European House of Quality ApSMorbærvænget 16DK - 8340 Malling

Tlf: +45 8693 3321Mail: support@sherlock.dk

D. 15. okt. 2018

What's new i Sherlock Web version 1.5

Administration

GDPR faciliteter på administrationsfanen, som kun ses af den GDPR ansvarlige (den person der har rollen

[DataProtection]).På General setup kan du bede Sherlock Web om at logge, hvad brugerne foretager sig.

På GDPR search kan du udsøge, hvilke personfølsomme registreringer der findes, f.eks. om Sofus. Når de ses, så kan de anonymiseres eller slettes.

På GDPR User access kan du se hvem der har foretaget sig hvad hvornår i hvilke registreringer.

General setup, Debug fanen:

Brugere med rollen [Debug] i Sherlockapp.nsf er i stand til:

-Reset cache: Might be necessary to quickly apply changes to keywords or statistics configuration-Clear document locks: To clear "frozen" doc-locks. Use with care, because lock is removed from all documents

-Reset statistics backend views: Use only if adviced to-Update all search indexes: Normally the server updates indexes within a few minutes, but if you need to force an update just before creating statistics you can use this button-Send test mail: Just enter a valid email address to test if Sherlock is able to send mail.-Save abstract of rich tex fields for all documents: You only need to use these buttons when upgrading from versions prior to 1.5

Du kan nu disable wild card full text search, og gør du det, søges KUN efter det indtastede søgeord.. Hvis du vælger IKKE

at disable, vil wildcard sætte en stjerne foran og bag det søgte, (søges på "indkøb" finder systemet så også "indkøbsliste"), Du kan dog selv sætte * for eller bag, hvis du ønsker det.

Allernederst på Administration-General setup-General fanen kan du sætte vinge i:

Den første mulighed: (Allow documents to be opened in a new window) viser et ikon, så man selv kan bestemme, om dokumentet skal vises i et nyt vindue.

Den anden mulighed: (Always open documents in a new window) åbner altid i et nyt vindue, og brugeren kan ikke selv styre. Det er nok forvirrende for nogen, at der pludselig er en masse åbne vinduer, så mange vil sikkert foretrække kun at have vinge i den første "Allow documents to be opened in a new window".

Vises i Dokumentstyring, Dashboard, Log og Udstyr som firkant med pil som på billedet nedenfor.

Always open documents in a new window: (En vinge her betyder, at du ved søgninger går tilbage til den oversigt, som du kom

fra, når du lukker dokumentet med knappen "Luk").

Hvis en anden medarbejder er ved at konfigurere f.eks. på Administration-Log setup profile og du vil gøre det samme, fås

denne meddelelse, og du vil ikke have en edit knap.

Der er Ikke længere behov for at køre agenten "RefreshLanguageLabels", fordi vi har fjernet muligheden for at læse labels

fra dokumentet. Fremover læses alle labels i alle moduler altid fra translation (og caches). Ændringen betyder, at alle gemte dokumente bruger de seneste labels. Vi anbefaler, som vi altid har gjort, - at systemejerne opretter f.eks. en

handlingsplan i Log pr. Sherlock Web modul, hvor ændringer i "Translation for....." beskrives.

Procesdiagrammer i alle moduler kan nu kopieres. De beholder hotspot, men dem kan du ændre ved behov. En kopi af et

procesdiagram anfører "kopi af diagram xxx", diagrammet får næste nummer i rækken af procesdiagrammer, og status

sættes automatisk til kladde. Edit loggen nulstilles.

Vi har strammet styringen af læsebegrænsning i alle moduler. Før vor nye logik skulle man aktivt begrænse adgang til

f.eks. en aktivitet, for at den ikke blev vist i listen af aktiviteter på oversigten. Med den nye logik ser man et ikke-læsebegrænset dokument i oversigter (som hidtil), MEN man kan ikke åbne dem, såfremt man ikke har læseadgang til det dokument, som aktiviteten stammer fra.

På Administration-General setup kan du "enable linking of Log module registrations with HR record" og derved sikre, at

man kan vise følsomme personoplysninger fra Log og HR modulerne på aktuelle medarbejders stamkort.

Du kan vælge, at startsiden fra HR modulet skal være startsiden for alle.

Skabeloner i alle moduler kunne tidligere anvendes af alle, selvom de var låste til bestemte personer. Det er nu rettet, så

skabelonen kun kan vælges, såfremt man har ret til at anvende den.

Mange flere valgmuligheder når du sætter agenter op.

Vi har fjernet menupunktet "User Admin", hvormed man tidligere kunne oprette brugere og grupper via browser. IBM

supporterer ikke længere deres værktøj, og med Java8 blokeres adgangen i browsere. Med serverlicensen medfølger ret til at installere Domino Administrator, som er det rigtige værktøj til opgaven.

Mulighed for at angive portnummer til backend til brug for mobile, (og hvis ikke angivet, så antages port 80).

Titel på vedlagte filer: Hvis der vedlægges filer, ændrer Sherlock Web filnavnet, så det kun indeholder tal, bogstaver, plus,

minus, bindestreg, underscore, mellemrum og almindelig parentes. Alle andre tegn fjernes automatisk fra filnavnet, da filen ellers kan blive ødelagt ved upload/download.

Filer som man ønsker at uploade måtte tidligere ikke indeholde f.eks. #. Sherlock Web fjerner automatisk alle andre tegn i

filnavnet end tal, bogstaver, plus, minus/bindestreg, underscore, mellemrum og blød parentes. Så dette filnavn "test/-&dokument med (+) -_ugyldige_tegn#-i-filnavn (test) [1].txt” bliver til "test-dokument med (+) -_ugyldige_tegn-i-filnavn (test) 1.txt”. Det betyder så også, at æøå er tilladt nu.

Dokumentstyring

Ved søgning i Sherlock Web Historik i øverste højre hjørne sås revisionsnumre ikke på den liste, som systemet

genererede. Nu ses revisionsnumre (og dokumentnummer og titel).

Dato og klokkeslet ses på den faglige godkendelse.

Dato og tidspunkt for hvornår en kladde er sendt til godkendelse stemples.

Dokumenttitel og nummer ses nu i mail som adviserer om nyt dokument og/eller dokument der skal kvitteres for læst og

forstået.

Nu kan en medarbejder med adgangskontrollen "Superuser" ændre i link feltet i gyldige dokumenter og ændre i feltet

"Modtagere af ændringsmeddelelse" i gyldige dokumenter. Giv ret til det via Administration-Dokumentstyring-Superuser edit rights.

Nu er der via administration-genral setup mulighed for at fravælge låsning af dokumentnummer, så man godt kan ændre

dokumentnumre på kladder.

Vi har indført mulighed for læsebegrænsning i Sherlock Web Dokumentstyring.

PDF dannede 2 sider tidligere, selvom teksten kun fyldte ganske lidt, når dokumentet var skrevet i flersproglig skabelon.

Det har vi ændret, så PDF kun fylder 1 side i sådanne tilfælde.

Arbejdspladsbrugsanvisning

Den gyldige flager nu med rødt, når ny revision er under udarbejdelse.

Ny knap "Kopier til kladde".

Log

Logning af reklamationer sendt til leverandør via public claim to supplier faciliteten.

Agenten Daily list of your open tasks in Sherlock Log udsender kun, hvis der er opgaver indenfor brugerens valgte

"dashboard_myTasks_days".

Ny agent sender automatisk en reminder til den der er udpeget som "udføres af på en aktivitet" dagen efter aktivitetens

forventede slut.

Ny agent: Send reminder to auditor to review actions taken on Audit NCR (daily or weekly).

Ny agent: Public supplier claim: Reminder about claim submitted x days ago (daily).

Ny agent: Public supplier claim: Reminder each y days about claim submitted more than x days ago (daily)

Ny agent: Customer feedback (som mange også anvender til egne medarbejderes forbedringsideer): Send reminder to

responsible (monthly).

Rettet så agent der adviserer om tid til ny leverandørevaluering ikke medtager udgåede leverandørevalueringer.

Vi har ændret, så den person der er udpeget som ansvarlig på en handlingsplan, står i "til" feltet og deltagere står i "cc"

feltet på mail, som udsendes, når en handlingsplan oprettes.

Felt til attachments på auditafvigelser.

Flere/samme editeringsikoner på kundereklamation i sagsbehandlerfelterne.

Flere editeringsikoner på miljøkortlægning.

Ikon til tekst farve indført på handlingsplan.

Søgefelt ses når man vil linke en registrering fra Log til medarbejderstamkortet i HR. Medarbejder nummer ses også, idet

der kan være flere ansatte med samme navn.

Mulighed for at delete GDPR relaterede dokumenter via Administration GDPR " Search for documents controlled cf.

General Data Protection (GDPR)".

Rich text felter er indført på auditafvigelsen.

På Administration-Log-Read access and GDPR har vi indført mulighed for at tillade individuelle navne på formularer, når

der skal læsebegrænses.

Hvis du vælger yes i Allow individual names, vil der på selve formularen i Log modulet være 2 x læsebegrænsning, hvor

den første kigger i Administration-Log-Read access and GDPR og den anden kigger i jeres adressekartotek.

Auditafvigelsesrapport medtager nu alle udpegede elementer.

Den medarbejder som har rollen "GDPR", kan se en knap "vis adgang" i formularer i Log modulet, som viser, hvem der har

adgang til aktuelle registrering.

Hvis der ikke er udpeget en sagsbehandler på arbejdsmiljøhændelse, miljøhændelse, fejlrapport, kundereklamation,

reklamation til leverandør, og en medarbejder med superuser rollen færdiggør registreringen, så står der "Klar til at godkende (SuperUser), når du klikker på "Disponering godkendt af". Dit navn stemples så som sagsbehandler.

De virksomheder som har købt modulet "public claim to supplier" ser dette nye ikon på oversigterne, når reklamationen er

sendt til leverandøren.

Når leverandøren har svaret ses dette ikon på oversigterne.

Der er mulighed for at anføre flere mailadresser hos leverandøren. Du ønsker muligvis at sende reklamationen til flere

medarbejdere hos leverandøren, når du aktiverer den eksterne leverandørreklamation.

Ny undermenu "Kundefeedback pr. status".

8D rapport med Ishikawa er indført. Den indeholder også Ishikawa. Oversigten "Pr. ansvarlig" viser, hvilken af de 8 D-er,

man er færdig med. Det er muligt at oprette en reklamation til leverandør inde fra 8D rapporten, og link til leverandørreklamationen sættes automatisk ind på 8D rapporten.

Udstyr

Du behøver kun at klikke en enkelt gang i udstyrskalendere nu, for at åbne stamkortet.

Indført mulighed for hvem der må anvende skabeloner.

Mulighed for at journalisere mails ind fra outlook.

HR

Enhver følsom personoplysning i Log og HR vises på fanen "personfølsomme dokumenter".

Ny oversigt pr. nærmeste overordnede.

email adresse og initialer er ikke længere mandatory på stamkort.

Der kan kun vælges 1 kvalifikation/kompetence, når der oprettes en ny.

Fiiltrering pr. afdeling på kompetencematrixen.

Tidligere kunne "Andet" kun oprettes inde fra medarbejderstamkort. Da vi oplever, at f.eks. en receptionist, som ellers

ikke må kunne åbne en medarbejders stamkort, har til opgave at holde styr på f.eks. udleverede effekter, har vi indsat knap til at oprette "Andet" med, så det også kan ske uden at man åbner medarbejderstamkort. Rettighedsstyringen på formularen "Andet" styrer, hvem der kan se, åbne, læse og skrive i den udfyldte formular. NB: Den medarbejder der har udarbejdet formularen, kan altid også se, læse og skrive i formularen.

Vi har indført "Må tillige læses af disse personer/grupper" som en valgmulighed på rettighedsstyringen på alle formularer i

HR modulet, fordi f.eks. receptionistens job med at styre udleverede effekter, som ovenfor beskrevet, krævede denne ekstra rettighedsstyring for at opnå den ønskede fleksibilitet.

Kunder der har købt Sherlock Web Mailjournalisering kan journalisere outlook mails ind på stamkort, kvalifikationer og

kurser i HR modulet.

HR modulet styrer størrelsen af foto af medarbejderne.

Agenter hørende til HR og HR job ansøgning.

Fratrådte medarbejderes kurser og kvalifikationer er synlige på stamkortet, hvilket de ikke var tidligere.

Hvis man kun har læse adgang til HR modulet, ser man ikke knappen "Ny medarbejder", og kan derfor ikke oprette nye

medarbejdere.

Du kan nu bestille en advisering dato xx på formularen "Andet".

HR Job ansøgning

Nyt modul der kan erhverves. Modulet indbygges i Sherlock Web HR.

Her oprettes ansøgninger, og du kan via Administration-HR setup profile sætte systemet op til automatisk at slette ansøgninger efter x måneder. Hvis I foretrækker manuelt at slette ansøgninger efter x måneder, kan du anføre, hvem der skal adviseres om tid til sletning.Hvis I har købt Sherlock Web Mailjournalisering, kan ansøgninger journaliseres direkte ind i modulet fra outlook, hvorefter du kan slette ansøgningen i outlook, og derved leve op til GDPR regler.

.

Der er søgefelt i oversigten, og det er muligt at kolonnesortere også.

Vi har indført "Må tillige læses af disse personer/grupper" som en valgmulighed på rettighedsstyringen i

Jobsøgningsmodulet.

Statistik

Spinner viser at loadning af grafik er igang.

Anfør antal minutter for cache varighed.

Hvis en given statistik har været dannet indenfor de sidste x minutter, så anvendes dette cachede resultat. Det gør, at flere brugere på samme statistik-punkt ikke lægger serveren ned.

Brugeren får at vide, når han ser cachede data, hvis cache er mere end 1 minut gammel:

Teksten vedligeholdes på Adm - Translation for Statistics - General Settings:

DK: lblCachedSearchResults=Gemt søgeresultat fra %1 min. siden;UK: lblCachedSearchResults=Cached search result from %1 minutes ago;

Statistik på review

Risk/opportunity: Der kan nu oprettes statistik på fokusområde.

En medarbejder som har ret til at slette dokumenter, kan slette gemte grafer i Sherlock Web Statistik.

Statistik på medarbejdernes alder pr. hele virksomheden og pr. afdeling. Alder pr. faglig uddannelse kan også vises.

Grafik på løbende gennemsnit vedr. antal dage det har taget at behandle kundereklamationer, reklamationer til

leverandører samt interne fejlrapporter.

Rich text undtagen billeder kommer nu med i statistik, når du exporterer til excel.

Nye muligheder på Administration-Statistics setup: Du kan begrænse hvem der kan se hvilke menuer i Sherlock Web

Statistik. Hvis man ikke er med i den valgte rolle, kan man ikke se f.eks. menuen "Fejlrapport" i Sherlock Web Statistik.Hvis du vælger "yes" i Allow on front page", så kan medarbejdere der IKKE kan se menuen "Fejlrapporter" i Sherlock Web Statistik alligevel godt se grafik på forsiden af Sherlock Web Statistik.Skulle en af disse medarbejdere få en URL til en statistik, som vedkommende ikke må se, så vil Sherlock Web Statistik skrive "you do not have access to see statistics for this".

Når man gemte en statistik hvor man havde sat valgfrie datoer fra - til ind, så var de datoer ikke med næste gang man

loadede statistikken. Det er nu rettet.

Dashboard

HR Dashboard.er tilføjet.

Dashboard HR-Mit overblik viser udløb for mine medarbejderes kurser/kvalifikationer.

Ny facilitet under "Mine opgaver i Log" på dashboard, som viser, hvis du som medlem af en gruppe, (f.eks. Sherlock

Administrator gruppen), skal gøre noget.

Vi har flyttet Mine favoritter ud som et selvstændigt menupunkt.

Hvis du via "Mine indstillinger" har valgt, at lister kun skal indeholde 30 dokumenter pr. side, vil det også være det antal

opgaver du ser, f.eks. på "Mine opgaver i Log".

Ikoner vises ikke længere på dashboard, da alle dokumenter i "Mine opgaver" er udestående, og det derfor ikke giver

nogen mening at vise ikonet.

Hvis der ikke er udpeget en ansvarlig på en registrering i Sherlock Web Log, så vises formularen på udsteders dashboard

"Mine opgaver".

PDF

Microsoft-specifikke tags (<o:p>) accepteres, og giver ikke "Return to Sherlock".

Via Administration-Dokumentstyring setup profile kan du vælge, at dato og klokkeslet for hvornår PDF-en er printet skal

vises på PDF-en.

Mobile

Max. antal billeder man kunne uploade var tidligere 5. Det har vi hævet til 25.

Du kan nu konfigurere en tekst, som ses på en formular. Hvis jeg indfører dette via Administration-General setup-Mobile:

Ses på mobiltelefonen:

Support for Windows Phones (og Firefox).

Projects

Sprogsupport for DK (tidligere kun EN)

Baseline på GANTT (sammenligning mellem planlagt og aktuel tidsplan. De grå er baseline).

Læseadgangsstyring på projekter og dokumenter

Logo af eget valg kan indsættes

Print af GANTT

Vi besøger jer gerne for at vise nyhederne, og I kan også vælge at se nyhederne på distancen via skærmdeling.Kontakt os for aftale:Anette: 20291829, as@sherlock.dkHenrik: 40572382, hh@sherlock.dk