Workshop BPM 3Melhorar e gerenciar processos administrativos

Ângela F. Brodbeck

Henrique J. Brodbeck

2

Agenda

Comandos Avançados

(cont.), Melhores

Práticas

Simulando,

Melhorando e

Otimizando Processos

Medindo Processos

com Indicadores de

Processo (KPIs)

01 02 03

3

Comandos Avançados (cont.),

Melhores Práticas01

Comandos Avançados

Melhores práticas

Dicas

Erros Comuns

4

Documentação e compartilhamento de

processos

4

5

Dicas - 1

5

Formas equivalentes de modelagem. A utilização de uma ou de outra depende se precisamos gerenciar as atividades de outro pool

6

Dicas - 2

6

Subprocessospodem ser apresentados no modo expandido

7

Representar loops no processo com desvios

Dicas - 3

7

ou com múltiplas instâncias

8

Dicas - 4

8

Distribuir os elementos na horizontal, da esquerda

para a direita e não na vertical

9

Dicas - 5

9

Um gateway pode ser divergente (desvio) ou

convergente (junção), nunca os dois

Convergente

Junção

Divergente

Desvio

10

Dicas - 6

10

Sempre que possível, fazer o caminho feliz na parte de

cima do diagrama

11

Erros Comuns - 1

11

Nomes de áreas ou substantivos nas atividades

12

Erros Comuns - 2

12

Descontinuidade no diagrama (“enviar para Depto. X”)

13

Erros Comuns - 3

13

Diagrama com visão

departamental e

não de todo o

processo

Direção

Depto A Depto B Depto C

Direção

Depto A Depto B Depto C

Ativ. 1

Ativ. 2 Ativ. 3 Ativ. 4

Ativ. 5Ativ. 6

Ativ. 7

Ativ. 8

Ativ. 1 Ativ. 2

Ativ. 3Ativ. 4

Ativ. 5 Ativ. 6

Ativ. 7Ativ. 8

Ativ. 3

Ativ. 6

Ativ. 7

Ativ. 8

Ativ. 1

Ativ. 6

Ativ. 7

Início

Fim

14

Erros Comuns - 4

14

Diagrama não homogêneo

Neste caso, utilizar subprocessos

ou a descrição da atividade

15

Erros Comuns - 5

15

Excesso ou falta de detalhamento

Os detalhes devem estar descritos nos procedimentos ou

instruções de trabalho

16

Erros Comuns - 6

16

Sobreposição de processos (dois em um)

17

Melhorando, Simulando e

Otimizando Processos02

Melhoria de processos

Simulação e otimização do processo

Exercício aplicado – Bizagi

18

Aspectos a revisar por processo

• Sequenciamento das atividades: ordem correta, alocação no ator correto (departamento, função, etc.)

• Descrição das atividades: definição e explicação correta, documentos e telas de sistemas

Estas revisões são importantes, uma vez que elas

representam o processo e de como ele funciona ou

funcionará

19

Pontos críticos para promoção de melhorias

nas atividades do processo

• Pontos de atraso e paradas (gargalos)

• Pontos sujeitos a falhas

• Pontos de reconferência/retrabalho

• Consultas não necessárias

• Informações necessárias para controle da atividade/ processo

• Dependências entre atores (departamentos, setores, etc.) – impactos críticos

20

Exemplo de melhoria no processo

Recebimento

PedidoDigitação

do Pedido

10 min 3 min

Envio do

Pedido para

Almoxarifado

4 horas

Separação

dos itens

8 horas

Emissão

da NF

2 horas

Embalagem

2 horas

Carga na

Transportadora

Transporte

24 horas

Tempo Total do Processo:

43 horas e 11 min

O que pode ser melhorado

aqui se o cliente digitar (o

tempo passa a ser do cliente

e não mais deste Processo)?

Tempo: 10 min

META: 0 min

Esta tarefa/

atividade pode

desaparecer se

o pedido entrar

pela Internet,

indo direto

para a seção de

separação.

Tempo: 3 horas

META: 0 horas

O que acontece na

separação?

A lista de itens não

está ordenada

como o item

estocado?

O código do item

não confere

com o do item

estocado?

Tempo: 4 horas

META: 2 horas

PROCESSO ATUAL:

Recebimento do Pedido

Porque 8 horas?

Porque não fazer

automático do

pedido, integrando

com sistema

governo, incluindo

o envio ao cliente

Tempo: 8 horas

META: 1 hora

1 min

21

Monitorando o processo atual

Semana 1 Semana 2

Atividade/TarefaPedido

1Pedido

2Pedido

3Pedido

4Pedido

5 MédiaPedido

21Pedido

22Pedido

23Pedido

24Pedido

25 Média

A1 Recebimento Pedido 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

A2 Digitação do Pedido 11 12 10 9 8 10 10 9 11 10 10 10,7

A3Envio Pedido Almoxarifado 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

A4 Separação dos itens 4 5 3 4 4 4 4 5 5 3 3 4

A5 Emissão nota fiscal 8 7 7 10 8 8 6 6 10 10 8 8

A6 Embalagem 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

A7Carga na Transportadora 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

A8 Transporte 24 20 24 26 22 23,5 26 24 26 20 20 24

22

Melhorando o processo

Recebimento

PedidoDigitação

do Pedido

10 min 3 min

Envio do

Pedido para

Almoxarifado

4 horas

Separação

dos itens

8 horas

Emissão

da NF

2 horas

Embalagem

2 horas

Carga na

Transportadora

Transporte

24 horas

Tempo Total do Processo:

43 horas e 11 min

O que pode ser melhorado

aqui se o cliente digitar (o

tempo passa a ser do cliente

e não mais deste Processo)?

Tempo: 10 min

META: 0 min

Esta tarefa/

atividade pode

desaparecer se

o pedido entrar

pela Internet,

indo direto

para a seção de

separação.

Tempo: 3 horas

META: 0 horas

O que acontece na

separação?

A lista de itens não

está ordenada

como o item

estocado?

O código do item

não confere

com o do item

estocado?

Tempo: 4 horas

META: 2 horas

PROCESSO ATUAL:

Recebimento do Pedido

Porque 8 horas?

Porque não fazer

automático do

pedido, integrando

com sistema

governo, incluindo

o envio ao cliente

Tempo: 8 horas

META: 1 hora

1 min

23

Redesenhando o processo melhorado

Recebimento

Pedido

2 horas

Separação

dos itens

1 hora

Emissão

da NF

2 horas

Embalagem

2 horas

Carga na

Transportadora

Transporte

24 horas

NOVO Tempo Total do Processo:

31 horas

CLIENTE

DIGITA

PEDIDO

PROCESSO MELHORADO:

Recebimento do Pedido

TEMPODE

EMISSÃO NFe

1 hora

1 min

TEMPO DE

SEPARAÇÃO

2 horas

24

Monitorando o processo melhorado

Semana 1 Semana 2

Atividade/TarefaPedido

1Pedido

2Pedido

3Pedido

4Pedido

5 MédiaPedido

21Pedido

22Pedido

23Pedido

24Pedido

25 Média

A1 Recebimento Pedido 1 1 1 1 1 1 0,5 0,5 1 1 1 0,8

A2

A3

A4 Separação dos itens 3 2,5 3 3 2 2,7 2,5 2,5 2 2 2 2,2

A5 Emissão nota fiscal 2 2 2 2 2 2 2 1,5 1,5 1,5 1 1,5

A6 Embalagem 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

A7Carga na Transportadora 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

A8 Transporte 24 20 24 26 22 23,5 24 24 24 20 20

25

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

No menu principal

• Diagramar o processo como é (as is)

• Validar o processo até não ter mais erros

• Inserir recursos (engenheiro, analista, estagiário, etc.)

• Inserir custos dos recursos (por hora)

No menu Visualização da Simulação

• Inserir tempos do processo e atividades

• Inserir quantidade de recursos em cada atividade

• Inserir regras (condições)

• Inserir probabilidades nos desvios

26

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

27

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

28

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

29

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

30

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

31

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

32

Preparando um processo para

simulação no Bizagi

33

Simulando um processo no Bizagi

Ao executar o processo observe:

• tempos de processamento, espera e quantidades em cada atividade

• gráfico com o uso dos recursos

• As quantidades de instâncias do processo desviadas, conforme regras

definidas

34

Analisando recursos utilizados

Nesta tabela você obterá:

• % utilizado de cada recurso pelo processo

• valor total do processo somando custos por hora e custos fixos, se houver

35

Analisando atividades e tempos

Nesta tabela você obterá:

• quantidade de instâncias executadas do processo, por atividade

• tempos mínimos, máximos e médios, por atividade

• tempo total (em dias) que o processo poderia ser executado sequencialmente

36

Medindo Processos com KPIs

(indicadores)03

Indicadores ou KPIs

Exemplos

37

Indicador chave do processo

ou KPI (key process indicator)

37

Um indicador é uma métrica que tem

como finalidade básica possibilitar a

avaliação de um processo (plano de

ação de um objetivo organizacional) e

de seu resultado (atingimento),

comparando-o com um parâmetro

estabelecido teoricamente (meta).

38

Tipo de indicador do processo

38

Indicadores de Processo

(eficiência)

Avaliam se as características do

processo atendem as

necessidades do cliente.

Exemplos de indicadores

• Capacidade do processo

• Tempo do processo

• Custo do processo

39

Monitoramento – meta de melhoria

Metas são temporais e, no caso dos processos,

podem estar ligadas a prazos, custos ou capacidades.

Ponto inicial

MetaIndicador

40

Exemplos de indicador e monitoração

40

41

Exemplo de indicadores e monitoração

41

42

Exemplo de indicador e monitoração

Indicador de desempenho (KPI: key performance indicator)

43

Organização do Processo

Simulação e Melhoria do

Processo

Exercícios Aplicados