Workinprogress leeuwarder privacy-aanpak

De Leeuwarder privacy-aanpak: doen wat nodig is

• Sabine van Eck• Tea Bouma• Fettje Nolles

• Landelijke actielijn privacy

• Leeuwarder privacy aanpak

• De praktijk en de privacy-issues

• Agenda

Copyright © 2013 Capgemini Consulting. All rights reserved.

Gemeenten krijgen een grotere verantwoordelijkheid voor het goed en zorgvuldig delen van gegevens in het sociale domein

Voortbouwend op bestaande

kennis en ervaring uit publieke

en private sector;

Gebruikmakend van bestaande

instrumenten, tools en

producten van gemeenten;

Focus op sociale wijkteams;

Generiek voor alle gemeenten

3

Governance

multiprobleemsituaties

meervoudige vragen

Enkelvoudige vragen

triag

etri

age

Toestemming vereist

Toestemming vereist

Het borgen van privacy vraagt bewustwording, tijd en inzet van gemeenten


Privacy binnen VISD: Privacy vraagt om een integrale aanpak

4

GovernanceGovernance richt zich op de inrichting van de organisatie m.b.t. privacy. Denk hierbij aan rollen en verantwoordelijkheden, wie voert de regie, wie controleert en op wat voor manier.

Werkprocessen & triagesDit onderdeel richt zich o.a. op de volgende vraagstukken; hoe gaat men om met persoonsgegevens in het dagelijkse werk, wat voor stappen worden er gevolgd, wie is verantwoordelijk in welk onderdeel van het proces, welke partijen zijn betrokken en wat moeten zij precies weten?

Bewustwording en trainingBetrokken professionals moeten over een zekere mate van privacy bewustzijn beschikken om privacy situaties te herkennen. Ze moeten getraind worden in hoe zij met specifieke situaties om moeten gaan. Communicatie intern en aan burgers zijn essentieel.

BeleidHet beleid onderdeel richt zich op het opstellen en implementeren van een Privacy beleid. Hierin wordt beschreven hoe de organisatie, zowel intern als extern, om moet gaan met persoonsgegevens. Denk hierbij bv. aan convenanten waar regels in zijn beschreven over het delen van persoonsgegevens met externe partners.

Beheer en opslag gegevensPersoonsgegevens worden in allerlei systemen geregistreerd, gedeeld en openbaar gemaakt. Denk bv. aan vragen als; is er nagedacht over welke rol welke informatie mag inzien? Weet men wat voor type persoonsgegevens worden opgeslagen en welke systemen intern en extern hier toegang tot hebben?

Beleid

Werkprocessen &

Triages

Bewustwording&

training

Beheer en opslag gegevens

Governance


In elke fase wordt de checklist per puzzelstuk uitgebreid met instrumenten en steeds concretere voorbeelden

5

Fase 1; inventariseren & organiseren

Fase 2; Ontwikkelen & uitwerken

Fase 3; implementeren & borgen

Inventariseren van instrumenten per puzzel: Eerste opzet van een checklist per

puzzelstuk van het privacy raamwerk Voorinvulling op basis van ervaring

privacy projecten andere sectoren Per puzzelstuk een aantal

instrumenten of deliverables

Instrumenten uitbreiden en voorbeelden verzamelen: Eerste opzet uniform maken aan taal

gemeenten Uitbreiden van opzet met

instrumenten opgehaald uit interviews en workshops

Per instrument een voorbeeld of casus definieren, opgehaald uit de workshops

Wij maken vertaling van privacy beleid (GBA, WBP en eventueel 1 v.d. 3 wetten)

Inventariseren van instrumenten per puzzel: Checklist per puzzelstuk van het

privacy raamwerk en bijbehorende voorbeelden

Legal controle voorbeelden

Eerste opzet van instrumenten per puzzel Instrument Voorbeeld(en)

Governance

Governance checklist• Rollen en functies• Verantwoordelijkheden• Rapportages

Voorbeeld Rollen en functies

Privacy raamwerktoolbox


Uitgelicht: Voorbeeld van het Governance onderdeel uit de Privacy raamwerk toolbox

6

Governance

Voorbeeld Rollen en functiesPrivacy raamwerk toolbox

Governance checklist

Rollen en functies Verantwoordelijkheden Rapportages

1. Gebruiker selecteert het

onderdeel waar hij geïnteresseerd in is.

Bijvoorbeeld Governance

2. Het onderdeel Governance toont een

checklist met onderwerpen die van

belang zijn voor de organisatorische inrichting van de

gemeente. Als men op een onderdeel klikt, zoals Rollen en functies, krijgt

men een praktisch voorbeeld te zien


Eerste frontlijnteam in 2008, nu 5 sociaal wijkteams In 2014 naar 7 wijkteams, 2 pilots jeugd- en gezinsteam, 1 scholenteam en

1 dorpenteam Doorontwikkeling aanpak;

– alle inwoners met een hulpvraag binnen het sociaal domein– generalist bij burger, specialist in team– regie op plan voor inwoners met meervoudige problematiek – I gezin, 1 plan, 1 sociaal werker– registratie in 1 regiesysteem– 1 centrale toegang, enkelvoudige vragen zelf afhandelen, bij complexe vragen

doorverwijzen naar wijkteam Wijkteams onder de vlag van een coöperatie (fase businessplan)

Wijkaanpak Leeuwarden


Informatie-analyse: Hoe werkt de sociaal werker, welke informatie heeft hij/ zij nodig, wanneer heeft hij/zij informatie van anderen nodig, hoe krijgt hij/ zij deze informatie, welke informatie registreert de sociaal werker, wanneer deelt hij/ zij informatie met anderen en hoe? Etc.

Privacy-aanpak: doen wat nodig is

# Bron (Interne of externe verzender)

Doel van verstrekken

Data (gegevens)

Ontvanger (intern of extern)

Wijze van verstrekken

Grondslag

Vastleggen?

Locatie van vastleggen

Inzien door burger, professional?

Wijze van inzien

Data (in te zien)

Communicatie burger


Juridische toets: Wat moeten we regelen om de gewenste werkwijze te mogen uitvoeren? En werkwijze eventueel aanpassen indien de gewenste werkwijze niet binnen de wettelijke kaders mag.

Privacy-aanpak: doen wat nodig is

Beleid

Werkprocessen &

Triages

Bewustwording&

training

Governance

Raamafspraken: Vastleggen afspraken

(triage, afwegingskader, wijze van gegevensdeling,

communicatie burger, verantwoording) in

convenanten

Gedragscode/ spelregels sociaal werker en

samenwerkingspartners:Training

Inrichting organisatie: rol en positie sociaal

werker en samenwerkingspartners

Werkprocessen en triage: werkproces van aanmelding/ signaal tot

aan afsluiten dossier, triage, afwegingskader

Beheer en opslag: autorisatiemodel en beveiliging


http://www.youtube.com/watch?v=0n_Ty_72Qds

De praktijk?

http://www.youtube.com/watch?v=0n_Ty_72Qds


De praktijk in Leeuwarden

Vraagverheldering

- Direct afhandelen- Aanmelding bij het sociaal wijkteam- Doorzetten naar specialist

Indien er sprake ik van multi-problematiek doet de sociaal werker een uitgebreidere vraagverheldering. (huisbezoek, externe gegevensbronnen, indien nodig rondje langs de velden)

Oppakken van de vraag

- Sociaal werker gaat open het eerste gesprek in

- Wat is er aan de hand?- Draagkracht/ draaglast?

Plan van aanpak

- Wat kan iemand zelf?- Hoe kan het netwerk ondersteunen?- Welke professionele hulp is nodig?


De praktijk in Leeuwarden Zorgoverleg t.b.v. plan

- Op initiatief van sociaal werker- Samen met burger- Samenstelling afhankelijk van

bewoner/gezin en problematiek

Monitoring

- Zelfredzaamheidsmatrix- Voortgang in contactverslagen- Nazorgperiode van twee jaar, daarna

sluiting dossier- Afspraken met ketenpartners over

voortgang en terugkoppeling

Escaleren (bij geweld, veiligheid, zware overlast etc.)

- Veiligheidshuis, AMHK, Wethouder/ Burgemeester


Triage:

A: Bij aanmelding op basis van NAW en ondersteuningsvraag

B: Bij vraagverheldering aan de hand van quick scan (direct afhandelen,

aanmelding bij het sociaal wijkteam of doorzetten naar specialist)

C: Bij vraagverheldering meervoudige problematiek

D: Bij zorgoverleg

E: Bij escaleren

Privacy-issues:Welke informatie heb je nodig? Met wie deel je informatie en waarom?

Documents

Workinprogress leeuwarder privacy-aanpak