Oracle WorkflowTM

Hoy en día, los procesos de negocios requieren procesar y dirigir numerosos tipos de información

a múltiples personas con base en reglas de negocios dinámicas. Oracle Workflow procesa y

enruta automáticamente información de cualquier tipo, según normas de negocios que

pueden modificarse fácilmente, a cualquier persona dentro o fuera de su empresa. Oracle Workflow

forma parte de Oracle Applications™, un conjunto integrado de soluciones de negocios diseñadas para

facilitar el mejoramiento continuo de procesos de empresas para las que el tiempo es vital.

Toda la información

Con tanta información disponible, y de formas tan distintas, ¿cómo se hace llegar la información

apropiada a la gente correcta en el momento oportuno?. Oracle Workflow le permite a usted

ofrecer a cada persona que participa en un proceso de negocios basado en flujos de trabajo toda

la información que necesita para actuar correctamente. Release 10SC Attachments permite que

usted recopile información de todos los medios- hojas de cálculo, imágenes, audio y video -

y la asocie a información de flujo de trabajo en Oracle Applications. Oracle Workflow

puede enrutar esta información de soporte a cada responsable de tomar decisiones en su flujo

de trabajo.

Todas las reglas

Resulta vital que usted esté en capacidad de adaptar rápidamente sus procesos de negocios

a un ambiente de cambios acelerados. Oracle Workflow le permite modelar y mantener sus pro-

cesos de negocios utilizando un creador de flujos de trabajo gráficos. A diferencia de los sistemas

que simplemente enrutan documentos de un usuario a otro tras obtener ciertas autorizaciones,

Oracle Workflow ayuda a modelar y automatizar procesos de negocios sofisticados. Usted

podrá definir procesos que formen circuitos o se ramifiquen a otros flujos paralelos y luego se

descompongan en subflujos y más. Con Oracle Workflow, usted percibirá todo el poder de

PL/SQL, el lenguaje del servidor Oracle7 que procesa automáticamente información según

inclusive las reglas de negocios más sofisticadas.

Todas las personas

Sus procesos de negocios comprenden no sólo usuarios de Oracle Applications, sino otros

dentro de su empresa e inclusive clientes, proveedores y socios de negocios que son externos

a su compañía. Oracle Workflow extiende el alcance de la automatización de los procesos de

negocios a toda la empresa e incluso más allá para incluir a los usuarios de E-mail o de

la Web. Oracle Workflow permite a la gente recibir, analizar y responder a notificaciones de

asuntos que requieren su atención por medio de Oracle Applications o cualquier sistema de

correo electrónico o navegador de Web.

Oracle Workflow Builder muestra el proceso de aprobación de requisiciones

Workflow Builder

El creador de flujos de trabajo gráficos de Oracle Workflow le permite crear, ver o modificar

un proceso de negocios con simples operaciones de arrastrar y soltar. Con el Builder, usted podrá

crear y modificar objetos de flujo de trabajo reutilizables, tales como actividades, reglas, mensajes

y usuarios. En cualquier momento, usted podrá agregar, eliminar o cambiar actividades del flujo de trabajo

o fijar nuevas relaciones prelatorias entre actividades. Usted podrá fácilmente trabajar con un

modelo resumido de su flujo de trabajo y expandir las actividades de éste según sea necesario

a niveles mayores de detalle. Y usted podrá operar su creador de flujos de trabajo gráficos

desde un PC o inclusive una laptop desconectada. Oracle Workflow viene completo, con

una librería de actividades y plantillas de flujos de trabajo predefinidas de Oracle Applications

que usted puede adaptar a sus requerimientos particulares o incorporar a cualquiera de sus

propios flujos de trabajo.

Motor de flujos de trabajo basado en reglas

El motor de flujos de trabajo del servidor Oracle 7 monitorea los estados de dichos flujos y

coordina el enrutamiento de las actividades de un proceso. Al motor se le indican mediante un

PL/SQL API los cambios del estado de los flujos de trabajo, tales como la finalización de las

actividades. Basado en reglas flexibles, el motor determina cuáles actividades reúnen las condi-

ciones para ser procesadas y luego las procesa. El motor de flujos de trabajo de Oracle

soporta reglas sofisticadas , tales como looping, ramificación, flujos paralelos

y subflujos.

Capacidad total de extensión

Oracle Workflow le permite definir y referenciar sus propias actividades en sus flujos de

trabajo. Sin modificar ningún código de Oracle Applications, usted puede hacer ejecutar

su propia actividad cada vez que Oracle Workflow detecte que están satisfechos los requi-

sitos de su actividad. Esta capacidad poderosa le permitirá a usted agregar cualquier cantidad de

otras actividades de procesamiento y notificación de negocios a cualquier flujo de trabajo.

Notificaciones electrónicas

Oracle Workflow le permite a usted notificar a los usuarios de sus flujos de trabajo que deben ma-

nejar actividades que no pueden automatizarse, tales como aprobaciones de requisiciones u órde-

nes de compra. Las notificaciones electrónicas pueden enrutarse a usuarios individuales o clases

de usuarios (roles). Cada notificación contiene toda la información de soporte que un usuario nece-

sita para tomar una decisión y le permite escoger entre diversas respuestas adecuadas. Oracle

Workflow interpreta cada respuesta y luego continúa procesando actividades de flujo de trabajo

hasta que se requiera otra respuesta del usuario o se complete el flujo de trabajo. Cualquier usua-

rio identificado con un rol en particular puede actuar en relación con una notificación enrutada a

dicho rol. Después de que cualquiera de los miembros del rol responde a la notificación, el proce-

so del flujo de trabajo prosigue a la siguiente actividad. Los usuarios de Oracle Workflow pue-

den revisar, analizar y responder a sus notificaciones de tres maneras. Los usuarios regulares de

Oracle Applications pueden usar un formulario común de notificaciones en Oracle Applications.

Para aquellas personas que no usan regularmente Oracle Applications, o que no tienen acceso

fácil, Oracle Workflow también envía notificaciones por cualquier sistema estándar de

correo electrónico o navegador de Web.

Bandeja de entrada personal

Los usuarios regulares de Oracle Applications pueden revisar, analizar y responder a

notificaciones pendientes en un formulario común de Notificaciones, o “Bandeja de entrada

personal". Los usuarios pueden revisar la información de soporte, especificar una respuesta

adecuada o enviar la notificación a otro usuario. La información de soporte y las respuestas a-

propiadas dependen del contexto, determinado por la naturaleza de la notificación.

Bandeja de entrada personal

Integración de correo electrónico

Las personas que no emplean regularmente Oracle Applications, o que no poseen fácil acce-

so, podrán revisar notificaciones utilizando cualquier aplicación de correo electrónico. Una no-

tificación de correo electrónico puede incluir un anexo HTML que abre un navegador estándar

de Web desde el cual el usuario puede revisar la información de soporte y responder a la

notificación.

Anexo HTML a una notificación de correo electrónico

Flujos de trabajo activados por Internet

Cualquier usuario con acceso a un navegador de la Web puede incluirse también en un flujo de

trabajo. Los usuarios de la Web pueden lograr acceso a una página Web preconfigurada para

ver sus notificaciones pendientes y luego navegar por otras páginas dinámicas, a fin de revisar

información o responder a la notificación.

Página Web que muestra notificaciones pendientes

Monitoreo gráfico y análisis de desempeño

Oracle Workflow ofrece herramientas gráficas de monitoreo y análisis de desempeño que

pueden ayudarle a entender el comportamiento de sus flujos de trabajo. Usted podrá identificar

cuellos de botella y registrar las mejoras de los elementos móviles, tales como órdenes de compra,

órdenes de venta y facturas, a través de sus sistemas de transacciones. Con Oracle Workflow,

usted podrá disponer de toda la información que desee para brindar soporte al mejoramiento

continuo de los procesos de negocios.

Monitoreo de flujo de trabajo

Facilidad para habilitar aplicaciones mediante flujos de trabajo

Oracle Workflow es la tecnología que se emplea para habilitar Aplicaciones Oracle por medio de

flujos de trabajo. La arquitectura flexible de Oracle Workflow le permite a usted activar fácil-

mente mediante un flujo de trabajo cualquier aplicación Oracle. Por medio de una simple llamada

PL/SQL, la aplicación puede notificar a Oracle Workflow que se han ejecutado ciertas activida-

des predefinidas. Y Oracle Workflow puede llamar las funciones PL/SQL de cualquier aplicación

como actividades en un proceso del flujo de trabajo.

Requerimientos de hardware y software

El motor de Oracle Workflow corre en todas las plataformas de servidores que soporta Oracle

Applications. El creador de flujos de trabajo gráficos de Oracle Workflow requiere Windows

95 ó Windows NT. Por su parte, el formulario común de notificaciones de Oracle Applications

requiere una configuración Oracle Applications SmartClient. El componente de notificaciones

enviadas por correo electrónico requiere Oracle Office, UNIX Sendmail o una aplicación de

correo que cumpla con MAPI y una plataforma que soporte una de estas aplicaciones; el sopor-

te de anexos HTLM requiere una aplicación de correo electrónico que admina anexos. Las noti-

ficaciones y los componentes de monitoreo de la Web requieren Oracle WebServer y un nave-

gador de la Web compatible con JavaScript, Frams y Java.

Características clave

Creador de flujos de trabajo gráficos

• Ingreso, edición y visualización dedefiniciones de procesos de negocios

• Funciones gráficas de arrastrar y soltar• Apertura de hojas de propiedades • Iconos de actividades definidas por usuarios• Disposición de pantalla configurable

por el usuario• Definiciones de actividades y procesos

de flujos de trabajo reutilizables• Soporte para subprocesos• Movilidad de definiciones de procesos

entre archivos de base de datos y planos • Versión y fecha de entrada en vigencia

de las definiciones de procesos• Uso de actividades preconfiguradas de

Oracle Applications

• Adición de actividades • Múltiples idiomas• Funciona desde PC o

laptop desconectada

Motor de flujo de trabajo

• Ejecución de las definiciones de proce-sos en tiempo de corrida por parte del motor del servidor

• Incorporado al servidor Oracle7 • Ejecución de funciones PL/SQL

como actividades• Soporte de actividades manuales y

automatizadas• Procesamiento timeout• Soporte de ramificaciones y condi-

ciones de unión, a saber:Ramificación condicional

Ramificación de division paralela

Unión Y

Unión O

Condiciones personalizadas de unión

• Looping reinicia el proceso en el loop point

• Activación de los flujos de trabajo para ma-nejo de errores en caso de error

• Soporte para aborto, suspensión y reanudación de un proceso

• Delegación de actividades costosas a motores posteriores para optimizar el tiempo rápido de respuesta

• Independencia de los datos de Oracle Applications

• API sencillo para señalización de cambios en el estado de la aplicación

• API sencillo para soporte de datos de aplicaciones

• Plantillas predefinidas de procesos • Actividades predefinidas de flujos de trabajo• Integración con modelo organizativo de

HMRS o con el modelo de elección

• Soporte nativo para usuarios y roles

• Múltiples idiomas

Notificaciones electrónicas

• Emisión de notificaciones y procesamiento de respuestas de los usuarios

• Notificaciones mediante bandeja de en-trada de Oracle Applications, correo electrónico o la Web

• Link desde bandeja de entrada de Oracle Applications a formularios de Oracle Applications. Notificaciones de correo e-lectrónico con anexos HTML

• Envío de notificaciones a usuarios o aroles responsables de las actividades

• Texto de notificación parametrizado dependiente del contexto

• Formularios de notificación de correo electrónico basado en plantillas definidas por los usuarios

• Envío de notificaciones • Aplicación de fechas de vencimiento • Anexos de multimedia • Múltiples idiomas

Monitoreo gráfico y análisis de

desempeño

• Monitor de flujos de trabajos grá-ficos basados en la Web muestra y administra procesos y actividades

• Monitoreo de procesos y actividades con formularios y reportes estándares

• Registro de información en tablas históricas para los flujos de trabajos terminados

• Creación de reportes personalizados en la tabla histórica

Arquitectura abierta y expandible

• Uso de APIs abiertos para extracción e importación de datos

• Posibilidad de usar fuentes de datos externas distintas a Oracle, tales como sistemas heredados

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