Universidade de Évora

Tecnologias de Comunicação por ecrãs: apresentações electrónicas com o PowerPoint2000

Vicência Maio2002

1. INTRODUÇÃO

O POWERPOINT é um programa para criar apresentações electrónicas,

proporcionando um conjunto de ferramentas de apoio à comunicação em contextos de

apresentação e/ou divulgação de ideias, projectos ou produtos. Dispõe de um conjunto

de recursos (multimédia) que, em muitas situações, supera com vantagem outras

formas tradicionais de apresentação da informação.

2. AS APRESENTAÇÕES - ASPECTOS GERAIS

Os documentos criados com o POWERPOINT têm uma finalidade muito específica: a

apresentação de ideias, projectos e produtos a terceiros. As apresentações clássicas,

baseiam-se em material gráfico (diapositivos, transparências, etc., que são projectadas

durante a apresentação) e texto baseado num guião. O POWERPOINT permite criar

ambos os tipos de material para o “apresentador”.

Todos usamos transparências, “acetatos ”, para destacar ou reforçar uma ideia ou

pontos numa apresentação de um seminário ou aula. Hoje com as tecnologias ao

nosso dispor já podemos utilizar programas de apresentação electrónica, facilitando,

assim, os processos de comunicação/apresentação de informação em grande grupo.

Estas apresentações devem ser muito “leves” para não sobrecarregar os ouvintes, pois

estes não devem ser impelidos a uma leitura demorada, mas sim, a ouvir o utilizador

das transparências.

O texto da transparência deve utilizar fontes fáceis de ler, evitando as fontes

“decorativas” de leitura mais difícil. O uso de letras de tamanhos grandes 16/18

pontos ou maior é uma necessidade óbvia tendo em conta a necessidade de obter o

máximo de comunicação. Mas… o contrário também é verdade, letras maiores que

40/42 pontos dificultam a comunicação, pois o ouvinte fica mais atraído pelo caracter

do que pelo conteúdo. Não se deve utilizar mais de dois tipos de letras na

apresentação, para evitar uma certa “cacofonia” de tipos de letras que pode dificultar a

comunicação. Se quisermos obter resultados interessantes, podemos utilizar o texto

em inverso, mantendo assim o mesmo tipo de letra. Deve utilizar-se o mesmo tipo de

letra para os títulos e sempre com o mesmo estilo. Estes devem ser cuidadosamente

redigidos, evitando a repetição de palavras, não esquecendo que é topo da hierarquia

do “slide”.

O restante texto deve ser escrito de acordo com a pirâmide invertida, isto é, arrumar o

texto por ordem decrescente de importância e tendo cuidado com a precisão do

conteúdo, não esquecendo o espaço entre linhas, pois se estas estiverem pouco

espaçadas, ou forem muitos compridas, podem dificultar a leitura.

A mistura de atributos de texto (bold, itálico, sublinhado, etc.) também dificultam a

leitura, isto não significa que não devem ser utilizados atributos de texto, deve-se é

limitar a sua quantidade e frequência. Deve ser usado para realçar palavras-chave,

pontos principais ou frases importantes… Mais de 6/8 linhas no conjunto do texto,

dispersa as pessoas, sendo preferível hierarquizar melhor os pontos, ou passar para

outro “slide”. Deve evitar-se mais de seis palavras por linha.

Todos os “slides” que compõem uma apresentação devem ter um “Layout” ou

formato idêntico, com o logotipo sempre no mesmo local.

O uso de ilustrações, nomeadamente gráficos e diagramas, favorecem uma

apresentação agradável. O equilíbrio entre o texto e os grafismos ou ilustrações é

fundamental.

A maneira mais eficaz de comunicar informação a uma audiência é fazer uma

apresentação que tire partido dos grafismos e o outros meios visuais. Estudos

realizados confirmam que a persuasão do apresentador aumenta significativamente

quando utiliza elementos gráficos. Imagem e cor poderão facilitar a compreensão da

audiência e a retenção da informação apresentada.

Quando se procura realizar uma apresentação há que ter em conta alguns aspectos: o

tamanho da sala onde se projecta, se do fundo da sala se vê nitidamente o diapositivo,

a iluminação, etc.

Para verificar se a sua apresentação está como quer, coloque-se a cerca de 1.80m do

seu monitor, ou do seu acetato, se não conseguir ler, então a audiência também terá

dificuldades…

2

3. O POWERPOINT OU O ESPAÇO AUDIO-VISUAL DO OFFICE

No ambiente de trabalho do POWERPOINT, por analogia com as apresentações

clássicas, fazem-se referências a diapositivos (slides) ou mesmo a notas para referir-se

ao texto ou guião que utiliza o “apresentador”.

3.1. Iniciar uma apresentação

Usando o Microsoft Office PowerPoint é possível criar apresentações de três formas

diferentes:

a) Criar uma apresentação a partir do nada, escolhendo os tópicos para

cada diapositivo, introduzindo e formatando o texto e os elementos gráficos, é o

método mais flexível mas, quiçá, o mais trabalhoso.

b) Estruturar uma apresentação usando os modelos fornecidos pelo

PowerPoint para o layout dos diapositivos.

c) Deixar que grande parte do trabalho preliminar (ao nível da forma) seja

efectuado pelo Assistente de Conteúdo Automático de acordo com as suas

especificações

A escolha do método de trabalho pode ser efectuada à partida , uma vez que a

primeira caixa de diálogo que aparece quando se inicia o PowerPoint questiona o

utilizador sobre a forma a utilizar na criação de uma nova apresentação -fig1.

Fig.1 - Escolher a forma pretendida para criar uma nova apresentação ou abrir uma apresentação já existente .

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Opção A - Apresentação em branco

Ao seleccionar a opção Apresentação em branco, surge a janela para Novo

diapositivo com possibilidade de escolher o layout do diapositivo que melhor se

ajusta à situação (ou completamente limpo ou com marcação texto/imagem /tabela,

etc) - fig 2.

Opção B - Os modelos pré-definidos

A janela de diálogo oferece um conjunto de opções/separadores. Clicando na opção

Geral também se pode escolher a Apresentação em Branco (ao seleccionar esta

opção, voltará a aparecer a janela de Novo diapositivo).

Mas optando pelos Modelos é possível escolher uma enorme quantidade de tipos de

diapositivos já predefinido. Mas trata-se de modelo de diapositivo e não de

apresentação.

Fig.2 - Diversos esquemas (layouts) de diapositivos são possíveis

Fig3 - Os modelos do Powerpoint

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Volta a aparecer a caixa Novo diapositivo, onde pode escolher o “esquema” que

melhor se ajuste, mantendo no entanto os elementos de base (imagem de fundo, por

exemplo)

Depois de escolhido o tipo de slide (neste caso tudo em branco), há que começar a

“desenhar” o primeiro diapositivo da apresentação, recorrendo aos multiplos recursos

disponíveis.

Em Apresentações pode-se optar pela apresentação mais de acordo com a nossa

opção

Ao escolhermos um tipo de apresentação, o POWERPOINT já não nos mostra a

janela de escolha do esquema de diapositivo ou “layout”, mostrando imediatamente o

diapositivo de título (1º diapositivo). Optando por uma apresentação completa, não é

apenas um único diapositivo ou o design de um diapositivo, como na opção anterior,

mas sim vários, ou seja, uma apresentação completa em que a estrutura e os títulos

aparece logo definida. Basta apenas inserir o conteúdo nos campos ( e de acordo com

as sugestões da própria apresentação) de cada um dos dispositivos.

Opção C - O Assistente de Conteúdo Automático

Optando por criar uma apresentação com a ajuda/Assistente do PowerPoint, é só

seguir as instruções respondendo às questões que vão surgindo através de uma série

de caixas de diálogo.

De início aparece uma caixa que informa sobre o que vai fazer.

Fig4 - Apresentações

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Clicar no botão “Seguinte”

De seguida há que escolher o tipo de apresentação que se pretende.

Se se optar por Tudo e “Recomendar uma Estratégia".… Clicar no botão

“Seguinte”

Depois, vem a escolha do formato:

Clicar no botão “Seguinte”

Seleccionar então o formato da apresentação.

Fig.5 - Criando uma nova apresentação com o Assistente

Fig.6 - Avançando com o Assistente: 1ª etapa

Fig. 7 - Se a opção for Apresentações formais...

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De seguida é pedido o título e o nome do autor .

Clicar em

Chegando à janela final...

Clicar em

E o resultado será algo como o que se mostra de seguida, na fig. 11:

Fig.8 - Escolher a opção de apresentação: o ecrã

Fig.9 - Há que introduzir a informação pedida e...

Fig.10 - Conclusão do percurso

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Fig.11 - Uma apresentação criada com o Assistente

3.2. A produção de diapositivos e de apresentações - principais Recursos

3.2.1. A janela principal e seus elementos - fig 12

Área de trabalho

Barra de Menus

Barra de ferramentas de desenho

Barra de ferramentas padrão

Área de destaques

Área de notas

modos visualização dos diapositivos

Barra de ferramentas de Formatação

Fig12 - A janela do PowerPoint

Vista do primeiro slide

Listagem de diapositivos.Clicando sobre estes icons, passa-se para a visualização do diapositivo respectivo…

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3.2.2. A Barra de menus - visão geral

Menu Ficheiro/File

Neste menu encontra as opções de abrir apresentações, fechar apresentações,

guardar/gravar as suas apresentações, que duplicam os ícones da barra

standart/padrão. Quando os comandos deste ou de outro menu são coincidentes com

as barras de ferramentas, então aparece do lado esquerdo do comando o respectivo

ícone. As barras de ferramentas têm a finalidade de facilitar a vida ao utilizador, pois

contêm os comandos mais usados e podem ser personalizadas...

Quase todos os programas do Windows, ainda têm

outra forma de aceder aos comandos, através da

combinação de teclas. Os comandos que podem ser

acedidos por combinação de teclas, têm estas no lado

direito do nome do comando... por exemplo o

comando “Guardar” que pode ser acedido pelas

teclas Ctrl (controle) +G.

Neste menu, há a destacar a possibilidade de gravar

uma apresentação em formato html (para a web) e

também a gravação sob a forma de apresentação

portátil.

Fig15- Menu Ficheiro

Menu Editar/Edit

Neste menu encontra as opções de anular, repetir, cortar, copiar, colar, etc, tal como

no menu anterior, estes comandos duplicam alguns dos comandos que estão nos

ícones da barra padrão ou standart.

O mais interessante neste menu é o que não está

duplicado na barra de ícones, são os comandos

Limpar (que elimina um objecto que esteja

seleccionado), Seleccionar tudo (que permite

fazer a selecção de tudo quanto se encontra num

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slide), Duplicar (duplica os objectos

seleccionados), Eliminar diapositivo (Elimina

o diapositivo/slide que encontra visualizado),

Localizar (permite a localização de uma palavra

num texto) e Substituir (que substitui a palavra

encontrada por outra por nós designada).

Fig16- Menu Editar

Menu Ver/View

Como o próprio nome indica “Ver”, pode-se visualizar as diversas formas dos

diapositivos através de comandos.

Na primeira parte do menu vêm os comandos que duplicam

os ícones de visualização dos diapositivos que se encontram

no lado inferior esquerdo da área de trabalho do PowerPoint.

Num outro conjunto de opções do menu Ver, podemos

visualizar as Notas do orador, que se podem escrever para

cada diapositivo (estas notas não são visualizadas pela

audiência aquando da apresentação, mas servem para que

depois de impressos, o orador possa controlar a sua

apresentação), podemos ver e alterar os Modelos globais de

diapositivos, esconder ou mostrar Barras de ferramentas

pré-definidas, activar/desactivar a Régua, as Guias para

facilitar o ajuste de objectos, cabeçalho e rodapé, que tal

como no word e excel podem ser editados. Activar os

campos de Cabeçalho e rodapé é outra possibilidade deste

menu. Em comentários pode ser activado um comentário

(desde que esteja editado)..

Fig17- Menu Ver

Menu Inserir/Insert

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Inserir novos elementos num diapositivo ou numa apresentação, a partir dos recursos

do próprio programa ou do exterior, significa a possibilidade de enriquecer,

completar e associar aspectos que consideramos relevantes.

Pode ser inserido um Novo diapositivo ou duplicar um já existente, inserir um

número no diapositivo, data, comentário (que só será visualizado quando o

activarmos, mas que pode servir para que uma apresentação seja mais eficiente na

comunicação do orador com o público, promovendo o debate em volta do seu

comentário...).

Inserir diapositivos a partir dos ficheiros

existentes, cria uma ligação com apresentações

já realizadas o que vai permitir que em qualquer

altura se possa inserir um diapositivo de outra

apresentação na actual.

Se queremos inserir uma imagem, uma caixa de

texto ou um objecto (ficheiro de outro

programa), optamos pela parte inferior do menu,

algumas destas opções já existem na barra de

ferramentas padrão

Fig18- Menu Inserir

Menu Formatar/Format

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Neste menu encontra-se a maioria dos

comandos correspondentes às ferramentas de

disponíveis na barra de ícones de formatação.

O mais interessante é a possibilidade de

substituir um tipo de letra por outro, alterar o

esquema de cores dos slides, colorir o fundo

dos nossos dispositivos , ou ainda alterar em

qualquer momento o modelo da nossa

apresentação por outro do nosso agrado. Fig19- Menu Formatar

Menu Ferramentas/Tools

As ferramentas de maior utilidade deste menu são,

talvez, o acesso ao corrector ortográfico através do

comando Ortografia (que já está presente na barra

padrão), a configuração do idioma do corrector

ortográfico e acorrecção automática (que permite a

edição de abreviaturas que imediatamente serão

escritas por extenso).

Também pode ter interesse a personalização da nossa

barras de ferramentas com o comando personalizar e

modificar as opções de padrão do POWERPOINT com

o comando opções. Fig20- Menu Ferramentas

No acesso à central do POWERPOINT (se tivermos uma ligação à internet podemos

fazer o download de imagens e modelos de apresentações, assim como de outras

dicas) e a apresentação em conferência, são ainda ferramentas menos utilizadas mas

potencialmente úteis.

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Menu Apresentações/Presentation

Neste menu temos alguns comandos com bastante utilidade e que permitem:

- Ensaiar intervalos (permite que se temporize os slides de acordo com as

nossas necessidades e o tempo destinado a cada um);

- Gravar narração (permite gravar voz ou outro tipo de som para acompanhar

o slide);

- Configurar apresentação (aqui podemos definir várias opções para a nossa

apresentação, como por exemplo se a apresentação roda sem parar, desde

que esteja previamente temporizada)

- Ver em dois ecrãs ( permite fazer a ligação

entre dois computadores de forma a que a

imagem seja visualizada nos dois).

- Definições de acções (permite criar ligações

que nos podem fazer saltar vários slides,

reproduzir som ou então abrir um outro

programa, estas ligações podem ser activadas a

partir de um clik do rato ou só através da

passagem do mesmo sobre determinado objecto

que possua uma ligação);

- Botões de Acção para desenhar botões com

formas predefinidas, muito úteis em termos de

navegação na apresentação e aos quais se

associam acções como hiperligações

Fig21- Menu Apresentações

- A animação predefinida pode ser aplicada directamente, utilizando os

recursos disponíveis na barra de ferramentas de animação. É igualmente possível

a partir do menu Apresentações, activando Animação pre-definida (seleccionar o

efeito pretendido).

Pode-se inserir uma animação predefinida nos objectos de um diapositivo quer

estejamos no modo de visualização do diapositivo ou de organização de

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diapositivos. Em ambos os casos há que posicionar-se no diapositivo cujos

elementos (objectos) se pretende animar

- A Animação personalizada (permite personalizar os efeitos e atributos de

animação dos objectos (texto, imagem, gráficos) presentes em cada slide). Uma

animação personalizada só pode efectuar- se no modo de visualização de

diapositivo.

Para conseguir uma animação personalizada, abrir o menu Apresentações e

seleccionar Animação personalizada. De seguida, clicar no separador

Temporização e em Objectos do diapositivos sem animação seleccionar

objecto a animar e clicar na opção animar , escolhendo também a forma de iniciar

a animação (com click do rato ou automaticamente ao fim de...). Nesta janela e

definidas os objectos a animar, há que verificar a sequência de animação,

alterando-a se necessário ( usando as setas ascendente e/ou descendente).

Para definir os efeitos de animação, clicar no separador Efeitos onde se pode

escolher o efeito desejado, mas também o som e o efeito pós-animação (se for o

caso). Para objectos de texto há ainda a possibilidade de escolher entre as

diversas formas de introduzir o texto.

Para gráficos gerados no próprio Microsoft Graph, é possível animar os seus

elementos (séries, categorias) a partir do separador Efeitos do gráfico.

- O programa oferece um conjunto de botões de acção (formas automáticas)

que se podem inserir em qualquer diapositivo e aos quais se pode imprimir uma a

acção específica. Para inserir um botão de acção, abrir o menu Apresentações

apontar para botões de acção e seleccionar a forma pretendida e desenhá-la no

diapositivo, premindo (botão esquerdo) e arrastando o rato. Estes botões têm, à

partida, uma acção associada que podemos aceitar ou então alterar.

Acções

Pode-se desencadear a acção interactiva atribuída a um objecto (botão ou outro)

clicando sobre o objecto ou simplesmente movendo o rato sobre ele. Se se tratar

de um botão de acção (objecto predefinido ao qual está associada determinada

acção), a definição da acção pode ocorrer no momento em que se insere esse tipo

de objecto. Quando se quer atribuir a um outro tipo de objecto uma qualquer

acção, há que seleccionar objecto e, no menu Apresentações, abrir Definições de

acções...

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Uma acção pode traduzir-se na execução de um programa, na abertura de um

ficheiro (em qualquer formato) ou simplesmente dar um certo rumo à

apresentação (independentemente da sequência dos diapositivos), avançando ou

retrocedendo, saltando de um diapositivo para outro. Este tipo de acções ou

hiperligações podem também estabelecer a ligação entre um qualquer elemento

de um qualquer diapositivo com uma página da Web .

Hiperligações

Uma hiperligação pode ser criada a partir de qualquer segmento ( textual ou

gráfico) do diapositivo e pressupõe a existência de dois elementos de referência: a

origem e o destino. Por isso, o ponto de partida é sempre a selecção/marcação da

origem (palavra, imagem, etc) a partir da qual a acção será executada (por um

simples clique ou movimento do rato), passando-se depois à identificação do

destino (diapositivo, ficheiro, programa, página Web).

Inserir hiperligações

a) Pode-se inserir/criar uma hiperligação recorrendo ao botão correspondente

na barra de ferramentas padrão (após se ter seleccionado a origem ) ou através

do menu Inserir - Hiperligação. Activado o comando de criação de

hiperligação (de uma ou outra forma) é então necessário, preencher um dos

campos em aberto:

Explicitar o destino - escrever (ou procurar) o nome do ficheiro residente no

computador e ao qual se pretende ligar a apresentação ou o URL (se se tratar de

uma ligação remota através da rede) da página da Internet à qual se pretende ter

acesso a partir da apresentação.

Identificar o diapositivo para o qual se pretende saltar a partir do ponto da

hiperligação.

Notas:

Para inserir uma hiperligação é necessário gravar primeiro a apresentação.

As hiperligações ficam activas quando se executa apresentação ou se visualiza o

dispositivos em modo de apresentação(slideshow).

As hiperligações de texto aparecem sublinhadas e numa cor diferente (que pode

ser configurada) em conformidade com o esquema de cores do diapositivo.

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b) Também se podem definir hiperligações quando se inserem Botões de acção ou

se activa o comando Definições de acções no menu Apresentações.

Editar ou remover hiperligações

Para as situações referidas em a)

Sempre que se selecciona um elemento ao qual foi atribuída uma hiperligação e se

prime o botão direito do rato, aparece no menu de contexto, o comando

Hiperligação que contem um conjunto de opções .Clicando em Editar hiperligação

é possível alterar ou remover a hiperligação existente.

Para as situações referidas em b)

Se se tratar de um Botão de acção ou se a hiperligação tiver sido definida através do

comando Definições de acções, selecciona-se o objecto que contem a hiperligação,

premi-se o botão direito do rato e no menu de contexto surge a opção Definições de

acções que dá acesso a uma caixa de diálogo na qual se poderá alterar ou desactivar

a hiperligação (activando a opção nenhuma).

- Outros aspectos importantes são, por exemplo: Ocultar diapositivo (que permite

ocultar um ou mais diapositivos durante a apresentação, para que depois se mostrem

no contexto ideal); Transição entre diapositivos (que automatiza ou não a passagem

de um slide a outro, acrescentando-lhes um efeito de transição, que pode

eventualmente cativar a assistência).

3.2.3. As ferramentas Barra de ferramentas Padrão

Icons das ferramentas LEGENDA (da esquerda para a direita)

Criar uma nova apresentação Abrir uma apresentação já existenteGravar uma apresentação

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Imprimir os slidesActivar o corrector ortográfico

Cortar um objecto ou texto seleccionadoCopiar um Objecto ou texto seleccionadoColar um objecto ou texto Copiar formatação

Anular uma operaçãoRepôr uma operação

Inserir hiperligaçãoInserir Barra de ícones de navegação na Internet

Inserir uma tabela do WordInserir uma folha de cálculo do ExcelInserir uma imagem do ClipArtInserir um gráfico

Barra de ferramentas de Formatação

Icons das ferramentas LEGENDA (da esquerda para a direita)

Inserir um novo slideAlterar o esquema do slideAplicar um Modelo de Apresentação/TemplateVer a preto e BrancoZoom

Tipo e tamanho de letra

Colocar os caracteres em negrito/boldColocar os caracteres em itálicoSublinhar caracteresColocar uma sombra nos caracteres

Alinhar o texto à esquerdaAlinhar o texto ao centroAlinhar o texto à direita

Inserir ou eliminar Bullets ou Marcas

Aumentar o espaçamento entre parágrafosDiminuir o espaçamento entre parágrafos

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Aumentar o tamanho da letraDimunuir o tamanho da letra

Subir o nível de posição hierárquica do textoDescer o nível de posição hierarquica do texto

Efeitos de animação de texto ou imagem

Barra de Ferramentas de desenho

Estilos e atributos - objectos de desenho

WordArtAbrir caixa

de texto

Desenharelipses

Desenharquadrilátero

s

Inserir setas

Inserir linhas

Rotação livre de um objecto

Seleccionar objectos

Atribuir a 3ª dimensão a um

objecto

Estilo dos tracejados

Estilo das linhas

Ao escolher linhas automáticas, tem-se acesso a um vasto leque de opções para linhas, conexões, etc

Atribuir sombra a um objectoEstilo dos

tracejados

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3.2.3. Modos de visualização (as vistas do Porwerpoint)

Icons LEGENDA (da esquerda para a direita)

Vista normal (permite tarbalhar no diapositivo e ter acesso aos os destaques e o campo de notas) Destaques (para trabalhar com texto, na estrutura de tópicos, visualizando o efeito no diapositivo em miniatura e com acesso ao campo de notas) Diapositivo (modo cuja escala favorece o trabalho por diapositivo e em que as áreas de destaques e de notas estão minizadasOrganização (para visualizar a sequência geral, permitindo alterar directamente a ordem/organização dos dispositivos e aplicar transições) Apresentação (os diapositivos são mostrados em grande escala ocupando em exclusivo todo o ecrã e na sequência definida)

Nota:

Este guião não dispensa, naturalmente, a consulta de um bom manual

técnico do programa e de bibliografia de referência sobre comunicações

científicas e pedagógicas.

Índice

1. Introdução............................................................................................119

2. As apresentações - aspectos gerais..................................................1

3. O PowerPoint ou o espaço audio-visual do Office.........................3

3.1. Iniciar uma apresentação....................................................................3

3.2. A produção de diapositivos e de apresentações - Recursos..........8

3.2.1. A janela principal e seus elementos ..................................................8

3.2.2. A Barra de menus - visão geral..........................................................9

3.2.3. As ferramentas...................................................................................17

3.2.3. Modos de visualização (as vistas do Porwerpoint).......................19

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