Word Excel PowerPoint 2010SHYBGYY01 · 到”→“桌面快捷方式”命令（如图1-1 所示），则会在桌面上创建Microsoft Word 2010 的快捷方式，如图1-2 所示。

第章

文档的编辑与格式化段落

Word 2010 是很实用的文字处理软件，主要用于输入和编辑文字，在现代公

司日常办公中经常使用。在编辑文本的过程中，用户需要对输入文字的字体、

段落、边框及底纹等进行格式设置，使文档显得有层次感和美感。

公司员工奖惩制度管理

制作会议通知模板

公司新员工上岗培训文档

本章部分学习目标及案例

（1）（2）

2

WWord/Excel/PowerPoint 2010 三合一办公应用

Note

1.1 基础知识

1.1.1 在桌面上创建 Microsoft Word 2010 的快捷方式

：源文件：01/源文件/1.1.1 桌面 Word 快捷方式.docx、视频文件：01/视频/1.1.1 桌面 Word 快捷方式.mp4

通过在桌面上创建 Microsoft Word 2010 的快捷方式，可方便以后直接创建 Word 文档，

不用再在开始菜单中寻找。单击桌面左下角的“开始”按钮，在展开的菜单中依次选择“所有程序”→Microsoft

Office→Microsoft Word 2010 命令，接着再单击鼠标右键，在展开的右键菜单中选择“发送

到”→“桌面快捷方式”命令（如图 1-1 所示），则会在桌面上创建 Microsoft Word 2010 的

快捷方式，如图 1-2 所示。

图 1-1 图 1-2

双击桌面上的 Microsoft Word 2010 快捷方式，即可启用 Microsoft Word 2010，并新

建空白文档。

1.1.2 新建模板文档

：源文件：01/源文件/1.1.2 模板文档.docx、效果文件：01/效果文件/1.1.2 模板文

档.docx、视频文件：01/视频/1.1.2 模板文档.mp4 在 Word 模板中有许多设置好格式的文档，可以直接套用，不但美观，而且可提高办公

效率。在 Word 2010 主界面中，单击“文件”菜单，然后单击“新建”标签，再单击“样

选择

快捷方式

3

Note

第 1 章文档的编辑与格式化段落

本模板”选项。

在打开的“样本模板”窗口中选择一个需要的模板，如“相邻简历”，如图 1-3 所示。

图 1-3

单击“创建”按钮，即可新建一个“相邻简历”的文档，如图 1-4 所示，直接在文

档中进行编辑即可。

图 1-4

知识拓展

选择模板

下载模板文档

如果已安装的模板没有合适的，可以利用 Microsoft Office Online 上的模板新建模板文档。

在 Word 2010 主界面中，单击“文件”菜单，然后单击“新建”标签，在“Office.com 模板”栏

中单击需要的模板，如“贺卡”，在打开的窗口中一步步操作即可。或者在“Office.com 模板”栏中选

择需要的模板进行下载。

不是输入任何关键字都可以搜索到相关的模板。

新建的简历文档

4


Note

1.1.3 打开文档

：源文件：01/源文件/1.1.3 打开文档.docx、视频文件：01/视频/1.1.3 打开文档.mp4

打开文档的方式有很多种，用户可以使用不同的方式打开。

启用 Word 2010 程序，在 Word 2010 主界面中，单击“文件”菜单，然后单击“打

开”标签，打开“打开”对话框。

在对话框中选中要打开的文件，如“新建员工签到卡”，如图 1-5 所示，接着单击“打

开”按钮，即可打开文档。

图 1-5

知识拓展

1.1.4 保存文档

：源文件：01/源文件/1.1.4 保存文档.docx、视频文件：01/视频/1.1.4 保存文档.mp4

保存文档，将文档放置在固定的位置，可以方便以后查找。

选中

单击

以只读或副本的方式打开文档

在“打开”对话框中，选中需要打开的文档，然后单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，展开菜单，

选择“以只读方式打开”或“以副本方式打开”选项即可，如图 1-6 所示。

图 1-6

5

Note


在 Word 2010 主界面中，当完成新建空白文档后，需要对文档进行第一次保存操作，

这时可以直接单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或者单击“文件”菜单，再单

击“保存”标签，打开“另存为”对话框。

在对话框中选择文件要保存的位置，接着在“文件名”文本框中输入保存文档的文

件名，如图 1-7 所示。

图 1-7

完成设置操作后，单击“保存”按钮即可。

知识拓展

1.1.5 选取文本

：源文件：01/源文件/1.1.5 选取文本.docx、视频文件：01/视频/1.1.5 选取文本.mp4

对 Word 文档操作时，随时需要选取文本，而且方式有多种，方便用户选取不同文本。

在打开的 Word 文档中，先将光标定位到想要选取文本内容的起始位置，按住鼠标

左键拖曳至该行（或多行）的结束位置，松开鼠标左键即可。

按 Ctrl+A 快捷键，可以选中整篇文档文本内容。

在文档操作中，先按住 Ctrl 键，再在该整句的任意处单击鼠标左键，即可将该句全

部选中，如图 1-8 所示。

在文档操作中，若要快速选取整段内容，可以在需要选择的段落上连续单击鼠标左

键 3 次，即可将该段内容全部选中。

保存为特殊类型的文档

在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中可以选择不同的保存类型，如“Word 97-2003

文档”、“Word 模板”、“网页”等，用户可根据需要进行选择。

选择

6


Note

图 1-8

在文档操作中，先将光标定位到想要选取区域的开始位置，接着按住 Shift 键，在

选取区域的结束位置处单击鼠标左键或右键，即可将两端内的全部内容选中，如

图 1-9 所示。

图 1-9

在文档操作中，使用鼠标拖曳的方法先将不连续的第 1 个文字区域选中，接着按住

Ctrl 键不放，继续用鼠标拖曳的方法选取余下的文字区域，直到后一个区域选取

完成后，松开 Ctrl 键，即可选中不连续区域，如图 1-10 所示。

图 1-10

在文档操作中，若要选取文档中某块区域内容，则需要利用 Alt 键配合鼠标才能实

现。先将光标定位在想要选取区域的开始位置，按住 Alt 键不放，拖曳至结束位置

处，即可实现块区域内容的选取，如图 1-11 所示。

图 1-11

选中句子

7

Note


1.2 公司员工奖惩制度管理

奖惩制度是一种常见的激励约束机制，可以引导和规范员工的行为朝着符合企业需求

的方向发展。对希望出现的行为，公司用奖励措施进行强化，也就是正刺激；对不希望出

现的行为，利用处罚措施进行约束，也就是负刺激，如图 1-12 所示。二者相辅相成，才会

有效促进企业目标的实现。

图 1-12

1.2.1 创建员工奖惩制度文档

：源文件：01/源文件/公司员工奖惩制度.docx、效果文件：01/效果文件/公司员工奖

惩制度.docx、视频文件：01/视频/1.2.1 公司员工奖惩制度.mp4

要制作员工奖惩制度并设置文本内容及格式，首先必须创建员工奖惩制度文档。

1．新建空白文档

新建空白文档的方法有很多，这里介绍用户使用多的方法。

进入需要保存文档的文件夹中，在文件夹空白处单击鼠标右键，在弹出的右键菜单

中选择“新建”命令，在其子菜单中选择“Microsoft Word 文档”命令，如图 1-13 所示。

执行上述命令后即可创建一个新的 Word 文档，将新文档重命名为“公司员工奖惩

8


Note

制度”，双击即可打开文档。

图 1-13

知识拓展

2．为文档插入日期

创建好 Word 文档后，将光标定位在开始处，输入文档标题；然后按 Enter 键输入其

他内容，每次要进行分段时，按 Enter 键再进行输入。

将光标定位到文档后，切换到“插入”菜单，在“文本”选项组中单击“日期和

时间”按钮，如图 1-14 所示。

图 1-14

打开“日期和时间”对话框，在“可用格式”列表框中选择需要的日期格式，如

图 1-15 所示。

单击“确定”按钮，即可在光标处插入日期，如图 1-16 所示。

选择

定位光标

单击

新建空白文档的方法很多，除了上面的方法，还可以通过开始菜单中的“所有程序”→Microsoft

Office→Microsoft Word 2010 建立空白文档。或在 Word 2010 主界面中，单击“文件”菜单，然后单击

“新建”标签，在中间窗口中选中“空白文档”选项，再单击右侧窗口中的“创建”按钮，即可新建

一个空白文档。

9

Note


图 1-15

图 1-16

操作提示

1.2.2 为公司员工奖惩制度设置格式



输入内容后，就要为文本设置字体及段落格式，使整个文档看上去更清晰、美观。

1．设置字体格式

选中文档标题，即“柯力有限公司员工奖罚制度”，然后切换到“开始”菜单，在“字

体”选项组中单击按钮，打开“字体”对话框。

在“字体”选项卡中，根据需要设置“中文字体”、“字号”和“字形”，如图 1-17

所示为设置的“黑体”、“二号”、“加粗”文本。

选择

单击

插入的日期

在“日期和时间”对话框中，如果选中“自动更新”复选框，以后每次打开文档时，后面的日期

会随着时间变化自动更新，用户可根据自己的需要进行设置。

10


Note

图 1-17

设置完成后，单击“确定”按钮，即可设置成功。

选中“奖励制度”文本，按住 Ctrl 键，再选中“处罚条例”文本，按照同样的方法

打开“字体”对话框进行设置，如图 1-18 所示。

图 1-18

单击“确定”按钮，再选中其他需要设置的小标题，打开“字体”对话框，设置“字

形”为“倾斜”，“字号”为“五号”，在“字体颜色”下拉列表框中选择需要的颜色，如

图 1-19 所示。

单击“确定”按钮，即可设置好文档的字体，如图 1-20 所示。

设置

单击

选中

设置

11

Note


图 1-19

图 1-20

知识拓展

2．设置段落格式

选中需要设置首行缩进的段落，在“开始”菜单的“段落”选项组中单击按钮（如

图 1-22 所示），打开“段落”对话框。

不但可以在“字体”对话框中设置文本的“字体”、“字形”、“字号”、“颜色”等，还可以在“开

始”菜单的“字体”选项组中通过各个按钮进行操作，如图 1-21 所示。

图 1-21

选中设置

12


Note

图 1-22

在“缩进和间距”选项卡的“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”选项，如

图 1-23 所示。

选中除标题以外的所有文本，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中设

置“段前”和“段后”的间距，如图 1-24 所示。

图 1-23 图 1-24

设置完成后，单击“确定”按钮，效果如图 1-25 所示。

选中

单击

13

Note


图 1-25

3．设置文本对齐方式

将光标定位到标题中，然后在“开始”菜单的“段落”选项组中单击“居中”按钮，

即可将标题居中显示，如图 1-26 所示。

图 1-26

选中文档后的“柯力有限公司”和日期，在“开始”菜单的“段落”选项组中单

击“文本右对齐”按钮，即可将文档进行右对齐，如图 1-27 所示。

图 1-27

单击

文本右对齐

定位光标

14


Note

4．为文本添加项目符号和编号

选中“奖励条款”下面的条款，在“开始”菜单的“段落”选项组中，单击“项目

符号”下拉按钮，在“项目符号库”栏中可选择需要的项目符号，将光标放在上面可以预

览效果，如图 1-28 所示。

图 1-28

选中下面需要添加项目符号的文本，按照同样的方法添加项目符号。

利用 Ctrl 键选中所有一级标题，在“开始”菜单的“段落”选项组中，单击“编号”

下拉按钮，在展开的下拉列表中选择需要的一级标题编号，效果如图 1-29 所示。

图 1-29

选择需要设置二级标题的文本，单击“编号”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择

二级编号，如图 1-30 所示。

选择

预览

选择

预览

15

Note


图 1-30

对其他文本的编号进行设置，整个文档看起来条理比较清晰，如图 1-31 所示。

图 1-31

1.2.3 美化公司员工奖惩制度



设置好奖惩制度文档的字体和段落格式后，再对文档进行美化，可以达到更好的效果。

1．为文档添加文字水印

在“页面布局”菜单的“页面背景”选项组中，单击“水印”按钮，在展开的下拉

列表中选择“自定义水印”命令，如图 1-32 所示。

选择

预览

单击

16


Note

图 1-32

打开“水印”对话框，选中“文字水印”单选按钮，然后在“文字”文本框中输入

“柯力公司”，并设置“字体”为“楷体_GB2312”，“颜色”为“水蓝色”，如图 1-33 所示。

图 1-33

单击“确定”按钮，即可为文档添加文字水印，效果如图 1-34 所示。

图 1-34

选择

选中

单击

设置

添加的水印

效果

17

Note


2．为文档添加封面效果

在“插入”菜单的“页”选项组中，单击“封面”按钮，展开下拉列表，在列表中

可以选择合适的封面，如“拼板型”，如图 1-35 所示。

图 1-35

单击即可在文档中插入封面，在插入文档的封面样式中，单击该封面样式提供的文

本框，根据实际需要编辑内容，终效果如图 1-36 所示。

图 1-36

选择

单击

添加水印文字不但使文档变得美观，而且水印也是一种标志，代表着企业的一种文化，好的水印

效果可以更好地传达文件内容。

18


Note

1.3 制作会议通知模板

会议是企业为了解决某个共同的问题或出于其他目的聚集在一起进行讨论、交流的活

动。在会议召开之前，需要将开会通知下发给参会人员。其中，发布会议通知单是一种常

用的会议通知方法，为了避免每次发布通知时都要重新制作会议通知单，本章将介绍如何

制作会议通知单并将其保存为模板，这样以后直接使用此模板即可快速地发布会议通知，

从而节省时间，提高工作效率，如图 1-37 所示。

图 1-37

1.3.1 设置会议通知基本格式

：源文件：01/源文件/会议通知.docx、效果文件：01/效果文件/会议通知.docx、视频

文件：01/视频/1.3.1 会议通知.mp4

1．快速替换指定文本内容

公司一般每年都会召开年度会议，而且主要内容有很多相似之处，所以通过对上一年

的年度会议文档进行修改、完善，即可成为今年的年度会议文案。在年度会议中，有很多

地方出现了年份和日期，可以通过替换将去年的年份替换成今年的年份，不会疏漏，而且

方便快捷。

在“开始”菜单的“编辑”选项组中，单击“替换”按钮（如图 1-38 所示），打开

“查找和替换”对话框，或者按 Ctrl+H 快捷键调出该对话框。

19

Note


图 1-38

在“替换”选项卡的“查找内容”下拉列表框中输入查找字符，在“替换为”下拉

列表框中输入替换内容，如查找“2011”字符，替换为“2012”，如图 1-39 所示。

图 1-39

如果用户不想替换全部的“2011”文本，可单击“查找下一处”按钮，系统跳到下

一个“2011”选中的内容，需要替换时再单击“替换”按钮，即可替换此处找到的“2011”

文本。

如果用户要对文档内所有字符进行替换，在输入好查找内容和替换内容后，单击“全

部替换”按钮，系统会自动完成所有替换，并弹出提示框，提示完成几处替换，如图 1-40

所示。

图 1-40

单击“确定”按钮，再关闭“查找和替换”对话框，完成全部替换。

再按照同样的方法替换其他需要替换的文本内容。

操作提示

2．插入超链接

当建立的文档中需要引用或查看其他文档资料时，如果将这些资料文档全部放在当前

单击

输入

单击

单击

有时用户在单击“替换”按钮时，会跳过文档的部分内容，从文档的中间开始查找并完成替换，

其实这与用户的光标定位有关系。如果用户希望从文档的开始处查找，需要将光标定位在文档的开始，

从文档的中间查找，光标自然就要定位在需要查找的位置才能完成查找、替换。如果用户需要“全部

替换”，那么光标的位置就没有影响。

20


Note

文档中，既不符合逻辑，又会使文档显得杂乱。此时可以通过设置超链接，以实现当需要

查阅资料文档时，单击即可跳转。

选中需要插入超链接的文本，这里选中“参会人员名单”，然后在“插入”菜单的“链

接”选项组中单击“超链接”按钮，如图 1-41 所示。

图 1-41

打开“编辑超链接”对话框，选中“现有文件或网页”选项，在“查找范围”下拉

列表框中选择文档所在的位置，然后在下面的列表框中选中需要链接的文档即可，如图 1-42

所示。

图 1-42

操作提示

单击“确定”按钮，即可为选中文字插入超链接。插入超链接的文字颜色发生了改

变，将光标放置在此文字上，会显示提示框，告诉用户怎样打开链接文件，如图 1-43 所示。

选中

单击

选中

在超链接中，不但可以插入已有的文档，还可以链接到同一文档的其他位置，在“编辑超链接”

对话框的“链接到”栏中选中“本文档中的位置”选项，进行设置即可；也可将文本链接到网页中，

在“地址”下拉列表框中输入网址，单击“确定”按钮，直接单击超链接文本即可打开网页。

21

Note


图 1-43

知识拓展

3．套用主题来美化文档

在“页面布局”菜单的“主题”选项组中单击“主题”按钮，打开“主题”下拉列

表，选择合适的主题，如“聚合”，如图 1-46 所示。

图 1-46

“屏幕提示”的功能

在“编辑超链接”对话框中单击“屏幕提示”按钮，打开“设置超链接屏幕提示”对话框，在文

本框中可输入提示文字，如图 1-44 所示。依次单击“确定”按钮，返回文档，当光标放置在超链接文

本上时，即可看到屏幕提示的文字，如图 1-45 所示。

图 1-44 图 1-45

插入的超链接

单击

选择

22


Note

单击相应的主题，即可将主题应用于文档中，效果如图 1-47 所示。

图 1-47

操作提示

1.3.2 创建会议通知模板



创建会议通知单模板对于公司每次召开会议时快速发布通知具有很大的作用，同时有

助于规范会议召开流程，加强公司管理。

1．建立“会议通知”模板

打开已创建的会议通知文档，选择“文件”→“另存为”命令，打开“另存为”对

话框。

单击左侧的“受信任模板”选项，然后在“文件名”文本框中输入“会议通知.dotx”，

在“保存类型”下拉列表框中选择“Word 模板”选项，如图 1-48 所示。

单击“保存”按钮，即可将通知保存为模板。

2．使用“会议通知”模板

打开一个新的空白文档，选择“文件”→“新建”命令，在右侧展开多个功能选项，

选择“我的模板”选项，如图 1-49 所示。

打开“新建”对话框，在其列表中选择已保存的文档模板“会议通知.dotx”，如

图 1-50 所示。

主题的设置对默认格式下的纯文本文档是没有作用的，只针对于文档本身已经设定了部分的字体、

颜色等艺术效果的情况，用户才可以根据操作步骤，直接套用已有的主题，看到不同风格的主题样式。

23

Note


图 1-48

图 1-49

图 1-50

单击“确定”按钮，系统会自动以一个新文档的方式打开“会议通知”，对此文档进

行一定的修改即可创建新的会议通知。

1.3.3 加载和管理模板


选择

选择

选择

单击

设置

24


Note


利用模板快速创建文档，可以节约大量的工作时间，提高工作效率。

1．将“会议通知单”模板加载为共用模板

模板分为共用模板和文档模板两种类型。一般情况下用户只能使用保存在 Normal 模板

中的模板，如果要使用其他模板，则还需要将其加载为共用模板。共用模板即 Word 启动以

后所有文档都可以使用的模板。将文件加载为共用模板之后，今后运行 Word 时都可以使用

该模板中的内容。加载共用模板的具体步骤如下。

打开会议通知文档，切换到“开发工具”菜单，在“模板”选项组中单击“文档模

板”按钮，如图 1-51 所示。

图 1-51

在打开的“模板和加载项”对话框中切换到“模板”选项卡，然后在“共用模板及

加载项”栏中单击“添加”按钮，如图 1-52 所示。

图 1-52

打开“添加模板”对话框，单击左侧的“受信任模板”标签，在其右侧找到并选中

“会议通知.dotx”模板，如图 1-53 所示。

单击“确定”按钮，返回“模板和加载项”对话框，此时“会议通知”模板已显示

在“所选项目当前已经加载”列表框中，其前面的复选框决定了 Word 启动时是否加载该加

载项，这里选中该复选框，如图 1-54 所示。

单击“确定”按钮，即可完成将会议通知单模板加载为共用模板的设置。

单击

单击

25

Note


图 1-53 图 1-54

知识拓展

2．管理模板窗口

在日常的办公工作过程中，行政人员需要制作很多的办公文档，为了节省时间，可以

选中

选中

在文档窗口显示“开发工具”菜单

“开发工具”菜单中包括 VBA 代码、宏代码、模板和控件等 Word 2010 开发工具，默认情况下，

“开发工具”菜单并未显示在 Word 2010 窗口中，用户需要手动设置使其显示。

在打开的 Word 文档窗口中，选择“文件”→“选项”命令，打开“Word 选项”对话框，单击其

中的“自定义功能区”选项，在右侧的“主选项卡”列表框中选中“开发工具”复选框，如图 1-55 所

示。单击“确定”按钮，返回文档窗口即可看到“开发工具”菜单。

图 1-55

选中

26


Note

创建很多的工作文档模板，用户可以根据需要将自己制作的各种模板存储在自定义的选项

卡中，以便于查找和应用。

打开“C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates”

文件夹，在此文件夹中创建一个新的文件夹“资料模板”，并将“会议通知.dotx”等设置的

模板放到此文件夹中，如图 1-56 所示。

图 1-56

此时打开一个新的空白文档，选择“文件”→“新建”命令，然后在其右侧功能选

项中单击“我的模板”选项，打开“新建”对话框，此时可以发现创建的新文件夹已经出

现在对话框的“资料模板”选项卡中，如图 1-57 所示。

图 1-57

办公文档有很多相似之处，通过工作的日积月累，创建的文档渐渐增多，可以为我们以后的工作

带来很多方便。将文档创建为模板，方便其他文档的套用，而且管理好模板方便我们查找使用，所以

在平时工作中要注意积累和管理我们的文档。

27

Note


1.4 公司新员工上岗培训文档

企业员工培训，作为直接提高经营管理者能力水平和员工技能，为企业提供新的工作

思路、知识、信息、技能，增长员工才干和敬业、创新精神的根本途径和极好方式，是

为重要的人力资源开发，是比物质资本投资更重要的人力资本投资。

建立完善有效的员工培训方案，是培训取得良好效果的基础，也是企业文化的一种重

要体现，如图 1-58 所示为制作的员工培训方案。

图 1-58

1.4.1 设置新员工上岗培训文档

：源文件：01/源文件/新员工培训方案.docx、效果文件：01/效果文件/新员工培训方

案.docx、视频文件：01/视频/1.4.1 新员工培训方案.mp4

创建好“新员工培训方案”文档后，输入基本的内容，然后对文档的格式进行设置。

1．利用标尺设置首行缩进

除了可以通过“段落”对话框设置首行缩进，还可以通过标尺设置，直观、快捷。

将光标定位到需要设置首行缩进的段落中，然后拖动标尺中的“首行缩进”滑块，

如图 1-59 所示。

拖动到两个字符后，释放鼠标，即可首行缩进两个字符，如图 1-60 所示。

再以同样的方式设置其他段落的首行缩进。

28


Note

图 1-59

图 1-60

操作提示

2．使用格式刷快速刷取格式

设置了一处格式后，其他需要重新设置同样格式的地方就不用重新设置，利用格式刷

即可快速设置同样格式。

将光标定位到含有格式段落的任意位置，然后在“开始”菜单的“剪贴板”选项组

中单击“格式刷”按钮，此时光标变成形状，如图 1-61 所示。

将光标移动到需要设置相同格式的位置，拖动鼠标到合适的位置，释放鼠标，即可

看到效果，如图 1-62 所示。

再利用格式刷，刷取其他文本的格式。

首行缩进两个字符

定位光标

拖动鼠标

如果 Word 中没有“标尺”，在“视图”菜单的“显示”选项组中选中“标尺”复选框，即可显示

标尺。

29

Note


图 1-61

图 1-62

操作提示

3．为文档预留装订线的位置

装订线有效地区别开文档和页面的空白区域，使装订好的文档整齐、美观，更方便翻

阅，装订线的位置也根据大多数人的阅读习惯而定，一般在左边或者上边，用户可以根据

自己的习惯而定。

在“页面布局”菜单的“页面设置”选项组中，单击“页边距”按钮，在其下拉菜

单中选择“自定义边距”命令，或单击“页面设置”选项组中的按钮，打开“页面设置”

对话框。

选择“页边距”选项卡，在“页边距”栏的“装订线”数值框中输入需要设定的装

订线数值；在“装订线位置”下拉列表框中选择“左”或“上”选项确定实际位置，如设

置装订线为 0.5 厘米，装订线位置在左边，如图 1-63 所示。

单击“格式刷”按钮，只可以刷取一次；双击“格式刷”按钮，可以多次使用，格式刷取完毕后，

按 Esc 键退出格式刷选取状态。

刷取格式后

定位光标

单击

30


Note

图 1-63

设置完成后，单击“确定”按钮即可完成装订线的设置。

1.4.2 为员工培训方案制作培训计划表



利用表格可以很清楚地表达培训计划和安排，下面就利用表格规划培训计划表。

1．利用表格框插入表格

在公司员工培训方案中，将光标定位于需要插入表格的位置，如“四、培训计划”

段落下，单击“插入”菜单，在“表格”选项组中单击“表格”按钮，在其下拉列表中选

择指定行数和列数的表格，如“7×8 表格”，如图 1-64 所示。

图 1-64

单击

设置

单击

鼠标指向

31

Note


操作提示

将光标定位于表格中的任意单元格内，输入相应的内容，效果如图 1-65 所示。

图 1-65

知识拓展

2．快速插入多行表格

将光标定位于需要插入行的位置，单击“表格工具-布局”菜单，在其中的“行或列”

输入内容

在“表格”下拉列表中还有“插入表格”、“绘制表格”、“Excel 电子表格”和“快速表格”4 个选

项，都可以插入表格，用户可以根据需要进行选择。

将规则文本转换为表格

除了上面介绍插入表格的方法，还可以将规则的文本转换成表格，这样很方便。

选中需要转换为表格的文本内容，在“插入”→“表格”选项组中单击“表格”按钮，打开下拉

列表，选择“文本转换成表格”命令，打开“将文字转换成表格”对话框。在“列数”数值框中输入

列数（行数会根据当前选择文本的行数自动确定），在“文字分隔位置”栏中选择当前文本的分隔符，

如图 1-66 所示，单击“确定”按钮，即可将文本转换成表格。

图 1-66

32


Note

选项组中单击“在下方插入”按钮，则会在指定行的下方快速插入一行，如图 1-67 所示。

图 1-67

重复操作，在原有的表格下方插入所需数目的行，并完成所有行中文字内容的添加，

如图 1-68 所示。

图 1-68

知识拓展

3．快速插入多列表格

将光标放置在需要插入列的临近列位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择

“插入”命令，在展开的子菜单中选择“在右侧插入列”命令，如图 1-69 所示。

单击

一次性插入多行表格

如果需要插入的行比较多，一个一个插入比较麻烦，可以一次性插入需要的行数。

如果需要一次性插入 5 行，选中上面已经插入的表格中的 5 行，再单击“表格工具”下的“布局”

菜单，在“行和列”选项组中单击“在下方插入”按钮，即可在选择的表格下面一次性插入 5 行。

定位光标

33

Note


图 1-69

执行命令后，在光标所在列的右侧插入一列，然后输入所需内容即可。

1.4.3 调整员工培训计划表



Word 中插入的表格是按相同的行高和列宽均匀分布的，在实际应用过程中，因每个单

元格输入的内容不同，往往需要对其进行一些调整，如根据内容调整行高和列宽、合并多

个单元格等。

1．合并单元格

选中表格中需要合并的多个单元格，单击“表格工具-布局”菜单，在其中的“合并”

选项组中单击“合并单元格”按钮（如图 1-70 所示），即可合并选中的单元格。

图 1-70

选择选择

选中

单击

34


Note

重复操作，将其他需要合并的单元格进行合并，效果如图 1-71 所示。

图 1-71

操作提示

2．为表格序列自动编号

当表格中的数据较多时，需要对其中的数据进行编号以便更好地观察数据，在 Word 中

可以将表格中的数据自动编号，具体操作方法如下。

选中需要编号的所有单元格，若所有编号的单元格不是连续的，可以按住 Ctrl 键配

合鼠标选取。

在“开始”菜单的“段落”选项组中，单击“编号”按钮，在其下拉列表中选择

合适的编号，如“1.——2.——”模式，如图 1-72 所示。

图 1-72

合并后的效果

单击

选择

用户还可以通过单击鼠标右键，在其快捷菜单中选择“合并单元格”命令来实现单元格的合并。

35

Note


单击后，即可在单元格内自动编号，效果如图 1-73 所示。

图 1-73

3．设置表格中的文字方向及对齐方式

选中整个表格，单击“表格工具-布局”菜单，在其中的“对齐方式”选项组中单击

“水平居中”按钮，如图 1-74 所示。

图 1-74

单击后，即可将表格内的文字设置成居中显示，如图 1-75 所示。

图 1-75

自动编号

选中

单击

居中显示

36


Note

再次选中表格中的“制度培训”、“安全培训”等 5 个项目，单击“对齐方式”选项

组中的“文字方向”按钮，将所选文字的方向更改为竖排方向，如图 1-76 所示。

图 1-76

4．利用鼠标调整表格的行高和列宽

在表格的操作过程中，当单元格内输入的文字内容过多，可以根据需要调整表格的列

宽或行高，以便使表格达到佳的效果。

将光标移至需要调整行边框处，当其变成形状时，拖动鼠标至合适的位置，即可

增大或者减小行高，如图 1-77 所示。

图 1-77

将光标移至需要调整的列边框处，当其变成形状时，拖动鼠标至合适的位置，即

可增大或者减小列宽，如图 1-78 所示。

单击

竖排显示

调整行高

37

Note


图 1-78

操作提示

1.4.4 美化员工培训计划表



在 Word 中表格和文档一样，都可以通过设置达到美化的效果。Word 2010 自带了大量

精美的表格样式，用户可以套用样式达到美化的效果，具体操作如下。

选中整个表格，在“表格工具-设计”菜单中，单击“表格样式”选项组中的按

钮，在其下拉列表中选择合适的表格样式，如“中等深浅底纹 1-强调文字颜色 6”，如图 1-79

所示。

图 1-79

调整列宽

用户还可以在“表格工具-布局”菜单的“单元格大小”选项组中调整表格的行高和列宽，既可以

根据内容或者窗口自动调整表格，也可以平分行或列，还可以自行输入行高或列宽。

选中

选择

38


Note

单击后，即可应用样式，效果如图 1-80 所示。

图 1-80

Documents

Word Excel PowerPoint 2010SHYBGYY01 · 到”→“桌面快捷方式”命令（如图1-1 所示），则会在桌面上创建Microsoft Word 2010 的 快捷方式，如图1-2 所示。

Word Excel PowerPoint 2010SHYBGYY01 · 到”→“桌面快捷方式”命令（如图1-1 所示），则会在桌面上创建Microsoft Word 2010 的快捷方式，如图1-2 所示。