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ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Código:PRO-ADM-001Emisión: 03/04/2018Vigencia: 04/2019Versión: 2Páginas: 1 de 9
Proceso: Gestión de los recursos
Objetivo:
Gestionar y Administrar los recursos financieros asignados a la Universidad Tecnológica de Culiacán, de acuerdo a las normas y políticas vigentes en materia, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Alcance: Gestionar y Administrar de forma eficiente los recursos de la Universidad Tecnológica de Culiacán.
Documentación de referencia: ISO 9001:2015
Responsables: Jefe de Departamento de Contabilidad Corresponsables: Director de Administración
y Finanzas
Entradas al proceso:
Anteproyecto / Iniciativa a la Ley de Ingresos y Convenio Financiero.
Proveedor Interno:
La FederaciónEl Estado
Salidas del proceso:
Presupuesto de egresos y Ley de Ingresos conforme alConvenio financiero (Estado – Federación)
Cliente interno o externo:
Todo del Sistema de Gestión (SIG)
Políticas y lineamientosLa Dirección de Planeación en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas planeará y elaborará el anteproyecto para la asignación de los recursos de la Universidad, en el mes de septiembre para el ejercicio siguiente.La Dirección de Administración y Finanzas conforme al presupuesto asignado autorizado y publicado en Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del estado y la federación, gestionará la elaboración del Convenio Financiero para la asignación de los recursos financieros por parte del Gobierno Federal y Estatal.La Dirección de Administración y Finanzas administrará los recursos de acuerdo a lo establecido en el Convenio Financiero y demás normatividad aplicable para el Ejercicio y Control del Presupuesto Autorizado.La Dirección administrativa manejará en cuentas productivas bancarias los recursos de los
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subsidios recibidos conforme al convenio financiero establecido entre el Estado y la Federación de la Universidad Tecnológica de Culiacán.El Departamento de Contabilidad elaborara mensualmente las solicitudes de pago y reunirá toda la documentación necesaria para solicitar los recursos de los subsidios estatal (Solicitudes de Pago) y federal (Factura Electrónica).Todos los movimientos deben reportarse mensualmente al Departamento de Contabilidad para su registro.El Departamento de Contabilidad deberá registrar cualquier cambio que modifique recursos (Afectaciones Presupuestales).El Departamento de Contabilidad emitirá mensualmente y trimestralmente estados financieros para informar el ejercicio y control de los recursos asignados a la Universidad Tecnológica de Culiacán.
Cumplimiento con las partes interesadasInternas Que esperan Externas Que esperan
Docentes
Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para
trabajar
Consejo directivoSEPDET
CGUTYP
Calidad Eficiencia Cobertura
educativa
Personal Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para
trabajar
Gobierno
Impuestos Crecimiento
organizacional
Directivos Calidad Eficiencia Indicadores
Proveedores Pagos oportunos Convenios
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Planea y solicita los Recursos Financieros.
1.1 En los meses de agosto y septiembre el Director de Administración y Finanzas, el Director de Planeación y Evaluación en conjunto con el Rector planean la distribución de la solicitud de los recursos financieros para el siguiente ejercicio.
1.2 Se solicitan los recursos estatales por medio del anteproyecto para la asignación de los recursos financieros.
Rector o Director de Administración y Finanzas y Director de Planeación y Evaluación
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1.3 Se gestiona la elaboración del convenio financiero para la asignación del presupuesto de los recursos federales y estatales.
2. Recibe Presupuesto Asignado Autorizado.
2.1 Recibe aprobación y publicación de la Ley de Ingresos y Presupuesto de egresos y convenio financiero firmado por el gobierno federal y estatal del presupuesto autorizado.2.2 Distribuyen los recursos asignados el Director de Administración y Finanzas, el Director de Planeación y Evaluación, conforme al presupuesto autorizado asignado y las necesidades de cada una de las áreas de la Universidad. Se elabora PTA.2.3 Entrega copia de la Ley de Ingresos y Presupuesto de egresos y convenio financiero firmado por el gobierno federal y estatal del presupuesto autorizado al Jefe del Departamento de Contabilidad.
Director de Administración y Finanzas y Director de Planeación y Evaluación
3.Verifica Presupuesto autorizado, registra la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos
3.1 Recibe copia del convenio financiero para la asignación de los recursos financieros (subsidio estatal y federal) y la publicación de la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos.3.2 Se elabora y registra en sistema contable la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos de la Universidad Tecnológica de Culiacán.3.3 Se Publica y Difunde en las respectivas páginas de Internet (transparencia), conforme a lo establecido por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.
Jefe del departamento de Contabilidad
4. Gestión y solicitud de los recursos financieros.
4.1 El Departamento de Contabilidad elaborara mensualmente conforme a la Ley de Ingresos, las solicitudes de pago por medio del sistema de los recursos del subsidio estatal.4.2 El Departamento de Contabilidad elaborará mensualmente factura electrónica correspondiente a los recursos del subsidio federal.4.3 El Departamento de Contabilidad enviará y entregará mensualmente la documentación necesaria para la solicitud de los recursos financieros.
Jefe del departamento de Contabilidad
5. Gestión y Seguimiento de la solicitud de los recursos financieros.
5.1 La Dirección de Administración y Finanzas, gestionará el seguimiento para la recaudación de las solicitudes mensuales de los recursos estatal y federal.5.2 La Dirección de Administración y Finanzas captara los Recursos Financieros en cuentas bancarias productivas
Director de Administración y Finanzas
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conforme al establecido en el convenio financiero y demás normatividad aplicable.5.3 La Dirección de Administración y Finanzas enviará al Departamento de Contabilidad comprobantes de las transferencias bancarias de la recaudación de los recursos financieros en la fecha correspondiente.
6. Recibe comprobante bancario de la recaudación de los recursos.
6.1 Recibe comprobante de la transferencia de los recursos financieros.6.2 Registra contablemente la captación del recurso y disponibilidad presupuestal.6.3 Envía al Director de Administración y Finanzas la disponibilidad presupuestal actual.
Jefe del departamento de Contabilidad.
7. Administración, ejercicio y control de los recursos financieros.
7.1 Recibe disponibilidad presupuestal.7.2 Determina tipo de gasto de acuerdo a las necesidades, solicitudes y requerimientos de cada una de las áreas de la universidad.7.3 Administra, controla y ejerce los recursos financieros de acuerdo a las necesidades de la Universidad y a la normatividad aplicable para el Ejercicio y Control del Presupuesto Autorizado.7.4 Envía al Departamento de Contabilidad la documentación comprobatoria del ejercicio y afectación presupuestal de los recursos financieros.
Director de Administración y Finanzas.
8. Recibe Comprobantes del ejercicio de los recursos financieros.
8.1 Recibe comprobantes del pago de los gastos y ejercicio de los recursos.8.2 Revisa que la documentación cumpla con cada uno de los requisitos aplicables para el ejercicio de los recursos y normatividad aplicable.8.3 Si están correctos los comprobantes, realiza las afectaciones presupuestales y los registros contables correspondientes.8.4 En caso de que algún comprobante no cumpla con cierto requisito, solicita a las áreas correspondientes gestionen lo necesario para la corrección del mismo.
Jefe del Departamento de Contabilidad
9. Emite Estados Financieros para informar el ejercicio y control de los recursos financieros.
9.1 Revisa que todas las afectaciones presupuestales y contables estén registradas en el sistema contable.9.2 Concilia los registros contables y afectaciones presupuestales con las cuentas bancarias donde se administran los recursos financieros.9.3 Emite estados financieros para informar el ejercicio y control de los recursos financieros asignados en el
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presupuesto autorizado para la Universidad Tecnológica de Culiacán.9.4 Envía y solicita firma al Rector y Director de Administración y Finanzas de los Estados e Informes Financieros y Presupuestales.
10. Entrega, envío y publicación de estados financieros.
10.1 Recibe estados financieros firmados.10.2 Envía estados financieros mensualmente a la CGUTYP para revisión e informe del ejercicio y control de los recursos conforme a lo establecido en el convenio financiero para la asignación de recursos.10.3 Entrega estados financieros en distintas dependencias estatales (ASE, Cuenta Publica) para revisión e informe del ejercicio y control de los recursos, de acuerdo a lo que estable la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.10.4 Publica estados financieros armonizados en el POE, Paginas de Transparencia, Página Oficial de la Universidad, de acuerdo a lo que estable la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.
Jefe del Departamento de Contabilidad y Director de Administración y Finanzas
Código del documento Documento
Documento externo Sistemas de gestión de la Calidad- Requisitos. Norma ISO 9001:2015
Documento externo Convenio Financiero para la asignación de los recursos Federal y Estatal
Documento externo Presupuesto de Egresos de la FederaciónDocumento externo Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del EstadoDocumento externo Ley General de Contabilidad GubernamentalDocumento externo Ley de Disciplina FinancieraDocumento interno Plan de Trabajo Anual (PTA)
Código del registro Nombre del Registro Responsable de conservarlo
Sistema Ley de Ingresos Director de Administración /Jefe del Departamento de
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Contabilidad
Sistema Presupuesto de egresos
Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema Solicitud de pago Subsidio Estatal
Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema Factura Electrónica Subsidio Federal
Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema Comprobantes de Transferencias Bancarias
Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad
Estados de Cuenta Bancarios
Pólizas contables y presupuestales(Recaudación de los recursos financieros)
Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema Saldos Contables de Disponibilidades y Activos Financieros
Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema / Estados de Cuenta Bancarios Conciliación Bancaria
Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad
Sistema Estados FinancierosJefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas
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Diagrama de flujo de procedimiento
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Salida no conforme TratamientoEmisión o entrega de estados financieros o informe del ejercicio de los recursos con error alguno.
Recibir notificación de error en la entrega o publicación de estado financiero.Detectar error correspondiente.Realizar las correcciones necesarias.Se revisa la aplicación de las correcciones y se genera estado financiero/informe correspondiente.Enviar, entregar y publicar estado financiero correcto.
Gestión de riesgos
Actividad a controlar Proceso Riesgo de
errorNivel de impacto
Acciones a la
detección
Criterio de Aceptación
Responsable de
seguimiento
Recaudación de los recursos
Asignación de recursos
Insuficiencia presupuestal por la no entrega de recursos por parte del gobierno federal y estatal
Alto Gestiones de cobro
Aceptación de las gestiones de cobro y recaudación de los recursos.
Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas
Ejercer los recursos
Recaudación de los recursos
Insuficiencia presupuestal para el ejercicio de los recursos por la no recaudación en tiempo y forma de los mismos.
Alto
Priorizar los recursos de acuerdo a la necesidades
El correcto ejercicio de los recursos atendiendo cada una de las necesidades de la Universidad
Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas
Indicadores del procesoObjetivo
de calidad al que
alimenta
Frase del indicador con
meta
Información a recolectar Fórmula Frecuencia de
medición
Responsable de
presentación de indicador
- Ejercer el presupuesto federal y estatal al 100%
Presupuesto de egresos
(Presupuesto ejercido / presupuesto recaudado) X 100
Anual Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración
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y Finanzas
-
Aumentar en un 1% los ingresos propios captados por extensión de los servicios
Presupuesto de ingresos
(Presupuesto de ingresos propios recaudado / presupuesto de ingresos propios programado) X 100
Anual
Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas
Registro de indicadores: PLA-SIG-011
Elaboró Revisó AutorizóJefe de Departamento de
ContabilidadJefe de Oficina de sistema de
Gestión de CalidadDirector de Administración y
FinanzasL.C.P. Víctor Misael Angulo
AispuroIng. Eduardo Alberto Martínez
Hermosillo Ing. Salvador Beltrán Rivera