PROCES NABAVEU ovim uputama bit će objašnjen proces nabave artikla od određenog dobavljača pod pretpostavkom da se artikl nabavlja od novog dobavljača te u tom slučaju sam proces nabave kreće od izrade upita dobavljaču, za razliku od nabave od stalnih dobavljača gdje proces započinje dokumentom narudžba, odnosno nabavni nalog.

Najčešće funkcijske tipke u MS Dynamics NAV: F3 – novo (artikl, kontakt, upit, ponuda...) F5 – popis (artikala, dobavljača, kupaca, faktura...) F9 – statistika (artikla, nabavnog naloga, dobavljača...) F11 – knjiženje (zaprimanje, fakturiranje)

1. UPIT

Budući da se nabavlja artikl od novog dobavljača, gdje nije poznata cijena, uvjeti plaćanja i način plaćanja, poduzeće šalje dobavljaču upit za isporuku robe.

Upit se kreira putem modula Nabava Obrada naloga Upit.

Upit

Izrada novog upita

Nakon što se otvorio prozor za kreiranje novog upita, potrebno je kliknuti na polje Br. te pritisnuti funkcijsku tipku F3 te Enter za dodjeljivanje nove šifre. U zaglavlju se nalaze podaci o dobavljaču, uvjetima plaćanja i načinu plaćanja.U stavkama dokumenta nalaze se podaci o artiklima koji se nabavljaju, količinama, cijenama i rabatu.

Potrebno je ispuniti sljedeća polja:

Tab OpćeNabava – br. dobavljača Odabrati s popisa dobavljača (F5)Datum dokumenta Datum izrade upitaŠifra referenta nabave Unijeti referenta koja je obradila postupak

nabave robeTab Otprema

Šifra lokacije 01 – Centralno skladište

Nakon popunjenog zaglavlja dokumenta potrebno je ispuniti stavke, odnosno dodati artikle koje želimo nabaviti:

Vrsta – obavezno polje – odabrati ARTIKL Br. – odabrati artikl Količina – unijeti količinu za nabavu Šifra lokacije – ukoliko je prethodno unesena u tabu Otprema, ista će se prikazati i u ovom

polju Direktni jedinični trošak – nabavna cijena artikla. Povlači se iz prethodno kreiranog nabavnog

cjenika. % popusta na redak – odobreni rabat na artikl. Povlači se iz tablice Popusti na redak ovisno o

postavljenom uvjetu

Nakon unosa svih potrebnih podataka, mijenja se Status dokumenta u „Poslano dobavljaču“.

Status dokumenta „Poslano dobavljaču“

Za vrijeme izrade Upita u svakom trenutku moguće je vidjeti vrijednost dokumenta i na taj način izbjeći pogreške. Uvid u statistiku poziva se pritiskom na tipku F9.

Upit se nakon toga ispisuje i šalje dobavljaču. Ispis se poziva na gumb Ispiši/Pregled na dnu prozora. Dobiva se pregled ispisa:

Ispis upita

Dobavljač, nakon što je dobio upit, dostavlja svoju ponudu sa ponuđenim uvjetima i načinima plaćanja te se popunjavaju polja:

Tab OpćeDatum naloga Datum dobavljačeve ponudeDatum dokumenta Datum dobavljačeve ponude

Tab FakturiranjeŠifra uvjeta plaćanja Odabrati uvjete plaćanjaŠifra načina plaćanja Odabrati „Virman“

Ako se slažemo s predloženim uvjetima, ponudu dobavljača ćemo i prihvatiti. Stoga se status dokumenta mijenja u „Prihvaćeno“. Samo se upit sa statusom „Prihvaćeno“ može pretvoriti u Nabavni nalog.

Status dokumenta „Prihvaćeno“

Nakon što je Upit prihvaćen, potrebno ga je i arhivirati klikom na gumb Funkcije Arhiviraj dokument. Arhivirani upit se sprema u modul Nabava Povijest Arhivirane ponude za nabavu.

Arhiviranje upita

Budući da je ponuda dobavljača prihvaćena, može se na temelju upita kreirati Nabavni nalog, tj. Narudžbenica klikom na gumb Napravi nalog.

Kreiranje nabavnog naloga na temelju upita

Dobiva se poruka kao na slici:

Obavijest o kreiranju nabavnog naloga

2. NARUDŽBA (NABAVNI NALOG)

Nabavni nalog je temeljni dokument procesa nabave. Na temelju njega kreiramo narudžbenicu koju šaljemo dobavljaču te nam on isporučuje i fakturira robu.

Nabavni nalog je u prethodnom koraku kreiran na temelju upita te ga je moguće pronaći u izborniku pod Nalozi po statusima Nalozi (za zaprimiti) budući još uvijek nije izrađena primka.

Nalozi za zaprimiti

Pozivanjem Popisa pomoću funkcijske tipke F5 odabiremo željeni nalog:

Odabir Nabavnog naloga sa popisa (F5)

Kako je dokument Nabavni nalog nastao iz dokumenta Upit tada su zaglavlje i stavke već popunjeni podacima čiji smo unos napravili prethodno u dokumentu Upit.

Potrebno je unijeti Datum knjiženja, Datum dokumenta i Datum PDV-a kao datume izrade narudžbenice.

Popunjena polja u nabavnom nalogu

Status dokumenta je „Za zaprimiti“ što znači da najprije treba ispisati narudžbenicu i poslati ju dobavljaču, a potom zaprimiti (primka) i fakturirati (ulazna faktura) robu.

Referent nabave šalje narudžbu dobavljaču te ju printa klikom na gumb Ispiši Narudžbenica.

Ispis narudžbenice

Odabirom „Pregled“ dobiva se sljedeći ispis:

Narudžbenica

Referent nabave mora obavijestiti i skladišnu službu da je roba naručena te da se očekuje isporuka. U tu svrhu referent nabave će ispisati dokument „Nalog za zaprimanje robe“ na pisač skladišne službe.

Ispis naloga za zaprimanje robe

Odabirom „Pregled“ dobiva se sljedeći ispis:

Nalog za zaprimanje robe

3. ZAPRIMANJE ROBE

Nakon što je dobavljač isporučio robu, za zaprimanje robe zadužena je skladišna služba. Skladištar kao osoba zadužena za zaprimanje prvo obavlja poslove kvalitativne i kvantitativne kontrole robe. Po završetku tog postupka slijedi unos i obrada zaprimanja robe kroz postupke poslovnog sustava.

U dokumentu Nabavni nalog (Narudžbenica) sa statusom „Za zaprimiti“ skladištar će stupac „količina za zaprimanje“ upisati podatak o količini koja se zaprima. Poslovni sustav će automatski ponuditi cjelokupnu naručenu količinu kao količinu za zaprimanje. Pod Datum dokumenta i Datum PDV-a potrebno je upisati datum kada je roba isporučena, odnosno kada se zaprima.

Unos količine za zaprimanje

Na kraju se treba kliknuti na gumb Knjiženje Zaprimi!

Zaprimanje robe

Klikom na „Zaprimi“ se: kreira primka zadužuje skladište količinom „za zaprimiti“ ažurira Nabavni nalog statusom „Zaprimljeno“

Do proknjižene primke dolazi se putem izbornika Nabava Povijest Proknjižene primke.

Proknjižene primke

Tipkom F5 – popis pronalazimo željenu primku:

Proknjižene primke

...te ju ispisujemo klikom na gumb Ispiši/skladišna primka.

Ispis skladišne primke

Dobiva se sljedeći pregled:

Primka

4. FAKTURIRANJE ROBE

Prije postupka fakturiranja robe, odnosno knjiženja ulaznog računa, potrebno je unijeti ulazni račun dobavljača u Urudžbeni zapisnik.

Urudžbeni zapisnik

Do Urudžbenog zapisnika dolazi se putem modula Urudžbeni zapisnik Urudžbeni zapisnik – financijski.

Novi urudžbeni zapisnik

Novi Urudžbeni zapisnik kreira se klikom na polje broj te pritiskom na tipku F3 i Enter. Potrebno je popuniti sljedeća polja:

Vrsta dokumenta RačunDatum dokumenta Datum ulaznog računa dobavljačaBr. dobavljača/kontakta Odabire se dobavljačBr. eksternog dokumenta Broj računa dobavljačaIznos Ukupan iznos računa sa PDV-omIznos PDV Iznos PDV-a sa ulaznog računa

Nakon unosa potrebnih podataka, izlazi se iz prozora pri čemu se zapisnik sprema.

U prethodnom koraku naručeni artikli su zaprimljeni, sada ih je potrebno fakturirati. Budući da je prilikom zaprimanja robe, Nabavni nalog dobio status dokumenta „Zaprimljeno“, možemo ga pronaći u izborniku Nabava Obrada naloga Nalozi po statusima Nalozi (zaprimljeno).

Zaprimljeni nalozi

Sa F5 dolazimo do popisa nabavnih naloga, odabiremo nalog koji trebamo fakturirati. U nabavnom nalogu potrebno je dodijeliti Broj urudžbenog zapisnika gdje smo evidentirali ulazni račun dobavljača.

Odabir urudžbenog zapisnika

Temeljni preduvjet za postupak knjiženja ulaznog računa je likvidacija ulaznog računa dobavljača za isporučenu robu. Zadužena osoba mora u postupku likvidacije provjeriti sve elemente ulaznog računa, usporediti ulazni račun sa primkom i na kraju postupka likvidacije odobriti knjiženje ulaznog računa.

Potrebno je unijeti i Datum dokumenta i Datum PDV-a sa ulazne fakture.

Postupak knjiženja ulaznog računa dobavljača uključuje nekoliko obrada: Kalkulaciju NC Kalkulaciju VPC/MPC knjiženje ulaznog računa

Kalkulacija nabavne cijene (NC)

Kalkulacija NC-a vrši se putem gumba Nalog Kalkulacija.

Kalkulacija NC

Otvara se prozor prikazan na slici, gdje unosimo ovisne troškove (prijevoz, osiguranje i sl.).

Unos kalkulacije NC

Ovisni troškovi se upisuju u polju Troškovi: troškovi transporta osiguranja špedicije ostalo

Nakon unosa zavisnih troškova potrebno je kliknuti na gumb Kalkulacija i potvrdno odgovoriti te izaći iz prozora kalkulacije NC.

Kalkulacija veleprodajne cijene (VPC)

Kalkulacija VPC

Kalkulacija VPC kreira se u stavkama dokumenta Nabavni nalog. Dva su načina kalkulacije VPC-a:1. unosom marže u stupcu VP marža % čime se automatski izračunava VP cijena2. unosom cijene u stupcu VP cijena pri čemu se izračunava % marže

Nakon izračuna VPC, kalkulacija se zaključuje klikom na gumb Nalog Kalkulacija te se u novootvorenom prozoru odabire Zaključi kalkulaciju.

Zaključivanje kalkulacije

Ovim postupkom kreiranja kalkulacije VPC, u prodajnom cjeniku artikla kreirana su 2 sloga, odnosno dvije cijene – veleprodajna i maloprodajna cijena po kojima će se u procesu prodaje isporučivati roba kupcu.

Ulaznu fakturu je sada potrebno proknjižiti klikom na gumb Knjiženje Fakturiraj.

Fakturiranje ulaznog računa

Svi proknjiženi računi dostupni su pozivom iz izbornika Nabava Povijest Proknjižene fakture.

Proknjižene ulazne fakture

Tipkom F5 – popis pronalazimo proknjiženi ulazni račun.

Proknjižene ulazne fakture

Račun se ispisuje klikom na gumb Ispiši Pregled:

Ulazna faktura

Ovime je proces nabave završen. Ulazni račun dobavljača je proknjižen, roba je primkom zaprimljena na skladište, a izradom kalkulacije ažuriran je prodajni cjenik artikla što se može vidjeti na kartici artikla klikom na gumb Prodaja Cijene:

Prodajni cjenik