Pengelolaan Kehumasan dan Promosi

BIRO KOMUNIKASI

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Topik1. Gugus Humas dan Promosi

2. Kegiatan kehumasan dan promosi di IPB

3. Keterbukaan Informasi Publik

4. LAPOR

5. E-complaint

6. Pengelolaan Komunikasi di saat krisis

7. Promosi

8. Pengembangan sumberdaya manusia

1. Gugus KehumasanMitra kerja Biro Komunikasi dalam sharing informasi

Memberikan informasi kegiatan, prestasi dankeunggulan unit kerja ke Biro Komunikasi

Menyebarluaskan informasi dari Biro Komunikasi

2. Program-program KehumasanA. Produksi content dan media internal

1. Produksi Rilis Berita Event/Riset/Prestasi

2. Produksi e-buletin IPB Today/Wisudaku/IPB News

3. Produksi Majalah Agrimag

4. Pengelolaan informasi website (ipb.ac.id)

5. Pengelolaan website galeri foto (media.ipb.ac.id)

6. Pengelolaan agenda institusi

7. Pengelolaan media social: BogorAgriculturalUniversity(fanpage), twitter@ipbofficial, IG@ipboffocial, Line@ipb.ac.id

MEDIA INTERNAL YANG DIPRODUKSI

B. Kerjasama dengan media massa

1. Layanan liputan bagi wartawan dan unit kerja

2. Konferensi pers/coffee morning dengan wartawan

3. IPB di Televisi

4. Press Tour

C. Layanan Informasi

1. Layanan telepon, email, milis

2. Informasi prestasi : spanduk, e-flyer

3. Pemasangan media luar ruangan

4. Kliping media cetak/online/elektronik

5. Layanan Informasi Publik, LAPOR, e-complaint

6. Survey pelayanan publik

7. Resepsionis

Program-program Promosi1. Sosialisasi Pendidikan IPB ke SMA se-Indonesia

2. Partisipasi dalam expo

3. Pembinaan OMDA

4. Pembinaan Duta Institut

5. Fasilitasi kunjungan SMA

6. IPB Edu Expo

7. Produksi kit promosi

Target SIMAKER :

4.000 berita positif tentang IPB dimuat di media massa

Unit Layanan Terpadu (dalam persiapan)

LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI

Unit Layanan Terpadu

LAPOR!InformasiAkademik

Kehumasan E-Complaint

3. Keterbukaan InformasiPublik

UU no 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

UU RI Nomor 25 TAHUN 2009 Tentang Pelayanan Publik

Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar LayananInformasi Publik

Permenristekdikti no. 75 Tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kemenristekdikti

Peraturan Rektor Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Informasi Publik

Surat Keputusan Rektor IPB Tahun 2015 Tentang Pengangkatan PejabatPengelola Informasi dan Dokumentasi

Peraturan Rektor tahun 2015 Tentang Informasi yang Dikecualikan

Surat Keputusan Rektor IPB Tahun 2018 Tentang Pengangkatan PejabatPengelola Informasi dan Dokumentasi

PPID IPB

Pejabat PengelolaInformasi dan Dokumentasi

Website: ppid.ipb.ac.id

SDM PELAYANAN

Struktur Organisasi PPID

Surat Keputusan Rektor No 198/IT3/HM/2018 tentang Pengangkatan Pejabat dan Personalia Pengelola Informasi dan Dokumentasi Institut Pertanian Bogor

SekretarisPejabat

Pengelola Informasi

dan Dokumentas

i (PPID)

Rektor IPB

Kepala

Kepala Bidang Pengelola dan

Pemberi Layanan Informasi

Kepala Bidang Pengaduan dan

Penyelesaian Sengketa

Kepala Bidang Dokumen

Kepala Bidang Arsip

Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana

Sekretaris

Jenis-jenis Informasi Publika. Informasi publik yang dapat diakses

1. Informasi Publik yang wajib disediakan dandiumumkan secara berkala;

2. Informasi Publik yang wajib diumumkan secara sertamerta; dan

3. Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat

b. Informasi publik yang dikecualikan

Informasi yang dikecualikan (umum)Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat berakibat: menghambat proses penegakan hukum, membahayakan pertahanan dan keamanan negara, mengungkapkan

kekayaan alam Indonesia, merugikan ketahanan ekonomi nasional, merugikan kepentingan hubungan luar negeri, mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan

terakhir ataupun wasiat seseorang, mengungkap rahasia pribadi, memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan

Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusanKomisi Informasi atau pengadilan,

Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

Informasi yang di kecualikan di IPBIPB membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi, kecuali:

a. Informasi/data identitas pribadi dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa/peserta didik, tamu, mitra kerjasama;

b. Hasil evaluasi dan rekomendasi terkait kinerja dosen, tenagakependidikan;

c. Hasil evaluasi dan rekomendasi terkait hasil belajar mahasiswa/pesertadidik;

d. Seluruh dokumen/data/informasi yang menurut sifatnyarahasia/konfidensial;

e. Konsep kebijakanpemikiran/temuan/laporan/dokumen/ naskah/surat/penetapan yang dalam proses penyelesaian (belum final) atau terkait dengan pendaftaran hak atas kekayaan intelektual/hakpaten.

KOLABORASI

Koordinasi dengan PPID Pelaksana/Tim Asistensi dalam Pelayanan Informasi Publik dengan berbagai unit kerja

Merumuskan Jawaban untuk Permohonan Informasi

PemutakhiranDaftar Informasi Publik

Uji Konsekuensi

Fakultas Departemen Direktorat/Kantor/Biro

Lembaga/Pusat

Unit Penunjang

PPID Pelaksana/Tim Asistensi

Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!) adalah sarana aspirasi dan pengaduan berbasis media sosial yang dijalankan dengan prinsip mudah, terpadu, dan tuntas.

LAPOR! dikelola dan dikembangkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bersama Kementerian Dalam Negeri, Kantor Staf Presiden, dan Ombudsman Republik Indonesia sebagai saluran partisipasi masyarakat untuk pengawasan pembangunan dan pelayanan publik di Indonesia.

4. LAPOR!Layanan Aplikasi dan Pengaduan online Rakyat

LAPOR! telah ditetapkan sebagai Sistem PengelolaanPengaduan Pelayanan Publik Nasional (SP4N) dalam rangkamenjalankan amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Presiden Nomor 76 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Pengaduan PelayananPublik. Masyarakat dapat menyampaikan aspirasi danpengaduan melalui sarana berikut ini:

• Situs www.lapor.go.id

• SMS ke 1708 (tarif normal)

• Mobile apps LAPOR! (Android)

• Twitter @LAPOR1708 dengan menyertakan tagar #lapor

5. e-complaint dari IPB apps

Aplikasi PPID IPB Mobile

IPB Mobile for Student

IPB Mobile for Lecturer

IPB Mobile for Staff

IPB Scientific Repository

IPB Today

IPB Mobile for Parents (Uji Coba)

SIMAK Multistrata

Aplikasi yang dikembangkan

IPB:

Alur pengaduan dan responPengadu menuliskan laporan melalui IPB mobile

Admin meneruskan pengaduan ke email unit kerja

Unit kerja merespon email admin dan menindaklanjuti pengaduan. (Respon/jawaban dari unit kerja dikirim ke email pengaduan@apps.ipb.ac.id)

LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI

ELEKTRONIK

@ppid_ipb

Website

Media sosial

Aplikasi PPID IPB Mobile

E-mail

5. Pengelolaan Komunikasi di saat krisis

Perlu dikelola dengan sangat hati-hati

Tim Komunikasi Krisis merupakan Tim yang bertugas menilaisituasi krisis, menentukan fakta-fakta dan melakukan pembagiantugas, terdiri atas:

◦ Penanggung Jawab/Juru Bicara : Kepala Biro Komunikasi

◦ Penyusun Pertimbangan Hukum : Kepala Biro Legislasi dan Pelayanan Hukum

◦ Perumus Substansi Komunikasi : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat

◦ Pengelola Hubungan Internal : Kepala Sub Bagian Hubungan Internal dan Layanan Informasi

◦ Pengelola Hubungan Eksternal : Kepala Sub Bagian Hubungan Eksternal dan Publikasi

6. Pengembangan sumberdaya manusiaJabatan fungsional pranata humas

Kegiatan capacity building

PENINGKATAN KUALITAS SDM

Studi bandingke berbagai Universitas

AkreditasiInsan Humas

WorkshopPranata Humas

PelatihanService Excellent

PelatihanPowerpoint

(Melukis Slide Dengan Hati)

PelatihanDigital Marketing

PelatihanJurnalistik

PelatihanDesain Grafis

KUALITAS SDM

Terima Kasih

Maklumat Pelayanan

• Tatap muka• Telepon• Email

• Media Sosial• LAPOR• E-Complaint

Media

Survey Kepuasan Pelayanan

Kunjungan Siswa

Campus Tour

IPB Goes To School

IPB Edu EXPO

JENIS DAN KUALITAS LAYANAN

Education Fair

Merchandise untuk Pengunjung

IPB Today (bulletin harian )

JENIS DAN KUALITAS LAYANAN

IPB News

IPB Magazine

Kotak Saran dan Pengaduan

Pengelolaan Mailinglist Dosen

2.888 Berita IPB di Media Masa

Organisasi Mahasiswa Daerah Asal (OMDA)

Duta Institut

Promotion Kit

Leaflet

Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (WBK)dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM)

LAPOR!

Media Luar Ruangan

NON ELEKTRONIK

LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI

• Ruang Pelayanan• Borang-borang Layanan• Dokumen Cetakan (Leaflet)• Papan Informasi

PenyimpananDokumen disimpan di ruang arsip

PengamananDigitalisasi Arsip

Regulasi

Surat Keputusan Rektor No13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan KearsipanNo 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan ArsipNo 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah DinasNo 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program Arsip VitalNo 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip

PengelolaanDokumen

PENGELOLAAN DOKUMEN

@ppid_ipb ppid.ipb.ac.id

TERIMA KASIH