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Documentos de uso común para la comunicación escrita en una organización.
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1º AFI
COMMUNICATION & CUSTOMER SERVICE
WRITTEN COMMUNICATION
Justo Martinez Alcazar
CARTA DE NEGOCIOS (BUSINESS LETTER)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una carta de negocios.
INICIO
o Fecha y lugar de emisión del documento.
o Identificación del emisor y del receptor. (datos completos de
ambas empresas) o Asunto del mensaje. (Breve descripción del mensaje)
o Saludo. (Breve y educado)
CUERPO
o Mensaje (oferta, queja, reclamación, pedido, etc.)
DESPEDIDA
o Breve despedida (lenguaje educado) o Nombre y firma del emisor.(Firma en bolígrafo azul)
CONVOCATORIA DE REUNIÓN (MEETING REQUEST)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una convocatoria de reunión.
INICIO
o Texto “CONVOCATORIA DE REUNIÓN”.
o Identificación de la fecha, hora y lugar de la reunión.
CUERPO
o Orden del día. Se indicará correlativamente los distintos asuntos del día a tratar El primer punto del mismo debe ser “
Aprobación del acta de la reunión anterior” y el último será “Ruegos y preguntas”.
CIERRE O FIN
o Indicación de cualquier otro tipo de información importante que esté fuera del orden del día.
o Nombre y firma del presidente y secretario del órgano que és convocado.
ACTA DE REUNIÓN (MEETING MINUTE)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una convocatoria de reunión.
INICIO
o Nº del acta.
o Texto “NOMBRE DE LA COMISIÓN U ÓRGANO”.
o Indicación de la fecha, hora y lugar de la reunión. o Nombre de los asistentes: se relatarán al margen izquierdo del
acta.
CUERPO
o Orden del día. Se indicará correlativamente los distintos
asuntos del día a tratar El primer punto del mismo debe ser “ Aprobación del acta de la reunión anterior” y el último será
“Ruegos y preguntas”. o Desarrollo: Se anotarán correlativamente las propuestas y
comentarios realizados por los asistentes. o Acuerdos: Se anotarán correlativamente los acuerdos
alcanzados dentro de la comisión.
CIERRE O FIN
o Frase de cierre indicando que no hay mas asuntos a tratar e indicando fecha y hora.
o Firma de los asistentes.
SALUDA (GREETING)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de un SALUDA.
INICIO
o Texto indicando la posición del emisor dentro de la empresa.
o Texto “SALUDA”.
CUERPO
o Nombre del receptor. o Mensaje: texto indicando claramente Qué, Cuando y Donde.
CIERRE O FIN
o Nombre del emisor. o Breve y educada despedida.
o Lugar y fecha de emisión.
SOLICITUD (REQUEST)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una solicitud.
INICIO
o Identificación del Solicitante: Nombre y apellidos, DNI y
domicilio.
CUERPO
o EXPONE: Exposición detallada de los motivos de la solicitud. Cada motivo en un párrafo diferente e iniciado con la palabra
QUE. o SOLICITA: texto indicando claramente qué es lo que se solicita
al receptor.
CIERRE O FIN
o Nombre y firma del emisor o solicitante.
o Pie de página con la posición o estatus del receptor o destinatario de la solicitud.
CERTIFICADO (CERTIFICATE)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de un certificado.
INICIO
o Identificación de la empresa: Logo, datos de localización y
contacto.
o Datos del emisor: Nombre y apellidos seguidos del cargo que ostenta en la organización.
CUERPO
o Texto “Certifica” seguido de dos puntos.
o Datos del solicitante: Nombre, apellidos y DNI. o Texto indicando qué situación , acto o circunstancia se certifica.
CIERRE O FIN
o Lugar y fecha de emisión. o Texto indicando: Y para que conste a efectos oportunos, y a
petición del interesado, firmo… o Nombre y firma de la persona que certifica.
TARJETA DE VISITA PROFESIONAL (BUSINESS CARD)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una Tarjeta de visita profesional.
DISEÑO
o Tiene que reflejar y ser coherente con la imagen corporativa de
la empresa.
o Tamaño adecuado para llevar en una cartera. o Material resistente a un uso continuado. (Cartulina gruesa)
TEXTO
o Nombre, logo y actividad de la compañía. o Detalles de contacto de la compañía (postal, telefónico, e-mail,
etc.). o Si es identificativa de un empleado de la organización, además
de los datos anteriores habrá que añadir el nombre y apellidos, cargo que ocupa y datos de contacto con el mismo..
NOTA DE PRENSA(PRESS RELEASE)
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de una nota de prensa.
A TENER EN CUENTA
o No es un anuncio publicitario.
o Debe ser breve y preciso.
o Se deben evitar los adjetivos y dar credibilidad al texto.
INICIO
o Logo, nombre, actividad y datos de contacto de la compañía.
o Texto: NOTA DE PRENSA. o Lugar y fecha de emisión.
CUERPO
o Lugar y fecha de emisión del mensaje.
o Título del mensaje en negrita y remarcado. o Pequeño resumen del contenido.
o Mensaje a destacar, breve y conciso.
CIERRE O FIN
o Nombre, apellidos, cargo y datos de contacto del emisor.
Elementos importantes en la comunicación escrita.
Adecuación: vocabulario adaptado al receptor. Lenguaje claro y educado.
Precisión: texto breve, conciso, utilizando sentencias cortas. Corrección: Correcto uso ortográfico y sintáctico. Evitar
ambigüedades. Coherencia: Clara y lógica estructura. Una idea por párrafo.
Cohesión: todo el texto debe estar cohesionado con una adecuada conexión entre sentencias y párrafos.
Énfasis: remarcar las principales ideas del mensaje.
Elementos importantes de un e-mail.
A TENER EN CUENTA (NETIQUETTE)
o Uso de lenguaje educado y tratamiento “De Usted” al receptor.
o No escribir el texto en mayúsculas.
o Incluir siempre el asunto en el e-mail.
INICIO
o Breve y educado saludo.
CUERPO
o Texto del mensaje que se quiere transmitir.
CIERRE O FIN
o Educada despedida.
o Nombre, apellidos, cargo y datos de contacto del emisor. o Logo, nombre, actividad y datos de contacto de la empresa.
o Texto referente a la Ley de Protección de datos de carácter personal.
o Texto sugiriendo la no impresión del documento en orden a
salvaguardar el medioambiente.
Justo Martinez Alcazar Mayo de 2015
