KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA) İŞ AKIŞLARI

Bu çalışmada KD yazı yazan kişiler için aşağı da ki hususlar amaçlanmıştır:

- KEP'in ne olduğu,

- Evrakın hazırlanışıyla başlayan süreç,

- Evrakın KEP sorumlularına gönderilişi,

- Evrakın KEP sorumluları tarafından ilgili adrese gönderilişi,

- KD giden evrakın kullanıcılar tarafından takibinin nasıl yapılacağı.

KEP Nedir?

KEP; Kurumlar arası yazışmaların elektronik ortamda yapılabilmesi için ilgili mevzuatta aranan şartlara sahip lisanslı aracı kurum üzerinden gönderilen iletileri ifade etmektedir.

Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı tarafından hazırlanan “E-Devlet Proje ve Uygulamaları Raporu” kapsamında kamu kurumlarına uygulama zorunluluğu getirilen bir projedir.

Gaziosmanpaşa Üniversitesi KEP Adresleri:

gaziosmanpasa.universitesi@hs03.kep.tr (Rektörlük KEP adresi)

gaziosmanpasauni.hastane@hs03.kep.tr (Sağ. Arş. ve Uyg. Merk. Müd.lüğü KEP adresi

gou@hs01.kep.tr (tebligat adresi)

KEP Projesi uygulama alanı :

-KEP hizmet sağlayıcıları,

-Kurumlar,

-Tüzel kişiler ve kişiler.

1

KEP Gönderiminde İş Akışlarına Dahil Olan Elemanlar:

-KD yazıyı oluşturan kullanıcılar,

-KEP sorumlusu personel,

-Kurum KEP hizmet sağlayıcısı,

-Karşı adres KEP hizmet sağlayıcısı,

-Karşı adres ve iletiyi alan kişi

GENEL KURALLAR:

1- KEP; yalnızca “kurum dışı gidecek evrak yaz” tercihiyle kullanılabilecektir.

2- Üniversitemiz de kurum dışı yazılacak yazılar Rektörlük tarafından oluşturulmaktadır. Bu nedenle, akademik birimler kurum dışına göndermek istedikleri yazıları öncelikle Rektörlüğe kurum içi seçeneğiyle yazarak gönderirler. Buna rağmen bazı konularda kurum dışı yazılar, Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimler tarafından birim amirlerinin imzasıyla da yazılabilmektedir.

3- Akademik Birimler Kurum dışı yazı oluşturduklarında, imzacı olarak Rektörü seçemezler. Akademik birimler kurum dışı yazdıkları yazıyı yalnızca birim amirinin imzasıyla ilgili adrese(kep ile yada fiziki) gönderebilirler. Ancak, bu durum sınırlı konuyla ilgili yazışmalardır.

4- - Islak imzayla gönderilmesi zorunlu üst yazılar yada ekleri,- Mühür zorunlu evraklar, - Çok sayıda eki bulunan yazılar, - Klasörler, - Maddi eklentili yazılar, - “Gizli”, “Çok Gizli” ve “Kişiye Özel” evraklar

KEP vasıtasıyla gönderilmemelidir.

5- İlçelerde bulunan birimlerimiz de iş akışları, merkezde ki birimlerimizde olduğu gibi gerçekleşecektir.

2

6- Dağıtımlı yazılarda; KEP adresi olan KD yazılar imzalandıktan sonra Rektörlük KEP sorumlusu personele düşecektir; KEP adresi bulunsada bulunmasada KD tercihiyle oluşturulan yazı imzalandıktan sonra yazıyı oluşturana bilgi mesajı düşecektir. İlgili mesaj açılarak fiziki olarak göndermek üzere imzalı evrakların çıktılarının alınması gerekeceğinden; “toplu yazdır” seçeneğiyle çıktısı alınmak istendiğinde sistem yalnızca KEP Adresi olmayan evrakların yazdırılmasını sağlayacaktır.

7- Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğüne ait KEP adresinin bulunması nedeniyle, bu birimde oluşturulan yazılar KEP vasıtasıyla gönderilmek istenildiğinde Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüğünün KEP adresinden gönderilebilecektir.

8- İmzalanan kurum dışı gidecek yazılar Üniversitemiz adına temin edilen KEP adreslerinden gönderildikten sonra, sistem tarafından evrakı oluşturan personele evrakın gönderim aşamalarıyla ilgili bilgilendirme mesajları iletilecektir.

Elektronik Tebligat:

Elektronik Tebligat, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 456 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği hükümlerine göre tebliği gereken belgelerin, E-Tebligat sistemi ile mükelleflerin elektronik adreslerine tebliğ edilmesidir. Bu tebliğ fiziki ortamda yapılan tebligat ile aynı sonucu doğurmaktadır. Tebligat, Üniversitemizde Rektörlük tarafından yapılmaktadır.

KURUM DIŞI GÖNDERİLECEK EVRAK İŞ AKIŞLARININ RESİMLİ ANLATIMI

Adım 1:

Evrakın Gittiği Yer: Evrak tek bir kuruma gönderilecekse Kamu Kurumu yada Kurum Dışı Dağıtım Planı seçeneğinin dışında bir tercih kullanılır.

3

Adım 2:

Normal yazışmalarda olduğu gibi yazının gönderileceği kurum seçilir.

Adım 3:

Seçilen Kuruma ait sistemde kayıtlı KEP adresi varsa “Kep Adresi” alanına bu adres otomatik olarak gelecektir. Bu alan boş ise ve yazıyı oluşturan kişi adresi biliyorsa, ayrıca manuel olarak bu alana KEP adresi yazılabilecektir.

Bu adımda dikkat edilmesi gereken hususlar;

4

Gidecek adresin KEP hesabı olmasına rağmen, evrak kep ile gönderilmemesi gereken evrak türlerinden ise "Evrak Gönderim Türü" alanı boş bırakılır; bu alan boş ise kep adresi alanı dolu olsa dahi evrak KEP ile gönderilmiyecektir ve fiziki evrak olarak gönderilmek üzere yazıyı oluşturana

gelecektir. Evrak KEP ile gönderilmek isteniyorsa bu alandan "Kayıtlı E-Posta" seçeneği tercih edilmelidir.

Adım 4:

Evrak imzalandıktan sonra, yazıyı oluşturanın görevlerine;

“Yazmış Olduğunuz Evrak onaylanmıştır (Konu adı [evrak sayısı])”

bildirimi gelecektir.

Adım 5:

DAĞITIMLI KURUM DIŞI EVRAKLAR(KEP adresli ve adressiz)

Evrakın Gittiği Yer alanından "Kurum Dışı Dağıtım Planı" seçeneği tercih edilir.

5

Adım 6:

Bu noktada yazılan dağıtımlı yazı ilgili adreslere KEP ile gönderilecek ise adresleri seçmeden önce Evrak Gönderim Türü alanından "Kayıtlı E-Posta" tercihini seçmeleri, ardından ilgili adresleri seçmeleri gerekmektedir.

6

Adım 7:

Bu seçim yapıldıktan sonra KEP adresi olup olmadığına bakılmaksızın gönderilecek adresler seçilir. "seçilenleri kullan" tercihinden sonra aşağıda ki görüntüden anlaşılacağı gibi, kep hesabı olan adreslerin gönderim şekli otomatik olarak "Kayıtlı E-Posta" olarak gelecektir. Bu durumda dağıtım planı kaydedilerek evrak imzaya sunulunca, kep hesabı olamayan adresler fiziki evrak olarak gönderilmek üzere evrakı oluşturana gidecektir. KEP hesabı olan adresler ise sistem tarafından KEP sorumlularına iletilecektir.

Bir diğer husus ise; aşağıda ki görüntüden anlaşılacağı üzere, KEP hesabı olmayan bazı adresler için de gönderim şekli alanına "Kayıtlı E-Posta" seçilmiş olarak gelmektedir. Bu alanlar dolu olarak kalsa dahi evrak KEP ile gönderilmeyecek; ancak, "toplu yazdır" seçeneği ile yazıyı oluşturan tarafından yazdırılamayacaktır. Bu nedenle, bu alanların güncellenerek boş kalması manuel olarak sağlanmalıdır.

7

Adım 8:

Oluşturulan dağıtımlı yazı KEP ile gönderilmeyecek özellikte bir yazı ise;

Gidecek adreslerin seçimi yapılmadan önce "Evrak Gönderim Türü" alanından her hangi bir seçim yapılmaması gerekmektedir. Yani ilgili alan boş bırakılacak ve sonrasında gönderilecek adresler seçilecektir. Bu durumda ilgili adresin KEP hesabı olsa dahi, gönderim şekli alanı boş geleceğinden evrak toplu olarak fiziki olarak gönderilmek üzere yazan kullanıcıya gidecektir.

Adım 9:

Evrak için toplu halde KEP ile gönder, yada gönderme tercihleri yapıldıktan sonra güncelleme adımları takip edilerek, bu seçenekler değiştirilebilir.

KEP adresi alanına bakıldığında KEP adresi olan kurumlar için, alıcı ismi alanının solunda kalan güncelleme kutucuğuna bir kez tıklandığında ilgili adres yukarıdaki “Alıcı İsmi” alanına çıkacaktır.

kep ile toplu gönderim seçeneğinden sonra KEP hesabı olan bir adres için

1. adımda güncellemenin aktif edilmesi,

2. adımda boş alanın tercihi,

3. adımda ise Güncelleme tercihinin kullanılması gerekmektedir.

8

Bu adımlar takip edildikten sonra aşağıda ki görüntüden anlaşılacağı gibi, KEP adresinin sağında bulunan "Gönderim Şekli" alanı boş olarak gelecektir. Evrak bu adres kep ile gönderilmeyecek ve fiziki evrak olarak gönderilmek üzere yazıyı oluşturana gelecektir.

Özet olarak; Dağıtım Planı Tablosunda;

- Evrakı KEP ile gönderebilmek için “KEP Adresi” alanı ve “Gönderim Şekli” alanının dolu olması gerekir,

- Toplu Yazdır Seçeneğiyle çıktı alabilmek için “Gönderim Şekli” alanının boş olması gerekir.

Adım 10:

KEP vasıtasıyla gönderilmek üzere KEP Sorumlularına gelen evrakın görevlerimde görünüşü.

9

10

Adım 11:

Rektörlük ve Birim KEP sorumluları(Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüğü) ilgili görevi açtıklarında aşağıda ki görüntüyle karşılaşacaklardır. Burada son olarak KEP Sorumlusu personeli tarafından; “Görevi Üstlen” tercihinden sonra evrakın gideceği KEP adresi kontrol edilerek evrak gönderilir.

11

Adım 12:

Söz konusu yazı KEP sorumlusu personel tarafından ilgili adrese gönderildikten sonra, evrakın gönderim aşamalarıyla ilgili mesajlar gönderilen evrakın "ilgili evrak" sekmesinde yer alacaktır. Bu sekmeden evrakın hangi aşamada olduğu görülebilir. Bu aşamalar sırasıyla;

1- KEP hesabı sağlayıcısına(hs03) iletildiği bilgisi,

2- Gönderilen adresin Kep hesabı sağlayıcısına iletildiği bilgisi,

3- Alıcıya iletildiği bilgisi,

4- Alıcının okuduğu bilgisi

12

Adım 13:

Aynı zamanda bu aşamalarla ilgili bilgilendirmeler yazıyı oluşturana sistem tarafından sırasıyla iletilecektir.

Sonuç Olarak;

- Dağıtımlı olarak bir çok adrese gidecek evrak KEP ile gönderilmeye uygun bir evrak ise ilk olarak "Evrakın Gönderim Türü" alanından Kayıtlı E-Posta seçeneği tercih edilir. Dağıtımlı evrak KEP ile gönderilmeyecek türden bir evrak ise bu alan boş bırakılmalıdır.

- Dağıtım tablosunda "gönderim şekli" alanı boş ise kep adresi olan yada olmayan tüm evraklar fiziksel evrak iş akışıyla gitmek üzere evrakı oluşturana gidecektir.

- Gönderim Şekli alanı doluysa bu evrak KEP ile gönderilmek üzere KEP sorumlularına gidecektir.

- Toplu gönderim tercihlerinden sonra münferit olarak evrakların KEP ile yada fiziksel olarak gönderilmesi tercihleri yapılabilmektedir.

13