Informe de Gestión Administración parque residencial el Eden

Desde la oficina de administración del Parque Residencial el Eden PH, el Administrador se permite entregar el siguiente informe de gestión administrativa, teniendo en cuenta los procesos adelantados desde el 24 de julio de 2019.

Reuniones con el Consejo.

La Administración, a lo largo del mes de Julio, se reunió en varias ocasiones con el Consejo de Administración así:

24 de Julio en esta reunión se presentó al nuevo Administrador Helver Morales Galeano, se ratificó la selección de la compañía de seguridad Axis Security Ltda. Y se encargo al Administrador realizar cotizaciones parala compra del calentador de la piscina.

En la reunión del 31 de julio se aprobó la compra del calentador de la piscina con la compañía Soefi SAS, se ratifica seguir el contrato de la piscina con la compañía Aqua Spots Ltda. por un año, se ratifican los cargos en el Consejo de Administración como fueron designados en la primera reunión y se sugiere la reparación de la talanquera.

En la reunión del 13 de Agosto se presentaron los informes Administrativo, contable y revisoría fiscal; se aprobó la compra del calentador con las adecuaciones necesarias y se dejaron algunas tareas al Administrador

Contratos.

Se firmó el contrato de Vigilancia con la compañía de seguridad Axis Security Ltda, por una vigencia del 1 de agosto 2019 al 31 de Julio de 2020, compañía que fue aprobada su contratación por parte del Consejo de Administración unos días antes de comenzar mi periodo Administrativo.

Se firmo el contrato de Administración con una vigencia de 24 de Julio de 2019 a 23 de Julio de 2020

Se firmo contrato con la compañía Aqua Spots Ltda. para el mantenimiento de la piscina y servicio de piscinero desde el 1 de septiembre de 2019 al 31 de agosto de 2020; inicialmente se escogió el horario desde el día miércoles teniendo en cuenta la optimización del nuevo equipo calentador.

Se firmo contrato por la compra del calentador con la compañía Soefi SAS, calentador que ya se encuentra en servicio.

El contrato de asesoría Legal con la Doctora Yina Paola Medina Trujillo vence el día 31 de octubre, por lo que se le puede dar aviso hacia finales del mes de Septiembre según lo aprobado por el Consejo de Administración

Gestión administrativa.

Se adelantaron las siguientes acciones:

Revisión y coordinación del contrato con la compañía de seguridad Axis Security Ltda, el cual ya se encuentra firmado. Igualmente se realizó el empalme entre las dos compañías de seguridad y se viene haciendo el acompañamiento a la nueva compañía con el fin de no causar traumatismos.

Radicación y obtención de la Representación Legal ante la Alcaldía local de Ciudad Bolívar.

Radicación recurso de reposición en subsidio de apelación a Gas natural por cobro injustificado, ya que la reclamación inicial fue negada y con este recurso fue resuelto positivamente y solo se debió pagar la suma de $ 3100.

Se realizo la inscripción de la firma ante la entidad bancaria AV Villas, se viene usando el portal Bancario y se están firmando los cheques.

Se gestiono el cambio de Rut ante la Dian

Se viene atendiendo la comunidad en los horarios fijados inicialmente, en donde se revisan estados de cuenta, se expiden paz y salvos, se generan carnets se zonas comunes, se apartan los salones, se reciben PQR, se expiden chits y tarjetas de parqueadero y en general todos los requerimientos de la comunidad.

Se viene haciendo a diario el control de dineros por cobro de parqueaderos.

Se realizó el pago a los proveedores de manera puntual.

Se vienen pagando los servicios públicos a través del portal bancario de forma puntual

Se adelantaron las cotizaciones para la compra del calentador de la piscina, reparaciones de ornamentación, reparación de la talanquera, y lavado de tanques

Se adelantaron las reclamaciones por hurtos y daños ante la compañía de seguridad saliente SINAT, quienes no han querido responder por ningún caso hasta el momento

Se viene gestionando las Autorizaciones necesarias como son los ingresos de nuevos residentes y salidas de los trasteos

Se viene generando un proceso de actualización de datos para todos los residentes en donde se pasó un formato de actualización de datos residentes, un formato de actualización de datos parqueaderos y se dejó consignado el escrito de la ley de tratamiento de datos.

Se viene gestionando el alquiler de los salones sociales cumpliendo las programaciones, alquilándolo solo a residentes que se encuentren al día y dejen el correspondiente deposito por daños.

Se viene gestionando la adquisición del shit para nuevos residentes y quienes no lo tengan, al igual que las tarjetas de uso de parqueadero, en donde de manera recurrente insistimos a aquellos residentes que no lo tengan que deben adquirirlo.

Se compro cable Hdmi para el video beam

Se compraron las tintas para la impresora

Se ha dado respuesta a todos los correos electrónicos y a la correspondencia que ha llegado al Conjunto.

Las solicitudes de PQR han sido atendidas en menor cantidad ya que el tiempo no ha permitido que se resuelvan todas, se programó reunión con los miembros dl comité de convivencia para revisar casos.

Se ha informado a los residentes por medio físico en cartelera como son apertura de la piscina, apertura de salón de juegos, cortes de agua por mantenimientos y demás información importante.

Se dio apertura a la piscina y al salón de Juegos desde el 1 de septiembre.

Se realizaron dos reclamaciones por asistencia ante la aseguradora Zurich.

Cartera

Se realizo la labor de depuración de cartera enviando a 61 apartamentos cartas de cobro de cartera administrativa a aquellos deudores que no habían sido comunicados durante el proceso anterior, o que ingresaron nuevos en mora.

Se enviaron 30 cartas de cobro jurídico firmadas por la Doctora Yina Paola Medina para aquellos deudores que no atendieron el primer llamado escrito administrativo realizado anteriormente, completando en cobro jurídico 62 apartamentos.

Los resultados se dieron inmediatamente acercándose algunos apartamentos a cancelar la deuda.

Se firmaron 7 nuevos acuerdos de pago, 4 administrativos y 3 jurídicos.

Se depuraron todos los correos imprimiendo los soportes de pago para que contabilidad pudiera descartar las consignaciones por identificar que se encontraban pendientes.

Infraestructura del Conjunto

Fue corregida en la poceta Lavapiés de piscina inundación que se presentaba por taponamiento de tuberías salones sociales.

Se realizo el decapado de la torre 1 y se comenzó la torre 3

Se realizaron dos reparaciones de alta complejidad por medio de la asistencia

Se realizo destapado de los lavaplatos de los salones sociales.

Se instalaron rejillas a los lavaplatos de los salones sociales.

Se realizo cierre del paso bicicletero a zonas verdes.

Se repararon las rejillas de iluminación del salón social grande.

Se termino de instalar la señalización en el conjunto.

Se cambio en zonas comunes toda la iluminación que se encentraba fundida o que había sido hurtada.

Se graduaron los sensores de movimiento de la iluminación

Se realizo corrección de empalmes eléctricos en sótanos para dejar sensores de forma individual.

Se realizo organización cuarta de mantenimiento y se dio de baja a material innecesario.

Se realizo limpieza al bicicletero y puntos ecológicos, reubicándolos para evitar el mal uso

Se realizo corte del pasto en zonas comunes y riego de jardines

Se gestiono la botada del pasto cortado.

Se realizo el Lavado de tanques de agua potable con la emisión del certificado de lavado

Se trabajo en la búsqueda de la filtración que afectaba a varios apartamentos en la torre 4, encontrando el daño en el apartamento 1046, a quien se le requirió para asumir los costos de estas

intervenciones y la reparación inmediata del daño que genero perjuicios a los apartamentos de los pisos inferiores, se cito a la dueña a la oficina de administración con la presencia del comité de convivencia.

Se realizo la Instalación del tablero en oficina de Administración

Se reparo la puerta pequeña de la entrada de la oficina de Administración.

Se cambio llave dañada en baño de servicios generales

Se cambio pulsador puerta ingreso

Se cambio llave de servicios generales torre 3

Se realizo reparación en el baño del personal de servicios generales y seguridad

Se repararon daños en acometidas

Se dio ajuste al electroimán de la segunda puerta de la entrada principal que estaba permitiendo el paso de personal sin autorizar.

Se realizo nuevo tendido de cableado a los computadores de administración en canaleta, con actualización de software, instalación antivirus licenciados, instalación puntos de red, limpieza archivos temporales etc.

Se ubico una bodega de administración en donde se ubicaron equipos en desuso como el calentador viejo

Se realizaron los mantenimientos correctivos a los ascensores 1 de la torre 1; 2 de la torre 3; 1 de la torre 4 y 2 de la torre 4.

Se realizaron los mantenimientos correctivos del equipo de motobombas para las tuberías en bajas y altas; al igual que cambio de flotadores.

Equipos

Se cambio el equipo de parlante portero de la portería principal el cual nos causaba problemas de ingreso de personal no autorizado

Se instalo el nuevo calentador de la piscina dejándolo con sistemas de seguridad eléctrica, programación de encendido y refuerzo del desfogue

Se realizó mantenimiento preventivo a los ascensores

Se realizo el mantenimiento preventivo del equipo de motobombas

Se encontró que se venció la certificación de 4 de los 8 ascensores y ya se programó visita de inspección para el mes de Octubre con el organismo acreditado para certificar; la confusión se dio por que los otros cuatro ascensores presentan fecha de vencimiento enero de 2020.

Cordialmente,

HELVER MORALES GALEANOAdministrador