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Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht

Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten

Mit Reise-anträgen arbeiten

Reisedienst-leistungen online buchen

Spesen-belege während der Reise erfassen

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Szenariobeschreibung

An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt:

ReisenderReise-sachbearbeiter Genehmigender

Reiseassistent

In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Cloud for Travel and Expense stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht.SAP Cloud for Travel and Expense ist in SAP ERP und SAP Cloud for Financials integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Cloud for Travel and Expense dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per E-Mail einreichen.Die Standardkonfiguration von SAP Cloud for Travel and Expense enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden.

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An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt:

ReisenderReise-sachbearbeiter Genehmigender


In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Cloud for Travel and Expense stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht.SAP Cloud for Travel and Expense ist in SAP ERP und SAP Cloud for Financials integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Cloud for Travel and Expense dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per E-Mail einreichen.Die Standardkonfiguration von SAP Cloud for Travel and Expense enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden.

Reiseassistent

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Überwiegend benutzergesteuerter Prozess

Überwiegend systemgesteuerter Prozess

Manueller Prozess (nicht vom System unterstützt)

Prozess, bei dem mit Fremdsoftware kommuniziert wird (siehe Quick-Info-Text)

Für Finanzwesen relevanter Prozess

Verwandtes Szenario

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Szenario/Prozesse

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Mit Reiseanträgen arbeiten

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Prozessbeschreibung

Der Reisende oder der Reiseassistent reicht einen Reiseantrag in SAP Cloud for Travel and Expense ein, entweder für die eigene Reise oder für einen anderen Reisenden.

Der Genehmigende prüft den Reiseantrag und genehmigt diesen oder lehnt ihn ab. Der Reisende wird anschließend per E-Mail über die Entscheidung benachrichtigt.

Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Durchgeführt vonReisender

In den Work CenternReisen und Spesen Genehmigungen


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Entschei-dung per E-Mail senden

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Reiseantrag anlegen

iii

Reiseassistent

Genehmigender

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Reisedienstleistungen online buchen

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen

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Prozessbeschreibung

Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Cloud for Travel and Expense integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet.

Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Cloud for Travel and Expense übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar.

Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Cloud for Travel and Expense übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen.

Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben.

Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin.




Reiseplan prüfen

Daten mit SAP Cloud for Travel and Expense synchroni-sieren

Reiseplan online anlegen

iii

X

Genehmigender

Klicken Sie hier, um Prozessvariantenanzuzeigen.



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Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen

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Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Cloud for Travel and Expense integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet.

Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Cloud for Travel and Expense übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar..

Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Cloud for Travel and Expense übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen.

Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben.

Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin.



Senden Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwal-tungstool. Wir stellen Ihnen dann Ihren Reiseplan in SAP Cloud for Travel and Expense zur Verfügung.

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Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise erfassen

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Prozessbeschreibung

Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per E-Mail tun.

Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Cloud for Travel and Expense. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an.

E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale E-Mail-Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen.





Spesenbelege während der Reise erfassen

Spesen-beleg mit einem Mobilgerät erfassen

i

X

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MobilgeräteE-Mail


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Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per E-Mail tun.

Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Cloud for Travel and Expense. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an.

E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale E-Mail-Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen.



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Spesen-beleg mit einem Mobilgerät erfassen

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Spesenbeleg per

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Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden.

Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Cloud for Travel and Expense kann in Ihr SAP-ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden.


In den Work CenternReisen und Spesen Genehmigungen Buchungen





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Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Cloud for Travel and Expense kann in Ihr SAP-ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden.





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In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM-System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet.

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Beschreibung des FachbereichsNahezu jeder Geschäftsprozess ist mit einem Cashflow verbunden – sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch zwischen Ihrem Unternehmen und seinen externen Geschäftspartnern und Kunden. Mithilfe von SAP Cloud for Travel and Expense erhalten Sie umfassende Kontrolle über den finanziellen Aspekt jedes einzelnen Schrittes Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Ihre eigenen Spesen- und Erstattungsrichtlinien festlegen, die Spesen Ihrer Mitarbeiter überwachen und alle genehmigten Spesen schnell und unkompliziert erstatten.In SAP Cloud for Travel and Expense sind die führenden Online-Buchungstools integriert. Sie können diese Tools gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens konfigurieren. Dadurch wird Konformität mit den Reiserichtlinien hinsichtlich der Kosten und der Regeln bevorzugter Lieferanten gewährleistet. Ihr Unternehmen erreicht auf diese Weise eine Rationalisierung der Reisekosten und eine Beschleunigung des Buchungsprozesses.


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Weitere DetailsSAP stellt eine komplette Produktdokumentation zu allen Aspekten des Geschäftsszenarios bereit. Weitere Informationen finden Sie hier.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt SAP Cloud for Travel and Expense im SAP Business Center (hier).

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http://help.sap.com/travel-od

https://www.sme.sap.com/irj/sme/travelondemand/overview

http://support.microsoft.com/kb/890474

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