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Effizienterer Zahlungsverkehr dank SAP-Integration
Benjamin Scheu
Finanz- und Rechnungswesen
Gühring KG
Wie sich Zahlungsverkehr,
Treasury & Co. durch eine
SAP-Integration effizienter
gestalten lassen
• Die Gühring-Gruppe – ein schneller Einblick
• Ausgangssituation und Ziele im Treasury bzw.
Zahlungsverkehr
• Lösung und neue Strukturen im Treasury bzw.
Zahlungsverkehr bei Gühring
• Die Erfolgsfaktoren des Projekts, Fazit und
Ausblick
Agenda
Umsatz 800 Mio. € - 60% im Ausland
Mitarbeiter 6.000 - davon 3.000 im Inland
Produkte Kernsegment Werkzeuge
eigene Hartstoffe
eigener Maschinenbau
Dienstleistungen
Kunden Automotive, Luftfahrt
Maschinenbau
Chemie, Stahlbau, Handel
Die Gühring-Gruppe
Die Ausgangssituation
FI HR
db direct
internet Internet
Banken
Bank
Auslands-
Banken
Auslands-
Banken N
etz
lau
fwe
rk
Treasury-
Programm
db direct mc
F24
Commerzbank
Mailand
Internet
Bank
Global
Payment Plus
Banken
Netzlaufwerk
Zahlungen
Kontoinformationen
Kontoinformationen
(nicht operativ)
EBICS EBICS
SAP
Wie viele Medienbrüche haben
Sie?
Vote Trigger
Vote Now
1. Keinen, wir sind vollständig in SAP integriert 12,5%
2. Einen 45,8%
3. Mehrere 41,7%
• Einheitliche technische Plattform für
Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation
sowie Cash und Treasury Management
• integriert in die SAP-Systemlandschaft
• ohne Medienbruch
• transparent
• unabhängig von einer Bank
• SEPA-fähig
Unsere Ziele
Die Netzlaufwerke sollen künftig nicht mehr im
(technischen) Mittelpunkt stehen – „Alles in SAP!“
• Die Applikation soll ausbaufähig sein für
zukünftige Erweiterungen und
Prozessoptimierungen
• Weitere Gesellschaften sollen integriert werden
können (auch im Ausland)
• Software-Anbieter soll tiefe fachliche und technische
Kenntnisse haben und das Produkt kontinuierlich und
proaktiv an neue Gegebenheiten anpassen
Unsere Ziele
• Hanse Orgas FinanceSuite – Implementierung
in drei Schritten
• FinanceSuite-Module Payment, Cash und Treasury
• Zeitraum: 9 Monate (mit geplanten Unterbrechungen)
• Insbesondere Zahlungen werden ohne Medienbrüche
oder Schnittstellen erstellt, geprüft, freigegeben
(fachliche und Bankfreigabe), versendet und bestätigt
• Verwendung „neuer“ Formate (z. B. RFT/MT101)
• Module FI, HR, SD, MM und die drei Komponenten
von Hanse Orga sind hinsichtlich Cashflow und
Zahlungsverkehr miteinander verbunden
Die Lösung für Gühring
Die neuen Strukturen
db direct
internet Internet
Banken
Bank
Auslands-
Banken
F24
Commerzbank
Mailand
Internet
Bank
Verbliebene
Sonderlösung
FI HR SD MM
Payment Cash Treasury
Server
EBC/CEC RFC
Upload
Zahlungen
Kontoinformationen
Kontoinformationen
(nicht operativ)
EBICS
SAP
Hanse Orgas FinanceSuite
Über welchen Weg kommunizieren
Sie derzeit mit Ihren Banken?
Vote Trigger
Vote Now
1. Standardisiertes Protokoll (EBICS, FTX, …) 92%
2. Host2Host 0%
3. SWIFT Alliance Light 0%
4. SWIFT Service Büro 0%
5. Mischform/Sonstige 8%
Cash-Management
• Konsequente Integration von Cash-Management
und Zahlungsverkehr
• Automatische Datenübernahme
• Kontoinformationen aus Hanse Orgas
FinanceSuite Payment Management
• Dispositionen (z. B. Ableitung aus offenen Posten
oder Salden in SAP-FI)
• Manuelle Dispositionen können ergänzt werden
• Clearing-Überträge werden automatisch erstellt, bei
Bedarf manuell geändert oder ergänzt und direkt an
die FinanceSuite Payment Management übergeben
Beispiel: Leasing – vorher
• Mehrmalige Erfassung jedes Vertrags
• SAP-Dauerbeleg für die monatliche Verbuchung
• Anlage als „Darlehen“ im Treasury-System für die
Disposition
• Abbildung in Excel durch das Investitionscontrolling
für das Reporting und die Ermittlung des Obligos
• Abbildung in der Anlagenbuchhaltung (statistisch)
• Konventionelle Archivierung sowie Ablage von Kopien
Hauptaufgabe war oft eine Abstimmung der
bestehenden Datenquellen untereinander
Beispiel: Leasing – nachher
• Einmalige Erfassung des Vertrags • Erfassung unter der Geschäftsart Leasing
in Hanse Orgas FinanceSuite Treasury Management incl. elektronischer Archivierung
• Monatliche Dispositionen werden automatisch erstellt, vom Hanse Orga Cash Management automatisiert abgedeckt, notwendige Überträge direkt an die Hanse Orgas Payment Management übermittelt
• Durch die ausgelieferte Buchungslogik wird der monatliche Buchungsbeleg erstellt
• Integrierte Verbindung zur Anlagenbuchhaltung
• Integriertes Reporting auf Knopfdruck
• Darstellung der Mithaft für die Obergesellschaft
• Sofortige Beteiligung aller betroffenen
Fachbereiche (IT, Controlling, …)
• Frühzeitige Kontaktaufnahme mit den
Hausbanken (zusätzlicher EBICS-Zugang für die
Implementierungsphase)
• Maximale Beteiligung der Key User, Knowhow-
Transfer „on the job“
• Proaktives Change Management – „Mut zu
Veränderungen“
• Geplante Pausen zwischen den Schritten
Erfolgsfaktoren
• Der Zahlungsverkehr ist mit nur einer zu
vernachlässigenden Ausnahme integriert
• Cash und Treasury können alle bestenden
Prozesse bzw. Geschäfte abbilden
• Durch Integration und Automatisierung werden
zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag eingespart
• Beispiel: Wenn der erste Treasury-Mitarbeiter
morgens zur Arbeit erscheint, sind unsere
Kontoauszüge bereits verbucht
Fazit
• Endgültige Abschaltung der „alten“ Systeme
• Erstellung einer rollierenden kurzfristigen
Liquiditätsvorschau unter Einbeziehung der
Daten aus SD und MM
• Abbildung zusätzlicher Geschäftsarten
• Kontinuierliche Erweiterung der Automatisierung
• Das Potenzial der eingesetzten Software-Lösung ist
noch nicht vollständig ausgeschöpft!
Ausblick
Aufgrund der neuen (technischen) Möglichkeiten
wurden bereits weitere Ideen und Ziele entwickelt