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PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTO ANUAL

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO PORFirma:

Nombre: José Narváez, Paula A. Oviedo.

Firma:

Nombre: Víctor Manuel Hurtado M.

Firma:

Nombre: Luis Felipe Galván C.

Cargo: Apoyo Presupuesto Cargo: Contador Cargo: GerenteFecha: 07/10/2019 Fecha: 07/10/2019 Fecha: 07/10/2019


Proceso: PRESUPUESTO

CODIGO: PR.01.PR

VERSIÓN: 01

VIGENCIA: 07/10/2019

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 07/10/2019 Elaboración de procedimiento José Narváez-Paula A. Oviedo.

TABLA DE CONTENIDO



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1. OBJETIVO...............................................................................................................42. ALCANCE................................................................................................................43. RESPONSABLE:.........................................................................................................44. DEFINICIONES:.........................................................................................................45. NORMATIVIDAD.......................................................................................................76. CONDICIONES GENERALES..........................................................................................77. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES...................................................................................118. ACCIONES CONTINGENTES........................................................................................179. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..................................................................................1710. REGISTROS DE CALIDAD...........................................................................................1811. ANEXOS...............................................................................................................18

1. OBJETIVO



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Establecer el procedimiento desde la elaboración, ejecución, seguimiento hasta el cierre presupuestal acorde a las empresas industriales y comerciales del estado según la normatividad vigente.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la recopilación de la información suministrada por las diferentes secciones y donde se realiza la presentación a la junta directiva y termina con el cierre presupuestal de la vigencia actual.

3. RESPONSABLE:

Grupo de Presupuesto: Es el personal encargado del Registro Presupuestal, Realizar Solicitudes de Información a los diferentes procesos y consolidar el anteproyecto, modificaciones y cierre presupuestal.

Contador: Encargado de Revisar y aprobar el anteproyecto presupuestal una vez Consolidado.

Planeación: Apoyo en la Elaboración, seguimiento y evaluación del presupuesto para que este sea correspondiente al PLAN DE ACCION.

4. DEFINICIONES:

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y egresos de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E.S.P. para la vigencia fiscal correspondiente.

INGRESOS: Son los recursos que en forma permanente percibe la empresa por los servicios que presta y su metodología tarifaría es fijada por la comisión reguladora de telecomunicaciones de igual manera incluye los recursos de capital y los recursos del crédito contratados.

INGRESOS CORRIENTES: Son los recursos que percibe la ESE ordinariamente en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados. Estos pueden recaudarse tanto en efectivo como por cruce de cuentas y en todo caso afectan presupuesto de ingresos.

OTROS INGRESOS GENERALES: Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.



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RECURSOS DE CAPITAL :Los recursos de capital comprenden: Lo recursos del Balance, los recursos del Crédito interno y externo convencimiento mayor a un año, capitalizaciones o venta de acciones,, los rendimientos financieros, el diferencial cambiario originado por la monetización de los desembolsos del crédito interno y externo y de las inversiones en mineda extranjera y donasciones.

RECURSOSO DEL CREDITO: Son los recursos provenientes de empréstitos contrtados con entidades nacionales y extranjeras descentralizadas del orden nacional, territorial empresas publicas y demás entidades de carácter financiero o privado.

RECURSOS DEL BALANCE: Son los recursos conformados por el producto del superavit fiscal de la vigencia anterior, la cancelación de reservas que se habían constituido y otros pasivos que se consideren como no exigibles.

Aportes de capital. Donaciones Diferencia en cambio Indemnizaciones Venta de activos Recuperación de cartera. Reintegros Excedente financiero.

RENDIMIENTOS FINANCIEROS: Los rendimientos financieros originados con los recursos propios, deben consignarse en la Tesorería, con excepción de aquellos originados por patrimonios autónomos que se hayan constituidos por expresa autorización de la ley.

OTROS RECUROS DE CAPITAL: son los recursos de capital distintos a los empréstitos internos y externos. Están constituidos entre otros por: Reintegros y recursos no apropiados: Estos recursos corresponden a los montos como saldos de recursos no ejecutados o valores supriores a los previstos.

CREDITOS DE TESORERÌA: Es de resaltar que los créditos de tesorería, es decir, los de plazo inferior a un año, no tienen efectos presupuestales salvo el pago de los intereses que estos causen, los cuales se deben imputar como un gasto financiero. La formulación de este presupuesto estará a cargo de Tesorería

EGRESOS: Se refiere a erogaciones e inversiones de la empresa en la administración, operación y mantenimiento de su infraestructura con el fin de alcanzar las metas



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propuestas. El presupuesto de gastos se compondrá del presupuesto de funcionamiento, presupuesto de gastos de inversión y presupuesto de servicio a la deuda.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Lo constituyen los egresos, bien para pagar los servicios personales o los gastos generales, cuyo fin es obtener la atención de los servicios ordinarios en forma normal y continua en el funcionamiento de la empresa y las contribuciones de ley.

SERVICIOS DE PERSONAL: Son aquellos trabajos ejecutados por el personal vinculado a la empresa en las diferentes modalidades, bien sea que predomine en ellos el trabajo intelectual o manual, incluyendo los desembolsos por las diferentes prestaciones sociales de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que la Empresa cumpla con las funciones asignadas por la constitución y la ley, y con el pago de los impuestos y multas a que este sometida legalmente.

SERVICIOS OPERACIONALES: Son las ventas representadas por los diferentes servicios que presta la empresa partiendo de las actividades propias.

SERVICIO A LA DEUDA: Son erogaciones que se causen durante la vigencia fiscal por concepto de amortizaciones, intereses, comisiones y gastos para cubrir las obligaciones contraídas en moneda extranjera o nacional conforme a normas legales, contratos de empréstitos o convenios interinstitucionales que a 31 de diciembre de cada año se encuentren vigentes.

CUENTAS POR PAGAR: Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de Autorización de pago por cada una de las apropiaciones constituidas como Reservas Presupuestales o Cuentas por Pagar. 1por lo tanto son compromisos que a 31 de diciembre de cada año no han sido ejecutados ni cancelados, partiendo del principio de anualidad Decreto Ley 115 de 1996 en su artículo Art. 4 deben incorporarse en el próximo presupuesto, solamente los que posean registro presupuestal.

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Se define como el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. En concordancia con el principio presupuestal de Anualidad, después del 31 de diciembre de cada año estas apropiaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.

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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Realizada en concordancia con el Plan Anual Mensualizado de Caja, correspondiendo a la expedición del registro presupuestal por medio del cual se ejecuta el presupuesto

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.

REGISTRO PRESUPUESTAL (RCDP): Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

PRESUPUESTO: Es un documento por medio del cual se proyectan todos los ingresos y gastos que se ejecutarán durante la vigencia respectiva, conforme al plan estratégico. Es aprobado por la Junta directiva de EMTEL S.A E.S.P.

RUBRO PRESUPUESTAL: Representa cada uno de los ítem o conceptos en que se divide el presupuesto de la Entidad, caracterizado por corresponder a un concepto específico de ingresos o gastos.

VIGENCIA FISCAL: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades estatales colombianas la vigencia fiscal es de un año; se inicia el 1 de enero de cada año y termina el 31 de diciembre. L 547/99

5. NORMATIVIDAD

Artículo 352 de la Constitución Política. Decreto 111 de 1996 art. 5 Decreto Ley 115 de 1996. Modificado por el art. 10, Decreto Nacional 4836 de 2011. Decreto 1068 de 2015. Decreto 4730 de 2005.

6. CONDICIONES GENERALES

El Presupuesto de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A EMTEL E.S.P., se regirá por los principios de: Anualidad, Planificación, Universalidad, Unidad de Caja,



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programación Integral, Especialización, coherencia Macroeconómica y de Homeostasis Presupuestal. (para consultar los principios presupuestales consultar el decreto 115 de 1996)

6.1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

Para poder determinar el estimativo de Ingresos y Egresos de la vigencia, el responsable del proceso contable debe enviar a todas las dependencias la solicitud de Egresos e Ingresos de acuerdo a las estimaciones anuales proyectadas simultáneamente; con la información de las áreas que suministran la proyección de ventas anual de servicios, como Mercadeo e Integración Tecnológica, cuando estos dos componentes sean allegados al área de presupuesto su consolidación se realizara con el área de planeación teniendo en cuenta las metas del PLAN DE ACCION, con el fin de que al presupuesto adquiera los ajustes pertinentes para llegar al equilibrio Presupuestal.

PRESENTACIÓN PRESUPUESTAL

se presenta el proyecto Presupuesta ante la junta directiva para su revisión y aprobación.

APROBACIÓN PRESUPUESTAL

una vez aprobado el presupuesto , se realiza y se verifica la información para la incorporación al sistema de información apoteosys para dar inicio a la ejecución presupuestal (expedición de certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal).

6.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva, después del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán adicionarse ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.

El proceso de presupuesto a medida que se va ejecutando, presenta modificaciones presupuestales; debido a que surgen necesidades que no están contempladas dentro del presupuesto pero que por norma, por gestión o por obligación de la empresa deben de realizarse esto implica a que se realicen traslados, adiciones y reducciones presupuestales (cuando los rubros no cuentan con el saldo suficiente).

Nota: los traslados presupuestales que afecten el PLAN DE ACCCIÒN de la entidad deberá ser consultado con previo aviso a la Oficina de Planeación y Gerencia para su aprobación, ya que esto afectaría las metas de la empresa.

Las modificaciones presupuestales deberán de ser aprobadas por el Gerente mediante resolución.



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6.3 CIERRE PRESUPUESTAL

Para la preparación del cierre la oficina de presupuesto expedirá un comunicado informando la fecha límite en la que se realizara la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal y a su vez con la finalidad de hacer los ajustes presupuestales y determinar las cuentas por pagar: (conciliación con tesorería y supervisores de contratos). Ya que se tendrán que incorporar al presupuesto de Ingresos y Gastos los compromisos de la vigencia como CUENTA POR PAGAR en el presupuesto de la próxima vigencia.

La cancelación de cuentas por pagar origina un recurso presupuestal bajo el concepto de recursos del balance, que en la contabilidad financiera se refleja al debitar el pasivo y acreditar una cuenta de ingresos.

Atendiendo el Principio Presupuestal de Anualidad, después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra y los saldos no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

Se debe realizar el análisis detallado de la ejecución de los compromisos adquiridos durante la vigencia, con el fin de evidenciar la existencia de saldos que no se van a ejecutar o que por efecto de la liquidación de contratos, pueden ser liberados o utilizados en la financiación de las prioridades del Plan de Desarrollo antes del 31 de diciembre del año en curso.

La relación de Cuentas por Pagar debe incluir todos los compromisos que cuentan con registro presupuestal, cuyo objeto no se cumplió dentro del año fiscal que se cierra y por tanto serán giradas en la vigencia fiscal siguiente.

En ningún caso se deben constituir cuentas por pagar con la sola expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP o con actos administrativos sin perfeccionar.

Es importante que, previo al Cierre Presupuestal, se efectúe una revisión y depuración de los listados de Cuentas por Pagar contra los documentos que les sirven de soporte y verificar que éstos cumplan con la totalidad de los requisitos legales y reflejen los compromisos reales.

Las Cuentas por Pagar que presenten centavos, deben aproximarse al peso siguiente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

El rubro de Cuentas por Pagar de la siguiente vigencia se afectará con la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP y los Registros Presupuestales que reemplacen y respalden las cuentas por pagar constituidos a 31 de diciembre del año en curso.



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Si la apropiación inicial del rubro Cuentas por Pagar en la vigencia siguiente no fuere suficiente para atender los pagos prioritarios que se presenten, se deberán efectuar los traslados presupuestales internos necesarios para cumplir con dichas obligaciones y posteriormente, en caso de ser necesario, los contracréditos, deben ser restituidos de acuerdo con los escenarios de Cierre Presupuestal.

Se debe remitir la relación de las Cuentas (Formato por Pagar la cual debe incluir todos los compromisos que cuentan con registro presupuestal pero que no fueron giradas presupuestalmente y por tanto serán giradas en la vigencia fiscal siguiente, las cuales deben corresponder a la diferencia resultante entre el total de compromisos y el total de giros acumulados del Informe de Ejecución Presupuestal a 31 de diciembre de la vigencia que termina. Se deben presentar en forma detallada por cada rubro presupuestal y/o proyecto de inversión y agrupadas por objeto de gasto (funcionamiento, operación, deuda e inversión) en orden cronológico, con su correspondiente fuente de financiación.

INFORMES DE CARACTER OBLIGATORIO

El Sistema CHIP (Contaduría General De La República) Se deberá realizar el cargue de los siguientes informes:

PROGRAMACION DE INGRESOS PROGRAMACION DE GASTOS EJECUCION DE INGRESOS EJECUCION DE GASTOS

El área de presupuesto deberá entrar a la plataforma de CHIP en el siguiente enlace www.chip.gov.co y descargar las guías de presentación, la cual contiene el PLAN DE CUENTAS DE LOS RUBROS A NIVEL NACIONAL, si la empresa no cuenta con esta codificación, deberá homologar sus cuentas a las del NIVEL NACIONAL para cargar el informe. El informe se presentará de manera TRIMESTRAL a la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

PLAZOS DE RENDICIÓN DEL CHIP:

Las entidades descentralizadas del nivel territorial y establecimientos públicos del nivel territorial; empresas industriales y comerciales del estado, sociedades públicas, sociedades de economía mixta con régimen de EICE dedicadas a actividades no financieras; empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta con régimen de EICE dedicadas a actividades financieras; fondos sin personería jurídica denominados especiales o cuenta creados por Ley o con autorización de ésta; sociedades de economía mixta con participación estatal menor al 90% y mayor al 50% deberán reportar así:

Primer trimestre (enero 1 a marzo 31), hasta el 30 de abril

http://www.chip.gov.co/



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Segundo Trimestre (acumulado enero 1 a junio 30), hasta el 30 de julio Tercer Trimestre (acumulado enero 1 a septiembre 30), hasta el 30 de octubre. Cuarto trimestre (acumulado enero 1 a diciembre 31), hasta el 20 de febrero del año

inmediatamente siguiente.

EL área de Presupuesto y planeación deben realizar el seguimiento con el plan de acción establecido, con el fin de optimizar las metas y los indicadores propuestos.

Cada proceso deberá hacer seguimiento a la apropiación de los rubros destinados a sus actividades, con el fin de tener un control adecuado y conocimiento reales de los saldos.

Para realizar las modificaciones presupuestales se deberá al proceso de planeación, con el fin de que no se alteren las metas del plan de acción establecidas.

Informes SIA Sistema Integral De Auditoria

Para la presentación de la cascada de presupuestal debe de ingresar al enlace http://siaobserva.auditoria.gov.co/ para subir la cascada presupuestal mensualmente una vez consolidada la información los primeros días del mes siguiente.

CASCADA PRESUPUESTAL

El área de presupuesto debe de ingresar a la plataforma al siguiente enlace http://siacontralorias.auditoria.gov.co/ para presentar la rendición de cuentas del presupuesto

Para descargar los formatos que se requieren para subir la información del reporte anual se deberá seguir las instrucciones de la guía de la plataforma.

SUBIR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS ANUAL SUBIR PRESUPUESTO DE GASTOS ANUAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES ANUAL

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

No.

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO/

DOCUMENTO1 REALIZAR

MODELO METODOLÓGICO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Realizar el modelo metodológico para su posterior entrega a los diferentes responsables de los procesos.

Jefe de sección Gestión

Financiera/proceso de

presupuesto.Modelo

Metodológico

http://siacontralorias.auditoria.gov.co/

http://siaobserva.auditoria.gov.co/



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Jefe de sección-con funciones de Planeación

Estratégica.

Formatos.

2

IDENTIFICAR NECESIDADES.

Solicitar y recibir información de las necesidades de los procesos.

Jefe de sección- Planeación Estratégica.

Formato de Necesidad

planeación.Formato de

elaboración de perfil de

proyectos.

3

CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN.

El proceso de planeación consolida la información y verifica que se soliciten y asignen recursos necesarios para el cumplimiento del plan de desarrollo y plan estratégico de la entidad

Jefe de sección-con funciones de Planeación

Estratégica.

Consolidación de las

necesidades de recursos.

4

REALIZAR PROYECCIÓN DE

INGRESOS.

El grupo de presupuesto en compañía del responsable del proceso Contable realiza proyección de Ingresos – teniendo como base el histórico de ingresos del presente año y mínimo dos años atrás. Promediando y teniendo como base la protección de Ventas de la empresa para cada año.

Responsable de Contabilidad–

Grupo de Presupuesto

Proyección en Excel de ingresos anuales.

5

REALIZAR PROYECCIÓN DE EGRESOS. Cuantificar y proyectar egresos

de acuerdo a las necesidades de los diferentes procesos.



Proyección en Excel de egresos anuales.

6 ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN LA PLANTILLA DE PRESUPUESTO.

Organizar y registrar los datos en plantilla de Excel de los ingresos/ gastos para la próxima vigencia de manera ordenada y precisa para la respectiva revisión y ajustes.

Responsable de

Contabilidad–Grupo de

Presupuesto.

Plantilla de Excel

7 Presentar y socializar el



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PRESENTAR Y SOCIALIZAR EL PROYECTO DE PRESUPUESTO

proyecto a los diferentes miembros de la Junta Directiva, Gerente para estudio, discusión y aprobación del mismo a 31 de octubre de cada vigencia según Decreto 115 art 16 y Resolución 2416 del 12 de marzo de 1997 art. ART. 7º.



Proyecto de Presupuesto

8

REALIZAR AJUSTES AL PROYECTO DE PRESUPUESTO APROBADO

Realizar los ajustes recomendados por Junta Directiva.La junta directiva, antes del 31 de diciembre de cada año, aprobará el presupuesto de ingresos, gastos y modificaciones con base en los anteproyectos presentados por el gerente Resolución 2416 del 12 de marzo de 1997 art. ART. 8º.

Responsable de Contabilidad–Grupo de Presupuesto


Ajustado

9

PRESENTAR Y SOCIALIZAR EL PROYECTO DE PRESUPUESTO CON LOS AJUSTES

Presentar y socializar a los diferentes miembros de la Junta Directiva, Gerente el proyecto de presupuesto con los ajustes requeridos para su estudio, discusión y aprobación del mismo .


Grupo de Presupuesto-


10APROBAR PROYECTO DE PRESUPUESTO

Los miembros de la Junta Directiva, Gerente aprueban el proyecto de presupuesto para la próxima vigencia.

miembros de la Junta Directiva,

Gerente

Acuerdo

11

ELABORAR RESOLUCIÓN APROBACIÓN DEFINITIVA DE PRESUPUESTO.

Realizar Resolución del presupuesto aprobado por la Junta Directiva a 31 de diciembre de cada año.


Resolución

7.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

No.


DOCUMENTO1 REGISTRAR EN EL

SISTEMA DE Registrar el presupuesto de ingresos y egresos

Grupo de Presupuesto y

Sistema Apoteosys



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APOTEOSYS EL PRESUPUESTO.

aprobado para la vigencia en el software financiero.

Este proceso se realiza a finalizar cada año.

Personal designado de

Tecnología de la Información

2

APERTURA DE PRESUPUESTO

Una vez incorporado el presupuesto en el sistema financiero Apoteosys se expedirán certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales a partir del primer dia hábil del siguiente año.


Sistema Apoteosys

3

EXPEDIR CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

Se expide el CDP certificado de disponibilidad presupuestal con el fin de realizar una actividad determinada.

Proceso de presupuesto.

Sistema Apoteosys

Formato de Solicitud y expedición de certificados de disponibilidad presupuestal.

4

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL.

Se compromete la apropiación y se afecta en forma definitiva la garantizando la obligación adquirida con terceros.


Sistema Apoteosys

Formato de solicitud y expedición de registros presupuestales.

5

REALIZAR REGISTRO DEL DOCUMENTO SOPORTE

Registrar el recurso aprobado por el supervisor mediante la cuenta por pagar cumpliendo con los compromisos adquiridos.


Sistema Apoteosys

6

REALIZAR AVANCE DEL DOCUMENTO SOPORTE

Registrar el avance del documento soporte en el sistema de información financiero confrontando la información con las certificaciones anteriores.

Proceso de presupuesto

Sistema Apoteosys

7 REALIZAR CAUSACIÓN

Realizar los registros contables pertinentes de

Proceso de Sistema



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CONTABLE acuerdo al concepto de la cuenta. contabilidad

Apoteosys

Ejecución de Ingresos

8REALIZAR REGISTRO DE PAGO

Realizar desembolso a favor de tercero, mediante cheque o transferencia bancaria, dando cumplimiento a la obligación.

Proceso de Tesorería.

Sistema Apoteosys

Registro del pago (cheques, trasferencias)

9

REALIZAR MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. (Cuando se requiera)

Realizar ajustes presupuestales con relación a la programación o estimación inicial (Adición, reducción, traslados, presupuestales).


Sistema Apoteosys

Resoluciones

10REALIZAR SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.

Ejercer el seguimiento y evaluación del presupuesto con el PLAN DE ACCION.

Proceso de presupuesto.- Planeación.

Seguimiento y evaluación

11VERIFICAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

El área de presupuesto revisa y verifica los certificados y registros presupuestales sin movimiento.


Sistema Apoteosys

12

SOLICITAR INFORMACIÓN.

El área de presupuesto informara mediante correo electrónico a los diferentes procesos acerca de los certificados y registros presupuestales sin movimiento, con la finalidad de hacer devoluciones al rubro y/o ajustes pertinentes.


Jefes de sección

Comunicado informando el estado de lo solicitado a presupuesto.


Realizar el seguimiento y evaluación de sus presupuestos con el PLAN DE ACCION.

Proceso de presupuesto.-Oficina de Planeación.




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7.3 CIERRE PRESUPESTAL

No.


DOCUMENTO

1REALIZAR AJUSTES PRESUPUESTALES

Realizar devoluciones al rubro presupuestal cuando se requiera.


Sistema Apoteosys

2 LIBERAR SALDOS

Liberar los saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales que no se vayan a ejecutar.

Responsable del presupuesto

Software

3

REALIZAR CIERRE PRESUPUESTAL

Para realizar el cierre presupuestal de la vigencia actual se solicita información de las cuentas por pagar a cada proceso.


n/a

4

SOLICITAR INFORMACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Solicitar información a cada responsable de proceso información de cuentas por pagar, se debe Diligenciar el formato de justificación cuentas por pagar con los requerimientos exigidos, a 31 de diciembre de cada vigencia.

Tesorería – supervisores de

contratos –presupuesto

Comunicado Interno

formato de justificación cuentas por pagar

5SOLICITAR INFORMACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Solicitar información a Tesorería de las cuentas por cobrar.

Tesorería –presupuesto Comunicado

Interno

6

EXCEDENTES FINANCIEROS

Al cierre de la vigencia fiscal, del Estado de Tesorería se determinan los excedentes financieros, los cuales son el resultado de adicionarle a la Disponibilidad Neta de Tesorería a 31 de diciembre del año en curso, el valor de las (+) Cuentas por Cobrar y restarle el monto de las (-) Cuentas por Pagar

Tesorería Acta de Liquidación de Excedentes



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legalmente constituidas a 31 de diciembre del año en curso.

7ENVIAR INFORMACIÓN A PRESUPUESTO

Enviar a Contabilidad de liquidación de Excedentes financieros para su procesamiento.

Tesorería Acta de Liquidación de Excedentes


Realizar el seguimiento y evaluación de sus presupuestos con el PLAN DE ACCION.

Proceso de presupuesto.-Oficina de Planeación.


8. ACCIONES CONTINGENTES

Estar pendiente de los reportes que deben de enviarse a la plataforma de SIA observa y CHIP contraloría general de la república; preparando los informes con anticipación; teniendo en cuenta el cronograma de presentación.

Plazos de Rendición:

http://siaobserva.auditoria.gov.co

El plazo para la rendición de la cascada presupuestal será hará a partir de los tres (3) primeros tres días del mes siguiente.

https://www.contraloria.gov.co/web/finanzas-publicas/categoria-presupuestal

Para la rendición anual de cuentas del presupuesto se hace a los últimos días del mes de febrero del año siguiente.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Plan de Acción. Decreto 115 de 1996

10. REGISTROS DE CALIDAD

Formato solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal. Formato de solicitud de registro presupuestal. Formato de justificación de cuentas por pagar

https://www.contraloria.gov.co/web/finanzas-publicas/categoria-presupuestal

http://siaobserva.auditoria.gov.co/



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Formato de justificación de ajustes presupuestales

11. ANEXOS http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf MANUAL PARA EL REGISTRO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL PÚBLICA pagina 4.

http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf

http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/MANUAL_PARA_EL_REGISTRO_DE_CONTABILIDAD_PRESUPUESTAL_PUBLICA_20-10-10.pdf

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