlighet finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 2 - del 2.2.

Forslag til krav for brukerprofiler finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 2 - del 2.3.

Godkjenne innstillinger og tildele kontrakt Tilgang til kontraktsarkiv Lese alle dokumenter

Vil ofte være en ønsket tilgang fra ledere, - både dokumenter under arbeid, innkomne tilbud og forslag til tildeling av kontrakt.

Ta ut standard- og styringsrapporter Ta ut logger, kontroll- og avviksrapporter (vil også omfatte rapporter om den enkelte

saksbehandlers aktivitet i systemet) Administrere roller og tilganger

Flere roller kan gjerne innehas av samme person, men Difi anbefaler tydelige rutiner og roller for minimum de som har fullmakt til å publisere og endre publiserte anskaffelsesdokumenter og de som kan beslutte inngåelse av kontrakt. Det vil i spesifikasjonen være lite hensiktsmessig å definere krav for hver enkelt rolle, så mal for spesifikasjon foreslår en generell formulering hvor tilbyderen må beskrive sin løsning. Kolonnen med utfyllende informasjon til tilbyder kan brukes for utdypende informasjon om virksomhetens roller og rutiner, eventuelt kan en beskrivelse av virksomhetens innkjøpsorganisering og –rutiner vedlegges.

5.5 Virksomhetsspesifikke malerMange virksomheter har en rekke egne maler, eksempelvis referat fra forhandlingsmøter, meddelelse om tildeling av kontrakt, prisskjema og tabell for kvalifikasjonskrav. KGV-løsningen bør ha mulighet for at virksomhetens egne maler kan legges inn, eventuelt supplere/erstatte maler lagt inn av KGV-leverandøren. Dette kalles ofte dynamiske maler.

5.6 Statistikk og styringsdataStrukturerte innkjøpsdata skal minimum gi virksomheten informasjon om:

Hva kjøper vi Av hvem I hvor stort volum Hva er kostnadene og hvordan var leveransene

Disse elementene kan utdypes med undergrupper. Innkjøpsdata er grunnlag både for oppfølging og planlegging. Kjøper vi det vi har dokumentert behov for, bruker vi markedet bredt og godt nok, stimulerer vi til næringsutvikling, praktiserer vi avtalelojalitet på rammeavtaler, hvilke prosedyrer bruker vi, stiller vi miljøkrav, er det trender/endringer i hva vi kjøper etc.Statistikk og styringsdata kan enten hentes ut gjennom et sett med definerte rapporter, eller at KGV tilbyr en rapportgenerator som i praksis kan lage rapporter på en generisk valgt kombinasjon av ett eller flere felt i løsningen. De fleste KGV-løsningene i markedet har et sett med rapporter som inngår i standardløsningen. Dialog med ledelsen for å avdekke deres behov for innkjøpsdata anbefales i tillegg til at innkjøpsenheten vurderer hva de trenger. Spesifikasjonsmalen legger til rette for at leverandøren beskriver sine rapporter, og at dette inngår i tildelingskriterium. Videre kan det spesifiseres som et krav at det skal kunne kjøres rapporter på alle felt i anskaffelsesprotokollen. Ytterligere rapportbehov løses gjennom videreutvikling som prissatt bistand. Alternativt kan dere etter en markedskartlegging av hva som er standardrapporter, definere hvilke rapporter deres virksomhet har behov for i tillegg. Da må det lages ett eller flere krav for dette og kravene må få status «skal» eller tildelingskrav. Siden dette vil variere fra virksomhet til virksomhet har ikke spesifikasjonsmalen forslag til slike krav.

13

5.7 Dokumentasjon, opplæring og brukerstøtteStandard dokumentasjon når systemet leveres, dekkes av SSA-K-avtalens punkt 2.1.4. Difi har i veiledningspakken bilag til SSA-K, foreslått et tillegg i Bilag-1 som sikrer at dokumentasjonen også blir oppdatert når systemet blir oppdatert. Virksomhetens behov for opplæring i systemet bør vurderes på bakgrunn av aktuelle brukernes eksisterende kompetanse, brukerdokumentasjonen som skal følge systemet. Et viktig poeng i denne sammenheng er om innkjøpsarbeidet er sentralt organisert med brukere som bruker systemet (nesten) daglig, eller om innkjøpsfunksjonen er desentralisert med brukere som sjelden vil bruke systemet. Behovet for opplæring må også vurderes opp mot kvaliteten på den leverte brukerdokumentasjonen. Dersom virksomheten ønsker at løsningen skal installeres i eget driftsmiljø må også opplæring til virksomhetens tekniske personell vurderes.Eventuelt krav til opplæring må legges inn i Bilag 1 til Standardavtalen (SSA) under punkt 2.1.4.Behovet for brukerstøtte har nær sammenheng med virksomhetens organisering av innkjøpsarbeidet. Brukerstøtte for et stort antall brukere er erfaringsmessig en kostnadsdriver. Erfaring har også vist at brukerstøtter mottar mange anskaffelsesfaglige spørsmål som går langt utenfor bruk av selve systemet, og som leverandøren har begrenset kompetanse på å besvare. Difi anbefaler derfor at kontrakten omfatter brukerstøtte til 2 «superbrukere». Disse vil kunne ivareta behovet i en sentral innkjøpsfunksjon, ved desentralisert innkjøpsfunksjon vil de være virksomhetens brukerstøtte overfor egne brukere.Difi har i veiledningspakken SSA-K Bilag-1, foreslått et tillegg til punkt 2.1.4 som beskriver dette. Siden offentlige virksomheter og organiseringen av innkjøpsarbeidet er svært forskjellig er det viktig at virksomhetene selv vurdere om den foreslåtte formuleringen er i samsvar med deres behov.

5.8 Eierskap og overføring av data ved bytte av KGV-leverandørVirksomheten bør eie alle data som er registrert inn i og/eller produsert i KGV-løsningen, spesifikasjonen har et krav om dette. For avsluttede kontrakter vil overføring til arkiv antakelig være tilstrekkelig, men virksomheten må nøye vurdere hva som skal bevares før godkjenning for sletting gis.For løpende kontrakter er det relevant å ha tilgang til mer informasjon enn det som ligger i historiske avtaler. Bistand fra eksisterende KGV-leverandør til overføring av data til ny leverandør bør spesifiseres. Siden mottakende nytt system ikke er kjent, er det rimelig at dette er bistand som betales etter medgått tid, og fremkommer som en kostnadslinje i pristabellen i SSA Bilag-7.

6 Tekniske krav6.1 KGV som tjeneste (SaaS)Dersom virksomheten ikke har helt særskilte sikkerhetskrav som tilsier at løsningen bør være

installert i virksomhetens eget driftsmiljø anbefales det at standard KGV kjøpes som en tjeneste hvor brukerne logger seg på tjenesten med en nettleser. De fleste leverandørene i markedet tilbyr dette i dag. Spesifikasjonen ivaretar dette og har definert kravet som et «Skal-krav».Hvis virksomheten utfra en sikkerhetsvurdering eller av andre grunner ønsker lokal installasjon, må avtaleverket for

anskaffelsen suppleres med en vedlikeholdsavtale som omfatter alle krav til vedlikehold og oppdatering. Denne veilederen ivaretar ikke nødvendige krav ved anskaffelse av KGV som skal installeres lokalt.

14

Forslag til krav for SaaS finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 2 - del 2.2

Dersom din virksomhet anskaffer tjenester som omfatter lagring og/eller sending av personopplysninger, for eksempel en del helse- og sosialtjenester, må virksomheten også ha en databehandleravtale med KGV-leverandøren. Et slikt krav er lagt inn i spesifikasjonen, og avtaleutkastet må følge anskaffelsesdokumentene. Datatilsynet har veileder med tilhørende maler for dette..

6.2 Integrasjon mot sak- og arkivsystemMange virksomheter har erfart at kostnadene ved å integrere KGV-løsningene og arkivløsningen spares inn ganske raskt når man tar medgått arbeidstid i arkivenheten og innkjøpsenheten med i regnestykket. Det finnes to hovedmodeller for overføring av arkivverdig materiale fra virksomhetens anskaffelser til sak- og arkivsystemet.

a. Overføring av en komplett dokumentpakke når konkurransen er ferdig og avtale er inngåttDette er den teknisk enkleste løsningen. Utfordringen er at det fort kan bli forsinket journalføring av dokumenter som er omfattet av arkivlovgivningen, og at oppfølging av arkivkrav i større grad må basere seg på manuelle rutiner.

b. Fortløpende overføring fra KGV til arkiv av all arkivverdig kommunikasjonEn mer teknisk dyrere løsning, men samtidig en løsning som sikrer at virksomheten overholder de forpliktelser som følger av arkivlovgivningen og krav til elektronisk postjournal.

Difi anbefaler som hovedregel at alternativ b) velges.En god beskrivelse av virksomhetens arkivløsning og rutiner for bruk av denne, inkludert hvilke dokumenter som skal til arkiv, legges enten inn i SSA B-3 eller som vedlegg til dette bilaget.

6.3 Felles europeisk transportinfrastruktur

6.3.1 Oppdragsgiver og leverandør – hver sin løsningDagens KGV-løsninger anskaffes av den enkelte oppdragsgiver som velger KGV-løsning basert på sitt eget behov. Leverandørene jobber med, og leverer, sine tilbud inne i den aktuelle løsningen til oppdragsgiveren. Dagens situasjon har flere ulemper. Oppdragsgiveren må anskaffe og vedlikeholde god funksjonalitet også for leverandørene, og hvis noe teknisk går feil i løsningen er oppdragsgiveren ansvarlig også for leverandørens funksjonalitet. Leverandørene på sin side må lære seg mange forskjellige løsninger, noe som ikke bare er en tidstyv for dem, men som også i noen sammenhenger

15

gjør at det ikke leverer tilbud. Anskaffelsesregelverket skal sikre likebehandling av leverandører, også på tvers av landegrensene innad i EØS-området.Difis anbefalte målbilde, som er utarbeidet i samarbeid med Nærings- og fiskeridepartementet, er derfor at oppdragsgivere og leverandører har hver sine løsninger som de velger og anskaffer etter eget behov. Gjennom systemenes tilknytning til EHF infrastruktur (CEF eDelivery) sendes dokumentene over internett. Dette sikrer oppdragsgivere tilgang til «det beste tilbudet» (fra hele Europa), og det bidrar til å gjøre det enklere for norske leverandører også å ha hele Europa som sitt marked. Det antas at det i 2017/1816 vil komme løsninger i markedet som tilbyr separate system for oppdragsgiver og leverandører basert på kvalitetssikrede komponenter fra Difi, og Difi anbefaler at tilknytning til den europeiske infrastrukturen (EHF infrastrukturs) settes som kontraktskrav.

6.4 SikkerhetKravet om elektronisk kommunikasjon utløser sikkerhetskrav som kan deles i to grupper. Den første gruppen er krav om autentisering og sikkerhet under overføring av tilbud og forespørsler om å delta i konkurranse. Etablering av kvittering for mottatt tilbud faller også i denne gruppen. Se punkt 7.2.1. Den andre gruppen krav knytter seg tilbudenes

og forespørslenes integritet og fortrolighet fra de har ankommet oppdragsgiver, se punkt 7.2.2. Krav knyttet til kryptering og avanserte signaturer omtales i punkt 7.2.3.Nærings- og fiskeridepartementet har på sine sider om nytt anskaffelsesregelverk under punkt 3.5 publisert «Retningslinjer for sikkerhetstiltak ved elektronisk konkurranse gjennomføring».

6.4.1 Sikkerhet under overføring av tilbud og forespørsler om deltakelseSom oppdragsgiver må du ha en elektronisk mottaksløsning som minimum: Gir deg som tilfredsstillende sikkerhet (basert på krav du stiller i den enkelte konkurranse) for

at leverandøren kan sannsynliggjøre hvem han er Med tilfredsstillende sikkerhet kan knytte leverandøren til det aktuelle tilbudet eller den

aktuelle forespørselen om å delta i konkurransen Med sikkerhet kan fastslå når tilbudet eller forespørselen om deltakelse er mottatt og åpnet Kan spore alle forsøk på overtredelse av sikkerhetsbestemmelse

Velger du som oppdragsgiver å følge anbefalingen om ha din egen KGV-løsning (mens leverandøren har sin egen), samt kravspesifisere at KGV-løsningen skal være knyttet til den europeiske infrastrukturen (se punkt 7.3) i henhold til gjeldende veiledninger og spesifikasjoner, vil sikkerhetskravene over bli ivaretatt gjennom den standardiserte og kvalitetssikrede fellesløsningen. Velger virksomheten derimot å anskaffe en KGV-løsning som skal benyttes av både oppdragsgiver og leverandør, og som ikke bruker den felles infrastrukturen som er beskrevet i veilederens kapittel 7.3, må du selv sikre at tilbudt løsning ivaretar sikkerhetskravene. Denne veilederen har ikke utarbeidet forslag til slike krav.

6.4.2 Sikkerhet under lagring av informasjon i KGV-løsningenNår KGV-løsningen har mottatt dokumenter, eksempelvis forespørsel om deltakelse i konkurranse, tilbud eller dokumentasjonsbevis må løsningen ha funksjonalitet som sikrer disse i henhold til gjeldene regelverk: Tilbudenes innhold skal holdes fortrolig og beskyttes mot uautorisert innsyn under lagring Ingen skal ha tilgang til innholdet i dokumentene før fristen for mottak har løpt ut

16

Forslag til krav for infrastruktur finner du iSpesifikasjonsskjema; Fane 3, del 3.2.

Forslag til krav for Sikkerhet finner du i Spesifikasjonsskjema; Fane 3.

Bare autoriserte personer skal ha tilgang Dokumentenes integritet skal bevares Forsøk på overtredelse av reglene skal i tilfredsstillende grad kunne spores

6.4.3 Andre sikkerhetskrav Dersom du som oppdragsgiver vil ha mulighet for å stille krav om at tilbudet eller

enkeltdokumenter skal krypteres, må du ha en løsning som støtter dette Dersom du som oppdragsgiver vil ha mulighet for å stille krav om elektronisk signatur må du

godta avanserte elektroniske signaturer, og ha en løsning som håndterer disseFor de fleste anskaffelser vil ikke krav om avansert elektronisk signatur gi en økt sikkerhet som står i forhold til den økte kompleksiteten for oppdragsgiver og leverandør som da utløses.

6.5 Standardisert format for offentlige anskaffelserNytt anskaffelsesregelverk legger opp til økt bruk av strukturert informasjon i et standardisert format i alle deler av en anskaffelse. EHF (Elektronisk handelsformat) er det norske standardformat som har ekspandert raskt hos oppdragsgivere og leverandører. Formatet er det samme som benyttes i Europa (PEPPOL BIS), men er tilpasset norsk regelverk. Direktiv 24/14/EU åpner for at bruk av katalog, som er et standardisert format, kan gjøres obligatorisk. Norske myndigheter har imidlertid foreløpig begrenset seg til kun å anbefale bruk av katalog der det passer. Leverandørene får da en forutsigbar måte å lese anskaffelsesdokumentene på, og en standard måte å levere tilbudene sine på. Dette vil stimulere flere leverandører til å levere inn tilbud. Selv om du som oppdragsgiver får flere tilbud i konkurransene, vil du ikke nødvendigvis få mer jobb, siden KGV løsninger som benytter strukturerte EHF vil kunne automatisere større deler av kvalifiserings- og evalueringsarbeidet.

6.5.1 EHF egenerklæringsskjema for kvalifisering av leverandørenI egenerklæringsskjemaet gir leverandøren en foreløpig bekreftelse på at han han oppfyller kvalifikasjonskravene. Han opplyser videre hvor oppdragsgiver kan finne dokumentasjonsbevis på disse forholdene. Bruken av standarden EHF i egenerklæringsskjemaet gjør at oppdragsgiver på en enklere måte kan verifisere disse opplysningene maskinelt. Automatisk oppslag mot registre vil øke i tiden fremover, det å ha egenerklæringsskjemaet i EHF vil ytterligere forenkle denne prosessen.

6.5.2 EHF Katalog som støtte i anskaffelsesprosessenEHF Katalogene hjelper både oppdragsgiver og leverandør med å implementere avtalen på en god og

effektiv måte etter avtaleinngåelse. Kataloger er, enkelt sagt, en liste over varer og tjenester med forskjellig informasjon knyttet til den enkelte varen eller tjenesten som beskriver egenskaper og pris.

EHF Forespørselkatalog skal beskrive de behov oppdragsgiver har. EHF Tilbudskatalog inneholder leverandørens tilbud basert på den generiske beskrivelsen oppdragsgiver har gitt i forespørselskatalogen. EHF Tilbudskatalog kan danne grunnlaget for engangskjøp, minikonkurranser, dynamiske innkjøpsordninger eller som en bestillingskatalog på rammeavtaler/avtaler. EHF Katalog presenterer varer og tjenester i henhold til inngått avtale. Katalogen vil dermed sette innkjøpsorganisasjonen i stand til å implementere avtalen, og legger grunnlag for en optimal avtalelojalitet på inngått avtale. EHF-katalogene er et sentralt bindeledd mellom

17

Forslag til krav til format finner du i Spesifikasjonsskjema;Fane 3 - del 3.5.

konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging ved at EHF Tilbudskatalog sendes fra KGV til katalogverktøyet som ligger som et forsystem til bestillingsverktøyet.

7 Oppsett, drift, vedlikehold og utviklingDe fleste KGV-systemene er løsninger der du kjøper tilgang (lisens) til en tjeneste såkalt Software-as-a-Service (SaaS). Det vil da ikke være noen teknisk grunninstallasjon, men et oppsett som vil være å få løsningen tilpasset din virksomhet med tanke på arbeidsflyt, roller, integrasjoner og annen funksjonalitet som er avtalt. Leveransetidspunktet, som skal fremgå av SSA Bilag 4, er når programvaren er gjort tilgjengelig for nedlasting hos deg som kunde etter godkjent godkjenningsprøve. Husk å gjøre plass til godkjenningsprøve i fremdriftsplanen frem mot leveransetidspunkt.Ved SaaS installeres løsningen ikke i virksomhetens driftsmiljø, og virksomheten har ingen ansvar for å følge opp løsningen rent driftsteknisk. Det er leverandøren som er ansvarlig for at KGV-løsningen er oppe og som tar seg av oppdateringer og feilrettinger. Et nyttig krav er at din virksomhet skal få tilgang til all ny funksjonalitet som blir utviklet som en del av standardløsningens vedlikehold. Dette er for eksempel særlig aktuelt for det elektroniske egenerklæringsskjemaet som mange leverandører nå har under implementering i løsningen sin, men også annen videreutvikling av løsningen som leverandører gjennomfører etter dialog med markedet. Den årlige lisenskostnaden skal dekke

leverandørens løpende drift og vedlikehold, og er derfor ikke lagt inn som eget kostelement i eksempeltabellen i SSA Bilag 7.Forholdet mellom deg og KGV-leverandøren reguleres ved en etablert tjenestenivåavtale (Service Level Agreement – SLA) med krav til blant annet tilgjengelighet, responstid i løsningen, responstid på retting av avvik/feil, varsel ved feil/nedetid og andre målbare størrelser. Tjenestenivåavtalen skal også beskrive

hvilke tiltak som skal iverksettes dersom tjenestenivået ikke samsvarer med det som er avtalt Formålet med tjenestenivåavtalen er å konkretisere tjenestenivået slik at begge parter har en felles oppfatning av hva som skal leveres. Igjen er det viktig å vurdere hvor strenge krav man har til et KGV, for eksempel vil oppetid 24 timer i døgnet være svært kostnadsdrivende.Utvikling omfatter all funksjonalitet som din virksomhet bestiller utover det leverandøren ved kontraktstidspunktet kan tilby. Eksempelvis mer avansert funksjonalitet for kontraktsadministrasjon, integrasjon mot bestiller- eller økonomisystem, eller integrasjon mot enhetsregisteret. Noe slik utvikling vil også være av kommersiell interesse for leverandøren og utvikle, så hvis det er sentrale behov hos virksomheten kan dere for eksempel inngå et innovasjonspartnerskap.

8 Andre bestemmelser8.1 Levering og godkjenningTidspunktet for når KGV-løsningen skal være fullt tilgjengelig for dere skal fremgå av SSA Bilag 4. Krav om dette inngår derfor ikke i Mal for spesifikasjon.Når løsningen er levert bør dere som kunde gjennomføre en godkjenningsprøve for å undersøke om leveransen er i samsvar med det som er avtalt. At dere vil gjennomføre en godkjenningsprøve skal fremgå av SSA Bilag 1. Difi har lagt inn et forslag til formulering om dette i veiledende bilag for SSA-K for KGV.

8.1.1 Art og omfang av godkjenningsprøvenArt og omfang av godkjenningsprøven skal beskrives i SSA Bilag 4. Difi har lagt inn et forslag til dette i bilaget. Difi anbefaler også at definisjonen av feil i den generelle avtaleteksten for SSA-K benyttes. Godkjenningsprøven bør omfatte både funksjonalitet i selve løsningen, responstid og brukervennlighet, dokumentasjonen som skal følge leveransen og eventuelle integrasjoner mot

18

Forslag til krav for SLA finner du Spesifikasjonsskjema;Fane 2 – del 2.6

andre system som inngår i leveransen. En relativt ressurseffektiv godkjenningsprøve er å ta utgangspunkt i den leverte brukerdokumentasjonen, og i praksis utføre alle arbeidsoperasjoner som er beskrevet der. Skal teknisk personell hos dere ha en rolle i installasjon og/eller oppgraderinger og integrasjoner skal det leveres dokumentasjon også på dette, og også disse arbeidsoperasjonene bør testes i godkjenningsprøven. For test av responstid og brukervennlighet, se også kapittel 5.2 i denne veilederen.

8.2 Administrative bestemmelserDe administrative bestemmelsene for avtalen skal fremgå av SSA Bilag 6. I tillegg til de faste punktene i bilaget som følger av den generelle avtaleteksten til SSA-K bør dere be om en tjenesteavtale med minimum følgende elementer:

Tilgjengelighet til løsningen Rutiner for planlagt vedlikehold Rutiner for varsling og retting av feil Responstid i løsningen og på henvendelser til leverandøren Struktur for Kunde – Leverandørdialogen i kontraktsperioden Rutiner for tilleggsoppdrag og utløsing av opsjoner Omfang og hyppighet på rapporter om løsningens tilgjengelighet og kvalitet

9 Noen tips for gjennomføring av konkurransenSelv om de fleste anskaffelsene av standard KGV vil være under nasjonal terskelverdi anbefales å kunngjøre konkurransen på Doffin. Dette sikrer åpenhet om prosessen, gir økt konkurranse i markedet og legger til rette for flest mulig tilbud. Flere utenlandske aktører vurderer å tilby norskspråklige løsninger for det norske markedet, og disse vil man vanskelig nå om ikke konkurransen kunngjøres på Doffin.God informasjon til mulige leverandører av en KGV-løsning bidrar til best mulige tilbud. Det bør derfor legges en del arbeid i beskrivelsen av virksomhetens anskaffelsesfunksjon som kan vedlegges SSA Bilag 1.Dersom dere ønsker integrasjon med sak-arkiv er gode beskrivelser av virksomhetens arkiv- og journalrutiner til god hjelp for leverandøren som skal estimere integrasjonskostnaden. Integrasjon med sak/arkivløsningen kan erfaringsmessig også organiseres som et eget delprosjekt i leveransen hvor virksomhetens arkivfunksjon involveres aktivt. Disse beskrivelsene kan vedlegges SSA Bilag 1.Å invitere til en åpen tilbudskonferanse hvor interesserte leverandører kan stille utdypende spørsmål til anskaffelsesdokumentene, for eksempel forståelse av tildelingskriterier eller evalueringsmodell, kan ofte være klargjørende og bidra til bedre tilbud fra leverandørene. Tidspunkt for en slik konferanse skal fremgå i konkurransegrunnlagets punkt 1.4.Flere virksomheter som har anskaffet KGV har god erfaring med å be om en demonstrasjon av løsningen hvor leverandøren viser frem hvordan et eller flere brukertilfeller håndteres i løsningen. Demonstrasjonen kan være en del av dokumentasjonen av tildelingskriterier som for eksempel kvalitet, brukervennlighet eller arbeidsflyt. Brukertilfellene som utarbeides av virksomheten bør være typiske for virksomhetens anskaffelser. Skal evaluering av brukertilfellene inngå som dokumentasjon for et tildelingskriterium, må beskrivelsen av brukertilfellene vedlegges anskaffelsesdokumentene som vedlegg til SSA bilag-1.

19