Handleiding BakkersSoftware

http://www.bakkerssoftware.com

Inhoud

Snel van start (Lees dit eerst !!!)Etikettering en recepturen

Grondstofspecificaties en grondstofprijzen importeren

Prijsgroepen, Prijscalculatie en winstoverzicht

Website / Informatiezuil

Etiketontwerp

Barcodes en PLU codes

Systeem eisen

Installatie

Licentie / Facturen

Update

Reserve kopieën

Info voor systeembeheerders

De-installeren

Configuratie opties

1

Snel van start (Lees dit eerst !!!)

Etikettering en recepturen

Onze software is zo opgezet dat het dezelfde stappen als de productie in uw bedrijf volgt. Verder is alleen datgene zichtbaar wat, op dat moment, belangrijk is. Lees dus altijd het hele scherm wat u voor u ziet en houdt u het productieproces van uw bedrijf in uw achterhoofd. Verder is het zeker in het begin verstandig om op alle knoppen te drukken. Zo krijgt u een goed beeld van wat ze allemaal doen. Als u dan aan het eind, bij het afsluiten van het programma er voor kiest om uw veranderingen niet op te slaan, is er verder niets aan de hand.

Als u een complete computeranalfabeet bent is het verstandig om eerst wat basiskennis met computers op te doen (lees bijvoorbeeld “Windows voor dummy’s” of zo). Deze software werkt trouwens standaard met de printer die u in uw Windows instellingen als de standaard printer heeft opgegeven. Als dit niet de printer is waarmee u uw etiketten wilt afdrukken moet u de standaard printer wijzigen of een wijziging maken in de configuratie van de software (zie het hoofdstuk: Configuratie opties).

U kunt tussen de verschillende delen van de software navigeren doormiddel van het aanklikken van de verschillende tapbladen. Verder kent de software een productiemode voor gebruik door uw werknemers en een bewerkenmode die alleen voor u zelf bedoeld is. U kunt alleen van mode verwisselen als u het juiste wachtwoord opgegeven heeft. Als u dit gedaan heeft zal de knop “Bewerken mode” op de onderste balk zichtbaar zijn. Hiermee kunt u van mode veranderen.

Als uw de software net heeft opgestart heeft uw linksonder de keus uit de tapbladen “Etikettering” en “Recepturen”.

In het tapblad “Etikettering” kunnen uw werknemers etiketten afdrukken. Eerst voeren ze het aantal etiketten in wat ze voor elk afzonderlijk product nodig hebben. Daarna kiezen ze het gewenste etiket ontwerp en drukken vervolgens op de knop “Print” (linksonder op de balk).

Optioneel kunnen ze nog: het aantal dagen aangeven dat de productie datum in de toekomst ligt, alsmede hoeveel etiketten (van het vel dat nu in de printer ligt) al gebruikt zijn. Als met een geldig wachtwoord is opgestart kunnen de prijzen rechtsonder eenvoudig worden aangepast (geavanceerdere methodes worden in het hoofdstuk “Prijzen, Prijscalculatie en Winstoverzicht” beschreven). Met de knop “->” kan ze het aantal af te drukken etiketten voor alle producten weer op nul gezet worden.

Door een negatieve getal bij de prijs of bij “Dagen vanaf nu” op te geven worden deze gegevens op het etiket weggelaten (ook te bereiken door in het etiketontwerp (“Bewerkenmode – Etiketontwerp”) voor “Prijs-Linksboven-X” of “Houdbaar-Linksboven-X” een negatief getal in te vullen). Gebruik van een laserprinter wordt sterk aangeraden omdat de inkt van dit type printer niet gevoelig is voor condensvorming tengevolge van het invriezen en ontdooien. Verder is de afdruk bovendien erg mooi en goedkoop.

2

Met de knop “Traceer het product t.b.v. de voedselveiligheid” kunt u een lijst van alle grondstoffen genereren waarin alle grondstoffen staan die voor de productie van het actieve product zijn gemaakt.

In het tapblad “Recepturen” kunnen uw werknemers de recepturen en werkwijzes van uw producten opzoeken. Rechtsboven kunnen ze hierbij aangeven hoeveel maal ze een bepaalde charge, of hoeveel producten, ze willen maken. Als een product in het recept tussen “[ ]” staat kunnen ze het onderliggende recept van dit product oproepen. Verder zal het u opvallen dat de knoppen “Voorbeeld” en “Print” nu iets anders doen dan toen het tapblad “Etikettering” actief was.

Als u het juiste wachtwoord ingegeven heeft (standaard is dit een kleine letter “a”), dan is er onderaan het scherm de knop “Bewerken mode” zichtbaar. De rest van deze beschrijving gaat over dat deel van onze software dat zichtbaar is nadat u deze knop heeft ingedrukt. Dit deel is alleen voor u zelf bedoeld en niet voor uw werknemers. U kunt het wachtwoord eventueel veranderen door de tekst achter “Password#=#”, in het bestand “C:\BakkersSoftware.com.nlNL\Options.XXX” met een simpele tekstverwerker (“Windows kladblok” bijvoorbeeld) aan te passen.

3

In de “Bewerken mode” vindt u veel meer tapbladen. De hoofd-tapbladen staan onderaan in het scherm en zijn vaak zelf weer verdeeld (bovenaan) in sub-tapbladen.

Verder is in het tapblad dat u bij opstarten als eerste ziet (“Productieinformatie – Product selecteren”). Linksboven staat hier in blok “Type productgroep”. Hier kunt u binnen dit hoofd-tapblad kiezen tussen de verschillende typen producten. U zult later dat ook dit blok erg belangrijk is voor wat er op uw scherm getoond wordt (probeer maar).

De verschillende typen producten verwijzen direct terug naar de verschillende stappen van de productie binnen uw bedrijf. Een goed begrip hiervan is dan ook zeer belangrijk voor een goed begrip van onze software. We zullen ze dus nu ook allemaal even behandelen (sla dit deel beslist niet over!).

In de bakkerij begint de productie met grondstoffen. Het handigste is om deze via SpecsPlaza binnen te halen maar u kunt ze zelf ook invoeren. We zullen dit nu even doen uitgaande van onze demo producten.

Klik linksboven in het blok “Type productgroep” op “grondstof”. Links ziet u nu een lijst met productgroepen en daar naast een lijst met alle producten die onder de actieve productgroep vallen. U kunt productgroepen en producten selecteren door er met de muis eenmaal met de linkermuis knop op te klikken. U kunt er eventueel zelf ook producten of productgroepen aan toe voegen met de “+” knopjes of verwijderen met de “-“ knopjes onder aan de respectievelijke lijsten. Met de knop “Traceer het product” kunt u een lijst genereren met al uw producten die voortkomen uit het geselecteerde product en met de knop “Verplaats product” kunt u producten verplaatsen naar een andere productgroep of type productgroep.

We selecteren de productgroep “BS - Alle andere grondstoffen” en het product “Abrikozenmoes” van onze demo.

U ziet nu rechts de algemene informatie voor deze grondstof. Vooral belangrijk hier is het blok “Eenheid”. Dit vertelt ons dat deze grondstof per “kg” in de recepturen van uw producten verwerkt wordt.

4

We kiezen nu het tapblad “Samenstelling” (Linksboven) en zien links de ingrediënten van “Abrikozenmoes”. Rechts staan de ingrediënten die we eventueel aan de ingrediënten kunnen toevoegen. Dubbelklik bijvoorbeeld eens op “alcohol” en u zult zien dat deze vervolgens links wordt toegevoegd. U kunt vervolgens de hoeveelheid ingeven (en u kunt het ook weer weghalen door op de “-“ te drukken).

U ziet ook dat u rechtsboven kunt kiezen uit drie typen productgroepen.

Specificaties zijn ingrediënten zoals u ze in een ingrediëntendeclaratie kunt tegenkomen. E-nummers zijn een subgroep van specificaties waarbij de productgroep op de ingrediëntendeclaratie vermeldt staat met de producten van de groep er tussen haakjes achter (v.b.: , “conserveermiddel (E202, E211),”). Allergenen, of allergene eigenschappen, zijn de eigenschappen van een stof die een allergene reactie kunnen oproepen. Stel bijvoorbeeld dat een grondstof hazelnoten bevat. Dan bevat het de specificatie “hazelnoten” en de allergeen “schaalvruchten” (vrijwel alle noten, behalve pinda’s, vallen onder “schaalvruchten”).

Selecteer nu weer linksboven het tapblad “Product selecteren”. In het blok “Type productgroep” (linksboven) zien we boven “Grondstof” de typen “Receptuur”, “Halfproduct” en “Eindproduct” staan. Ze zijn alle drie producten die u net als grondstoffen aan uw recepturen kunt toevoegen. Anders dan grondstoffen maakt u deze echter zelf. Hierbij worden de volgende begrippen gebruikt.

Een receptuur is een koude mix en gaat dus niet in de oven. Halfproducten en eindproducten eventueel wel. Alle producten verlaten de bakkerij alleen als een eindproduct. Voor elk product dat u in de bakkerij maakt, en daarna in de winkel ter verkoop aanbiedt, moet u dus een eindproduct in onze software aanmaken. Deze eindproducten zijn vervolgens weer de enige “ingrediënten” van de verpakte producten die u in uw winkel heeft liggen (doorverkoop uitgezonderd). Er komen dus alleen eindproducten uit de bakkerij en er liggen alleen verpakte producten in de winkel.

5

We klikken nu op “Eindproduct” en zien dat “BS – Amandelkoekjes – Amandelkrullen” actief is (er staan pijtjes voor). Bij de algemene informatie (in het rechter stuk) zien we “Herkomst”, “Eenheid”, “Arbeidstijd per charge”, “Oven / Kook / Bak – tijd” en “Drooggewicht”. Deze zijn allemaal belangrijk zijn en dient u altijd in te vullen (“Oven / Kook / Bak – tijd” en “Drooggewicht” alleen als van toepassing natuurlijk). Hierbij zorgt de optie “Drooggewicht - tonen” er voor dat in het volgende tapblad een knop getoond wordt waarmee het drooggewicht berekend kan worden.

We selecteren weer het tapblad “Samenstelling” en zien nu het recept van “Amandelkrullen”. Omdat we een oventijd ingevoerd hadden op het vorige tapblad kunnen we nu een “Eindgewicht” (linksboven) invoeren. Dit is het totaalgewicht van het recept na het bakken. Als u liever met inbakpercentages werkt kunt u de knop “Invoerhulp” gebruiken. Rechts staan weer alle producten die we kunnen toevoegen. Als u lid bent van SpecsPlaza en hun producten geïmporteerd heeft (zie het hoofdstuk: “Grondstofspecificaties en grondstofprijzen importeren”) kunt u producten van SpecsPlaza aan uw recept toevoegen door rechtsboven op de knop “Open” te drukken. Er opent zich dan een venster waarin u vervolgens “SpecsPlaza.IEP” selecteert.

6

Selecteer nu weer linksboven het tapblad “Product selecteren”. In het blok “Type productgroep” (linksboven) zien we helemaal bovenaan “Verpakt product” staan. Een “Verpakt product” zijn één of meerdere eindproducten in één verpakking. De bakkerij produceert dus alleen eindproducten en de winkel verkoopt alleen verpakte producten (heel belangrijk!). Rechts staan, bij de algemene gegevens van de verpakte producten, alle algemene gegevens die voor het actieve product op uw etiketten komen te staan. Door een negatieve “(productie + … d.)” op te geven wordt de uiterste houdbaarheidsdatum op het etiket weggelaten. Een negatief gewicht of aantal zorgt ervoor dat dit gegeven wordt weggelaten.

We selecteren het product ”Roomboterkoekjes - Ges. Boterkoekjes” en kiezen wederom het tapblad “Samenstelling”. De “Samenstelling” bestaat voor dit product uit een heleboel eindproducten. Meestal zal het echter slechts uit één eindproduct bestaan.

7

We selecteren nu het tapblad “Declaratie calculeren” (bovenaan) en rechts ziet u een lijst met alle ingrediënten op grote volgorde. (Als u rechts niets ziet zit er waarschijnlijk ergens een fout. Klik dan op de knop “Calculeer de declaratie” (rechtsonder) en u zult verder geholpen worden om de fout op te lossen). Als u op één van de “nee”’tjes klikt zult u zien dat het een “ja”’tje wordt en dat de berekende ingrediënten declaratie (in het midden van het scherm) wordt aangepast. Het percentage wordt nu vermeld. De ingrediëntdeclaratie links is zoals die nu op de etiketten vermeld wordt. Als u deze door de berekenende declaratie wilt vervangen moet u op de knop “De gecalculeerde declaratie opslaan” (midden onder) drukken. De huidige declaratie wordt dan overschreven met de gecalculeerde.

Als uw (onderaan) in de lijst van de “Berekende percentages” een “nee”, van een eindproduct, halfproduct of receptuur, in een “ja” verandert zal deze in de declaratie verschijnen met zijn percentage en gevolgd door een sub-declaratie van zijn eigen declaratie tussen haakjes. Als u, binnen deze sub-declaratie (voor bepaalde ingrediënten) de percentages wilt vermelden, moet u naar dit product toe gaan en daar in het tapblad “Declaratie calculatie” de gewenste aanpassingen maken. En als u wilt kunt dit hele verhaal nog een paar keer herhalen en dus nog dieper gaan. Zo zijn zelfs heel complexe declaraties eenvoudig samen te stellen.

Als u graag de achterliggende berekening van de declaratie wil zien dan kan dat. Als, u ik het bestand “C:\BakkersSoftware.com.nlNL\Options.XXX” de regel “Show calculation details#=#0” verandert in “Show calculation details#=#1”, dan verschijnt het tapblad “Rekenblad”. In dit tapblad worden de calculatiedetails, van ingrediëntendeclaraties en prijscalculaties, weggeschreven. Wij raden u echter aan om deze optie voor normaal gebruik niet aan te zetten. De software wordt er namelijk aanmerkelijk trager van.

8

Dit was een korte handleiding van onze software. Het moeilijkste en belangrijkste hebt u nu gehad. Voor de rest raden wij u aan om alle schermen goed te lezen en de rest van de handleiding te lezen. Mocht er dan nog iets zijn, wat u mist of niet kunt vinden, dan moet u ons even een e-mailtje sturen.

Veel succes en plezier met onze software.

9

Grondstofspecificaties en grondstofprijzen importeren

Als u net begint met onze software dan werkt u waarschijnlijk met onze demo producten. Dit heet ook wel de demo database. Deze database is onder andere gevuld met een aantal demo grondstoffen. Deze demo grondstoffen zullen echter niet de grondstoffen zijn die u ook daadwerkelijk gebruikt in uw bakkerij. U zult dus u de echte grondstoffen in uw database binnen moeten halen. Dit hoofdstuk is bedoeld om uw database voor de echte wereld geschikt te maken.

Allereerst is er tegenwoordig SpecsPlaza van waaruit u de specificaties van echte grondstoffen kunt importeren.

SpecsPlaza is een initiatief van de gehele bakkerijketen: maalindustrie, bakkerijgrondstoffenindustrie, de bakkerijgrondstoffenhandel en de industriële en ambachtelijke bakkerij. De betrokken organisaties zijn de Vereniging van Nederlandse Fabrikanten van Bakkerijgrondstoffen (Nebafa), de Nederlandse Vereniging voor de Bakkerij (NVB), de Nederlandse Vereniging van Meelfabrikanten (NVM), de Nederlandse Brood- en banketbakkers Ondernemers Vereniging (NBOV) en het Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten (GZP). Ook de inkooporganisaties onderschrijven het belang van de totstandkoming van een centrale databank. Het Nederlands Bakkerij Centrum (NBC) is als onafhankelijk kennis- en adviescentrum voor de bakkerijsector eveneens nauw betrokken bij deze portal.

Wij raden iedereen aan om lid te worden van SpecsPlaza. SpecsPlaza is echter verre van perfect. Zo bevat het bijvoorbeeld (nog) geen prijsinformatie en wogen de belangen van de industrie duidelijk zwaarder dan die van de bakkers. Zo zijn de ingrediënten zo genoemd dat de verschillende verwerkingsvormen uit de naam zijn af te leiden. Dit wou dit industrie graag. Het maakt de etiketten langer en met meer termen die u als banketbakker er niet op wilt hebben. Wettelijk is het verder ook niet vereist. Wij raden iedereen aan in zich in de discussie te mengen. Tot nu toe heeft het daar namelijk wel aan ontbroken. Vandaar ook dat de industrie SpecsPlaza zoveel naar zich toe kon trekken. Kortom: lid worden en druk zetten!

Ga naar: “Bewerken mode“ (knop onderaan), “Database bewerken” (tapblad onderaan), “SpecsPlaza” (tapblad bovenaan en deze is waarschijnlijk al geselecteerd).

Met de onderste knop “Bezoek de SpecsPlaza website” krijgt u alle informatie waarmee u lid kunt worden van SpecsPlaza. U krijgt van hun uw gebruikersnaam en wachtwoord die u bovenaan in het scherm dient in te vullen. Met de bovenste knop “Mijn SpecsPlaza bestand verversen”, wordt er onderwater een programma gestart dat de SpecsPlaza gegevens binnen haalt. Met de knop daaronder “Mijn eigen producten bijwerken” kunt u, nadat u uw SpecsPlaza bestand ververst hebt, al uw declaraties in één keer verversen.

10

Als het programma klaar is verschijnt het bovenstaande scherm dat u vervolgens kunt afsluiten. Als u wilt kunt u daarvoor nog eventueel lezen welke producten er wel en niet geïmporteerd zijn door op de “+”jes linksboven te drukken. Zo kunt u zien welke producenten u mogelijkerwijs de toegang weigeren en welke hun specificaties volgens de computer niet correct aanleveren.

In principe hebt u nu alles wat u nodig heeft om eigen recepten te gaan invoeren.

Het kan echter zijn dat u graag de recepten in onze demo database wel mooi vindt en deze graag zou willen gebruiken. Hiervoor zult u onze demo grondstoffen moeten vervangen door echte grondstoffen.

Ga naar “Bewerken mode – Productinformatie – Product selecteren – Type productgroep - Grondstof”. Rechtsonder ziet u nu een vak met “SpecsPlaza nummer” een invulvakje en daarna een knop met “Open”. Druk op deze knop en selecteer de corresponderende SpecsPlaza grondstof. Doe dit voor alle grondstoffen. De volgende keer dat u op de knop “Mijn eigen producten bijwerken” (“Bewerken mode - Database bewerken – SpecsPlaza”) drukt zullen de demo grondstof gegevens vervangen worden door die van SpecsPlaza. Alle recepten waar de demo grondstof in verwerkt is zullen daarna uitgaan van de SpecsPlaza grondstof en alle declaraties zullen zijn aangepast.

Het belangrijkste hebben we nu gedaan maar er moet nog meer gebeuren. We willen namelijk ook graag prijsinformatie.

Waarschijnlijk bent u lid van de Beko en dan hebt u geluk. Zo niet dan moet u uw inkooporganisatie vragen om contact met ons op te nemen.

11

Voor Beko klanten bestaat het programma LeesBeko.exe dat u van onze website kunt downloaden (http://www.bakerssoftware.com/Software/LeesBeko.exe).

Doe dit en start het programma. Het resultaat zal een bestand zijn met de exstentie “.IEP” (Import Export Producten). Dit bestand kan door onze software worden ingelezen en bevat de Beko prijs gegevens.

Ga nu weer naar “Bewerken mode – Productinformatie – Product selecteren – Type productgroep - Grondstof”. Rechtsonder ziet u nu een vak met “Artikelnummer” een invulvakje en daarna een knop met “Open”. Druk op de knop en selecteer het Beko IEP bestand dat u met LeesBeko gemaakt hebt. Selecteer vervolgens de corresponderende Beko grondstof. Doe dit voor alle grondstoffen.

12

Ga nu naar “Bewerken mode“ (knop onderaan), “Database bewerken” (tapblad onderaan), “Grondstofgegevens” (tapblad bovenaan). Druk op “Alleen bijwerken volgens artikelnummer inkooporganisatie” (linksboven). Dit duurt even en daarna krijgt u de vraag of alle declaraties moeten worden bijgewerkt. Antwoord daar “Nee” op omdat de Beko IEP alleen prijsinformatie bevat.

Tot nu toe hebben we hele database-en zitten combineren om er een voor de bakker één werkbare database van te maken. Soms wilt u echter meer op het niveau van slechts één of twee grondstoffen bezig zijn.

Hiervoor bevat onze software de functionaliteit om producten makkelijk te kunnen vinden en (eventueel) vervangen.

Ga nu naar “Bewerken mode“ (knop onderaan), “Database bewerken” (tapblad onderaan), “Zoek - Vervang” (tapblad bovenaan).

Zoals u ziet is het scherm in een bovenste gedeeld met “Product A” en een onderste gedeelte met “product B” verdeeld. Klik, in het bovenste gedeelte bij het vakje van “Type productgroep” op het pijltje en selecteer “Grondstof – Alle andere grondstoffen - Abrikozenmoes”. Ga nu in het deel van “Product B” in het vakje van “Productnaam (of deel van)” staan en typ “ramb”. U ziet nu rechts dat er twee producten de lettercombinatie “ramb” bevatten en selecteer vervolgens “Frambozenmoes”. De reden dat we overigens “ramb” en niet “framb” schreven is omdat het hoofdletter gevoelig is. Dan hadden we “Frambozenmoes” dus niet gekregen.

13

Als u nu, op de knop “Vervang product A door product B” zou drukken, dan zou in al uw recepten de grondstof “Abrikozenmoes” vervangen worden door de grondstof “Frambozenmoes”. Als u daarentegen, op de knop “Vervang het recept van product A door dat van product B” zou drukken, dan zou de samenstelling van de grondstof “Abrikozenmoes” vervangen worden een kopie van de samenstelling van de grondstof “Frambozenmoes”.

14

Prijsgroepen, Prijscalculatie en winstoverzicht

Een groot voordeel van deze software is dat het veel betere prijscalculaties kan maken dan prijscalculaties die in de bakkerswereld gebruikelijk zijn. Dit is geen grootspraak, maar een direct gevolg van het feit onze software werkt vanuit de recepten met de onderliggende sub-recepten. Hierdoor kan onze software de arbeidstijd voor een product exact berekenen. Deze arbeidstijd is zeer belangrijk voor correcte prijscalculaties. De arbeidstijd is met name zo belangrijk omdat de deze tegenwoordig veruit de grootste kostenpost in de productie is. De reden dat men in het verleden zonder de arbeidstijd uit kon was omdat niemand een beter alternatief had. Tegenwoordig moet de bakker echter concurreren met gebaksfabrieken. Deze weten precies wat hun kosten zijn en hebben bovendien veel machines die de arbeidstijd per product terugbrengen. Maar hierover later meer.

We gebruiken in deze handleiding de demo producten database zoals u die waarschijnlijk ook hebt. Hier zijn geen financiële gegevens ingevuld en dus zullen onze voorbeeld schermen ook niet ingevuld zijn. Wij kunnen de situatie bij namelijk niet inschatten. Wij raden u echter aan om deze getallen zelf in te vullen.

Als we in de “Productie mode – tapblad: Etikettering” rechtsonder kijken zien we “Prijs €” met daar achter een keuze vakje met een pijltje naar beneden. In dit keuzevakje kunt u de gewenste prijsgroep kiezen voor de etiketten die u wilt gaan afdrukken. Binnen elke prijsgroep, en voor elk product apart, kunt u eventueel de prijs met de hand aanpassen. Deze methode is erg eenvoudig. De software is echter tot veel meer in staat zoals u in de rest van dit hoofdstuk zult zien.

15

Ga naar de “Bewerken mode” met de knop onder aan het scherm. Kies vervolgens het tapblad “Financieel overzicht” onderaan het op scherm en kies daarna het tapblad “Bedrijfsgegevens” rechtsboven in het scherm.

Hier kunt u de bedrijfsgegevens van uw bedrijf invullen. Uit deze gegevens haalt onze software de vaste kosten die het verder in zijn prijscalculaties gebruikt. Het is dus zeer belangrijk dat u deze gegevens zo goed mogelijk invult (vul in elk geval de gegevens in het bovenste blok in).

Het bovenste blok is het belangrijkste. Hier moet u de getallen invoeren die zo dicht mogelijk komen bij de huidige situatie. U kunt dus bijvoorbeeld de kwartaal cijfers van het laatste kwartaal invoeren. (Dit als het waarschijnlijk is dat deze niet wezenlijk zullen verschillen met wat u voor het huidige kwartaal verwacht). Anderzijds zou u ook de jaarcijfers van het vorige jaar kunnen pakken. (Dit als deze niet wezenlijk verschillen met wat u voor het huidige jaar verwacht). Als de situatie nu anders is dan dat hij was zult u een zo goed mogelijke schatting moeten maken. Houdt u er verder rekening mee dat de feestdagen geen goede periode zijn om als referentie te gebruiken. Als u overigens op de vraagtekentjes, achter de in te vullen gegevens, drukt krijgt uw een korte uitleg over dat gegeven.

In het volgende blok op mag u de “Standaard percentages van de productie” invullen. U zult zien dat hier al getallen zijn ingevuld maar het is zeer verstandig om deze aan te passen aan de situatie binnen uw eigen bedrijf.

In het één na onderste blok kan u de “Kosten bakkerij € / minuut” invoeren. Dit gegeven wordt gebruikt in de traditionele calculaties zoals die altijd in de bakerswereld gebruikelijk waren.

In het onderste blok kunt u de gegevens invoeren voor de Poelman methode. Dit is een zeer geavanceerde methode maar voor een gewone bakkerij waarschijnlijk te veel van het goede. Hiermee kan een grote bakkerij precies de winsten specificeren voor alle afzonderlijke divisies binnen het bedrijf.

16

Klik, nadat u de gegevens hebt ingevoerd, rechtsboven op het tapblad “Prijsgroepen”.

Rechtsboven in het scherm ziet u de verschillende rekenmethodes waaruit u kunt kiezen. De “MCB Standaard” is de klassieke methode die wij niet aanraden maar die nog door veel bakkerijen gebruikt wordt. De “Poelman …” methode raden wij alleen aan voor grote bakkerijen die werken met gescheiden divisies binnen hun bedrijf. De “Veldof advies …” methode is een variant op de klassieke methode. De onderste methode, de “BakersSoftware …” methode, is de methode die wij voor bijna alle gevallen aanraden. Deze is namelijk eenvoudig en goed. Deze methode maakt gebruik van een accurate arbeidstijdberekening alsmede de bedrijfsgegevens die u op het vorige tapblad heeft ingevoerd.

Onder de rekenmethode staan de waarden die u in de berekening wilt gebruiken. U kunt het gewenste winstpercentage ingeven alsmede op de waarde waarop afgerond dient te worden. Nu noemen wij, een rekenmethode met de door u gekozen waarden, een rekenwijze. Zo kunt u meerdere rekenwijzen aanmaken met allemaal dezelfde (of andere) rekenmethodes maar met verschillende waarden. In het midden van het scherm staat een lijst met de “Gedefinieerde rekenwijzen”. Hier kunt u rekenwijzen toevoegen, verwijderen of selecteren (“+” en “-“ knoppen onderaan).

De BTW tarieven links onderaan wijzen zichzelf.

Rechts bovenaan kunt u prijsgroepen aanmaken, of bijwerken, en koppelen aan rekenwijzen. De standaard voor die prijsgroep is dan de hier gekozen rekenwijze. U kunt hier per product eventueel van afwijken. Hierover later meer.

17

Klik nu boven op het meest rechtse tapblad “Winst overzicht”.

Met onze demo producten lijkt dit scherm niet erg bijzonder maar, nadat u de benodigde gegevens ingevoerd heeft, wordt dit scherm zeer interessant. Hier krijgt u namelijk een winstoverzicht voor al uw producten per geselecteerde prijsgroep (linksonder). U kunt de volgorde van het overzicht veranderen door op de titels van de kolomen in de lijst te drukken.

Van links naar rechts ziet het volgende.

“Productgroep” – De productgroep waar het product onder valt.

“Product” – De naam van het product zelf.

“E. winst ex %” – De echte winst exclusief BTW uitgedrukt in procenten (“Echte” staat hiervoor het feit dat de “BakersSoftwere …” prijscalculatie methode gebruikt is).

“E. winst excl.” – De echte winst exclusief BTW uitgedrukt Euro's (“Echte” staat hiervoor het feit dat de “BakersSoftware …” prijscalculatie methode gebruikt is).

“Kietprijs excl.” – De prijs exclusief BTW waarbij u kiet speelt (Uitgaande van de “BakersSoftware …” prijscalculatie methode).

“Kietprijs incl.” – De prijs inclusief BTW waarbij u kiet speelt (Uitgaande van de “BakersSoftware …” prijscalculatie methode).

“Huidig incl.” – De huidige prijs inclusief BTW.

“Gecalc. incl.” – De calculeerde prijs inclusief BTW.

“Kostprijs incl.” – De kostprijs van de gecalculeerde prijs inclusief BTW.

“Rekenwijze” – De gebruikte rekenwijze voor de prijscalculatie.

Rechtsonder ziet u verder nog de knop “Huidige prijzen overschrijven met de gecalculeerde prijzen” staan. Hiermee kunt u de huidige prijzen overschrijven met de gecalculeerde prijzen.

18

Ga nu naar “Productinformatie” (tapblad rechtsonder). Selecteer het product “Roomboter koekjes – Ges. Boterkoekjes” (is waarschijnlijk al geselecteerd) en klik op het tapblad “Verkoopprijs” (bovenaan in het scherm).

In de linkerhelft van het scherm kunt u voor elk product apart, per prijsgroep, instellen hoe de prijs berekend moet worden. In de rechterhelft kunt u voorbeeld berekeningen maken. Als u wilt kunt u de prijscalculatie ook afdrukken door op “Print” (knop linksonder) te drukken. We gaan nu nog even wat dieper op het linkerscherm in.

Helemaal linksboven kunt u de standaard prijsgroep voor dit product instellen. Daaronder het BTW tarief waar dit product onder valt. En weer daaronder kunt u de prijsgroep selecteren van welke u de instellingen kunt opgeven in het vak “Prijs berekening in deze prijsgroep volgens:” (linksonder). Met de bovenste optie “Standaard rekenwijze …” gaat de berekening zoals u hebt aangegeven als de standaard voor deze prijsgroep (zie de uitleg: “Bewerken mode - Financieel overzicht - Prijsgroepen”). Met de middelste optie “Kies een methode” kunt u zelf de gewenste rekenwijze opgeven in een keuzevakje dat zichtbaar wordt nadat u de optie hebt geselecteerd. Met de onderste optie kunt u een vaste prijs opgeven die ook onveranderd blijft als u automatisch alle prijzen her-calculeert. Dit is bijvoorbeeld handig voor producten waar u een enorme winst op draait maar waar de klant er voor dat product geen problemen mee heeft.

Het is u waarschijnlijk opgevallen dat het linkerscherm onderverdeeld is in twee tapbladen (linksboven) waarvan we net het tapblad "Geavanceerd” behandelt hebben. Het tapblad “Eenvoudig” wijst zich zelf en is bedoeld om even snel een kladblok berekening te kunnen doen.

19

Website / Informatiezuil

U hebt waarschijnlijk een website of een informatiezuil in de winkel. Het voornaamste doel van deze is informatie verschaffen. En, des te meer informatie, des te professioneler presenteert u bedrijf zich. In de rest van dit hoofdstuk zullen wij er van uitgaan dat uw website en uw informatiezuil hetzelfde zijn. Praktisch gesproken is dit namelijk in bijna alle gevallen altijd de beste keuze. Zo voorkomt u niet alleen veel onnodig werk maar verkrijgt uw website tevens bekendheid bij uw klanten in de winkel.

Met onze software kunt u al uw producten met foto’s (in de door uw gewenste formaten), en alle mogelijke verdere informatie, en met één druk op de knop op uw website zetten. Om dit mogelijk te maken moet uw website wel geschikt gemaakt worden om deze informatie te ontvangen. Als u zelf een dynamische website kunt bouwen (met PHP en MySQL bijvoorbeeld) dan kunt u het zelf. Zo niet dan zult u hier iemand voor moeten inhuren. Alle dynamische websites met een database zijn in principe geschikt. U vindt een voorbeeld broncode voor PHP met MySQL op: http://www.bakerssoftware.com/Software/WebsiteScript.zip. Voor de rest van dit hoofdstuk bespreken we hoe u uw website met één druk op de knop kunt verversen.

Ga naar “Bewerken mode - Productieinformatie – Product selecteren” (Het zal u opgevallen zijn dat we hier heel vaak naartoe gaan). Rechtsboven in de hoek ziet u de knop “Foto”.

20

Als u hier op drukt opent zich een nieuw scherm waarmee u een foto aan het actieve product kunt koppelen. U dient de foto’s op een zo hoog mogelijk resolutie te importeren. De software zal later namelijk zelf de foto naar de verschillende formaten converteren. Door uit te gaan van hoogst mogelijke resolutie zal het resultaat hiervan het beste zijn. Foto’s worden overigens allemaal tot landschapsformaat gemaakt omdat de resulterende websites er dan een stuk professioneler uit zien (anders lijkt de website altijd wat rommelig).

Als, u nu onderaan op het tapblad “Website / Informatiezuil” klikt, verschijnt er een scherm met veel invulvlakken en met één grote knop helemaal onderaan. Alle invulvlakken moet u door uw website bouwer laten invullen (niet vergeten op te slaan bij het afsluiten) en zijn voor u verder niet van belang. Zo blijft er alleen de grote knop “Verzend mijn producten …” onderaan op het scherm over. Als u deze knop indrukt zal onze software zelf contact met uw website opnemen en de informatie daarop verversen. Meer hoeft u zelf niet te doen.

Aan het gebruik van deze functionaliteit binnen onze software hebben wij trouwens wel een paar eisen gesteld. Zo dient uw hoofd pagina een link naar ons te bevatten en moet u er mee instemmen dat wij eventueel een link naar uw website op onze website plaatsen. Websites die linken zijn namelijk makkelijker te vinden via zoekmachines (in Google bijvoorbeeld). Zo helpen we elkaar dus.

21

Etiketontwerp

Zoals u al ontdekt zal hebben, na het lezen van het eerste hoofdstuk, hebben wij al heel veel etiketten voor u ingevoerd. Dit hoofdstuk is bedoeld voor diegenen die graag hun eigen etiketten willen ontwerpen. Verder is het belangrijk om te weten dat het ontwerp uit gaat van de eigenschappen van die printer die u als de standaardprinter in Windows hebt opgegeven. Mocht dit een andere printer zijn, dan degene waarop u uw etiketten wint afdrukken, dan moet u dat nu veranderen! (of een wijziging maken in de configuratie van de software (zie het hoofdstuk: Configuratie opties).

Elk etiketontwerp bestaat feitelijk uit twee delen. De eigenschappen van het papier waarop het gedrukt wordt en de vorm van het eigenlijke druk werk binnen een etiket.

Laten we beginnen met het papier. Zoals u op het scherm kunt zien zijn alle delen van het ontwerp, dat te maken heeft met het papier, blauw. Alle waarden zijn in centimeters. Linksonder kunt u eventueel de verschillende papiertypes selecteren en als u op de knop “Kopieer naar actief (groen) etiket” drukt, worden de papier eigenschappen van het actieve (linksboven in het groen) etiket overschreven. Als u op print (linksonder) drukt wordt een testpagina afgedrukt met een groot vierkant met daarin weer kleine vierkanten. Het grootte vierkant geeft het gebied aan waarbinnen de printer kan printen. En de kleine vierkanten geven het gebied aan waarbinnen elk etiket geprint kan worden (de print beperkingen voor alle etiketten gecombineerd dus). Het is verstandig om een testpagina op gewoon papier af te druk en deze over een etiketvel heen te leggen zodat u kunt zien of de papier instellingen kloppen.

Het tweede deel van een etiketontwerp is het ontwerp per etiket. Dit zijn alle gele vakken op het scherm. Zoals u ziet vallen alle waarden binnen nul en één. Voor horizontale eigenschappen betekent een nul helermaal links, en een één, helemaal rechts. Voor verticale waarden betekent een nul helermaal bovenaan en een één helemaal onderaan. Het voordeel van dit systeem is dat u hetzelfde ontwerp kunt gebruiken voor alle etiketten van ongeveer dezelfde vorm. Het is dan ook in veel gevallen verstandig om te beginnen met een basis ontwerp (rechtsonder in het geel en de knop “Kopieer naar actief (groen) etiket”) in te drukken. U kunt deze standaard vervolgens aan te passen.

Met de knop “Voorbeeld” (linksonder) krijgt u op het scherm een voorbeeld te zien van het actieve ontwerp. Het gele gedeelte, van het etiket in het voorbeeld, is het gedeelte is waarop de printer op alle etiketten ook daadwerkelijk kan printen. Het bruine gedeelte representeert dat gedeelte van het etiket waar de printer bij sommige etiketten niet op kan printen (valt buiten het gebied waarbinnen de printer fysiek kan printen). (Het gele gebied is

22

dus hetzelfde als de kleine vierkanten op de testpagina). De afmetingen van het bruine en het gele gedeelte zijn dus afhankelijk van de gebruikte printer. Met name inkjet printers kunnen, voor etiketvellen met veel kleine etiketten waarvan een deel buiten het fysiek printbare gebied ligt, vreemd uitziende etiketten genereren. Overigens zijn inkjet printers ongeschikt voor gebruik in de bakkerij omdat hun afdruk niet vochtbestendig is (bij het ontdooien bijvoorbeeld).

Pagina-breedte - Hier vult u de breedte van het papier in centimeters in.

Pagina-Lengte - Hier vult u de lengte van het papier in centimeters in.

Pagina-Marge-Links - Hier vult u de marge in centimeters in tussen het begin van de linkerkant van het papier en het begin van de etiketten.

Pagina-Marge-Rechts - Hier vult u de marge in centimeters in tussen het begin van de rechterkant van het papier en het begin van de etiketten.

Pagina-Marge-Boven - Hier vult u de marge in centimeters in tussen de bovenkant van het papier en het begin van de etiketten.

Pagina-Marge-Onder - Hier vult u de marge in centimeters in tussen de onderkant van het papier en het begin van de etiketten.

Pagina-Marge-Kolom - Hier vult u de marge in centimeters in tussen de kolommen van de etiketten.

Pagina-Marge-Rij - Hier vult u de marge in centimeters in tussen de rijen van de etiketten.

Aantal-Kolom - Hier vult u het aantal kolommen met etiketten in, die zich van links naar rechts op het vel bevinden.

Aantal-Rij - Hier vult u het aantal rijen met etiketten in, die zich van boven naar beneden op het vel bevinden.

Landschap - Als u dit vakje aanvinkt, worden de letters verticaal geprint. Wilt u dat de printer de letters horizontaal afdrukt, dan laat u het vakje leeg.

Barcode - Als u dit vakje aanvinkt wordt de streepjescode meegeprint. Laat u het vakje leeg, dan niet.

BarcodeOnder – Hiermee kunt u een tweede barcode van halve hoogte onder aan uw etiket toevoegen. Dit is handig als u het etiket ook gebruikt als sluitzegel en de barcode van onderen of zijwaarts gescand moet kunnen worden. Als u wel “BarcodeOnder” aanvinkt maar niet “Barcode”, dan zullen er PLU codes op het etiket verschijnen.

Verpakkingsdatum - Als u dit vakje aanvinkt wordt de verpakkingsdatum (=productiecode) mee geprint. Laat u het vakje leeg, dan niet.

Omschrijvingen - Als u dit vakje aanvinkt worden de omschrijvingen van de productinformatie mee geprint. Laat u het vakje leeg, dan niet.

Datum-In-Code - Als u dit vakje aanvinkt wordt de verpakkingsdatum in code geprint als u tenminste de 'Verpakkingsdatum' ook aanvinkt. Laat u het vakje leeg, dan niet.

StreepStr-Font-Grootte - Hier vult u de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de streepjescode wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

Verpakt-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de tekst 'verpakt op' linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

Verpakt-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de tekst 'verpakt op' linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

StreepStr-Font-Grootte - Hier vult u nogmaals de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de streepjescode wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

StreepStr-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de streepjescode linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

StreepStr-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de streepjescode linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

Normaal-Font-Vet - Als u dit vakje aanvinkt wordt de normale tekst Vet afgedrukt. Laat u het leeg, dan niet.

Prijs-Font-Vet - Als u dit vakje aanvinkt wordt de prijs Vet afgedrukt. Laat u het leeg, dan niet.

23

Product-Font-Vet - Als u dit vakje aanvinkt wordt het product Vet afgedrukt. Laat u het leeg, dan niet.

Gewicht-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de tekst 'gewicht'(of 'aantal' stuks) linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

Gewicht-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de tekst 'gewicht'(of 'aantal' stuks) linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

Houdbaar-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de houdbaarheidstekst linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

Houdbaar-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de houdbaarheidstekst linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

Prijs-Font-Grootte - Hier vult u de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de prijs wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf, en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

Prijs-Font-Naam - Hier vult u de naam in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de prijs wordt afgedrukt.

Prijs-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de prijstekst linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1. Bij een negatieve waarde wordt de prijsinformatie niet afgedrukt.

Prijs-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de prijstekst linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1. Bij een negatieve waarde wordt de prijsinformatie niet afgedrukt.

Ingrediënten-Font-Naam - Hier vult u de naam in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de Ingrediëntentekst wordt afgedrukt.

Ingrediënten-Font-Grootte - Hier vult u de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de Ingrediëntentekst wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

Ingrediënten-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de tekst 'Ingrediënten' linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

Ingrediënten-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de tekst 'Ingrediënten' linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

Ingrediënten-RechtsOnd-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de tekst 'Ingrediënten' rechtsonder moet stoppen. Links is 0 en rechts is 1.

Normaal-Font-Naam - Hier vult u de naam in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de normale tekst wordt afgedrukt.

Normaal-Font-Grootte - Hier vult u de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de normale tekst wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

Product-Font-Naam - Hier vult u de naam in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de productnaam wordt afgedrukt.

Product-Font-Grootte - Hier vult u de grootte in van het Windows font (*.ttf) waarin u wilt dat de productnaam wordt afgedrukt. De grootte wordt aangegeven als deel van de lengte van het etiket. Hierbij is lengte 1 zo hoog als het etiket zelf en 0,5 half zo hoog, dus het midden. Zo kunt gebruikt u decimale breuken voor de gewenste grootte.

Product-LinksBoven-X - Hier vult u de horizontale positie in van het punt waar de producttekst linksboven moet beginnen. Links is 0 en rechts is 1.

Product-LinksBoven-Y - Hier vult u de verticale positie in van het punt waar de product tekst linksboven moet beginnen. Boven is 0 en onder is 1.

24

Barcodes en PLU codes

PLU codes en barcodes zijn aan elkaar verwant. Vaak zijn de eerste (van links naar rechts) acht cijfers van de barcode specifiek voor het bedrijf en zijn de laatste vier cijfers de PLU code van het product. Het dertiende cijfer van een barcode is een controlegetal dat de computer zelf berekent en mag u dus nooit invullen.

Ook binnen onze software zijn PLU codes en barcodes zijn aan elkaar verwant. Als u een barcode van twaalf cijfers of minder invult ziet de computer de laatste vier cijfers als de PLU code. Als u liever met minder dan vier cijfers per PLU code werkt, dan moet u in het bestand “Options.XXX” de tekst “PluNumberOfDigits#=#” opnemen gevolgd door het aantal cijfers. Bijvoorbeeld “PluNumberOfDigits#=#3” als u met drie cijfers wil werken.

Als de barcode afwijkt van de PLU code kunt u eerst de barcode (12 cijfers) invoeren, gevolgd door een “-“, en vervolgens de plucode. Bijvoorbeeld “971088885004-1” (barcode = 971088885004) (PLU code = 1).

Meestal wil men geen PLU codes op het etiket. Het kan echter wel. Als u “BarcodeOnder” aanvinkt maar niet “Barcode”, dan verschijnt de tekst “PLU:” gevolgd door het PLU nummer op het etiket in van plaats de barcode.

25

Systeem eisen

Minimaal:Pentium 1, (waarschijnlijk werkt het al met een 386 maar dit is niet getest)3 mb vrije schijfruimteWindows 95 of hogerSVGA 800 x 600 scherm of beter

Laser of thermische printer (deze types printer zijn niet gevoelig is voor condensvorming tengevolge van het invriezen en ontdooien en verder is de afdruk op het etiket bovendien erg mooi en goedkoop)

Kortom: De computer die u heeft voldoet waarschijnlijk al, en u printer misschien ook.

Installatie

Klik op deze link http://www.bakerssoftware.com/nl/Download.php en klik vervolgens op “NU DOWNLOADEN”. Als u de optie krijgt om het direct uit te voeren kunt u dat doen. Kies er anders voor om het ergens op te slaan en start het gedownloade bestand dan op. De rest wijst zichzelf.

Volg deze zelfde procedure als u onze software overzet van de ene naar de andere computer. Installeer eerst de demo van het internet op de nieuwe computer en kopieer vervolgens de bestanden “ConfigCode.XXX”, “Designs.XXX”, “Options.XXX”, “Products.XXX” en “SaveLocations.XXX” naar “C:\BakkersSoftware.com.nlNL”. Als u het anders probeert te doen loopt u op mogelijk aan tegen een fout in Windows Vista. Deze schrijft dingen soms op een andere plaats weg dan het u doet geloven. Daar komt u dan achter bij de eerstvolgende update. Het is één van de meer vervelende bugs in Vista.

Licentie / Facturen

Het verkrijgen van een licentie wordt door onze software zelf geregeld en wijst zichzelf. Start de software gewoon op terwijl uw computer met het internet verbonden is. Als u in aanmerking komt voor een gratis licentie, of u licentie verloopt binnen dertig dagen, verschijnt er een scherm dat u de optie geeft om uw nieuwe licentie te verkrijgen.

Als u uw licentie wil wijzigen moet u gaan naar “Bewerken mode – Overig” en op de knop “Licentie wijzigen drukken”. Als u een factuur wilt afdrukken moet u op de knop “De factuur voor de licentie van deze software afdrukken” klikken.

26

Update

Als onze software bij het opstarten toegang heeft tot het internet gaan updates volledig automatisch. Als dat niet het geval is kunt u een nieuwe versie er gewoon overheen instaleren.

Reserve kopieën

Als u het programma gestart heeft, en vervolgens uw wachtwoord heeft ingegeven, verschijnt er een scherm dat u vraagt of u een reserve kopie van uw gegevens wil maken.

Dit heeft alleen maar zin als u de vorige keer belangrijke veranderingen heeft aangebracht en als u een plaats van bewaren heeft ingevoerd die niet hetzelfde is als de fysieke harde schijf waarop het programma geïnstalleerd is. Standaard probeert het programma de reserve bestanden op te slaan op een floppydisk maar u kunt dit veranderen in “Bewerken mode – Overig – Bewaren in deze folders”. Tegenwoordig is het vooral verstandig om ook de locatie van een memory stick op te geven.

Info voor systeembeheerders

Onderwater doet onze software veel om de schade van eventuele stommiteiten te beperken. Het blijft echter erg belangrijk om regelmatig back-ups maken.

Mocht het toch mis gaan dan is de volgende informatie misschien van hulp.

Maak eerst een back-up van alles voordat u hiermee gaat stoeien!!!

De belangrijke bestanden zijn: “ConfigCode.XXX”, “Designs.XXX”, “Options.XXX”, “Products.XXX” en “SaveLocations.XXX”. Als het goed is zijn deze te vinden in “C:\BakkersSoftware.com.nlNL” (installatie ergens anders wordt afgeraden, de “NL” zal voor mensen in België “BE” zijn).

Het bestand “ConfigCode.XXX” bevat de licentie.Het bestand “Designs.XXX” bevat de etiketontwerpen.Het bestand “Options.XXX” bevat de configuratie.Het bestand “Products.XXX” bevat de producten (database).Het bestand “SaveLocations.XXX” bevat de locaties waar de reserve kopieën naartoe worden geschreven.

Aan het begin van elke maand worden kopieën van deze bestanden, met een datum, opgeslagen in de folder “RestorePoints”.

Elke keer, dat bij het afsluiten van de software er voor wordt gekozen om de veranderingen op te slaan, worden er tevens reserve kopieën van de bestanden die gewijzigd zijn met datum opgeslagen in de folder “OldSaves”. Hernoem deze dus eerst om ze te kunnen gebruiken.

In de folder “LicentieAanvragen” staan de facturen voor de software.

Alle bestanden in sub-folders mogen dus in principe weg maar doe dat alleen bij ruimte gebrek en dan nog alleen van de oude bestanden en ook niet van de facturen.

De-installeren

Het de-instaleren van het programma is erg eenvoudig. Verwijder, de folder waar het programma zich in bevindt (“C:\BakkersSoftware.com.nlNL“) plus de snelkoppeling en het menu item, en het programma is vervolgens volledig weg (dus inclusief alle referenties binnen Windows).

27

Configuratie opties

Onze software bevat een boel opties, die niet echt noodzakelijk zijn, maar toch wel erg handig kunnen zijn.

In het bestand “C:\BakkersSoftware.com.nlNL\Options.XXX” kunt u met een simpele tekstverwerker (“Windows kladblok” bijvoorbeeld) deze opties aanpassen. Overigens raden wij hier een simpele tekstverwerker aan omdat dit soort tekstverwerker niet nadenkt en dus niet allerlei dingen (onderwater) toevoegt die tot problemen kunnen leiden.

Elke optie is op dezelfde manier opgebouwd. De naam van de optie, gevolg door “#=#” met daarna de optie. Als u een “_” voor optie zet zal deze niet actief zijn. Met, ja of nee instellingen, staat een 0 voor nee en een 1 voor ja.

U zult ook opties tegen komen die hier niet gedocumenteerd zijn. Negeer deze eenvoudigweg.

Er is ook een optie die niet via het bestand “C:\BakkersSoftware.com.nlNL\Options.XXX” gaat.

Als, er een grafisch zwart-wit bestand in “C:\BakkersSoftware.com.nlNL” (dus waar het programma geïnstalleerd is) met dezelfde naam als een etiketontwerp en met de extensie “.BMP” (bijvoorbeeld: “A4 2x7 Wide and low with barcode.BMP”) staat, zal dit bestand als achtergrond bij dit etiketontwerp worden afgedrukt. Het is overigens beter om etiketten te laten voordrukken dan om deze optie te gebruiken. Het kan dan namelijk in kleur terwijl de software allen in zwart-wit kan afdrukken. Verder lijkt dit veel beter en is het goedkoper.

28

Optie Uitleg

Password Het wachtwoord om in de “Bewerken mode” te kunnen komen.Show calculation details Of u de details van berekeningen in een apart tapblad wilt kunnen zien. Deze optie

wordt afgeraden omdat deze de software vertraagt.SuperPassword Als, deze optie actief is, is dit extra wachtwoord nodig om de financiële

bedrijfsgegevens in te kunnen zien.Always save at start up. Met deze optie wordt er bij het opstarten altijd, zonder te vragen, een back-up

weggeschreven.Just save at start up if password correct. Do not ask.

Met deze optie wordt er bij het opstarten, en na het correct opgeven van het wachtwoord, altijd, zonder te vragen, een back-up weggeschreven.

DaysFromNow Het aantal dagen dat standaard bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen. Dit is nog weer per dag te wijzigen met behulp van de volgende 7 opties.

DaysFromMonday Het aantal dagen dat op maandag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromTuesday Het aantal dagen dat op dinsdag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromWednesday Het aantal dagen dat op woensdag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromThursday Het aantal dagen dat op donderdag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromFriday Het aantal dagen dat op vrijdag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromSaturday Het aantal dagen dat op zaterdag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

DaysFromSunday Het aantal dagen dat op zondag bij huidige datum word opgeteld om de productie datum te berekenen.

TimesProduct Als 1 dan wordt er in het tabblad “Recepturen” met het aantal maal product gestart in van plaats het aantal maal charge.

WindowStateMaximized Een 0 voorkomt dat het programma bij het opstarten het gehele scherm vult.PrintCurrencyPerKg Als 1 dan verschijnt er achter het gewicht de prijs per kg.SpaceBetweenIngredients Als 1 dan staat er tussen alle gecalculeerde ingrediënten behalve een “,” ook een

spatie.Click to add products to print Als hier een 1 staat dan kunt u het af te drukken aantal etiketten voor een product met

1 verhogen als u op de naam van het product klikt. Als u boven op de titelbalk klikt wordt het aantal met 1 verminderd.

LabellingInVisible Alleen nuttig als de software gebruikt wordt in combinatie met een extern systeem dat zelf etiketten afdrukt buiten onze software om. Als 1 dan is het etiketteringsgedeelte van onze software niet zichtbaar.

PluNumberOfDigits Hoeveel van de laatste cijfers van de barcode (12 cijfers) tevens de PLU code zijn.PluIsBarcode13Long Met deze optie is de plu code gelijk aan de barcode.AlwaysPrintLabelsAndRecipesOnDefaultPrinter

Met deze optie, vraagt de software niet naar welke printer geprint moet worden, maar worden alle printopdrachten naar de Windows standaardprinter gestuurd.

SimpleLabelPrinterMode Voor computers die alleen in productie mode draaien en alleen etiketteren. De rest wordt weggelaten.

LabellingFontHeight Om de fontgrootte in van de tabellen in de productie mode bij de etikettering aan te passen.

ShowLabellingNumberPad Hiermee kunt u via een muis of aanraakscherm getallen invoeren in de productie mode bij de etikettering

SellByLabel Als hier iets ingevuld is vervangt deze tekst de datum op het etiket. Bijvoorbeeld: “zie onderzijde”.

ProductionCodeLabel Als hier iets ingevuld is vervangt deze tekst de productiecode op het etiket. Bijvoorbeeld: “zie onderzijde”.

Exclude 'Products.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “Products.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'Designs.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “Designs.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'PaperTypes.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “PaperTypes.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'DesignsTemplates.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “DesignsTemplates.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'SaveLocations.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “SaveLocations.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'ConfigCode.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “ConfigCode.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

Exclude 'Options.XXX' from files to be saved

Met deze optie kunt u voorkomen dat het bestand “Options.XXX” bij het maken van reservebestanden wordt opgeslagen.

29