portal.uw.edu.pl · Web viewWybór zatwierdzamy przyciskiem ENTER. System księguje dokument i przenosi nas automatycznie do pierwszego okna „Edycja wyciągów z konta”. W dolnym

document.docx, 2015-09-15 16:42:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna

Strona 1/37

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaRejestracja zabezpieczeń należytego wykonania umowyObszar biznesowy FI

Wersja 1.0

1


Strona 2/37

1 Spis treści

1 Spis treści........................................................................................................22 Zaksięgowanie operacji bankowej...................................................................33 Wyświetanie zapisów księgowych na koncie dostawcy.................................104 Przekształcenie wadium w zabezpieczenie należytego wykonania umowy...135 Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy...................................20

5.1 Wprowadzenie parametrów wyszukiwania.............................................205.2 Uruchomienie propozycji płatności.........................................................225.3 Sprawdzenie propozycji płatności...........................................................235.4 Uruchomienie przebiegu płatnosci.........................................................23

6 Przeksięgowanie zabezpieczenia należytegi wykonania umowy w przychody26

2


Strona 3/37

2 Zaksięgowanie operacji bankowej

W celu zaksięgowania wpływu środków należy zaimportować do systemu oraz zaksięgować odpowiedni wyciąg bankowy.

UWAGASzczegóły importu i księgowania wyciągów bankowych są opisane w osobnej instrukcji, dedykowanej do obsługi procesu "Import i księgowanie wyciągów bankowych".

Aby zaksięgować wpłatę dotacji należy otworzyć wyciąg bankowy w transakcji FEBAN.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „FEBA_BANK_STATEMENT - Przetwarzanie dodatkowe”

Po wejściu do transakcji pojawi się ekran wyboru wyciągów bankowych, na którym podajemy numer jednostki gospodarczej (UW01) nazwę banku własnego (BZWBK) oraz datę wyciągu bankowego (04.08.2015). Następnie należy kliknąć

:

3


Strona 4/37

System otworzy ekran z niezaksięgowanym WB (o tym świadczą czerwone kropki przy kwotach):

4


Strona 5/37

Aby zaksięgować wpływ dotacji należy kliknąć przycisk . System wówczas pokaże pozycje WB w formie wierszy.

Do każdego wiersza jest przypisana reguła księgowania. Do pozycji nr 2 została przypisana reguła księgowania +NR1 (płatność od nabywcy z rozl.). Należy zmienić regułę księgowania z +NR1 na +D61 (Płatność od dostawcy bez rozliczenia (kwoty zatrzy.)

5


Strona 6/37

UWAGAReguła księgowania jest podstawiana przez system domyślnie, ale można ją zmienić ręcznie wybierając właściwą wartość ze słownika.

W celu zaksięgowania pozycji należy ją zaznaczyć (pole po lewej stronie), podświetli się ona na żółto:

A następnie należy kliknąć przycisk Księgowanie.

6


Strona 7/37

Akceptujemy przyciskiem ENTER.

W lewym dolnym rogu ekranu pojawi się komunikat przypominający o uzupełnieniu Działu Gospodarczego.

7


Strona 8/37

Klikamy i wpisujemy Dział Gospodarczy.

8


Strona 9/37

Klikamy przycisk . A następnie wklikujemy się w podświetloną na niebiesko linię, i wpisujmy Dział Gospodarczy.

Wybór zatwierdzamy przyciskiem ENTER. System księguje dokument i przenosi nas automatycznie do pierwszego okna „Edycja wyciągów z konta”. W dolnym lewym rogu pojawi się komunikat informacyjny, że dokument został zaksięgowany.

W celu weryfikacji zaksięgowanego dokumentu można dwukrotnie kliknąć na zielony wiersz, w wyniku czego w dolnej części ekranu zostaną wyświetlone numery zaksięgowanych dokumentów:

9


Strona 10/37

10


Strona 11/37

3 Wyświetlanie zapisów księgowych na koncie dostawcy

Aby wyświetlić zapisy na kontrahencie 1000000093 korzystamy z transakcji FBL1N.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” Rachunkowość finansowa „Księga Główna„ „Dostawcy” „Konto” „FBL1N – Wyświetlanie/Zmiana pozycji”

Należy wypełnić następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćKonto KG Należy wpisać lub wybrać z listy konto KG 1000000093

11


Strona 12/37

Pozycje nierozliczone

Należy wpisać datę jeśli chcemy wyświetlić tylko pozycje nierozliczone na koncie na dany dzień

04.08.2015

Pozycje rozliczone

Należy wpisać datę lub zakres dat jeśli chcemy wyświetlić tylko pozycje rozliczone w danym okresie

Wszystkie pozycje

Należy wpisać datę lub zakres dat jeśli chcemy wyświetlić wszystkie pozycje tzn. pozycje rozliczone i nierozliczone w danym okresie

Operacje specjalne KG

Należy zaznaczyć jeżeli dokument księgowany był z kodem operacji specjalnej

Układ Jeśli chcemy skorzystać ze wzoru układu już istniejącego wybieramy z listy nazwę tego układu.

12


Strona 13/37

Po uzupełnieniu odpowiednich pól klikamy na (Wykonanie). Wyświetli się „Lista pozycji pojedynczych” konta dostawcy 1000000093.

Objaśnienie niektórych oznaczeń graficznych:

- wyświetlanie dokumentu; aby wyświetlić dokument należy stanąć na wybranej linii i kliknąć w ikonkę

- zmiana dokumentu; należy stanąć na wybranej linii i kliknąć w ikonkę; otworzy się dokument i niektóre pola odblokują się (pola podświetlą się na biało); można zmienić np. opis dokumentu, tekst nagłówka dokumentu, referencje dokumentu.

- ustawianie filtra; aby ustawić filtr należy stanąć na wybranym nagłówku kolumny i kliknąć w ikonkę, a następnie wpisać kryteria wyszukiwania

- sortowanie rosnąco

- sortowanie malejąco

- zmiana układu; jeśli chcemy zmienić układ wyświetlania raportu należy kliknąć na ikonkę; pojawią się dwie tabele: tabela z widocznymi ustawieniami oraz tabela z polami ukrytymi, które możemy dodać do raportu

13


Strona 14/37

- wybór układu; jeśli chcemy wybrać istniejący już układ klikamy na ikonkę i wybieramy z listy nazwę układu

- zapamiętanie układu; jeśli stworzyliśmy nowy układ kolumn i chcemy go zapamiętać klikamy na ikonkę

- suma pośrednia; jeśli chcemy podsumować wybrane wartości

14


Strona 15/37

4 Przekształcenie wadium w zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Wadium przekształcamy w zabezpieczenie należytego wykonania umowy na podstawie podpisanej umowy oraz decyzji dostawcy.

Aby przeksięgować wpłatę wadium w zabezpieczenie należytego wykonania umowy należy skorzystać z transakcji F-04

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Księgowanie” „F-04 – Księgowanie z rozliczeniem”

15


Strona 16/37

Na potrzeby instrukcji dokonamy przeksięgowania wadium kontrahenta o numerze 1000000032, na podstawie dokumentu nr 1010000779.

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćData dokumentu

Należy wpisać datę dokumentu 30.03.2015

Data księgowania

Należy wpisać datę księgowania 30.03.2015

Referencja Opis operacji/symbol Przeksięgowanie

Tekst nagłówka dokumentu

Pole jest opcjonalne; dodatkowy opis, który pojawi się w nagłówku dokumentu

Przeksięgowanie

Rodzaj dokumentu

Należy wybrać z listy właściwy rodzaj dokumentu MI

Proces do opracowania

Należy wybrać rodzaj operacji Przeksięgowanie z rozliczeniem

Kod księgowania

Należy wybrać z listy lub wpisać kod księgowania 39/Ma

Konto KG Należy wybrać z listy lub wpisać właściwy numer konta dostawcy

1000000032

Kod operacji specjalnej

Należy wybrać kod operacji specjalnej księgowania

U

16


Strona 17/37

Po wypełnieniu wszystkich pól wciskamy przycisk ENTER. Pojawi się okno, w którym należy wpisać numer dziennika.

17


Strona 18/37

Wybór akceptujemy przyciskiem ENTER

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćKwota Należy wpisać kwotę przeksięgowania 460

Dział Gospodarczy

Należy wpisać Dział Gospodarczy D943

Data podstawy

Należy wpisać termin płatności 05.04.2015

18


Strona 19/37

Opis Wpisujemy czego dotyczy przeksięgowanie Przeksięgowanie wadia w zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Po uzupełnieniu wszystkich pól klikamy

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćKonto Wpisujemy numer konta dostawcy 1000000032

Rodzaj konta Należy zmienić rodzaj konta KKod operacji Wpisujemy kod operacji specjalnej wadium, z D

19


Strona 20/37

specjalnej której będziemy przeksięgowywać dokument

Następnie wciskamy przycisk ENTERPojawi się lista nierozliczonych pozycji konta dostawcy 1000000032.

Zaznaczamy kwotę, którą przeksięgowujemy i zapisujemy .

20


Strona 21/37

W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat:

21


Strona 22/37

22


Strona 23/37

5 Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy do dostawcy

Niniejszy rozdział opisuje proces zwrotu wadium z banku za pomocą transakcji F110. Program automatycznych płatności służy do stworzenia polecenia przelewu w formie elektronicznej. Program ten wyszukuje wszystkie dokumenty płatne wg zadanych kryteriów, a następnie pozwala je zatwierdzić do płatności. Po wygenerowaniu nośnika płatności, na pozycji dostawcy pojawia się informacja, iż „Utworzone zlecenie płatności”.

Proces generowania przelewów został opisany w instrukcji dedykowanej „Płatności własne”

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Banki” „Rozchody” „Płatność automatyczna” „F110 – Pozycje nierozliczone (odbiorcy i dostawcy)

23


Strona 24/37

5.1 Wprowadzenie parametrów wyszukiwania

Na ekranie wstępnym podajemy datę wykonania i identyfikator przebiegu płatności. Identyfikatorem mogą być np. inicjały osoby tworzącej propozycję płatności plus numer kolejny danego dnia.

Należy wypełnić następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćData Data księgowania wyciągu 01.05.2015

24


Strona 25/37

księgowaniaDokumenty wprowadzone do

Dokumenty wprowadzone do systemu do dnia 15.09.2015 będą brane pod uwagę

15.09.2015

Jednostka gospodarcza

Należy wpisać kod jednostki gospodarczej UW01

Formy płatności

Wskazujemy formę płatności E

Następna data wykonania

System wybiera dokumenty płatne do dnia poprzedzającego tę datę

16.09.2015

Dostawca Wpisujemy numer konta dostawcy lub zakres numerów

1000000032

Wprowadzone parametry zatwierdzamy przyciskiem

5.2 Uruchomienie propozycji płatności

Naciskamy przycisk

25


Strona 26/37

Wybieramy opcję „Natychmiastowe rozp.” I zatwierdzamy przyciskiem

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o utworzeniu propozycji

5.3 Sprawdzenie propozycji płatności

Poprzez kliknięcie przycisku mamy możliwość weryfikacji wybranych pozycji do przebiegu płatności:

*Temat edycji propozycji płatności został szczegółowo opisany w instrukcji „Automatyczne płatności z banku”

5.4 Uruchamianie przebiegu płatności

Aby zapłacić za wybrane dokumenty naciskamy przycisk

26


Strona 27/37

Wybieramy „Natychmiast. Rozp.” oraz ‘Tworzenie nośników płatności” I zatwierdzamy

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o wykonaniu przebiegu

Została utworzona propozycja płatności oraz nośnik płatności.

Aby zapisać nośnik płatności, należy z paska menu wybrać: „Otoczenie” „Nośniki płatności” „Administracja KND”

27


Strona 28/37

Następnie należy zaznaczyć (poprzez kliknięcie) w pozycji nośnika danych – aby ją podświetlić:

Aby zapisać plik, należy nacisnąć ikonę zaznaczoną poniżej:

Na wyświetlonym ekranie należy podać miejsce na dysku lokalnym, w którym należy zapisać plik, a następnie użyć ikony .

28


Strona 29/37

System zwróci komunikat informujący nas o pomyślnym zapisie nośnika płatności do pliku:

29


Strona 30/37

6 Przeksięgowanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przychody

Proces odbywa się za pomocą transakcji F-04

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Księgowanie” „F-04 – Księgowanie z rozliczeniem”

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćData dokumentu

Należy wpisać datę dokumentu 14.09.2015

Data Należy wpisać datę księgowania 14.09.2015

30


Strona 31/37

księgowaniaReferencja Opis operacji/symbol Przeksięgow

anieTekst nagłówka dokumentu

Pole jest opcjonalne; dodatkowy opis, który pojawi się w nagłówku dokumentu

Przeksięgowanie w dochody

Rodzaj dokumentu

Należy wybrać z listy właściwy rodzaj dokumentu MI

Proces do opracowania

Należy wybrać rodzaj operacji Przeksięgowanie z rozliczeniem

Kod księgowania

Należy wybrać z listy lub wpisać kod księgowania 50/Ma

Konto KG Należy wybrać z listy lub wpisać właściwy numer konta dostawcy

7600050000

31


Strona 32/37

Klikamy ENTER. Wpisujemy numer dziennika i ponownie wciskamy przycisk ENTER.

32


Strona 33/37

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćKwota Kwota, którą przeksięgowujemy w dochody 14 025, 44

Element PSP Należy wpisać lub wybrać z listy Element PSP 531-D943-00-9430000

Referencja Opis księgowanego dokumentu Przeksięgowanie zabezpieczenia należytego wykonani aumowy w

33


Strona 34/37

dochody

Po wypełnieniu wszystkich pól wciskamy przycisk ENTER.

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Opis WartośćKonto Należy wpisać datę dokumentu 1000000093

Rodzaj konta Należy zmienić rodzaj konta KKod operacji specjalnej

Należy wpisać kod operacji specjalnej przeksięgowywanego dokumentu

D

34


Strona 35/37

Wybór akceptujemy przyciskiem ENTER. Zaznaczamy pozycje, którą chcemy

przeksięgować i wciskamy przycisk .

35


Strona 36/37

W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat:

36


Strona 37/37

37

Documents

portal.uw.edu.pl · Web viewWybór zatwierdzamy przyciskiem ENTER. System księguje dokument i przenosi nas automatycznie do pierwszego okna „Edycja wyciągów z konta”. W dolnym