BAB II

PEMBAHASAAN

A. Microsoff Office Word

Ms.word adalah salah satu program aplikasi perkantoran yang paling

populer,walaupun banyak alternatif program yang sama tersedia dan mudah untuk

di dapatkan. Ms.Word memiliki kemampuan menyajikan teks,table, sekaligus

gambar menarik.

1. Langkah-langkah membuka Ms.Word yaitu :

Klik start

Klik All program

Pilih Microsoff Office

Pilih Ms.Offie Word

Gambar 1.1

Awal masuk ke Ms.Word

Selanjutnya, anda memasuki lembar kerja Ms.Word seperti terlihat pada

gambar 1.2 Dilayar monitor terlihat simulasi selembar kertas yang siap anda ketik

apa saja.

2

Gambar 1.2

Lembar kerja Ms.Word

Sebelum pengetikkan,perhatikan terlebih dahulu di layar monitor sebelah

atas tepatnya di atas lembar kerja yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar

1.3 terdapat bagian-bagian yang terdiri atas :

Title Bar

Menu Bar

Standar Bar

Formating Bar

Dan Ruler Bar

Gambar 1.3

Bagian-bagian program Ms,Word

Pada baris title bar biasanya menunjukan nama file yang sedang di buka,

apabila file tersebut pernah kita simpan sebelumnya. Sedangkan apabila

3

file tersebut belum pernah di simpan biasanya di pojok sebelah kiri akan

tertulis Dokument 1-Ms.Word.

Pada baris menu bar terdapat menu-menu seperti home, Edit,View,

Pagelay Out,Teks.disebut yang membantu kita melaksanakan pekerjaan.

Pada setandar bar serta formatting bar terdapat ikon-ikon (Gambar-

gambar) yang sangat membantu berbagai hal, terutama untuk mem per

cepat cara kerja kita. Sedangkan ruler bar merupakan garis mistar yang

dapat membantu kita untuk menentukan batas kiri dan kanan pengetikan,

indentasi dan mengatur tab stop.

2. Langkah-langkah Membuat Folder

Folder merupakan sarana atau (tempat) Anda menyimpan secara khusus

file-file yang anda buat sehingga tidak bercampur , dengan file-file yang di buat

oleh orang lain. Manfaat dari pembuatan folder adalah agar pekerjaan (file-file)

yang anda buat tersimpan dengan rapi sehingga dengan mudah dapat di temukan

kembali mungkin apabila salah satu dari file yang anda buat akan di cetak atau di

edit kembali.

a. Langkah-langkah membuat folder yaitu sebagai berikut :

Klik menu File

Klik pada pilihan New

Klik pada pilihan Folder

Klik nama Folder yang Anda inginkan

b. Sedangkan untuk mengganti nama folder bisa di lakukan langkah

sebagai berikut :

Klik kanan pada folder pada nama yang akan anda ubah

Klik pada pilihan rename

Ketiklah nama folder yang di inginkan

Klik satu kali di sembarang tempat

c. Langkah-langkah menyimpan file yang telah di buat kedalam folder :

Klik menu file pada menu bar

Pilih dan klik save pada kotak yang manual 4

Ketiklah latihan 1 misal sebagai nama file maka secara otomatis

tulisan yang terdapat pada kotak file name dengan latar berwarna

biru akan berubah menjadi latihan 2.

Lihat kotak save in di atas, mungkin terisi My Documents, ingat

anda telah memiliki folder anda sendiri untuk menyimpan file anda,

maka jangan menyimpannya di My Document.Klik mata panah yang

mengarah ke bawah yang terdapat di sanping kanan kotak My

Documenet tadi,carilah nama folder Anda.

Setelah kotak save in berubah menjadi nama folder anda (misalnya

Rony (D:) , double klik nama anda sehingga posisinya pindah ke

kotak save in. Jika dalam folder anda terdapat dua folder misalnya

Ms.Exel dan Ms.Word , maka double klik salah satu folder tersebut.

Setelah berhasil, klik tombol save, di sebelah kanan bawah dari

kotak dialog Save As.

File anda sukses tersimpan dalam folder Ms Word (missal) dengan

nama file “doc2”.

3. Fungsi-fungsi yang terdapat Pada Menu Bar, Standar Bar, Formatting

Bar Dan Ruiler Bar

a. Menu Bar

5

Menu menu yang sering di pakai pada saat mengoprasikan Ms.Word dari

baris menu bar adalah sebagai berikut :

1) Menu Home terdiri dari Paste, Cut, Copy, Format Pointer Font, Font

Size, Line Spacing, Find, Replace, Select, Change Styles.

2) Menu Insert terdiri dari Cover Page, Blank Page, Page Break, Table

Ficture, Shapes, Smart Art, Chart, Hyperling , Bokmar, Header,

Footer, Page Number, Texs Box, Wordart, Drop Cap, Object, Signatur

Line, Date And Time, Equation.

3) Menu Page Layout terdiri dari Themes, Margin, Orientation, Size,

Coloum, Break Line Number, Page Border, Page Color, Indent,

Spacing, Arrange.

4) Menu Reference terdiri dari Add Text Table Of Content, Up Date

Time, Manage Sources, Style, Style, Insert Citation,Mark Entry, Mark

Atation.

5) Menu mailings terdiri dari create,star mail marge, select, recipient,

ruler.

6) Menu Review terdiri dari Sepelling dan Gambar, Research,The

Saurus,Translate, New Coment,Treck Changes,Ballons, Final

Showing, Mark Up, Show Mark Up, Reviewing Pane, Accept, Reject,

Previous, Next, Comparo, Protect Document.

7) Menu View terdiri dari Print Layout, Full, Screen Reading,Web

Layout, Outline,Draft, Ruler, Gridlines, Documen Map,Thumnailis,

Zoom, Arrange All Split, Macros.

b. Standar Bar

Terdiri dari beberapa menu yaitu :

New, Open, Save, Print, Print Preview,Cut, Copy, Paste, Format Pcunter,

Undo, Redo Insert, Table, Insert Microsoft Excel Worksheet, Columns,

Show/Hide, Zoom.

c. Formating Bar

Terdiri atas beberapa menu yaitu :

6

Font, Font Sizie, Bold, Italic, Underline, Align Left,Center, Align Right,

Justifi, Line Spacing, Numbering, Bullets, Decrease Indent, Increase

Indent, Border.

d. Ruler Bar

Terdiri atas beberapa menu yaitu :

First Line Indent, Hanging Indent, Left Indent, Right Indent, Left Tab.

4. Cara membuat table seperti berikut :

a. Klik menu Page Layout

b. Pilih dan klik menu Table

c. Lalu arahkan mouse pada Insert

d. Geser ke kanan sejajar Insert, klik table dilayar monitor akan muncul kotak

dialog Insert table. Seperti terlihat pada gambar berikut :

e. Isi kotak number of columns Sesuai dengan beberapa jumlah kolom

yang di inginkan.

f. Isi kotak number of rows Sesuai dengan baris yang kita inginkan.

g. Klik ok.

5. Memanfaatkan Word Art

Fasilitas Word Art digunakan untuk mendekorasi kata atau tulisan

berbagai bentuk dan warna yang di sediakan dalam tombol Word Art,

Cara menggunakan Word Art yaitu :

a. Klik tombol Word Art7

b. Pilih bentuk yang di inginkan

c. Klik ok

d. Ketiklah teks Anda.Klik ok.

6. Pemanfaatan gambar dalam Ms Word

a. Draw

Fasilitas modifikasi berbagai gambar

b. Select object

Memblok atau memberi tanda gambar yang akan di proses.

c. Line

Menggambar garis.

d. Arrow

Menggambar panah.

e. Rectangle

Membuat objek segi empat.

f. Oval

Membuat objek berbentuk oval.

g. Text Box

Membuat objek persegi empat yang langsung di isi di dalamnya.

h. Insert Word Art

Menyisipkan objek Word Art kedalam sebuah document .8

i. Insert Diagram of Organization Chart

Menyisipkan objek sebagian setruktur organisasi ke dalam document .

j. Insert Clip Art

Menyisipkan Clip Art ke dalam document .

k. Insert Pictur

Menyisipkan gambar dari file lain.

l. Fill Color

Memberi warna pada objek gambar.

m. Line Color

Memberi warna garis.

n. Font Color

Memberi warna huruf pada gambar.

o. Line Style

Mengubah bentuk dan ketebalan garis.

p. Past Style

Mengubah jenis garis.

q. Arraow style

Mengubah bentuk garis pada tanda panah.

r. Shadow

Memberikan bayangan pada gambar.

s. 3-D

Memberikan efek 3 dimensi pada gambar.

7. Mengatur perataan teks dalam paragrafh (TeksAlignment)

a. Left Alignment

Pilih teks yang ingin anda gunakan.

Pada formating toolbar, klik ikon align left untuk membuatnya

menjadi Rata kiri.

b. Center Alignment

Pilih teks yang ingin anda gunakan9

Pada pormating toolbar klik ikon align center untuk membuatnya

menjadi rata tengah.

c. Right Alignment dan justify alignment untuk membuat data menjadi rata

Kanan dan rata kiri-kanan.Caranya yaitu tinggal memilih dan mengklik

Ikon pada formatting toolbar.

B. Microsoff Office Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program

aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan,

menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan

dengan metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam

penyusunan data2 perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan

makalah pribadi.

1. Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita

mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa

istilah2 umum yang akan digunakan. Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada

gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya,

sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

2. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer10

a. Enter Pindah satu sel ke bawah

b. Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

c. Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

d. Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

e. PgUp Pindah satu layer ke atas

f. PgDn Pindah satu layer ke bawah

g. Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri

h. Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan

i. Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja

berikutnya

j. Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja

sebelumnya

3. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks,

nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu

sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

a. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data

b. Ketikkan data yang ingin dimasukkan

c. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

4. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan

mengikuti langkah-langkah berikut ini :

a. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol

kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

b. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter

bila sudah selesai.

5. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke 11

dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan

diantaranya adalah + (penjumlahan), -(pengurangan), * (perkalian), dan ^

(perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat

table seperti gambar 2 dibawah ini.

Gambar 2. Tabel Upah Kerja

Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh

dengan beberapa cara.

a. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

1) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam

contoh ini E5)

2) Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan

(=).

b. Menulis Rumus dengan Referensi Sel

1) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam

contoh ini E5)

2) Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau)

E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

c. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :

1) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam

contoh ini E5)

12

2) Ketik “=” pada kolom baris rumus

3) Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

4) Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

d. Membuat Range/Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam

satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel.

Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan

(atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris),

copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll.

Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini

untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung

kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan

sebagai range B2:E7.

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

1) Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin

diblok, yaitu B2

Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel

tujuan, yaitu E7

2) Membuat Range Menggunakan Mouse

Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2.

Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus

warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke

sel tujuan, yaitu sel E7.

3) Membuat Kolom atau Baris

Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf

kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik

huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

4) Menyorot Sederetan Kolom atau Baris 13

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau

sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan

mengikuti langkah berikut ini :

Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini

adalah B atau 3)

Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag)

pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di

contoh ini adalah D atau 5).

6. Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke,

atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila

ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan

mengklik menu Edit, Clear, Formats.

7. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill,

dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

a. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda

buat. Misalnya pilih/klik sel B2.

b. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)

c. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data

berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

d. Sorot/bloklah B2:B3.

Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok

kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam. 14

Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel

yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat

ditampilkan.

8. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

a. AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk

melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup

banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas Auto Calculate ini

terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata-

rata (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums),

nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12

dari data seperti dibawah ini.

Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang

anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data. 15

Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

b. AutoSum

Fungsi Auto Calculate diatas adalah untuk menghitung cepat data-data

yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di

lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain

untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke

lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar

AutoSum (S).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit,

letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu

tekan tombol S di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan

(dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

9. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse

Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga

tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah

kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas

kanan salah satu kolom tersebut. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus

menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

a. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah

lebarnya.

Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data

terpanjang yang ada pada kolom. seperti terlihat pada gambar:

b. Mengatur Tinggi Baris

16

Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah

hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu

bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer

mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-

lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

c. Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan

berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam

lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis

bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat

anda tambahkan dalam data anda. Dua cara dalam melakukan format

huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan

toolbar.

d. Format Melalui Perintah di Baris Menu

Sorot sel atau range yang akan anda format

Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog

Format Cells akan ditampilkan

Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.

Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

e. Meratakan Tampilan Data 17

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan

pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata

kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan

data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu

dan toolbar.

Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu Sorotlah sel atau

range yang akan anda ubah tampilan datanya. Pilih dan klik menu

Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan

ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment. Lakukan

pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak Vertical : digunakan

untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan

adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah),

Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).

f. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat

memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat.

Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :

Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan

disisipkan

Pilih dan klik di baris menu :

Insert , Rows untuk menyisipkan baris baru

Insert , Column untuk menyisipkan kolom baru

Insert , Cells untuk menyisipkan sel baru

g. Menghapus Sel, Baris atau Kolom

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang

mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk

memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel,

baris ataupun kolom.

1. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus

18

2. Pilih dan klik menu Edit , Delete . Kotak dialog Delete akan

ditampilkan

C. Microsoff Office PowerPoint

1. Memulai Power Point

Tahap-tahap yang harus di lakukan untuk menjalankan Power Point yaitu

sebagai berikut :

a. Hidupkan (trun on) Komputer kita,tunggu sampai tampilan deskotop

muncul.

b. Klik start,Kemudian pilih menu All Program,lalu pilih Ms Office dan

pilih Microsoft Power Point.

Power Point sudah menyediakan berbagai alat yang kita butuhkan untuk

menyelesaikan pembuatan persentasi,antara lain :

a. Ruang kerja yang terdiri dari

Tab Slide merupakan tempat untuk menampilkan semua slide yang

telah di buat di area membuat slide.

Tab outline merupakan tempat untuk menuliskan kerangka pikiran

Area membuat slide, merupakan area kerja yang utama

Catatan kaki merupakan tempat untuk menuliskan semacam contekan

terhadap slide yang telah dibuat

19

2. Fungsi Tools dalam Power Point

a. Fungsi utama tombol Ms Office

Ms Office button berfungsi utama dari file, antara lain new, open,save,

save as, print, prepare, publish, dan close.

b. Quik Access Toolbar

Quik access toolbar berisi shourtcut untuk pungsi save vndo,red,dll;

shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan.

c. Ribon tabs

Setiap ribbon tabs akan menampilkan ribbon yang berisi beberapa set dari

tool groups. Ribbon tabs dalam Ms. PowerPoint antara lain home, insert,

design, animation, slide shows, review, dan view.

d. Ribbon Tab Home

Terdi atas beberapa group tool, antara lain clipboard, slide, font,

paragraph, drawing, dan editing, yang berfungsi untuk mengatur format

slide dan isinya setiap tool pada ribbon tabhome terdiri atas beberapa

fungsi yaitu

1) Clipboard terdapat tombol copi, paste,out, dan format printer

2) Slide terdapat tombol slide, layout, reset

3) Paragrafh terdapat tombol untuk mengatur perataan, bullet and

numbering, line spacing dan beberapa tombol untuk mengatur

paragrafh.

4) Drawing terdapat tomboltelbox, autoshape, arrange,quick stile, shape

fill, shape outline, dan shape effect.

e. Ribbon tab insert

Terdiri atas beberapa group toll yaitu

1) Tables perintah untuk merambahkan table pada tampilan slide

2) Illustrations. terdapat tombol yan bisa kita gerakan untuk

3) Menyisipkan gambar , clipart, poto albums, chart.

4) Links digunakan untuk membuat link pada slide

5) Media clips untuk memperkaya tampilan slide

20

f. Ribon tab design

Terdiri atas beberapa grup tool yaitu

1) Page stup untuk mengatur orientasi dari slide apakah akan

menggunakan portrait atau landscape.

2) Themes bisa menggunakan pilihan design yang sudah disiapkan oleh

Ms. PowerPoint.

3) Background memperindah slide yang di buat

g. Ribbon Tab Animation

Terdiri atas beberapa tool yaitu :

1) Preview

Digunakan untuk melihat hasil dari Aminasi yang di berikan pada

slide.

2) Animation

Untuk memilih Animasi bagi objek yang ada pada slide.

3) Transition To This Slide

Untuk memberikan slide pada perpindahan slide yang kita buat.

h. Ribbon Tab Slide Show

Terdiri atas beberapa Grup tool yaitu :

1) Start Slide Show

2) Setup

3) Monitor

i. Ribbon Tab Review

Terdapat tiga group tool yaitu :

1) Proofing

Untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang di buat di slide.

2) Comments

Untuk memberikan catatan pada slide yang di buat.

3) Protect

Untuk melindungi slide presentasi.

j. Ribbon Tab View

Tool grup yang terdapat pada Ribbon Tab View yaitu : 21

1) Presentations View

Untuk melihat ke seluruhan dari slide yang telah di buat.

2) Show/Hide

3) Zoom

4) Color/Grayscale

5) Windaow

6) Macros

3. Membuat Slide Sederhana

a. Pembuatan Slide

Jika kita baru membuka program Power Point, maka akan langsung

berhadapan dengan area kerja untuk membuat slide baru.Tapi, jika

sebelumnya program Power Point tersebut sudah terbuka, maka kita

tekan Ctrl +N pada keyboard untuk membuat dokumen baru.

b. Menampilkan Slide

Cara menampilkan Slide yaitu :

1) Klik tab slide show, kemudian klik from beginning yang terdapat

dalam grup start slide show. Maka slide yang telah di buat akan

tampil secara full screen.

2) Untuk pindah pada slide selanjutnya, cukup klik satu kali pada

sembarang tempat.

3) Jika semua slide semua telah selesai di tampilkan tekan tombol

Escape pada keyboard.

c. Menyimpan Dokumen Presentasi

Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan ketika akan menyimpan

dokumen yaitu :

1) Jika kita menyimpan sebagai Ms.PowerPoint 2007, maka dokument

tersebut tidak dapat di buka pada Ms. Power Point versi sebelumnya.

2) Selalu menggunakan Save As untuk menyimpan dokument,karena

akan memudahkan memilih tipe penyimpanan yang di sesuaikan

dengan Ms.PowerPoint yang di gunakan.22

4. Mempercantik Slide

Menerapkan tema,Caranya sebagai berikut :

Pada Tab Design,dalam grup themes, klik sebuah tema yang di

Inginkan dan sesuai materi yang di persentasikan.

Jika tema yang di inginkan tidak ada, cara yang lain yaitu, klik tanda

panah yang terdapat di sisi kanan grup tema. Pilihlah Browse for

themes untuk mencari tema yang di inginkan.

Cara menerapkan thema ke beberapa slide yaitu, pilih slide yang ingin

di terapkan tema pada tab design,dalam grup themes, klik kanan pada

pada jenis thema yang ingin di terapkan kemudian klik Aplly To

Selected Slide.

5. Mempercantik Teks (Tulisan)

Dalam PowerPoint ada cara untuk mempercantik teks yaitu dengan

Sentuhan Word Art dari Animasi.

a. Word Art

Word Art merupakan corak tulisan agar tulisan tersebut terlihat

menari,Cara untuk menerapkan Word Art yaitu :

1) Seleksi Teks atau tulisan akan di beri Woar Art

2) Klik Tab Format

3) Klik quick styles dan pilih jenis Word Art yang di inginkan

b. Sentuhan animasi

Memberikan sentuhan animasi terhadap teks akan membuat teks

tersebut seolah-olah hidup.Cara untuk memberikan sentuhan animasi

tersebut yaitu :

1) Klik Tab Animation

2) Kemudian klik Animate yang berada di grup Animation.

23

6. Memberikan Efek Slide Transition

Cara memberikan efek slide transition pada slide yang telah di buat

Yaitu :

a. Pilih tab Animation

b. Pilih grup transition This Slide,

c. Klik efek yang di inginkan

d. Klik tombol more untuk menampilkan galeri Slide Transition.

7. Menambahkan Transition Sound.

Cara menambahkan Transition Sound kedalam slide persentasi yaitu :

a. Klik pada Slide Thumbnail

b. Klik Tab Animation, kemudian kelik tanda panah pada transition

sound yang terletak pada grup transition To This Slide.

Menambah Gambar

Cara untuk menambah gambar kedalam slide persentasi sangatlah

mudah yaitu : Klik Tab Insert – Klik pictur – pilih gambar yang di

inginkan untuk di masukan ke dalam slide. Sedangkan untuk

menambah Clip Art Caranya yaitu : Klik Tab Insert – Klik Clip Art,

pilihlah Clip Art yang di inginkan.

Menambah Grafik

Berikut ini adalah cara menambahkan grapik ke dalam Slide yaitu :

Klik Tab Insert – Klik Chart yang ada di grup illustration-kemudian,

pilih jenis grapik yang di inginkan, lalu klik Ok!!!24

8. Membuat Album Photo

Ada 4 tahap dalam pembuatan album photo yaitu :

a. Tahap Insert File

b. Tahap terapkan tema

c. Tahap memasukan teks

d. Editing

9. Membuat Hyperlink pada Slide Persentasi yang sama

Maksud dari pembuatan Hyperlink pada slide persentasi yang sama yaitu

link-link yang di buat masih terdapat silide tersebut. Hanya saja di buat tidak

berurutan atau acak, namun berhubungan dan di sesuaikan dengan link yang di

buat tahapan membuat hiperlink yaitu sebagai berikut:

a. Buatlah Slide semenarik mungkin (Tahap 1)

b. Membuat Link (tahap 2)

Tahapan dalam membuat link yaitu ;

1) Seleksilah objek yang akan di buat Link

2) Klik Tab Insert, kemudian klik Hyperlink yang ada di grup link

3) Pilihlah Place In This Document

4) Kemudian pilih Slide yang akan di buat link

5) Kemudian klik Ok

D. Microsoff Office Access

1. Pengertian Database

Database merupakan istilah dalam bahasa Inggris,Database berasal dari

dua kata yaitu : Data yaitu Representasi dari fakta nyata yang mewakili suatu

objek. Base yaitu Tempat berkumpulnya sesuatu,(Pangkalan/Markas).

Database bisa di artikan sebagai tempat berkumpulnya atau sekumpulnya

data, yang memiliki item data tertentu yang saling berhubungan dalam sebuah

struktur.

25

2. Menjalankan Microsoft Office Access 2007

Untuk memulai dan menjalankan program aplikasi Microsoft Office

Access 2007, dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

a. Klik tombol Start yang ada pada taskbar

b. Pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan

Microsoft Office Access 2007, keluar jendela seperti gambar berikut:

Beberapa istilah yang terdapat pada Microsoft Office Access 2007 yaitu :

a. Getting Started

Merupakan tampilan awal saat menjalankan program Microsoft Office

Access 2007.

b. The Ribbon

Merupakan area di atas jendela program,di mana kita dapat memilih

tombol perintah.

c. Command Tab

Merupakan sekumpulan tombol perintah yang di tampilkan dan di

kombinasikan sehingga kita dapat menemukan tombol perintah yang

dibutuhkan.

d. Contextual Command Tab

Merupakan Command tab yang tampil bergabung pada objek yang

sedang di kerjakan.

26

e. Galleri

Merupakan kontrol baru yang menampilkan sebuah pilihan secara

visual sehingga hasil yang di peroleh dapat di lihat.

f. Quick Access Toolbar

Merupakan toolbar setandar yang muncul pada bagian Ribbon.

g. Navigation Pane

Merupakan sebagian dari sisi kiri jendela yang menampilkan objek-

objek database.Navigation pane menggantikan jendela database pada

program Microsoft Office Access versi sebelumnya.

3. Mengenal Elemen Jendela Microsoft Office Access 2007

Berikut beberapa elemen dasar pada Microsoft Office Access 2007 :

1. Title Bar

Elemen ini memiliki fungsi :

1) Menampilkan nama jendela

2) Memindah posisi jendela

3) Mengatur ukuran jendela dari ukuran Maxsimize ke ukuran Restore

ataupun sebaliknya.

2. Office Buton

Tombol yang menampung sekumpulan perintah menu yang sering di

gunakan dalam Microsoft Ofice Access, antara lain perintah New,

Open dan Perintah lainnya.

3. Quick Access Toolbar

Merupakan sebuah batang yang berisi sekumpulan tombol untuk

melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Microsoft

Office Access 2007.

4. Maximize Tool

Merupakan tool yang berfungsi untuk memaksimalkan jendela sehingga

tampilannya memenuhui layar monitor.

5. Minimize Tool

27

Meniminimalkan ukuran jendela sehingga tampilannya berubah

menjadi sebuah ikon yang di letakan pada bagian Taskbar Window XP.

6. Status Bar

Menampilkan setatus aktif dari lembar kerja Microsoft Office Access

2007.

7. Close tool

Merupakan Tool yang berfungsi menutup dari jendela atau keluar dari

program Microsoft Office Access 2007.

Menu bar telah di gantikan dengan tampilan tab yang di dalamnya

terdapat grup. Grup tersebut di dalamnya terdapat beberapa tombol

perintah, seperti terdapat pada program aplikasi versi sebelumnya.

4. Membuka dan Menutup Database

Jika ingin membuka File Database menggunakan program aplikasi

Microsoft Office Access 2007,maka lakukan salah satu cara berikut :

a. Klik tombol Office yang terletak pada ujung kiri, klik open,

selanjutnya, buka file database yang di kehendaki dan tekan Enter.

b. Tekan tombol Ctrl+O dan plih File Database yang di kehendaki lalu

tekan Enter.

Jika ingin menutup File Database yang telah di buka sebelumnya, kita

dapat melakukannya dengan cara klik tombol Office kemudian klik Close

Database. Jendela database akan di tutup dan jendela Access akan kembali seperti

tampilan awal.

5. Mengenal dan Mengolah Tabel

a. Tipe data pada Microsoft Office Access

Data yang kita input-kan pada Microsoft Office Access dapat di

kelompokan jadi beberapa tipe yaitu :

1. Text

2. Memo

3. Number 28

4. Data/Time

5. Curency

6. Autonumber

7. Yes/No

8. Ole Object

9. Hyperlink

10. Atatachment

11. Lookup Wizard

b. Membuat Tabel Baru

Saat ingin membuat Database baru, maka Microsoft Office Access 2007

akan secara otomatis menampilkan objek tabel yang masih kosong.

Berikut tampilan objek tabel yang masih kosong

1) Membuat Tabel Melalui Jendela Desidn View

Buat struktur tabel terlebih dahulu, kemudian baru masukan data

input.Untuk lebih jelasnya ikuti langkah berikut.

a) Klik tombol Design View pada bagian status Bar atau klik kanan

pada bagian tabel,kemudian pilih Design View atau klik kanan

judul jendela tabel,pilih design view.

b) Akan tampil dialog Save As.Memberi nama atau menyimpan tabel

terlebih dahulu.

c) Susun dan bentuklah struktur tabel seperti contoh berikut.

29

Bagian yang dapat di isi adalah :

1. Field Name

Memasukan nama field yang di buat.

2. Data type

Menentukan tipe data.

3. Description

Memasukan keterangan dari nama field yang di buat.

d) Setelah kita mengisi pada jendela Design View,kita dapat kembali

menyimpan design tabel dengan menggunakan Ctrl+S.

e) Jika telah menyelesaikan penyusunan struktur tabel, maka dapat

mengakhiri proses pembuatan desain tabel dengan salah satu

perintah berikut.

1. Klik tombol Close

2. Tekan tombol Ctrl+F4

6. Mengelola Objek Database

a. Mengganti Nama Objek Data base

1) Untuk mengganti nama objek database yaitu dengan cara :

2) Aktipkan jendela database,kemudian pilih objek yang akan di ganti

namanya.

3) Klik kanan nama objek dan pilih perintah Rename.30

4) Ketik nama objek baru dan tekan Enter untuk mengakhirinya.

b. Menghapus Objek Database

Klik kanan objek yang ingin di hapus. Dari daftar menu pilihan yang

tampil, pilihlah perintah Delete sehingga kotak konfirmasi akan tampak

c. Menyimpan Objek Database

Langkah-langkah menyimpan Objek Database yaitu :

1) Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar, jika melakukan proses

penyimpanan untuk pertama kalinya, maka Microcoft Office Access

akan menampilkan kotak dialog Save As.

2) Ketik nama objek tabel tersebut dan klik Ok.

Adapun jika menyimpan objek database berupa Query, maka caranya

sebagai berikut:

a) Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar.Jika hendak

melakukan proses penyimpanan pertama kalinya, maka Microsoft

Office Access akan menampilkan kotak dialog Save As.

b) Sbuah form secara otomatis (Default akan di samakan dengan

nama tabel atau Query yang di samakan dengan pembuatan Form.

Jika tidak menghendaki nama form tersebut, ketik nama objek

yang baru dan klik Ok.

7. Membuat Dan Bekerja dengan Query

Fungsi dari Query yaitu ;

a. Menampilkan suatu data terterntu pada suatu tabel data.

b. Menampilkan dua data dari dua tabel data atau lebih dengan syarat

antara tabel data itu ada field yang ber hubungan.

c. Melakukan oprasi perhitungan apabila berisi data-data tabel

perhitungan.

Memuat Query

Langkah-langkah membuat Query ;

a. Aktifkan terlebih dahulu jendela database yang hendak kita buat Query

b. Pilih tab create pada grup Other, klik tombol Query Design.31

c. Pada layar monitor akan di tampilkan lembar kerja Query dan kotak

dialog Show Table. Dapat juga dapat menambahkan beberapa nama

tabel atau query untuk membentuk query baru dalam kotak dialog

Show Table.

d. Pada dialog kotak show table, akan terdapat tiga tabulasi yaitu :

1. Tables

Untuk menampilkan daftar nama tabel.

2. Queryes

Untuk menampilkan daftar nama Query.

3. Both

Untuk menampilkan daftar nama tabel dan query.

Query yang di buatdapat di tambahkan dengan menggunakan

fasilitas Add atau kelik dua kali pada nama tabel atau query.Tekan

tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

e. Membuat relasi antar tabel atau query jika kita memasukkan lebih dari

satunama tabel/query. Caranya mengklik salah satu nama field dary

suatu tabel atau queri yang kita buat. Selanjutnya, geser ke nama field

tabel atau query lain.

f. Masukan nama-nama field yang hendak kita bentuk menjadu query

dengan salah satu cara di bawah ini :

1) Pilih nama field pada baris field di kisi Query By Example (QBE)

2) Klik dua kali pada daftar nama field

3) Klik nama field dan geser sebagian kisi Query By Example(QBE)

g. Mengatur ketentuan lain dari Query By Example yaitu :

1) Tables

Menampilkan nama tabel sebagai sumber data dari query.

2) Sort

Melakukan pengurutan data.

3) Show

Menampilkan atau menyembunyikan field-field.

32

4) Criteria

Memasukan kriteria suatu data yang ingin di tampilkan.

h. Klik tombol Office Save atau klik ikon Save pada bagian Quick

Access tulbar untuk menyimpan Query sehingga akan di tampilkan

kotak dialog Save As.

Menjalankan Query

Setelah mengetahui cara membuat Query, kini belajar bagai mana

mengolah dan menjalankan Query agar data yang di tampilkan sesuai

dengan ke inginan.

a. MenambahkanTabel atau Query

1) Aktifkan jendela database

2) Klik tombol show table dalam jendela design View dari sebuah

Query yang terletak pada bagian grup Query setup, sehingga

tampil kotak dialog show table.

3) Pilih nama tabel atau query yang akan di tambahkan dengan

meng-klik tombol Add. Klik dua kali pada nama tabel atau query

yang hendak di tambahkan kita tersebut.

4) Tekan tombol close untuk menutup kotak dialog Show Table.

b. Menghapus Tabel atau Query

Tabel atau Query dapat di hapus dengan cara :

1) Aktifkan jendela database.

2) Pilih nama tabel atau Query yang akan di hapus dalam jendela

Design View dengan cara mengklik sembarang daftar nama field.

3) Jalankan salah satu perintah tersebut.

a) Klik tombol Mouse kanan pada daptar Tabel atau

Query,kemudian pilih pilih perintah Remove Table dari daftar

menu yang tampil.

b) Tekan tombol Delete pada Keyboard.

33

8. Membuat Form

a. Membuat Form Dengan Wizard

Dengan menggunakan form wizard, kita dapat di bimbing dengan mudah

pada saat membuat form sehingga mampu merancang layout dari

form.Selain itu juga dapat memodifikasi form yang telah di buat jika

menggunakan pasilitas Wizard.

Membuat form dengan pasilitas Wizard yaitu :

1) Langkah pertama di minta untuk memilih field-field yang di kehendaki

beberapa tombol yaitu :

2) Tombol “>>”

Di gunakan untuk memasukan nama field dari kolom AvailableFields ke

dalam kolom Selected field secara bersamaan.

3) Tombol “<<”

Untuk mengembalikan field dari kolom Selected field ke kolom

Available field secara bersamaan.

4) Klik next untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya,yaitu untuk

menentukan layout form.

5) Klik tombol next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya,yaitu untuk

menentukan Style atau tampilan form.

6) Pilih tombol next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya, kita akan di

minta untuk mengetikan nama form yang kita buat

b. Membuat Form Otomatis

Pilihan untuk membuat Form Otomatis yaitu : Form, Split Form, Multiple

Items, Dan more Forms (Form Datasheet)

1) Pembuatan Form

a) Pilih nama Tabel atau Query yang akan di gunakan sebagai sumber

data form.

b) Pilih tab Create, kemudian klik form pada grup forms. Form yang

terbentuk akan tampil dengan menampilkan semua field dari

sumber data form.

34

2) Pembuatan Split Form

Pembuatan form dengan pilihan Split from akan menampilkan tampilan

from yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu bagian atas dan bawah.

Bagian atas akan menampilkan from dengan urutan Field dari atas ke

bawah. Sedangkan bagian bawah akan menampilkan from dalam

bentuk data berupa tabel. Adapun cara membuat Split from adalah

sebagai berikut.

a) Pilih nama tabel atau query yang hendak di gunakan sebagai sumber

data from.

b) Pilih tab Create,kemudian klik split from yang terletak pada grup

forms.Pada layar monitor akan tampil bentuk Split from yang akan

menampilkan semua field dari sumber data from.

3) Pembuatan Form Multifle Items

Langkah-langkah untuk membuat Multiple Items yaitu :

a. Pilih nama tabel atau query yang akan di gunakan sebagai sumber

data pembuatan from.

b. Pilih tab Create, kemudian klik tombol Multiple Items yang terletak

pada grup forms. Pada layar monitor akan tampak bentuk Multiple

items yng menampilkan semua fild dari sumber data from.

4) Pembuatan Form Datasheet

Pembuatan from dengan pilihan data sheet akan menampilkan from

yang terbagi menjadi dua bagian. Bagian atas akan menampilkan from

dengan urutan field dari atas ke bawah, sedangkan bagian bawah akan

menampilkan data dalam bentuk tabel.

Langkah-langkahnya sebagai berikut.

a) Pilih nama tabel atau query yang akan di gunakan sumber data

from.

b) Pilihlah tab Create dan klik tombol more forms yang terletak pada

grup froms dan pilih datasheet.Pada layar monitor akan tampak

tampilan bentuk data sheet yang menampilkan semua field dari

sumberdata from.35

9. Bekerja Dengan Report Wizard

a. Membuat laporan dengan Report Wizard

1. Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama

field dari kolom Avalable fields ke kolom Selected fields.

b. Membuat laporan dengan tombol Report

1. Pilih nama objek tabel atau query yang akan di gunakan sebagai

sumber data pembuatan refort.

2. Klik tombol refort yang terletak pada grup Refort pada layar monitor

akan tampak tampilan bentuk laporan seperti gambar berikut.

Setelah kamu menggunakan aplikasi Microsoft Office Access dan kamu

hendak menutup program aplikasi tersebut,maka gunakan cara berikut :

a. Klik tombol Office,kemudian klik Exit Access.

b. Tekan tombol Close yang ada pada sudut kanan atas jendela Microsoft

Office Access 2007.

36