Workshop per il team «Rompere gli schemi apre nuovi spazi».Preparazione e guida per la moderazione.

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Compiti di preparazione della moderatrice/del moderatore.

Cara moderatrice/caro moderatore.

il vostro compito sarà di condurre il team in questo workshop di due ore. Con la presente guida intendiamo accompagnarvi in questo percorso.

Dapprima effettuate le seguenti operazioni: • Trovate in azienda una persona esemplare che lavora in modo flessi

bile e organizza la sua mobilità con consapevolezza. Questa persona sarà il vostro ospite nella prima parte del workshop e parlerà delle sue esperienze. Se non trovate una persona adatta, scriveteci all’indirizzo travelsmart@sbb.ch. Saremo lieti di proporvi una persona della nostra rete.

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• Stabilite una data con tutto il team e l’ospite. Durata: 2 ore, di cui i primi 45 minuti con l’ospite.

• Leggete attentamente le pagine seguenti della guida per la moderazione. Durante il workshop potete leggere a voce alta le frasi indicate oppure riformularle a vostro piacimento.

Materiali necessari. • Guida per la moderazione.• Flip chart.• Sala con set di tavolo e sedie.• Molti post-it.• 1 pennarello a persona.• 1 poster «Messa a fuoco sul team 2» stampato in

formato A3. • Computer portatile per la presentazione, proiettore

e schermo oppure poster stampati e nastro adesivo per appenderli nella sala.

3Programma del workshop per il team.«Rompere gli schemi apre nuovi spazi» − informazioni generali.• 1. Svolgimento.• 2. Cosa significa «Rompere gli schemi apre nuovi spazi»? • 3. Perché rompere gli schemi?

«Rompere gli schemi apre nuovi spazi» nel nostro team.• 4. Messa a fuoco sul team, parte 1.• 5. Messa a fuoco sul team, parte 2.• 6. Garantire continuità.

A ogni punto del programma corrisponde un poster che dovete mostrare al team. I poster possono essere proiettati durante il workshop o preventivamente stampati in formato A3 e appesi nella sala.

Importante: rispettare i tempi.Se le discussioni durano più del previsto, cercate di trovare un denominatore comune e concludete l’argomento del punto del programma che state trattando. Questa regola vale anche per tutte le slide seguenti.

Feedback.Ci farebbe piacere conoscere la vostra opinione sul coaching online e potervi aiutare se necessario.

Buon lavoro!Le FFS (travelsmart@sbb.ch).

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Discorso di benvenuto ( 5 min.).

« Benvenuti al workshop per il team! Oggi ci prenderemo due ore di tempo per riflettere sulla mobilità nel nostro team. La vita da pendolare innesca molte abitudini. Se riusciamo a svincolarci da queste, forse riusciremo a trovare nuove soluzioni di pendolarismo che possano incrementare il nostro benessere. Il presupposto necessario, però, è poter lavorare in modo flessibile, sia in termini di orari che di luoghi. La flessibilità nel lavoro è attuabile se si creano consapevolmente le condizioni adatte. Al termine del workshop per il team avvieremo una fase di prova per scoprire velocemente come possiamo aprire nuovi spazi evitando gli orari di punta. Quindi chiudete i vostri computer portatili, spegnete i  vostri cellulari e concentriamoci completamente sul team.

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Procedura/preparazione.Proiettare i poster sull’«Ordine del giorno» e sul significato di «Rompere gli schemi apre nuovi spazi».

5Moderatore. Team.

«Nelle due pagine seguenti trovate una definizione del concetto di «rottura degli schemi» e varie soluzioni per me tterlo in atto. Vi prego di leggerle.»

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«Qual è la vostra impressione? Quale soluzione preferite? Mi piacerebbe sentire qualche parere.»

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«Grazie per i vostri input. Mi sembra che abbiamo trattato gli aspetti salienti, quindi possiamo passare al punto seguente.»

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Il team prende in esame la definizione e le varie soluzioni per rompere gli schemi.

Il team esprime le proprie sensazioni e opinioni e ne  discute in gruppo.

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Perché rompere gli schemi? ( 15 min.).

« Ora proviamo a pensare se e perché possa essere utile evitare consapevolmente gli orari di punta.»

Procedura/preparazione.Proiettare i poster «Perché rompere gli schemi?».

7Moderatore. Team.

«Nelle tre pagine seguenti trovate i possibili vantaggi che comporta una rottura degli schemi. Vi prego di leggerli attentamente.»

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«Cosa ne pensate di questi vantaggi? Ce ne sono altri? Intravedete anche dei rischi che potrebbero destare dei dubbi?»

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Il team passa in rassegna i vantaggi di una rottura degli schemi.

Il team discute dei vantaggi, ne aggiunge di nuovi, esprime anche i propri dubbi e anticipa eventuali svantaggi.

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• …• …

• …• …

Dubbi/SvantaggiAltri vantaggi

Scrivete un elenco di punti sulla flip chart durante la discussione.

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Best practice nella nostra azienda ( 20 min.).

« Per passare dalla teoria alla pratica vorrei presentarvi una persona che ha già rotto gli schemi. Ecco il nostro ospite, che oggi ci parlerà delle sue esperienze. Dopo il suo intervento, anche voi potrete raccontare le esperienze che avete maturato finora nella vostra vita professionale. Così potremo metterle a confronto.»

Procedura/preparazione.Proiettate il poster «Best practice nella nostra azienda».

1. L’ospite parla liberamente oppure risponde a delle domande sotto forma di intervista. Esempi di domande:• Abitudini di viaggio: Come viaggi e come

organizzi le tue giornate di lavoro? Che vantaggi trai?

• Ambiente sociale: Come reagiscono i tuoi colleghi? Cosa ne pensano i tuoi amici/familiari?

• Consigli: Che consigli ci daresti? A cosa  bisogna prestare particolare attenzione?

2. Se nel precedente punto del programma «Perché rompere gli schemi?» sono stati annotati dei dubbi/degli svantaggi sulla flip chart, è giunto il momento di parlarne:In base alle tue esperienze, cosa ne pensi dei dubbi emersi nel nostro team?

9Moderatore. Team.

«Vi presento il nostro ospite, il signor/la signora XY del team XY. Benvenuto/a!»

«Quali sono le vostre esperienze? Coincidono con quelle del nostro ospite?»

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«A questo punto desidero ringraziare e salutare il nostro ospite. Prendiamoci 10 minuti di pausa.»

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Il team ascolta l’ospite.

I membri del team raccontano le loro esperienze e le confrontano con quelle dell’ospite.

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Il team si congeda dall’ospite.

10 minuti di pausa.

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Messa a fuoco sul team, parte 1 ( 50 min.).

« Per poter inserire il lavoro flessibile nel nostro team, dobbiamo creare insieme le premesse necessarie e definire delle regole che abbiano senso per noi. Ecco perché a questo punto mi piacerebbe sapere quali premesse e regole sono opportune e necessarie secondo voi affinché nel nostro team si possa attuare un pendolarismo al di fuori degli orari di punta.

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Procedura/preparazione.Proiettare i poster «Messa a fuoco sul team, parte 1».

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Moderatore. Team.

«Di quali premesse e regole abbiamo bisogno per poter organizzare la giornata lavorativa in modo nuovo?»

«Ora definiamo le condizioni quadro che vogliamo stabilire come team. Vi prego di leggere le tre slide seguenti.»

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«Ora ciascuno di voi presenta al gruppo le proprie idee, una dopo l’altra, e incolla i relativi post-it sulla flip chart. Cerchiamo di individuare subito delle aree tematiche.»

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«Ora scegliamo le tre premesse e le tre regole che sono più importanti per il nostro team.»

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-Ognuno scrive individualmente le possibili premesse e regole. Un post-it per ogni premessa o regola.

Presentazione in gruppo, formazione di aree tematiche e discussione.

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Messa a fuoco sul team, parte 2 ( 10 min.).

« Or a concordiamo formalmente le tre premesse e le tre regole che abbiamo individuato.

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Procedura/preparazione.Proiettare il poster «Messa a fuoco sul team, parte 2».

13Moderatore. Team.

«A questo punto annotiamo ancora una volta le premesse e le regole che abbiamo scelto scrivendole direttamente sul poster.»

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«Ora apponiamo tutti la nostra firma. In questo modo l’accordo assume la necessaria validità.»

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Il team aiuta a scrivere le  regole. Le frasi devono essere formulate in modo tale che ciascuno possa identificarsi con esse.

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Ogni partecipante firma sul poster.

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Garantire continuità ( 10 min.).

« Vi ringrazio della partecipazione. Per finire vorrei chiedervi di aiutarmi a garantire la continuità delle nostre misure. Chi si  offre volontario per tenere sotto controllo il tema «Rompere gli schemi apre nuovi spazi», appendere il poster presso le nostre postazioni di lavoro e garantire che la motivazione e la buona riuscita siano regolarmente oggetto di discussione nel team?

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Procedura/preparazione.Proiettare il poster «Garantire continuità».

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«Chi si propone come addetto al tema «rompere gli schemi»?

«Vi è piaciuto questo workshop per il team? È stato utile? Mi piacerebbe sentire qualche parere.»

«Vi ringrazio di cuore per aver partecipato. Se avete altre domande, rivolgetevi al nostro addetto al tema «rompere gli schemi».

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Qualcuno (probabilmente) si propone. In caso contrario estrarre una persona a sorte.

Il team fornisce dei feedback sul workshop.

Moderatore. Team.

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