Workshop AO/IC:

“Tips en Trucs voor een succesvolle

projectadministratie!”

07-04-2009 2 / 30

Doel van de presentatie

Efficiënte inrichting en implementatie van de AO/IC=

Weinig inspanning, veel resultaat

07-04-2009 3 / 30

Inhoud van de presentatie

• Algemene informatie • Tijdslijn

• Voorwaarden in de beschikking

• Projectadministratie

• Hoe nu verder?

• Tips

• Conclusie

07-04-2009 4 / 30

Algemeen

Doel van ESF Actie E, Sociale Innovatie:

Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd.

Thema’s:-slimmer werken -flexibelere arbeidsorganisaties -nieuwe verhoudingen in arbeidsorganisaties

Multipliereffect

07-04-2009 5 / 30

Ervaring met ESF?

07-04-2009 6 / 30

Tijdslijn

Aanvraagtijdvak:Oktober 2008

volledigheid Bezoek:Interim controle

Inhoudelijk

Start project Eind project

Max. 8 mnd

Indiening einddeclaratie

Max. 3 mnd

Bezoek:eindcontrole

vaststellingverlening

Verslag:Interim controle

Rapport van bevindingen

1 jaar

Verdere controle mogelijk t/m 2020

door:-Rijksauditdienst-Europese Rekenkamer

07-04-2009 7 / 30

De regelgeving voor ESF

Verordeningen:

1081/2006, 1083/2006 en 1828/2006

Operationeel Programma (OP)

Subsidieregeling

Bijlage 3: Handleiding Projectadministratie (HPA)

Aandachtspunt: HPA wijzigt periodiek

07-04-2009 8 / 30

Voorwaarden in de beschikking

Drie standaard voorwaarden in de beschikking:

1. Niet subsidiabele activiteiten

2. Kosten betreffende reguliere bedrijfsvoering

3. Algemene overdraagbaarheid

Veel voorkomende additionele voorwaarde:

4. AO/IC voorwaarde

07-04-2009 9 / 30

De AO/IC is de backbone van een project

Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC

Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk.

07-04-2009 10 / 30

Onderdelen Administratieve Organisatie

1. Urenverantwoording

2. Verslaglegging

3. Financieel

3. Aanbesteding

5. Publiciteit

6. Bewaarplicht

7. Opbrengsten

07-04-2009 11 / 30

1. Urenverantwoording

Doelen:

• Prestatieverantwoording van projectdeelnemer

• Verantwoording (controlespoor)

Format bestaat uit:

1. Verantwoording in de 7 verschillende activiteiten

2. Sluitend/integraal uren schrijven

3. Ondertekening in functiescheiding en tijdig

4. Dient te voldoen aan de publiciteitseisen

07-04-2009 12 / 30

Voorbeeld urenschrijfstaat

07-04-2009 13 / 30

2. Verslaglegging

Doelen:

•Transparantie

•Overdraagbaarheid •Verantwoording (controlespoor)

07-04-2009 14 / 30

2. Verslaglegging

Implementatieplan bestaand uit:

1. Analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit

2. Analyse sociale innovatiepotentie

3. Meetbare doelstellingen

4. Verslag uittesten van het implementatieplan

5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject

6. Activiteitenplan en tijdsplanning vervolgtraject

07-04-2009 15 / 30

3. FinanciënDoel:

• Verantwoording (controlespoor)

Onderdelen financiële administratie:

• Facturen in origineelstaat of gewaarmerkte kopie

• Betaalbewijs/betaalbatch

• Bankafschriften

• Uurloonberekening van intern personeel

Aandachtspunt financiën:• Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid

07-04-2009 16 / 30

4. Aanbesteding en marktconformiteit

Doelen:

• Selectie van externe partner op basis van objectieve criteria

• Verantwoording (controlespoor)

Aandachtspunten aanbesteding:

• Het is niet waarschijnlijk dat de dienst boven de drempelbedragen uit komen. Echter, het is mogelijk.

• De marktconformiteitseis geldt ook voor private partijen

Administreren aanbesteding:• Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid

07-04-2009 17 / 30

4. Aanbesteding en marktconformiteit

Aantonen marktconformiteit onder de drempelbedragen

in prioritering:

1. Europese Openbare Aanbesteding

2. Transparante Offerteprocedure

3. Benchmark

>bij kostenposten onder de € 1000 vervalt de marktconformiteitseis

07-04-2009 18 / 30

4. Aanbesteding en marktconformiteit

Onderdelen aanbestedingsadministratie:

• Offerteaanvraag: opvragen van offertes

• Wegingsmatrix: overzicht met scores van de aanbieders

• Offerte’s (meervoud!): aanbiedingen van producenten

• Afwijzingsbrieven: afwijzingen aan minder voordelige partijen

• Contract: vraag- en aanbodzijde leggen de vraag vast

07-04-2009 19 / 30

5. Publiciteit

Doel:De Europese Unie bekend maken bij de deelnemers

Voorbeelden publiciteit:

• vlag en zinsnede • intranet/internet • interne nieuwsberichten• (gratis) promotiepakket• gevelbord

07-04-2009 20 / 30

6. Bewaarplicht

Doelen: • Controlerende instanties de mogelijkheid bieden de projecten te controleren tot en met 31 december 2020

•Verantwoording (controlespoor)

Aandachtspunt bewaarplicht:

• Expliciet melding maken van de datum van vernietiging op de projectadministratie (niet vernietigen voor 2021)

07-04-2009 21 / 30

7. Opbrengsten

• Verworven inkomsten in mindering brengen bij de projectkosten.

07-04-2009 22 / 30

Hoe nu verder?

07-04-2009 23 / 30

De start van het project

Na vandaag:

1. Mogelijke aanpassing van de AO/IC

2. Het uitdragen van de AO/IC: implementatie van de AO/IC

3. Vastleggen van alle stappen in de administratie

4. Interim controlebezoek

07-04-2009 24 / 30

Tips

Financiële administratie:• Centrale administratie

Aanbesteding:• Voltooiing voor start van activiteiten

Publiciteitseisen:• Gebruik een camera

Bewaarplicht:• Elektronische administratie dient uitleesbaar te zijn tot 2021

Interim controlebezoek• Zorg voor een complete administratie

07-04-2009 25 / 30

Conclusie

De AO/IC is de backbone van het project!

Het project zelf kan worden gezien als het lichaam

De administratie dient een dagboek te zijn:

• Begrijpelijk

• Inzichtelijk

• Compleet

• Vastlegging voor later

07-04-2009 26 / 30

Conclusie

Algemene informatie Tijdslijn

Voorwaarden in de beschikking

Projectadministratie

Hoe nu verder?

Tips

07-04-2009 27 / 30

Vragen?

Opmerkingen?

Aanwijzingen?

07-04-2009 28 / 30

Contactgegevens Werkgroep Actie E:

• Gerard Slotema: 070- 315 2102 g.slotema@agentschapszw.nl

• Evert v.d Zwan: 070- 315 2125 e.van.der.zwan@agentschapszw.nl

• Floor Martens: 070- 315 2078 f.martens@agentschapszw.nl

• Paul Versteeve: 070- 315 2031 p.versteeve@agentschapszw.nl

• David Lindenaar: 070- 315 2071 dlindenaar@agentschapszw.nl

Algemeen mailadres: ESF@agentschapszw.nl

Algemeen telefoonnummer: 070-315 2054

Het Agentschap vervult ook een voorlichtings- en adviesfunctie

07-04-2009 29 / 30

SUCCES MET HET PROJECT!

07-04-2009 30 / 30