federacjafosa.plfederacjafosa.pl/.../10/Zapytanie-ofertowe-nr-WDA-2_20… · Web viewna lata 2014-2020 Nr postępowania: 2/WDA/ZO/2017 Nazwa zamawiającego Federacja Organizacji Socjalnych

Olsztyn, 23.10.2017 r.

Zapytanie ofertowena usługę cateringową podczas warsztatów dla uczestników/uczestniczek projektu

finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt

„W drodze do aktywności” realizowany w ramachRegionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego

na lata 2014-2020

Nr postępowania: 2/WDA/ZO/2017

I. Nazwa zamawiającego Federacja Organizacji Socjalnych Województwa Warmińsko-Mazurskiego FOSa, ul. Linki 3/4 , 10-534 Olsztyn; telefon: 739 250 621; e-mail: [email protected]; adres strony internetowej: http://www.federacjafosa.pl/

Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

55520000-1 Usługi dostarczania posiłków55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Podstawa prawna: Zamówienie powyżej 50 tys. PLN netto udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dokumentem regulującym są Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

II. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej i zapewnienia przerwy kawowej podczas 8 godzinnych warsztatów w okresie od 2 listopada 2017 do 31 października 2019 roku dla uczestników projektu „W drodze do aktywności”. W projekcie zaplanowano 190 warsztatów dla grup średnio 12 osobowych (w 2017 r. – 21 warsztatów, w 2018 r. 120 warsztatów, w 2019 r. 49 warsztatów) co łącznie daje 2280 osobodni.

Harmonogram, miejsce oraz liczba grup warsztatowych będzie każdorazowo ustalana na bieżąco z Wykonawcą.

Planowane warsztaty będą się odbywać od poniedziałku do piątku (ew. również w weekendy) w godzinach od 8:00 do 16:00 lub od 9:00 do 17:00, w terminach uzgodnionych uprzednio z Uczestnikami projektu. UWAGA – Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wstępnie zaplanowanych terminów ww. wsparcia w zależności od harmonogramu realizacji projektu.

Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

mailto:[email protected]

Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury potraw.

Wymagania dotyczące organizacji cateringu:

a) Przerwa kawowa ciągła obejmować będzie: kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń), herbatę w torebkach, minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej: 1 rodzaj herbaty czarnej i jeden rodzaj herbaty owocowej (bez ograniczeń), gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń), wodę niegazowaną i gazowaną, podawaną w butelkach szklanych lub plastikowych o pojemności nie większej niż 500 ml (min. 500 ml na osobę), wybór ciastek deserowych/ciasta, min. 3 rodzaje (co najmniej 150 g na osobę), ),lub słone przekąski typu paluszki lub orzechy, dodatki do napojów ciepłych: cukier, słodzik, mleko do kawy (min. 2 rodzaje, w tym jedno bez laktozy), cytryna, (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania).

b) Obiad obejmować będzie: zupę (co najmniej 300 ml na osobę), danie główne mięsne (co najmniej 200 g na osobę), danie główne wegetariańskie (co najmniej 200 g na osobę), dodatki warzywne do dań głównych: warzywa gotowane, surówki (co najmniej 200 g na osobę) dodatki skrobiowe do dań głównych: ziemniaki gotowane/pieczone, ryż, makaron, kasza (co najmniej 200 g na osobę)- napój – sok lub kompot – 200 ml.

W przypadku zapotrzebowania uczestników projektu posiłek będzie zgodny z ich dieta, dietą wegetariańską, wegańską, bezglutenową itp. - dania będą indywidualnie odpowiadać potrzebom zgłaszanym przez uczestników.

Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji warsztatów wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu oraz pojemniki muszą zostać uwzględnione w cenie oferty.

Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów

żywnościowych;2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w

zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania, owoce powinny być czyste i dojrzałe;

4) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w posiłku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche, soki, woda, cukier, mleko, itp. Oferent zobowiązuje się że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług·,


5) ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne dni szkoleniowe, w szczególności składników kompozycji owoców, rodzajów zup i dań głównych w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem;

6) uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem,

7) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 15 min. przed planowanym rozpoczęciem zajęć oraz 5 min. przez rozpoczęciem przerwy lunchowej.

W związku ze świadczeniem usług cateringu Wykonawca jest zobowiązany do:1) używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów

spożywczych,2) przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25

sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2010 nr 136 poz. 914 ze zm.),

3) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników,

4) kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków,

5) zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności.

III. Termin wykonania zamówienia.Termin wykonania zamówienia ustala się od dnia 2.11.2017 r. do dnia 31.10.2019 r. Terminy dostawy usług ustalane będą na bieżąco z wybranym Wykonawcą. Osoba wskazana przez Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje Wykonawcę o terminie zlecenia.

IV. Miejsce realizacji zamówienia. Województwo: warmińsko-mazurskie: miejscowości: Olsztyn, Barczewo, Stawiguda, Jonkowo, Purda, Gietrzwałd.

V. Warunki udziału w postępowaniu.Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:

1. Posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:W odniesieniu do warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że posiada aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS – do oferty należy dołączyć odpis.

2. Posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenieW odniesieniu do warunku posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który


wykaże, że wykonał w sposób należyty, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej pięciu usług o zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia. Za usługę podobną do przedmiotu zamówienia Zamawiający uzna zorganizowanie min. pięć usług cateringowych dla co najmniej 15 osób, gdzie zakres usługi obejmował min. zapewnienie: serwisu kawowego w trakcie szkolenia/warsztatu, oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia/warsztatu, wraz z niezbędnym wyposażeniem i obsługą.

3. Wykonawca nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,

pełnomocnika;d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa

w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu.

VI.Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełniania warunków.

1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdziale V wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego - oryginał oświadczenia podpisany przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;

2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert – kopia dokumentu poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;

3. jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto w stosunku do niego postępowania likwidacyjnego ani nie ogłoszono jego upadłości,b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;

4. wykaz zrealizowanych usług według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego (z podaniem takich informacji jak: nazwa zleceniodawcy, termin realizacji zlecenia, liczba uczestników, zakres usług) wraz z referencjami dla usług wykazanych w


Złączniku nr 3, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem/ lub rekomendacja potwierdzające posiadanie przez podmiot wiedzy, potencjału organizacyjnego i osób zdolnych do realizacji zamówienia;

5. propozycja menu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego.

Dokumenty o których mowa w pkt 3 lit. a, b – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy, przed upływem terminu składania ofert, winny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia informacji zawartych w dokumentach.

VII. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia.

Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN.

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty.1. Na ofertę składają się: wypełniony formularz oferty, sporządzony według wzoru

stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania oraz wszystkie pozostałe wymagane dokumenty. 2. Oferta musi być sporządzona na piśmie, czytelnie, w języku polskim. 3. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 4. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane. Ponadto, wszelkie miejsca,

w których oferent naniósł zmiany, muszą być przez niego parafowane. 5. Oferent składa tylko jedną ofertę. 6. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 7. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Oferent nie może wprowadzić zmian do oferty oraz wycofać jej po upływie terminu składania

ofert. 9. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego

zapytania. Odpowiedź zostanie wysłana do wykonawcy zadającego pytanie oraz zamieszczona na stronie internetowej www.federacjafosa.pl. Wyjaśnienia zamieszczane na stronie internetowej nie będą zdradzać, wskazywać ani identyfikować podmiotu zadającego pytanie. Zamawiający zastrzega możliwość pozostawienia pytania bez odpowiedzi w sytuacji jego złożenia w terminie krótszym niż 1 dzień przed terminem składania ofert.

9. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.

10. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.

11. Zaleca się, aby oferent zamieścił ofertę w kopercie oznaczonej w następujący sposób: Federacja Organizacji Socjalnych Województwa Warmińsko-Mazurskiego FOSa, „oferta na usługę cateringową podczas warsztatów dla uczestników/uczestniczek projektu”.12. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina

wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej nadania przesyłką pocztową lub kurierską. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona.

IX.Forma oferty.


http://www.federacjafosa.pl./

1. Oferta może być złożona pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną (skan) lub osobiście (liczy się data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego).

2. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.

3. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości – wyjątek stanowi dokument pełnomocnictwa do reprezentowania firmy (jeżeli prawo reprezentowania firmy nie wynika bezpośrednio z KRS lub CEIDG), które powinno być złożone w oryginale bądź notarialnie potwierdzonej kopii.

Zawartość oferty.Kompletna oferta musi zawierać:1) Wypełniony formularz oferty – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;2) Pełnomocnoctwo – w przypdku, gdy oferta jest podpisana przez inna osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy;3) Dokumenty wymienione w Rozdziale 6 nieniejszego zapytania ofertowego.

X. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami.Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest Marta Liberadzka – tel. 739 250 621, e-mail: [email protected].

XI.Miejsce, termin i sposób złożenia oferty.Ofertę należy złożyć w jednej z wymienionych form: - zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną na adres e-mail:

[email protected], - osobiście od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 w siedzibie Federacji Organizacji

Socjalnych Województwa Warmińsko-Mazurskiego FOSa, ul. Linki 3/4 , 10-534 Olsztyn, - lub pocztą tradycyjną na adres: tj. Federacji Organizacji Socjalnych Województwa

Warmińsko-Mazurskiego FOSa, ul. Linki 3/4 , 10-534 Olsztyn, w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 30.10.2017 r. do godziny: 14:00

XII. Kryteria oceny ofert.Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego;Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

KryteriumZnaczenie procentowe kryterium

Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium

Cena (C) 90 % 90 punktówKryterium społeczne (S) 10% 10 punktówRAZEM: 100% 100 punktów

1. Zasady oceny kryterium "Cena" (C).


mailto:[email protected]

1) W cenie należy uwzględnić wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją zamówienia.

2) Cena nie powinna przekroczyć kwoty jaką dysponuje Zamawiający na realizację zamówienia

3) W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

Cena brutto najtańszej ofertyCena brutto badanej oferty

x90 = liczba punktów

2. Zasady oceny kryterium „Społecznego” (S)

W przypadku tego kryterium oceniana będzie:-w przypadku podmiotów innych niż przedsiębiorstwa społeczne - deklaracja zatrudnienia przez Wykonawcę osób niepełnosprawnych i/lub bezrobotnych do wykonania usługi podlegającej Zamówieniu. W przypadku, kiedy Wykonawca zatrudni do wykonania usługi osobę niepełnosprawną lub bezrobotną otrzyma 10 pkt. W przypadku braku takiej deklaracji Wykonawca otrzyma 0 pkt. Warunek zostanie uznany za spełniony, w przypadku gdy Wykonawca złoży deklarację zatrudnienia przez Wykonawcę osób niepełnosprawnych i/lub bezrobotnych do wykonania usługi zgodnie z zapisem w Formularzu Oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego-w przypadku przedsiębiorstw społecznych – ocena statusu prawnego przedsiębiorstwa społecznego rozumiana zgodnie z definicją określoną w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020 potwierdzona oświadczeniem Wykonawcy. W przypadku, kiedy Wykonawca będzie posiadał status przedsiębiorstwa społecznego otrzyma 10 pkt. W przypadku braku statusu przedsiębiorstwa społecznego Wykonawca otrzyma 0 pkt. Warunek zostanie uznany za spełniony, w przypadku gdy Wykonawca złoży oświadczenie o posiadaniu statusu przedsiębiorstwa społecznego zgodnie z zapisem w Formularzu Oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt w ofercie. Ocena punktowa oferty będzie zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku.Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu(tym) Wykonawcy (Wykonawcom), który uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych pod-kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

6. Ostateczna ocena punktowa oferty.1) Ocena punktowa oferty będzie zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku.2) Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, który uzyska najwyższą

liczbę punktów w ostatecznej ocenie.


3) Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt.4) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po

zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów.

5) Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.

6) W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

XIII. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników. 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

2. Sprawdzanie wiarygodności ofert.Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.

3. Ogłoszenie wyników postępowania.Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie (a w przypadku jego braku na adres pocztowy). Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: www.federacjafosa.pl oraz na stronie: bazakonkurencyjnosci.gov.pl.

XIV. Podpisanie umowy.1. Po przeprowadzeniu postępowania Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę,

zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą e-mailową wraz z informacją o wynikach postępowania.

2. Zgodnie z pkt. 15 Rozdziału 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania Wykonawcy wyłonionemu w niniejszym postępowaniu zamówień uzupełniających, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w zawartej z Wykonawca umowie o ile zamówienia te będą zgodne z podstawowym przedmiotem zamówienia. W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

3. Warunki zmiany umowy:Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu umowy zawartej z Wykonawcami wybranymi w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyłącznie w formie pisemnego aneksu z następujących powodów:a) uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia,b) obiektywnych przyczyn niezależnych do zamawiającego lub oferenta,c) okoliczności siły wyższej,d) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy,


http://www.federacjafosa.pl/

e) otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których zamawiający zostanie zobowiązany.

XV. Odrzucenie Wykonawcy. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania:1) w przypadku nie spelniania warunków udziału w postępowaniu;2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem;3) w przypadku przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych.

XVI.Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:W niniejszym postępowaniu oferty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie/ poprzez e-mail.

XVII. Unieważnienie postępowaniaZamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

XVIII. Pozostałe informacjeZamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści zostanie przekazana Oferentom (e-mail lub pocztą), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego – www.federacjafosa.pl

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zwarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą e-mailową wraz z informacją o wynikach postępowania.

XIX. Wykaz załączników do niniejszego zapytania.

Załącznikami do niniejszego zapytania są następujące wzory:

l.p. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika1. Załącznik nr 1 Wzór formularza oferty2. Załącznik nr 2 Wzór umowy3. Załącznik nr 3 Protokół odbioru przedmiotu zamówienia4. Załącznik nr 4 Wykaz zrealizowanych usług5. Załącznik nr 5 Propozycja menu


Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego – Wzór formularza oferty.

OFERTAZŁOŻONA W ZAPYTANIU OFERTOWYM NA:

na usługę cateringową i przerwę kawową podczas warsztatów dla uczestników/uczestniczek projektu finansowane ze środków Unii Europejskiej w

ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt „W drodze do aktywności” realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020

Nr postępowania: 2/WDA/ZO/2017

1. ZAMAWIAJĄCY:Federacja Organizacji Socjalnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego z siedzibą w Olsztynie, ul. Linki 3/4 , 10-534 Olsztyn

2. WYKONAWCA:Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa firmyImię i nazwiskoAdresNr telefonuNr faksuAdres e-mailNIPREGONAdres strony internetowej

3. Ja (my) niżej podpisany(i) oświadczam(y), że:1) zapoznałem się z treścią zapytania dla niniejszego zamówienia,2) gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania;3)oferuje następujący przedmiot zamówienia za następujące ceny:

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Wartość brutto

1 Oferowana cena za usługę cateringową dla 1 uczestnika/uczestniczki (zestaw złożony z zupy, drugiego dania obiadowego i napoju)

2 Oferowana cena za zapewnienie przerwy kawowej dla 1 uczestnika/uczestniczki

4) akceptuję bez zastrzeżeń wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do zapytania;

4. W przypadku udzielenia mi(nam) zamówienia zobowiązuję(emy) się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego;

5. Oświadczam(y), że zapoznałem(zapoznaliśmy) się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz wszystkimi


informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych.

6. Oświadczam, iż nie jestem/jestem1 powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,

pełnomocnika;d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w

linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7. Oświadczam, iż2……………………….………(nazwa Wykonawcy)…………………………………………

posiada status przedsiębiorstwa społecznego3

nie posiada statusu przedsiębiorstwa społecznego. Jednocześnie deklaruję/nie deklaruję4 zatrudnienie/a osób niepełnosprawnych5 i/lub bezrobotnych6 do wykonania usługi

1 Niepotrzebne usunąć lub skreślić. 2Zaznaczyć właściwe.3Przedsiębiorstwo społeczne - podmiot, który spełnia łącznie poniższe warunki: a) jest podmiotem wyodrębnionym pod względem organizacyjnym i rachunkowym, prowadzącym działalność gospodarczą zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym lub działalność oświatową w rozumieniu art. 83a ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, lub działalność kulturalną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, z późn. zm.), której celem jest:

i) integracja społeczna i zawodowa określonych kategorii osób wyrażona poziomem zatrudnienia tych osób:(1) zatrudnienie co najmniej 50%: · osób bezrobotnych lub· osób z niepełnosprawnościami, lub· osób, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym, lub· osób, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych, lub(2) zatrudnienie co najmniej 30% osób o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osób z zaburzeniami psychicznymi, o których mowa w ustawie z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego;ii) lub realizacja usług społecznych świadczonych w społeczności lokalnej, usług opieki nad dzieckiem w wieku do lat 3 zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2016 r. poz. 157) lub usług wychowania przedszkolnego w przedszkolach lub w innych formach wychowania przedszkolnego zgodnie z ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, przy jednoczesnej realizacji integracji społecznej i zawodowej osób, o których mowa w ppkt i, wyrażonej zatrudnieniem tych osób na poziomie co najmniej 30%;b) jest podmiotem, który nie dystrybuuje zysku lub nadwyżki bilansowej pomiędzy udziałowców, akcjonariuszy lub pracowników, ale przeznacza go na wzmocnienie potencjału przedsiębiorstwa jako kapitał niepodzielny oraz w określonej części na reintegrację zawodową i społeczną lub na działalność pożytku publicznego prowadzoną na rzecz społeczności lokalnej, w której działa przedsiębiorstwo;c) jest zarządzany na zasadach demokratycznych, co oznacza, że struktura zarządzania przedsiębiorstwami społecznymi lub ich struktura własnościowa opiera się na współzarządzaniu w przypadku spółdzielni, akcjonariacie pracowniczym lub zasadach partycypacji pracowników, co podmiot określa w swoim statucie lub innym dokumencie założycielskim;d) wynagrodzenia kadry zarządzającej są ograniczone limitami tj. nie przekraczają wartości, o której mowa w art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;e) zatrudnia w oparciu o umowę o pracę, spółdzielczą umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną co najmniej trzy osoby, przy zachowaniu proporcji zatrudnienia określonych w lit. a.

4 Niepotrzebne skreślić.5Osoba niepełnosprawna – osoba posiadająca orzeczenie o niepełnosprawności6Osoba bezrobotna – osoba zarejestrowana w Urzędzie Pracy.


przygotowywania i dostarczania posiłków w ramach Zapytania Ofertowego nr 2/WDA/ZO/2017 przeprowadzanego w ramach projektu „W drodze do aktywności”. W przypadku zatrudnienia ww. osób deklaruję dostarczenie dokumentu potwierdzającego spełnienie ww. warunku po wykonaniu usługi, przed wystawieniem rachunku/faktury w formie kopii umowy zawartej z ww. osobą.

7. Załącznikami do niniejszej oferty są:a) pełnomocnictwo – jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z

dokumentu stwierdzającego status prawny7

b) dokumenty wymienione w punkcie 6 zapytania ofertowego: aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji

działalności gospodarczej, jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej

Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto w stosunku do niego postępowania likwidacyjnego ani nie ogłoszono jego upadłości, b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;

c) wykaz zrealizowanych usług według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego

d) propozycja menu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego.

………………… dnia………………….. …………………………….… (czytelny podpis)

7 Należy usunąć jeżeli nie jest składane.


Załącznik nr 2 – Wzór umowy.

UMOWA NR …………….........…………….

zawarta w dniu …………………….……. w ..............................................................

pomiędzy :Federacja Organizacji Socjalnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego z siedzibą w Olsztynie, ul. Linki 3/4 , 10-534 Olsztyn, NIP 7393452954, Regon 519643124, wpisanej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: KRS 0000213652, zwaną dalej „Zamawiającym”,reprezentowanym przez uprawnionych do łącznej reprezentacji:Prezesa/ Wiceprezesa Zarządu ……………………………………………………………..…oraz Wiceprezesa/ Członka Zarządu ……………………………………………………………..…a ……………………………………………………………………………………………..…, zwanym dalej „Wykonawcą”,reprezentowanym przez …………………………………………..

§ 11. Niniejsza umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego w

trybie zasady konkurencyjności na usługę cateringową podczas warsztatów dla uczestników projektu „W drodze do aktywności”.

2. Niniejsza umowa jest finansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

§ 21. Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zleca Wykonawcy: na usługę cateringową

podczas warsztatów dla uczestników projektu „W drodze do aktywności” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwanego dalej „zleceniem”).

2. Przedmiot zlecenia ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. Kopia Zapytania Ofertowego oraz jego wyjaśnień i zmian stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy, natomiast kopia Oferty stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy.

3. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Zapytania Ofertowego a Ofertą Wykonawcy, przeważa treść Zapytania Ofertowego.

4. Usługa zapewniona będzie od 2 listopad 2017 r. – 31 października 2019 r.5. Podstawą uznania zamówienia za wykonane jest podpisany przez Zamawiającego w terminie

wskazanym w poprzednim ustępie podpisany protokół odbioru zlecenia. 6. Wykonawca zobowiązuje się w trakcie wykonywania niniejszej umowy uwzględniać sugestie

i życzenia Zamawiającego dotyczące sposobu jej wykonania. 7. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do prowadzenia działalności w zakresie objętym

przedmiotem umowy.


8. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie kompetencje i zasoby konieczne do realizacji przedmiotowej umowy.

§ 31. Usługa będzie odbywać się wg miesięcznego harmonogramu warsztatów zgłoszonych

mailem lub telefonicznie.2. Za zrealizowanie zamówienia Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kwotę

brutto: nie większą niż……………….(słownie: …………….) według cennika z Oferty. 3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z

tytułu należytej i zgodnej z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, realizacji zamówienia, w szczególności koszty usług wymienionych w § 2 ust. 2 niniejszej umowy.

4. Płatność nastąpi na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń, o którym mowa w § 2 ust. 6.

§ 41. Zapłata za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy następuje na podstawie prawidłowo

wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku i protokołu odbioru po zrealizowaniu przedmiotu umowy wystawianej średnio raz w miesiącu.

2. Zapłata nastąpi przelewem na numer rachunku podanego przez Wykonawcę, na podstawie wystawionych faktur w terminie 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.

3. Za dzień zapłaty uważa się dzień złożenia polecenia przelewu przez Zamawiającego.

§ 51. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia niezbędnych informacji do zrealizowania

usługi.2. Ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcą

w sprawach dotyczących realizacji przedmiotu umowy jest ………………………………. Osoba wskazana w poprzednim zdaniu jest upoważniona do podejmowania bieżących decyzji co do sposobu wykonania umowy, etc.

3. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym w sprawach dotyczących realizacji przedmiotu umowy jest ......................................., tel. ....................., fax ……………………., e-mail:………… .

§ 61. W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę z przyczyn nie dotyczących

Zamawiającego, Wykonawca zapewni Zamawiającemu usługę o niemniejszym standardzie, po kosztach zawartych w niniejszej umowie oraz pokryje ewentualne dodatkowe koszty Zamawiającego związane ze zmianą usługi. W sytuacji określonej w poprzednim zdaniu Zamawiającemu przysługuje również w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 1 umowy. Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.

2. W przypadku opóźnienia w płatności Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe.

§ 7Zamawiający jest upoważniony do pisemnego rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku:1) niewykonywania lub nienależytego wykonania obowiązków umownych przez Wykonawcę;


2) rozwiązania umowy o dofinansowanie/współpracy, na podstawie której jest finansowana niniejsza umowa;

3) nie przekazania przez Instytucję Zarządzającą środków na realizację niniejszej umowy.

§ 8a. Wszelkie ewentualne spory między stronami, wynikające z niniejszej umowy, powinny być

rozwiązane bez zbędnej zwłoki, drogą negocjacji między Stronami. b. W przypadku niepowodzenia negocjacji, spory będzie rozstrzygał sąd właściwy miejscowo

dla siedziby Zamawiającego.

§ 91. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez upoważnionych przedstawicieli Stron.2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze

stron.

Zamawiający: Wykonawca:

………………………………… …………………………


Załącznik nr 3 – Protokół odbioru przedmiotu zamówienia

PROTOKÓŁ ODBIORU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

wykonanego przez ………………………………. zwanego dalej Wykonawcą na zamówienie Federacji

Organizacji Socjalnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego zwanego dalej

Zamawiającym odnośnie wykonania …………nazwa zadania…….. w ramach działań projektu

………… (umowa nr...............) w postępowaniu o numerze …………………

1. W dniu ………………. Zamawiający dokonał odbioru przedmiotu zamówienia.

2. Zamawiający postanawia przyjąć zamówienie bez zastrzeżeń.

3. Kwalifikuje się do wypłaty z uwzględnieniem pkt. 2 protokołu odbioru pełnej wysokości tj. w

kwocie: ………… zł brutto (słownie: …………. zł).

Niniejszy protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT / rachunku na adres

Zamawiającego z tytułu wykonania zamówienia.

Zamawiający Wykonawca

.......................................... ..........................................

Podpis Podpis


Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego

WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG1. Oświadczamy, że posiadam doświadczenie w zakresie realizacji usług cateringowych. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizowaliśmy następujące usługi:*w przypadku konieczności należy powielić/rozszerzyć wiersze tabelki

Lp Nazwa Zleceniodawcy

Termin realizacji usługi

Liczba uczestników

Zakres wykonywanych prac(catering w tym serwis kawowy i obiady, zapewnienie obsługi i wyposażenia – podać zakres)

1

2.

3.

n*

Do wykazu usług należy dołączyć referencje potwierdzające należyte wykonanie wskazanych usług. ………………………………………………………… …………………………………………………….. data (pieczęć i podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)


Załącznik nr 5PROPONOWANE MENU

Przerwa kawowa(prosimy o podanie typu produktów)

Obiad(prosimy podać minimum trzy rodzaje zupy, trzy rodzaje dania głównego mięsnego oraz wegetariańskiego, trzy rodzaje dodatków warzywnych oraz skrobiowych)

menu mięsna menu wegetariańskie8

………………………………………………………… …………………………………………………….. data (pieczęć i podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

8 Wegetarianizm - sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb


Documents

federacjafosa.plfederacjafosa.pl/.../10/Zapytanie-ofertowe-nr-WDA-2_20… · Web viewna lata 2014-2020 Nr postępowania: 2/WDA/ZO/2017 Nazwa zamawiającego Federacja Organizacji Socjalnych