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RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario 2012 1 RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC46/SC11:2. Vocabulario 2012 Libro blanco escrito por el ISO/TC 46/SC 11 Archives/Records management Octubre 2012 (traducción de diciembre de 2012) 1 OBJETIVO Este documento aclara la metodología y los principios utilizados en el desarrollo del vocabulario para apoyar/implementar la serie de normas ISO 30300 de sistemas de gestión para los documentos (MSR acrónimo en inglés de Management Systems for Records). Este documento clarifica los términos y las definiciones adoptados y adaptados desde la ISO 15489:2001 Información y documentación Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades, y los nuevos términos procedentes de otras normas ISO de sistemas de gestión (ISOMSSs). Los términos y las definiciones están construidos en conformidad con la norma ISO 704:2009 Trabajo terminológico Principios y métodos, y con la norma ISO 102411:2011 Entradas terminológicas en las normas— Parte 1: Requisitos generales y ejemplos de presentación para apoyar /implementar las normas MSR. Este documento explica la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 Información y documentación Sistema de gestión para los documentos Fundamentos y vocabulario y otras Normas Internacionales e Informes Técnicos relacionados. Durante el proceso de desarrollo y después de su publicación se plantearon muchas preguntas sobre las relaciones, similitudes y diferencias con la norma ISO 15489 y otras normas e Informes Técnicos Internacionales desarrollados por el comité ISO/TC46/SC11. Los productos previamente publicados responden principalmente a la perspectiva de la comunidad profesional de gestión de documentos, la serie de normas 30300 ha sido

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RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC 46/SC 11: 2 Vocabulario� 2012 

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RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS DE ISO/TC46/SC11:2. Vocabulario ‐ 2012 

 Libro blanco escrito por el ISO/TC 46/SC 11 ‐ Archives/Records management  Octubre 2012 (traducción de diciembre de 2012)  

1OBJETIVO

Este documento aclara  la metodología y  los principios utilizados en el desarrollo del vocabulario para apoyar/implementar  la serie de normas  ISO 

30300 de sistemas de gestión para los documentos (MSR acrónimo en inglés de Management Systems for Records). 

Este documento clarifica  los términos y  las definiciones adoptados y adaptados desde  la ISO 15489:2001 Información y documentación ‐ Gestión de 

documentos. Parte 1: Generalidades, y  los nuevos términos procedentes de otras normas ISO de sistemas de gestión (ISO‐MSSs). Los términos y  las 

definiciones están construidos en conformidad con  la norma ISO 704:2009 Trabajo terminológico ‐ Principios y métodos, y con  la norma ISO 10241‐

1:2011 Entradas terminológicas en las normas— Parte 1: Requisitos generales y ejemplos de presentación para apoyar /implementar las normas MSR. 

Este documento explica  la  relación entre  los  términos  y  las definiciones de  la norma  ISO 30300:2011  Información  y documentación  ‐  Sistema de 

gestión para los documentos ‐ Fundamentos y vocabulario y otras Normas Internacionales e Informes Técnicos relacionados. 

Durante el proceso de desarrollo y después de su publicación se plantearon muchas preguntas sobre  las relaciones, similitudes y diferencias con  la 

norma  ISO  15489  y  otras  normas  e  Informes  Técnicos  Internacionales  desarrollados  por  el  comité  ISO/TC46/SC11.  Los  productos  previamente 

publicados  responden principalmente a  la perspectiva de  la  comunidad profesional de gestión de documentos,  la  serie de normas 30300 ha  sido 

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desarrollada principalmente para una audiencia de directivos. Este documento se  focaliza en  las preguntas de vocabulario sobre  las relaciones,  las 

similitudes y  las diferencias; es el segundo documento divulgativo desde  la publicación de “Relaciones entre  la serie de normas  ISO 30300 y otros 

productos del comité ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos”  Marzo 2012. 

2ELCONTEXTOYLAMETODOLOGÍA

En Noviembre de 2011 fue publicada  la norma ISO 30300 Información y documentación ‐ Sistema de gestión para  los documentos: Fundamentos y 

vocabulario.  

La metodología utilizada para desarrollar los conceptos terminológicos en la norma ISO 30300 es la adhesión a las normas ISO 704:2009 y ISO 10241‐

1:2011, respectivamente (mencionadas anteriormente). Las reglas sobre cómo se han redactado las definiciones provienen de la norma ISO 704:2009. 

La norma ISO 10241‐1:2011 provee directrices adicionales sobre cómo han de ser presentadas las definiciones en las Normas Internacionales.  

A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 704:2009: 

Las definiciones deben ser lo más concisas posible y tan complejas como sea necesario. 

Las definiciones complejas deben contener exclusivamente la información que defina a un único concepto; cualquier información descriptiva 

adicional considerada necesaria debe ser incluida en una nota.  

Las definiciones deben  ser  redactadas de manera  consistente  teniendo  en  cuenta  el  registro  lingüistico  y  el nivel de  conocimientos de  la 

audiencia. 

Una definición debe describir sólo un concepto. 

Una definición no debe ser demasiado genérica ni demasiado específica. 

Una definición debe reflejar el sistema del concepto describiendo el concepto y sus relaciones con otros conceptos en el sistema del concepto. 

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Las definiciones deber ser sistémicas. 

Las características seleccionadas en una definición intencional deberán indicar la delimitación que distingue un concepto de otro o la conexión 

entre los conceptos. 

A continuación se encuentra un resumen de las disposiciones recogidas en la norma ISO 10241‐1:2011: 

Se debe evitar por todos los medios el uso de un único término para conceptos múltiples, y términos múltiples para un único concepto. 

Se  deben  hacer  esfuerzos  para  evitar  incurrir  en  contradicciones  en  las  entradas  terminológicas  recogidas  en  normas  estrechamente 

relacionadas. 

Sólo se deben definir los conceptos relevantes al dominio, al tema o al alcance de la norma. 

Una definición no debe tomar la forma de un requisito. 

Una definición debe consistir en una  frase simple, que debe reflejar si es posible  la posición del concepto en el sistema del concepto. Este 

requisito se puede conseguir mejor usando definiciones intencionales. 

La forma de la definición debe ser de tal manera que pueda substituir el término en el contexto (por ejemplo, el principio de substitución). 

El principio de substitución debe ser aplicable en ambas direcciones. 

 

La  norma  ISO  30300:2011  de  Vocabulario  se  organiza  en  sistemas  de  conceptos  para  lograr  un  vocabulario  coherente  y  harmonizado.  Incluye 

diagramas de concepto para entender las relaciones entre los conceptos básicos en el ámbito de las normas MSR de conformidad con los requisitos 

de la norma ISO 704:2009 y de la norma ISO 10241‐1:2011.  

El vocabulario de la norma ISO 30300:2011 relaciona los documentos, la gestión, los procesos de gestión de documentos, y sistemas de gestión, que 

son  fundamentales  para  apoyar/implementar  las  normas MSR.  El  vocabulario  se  desarrolla  de  acuerdo  con  las  normas  acordadas  en  diversas 

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reuniones del ISO/TC46/SC11 de conformidad con los principios antes citados de la norma ISO 704:2009 y ISO10241‐1:2011. La ilustración 1 muestra 

la  relación entre el vocabulario de  las normas del  comité  ISO/TC 46/SC 11 y  las normas  ISO MSS.  Los números entre paréntesis  se  refieren a  las 

cláusulas del vocabulario de la norma ISO 30300. 

 

llustración 1 Relación entre el vocabulario de los estándares del comité ISO/TC46/SC11 y las normas ISO MSSs.  

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3 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA RELACIÓN DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NORMA ISO 30300:2011 Y LA NORMA ISO 15489‐1:2001 

Se muestran aquí las siete preguntas más frecuentes y las respuestas para entender la relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 

30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001. 

3.1 ¿Cual es  la relación entre  los  términos y  las definiciones de  la norma  ISO 30300:2011 y  la norma  ISO 15489‐1:2001?  Hay 29 términos en la norma ISO 30300:2011, 21 términos en la norma ISO 15489‐1:2001. 17 términos de la norma ISO 15489 están en la norma ISO 

30300:2011, de los cuales 9 términos y definiciones se han adoptado plenamente, y 8 términos y sus definiciones se han adaptado de la norma ISO 

15489.  Cuatro términos de la norma ISO 15489 no se han incluido en la norma ISO 30300, se han añadido 12 nuevos términos. Ver la Tabla 1 para los 

detalles. 

Tabla 1 – Relación entre los términos y las definiciones de la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO 15489‐1:2001. 

Relación con la norma ISO 15489‐1:2001 

Número de términos  Términos en la norma ISO 30300:2011 

Términos adoptados 17 acceso, rendición de cuentas, clasificación, conversión, destrucción, disposición, documento, indización, metadatos, 

migración,  preservación,  gestión  de  documentos,  aplicación  de  gestión  documental,  trazabilidad,  transferencia (custodia) 

Términos  y  definiciones adoptados plenamente 

9 acceso, rendición de  cuentas,  clasificación, disposición, documento, metadatos, gestión de documentos, registro, trazabilidad 

Términos  adoptados  pero definiciones adaptadas 

8 conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental, transferencia 

Términos  y  definiciones  no incluidas 

4 Acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación, transferencia (movimiento)  

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Relación con la norma ISO 15489‐1:2001 

Número de términos  Términos en la norma ISO 30300:2011 

Nuevos  términos  y definiciones  añadidos  a  la norma ISO 30300 

12 activo, archivos, documentar  (verbo), documentación, evidencia,  sistema de gestión,  sistema de gestión para  los documentos, no conformidad, organización, política de gestión documental, sistema, alta dirección  

 3.2  ¿Cómo  fue  desarrollado  el  vocabulario  de  la  norma  ISO  30300:2011?  ¿Cuáles  son  los  principios  para  la adopción, adaptación, supresión y adición de nuevos términos?  Se redactó el documento Principios para el Desarrollo de Vocabulario de Sistemas de Gestión para los Documentos (An, Ellis, 2009) para desarrollar el 

vocabulario de la norma ISO 30300:2011 y su mejora continua, de conformidad con los siguientes principios uniformes: 

a) ayudar a organizar el trabajo terminológico de una manera práctica y eficiente; 

b) garantizar  la consistencia y  la coherencia de  las  terminologías  tanto dentro del  sistema de gestión para  los documentos y entre  los 

campos relacionados; 

c) contribuir a la harmonización de los sistemas de concepto y términos en diferentes idiomas; 

d) promover tomas de decisiones basadas en evidencias firmes para los trabajo de la terminología; 

e) prestar asistencia a las personas involucradas en la gestión de terminología. 

(ISO 10241‐1:2011, ISO 704:2009) 

 

La adopción,  la adaptación,  la  supresión y  la adición de nuevos  términos están en concordancia con  los principios de  la norma  ISO 704:2009 y  la 

norma ISO 10241‐1:2011 y con las reglas acordadas en diversas reuniones del comité ISO/TC 46/SC 11 para los siguientes documentos: 

a) Los principios para la creación de términos y definiciones se desarrollan en base a “Términos y definiciones del comité ISO/TC 46/SC 11/WG8: 

informe del proyecto”, Xiaomi An, 2008‐08‐14. (Discutidos y aceptados en la 21ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo del 24‐27 

de Noviembre de 2008 en Wellington, Nueva Zelanda.) 

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b) Los  principios  para  la  justificación  de  los  comentarios  de  los  cambios  se  han  desarrollado  basándose  en  el  documento  “Revisión  de  los 

comentarios del comité TC 46/SC 11 N912 después de la última versión de términos y definiciones del WG8 en la reunión de Kenia”, Xiaomi 

An, 2009‐06‐14 primera versión, segunda versión 2009‐07‐24. (Discutidos y aprobados en la 22ª reunión del ISO/TC 46/SC 11 llevada a cabo el 

11‐14 de Mayo de 2009 en  Nairobi, Kenia). 

c) Los principios para construir la bibliografía se desarrollaron basándose en el mismo documento b) anterior. 

d) Los principios para el desarrollo del vocabulario de  los  sistemas de gestión para  los documentos,  ISO/TC 46/SC11/WG8, v.3, Xiaomi An y 

Judith Ellis, 2009‐10‐03. (Discutidos y aceptados en  la 23ª reunión del comité ISO/TC 46/SC 11  llevada a cabo el 19‐22 de octubre de 2009, 

Orlando, Estados Unidos). 

3.3 ¿Por qué algunos términos (por ejemplo acción de trazabilidad, autoridad archivística, sistema de clasificación, transferencia (movimiento) de la norma ISO 15489‐1:2001 no se han incluido en la norma ISO 30300:2011?  Los  términos eliminados en general no son utilizados con  frecuencia, de acuerdo con una  revisión de  los  términos y definiciones de  la norma  ISO 

15489 y el “Estudio de Justificación basado en el Glosario de términos integrados de Documentos, Archivos y Gestión de la Información"i (An, 2009). 

La citación de los términos anteriores en 75 fuentes de información del glosario son comparativamente bajos o no tienen citación de amplio uso. 

3.4 ¿Por qué algunos  términos archivísticos  importantes  (por ejemplo, series documentales, evaluación, archivar (como verbo)) no están incluidos en la norma ISO 30300:2011? La razón principal es que la norma ISO 30300:2011 ha sido desarrollada principalmente para una audiencia de gestión. Estos términos son demasiado 

específicos para las habilidades de la gestión de documentos, y no son utilizados por o para la alta dirección a nivel estratégico. 

 

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3.5  ¿Cuáles  son  los  cambios  realizados  en  las  definiciones  de  los  términos  de  la  norma  ISO  15489‐1:2001 (conversión,  destrucción,  indización,  migración,  preservación,  documentos,  aplicación  de  gestión  documental, transferencia) ¿Y cuáles los motivos para esos cambios?  Para más detalle, ver la Tabla 2. Los motivos más comunes para la adaptación son estos: la definición antigua está desfasada, o la definición necesita 

ser  actualizada  para  mayor  claridad,  precisión,  relevancia  y  coherencia  con  el  pensamiento  dominante  y  las  buenas  prácticas  más  recientes 

internacionalmente aceptadas. 

Tabla 2‐ Cambios realizados en las definiciones de la norma ISO 15489:2001 

Términos  Definiciones en ISO 15489‐1:2001 

Definiciones en ISO 30300:2011  Motivos o fundamentos para los cambios o para la adaptación de los 

términos en ISO 15489 conversión 3.7  

conversión proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. 

Véase migración (3.13) 

3.3.3conversión proceso  de  transformación  de  documentos  de  un formato a otro. 

EJEMPLO Digitalizar  documentos  en  papel  para  crear imágenes    digitales  (TIFF,  JPEG,  etc.),  convertir documentos  textuales en PDF,  ficheros de  texto UNIX en  ficheros  de  texto  de  Microsoft  (Windows)  , actualizar  ficheros MS Word  desde  la  versión  1  a  la versión 2. 

Se actualiza para ser precisión y coherentes con  la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO 13008:2012 definición 3.5.  

De acuerdo con ISO 704:2009, “una definición  debe  describir  sólo  un concepto”. 

  

destrucción 3.8destrucción proceso  de  eliminación  o  borrado  de documentos  sin  que  sea  posible  su reconstrucción. 

3.3.4destrucción proceso de  eliminación  o borrado  de  un documento, sin posibilidad de reconstrucción. 

NOTA  Adaptación de ISO 15489‐1:2001, definición 3.8. 

Se actualiza por cambio en la redacción.

 

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indización 3.11 indización proceso  por  el  que  se  establecen punto  de  acceso  para  facilitar  la recuperación  de  documentos  o  información. 

3.3.7indización establecimiento  de  puntos  de  acceso  para  facilitar  la recuperación. 

NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001,  definición 3.11. 

Se actualiza por simplificación. 

De acuerdo con ISO 704:2009, “una definición  no  debe  ser  ni demasiado  genérica  ni  demasiado específica” 

migración 3.13 migración Acción de trasladar documentos de un sistema  a  otro,  manteniendo  la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. 

Ver   

conversión (3.7) 

 

3.3.8migración Proceso  de  transferencia  de  los  documentos  de  un sistema de hardware o software a otro sin modificar su formato. 

EJEMPLO  Son  ejemplos  de migración  la  transferencia de datos desde discos magnéticos a cintas magnéticas, la  transferencia  de  ficheros de  bases  de  datos  desde Oracle  a  SQL  Server  (ver  3.3.3  para  un  uso consistente). 

Se actualiza por precisión y coherencia con la  definición  en  el  desarrollo  de  ISO 13008:2012 definición 3.14.  

De acuerdo con ISO 704:2009, “una definición  no  debe  ser  ni demasiado  genérica  ni  demasiado específica” 

conservación 3.14 conservación procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo. 

3.3.9conservación procesos  y  operaciones  realizados  para  garantizar  el mantenimiento  de  los  documentos  a  lo  largo  del tiempo. 

NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001, definición 3.14.  

Se  actualiza  por  pertinencia  con  el pensamiento y desarrollos más recientes de acuerdo  con  los  Principles  for  Developing Vocabulary  of  Management  Systems  for Records  acordados  en  diversas  reuniones del comité ISO/TC46/SC11. 

documentos 3.15 documentos información  creada  y  recibida, conservada  como  información  y prueba,  por  una  organización  o  un individuo  en  el  desarrollo  de  sus actividades  o  en  virtud  de  sus 

3.1.7documentos información  creada,  recibida  y  conservada  como evidencia  y  como  activo  por  una  organización  o individuo,  en  el  desarrollo  de  sus  actividades  o  en virtud de sus actividades legales.   

Se actualiza para facilitar  la vinculación con los Propietarios del Activo y los Registros de Activos  para  los  documentos  de  acuerdo con ISO 704:2009 

“Las  definiciones  deben  ser diseñadas  de  manera  coherente teniendo  en  cuenta  el  registro  de 

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obligaciones legales. 

 

NOTA 1 Adaptación  de  ISO 15489‐1:2001, definición 3.15. NOTA 2  La  evidencia  no  está  limitada  al  sentido legal del término (véase la definición  3.1.5). NOTA 3  Se  aplica  a  la  información  en  cualquier medio, forma o formato. 

lenguaje  y  el  nivel  de conocimientos  de  la  audiencia destinataria”  

 

sistema  de gestión  de documentos 

3.17 sistema de gestión de documentos sistema de información que incorpora, gestiona  y  facilita  el  acceso  a  los documentos a lo largo del tiempo. 

3.4.4aplicación de gestión documental sistema de información que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. 

NOTA  Adaptación  de  ISO  15489‐1:  2001, definición 3.17. 

Se actualiza por cambio en la redacción.

transferencia 3.20 transferencia cambio de  la  custodia,  la propiedad o la responsabilidad de los documentos. 

 

3.3.12transferencia cambio en la custodia o propiedad de los documentos. 

NOTA 1  La  transferencia  puede  incluir  el  traslado de los documentos desde una localización a otra. 

NOTA 2  Adaptación  de  ISO  15489‐1:2001, definición 3.20, 3.21. 

Se actualiza por cambio en la redacción. Cambios realizados de conformidad con  los siguientes principios: 

De acuerdo con  ISO 10241‐1:2011, “Se  debe  evitar  por  todos  los medios el uso de un único término para  varios  conceptos  y  varios conceptos para un único término”.  

De acuerdo con ISO 704:2009, “Las definiciones  complejas    deben contener  exclusivamente  la información que defina a un único concepto;  cualquier  información descriptiva  adicional  considerada necesaria será incluida en nota”.  

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3.6  ¿Hay  algún  impacto de  la  adopción de  ISO  30300:2011  en  el uso de  los  términos  y definiciones de  la  ISO  15489‐1:  2001? 

¿Cuáles son las implicaciones de la adaptación de las definiciones de ISO 15489‐1:2001?

La modificación de  las definiciones  de  ISO  15489‐1:2001  tendrá unas  consecuencias  positivas,  con  ligero  impacto  en  su  uso original  y  escaso  (o 

ningún) coste en el cambio (en términos de inversión de recursos), debido a que se han elaborado los siguientes principios para su aceptación: 

a) La definición modificada es más clara y el cambio tiene escaso coste. 

b) La definición modificada es más corta, más inteligible y el cambio tiene escaso coste 

c) La modificación es más precisa y el cambio tiene escaso coste. 

d) La   modificación es más conforme con  las buenas prácticas de gestión de documentos más  recientes a nivel  internacional, y con el 

desarrollo de los MSS de ISO, y el cambio tiene escaso coste. 

e) El ISO/TC 46/SC11 tiene intención de usar las nuevas definiciones en futuras revisiones de ISO 15489 y de otras publicaciones. 

3.7 ¿Cuáles son los cambios más significativos realizados en el concepto de “documentos”?  

Los principales cambios son: 

Añadir  el  concepto  de  gestión  de  documentos  como  un  activo,  construir modos  de  pensar  colaborativos  que  aporten  servicios  de  valor 

añadido y de alta eficacia;, incluir el reconocimiento de la dimensión múltiple del valor de los documentos (ejemplos de activos puede ser el 

activo  conocimiento,  el  activo  de  negocio,  el  activo  intelectual,  el  activo  digital,  no  se  limita  a  la  información  como  activo)  y  tomando 

conciencia de los riesgos de un control inapropiado o inadecuado y de sus consecuencias. 

Establecer apoyos convergentes y sinérgicos a nivel estratégico, alineados con los objetivos de las normas de sistemas de gestión (MSS) de ISO, 

por  ejemplo  ISO  9000 Gestión  de  Calidad,  ISO  31000 Gestión  de  Riesgos,  ISO  27000  Seguridad  de  la  Información,  ISO  19011 Gestión  de 

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Auditoría, etc. posibilitando las evidencias basadas en la colaboración y vinculación con los Propietarios del Activo y el Registro de Activos para 

documentos.  

4. RELACIONES ENTRE LOS TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE ISO 30300:2011 Y DE OTROS MSS DE ISO. 

Puesto que la serie de normas ISO 30300 fue desarrollada principalmente para una audiencia de directivos, se añadieron a la ISO 30300 seis términos 

comunes y definiciones básicas para expresar las relaciones entre ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. Estos términos y definiciones son compatibles y 

están  alineados  con  las  ISO/IEC  Directives  Part1  Consolidated  ISO  Supplement  –  Procedures  specific  to  ISO  ANNEX  SL,  Appendix  3:  2012.  Es 

fundamental para comprender el sistema de gestión para documentos como parte integrante de la familia ISO MSS. Véase en la tabla 3 las relaciones 

entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. La adopción de los términos y definiciones existentes en las normas MSS de 

ISO refuerza la vinculación entre ISO 30300:2011 y la familia de MSS de ISO. Además, ISO 10241‐1:2011 (6.9.1 and 6.9.2) establece que, siempre que 

sea  posible,  se  debe  realizar  la  referencia  a  las  entradas  terminológicas  normalizadas,  o  a  una  parte  de  ellas,  o  a  las  definiciones  normalizadas 

recogidas en otras normas, con el fin de evitar la repetición. 

Tabla 3‐relaciones entre los términos y definiciones de ISO 30300:2011 y otros MSS de ISO. 

Otros MSS de ISO Número de términos y definiciones adoptados 

en ISO 30300 

Términos y definiciones en ISO 30300:2011 adoptados de otros MSS 

de ISO Relaciones 

ISO 9000:2005 1  sistema relacionado  con  sistema  de  gestión  para  los documentos 

ISO/IEC 27000:2009 1 activo relacionado con documentosISO/IEC  Directives  Part  1 Consolidated  ISO Supplement  –  Procedures 

4 sistema  de  gestión,  no  conformidad, organización, alta dirección 

relacionados  con  sistema  de  gestión  para  los documentos y con gestión de una organización  

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specific  to  ISO  ANNEX  SL, Appendix 3:2012 Total de términos adoptados  6  activo,  sistema  de  gestión,  no  conformidad, 

organización, sistema, alta dirección Se adoptan para un uso coherente y constante, compatibilidad y relevancia. 

5. EL CONCEPTO “SISTEMAS” EN ISO 30300:2011 

Los conceptos de la terminología de ISO 30300:2011 se basan en el  “concepto de sistema” conforme a la ISO 704:2009 e ISO 10241‐1:2011, lo que 

muestra cómo se interrelacionan los conceptos dentro del ámbito del MSR. 

Dentro de  ISO 30300:2011, es común el concepto de sistemas combinado con relaciones genéricas, partitivas y asociativas. Hay cuatro 

formas básicas de relaciones entre conceptos en el Anexo 3 de ISO 30300:2011, de conformidad con ISO 704:2009 y con referencia a ISO 

9000:2005 y GB‐T 19100‐2003 (China): 

a) relación asociativa (ISO 704:2009, 5.5.3 e ISO 9000:2005, A.3.4) (con flechas) 

b) relación circular de carácter unidireccional (GB‐T 19100‐2003, A.2.2.2) (con flechas) 

c) relación partitiva (ISO 704:2009, 5.5.2.3 e ISO 9000:2005, A.3.3) (sin flechas) 

d) relación genérica (ISO 704:2009, 5.5.2.2 e ISO 9000:2005, A.3.2) (sin flechas) 

La  ilustración  2 muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  los  “documentos”:  documentación  (3.1.4)  ‐documento 

(3.1.3) ‐evidencia (3.1.5)‐documentos (3.1.7) ‐archivos (3.1.1)‐ activo (3.1.2)‐metadatos (3.1.6).  

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llustración 2 

Figure A.3.1 ‐ Conceptos relacionados con los documentos (3.1) Fuente: ISO 30300:2011 

La  ilustración  3 muestra  los  siguientes  conceptos  de  relación  asociativa  relacionados  con  “gestión”:  organización  (3.2.3)‐  alta  dirección  (3.2.5)  ‐

responsabilidad (3.2.1) ‐no‐conformidad (3.2.2) –política de gestión documental (3.2.4). 

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Ilustración 3 

Figura A.3.2‐ Conceptos relacionados con la gestión (3.2) Fuente: ISO 30300:2011 

La  ilustración 4 muestra una combinación de conceptos de relación circular unidireccional con conceptos de relación partitiva relacionados con  los 

“procesos de gestión documental”. En  la  izquierda se presenta  la relación circular de carácter unidireccional: documento (3.3.6) –registro (3.3.10)–

acceso  (3.3.1)–disposición  (3.3.5)–preservación  (3.3.9)–trazabilidad  (3.3.11).  En  la  derecha  se  muestra  la  relación  partitiva:  registro 

(3.3.10)/clasificación (3.3.2)‐indización (3.3.7); disposición (3.3.5)/destrucción (3.3.4)‐transferencia (3.3.12); preservación (3.3.9)/ conversión (3.3.3) –

migración (3.3.8).  

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Ilustración 4 

Figure A.3.3‐ Conceptos relacionados con los procesos de gestión documental (3.3) Fuente: ISO 30300:2011 

La  ilustración 5 combina  la relación genérica con  la partitiva relacionadas con el “sistema de gestión para  los documentos”. En  la parte superior se 

muestra  la  relación genérica:  sistema  (3.4.5) –sistema de gestión  (3.4.1) –sistema de gestión para  los documentos  (3.4.2), y en  la  inferior está  la 

relación partitiva: gestión de documentos (3.4.3) –sistemas de gestión para los documentos (3.4.2)‐aplicaciones de gestión documental (3.4.4).  

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Ilustración 5 

Figura A.3.4 ‐ Conceptos relacionados con el sistema de gestión para los documentos (3.4) Fuente: ISO 30300:2011 

 

                                                            i An, Xiaomi. (2009)Glossary of Integrated Records, Archives and Information Management Terms. [2012-09-28]

http://demo.quickmerger.com/resources/statics/comprehensive_glossary.php